PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI SIMJAR Disusun Oleh : 1. 2. 3. 4.
Chairil Munawir MT, SE, MM. Syafrizal, S.Kom Fathul Fitrah, S.Si Muhammad Yusuf
Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Syiah Kuala 2015
1. Halaman Login Halaman depan dari aplikasi SIMJAR adalah halaman login seperti pada Gambar 1.1. Ada 2 input yang harus dimasukkan untuk dapat masuk ke dalam aplikasi SIMJAR, yaitu Username dan Password. Dalam hal ini Unsername adalah “admin” dan Password adalah kata kunci rahasia yang dimiliki oleh admin untuk dapat mengakses aplikasi SIMJAR.
Gambar 1.1 Halaman login aplikasi SIMJAR Jika seorang admin berhasil login ke dalam aplikasi SIMJAR, maka halaman utama yang akan muncul adalah halaman home seperti pada gambar 2.1. 2. Halaman Home Pada halaman home admin dapat mengakses salah satu dari banyak nya menu pilihan yang ada seperti yang terlihat pada gambar 2.1.
Gambar 2.1 Halaman home aplikasi SIMJAR 3. Menu Data Kurikulum Pada halaman menu data kurikulum admin dapat melakukan 3 (tiga) proses yaitu, menambah kurikulum baru seperti yang terlihat pada gambar 3.2, menambah mata kuliah pada gambar 3.4, dan melihat struktur kurikulum pada gambar 3.6. Untuk penambahan kurikulum admin perlu memilih tombol tambah kurikulum seperti pada gambar 3.1.
Gambar 3.1 Halaman Informasi Data Kurikulum 3.1 Halaman Penambahan Kurikulum Baru Pada halaman penambahan kurikulum baru ada 2 input dan 2 pilihan yang harus dimasukkan untuk dapat menambah kurikulum baru, yaitu input tahun kurikulum dan input masa berlaku tahun kurikulum, serta 2 pilihan Jurusan/Prodi dan pilihan semester ganji ataupun semester genap seperti yang terlihat pada gambar 3.2.
Gambar 3.2. Halaman penambahan kurikulum baru Jika seorang admin telah mengisi form penambahan data kurikulum maka dengan otomatis data kurikulum telah ditambah atau akan dimulainya aplikasi SIMJAR ini dengan masa kurikulum yang terbaru. 3.2 Halaman Penambahan Mata Kuliah Baru di Kurikulum Lama atau Kurikulum Baru Pada halaman ini admin dapat menambahkan mata kuliah baru baik di kurikulum lama maupun di kurikulum baru. Cara untuk mengisi mata kuliah yang baru admin terlebih dahulu memilih 2 buah pilihan yaitu pilihan Jurusan/Prodi dan juga pilihan tahun kurikulum seperti yang terlihat pada gambar 3.3.
Gambar 3.3 Halaman untuk memilih pilihan sebelum mengisi mk baru Setelah admin selesai memilih selanjutnya klik button tambah mata kuliah, maka dengan otomatis akan masuk ke dalam halaman form pengisian mata kuliah baru seperti terlihan pada gambar 3.4
Gambar 3.4 Halaman penginputan data mk baru Pada halaman ini ada 7 input yang harus diisi untuk dapat menambahkan data mata kuliah terbaru, yaitu :
Input semester, Input jumlah mata kuliah, Inout kode mata kuliah, Input nama kuliah, Input total sks, Input sks teori, dan Input sks praktikum.
Pada saat admin mengisi jumlah mata kuliah maka setelah klik tombol tambah maka dengan otomatis banyak nya mata kuliah yang diisi sesuai dengan data yang diisi pada kolom jumlah mata kuliah. Jika admin telah mengisi seluruh inputan maka selanjutnya klik tombol “tambah” untuk menyimpan hasil inputan untuk penambahan mata kuliah yang baru. 3.3 Halaman Untuk Melihat Struktur Kurikulum Pada halaman ini admin dapat menambahkan mata kuliah baru baik di kurikulum lama maupun di kurikulum baru. Cara untuk mengisi mata kuliah yang baru admin terlebih dahulu memilih 2 buah pilihan yaitu pilihan Jurusan/Prodi dan juga pilihan tahun kurikulum seperti yang terlihat pada gambar 3.5.
Gambar 3.5 Form untuk memilih pilihan sebelum melihat struktur kurikulum Setelah admin selesai memilih selanjutnya klik lihat struktur, maka dengan otomatis akan ditampilkan struktur kurikulum berdasarkan jurusan dan tahun kurikulum yang dipilih oleh admin seperti terlihan pada gambar 3.6.
Gambar 3.6. Tampilan struktur kurikulum 4. Menu Data Dosen Pada halaman menu data kurikulum admin dapat melakukan 4 (empat) proses yaitu, melihat data seluruh dosen seperti pada gambar 4.1,menambah data
dosen pada gambar 4., mengedit data dosen pada gambar 4.2, dan menghapus data dosen pada gambar 4.. Pada halaman data dosen akan ditampilkan seluruh data dosen yang sudah di input oleh admin ke dalam database seperti yang terlihat pada gambar 4.1. Pada halaman ini apabila seorang admin ingin mencari dosen cukup mengetik nama pada kolom sudut kanan atas yang system pencarian nya menggunakan system auto-table.
Gambar 4.1 Data seluruh dosen Untuk menambah, mengedit, serta menghapus data dosen yang baru admin dapat memilih tombol tambah data dosen, edit, dan juga hapus. Apabila admin telah klik tombol tersebut maka selanjutnya akan masuk ke dalam form masing masing. 4.1 Halaman Tambah Data Dosen Pada halaman penambahan data dosen ada 2 input dan 2 pilihan yang harus dimasukkan untuk dapat menambah kurikulum baru, yaitu input nip dosen dan input nama dosen, serta 2 pilihan pangkat/golongan dosen dan pilihan jabatan fungsional seorang dosen seperti yang terlihat pada gambar 4.2. Pada saat pengisian data dosen, pada kolom input nip dosen admin harus mengisinya dengan angka dan tanpa spasi, karena apabila diisi dengan hurus akan muncul peringatan. Begitu juga dengan kolom input nama dosen admin harus mengisinya dengan huruf, tidak dengan angka. Setelah pengisian data selesai admin klik tombol simpan untuk selanjutnya diproses secara otomatis disimpan di dalam database.
Gambar 4.2 Halaman tambah data dosen 4.2 Halaman Edit Data Dosen Halaman edit data dosen admin dapat melakukan perubahan atau mengupdate seluruh data dari seorang dosen apabila ada perubahan pada suatau waktu, kecuali nip dosen yang tidak dapat dirubah, karena nip dosen adalah sebagai kunci dari data atau disebut juga sebagai primary key. Kita dapat melihat nya pada gambar 4.3
Gambar 4.3 Halaman edit data dosen Apabila admin telah mengisi kembali data dosen, klik tombol simpan untuk menyimpan data yang telah dirubah, tetapi apabila admin ingin membatalkan edit cukup klik tombol batal dan akan kembali ke halaman data dosen. 4.3 Halaman Hapus Data Dosen Untuk halaman data dosen sama hal nya dengan halaman data dosen tidak ada pengalihan halaman saat admin klik hapus, tetapi pada saat klik hapus akan keluar peringatan konfirmasi data akan di hapus atau tidak, apabila data yakin akan dihapus klik ok dan apabila tidak jadi menghapus data dosen klin cancel seperti yang terlihat pada gambar 4.4 dibawah ini.
Gambar 4.4 Halaman hapus data dosen Apabila admin telah klik tombol ok pada konfirmasi penghapusan data dosen maka secara otomatis data dosen hilang di table dan juga terhapus di database. 5. Menu Data Pengajaran Pada halaman menu data pengajaran admin dapat melakukan prosen penambahan mata kuliah yang diajarkan oleh setiap dosen. Untuk penambahan mata kuliah yang diajarkan oleh dosen admin terlebih dahulu memilih prodi/jurusan serta semester ganjil atau genap, selanjutnya klik tombol pilih untuk menampilkan mata kuliah sesuai dengan pilihan yang dipilih oleh admin untuk memilih mata kuliah yang diajarkan oleh dosen. Kita dapat melihatnya pada gambar 5.1
Gambar 5.1 Halaman menu data pengajaran Setelah mata kuliah tampil sesuai pilihan jurusan/prodi serta semester genap atau ganjil selanjutnya admin memilih salah satu mata kuliah dengan cara klik tombol isi data yang selanjutnya akan masuk ke dalam halaman pengisian data ajar mk dosen untuk diisi seluruh data-datanya. 5.1 Halaman Pengisian Data Ajar Mata Kuliah Dosen Pada halaman pengisian data ajar mata kuliah dosen ini ada 13 inputan yang wajib diisi oleh admin karena demi kepentingan data ajar mk dosen seperti yang terlihat pada gambar 5.1. Tetapi ada 5 inputan yang tidak perlu diisi oleh admin karena inputan tersebut telah menampung data dari pilihan halaman sebelumnya. 8 inputan yang wajib diisi yaitu : Input tahun ajaran, Input jumlah tim mengajar, Input nama dosen, Input nip dosen, Input kelas, Input jumlah mahasiswa, Input jumlah jam tatap muka, dan Input jumlah jam praktikum
Untuk input nama dosen dan nip dosen disini admin dipermudah dengan system auto complete yaitu dimana apabila admin mengetik salah satu huruf dari nama dosen maka akan tampil nama dosen yang sesuai dengan inputan tersebut, apabila telah muncul nama admin selanjutnya pilih nama dosen maka dengan otomatis nip dosen akan tampil dengan sendirinya tanpa harus mengetiknya lagi. Sedangkan 5 inputan yang tidak perlu diisi lagi melainkan ditampung langsung dari halaman sebelumnya yaitu : Input program studi, Input kode mk, Input mata kuliah, Input sks, dan Input semester.
Gambar 5.1 Halaman input data mk ajar dosen Pada saat admin mengisi data mata kuliah ajar dosen ini untuk pengisian jumlah tim ajar akan akan bergantung pada banyak baris yang keluar pada saat klik tombol tambah. Setelah semua data di input selanjutnya klik tombol simpan untuk menyimpan data mata kuliah ajar dosen. 6. Halaman Menu Cetak Surat Pada menu ini admin dapat mencetak surat keterangan mengajar baik cetak sekaligus seluruh dosen maupun satu per satu. Pada halaman ini untuk dapat melihat data mata kuliah ajar yang akan dicetak admin terlebih dahulu memilih tahun ajaran serta semester genap atau ganjil untuk menampilkan dosen-dosen yang mengajar pada tahun ajaran dan semester yang dipilih seperti yang terlihat pada gambar 6.1.
Gambar 6.1 Halaman menu data mata kuliah ajar dosen Pada saat data mata kuliah ajar dosen sudah tampil terdapat banyak mata kuliah yang telah diajarkan oleh dosen berdasarkan tahun ajaran dan semester. Admin dapat langsung mencetak surat dari data ajar mata kuliah dosen ataupun melihat terlebih dahulu lebih detail dari data mata kuliah ajar dosen tersebut seperti yang terlihat pada gambar 6.2. 6.1 Halaman lihat detail data mata kuliah ajar dosen Pada halaman ini admin dapat melihat lebih detail data mata kuliah ajar dosen seperti yang terlihat pada gambar 6.2. Selain itu admin juga dapat mengedit data mata kuliah ajar dosen serta cetak surat keterangan mengajar perdosen.
Gambar 6.2 Halaman lihat detail data mata kuliah ajar dosen
Untuk mengedit data mata kuliah ajar dosen admin cukup klik tombol edit yang selanjutnya akan masuk ke halaman edit detail data mata kuliah ajar dosen seperti yang terlihat pada gambar 6.3. 6.2 Halaman Edit Detail Data Mata Kuliah Ajar Dosen Pada halaman ini admini hanya dapat mengedit tahun ajaran, jumlah mahasiswa, jumlah jam tatap muka, serta jumlah jam praktikum dan selebihnya tidak dapat di edit seperti yang terlihat pada gambar 6.3.
Gambar 6.3 Halaman edit detail data mata kuliah ajar dosen Apabila admin telah merubah data yang diinginkan selanjutnya admin klik tombol simpan untuk selanjutnya proses perubahan data. Sedangkan jika admin ingin membatalkan edit detail mata kuliah ajar dosen admin dapat klik tombol batal agar kembali ke halaman lihat detail mata kuliah ajar dosen. 6.3 Halaman Tapilan Hasil Cetak Surat Keterangan Mengajar Setelah admin klik tombol cetak surat pada halaman lihat detail mata kuliah ajar dosen untuk cetak surat per dosen maupun pada halaman menu data mata kuliah ajar dosen untuk pilihan cetak seluruh surat keterangan mengajar dosen berdasarkan tahun ajaran dan semester, maka kita dapat melihat tampilan surat yang dicetak pada gambar 6.4. Surat yang dicetak oleh aplikasi ini adalah dengan format PDF. Untuk tanggal surat, admin tidak perlu repot-repot lagi dalam membuat tanggal karena pada tanggal tersebut akan otomatis tercetak berdasarkan tanggal dicetak nya surat. Sedangkan untuk penandatangan surat admin dapat merubahnya melalui menu pilih penandatangan surat pada halaman home.
Gambar 6.4 Tampilan hasil cetak surat keterangan mengajar
7. Halaman Menu Pilih Pejabat Penanda Tangan Surat Pada menu ini admin dapat melihan siapakah dosen yang saat ini menandatangani surat keterangan mengajar. Tidak hanya itu, apabila pada suatu saat terjadi nya pergantian dosen di posisi Pembantu Dekan I admin dapat merubah nya dengan menekan tombol ganti seperti yang terlihat pada gambar 7.1
Gambar 7.1 Tampilan lihat dosen penandatangan surat Setelah admin menekan tombol ganti maka akan keluar tabel dengan 2 buah input yaitu input nama dosen dan input nip dosen yang akan menanda tangani surat keterangan mengajar. Pada saat admin mengisi nama dosen admin cukup mengisi awalan huruf dari nama dosen yang dengan otomatis akan tampil nama dosen. Setelah admin memilih nama dosen secara otomatis kolom input nip dosen akan menampung nip dosen sesuai dengan pilihan nama dosen yang dipilih oleh admin. Kita dapat melihatnya seperti pada gambar 7.2
Gambar 7.2 Tampilan ganti dosen penandatangan surat Apabila inputan nama dosen dan nip dosen telah terisi, selanjutnya admin klik tombol simpan yang akan memproses pergantian dosen yang akan menandatangani surat keterangan mengajar.
