Panduan Monitoring Dan Evaluasi Internal Universitas Pembangunan Panca Budi

Panduan Monitoring Dan Evaluasi Internal Universitas Pembangunan Panca Budi

1


2

Panduan Monitoring Dan Evaluasi Internal (Monevin) Universitas Pembangunan Panca Budi

PENDAHULUAN Pada dasarnya monevin merupakan kegiatan pemantauan pelaksanaan kegiatan bukan suatu kegiatan untuk mencari kesalahan, tetapi membantu melakukan tindakan perbaikan secara terus menerus. Monitoring dan evaluasi (monev) dilakukan sebagai usaha untuk menentukan apa yang sedang dilaksanakan dengan cara memantau hasil/prestasi yang dicapai dan jika terdapat penyimpangan dari standar yang telah ditentukan, maka segera diadakan perbaikan, sehingga semua hasil/prestasi yang dicapai dapat sesuai dengan rencana. A. Landasan Hukum Pelaksanaan Landasan hukum pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di Universitas Pembangunan Panca Budi adalah: 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. 2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional. 4. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah. 5. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. 6. Statuta Universitas Pembangunan Panca Budi dan berbagai peraturan perundangan terkait lainnya. 7. HELTS Dikti 2003-2010 8. Rencana Strategis Universitas Pembangunan Panca Budi 2009 – 2013 9. Pokja Penjaminan Mutu (Quality Assurance) Ditjen Dikti 2003. 10. SK Rektor Nomor : 002/02/R/2008 Tentang Pengangkatan Tim Monevin Program PHKI. B. Tujuan Monitoring dan Evaluasi Internal PHKI 1. Memberikan masukan terhadap pelaksana untuk hambatan yang dihadapi oleh pelaksana kegiatan.


mengatasi

3

2. Menyediakan sumber informasi hasil Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) aktifitas kegiatan PHKI bagi pimpinan Universitas Pembangunan Panca Budi. 3. Sebagai salah satu dasar pembuatan kebijakan di lingkungan Universitas Pembangunan Panca Budi. 4. Menjaminkan bahwa kesesuaian/kepatuhan terhadap prosedur senantiasa dijalankan sesuai dengan standard yang berlaku. 5. Menjamin kualitas proposal PHKI yang diajukan oleh Universitas Pembangunan Panca Budi, dan 6. Menjamin kualitas implementasi PHKI yang dilaksanakan Universitas Pembangunan Panca Budi.

C. Tugas Monevin Berikut adalah tugas dan fungsi monevin : 1. Pemeriksaan

Meninjau pemenuhan persyaratan dan sistem yang diwajibkan Meninjau kepatuhan persyaratan dan sistem yang diwajibkan Meninjau kepatuhan terhadap rencana dan program kerja Proses yang dijalankan sesuai dengan apa yang ditulis Memeriksa manual mutu, catatan mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, wewenang dan tanggung jawab, formulir sudah dijalankan sesuai dengan ketentuan. Pelaporan hasil audit dalam bentuk comply, not comply (major and minor), observasi 2. Penilaian Mengkaji dan menilai seberapa baik rencana dan produk memenuhi kepuasan stakeholder Meninjau adakah masalah dengan produk Meninjau bagaimana produk dikembangkan lagi. Mendeteksi secara dini masalah, hambatan dan penyimpangan terhadap proses yang berlangsung Mengirim pesan kepada pimpinan dan penanggung jawab kegiatan atas penyimpangan yang terjadi Pelaporan hasil berupa rekaman bagus tidaknya spesifikasi produk, proses dan rekomendasi, dijadikan bahan feedback kepada yang berwenang 3. Evaluasi Menilai dan menentukan apakah produk yang dihasilkan penting atau tidak penting, pantas atau tidak pantas, bagus atau buruk, benar atau salah, sesuai atau tidak sesuai.


4

Menilai dan menentukan apakah produk yang dihasilkan menarik, sukar, berguna, efektif secara fungsional, mahal, terlalu banyak, terlalu rumit, terlalu sedikit, berantakan. Hasil dari audit dan asesmen dievaluasi dan dijadikan bahan pengambilan keputusan, tinjauan manajemen, tindakan koreksi dan perbaikan mutu secara terus menerus. Kegiatan monitoring harus senantiasa berbasis pada data atau fakta yang ada, berpedoman pada proses kerja yang berlaku diunit tersebut dan pada pencapaian rencana kerja. Evaluasi hanya bisa dilakukan jika hasil monitoring telah didapatkan, jika pencapaian kerja tidak dapat diukur maka rencana kerja tersebut tidak dapat dikendalikan maka tidak dapat diperbaiki dan hal ini mengakibatkan unit tidak dapat bersaing, jika tidak dapat bersaing maka tidak dapat bertahan. Indikator kinerja merupakan kunci kegiatan monitoring, dengan menentukan indikator kinerja maka visi dan misi yang ditetapkan di awal dapat dicapai. Penjelasan detil mengenai hal ini ditunjukan pada gambar berikut :

Visi dan misi yang telah ditetapkan akan dijabarkan ke dalam rencana strategis institusi yang implementasinya dilakukan dengan menentukan kebijakan mutu dan sasaran mutu. Dari sasaran mutu inilah ditentukan indikator kerja sebagai implementasi. Indikator kerja diukur dan dievaluasi pencapaiannya setiap semester melalui proses monitoring dan evaluasi. Jika indikator kinerja mencapai target maka hal ini akan mendukung sasaran mutu dan kebijakan mutu demi tercapainya visi dan misi. Kegiatan MonEvIn diarahkan pada mendapatkan dan menganalisis kemajuan, rencana kerja dan data pencapaian kemajuan, mengidentifikasi Panduan Monitoring Dan Evaluasi Internal Universitas Pembangunan Panca Budi

5

halangan atau hambatan, dan jika ditemukan ketidaksesuaian harus dilakukan tindakan perbaikan. D. Proses Monevin Proses Kegiatan Monevin dapat digambarkan sebagai berikut :

Sebelum Monevin dilakukan, dilakukan penetapan atas kebutuhan Monevin seperti dokumen terkait yang hendak diperiksa atau temuan sebelumnya yang tindakan perbaikannya hendak diverifikasi. Lakukan kegiatan pre-Monevin untuk persiapan awal bagi auditee. Pada saat Monevin dilakukan, pemeriksaan berdasarkan hasil tinjauan atas prosedur yang dijalankan oleh auditee dengan mengajukan pertanyaan dari daftar pertanyaan yang telah disiapkan. Selain itu pula, anggota tim akan akan melakukan verifikasi dengan melihat hasil proses implementasi prosedur dilapangan. Jika terjadi ketidak sesuaian maka tim Monevin akan membantu memberikan rekomendasi untuk tindakan perbaikan dan pada akhir pekerjaan dilakukan evaluasi atas temuan dan tindakan perbaikan yang dilakukan. Proses ini terus berulang selama kegiatan Monevin dan tidak pernah berhenti karena pokok dari kegiatan Monevin tersebut adalah perbaikan terus menerus. Ketidaksesuaian yang ditemukan harus didiskusikan bersama auditee sebagai wacana untuk tindakan perbaikan terus menerus. E. Ruang Lingkup Ruang lingkup monevin mencakup kemajuan fisik, keuangan dan program yang tercantum dalam Aktivitas dan Sub Aktivitas Program PHK-I Tema A. Panduan Monitoring Dan Evaluasi Internal Universitas Pembangunan Panca Budi

6

STRATEGI MONITORING DAN EVALUASI A. Definisi Konsep Ada beberapa konsep dalam pedoman ini yang perlu dijelaskan sebagai berikut: 1. Dampak : perubahan jangka panjang yang dicapai dari program dan kegiatan yang dilaksanakan melalui serangkaian efek-efek hasil dari kegiatan-kegiatan tersebut. 2. Hasil : Setelah kegiatan berakhir, terjadi perubahan-perubahan tertentu atau efek-efek tertentu yang diharapkan. 3. Indikator kinerja : produk atau layanan yang dihasilkan untuk mencapai hasil-hasil yang diharapkan. 4. Kegiatan : sebuah intervensi dimana unit pelaksana secara langsung bertanggung jawab untuk mengadakan, melaksanakan atau pencapaian. 5. Komponen biaya : Sumber daya yang digunakan dalam kegiatankegiatan dan tugas-tugas untuk menghasilkan capaian dari suatu kegiatan. 6. Proses : Tahapan kegiatan-kegiatan itu dilaksanakan. B. Prinsip Pelaksanaan Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan berdasarkan prinsipprinsip sebagai berikut : 1. Kejelasan tujuan dan hasil yang diperoleh dari monitoring dan evaluasi 2. Pelaksanaan dilakukan secara objektif 3. Dilakukan oleh petugas yang memahami konsep, teori dan proses serta berpengalaman dalam melaksanakan pemantauan dan evaluasi agar hasilnya sahih dan handal 4. Pelaksanaan dilakukan secara transparansi, efektif dan efesien. 5. Melibatkan berbagai pihak yang dipandang perlu dan berkepentingan secara proaktif 6. Pelaksanaannya dapat dipertanggungjawabkan secara internal dan eksternal 7. Mencakup seluruh objek agar dapat menggambarkan secara utuh kondisi dan situasi sasaran pemantauan dan evaluasi 8. Pelaksanaan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan pada saat yang tepat agar tidak kehilangan momentum yang sedang terjadi 9. Dilaksanakan secara berkala dan berkelanjutan 10. Berbasis indikator kinerja, yaitu kriteria/indikator yang dikembangkan berdasarkan sepuluh program strategis UNPAB


7

C. Sistematika Monitoring dan Evaluasi Pada tahap awal monitoring dan evaluasi, tim monitoring perlu mencari data-data hasil saat ini. Hal ini dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu pengamatan langsung, wawancara dan laporan tertulis. Setelah diperoleh data yang diinginkan, tim monevin kemudian membandingkan hasil dengan standar yang telah ditentukan. D. Tim Pelaksana Tim monevin ditunjuk oleh Rektor berdasarkan keputusan rektor dan berada di bawah langsung Rektor. Artinya hanya terdapat satu tim monevin terpadu yang mempunyai kewenangan melakukan monevin di lingkungan Universitas Pembangunan Panca Budi. Secara prinsip tim monevin harus bebas dari kepentingan dan memiliki sikap jujur, egaliter, tidak memihak, dan tidak mencari-cari kesalahan. Jika keadaan mengharuskan, tim monevin dapat ditunjuk dari luar UNPAB ataupun gabungan baik dari dalam maupun luar UNPAB. Tim monevin dipilih berdasarkan kemampuan, keterampilan dan pengalaman mereka dalam kegiatan monev sesuai dengan keahliannya. Selain itu, tim monev yang ditunjuk harus mempunyai sertifikat monev. Tim monev bertanggungjawab kepada Rektor.


8

METODE MONITORING DAN EVALUASI Monitoring dan evaluasi merupakan kegiatan rutin dapat dilakukan secara berjenjang, terstruktur dan terjadwal yang dilakukan oleh Tim khusus. Tim khusus dibentuk berdasarkan SK rektor dengan kriteria tertentu. Monitoring dan evaluasi internal (Monevin) Universitas Pembangunan Panca Budi dilaksanakan melalui pendekatan partisipatif berbasis program dan kegiatan untuk menilai prestasi dan perkembangan pelaksanaan kegiatan. Indikator utama yang diukur disini adalah indikator dari kepentingan stakeholders yang dituju. Agar pelaksanaan monevin dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuannya, maka setiap unit di lingkungan UNPAB hendaknya menyiapkan beberapa kelengkapan yaitu Evaluasi diri, Rencana Strategis (Renstra), Rencana program, kegiatan dan anggaran penyelengaraan, serta melaporkan hasil kegiatan selama periode tertentu. Metode 1. Desk Evaluation, yaitu penelusuran dokumen seperti laporan kemajuan dan atau laporan final, laporan Monev intern. 2. Kunjungan lapang/visitasi (melihat langsung kegiatan yang sedang berjalan). 3. Penilaian atas beberapa kegiatan PHKI dengan menggunakan indikator kegiatan untuk melihat tingkat kesesuaian antara perencanaan dan hasil pelaksanaan/output. 4. Pertemuan dengan tim pelaksana PHKI/masing-masing PIC untuk membahas hasil sementara monev, masalah yang dihadapi dan upaya pemecahan masalah. A. Waktu Pelaksanaan dan Hasil Monevin Waktu monevin dilaksanakan tiga kali dalam tiga tahun dibagi dalam tiga rentang yakni di awal, pertengahan dan akhir pelaksanaan. Lingkup dan Jadwal Kegiatan Berdasarkan tujuan dan waktu, pelaksanaan monev dibagi kedalam tiga kegiatan, yaitu (1) pra evaluasi, (2) evaluasi kegiatan yang sedang berjalan atau on going evaluation, dan (3) evaluasi pasca kegiatan atau ex post evaluation. Pra Evaluasi Fokus monev pra evaluasi adalah perencanaan program/kegiatan PHK-I setiap tahun. Dilakukan pada waktu masih dalam taraf penyusunan program. Kriteria yang digunakan untuk evaluasi berbeda-beda sesuai Panduan Monitoring Dan Evaluasi Internal Universitas Pembangunan Panca Budi

9

dengan aspek yang dianalisis dan bidang yang dikerjakan. Evaluasi dilakukan berjenjang di setiap tingkatan manajemen. Aspek yang dievaluasi meliputi: Sistematika ilmiah, secara konsisten mulai dari jadwal kegiatan, justifikasi, tujuan, output/luaran, metodologi (terutama perancangan dan kerangka analisis), organisasi dan pelaksanaan. Kerangka logis rancangan, terutama tingkat keterukuran input, aktivitas, output, outcome dan dampak. Sejauh mana aspek-aspek tersebut dapat diukur secara kuantitatif atau kualitatif. Peluang keberhasilan, yang didasarkan pada SDM (terutama kesesuaian perangkat pelaksana dalam Tim), jangka waktu pelaksanaan, kondisi lokasi pengkajian. Monitoring Kegiatan yang Sedang Berjalan (on going evaluation) Evaluasi ini dilakukan secara berkala untuk menilai kemajuan dan konsistensi pelaksanaan dibanding dengan rencana. Rencana-rencana yang sudah dievaluasi pada tahap ex-ante/pra evaluasi menjadi dasar dalam evaluasi ini. Evaluasi Pasca Kegiatan (ex post evaluation) Evaluasi kegiatan tahun sebelumnya dan atau setelah suatu kegiatan selesai dilaksanakan, terutama berkaitan dengan evaluasi dampak dan keberlanjutan difusi dari teknologi yang telah diintroduksi dan didiseminasikan kepada pihak pengguna. Konsistensi dampak yang tercantum dalam KLRP menjadi salah satu fokus evaluasi pasca kegiatan. Waktu Pelaksanaan Monev : 1. Monevin Awal Pelaksanaan Program a. Mengkonfirmasi kondisi yang tertulis di dalam usulan program PHK-I dengan kondisi riil di lapangan b. Penentuan dan kesepakatan indikator kinerja pelaksanaan program c. Memberikan alternatif pemecahan masalah tentang : strategi pencapaian tujuan, kemungkinan keberhasilan yang dapat diraih, serta kendala yang akan datang d. Memberikan penjelasan pada pihak terkait mengenai mekanisme kerja implementasi program 2. Monevin Pertengahan Pelaksanaan Program a. Melihat langsung dampak dari pelaksanaan program pada pertengahan implementasi melalui : diri sendiri, civitas academica b. Melihat arah pengembangan unit pelaksana apakah sesuai dengan tujuan yang dicapai dalam Usulan c. Menggali kemungkinan keberlangsungan hasil pengembangan dan peningkatan yang telah dicapai


10

3. Monevin Akhir Pelaksanaan Program a. Melihat langsung dampak dari pelaksanaan program pada akhir implementasi melalui : diri sendiri, civitas academica b. Melihat arah pengembangan selanjutnya unit pelaksana c. Menggali informasi pada : Indikator capaian, kendala dan masalah serta solusinya d. Melihat usaha-usaha dalam rangka menjaga keberlangsungan hasil pengembangan dan peningkatan yang telah dicapai oleh unit B. Instrumen Monevin Untuk melaksanakan tugasnya dengan baik maka tim dilengkapi dengan alat-alat monevin antara lain sebagai berikut:

monevin

1. Matrik monitoring perkembangan/kemajuan pelaksanaan kegiatan. Matrik monevin perkembangan menunjukkan indikator yang dibuat. Indikator itu digunakan untuk mengukur perkembangan proses dan sistem yang direncanakan oleh suatu unit. Pelaporan pada indikator ini membutuhkan analisis pengumpulan data dan informasi secara periodik. Dalam pelaksanaan monevin lebih ditekankan kepada kendala-kendala apa yang terjadi di setiap unit pelaksana, dan apa yang telah dilakukan untuk mengatasi hal tersebut, juga apakah cara yang digunakan tepat untuk mengatasi hambatan tersebut baik ditinjau dari segi aturan yang berlaku maupun hal-hal lain yang mungkin di setiap unit akan bervariasi. Tim monevin diwajibkan memberikan saran perbaikan agar pelaksanaan kegiatan di unit tersebut dapat berjalan dengan baik sehingga terdapat kesesuaian antara perencanaan dengan pelaksanaan, dan pencapaian tujuan kegiatan tersebut. 2. Selain matrik, tim monevin juga dilengkapi dengan alat monevin lain berupa daftar pertanyaan yang wajib diisi oleh setiap unit yang dimonevin. 3. Tim monevin dalam melaksanakan tugasnya perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : mengidentifikasi kegiatan pengembangan kapasitas pada tahun berjalan. mengidentifikasi penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan serta memberikan saran untuk perbaikannya. mengidentifikasi perubahan prestasi pada unit yang dimonevin. mengidentifikasi dan menganalisis kesenjangan antara rencana dan pelaksanaan mengidentifikasi tindakan yang dibutuhkan oleh unit tersebut guna perbaikan dalam pelaksanaannya. menilai dan melihat secara langsung dampak dari pelaksanaan kegiatan di unit tersebut. melihat arah perkembangan unit tersebut selanjutnya. Panduan Monitoring Dan Evaluasi Internal Universitas Pembangunan Panca Budi

11

melihat usaha-usaha yang telah dan akan dilaksanakan dalam rangka menjaga keberlangsungan hasil kegiatan tersebut. menilai capaian, kendala dan masalah yang dihadapi serta solusinya. Kegiatan tersebut dilaksanakan berdasarkan wawancara dengan responden kunci seperti pejabat, penanggungjawab program dan kegiatan, stakeholders dan responden kunci lainnya, mengevaluasi dokumen tertulis, meninjau lapangan dan bentuk lainnya jika diperlukan. Sebelum pelaksanaan monevin, tim monevin membuat jadwal kegiatan yang disebarkan kepada seluruh unit yang akan dimonevin, sehingga unitunit tersebut siap dimonevin. Setelah kegiatan monevin dilaksanakan, maka tim monevin wajib membuat laporan hasil monevin. Agar terdapat keselarasan, setelah monevin selesai tim monevin membuat matrik tentang temuan-temuan di lapangan, saran perbaikan, kesanggupan unit untuk menindaklanjuti temuan dan saran tersebut. Hasil monevin ini kemudian didiskusikan dengan unit yang dimonev dan ditandatangi bersama. Langkah berikutnya, tim monevin membuat laporan hasil monevin tersebut dengan sistematika sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Abstrak Pendahuluan Tujuan Metode Pelaksanaan Monevin Hasil dan pembahasan Monevin Simpulan dan Saran Alat ukur lain (matrik, daftar pertanyaan dll.) jika diperlukan dapat dibuat oleh tim monevin

C. Subyek yang di Monev Subyek yang di monev adalah unit kerja yang melaksanakan program : 1. Fakultas 2. UPT 3. Lembaga 4. Biro 5. PIC Dalam melaksanakan kunjungan ke setiap unit kerja, Tim monev akan bertemu dengan unsur-unsur dari setiap unit untuk memperoleh hasil monev. 1. Monvein Tingkat Fakultas Tim Monev bertemu dengan Dekan, Pembantu Dekan, dan Kabag Tim Monev bertemu dengan Ketua Program Studi dan Ketua Lab Tim Monev bertemu dengan perwakilan dosen, karyawan, dan mahasiswa. Panduan Monitoring Dan Evaluasi Internal Universitas Pembangunan Panca Budi

12

2. Monvein Tingkat UPT Tim Monev bertemu dengan Kepala UPT, dan Kabag Tim Monev bertemu dengan perwakilan karyawan Pengguna (mahasiswa dan dosen). 3. Monevin Tingkat Lembaga Tim Monev bertemu dengan Kepala Lembaga, sekretaris, Kabag, dan Kasubag Tim Monev bertemu dengan karyawan Perwakilan dosen. 4. Monevin Tingkat Biro Tim Monev bertemu dengan Kepala Biro, dan Kabag Tim Movev bertemu dengan para Kasubag Tim Monev bertemu dengan wakil karyawan. 5. Monevin Tingkat PIC Tim Monev bertemu dengan Ketua PIC Tim Movev bertemu dengan Key Actor Tim Monev bertemu dengan Ketua/Panitia/Pelaksana Kegiatan (PK) D. Objek yang dimonev 1. Program 2. Anggaran 3. Fisik E. Rincian Pelaksanaan Pertemuan Pertemuan/Sesi Keterangan Pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga/Biro/PIC/PKDIPA Acara : 1. Pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga/Biro/PIC menjelaskan secara garis besar kondisi dan situasi pelaksanaan program kegiatan yang sedang berlangsung di Fakultas/ Unit/Lembaga/Biro/PIC tersebut, termasuk dampak yang terjadi akibat program kegiatan tersebut. 2. Diskusi Informasi yang harus disampaikan pada sesi ini oleh tim monevin: Penjelasan mengenai tujuan monevin. Garis besar kegiatan yang akan dilakukan oleh tim monevin. Informasi yang harus didapatkan pada sesi ini oleh tim monevin : Sejauhmana komitmen pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga/Biro/PIC terhadap pelaksanaan Rencana Program Kegiatan dan Anggaran tersebut. Komitmen ini dicerminkan dengan sejauh mana keterlibatan dan dukungan pimpinan terhadap pelaksanaan program ditingkat Fakultas/Unit/Lembaga/Biro. Panduan Monitoring Dan Evaluasi Internal Universitas Pembangunan Panca Budi

13

Masalah dan hambatan yang dijumpai dalam pelaksanaan program di tingkat Fakultas/Unit/Lembaga/Biro/PIC. Cara penanggulangan masalah dan hambatan tersebut di atas dengan alasannya, termasuk kebijakan yang diambil oleh pimpinan yang berdampak, baik secara langsung maupun tidak langsung, pada pelaksanaan program di tingkat Fakultas/Unit/Lembaga/Biro/PIC. 3. Dampak yang dirasakan oleh pimpinan. Ketua Program Studi dan Laboratorium Acara : Penjelasan dari Ketua Prodi/laboratorium mengenai kondisi dan situasi pelaksanaan program yang sedang berlangsung di Prodi/Lab termasuk dampak yang semuanya harus didukung dengan data-data yang akurat. Diskusi Informasi yang harus disampaikan pada sesi ini oleh tim monevin : Penjelasan mengenai tujuan monitoring. Garis besar kegiatan yang akan dilakukan oleh tim monev selama berada di Prodi/Laboratorium. Informasi yang harus didapatkan pada sesi ini oleh tim monev : Sejauh mana komitmen Pimpinan Fakultas dan Ketua Prodi/Lab terhadap pelaksanaan program di tingkat Prodi/Lab. Komitmen ini dicerminkan sejauh mana keterlibatan pimpinan dalam memberikan perhatian dan dorongan pada seluruh staf akademik sehingga target-target yang dicantumkan dalam program dapat tercapai dengan baik. Masalah dan hambatan yang dijumpai dalam pelaksanaan kegiatan program di tingkat Prodi/Laboratorium. Cara penanggulangan masalah dan hambatan tersebut di atas dengan alasannya, termasuk berbagai kebijakan yang diambil pimpinan fakultas dan Ketua Prodi/Lab yang berdampak, baik secara langsung maupun tidak langsung, pada pelaksnaan program di tingkat Prodi/Laboratorium. PerwaKilan Dosen dan Karyawan Tingkat Fakultas Acara : Penjelasan dari Tim monev mengenai tujuan kunjungan dalam rangka monevin Diskusi Informasi yang harus disampaikan pada sesi ini oleh tim monevin : Hasil diskusi dengan pimpinan Fakultas, Prodi, Lab pada sesi sebelumnya.


14

Informasi yang harus didapatkan pada sesi ini oleh tim monev : Sejauh mana mengenai pengetahuan staf akademik mengenai program yang telah disusun. Sejauh mana mengenai keterlibatan staf akademik dalam aktifitas yang terkait yang tercantum dalam program. Masalah dan hambatan yang dijumpai dalam melakukan usaha usaha untuk meningkatkan proses belajar mengajar yang terjadi. Usulan cara penanggulangan masalah dan hambatan tersebut di atas dengan alasannya. Dampak, internal dan eksternal yang dirasakan oleh para staf akademik di tingkat Fakultas/Prodi. Bagaimana suasana akademik di Prodi apakah cukup baik atau tidak. Perlu juga dilihat antusiasme staf akademik untuk mensukseskan pelaksanaan program pada Prodi/Fakultas. Perwakilan karyawan di Tingkat Unit/Lembaga/Biro/PIC Acara : Penjelasan dari Tim monev mengenai tujuan kunjungan dalam rangka monevin Diskusi Informasi yang harus disampaikan pada sesi ini oleh tim monevin : Hasil diskusi dengan pimpinan Unit/Lembaga/Biro/PIC pada sesi sebelumnya. Informasi yang harus didapatkan pada sesi ini oleh tim monev : Sejauh mana mengenai pengetahuan staf karyawan mengenai program yang telah disusun di Tingkat Unit/Lembaga/Biro/PIC. Sejauh mana mengenai keterlibatan staf karywan dalam aktifitas yang terkait yang tercantum dalam program. Masalah dan hambatan yang dijumpai dalam melakukan usaha - usaha melaksanakan PROGRAM di tingkat Unit/Lembaga/Biro/PIC. Usulan cara penanggulangan masalah dan hambatan tersebut di atas dengan alasannya. Dampak internal dan eksternal yang dirasakan oleh para staf karyawan di tingkat Unit/Lembaga/Biro/PIC. Perwakilan Mahasiswa Tingkat Fakultas Acara : Penjelasan dari Tim monev mengenai tujuan kunjungan dalam rangka monevin. Diskusi. Informasi yang harus disampaikan pada sesi ini oleh tim monevin: Hasil diskusi dengan pimpinan Fakultas, Prodi, Lab pada sesi sebelumnya. Panduan Monitoring Dan Evaluasi Internal Universitas Pembangunan Panca Budi

15

Hasil diskusi sebelumnya.

dengan

dosen

dan

karyawan

pada

sesi

Informasi yang harus didapatkan pada sesi ini oleh tim monev : Sejauh mana mengenai pengetahuan mahasiswa mengenai program-program fakultas. Sejauh mana mengenai kondisi dan situasi proses belajar mengajar, termasuk praktikum, kerja lapangan, dan pelaksanaan tugas akhir, yang ada di dalam program studi. Faktor-faktor yang menghambat maupun yang mendorong proses studi mahasiswa pada program studi. Dampak yang dirasakan dengan pelaksanaan program. Sejauh mana pemanfaatan sumberdaya (peralatan dan buku) yang ditujukan untuk digunakan dalam membantu proses belajar mengajar di tingkat prodi. Usulan-usulan untuk perbaikan proses belajar mengajar dan dalam rangka meningkatkan kinerja dari Prodi yang dilihat dari sudut pandang mahasiswa. Bagaimana suasana akademik di Program Studi apakah cukup baik atau tidak dari sudut pandang mahasiswa. F. Laporan Monevin Tim monevin setelah menyelesaikan tugasnya, menyusun laporan kesimpulan kualitatif hasil monevin. Laporan kesimpulan kemudian didiskusikan dengan pengelola institusi untuk disepakati dan ditandatangai bersama oleh Tim Monevin dan pimpinan institusi dengan menggunakan format yang ditetapkan.


16

ETIKA MONITORING DAN EVALUASI A. Bagi Tim Monevin Anggota monitoring dan evaluasi dalam melaksanakan tugasnya diwajibkan memperhatikan beberapa etika sebagai berikut : 1. Anggota harus sudah mendapatkan ijin bekerja sebagai tim monevin dari atasan. 2. Anggota monevin harus mentaati jadwal pertemuan atau janji pertemuan. Apabila ia gagal dalam menghadiri jadwal tersebut, karena suatu sebab, harus sesegera mungkin menghubungi contactperson yang disepakati sebelumnya. 3. Anggota monevin harus proaktif dan terus menjaga sahih standard dokumen, pengumuman-pengumuman dan perubahan kebijakan Universitas Pembangunan Panca Budi. 4. Anggota monevin adalah peer review (rekan sejawat), yang mewakili komunitas akademik dan bukan mewakili jabatan struktural, dan tidak mempunyai kekuasaan eksekusi pendanaan. 5. Anggota monevin menyerahkan rekomendasi kepada Rektor UNPAB, yang mempunyai otoritas untuk menentukan keputusan. 6. Koordinator monevin mempunyai tanggungjawab untuk mengkoordinasikan jadwal, logistik dan komunikasi dengan pihak yang dimonevin. 7. Anggota monevin diharapkan untuk : mentaati jadwal dan prosedur sesuai dengan kebijakan universitas, yang dikoordinasikan oleh seorang koordinator. Mencari secara aktif informasi yang ada hubungannya dengan pihak yang dimonevin yang akan dikunjungi. Disarankan untuk secara langsung berhubungan dengan koordinator monevin, sehingga data dan informasi yang dibutuhkan bisa diperoleh dari yang dimonevin. Menghormati struktur organisasi lokal dan aturan-aturan penggunaan dokumen. Semua dokumen yang direview harus dikembalikan segera setelah selesai monevin. Menyiapkan summary report berdasarkan temuan, dan secara jelas menonjolkan isu-isu serta pertanyaan-pertanyaan yang belum terjawab baik yang tertutup maupun yang terbuka. Summary report harus diserahkan ke koordinator monevin UNPAB satu hari setelah selesai site visit, dan merupakan hasil kompiliasi 3 anggota tim monevin. Menghormati interprestasi aturan-aturan yang ada. Seandainya timbul keraguan dapat dikonsultasikan kepada koordinator untuk diteruskan kepada pihak yang dianggap lebih paham via komunikasi dalam bentuk apapun. Apabila ada beberapa pertanyaan yang tidak bisa dijawab, maka dapat diteruskan kepada koordinator monevin untuk dapat direspon secara benar. Panduan Monitoring Dan Evaluasi Internal Universitas Pembangunan Panca Budi

17

Menghindari semua potensi konflik kepentingan yang mungkin terjadi. Menghindari diskusi yang mungkin akan menimbulkan konflik kepentingan atau alasan lain yang akan mengurangi objektivitas. Anggota monevin dilarang untuk menghubungi secara langsung pihak yang dimonevin, sebelum atau sesudah monevin kecuali lewat koordinator. Menjaga kerahasiaan secara penuh berlaku untuk semua informasi yang berkaitan dengan pihak yang dimonevin, termasuk dokumen yang dipergunakan dalam monevin. Tim monevin bertanggungjawab untuk mencegah kemungkinan terjadinya kebocoran informasi. Anggota Tim Monevin tidak dibenarkan melakukan monev pada unit kerjanya sendiri atau pada unit kerja yang memungkinkan “conflict of interest”. 8. Anggota monevin diwajibkan menghormati dan merespek tradisi lokal, standard moral, dan Kebiasaan setempat. 9. Tidak dibenarkan mendapat fasilitas tambahan diluar aturan monevin dari pihak yang dimonevin. 10. Anggota monevin diharuskan bersikap profesional dan bertingkah laku baik selama monevin. 11. Anggota monevin harus selalu bekerjasama dengan partner monevin, terlepas dari keahlian, pengalaman dan pengetahuannya. 12. Menggunakan waktu meeting secara efisien, sehingga batas waktu yang tersedia bisa dipergunakan untuk mengcover seluruh aspek yang seharusnya diperoleh. 13. Selalu secara aktif mencari informasi dan disepakati diantara anggota tim monevin, dan secara penuh mendukung keputusan apapun dari tim leader. B. Bagi Pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PIC/PK Dikunjungi 1. Pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PK sedapat mungkin membantu kelancaran proses kerja Visitasi yang dilakukan oleh Timk Monevin. 2. Pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PK dapat menolak kehadiran anggota Tim Monevin, jika dapat membuktikan secara tertulis bahwa mereka mempunyai pertentangan kepentingan (conflict of interest). 3. Jika pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PK berpendapat bahwa telah terjadi kesalahan dalam proses visitasi, maka harus segera melaporkannya kepada Rektor. 4. Pengelola Unit/Lembaga/Biro/Fakultas/PK tidak diperkenankan memberi apapun kepada anggota Tim Monevin yang melaksanakan visitasi.


18

PENUTUP Tim monevin diharapkan dapat melakukan tugasnya secara cermat dalam mencapai tujuan monevin. Apabila dalam melaksanakan monevin ditemukan hal-hal penting dan relevan yang tidak termasuk dalam pedoman ini, para pelaksana monevin diharapkan dapat memberikan catatan tambahan pada laporan hasil monevin. Diharapkan pula agar dalam laporan monevin disertakan saran-saran atau rekomendasi yang relevan yang diangkat dari hasil menevin ini.


19

STRUKTUR ORGANISASI PELAKSANA PHKI Penanggung Jawab

REKTOR Penanggung Jawab PR I

PR II

PR III

Tim Monevin Ketua Pelaksana Abdullah Syafi’i

Sekretaris Tharmizi Hakim

Keuangan Penanggung Jawab Pelaksana Kegiatan

Bendahara UNPAB Syamsiah Sinaga

Rizal Ahmad

BAPSI

Pengadaan Barang & Jasa

Isnar Sumartono

Leni Marlina & Adian Hakim

PIC I

PIC 2

PIC 3

PIC 4

PIC 5

PIC 6

PIC 7

Peningkatan Sistem Tata Kelola Organisasi

Peningkatan Manajemen Sumber Daya Manusia

Peningkatan Manajemen Administrasi Akademik, Layanan dan Sarana Prasarana

Penataan dan Perbaikan Sistem Manajemen Keuangan

Penataan Sistem Manajemen Layanan Admnistrasi Akademik

Pengembangan Pengelolaan Sistem Informasi Terintegrasi

Peningkatan Sistem Penjaminan Mutu

Indra Jaya Lubis

Sulardi

Samrin

Adyanto Eko PM

Siti Nurhayati

Haryanto

M. Toyib Daulay

IT Support System / Data Center

Keternagan : = Garis Komando = Garis Koordinasi Panduan Monitoring Dan Evaluasi Internal Universitas Pembangunan Panca Budi

20

Lampiran-Lampiran : Laporan Monitoring Dan Evaluasi Internal Fakultas/Program Studi/PIC/Unit :

Periode Monevin :

Tim Monevin Ketua : Anggota : Anggota : Anggota : Anggota :


21

Salinan Surat Kepada Klien yang berisikan : 1. 2. 3. 4.

Nama, Jabatan, dan Alamat Klien Penyerahan Laporan Monevin dan berakhirnya tugas Tim Monevin Penunjukan Tim Monevin Tanda tangan Ketua Tim Monevin

BAB I LATAR BELAKANG Latar belakang berisi: 1. Penjelasan Singkat tentang Fakultas/Program Studi/PIC/Unit yang di Monevin 2. Tujuan Monevin 3. Lingkup Monevin 4. Pihak-pihak TerMonevin dan Obyek TerMonevin 5. Rincian Dokumen Acuan 6. Rencana Monevin

BAB II HASIL MONEVIN Hasil MONEVIN berisi: 1. Temuan Monevin (Monevin Finding) 2. Tanggapan Hasil Monevin oleh TerMonevin 3. Ringkasan Temuan Monevin 4. Permintaan Tindakan Koreksi (PTK/CAR) 5. Daftar Status Tindakan Koreksi

BAB III KESIMPULAN Kesimpulan merupakan pertimbangan TIM MONEVIN yang berisikan : 1. Sejauh mana pihak terMonevin patuh pada sistem mutu 2. Sejauh mana sistem mutu dapat mencapai Tujuan Mutu LAMPIRAN 1 Daftar Distribusi Laporan Monevin LAMPIRAN 2 Salinan Permintaan Tindakan Koreksi yang telah disetujui pihak terMonevin DAFTAR PERTANYAAN


22

BORANG-BORANG MONEVIN DAFTAR PERTANYAAN No………. TerMonevin : ….…...…………… Tim Monev : .………………………………. Lingkup Monevin : ………………………………………...………………………………. Tanggal : ……………………. Waktu : .……………………………….

No

Pertanyaan


Dokumen Yang Di Monevin

Y/T

Catatan

23

TEMUAN MONEVIN Judul Monevin : Temuan

:

Uraian

:


No. Monevin :

No. Monevin :

24

BORANG TANGGAPAN MONEVIN Judul Monevin : Temuan

No. Monevin :

No. Temuan :

:

Akar Penyebab

:

Tindakan atau rencana koreksi yang akan dilakukan untuk masing-masing temuan :

Tindakan atau rencana koreksi yang akan dilakukan untuk mangatasi akar penyebab :

Yang bertanggung jawab dan waktu untuk masing-masing tindakan :

Dipersiapkan Oleh : Dikaji Ulang Oleh : Catatan :

Tanggal : Tanggal :

Apakah temuan Monevin ini ditutup

Kapan ?

Arsip dengan catatan resmi monevin : Kirim copy ke terMonnevin :


25

TEMUAN

Termonevin : Lingkup : KTS/OB

No, Halaman Tim Monevin Tanggal Waktu

: : : : :

Pertanyaan

Termonevin


Ketua Tim Monevin

26

PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI (PTK) Monev : PTK : Tanggal : Halaman ke ....... dari ...... halaman Kepada : .................................................................................................................... Dari : .................................................................................................................... Keadaan berikut diusulkan untuk dilakukan tindakan koreksi. Tunjukkan penyebab dan tindakan koreksi yang diperlukan termasuk tanggal tindakan koreksi dijadwalkan selesai. Tanda tangani dan beri tanggal ketika Saudara memberi tanggapan ini kemudian serahkan kembali borang ini kepada pengirim dalam waktu ………. Hari kerja. Keadaan menyimpang …………………...........……………………………………………………………………….. …………………...........……………………………………………………………………….. …………………...........……………………………………………………………………….. Bagian ini diisi oleh terMonevin

Akar penyebab …………………...........……………………………………………………………………….. …………………...........……………………………………………………………………….. …………………...........……………………………………………………………………….. Tindakan untuk mengoreksi penyimpangan di atas …………………...........……………………………………………………………………….. …………………...........……………………………………………………………………….. …………………...........……………………………………………………………………….. Tindakan pencegahan penyimpangan serupa …………………...........……………………………………………………………………….. …………………...........……………………………………………………………………….. …………………...........……………………………………………………………………….. Tindakan koreksi selesai tanggal : ………………………………………. Tanda tangan :……………………….

Tanggal :……………………….

Kajiulang

Tanda tangan : .....………….. Tanggal : ………….......

Disetujui


Tidak disetujui

27


28

Panduan Monitoring Dan Evaluasi Internal Universitas Pembangunan Panca Budi

Recommend Documents