MANUAL PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL KINERJA PELAKSANAAN RENSTRA UNIVERSITAS BRAWIJAYA MP.PJM-UB.05

MANUAL PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL KINERJA PELAKSANAAN RENSTRA UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MP.PJM-UB.05

MANUAL PROSEDUR MONEV KINERJA RENSTRA UB

MANUAL PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL KINERJA PELAKSANAAN RENSTRA UNIVERSITAS BRAWIJAYA MP.PJM-UB.05 Revisi ke-

: 1

Tanggal

: 31 Agustus 2006

Dikaji ulang oleh

: PJM

Disetujui oleh

: Rektor

© Universitas Brawijaya, 2006 – All Rights Reserved

UNIVERSITAS BRAWIJAYA Revisi ke 1

Tanggal 31 Agustus 2006

Manual Prosedur Monevin Kinerja Renstra

Disetujui oleh

Rektor MP.PJM-UB.04

i


KATA PENGANTAR Rencana Strategis (Renstra) Universitas Brawijaya (UB) dibuat untuk memberikan kerangka pada tercapainya visi, misi, tujuan dan cita-cita Universitas Brawijaya dalam 5 tahun. Untuk menjamin bahwa Renstra UB dijalankan dan mencapai hasil sesuai target, maka monitoring dan evaluasi (Monivin) perlu dilakukan oleh tim independen, yang disebut Pusat Jaminan Mutu (PJM). Untuk tujuan pemantauan pelaksanaan kinerja Renstra tahuanan secara periodik, maka Monevin perlu diformulasikan dalam Manual Prosedur (MP) Monevin. Dalam Manual Prosedur ini dijelaskan tatacara implementasi Monevin. Manual ini merupakan acuan bagi monitoring, audit, assessment dan evaluasi implementasi Renstra di Universisatas. Selain itu, tatacara ini diharapkan akan memudahkan pencapaian outcomes Renstra dan penyebaran good practices ke seluruh unit kerja di lingkungan UB. Pada akhirnya, diharapkan UB memiliki kapasitas dan kemampuan yang lebih baik dalam mengelola proses pembelajaran, memberikan layanan akademik dan administrasi serta memiliki kemampuan perencanaan pengembangan yang lebih baik sesuai dengan kebutuhan dan daya saing UB.

Malang, 31 Agustus 2006 Rektor

Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito, MS.

ii


DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ........................................................................................ ii DAFTAR ISI ................................................................................................ iii 1. PENDAHULUAN ...................................................................................... 1 1.1. Kebijakan Monevin Kinerja Renstra UB ................................................... 1 1.2. Sistem Monevin Kinerja Renstra UB ....................................................... 1 1.3. Organisasi Monevin Kinerja Renstra UB ................................................... 2 2. PROSEDUR MONEVIN KINERJA RENSTRA UB ................................................... 3 DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 7 TIM PENYUSUN ............................................................................................ 8 LAMPIRAN ..............................................................Error! Bookmark not defined.

iii


1. PENDAHULUAN 1.1. Kebijakan Monevin Kinerja Renstra UB 1.

Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) di Universitas Brawijaya dilaksanakan terpusat oleh reviewer internal tingkat universitas.

2.

Kegiatan Monevin dibiayai oleh dana Anggaran Universitas Brawijaya.

3.

Manual Prosedur (MP) adalah panduan bagi reviewer internal. Manual Prosedur menjelaskan tentang tiga hal, yaitu: (a) Kebijakan Monevin, (b) Sistem Monevin, (c) Struktur Organisasi Monevin.

4.

Ketua PJM membentuk Tim Monevin Renstra yang bertugas di bawah koordinasi seorang Ketua. Setiap tahun Tim Monevin dibentuk atas permintaan Rektor.

5.

Reviewer Monevin Renstra adalah dosen atau staf UB yang memahami kebijakan UB dan lolos uji kompetensi yang diadakan oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM). Peran dosen dan staf UB tersebut adalah sebagai internal auditor.

1.2. Sistem Monevin Kinerja Renstra UB 1.

Sistem Monevin Renstra bersifat accidental satu kali setahun

2.

Ketua Tim Monevin Renstra melaporkan hasil kegiatan kepada Rektor melalui Ketua PJM.

3.

Reviewer Monevin Renstra menjalankan tugas sesuai Kode Etik Reviewer Internal UB untuk memantau, mengidentifikasi dan menilai:

4.

komitmen pimpinan mendukung implementasi Program Kerja Rektor dan Rencana Strategis UB 2006-2011

persentase kemajuan implementasi program, kemajuan fisik dan kesesuaiannya dengan rencana kegiatan, serta pengelolaan program

masalah-masalah yang dihadapi oleh unit kerja, termasuk upaya-upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, sehingga dapat diberikan masukan untuk perbaikan implementasi pada tahap berikutnya

tingkat keberhasilan pencapaian indikator target yang dijanjikan dan standar kesehatan organisasi

Kriteria penilaian yang digunakan dalam Monevin UB meliputi beberapa aspek, yaitu:

Kepemimpinan dan komitmen institusi: Kriteria ini menilai peranan dan komitmen pimpinan dalam mendukung pelaksanaan Renstra, mengatasi permasalahan yang ada dan memberikan arahan pada perencanaan program tahun berikutnya. Peran Tim Monevin menjamin keberhasilan pelaksanaan program dan pencapaian tujuan. Kepemimpinan yang baik harus tercermin dalam keikutsertaan staf akademik dan staf administrasi atau mahasiswa (sesuai dengan programnya) dalam melaksanakan program atau memanfaatkan investasi yang telah dilakukan. Kualitas laporan dan Rencana Implementasi Kinerja Renstra Tahun Kedua akan mencerminkan kualitas kepemimpinan.

Kemampuan melaksanakan Renstra: Kriteria ini menilai kemampuan insitusi untuk melaksanakan program . Kemampuan melaksanakan program tidak hanya dilihat dari kemampuan insitusi dalam melaksanakan investasi, tetapi juga

1


menginisiasi dan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang tidak memerlukan dukungan investasi atau kegiatan-kegiatan dalam rangka pemanfaatan investasi. Kegiatan-kegiatan yang telah dimulai atau sedang dilaksanakan harus mengarah pada pencapaian indikator keberhasilan. Kemampuan melaksanakan program juga harus tercermin dari upaya insitusi dalam mengatasi hambatan yang ada sehingga kemajuan fisik capaian kegiatan dinyatakan dalam %.

5.

Dampak dan keberlanjutan Renstra: Penilaian aspek ini ditujukan pada kejelasan dampak Kinerja dan keberlanjutan Renstra. Secara umum aspek yang perlu mendapatkan jaminan keberlanjutan, yaitu kegiatan pengembangan berupa good practices.

Capaian indikator keberhasilan (rate of success) Kinerja Renstra: Efektivitas kinerja Renstra sangat ditentukan dari keberhasilan capaian indikator. Capaian indikator keberhasilan ditentukan dari rasio antara jumlah indikator yang mencapai target dengan jumlah indikator yang dijanjikan.

Hasil Monevin menggunakan penilaian kualitatif (Komentar Terkonsolidasi secara deskriptif dan penyampaian temuan ketidaksesuaian) serta kuantitatif (angka) untuk setiap kriteria. Adapun ketentuan penilaian adalah sbb.: 1 = sangat buruk (very poor) 2 = buruk (poor) 3 = cukup (fair) 4 = baik (good) 5 = sangat baik (very good)

1.3. Organisasi Monevin Kinerja Renstra UB REKTOR UB

PJM

DEKAN-DEKAN

TIM MONEVIN

RENSTRA UB

RENSTRA FAKULTAS

Gambar 2. Struktur Organisasi Manajemen Monevin Kinerja Renstra di UB 2006-2011

2


2. PROSEDUR MONEVIN KINERJA RENSTRA UB 1.

Rektor

menugaskan

mengusulkan

Pengusulan Tim Monevin

Tim

Ketua

Monevin

PJM

untuk

Kinerja

Renstra

dengan anggota Riviewer, Auditor Internal dan Asesor. ▼ 2.

Selanjutnya

Rektor

menetapkan

SK

pengangkatan Tim Monevin Kinerja Renstra Penugasan Tim Monevin untuk masa kerja satu tahun. Tim bertugas di bawah koordinasi Ketua Tim. ▼ 3.

Ketua Tim Monevin Kinerja Renstra membentuk

Pembentukan Tim Reviewer Tim Reviewer untuk setiap unit kerja sesuai Internal bidang studi yang serumpun. ▼ 4.

Rapat koordinasi antara PJM, Ketua Tim Monevin

Koordinasi, sosialisasi dan

Kinerja Renstra, Tim Reviewer di tiap unit kerja

penyusunan jadwal Monevin

diselenggarakan untuk menyepakati jadwal dan mekanisme Monevin.

▼ 5. Penetapan jadwal Monevin

Ketua PJM menetapkan jadwal dan kegiatan Monevin.

▼

3


6.

Tim

Reviewer

evaluasi Pelaksanaan Monevin di tiap unit

secara

melakukan sistemik

monitoring dalam

dan setiap

implementasi kinerja Renstra tiap unit kerja.

kerja

Tim tersebut memantau hambatan dan terlibat aktif dalam pemecahan permasalahan yang ada.

▼ 7.

Temuan, Hambatan implementasi kinerja yang

Pemecahan permasalahan dan besar didiskusikan dengan Ketua PJM, Rektor hambatan yang besar dan Pembantu Rektor terkait. ▼ 8.

Pada akhir tahun atau waktu yang lain sesuai kesepakatan, setiap Tim Reviewer menyusun

Penyusunan komentar Komentar Terkonsolidasi dan Penilaian Monevin terkonsolidasi yang dikirim tepat waktu ke PJM (melalui alamat e-mail: [email protected]). ▼ 9. Kompilasi komentar terkonsolidasi

Ketua

Tim

Monevin

melakukan

kompilasi

Komentar Terkonsolidasi dan Penilaian Monevin. ▼ 10. Konsep hasil kompilasi didistribusikan Ketua Tim Penyusunan draft hasil Monevin

Monevin sebelum rapat koordinasi antara PJM, Ketua Tim Monevin Kinerja Renstra, dan Tim Reviewer di tiap unit kerja.

▼

4


11. Ketidaksepakatan Klarifikasi hasil kompilasi Monevin

terhadap

hasil

Monevin

diklarifikasi dengan Tim Reviewer. Jika Tim reviewer tidak hadir maka revisi dilakukan oleh Ketua Tim Monevin.

▼ 12. Hasil Monevin Akhir Tahun dilaporkan oleh Ketua Tim Monevin kepada Rektor melalui Ketua PJM. Penyusunan dan penyampaian

Rektor menyampaikan

Permintaan Perbaikan

Laporan Hasil Monevin Kinerja (PPK) terkait hasil Monevin kepada Rektor/Dekan/Ketua Unit Kerja. ▼ 13. Dekan, Peningkatan mutu tri dharma PT secara berkelanjutan

Ketua

Jurusan

dan

Ketua

PS

melaksanakan peningkatan mutu implementasi kinerja

Renstra

secara

berkelanjutan

dan

perbaikan kinerja dilaporkan kepada Rektor. ▼ 14. PJM membantu Rektor untuk menyusun Laporan Penyusunan Laporan

Implementasi Kinerja Renstra tingkat universitas

Implementasi, serta rencana

guna menyusun rencana tindak lanjut untuk

tindak lanjutnya

peningkatan mutu implementasi dan penyebaran good practices dalam kebijakan UB.

▼

5


15. Rektor

dan

Pembantu

Rektor

mempelajari

laporan PJM. Selanjutnya Rektor bersama PR I bersama PR II dan PR III menyusun Rencana Penyebarluasan informasi

sosialisasi hasil monevin kinerja Renstra ke Fakultas-Fakultas.

▼ 16. Rektor bersama PR I bersama PR II dan PR III menyusun

Rencana

Kegiatan

dan

Anggaran

Tahunan (RKAT) dan implementasi dalam ruang Tindak lanjut peningkatan mutu institusi

lingkup tugasnya, sebagai peningkatan kinerja Renstra

pada

tahun

berikutnya

melalui

RAKERPIM, LAKIP, Memorandum Akhir jabatan, Serta Treasure Study, untuk meningkatkan mutu kinerja secara berkelanjutan. ▼ 17. PJM melakukan penyempurnaan Sistem Monevin Penyempurnaan Sistem Monevin

Kinerja Renstra di lingkungan UB jika diperlukan

kinerja Renstra

dan melakukan penyegaran sistem monevin setiap awal tahun.

6


DAFTAR PUSTAKA Anonymous. 2003. Higher Education Long Term Strategy. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jakarta. Anonymous. 2003. Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jakarta. Anonymous. 2003. Sistem Pendidikan Nasional. UU No.20/2003. Jakarta. Anonymous. 2006. Term of Reference (TOR) Moneter PHK A2 dan A3 Dikti. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jakarta. Anonymous. 2006. Rencana Strategis Universitas Brawijaya 2006-2011. Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Program Kerja Rektor Universitas Brawijaya 2007 – 2011. Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Manual Mutu Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Kebijakan Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Peraturan Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Standar Akademik Universitas Brawijaya. Universitas Brawijaya. Malang.

7


TIM PENYUSUN Penasehat Penanggungjawab Ketua Pelaksana Anggota

: : : :

Rektor Pembantu Rektor I Dr. Endang Ariesoesilaningsih Prof. Sutiman B.Sumitro, SU., D.Sc. Prof. Dr. Ir. Soebarinoto Prof. Dr. Ir. Jody Moenandir, Dip.Agr.Sc. Prof. Dr. Ir. Sugiyanto, MS. Dr. Ir. Moh. Bisri, MS. Dr. Unti Ludigdo, SE., M.Si., Ak. Dr. Surachman, M.SiE. Ir. Sudarminto S.Y, M.App.Sc. Ir. Yulia Nuraini, MS. Sri Lestariningsih, SH., MH. Drs. Johan A.E. Noor, M.Sc., Ph.D. Dr. Muhammad Nurhuda Dr. dr. Loeki Enggar Fitri, M.Kes., Sp.ParK. Dr. Nur Rosyidah Rakhmawati, SH.CN., Mhum. Dr. Imam Hanafi, S.Sos., M.Si. Dr. Ir. Maftuch, M.Si. Dr. Indah Winarni, MA.

RENSTRA--> BERASAL DR TREASURE STUDY MONEVIN KINERJA RENSTRA--> CAPAIANNYA BGM FORMULASI PENINGKATAN CAPAIAN UTK MENINGKATKAN CAPAIAN KINERJA RENSTRA THN BERIKUTNYA? treasure study rakerpim lakip sosialisasi ke fak memorandum akhir jabatan

8


9

MANUAL PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL KINERJA PELAKSANAAN RENSTRA UNIVERSITAS BRAWIJAYA MP.PJM-UB.05

Recommend Documents