Manual Penggunaan MedStore. Aplikasi Sistem Informasi Apotek

Manual Penggunaan

MedStore Aplikasi Sistem Informasi Apotek Versi 2.0

Indonesian Core Technologies (ICT) Jl. Manyar Dukuh No. 28-B Surabaya - Jawa Timur 60282 031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

1 of 43

Penjelasan Singkat MedStore v2 adalah Software Aplikasi Sistem Informasi Apotek versi kedua. MedStore v2 ini kami desain dengan sistem dan tampilan yang baru, sehingga di harapkan dapat lebih membantu pekerjaan anda dalam mengelolan apotek. Pada versi ini kami lebih menekankan pada detail dan validitas stok obat. Sehingga di harapkan data stok obat akan lebih valid dan terdata dengan baik. Untuk fungsinya sendiri, MedStore v2 tidak beda jauh dengan versi seblumnya. MedStore v2 akan mencatat data supplier, data obat, pembuatan racikan obat, data transaksi pembelian dan penjualan obat serta laporan – laporan. Laporan tersebut antara lain laporan pembelian dan penjualan obat, laporan stok obat, dan lain sebagainya. Berikut adalah penjelasan detail tentang MedStore v2…


2 of 43

Fitur Utama Fitur utama dari MedStore v2 adalah: FORMAT PENGISIAN yang mudah dengan tombol yang disesuiakan untuk mengarahkan pengguna agar terhindar dari kesalahan saat memasukkan data Registrasi dan Reservasi Pasien, data Dokter, data Pemeriksaan pasien, dan pembuatan jani dokter dengan pasien. Menu Master Supplier dan Master Obat untuk memasukkan data obat serta supplier dari obat yang ada di apotek. Menu Transaksi Pembelian Obat, ini untuk merekap data pembelian obat oleh apotek (Apotek) dari supplier obat. Pada menu ini anda dapat mengetahui Harga Pokok Penjualan dari obat yang anda beli, sehingga anda bisa menentukan harga jual dengan lebih bijaksana. Menu Transaksi Penjualan Obat, ini untuk melakukan proses penjualan obat ke konsumen (pasien). Penjualan obat ini tersedia untuk penjualan obat biasa dan obat racikan. Menu Stok Opname, menu ini digunakan untuk sinkronisasi (penyesuaian) antara jumlah stok obat yang tersimpan pada program dan data riil (sebenarnya) jumlah stok obat yang ada pada apotek. Laporan Pembelian dan Penjualan Obat. Dengan menggunakan laporan pembelian obat, apotek dapat mengetahui semua transaksi pembelian obat yang sudah dilakukan. Dan dengan laporan penjualan obat apotek dapat mengetahui semua transaksi penjualan obat beserta tanggal dan nilai transaksi tersebut. IMPORT EXCEL data supplier, dan data obat. Sehingga input data bisa lebih cepat dan efektif karena semua data sudah terkumpul dalam file excel, jadi tidak perlu meng-entry data satu per satu. EXPORT EXCEL pada hampir semua laporan. Sehingga anda bisa lebih fleksibel untuk mengubah data laporan yang ada untuk di sesuaikan dengan kebutuhan anda. Laporan Stok dan Stok Opname Obat. Menu Laporan Stok digunakan untuk mengetahui data jumlah stok obat yang ada. Selain itu pada laporan stok ini juga dapat diketahui tanggal kadaluarsa dari semua obat. Dan pada Laporan Stok Opname dapat diketahui sesuai atau tidaknya jumlah stok yang ada pada program dan jumlah riil stok yang ada pada apotek. Laporan Rugi Laba dari pembelian dan penjualan obat. Sehingga bisa diketahui perkembangan usaha (untung / rugi) dari apotek pada Apotek. OTORITAS USER. Menu yang digunakan untuk proses pengaturan user yang boleh menggunakan program yang dapat diatur sesuai dengan Group atau kelompok pengguna sehingga lebih aman dari proses manipulasi data oleh user yang tidak diberi kewenangan. BACKUP & RESTORE database yang mudah sehingga user tidak perlu takut kehilangan data jika terjadi kerusakan pada komputer. NETWORK SUPPORTED. MedStore v2 dapat digunakan dalam jaringan sehingga bisa digunakan untuk berbagi pakai data Apotek dalam satu jaringan komputer.


3 of 43

Daftar ISI INSTALASI SOFTWARE ........................................................................................................ 5 REGISTRASI SOFTWARE ..................................................................................................... 8 PENGATURAN REGISTRASI: ............................................................................................................................... 8 CARA REGISTRASI ............................................................................................................................................. 8 MULAI MENGGUNAKAN MEDSTORE V2 ......................................................................... 10 1. 2. 3. 4.

SETTING INFORMASI / IDENTITAS APOTEK ......................................................................................... 10 SETTING TAHUN BUKU .......................................................................................................................... 12 PENGATURAN PASSWORD ADMINISTRATOR......................................................................................... 12 SETTING KONEKSI DATABASE .............................................................................................................. 13

INPUT MASTER DATA APOTEK.......................................................................................... 15 1. MASTER DATA SATUAN ......................................................................................................................... 15 2. MASTER DATA OBAT.............................................................................................................................. 15 3. MASTER DATA SUPPLIER ....................................................................................................................... 17 4. MASTER DATA RACIKAN ........................................................................................................................ 17 5. IMPORT EXCEL DATA OBAT ...................................................................................................................... 18 6. IMPORT EXCEL DATA OBAT ...................................................................................................................... 20 PROSES TRANSAKSI APOTEK ........................................................................................... 21 1. 2. 3. 4. 5.

PEMBELIAN OBAT ................................................................................................................................... 21 PENJUALAN OBAT ................................................................................................................................... 23 PENJUALAN RACIKAN ............................................................................................................................. 24 RETUR PENJUALAN ................................................................................................................................. 25 STOK OPNAME ........................................................................................................................................ 26

LAPORAN........................................................................................................................... 27 1. 2. 3. 4. 5. 6.

LAPORAN STOK OBAT ............................................................................................................................ 27 LAPORAN STOK OPNAME ....................................................................................................................... 27 LAPORAN PEMBELIAN ............................................................................................................................. 28 LAPORAN PENJUALAN ............................................................................................................................. 29 LAPORAN RETUR PENJUALAN ................................................................................................................ 30 LAPORAN RUGI LABA ............................................................................................................................. 31

PENGATURAN USER ......................................................................................................... 33 1. 2.

GROUP USER .......................................................................................................................................... 33 USER (PENGGUNA) ................................................................................................................................ 34

BACKUP DATABASE ........................................................................................................... 35 RESTORE DATABASE ......................................................................................................... 36 SETTING MEDSTORE V2 DALAM JARINGAN ...................................................................... 37 CARA SETTING KONEKSI ................................................................................................................................. 37 KONTAK ............................................................................................................................ 42 REKENING ........................................................................................................................................................ 42 PELUANG RESELLER ......................................................................................................................................... 42


4 of 43

SPESFIKASI KOMPUTER Agar software dapat berjalan dengan baik maka diperlukan spesifikasi yang sesuai. Spesikasi minimal adalah: Prosesor Pentium 4 ke atas Memory 512Mb Hardisk Space 10Gb Operating system windows XP/Vista/Windows 7

Instalasi Software Pastikan cd atau file yang anda terima dalam keadaan baik. Proses instalasi program sangat mudah dilakukan dan hampir sama dengan program – program yang lain yang berjalan pada windows. 1. Jalankan file MedStore v2_setup.exe yang anda terima dari kami. 2. Klik Lanjut> untuk melanjutkan instalasi

3. Klik Saya setuju dengan kesepakatan tersebut lalu klik Lanjut>


5 of 43

4. Klik Lanjut> untuk melanjutkan installasi

5. Pilih ikon (shortcut) yang akan dibuat, lalu klik Lanjut>


6 of 43

6. Klik Install untuk memulai proses instalasi MedStore v2 di komputer anda.

7. Proses instalasi MedStore v2 sedang berlangsung silakan tunggu sampai proses selesai.

8. Proses instalasi selesai, klik Selesai untuk menutup proses instalasi dan mulai menjalankan MedStore v2.


7 of 43

Registrasi Software Sebelum software dapat digunakan anda harus meregistrasikan terlebih dahulu software yang anda beli agar kami bisa mengirimkan kode aktivasi untuk mengaktifkan program.

Pengaturan registrasi: Harga yang anda bayar berlaku untuk registrasi satu komputer. Jika terjadi kerusakan pada sistem operasi windows anda maka anda masih bisa menggunakan serial number yang kami kirim setelah anda instal ulang komputer anda. Registrasi ulang berlaku untuk perubahan hardware komputer. Misalnya terjadi perubahan pada hardisk atau processor komputer anda. Harga registrasi untuk komputer yang kedua dan seterusanya adalah harga pembelian baru.

Cara Registrasi


8 of 43

1. Kirimkan Lisence ID ke no. telp 0857 3010 8503 atau ke email [email protected] 2. Setelah itu, kami akan mengirimkan Kode Aktivasi kepada Anda. 3. Masukkan kode aktivasi yang kami kirimkan ke kolom Kode Aktivasi pada form diatas. 4. Klik Ok kemudian klik Cek untuk mengecek ke-valid-an kode Aktivasi. 5. PERHATIAN!!! Lisence ID adalah Case Sensitive (huruf besar kecil diseleksi). Jadi pastikan Lisence ID yang anda kirimkan BENAR struktur huruf dan simbolnya. Kami TIDAK BERTANGGUNG JAWAB atas kesalahan dalam penulisan Lisence ID yang anda kirimkan ke kami. 6. Setelah anda mendapat kode aktivasi dari kami, simpan kode aktivasi tersebut.


9 of 43

Mulai Menggunakan MedStore v2 Saat pertama kali menggunakan MedStore v2 ini anda akan diharuskan untuk melakukan setting awal dengan panduan wizard yang sudah kami buat.

Pada wizard ini ada beberapa pengaturan yang harus anda lakukan, diantaranya: 1. Pengaturan Informasi / Identitas Apotek 2. Pengaturan Tahun Buku yang akan diaktifkan 3. Pengaturan password Administrator Wizard ini hanya akan muncul ’sekali’ yaitu setelah anda melakukan instalasi. Semua pengaturan diatas, semua dapat anda ulangi lagi setelah masuk ke aplikasi. Berikut adalah langkah selanjutnya setelah anda menekan tombol Lanjut pada form di atas... 1. Setting Informasi / Identitas Apotek Identitas Apotek adalah keterangan nama, alamat serta kontak dari Apotek anda. Isilah menu identitas Apotek anda agar nama tersebut dapat tercetak pada semua laporan pencetakan data software. Selain pengaturan pada Wizard, perubahan identitas Apotek ini juga bisa anda lakukan dengan cara klil menu Setting >> Identitas Apotek.


10 of 43

1. Klik Lanjut untuk mulai pengaturan informasi / identitas Apotek

1

2. Klik tombol UBAH untuk melakukan perubahan identitas atau informasi Apotek.

2 3. Ini adalah data – data yang dapat anda ubah. 4. Anda juga bias mengubah logo Apotek anda dengan klik Cari Logo.

3 4

5. Setelah semua perubahan selesai, silakan klik Simpan.

5 6. Setelah selesai melakukan perubahan, klik Kembali untuk melanjutkan wizard atau kembali ke menu utama.

6


11 of 43

2. Setting Tahun Buku Setting Tahun Buku digunakan agar data yang sudah diproses dapat dilihat per tahun. Sehingga bisa diketahui bagaimana perkembangan kunjungan pasien dan jumlah pasien pertahun, apakah terjadi peningkatan atau penurunan. 1. Klik Lanjut untuk mulai pengaturan tahun buku yang akan diaktifkan. # Selain dari wizard ini, anda juga dapat melakukan pengaturan Tahun Buku melalui menu Setting >> Tahun Buku

1

2. Klik Tambah untuk menambah data Tahun Buku. 3. Klik tombol UBAH untuk melakukan perubahan pada tahun buku yang dipilih. 4. Klik Set Aktif untuk mengaktifkan Tahun Buku yang dipilih.

2

3

4

5

5. Klik Kembali untuk meneruskan proses pengaturan dengan wizard.

3. Pengaturan Password Administrator Demi alasan keamanan, kami sarankan anda mengubah password administrator. Untuk default (setting awal) dari kami, user dan password administrator sama, yaitu: admin. Dan kami sarankan user Administrator ini hanya digunakan oleh pemilik atau penanggung jawab Apotek, mengingat user administrator ini berhak untuk mengakses semua menu dan fitur yang ada pada MedStore v2 ini. Selain dari Wizard ini, anda juga dapat mengubah password administrator ini dari menu Setting >> User


12 of 43

1. Untuk mengubah password administrator, ketik password baru lalu ketik ulang password tersebut pada kolom konfirmasi, setelah itu klik tombol Lanjut untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

1

2. Selamat anda telah selesai melakukan pengaturan, dan anda telah siap untuk menggunakan MedStore v2. Klik Selesai untuk masuk ke aplikasi utama.

2

4. Setting Koneksi Database Menu ini digunakan untuk mengbungkan program dengan database. 1. Klik menu Setting >>> Database >>> Koneksi Database


13 of 43

2. Lalu pada Form berikut klik [Cari DB] untuk mencari file database yang ada pada komputer anda (lokasi default: C:\Program Files\MedStore v2\Database\NeoMedReg.mdb).

3. Klik tombol [Koneksikan] untuk terhubung dengan database di komputer Anda.

4. MedStore v2 anda sudah terhubung dengan database dikomputer Anda.


14 of 43

Input Master Data Apotek Rangkaian menu berikut ini digunakan untuk memasukkan master data satuan, master data obat, master data supplier, master racikan obat serta import excel data obat dan import excel data supplier. Sebelum memulai semua transaksi, pastikan semua master data ini sudah diisi data. 1. Master Data Satuan Menu ini digunakan untuk memasukkan data – data satuan obat yang ada pada apotek (Apotek). Untuk membuka menu Master Data Satuan ini anda bisa klik menu Master Apotek >>> Master Satuan. 1. Klik Tambah untuk menambah data satuan obat.

1

2. Masukkan nama satuan dan singkatan satuan obat (kalau satuan tidak punya singkatan isi saja sama dengan nama satuan). Lalu pilih jenis satuan.

2

3. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data satuan atau klik Batal untuk membatalkan input data satuan obat. 3

2. Master Data Obat Gunakan menu ini untuk memasukkan data obat yang ada di apotek (Apotek). Untuk membuka menu Master Data Obat ini anda bisa klik menu Master Apotek >>> Master Obat.


15 of 43

1. Klik Tambah untuk menambah data obat.

1

2. Isi kode dan nama obat. 2

3. Lalu pilih satuan penjualan dan satuan racikan. Selanjutnya tentukan setiap 1 satuan penjualan sama dengan berapa satuan racikan obat. Contoh: satuan penjualan Mixagrip adalah ‘tablet’ dan satuan racikannya adalah ‘miligram’. Setiap 1 tablet mixagrip berisi 100 mg, maka nilai yang anda masukkan adalah ‘100’.

3

Jika satuan penjualan = satuan racikan maka nilai yang anda masukkan adalah 1. 4. Masukkan stok obat, harga beli obat, harga jual obat dan prosentase diskon obat (jika ada dan diskon ini dapat anda isi sewaktu-waktu).

4

5


Lalu masukkan nilai minimal stok dan tanggal kadaluarsa untuk peringatan (reminder) pada aplikasi. Sehingga lebih membantu anda. 5. Klik Simpan untuk menyimpan data obat atau klik Batal untuk membatalkan penambahan data obat.

16 of 43

3. Master Data Supplier Menu ini untuk memasukkan data supplier obat yang ada di apotek (Apotek). Untuk membuka menu Data Dokter ini anda bisa klik menu Master Apotek >>> Master Supplier. 1. Klik Tambah untuk menambah data supplier.

1

2. Isi data – data yang dibutuhkan lalu klik Simpan untuk menyimpan data supplier atau klik Batal untuk membatalkan penambahan data supplier.

2

4. Master Data Racikan Menu ini untuk membuat data master racikan obat. Anda dapat memasukkan nama racikan, biaya racik, serta obat – obat yang menjadi komposisi dari racikan tersebut. Jumlah obat yang dijadikan komposisi dihitung per satuan racikan yang anda setting untuk obat tersebut. Untuk membuka menu Data Dokter ini anda bisa klik menu Master Apotek >>> Master Racikan.


17 of 43

1. Klik Tambah untuk menambah data racikan.

1

2. Isi Nama Racikan, nominal biaya racik dan harga jual racikan (harga obat + biaya racik).

2

3

4

3. Masukkan Nama obat (tulis lengkap), lalu masukkan jumlah obat per satuan racikan. Setelah itu klik tombol Tambah Obat untuk memasukkan data obat ke master racikan. Untuk menghapus obat dari master racikan pilih nama obat lalu klik tombol Hapus. 4. Setelah semua komposisi obat dimasukkan, klik Simpan untuk menyimpan data master racikan atau klik Batal untuk membatalkan penambahan data racikan.

5. Import Excel Data Obat Fungsi dan cara kerja menu ini sama dengan fungsi menu Import Excel pada data Dokter. Hanya saja ini menu ini digunakan untuk meng-import data obat dari file Ms. Excel yang sudah ada sebelumnya. Dan setelah data berhasil diimport silakan lihat hasil import data – data tersebut pada menu Master Obat untuk mengecek apakah data – data yang dibutuhkan sudah lengkap. Untuk membuka menu ini silakan klik menu Master Apotek >>> Import Data Obat.


18 of 43

1. Klik Cari untuk mencari file Ms. Excel yang berisi data Obat.

1

2. Setelah file excel ditemukan, klik dua kali nama file tersebut untuk memasukkan file ke dalam program.

2

3. Klik pada kolom Sheet lalu pilih ”DataObat$”. Setelah itu klik tombol Pilih.

3

4


4. Setelah data tampil, anda bisa mengecek kembali data yang ada. Setelah data dipastikan benar anda bisa langsung klik tombol Import Data untuk memulai proses import excel data obat.

19 of 43

5. Setelah itu data excel akan dicek. Jika ditemukan kesalahan akan ada informasi dibagian bawahnya. Dalam setiap kesalahan ada dua kategori: a. Tidak bisa diimport: ini berarti data yang bermasalah tersebut tidak bisa diimport dan akan diabaikan jika proses dilanjutkan. b. Bisa diimport: ini berarti data tersebut bermasalah tapi masih bisa diimport. 5

6. Setelah pesan kesalahan anda pelajari, anda bisa menekan tombol Lanjutkan untuk melanjutkan proses import data dengan mengabaikan data yang tidak bisa diimport. Atau menekan tombol Batal untuk membatalkan proses import data.

6

6. Import Excel Data Obat Fungsi dan cara kerja menu ini sama dengan fungsi menu Import Excel yang lain. Hanya saja ini menu ini digunakan untuk meng-import data supplier dari file Ms. Excel yang sudah ada sebelumnya. Dan setelah data berhasil diimport silakan lihat hasil import data – data tersebut pada menu Master Supplier untuk mengecek apakah data – data yang dibutuhkan sudah lengkap. Untuk membuka menu ini silakan klik menu Master Apotek >>> Import Data Supplier.


20 of 43

Proses Transaksi Apotek Rangkaian menu berikut adalah menu – menu yang digunakan untuk proses traksaksi pada apotek. Diantaranya pembelian obat, penjualan obat, penjualan racikan, return penjualan, dan stok opname. 1. Pembelian Obat Menu ini untuk memasukkan rekapitulasi data pembelian obat dari supplier obat. Pada menu ini kami sudah menyediakan perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP) obat yang di peroleh menggunakan rumus di bawah ini. Jadi anda akan lebih mengetahui berapa keuntungan yang anda dapat setelah anda menentukan harga jual obat. Rumus HPP: (( A x B) + ( C x D ) ) : ( B + D) Keterangan: A = Harga Stok Lama B = Jumlah Stok Lama

C = Harga Beli Stok Baru D = Jumlah Pembelian Stok Baru

Selain rumus di atas, ada beberapa istilah yang juga harus anda mengerti dalam menu pembelian ini: Harga Beli : Diisi dengan harga per satuan penjualan obat yang di beli. Misal beli Amoxicilin harga beli per satuannya 500, maka masukkan angka 500. Jumlah : Diisi dengan jumlah pembelian obat per satuan penjualan obat. Misal Amoxicilin satuan penjualannya tablet, lalu pembeliannya sejumlah 1000 tablet, maka masukkan angka 1000 pada kolom tersebut. Grand Total : Adalah total pembayaran per merk (nama) obat yang di beli. Ini adalah hasil kali antara Harga Beli dan Jumlah. Dan ini otomatis akan terisi sendiri. Hrg Beli Lama adalah informasi harga pembelian obat yang dilakukan pada proses pembelian sebelumnya. Misal sebelumnya Amoxicilin dibeli dg harga 500, lalu sekarang naik jadi 550, maka pada kolom ini akan muncul info harga sebelumnya yaitu 500. Harga Pokok Penjualan adalah informasi HPP yang diperoleh sesuai dengan rumus di atas. Ini untuk membantu menentukan harga jual obat. Harga Penjualan adalah harga jual obat yang anda tetapkan sendiri. Silakan memasukkan harga jual obat di kolom ini. Untuk membuka menu Pembelian Obat silakan klik menu Transaksi Apotek >>> Pembelian Obat.


21 of 43

1. Masukkan no faktur dan tanggal faktur pembelian. Lalu pilih nama supplier. 1

2

2. Masukkan ID Obat (bisa dengan barcode) atau klik tombol Cari untuk mencari data obat yang dibeli. Setelah itu tekan tombol ENTER pada keyboard. Jika data obat yang dimaksud tidak ada, klik tombol Tambah untuk menambah data obat.

3. Masukkan harga beli obat, jumlah pembelian, dan harga jual obat. Lalu masukkan juga Tanggal PERINGATAN Expired (kadaluarsa) obat tersebut. Contoh: Obat Komix yang tgl Kadaluarsanya 12-02-2012, maka pada tanggal ini silakan isi 2 bulan sebelumnya, jadi tanggal yang dimasukkan adalah 12-12-2011. Sehingga nanti program akan otomatis memberikan info pada anda bahwa obat Komix akan kadaluarsa dalam 2 bulan ke depan.

3

Selanjutnya masukkan diskon jika ada diskon pembelian dari supplier. 4. Setelah selesai silakan klik Tambah (atau tekan F1 pada keyboard) untuk memasukkan data obat ke daftar pembelian. Lalu ulangi langkah 1 – 3 untuk menambah data obat pada faktur yang sama. Setelah selesai klik Simpan untuk menyimpan data pembelian. Atau klik Batal untuk membatalkan data pembelian obat. 4


22 of 43

2. Penjualan Obat Menu ini untuk melakukan proses penjualan obat ke konsumen (pasien). Setelah proses ini dilakukan, data penjualan akan masuk ke laporan penjualan. Pada proses penjualan obat ini, terdapat 2 jenis pembeli yang kami sediakan, yaitu: a. Pasien Apotek: Yaitu pembeli obat adalah pasien dari Apotek anda. Jika pada hari itu pasien melakukan reservasi, maka transaksi pembelian obatnya juga akan masuk ke laporan kunjungan. Tapi jika pasien tidak melakukan reservasi pada hari itu, maka laporan transaksi pembeliannya hanya akan masuk ke laporan penjualan obat. b. Pasien Umum: Yaitu orang biasa (umum) yang membeli obat pada apotek Apotek anda. Transaksi ini hanya akan masuk pada laporan penjualan obat. Dan saat anda memillih jenis pembeli ini, maka minimal anda harus memasukkan nama pembeli agar transaksi penjualan obat dapat dilakukan. Untuk membuka menu Pembelian Obat silakan klik menu Transaksi Apotek >>> Penjualan Obat.

1

1. Pilih jenis pembeli apakah pasien Apotek atau pembeli umum. Jika pembeli adalah pasien Apotek, maka anda cukup memasukkan ID pasiennya lalu tekan Enter. Kalau anda tidak hafal ID Pasiennya klik tombol Cari untuk mencari data pasien yang akan membeli obat. Jika pembeli adalah orang non pasien, maka anda cukup mengisi nama pasien tersebut lalu tekan Enter untuk melanjutkan transaksi.

2

2. Masukkan ID Obat (bisa dengan barcode) atau klik tombol Cari untuk mencari data obat yang akan dibeli komsumen. Setelah itu tekan tombol ENTER pada keyboard. Selanjutnya masukkan jumlah obat yang akan dibeli lalu tekan ENTER dan otomatis obat akan masuk pada daftar pembelian konsumen. Untuk terus menambahkan data obat yang akan akan dibeli, ulangi langkah 3.


23 of 43

3. Tekan F1 pada keyboard untuk memasukkan diskon transaksi (jika ada). Lalu tekan F2 untuk memasukkan uang yang dibayar pembeli. Selanjutnya tekan F3 atau klik Tombol Bayar untuk menyelesaikan traksaksi dan mencetak faktur pembelian konsumen.

3

Anda juga bisa membatalkan item yang akan dibeli dengan memilih item tersebut lalu klik tombol Batal.

3. Penjualan Racikan

Menu ini untuk melakukan proses penjualan obat racikan ke konsumen (pasien). Proses ini hampir sama dengan proses pada penjualan obat biasa. Hanya saja untuk obat yang dipilih adalah langsung master racikan yang sudah dibuat sebelumnya. Pada proses ini, juga terdapat 2 jenis pembeli yang kami sediakan, yaitu: a. Pasien Apotek: Yaitu pembeli obat adalah pasien dari Apotek anda. Jika pada hari itu pasien melakukan reservasi, maka transaksi pembelian obatnya juga akan masuk ke laporan kunjungan. Tapi jika pasien tidak melakukan reservasi pada hari itu, maka laporan transaksi pembeliannya hanya akan masuk ke laporan penjualan obat. b. Pasien Umum: Yaitu orang biasa (umum) yang membeli obat pada apotek Apotek anda. Transaksi ini hanya akan masuk pada laporan penjualan obat. Dan saat anda memillih jenis pembeli ini, maka minimal anda harus memasukkan nama pembeli agar transaksi penjualan obat dapat dilakukan. Untuk membuka menu Pembelian Obat silakan klik menu Transaksi Apotek >>> Penjualan Racikan.

1

1. Pilih jenis pembeli apakah pasien Apotek atau pembeli umum. Jika pembeli adalah pasien Apotek, maka anda cukup memasukkan ID pasiennya lalu tekan Enter. Kalau anda tidak hafal ID Pasiennya klik tombol Cari untuk mencari data pasien yang akan membeli obat. Jika pembeli adalah orang non pasien, maka anda cukup mengisi nama pasien tersebut lalu tekan Enter untuk melanjutkan transaksi.


24 of 43

2. Masukkan Nama lengkap master racikan atau klik tombol Cari untuk mencari data racikan yang akan dibeli konsumen. Setelah itu tekan tombol ENTER pada keyboard. Selanjutnya masukkan jumlah paket racikan yang akan dibeli lalu tekan ENTER dan otomatis paket racikan akan masuk pada daftar pembelian konsumen.

2

Untuk terus menambahkan data racikan yang akan dibeli,ulangi langkah 3. 3. Tekan F1 pada keyboard untuk memasukkan diskon transaksi (jika ada). Lalu tekan F2 untuk memasukkan uang yang dibayar pembeli. Selanjutnya tekan F3 atau klik Tombol Bayar untuk menyelesaikan traksaksi dan mencetak faktur pembelian konsumen.

3

Anda juga bisa membatalkan item yang akan dibeli dengan memilih item tersebut lalu klik tombol Batal.

4. Retur Penjualan Menu ini digunakan untuk proses pengembalian obat oleh konsumen. Setelah proses ini dilakukan, maka data transaksi pembelian obat yang dikembalikan akan dihapus dari database. Dan stok obat akan bertambah sesuai dengan jumlah obat yg dikembalikan. Untuk membuka menu Pembelian Obat silakan klik menu Transaksi Apotek >>> Retur Penjualan.


25 of 43

1. Ketikkan no faktur penjualan yang akan diproses retur penjualannya. 1

2. Anda bisa langsung menekan tombol F2 pada keyboard apabila yang akan di retur langsung semua barang dalam faktur tersebut. Atau anda bisa memilih satu per satu barang yang akan di retur lalu menekan tombol F4 pada keyboard atau menekan tombol Retur pada aplikasi untuk memproses retur barang.

2

5. Stok Opname Menu ini untuk melakukan proses penyesuaian antara jumlah obat yang tersimpan dalam program dan jumlah riil (sebenarnya) dari obat yang ada pada apotek. Sebelum memulai proses ini silakan anda mencetak laporan stok obat terlebih dahulu. Sehingga akan diketahui apakah jumlah data yang ada pada program sesuai realita yang ada atau tidak. Untuk membuka menu Pembelian Obat silakan klik menu Transaksi Apotek >>> Stok Opname. 1. Masukkan tanggal proses stok opname lalu masukkan ID obat (bisa dengan barcode) atau klik tombol Cari untuk mencari data obat. 2. Masukkan jumlah real data obat yang ada. Dan otomatis program akan menghitung selisihnya. Masukkan juga keterangan jika diperlukan.

1

2

3. Klik tombol Proses untuk menyimpan proses stok opname. Atau klik Batal untuk membatalkan proses stok opname.

3


Tekan F3 pada keyboard jika stok real dan stok pada program sama, maka otomatis program akan menyamakan datanya.

26 of 43

Laporan Menu ini berisi laporan data registrasi dan data stok obat, stok opname, pembelian obat, penjualan obat, dan rugi laba. Anda dapat melihat dan mencetak laporan data yang ada berdasarkan periode tanggal yang anda tentukan sendiri. 1. Laporan Stok Obat Untuk melihat data stok dan tanggal kadaluarsa obat, gunakan menu ini. Pada menu ini anda juga dapat melihat data stok untuk satu obat saja.

1

1. Klik Preview untuk melihat data stok obat sebelum di print. Klik tombol Print untuk langsung mencetak data stok obat tanpa privew. Atau klik tombol Export untuk menyimpan data stok obat ke dalam file excel.

4. Ini adalah preview dari laporan data stok.

2. Laporan Stok Opname Setelah melakukan proses Stok Opname (penyesuaian stok pada program dan stok riil), anda dapat melihat laporannya pada menu ini.


27 of 43

1

2

1. Untuk mencetak data laporan, pilih tampilan data. Apakah berdasarkan periode tanggal, atau kriteria tertentu (nama obat, kode obat, dll). 2. Setelah itu klik tombol [Cetak] untuk langsung mencetak data. Atau klik tombol [Preview] untuk melihat hasil laporan stok opname sebelum di cetak.

Ini adalah hasil laporan stok opname 3. Laporan Pembelian Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data transaksi pembelian obat yang sudah dilakukan oleh Apotek (apotek) anda kepada supplier obat.


28 of 43

1

2

1. Untuk mencetak data laporan, pilih tampilan data. Apakah berdasarkan periode tanggal, atau kriteria tertentu (nama obat, kode obat, dll). 2. Setelah itu klik tombol [Cetak] untuk langsung mencetak laporan. Atau klik tombol [Preview] untuk melihat hasil laporan pembelian sebelum di cetak. Atau klik tombol Export untuk menyimpan laporan pembelian ke dalam file excel.

Ini adalah hasil laporan pembelian

4. Laporan Penjualan Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data transaksi penjualan obat ke konsumen (pasien).


29 of 43

1

2

1. Pilih jenis laporan penjualan yang akan dilihat. Apakah semua data atau Hanya laporan data penjualan obat biasa saja atau hanya laporan penjualan racikan saja. Selanjutnya Untuk mencetak data laporan, pilih tampilan data. Apakah berdasarkan periode tanggal, atau kriteria tertentu (nama obat, kode obat, dll). 2. Setelah itu klik tombol [Cetak] untuk langsung mencetak laporan. Atau klik tombol [Preview] untuk melihat hasil laporan pembelian sebelum di cetak. Atau klik tombol Export untuk menyimpan laporan pembelian ke dalam file excel.

Ini adalah hasil laporan penjualan 5.

Laporan Retur Penjualan Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data retur penjualan obat dari konsumen.


30 of 43

1

2

1. Pilih jenis laporan retur penjualan yang akan dilihat. Apakah semua data atau Hanya laporan data penjualan obat biasa saja atau hanya laporan penjualan racikan saja. Selanjutnya Untuk mencetak data laporan, pilih tampilan data. Apakah berdasarkan periode tanggal, atau kriteria tertentu (nama obat, kode obat, dll). 2. Setelah itu klik tombol [Cetak] untuk langsung mencetak laporan. Atau klik tombol [Preview] untuk melihat hasil laporan pembelian sebelum di cetak. Atau klik tombol Export untuk menyimpan laporan pembelian ke dalam file excel.

Ini adalah hasil laporan retur penjualan 6.

Laporan Rugi Laba Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data laporan rugi laba apotek anda yang di ambil dari data pembelian obat dan data penjualan obat. Sehingga dengan adanya menu ini dapat dilihat perkembangan apotek setiap periodenya.


31 of 43

1. Pilih kriteria laporan yang akan dilihat apakah per tahun buku atau per periode tanggal.

1

2. Setelah itu klik tombol [Cetak] untuk langsung mencetak laporan. Atau klik tombol [Preview] untuk melihat hasil laporan pembelian sebelum di cetak.

2

Ini adalah laporan rugi laba apotek


32 of 43

Pengaturan User Untuk pengaturan user (pengguna) aplikasi, ada dua menu yang dapat anda gunakan. Yaitu: 1. Group User (untuk menggunakan menu ini buka menu Setting >>> User >>> Group User) 2. Data User (untuk menggunakan menu ini buka menu Setting >>> User >>> Data User) Penjelasan: 1. Group User Menu ini digunakan untuk membuat dan mengatur grup pengguna berdarkan hak akses ke menu – menu MEDSTORE V2. 1. Tekan tombol Tambah untuk melakukan penambahan Grup Pengguna.

1

2. Isi nama grup dan keterangan tentang grup pengguna. 2 3

3. Pilih (centang) menu apa saja yang boleh diakses oleh grup pengguna tersebut. 4. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan grup pengguna.

4


33 of 43

2. User (pengguna) Menu ini digunakan untuk mengatur siapa saja yang boleh menggunakan aplikasi ini. Untuk dapat menggunakan aplikasi ini pengguna harus didaftarkan terlebih dahulu melalui menu ini. 1. Tekan tombol Tambah untuk melakukan penambahan Data Pengguna.

1

2. Isi detail keterangan pengguna (user) dan pilih juga grup pengguna (group user). 2

3 4


3. Kami juga menyediakan fitur ”Recovery Password” yang sangat berguna jika user (pengguna) lupa passwordnya. Anda cukup mengisi pertanyaan dan jawaban yang anda kehendaki. 4. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data pengguna.

34 of 43

Backup Database Menu ini digunakan untuk mem-backUp database MedStore v2. Database ini berisi data – data mengenai pasien, dokter, data medis pasien, registrasi, reservasi dan data – data lain yang ada pada program. Dan untuk menjaga keamaanan data - data tersebut, kami menyediakan menu BackUp Database yang dapat anda gunakan untuk mem-back up (menyalin ke tempat lain) database MedStore v2 anda. Anda dapat mem-backup database ini ke dalam Flashdisk, CD, atau media lain yang lebih aman. Untuk mengakses menu ini klik menu Setting >>> Database >>> Back Up Database Proses BackUp Database:

1. Klik tombol Hasil Backup untuk mencari lokasi dimana anda akan menyimpan hasil backup database anda. 2. Setelah lokasi dipilih, klik tombol BackUp untuk mem-backup database. 3. Format nama file hasil backup adalah: MedStorev2 @ tglblnthnjammenit.mdb . Contoh: MedStorev2 @ 050220110052.mdb . Jadi dari nama tersebut anda bisa tahu kapan file tersebut di BackUp. 4. Demi keamanan data Apotek anda, kami sarankan agar database anda di backup secara periodik. Karena kami tidak bertanggung jawab atas hilangnya data Apotek anda.


35 of 43

Restore Database Menu ini digunakan untuk mengembalikan database yang sudah anda backup sebelumnya ke dalam program. Jadi saat anda ingin melihat atau menggunakan database pada periode sebelumnya, anda bisa menggunakan menu ini. Setelah anda menggunakan menu ini, maka otomatis semua data yang ada pada software ini, akan mengikuti database yang anda restore. Proses Restore Database:

1. Klik tombol Restore DB untuk mencari lokasi file database yang sudah anda backup sebelumnya. 2. Setelah lokasi ditemuka, klik Restore untuk memulai proses restore database ke dalam program.


36 of 43

Setting MedStore v2 Dalam Jaringan MEDSTORE V2 bisa digunakan dalam jaringan dimana koneksi antara komputer sudah terpasang dengan benar. Ada 2 macam cara agar komputer dapat terhubung dengan datacenter (Data terpusat dimana satu database digunakan oleh banyak komputer). cara tersebut adalah: 1. Service base: cara dimana antara database dengan aplikasi dihubungkan menggunakan aplikasi pembuat database. Contoh penggunaan ini adalah oracle, firebird, mySQL dan lain-lain. Penggunaan cara ini hanya sesuai untuk perusahaan besar dengan jumlah data yang mencapai diatas 500.000 data atau 4 GB keatas. Diperlukan tenaga ahli komputer yang terlatih untuk dapat menggunakan cara service base. 2. Sharing file base: cara ini dibuat dengan cara sharing file database sehingga bisa diakses oleh pengguna jaringan. Cara ini mudah dilakukan oleh siapa saja dengan kemampuan komputer minimal sekalipun. Kelemahan model ini hanya pada jumlah data dibawah 100.000 atau 1GB data. Jadi software MEDSTORE V2 sangat cocok digunakan untuk Apotek dengan jumlah pasien dan dokter yang banyak maupun sedikit.

Cara setting koneksi Setting Server Server adalah pusat data dimana file database diletakan dan akan diakses oleh anggota jaringan atau client. Pilihlah komputer dengan kualitas lebih baik untuk anda jadikan server. Mulai setting. 1. Setting nama workgroup sesuai dengan nama Apotek anda. Caranya: klik kanan [MyComputer] pilih dan klik [Properties] sehingga akan tampil form dibawah ini.


37 of 43

Untuk mengganti nama workgroup klik [change]

Setelah selesai kemudian klik [OK] komputer akan meminta [Restart] kemudian restart komputer server anda.


38 of 43

Langkah – langkah penggunaan MEDSTORE V2 di komputer Server: 1. Install MEDSTORE V2 di komputer server 2. Cari C:\Program Files\MEDSTORE V22010 lalu klik kanan pada folder Database lalu klik Sharing and Security…

3. Centang Share This Folder on The Network dan Allow network Users to Change my files. Lalu klik OK.


39 of 43

Setting Client Client adalah komputer yang digunakan untuk mengakses database yang ada pada server. Pada komputer clien, anda dapat melihat dan/atau menambah data yang ada pada server. 1. Setting nama workgroup sesuai dengan nama Apotek anda. Caranya: klik kanan [MyComputer] pilih dan klik [Properties] sehingga akan tampil form dibawah ini.

Untuk mengganti nama workgroup klik [change] dan pastikan nama workgroup komputer klien anda sama dengan nama workgroup di komputer server.


40 of 43

Setelah selesai kemudian klik [OK] komputer akan meminta [Restart] kemudian restart komputer server anda. Cara penggunaan MEDSTORE V2 di komputer client: 1. Install MEDSTORE V2 pada komputer client. 2. Arahkan koneksi database MEDSTORE V2 dari komputer klien ke komputer server yang sudah terinstall MEDSTORE V2 dan folder databasenya sudah di Shared. 3. Untuk setting koneksi Database klik menu Setting >>> Koneksi Database. Lalu pada Form berikut klik [Cari DB] untuk mencari file database yang sudah dishared pada komputer server.

4. Klik tombol [Connect] untuk terhubung dengan database di komputer server.

5. MEDSTORE V2 anda sudah terhubung dengan database dikomputer server.


41 of 43

Kontak Indonesian Core Technologies (ICT) Jl. Manyar Dukuh No. 28-B Surabaya - Jawa Timur 60282 0857 3010 8503 Email: [email protected] www.pusatict.com

Rekening Bank MANDIRI No. Rek Atas Nama

: 142 000 705 410 8 : AHMAD SIDDIQ

Bank BCA No. Rek Atas Nama

: 7880388490 : AHMAD SIDDIQ

Peluang Reseller Bagi anda yang berminat menjual ulang DOKTERPLUS V1 kami buka kesempatan untuk satu kota/Kabupaten dengan satu reseller.

Keuntungan bagi reseller adalah: Menjadi agen tunggal untuk setiap kabupaten / kota. Contoh: Jika reseller mendaftar untuk area Balikpapan maka semua penjualan Di area balikpapan harus melalui reseller dan tidak boleh langsung ke Indonesian Core Technologies (ICT) atau jika langsung ke Indonesian Core Technologies (ICT) maka Indonesian Core Technologies (ICT) akan mengarahkan ke reseller. Mendapatkan potongan 20% dari harga pembelian Mendapatkan website sebagai sarana penjualan dan eksistensi usaha Mendapatkan panduan marketing

Kewajiban reseller

Memberikan informasi yang lengkap dan benar kepada calon customer. Menerima semua keluhan customer kemudian menyampaikan kepada team support Indonesian Core Technologies (ICT). Bersama menjaga citra demi perkembangan usaha bersama.


42 of 43

Saran untuk Reseller

Reseller disarankan sudah memiliki calon customer sebelum mendaftar menjadi reseller Sebaiknya reseller berasal dari guru atau atau pebisnis yang banyak berhubungan dengan dunia pendidikan. Misalnya pedagang buku, Toko buku, pengusaha lab komputer atau lab bahasa atau penjual alat peraga Apotek. Sehingga penjualan DOKTERPLUS V1 bisa dijadikan untuk menambah penjualan. Anda yang tertarik dengan bisnis di dunia pendidikan dan berniat menekuninya. INGAT ada 200 pendidikan.

Triliun lebih dana yang di sebar oleh pemerintah didunia

Biaya investasi Reseller

Biaya investasi reseller adalah Rp 2.699.000 (Dua Juta Enam Ratus Sembilan Puluh Sembilan ribu rupiah) untuk tahun pertama Biaya tahun kedua dan seterusnya Rp. 1.899.000 (Satu juta delapan ratus Sembilan puluh Sembilan ribu rupiah). Nama Reseller akan di letakkan di website www.pusatict.com. Hanya daftar reseller yang di website yang berhak menjual produk Indonesian Core Technologies (ICT).

Satu Kota satu Reseller

Untuk kota atau kabupaten yang sudah ada resellernya Indonesian Core Technologies (ICT) tidak bisa menerima lagi reseller baru. Silahkan mendaftar untuk kota yang lain sebelum di dahului oleh reseller lain.

Daftar Reseller Dan Kota Reseller RESELLER Elektro-itb Softmedia Informatika Gamasoftware Edu Gorontalo LCC Soft BMT Darussalam CV. Media Solution Edusoft Technology Ahadsoft Technologies CV. ANUGERAH PUTRA MAHARTA IT Batam Software Zakiyah CV. ADALAH BINA MEDIA BORNEO MULTIKOM CV. IHSAN MEDIA EDUKASI CV. Nucleus Smart Indonesia JAKARTA GLOBAL MEDIA

KOTA Karawang – Jawa Barat Mojokerto – Jawa Timur Sleman – Yogyakarta Gorontalo Kuningan – Jawa Barat Seruyan – KalTeng Depok – Jawa Barat Malang – Jawa Timur Kudus - Jawa Tengah Sidoarjo – Jawa Timur

WEBSITE www.elektro-itb.com www.software-sekolah.com www.gamasoftware.net www.edu-gorontalo.com www.lccsoft.com www.bmtdsseruyan.com www.medialabsolution.com www.edusoft-technology.com

Batam Kab.Berau – KalTim Magelang - Jawa Tengah

www.it-batamsoft.com

Penajam Paser Utara – Kaltim Bogor - Jawa Barat

www.borneomultikom.com

Boyolali - Jawa Tengah

www.nsistore.com

Jakarta Barat

www.jakartaglobalmedia.com


www.ime.co.id

43 of 43

Manual Penggunaan MedStore. Aplikasi Sistem Informasi Apotek

Recommend Documents