Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM

2012

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM Aplikasi KM & SKI Online Versi 1.3

Telkom Management Consulting Center PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk.

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM

Daftar Isi Daftar Isi ................................................................................................................................................................... i 1. Konfigurasi Pengguna ...................................................................................................................................... 1 a. Proses Bisnis Aplikasi .......................................................................................................................... 1 b. Kebutuhan Perangkat Lunak dan Keras .............................................................................................. 1 2. Mengakses Aplikasi dari URL (Uniform Resource Locator) ............................................................................. 2 3. Otentifikasi dan Otorisasi pengguna ( Login ) ................................................................................................. 3 4. Konfigurasi Pengguna ...................................................................................................................................... 4 c. Mengubah Profile ................................................................................................................................ 4 d. Mengganti Peran Pengguna ............................................................................................................... 4 e. Keluar dari Aplikasi ( Sign Out ) ........................................................................................................... 4 5. Masuk Aplikasi KM ........................................................................................................................................... 5 6. Menyusun Dokumen Kontrak Manajemen (KM) ...................................................................................................... 6 a. Melihat Dokumen KM Atasan ................................................................................................................... 6 b. Pemilihan Indikator Melalui Mapping ........................................................................................................ 7 c. Mengusulkan Indikator Baru ................................................................................................................... 8 d. Memulai Menyusun KM ......................................................................................................................... 10 e. Melihat Dokumen KM ........................................................................................................................... 14 7. Mapping Indikator ke Bawahan Langsung ........................................................................................................... 15 a. Mapping Indikator – Unit Kerja .............................................................................................................. 15 b. Menyaring Data ................................................................................................................................... 15 c. Membagikan Indikator ke Bawahan ....................................................................................................... 15 8. Memasukkan Data Realisasi Kontrak Manajemen (KM) ......................................................................................... 16 a. Memasukkan Data Realisasi Oleh Penyusun ............................................................................................ 16 b. Memasukkan Data Realisasi Oleh Komite ............................................................................................... 19 c. Memasukkan Data Realisasi Hasil One on One ........................................................................................ 21 9. Harmonisasi KM (Oleh Komite) ........................................................................................................................... 22 a. Memilih Menu Harmonisasi dan Nilai ...................................................................................................... 22 b. Menyaring Data ................................................................................................................................... 22 c. Menghitung NKU Akhir ......................................................................................................................... 23 i

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 10. Konseling ......................................................................................................................................................... 23 a. Memilih Menu Konseling ....................................................................................................................... 23 b. Menyaring dan Melihat Data Konseling ................................................................................................... 24 c. Mencetak Daftar Konseling ................................................................................................................... 24 d. Memasukkan/Menambah Hasil Konseling ............................................................................................... 24 e. Mengubah Hasil Konseling .................................................................................................................... 25 11. Menentukan Unit Kerja Harmonisasi KM ............................................................................................................. 26 a. Memilih Menu Unit Harmonisasi ............................................................................................................. 26 b. Menyaring Data Unit Kerja .................................................................................................................... 26 c. Menentukan Keikutsertaan Harmonisasi ................................................................................................. 27 12. Menentukan Bobot Harmonisasi Unit Kerja .......................................................................................................... 27 a. Memilih Menu Bobot Harmonisasi .......................................................................................................... 27 b. Menyaring Data Unit Kerja .................................................................................................................... 27 c. Menentukan Bobot Harmonisasi ............................................................................................................ 28

ii

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 1. Pendahuluan a. Proses Bisnis Aplikasi

Gambar 1.1. Proses Bisnis Aplikasi.

b. Kebutuhan Perangkat Lunak dan Keras Untuk dapat menggunakan Aplikasi KM & SKI Online ini dengan lancar, ada beberapa syarat minimal perangkat lunak dan perangkat keras yang sebaiknya dipenuhi. 1). Spesifikasi Minimal Perangkat Lunak Browser Mozilla Firefox 3 dengan JavaScript diaktifkan dan Popup diizinkan. 2). Spesifikasi Minimal Perangkat Keras a). Prosesor 1GHz b). Memori 1GB c). Resolusi layar 1280 x 758 pixel

1

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 2. Mengakses Aplikasi dari URL (Uniform Resource Locator) Aplikasi KM dan SKI Online dapat diakses menggunakan browser Mozilla Firefox dengan alamat akses yang akan ditetapkan kemudian. Aplikasi ini bersifat personal, artinya setiap pemakai yang masuk ke dalam aplikasi, akan diberikan tampilan sesuai dengan kewenangan pengguna yang bersangkutan. Untuk pengguna KM diberikan akses khusus ke menu-menu yang berkaitan dengan penggunaan aplikasi KM saja. Menu yang ditampilkan dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan terkait dengan pemberian otoritas kepada kelompok pengguna. Pemberian otoritas akan dilakukan oleh pengelola KM. Terdapat 6 jenis pengguna dalam Aplikasi KM Online, yang mempengaruhi menu yang akan diberikan oleh Aplikasi, yaitu : 1. Penyusun 2. Atasan 3. Operator 4. Komite 5. Pengelola 6. Pengelola IT Tampilan awal aplikasi seperti di bawah ini:

Gambar 2.1. Halaman Awal Aplikasi KM & SKI Online Keterangan : Digunakan untuk melewati proses otorisasi dan otentifikasi pengguna, sehingga fitur-fitur aplikasi dapat digunakan. Untuk mendownload buku panduan silahkan anda klik link-link yang berada di bawah isian login.

2

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 3. Otentifikasi dan otorisasi pengguna ( Login ) Untuk menggunakan Aplikasi KM, silakan login dengan menggunakan username : NP dengan password default “123456”.

Gambar 3.1. Form Otentifikasi Pengguna Aplikasi. 1. 2. 3. 4.

Isi username dengan nama pengguna yang sudah didaftarkan pada sistem. Isi password yang sesuai untuk username yang anda isikan pada langkah 1. Klik Login Jika isian yang anda masukkan benar, akan muncul halaman muka dari aplikasi ini.

Gambar 3.2. Halaman Muka Aplikasi KM Online.

3

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 4. Konfigurasi Pengguna a. Mengubah Profile

Gambar 4.1. Profile Pengguna Aplikasi. Untuk merubah profile anda , klik button profile yang berada bagian kanan atas dari aplikasi. Tunggu sampai muncul tampilan berikut :

Gambar 4.2. Form Profile Pengguna Aplikasi. Silahkan anda lakukan perubahan terhadap profile anda ( foto, password ), jika sudah selesai klik tombol simpan. b.

Mengganti Peran Pengguna Jika Anda juga berperan sebagai operator untuk pengguna lainnya atau mewakili lebih dari satu pengguna, anda dapat mengaktifkan pengguna yang diinginkan dengan memilih dari daftar yang tersedia seperti ditunjukkan oleh Gambar 4.3.

Gambar 4.3. Ganti Peran Pengguna Aplikasi.

c.

Keluar dari Aplikasi ( Sign Out ) Untuk keluar dari aplikasi silahkan anda klik tombol Sign Out.

Gambar 4.4. Keluar dari Aplikasi.

4

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 5. Masuk Aplikasi KM Untuk masuk ke Aplikasi KM, setelah tampil halaman muka Aplikasi klik menu KM.

Gambar 5.1. Masuk Aplikasi KM. Setelah klik KM, layar akan menampilkan halaman seperti di bawah ini :

1

5 2

4

3

Gambar 5.2. Halaman Muka Aplikasi KM (Dashboard KM). Keterangan gambar 1. Informasi batas dan sisa waktu penyusunan, realisasi & penilaian, penyesuaian, serta konseling KM. 2. Informasi status dokumen KM pengguna yang bersangkutan. 3. Informasi mengenai dokumen yang perlu diproses (tindak lanjut) oleh pengguna tersebut. 4. Informasi mengenai progres status dokumen KM bawahan langsung pengguna tersebut. Untuk melihat detail status tempatkan kursor di atas angka status. 5.

Dokumen terkait jadwal KM yang dapat diunduh dengan mengklik gambar disket

.

Langkah selanjutnya silahkan Anda pilih menu / halaman yang Anda inginkan dengan mengklik link-link yang terdapat pada halaman muka aplikasi.

5

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 6. Menyusun Dokumen Kontrak Manajemen (KM) a. Melihat Dokumen KM Atasan Untuk memulai penyusunan dokumen KM, penyusun perlu mengetahui KM Atasan langsungnya, agar dapat memperoleh gambaran / acuan dalam penyusunan dokumen KM yang bersangkutan secara utuh. (Kecuali untuk Dirut, sebagai pejabat tertinggi di perusahaan, bisa memulai langsung ke langkah dalam butir 6.b.) Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk melihat dokumen KM Atasan adalah sebagai berikut: 1). Klik menu Penyusunan yang berada di kotak menu Transaksi.

Gambar 6.1. Daftar Dokumen KM. 2). Cek Tahun Anggaran, jika belum sesuai pilih tahun anggaran dan level jabatan yang sesuai dengan jabatan Penyusun, kemudian klik tombol Cari.

Gambar 6.2. Saring Data Daftar Dokumen KM. Akan muncul tampilan seperti berikut :

Gambar 6.3. Melihat Dokumen KM Atasan. Untuk melihatnya dokumen KM Atasan klik icon

. Sehingga pada layar akan tampil seperti berikut :

Gambar 6.4. Format KM Atasan.

6

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM b.

Pemilihan Indikator Melalui Mapping Langkah awal dalam penyusunan KM adalah memilih indikator yang dapat dilakukan dengan: 1). Khusus untuk Dirut yang mengawali penyusunan KM di PERURI: a). Klik menu Map. PI-Unit Kerja.

Gambar 6.5. Menu Pemilihan Indikator Melalui Mapping b). Pilih Tahun anggaran, Level jabatan dan Unit kerja, kemudian tentukan centang atau tidak centang pilihan “Tampilkan hanya indikator yang sudah dipilih” , diikuti klik tombol Cari. Karena masih kosong, maka akan tampil kalimat “Tidak ada data yang ditemukan”. c). Kemudian manambahkan indikator dengan memilih Fungsi Kerja lalu Indikator yang diinginkan (dari daftar yang muncul), kemudian klik Tambah Indikator.

Gambar 6.6. Pilih Indikator yang Akan Ditambahkan. d). Lakukan langkah c). Sampai semua indikator yang diinginkan terpilih, seperti contoh Gambar 6.7. di bawah ini:

Gambar 6.7. Contoh Indikator yang Terpilih.

7

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM e). Jika ada Indikator yang tidak jadi dipilih, cara menghapus dengan menonaktifkan centang pada kolom sebelah kanan Indikator yang akan dihapus. Kemudian klik tombol Simpan. Contoh cara menghapus Indikator “a. Pendapatan Operasional” dapat dilihat pada Gambar 6.8.

Gambar 6.8. Hapus Salah Satu Indikator. Jika ingin membatalkan semua perubahan, klik tombol Kembali. 2). Untuk unit kerja selain Dirut, indikator awal sudah ada yang diperoleh dari hasil mapping atasan langsungnya. a). Menerima indikator yang diberikan atasan langsung apa adanya. Tidak diperlukan langkah apapun. b). Menjabarkan menjadi sub Indikator dengan langkah : (1). Memilih dari database yang ada. Langkah seperti 1). a) sampai dengan 1). c). c). Menambah indikator baru dengan langkah : (1). Memilih dari database yang ada. Langkah seperti 1). a) sampai dengan 1). c). (2). Membuat Indikator sendiri (mengusulkan indikator baru). Langkah seperti butir 6.c. c.

Mengusulkan Indikator Baru Jika Penyusun ingin mengusulkan Indikator baru yang tidak ada di database indikator, langkahnya adalah: 1). Klik menu Usulan Indikator yang berada di kotak menu Master.

Gambar 6.9. Menu Usulan Indikator. Pastikan Tahun Anggaran sesuai dengan Tahun Anggaran KM.

8

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 2). Untuk menambahkan Indikator baru, klik “Tambah Usulan Indikator” kemudian akan tampil form isian deskripsi indikator seperti Gambar 6.10. berikut:

Gambar 6.10. Form Deskripsi Indikator Baru. Lekapi seluruh kolom isian. Jika Nama Indikator sudah ada, diharapkan untuk tidak tambah usulan indikator. Jika seluruh kolom isian telah lengkap, maka Usulan Indikator dapat disimpan atau di submit ke Atasan.

Gambar 6.11. Proses Usulan Indikator. Keterangan Simpan Draft, usulan indikator hanya disimpan dan dapat digunakan untuk menyusun KM. Submit Atasan, usulan indikator dikirimkan ke Atasan untuk diperiksa. Jika Atasan menyetujui usulan dapat diteruskan ke Komite, jika komite menyetujui usulan indikator tersebut maka usulan indikator tersebut menjadi Indikator umum yang dapat dipakai seluruh Unit Kerja.

9

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM d.

Memulai Menyusun KM Apabila sudah selesai memilih indikator, langkah selanjutnya adalah mengelompokkan indikator ke dalam perspektif, menetapkan bobot per perspektif dan bobot per indikator, dilanjutkan dengan penetapan targetnya. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut: 1). Klik menu Penyusunan yang berada di kotak menu Transaksi.

Gambar 6.11. Daftar Dokumen KM. 2). Cek Tahun Anggaran, jika belum sesuai pilih tahun anggaran dan level jabatan yang sesuai, kemudian klik tombol Cari.

Gambar 6.12. Saring Data Daftar Dokumen KM. Selanjutnya akan tampil di layar seperti Gambar 6.13, yaitu resume hasil penyusunan dengan status Draft Penyusunan.

Gambar 6.13. Resume Penyusunan dan Status Dokumen. Catatan: warna merah menunjukkan bahwa penyusunan belum tuntas. Contoh pada Gambar 6.13. bobot masih 0 karena baru mulai penyusunan. 3). Untuk memulai menetapkan perspektif semua indikator, klik icon edit 6.14.

, selanjutnya akan tampil seperti Gambar

Gambar 6.14. Menentukan Perspektif Semua Indikator. Catatan: warna merah menunjukkan bahwa jumlah bobot indikator (0,00%) belum samadengan bobot perspektif.

10

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 4). Tentukan perspektif masing-masing indikator dengan cara mengklik icon edit Akan muncul tampilan seperti berikut :

Gambar 6.15. Form Menentukan Perspektif Semua Indikator. Isikan perspektif yang sesuai untuk masing-masing indikator dengan memilih pada dropdown list. Jika sudah selesai klik tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Kembali. 5). Tentukan bobot masing-masing perspektif dengan mengklik icon edit

Gambar 6.16. Menentukan Bobot Masing-masing Perspektif. Akan muncul tampilan seperti berikut :

Gambar 6.17. Form Menentukan Bobot Masing-masing Perspektif. Isikan bobot yang sesuai untuk masing-masing perspektif. Pastikan jumlah bobot total masing-masing periode = 100, sehingga tidak ada warna merah pada baris TOTAL. Jika sudah selesai klik tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Kembali.

11

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 6). Tentukan bobot masing-masing indikator dengan mengklik icon edit

.

Gambar 6.18. Menentukan Bobot Masing-masing Indikator. Akan muncul tampilan seperti berikut :

Gambar 6.19. Form Menentukan Bobot Masing-masing Indikator. Isikan bobot indikator yang sesuai di semua periode, kecuali untuk periode yang tidak ditargetkan. Total jumlah bobot seluruh indikator tidak boleh melebihi bobot perspektif. “Sisa” adalah bobot yang masih tersedia untuk dialokasikan kepada indikator tersebut. Jika sudah selesai klik tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Kembali. 7). Tentukan target dan isian lainnya untuk setiap indikator dengan mengklik icon edit

.

Gambar 6.20. Menentukan Target Indikator.

12

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM Akan muncul tampilan seperti berikut :

Gambar 6.21. Form Menentukan Target Indikator. Isikan target dan bidang isian lainnya yang sesuai untuk masing-masing indikator di semua periode, kecuali bila tidak ditargetkan di periode tersebut. Jika sudah selesai klik tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Kembali. Bila bobot dan target semua indikator sudah lengkap, setelah klik tombol Simpan maka akan tampil di layar seperti berikut:

Gambar 6.22. Format Penyusunan KM Lengkap. 8). Proses Approval KM. Setelah penyusunan KM lengkap seperti terlihat pada Gambar 6.22., maka proses selanjutnya adalah meminta persetujuan Atasan Langsung dengan cara mengklik “Proses Kontrak Manajemen”, maka akan tampil form isian seperti Gambar 6.23:

13


Gambar 6.23. Form Proses Approval Dokumen KM. Bila diperlukan dokumen pendukung untuk diketahui Atasan, unggah dokumen tersebut dengan mengklik tombol “Terlusuri...”. Isikan pesan pada kotak isian (wajib diisi). Misalnya pesan: “Mohon persetujuan.” Selanjutnya, klik tombol “Submit Atasan”. Dengan mengklik tombol tersebut proses penyusunan di Penyusun selesai dan status dokumen akan berubah dari “Draft Penyusunan” menjadi “Penyusunan di Atasan”. Pada status ini penyusun sudah tidak bisa lagi melakukan perubahan apapun, kecuali dokumen dikembalikan oleh Atasan. Oleh karena itu pastikan bahwa draft sudah sesuai dengan keinginan penyusun sebelum dilakukan Submit ke Atasan. Apabila atasan menganggap perlu direvisi dokumen akan dikembalikan ke Penyusun, dan status menjadi “Kembali di Pengusul”. Sedangkan bila Atasan menyetujui, dokumen akan diteruskan ke Komite dan status dokumen menjadi “Penyusunan di Komite”. Jika Komite menyetujui maka proses penyusunan KM sudah tuntas dan status dokumen akan menjadi “Draft Realisasi”. e.

Melihat Dokumen KM Untuk melihat format Dokumen KM Penyusun, klik icon pdf

Gambar 6.24. Melihat Dokumen KM. Akan muncul tampilan seperti berikut :

Gambar 6.25. Format Dokumen KM.

14

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 7. Mapping Indikator ke Bawahan Langsung Setelah Dokumen KM Penyusun disetujui Komite (status dokumen “Draft Realisasi”), proses selanjutnya membagikan indikator KM Penyusun ke para bawahannya dengan cara menyusun “Mapping Indikator - Unit Kerja”. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: a. Mapping Indikator – Unit Kerja Klik menu Map. PI – Unit Kerja yang berada di kotak menu Master.

Gambar 7.1. Menu Mapping Indikator – Unit Kerja b.

Menyaring Data Menyaring data dimaksudkan untuk menetapkan Tahun Anggaran, Level Jabatan, dan Unit Kerja Penyusun yang akan membagikan indikator KM kepada para bawahan langsungnya. Setelah langkah 6.a. akan tampil seperti Gambar 7.2. di bawah ini:

Gambar 7.2. Saring Data Mapping Indikator – Unit Kerja. Pilih Tahun Anggaran, Level Jabatan dan Unit Kerja, kemudian centang / tidak pilihan “Tampilkan hanya indikator yang sudah dipilih” , kemudian klik tombol Cari. Akan tampil seperti Gambar 7.3.

Gambar 7.3. Form Mapping Indikator ke Bawahan Langsung c.

Membagikan Indikator ke Bawahan Jika layar sudah menampilkan seperti Gambar 7.3., proses pembagian indikator dilakukan dengan cara mencentang indikator-indikator yang ingin Anda bagi ke bawahan langsung pada baris indikator dan kolom Unit Kerja yang dimaksud. Jika ingin membatalkan atau tidak jadi dibagikan, maka nonaktifkan centang dengan mengklik ulang pada kotak yang sama hingga tanda centangnya hilang. Jika sudah selesai klik tombol Simpan.

15

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 8. Memasukkan Data Realisasi Kontrak Manajemen (KM) a.

Memasukkan Data Realisasi Oleh Penyusun 1) Memilih Menu Realisasi KM Langkah awal adalah dengan memilih menu Realisasi & Nilai Awal dengan mengklik menu dimaksud yang berada pada kotak menu Transaksi. Seperti Gambar 8.1.

Gambar 8.1. Memilih Menu Realisasi & Nilai Awal. 2) Menyaring Data Pada tampilan layar seperti Gambar 8.2., pilih Tahun Anggaran , Periode dan Level Jabatan unit kerja yang akan dimasukkan data realisasinya, kemudian klik tombol Cari

Gambar 8.2. Saring Data Realisasi KM. 3) Mengisi Realiasi a). Untuk mengisi Realisasi KM, klik icon edit

pada kolom Aksi.

Gambar 8.3. Memulai Mengisi Realisasi. b). Memasukan nilai realisasi dengan cara klik Angka pada kolom N (Nilai).

Gambar 8.4. Mengisikan Nilai Realisasi.

16

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM Akan muncul tampilan seperti berikut :

Gambar 8.5. Form Pengisian Angka Realisasi. Isikan angka realisasi yang sesuai untuk masing-masing indikator pada kolom Unit Kerja. Catatan : Jumlah baris realisasi tergantung pada jenis pengukuran indikator. Jika jenis pengukuran bulanan, akan muncul 3 baris, jika triwulanan akan muncul 1 baris. Jika ada dokumen yang ingin disertakan, dapat diunggah dengan klik “Browse..” pada kolom Dokumen. Setelah nilai realisasi diisikan, klik tombol “Hitung”. Tunggu beberapa saat sampai perhitungan Nilai Score, Koridor dan Nilai Awal per Indikator selesai, yang ditandai dengan munculnya nilai di kolom-kolom tersebut. Jika sudah selesai klik tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Kembali. 4) Meminta Persetujuan Atasan (Approval). Pastikan semua Indikator telah diisi angka realisasinya secara lengkap, seperti gambar di bawah ini :

Gambar 8.6. Hasil Pengisian Angka Realisasi

17

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM Setelah pengisian angka realisasi lengkap seperti terlihat pada Gambar 8.6., maka proses selanjutnya adalah mengirimkan usulan NKU kepada Atasan Langsung dengan cara mengklik “Proses Kontrak Manajemen”, maka akan tampil form isian seperti Gambar 8.7. di bawah ini:

Gambar 8.7. Form Proses Approval Dokumen Realisasi KM. Bila diperlukan dokumen pendukung untuk diketahui Atasan, unggah dokumen tersebut dengan mengklik tombol “Terlusuri...”. Isikan pesan pada kotak isian (wajib diisi). Misalnya pesan: “Mohon persetujuan.” Selanjutnya, klik tombol “Submit Atasan”. Dengan mengklik tombol tersebut proses realisasi di Penyusun selesai dan status dokumen akan berubah dari “Draft Realisasi” menjadi “Realisasi di Atasan / Penilai”. Pada status ini penyusun sudah tidak bisa lagi melakukan perubahan apapun, kecuali dokumen dikembalikan oleh Atasan. Oleh karena itu pastikan bahwa draft sudah sesuai dengan data realisasi yang dimiliki Penyusun sebelum dilakukan Submit ke Atasan. Apabila atasan menganggap perlu direvisi, dokumen akan dikembalikan ke Penyusun dan status menjadi “Kembali di Pengusul”. Sedangkan bila Atasan menyetujui, dokumen akan diteruskan ke Komite dan status dokumen menjadi “One on One”. Selanjutnya Komite memasukkan angka realisasi sesuai dengan data yang dimilikinya. Jika terdapat perbedaan angka realisasi antara Penyusun dengan Komite maka perlu dilakukan proses One on One. (Lihat butir 8.c.). Jika telah diperoleh angka realisasi hasil kesepakatan One on One yang sudah dimasukkan ke dalam aplikasi, maka proses realisasi KM sudah tuntas dan menghasilkan NKU Awal sehingga status dokumen akan menjadi “Penilaian Selesai di Komite”. 5) Melihat Data Realisasi KM. Ulangi langkah penyaringan data realisasi seperti butir 8.a.1) sampai dengan 8.a.2), hingga tampil seperti Gambar 8.8 berikut:

Gambar 8.8. Daftar Dokumen Realisasi KM. Untuk melihat data realisasi KM, klik icon

.

18

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM b.

Memasukkan Data Realisasi Oleh Komite Setelah anggota Komite masuk ke aplikasi dan mengakses Aplikasi KM, pada Dashboard KM akan tampil informasi dokumen-dokumen KM yang harus diproses, seperti Gambar 8.9 di bawah ini:

Gambar 8.9. Daftar Dokumen Realisasi KM Perlu Proses Untuk melihat daftar dokumen Realisasi KM yang perlu diproses Komite, selain dengan mengklik menu “Realisasi & Nilai Awal” seperti dijelaskan pada butir 8.a.1) sampai dengan 8.a.2), juga dapat diakses dengan mengklik Angka berwarna latar merah di informasi “Daftar Perlu Proses” pada Dashboard KM, maka akan tampil halaman Realisasi & Nilai Awal seperti Gambar 8.10 di bawah ini:

Gambar 8.10. Daftar Dokumen Realisasi KM Perlu Proses Komite Selanjutnya klik icon edit pada kolom Aksi untuk Unit Kerja yang akan dimasukkan data realisasinya oleh Komite, maka akan tampil di layar seperti Gambar 8.11.

Gambar 8.11. Data Realisasi Usulan Penyusun.

19

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM Langkah mengisi Angka Realisasi versi Penilai / Komite: 1). Klik Angka pada kolom N (Nilai) untuk Indikator yang akan dimasukkan Angkanya.

Gambar 8.12. Memasukkan Angka Realisasi Versi Komite. Akan muncul tampilan seperti berikut :

Gambar 8.13. Form Pengisian Angka Realisasi Versi Komite Isikan angka realisasi yang sesuai dengan data yang dimiliki untuk masing-masing indikator pada kolom Penilai. Jika ada dokumen yang disertakan oleh Penyusun, dapat diunduh dengan klik gambar disket pada kolom Dokumen. Setelah nilai realisasi diisikan, klik tombol “Hitung”. Tunggu beberapa saat sampai perhitungan Nilai Score, Koridor dan Nilai Awal per Indikator selesai, yang ditandai dengan munculnya nilai di kolom-kolom tersebut. a). Jika angka versi Komite samadengan Penyusun akan tampil seperti Gambar 8.14. dan tidak diperlukan klarifikasi atau One-on-One (nilai One-on-One otomatis terisi) :

Gambar 8.14. Hasil Perhitungan Angka Realisasi Versi Komite (Penilai) Samadengan Penyusun (Unit Kerja). Jika sudah selesai klik tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Kembali.

20

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM b). Jika angka realisasi yang dimasukkan Penyusun berbeda dengan Komite, maka hasil perhitungan akan seperti Gambar 8.15, dan muncul peringatan “Harus One on One”:

Gambar 8.15. Hasil Perhitungan Angka Realisasi Versi Komite (Penilai) Tidak Samadengan Penyusun (Unit Kerja). Jika sudah selesai klik tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Kembali. Bila kolom penilai sudah terisi semua dan disimpan maka akan tampil pada layar seperti Gambar 8.16 dan tampak indikator-indikator yang memerlukan proses klarifikasi atau One-on-One ditandai dengan warna latar berbeda.

Gambar 8.16. Daftar Indikator Perlu Proses Klarifikasi atau One-on-One c.

Memasukkan Data Realisasi Hasil One on One Pada indikator yang perlu One on One, Komite perlu segera melakukan klarifikasi dengan Penyusun untuk mendapatkan suatu nilai realisasi yang disepakati bersama. Hasil nilai kesepakatan One-on-One itulah yang harus dimasukkan ke aplikasi, dengan langkah sebagai berikut: 1). Masuk ke menu Realisasi & Nilai Awal, langkah seperti butir 8.b. sehingga tampil halaman Daftar Unit Kerja yang perlu dimasukkan angka hasil kesepakatan One-on-One seperti Gambar 8.17 berikut :

Gambar 8.17. Daftar Dokumen Realisasi KM Perlu Dimasukkan Angka One-on-One. 2). Klik icon edit pada kolom Aksi untuk Unit Kerja yang akan dimasukkan angka One-on-One oleh Komite, maka akan tampil di layar seperti Gambar 8.16 di atas, dan selanjutnya lakukan langkah seperti butir 8.b.1) dengan mengisi angka hasil One-on-One pada kolom “One on One” seperti pada Gambar 8.15. Pada saat pengisian, aplikasi secara otomatis akan menghitung angka-angka Score, Koridor dan Nilai. Peringatan : Tunggu sampai proses penghitungan selesai sebelum melangkah ke tahapan berikutnya... !

21

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 3). Jika sudah selesai klik tombol Simpan, untuk membatalkan klik tombol Kembali. 4). Lakukan hal yang sama untuk seluruh indikator yang perlu One-on-One. Jika sudah selesai, klik “Proses Kontrak Manajemen” seperti pada Gambar 8.6 pada halaman sebelumnya, sehingga tampil seperti Gambar 8.18:

Gambar 8.18. Form Proses Approval Realisasi di Komite Bila diperlukan dokumen pendukung, unggah dokumen tersebut dengan mengklik tombol “Browse...”. Isikan pesan pada kotak isian (wajib diisi). Misalnya pesan: “Realisasi disepakati dalam One-on-One.” Selanjutnya, klik tombol “Diterima”. Dengan mengklik tombol tersebut proses realisasi di Komite selesai dan status dokumen akan berubah dari “One on One” menjadi “Penilaian Selesai di Komite”. Pada status ini penyusun maupun komite sudah tidak bisa lagi melakukan perubahan apapun. Oleh karena itu pastikan bahwa pengisian sudah sesuai dengan hasil One-on-One. Sampai tahap ini, maka proses Realisasi selesai dan menghasilkan NKU Awal. 9. Harmonisasi KM (Oleh Komite) a.

Memilih Menu Harmonisasi dan Nilai Klik menu Harmonisasi & Nilai yang berada di kotak menu Transaksi.

Gambar 9.1. Memilih Menu Harmonisasi & Nilai b.

Menyaring Data Pilih Tahun Anggaran , Periode dan Level Jabatan, dan Unit Kerja jika perlu, kemudian klik tombol Cari

Gambar 9.2. Saring Data Harmonisasi & Nilai Setelah klik Cari, akan tampil seperti Gambar 9.1. di atas.

22

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM c.

Menghitung NKU Akhir Pastikan bahwa seluruh KM Unit Kerja pada level yang dipilih sudah pada status dokumen “Penilaian Selesai di Komite”, karena bila belum lengkap maka proses Harmonisasi tidak dapat dilakukan. Untuk melakukan proses penghitungan Harmonisasi sehingga mendapatkan NKU Akhir, klik tombol Hitung

Gambar 9.3. Hitung NKU Akhir Hasil Harmonisasi Catatan untuk kolom Level dan Unit Kerja: 1. Bila dipilih level “Direksi”, maka yang akan dihitung adalah KM untuk Direksi termasuk Dirut. 2. Bila dipilih level “Divisi / Setingkat” , maka yang akan dihitung adalah KM untuk Dvisi/Setingkat ke atas. 3. Bila dipilih level “Departemen / Setingkat” , maka yang akan dihitung adalah KM untuk Departemen/Setingkat ke atas. 4. Bila Unit Kerja ditentukan, maka yang akan dihitung adalah KM untuk Unit Kerja tersebut dan bawahannya. Catatan untuk kolom Metode Hitung Konstanta Deviasi: 1. Bila dipilih “Rata-rata se-level”, maka konstanta deviasi dihitung berdasarkan rata-rata Usulan NKU unit kerja. 2. Bila dipilih “Persentase Bobot”, maka konstanta deviasi tiap unit kerja dihitung berdasarkan Bobot yang sudah ditentukan pada menu Bobot Harmonisasi. Proses perhitungan dilakukan oleh Sistem, tunggu hingga proses perhitungan selesai sampai tampil hasil seperti Gambar 9.4.

Gambar 9.4. Harmonisasi dan NKU Akhir.

23

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 10. Konseling Pada Aplikasi ini konseling yang dimaksud adalah proses pendokumentasian hasil konseling yang dilakukan secara offline seperti biasa. Formulir konseling dapat diunduh pada menu “Dokumen”. a. Memilih Menu Konseling Klik menu Konseling yang berada di kotak menu Transaksi.

b.

Gambar 10.1. Memilih Menu Konseling Menyaring dan Melihat Data Konseling Pilih Tahun Anggaran dan Level Jabatan kemudian klik tombol Cari

Gambar 10.2. Saring Data Konseling Akan tampil seperti Gambar 10.3 berikut :

Gambar 10.3. Daftar Konseling KM. c.

Mencetak Daftar Konseling Untuk mencetak daftar konseling. Klik icon pada Gambar 10.3., selanjutnya akan tampil resume daftar konseling yang telah dilakukan seperti Gambar 10.4. berikut:

Konseling_20111027.xls

Gambar 10.4. Resume Daftar Konseling.

24

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM d.

Memasukkan/Menambah Hasil Konseling Klik icon edit pada kolom Aksi seperti pada Gambar 10.3., kemudian akan tampil halaman seperti Gambar 10.4. Untuk memasukkan/menambah dokumen hasil konseling, klik “Tambah Konseling” seperti pada Gambar 10.5

Gambar 10.5. Memasukkan/Menambah Hasil Konseling.

Akan tampil form isian seperti Gambar 10.6. berikut :

Gambar 10.6. Form Isian Hasil Konseling. Isikan kesimpulan hasil konseling pada kolom Kesimpulan, dan unggah dokumen pendukungnya (misal formulir konseling yang sudah diisi secara offline) dengan mengklik tombol “Browse...”. Jika sudah selesai klik tombol Simpan. e.

Mengubah Hasil Konseling Apabila diperlukan ada perubahan pada hasil konseling, bisa dilakukan dengan mengklik icon edit untuk data konseling yang dimaksud, sehingga tampil seperti Gambar 10.7.

pada kolom Aksi

Gambar 10.7. Mengubah Hasil Konseling. Isikan atau ubah kesimpulan hasil konseling pada kolom Kesimpulan Konseling, dan unggah dokumen pendukung dengan mengklik tombol “Browse...” jika diperlukan. Jika sudah selesai klik tombol Simpan.

25

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM 11. Menentukan Unit Kerja Harmonisasi KM Setiap Nilai Awal Unit Kerja di Peruri secara default akan diikutsertakan pada proses Harmonisasi dan Penilaian. Namun, jika ada unit kerja yang tidak akan diikutsertakan pada proses Harmonisasi dan Penialain dapat ditentukan pada Menu Unit Harmonisasi. a. Memilih Menu Unit Harmonisasi

Gambar 11.1. Memilih Menu Unit Harmonisasi b. Menyaring Data Unit Kerja Pilih Level Unit Kerja dan Unit Kerja, kemudian klik tombol Cari.

Gambar 11.2. Menyaring Data Unit Kerja Kemudian akan tampil daftar Unit Kerja sesuai yang disaring, seperti berikut:

Gambar 11.3. Daftar Unit Kerja Harmonisasi.

26

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM c. Menentukan Keikutsertaan Harmonisasi Untuk menentukan Nilai Awal Unit Kerja tersebut ikut diharmonisasi atau tidak, beri centang pada kolom Periode (SMT1, TW 1, dst) jika Unit Kerja tersebut diharmonisasi, dan tidak dicentang jika tidak diharmonisasi.

Gambar 11.4. Menentukan Keikutsertaan Harmonisasi Jika sudah selesai, klik tombol Simpan.

12. Menentukan Bobot Harmonisasi Unit Kerja Jika pada Menu Harmonisasi dan Nilai, metode Hitung Konstanta Devisasi dipilih Persentase Bobot maka bobotnya harus ditentukan pada Menu Bobot Harmonisasi. a. Memilih Menu Bobot Harmonisasi

Gambar 12.1. Memilih Menu Bobot Harmonisasi b.

Menyaring Data Unit Kerja Pilih Level Unit Kerja dan Unit Kerja Induk, kemudian klik Cari.

Gambar 12.2. Menyaring Data Unit Kerja. Maka akan tampil daftar unit kerja bawahan langsung dari Unit Kerja Induk yang dipilih, seperti Gambar 12.3 berikut ini.

27


Gambar 12.3. Daftar Unit Kerja Bawahan Langsung. c.

Menentukan Bobot Harmonisasi Isikan Bobot Harmonisasi masing-masing unit kerja untuk setiap periode (SMT 1, SMT 2, dst.). Total bobot unit kerja bawahan langsung harus 100%.

Gambar 12.4. Menentukan Bobot Harmonisasi Jika sudah selesai, klik tombol Simpan.

28

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi KM

Recommend Documents