Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi

Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi

LEAD Project – UNDP (Difasilitasi oleh LKPS)

Panduan Pelatihan

Monitoring dan Evaluasi

LEAD Project - UNDP 2007 Difasilitasi oleh LKPS



Daftar Isi Hlm. Introduksi Panduan Ini... Petunjuk untuk Fasilitator 1. Penilaian kebutuhan 2. Kerja tim dalam penyiapan pelatihan 3. Sesi-sesi pelatihan 4. Bahan yang dibutuhkan 5. Bagaimana menyesuaikan materi sesuai dengan kebutuhan 6. Asisten fasilitator 7. Fasilitas pelatihan 8. Fasilitasi Petunjuk untuk Peserta 1. Persiapan 2. Dinamika kelompok 3. Partisipatoris Dokumen Referensi

6

Sesi 1:

Pengenalan Topik (Orientasi Pelatihan)

7

Sesi 2:

Perkenalan Peserta dan Pencairan Suasana

10

Sesi 3:

Perspektif Gender & Lingkungan dalam Memonitor dan Mengevaluasi sesi Kegiatan Peningkatan Akses Masyarakat

13

Sesi 4:

Pengenalan Kerangka Kerja Dasar untuk Monitoring dan Evaluasi Berbasis Hasil

24

Sesi 5:

Pemahaman Indikator dalam Monitoring

30

Sesi 6:

Latihan Perancangan Alat Monitoring

40

Sesi 7:

Pengkajian Data Terkumpul dan Pemanfaatan Umpan-Balik dari Monitoring & Evaluasi

47

Sesi 8:

Penutup (Evaluasi dan Rencana Tindak Lanjut)

54

Kesimpulan

2 2 2

5

57

1



INTRODUKSI Panduan Ini. . . Berisi materi yang memfasilitasi pelatihan monitoring dan evaluasi berbasis hasil (result-based monitoring and evaluation). Mencakup materi berupa: agenda dan prosedur sesi pelatihan, bentuk latihan, dan catatan per sesi. Juga dilampiri dengan referensi fasilitator yang berupa presentasi PowerPoint. Namun, fasilitator dapat mengembangkan materi presentasi tersebut dari berbagai sumber lain. Dapat digunakan oleh para pelatih yang belum pernah memfasilitasi kegiatan pelatihan karena bersifat teknis dan operasional. Namun, panduan ini diharapkan tetap dapat memperkaya pengalaman pelatih maupun peserta dengan berbagai konsep tentang monitoring dan evaluasi. Instruksi untuk fasilitator tentang bagaimana melaksanakan sesi pelatihan bagi pelatih adalah sama dengan instruksi untuk peserta; yang juga termasuk pokok-pokok diskusi, jawaban atas pertanyaan dalam latihan. Instruksi bagi peserta akan dibagikan sebagai pegangan sebelum kegiatan pelatihan dimulai.

Petunjuk untuk Fasilitator 1. Penilaian kebutuhan  Pelatih disarankan untuk melakukan penilaian kebutuhan sebelum merencanakan pelatihan.  Idealnya, hal ini dilakukan 4 minggu sebelum pelaksanaan pelatihan sehingga peserta mempunyai waktu untuk mempersiapkan diri sedangkan pelatih mempunyai waktu untuk mempersiapkan topik dan bahan yang dibutuhkan.  Sesuai dengan kebutuhan peserta, fasilitator dapat menambah atau mengurangi sesi atau memutuskan untuk mengalokasikan waktu secara berbeda daripada yang disajikan dalam panduan ini.

2. Kerja tim dalam penyiapan pelatihan  Diperlukan kerja tim dalam mempersiapkan pelatihan yang bersifat interaktif dan partisipatoris.  Oleh karena itu, libatkan asisten fasilitator dalam semua pengambilan keputusan yang terkait dengan pelatihan.  Tinjau kembali semua materi dan juga diskusikan semua semua umpan balik dari hasil penilaian kebutuhan sebelumnya.  Informasikan kepada peserta secara rinici mengenai jadwal pelatihan, dan kirimkan kepada mereka bahan bacaan sebelumnya.

2



3. Sesi-sesi pelatihan Panduan ini ditujukan untuk pelatihan dua hari untuk pengenalan topik monitoring dan evaluasi. Panduan, dengan demikian, mencakup sesisesi berikut:  Sesi 1:  Sesi 2:  Sesi 3:  Sesi 4:  Sesi 5:  Sesi 6:  Sesi 7:  Sesi 8:

Pengenalan topik (orientasi pelatihan) Perkenalan antarpeserta dan pencairan suasana Perspektif gender dan lingkungan dalam memonitor dan mengevaluasi kegiatan peningkatan akses masyarakat Pengenalan kerangka kerja dasar untuk Monitoring dan Evaluasi Berbasis Hasil Pemahaman tentang indikator dalam monitoring Latihan perancangan alat monitoring Pengkajian data terkumpul dan pemanfaatan umpan-balik dari monitoring dan evaluasi Penutup (evaluasi dan rencana tindak lanjut)

4. Bahan yang dibutuhkan

   

 Papan nama untuk setiap peserta  Kertas flipchart  Papan flipchart – enam buah  Spidol tebal sebanyak mungkin —berwarna  Kartu indeks dalam tiga atau empat warna —dapat dibuat dari memotong kerta ukuran A4 menjadi setengah, atau karton manila berwarnawarni Sebuah komputer yang dapat dipergunakan untuk presentasi dan layar untuk memproyeksikan Sebuah meja untuk meletakkan materi dan dokumentasi Presentasi disimpan dalam perangkat keras komputer atau disket VCD atau DVD tentang suatu program atau projek pembangunan (yang dipakai di sini, misalnya, adalah trailer dokumenter 15 menit berjudul Playing between Elephants karya Aryo Danusiri (UN-Habitat, 2007).

5. Bagaimana menyesuaikan materi sesuai dengan kebutuhan  Panduan memberikan pilihan kegiatan yang dapat dipadukan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan peserta.  Ada berbagai macam cara dalam panduan untuk menyampaikan materi pelatihan. Fasilitator dapat mengembangkan cara-cara lain jika diperlukan.  Berikut adalah sejumlah cara penyampaian materi yang dipakai dalam panduan. Pembahasan kasus — Fasilitator dapat menggunakan kasus-kasus yang dialami oleh peserta daripada sekedar memberikan contoh kasus yang ada dalam panduan.

3



Latihan — Contoh dalan latihan dapat diganti dengan proyek atau kegiatan berdasarkan pengalaman peserta masing-masing. Presentasi — Fasilitator diharapkan dapat memberi pengarahan berupa konsep umum pada setiap awal sesi dan menyimpulkan setiap hasil pembahasan partisipatif dalam kerangka konseptual itu. Diskusi — Fasilitator memberi pemancing diskusi untuk dibahas oleh peserta dalam kelompok-kelompok kecil. Pemancing dapat berupa pertanyaan singkat atau juga pernyataan yang harus disetujui atau tidak oleh kelompok peserta. Ceramah — Ceramah selalu diberikan di bawah 20 menit, terutama untuk menjawab pertanyaan dan memberi contoh-contoh. KAP survey — Survei ini dilakukan di awal dan di akhir pelatihan untuk mendeteksi apakah ada perubahan di tingkat pengetahuan, sikap, dan praktik para peserta melalui pelaksanaan pelatihan ini.

6. Asisten fasilitator  Setidaknya, setiap fasilitator akan memerlukan seorang asisten fasilitator.  Asisten fasilitator dapat membantu kelancaran kegiatan, dengan saling mengisi dan mengingatkan terkait dengan materi, pengelolaan kelas dan peralatan, serta waktu yang telah digunakan.

7. Fasilitas pelatihan  Hampir seluruh kegiatan pelatihan ini melibatkan kegiatan kelompok kecil.  Aturlah ruangan sehingga 4-6 peserta dapat duduk secara melingkar, tetapi tetap dapat mendengar dan melihat fasilitator.  Sediakan flipchart untuk kegiatan kelompok.  Ruangan yang baik dan tenang sehingga tidak terganggu oleh suara dering telepon, dengan dinding-dinding yang memungkinkan untuk menempelkan flipchart, adalah tempat pelatihan yang ideal.  Pemisah ruang akan dibutuhkan untuk kelompok kerja.

8. Fasilitasi  Interaksi merupakan hal yang sangat penting untuk partisipasi peserta pelatihan.  Pembelajaran akan optimum jika para peserta mampu berbagi pengetahuan dan menerapkan pengalaman mereka dalam memahami konsep-konsep baru yang diperkenalkan. Latihan dan kerja kelompok dimaksudkan untuk memenuhi maksud itu.

4



 Cara terbaik untuk memperoleh umpan adalah melalui pengajuan pertanyaan-pertanyaan yang baik. Sebagian besar kegiatan diakhiri dengan ‚pertanyaan-pertanyaan proses‛ yang akan membantu pelatih merangkum dan menutup sesi sekaligus memberi kesempatan kepada para peserta untuk berbagi ide.  Di awal pelatihan, juga di awal setiap kegiatan, yang paling penting adalah memperjelas tujuan atau maksud dan menjelaskan agenda. Ini memberikan arah kepada apa yang diniatkan fasilitator untuk dilakukan.  Untuk partisipasi maksimum, fasilitator akan akan merespon kebutuhankebutuhan yang diekspresikan selama pelatihan.

Petunjuk untuk Peserta 1. Persiapan Semestinya peserta telah menerima panduan pelatihan ini beberapa hari sebelum acara pelatihan dimulai. Dengan demikian, peserta akan dapat mempersiapkan diri dengan lebih baik.

2. Dinamika Kelompok Proses pelatihan ini diarahkan untuk menciptakan iklim belajar dalam suatu kelompok, sehingga semua merasa didengar dan merasa bebas untuk berpartisipasi aktif. Proses pelatihan ini juga dimaksudkan untuk mengenali kebutuhan tiap-tiap kelompok sehingga semua kelompok dapat menyelesaikan tugas, semangat kelompok terjaga, dan anggota kelompok dapat memberi masukan sebaik-baiknya. Dinamika kelompok yang tinggi akan mengakibatkan struktur kelas yang relatif lebih bebas. Orang-orang tidak selalu harus duduk di kursi dan menghadap ke depan. Pengaturan kelas dapat berupa lingkaran, tanpa meja, bahkan di lantai, jika memungkinkan. Kadang-kadang peserta akan memperoleh kesempatan untuk berjalan-jalan, bukan hanya di dalam ruangan tertutup, bahkan juga di luar ruangan.

3. Partisipatoris Proses pelatihan ini diarahkan untuk menjamin agar semua terlibat aktif dalam penyusunan agenda bersama, berbagi hasil pembelajaran, dan penggunaan kelompok-kelompok lebih kecil. Untuk itu, setiap peserta diharapkan mau dan mampu terlibat dalam proses pengambilan keputusan sehingga merasa menjadi ‘bagian’ dari keputusan itu dan merasa wajib melaksanakannya. Faktor perasaan setiap peserta menyangkut suatu isu dipandang penting dan, oleh karenanya, semua peserta dianjurkan untuk meng dan mengangkatnya di depan umum.

5



Peserta dan faslitator pelatihan perlu menyelesaikan segala konflik yang muncul secara baik, sehingga semua suara didengar, pandangan baru disertakan, dan tidak ada yang merasa harus mengalah. Setiap orang didorong untuk memberi dan menerima umpan balik sehingga semua orang yang hadir dapat berkembang dan rintangan kerja kelompok dapat diatasi. Evaluasi partisipatoris akan digunakan untuk menilai kegiatan pelatihan ini.

Dokumen Referensi Handbook on Monitoring and Evaluating for Results, Evaluation Office, UNDP, 2002 Advancing Results-Based Programming and Simplification of Programme Procedures UNDP/PROG/01/02, 16 November 2001 New Country Programme Format, Review and Approval Process UNDP/PROG/01/03. 28 November 2001 Capacity Assessment and Development In a Systems and Strategic Management Context Guidelines, MDGD/January1998

6



Sesi 1: Pengenalan Topik (Orientasi Pelatihan) Tujuan: Pada akhir sesi peserta akan:  Memahami bahwa monitoring bukan sekedar bentuk beban administratif yang lain;  Menghargai peran penting monitoring dalam mencapai tujuan-tujuan ornop;  Menghargai nilai penting akuntabilitas dan transparansi dalam suatu ornop.

Topik yang akan dipelajari:  Hubungan antara monitoring & evaluasi dan tatakelola ornop

Total waktu yang dibutuhkan: 30 menit Agenda Durasi 30’

Kegiatan Kegiatan 1: Presentasi dan diskusi: hubungan antara M&E dan tatakelola ornop

Apa yang dibutuhkan Presentasi PowerPoint, LCD projector, layar

Rincian Kegiatan:  Memperkenalkan tujuan sesi dan kegiatan yang akan dilakukan

Kegiatan 1  Fasilitator memberikan presentasi tentang tujuan dan cakupan dari pelatihan selama dua hari ini.  Tanya jawab dengan para peserta.

7



Bahan yang Terkait dengan Sesi 1:

APAKAH MONITORING DAN EVALUASI PENTING DAN BERMANFAAT UNTUK KITA? 1. MENGAPA MONITORING DAN EVALUASI PENTING UNTUK ORNOP?

TUJUAN UTAMA M&E Meningkatkan

Menjamin

akunta-

pengambilan keputusan berdasarkan informasi

BERBASIS HASIL

Bangun kapasitas organisasi

bilitas dan reposisi diri

dan pembangunan

Meningkatkan pembelajaran dari pengalaman

2. AKUNTABILITAS Definisi: Pertanggungjawaban atas belanja, keputusan, atau hasil dari penggunaan wewenang dan tugas resmi, termasuk tugas yang dimandatkan kepada unit yang lebih kecil atau perseorangan 3. KAPASITAS Definisi: Proses yang memungkinkan perseorangan, kelompok, organisasi, dan negara berkembang, meningkatkan, dan mengorganisir sistem-sistem, sumberdaya, dan pengetahuan mereka —semua tercermin dalam kapasitas perseorangan dan kolektif mereka dalam menjalankan fungsi, menyelesaikan masalah, 8



dan menentukan dan mencapai tujuan. Pengembangan kapasitas = pembangunan atau penguatan kapasitas Dengan M&E, suatu organisasi dapat mengambil informasi dari kegiatan-kegiatan lalu dan sekarang yang kemudian dipakai untuk menyelaraskan, reorientasi, dan perencanaan program 4. KEBERLANJUTAN Definisi: Daya tahan dari hasil positif program atau proyek sesudah kerjasama teknis yang disalurkan melalui program atau proyek berakhir Untuk suatu outcome, keberlanjutan mencerminkan apakah perubahan positif dalam situasi tertentu akan dapat terus bertahan 5. KETERKAITAN ANTARA MONITORING & EVALUASI

RENCANA

KERJA,

ANGGARAN,

DAN

Rencana Kerja

Siklus Program Berkelanjutan

Penganggaran

Monitoring & Evaluasi

9



Sesi 2: Perkenalan Antarpeserta dan Pencairan Suasana Tujuan: Pada akhir sesi peserta akan:  Saling mengenal satu sama lain;  Merasakan suasana yang lebih santai dan rileks untuk memulai materi pelatihan;  Mengenali harapan dan kekhawatiran masing-masing terkait dengan pelatihan ini.

Topik yang akan dipelajari:  Identitas diri masing-masing peserta

Total waktu yang dibutuhkan: 1 jam Agenda Durasi 20’ 20’

20’

Kegiatan Kegiatan 1: Perkenalan diri masing-masing peserta Kegiatan 2: Permainan: ‚Jam Dinding‛ atau ‚Peta‛

Kegiatan 3: Jajak pendapat: KAP survey dan curah pendapat

Apa yang dibutuhkan Tidak ada untuk ‚Jam Dinding‛. Gunakan peta besar, kapur, tali, atau penanda lain untuk ‚Peta‛ Lembaran fotokopi kuesioner, kartu indeks, flipchart, papan tulis, spidol


Kegiatan 1  Fasilitator mulai memperkenalkan diri, dan kemudian diikuti oleh peserta satu per satu.

10



 Hal yang diperkenalkan adalah (boleh ditambah atau dikurangi sesuai pertimbangan fasilitator): o

Nama;

o

Kegiatan saat ini / pekerjaan;

o

Hobi;

o

Binatang kesukaan;

o

Warna favorit.

Kegiatan 2 (“Jam Dinding”)  Mintalah peserta untuk berdiri dan membentuk lingkaran. Fasilitator berjalan di dalam lingkaran dan kemudian memilih salah seorang peserta untuk menjadi bandul jam dinding. Ketika peserta tersebut terpilih, maka ia harus menjadi bandul jam dengan menggoyangkan badannya ke kiri dan ke kanan sambil mengatakan tik tok tik tok tik dst… (tik untuk sebelah kiri dan tok untuk sebelah kanan).  Jika peserta tersebut berhenti pada kata tok, maka peserta disebelah kanannya harus menyebutkan identitas si bandul jam secara rinci sesuai dengan yang diperkenalkan di awal tadi.  Jika jawabannya benar semua maka si bandul akan bergaya seperti burung yang keluar dari jam dinding, tetapi jika jawabannya ada yang salah maka si bandul akan mengeluarkan suara dentang jam pukul 3 tepat, dong-dongdong.

ATAU

Kegiatan 2 (“Peta”)  Kegiatan pemecah kebekuan ini dapat diterima bahkan oleh kelompok birokrat senior yang paling kaku.  Gambar dan labeli, atau bayangkan, sebuah peta besar di atas lantai. Para peserta berdiri di tempat kelahiran mereka, dan kemudian bergerak maju ke tempat mereka menerima pendidikan dasar, menengah, dan tinggi, dan 11



kemudian ke mana karier mereka telah membawa mereka pergi, dan berakhir di mana mereka ada saat ini. Apa yang diperlihatkan biasanya mengejutkan, bahkan mengherankan, dan menjadi minat semua orang.  Tips dan pilihan lain: Dapat dilakukan di dalam maupun di luar ruangan. Jika tidak ada peta yang telah dibuat, beri mata angin Utara-Selatan dan posisi sejumlah kota besar. Mintalah peserta untuk menyesuaikan diri dengan para peserta lain yang berada di dekat mereka. Jika sebuah peta telah dibuat, gunakan kapur tulis di atas semen, bedak putih di atas rerumputan, isolasi berwarna di atas jalan atau batu, atau labeli saja batu atau lambang suatu tempat. Tidaklah perlu untuk membuat peta yang benar-benar tepat. Yang lebih penting adalah memberikan ruang yang memadai di mana orang-orang akan sangat mungkin berkonsentrasi.

Kegiatan 3  Jelaskan bahwa jajak pendapat tertulis akan dilakukan sehingga peserta dapat menilai manfaat yang mereka rasakan dari pelatihan ini secara pribadi.  Jelaskan bahwa peserta juga diharapkan menulis dua harapan utama dan dua kekhawatiran, masing-masing pada secarik kartu indeks.  Bagikan lembar kuesioner dan beri waktu sekitar 5-10 menit kepada peserta untuk mengisi kuesioner dan mengisi kartu metaplan.  Rangkum hasil kuesioner secara sekilas sekitar 5 menit.  Ajak satu-dua peserta membantu menyusun kartu-kartu indeks pada kertas flipchart di papan tulis.  Ajak peserta mendiskusikan harapan dan kekhawatiran dan antisipasi apa yang diperlukan.

12



Sesi 3: Perspektif Gender dan Lingkungan dalam Memonitor dan Mengevaluasi Kegiatan Peningkatan Akses Masyarakat Tujuan: Pada akhir sesi peserta akan:  Lebih peka terhadap masalah-masalah gender dan lingkungan dalam proses monitoring dan evaluasi.

Topik yang akan dipelajari:  Perspektif gender dan lingkungan dalam intervensi pembangunan

Total waktu yang dibutuhkan: 2 jam Agenda Durasi 30’ 1’30’

Kegiatan Kegiatan 1: Diskusi: memahami konsep pembangunan Kegiatan 2: Film untuk pembahasan kasus: perspektif perempuan dan lingkungan dalam intervensi pembangunan

Apa yang dibutuhkan Spidol, kertas buram atau HVS VCD atau DVD film untuk suatu studi kasus (misalnya: di sini, digunakan trailer dokumenter 15’ Playing between Elephants, UN Habitat, 2007), LCD projector, layar, dua laptop, lembar sinopsis, flipchart


Kegiatan 1  Jelaskan kepada peserta bahwa manajemen organisasi ada dalam kerangka pembangunan. Tanyakanlah jika peserta memiliki konsep tersendiri tentang tanggung jawab dan mandat organisasi dalam upaya pembangunan.

13



 Mintalah peserta untuk menggambarkan suatu lambang yang paling tepat mewakili konsep ‚pembangunan‛ dalam pemikiran mereka. Bagikan kertas buram atau HVS dan spidol kepada peserta dan beri waktu 5-10 menit.  Beri kesempatan kepada peserta untuk menempelkan gambar mereka pada dinding sehingga mereka dapat saling mengamati dan membandingkan gambar.  Beri kesempatan kepada peserta untuk menjelaskan maksud gambar masingmasing. Setelah setiap orang berbagi pendapat tentang pembangunan, berilah waktu 10 menit bagi peserta untuk melanjutkan dengan membahas bagaimana pembangunan berarti atau tidak berarti bagi mereka.  Setelah pembahasan, penting untuk memberikan masukan tentang model pembangunan yang berbeda-beda. Perbedaan yang jelas dapat dilihat antara: 1. ‘modernisasi’ yang memfokuskan pada pertumbuhan ekonomi — kerap untuk ekspor dan kemajuan teknologi— serta persaingan pasar global; dan 2. pendekatan-pendekatan yang menekankan pengakuan atas dan tanggapan terhadap kebutuhan dasar manusiawi dari semua orang.

Kegiatan 2  Tanyakan kepada peserta aspek-aspek apa saja yang penting dicakup dalam memonitor dan mengevaluasi suatu bentuk intervensi pembangunan (apa, kapan, bagaimana, di mana, siapa?).  Jelaskan bahwa akan dilakukan pemutaran film (kurang lebih 15’) tentang suatu proyek pembangunan. Berikan fotokopi sinopsisnya dan beri kesempatan kepada mereka untuk membaca (5-10 menit).  Jelaskan bahwa peserta akan bekerja dalam kelompok dan bagilah kelompok menjadi beranggotakan 3-4 orang.  Jelaskan tujuan utama mereka dalam menonton film itu adalah melihat apakah

ada proses monitoring dan evaluasi

dalam kasus proyek

pembangunan itu. Namun, mereka secara khusus akan perlu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini: 14



1. Proses kegiatan apa sajakah yang terjadi dalam film tersebut? Siapa yang terlibat dalam kegiatan? Siapa yang tidak terlibat? Mengapa? 2. Permasalahan dari aspek apa sajakah yang muncul dalam proses tersebut? 3. Bagaimana jalan keluar dari masalah-masalah tersebut? 4. Apakah ada kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap proses itu? 5. Bagaimana sajakah cara monitoring dan evaluasi itu? Adakah kelebihan dan kekurangan dari masing-masing cara? 6. Siapa sajakah yang terlibat dalam monitoring dan evaluasi terhadap proses itu? Siapa sajakah yang tidak? Mengapa?  Biarkan suatu daftar pertanyaan tetap pada dinding berdampingan layar film agar peserta dapat melihatnya saat pemutaran film.  Setelah pemutaran film (durasi 15 menit) beri waktu sekitar 20 menit kepada peserta untuk berdiskusi dalam kelompok kecil.  Beri kesempatan masing-masing kelompok untuk presentasi, masing-masing 5 menit. Dalam pleno, bahas bagaimana proses monitoring dan evaluasi dapat ditingkatkan.  Setelah pembahasan, penting untuk memberikan masukan tentang perspektif gender dan lingkungan dalam melakukan monitoring dan perlunya mempertimbangkan isu-isu: a. Gender: Apakah memberdayakan kaum perempuan setara kaum lelaki? b. Kemiskinan: Apakah membantu rakyat secara selektif atau merata? c. Lingkungan: Apakah

membangun

lingkungan

fisik

dan

sosial

yang

berkesinambungan?

15



Kotak 1. Isu-Isu gender utama untuk Initial Social Assesment/Penilaian Sosial Awal dalam Project Prepatory Technical Assistance FactFinding/Pencarian-Fakta Bantuan Teknis Persiapan Proyek •

•

• •

•

•

Identifikasi dan jelaskan populasi sasarannya. Pilah data demografis berdasarkan gender. Pertimbangkan perbedaan laki-laki dan perempuan dalam peran mereka dan dalam status ekonomi, pendidikan, dan kesehatan. Periksa perbedaan-perbedaan di antara sub-sub populasi. Tunjukkan perbedaan dalam peran, status dan kesejahteraan perempuan dan laki-laki dalam kelompok-kelompok tersebut. Nilailah kebutuhan dan tuntutan populasi sasaran yang terkait dengan proyek. Perhatikan apakah laki-laki dan perempuan memiliki prioritas yang berbeda dan bagimana perbedaan prioritas tersebut berdampak pada proyek yang diusulkan. Nilailah kapasitas yang diserap. Perhatikan bagaimana laki-laki dan perempuan akan berpartisipasi dalam proyek tersebut —motivasi, pengetahuan, keterampilan dan sumber daya organisasi— dan bagaimana kesesuaian proyek dengan budaya dan masyarakat mereka. Identifikasi lembaga-lembaga pemerintah dan organisasi nonpemerintah (ornop) serta organisasi kemasyarakatan yang memiliki perhatian terhadap perempuan atau memiliki bidang perhatian terhadap peningkatan status perempuan yang bisa berkontribusi terhadap proyek.

16



Kotak 2. Isu-Isu Utama Gender untuk Analisis Sosial dan Desain dalam Bantuan Teknis Persiapan Proyek Pendekatan Partisipatif: Konsultasikan dan libatkan perempuan maupun laki-laki dalam mendesain dan mengimplementasikan proyek. Analisis Gender: • Catat aktivitas perempuan dan laki-laki, serta akses dan pengendalian mereka terhadap sumber daya. • Lakukan analisis informasi dalam konteks demografi, ekonomi, budaya, sosial, hukum, dan kelembagaan. • Gunakan informasi dan analisis tersebut untuk semua fase dalam siklus proyek. Monitoring dan Evaluasi atas Manfaat: Kembangkan indikator untuk mengukur manfaat yang diterima oleh kaum perempuan maupun laki-laki. Analisis Sosial: Berdasarkan analisis gender, tentukan kebutuhan, permintaan, kapasitas serapan, dan pengaturan institusional populasi sasaran, dan dampak proyek yang berpotensi merugikan kelompok yang rentan dalam populasi tersebut. Kerja Sama dengan Ornop-Ornop: termasuk ornop-ornop yang bergerak dalam wilayah perempuan dengan fokus perempuan dalam pembangunan.

17



Bahan-Bahan Terkait dengan Sesi 3:

1. APAKAH TUGAS DAN MANDAT ORNOP DALAM PEMBANGUNAN?

PEMBANGUNAN

MODERNISASI FISIK

   

Gedung-gedung Jalan Teknologi dll

BERPUSAT PADA MANUSIA

Melindungi kelompok masyarakat yang terpinggirkan

Meningkatkan kesejahteraan manusia

 Masyarakat miskin  Perempuan yang termarjinalisasi  dll

2. RELEVANSI MASALAH PEREMPUAN DENGAN KEMISKINAN • Secara kultur, perempuan adalah kelompok powerless budaya patriarki. • Struktur dan kebijakan yang ada belum sepenuhnya mendukung kepentingan perempuan  posisi marjinal. • Meluasnya program dukungan untuk pemberdayaan perempuan. 3. GAP (GENDER ASSESSMENT PATHWAY) • Access • Participation • Control • Benefit

DOMAIN KERJA ORNOP/CSO/ NGOs

18



4. RELEVANSI HUBUNGAN ANTARA KEMISKINAN DAN LINGKUNGAN DALAM KONTEKS INDONESIA: 1. Ramalan Thomas R. Maltus tentang natural resources vs human resource. 2. Penanggulangan kemiskinan penting untuk pembangunan ekonomi dan pengelolaan lingkungan secara jangka panjang. 3. Relevansinya dengan SNPK (Strategi Nasional Penanggulangan Kemiskinan) pendekatan berbasis hak bagi orang miskin, termasuk hak untuk mengakses lingkungan dan sumber daya alam, hak akses terhadap tanah, perumahan (dan sanitasi) dan air bersih. Tiga kaitan utama antara kemiskinan dan lingkungan (World Bank, 2004): • Kesehatan lingkungan • Sumber penghidupan • Kerentanan

19



The Environmental Entitlements Framework (Leach et al, 1997):

20



Sinopsis Film Kotak 3. Playing Between Elephants Sebuah Film tentang Proses Perumahan Masyarakat di Geunteng Timur Ada pepatah berbunyi, ‚Kalau gajah masuk kampung, walau kayu tak tumbang, rumput yang akan layu‛. Artinya sederhana, jika pembesar masuk kampung, sudah pasti rakyat akan mendapat masalah, walau masalah sekecil apapun. Berkaca dari pepatah itu, kita bisa berandai-andai, apa jadinya ketika UN-HABITAT masuk kampong yang telah porak-poranda oleh gempa bumi dan tsunami? Pertanyaan inilah yang menjadi pijakan awal untuk seluruh rangkaian gambar dalam film Playing Between Elephants karya Aryo Danusiri. Sejak pertengahan 2005, UN-HABITAT telah memulai program rekonstruksi permukiman di 22 desa di enam kabupaten di Aceh dan Nias. Program ini menerapkan metode pembangunan berbasis masyarakat. Setahun setelah tsunami, Aryo diminta membuat film dokumentasi mengenai kegiatan di salah satu desa. Tidaklah mudah bagi Aryo untuk memilih hal yang paling menarik untuk diceritakan dan di mana lokasi yang paling memungkinkan. Kesabaran melawan waktu dan kesetiaan menyusuri kejadian demi kejadian akhirnya membuahkan hasil. Kampung Geunteng Timur di Kecamata Batee, Kabupaten Pidie akhirnya dipilih sebagai lokasi. Mengapa harus di sana? Geunteng Timur terletak di sebuah delta di antara muara dua sungai. Geunteng dalam dialek Pidie berarti genting, sebuah dataran rata yang memanjang dan sempit. Selama 30 tahun konflik di Aceh, Geunteng Timur harus menerima cap dari militer Indonesia sebagai daerah basis Gerakan Aceh Merdeka (GAM). Pada masa inilah kata geunteng tidak lagi hanya bermakna harafiah bagi penduduknya. Geunteng bagi mereka sama saja dengan genting alias kondisi berbahaya. Berbahaya karena hidup di atas delta sempit, dan berbahaya karena tidak akan pernah ada perasaan aman selama cap basis GAM masih ada. Meski berbahaya, kehidupan di Geunteng Timur tetap berlangsung. Bahkan tsunami yang merenggut 164 jiwa, menghancurkan 265 rumah dan menanamkan trauma tak terlukiskan, tiada mampu melenyapkannya. Setelah bencana, warga Geunteng Timur berjuang untuk memperoleh kembali kehidupan mereka dengan bantuan UN-HABITAT. Masyarakat dan UN-HABITAT bersepakat membangun 265 rumah untuk keluarga yang selamat dari tsunami. Kerja pun dibagi, sebagian besar proses pembangunan dilaksanakan masyarakat sendiri. UN-HABITAT bertugas memberikan fasilitasi keuangan dan keterampilan teknis melalui para fasilitator dan ahli di lapangan. Mekanisme kerja pun ditentukan. UN-HABITAT menyediakan dana pembangunan untuk 26 KPR melalui rekening di BRI. Dana sebesar US$ 4.500 disediakan UN-HABITAT untuk membangun tiap rumah. Masyarakat sepakat membangun 265 rumah. Jadi, sekitar US$ 1,3 juta terpakai untuk program rekonstruksi di Geunteng Timur. Uniknya, di Geunteng Timur, masyarakat bersepakat bahwa kegiatan kerja seluruh KPR akan dikoordinasikan oleh Abdurrahman, geuchik atau kepala desa mereka. Abdurrahman kemudian mengambil inisiatif. Menurutnya, lebih baik jika dana KPR untuk pembelian batu, pasir, semen, kusen, kayu dan bahan-bahan bangunan lainnya dikelola olehnya. Hanya ongkos tukang yang dikelola masing-masing KPR. Alasan Abdurrahman sederhana, yakni untuk mempermudah pembelian, menghemat biaya dan memperlancar distribusi. Sisa uang dapat dihemat untuk dibelikan lemari dan tempat tidur bagi setiap rumah, begitu janjinya. Para pengurus KPR setuju saja dengan usul itu. Pekerjaan pembangunan tentu akan lebih mudah bagi mereka. Apalagi Abdurrahman mengenal empat perusahaan pemasok bahan bangunan, yaitu Bina Maju, Rizki Wahyu, Hidup Damai dan Sehati Indah. Salah seorang pemasok. Yang bernama Asnawi, bahkan adalah kawan dekat Abdurrahman.

21



Kotak 3 (Lanjutan 1) Sepintas lalu ide Abdurrahman tampak brilian. Tak seorang pun yang berharap akan terjadi masalah. Namun kemudian masalah demi masalah datang silih berganti. Kualitas pasir dan bata buruk. Konstruksi pondasi, kolom dan rangka atap tak sesuai persyaratan tahan gempa. Tukang-tukang bekerja dengan jadwal seenaknya. Pengurus KPR kehabisan uang untuk membayar tukang, dan Abdurrahman akhirnya meminjam uang dari Asnawi, pemasoknya. Para fasilitator tidak diberitahu semua inisiatif dan kreativitas Abdurrahman dalam mengelola dana KPR di desanya. Salah seorang ibu tewas tertabrak mobil pengangkut bahan bangunan. Para pemantau UNDP tak puas dengan kualitas bangunan. Para fasilitator UN-HABITAT bersitegang dengan para pengurus KPR. Abdurrahman diperiksa laporan keuangannya, sementara pembangunan rumah terus berjalan. Tak ada api tanpa asap. Pertanyaan yang muncul kemudian adalah benarkan semua masalah itu terjadi karena metode yang dipakai adalah pembangunan berbasis masyarakat? Atau, benarkah semua masalah ini terjadi hanya karena kreativitas Abdurrahman dalam mengatur manusia? Membangun sebuah rumah adalah membangun struktur sosial. Mambangun kembali permukiman adalah membangun kembali sejarah masyarakat yang hampir hilang. Jika asumsi ini adalah titik awal yang ada di kepala, metode pembangunan berbasis masyarakat tentu paling sesuai untuk diterapkan di lapangan. Strategi pelaksanaannya mengandalkan kelompok keluarga yang terkena musibah sebagai pusat proses rekonstruksi dan rehabilitasi. Mereka menjadi penggiat utama proses pembangunan rumah. Secara fisik, aktivitas membangun rimah memang hanya terlihat sebagai proses. Namun, ketika konstruksi sudah dibangun, pelan-pelan seluruh kebiasaan penghuninya tumbuh. Status sosial dipulihkan. Identitas kembali terlihat struktur masyarakat berlaku kembali. Tradisi yang pernah hilang akan muncul seketika. Konstruksi sebuah rumah lebih dari sekedar batu, kayu, semen, pasir, dan besi. Dengan kata lain, rekonstruksi masyarakat dilakukan oleh masyarakat. Jika aktivitas membangun rumah tidak dilihat sebagai aktivitas fisik belaka, maka kita tentu tidak dapat menghindari terjadinya berbagai inovasi dalam pelaksanaannya. Inovasi adalah salah satu bagian penting dalam membentuk kembali struktur sosial, tradisi, dan identitas yang sempat hilang. Di Geunteng Timur, inovasi-inovasi ini bersifat lokal, sesuai dengan tantangan lokal yang harus dihadapi. Yang paling penting, inovasi ini pertama kali muncul dari masyarakat sendiri. Lihatlah berbagai inovasi pengadaan bahan-bahan bangunan yang terjadi di Geunteng Timur. Atau lebih jauh lagi, lihatlah bagaimana kelompok-kelompok keluarga dalam KPR yang secara oportunistis mendukung Abdurrahman sebagai koordinator pembangunan. Mereka jadi tidak perlu terlalu repot mengurus tetek-bengek proses konstruksi bangunan dan kualitasnya. Abdurrahman mau menerima tugas, dan Abdurrahman yang harus bertanggung jawab. Para pengurus KPR tetap menjadi penentu utama penyelesaian tiap masalah di Geunteng Timur. Kadang-kadang mereka terkesan sebagai orang-orang naïf yang tidak mengerti situasi seperti adegan awal di BRI, ketika mereka tidak mengerti cara mentransfer uang ke Asnawi sang pemasok. Namun, bandingkanlah dengan adegan lain di BRI ketika mereka meminta penjelasan dan kepastian berulang kali dari Abdurrahman bahwa uang mereka tidak terhamburkan sia-sia. Lihatlah adegan-adegan pertemuan di meunasah dengan Abdurrahmandan para fasilitator UN-HABITAT. Para pengurus KPR tahu betul cara memainkan kepentingan, kekuasaan, dan otoritas mereka. Tentu Abdurrahman juga boleh menganggap dirinya adalah koordinator pembangunan. Ia yang mengatur proses kerja. Buat dirinya, mungkin tidaklah penting seperti apa metode pembangunan berbasis masyarakat itu. Ia hanya butuh pengakuan bahwa di tangannya semua pekerjaan rekonstruksi akan terkoordinasi dengan baik. Yang paling penting, ia bisa mengelola pekerjaan, sehingga hubungannya dengan para pemasok bahan bangunan tetap dekat.

22



Kotak 3 (Lanjutan 2) Jelas, di satu sisi Abdurrahman adalah manajer yang baik. Ia tidak pernah terlihat lari dari masalah. Ia pandai bernegosiasi. Pengalamannya menjadi geuchik di masa konflik Aceh membuatnya terbiasa mengasah kemampuan berhubungan dengan TNI dan GAM. Kemampuan ini membuatnya menjadi mediator yang tangkas di antara para fasilitator, para pengurus KPR dan pemasok bahan banguanan. Namun di sisi lain, keinginannya untuk memusatkan kendali dan koordinasi di tangannya sendiri dalam berbagai hal telah menimbulkan berbagai pertanyaan dan kecurigaan terhadap akuntabilitasnya. Padahal akuntabilitas tidak dapat dibuktikan hanya di atas kertas atau dalam sebuah dokumen. Akuntabilitas selalu bersifat sosial, dipertanggungjawabkan kepada orang-orang yang memilih pemimpinnya. Tentu kita dapat berandai-andai tentang motif Abdurrahman. Apalagi bila kita mendengar pengakuan menjelang film berakhir. Rumahnya diperbesar dengan bantuan tiga perusahaan pemasok bahan bangunan yang terlibat dalam proses rekonstruksi Geunteng Timur. Kita melihat harapannya untuk kembali menjadi koordinator dalam sebuah proyek pembuatan tambak yang didanai Asian Development Bank. Abdurrahman memang menjadi karakter utama dalam setiap drama yang terjadi di Geunteng Timur dari lensa film ini. Walaupun demikian, dinamika hubungan dan tarikmenarik kepentingan antara Abdurrahman, para pengurus KPR, para pemasok bahan bangunan, dan fasilitator UN-HABITAT selalu terlihat jelas dalam setiap masalah. Dinamika hubungan dan tarik menarik kepentingan makin keras terjadi, lebih-lebih ketika sejumlah besar uang dipertaruhkan didalamnya. Kompromi-kompromi harus dilakukan. Tujuannya hanya satu, mengamankan jalannya proses pembangunan berbasis masyarakat. Di sepanjang film, kita akan menjumpai adegan-adegan yang menunjukan bahwa berbagai kompromi kecil harus terus-menerus dilakukan para fasilitator UN-HABITAT. Bahkan kompromi besarpun akhirnya dilakukan. Para pengurus KPR meminta agar kerugian akibat penggantian rangka atap dibayar sebagai tanggung jawab atas kelalaian UN-HABITAT sendiri. Pada masa akhir pembangunan rumah, para fasilitator UN-HABITAT pun terpaksa turun tangan bernegosiasi, meminta keringanan hutang biaya bahan bangunan untuk Geunteng Timur kepada para pemasok bahan bangunan. Kompromi-kompromi ini adalah bukti bahwa dalam kenyataannya tidak ada proses pembangunan berbasis masyarakat yang dapat berjalan secara linear dan mulus di lapangan. Alasannya sederhana, selalu ada berlapis permasalahan dalam sebuah masyarakat. Tidak terkecuali di Geunteng Timur. Trauma bencana dan konflik, pembangunan perdamaian (yang sampai saat ini justru belum dilakukan dengan intensif), reintegrasi GAM, pengarusutamaan gender, pertarungan politik lokal Aceh, kelestarian lingkungan hidup, bahkan politik di dalam kampung, tidak dapat dikatakan sepele. Film Playing Between Elephants berusaha menyajikan kepada kita bagaimana kompromikompromi dan inovasi-inovasi juga dibangun dalam menghadapi setiap masalah ketika metode pembangunan berbasis masyarakat dijalankan di lapangan. Ia menyajikan sebuah pengetahuan bahwa rekonstruksi dan rehabilitasi pemukiman di daerah yang terkena tsunami adalah sebuah prose sosial, proses politik, bahkan proses budaya. Di dalamnya terdapat demikian banyak prasangka dan stigma yang harus disingkirkan. Juga terdapat berlapis-lapis masalah yang harus diselesaikan bersama. Lalu, apakah film ini kemudian hanya menjadi retorika? Dalam sebuah retorika yang baik, sang pembuat film akan berusaha mengungkapkan pikiran-pikirannya, sambil berusaha tak memberi kesan bahwa pemikirannya itu adalah juga pemikiran penontonnya yang belum dapat mereka ungkapkan sendiri. Ia tidak peduli apakah penontonnya hanya dibuat terpukau untuk melihat apa yang ia lihat, dengar dan perhatikan, lalu sepakat mengiyakan. Yang penting dalam sebuah retorika adalah kesatuan tafsir dan pemahaman terhadap suatu pemikiran. **************

23



Sesi 4: Pengenalan Kerangka Kerja Dasar untuk Monitoring dan Evaluasi Berbasis Hasil Tujuan: Pada akhir sesi peserta akan:  Mengetahui perbedaan dan persamaan antara konsep dan praktek monitoring dan evaluasi;  Memahami penerapan monitoring yang bermanfaat bagi keberlanjutan program.

Topik yang akan dipelajari:  Konsep dan kerangka kerja RBM (result-based M&E)

Total waktu yang dibutuhkan: 2 jam Agenda Durasi 15’

50’ 40’

15’

Kegiatan Kegiatan 1: Presentasi: Prinsip dan Praktek Kerangka Kerja Results-based Monitoring & Evaluation Kegiatan 2: Simulasi: Perjalanan Program Kegiatan 3: Diskusi: Apa perbedaan dan persamaan antara monitoring dan evaluasi? Kegiatan 4: Menyimpulkan pokok-pokok penting pembahasan

Apa yang dibutuhkan Presentasi PowerPoint, LCD projector, layar Penutup mata, berbagai barang penghalang Flipcharqt, spidol, isolasi

Presentasi PowerPoint, LCD projector, layar


Kegiatan 1  Melakukan presentasi prinsip dan praktek kerangka kerja RBM (Results-based Monitoring and Evaluation).

24



 Melakukan tanya-jawab singkat.

Kegiatan 2  Bagi peserta dalam kelompok yang terdiri dari 4 orang.  Masing-masing kelompok mempersiapkan dua titik di sisi ruangan yang berjauhan. Anggap saja titik A sebagai titik keberangkatan atau perencanaan program. Sementara titik B adalah titik tujuan atau tujuan program. Diantara titik A dan B diletakkan banyak rintangan (kursi, flipchart, dll). Pilih salah seorang peserta dalam masing-masing kelompok untuk menjadi ‘program’ yang berjalan dari titik A ke titik B dengan mata tertutup. Perjalanan tersebut akan dilakukan sebanyak 3 kali, dengan kondisi sebagai berikut: o

‘Program’ dibiarkan berjalan sendiri tanpa arahan dari siapa pun.

o

‘Program’ dibantu untuk menghindar dari rintangan oleh peserta teman kelompoknya yang berada di titik A dan titik B.

o

‘Program’ didamping oleh peserta teman kelompoknya sepanjang jalan dari titik A ke titik B, yang berusaha menuntun dan menghindarkan ‘program’ dari rintangan yang ada.

 Tanyakan apa yang dirasakan oleh ‘si program’ dalam 3 perjalanan yang kondisinya berbeda-beda. Tanyakan juga pendapat peserta lain yang menjadi pengamat dalam perjalanan ‘si program’.  Tanyakan pendapat manakah yang lebih penting—‘si program atau si pengamat’ (perbedaan antara evaluasi internal dan evaluasi eksternal).

Kegiatan 3  Peserta dibagi dalam kelompok yang terdiri dari 5-6 orang.  Berdasarkan hasil simulasi perjalanan program, mintalah kelompok untuk mengisi tabel perbedaan dan persamaan monitoring dan evaluasi yang ada di flipchart.  Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil diskusi kelompoknya.

25


Persamaan antara Monitoring dan Evaluasi


Perbedaan antara Monitoring dan Evaluasi Aspek Tujuan

Monitoring

Evaluasi

Fokus Metode

dst

Cara Pelaksanaan Manfaat

Kegiatan 4  Fasilitator menyimpulkan hasil diskusi dan menghubungkannya dengan bahan presentasi di awal sesi.

26



Bahan-Bahan yang Terkait dengan Sesi 4:

KERANGKA KERJA RBM 1. APAKAH MONITORING? Monitoring:  Kegiatan yang terus-menerus dilakukan terutama untuk terus memberi umpan balik dan tanda-tanda awal dari ada tidaknya kemajuan dalam pencapaian hasil yang diharapkan kepada para manager dan pemangku kepentingan utama  umumnya melibatkan pengumpulan dan pengkajian data tentang proses implementasi, strategi, dan hasil, dan menyarankan langkah-langkah koreksi  menjaga kinerja atau keadaan aktual tetap pada jalurnya dibandingkan dengan apa yang telah direncanakan atau diharapkan sesuai dengan standarstandar yang telah ditentukan 2. APAKAH EVALUASI? Evaluasi:  suatu usaha dalam batas waktu tertentu yang berupaya menilai secara sistematis dan obyektif relevansi, kinerja, dan keberhasilan dari program dan proyek yang sedang berjalan dan sudah selesai  Evaluasi juga dapat mencakup penilaian outcome dari isu-isu pembangunan lain  Evaluasi tidak dilakukan hanya sekali  ada berbagai macam evaluasi:  dengan cakupan & kedalaman berbeda  dalam selang waktu tertentu,  sesuai dengan perubahan kebutuhan terhadap pengetahuan dan hasil pembelajaran dari suatu outcome  Semua evaluasi perlu terkait dengan outcome, dan tidak sekedar terkait dengan proses implementasi atau output langsung. 3. PENDEKATAN: APAKAH RBM (RESULTS-BASED MONITORING)? RBM (Results-Based Management atau Pengelolaan Berbasis Hasil): Strategi atau pendekatan pengelolaan yang digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa proses, produk, dan layanan jasa organisasi mendukung pencapaian hasil-hasil yang sudah jelas ditetapkan.

27



RBM: NIKMATI AIRNYA…

strategi pengelolaan dengan tujuan mencapai perubahan penting dalam hal cara kerja organisasi, dengan orientasi utama meningkatkan kinerja dan mencapai hasil, dengan menentukan harapan hasil yang realistis, memonitor kemajuan menuju pencapaian hasil-hasil perkiraan, menggunakan lessons learned dalam keputusan pengelolaan dan laporan kinerja. Lesson learned (pelajaran yang diambil): Hasil pembelajaran dari pengalaman yang dapat diterapkan pada suatu situasi yang lebih umum daripada suatu keadaan yang lebih khusus

PENGELOLAAN TRADISIONAL Pengukuran kinerja keuangan dan administratif atau efisiensi

RBM (PENGELOLAAN BERBASIS HASIL) Dasar dari akuntabilitas dan penilaian kinerja secara substansif atau efektivitas

 Efektivitas: sejauh apa suatu outcome tercapai melalui intervensi. Sejauh apa suatu program atau proyek mencapai hasil-hasil terencananya (tujuan, maksud, dan output) dan berkontribusi pada outcome.  Efisiensi: perubahan input menjadi output secara optimal. 4. APAKAH PERSAMAAN ANTARA MONITORING DAN EVALUASI? CAKUPAN MINIMUM SEMUA M&E:  kemajuan menuju outcome;  faktor-faktor yang berkontribusi terhadap atau halangi pencapaian outcome;  bagaimana organisasi mendukung outcome melalui output;  strategi kemitraan

28



5. APAKAH PERBEDAAN ANTARA MONITORING DAN EVALUASI?

Tujuan

MONITORING Mengikuti perubahan sejak kondisikondisi awal (baseline condition) hingga outcome yang diharapkan

Fokus

Fokus pada: Segenap output proyek, program, kemitraan, dan kegiatan bantuan lunak; serta Kontribusi output terhadap pencapaian outcome

Metodologi

Merekam dan menilai kinerja dengan cara mengkaji dan membandingkan indikator-indikator secara berkala

Cara Pelaksanaan

Manfaat

Secara terus-menerus dan sistematis Oleh pengelola program, pengelola proyek, dan mitramitra utama Memperingatkan para pengelola tentang masalah-masalah dalam kinerja, Memberikan pilihan tindakan koreksi, dan Membantu memenuhi akuntabilitas

EVALUASI Mengecek hasil-hasil apa yang tercapai; dan Memahami bagaimana dan mengapa hasil-hasil itu tercapai atau tidak tercapai Perbandingan antara pencapaian outcome sebagaimana yang direncanakan dan yang dihasilkan. Fokus pada bagaimana dan mengapa output dan strategi berkontribusi pada pencapaian outcome. Fokus pada relevansi, efektivitas, keberlanjutan, dan perubahan Mengevaluasi pencapaian dari outcome dengan cara membandingkan indikatorindikator sebelum dan sesudah intervensi. Bergantung pada data monitoring dan sumber-sumber eksternal. Dalam batas waktu tertentu, secara berkala dan mendalam Oleh evaluator eksternal dan para mitra Menyediakan pilihan strategi dan kebijakan, Menyediakan dasar untuk pembelajaran, dan Memenuhi akuntabilitas

M4 M3 M2 M1 Planning

Implementation

Goal

E1 E2

29



Sesi 5: Pemahaman Indikator dalam Monitoring Tujuan: Pada akhir sesi peserta akan:  Memahami prinsip-prinsip monitoring dan evaluasi yang baik;  Mengetahui perbedaan dan persamaan antara konsep dan

praktek

monitoring dan evaluasi;  Memahami penerapan monitoring yang bermanfaat bagi keberlanjutan program.

Topik yang akan dipelajari:  Konsep dan kerangka kerja result-based M&E

Total waktu yang dibutuhkan: 2 jam Agenda Durasi 10’

15’ 1 30’

5’

Kegiatan Kegiatan 1: Presentasi model program outcome (input, activity, output, outcome, impact) dan pengertian indikator Kegiatan 2: Diskusi: prinsip-prinsip M&E yang baik Kegiatan 3: Diskusi: perbedaan indikator input, activity, output, impact.

Kegiatan 4: Menyimpulkan pokok-pokok penting pembahasan

Apa yang dibutuhkan Presentasi PowerPoint, LCD projector, layar. Flipchart, spidol, isolasi, papan tulis Flipchart yang telah dibuatkan tabel khusus dan kartu-kartu indeks berisi berbagai pernyataan indikator. -

Rincian Kegiatan:  Memperkenalkan tujuan sesi dan kegiatan yang akan dilakukan.

30



Kegiatan 1  Lakukan presentasi program outcome model (input, activity, output, outcome, impact) dan pengertian indikator.  Lakukan tanya-jawab singkat.

Kegiatan 2  Bagi peserta dalam kelompok yang terdiri dari 3-4 orang.  Mintalah peserta untuk mendiskusikan apa yang harus mereka lakukan agar monitoring dan evaluasi yang mereka lakukan menjadi lebih baik dan bermanfaat.  Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil diskusi kelompoknya.

Monitoring dan evaluasi yang baik (misalnya: harus menggunakan indikator yang tepat)

dst

Kegiatan 3  Dalam kelompok yang sama, mintalah kelompok untuk mengisi tabel pembedaan indikator dengan kartu indeks bertuliskan pernyataan indikator yang telah disediakan.  Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil diskusi kelompoknya.

31


Memahami perbedaan indikator Tahap Input

LEAD Project – UNDP (Difasilitasi oleh LKPS) 30 orang peserta menghadiri acara pelatihan

Indikator

Activity

80% peserta meningkat pengetahuannya dari hasil pre-post test

Output Outcome Impact

Sebesar US$800 dana dihabiskan untuk melakukan pelatihan

? *

daerah abu-abu menandakan jenis hasil (results) yang pengenalannya dapat ditunda apabila tingkat kegiatan peserta belum mencakup kedua jenis hasil itu.


32



Bahan-Bahan Terkait dengan Sesi 5: 1. PRINSIP-PRINSIP MONITORING YANG BAIK

 Fokus: hasil & tindak lanjut (Apa yang sedang berjalan baik/kurang baik?)  Bergantung rancangan/perencanaan & asumsi yang baik  Menuntut kunjungan lapangan secara reguler, dan dokumentasi pencapaian & kendala tanpa ditunda  Mempelajari laporan secara reguler  Menggunakan mekanisme monitoring partisipatoris  Menilai kemajuan & kinerja dengan kriteria & indikator yang jelas  Menilai relevansi, kinerja, dan keberhasilan intervensi  Banyak menghasilkan lessons learned MONITORING YANG BAIK: 1. Berkelanjutan, 2. Melibatkan para mitra, 3. Fokus pada kemajuan menuju outcome. KEMITRAAN: Kerjasama antarlembaga untuk mencapai tujuan bersama yang disepakati yang memadukan kekuatan setiap individu dan memaksimalkan sinergi.

33


Wah, program Windows-nya hang lagi nih…


Ayo anak-anak, bantu ayah kalian menekan Ctrl-Alt-Del………

Kemitraan efektif, dengan pemahaman jelas tentang kontribusi tiap mitra terhadap outcome yang disepakati, menjadi fokus dalam proses mencapai hasil. 2. PRINSIP-PRINSIP EVALUASI  dilakukan secara selektif  untuk tahu apakah teori-teori dan asumsi-asumsi tertentu yang dipakai dalam pengembangan suatu program sahih (apa yang dapat/tidak dapat berjalan, dan mengapa). Tujuan evaluasi  menentukan relevansi, efisiensi, efektivitas, dampak, dan keberlanjutan. Fokus suatu evaluasi terkait dengan:  pertanyaan-pertanyaan yang akan dihadapi,  keterbatasan, dan  apa yang perlu atau tidak perlu dikaji Kerangka acuan evaluasi apa pun minimal harus mencakup hal-hal berikut:  Pendahuluan  uraian ringkas tentang yang dievaluasi (dampak, program, project, rangkaian intervensi oleh sejumlah mitra)  Tujuan  mengapa dilakukan & daftar pemangku kepentingan-mitra utama  Cakupan  isu, topik, bidang, & kerangka waktu yang akan dicakup  Hasil dari evaluasi  misalnya: temuan, rekomendasi, dll  Metodologi / pendekatan  yang diusulkan tim evaluasi  Tim evaluasi  komposisi dan bidang keahlian  Pengaturan pelaksanaan  siapa yang akan kelola evaluasi & bagaimana Tim evaluasi:  ADALAH kelompok pakar yang bertanggung jawab atas perencanaan terinci dan pelaksanaan suatu evaluasi.  Suatu tim evaluasi menuliskan laporan evaluasi. Evaluasi internal:  Jika evaluator adalah pengelola program, proyek, atau kegiatan sendiri.

34



Evaluasi eksternal:  Jika evaluator bukan pengelola.  Evaluasi eksternal biasanya dilakukan untuk meningkatkan obyektivitas dan sebagai pembanding dari evaluasi internal. 3. MODEL PROGRAM OUTCOME APAKAH RESULTS (HASIL-HASIL)?  Suatu istilah luas  merujuk pengaruh-pengaruh dari suatu program / proyek / kegiatan  Output, outcome, dan dampak menjelaskan lebih terinci jenis hasil berbeda pada tingkatan berbeda pada logframe. OUTPUT = SUATU BENTUK RESULT (HASIL)  Produk-produk kasat mata (termasuk jasa) dari suatu program atau proyek yang diperlukan untuk mencapai tujuan suatu program atau proyek.  Lebih terkait dengan penyelesaian suatu kegiatan (daripada prosesnya) dan merupakan jenis hasil yang sangat dapat dipengaruhi oleh pengelola. OUTCOME = SUATU BENTUK RESULT (HASIL)  Perubahan yang aktual atau diharapkan dalam kondisi-kondisi pembangunan yang dicoba didukung melalui intervensi.  Menggambarkan suatu perubahan antara pencapaian output dan pencapaian dampak dalam suatu kondisi pembangunan. IMPACT (DAMPAK) = SUATU BENTUK RESULT (HASIL)  Pengaruh keseluruhan dan berjangka panjang dari suatu intervensi.  Hasil akhir atau berjangka lebih panjang terkait dengan suatu intervensi pembangunan (berbeda dengan output dan outcome yang lebih mencerminkan hasil-hasil lebih langsung dari intervensi).  Terkait erat dengan efektivitas pembangunan. Misalnya: standar kehidupan yang lebih tinggi, ketahanan pangan yang meningkat. APAKAH KEGIATAN DAN INPUT? KEGIATAN Aksi-aksi dalam program yang diperlukan dan memadai, dan yang melaluinya segala input (sumberdaya keuangan, manusia, teknis, dan material) dimobilisir untuk menghasilkan output tertentu atau memberi kontribusi pada outcome. Kegiatan dapat dirujuk sebagai ‚intervensi pembangunan‛. INPUT Sesuatu yang dimobilisir untuk menjalankan kegiatan program atau proyek, misalnya: sumberdaya keuangan, manusia, dan fisik.

35



APAKAH INDIKATOR?

Bukti terjadinya pemanasan global

INDIKATOR  Untuk mengetahui apakah tiap tahap program telah telah terlaksana dan telah berpindah ke tahap selanjutnya dibutuhkan indikator tertentu.  Indikator tersebut juga bisa dijadikan pembanding antarwaktu dari suatu tahap kegiatan. INDIKATOR  tanda yang ungkapkan ada tidaknya kemajuan menuju tujuan; ATAU  alat ukur dari apa yang sebenarnya terjadi terhadap apa yang telah direncanakan terkait dengan kuantitas, kualitas, dan ketepatan waktu; ATAU  variabel kuantitatif atau kualitatif yang memberikan suatu basis sederhana yang dapat dipercaya untuk menilai pencapaian, perubahan, atau kinerja Indikator hanya menandai, tidak menjelaskan, dan penafsirannya melalui kajian kualitatif. INDIKATOR DAN MONITOR TERHADAP HASIL-HASIL Jenis Hasil Output Outcome

Dampak

Apa yang Diukur Upaya (barang dan jasa yang dihasilkan oleh proyek dan program) Efektivitas (hasil-hasil yang terkait dengan akses, barang, dan jasa yang dihasilkan oleh proyek, program, mitra, dan bantuan lunak) Efektivitas (hasil-hasil yang terkait dengan paduan berbagai outcome yang berpengaruh meningkatkan kondisi pembangunan di tingkat nasional)

Indikator Pelaksanaan kegiatan Penggunaan output dan penghasilan manfaat yang berkelanjutan Penggunaan outcome dan perubahan pembangunan positif yang berkelanjutan

36



4. CONTOH-CONTOH KASUS

Kotak 4. Women’s Legal Empowerment/WLE Pilot Project WLE diterapkan oleh PEKKA (Program Pemberdayaan Perempuan Kepala Keluarga). PEKKA telah menyediakan kegiatan pemberdayaan, termasuk program simpan-pinjam, kepada anggotanya sejak 2000. Anggota PEKKA termasuk janda-mati, janda-cerai, perempuan belum kawin, dan perempuan-perempuan yang mengepalai rumah tangga mereka. WLE diterapkan sebagai komponen dari program PEKKA di empat kabupaten (di tiga provinsi) di mana PEKKA berada: Cianjur (Jawa Barat), Brebes (Jawa Tengah), serta Lombok Barat dan Lombok Tengah (Nusa Tenggara Barat). Pendamping lapangan PEKKA di tiap provinsi yang mengatur kegiatan WLE. Tujuan WLE adalah untuk : • Menambah pengetahuan dan kesadaran hukum bagi anggota PEKKA • Menguatkan kapasitas lembaga penegak hukum lokal (polisi, jaksa, pengadilan agama, dan pengadilan negeri) untuk menyediakan penyuluhan hukum masyarakat pada isu hak-hak perempuan • Menambah advokasi pada isu hak-hak perempuan. Kegiatan utama adalah untuk : • Menciptakan jaringan paralegal perempuan di tingkat kecamatan atau desa • Mendirikan Judicial Sector Multi-Stakeholder Forum (MSF) di setiap lokasi proyek yang terdiri dari perwakilan dari polisi setempat, kejaksaan, pengadilan negeri, pengadilan agama, pemerintah daerah, dan LSM di tingkat kabupaten (untuk Jawa Barat dan Jawa Tengah) atau tingkat provinsi (untuk Nusa Tenggara Barat) • Mendorong peranan Ruang Pelayanan Khusus bagi perempuan dalam mengkoordinasi • dan memfasilitasi pertemuan dan kegiatan MSF • Mendokumentasi kasus kekerasan pada hak-hak perempuan • Memfasilitasi dialog-dialog kebijakan di tingkat kabupaten dan nasional. Dana awal untuk WLE sekitar USD 155,000.

37



Kotak 5. Revitalization of Legal Aid/RLA Pilot Project RLA bertujuan untuk menambah akses keadilan bagi warga desa miskin melalui penguatan penyedia layanan bantuan hukum yang telah ada. Pilot ini menanggulangi dua hambatan utama dalam mengakses keadilan bagi warga miskin di Indonesia; kekurangan pengetahuan hukum, dan ketidakseimbangan dalam posisi tawar-menawar dengan penguasa setempat. Pilot akan mencapai tujuan ini melalui: Penguatan kapasitas di posko hukum masyarakat yang telah ada dalam menyediakan bantuan hukum bagi masyarakat setempat dan menambah partisipasi publik dalam pembuatan kebijakan di tingkat lokal Menambah pemahaman hukum dan keterampilan advokasi bagi paralegal dan masyarakat dengan mengambil pendekatan kasus yang sedang terjadi di masyarakat, yang relevan dengan situasi setempat. • Mendirikan Pelayanan Mediasi Masyarakat dengan mediatormediator di tingkat desa Membuat rekomendasi pembaruan kebijakan kepada Pemerintah Indonesia untuk menegakkan bantuan hukum secara nasional. RLA dilaksanakan dengan bekerjasama dengan tiga lembaga bantuan hukum di tingkat propinsi: LBH Bandung (Jawa Barat); KBH (Lampung); dan Gravitasi (Nusa Tenggara Barat). Tujuan utamanya adalah untuk menguatkan posko bantuan hukum masyarakat yang telah ada dalam menyediakan pelayanan pada masyarakat lokal (terutama petani dan buruh) termasuk: • Bantuan hukum: tempat pertama yang dapat dihubungi untuk mendapatkan nasihat hukum dan konsultasi untuk masyarakat dari paralegal, mendampingi kasus-kasus, mendokumentasi dan memonitor kasus serta menyusun jaringan untuk mendorong berhasilnya penyelesaian sengketa • Penyelesaian sengketa alternatif: Pendirian Layanan Mediasi Masyarakat dengan mediator desa yang terlatih untuk menerima kasus, menyediakan layanan mediasi untuk masyarakat dan mendokumentasi kasus-kasus • Penyuluhan Hukum Masyarakat: penyuluhan hukum bagi masyarakat, terutama perempuan dan pemuda, yang dipicu dari persoalan yang dihadapi dan kasus yang ditangani oleh posko bantuan hukum. Dana awal untuk RLA sekitar USD 203,000.

38



Kotak 6. Safety-Focused, Family-Centered, Community-Based Child Protection/SFFCCB-CP Pilot Project SFFCP-CP telah menyediakan kegiatan pendampingan, termasuk program capacity-building, kepada 6 Dinas Sosial tingkat Kabupaten di Propinsi Nanggroe Aceh Darussalam, yakni: Kabupaten Aceh Utara, Aceh Besar, Aceh Barat, Aceh Tengah, Bener Meriah dan Pidie. Tujuan SFFCCB-CP adalah untuk : • Menambah pengetahuan dan kesadaran hukum bagi anggota PEKKA • Menguatkan kapasitas lembaga penegak hukum lokal (polisi, jaksa, pengadilan agama dan pengadilan negeri) untuk menyediakan penyuluhan hukum masyarakat pada isu hak-hak perempuan • Menambah advokasi pada isu hak-hak perempuan. Kegiatan utama adalah untuk : • Menyediakan resource center untuk SFFCCB-CP untuk menghubungkan kondisi di lapangan dengan perhatian pada isu perlindungan anak di kalangan akademisi dan intelektual. • Melakukan pelatihan intensif kepada pekerja sosial terdidik (educated social worker) untuk menjadi pendamping Tenaga Kesejahteraan Sosial Kecamatan (TKSK) dan Pekerja Sosial Masyarakat (PSM/relawan) Mendorong peranan Ruang Pelayanan Khusus bagi perempuan dalam mengkoordinasi • dan memfasilitasi pertemuan dan kegiatan MSF • Mendokumentasi kasus kekerasan pada hak-hak perempuan • Memfasilitasi dialog-dialog kebijakan di tingkat kabupaten dan nasional. Dana untuk SFFCCB-CP selama 1 tahun sekitar USD 350,000.

39



Sesi 6: Latihan Perancangan Alat Monitoring Tujuan: Pada akhir sesi peserta akan:  Dapat memilih indikator yang tepat dalam proses perencanaan monitoring dan evaluasi;  Dapat memilih alat verifikasi yang tepat dalam proses perencanaan monitoring dan evaluasi.

Topik yang akan dipelajari:  Perencanaan monitoring dan evaluasi  Pendekatan kuantitatif dan kualitatif dalam monitoring dan evaluasi

Total waktu yang dibutuhkan: 1,5 jam Agenda Durasi 40’

Kegiatan Kegiatan 1: Lanjutan pembahasan kasus: memilih indikator yang tepat

40’

Kegiatan 2: Lanjutan pembahasan kasus: merancang alat verifikasi yang tepat

10’

Kegiatan 3: Menyimpulkan pokok-pokok penting pembahasan

Apa yang dibutuhkan Presentasi PowerPoint, infocus, layar, flipchart, kartu indeks berisi pernyataan indikator Presentasi PowerPoint, infocus, layar, flipchart, kartu indeks berisi pernyataan indikator Presentasi PowerPoint, infocus, layar


Kegiatan 1  Fasilitator memberikan penjelasan singkat tentang prinsip SMART (specific, measureable, achievable, reliable, time bound) dalam pemilihan indikator.

40



 Fasilitator meminta para peserta (masih dalam kelompok yang sama) memilih salah satu dari kedua kasus yang dipakai dalam sesi sebelumnya untuk pembahasan kelompok lanjutan.  Masing-masing kelompok melakukan curah pendapat untuk menentukan indikator-indikator apa saja yang mereka anggap tepat untuk masing-masing outcome dan output.  Fasilitator memperlihatkan tabel untuk membantu memilih indikator yang tepat (seperti di bawah ini):

Hasil yang diinginkan Dampak Outcome 1

Outcome ...

Output 1

Output ...

Indikator kinerja Jika ada Indikator 1 Indikator 2 ... Indikator 1 Indikator 2 ... Indikator 1 Indikator 2 ... Indikator 1 Indikator 2 ...

Klasifikasi indikator S M A R T

Jumlah Skor

Terpilih

Keterangan: S = Specific M = Measureable A = Achievable R = Reliable T = Time bound  Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil diskusi kelompoknya.

Kegiatan 3  Fasilitator memberikan penjelasan singkat tentang alat verifikasi.  Dalam kelompok yang sama, mintalah peserta untuk memilih satu indikator dari setiap komponen/tahap (berdasarkan model program outcome) untuk contoh kasus yang telah mereka gunakan.

41



 Mintalah masing-masing kelompok untuk membuat uraian kalimat dari setiap indikator dari setiap tahap program itu.  Untuk itu, fasilitator memperlihatkan contoh tabel yang perlu mereka isi, yaitu sebagai berikut:

TAHAP Input Kegiatan Output Outcome Impact

URAIAN

INDIKATOR

 Mintalah masing-masing kelompok untuk selanjutnya membahas alat-alat verifikasi apa saja yang paling tepat sebagai sumber data atau informasi untuk masing-masing indikator.  Untuk itu, fasilitator memperlihatkan contoh tabel yang perlu mereka isi, yaitu sebagai berikut:

TAHAP

URAIAN

INDIKATOR

ALAT VERIFIKASI

Input Kegiatan Output Outcome Impact  Masing-masing kelompok membuat tabel sendiri pada selembar flipchart, berdiskusi untuk mengisinya, lalu mempresentasikan hasil diskusi mereka.


42



Bahan-Bahan Terkait dengan Sesi 6: 1. PERENCANAAN INDIKATOR o Ujian untuk suatu indikator adalah kepraktisannya dalam memonitor hasil-hasil: seberapa mudah untuk memperoleh dan mengkaji data untuk indikator o Indikator perlu sesederhana dan sesedikit mungkin, tetapi dapat memperlihatkan ukuran kemajuan atau besar perubahan. o Indikator yang terlalu rumit akan sulit untuk dipahami atau dikaji. 2. INDIKATOR DAN DATA BASELINE Indikator output terutama terkait dengan  baseline, sasaran-sasaran, dan pengumpulan informasi yang relatif lebih jelas Data: informasi atau fakta kuantitatif dan kualitatif tertentu yang dikumpulkan untuk dikaji Data baseline: data yang menjelaskan situasi yang harus dihadapi oleh suatu program atau proyek dan yang berfungsi sebagai titik awal untuk pengukuran kinerja suatu program atau proyek. 3. PENDEKATAN KUANTITATIF DAN KUALITATIF

43



PENGUKURAN KINERJA:  Tidak hanya mengukur pencapaian-pencapaian aktual (melalui indikator),  tetapi mencakup juga info tentang: 1. 2. 3. 4.

bagaimana mereka tercapai, faktor-faktor yang berpengaruh positif dan negatif, apakah pencapaian sangat baik atau buruk, siapa yang paling bertanggung jawab

Maka, pengukuran kinerja dalam M&E dapat secara:

KUALITATIF:  dapat dipakai untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan  melalui wawancara dan survei,  juga untuk mengkaji konteks sosial, ekonomi, dan politik  di mana perubahan terjadi

KUANTITATIF:  dapat dipakai untuk memperjelas strategi-strategi pengumpulan data kualitatif,  misalnya, menggunakan kajian statistik  untuk mengendalikan kondisi sosioekonomi dari daerah penelitian yang berbeda-beda

Output

Outcome

Dampak

Baseline

Monitoring I

Monitoring II

Monitoring III

44



4. MEMILIH INDIKATOR

 Gunakan indikator pengganti, jika perlu  Gunakan data yang utuh  Libatkan para pemangku kepentingan dalam tentukan indikator  Bedakan antara indikator kuantitatif dan kualitatif  Cobalah membatasi jumlah indikator  jika terlalu banyak, justru membingungkan  Gunakan prinsip SMART (Specific, Measurable, Achievable, Reliable, Time bound)

45



Sesi 7: Pengkajian Data Terkumpul dan Pemanfaatan Umpan-Balik dari Monitoring & Evaluasi Tujuan: Pada akhir sesi peserta akan:  Memahami unsur-unsur yang penting tercakup dalam laporan;  Mengetahui manfaat dari monitoring dan evaluasi bagi keberlanjutan program;  Mampu menerapkan pemanfaatan umpan-balik dari monitoring dan evaluasi bagi keberlanjutan program.

Topik yang akan dipelajari:  Cakupan laporan  Sistem peringkatan umum dalam pencatatan kinerja

Total waktu yang dibutuhkan: 1,5 jam Agenda Durasi 40’

40’

10’

Kegiatan Kegiatan 1: Lanjutan pembahasan kasus: memahami unsur apa saja yang penting dicakup dalam suatu laporan Kegiatan 2: Studi kasus: memahami manfaat dari M&E sebagai umpan balik untuk rancangan rencana kerja Kegiatan 3: Menyimpulkan pokok-pokok penting pembahasan

Apa yang dibutuhkan Kertas flipchart, spidol, isolasi

Fotokopi lembar soal, kertas flipchart, spidol, isolasi Presentasi PowerPoint, LCD projector, layar

Rincian Kegiatan:  Memperkenalkan tujuan sesi dan kegiatan yang akan dilakukan.

46



Kegiatan 1  Fasilitator memberikan penjelasan singkat tentang cakupan isi laporan.  Dalam kelompok yang sama, mintalah peserta untuk membahas apakah dan bagaimanakah unsur-unsur laporan itu tercermin dalam laporan dari contoh kasus yang telah mereka gunakan.  Untuk itu, fasilitator memperlihatkan contoh tabel yang perlu mereka isi, yaitu sebagai berikut: Deskripsi Program

Indikator

Perkembangan Kondisi Kondisinya Sebelumnya Saat Ini

Hambatan

Tindakan yang Diperlukan

Input Kegiatan Output Outcome Dampak

 Masing-masing kelompok membuat tabel sendiri pada selembar flipchart, berdiskusi untuk mengisinya, lalu mempresentasikan hasil diskusi mereka.

Kegiatan 2  Fasilitator menjelaskan secara ringkas hubungan antara umpan-balik dari monitoring & evaluasi dan peningkatan kinerja organisasi.  Dalam kelompok yang sama, mintalah peserta untuk membahas contoh kasus yang telah mereka gunakan dalam rangka melihat bagaimana laporan itu dapat memperbaiki kinerja organisasi pelaksanaannya.  Untuk itu, fasilitator membagikan foto lembar soal kepada peserta yang isinya adalah sebagai berikut:

47



Lembar Soal untuk Para Peserta  Laporan evaluasi memberikan Anda informasi-informasi berikut ini: 1. Cara-cara paling efektif untuk mengadvokasi kebijakan dan program di tingkat pemerintah kabupaten/kota; 2. Saran-saran bagi UNDP tentang bagaimana mempengaruhi reformasi anggaran pada tingkat pemerintah daerah dan memprakarsai perubahan dalam alokasi pendapatan asli agar pro terhadap pengentasan kemiskinan; 3. Hal-hal yang seharusnya dan tidak seharusnya dilakukan dalam memadu dan melokalisir kebijakan dan kegiatan antikemiskinan; 4. strategi terbaik untuk membangun kapasitas di antara staf; 5. Bagaimana kapasitas dapat dibangun di antara organisasiorganisasi masyarakat untuk memungkinkan mereka untuk mengambil peran yang lebih kuat dalam pengambilan keputusan di

tingkat

kebijakan

—siapa

yang

paling

mampu

melakukannya— dan titik-titik masuk mana yang paling efektif.  Bayangkan Anda bekerja untuk program UNDP ini dan jelaskan bagaimana Anda akan menggunakan data (hasil pembelajaran) itu untuk mencapai hal-hal berikut ini: a.

Memperbaiki rancangan dan layanan, strategi pelaksanaan, dan strategi kemitraan dari proyek khusus ini

b.

Memperbaiki kebijakan-kebijakan pengentasan kemiskinan dan bagaimana mereka dirancang dan diimplementasikan

c.

Memperbaiki rancangan dari prakarsa-prakarsa pembangunan kapasitas di dalam negeri dan di dalam UNDP

 Gunakan laporan dari contoh kasus yang telah Anda pergunakan sebelumnya.  Jawaban berbentuk poin-poin saja. Tulis dengan jelas. Anda diberi dua menit untuk presentasi.

48



 Masing-masing kelompok berdiskusi dan menuliskan jawaban mereka pada selembar flipchart, lalu mempresentasikan hasil diskusi mereka.  Setelah kelompok-kelompok telah melakukan presentasi, fasilitator adakan pembahasan dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini: 

Bagaimanakan Anda akan mentransfer pengetahuan atau informasi kepada para pemangku kepentingan?



Langkah-langkah

apakah

yang

dapat

Anda

ambil

untuk

mengintergrasikan hasil pembelajaran ke dalam rancangan rencana program

atau

sistem

(organisasi,

Pemerintah

Kabupaten/Kota,

Provinsi)? 

Apakah Anda akan mempertimbangkan mentransfer informasi kepada masyarakat, kelompok miskin, dan kelompok minoritas?



Dalam kerangka waktu seperti apakah Anda akan bekerja?



Sumberdaya apa yang akan Anda cari?



Bentuk atau saluran yang akan Anda gunakan untuk berbagi hasil pembelajaran —mengapa?


49



Bahan-Bahan Terkait dengan Sesi 7:

1. PENYUSUNAN LAPORAN

Tidak, kau tidak bisa bicara dengan bosku. Dia di jalur (line) yang lain

Laporan:  termasuk bagian dari M&E  merupakan bentuk penyampaian informasi mendasar secara sistematis, tepat waktu, dan berkala  merupakan asesmen sendiri oleh pengelola kegiatan Persiapan laporan:  dibuat oleh pengelola sebagai pertanggungjawaban terhadap para pemangku kepentingan —tak mesti dibuat secara partisipatoris atau membangun konsensus 2. CAKUPAN FORMAT LAPORAN Format dan isi:  isinya sangat ringkas  mengandung unsur-unsur dasar yang perlu untuk menilai hasil, masalah utama, dan usulan tindakan;  kajian kinerja selama masa pelaporan, termasuk output yang dihasilkan dan, jika dimungkinkan, info tentang status outcome;  kendala dan alasan di belakang kendala;  (maksimal) tiga kendala utama dalam pencapaian hasil;  lessons learned;  rekomendasi yang jelas tentang pendekatan untuk menanggulangi masalah utama itu. Isi laporan:  data terakhir dan akurat tentang hasil-hasil proyek,  kendala-kendala utama yang teridentifikasi, dan  usul-usul menyangkut arah ke depan

50



3. FEEDBACK (UMPAN BALIK) Adalah suatu proses dalam kerangka M&E Dengannya, informasi dan pengetahuan disebarluaskan dan digunakan untuk:  menilai kemajuan menuju hasil secara keseluruhan, atau  menegaskan pencapaian hasil Umpan balik mencakup:  hasil temuan,  kesimpulan,  saran, dan  pelajaran yang dapat diambil dari pengalaman yang dapat dipakai untuk meningkatkan kinerja, atau sebagai dasar dalam pengambilan keputusan, atau meningkatkan pembelajaran organisasi 4. KAITAN UMPAN BALIK DAN PERENCANAAN Rencana kerja lengkap membutuhkan suatu rencana kerja. Rencana kerja:  Rangkuman berbagai tugas, kerangka waktu, dan tanggung jawab untuk satu atau banyak tahun.  Digunakan sebagai suatu alat monitoring untuk menjamin produksi dari output dan kemajuan menuju outcome.  Menjelaskan kegiatan-kegiatan yang dilakukan, serta output dan outcome yang diharapkan  Prosesnya adalah alat komprehensif yang membantu menerjemahkan informasi atau ide ke dalam istilah-istilah operasional dengan basis tahunan  M&E merupakan bagian terintegrasi darinya

Rencana Kerja Lengkap

Konteks lebih besar. Mengandung info dan keputusan manajemen yang mendasar.

Rencana Kerja M&E

Terfokus pada outcome dan kontribusi output pada outcome.

Rencana Kerja Proyek

Terfokus pada kegiatan dan output proyek.

51



LFA (Logical Framework Approach): metodologi yang secara logis menghubungkan unsur-unsur utama dalam rancangan program dan proyek dan membantu menjamin bahwa intervensi mungkin akan mencapai hasil-hasil terukur Matriks logframe  merangkum dan menjamin konsistensi antara outcome, output, kegiatan, dan input Matriks logframe  mengidentifikasi unsur-unsur strategis program, hubungan sebab akibat mereka, dan faktor-faktor eksternal yang pengaruhi keberhasilan/kegagalan program Logframe mencakup penentuan indikator kinerja untuk M&E terhadap pencapaian tujuan program

Log-Frame GOAL

OBJECTIVES

PROGRAMS

ACTIVITIES

RISKS

IMPACTS

OUTCOMES

OUTPUTS

ACTIVITIES

INPUTS

Monitoring

52



Kunci Jawaban Kegiatan 2 a. Untuk meningkatkan rancangan dan layanan, strategi pelaksanaan, dan strategi kemitraan, Anda akan perlu menanyakan:  Apakah alasan-alasan mengapa kejadian-kejadian tertentu terjadi atau tidak terjadi, pertimbangkan kejadian-kejadian itu terkait dengan konteks (di luar kendali proyek itu)  Input-input tambahan apa yang mungkin diperlukan—dana, pelatihan, dan lain-lain?  Apakah implikasi-implikasi politis dari strategi atau rancangan yang berubah? Bagaimanakah kita melibatkan para pemangku kepentingan?  Jika ada hasil pembelajaran yang tidak terduga—atau kejutankejutan yang tidak Anda tangkap dalam metode-metode monitoring—bagaimana hal itu terjadi?  Bagaimanakah kita dapat mewujudkan rekomendasi evaluasi sebelum mengubah rancangan atau strategi? b. Untuk memperbaiki kebijakan-kebijakan pengentasan kemiskinan dan bagaimana mereka dirancang dan diimplementasikan, Anda akan perlu:  Mengkaji jika rekomendasi-rekomendasi tentang kebijakan pengentasan kemiskinan dapat diterapkan dalam konteks apapun atau khusus untuk kondisi tertentu  Menyampaikan hasil pembelajaran kepada para pemangku kepentingan, pengambil kebijakan, dan masyarakat umum dan berharap ini akan menghasilkan dialog yang akan mempengaruhi para pengambil kebijakan  Mengkaji kebijakan-kebijakan mana yang paling efektif dan yang tak seberapa efektif dan mengapa dan menyampaikan informasi ini juga  Mengkaji apakah keberhasil kebijakan bergantung pada cara implementasinya dan oleh siapa—siapa yang paling baik melaksanakan terkait masalah kemiskinan? c. Untuk memperbaiki rancangan prakarsa pengembangan kapasitas di dalam negeri dan di dalam UNDP, Anda mungkin perlu:  Mengkaji laporan untuk menemukan apakah hasil-hasil temuan memperkuat pemikiran di belakang pengembangan kapasitas (teori-teori UNDP juga praktik negara itu sendiri)  Mempertimbangkan faktor-faktor di luar kendali hasil khusus ini yang mungkin telah berdampak pada hal ini  Mempertimbangkan bagaimana Anda akan membagi data ini dengan UNDP dan para perencana di dalam negea itu. Saluransaluran apa yang akan Anda gunakan?

53



Sesi 8: Penutup (Rencana Tindak Lanjut dan Evaluasi) Tujuan: Pada akhir sesi peserta akan:  Peserta

dapat

menghasilkan

rencana

tindak

lanjut

pribadi

untuk

organisasinya masing-masing;  Peserta

menilai

proses

pelaksanaan

pelatihan

secara

pribadi

dan

berkelompok.

Topik yang akan dipelajari:  -

Total waktu yang dibutuhkan: 1 jam 30 menit Agenda Durasi 25‛

15‛

30‛

20‛

Kegiatan Kegiatan 1: Kerja individu: membuat rencana tindak lanjut dalam organisasi masing-masing Kegiatan 2: KAP survei: melakukan post-test untuk mendeteksi perubahan pengetahuan, sikap, dan praktik peserta Kegiatan 3: Skala peringkat secara pleno dan diskusi pleno: evaluasi peserta terhadap pelaksanaan pelatihan Kegiatan 4: Pembulatan acara: kesan dan pesan baik dari para perwakilan peserta maupun fasilitator

Apa yang dibutuhkan Flipchart, spidol warna, isolasi Lembaran fotokopi kuesioner, alat tulis Papan tulis, spidol, flipchart

-

Rincian kegiatan:  Memperkenalkan tujuan sesi dan kegiatan yang akan dilakukan.

54



Kegiatan 1  Fasilitator mengajak para peserta untuk masing-masing memikirkan tindak lanjut nyata yang akan mereka lakukan dalam organisasi masing-masing seusai pelatihan ditutup.  Setiap peserta kemudian mempunyai waktu 10 menit menuliskan rencana tindak lanjut pribadi itu pada selembar flipchart dan memasangnya dengan isolasi pada dinding ruangan.  Beri kesempatan 5 menit kepada semua peserta untuk berkeliling ruangan dan membaca semua rencana tindak lanjut pribadi itu.  Dalam pleno, beri kesempatan 10 menit bagi peserta untuk berefleksi dan berbagi pendapat tentang rencana mereka.

Kegiatan 2  Fasilitator menjelaskan bahwa jajak pendapat tertulis akan dilakukan sehingga peserta dapat menilai manfaat yang mereka rasakan dari pelatihan ini secara pribadi.  Fasilitator membagikan lembar kuesioner dan memberi waktu sekitar 10 menit kepada peserta untuk mengisi kuesioner.  Fasilitator merangkum hasil kuesioner secara sekilas sekitar 5 menit.

Kegiatan 3  Fasilitator menjelaskan bahwa evaluasi secara partisipatoris akan dilakukan sehingga peserta dapat menilai manfaat yang mereka rasakan dari pelatihan ini secara kelompok.  Fasilitator menjelaskan cara kerja skala peringkat dan memberikan contohnya di depan.  Fasilitator mengajak peserta untuk mengevaluasi kegiatan pelatihan dengan mengidentifikasi dulu secara bersama-sama hal-hal yang ingin mereka evaluasi (misal: masalah bahan pelatihan, cara penyampaian pelatihan, waktu pelaksanaan, fasilitas akomodasi dan perjalanan, fasilitator, panitia, peserta). 55



 Fasilitator meminta peserta menilai setiap aspek melalui skala peringkat, yaitu berbaris di belakang gambar ‚wajah tersenyum‛, ‚wajah datar‛, atau ‚wajah murung‛ yang dibentangkan di atas lantai.  Setiap kali mengevaluasi suatu aspek, mintailah satu dua peserta untuk mengomentari mengapa mereka memilih gambar tertentu.

Kegiatan 4  Mintailah kesediaan satu dua peserta untuk memberikan kesan dan pesan menyangkut pelaksanaan pelatihan.  Fasilitator menanggapi dan sekaligus merangkum hasil pembelajaran selama dua hari sambil meminta tanggapan peserta terhadap penjelasan tersebut.  Pembagian sertifikat dan penutupan acara.

56



KESIMPULAN

Kegiatan yang tertuang dalam panduan ini diharapkan dapat meningkatkan kesadaran, pemahaman, dan keterampilan dari para peserta akan arti penting dari monitoring dan evaluasi bagi keberhasilan pencapaian suatu program yang telah direncanakan. Dalam konteks ini, penting juga untuk ditekankan keterkaitan antara monitoring dan evaluasi dengan langkah-langkah perencanaan program dan juga sinerginya kesemua hal tersebut dengan pengelolaan keuangan yang transparan dan akuntabel. Pelatihan ini juga diharapkan menjadi mata rantai penting yang dapat mendorong keberdayaan ornop (CSO) yang termasuk kategori kecil dan menengah. Upaya pemberdayaan tersebut dapat dilakukan dengan terus menjalin komunikasi di antara ornop (CSO) dan juga mengupayakan duplikasi dan pengembangan dari kegiatan pelatihan yang tertuang dalam panduan ini di lingkungan ornop (CSO) masing-masing. Hingga pada akhirnya, keberdayaan ornop (CSO) pada gilirannya diharapkan dapat membawa perubahan bagi masyarakat, khususnya kelompok masyarakat yang

kurang

beruntung

dan

juga

kelompok

masyarakat

minoritas

dan

terpinggirkan, seperti kelompok masyarakat miskin dan juga pengabaian hak-hak dasar perempuan.

Do the best you can do…… Selamat bekerja dan berkarya untuk kita semua…

57

Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi

Recommend Documents