Manual Prosedur Evaluasi Kinerja Karyawan
Unit Jaminan Mutu Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2013
Manual Prosedur Evaluasi Kinerja Karyawan Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya
Kode Dokumen Revisi Tanggal
: : :
Diajukan oleh
:
01003 07803 6 3 Juni 2013 Ketua Program Studi TIP
Arif Hidayat, STP, M.AIT
Manager Representative Dikendalikan oleh
: Dr. Ir. Panji Deoranto, STP, MP Ketua Jurusan TIP
Disetujui oleh
: Dr. Ir. Nur Hidayat, MP
i
Daftar Isi
Tujuan .................................................................................................................. 1 Ruang Lingkup ....................................................................................................... 1 Definisi .................................................................................................................. 1 Rujukan ................................................................................................................. 1 Garis Besar Prosedur ............................................................................................... 1 Bagan Alir .............................................................................................................. 3
Lampiran ...................................................................................................... 1. Daftar Revisi Dokumen Evaluasi Kinerja Karyawan ................................. 2. Daftar Distribusi Dokumen Terkendali ................................................... 3. Daftar Dokumen Terkait .......................................................................
ii
5 5 6 7
Tujuan Menjamin terlaksananya kegiatan evaluasi kinerja karyawan bagian administrasi dan laboratorium secara cepat, periodik, dan tepat.
Ruang Lingkup Lingkungan Staf administrasi dan laboratorium di Jurusan TIP FTP Universitas Brawijaya
Definisi 1. Karyawan administrasi : karyawan yang melayani mahasiswa dan dosen dalam bidang administrasi akademik. 2. Karyawan laboratorium : karyawan yang melayani mahasiswa dan dosen dalam bidang laboratorium pada kegiatan praktikum penelitian.
Rujukan 1. IK Pembuatan Kuesioner (01003 08007) 2. IK Penyebaran Kuesioner (01003 08008) 3. IK Tabulasi dan Analisis Data (01003 08009) 4. Rapor Hasil Kinerja Karyawan (01003 10013)
Garis Besar Prosedur 1. Ketua Jurusan dibantu Sekretaris Jurusan secara periodik melakukan evaluasi kinerja karyawan (administrasi dan laboratorium) jurusan TIP FTP UB, minimal 1 semester sekali dengan menggunakan kuesioner yang meliputi : a. Pelayanan Kebutuhan Mahasiswa b. Pelayanan Penggunaan Peralatan c. Sikap Karyawan d. Kecepatan Pelayanan e. Keberadaan di Tempat Jam Kerja 2. Penilaian terhadap Kegiatan Karyawan dilakukan dengan menyebarkan kuesioner (skala Likert 1-3) kepada responden (mahasiswa) oleh Bag Administrasi Akademik pada saat setelah yudisium berakhir dan dikembalikan ke bagian Akademik
1
3. Hasil penilaian kinerja karyawan akan diolah dan dianalisis Jurusan melalui staf administrasi dengan metode analisis sebagai berikut : IKK (Indeks Kinerja Karyawan) meliputi: a. Pelayanan Kebutuhan Mahasiswa b. Pelayanan Penggunaan Peralatan c. Sikap Karyawan d. Kecepatan Pelayanan e. Keberadaan di Tempat Jam Kerja
Skor SetiapAspek Penilaian : = {(Jumlah Responden Nilai 1*1) + (Jumlah Responden Nilai 2*2) + (Jumlah Responden Nilai 3*3) + (Jumlah Responden Nilai 4*4) + (Jumlah Responden Nilai 5*5)} / Total Responden
Total Skor : = ∑ skor aspek penilaian / 5
Total Skor
Hasil
0-1
Sangat Kurang
1,1 – 2
Kurang
2,1 – 3
Cukup
3,1 – 4
Baik
4,1 - 5
Sangat Baik
4. Nilai IKK disusun dalam buku RAPOR sebagai acuan untuk mengevaluasi kinerja karyawan pada semester berikutnya untuk pemberian reward dan punishment. 5. Ketua Jurusan akan menginformasikan secara formal hasil evaluasi kinerja karyawan terhadap karyawan yang bersangkutan dalam bentuk rapat internal, sebagai dasar untuk melakukan perbaikan kualitas kinerja karyawan secara kontinyu dan periodik. 6. Jika masih ada yang tingkat kepuasannya rendah, maka akan segera dilakukan perbaikan untuk peningkatan kinerja karyawan administrasi pendidikan dan laboratorium pada periode berikutnya
2
Bagan Alir Mulai
Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan
Membuat kuesioner evaluasi kinerja karyawan administrasi dan laboran (1 minggu) yang meliputi : a. Pelayanan Kebutuhan Mahasiswa b. Pelayanan Penggunaan Peralatan c. Sikap Karyawan d. Kecepatan Pelayanan e. Keberadaan di Tempat Jam Kerja
Bag. Administrasi Akademik
Menyebarkan kuesioner kepada responden (mahasiswa) setelah yudisium berakhir dan dikembalikan ke bagian akademik (1 hari)
Bag Administrasi Akademik
Mengolah dan menganalisis hasil dengan metode analisis IKK (Indeks Kinerja Karyawan) (3 hari) yang meliputi: a. Pelayanan Kebutuhan Mahasiswa b. Pelayanan Penggunaan Peralatan c. Sikap Karyawan d. Kecepatan Pelayanan e. Keberadaan di Tempat Jam Kerja
Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan
Menyusun nilai IKK disusun buku Rapor sebagai acuan untuk mengevaluasi kinerja karyawan pada semester berikutnya untuk pemberian reward dan punishment (2 hari)
A
3
IK Pembuatan Kuesioner (01003 08007) Kuesioner
IK Penyebaran Kuesioner (01003 10012)
IK Tabulasi dan Analisis Data (01003 08009)
Rapor Hasil Kinerja Karyawan (01003 10013)
A
Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan
Menginformasikan secara formal hasil evaluasi kinerja karyawan terhadap karyawan yang bersangkutan dalam bentuk rapat internal (1 hari)
Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan
Melakukan perbaikan peningkatan kinerja karyawan administrasi pendidikan dan laboratorium pada periode berikutnya, jika masih ada yang tingkat kepuasannya rendah (1 semester)
Selesai
4
Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Evaluasi Kinerja Karyawan Revisi ke-0
: 5 Juni 2008 MP.UJM-TIP-FTP-UB.05 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan
Revisi ke-1
: 14 Agustus 2009 Perubahan kode : MP.UJM-TIP-FTP-UB .2.03
Revisi ke-2
: 8 Juni 2011 Perubahan kode : 01003 06009 Perubahan pada cover dan Tim UJM
Revisi ke-3
: 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM
Revisi ke-4
: 30 Maret 2012 Perubahan kode : 01003 07009 Perubahan prosedur
5
2. Daftar Distribusi Dokumen Terkendali Nama Dokumen
: Manual Prosedur Evaluasi Kinerja Karyawan
Nomor/Kode
: 01003 07009
Revisi ke
:5
Salinan
Revisi
Penerima
Jenis Dokumen
Salinan 1
5
Ketua Jurusan
Terkendali
Salinan 2 dan Asli
5
Manager Representative
Terkendali
Salinan 3
5
Sekretaris Jurusan
Terkendali
Salinan 4
5
Kasubbag Pendidikan
Terkendali
Salinan 5
5
Kasubbag Keuangan dan Kepegawaian
Terkendali
Salinan 6
5
Koordinator Administrasi Jurusan
Terkendali
Salinan 7
5
Karyawan administrasi pendidikan dan laboratorium
Terkendali
6
7
