Panduan Pelatihan PERENCANAAN, MONITORING DAN EVALUASI PROGRAM

Panduan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program

Panduan Pelatihan

PERENCANAAN, MONITORING DAN EVALUASI PROGRAM

Penyusun Tim IMPACT: Afrizal Tjoetra Nurdin El Jodas Miswar Fuady Anita T. Iskandar Dodi Hendrik T.Banta Syahrizal

Editor : Fauzi Abdullah, Handoko Soetomo


Diterbitkan pertama kali di Indonesia oleh IMPACT (Inspiration for Managing People’s Action) Jl. T Iskandar No. 50, Lambhuk, Banda Aceh, 23118 Email. [email protected]; [email protected]; Website. www.impactaceh.org Copyright © 2008 IMPACT

Penulis Afrizal Tjoetra, Nurdin El Jodas, Miswar Fuady, Anita T. Iskandar, Dodi Hendrik, T.Banta Syahrizal Hak cipta dilindungi Undang-undang. Tidak diperkenankan mereproduksi atau dipergunakan dalam bentuk apapun atau dengan menggunakan mesin atau elektronik, termasuk fotokopi, rekaman atau penyimpanan informasi dan sistem pencarian data tanpa izin tertulis dari penerbit.


PENGANTAR Keberadaan Organisasi Masyarakat Sipil (OMS) di Aceh telah memberikan konstribusi yang signifikan bagi terjadinya perubahan baik tatanan politik, sosial dan budaya maupun tatanan ekonomi menuju Aceh Baru yang maju, sejahtera dan damai. Konstribusi OMS ini terlihat pada masa konflik politik dan bersenjata maupun pemulihan kondisi paska penandatanganan perdamaian termasuk pemulihan kondisi pada saat rekonstruksi/rehabilitasi akibat bencana gempa dan tsunami. Perubahan pada tatanan baru yang sedang terjadi ini akan melahirkan tantangan-tantangan baru pula yang sangat kompleks dan membutuhkan penanganan yang lebih baik, berkualitas dan teruji. Karena itu, upaya mengembangkan kapasitas OMS sebagai organisasi pembelajaran yang efektif, inovatif dan transformatif serta dilakukan dengan proses yang sistematik dan berkelanjutan dalam upaya menjawab berbagai perubahan tersebut adalah merupakan inisiasi penting dan strategis. Sebagai sebuah organisasi perkumpulan fasilitator pembaruan sosial, IMPACT yang beranggotakan para fasilitator andalan dan aktivis OMS mengambil prakarsa untuk mengembangkan peningkatan kapasitas OMS. IMPACT terus berupaya mendorong penguatan melalui penyediaan jasa terpadu, penguatan pelaksanaan program pemulihan masyarakat Aceh pasca konflik dan tsunami, serta pengembangan pusat pembelajaran bagi gerakan OMS. Dalam menjalankan misinya, menjadi penting bagi IMPACT untuk terus mengembangkan strategi pembelajaran yang berkelanjutan dengan menghasilkan panduan fasilitasi bagi fasilitator IMPACT sebagai alat dan media yang digunakan dalam meningkatkan kapasitas OMS. Panduan fasilitasi penguatan OMS ini lahir melalui Program ANCORS (Acehnese Civil Society Organization Strengthening) kerjasama IMPACT, ADF, dan YAPPIKA serta didukung oleh USC Canada dan CIDA. Program ini melibatkan 14 mitra di enam Kabupaten di Aceh. Panduan fasilitasi ini hadir ditangan anda berkat partisipasi dan kontribusi banyak pihak, sehingga sepatutnyalah IMPACT mengucapkan terima kasih kepada YAPPIKA, USC Canada dan CIDA yang telah mendukung lahirnya panduan ini. Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada Handoko Soetomo, Fauzi Abdullah, Toto Rahardjo dan Fahmi (REMDEC), Alamsyah yang telah memberikan masukan atau catatan penting bagi panduan. Ucapan terima kasih kepada para fasilitator IMPACT sebagai tim penulis yang telah bekerja keras mengumpulkan bahan, meriview dan menuliskan panduan. Terima kasih kepada Royani dan Khairul Umami yang telah menyusun tata letak dan desain grafis. Dan ucapan terima kasih kepada berbagai pihak yang tidak mungkin disebutkan satu persatu dalam pengantar ini. Semoga panduan fasilitasi ini bermanfaat dan dapat digunakan bagi pihakpihak yang memiliki komitmen untuk memperkuat kapasitas OMS sehingga dapat berperan sesuai fungsinya dalam membangun tatanan masyarakat yang lebih adil dan demokratis.

Banda Aceh, Juli 2008 Ramadhana Lubis Direktur Eksekutif IMPACT

i


SIMBUL

KOMPONEN MODUL Tujuan

• Dijelaskan kepada peserta tujuan dari proses atau sesi yang ingin dicapai.

Metode

• Metode yang digunakan dalam proses fasilitasi. • Metode yang digunakan menjadi catatan fasilitator

Waktu

• Durasi waktu yang digunakan untuk proses atau sesi training

Alat

• Digunakan sebagai alat bantu dalam pelatihan atau training • Dipersiapkan pada saat persiapan

Langkah-langkah/ Proses

ii

PENJELASAN


DAFTAR ISI Kata Pengantar

i

Keterangan Gambar

ii

Daftar Isi

iii

I. Pengantar Umum

1

II. Kurikulum Pelatihan

7

1.

Tujuan Pelatihan

7

2.

Kurikulum Pelatihan

7

III. Panduan Proses Pelatihan :

12

1.

Perkenalandan Kontrak Belajar

12

2.

Prinsip Monitoring dan Evaluasi

14

3.

Tahap-tahap Penyelenggaraan Monitoring dan Evaluasi

16

4.

Penerapan Monitoring dan Evaluasi

18

5.

Pelaporan Monitoring dan Evaluasi

20

6.

Perencanaan Tindak Lanjut Monitoring dan Evaluasi

23

7.

Evaluasi

26

Lampiran

28

Daftar Pustaka

iii


I. PENGANTAR UMUM ♦ Mengapa Monitoring dan Evaluasi perlu diterapkan organisasi? Dalam hal perencanaan sebuah organisasi, ada dua teori ekstrim yang menjelaskan soal perencanaan. Yang pertama menyatakan bahwa perencanaan sangat penting dilakukan agar sebuah organisasi sejak awal sudah harus memiliki tujuan yang jelas dan terukur, jelas pula langkah-langkah yang ditempuh serta sumberdaya yang dibutuhkan untuk mewujudkan tujuan itu. Kejelasan ini penting agar sumberdaya yang dimiliki sepenuhnya bisa dicurahkan untuk mencapai tujuan. Jelas pula ukuranukuran yang digunakan untuk mengetahui tujuan dapat dicapai atau tidak. Pada teori ekstrim yang lain menyatakan bahwa perencanaan sangat sulit dilakukan pada organisasi yang bergerak di bidang sosial, bahkan tidak menguntungkan apabila dilakukan. Kondisi eksternal dan internal organisasi cukup dinamis, sementara organisasi perlu menyesuaikan diri dengan dinamika ini. Menurut aliran ini, penentuan tujuan sejak awal tidak realistis untuk dilakukan, tapi juga dapat menyebabkan organisasi tidak peka (dan dengan sendirinya tidak bisa menyesuaikan diri) terhadap dinamika yang terjadi. Aliran ini berpendapat bahwa perencanaan perlu secara terus menerus menyesuaikan diri dengan dinamika eksternal sehingga tidak bisa dibuat dalam jangka cukup panjang. Perencanaan dilakukan untuk waktu sangat terbatas, kemudian dinilai secara berkala dan disesuaikan dengan dinamika eksternal. Diantara kedua ekstrim itu ada aliran lain yang menyatakan bahwa penentuan tujuan sejak awal dengan ukuran yang jelas sangat penting sehingga organisasi dapat mencurahkan sumberdayanya secara efektif untuk mencapai tujuan dan tidak mudah dibelokkan ditengah-tengah jalan. Sementara itu, dinamika eksternal dan internalpun perlu dicermati dengan baik, sehingga bisa ditentukan sejauh mana penyesuaian yang perlu dilakukan. Aliran ini menganggap bahwa proses perencanaan yang baik penting dilakukan sejak awal, secara berkala perlu memperhatikan pelaksanaan rencana itu, memonitor situasi eksternal dan internal secara terus menerus, dan membuka ruang untuk berubah bila diperlukan berdasarkan pertimbangan yang matang. Perlu pula melakukan evaluasi secara berkala untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan pencapaian program serta menarik pelajaran-pelajaran penting dari pelaksanaan program tersebut. Mekanisme ini sekaligus merupakan cara untuk belajar terus-menerus baik mengenai perencanaan dan pelaksanaan program maupun dalam mengelola organisasi. Mekanisme ini merupakan sistem Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi (PME)yang biasanya dijalankan organisasi.

1


Sistem PME di dalam organisasi berjalan sebagai daur pembelajaran yang berulang terus-menerus. Dimulai dengan kegiatan menyusun perencanaan bersama baik perencanaan jangka panjang, menengah dan pendek. Kemudian rencana yang telah dibuat itu dilaksanakan. Selama pelaksanaan, monitoring dijalankan secara berkala untuk mengetahui sejauhmana kemajuan (progress) kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, hambatan apa yang dijumpai, adakah perubahan lingkungan eksternal, dan langkah-langkah perbaikan apa yang perlu dilakukan. Pada pertengahan atau akhir program dilakukan evaluasi. Evaluasi dilakukan tidak hanya untuk mengetahui tingkat pencapaian program dan dampaknya, tetapi juga untuk menilai sejauhmana efektivitas sistem perencanaan, sistem monitoring dan sistem evaluasi itu sendiri. Hasil-hasil evaluasi ini kemudian digunakan untuk perbaikan strategi dan perencanaan yang baru. Demikian prosesnya terus berulang sebagai daur pembelajaran di dalam organisasi. Dalam panduan pelatihan ini, pembahasan difokuskan pada monitoring dan evaluasi. Sedang sistem perencanaan dibuat tersendiri sebagai panduan pelatihan Perencanaan Strategis. Banyak manfaat yang diperoleh organisasi ketika menerapkan sistem monitoring dan evaluasi dengan baik, antara lain ; • Dapat mengenali/mengidentifikasikan masalah-masalah serius yang tidak diharapkan sebelum masalah tersebut berkembang menjadi lebih besar dan melahirkan krisis di dalam organisasi. • Dapat menilai komponen atau kebutuhan-kebutuhan baru dari pelaksanaan kegiatan sebelumnya yang berguna untuk memperbaiki program atau kegiatankegiatan berikutnya. • Dapat melacak perkembangan,kemajuan pelaksanaan program dan pengelolaan organisasi sesuai dengan tujuan strategis, visi dan misi yang telah ditetapkan. • Dapat membantu organisasi secara berkala dalam melakukan refleksi terhadap relevansi visi, misi dan posisi strategis organisasi. • Berguna bagi organisasi untuk menarik pelajaran-pelajaran penting dari pengalaman pelaksanaan program yang lalu sebagai basis perencanaan program selanjutnya.

♦ Prinsip-prinsip Monitoring dan Evaluasi Agar monitoring dan evaluasi bekerja efektif, ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan, yaitu :

2


1. Partisipatoris. Seperti juga dalam proses perencanaan strategis, dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi, para pihak yang berkepentingan perlu berperan secara aktif sesuai dengan tahapan pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Kelompok-kelompok masyarakat yang kepentingannya diperjuangkan organisasi, seperti misalnya: buruh, petani, korban pelanggaran HAM, perempuan, perlu berperan secara aktif dalam proses monitoring dan evaluasi. Kelompok-kelompok masyarakat yang terlibat langsung dan menjadi penerima utama program tersebut dapat berperan aktif dalam pengumpulan dan analisis informasi. 2. Sistemik. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi perlu dilakukan secara teratur dan terdokumentasi. Monitoring perlu dijalankan secara teratur selama pelaksanaan programuntuk mengetahui apakah kegiatan yang direncanakan dapat berjalan sesuai yang direncanakan dan perubahan-perubahan perlu dilakukan. Hasil-hasil monitoring perlu didokumentasikan secara baik untuk dasar pengambilan keputusan olehorganisasi. Demikian pula dengan evaluasi juga perlu dijalankan secara teratur pada tengah program atau akhir program, dan hasilnya juga perlu didokumentasikan secara baik. Monitoring dan evaluasi perlu mengacu pada rencana program yang telah dibuat organisasi sebagai pijakannya. 3. Berkesinambungan. Monitoring dan evaluasi ini perlu dikerjakan secara teratur dan terus menerus selama organisasi itu hidup. Dengan demikian, pengalaman-pengalaman yang diperoleh dapat terus diolah menjadi pengetahuan yang terus meningkat dan terbaharui.

♦ Syarat-syarat agar Monitoring dan Evaluasi efektif Agar Monitoring dan Evaluasi berjalan efektif memerlukan beberapa syarat yang perlu dipenuhi. Pertama,keputusan resmi dan komitmen dari semua jajaran organisasi untuk melaksanakan monitoring dan evaluasi.Kedua, adanya fungsi atau unit dalam struktur organisasi termasuk orang-orang/staf yang bertanggung jawab mengkoordinasikan kerja-kerja monitoring dan evaluasi. Ketiga, tersedianya sumberdaya yang memadai untuk menjalankan monitoring dan evaluasi.

♦ Langkah-langkah melaksanakan Monitoring dan Evaluasi Setelah syarat-syarat untuk monitoring dan evaluasi yang efektif terpenuhi, maka sistem monitoring dan evaluasi dapat mulai direncanakan. Bila mengacu pada

3


perencanaan strategis yang telah dimiliki organisasi, maka monitoring dan evaluasi dapat dilakukan secara berkala untuk mengetahui sejauhmana visi, misi, posisi strategis serta arah program masih sesuai dengan konteks dan situasi eksternal dan internal organisasi. Sedang bila mengacu pada rencana program, maka monitoring dan evaluasi dapat diarahkan untuk meneliti kembali indikator-indikator tujuan strategis dan hasil-hasil program (output)yang telah ditetapkan.Apakah semuanya sudah cukup tepat dan terukur sehingga dapat digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian dan keberhasilan program nantinya. Apabila mengacu pada rencana kerja tahunan, maka monitoring dan evaluasi dapat diterapkan untuk memeriksa kembali sejaumana hasil-hasil program dan indikatornya serta kegiatan yang direncanakan masih relevan. Dalam tahap ini instrumen-instrumen monitoring dan evaluasi serta waktu pelaksanaan monitoring dan evaluasi ditetapkan. Unit kerja atau staf yang bertugas melakukan/ mengkoordinasikan kegiatan monitoring dan evaluasi berkewajiban menjalankannya secara berkala, dan bila perlu mempertajam indikator serta instrumen monitoring dan evaluasi. Berikut ini langkah-langkah membangun sistem monitoring dan evaluasi program: LANGKAH 1 Mempersiapkan/Merencanakan Monitoring dan Evaluasi Dalam mempersiapkan/merencanakan monitoring dan evaluasi, partisipasi pihakpihak kunci perlu diupayakan dalam prosesnya. Perencanaan monitoring dan evaluasi yang partisipatoris hendaknya diciptakan sejak awal selama proses perencanaan dan perlu diintegrasikan dalam kegiatan program/proyek. LANGKAH 2 Memperjelas Tujuan (objectives) dan Stakeholders Langkah berikutnya yaitu perlu meperjelas tujuan-tujuan program dan pihak-pihak yang berkepentingan ( stakeholders) dan memastikan kesepakatan dalam menentukan jenis-jenis dan sumber-sumber informasi yang dibutuhkan untuk monitoring dan evaluasi. LANGKAH 3 Menentukan kebutuhan informasi dan mengembangkan pertanyaan-pertanyaan Monitoring dan Evaluasi Aspek-aspek yang penting dalam proses monitoring dan evaluasi adalah

4


menentukan informasi-informasi yang dibutuhkan serta cara mendapatkannya. Penentuan jumlah dan jenis-jenis informasi perlu dilakukan dengan cermat terutama terhadap informasi-informasi kunci yang relevan.untuk proses monitoring dan evaluasi. LANGKAH 4 Mengembangkan indikator-indikator Selain sebagai tanda atau ciri tercapai tidaknya tujuan, indikator-indikator juga merupakan tanda-tandapenting yang membantu untuk menentukan apakah program tetap berada pada jalan yang seharusnya kearah tujuan strategis yang akan dicapai, yaitu proses perubahan/transformasi sosial. Indikator-indikator yang mendorong proses perubahan/transformasi sosial ini perlu dirumuskan dengan jelas. LANGKAH 5 Menentukan sumber-sumber informasi dan mendisain instrumen-instrumen pengumpulan data Pada langkah ini yang perlu dilakukan meliputi: mengetahui seberapa jauh informasi yang sudah tersedia;mengindentifikasikan sumber-sumber informasi yang paling langsung berkaitan dengan yang dibutuhkan untuk monitoring dan evaluasi;mendesain alat-alat pengumpulan data yang tepat, dam arti memadai sesuai dengan tingkat kemampuan pengumpul data. LANGKAH 6 Perencanaan untuk menganalisa data dan menggunakan hasil-hasil Informasi dan data tidaklah berguna bila tidak dianalisa dan dipergunakan untuk memperbaiki kegiatan-kegiatan atau program. Karena itu, mekanisme kerja analisis data dan informasi perlu dilakukan secara teratur, perbaikan kegiatan-kegiatan atau program juga harus dilakukan dan perlu diintegrasikan ke dalam rencana monitoring dan evaluasi dan keseluruhan rencana pelaksanaannya. LANGKAH 7 Menyelesaikan dan uji coba sistem Monitoring dan Evaluasi Langkah-langkah seperti telah dipaparkan di atas tidak akan menghasilkan suatu sistem monitoring dan evaluasi yang lengkap dan efekif bila tidak diintegrasikan ke dalam proses kegiatan program yg berkelanjutan, uji coba di lapangan dan dikaji ulang (review) serta diperbaikii secara berkala (periodik). Karena itu, langkah nomor 7 ini penting untuk dijalankan untuk membangun sistem monitoring dan evaluasi yang utuh dan efektif.

5


LANGKAH 8 Menyelenggarakan self-assessment tahunan dan evaluasi eksternal berkala Organisasi perlu melakukan langkah ini karena akan semakin dapat meningkatkan kontrolnya terhadap evaluasi-evaluasi eksternal. Dengan mengembangkan pendekatannya sendiri, organisasi juga akan dapat menghindari pengalamanpengalaman buruk yang mungkin ditimbulkan dari monitoring dan evaluasi. Selain itu, partisipasi berbagai pihak juga dapat ditingkatkan dalam proses monitoring dan evaluasi yang dijalankan.

6


II. KURIKULUM PELATIHAN Untuk memahami dan mampu menerapkan sistem monitoring dan evaluasi secara efektif dalam organisasi diperlukan sikap, pengetahuan dan kemampuan tertentu. Untuk itulah sistem monitoring dan evaluasi perlu dipelajari dan ditularkan kepada para pengelola program dan organisasi agar dapat mempraktikannya diorganisasi masingmasing. Oleh karena itu, kurikulum pelatihan monitoring dan evaluasi dikembangkan mencakup unsur-unsur sebagai berikut: 1. Tujuan Pelatihan 1. Terciptanya pemahaman peserta tentang konsep-konsep monitoring dan evaluasi sehingga mereka mampu membangun sistem tersebut di organisasi masing-masing. 2. Terciptanya pemahaman peserta tentang prinsip-prinsip yang perlu dijalankan untuk pelaksanaan monitoring dan evaluasi yang efektif di organisasi masingmasing, Untuk mencapai tujuan tersebut di atas, proses pelatihan monitoring dan evaluasi dalam buku panduan ini dibagi dalam tujuh pokok pembahasanbahasan. Masingmasing pokok pembahasan dilaksanakan dengan metoda tertentu dan dilengakpi dengan panduan proses untuk pelaksanaan pembahasan atau pelatihan masingmasing pokok pembahasan tersebut. Panduan pelatihan ini bukanlah kitab suci yang tidak dapat diubah-ubah. Petunjuk praktis yang dimuat dalam modul ini hanyalah salah satu kemungkinan saja dari sekian banyak kemungkinan yang dapat digunakan untuk memroses setiap pokok bahasan. Juga urut-urutan sesi mungkin saja dapat diubah disesyaikan dengan keadaan. Oleh karena itu, fasilitator/pelatih dapat mengubah dan menyesuaikan buku panduan ini dengan kondisi lapangan dan teknik-teknik yang lebih sesuai. 2. Kurikulum Pelatihan Berdasarkan tujuan pelatihan tersebut di atas, kurikulum pelatihan monitoring dan evaluasi meliputi pokok pembahasan sebagai berikut: 1. Perkenalan dan kontrak belajar 2. Prinsip monitoring dan evaluasi 3. Tahap-tahap penyelenggaraan monitoring dan evaluasi 4. Penerapan monitoring dan evaluasi 5. Pelaporan monitoring dan evaluasi 6. Perencanaan tindak lanjut monitoring dan evaluasi 7. Evaluasi Pelatihan

7


Pokok Bahasan

1

Perkenalan dan Kontrak Belajar

a.Peserta saling mengenal • Perkenalan L C D , 90 menit dengan wa- komputer, satu dengan lainnya dan menyampaikan hal-hal wancara, kertas yang ingin dipelajari da- • Kontrak be- p l a n o , lajar deng- s p i d o l , lam pelatihan Monitoring an diskusi, metaplan, dan Evaluasi. b.Peserta menyepakati ke- • Pretest de- L e m b a r ngan kerja pretest rangka proses, materi, metoda, jadwal dan atuperorangan ran-aturan untuk kelancaran proses belajar. c. Tercipta suasana kondusif sehingga peserta dapat berperan serta secara aktif dalam proses belajar.

2

Prinsip Monitoring dan Evaluasi

a.Peserta memahami pe- • Curah pen- • L C D , 270 menit ngertian, sejarah, prinsipdapat kertas prinsip Monitoring dan • Diskusi keplano, Evaluasi dan syarat-syalompok metaratnya • Diskusi pleplan, b.Peserta paham dan mamno Spidol pu menjalankan persia• Bahan pan untuk penyelengbacaan garaan Monitoring dan mengeEvaluasi nai pengertian dan sejarah monitor i n g dan evaluasi • Bahan bacaan mengen a i

8

Tujuan

Metode

Media dan perlatan

No

Waktu


prinsipprinsip monitor i n g d a n e v a luasi partisipatif d a n memberdayakan 3

Tahap-tahap penyelenggaraan monitoring dan evaluasi

a.Peserta paham siapa saja • Diskusi ple- • L C D , 180 menit yang perlu terlibat dalam no Notetahap-tahap penyeleng- • Curah pen- b o o k , garaan Monitoring dan dapat kertas Evaluasi • Diskusi ke- P l a n o , b.Peserta paham bagaimalompok Metana monitoring dan evaplan, luasi dijalan tahap demi Spidol tahap • Potongan kertas berisi tahap-tah a p pelaksanaan monitoring dan evaluasi • Bahan present a s i yang disiapkan fasilitator

9


4

Penerapan monitoring dan evaluasi

a.Peserta memahami pe- • Diskusi ple- •L C D , 315 menit no Kertas ngertian, maksud, tujuan monitoring dan evaluasi • Kerja ke- P l a n o , serta perbedaan keduanya lompok Metab.Peserta memahami un- • Simulasi plan, sur-unsur monitoring dan Spidol tingkatannya serta jenis•C o n t o h format/ jenis evaluasi program c. Peserta mampu meraninstrucang instrumen monitorm e n ing program dan pelakmonitosanaannya ring dan d.Peserta mampu meranevaluasi cang instrumen evaluasi •P r o p o program sal, logical framework, serta laporan pelaksan a a n program

5

Pelaporan Monitoring dan evaluasi

a.Peserta memahami pe- Diskusi/kerja •L C D , 135 menit nyajian laporan monitor- k e l o m p o k K e r t a s ing dan evaluasi sesuai dan pleno Plano, kebutuhan ( untuk apa Metadan siapa?) plan, b Peserta memahami sisteSpidol matika penyajian laporan •C o n t o h monitoring dan evaluasi laporan program sesuai kebutuperkemhannya bangan dan laporan akhir program untuk internal d a n

10


funding •C o n t o h outline laporan monitoring dan evaluasi s e r t a bahan presentasi lain yang disiapkan fasilitator 6

Perencanaan tindak lanjut monitoring dan evaluasi

a.Peserta memahami pe- • D i s k u s i nyajian laporan monitorpleno ing dan evaluasi sesuai • T u g a s kebutuhan ( untuk apa mandiri dan siapa ?) b.Peserta memahami sistematika penyajian laporan monitoring dan evaluasi program sesuai kebutuhannya

LCD, Ker- 90 menit tas Plano, Metaplan, Spidol

7

Evaluasi Pelatihan

a.Fasilitator mengetahui Post test LCD, Me- 90 menit sejauh mana peserta Evaluasi li- t a p l a n , paham mengenai materi san Spidol, yang dibahas dalam proLembar ses pelatihan. post test, B.Teridentifikasinya kekurajdaftar hagan dan terumuskannya rapan peusul-usul perbaikan untuk serta yang pelatihan yang akan dadigali saat tang. perkenalan dan kontrak belajar

11


III. PANDUAN PROSES PELATIHAN 1. PERKENALAN DAN KONTRAK BELAJAR Perkenalan perlu dilakukan pada awal pelatihan untuk menciptakan keakraban dan suasana kondusif untuk proses belajar diantara peserta selama pelaksanaan pelatihan. Yang terpenting dari sesi perkenalan adalah mengenal sebanyak mungkin teman belajar, latar belakang pengalaman dan budaya, serta harapan-harapan peserta mengikuti pelatihan. Pengetetahuan tersebut sangat berguna bagi peserta dan juga pelatih untuk kelancaran proses pelatihan sesuai yang diharapkan bersama. Perkenalan sebaiknya dilakukan dengan cara-cara/metoda yang memberikan kenyamanan bagi setiap peserta memperkenalkan diri dan menyampaikan pengalaman yang dimiliki serta harapannya mengkuti pelatihan dengan leluasa. Proses perkenalan juga perlu mempertimbangkan situasi ruang belajar dan pilihan metoda agar dapat berjalan efektif sesuai waktu yang tersedia. Harapan-harapan peserta yang disampaikan pada proses perkenalan sangat penting untuk penyiapan materi dan metoda pelatihan. Selain itu, pre-test bagi setiap peserta juga dapat dilakukan untuk mendapatkan gambaran awal pengetahuan peserta terhadap pelatihan yang akan dilaksanakan. Hal ini juga sangat berguna untuk pertimbangan bagaimana proses pelatihan sebaiknya dijalankan. Satu hal penting yang juga berlu dilakukan pada awal pelatihan ialah membangun kesepakatankesepakatan dasar (kontrak belajar) yang dibutuhkan untuk kelancaran proses belajar selama pelatihan. Kesepakatan-kesepakatan dasar ini dapat menjadi mekanisme yang menjamin pelatihan dapat berjalan seperti yang diharapkan. Perangkat ini pula dapat menjadi pengikat semua peserta terhadap pelatihan. Tujuan 1. Peserta saling mengenal satu dengan lainnya dan menyampaikan hal-hal yang ingin dipelajari dalam pelatihan Monitoring dan Evaluasi. 2. Peserta menyepakati kerangka proses, materi, metoda, jadwal dan aturan-aturan untuk kelancaran proses belajar. 3. Tercipta suasana kondusif sehingga peserta dapat berperan serta secara aktif dalam proses belajar.

12


Metode • Perkenalan dengan wawancara • Kontrak belajar dengan diskusi

Media dan Peralatan

• Lembar pre-test • LCD, kertas plano, spidol, metaplan, komputer

Waktu 90 Menit

Langkahlangkah/ Proses

1. Perkenalan • Jelaskan kepada peserta metode perkenalan yang akan digunakan. • Minta peserta berpasangan untuk melakukan wawancara saling bergantian. • Pada saat wawancara setiap peserta diminta untuk menanyakan pada pasangannyaminimal 3 pertanyaan, yaitu: nama dan maknanya, cita-cita masa kecil dan pekerjaan saat ini, serta pengalaman masa kecil yang paling berkesan. • Proses wawancara dilakukan oleh peserta selama 3 menit. • Setelah wawancara selesai, setiap pasangan peserta diberikan waktu 5 menit untuk menyampakan hasil wawancaranya secara bergiliran. • Setiap peserta yang telah selesai presentasi, diberikan tanda nama panggilan untuk dikenakan sehingga peserta yang lain mudah mengenalinya. 2. Kontrak belajar dan pretest • Jelaskan secara ringkas kepada peserta:tujuan, alur proses, dan jadwal pelatihan. • Ajak peserta mendikusikan tujuan, alur proses, dan jadwal pelatihan tersebut. Catatlah usulan-usulan yang disampaikan peserta untuk perbaikan. • Setelah itu, ajaklah peserta untuk menyepakati aturan selama proses pelatihan dan tuliskan aturan-aturan tersebut pada tempat yang mudah dibaca bersama. • Selanjutnya, bagikan kepada peserta lembar pretest dan berikan waktu yang cukup bagi peserta untuk menjawab soal-soal dalam lembar pre-test tersebut dan diserahkan kembali kepada panitia. • Akhiri sesi ini dengan memberikan apresiasi kepada peserta atas partisipasi aktif yang dilakukan.

13


2. PRINSIP MONITORING DAN EVALUASI Sebuah organisasi yang baik harus memiliki sistem perencanaan, sistem monitoring untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan program, serta sistem evaluasi programnya.Sistem perencanaan, monitoring dan sistem evaluasi yang diterapkan itupun secara berkala harus dikaji ulang dan disempurnakan bila perlu. Keseluruhan proses itu dinamakan monitoring dan evaluasi (Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi). Sistem ini adalah perangkat organisasi untuk mengelola program dan mengelola pengetahuan yang didapat dari pengalaman berorganisasi agar organisasi semakin lama semakin kuat dan efektif mewujudkan visinya. Agar peserta mau dan mampu membangun sistem monitoring dan evaluasi di tempatnya bekerja (jika sistem itu belum ada) dan meningkatkan efektivitas penyelenggaraan monitoring dan evaluasi (jika sudah ada), maka peserta perlu memahami dengan baik beberapa hal pokok monitoring dan evaluasi. Beberapa hal pokok tersebut, yaitu: pengertian monitoring dan evaluasi, mengapa monitoring dan evaluasi perlu dibangun dan dilaksanakan, prinsip-prinsip yang perlu dipegang agar sistem ini bekerja secara efektif, serta syarat-syarat yang harus dipenuhi agar sistem ini berjalan secara efektif. Tujuan

1. Peserta memahami pengertian, sejarah, prinsip-prinsip monitoring dan evaluasi dan syarat-syaratnya 2. Peserta paham dan mampu menjalankan persiapan untuk penyelenggaraan monitoring dan evaluasi.

Metode

• Curah pendapat • Diskusi kelompok • Diskusi pleno

Media dan Peralatan

• LCD, Kertas Plano, Metaplan • Spidol • Bahan bacaan mengenai pengertian dan sejarah Monitoring dan Evaluasi • Bahan bacaan mengenai prinsip-prinsip Monitoring dan Evaluasi partisipatif dan memberdayakan • Bahan-bahan presentasi yang disiapkan fasilitator

14


Waktu 270 Menit


1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta pengertian monitoring dan evaluasi 2. Kemudian, minta kepada peserta untuk menjelaskan praktek pelaksanaan program di organisasinya, baik dalam hal perencanaan, monitoring maupun evaluasi. Jika sebagian organisasi peserta belum melakukan perencanaan secara teratur, belum ada monitoring, maka dapat ditanyakan mengapa belum ada monitoring dan evaluasi? 3. Penjelasan peserta dicatat di kertas plano, untuk beberapa hal penting yang berkaitan dengan perencanaan, monitoring dan evaluasi dilakukan pendalaman. Untuk pendalaman ini peserta dibagi dalam beberapa kelompok. Jika perlu, pembagian kelompok dapat dibagi menjadi: kelompok yang sudah menjalankan sistem monitoring dan evaluasi dan yang belum menjalankannya. 4. Minta kelompok untuk mendiskusikan sebagai berikut: a. Kelompok yang sudah memiliki/menjalankan monitoring dan evaluasi: • Mengapa perencanaan, monitoring dan evaluasipenting dilakukan di organisasi anda? • Manfaat apa yang dirasakan selama ini ? • Bagaimana proses penyusunan perencanaan, monitoring dan evaluasi dilakukan dan apa syarat-syaratnya? • Apa beda monitoring dan evaluasi? • Kapan dan siapa yang melakukan monitoring dan evaluasi? b. Kelompok yang belum menerapkan sistem monitoring dan evaluasi: • Mengapa monitoring dan evaluasi belum dilaksanakan? • Apa hambatan yang diperkirakan muncul jika sistem monitoring dan evaluasi akan dilaksanakandi organisasi anda? • Bagaimana cara mengatasi hambatan itu? 5. Minta masing-masing kelompok untuk mempresentasikan hasilnya dalam forum pleno, dan memberikan masukan pada hasil-hasil tersebut.

15


6. Selanjutnya,ajak peserta untuk menarik kesimpulan dari hasilhasil diskusi kelompok dan pleno tersebut tentang: konsep, manfaat, prinsip-prinsip serta syarat-syarat bagi sistem monitoring dan evaluasi yang efektif. 7. Ajak peserta mendiskusikan lebih lanjut tentang hambatanhambatan dalam menerapkan sistem monitoring dan evaluasi, terutama antara kelompok/ peserta yang sudah menerapkannyadan yang belum menerapkan sistem monitoring dan evaluasi. 8. Akhiri sesi ini dengan meminta peserta memberikan umpan balik mengenai proses pelatihan di hari pertama ini dengan cara menempelkan post-it sesuai dengan pilihannya (senang, biasa saja dan sedih). Berikan apresiasi atas partisipasi aktif yang telah dilakukan.

3. TAHAP-TAHAP PENYELENGGARAAN MONITORING DAN EVALUASI Dalam sesi sebelumnya telah dibahas mengenai: pengertian, manfaat dan syaratsyarat agar sistem monitoring dan evaluasi dapat bekerja secara efektif. Juga telah dibahas bagaimana membangun sistem monitoring dan evaluasi. Pada pokok pembahasan ini, peserta akan bersama-sama membahas tahap-tahap pelaksanaan monitoring dan evaluasi, siapa saja yang terlibat dan mengapa mereka harus terlibat. Pemahaman mengenai tahap-tahap ini penting disampaikan untuk menjelaskan bekerjanya monitoring dan evaluasi sehingga peserta dapat menjelaskan kepada rekanrekan di organisasinya, atau memperbaiki praktek monitoring dan evaluasi diorganisasinya (jika sudah ada), serta memberikan gambaran lebih kaya tentang sistem monitoring dan evaluasi ini. Tujuan

Metode

16

1. Peserta paham siapa saja yang perlu terlibat dalam tahap-tahap penyelenggaraan monitoring dan evaluasi. 2. Peserta paham bagaimana monitoring dan evaluasi dijalan tahap demi tahap. • Diskusi pleno • Curah pendapat • Diskusi kelompok


Media dan Peralatan

• LCD, Notebook, Kertas Plano, Metaplan, Spidol • Potongan kertas berisi tahap-tahap pelaksanaan monitoring dan evaluasi • Bahan-bahan presentasi yang disiapkan fasilitator

Waktu 180 Menit


1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta maksud dan tujuan pokok pembahasan ini dan prosesnya. 2. Minta salah satu atau beberapa peserta untuk menyampaikan raangkuman singkat tentang apa yang dipelajari pada proses sebelumnya. 3. Bagikan kepada peserta potongan-potongan kertas yang berisi/ bertuliskan tahap-tahap pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Minta peserta berbagai dalam kelompok (masih diruangan yang sama) dengan tugas menyusun potongan-potongan kertas tersebut secara cepat sesuai dengan urut-urutan pelaksanaan monitoring dan evaluasi. 4. Minta kelompok menempelkan hasil kerjanya pada tempat yang sudah disediakan dan ajak untuk membahasnya hingga diperoleh pemahaman bersama tentang tahapan-tahapan pelaksanaan monitoring dan evaluasi. 5. Kemudian, minta peserta bergagi dalam kelompok untuk mendalami masing tahapan dengan berdiskusi menjawab pertanyaan berikut: • Persiapan apa yang perlu dilakukan untuk monitoring dan evaluasi yang efektif? • Langkah-langkah apa yang perlu dilakukan ? • Siapa saja yang harus terlibat dalam tiap tahap tersebut dan mengapa ? 6. Minta masing-masing kelompok menyampaikan hasil kerjanya dalam pleno, dan minta peserta yang lain memberikan tanggapan/komentar. 7. Ajak peserta untuk bersama-sama menarik kesimpulan. Fasilitator sebaiknya juga memberikan ulasan ringkas untuk memberikan tambahan penjelasan berkaitan dengan pokok pembahasan tahapan-tahapan pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan pihakpihak penting yang perlu terlibat. 8. Akhiri pokok pembahasan ini dengan meminta peserta memberi komentar tentang proses belajar dalam pokok pembahasan sesi ini. Berikan apresiasi atas partisipasi aktif yang telah dilakukan.

17


4. PENERAPAN MONITORING DAN EVALUASI Setelah peserta memahami sistem monitroring mulai dari konsep sampai dengan tahapan-tahapan penyelenggaraan monitoring dan evaluasi, tiba saatnya peserta mempraktikkan tahap-tahap penting penyelenggaraan monitoring dan evaluasi tersebut. Tahap-tahap ini dapat dibagi dua, yakni: - Tahapan umum, yaitu persiapan penyelenggaraan monitoring dan evaluasi, seperti: memeriksa dan mempertajam tujuan, indikator, serta menentukan informasi penting yang diperlukan. - Tahapan khusus, yaitu tahapan untuk menyelenggarakan monitoring dan tahapan untuk menyelenggarakan evaluasi. Dengan mempertimbangkan waktu yang tersedia, dalam pelatihan ini hanya akan dipraktikkan penyelenggaraan evaluasi tahunan. Pengalaman praktek ini penting untuk memberi gambaran lebih utuh tentang penyelenggaan monitoring dan evaluasi dan sebagai upaya untuk penguatan kapasitas peserta agar dapat mempraktikkanya atau membagi pengalamannya kepadatemanteman mereka di organisasinya. Tujuan

1. Peserta memahami pengertian, maksud, tujuan monitoring dan evaluasi serta perbedaannya. 2. Peserta memahami unsur-unsur monitoring dan tingkatannya serta jenis-jenis evaluasi program. 3. Peserta mampu merancang instrumen monitoring program dan pelaksanaannya. 4. Peserta mampu merancang instrumen evaluasi program.

Metode • Diskusi/kerja kelompok dan pleno • Simulasi Media dan Peralatan

18

• LCD, kertas plano, metaplan, spidol • Contoh format-format atau instrumen monitoring dan evaluasi, Proposal program dan logframe, laporan-laporan pelaksanaan program, Bahan-bahan presentasi yang disiapkan fasilitator, Lembar kasus.


Waktu 315 Menit


1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta maksud dan tujuan pokpok pembahasan ini dan prosesnya, serta rangkuman hasil dari sesisesi sebelumnya. 2. Minta peserta berbagai dalam beberapa kelompok (tergantung jumlah peserta) untuk membahas hal-hal di bawah ini. Berikan kepada setiap kelompok proposal dan logframe program sebagai bahan diskusi. Kemudian minta kelompok untuk: • Mempertajam rumusan tujuan program beserta indikator. Dalam mempertajam indikator perlu dilihat dari dua sisi: (a) sejauh mana indikator itu cukup jelas menjadi tanda berhasil tidaknya tujuan program, (b) sejauh mana indikator tersebut mendorong terjadinya transformasi sosial. • Mempertajam outputprogram yang terdapat dalam logframe dan proposal program tersebut beserta indikatornya. • Memeriksa dengan teliti ada tidaknya kesenjangan(gap) antara output dengan indikator tujuan program. 3. Minta masing-masing kelompok untuk menyampaikan hasil kerjanya dalam forum pleno. Berikan masukan dan catatan-catan penting fasilitator untuk mempertajam dan memperjelas konsepkonsep yang digunakan. 4. Setelah itu, peserta diminta kembali dalam kelompok yang sama membahas hal-hal sebagai berikut : • Apa saja informasi yang perlu dikumpulkan untuk monitoring dan evaluasi dan bagaimana cara untuk mendapatkannya serta sumber informasi tersebut? • Siapa saja pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) yang perlu terlibat dan mengapa mereka harus terlibat, serta apa kepentingan mereka? 5. Minta kembali masing-masing kelompok menyampaikan hasil kerjanya dalam forum pleno, dan minta pula tanggapan peserta terhadap hasil kelompok tersebut. Fasilitator juga perlu memberikan catatan/masukan-masukan penting terhadap hasil kerja kelompok tersebut.

19


6. Selanjutnya, minta kembali peserta berbagai dalam dua kelompok untuk membahas tahapan moniltoring, dan kelompok kedua tahapan evaluasi.Masing-masing kelompok diminta melakukan tugas yang sama, yaitu: • Mempertajam informasi yang dibutuhkan untuk monitoring, • Menetapkan stkaholders yang perlu terlibat, • Membuat format-format yang akan digunakan. 7. Minta masing-masing kelompok menyampaikan hasil kerjanya, dan minta pula masukan dari peserta yang lain untuk perbaikan. Fasilitator juga perlu memberikan masukan-masukan untuk perbaikan. 8. Akhiri sesi ini dengan mengajak peserta menarik kesimpulankesimpulan dari pokok pembahasan ini. Berikan apresiasi atas partisipasi aktif yang telah dilakukan.

5. PELAPORAN MONITORING DAN EVALUASI Hasil monitoring dan evaluasi perlu disajikan dengan baik dan sesuai dengan tingkat kebutuhan pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders). Hal ini, penting dilakukan mengingat tidak semua stakeholders membutuhkan informasi yang sama. Tingkat pekerja lapangan membutuhkan informasi tertentu yang berbeda dengan tingkat manajemen program. Sementara itu, manajemen program juga membutuhkan informasi tertentu yang juga berbeda dengan level lainnya. Demikian seterusnya, bahwa masing-masing pihak sesuai level dan peranannya akan membutuhkan informasi yang berbeda-beda. Untuk itu, pokok bahasan ini akan menitikberatkan pada penyajian laporan monitoring dan evaluasi sesuai kebutuhan (untuk apa dan kepada siapa), serta bagaimana penyajian laporan monitoring dan evaluasi itu dilakukan.

Tujuan 1. Peserta memahami penyajian laporan monitoring dan evaluasi sesuai kebutuhan (untuk apa dan siapa) 2. Peserta memahami sistematika penyajian laporan monitoring dan evaluasi program sesuai kebutuhannya

20


Metode • Diskusi/kerja kelompok dan pleno

Media dan Peralatan

• LCD, kertas plano, metaplan, spidol • Contoh laporan perkembangan dan laporan akhir program untuk internal dan untuk funding • Contoh outline laporan monitoring dan evaluasi, Bahan-bahan presentasi yang disiapkan fasilitator.

Waktu 135 Menit


1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta maksud dan tujuan pokok pembahasan ini dan prosesnya, serta rangkuman hasil dari sesisesi sebelumnya. 2. Ajak peserta melakukan curah pendapat tentang laporan monitoring dan evaluasi yang baik dengan menuliskannya pada kertas metaplan. 3. Minta peserta menempelkan kertas-kertas metaplan tersebut pada tempat yang telah disediakan dan mendiskusikannya. Kemudian, ajak peserta menarik kesimpulan bersama tentang ciri-ciri pelaporan monitoring dan evaluasi yang baik (misalnya, ringkas, mengandung informasi yang memang dibutuhkan, rapi dan tepat waktu). 4. Minta peserta bekerja dalam kelompok untuk mendiskusikan secara kritis terhadap contoh laporan yang diberikan fasilitator. Kelompok membahas dua topik yang berbeda sebagai berikut: (a) Kelompok yang membahas laporan monitoring, diminta untuk mengkritisi laporan tengah program khususnya menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: • Apakah laporan itu terlalu panjang atau cukup ringkas? Menagapa? • Apakah laporan itu mengandung informasi yang memang dibutuhkan oleh mereka yang diberi laporan? Beri penjelasan singkat! • Apakah outlinenya sudah cukup masuk akal dan memudahkan

21


pembaca memahami laporan itu? Beri penjelasan singkat! • Apa masukan-masukan anda yang terpenting untuk memperbaiki laporan tersebut? (b) Kelompokyang membahas laporan evaluasi,mendapat tugas mengkritisi contoh laporan akhir yang diberikan fasilitator, menjawab pertanyaan-pertanyaan: • Apakah laporan itu terlalu panjang atau cukup ringkas? Mengapa? • Apakah outlinenya sudah cukup masuk akal dan memudahkan pembaca memahami laporan itu? Beri penjelasan secara ringkas! • Apakah laporan itu mengandung informasi yang memang dibutuhkan oleh mereka yang diberi laporan? Beri penjelasan ringkas! • Apakah rumusan pelajaran-pelajaran penting (lesson learnt) dalam laporantersebutcukup tajam, masih kurang, dan sebagainya? • Apa masukan-masukan anda yang terpenting untuk perbaikan laporan tersebut? 5. Minta masing-masing kelompok menyampaikan hasilnya dalam forum pleno, dan minta masukan/tanggapan dari peserta yang lainnya. 6. Fasilitator perlu merangkum hasil diskusi dengan memberikan halhal penting yang perlu dipahami peserta berkaitan dengan penyajian hasil monitoring dan evaluasi. Beberapa penekanan penting terutama mengenai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing pihak yang perlu mendapatkan laporan tersebut,. Juga yang terpenting adalah kelompok masyarakat yang menjadi pelaku utama program dan perubahan. 7. Akhiri sesi ini dengan meminta peserta menyampaikan pendapatnya dalam proses belajar pokok pembahasan ini. Beri apresiasi atas partisipasi aktif yang telah dilakukan.

22


6. PERENCANAAN TINDAK LANJUT MONITORING DAN EVALUASI Menyiapkan rancangan kerja untuk penerapan monitoring dan evaluasi merupakan langkah persiapan yang penting bagi peserta untuk menerapkan seluruh pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh selama pelatihan dalam praktek nyata di organisasinya. Penyiapan rancangan kerja yang baik sangat berguna untuk kelancaran pelaksanaan monitoring program di organisasinya. Karena itu, setiap peserta setelah mengikuti pelatihan sebaiknya membuat rancangan kerja yang dapat dijadikan pedoman dalam mengupayakan penerapan sistem monitoring dan evaluasi yang efektif bagi organisasinya. Tujuan

1. Peserta memahami cara-cara merumuskan kerangka implementasi monitoring dan evaluasi program sesuai kebutuhan masing-masing organisasi. 2. Peserta dapat merumuskan langkah-langkah untuk implementasi monitoring dan evaluasi sesuai kebutuhan masing-masing organisasi.

Metode • Diskusi pleno • Tugas mandiri Media dan Peralatan

• LCD, kertas plano, metaplan, spidol

Waktu


1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta maksud dan tujuan pokok pembahasan ini dan prosesnya. 2. Minta setiap peserta membuat rancangan kerja untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh selama pelatihan untuk organisainya. 3. Tuliskan jenis-jenis kegiatan yang akan dilakukan untuk organisainya, bagaimana langkahnya agar kegiatan tersebut dapat

23


terlaksana, dan kapan waktunya. Gunakan Lembar kerja: Rencana tindak lanjut pelatihan seperti disajikan dibawah ini. 4. Minta peserta untuk berbagai informasi secara singkat tentang rencana yang akan dilakukan di masing-masing organisasinya dalam kelompok. Untuk itu, minta peserta berbagai dalam kelompok. 5. Minta kepada kelompok menceritakan secara ringkas apa yang diperoleh dalam kelompok, dan juga bila ada kegiatan pembelajaran bersama yang akan mereka lakukan. 6. Akhiri pokok pembahasan dengan dengan memberikan apresiasi kepada peserta atas partisipasi aktif yang telah dilakukan.

24


Lembar kerja : Rencana Tindak Lanjut Pelatihan No

Kegiatan yang akan dilakukan

Langkah-langkah untuk mewujudkan kegiatan tersebut

Waktu

Catatan/ Keterangan

25


7. EVALUASI PELATIHAN Evaluasi kegiatan pelatihan perlu dilakukan untuk mengetahui sejauhmana tujuan pelatihan dapat tercapai dibandingkan dengan yang direncanakan. Proses evaluasi juga dapat menjadi media refleksi semua pihak yang terlibat dalam proses pembelajaran dalam kegiatan pelatihan. Lebih lanjut, hasil-hasil evaluasi dapat dijadikan pijakan untuk perbaikan penyelenggaraan kegiatan sejenis di masa-masa mendatang. Tujuan

1. Peserta dapat mengetahui peningkatan pengetahuan yang dimilikinya setelah mengikuti pelatihan dibandingkan dengan sebelum mengikuti pelatihan. 2. Peserta dapat menilai hasil-hasil pelatihan dibandingkan dengan tujuan yang direncanakan dan memberikan masukan untuk perbaikan penyelenggaraan pelatihan sejenis di masa-masa mendatang

Metode • Post-test • Evaluasi lisan Media dan Peralatan

• LCD, kertas plano, metaplan, spidol • Lembar post-test, daftar harapan peserta yang digali saat perkenalan dan kontrak belajar

Waktu 90 Menit


26

1. Jelaskan secara ringkas kepada peserta bahwa acara pelatihan secara keseluruhan telah berakhir, karenanya perlu melakukan evaluasi bersama untuk mengetahui hasil-hasilnya. 2. Sampaikan ulasan ringkas tentang alur dan tujuan pelatihan yang disampaikan pada awal pelatihan untuk mengingatkan kembali peserta tentang keseluruhan proses yang telah dijalani. 3. Jelaskan pada peserta metoda atau proses evaluasi yang akan digunakan akan meliputi dua tahap. Tahap pertama ialah dengan menggunakan metoda post-test bagi setiap peserta yang hasilnya akan dibandingkan dengan hasil pre-test untuk mengetahui perkembangan pengetahuan yang terjadi pada setiap peserta setelah mengikuti pelatihan. Tahap berikutnya ialah evaluasi yang


disampaikan secara lisan oleh peserta terhadap tingkat pencapaian pelatihan dibandingkan dengan harapan-harapan yang disampaikan peserta pada awal pelatihan (kontrak belajar). 4. Bagikan kepada setiap peserta soal-soal post-test beserta lembar untuk menjawabnya. Minta peserta menjawab seluruh pertanyaan post-test tersebut berdasarkan pengetahuan yang mereka terima selama mengikuti pelatihan. Berikan waktu yang cukup (20 – 30 menit) kepada peserta untuk menjawab soal-soal tersebut. 5. Setelah post-test berakhir, ajak peserta untuk melakukan evaluasi tahap berikutnya, yaitu evaluasi umum dengan metoda penilaian mereka secara lisan terhadap pelaksanaan pelatihan dan hasilnya. 6. Setelah semua peserta menyampaikan pendapatnya, akhiri sesi ini dengan mengucapkan terimakasih atas partisipasi aktif yang telah dilakukan.

27


28


29


30


31


32


33


34


35


36


37


38


39


40


41


42


43


44


45


46


47


48


49

• Format perencanaan program menerangkan: 1) Mengapa ? Program dilaksanakan (Visi Program) 2) Apa ? Yang ingin dicapai program (Tujuan Program) 3) Hasil kerja apa saja ? Yang diperlukan untuk pencapaian tujuan program (Output) 4) Bagaimana ? Program akan bekerja untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan (Kegiatan-kegiatan Utama) 5) Manakah ? Faktor-faktor luar yang perlu dicermati yang akan mempengaruhi keberhasilan program (Asumsi-asumsi penting)


50

6) Bagaimana ? Keberhasilan program dapat dinilai secara obyektif (Indikator/capaian yang direncanakan) Capaian-capaian program 7) Dari mana ? tersebut dapat diketahui (Sumber-sumber Pembuktian) 8) Berapa ? Sarana dan biaya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan kegiatan (Sumberdaya)


51


52

MONITORING


53

54

Monitoring memungkinkan pengelola program me-nyetir kemajuan program yang berorientasi pada “hasil”

Proses komunikasi internal

+

Pengukuran kemajuan dan efek yang ditimbulkan oleh sebuah program secara periodik dan sistematik

Monitoring Adalah :


Siapa yang akan menerima informasi – Dalam bentuk seperti apa ?

Siapa yang mengumpulkan data – Seberapa sering ?

Siapa membutuhkan informasi – untuk apa – kapan – seberapa lengkap – dalam bentuk apa ?

Sistem Monitoring


55


56

• • •

Variable-variable diatas harus selalu dipantau oleh Manager Program

Konsep program Pengorganisasian program (internal & eksternal) Relasi pelayanan dengan pemanfaat program

Sebuah program dapat diarahkan secara lebih baik bila seluruh stakeholder memiliki pemahaman yang sama tentang:

Variable kunci untuk mengarahkan program


57

EVALUASI


58

Hasil evaluasi seharusnya memberikan informasi yang credible dan bermanfaat, memberikan ruang untuk mengintegrasikan pelajaran berharga dalam proses pengambilan keputusan antara donor dengan mitra negara yang menerima sebuah donasi OECD, DAC, 1991

Evaluasi adalah sebuah penilaian, yang sejauh mungkin dilakukan secara obyektif dan sistematik, terhadap sebuah program atau kebijakan, baik menyangkut rancangannya, implementasinya, maupun hasil-hasilnya. Tujuan dari sebuah evaluasi adalah untuk menelaah relevansi dan pencapaian dari tujuan-tujuan yang diharapkan, efisiensi pengembangannya (efficacy), efektivitas, dampak dan potensi keberlanjutannya

Evaluasi : Definisi


59


60


61


62


63


64


65

Panduan Pelatihan PERENCANAAN, MONITORING DAN EVALUASI PROGRAM

Recommend Documents