Pagina 0 van 100. Adviesrapport Manon Veltien

Pagina 0 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Naam

Manon Veltien

Studentennummer

331037

Opleiding

Facility Management

Plaats en datum

Deventer, 22 augustus 2016

Opdrachtgever

Facility Management Nederland - Dhr. H. Topée

Eerste examinator

Dhr. B. Kruijshoop

Tweede examinator

Mevr. C. Kuiper

Onderzoeksdocent

Mevr. S. Borghuis

Toets

TH Thesis Werkstuk W

Toetscode

T.HBS.37178

Versie

Herziene versie

De transcripten en audiobestanden van de interviews zijn te vinden op de USB-stick. Deze ontvangen alleen de eerste en tweede examinator in verband met privacy gevoelige informatie. Pagina 1 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Voorwoord Het rapport dat voor u ligt, betreft een herziene versie van het adviesrapport, omtrent het onderzoek ten aanzien van het effectief communiceren van onderzoeksresultaten aan stakeholders van FMN en CoreNet. Dit adviesrapport is in het kader van het convenant Aanpak Leegstand Kantoren geschreven. In september 2015 ben ik intensief gestart met mijn zoektocht naar een geschikte thesisopdracht. Tijdens deze zoektocht ben ik via één van mijn docenten, de heer Nijdam, in contact gekomen met de verenigingsmanager van Facility Management Nederland, de heer Masselink. De heer Masselink heeft mij vervolgens voorgesteld aan de voorzitter van expertgroep Vastgoed van de Toekomst, de heer Topée. Hij gaf aan een opdracht te hebben rondom het communiceren van onderzoeksresultaten. Nadat ik mij had ingelezen in de opdracht, heb ik ervoor gekozen de uitdaging aan te gaan en te starten met deze thesisopdracht. In februari 2016 startte ik met het schrijven van mijn thesisvoorstel. Het thesisvoorstel betreft een plan van aanpak voor de uitvoering van het onderzoek. Eind maart heb ik mijn thesisvoorstel mogen verdedigen voor mijn eerste examinator, de heer Kruijshoop, en tweede examinator, mevrouw Kuiper. Het voorstel is goedgekeurd, waarbij ik toestemming kreeg om door te gaan met het onderzoek. Een aantal maanden later is het gelukt om de thesisopdracht af te ronden. Het onderzoek heeft verschillende resultaten opgeleverd en op basis daarvan is een advies geschreven. Na de eerste keer na inlevering van het rapport was het verslag nog niet voldoende afgerond. Met behulp van feedback zijn verbeteringen aangebracht, waardoor deze herziene versie tot stand is gekomen. In vrijwel alle hoofdstukken zijn diverse verdiepingen aangebracht om het rapport naar een hogel niveau te brengen. Graag wil ik mijn eerste examinator bedanken voor de ondersteuning tijdens het schrijven van mijn thesisopdracht. Ook wil ik mijn tweede examinator bedanken voor het geven van feedback en tips, na afloop van de verdediging van het thesisvoorstel en na inlevering van de eerste versie. Deze tips hebben geholpen het onderzoek naar een hoger niveau te brengen. Ik bedank mijn onderzoeksdocent, mevrouw Borghuis, voor het geven van feedback en ondersteuning voor het onderzoekstechnische deel van het onderzoek. Daarnaast wil ik de convenantpartners bedanken, omdat zij ondanks hun zeer volle agenda’s tijd vrij hebben willen maken voor een interview. Ook wil ik de leden van CoreNet en FMN bedanken voor het invullen van de enquêtes en uiteraard alle anderen die een steentje bij hebben gedragen. Tot slot wil ik mijn opdrachtgever, de heer Topée, bedanken voor zijn vertrouwen in mij om het onderzoek uit te voeren. Daarnaast wil ik hem bedanken voor zijn ondersteuning en het geven van feedback. Ik waardeer het dat hij hier tijd voor vrij heeft gemaakt naast zijn drukke dagelijkse werkzaamheden. Manon Veltien Deventer, 22 augustus 2016


Managementsamenvatting In Nederland staat een groot deel van de kantoorpanden leeg. Het convenant Aanpak Leegstand Kantoren heeft als doel deze leegstand te verminderen. Facility Management Nederland heeft samen met CoreNet Benelux als stuurgroeplid een convenant ondertekend. Dit heeft verschillende onderzoeksrapporten opgeleverd over het verminderen van kantoorleegstand. Binnen dit thesisproject is onderzoek gedaan naar een manier om deze onderzoeksresultaten zodanig te communiceren dat er meer aandacht wordt getrokken van betrokken stakeholders. Om dit te bereiken zijn er twee hoofdvragen opgesteld: -

Hoofdvraag 1: Welke wensen en behoeften hebben de betrokken stakeholders van FMN en CoreNet, omtrent het delen van onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand?

-

Hoofdvraag 2: Welke mogelijkheden zijn er om voor het communiceren van onderzoekresultaten over vermindering van kantoorleegstand meer aandacht te vragen, rekening houdend met de gevonden wensen en behoeften van de betrokken stakeholders en het leveren van maatwerk communicatie?

Om de eerste hoofdvraag te kunnen beantwoorden is er zowel kwantitatief als kwalitatief onderzoek gedaan. Eerst zijn door middel van deskresearch de betrokken stakeholders in kaart gebracht, bestaande uit leden van CoreNet, leden van FMN en de convenantpartners. Vervolgens zijn er enquêtes afgenomen onder de leden van FMN en CoreNet en zijn de convenantpartners geïnterviewd. Tijdens de interviews is een kaartmethode toegepast om in volgorde van belangrijkheid de gewenste communicatiemiddelen en communicatievormen inzichtelijk te krijgen. De tweede hoofdvraag is beantwoord door middel van literatuuronderzoek. Om deze hoofdvraag te kunnen beantwoorden zijn er drie deelvragen geformuleerd over succesen faalfactoren bij het delen van onderzoeksresultaten, mogelijkheden om aandacht te vragen bij het delen van onderzoeksresultaten en de mogelijkheden van maatwerk. Na onderzoek is gebleken dat alle stakeholders: leden van FMN, leden van CoreNet en de convenantpartners, een voorkeur hebben voor het digitaal ontvangen van onderzoeksresultaten. Daarnaast hebben zij een voorkeur voor schriftelijke communicatievormen. In de enquête hebben de leden van FMN en CoreNet in volgorde van belangrijkheid aangegeven het liefst een samenvatting van het onderzoeksrapport te ontvangen, vervolgens een infographic, dan kiezen zij voor een PowerPoint presentatie en hun laatste keus betreft het volledige onderzoeksrapport. Bij schriftelijke communicatiemiddelen hebben zij gekozen voor de volgende volgorde in belangrijkheid: e-mail, website, online platform, social media en als laatste mogelijkheid kranten. Bij mondelinge communicatiemiddelen hebben zij voor de volgende volgorde in belangrijkheid gekozen: bijeenkomsten, workshops, persoonlijk gesprek en als laatste optie een telefonisch gesprek. De leden van FMN denken hier hetzelfde over als de leden van CoreNet.


De convenantpartners hebben aangegeven het liefst de beschikking te hebben over alle communicatievormen: infographic, PowerPoint presentatie, samenvatting van het onderzoeksrapport en het volledige onderzoeksrapport, zodat zij zelf een keuze kunnen maken welke vorm van onderzoeksresultaten op dat moment voor hen relevant is. Bij de schriftelijke communicatievormen hebben zij aangegeven de onderzoeksresultaten het liefst per mail te willen ontvangen. De meningen over de mondelinge communicatiemiddelen zijn erg verdeeld, dit heeft met name te maken met de tijd die de convenantpartners hieraan kunnen besteden. Aan de hand van de resultaten zijn drie verschillende alternatieven geschreven. Deze alternatieven zijn vervolgens afgewogen aan de hand van een beoordelingsmatrix, waarbij verschillende criteria zijn gesteld. Het verschil tussen de alternatieven is het niveau van maatwerk. Door middel van de beoordelingsmatrix is gekozen voor het tweede alternatief. Dit advies bestaat uit een flexibel maatwerk communicatiestrategie. De eerste aanbeveling is om de leden van FMN en CoreNet per e-mail een samenvatting van de onderzoeksresultaten toe te sturen. Daarbij wordt een link toegevoegd, waarmee de leden automatisch doorgestuurd kunnen worden naar een infographic en het volledige onderzoeksrapport dat op de website staat. De tweede aanbeveling is om de convenantpartners een persoonlijke e-mail te versturen met daarin zowel een infographic als een samenvatting van het onderzoeksrapport en het volledige onderzoeksrapport. Op deze wijze kunnen zij zelf kiezen welke vorm van onderzoeksresultaten voor hen op dat moment interessant is. Belangrijk is hierbij om bij de e-mail toe te lichten wat er van de convenantpartners verwacht wordt. Hierin wordt bijvoorbeeld een verzoek gedaan om de onderzoeksresultaten te delen met anderen. Geadviseerd wordt om de huidige overlegmomenten met het convenant in stand te houden, om het contact tussen de verschillende partijen te behouden. Wanneer de convenantpartners behoefte hebben aan een persoonlijk gesprek, kunnen zij deze gesprekken onderling zelf organiseren. De derde aanbeveling is om een volledig communicatieplan te schrijven aan de hand van een stappenplan. Een volgende aanbeveling is om te starten met een nulmeting, waarbij de tevredenheid van de stakeholders wordt gemeten over het communiceren van de onderzoeksresultaten. Vervolgens wordt na een jaar opnieuw een meting gedaan naar de tevredenheid. Op basis daarvan kan de communicatiestrategie worden aangepast. Tot slot is de laatste aanbeveling om een vervolgonderzoek te doen naar de volgende stappen van de KennisWaardeKeten, om kennismanagement binnen FMN en CoreNet volledig te optimaliseren.


Inhoudsopgave 1. Inleiding ......................................................................................................................................... 8 1.1 Achtergrondinformatie opdrachtgever ....................................................................................... 8

1.1.1 FMN ................................................................................................................................... 8 1.1.2 Expertgroep Vastgoed van de Toekomst ............................................................................. 8 1.1.3 Samenwerkingsverband FMN en CoreNet Benelux ............................................................... 9 1.2 Aanleiding & relevantie ............................................................................................................. 9 1.3 Doel van het advies................................................................................................................. 10 1.4 Onderzoeksvragen .................................................................................................................. 10 1.5 Leeswijzer .............................................................................................................................. 10

2. Theoretisch kader ......................................................................................................................... 11 2.1 Zoekproces ............................................................................................................................. 11 2.2 Uitwerking theoretisch kader .................................................................................................. 11

2.2.1 Kennismanagement ......................................................................................................... 11 2.2.2 Communicatie.................................................................................................................. 12 2.3 Modellen ................................................................................................................................ 14

2.3.1 Model kennismanagement................................................................................................ 14 2.3.2 Model communicatieplan ................................................................................................. 16 2.4 Operationaliseringen .............................................................................................................. 17

2.4.1 Operationalisering kennismanagement ............................................................................. 17 2.4.2 Operationalisering communicatie ..................................................................................... 17

3. Onderzoeksmethodologie ............................................................................................................. 18 3.1 Onderzoeksstrategie ............................................................................................................... 18

3.1.1 Onderzoeksstrategie hoofdvraag één ............................................................................... 18 3.1.2 Onderzoeksstrategie hoofdvraag twee .............................................................................. 19 3.2 Waarnemingsmethoden .......................................................................................................... 19 3.3 Selectie van onderzoekseenheden ........................................................................................... 20 3.4 Analysetechnieken .................................................................................................................. 20


4. Analyses ....................................................................................................................................... 21 4.1 Betrokken stakeholders........................................................................................................... 21 4.2 Wensen en behoeften betrokken stakeholders ......................................................................... 22 4.2.1Wensen en behoeften leden FMN ....................................................................................... 22 4.2.2 Wensen en behoeften leden CoreNet ................................................................................ 24 4.2.3 Wensen en behoeften convenantpartners Aanpak Leegstand Kantoren .............................. 25 4.3 Succes- en faalfactoren bij het delen van onderzoeksresultaten .............................................. 29 4.4 Mogelijkheden voor aandacht vragen bij het delen van onderzoeksresultaten .......................... 29 4.5 Mogelijkheden van maatwerk .................................................................................................. 31

5. Conclusie ..................................................................................................................................... 32 5.1 Beantwoording deelvragen 1.1 & 1.2 ....................................................................................... 32 5.2 Conclusie hoofdvraag 1 .......................................................................................................... 33 5.3 Beantwoording deelvragen 2.1, 2.2 & 2.3 ................................................................................ 33 5.4 Conclusie hoofdvraag 2 .......................................................................................................... 34

6. Discussie ...................................................................................................................................... 35 6.1 Betrouwbaarheid ..................................................................................................................... 35 6.2 Validiteit ................................................................................................................................. 36

6.2.1 Interne validiteit ............................................................................................................... 36 6.2.2 Externe validiteit .............................................................................................................. 36 6.2.3 Begripsvaliditeit ............................................................................................................... 37

7. Adviesgedeelte ............................................................................................................................. 38 7.1 Alternatieven communicatiestrategie....................................................................................... 38

7.1.1 Alternatief 1: Standaard maatwerk communicatiestrategie ................................................ 38 7.1.2 Alternatief 2: Flexibel maatwerk communicatiestrategie.................................................... 39 7.1.3 Alternatief 3: Volledig maatwerk communicatiestrategie ................................................... 39 7.2 Beoordeling alternatieven........................................................................................................ 39

7.2.1 Criteria ............................................................................................................................ 39 7.2.2 Uitleg beoordelingswijze .................................................................................................. 40 7.2.3 Beoordelingsmatrix .......................................................................................................... 41


7.3 Advies .................................................................................................................................... 42

7.3.1 Financiële consequenties.................................................................................................. 43 7.4 Implementatieplan .................................................................................................................. 44

7.4.1 Plan ................................................................................................................................. 44 7.4.2 Do ................................................................................................................................... 45 7.4.3 Check .............................................................................................................................. 45 7.4.4 Act .................................................................................................................................. 45 7.5 Aanvullende aanbevelingen ..................................................................................................... 45

Nawoord .......................................................................................................................................... 46

Literatuurlijst.................................................................................................................................... 48

Bijlage I: Zoekproces en AAOCC-criteria ........................................................................................... 52 Bijlage II: Model Van den Brink (2003), faciliterende condities bij kennis delen .................................. 54 Bijlage III: Operationalisering kernbegrippen ..................................................................................... 55 Bijlage IV: Enquête leden FMN en CoreNet ......................................................................................... 59 Bijlage V: Topiclijst ........................................................................................................................... 66 Bijlage VI: Interviewguide .................................................................................................................. 67 Bijlage VII: Resultaten enquête FMN .................................................................................................. 69 Bijlage VIII: Resultaten enquête CoreNet ............................................................................................ 76 Bijlage IX: Samenvatting interviews ................................................................................................... 83 Bijlage X: Alternatieven maatwerk communicatie ............................................................................... 91 Bijlage XI: Toelichting beoordelingswijze alternatieven ...................................................................... 92 Bijlage XII: Implementatieplan ........................................................................................................... 93 Bijlage XIII: Tijdsplanning implementatieplan – PDCA ........................................................................ 95 Bijlage XIV: Opzet communicatieplan ................................................................................................ 96


1. Inleiding Het eerste hoofdstuk betreft de inleiding op het onderzoek. Hierin wordt eerst achtergrondinformatie over de opdrachtgever beschreven. Daarnaast wordt ingegaan op de aanleiding en relevantie van het onderzoek en het bijbehorend managementprobleem. Op basis daarvan zijn er doelstellingen met een adviesvraag en onderzoeksvragen geformuleerd.

1.1 Achtergrondinformatie opdrachtgever De opdrachtgever van dit onderzoek is Facility Management Nederland (FMN). De adviesvraag komt vanuit de Expertgroep Vastgoed van de Toekomst. In het kader van het convenant Aanpak Leegstand Kantoren, is FMN een samenwerking aangegaan met CoreNet Benelux. Onderstaande beschrijving geeft achtergrondinformatie over zowel FMN als expertgroep Vastgoed van de Toekomt en beschrijft daarnaast het samenwerkingsverband tussen FMN en CoreNet.

1.1.1 FMN FMN is een onafhankelijke beroepsvereniging voor geïnteresseerden in het facilitaire domein. Leden van FMN zijn werkzaam in diverse sectoren, waaronder de facilitaire branche. In haar missie en visie geeft FMN aan leden en branches te inspireren en met elkaar te verbinden. Hieronder wordt de missie en visie nader beschreven. Facility Management Nederland (z.j.) vat haar missie en visie op de volgende wijze samen: ‘’FMN geeft energie en brengt mensen en organisaties bij elkaar. Het vak facility management en de ontwikkelingen daarvan is de verbindende factor’’. De visie van Facility Management Nederland (z.j.) luidt als volgt: ‘’FMN is dé organisatie die als onafhankelijke beroepsvereniging het vakgebied door ontwikkelt en positioneert en daarnaast organisaties en de facilitaire professional van vandaag en morgen helpt om die rol in te kunnen vullen’’. In de missie van FMN geeft zij aan als inspirator en opinieleider bij te dragen aan vakvernieuwing, professionele groei en het verbinden van leden, branches en werelden. FMN heeft vijf verschillende expertgroepen. Deze expertgroepen verdiepen zich in verschillende thema’s binnen het vakgebied facility management en leveren een bijdrage aan vakvernieuwing. In samenspraak met haar leden, stelt het bestuur diverse thema’s vast. Leden van FMN ontvangen over deze thema’s extra informatie. De vijf expertgroepen zijn: Technologie, Circulaire en Inclusieve economie, Mensgerichte werkomgeving, Waardecreatie & Nieuwe Businessmodellen en Vastgoed van de Toekomst (Facility Management Nederland, z.j.).

1.1.2 Expertgroep Vastgoed van de Toekomst Door de economische crisis is het van belang om op een andere manier om te gaan met ontwikkelingen en het beheer van vastgoed. Het vakgebied facility management levert een belangrijke bijdrage aan de antwoorden op vragen als: welke invloed heeft een andere manier van werken op de inrichting en het beheer van gebouwen? FMN is actief betrokken bij de vraagstukken over vastgoed van de toekomst (Facility Management Nederland, z.j.).


1.1.3 Samenwerkingsverband FMN en CoreNet Benelux FMN en CoreNet hebben samen met verschillende partijen, waaronder Het ministerie van Infrastructuur en Milieu, de Vereniging van Institutionele Beleggers in Vastgoed, de banken en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten e.a., in het kader van het convenant Aanpak Leegstand Kantoren, als stuurgroeplid in 2012 een convenant ondertekent. Dit heeft in 2013 en 2015 diverse onderzoeksrapporten opgeleverd. In 2013 zijn onderzoeksrapporten opgeleverd met de onderwerpen: trends, kwaliteiten, kwantiteiten, locatie en proces. In 2015 is een rapportage over duurzaamheid, comfort en veiligheid beschikbaar gekomen. In 2016 wordt de stap gezet naar de volgende fase, het lopend onderzoek dat relevant is. Daarnaast hebben FMN en CoreNet op een aantal punten afspraken vastgelegd: -

Richten op toekomstige ontwikkelingen en het informeren van de partijen in de vastgoedketen;

-

Niet opnieuw onderzoeken, maar onderzoeksresultaten van derden onder de aandacht brengen, om daar vervolgens over te communiceren;

-

Lacunes in kennis en onderzoek in beeld brengen en input leveren aan de agenda bij diverse onderzoek gremia en onderwijsinstanties;

-

Eén jaarlijkse dialoogsessie houden met partijen in vastgoedketens (Facility Management Nederland, 2016).

1.2 Aanleiding & relevantie Eén van de onderwerpen waar expertgroep Vastgoed van de Toekomst zich op dit moment op richt, is kantoorleegstand. FMN en CoreNet hebben een samenwerkingsverband in het kader van het convenant Aanpak Leegstand Kantoren. Paragraaf 1.1.3 geeft afspraken weer die door hen zijn gemaakt. Binnen dit convenant zijn er verschillende onderzoeken gedaan. Deze onderzoeken zijn deels zelf verricht en deels uitgevoerd door derden. De onderzoeken hebben verschillende resultaten opgeleverd en zijn verwerkt in rapporten, met als onderwerp ‘Op naar een vraaggestuurde kantorenmarkt’. Nadat de onderzoeksresultaten zijn verwerkt in rapporten, is het van belang dat deze resultaten naar buiten worden gebracht. Stakeholders dienen geïnformeerd te worden over de voor hen interessante en belangrijke onderzoeksresultaten. FMN heeft als branchevereniging, samen met CoreNet, de rol van spreekbuis op zich genomen, om de onderzoeksresultaten bij de juiste personen terecht te laten komen. Dit willen zij doen door middel van het leveren van maatwerk communicatie aan iedere stakeholder, waarbij de stakeholders de juiste informatie ontvangen in een passende vorm, met het voor hen gewenste communicatiemiddel. Het is uiteindelijk van belang dat er daadwerkelijk iets met de duurbetaalde onderzoeksresultaten wordt gedaan. Voortvloeiend uit de onderzoeken is er een meerjarenplan en communicatietraject geschreven voor het informeren van de achterban. Betrokken stakeholders hebben ieder hun eigen belang binnen het convenant en zijn daarnaast drukbezette personen met veel andere werkzaamheden, waardoor de opvolging van deze plannen op dit moment onvoldoende efficiënt en effectief verloopt. Twee tot drie maal per jaar vinden overleggen plaats met de convenantpartners, alleen verdwijnt de aandacht na deze gesprekken weer snel naar de dagelijkse werkzaamheden. Door de opdrachtgever is geconstateerd dat het probleem deels ligt bij het huidige communicatietraject: door het ontbreken van de eerder genoemde maatwerk communicatie. Pagina 9 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

De vraag is hoe FMN en CoreNet sturing kunnen geven aan beschikbare onderzoeksresultaten en hoe FMN en CoreNet hun stakeholders hierover kunnen informeren. Inzichtelijk moet worden gemaakt welke stakeholders informatie wensen te ontvangen en wat de beste manier is om te communiceren. Het inzichtelijk maken van de communicatiewensen van de stakeholders is hierbij van essentieel belang om maatwerk communicatie te kunnen leveren. Dit zodat iedere stakeholder op een passende wijze wordt geïnformeerd, met een passende communicatievorm.

1.3 Doel van het advies Het adviesdoel is het effectief communiceren van de reeds beschikbare onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand aan stakeholders van FMN en CoreNet, door het opstellen van een communicatieplan met maatwerk communicatie. Hierbij is de volgende adviesvraag opgesteld:

‘’Hoe kunnen FMN en CoreNet de onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand zodanig communiceren, dat deze resultaten meer aandacht krijgen van de betrokken stakeholders?’’

1.4 Onderzoeksvragen Het onderzoeksdoel is het opstellen van een communicatieplan met maatwerk communicatie voor FMN en CoreNet. Dit door inzicht te krijgen in de wensen en behoeften van de betrokken stakeholders omtrent het communiceren van onderzoeksresultaten. Daarnaast wordt met literatuuronderzoek gezocht naar mogelijkheden om meer aandacht te vragen bij het delen van onderzoeksresultaten. Op basis van dit onderzoeksdoel zijn de volgende hoofd- en deelvragen opgesteld: H1 Welke wensen en behoeften hebben de betrokken stakeholders van FMN en CoreNet, omtrent het delen van onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand? D1.1 Wie zijn de betrokken stakeholders van FMN en CoreNet? D1.2 Wat zijn de wensen en behoeften met betrekking tot communicatiemiddelen en communicatievormen vanuit de betrokken stakeholders, omtrent het ontvangen van de onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand? H2 Welke mogelijkheden zijn er om voor het communiceren van onderzoekresultaten over vermindering van kantoorleegstand meer aandacht te vragen, rekening houdend met de gevonden wensen en behoeften van de betrokken stakeholders en het leveren van maatwerk communicatie? D2.1 Wat zijn succesen faalfactoren bij het delen van onderzoeksresultaten? D2.2 Wat zijn mogelijkheden om meer aandacht te vragen bij het delen van onderzoeksresultaten? D2.3 Welke mogelijkheden van maatwerk zijn er bij het delen van de onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand?

1.5 Leeswijzer In het tweede hoofdstuk wordt het theoretisch kader omschreven met het literature review en de operationalisering van de kernbegrippen. Hoofdstuk drie geeft de onderzoeksmethodologie weer, waar de onderzoeksstrategie, de waarnemingsmethoden, een selectie van onderzoekseenheden en de analysetechnieken worden beschreven. Het vierde hoofdstuk bevat analyses en hoofdstuk vijf de conclusies van de onderzoeksresultaten. In hoofdstuk zes wordt de betrouwbaarheid en validiteit beschreven. Vervolgens geeft hoofdstuk zeven het advies weer met diverse aanbevelingsopties die worden afgewogen op basis van opgestelde criteria. Het hoofdstuk eindigt met een implementatieplan.


2. Theoretisch kader In dit hoofdstuk wordt de theoriedoelstelling van dit onderzoek beschreven, gevolgd door een uitwerking van het theoretisch kader, waar de kernbegrippen nader worden toegelicht. Vervolgens worden de modellen beschreven die zijn gebruikt binnen dit onderzoek. Tot slot volgt een operationalisering van de kernbegrippen. Het doel van dit theoretisch kader is een bijdrage leveren aan het onderzoek en het advies over een communicatieplan, voor het communiceren van onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand. Dit door het schrijven van een literature review met definities van de kernbegrippen.

2.1 Zoekproces In bijlage I wordt beschreven welk zoekproces is gebruikt bij het schrijven van het theoretisch kader. Hier wordt dieper ingegaan op de gebruikte zoekmachines, zoekmethoden en zoektermen. Met deze zoektermen zijn vervolgens de kernbegrippen vastgesteld die in paragraaf 2.2 verder worden toegelicht en zijn de criteria om de onderzoeksresultaten te kunnen beoordelen uitgewerkt.

2.2 Uitwerking theoretisch kader In deze paragraaf worden de kernbegrippen nader toegelicht. Hierin worden definities van twee hoofdkernbegrippen beschreven, kennismanagement en communicatie. Aansluitend volgt een beschrijving van de bijbehorende kernbegrippen en aanvullende informatie.

2.2.1 Kennismanagement Op basis van het zoekproces is het kernbegrip kennismanagement naar voren gekomen. Een expertgesprek met de heer Hof, expert op het gebied van kennismanagement binnen het ministerie van Defensie, bevestigt dat dit een goede basis vormt voor dit onderzoek en aansluit op dit onderzoek. Dit onderzoek is naar vraag van de opdrachtgever verder toegespitst op het delen van de onderzoeksresultaten. Een bijbehorend kernbegrip van kennismanagement is hierbij kennisdeling. Kernbegrip kennismanagement De eerste definitie van kennismanagement komt van Weggeman (2000). Volgens Weggeman (2000) is kennismanagement het zodanig inrichten en besturen van de processen in de KennisWaardeKeten dat daardoor het rendement en het plezier van de productiefactor kennis vergroot wordt. Ropes en Stam (2008) zijn van mening dat kennismanagement het ontwerpen, onderhouden en inrichten van de kennishuishouding is. Dit met als doel het vergroten van de kennisproductiviteit, zodat de organisatie beter in staat is om haar doelen te realiseren. Volgens Ensie (2016) is kennismanagement het managen van kennis en informatie die voor een organisatie noodzakelijk is om haar taak uit te kunnen voeren. Zowel Weggeman (2000) en Ropes & Stam (2008) geven aan dat kennismanagement te maken heeft met inrichting. Ropes & Stam (2008) spreken over het inrichten van de kennishuishouding, terwijl Weggeman (2000) onderscheid maakt tussen de processen van de KennisWaardeKeten. Ten slotte heeft Ensie (2016) een hele algemene definitie gegeven van het begrip kennismanagement. De definitie van Weggeman (2000) wordt binnen dit onderzoek gehanteerd, omdat hierbij onderscheid wordt gemaakt tussen de processen, ook wel stappen van de KennisWaardeKeten genoemd. Dit onderzoek is namelijk toegespitst op één van de processen: het delen van kennis. Pagina 11 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Bijbehorend kernbegrip kennisdeling Volgens Argote en Ingram (2000) is kennisdeling het proces in en tussen organisaties waardoor een eenheid wordt beïnvloed door de ervaring van een ander. Dit kunnen bijvoorbeeld groepen, afdelingen, divisies of individuen zijn. Van den Brink (2003) zegt dat kennis delen het uitwisselen van ervaringen, ideeën en harde feiten is, om samen dingen beter te kunnen doen. Argrote en Ingram (2000) en Van den Brink (2003) spreken beide in hun definities over een proces. Argrote en Ingram (2000) voegen hieraan toe dat hierbij eenheid wordt beïnvloed. Van den Brink (2003) spreekt daarentegen niet over een advies, maar over uitwisseling. De gehanteerde definitie binnen dit onderzoek is de definitie van Argote en Ingram, omdat deze definitie uitgebreider is. Daarnaast wordt in deze definitie onderscheid gemaakt tussen de verschillende eenheden.

2.2.2 Communicatie Bij het delen van kennis is communicatie vereist. Binnen communicatie heb je een zender en een ontvanger, ook wel stakeholders genoemd. Om de communicatie over het delen van kennis te optimaliseren kan een communicatieplan opgesteld te worden. Hieronder wordt allereerst het kernbegrip communicatie toegelicht, waarna aanvullende theorie over communicatie volgt. Tot slot worden de bijbehorende kernbegrippen, communicatieplan en stakeholders toegelicht. Kernbegrip communicatie De eerste definitie van communicatie is van Schworks (2012) en luidt als volgt: ‘’Communicatie is de uitwisseling van symbolische informatie, die plaatsvindt tussen mensen die zich bewust zijn van elkaars aanwezigheid, onmiddellijk of gemedieerd. Deze informatie wordt deels bewust en deels onbewust gegeven, ontvangen en geïnterpreteerd’’. Volgens Van den Berg (z.j.) is communicatie de uitwisseling van informatie, zoals tekst, spraak, videomateriaal etc. tussen mensen. De overdracht van deze informatie kan rechtstreeks zijn, als mensen elkaar direct zien of via een medium, radio, televisie, en internet. Deze informatie wordt deels bewust en deels onbewust gegeven, ontvangen en geïnterpreteerd. Volgens Ensie (2016) is communicatie een proces van informatie uitwisseling. Daarbij is altijd sprake van een zender, een boodschap met informatie en van een ontvanger. De definities van Schworks (2012), Van den Berg (z.j.) en Ensie (2016) lijken sterk op elkaar. Bij de definities van Schworks (2012) en Van den Berg (z.j.) wordt gesproken van het uitwisselen van informatie die deels bewust en deels onbewust wordt gegeven, ontvangen en geïnterpreteerd. Van den Berg (z.j.) voegt hieraan toe dat dit rechtstreeks kan of via een medium. Ensie (2016) spreekt daarentegen over een proces van informatie uitwisseling. De definitie die in dit onderzoek wordt gehanteerd is de definitie van Ensie (2016), omdat bij deze definitie wordt aangegeven dat communicatie een proces is. Dit sluit aan op het onderzoek, waarbij in wordt gegaan op de mogelijkheden bij het proces van communiceren. Dit proces wordt hieronder nader toegelicht.


Aanvullende theorie communicatie Communicatie of communiceren is een onderdeel van een proces. Om dit proces weer te geven wordt gebruik gemaakt van een ZBMO-model dat is weergegeven in figuur 2.1 (Hoppenbrouwers, 2010). Dit model bestaat uit de volgende onderdelen: -

Zender: persoon die iets heeft te communiceren

Figuur 2.1 ZBMO-model

-

Boodschap: datgene wat de zender wil overbrengen.

-

Middel: de drager van de boodschap.

-

Ontvanger: persoon bij wie de boodschap terecht komt.

-

Feed forward: zo goed mogelijk van tevoren inschatten hoe de communicatie ingericht en ingevuld moet worden om een bepaalde boodschap bij de ontvanger over te brengen.

-

Feedback: de reactie van de ontvanger op de boodschap.

-

Omgevingsfactoren: macroniveau, mesoniveau en microniveau.

Er zijn verschillende vormen van communicatie. -

Informatie: het geven van informatie ofwel kennisdeling.

-

Voorlichting: om de meningsvorming, besluitvorming of gedrag en handelen te beïnvloeden.

-

Public relations: stelselmatig bevorderen van het wederzijds begrip tussen een organisatie en haar publieksgroepen.

-

Marketingcommunicatie: het stimuleren van de vraag.

-

Reclame: heeft een informatieve, suggestieve en bevestigende taak (Hoppenbrouwers, 2010).

Communicatie kan verschillende functies hebben en kan gebruikt worden als openbaarmakingsinstrument, beleidsinstrument of managementinstrument (Hoppenbrouwers, 2010). Bijbehorend kernbegrip communicatieplan Volgens Voorbeeldvinden (2011) is een communicatieplan een plan waarin een organisatie vastlegt hoe zij boodschappen uitdraagt naar de doelgroepen. Waarin wordt beschreven op welke wijze de boodschappen worden uitgedragen en welke middelen de organisatie daartoe ter beschikking stelt. Volgens Hemminga (2001) is een communicatieplan een document waarin wordt beschreven vanuit welke motieven, achtergronden, wensen en gesignaleerde problemen een organisatie opzettelijk probeert bepaalde groepen en/of individuen in de samenleving te beïnvloeden wat betreft kennis, attitude en/of gedrag. De definities van Voorbeeldvinden (2011) en Hemminga (2001) verschillen sterk van elkaar. Voorbeeldvinden (2011) spreekt alleen over de wijze van het uitdragen van boodschappen. Hemminga (2001) is veel gedetailleerder in zijn definitie. Zo spreekt Hemminga (2001) onder andere over aparte onderdelen. Doordat Hemminga (2001) onderscheid maakt in aparte onderdelen wordt zijn definitie gehanteerd binnen dit onderzoek.


Bijbehorend kernbegrip stakeholders Freeman (z.j.) is van mening dat stakeholders ieder individu of groepen van individuen zijn die de onderneming kan beïnvloeden of door de ondernemingsactiviteiten beïnvloed kan worden. Volgens Noort (z.j.) is een stakeholder iemand die een belang heeft bij het functioneren van de organisatie. Meer specifiek omschreven zijn stakeholders diegenen die op een gegeven moment invloed uitoefenen op of worden beïnvloed door het functioneren van de organisatie. Zowel Freeman (z.j.) als Noort (z.j.) benoemen in hun definitie dat een stakeholder iemand is die een onderneming kan beïnvloeden of wordt beïnvloed. Noort (z.j.) voegt hieraan toe dat een stakeholder iemand is, die een belang heeft bij het functioneren van de organisatie. De definitie die wordt gehanteerd, is de definitie van Freeman (z.j.), omdat er binnen dit onderzoek geen stakeholders zijn die belang hebben bij het functioneren van de organisatie op zich, zoals Noort (z.j.) omschrijft.

2.2.3 Relaties kernbegrippen In figuur 2.2 is de relatie weergegeven tussen de hoofdkernbegrippen: kennismanagement en communicatie met de bijbehorende kernbegrippen kennisdeling, communicatieplan en stakeholders. Onder kennis wordt in dit onderzoek de beschikbare onderzoeksresultaten verstaan. Deze

kennis wordt op verschillende manieren gedeeld met de betrokken stakeholders, zodat zij deze kennis ontvangen. Vervolgens kan het delen van de kennis weer leiden tot nieuwe kennis, waardoor de cirkel rond gaat. De lijn die deze onderdelen met elkaar verbindt, is de communicatie die daarvoor nodig is. Communicatie is een proces en is een onderdeel van kennismanagement. Om de communicatie voor het delen van de kennis te optimaliseren kan een communicatieplan geschreven worden, waarin het communicatieproces

Figuur 2.2 Relaties kernbegrippen

zichtbaar wordt gemaakt.

2.3 Modellen Binnen dit onderzoek zijn verschillende modellen gebruikt. Twee modellen voor het kernbegrip kennismanagement en één model voor het kernbegrip communicatie.

2.3.1 Model kennismanagement Om het veldonderzoek in te kunnen gaan, zijn modellen gehanteerd die zijn gebruikt bij het operationaliseren van de kernbegrippen. KennisWaardeKeten van Weggeman De KennisWaardeKeten van Weggeman (2000) is een schematische weergave van het minimaal aantal activiteiten dat uitgevoerd dient te worden wanneer men kennismanagement wil implementeren binnen een organisatie. Pagina 14 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

De KennisWaardeKeten (Weggeman, 2000) bestaan uit zes opvolgende processen. Deze processen zijn: 1.

Het vaststellen van benodigde kennis om de strategie van de organisatie te kunnen realiseren;

2.

Het inventariseren van de kennis die binnen de organisatie beschikbaar is;

3.

Het ontwikkelen van kennis;

4.

Het delen van kennis;

5.

Het toepassen van kennis;

6.

Het evalueren van kennis.

Figuur 2.3 Model KennisWaardeKeten De eerste drie processen uit de KennisWaardeKeten (Weggeman, 2000) zijn al door FMN en CoreNet uitgevoerd. Allereest is de benodigde kennis vastgesteld die aansluit op de missie, visie, doelen en strategie. Vervolgens is de beschikbare kennis geïnventariseerd en op basis daarvan is nieuwe kennis ontwikkeld, bestaande uit onderzoeksresultaten met als onderwerp ‘Op naar een vraaggestuurde kantorenmarkt’. Het volgende proces uit de KennisWaardeKeten (Weggeman, 2000) is het delen van de kennis. Dit onderzoek beschrijft op welke wijze FMN en CoreNet deze kennis het best kunnen delen. Dit model (Weggeman, 2000) wordt als tool gebruikt om het onderzoek te ondersteunen. Faciliterende condities van den Brink Volgens Van den Brink (2003) zijn er drie condities die een faciliterende rol spelen bij het delen van kennis. Deze condities zijn: sociale condities, organisatorische condities en technologische condities. Via sociale condities krijgt kennis waarde en groeit de kennis. De kenmerken van de inrichting van een organisatie speelt een grote rol bij het mogelijk maken van het delen van kennis. Tot slot kan communicatietechnologie het delen van kennis goed ondersteunen. Bijlage II geeft een weergave van het model van Van den Brink (2003). Omdat dit model (Van den Brink, 2003) niet volledig aansluit op het onderzoek, zijn er een aantal wijzigingen ingebracht. De organisatorische condities worden binnen dit onderzoek buiten beschouwing gelaten, omdat de betrokken stakeholders bestaan uit individuen en geen organisaties betreffen. Aan de hand van onderdelen uit het originele model en theorie van Weggeman (2000) is er een nieuw model ontworpen met aspecten die aansluiten op de stakeholders en onderwerpen binnen dit onderzoek. De sociale condities bestaan uit vier onderdelen: persoonsgegevens, motivatie, validiteit & betrouwbaarheid en kenniskloof. De technologische condities worden onderverdeeld in het delen van impliciete en expliciete kennis, zoals ook wordt gedaan in het huidige model van Van den Brink (2003), dat onder te verdelen is in communicatievormen en communicatiemiddelen. Het model uit figuur 2.4 vormt een opzet voor de operationalisering van de kernbegrippen,

Figuur 2.4 Condities faciliteren kennis delen

waarbij de onderdelen verder worden geoperationaliseerd in meetbare instrumenten. Pagina 15 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

2.3.2 Model communicatieplan Het model dat binnen dit onderzoek centraal staat, is een stappenplan (Vos, Otte & Linders, 2002) voor het schrijven van een communicatieplan. Dit model (Vos, Otte & Linders, 2002) komt overeen met de theorie en definities die in paragraaf 2.2.2 zijn toegelicht, waarbij wordt gesproken van verschillende onderdelen van een communicatieplan, waarin o.a. het probleem en de achtergrond wordt vastgesteld. Daarnaast is dit model gekozen omdat het zeer uitgebreid is, waardoor het mogelijk wordt een zo compleet mogelijk communicatieplan te schrijven. Het stappenplan bestaat uit zes verschillende stappen. Ieder van deze stappen is weer verdeeld in vervolgstappen, wat het plan gedetailleerd maakt.

Figuur 2.5 Stappenplan communicatieplan Adviesrapport – Manon Veltien

Pagina 16 van 100

2.4 Operationaliseringen De kernbegrippen kennismanagement en communicatie zijn in verschillende boomdiagrammen geoperationaliseerd. Op basis van de operationalisering van het kernbegrip kennismanagement is een topiclijst gemaakt, bijlage V, voor het schrijven van een interviewguide en enquête.

2.4.1 Operationalisering kennismanagement Zoals in paragraaf 2.3.1 is beschreven wordt kennismanagement onderverdeeld in vier delen: kennis ontwikkelen, kennis delen/informeren, kennis toepassen en kennis evalueren. Binnen dit onderzoek wordt naar wens van de opdrachtgever en in volgorde van de stappen, toegespitst op het delen van kennis, het aanvullende kernbegrip. Daarnaast is in paragraaf 2.3.1 beschreven dat er drie condities bestaan die het delen van kennis faciliteren. Zoals aangegeven worden de organisatorische condities hierbij buiten beschouwing gelaten. De sociale condities zijn verdeeld in vier onderdelen die vervolgens zijn verdeeld in meetbare instrumenten. De persoonsgegevens zijn onderverdeeld in leeftijd, hoogst afgeronde opleiding, huidige functie en sector. Motivatie is onderverdeeld in tijd, de positie waarin de persoon zich bevindt en de mogelijkheid om te leren. Daarnaast bestaan de onderdelen validiteit en betrouwbaarheid en tot slot de kenniskloof. Een kenniskloof is de kloof tussen de kennis waar men in is geïnteresseerd en de kennis die men ontvangt (Weggeman, 2000). Het delen van impliciete en expliciete kennis valt volgens Van den Brink (2003) onder de technologische condities en zijn verdeeld in communicatievormen en communicatiemiddelen. Bijlage III geeft de operationalisering van de kernbegrippen weer. Het delen van expliciete en impliciete kennis is vervolgens verder geoperationaliseerd en te vinden in bijlage III. Dit is gedaan aan de hand van de theorie van Van den Brink (2013). Daarnaast hebben er twee expertgesprekken plaatsgevonden. Eén gesprek met de heer Hof, expert op het gebied van kennismanagement bij het ministerie van Defensie en één gesprek met mevrouw Bennink, expert op het gebied van communicatie bij het ministerie van Defensie. Uit het gesprek is naar voren gekomen dat er diverse communicatiemiddelen en communicatievormen zijn. Tijdens deze gesprekken zijn een aantal van de veelgebruikte vormen en middelen naar voren gekomen, waarna een keuze is gemaakt om te hanteren binnen dit onderzoek. In bijlage III is een operationalisering te vinden waarbij deze aspecten verder zijn uitgewerkt. (A. Hof, persoonlijke communicatie, 12 april 2016) (A. Bennink, persoonlijke communicatie, 12 april 2016)

2.4.2 Operationalisering communicatie De operationalisering van het kernbegrip communicatie is gemaakt aan de hand van de theorie van Hoppenbrouwers (2010). Zij verdeelt communicatie in drie onderdelen: communicatieproces, communicatievormen en communicatiefuncties. Aan de hand van de theorie zijn deze onderdelen verder geoperationaliseerd. Communicatieproces is verder geoperationaliseerd in proces, omgevingsfactoren en selectiviteit. De omgevingsfactoren en selectiviteit hebben invloed op het proces van communiceren. Het begrip communicatievormen is verder geoperationaliseerd in de vijf bestaande vormen van communicatie. Vervolgens zijn de communicatiefuncties verder geoperationaliseerd in de drie mogelijke functies van communiceren. Tot slot is het onderdeel communicatieplan toegevoegd aan de operationalisering. Een communicatieplan kan er voor zorgen dat communicatie maximaal effectief is, doordat het op een gestructureerde en planmatige manier wordt ingezet. Pagina 17 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

3. Onderzoeksmethodologie Dit hoofdstuk beschrijft een verantwoording van de onderzoeksmethoden die zijn toegepast om antwoord te kunnen geven op de deelvragen. Allereerst is de algemene onderzoeksstrategie beschreven, gevolgd door een toelichting per deelvraag. Vervolgens zijn de waarnemingsmethoden, onderzoekseenheden en analysetechnieken toegelicht.

3.1 Onderzoeksstrategie Het onderzoek bestaat uit twee verschillende onderdelen, veldonderzoek en deskresearch. Hierbij zijn verschillende onderzoeksmethoden toegepast. De onderzoeksmethode binnen dit onderzoek is zowel kwalitatief als kwantitatief onderzoek. Bij de kwantitatieve onderzoeksmethode wordt gebruik gemaakt van cijfermatige informatie (Verhoeven, 2010). Omdat de leden van FMN en CoreNet uit grote aantallen bestaan, is ervoor gekozen om hen te onderzoeken aan de hand van een kwantitatieve onderzoeksmethode. Dit door middel van een surveymethode, met inzet van een online enquête als instrument. Deze methode is de meest gebruikte methode om onder andere meningen van grote groepen te meten. Surveyonderzoek is een gestructureerde dataverzamelingsmethode, waarbij een klein aantal antwoordmogelijkheden wordt gegeven waar de respondent uit kan kiezen (Verhoeven, 2010). Het doel van het onderzoek onder de leden van FMN en CoreNet is om richting te geven aan hun wensen en behoeften, waardoor geen structurele kwantitatieve analyse van toepassing is voor dit onderdeel. Bij kwalitatief onderzoek wordt er met name gekeken naar diepgaande informatie door bijvoorbeeld in te gaan op wensen en behoeften. Hierbij kunnen onder andere de methoden diepte-interviews en groepsdiscussies worden toegepast. De groep convenantpartners bestaat uit 18 personen. Zij worden middels een interview ondervraagd, omdat dit meer informatie oplevert en haalbaar is in tijd. Dit sluit tevens aan op de wens van de opdrachtgever (Mortelmans, 2013). De interviews zijn halfgestructureerde, individuele diepte interviews. Hierbij staan de onderwerpen en de belangrijkste vragen vast, maar de vragen voor het doorvragen niet (Baarda, De Goede & Teunissen, 2009). Naast het veldonderzoek, dat is gedaan door middel van het afnemen van enquêtes en interviews, is deskresearch gedaan, aan de hand van literatuuronderzoek en inhoudsanalyse (Verhoeven, 2010).

3.1.1 Onderzoeksstrategie hoofdvraag één Tabel 3.1 Onderzoeksstrategie hoofdvraag 1 Deelvraag

Populatie

Onderzoeksmethode

1.1: Wie zijn de betrokken stakeholders van FMN

N.v.t.

Deskresearch: Inhoudsanalyse

1.2: Wat zijn de wensen en behoeften met

Convenant-

Veldonderzoek: Half-gestructureerde

betrekking tot communicatiemiddelen en

Partners

individuele interviews & kaartmethode

en CoreNet?

communicatievormen vanuit de betrokken

*Zie bijlage VI voor de interviewguide

stakeholders, omtrent het ontvangen van de

Leden CoreNet

Veldonderzoek: Online enquête

onderzoeksresultaten over vermindering van

en FMN

*Zie bijlage IV voor de enquête

kantoorleegstand?


Toelichting: Deelvraag 1.1 is beantwoord door middel van een inhoudsanalyse. De gegevens over de stakeholders zijn bij FMN en CoreNet bekend, daarom is gebruik gemaakt van bestaande documenten. Deelvraag 1.2 is beantwoord door middel van veldonderzoek onder de betrokken stakeholders. Hierbij zijn interviews afgenomen onder de convenantpartners en is er onder de leden van CoreNet en FMN een online enquête afgenomen. Alle leden hebben vanuit CoreNet en FMN een e-mail met daarin een link naar de online enquête ontvangen. Tijdens de interviews is een kaartmethode toegepast om te voorkomen dat de begrippen verkeerd werden begrepen en om meer valide resultaten te krijgen, door van te voren informatie aan te leveren waarover de convenantpartners vervolgens hun mening konden uiten. Daarnaast is deze methode toegepast om de belangrijkheid van de onderdelen te onderzoeken. Uitleg kaartmethode: De kaarten zijn onderverdeeld in drie categorieën: communicatievormen, schriftelijke communicatiemiddelen en mondelinge communicatiemiddelen. Iedere categorie beschikt over verschillende kaarten. Voorbeeld: de categorie met communicatievormen bestaat uit vier kaarten met op ieder kaartje een van de volgende teksten: samenvatting van het onderzoeksrapport, volledig onderzoeksrapport, PowerPoint presentatie en infographic. Tijdens het interview is per categorie gevraagd in welke vorm of op welke wijze de convenantpartners de onderzoeksresultaten het liefst willen ontvangen. Zij hebben deze kaarten in volgorde geplaatst, beginnend bij nummer één met de vorm of het middel waarmee zij de onderzoeken het liefst willen ontvangen.

3.1.2 Onderzoeksstrategie hoofdvraag twee Tabel 3.2 Onderzoeksstrategie hoofdvraag twee Deelvraag

Populatie

Onderzoeksmethode

2.1: Wat zijn succesen faalfactoren bij het delen van

N.v.t.

Deskresearch:

onderzoeksresultaten? 2.2: Wat zijn mogelijkheden om meer aandacht te vragen bij het delen

Literatuuronderzoek N.v.t.

van onderzoeksresultaten? 2.3: Welke mogelijkheden van maatwerk zijn er bij het delen van de onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand?

Deskresearch: Literatuuronderzoek

N.v.t.

Deskresearch: Literatuuronderzoek

Toelichting: Zowel deelvraag 2.1 als 2.2 zijn beantwoord met literatuuronderzoek. Uit onderzoek en wetenschappelijke artikelen is gezocht naar succesen faalfactoren bij het delen van onderzoeksresultaten. Daarnaast is met dit onderzoek gezocht naar mogelijkheden om meer aandacht te vragen bij het delen van onderzoeksresultaten. Deelvraag 2.3 is beantwoord aan de hand van literatuuronderzoek in combinatie met de antwoorden die zijn voortgekomen uit de deelvragen.

3.2 Waarnemingsmethoden Voorafgaand aan de interviews met de convenantpartners, is aan de deelnemers gevraagd of de interviews opgenomen mochten worden. Na afloop zijn de interviews aan de hand van de opnames uitgewerkt in transcripten. Daarnaast is tijdens de interviews met de convenantpartners met de kaartmethode gewerkt. Met de kaartmethode is in volgorde van belangrijkheid aangegeven met welke communicatievormen en communicatiemiddelen de convenantpartners de onderzoeksresultaten het liefst ontvangen. Tijdens de interviews zijn er foto’s gemaakt van de volgordes van de kaarten. Nadat alle interviews zijn afgenomen zijn de foto’s met elkaar vergeleken. Pagina 19 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

3.3 Selectie van onderzoekseenheden CoreNet heeft 100 leden en FMN heeft ongeveer 1500 leden. Omdat het doel is om een beeld te krijgen van de wensen en behoeften is er geen minimaal aantal ingevulde enquêtes vereist en is er geen steekproeftrekking gedaan. Alle leden van zowel FMN als van CoreNet hebben een link ontvangen met het verzoek om de enquête in te vullen. Hier is voor gekozen, omdat uit ervaring weinig leden enquêtes invullen (Mortelmans, 2013) en omdat de wens van de opdrachtgever is dat de leden niet te veel worden lastiggevallen met het onderzoek. De validiteit en betrouwbaarheid wordt verhoogd door naast het veldonderzoek meer deskresearch te doen om vervolgens de theorie er aan te koppelen. Wanneer FMN en CoreNet volledig inzicht willen krijgen in de wensen en behoeften van haar leden, zullen zij opnieuw onderzoek moeten doen, waarbij een steekproeftrekking wordt toegepast met een representatief aantal ingevulde enquêtes. De groep convenantpartners bestaat uit 18 personen. Er zijn zes convenantpartners, 1/3 van hen, is ondervraagd middels een selecte steekproef. De convenantpartners zijn onder te verdelen in drie partijen: het Rijk, de koepelorganisaties en brancheorganisaties. De ondervraagde convenantpartners zitten ieder in één van deze groepen. Daarbij zijn de ondervraagde convenantpartners vergelijkbaar met de overige convenantpartners (Verhoeven 2010).

3.4 Analysetechnieken Zoals bij de waarnemingsmethode staat beschreven, zijn alle interviews opgenomen. Dit heeft het mogelijk gemaakt om alle interviews te transcriberen. Na het transcriberen zijn de transcripten gecodeerd. De opmerkingen die tijdens de interviews zijn gemaakt, bestaan uit verschillende fragmenten. Per opmerking zijn de fragmenten achtereenvolgend per interview genummerd. Elk van deze fragmenten hebben vervolgens een code gekregen. De genummerde fragmenten zijn geplaatst achter de codeboom, waarbij diverse hoofdcodes zijn onderverdeeld in sub-codes. Vervolgens is er een samenvatting gemaakt. Hierbij zijn de fragmenten per code en respondent achter elkaar geplaatst. Uiteindelijk zijn de meest opvallende en belangrijkste fragmenten per code in één Excelbestand geplaatst om een duidelijk overzicht te creëren. De enquêtes die zijn ingevuld door de leden van FMN en CoreNet worden geanalyseerd door het verwerken van de gegevens in SPSS, een statistisch verwerkingsprogramma. Hier worden statistische technieken voor gebruikt om beschrijving van de resultaten te kunnen geven. Ook hier worden vervolgens samenvattingen van gemaakt om overzicht te creëren. Het literatuuronderzoek wordt geanalyseerd door samenvattingen te maken van de meest opvallende aspecten uit de gevonden theorie. Op basis van de samenvattingen zijn de antwoorden met elkaar vergeleken en ben ik op zoek gegaan naar overeenkomsten, verschillen en combinaties met de theorie die uit het literatuuronderzoek zijn gekomen.


4. Analyses De onderzoeken die zijn gedaan hebben diverse onderzoeksresultaten opgeleverd. Dit hoofdstuk geeft een analyse van de onderzoeksresultaten weer. Per paragraaf wordt antwoord gegeven op de deelvragen, op basis van de volgorde van de onderzoeksvragen.

4.1 Betrokken stakeholders Door middel van deskresearch is onderzoek gedaan naar deelvraag 1.1: Wie zijn de betrokken

stakeholders van FMN en CoreNet? FMN en CoreNet hebben beide diverse stakeholders. Onderstaand is een afbeelding weergeven waarin de stakeholders van zowel FMN als CoreNet zijn gevisualiseerd. Hierbij zijn alleen de stakeholders zichtbaar die binnen dit onderzoek relevant zijn. De betrokken stakeholders zijn: leden van FMN, leden van CoreNet en convenantpartners. Het formaat van de cirkels van figuur 4.1 geeft de verhouding van de aantallen binnen de stakeholders weer. Van de leden van CoreNet bestaat 50% uit eindgebruikers, 40% uit service providers en de overige 10% van de leden bestaat uit studenten en overige, zoals gepensioneerden. Bij FMN bestaat 4% uit overige, zoals gepensioneerden, 16% is student, 20% zijn adviseurs en 30% zijn leveranciers. De convenantpartners zijn onder te verdelen in drie partijen. De eerste partij, het Rijk, bestaat uit het ministerie van Infrastructuur & Milieu. De koepelorganisaties bestaan uit de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Vereniging Interprovinciaal Overleg (IPO). Tot slot zijn er nog diverse brancheorganisaties, deze groep bestaat uit de meeste partijen. Onder brancheorganisaties wordt verstaan: de Vereniging van Institutionele Beleggers in Vastgoed Nederland (IVBN), de Vereniging Vastgoed Belang, NEPROM, Propetize B.V., FGH Bank, Ministerie Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), Gemeente Haarlemmermeer, Gemeente Amsterdam, ING Real Estate Finance, Nederlandse Vereniging van Banken (NVB), Herbestemming.nu, Brink-groep, CoreNet en FMN. (H. Topée, persoonlijke communicatie, 2 mei 2016) (J. Teunissen, persoonlijke communicatie,18 mei 2016) (A. van Arem, persoonlijke communicatie, 23 mei 2016) (Schultz van Haegen, 2012)

Figuur 4.1 Betrokken stakeholders Pagina 21 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

4.2 Wensen en behoeften betrokken stakeholders In het veld is onderzoek gedaan naar deelvraag 1.2: Wat zijn de wensen en behoeften met betrekking

tot communicatiemiddelen en communicatievormen vanuit de betrokken stakeholders, omtrent het ontvangen van de onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand? Dit onderzoek is gedaan onder de leden van FMN, leden van CoreNet en onder de convenantpartners. De analyse hiervan volgt in onderstaande paragrafen. 4.2.1Wensen en behoeften leden FMN Door middel van een online enquête is onderzoek gedaan naar de wensen en behoeften van leden van FMN, omtrent het ontvangen van onderzoeksresultaten in het kader van het convenant Aanpak Leegstand Kantoren. In totaal hebben 50 leden van FMN, 3,33% de enquête ingevuld. Door de lage respons zijn niet alle antwoorden betrouwbaar en valide, echter is zoals in de methodologie staat omschreven, het doel van het onderzoek onder de leden om richting te geven aan hun wensen en behoeften. Hierdoor is geen structurele kwantitatieve analyse van toeppassing. Een volledige analyse van de resultaten van de enquête zijn te vinden in bijlage VII.

Figuur 4.2 Resultaten leden FMN Motivatie De motivatie om lid te worden van FMN is bij vrijwel alle respondenten het delen van kennis en netwerken. Toch geeft het merendeel van de leden van FMN, 60%, aan weinig tijd te kunnen besteden aan het lezen van de onderzoeksresultaten. De meningen van de respondenten over of zij het gevoel hebben de juiste persoon te zijn om de onderzoeksresultaten over het verminderen van kantoorleegstand te ontvangen zijn erg verschillend. Hierbij geeft 54% aan het er mee eens tot zeer mee eens te zijn. 14% geeft het antwoord ‘neutraal’ en 32% geeft aan het oneens tot zeer oneens te zijn met deze stelling.

Validiteit en betrouwbaarheid Het merendeel van de leden van FMN beschouwt de onderzoeksresultaten van FMN als valide en betrouwbaar. Bij beide stellingen waar de vraag wordt gesteld of zij de onderzoeksresultaten als valide beschouwen en als betrouwbaar, geeft meer dan de helft aan het eens te zijn met deze stelling. Pagina 22 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Kenniskloof Het merendeel van de leden van FMN geeft aan interesse te hebben in het ontvangen van onderzoeksresultaten over het verminderen van kantoorleegstand. Slechts 14% geeft aan geen of helemaal geen interesse te hebben in het ontvangen van onderzoeksresultaten over het verminderen van kantoorleegstand. Dezelfde respondenten geven aan dat de kennis waarin zij zijn geïnteresseerd aansluit op de kennis uit de onderzoeksresultaten. Daarnaast geven vrijwel alle leden aan het gevoel te hebben nieuwe en relevante kennis te kunnen verkrijgen uit de onderzoeksresultaten. De leden denken erg verschillend over het positief kunnen bijdragen aan het verminderen van kantoorleegstand met onderzoeksresultaten over dit onderwerp. De helft van hen geeft hierbij de mening ‘neutraal’.

Het ontvangen van onderzoeksresultaten Zoals in figuur 4.2 is te zien, ontvangen de leden van FMN de onderzoeksresultaten het liefst digitaal. Slechts 4% van de respondenten geeft aan dit het liefst hard-copy te willen ontvangen. Daarnaast is te zien dat de respondenten een voorkeur hebben voor schriftelijke communicatiemiddelen. Bij opmerkingen is hier als voornaamste reden geplaatst dat met schriftelijke communicatiemiddelen zelf bepaald kan worden wanneer zij tijd besteden aan het lezen van de resultaten. Eén respondent heeft daarentegen aangegeven voorkeur te hebben voor mondelinge communicatiemiddelen, maar geeft echter ook aan gepensioneerd te zijn en veel tijd te hebben voor het lezen van resultaten.

Communicatievormen In de enquête is de leden de vraag gesteld om vier verschillende communicatievormen in volgorde te plaatsen, op welke manier zij het liefst de onderzoeksresultaten zouden willen ontvangen. De volgorde is gemaakt op basis van de meest gekozen plek per communicatievorm. 1e plaats: samenvatting van het onderzoeksrapport 2e plaats: infographic 3e plaats: PowerPoint presentatie 4e plaats: volledig onderzoeksrapport

Schriftelijke communicatiemiddelen Tevens is de vraag gesteld om vijf schriftelijke communicatiemiddelen in volgorde te plaatsen. De volgorde is gemaakt op basis van de meest gekozen plek per schriftelijk communicatiemiddel. 1e plaats: e-mail 2e plaats: website 3e plaats: online platform 4e plaats: social media 5e plaats: kranten

Mondelinge communicatiemiddelen Tot slot is gevraagd om vier mondelinge communicatiemiddelen in volgorde te plaatsen. De volgorde is gemaakt op basis van de meest gekozen plek per mondeling communicatiemiddel. 1e plaats: bijeenkomsten 2e plaats: workshops 3e plaats: persoonlijk gesprek 4e plaats: telefonisch gesprek Pagina 23 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

4.2.2 Wensen en behoeften leden CoreNet Door middel van een online enquête is onderzoek gedaan naar de wensen en behoeften van leden van CoreNet, omtrent het ontvangen van onderzoeksresultaten in het kader van het convenant Aanpak Leegstand Kantoren. In totaal heeft 10% van de leden van CoreNet de enquête ingevuld. Bij een aantal vragen zijn sterke overeenkomsten zichtbaar, hoewel dit bij een aantal vragen juist minder zichtbaar is. Bijlage VIII geeft volledige resultaten van de enquête weer.

Figuur 4.3 Resultaten leden CoreNet Motivatie De motivatie om lid te worden van CoreNet is bij vrijwel alle respondenten het delen van kennis, om te netwerken met vakgenoten en voor expertise op het vakgebied. Toch geeft het merendeel van de leden van CoreNet, 60%, aan weinig tot geen tijd te kunnen besteden aan het lezen van de onderzoeksresultaten. Vrijwel alle leden hebben wel het gevoel hebben de juiste persoon te zijn om onderzoeksresultaten over het verminderen van kantoorleegstand te ontvangen.

Validiteit en betrouwbaarheid Het merendeel van de leden van CoreNet beschouwt de onderzoeksresultaten van CoreNet als valide en betrouwbaar. Bij beide stellingen waar de vraag wordt gesteld of zij de onderzoeksresultaten als valide en betrouwbaar beschouwen, geeft meer dan de helft aan het hiermee eens te zijn.

Kenniskloof Het merendeel van de leden van CoreNet geeft aan interesse te hebben in het ontvangen van onderzoeksresultaten over het verminderen van kantoorleegstand. 10% geeft hierop het antwoord ‘neutraal’ en geen enkele respondent heeft aangegeven geen interesse te hebben. Vrijwel alle respondenten geven aan dat de kennis waarin zij zijn geïnteresseerd aansluit op de kennis uit de onderzoeksresultaten en het gevoel te hebben nieuwe en relevante kennis te kunnen verkrijgen uit de onderzoeksresultaten. Iets meer dan de helft van de respondenten geeft aan het gevoel te hebben een positieve bijdrage te kunnen leveren aan het verminderen van kantoorleegstand met onderzoeksresultaten over dit onderwerp. Pagina 24 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Het ontvangen van onderzoeksresultaten Zoals in figuur 4.3 is te zien, ontvangen de leden van CoreNet de onderzoeksresultaten het liefst digitaal. Slechts 10% van de respondenten geeft aan dit het liefst hard-copy te willen ontvangen. Daarnaast is te zien dat de respondenten een voorkeur hebben voor schriftelijke communicatiemiddelen. Alle respondenten verkiezen schriftelijke communicatiemiddelen boven mondelinge communicatiemiddelen. Bij opmerkingen is hier als voornaamste reden, net als bij de leden van FMN, genoemd dat met schriftelijke communicatiemiddelen zelf bepaald kan worden wanneer zij tijd besteden aan de onderzoeksresultaten en dit beter in hun agenda past.

Communicatievormen In de enquête is de leden gevraagd om vier verschillende communicatievormen in volgorde te plaatsen, op welke manier zij het liefst de onderzoeksresultaten zouden willen ontvangen. De volgorde is gemaakt op basis van de meest gekozen plek per communicatievorm. 1e plaats: samenvatting van het onderzoeksrapport 2e plaats: infographic 3e plaats: PowerPoint presentatie 4e plaats: volledig onderzoeksrapport

Schriftelijke communicatiemiddelen Tevens is gevraagd om vijf schriftelijke communicatiemiddelen in volgorde te plaatsen. De volgorde is gemaakt op basis van de meest gekozen plek per schriftelijk communicatiemiddel. 1e plaats: e-mail 2e plaats: website 3e plaats: online platform 4e plaats: social media 5e plaats: kranten

Mondelinge communicatiemiddelen Daarnaast is gevraagd om vier mondelinge communicatiemiddelen in volgorde te plaatsen. De volgorde is gemaakt op basis van de meest gekozen plek per mondeling communicatiemiddel. 1e plaats: bijeenkomsten 2e plaats: workshops 3e plaats: persoonlijk gesprek 4e plaats: telefonisch gesprek 4.2.3 Wensen en behoeften convenantpartners Aanpak Leegstand Kantoren De convenantpartners zijn geïnterviewd door middel van een individueel half gestructureerd interview. Daarbij is er een kaartmethode toegepast, waarbij de convenantpartners in volgorde konden aangeven welke communicatievormen en middelen zij het meest interessant vinden. Hier zijn foto’s van gemaakt die zijn te vinden in bijlage IX. In verband met de privacy zijn de uitwerkingen van de interviews niet opgenomen in dit adviesrapport. Door middel van een schematische weergave wordt een anonieme samenvatting van de uitgevoerde interviews weergegeven. Deze weergave is te vinden in bijlage IX. De citaten zijn te herleiden uit de transcripten van de interviews, die te vinden zijn op de USB-stick. Het eerste nummer is het nummer van de respondent en het tweede nummer van het fragment. Pagina 25 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Motivatie De convenantpartners geven aan dat zij aangesloten zijn bij het convenant omdat zij een voorbeeldfunctie hebben. Gezien hun rol binnen het vastgoed hebben zij de maatschappelijke verantwoordelijkheid om iets te doen aan het verminderen van de kantoorleegstand. De netwerkorganisaties geven daarnaast aan dat zij aanspreekbaar willen zijn namens de eindgebruikers. De werkzaamheden rondom het convenant Aanpak Leegstand Kantoren valt bij de convenantpartners onder de dagelijkse werkzaamheden. Bij de netwerkorganisaties, die lid zijn van de stuurgroep is dit echter anders. Zij doen deze werkzaamheden naast hun eigen dagelijkse werkzaamheden. Eén van de convenantpartners geeft aan daardoor onvoldoende tijd te hebben voor de werkzaamheden rondom het convenant. Deze persoon zegt hierover het volgende:

‘’Nooit genoeg tijd. Je moet echt keuzes maken’’ (5.8). De convenantpartners geven aan dat zij de juiste personen zijn om de onderzoeksresultaten te ontvangen. Niet alleen voor henzelf, maar ook om door te sturen en te delen met derden. Hierover zijn onder andere de volgende opmerkingen geplaatst:

‘’Ik denk het wel ja. Ja, ik zorg ook wel dat het binnen de organisatie gedeeld wordt. Ik ben niet de enige voor wie het interessant is, maar ik zorg dan wel dat het ook weer binnen de organisatie verder komt’’ (2.8). ‘’Het kan zijn dat ik er zelf niets mee doe, maar naar anderen doorstuur om er dan iets mee te laten doen’’ (4.34). ‘’Uhm, nou dat ligt eraan, niet alleen ik. Ik deel het ook wel met anderen’’ (5.12). Validiteit en betrouwbaarheid Eén persoon geeft aan dat de onderzoekresultaten van FMN en CoreNet niet volledig als valide en betrouwbaar te beschouwen. Doordat er een rode draad wordt geschreven over bestaande onderzoeken om deze toegankelijker te maken voor anderen, wordt een eigen interpretatie toegepast. De andere convenantpartners geven aan de onderzoeksresultaten van FMN en CoreNet te beschouwen als valide en betrouwbaar en geven aan er geen reden toe te hebben om hieraan te twijfelen.

Kenniskloof Opvallend is dat binnen het convenant één van de convenantpartners niet weet wat voor een organisatie FMN is en FMN niet kent. De convenantpartners geven aan dat de kennis uit de onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand aansluit op de kennis waarin zij zijn geïnteresseerd en nieuwe en relevante kennis te kunnen verkrijgen uit deze onderzoeksresultaten. De convenantpartners geven aan dat er nog meer mogelijkheden zijn, die zij zouden wensen te zien of ontvangen van FMN en CoreNet. Hier is bijvoorbeeld het volgende over gezegd:

‘’En op dat gebied, daar kan echt nog wel heel veel meer samen gedaan worden. Ik vind het heel mooi onderzoeken die vooral uit de koker van FMN en CoreNet komen. Juist van wat willen huurders nou, welke trends zien wij daar nu in, ja dat is informatie die wij natuurlijk ook wel graag willen hebben. Graag willen om te kijken hoe wij daar op in kunnen spelen en etc. Dus ja alles wat we hebben is mooi en is goed, maar ik denk dat we nog heel veel meer samen moeten doen om het nog beter te maken’’ (3.29). Pagina 26 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Het ontvangen van onderzoeksresultaten De convenantpartners geven aan een voorkeur hebben voor het digitaal ontvangen van de onderzoeksresultaten. Echter geeft één van de convenantpartners aan het liever hard-copy te willen ontvangen. Deze persoon zegt hierover het volgende:

‘’Ja dan blijkt dat ik 61 ben en papier nog steeds heel prettig vind, maar ik lees het net zo goed van het scherm af als van hard-copy. Maar ik vind hard-copy nog steeds prima’’ (2.26). Eén van de convenantpartners geeft naast de voorkeur voor het digitaal ontvangen van onderzoeksresultaten ook een nuttige reden van haar keuze. Deze persoon zegt hierover het volgende:

‘’Dat digitaal vind ik belangrijk omdat je dan kan delen, dan kun je het makkelijk doorsturen naar anderen, daarom wil ik het digitaal. Kijk lezen vind ik het soms ook wel fijn, maar daar kun je altijd zelf voor kiezen om delen te printen of wat dan ook. Maar ik wil het niet in de kast hebben staan, ik wil het gewoon goed kunnen opslaan en ik wil het kunnen delen’’ (5.23). De overige convenantpartners geven veelal aan een voorkeur te hebben voor schriftelijke communicatiemiddelen. Zo kunnen zij in eerste instantie zelf bepalen wanneer zij tijd besteden aan de onderzoeksresultaten en dit is agenda technisch vaak beter haalbaar. Deze resultaten zijn tevens naar voren gekomen bij het maken van een keuze van de communicatiemiddelen.

Communicatievormen Hoewel bij de leden van FMN en CoreNet een duidelijke volgorde naar voren komt voor de vorm van de onderzoeksresultaten, is dit bij de convenantpartners minder het geval. De convenantpartners geven hierbij met name aan dat zij de onderzoeksresultaten in eerste instantie snel te willen kunnen scannen om te zien of de resultaten voor hen interessant zijn. Op basis van gedetailleerdheid zullen zij dan verder de onderzoeksresultaten willen ontvangen. In de volgordes die zijn aangegeven in de kaartmethode (bijlage IX) wordt zowel een samenvatting van het onderzoeksrapport als een infographic op de eerste plaats gekozen. Daarnaast wordt veelal de opmerking gemaakt dat de convenantpartners zelf een keuze willen kunnen maken en meerdere mogelijkheden aangeboden krijgen. Hier wordt onder andere het volgende gezegd:

‘’Naja ik zou eigenlijk wel een keuze willen’’ (2.9). Hierbij wordt onder andere de volgende redenen gegeven:

‘’Als ik het aangeboden krijg, zou ik bij wijze van spreken willen kunnen kiezen, ik heb nu tijd voor de samenvatting, maar morgen heb ik misschien tijd om even het rapport te bekijken. Als ik het er met een collega over heb, wil ik misschien wel wat infographics bekijken’’ (2.10). ‘’Nou omdat bij een samenvatting je heel snel kunt zien, is dit relevant voor mij? Heb ik daar wat aan? Als het relevant voor mij is, dan ga ik misschien wel op onderdelen van het rapport in, want dan wil ik daar meer van weten. En die infographic die kan heel handig zijn als er een paar hele interessante conclusies uitkomen, om die heel snel op iemand anders over te dragen’’ (2.12). ‘’Omdat ik snel tot de kern wil doordringen’’ (4.5). Naast de vier communicatievormen is de vraag gesteld of de convenantpartners nog een communicatievorm missen. Hierbij is tweemaal ‘een kort filmpje van max. drie minuten’ genoemd. Pagina 27 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Schriftelijke communicatiemiddelen In bijlage IX bij de kaartmethode is te zien dat de e-mail bij bijna alle convenantpartners op de eerste plaats wordt gezet. Hiervoor geven zij verschillende redenen. Opmerkingen die hierover geplaatst zijn, luiden als volgt:

‘’Dat heeft met de efficiëntie van mijn eigen agenda te maken, mijn eigen tijd’’ (1.16). ‘’Nee, nou eigenlijk gaf ik het daarnet al aan. Het zal prima allemaal digitaal kunnen, dus email. Eigenlijk zou e-mail prima zijn, social media zou kunnen, maar is wat minder gangbaar denk ik dus e-mail zou in die zin de belangrijkste zijn’’ (3.13). ‘’Omdat het de meest persoonlijke vorm is’’ (4.17). De website scoort daarnaast ook hoog bij de convenantpartners. De convenantpartners hebben weinig interesse in het ontvangen van onderzoeksresultaten via social media. Deze geven zij een lage plaats in de volgorde van schriftelijke communicatiemiddelen. Hier wordt het volgende over gezegd:

‘’Bij social media weet je ook niet wat waar is en wat niet’’ (2.21). ‘’Social media weet ik niet helemaal, dan zou ik eerst moeten weten of de doelgroep überhaupt social media actief is of niet’’ (3.14). Twee convenantpartners hebben voorkeur voor een online platform. Hierover zeggen zij het volgende:

‘’Ja. Hier kun je filteren wat je nodig hebt en daarnaast nog misschien diepgaande informatie gericht opzoeken’’ (7.15). ‘’Ja ik denk dat het platform gewoon belangrijk is zodat je elke keer weer weet, oke wat is mijn portal, waar moet ik beginnen, wat kan ik, wat is het soort, waar ga je naar toe op internet om te beginnen’’ (5.26). Mondelinge communicatiemiddelen De meningen over de volgorde van de mondelinge communicatiemiddelen zijn erg verschillend. Opvallend hierbij is dat wanneer de voorkeur gaat naar een bijeenkomst, een telefonisch gesprek op de laatste plaats wordt gezet. Als tweede de workshop en als derde een persoonlijk gesprek. Wanneer de voorkeur uitgaat naar een persoonlijk gesprek, dan wordt de workshop op de laatste plaats gezet, een telefonisch gesprek op de tweede plaats en een bijeenkomst op de derde plaats. Wanneer er wordt gekozen voor een gesprek, wordt onder andere het volgende gezegd:

‘’Omdat ik het heel belangrijk vind en ik wil dus ook goed met die ene persoon die dat wil vertellen goed van gedachten wisselen’’ (4.28). ‘’Ik vind dit gesprek waardevol omdat dat mijn gedachten scherpt. Dus ik merk dat ik aan gesprekken, met bijvoorbeeld een onderzoeker die dan al klaar is of het liefst nog halverwege of wat jij nu doet, dat helpt mij dan’’ (6.18). Wanneer er wordt gekozen voor een bijeenkomst en workshop, wordt het volgende gezegd:

‘’Omdat je dan toch een stukje interactiviteit hebt. Een verhaal horen van iemand dat vind ik een prettig communicatiemiddel die dan een presentatie houd. Want persoonlijk gesprek dat is heel erg inefficiënt’’ (2.24). ‘’Omdat ik zelf zou willen bepalen of het relevant genoeg is of ik daar heen zou willen gaan en anders ben ik bij voorbaat al tijd kwijt’’ (1.20). Pagina 28 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Als aanvullende mondelinge communicatiemiddelen wordt door één convenantpartner gekozen voor een roadshow, waarbij er bewust iets op de juiste plek wordt gepromoot. Een andere convenantpartner geeft aan een derde persoon te willen toevoegen aan een persoonlijk gesprek.

Opvallende opmerkingen en bevindingen Er zijn tijdens de interviews opvallende bevindingen gedaan. Onder andere dat een aantal respondenten anders reageerden wanneer het gesprek werd opgenomen. Met name bij de motivatie werd hier rekening mee gehouden.

4.3 Succes- en faalfactoren bij het delen van onderzoeksresultaten Door middel van literatuuronderzoek is onderzoek gedaan naar deelvraag 2.1: Wat zijn succesen

faalfactoren bij het delen van onderzoeksresultaten? Uit het literatuuronderzoek zijn verschillende succesen faalfactoren naar voren gekomen voor het delen van de onderzoeksresultaten. Deze succesen faalfactoren komen overeen met de in het theoretisch kader genoemde condities die kennis delen faciliteren volgens de theorie van Van den Brink (2013). Hieronder zijn de belangrijkste succesen faalfactoren voor dit onderzoek beschreven: Weggeman (2000) zegt dat de voordelen van het delen van kennis duidelijk herkenbaar dienen te zijn voor de deelnemers. Daarnaast werkt volgens hem het delen van kennis niet wanneer het gedaan moet worden naast alle werkzaamheden die er al zijn, maar er dient tijd gereserveerd te worden voor het delen van kennis tot het een onderdeel vormt van de standaard werkzaamheden. Met een gezamenlijk onderwerp, wordt het volgens hem duidelijker wat het doel van de gemeenschap is. Een gezamenlijk doel kan, als het is gebaseerd op gedeelde waarden, de bereidheid van deelnemers om kennis met elkaar te delen, vergroten. Daarnaast is het van belang om het delen van kennis te stimuleren. Volgens Wenger, Dermott & Snyder (2002) kan het delen van onderzoeksresultaten het best plaatsvinden in een gemeenschap. Daarnaast is het van belang om een gezamenlijk domein te creëren, met een onderwerp dat voor alle deelnemers van belang is. Interactie en relaties tussen de deelnemers leidt ertoe dat zij eerder bereid zijn om de kennis te delen. Soekijad (2005) geeft aan dat deelnemers geen directe concurrenten van elkaar dienen te zijn, omdat ze dan minder snel hun waardevolle kennis zullen delen. Daarnaast is het van belang om deelnemers met dezelfde houding en mate van expertise en competentie te hebben. Als zij afkomstig zijn uit verschillende disciplines, kan het moeilijker worden om kennis te delen, omdat er dan minder gedeelde voorkennis is.

4.4 Mogelijkheden voor aandacht vragen bij het delen van onderzoeksresultaten Door middel van literatuuronderzoek is onderzoek gedaan naar deelvraag 2.2: Wat zijn mogelijkheden

om meer aandacht te vragen bij het delen van onderzoeksresultaten? Er zijn vele mogelijkheden waar je meer aandacht mee kunt vragen van stakeholders bij het delen van onderzoeksresultaten. De vormgeving en inhoud van de communicatievormen spelen hierbij een belangrijke rol. Omdat er zoveel mogelijkheden zijn, is gezocht naar mogelijkheden om meer aandacht te vragen met de vormgeving van communicatievormen. Gericht op de meest gewenste communicatievormen van de leden van CoreNet en FMN en convenantpartners, een infographic en samenvatting van het onderzoeksrapport. Pagina 29 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Infographics hebben een aantal voordelen ten opzichte van een volledig onderzoeksrapport: -

Met infographics wordt informatie sneller verwerkt;

-

De beelden kunnen universeel zijn;

-

Met een infographic focus je de aandacht van de lezer;

-

Infographics zijn verhelderend en inspirerend;

-

Met een infographic dwing je de afzender de boodschap goed te laten omschrijven;

-

Infographics hebben en hoge informatiedichtheid (Studio Lakmoes, 2014).

Mensen verwerken informatie, ondersteund door visuele middelen sneller dan wanneer er alleen tekst staat. De beelden in een infographic kunnen universeel zijn, waardoor deze te begrijpen zijn door verschillende mensen die bijvoorbeeld ieder een andere taal spreken. Daarnaast kun je met een infographic je boodschap gericht structureren en kan dit snel begrepen worden. Tot slot kunnen infographics veel informatie overdragen in een beperkte ruimte door bijvoorbeeld een grafiek toe te voegen (Studio Lakmoes, 2014). Een aantrekkelijke infographic dient aan een aantal eisen te voldoen. Studio Mosgroen (z.j.) zegt dat het onderwerp duidelijk in één oogopslag te zien moet zijn. Het moet duidelijk zijn wat de infographic over het onderwerp vertelt en de lezer moet meegenomen worden in het verhaal. Voogel (2013) voegt hieraan toe dat een infographic begrijpelijk moet zijn voor iedereen, de infographic moet hiërarchie in informatie bevatten en de infographic moet alleen functionele beelden bevatten. Tot slot zegt zij dat je een goede infographic maakt door gestructureerd en doelmatig te bepalen wat je wilt zeggen, waarom, hoe en tegen wie. Er zijn daarnaast nog een aantal mogelijkheden om de infographic boeiender te maken: -

Bedenk een invalshoek;

-

Bepaal een kleurenschema;

-

Maak een visuele opzet;

-

Gebruik opvallende afbeeldingen;

-

Gebruik feiten en conclusies (Dekkers, 2012).

Een aantrekkelijke samenvatting maak je door alleen de belangrijkste elementen uit het onderzoek te beschrijven in één à twee A4. Een goede samenvatting dient de volgende onderdelen te bevatten: Het waarom van het onderzoek, het onderwerp en de uitvoering van het onderzoek met de methodes die zijn gebruikt. Daarnaast de belangrijkste bevindingen, de belangrijkste conclusies en de aanbevelingen en/of suggesties. De onderstaande tips bevorderen het verbeteren van een samenvatting: -

In een samenvatting leg je de titel van het onderzoek uit;

-

Schrijf de samenvatting in de tegenwoordige tijd of de voltooid tegenwoordige tijd;

-

Werk de onderdelen van de samenvatting uit in losse alinea’s;

-

Maak geen gebruik van kopjes;

-

Vermeld bij het waarom wat de doelstelling is van het onderzoek;

-

In de samenvatting staan alleen zaken die ook in het onderzoek zelf staan;

-

Houdt de samenvatting beknopt;

-

Beperk tot de hoofdzaken en ga niet teveel in op details, deze staan in het document zelf;

-

Beperk de samenvatting tot één à twee A4 en schrijf leesbaar (Zwaal 2016). Pagina 30 van 100

Adviesrapport – Manon Veltien

4.5 Mogelijkheden van maatwerk Door middel van literatuuronderzoek is gezocht naar een antwoord op deelvraag 2.3: Welke

mogelijkheden van maatwerk zijn er bij het delen van de onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand? Om antwoord te kunnen geven op deze deelvraag wordt de theorie gecombineerd met de antwoorden op de bovenstaande deelvragen. Communicatie op maat wordt een trend en zal de komende jaren nog verder ontwikkelen. Met communicatie op maat, ook wel tailormade genoemd, heb je meerdere doelgroepen met één boodschap. Met behulp van data kunnen boodschappen die gecommuniceerd dienen te worden nog persoonlijker worden gemaakt. Zowel intern als extern wordt communicatie meer maatwerk. Allereerst is het van belang om kennis te hebben van de personen met wie gecommuniceerd. Van belang is hierbij om te weten met wie je communiceert en waar de interesses liggen van deze personen. Aan de hand van deze communicatie kun je pas maatwerk communicatie leveren. Het leveren van maatwerk communicatie is onder te verdelen in verschillende niveaus. Zo kun je heel uitgebreid maatwerk communicatie leveren, waarbij ieder individu anders benaderd wordt, maar je kunt deze individuen ook onderverdelen in groepen en op basis daarvan maatwerk communicatie leveren (Linden & Barbosa, 2015). FMN en CoreNet beschikken over NAW-gegevens van haar leden. Op deze wijze kunnen zij de leden persoonlijk benaderen. Binnen dit onderzoek is er gezocht naar de wensen en behoeften over communicatiemiddelen en communicatievormen van de betrokken stakeholders van FMN en CoreNet omtrent het ontvangen van de onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand. Op basis van de aangegeven wensen en behoeften kan er gekozen worden om maatwerk aan te bieden aan ieder individu. Tijdens interviews met de convenantpartners is bijvoorbeeld naar voren gekomen dat zij het liefst verschillende vormen van onderzoeksresultaten wensen te ontvangen op basis van gedetailleerdheid. FMN en CoreNet kunnen er voor kiezen om meerdere vormen van onderzoeksresultaten aan te bieden. De convenantpartners kunnen vervolgens zelf kiezen welke vormen van onderzoeksresultaten voor hen op dat moment interessant zijn om toe te passen. Dit is een mogelijkheid voor FMN en CoreNet om maatwerk communicatie aan te bieden. Dezelfde mogelijkheden hebben FMN en CoreNet bij het aanbieden van de onderzoeksresultaten aan de leden van CoreNet en FMN. Op basis van de onderzochte wensen en behoefte kunnen zij maatwerk communicatie leveren.


5. Conclusie Aan de hand van de resultaten die zijn voortgekomen uit de onderzoeken en de analyses die zijn beschreven in hoofdstuk vier, zijn conclusies geschreven. Door het beantwoorden van de deelvragen wordt antwoord gegeven op de hoofdvragen.

5.1 Beantwoording deelvragen 1.1 & 1.2 Deelvraag 1.1: Wie zijn de betrokken stakeholders van FMN en CoreNet? Tabel 5.1 Betrokken stakeholders Leden FMN

Leden CoreNet

Convenantpartners

Managers van een facilitair proces

Eindgebruikers

het Rijk

Adviseurs

Service providers

Koepelorganisaties

Leveranciers

Studenten

Brancheorganisaties

Studenten

Overige

Overige

Deelvraag 1.2: Wat zijn de wensen en behoeften met betrekking tot communicatiemiddelen en communicatievormen vanuit de betrokken stakeholders, omtrent het ontvangen van de onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand? In het resultatendeel zijn verschillende conclusies weergegeven van volgordes van communicatievormen en communicatiemiddelen. Uit paragraaf 4.2.1 en paragraaf 4.2.2 kan geconcludeerd worden dat de leden van FMN en de leden van CoreNet dezelfde volgordes geven van de communicatievormen en communicatiemiddelen. Figuur 5.1 geeft weer in volgorde van belangrijkheid hoe de leden van FMN en CoreNet het liefst de onderzoeksresultaten ontvangen.

Figuur 5.1 Volgorde communicatievormen en communicatiemiddelen Pagina 32 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Geconcludeerd kan worden dat de convenantpartners het liefst de beschikking hebben over alle communicatievormen in volgorde van gedetailleerdheid. Zij ontvangen deze resultaten het liefst per email. De keuze van de mondelinge communicatiemiddelen is sterk afhankelijk van de tijd die zij hieraan willen en kunnen besteden. Bij de leden van FMN en CoreNet is er een sterke voorkeur voor digitale onderzoeksresultaten. Daarnaast hebben zij een voorkeur voor schriftelijke communicatie, omdat zij hierbij zelf kunnen bepalen op welk moment zij tijd besteden aan het lezen van de onderzoeksresultaten.

5.2 Conclusie hoofdvraag 1 Hoofdvraag 1: Welke wensen en behoeften hebben de betrokken stakeholders van FMN en CoreNet, omtrent het delen van onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand? De betrokken stakeholders van FMN en CoreNet zijn volledig in kaart gebracht. De wensen en behoeften van deze betrokken stakeholders zijn gedeeltelijk in kaart gebracht. Deelvraag 1.2 is toegespitst op de wensen en behoeften met betrekking tot de communicatievormen en communicatiemiddelen, waardoor de vraag niet volledig is beantwoord. Wensen en behoeften zijn brede begrippen en kunnen met een vervolgonderzoek nader onderzocht worden. Met dit onderzoek kan gezocht worden naar overige wensen en behoeften van de betrokken stakeholders.

5.3 Beantwoording deelvragen 2.1, 2.2 & 2.3 Deelvraag 2.1

Wat zijn succesen faalfactoren bij het delen van onderzoeksresultaten?

Geconcludeerd kan worden dat de volgende onderdelen succesen faalfactoren zijn bij het delen van de onderzoeksresultaten: -

De voordelen van het delen van kennis dienen duidelijk herkenbaar te zijn voor de deelnemers;

-

Het delen van kennis werkt niet wanneer het gedaan moet worden naast alle dagelijkse werkzaamheden;

-

Met een gezamenlijk onderwerp wordt het duidelijker wat het doel van de gemeenschap is;

-

Het is van belang om het delen van kennis te stimuleren (Weggeman, 2000).

-

Het delen van onderzoeksresultaten kan het best plaatsvinden in een gemeenschap;

-

Het is van belang om een gezamenlijk domein te creëren, met een onderwerp dat voor alle deelnemers van belang is;

-

Interactie en relaties tussen de deelnemers leidt ertoe dat zij eerder bereid zijn om de kennis te delen (Wenger, Dermott & Snyder, 2002).

-

Deelnemers dienen geen directe concurrenten van elkaar te zijn;

-

Het is van belang om deelnemers met dezelfde houding en mate van expertise en competentie te hebben (Soekijad, 2005).

Deelvraag 2.2

Wat zijn mogelijkheden om meer aandacht te vragen bij het delen van onderzoeksresultaten?

Geconcludeerd kan worden dat infographics een aantal voordelen hebben ten opzichte van een volledig onderzoeksrapport. Met infographics wordt informatie sneller verwerkt, kunnen beelden universeel zijn en focus je de aandacht bij de lezer. Daarnaast kunnen infographics verhelderend en inspirerend zijn en dwing je de afzender de boodschap goed te laten omschrijven. Tot slot hebben infographics hoge informatiedichtheid (Studio Lakmoes, 2014). Pagina 33 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Bij een goede infographic is het onderwerp in één oogopslag duidelijk en wordt de lezer meegenomen in het verhaal Studio Mosgroen (z.j.). Daarnaast moet een infographic begrijpelijk zijn voor iedereen, moet het hiërarchie in informatie bevatten en alleen functionele beelden bevatten. Een goede infographic wordt gemaakt door gestructureerd en doelmatig te bepalen wat je wilt zeggen, waarom, hoe en tegen wie (Voogel, 2013). Een aantrekkelijke samenvatting maak je door alleen de belangrijkste elementen uit het onderzoek te beschrijven in één à twee A4. Een goede samenvatting dient de volgende onderdelen te bevatten: Het waarom van het onderzoek en het onderwerp en de uitvoering van het onderzoek met de methodes die zijn gebruikt. Daarnaast de belangrijkste bevindingen, de belangrijkste conclusies en de aanbevelingen en/of suggesties (Zwaal 2016).

Deelvraag 2.3

Welke mogelijkheden van maatwerk zijn er bij het delen van de onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand?

Geconcludeerd kan worden dat het allereerst van belang is om kennis te hebben van de personen met wie je communiceert. Van belang is hierbij om te weten met wie je communiceert en waar de interesses liggen van deze personen. Aan de hand van deze communicatie kun je pas maatwerk communicatie leveren (Linden & Barbosa, 2015). Op basis van de wensen en behoeften met betrekking tot de communicatievormen en communicatiemiddelen kunnen FMN en CoreNet meer maatwerk communicatie bieden. Op basis van de resultaten kunnen zij persoonlijker communiceren met haar leden. Maatwerk communicatie kan op verschillende niveaus worden ingedeeld. Er kan volledig maatwerk geleverd worden, waarbij ieder individu apart wordt benaderd, maar dit kan ook door de individuen onder te verdelen in groepen en alleen de groepen apart te benaderen.

5.4 Conclusie hoofdvraag 2 Hoofdvraag 2: Welke mogelijkheden zijn er om voor het communiceren van onderzoekresultaten over vermindering van kantoorleegstand meer aandacht te vragen, rekening houdend met de gevonden wensen en behoeften van de betrokken stakeholders en het leveren van maatwerk communicatie? Uit de onderzoeksresultaten is gebleken dat er vele diverse mogelijkheden zijn om aandacht te vragen bij het communiceren van onderzoeksresultaten. Op basis van de wensen en behoeften van de leden van FMN en CoreNet en de convenantpartners is alleen onderzocht op welke wijze meer aandacht gevraagd kan worden met de twee meest gekozen communicatievormen, infographics en een samenvatting van het onderzoeksrapport. Doordat deze wensen en behoeften in kaart zijn gebracht is het tevens mogelijk om maatwerk communicatie te leveren. Geconcludeerd kan worden dat hiermee de hoofdvraag gedeeltelijk is beantwoord. Door meer onderzoek te doen naar de wensen en behoeften van de betrokken stakeholders, kan zoals bij hoofdvraag 1 al aangegeven, tevens meer mogelijkheden van maatwerk communicatie zichtbaar gemaakt worden. Zoals in paragraaf 5.2 staat beschreven, wordt geadviseerd om een vervolgonderzoek te doen naar de overige wensen en behoeften van de betrokken stakeholders bij het communiceren van onderzoeksresultaten.


6. Discussie Hoofdstuk zes vormt een discussie over de begripsvaliditeit, interne validiteit, externe validiteit en betrouwbaarheid van het onderzoek. Hierin wordt aangegeven in hoeverre het onderzoek valide en betrouwbaar is.

6.1 Betrouwbaarheid Toevallige fouten kunnen de betrouwbaarheid van een onderzoeken schaden. Betrouwbaarheid van onderzoeksresultaten geeft aan in hoeverre dit onderzoek vrij is van toeval. Wanneer het onderzoek herhaalbaar is, dient het onderzoek tot dezelfde resultaten te leiden, dit geeft aan dat het onderzoek betrouwbaar is (Verhoeven, 2010). Om de betrouwbaarheid te verhogen zijn er diverse methoden toegepast binnen dit onderzoek. Onder andere triangulatie. Bij triangulatie worden meerdere dataverzamelingsmethoden gebruikt. De betrouwbaarheid wordt hierbij verhoogd, omdat je daardoor de uitkomsten met verschillende methoden controleert (Verhoeven, 2010). Daarnaast is er voorafgaand aan het afnemen van de interviews een proefinterview afgenomen om de betrouwbaarheid van de topiclijst te verhogen. Na het proefinterview zijn er nog een aantal kleine aanpassingen gedaan aan de topiclijst. Daarnaast is de enquête eerst door één persoon ingevuld die buiten dit onderzoek staat. Naar aanleiding daarvan zijn er nog een aantal kleine aanpassingen gedaan in de vraagstelling om de betrouwbaarheid te verhogen. Met de bovengenoemde verschillende methoden is geprobeerd om de betrouwbaarheid van het onderzoek zo veel mogelijk te verhogen. Daarnaast komen de uitkomsten van de onderzoeken met betrekking tot de belangrijkheid van de communicatiemiddelen en communicatievormen tussen de leden van CoreNet, FMN en de convenantpartners sterk met elkaar overeen en sluiten de uitkomsten aan op het literatuuronderzoek dat is verricht. Omdat het respons van de enquête dat is verstuurd naar leden van CoreNet en FMN laag is, verlaagt dit de betrouwbaarheid van het onderzoek. Met de lage respons is het minder betrouwbaar om advies te schrijven over de gehele populatie. Echter is vooraf het doel van het onderzoek afgesproken, waarbij de focus ligt op de convenantpartners. Het onderzoek naar de leden van FMN en CoreNet is uitgevoerd met als doel een richting te krijgen van de wensen en behoeften van hen. De opdrachtgever heeft daarbij aangegeven geen belang te hebben bij een volledig representatief onderzoek naar de leden van FMN en CoreNet en daarbij was tevens zijn wens dat zij niet teveel werden lastig gevallen bij het onderzoek. Wanneer FMN en CoreNet de betrouwbaarheid van het onderzoek wil controleren kunnen zij in een later stadium nog een keer het onderzoek uitvoeren, waarbij een andere onderzoeksmethode wordt gehanteerd om de respons te verhogen, om uiteindelijk conclusies van de resultaten te kunnen schrijven over de gehele populatie.


6.2 Validiteit Een onderzoek dient naast betrouwbaar, ook valide te zijn. Er zijn hierbij verschillende vormen van validiteit van elkaar te onderscheiden: interne validiteit, externe validiteit en begripsvaliditeit. In onderstaande paragrafen worden deze vormen verder uitgewerkt (Verhoeven, 2010).

6.2.1 Interne validiteit Om te controleren of een onderzoek valide is (ook wel de geldigheid van een onderzoek genoemd), wordt gekeken of er geen systematische fouten zijn gemaakt. Hierbij wordt gekeken naar het waarheidsgehalte van een onderzoek. Het waarheidsgehalte kan negatieve vormen aannemen wanneer een onderwerp gevoelig ligt (Verhoeven, 2010). Om de interne validiteit van dit onderzoek te verhogen zijn de onderzoeksresultaten van de respondenten anoniem behandeld. De enquête die onder de leden is afgenomen is volledig anoniem. Hiermee is geprobeerd te voorkomen dat respondenten ‘sociaal wenselijk’ antwoordden. Daarnaast zijn de vragen niet van zodanig gevoelig niveau voor de respondenten dat het denkbaar is dat zij de vragen niet eerlijk zullen beantwoorden, toch is gekozen om de vragen anoniem te behandelen. Voor vragen over de communicatiemiddelen en communicatievormen zou dit geen verschil hebben gebracht, voor overige vragen, met name over de hoeveelheid tijd en de motivatie heeft dit verschil kunnen maken. Interviews kunnen nooit volledig anoniem zijn. Ik heb zelf de interviews afgenomen en opgenomen naar goedkeuring van de convenantpartners. Deze vragen waren veelal niet zodanig gevoelig dat het denkbaar is dat zij geen eerlijk antwoord geven. Echter zit er een vraag bij waarbij het denkbaar is en zeer mogelijk dat de respondenten deze vraag ‘sociaal wenselijk’ hebben beantwoord, waaronder de vraag voor hun motivatie om aan te sluiten bij het convenant.

6.2.2 Externe validiteit Bij het controleren van de externe validiteit van een onderzoek, wordt nagegaan of de steekproef die is genomen de juiste afspiegeling van de populatie vormt. Hiermee wordt de reikwijdte van het onderzoek bepaald. Wanneer de externe validiteit minder is, hoeft dit niet te betekenen dat de resultaten van het onderzoek niet meer bruikbaar zijn (Verhoeven, 2010). De leden van zowel CoreNet als van FMN hebben allemaal via een link de enquête ingevuld. 10% van de leden van CoreNet hebben de enquête ingevuld, echter hebben minder dan 10% van de leden van FMN de enquête ingevuld. Met name van de leden van FMN is te weinig respons ontvangen om de steekproef representatief te noemen. Wanneer FMN hier een volledig representatief beeld van wil hebben wordt geadviseerd hier opnieuw onderzoek naar te doen waar eventueel andere onderzoeksmethoden bij worden toegepast om de respons te verhogen. In totaal is er bij 1/3 van de convenantpartners interviews afgenomen. De convenantpartners zijn onder te verdelen in drie partijen. Om de externe validiteit te verhogen is ervoor gekozen uit iedere partij convenantpartners te interviewen. Dit geeft een compleet beeld over de gehele populatie.


6.2.3 Begripsvaliditeit Begripsvaliditeit heeft betrekking op de meetinstrumenten die in het onderzoek zijn gebruikt. Begripsvaliditeit geeft aan dat je hebt gemeten wat je wilde weten (Verhoeven, 2010). Het onderzoek is zowel kwalitatief als kwantitatief. Voor het kwalitatieve deel is gebruik gemaakt van een surveyonderzoek. Leden van CoreNet en FMN hebben een online enquête ontvangen. Deze enquête is gemaakt aan de hand van de gevonden literatuur om de validiteit te verhogen. Deze literatuur bestaat uit modellen en definities. De literatuur is getoetst aan de kwaliteitscriteria: authority, accuracy, objectivity, currency en coverage. Bij het kwalitatieve gedeelte van het onderzoek is gebruik gemaakt van interviews. Deze interviews zijn afgenomen op basis van een interviewguide, deze is ontstaan uit een topiclijst. De topiclijst is net als de enquête gemaakt aan de hand van de gevonden definities en modellen. De enquête en de topiclijst hebben dezelfde opzet. Kortom, er is een consistent proces doorlopen bij het opstellen van de interviewguide en enquête. Tot slot is tijdens de interviews een kaartmethode toegepast. Door het visueel maken van de vragen, werd het gemakkelijker om de vragen te beantwoorden en kon er eventueel extra uitleg worden gegeven. Hiermee is voorkomen dat men de begrippen verkeerd interpreteerde. Dit heeft tevens de validiteit verhoogt.


7. Adviesgedeelte Hoofdstuk zeven geeft het adviesgedeelte van het onderzoek weer. Dit advies wordt geschreven aan de hand van de conclusies uit de onderzoeksresultaten, de doelstellingen en adviesvraag die aan het begin van het onderzoek zijn vastgesteld. Het adviesdoel dat vooraf is gesteld, is het effectief communiceren van de reeds beschikbare onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand aan stakeholders van FMN en CoreNet, door het opstellen van een communicatieplan met maatwerk communicatie. De adviesvraag luidt:

‘’Hoe kunnen FMN en CoreNet de onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand zodanig communiceren, dat deze resultaten meer aandacht krijgen van de betrokken stakeholders?’’ Uit onderzoek is gebleken dat de eerste drie stappen van het stappenplan (Vos, Otte & Linders, 2002) dat als model is beschreven in het theoretisch kader voor het schrijven van een communicatieplan, reeds bekend zijn. De volgende informatie, verkregen van de opdrachtgever, was voorafgaand aan het onderzoek voor het schrijven van een communicatieplan beschikbaar: stap één voor het schrijven van de opdracht, stap twee voor het schrijven van de situatieanalyse en stap drie voor het schrijven van een communicatieanalyse. Stap vier, doelgroepen en doelstellingen is beantwoord bij deelvraag 1.1. Met de overige resultaten uit het onderzoek kunnen de stappen vijf en zes van het stappenplan (Vos, Otte & Linders, 2002) geschreven worden. Stap vijf kan geschreven worden met informatie uit paragraaf 7.1 en stap zes kan geschreven worden met informatie uit paragraaf 7.3.

7.1 Alternatieven communicatiestrategie Op basis van de uitkomsten uit het onderzoek worden in onderstaande paragrafen drie verschillende alternatieven gepresenteerd om stap vijf van het communicatieplan (Vos, Otte & Linders, 2002) te kunnen schrijven. De communicatiestrategieën zijn drie verschillende strategieën met verschillende mate van maatwerk, omdat zoals in de aanleiding en relevantie is opgenomen, de opdrachtgever maatwerk communicatie wenst. Bijlage X geeft de verschillen tussen de drie alternatieven weer.

7.1.1 Alternatief 1: Standaard maatwerk communicatiestrategie Alternatief één geeft een advies voor een standaard maatwerk communicatiestrategie voor het delen van de onderzoeksresultaten. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen de betrokken stakeholders: de leden van FMN, de leden van CoreNet en de convenantpartners. De meest gewenste communicatiestrategie dat gemiddeld is gekozen door de stakeholders wordt hierbij toegepast. De communicatievormen en communicatiemiddelen die worden gehanteerd bij het communiceren van de onderzoeksresultaten over het verminderen van kantoorleegstand zijn iedere keer hetzelfde en voor iedere stakeholder hetzelfde, maar sluiten wel aan om de wensen en behoeften van de betrokken stakeholders. Zo ontvangen de leden van FMN en CoreNet en de convenantpartners de onderzoeksresultaten in de vorm van een samenvatting. Zij ontvangen deze resultaten allemaal per email, omdat dit de meest gewenste communicatiemiddel is.


7.1.2 Alternatief 2: Flexibel maatwerk communicatiestrategie Alternatief twee geeft een advies voor een flexibel maatwerk communicatiestrategie voor het delen van de onderzoeksresultaten. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de leden van FMN, de leden van CoreNet en de convenantpartners. Ook hierbij wordt de meest gewenste communicatiestrategie dat gemiddeld per groep van stakeholders is gekozen toegepast. De communicatievormen en communicatiemiddelen die worden gehanteerd bij het communiceren van de onderzoeksresultaten zijn iedere keer hetzelfde per groep stakeholders. Dit betekent dat het flexibel maatwerk communicatiestrategie uit drie verschillende strategieën bestaat, één voor de leden van FMN, één voor de leden van CoreNet en één voor de convenantpartners. Leden van FMN worden in principe allemaal hetzelfde benaderd, tenzij zij zelf aangeven liever hetzelfde benaderd te worden als de leden van CoreNet. De leden van CoreNet hebben andersom ook deze mogelijkheid, net als de convenantpartners. Een vereiste hierbij is dat de stakeholders zelf aangeven dat zij op een andere manier de onderzoeksresultaten willen ontvangen. Leden van FMN en CoreNet ontvangen beiden de onderzoeksresultaten in de vorm van een samenvatting per e-mail met daarbij een link naar een infographic en het volledige onderzoeksrapport. De convenantpartners ontvangen drie vormen van onderzoeksresultaten: een infographic, samenvatting en het volledige onderzoeksrapport per e-mail.

7.1.3 Alternatief 3: Volledig maatwerk communicatiestrategie Alternatief drie geeft een advies voor een volledig maatwerk communicatiestrategie voor het delen van de onderzoeksresultaten. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen de leden van FMN, de leden van CoreNet en de convenantpartners, maar hierbij wordt ieder individu apart behandeld. Ieder individu ontvangt de onderzoeksresultaten zoals zij deze het liefst ontvangen. Ieder individu ontvangt de onderzoeksresultaten in de door zijn of haar gekozen communicatievorm en ontvangt deze met zijn of haar gekozen communicatiemiddel. Om dit te kunnen bereiken dienen FMN en CoreNet een extra softwaresysteem aan te schaffen om deze gegevens te kunnen beheren.

7.2 Beoordeling alternatieven Aan de hand van criteria worden de drie verschillende alternatieven beoordeeld. In paragraaf 7.2.1 worden de criteria toegelicht. Paragraaf 7.2.2 geeft een uitleg van de beoordelingswijze. In paragraaf 7.2.3 worden de alternatieven beoordeeld door middel van een beoordelingsmatrix.

7.2.1 Criteria De drie alternatieven worden beoordeeld op vijf criteria. Het alternatief dat aan de hand van de beoordelingsmatrix het hoogst scoort op deze criteria, zal verder worden uitwerkt in een concreet advies. De vijf criteria zijn: tijd, financiën, aansluiting van professionaliteit van FMN en CoreNet, aansluiting van de missie, visie en doelstellingen en aansluiting van de wensen en behoeften. Tijd In de afwegingsmatrix wordt het criterium tijd meegenomen. FMN wenst op korte termijn betrokken stakeholders met maatwerk communicatie te informeren, dat aansluit op hun wensen en behoeften. Het is van belang dat er een adviesoptie wordt gekozen waarbij het advies haalbaar is op korte termijn. Financiën Bij het schrijven van adviezen kunnen kosten een grote rol spelen. Voor de opdrachtgever is het van belang dat de kosten die worden gemaakt, worden terugverdiend. Pagina 39 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Aansluiting professionaliteit FMN en CoreNet FMN en CoreNet hebben de rol op zich genomen als spreekbuis binnen het convenant Aanpak Leegstand Kantoren. Van belang is dat het advies aansluit op de mogelijkheden die FMN en CoreNet hebben binnen het convenant. Er zijn vele professionele mogelijkheden om het communicatieproces te optimaliseren, echter hebben FMN en CoreNet niet alle mogelijkheden en met name de tijd daartoe om dat te kunnen realiseren. FMN en CoreNet hebben deze rol op zich genomen naast hun dagelijkse werkzaamheden en daarnaast werken zij als vrijwilligers bij de brancheorganisatie. Hierdoor is de tijd en daardoor ook de professionaliteit die zij kunnen bieden beperkt (E. ten Dam, persoonlijke communicatie, 19 mei 2016) Aansluiting missie, visie en doelstellingen Het geschreven advies dient aansluiting te hebben op de missie, visie en doelstellingen van FMN. Facility Management Nederland (z.j.) vat haar missie en visie op de volgende wijze samen: ‘’FMN geeft energie en brengt mensen en organisaties bij elkaar. Het vak facility management en de ontwikkeling daarvan is de verbindende factor’’. Aansluiting wensen en behoeften stakeholders Het geschreven advies dient aan te sluiten aan de wensen en behoeften van de stakeholders. Door middel van een enquête en interviews zijn de stakeholders ondervraagd over hun wensen en behoeften. Het is van belang dat deze resultaten zijn meegenomen in de adviesopties.

7.2.2 Uitleg beoordelingswijze De belangrijkste criteria zijn de aansluiting van de professionaliteit en de aansluiting van wensen en behoeften van de betrokken stakeholders. Het advies dient haalbaar te zijn en dus moet FMN en CoreNet met haar mogelijke middelen het advies kunnen toepassen. Dit criterium weegt daarom voor 25% mee. Ook is de aansluiting van de wensen en behoeften van de stakeholders van groot belang, dit is immers van belang om maatwerk communicatie te kunnen bieden en daarom weegt dit criterium ook voor 25% mee. Daarnaast is het belang dat het advies aansluit op de missie, visie, doelen en strategie van FMN, daarom weegt dit criterium ook voor 20% mee. FMN wil dat het advies in en korte periode haalbaar is, tijd weegt daarom voor 15% mee. Tot slot zijn de financiën van belang, het advies dient haalbaar te zijn in geld en weegt daarom ook voor 15% mee.

Tabel 7.1 Beoordelingswijze afwegingscriteria Criteria

Weging

Tijd

15%

Financiën

15%

Aansluiting professionaliteit FMN en CoreNet

25%

Aansluiting MVDS

20%

Aansluiting wensen en behoeften stakeholders

25%

Totaal

100%

(H. Topée, persoonlijke communicatie, 24 mei 2016)


Zoals in bovenstaand schema is weergegeven worden de adviesopties beoordeeld op vijf criteria. Elk criterium heeft aan andere weging. Deze criteria zijn gemaakt aan de hand van de wensen van de opdrachtgever. De criteria worden beoordeeld aan de hand van een vierpuntenschaal. Wanneer het advies niet aan het criterium voldoet, scoort het criterium geen punten. Wanneer het advies deels voldoet aan het criterium, scoort het één punt. Wanneer het advies grotendeels voldoet, scoort het twee punten en tot slot scoort het criterium drie punten, wanneer het volledig voldoet.

Tabel 7.2 Beoordeling vierpuntenschaal Score

Volledig

Grotendeels

Deels

Niet

3 punten

2 punten

1 punt

0 punten

7.2.3 Beoordelingsmatrix Aan de hand van de beoordelingsmatrix met de weging en de te behalen scores die zijn weergegeven in paragraaf 7.2.2, zijn de alternatieven beoordeeld. Hieronder volgen deze beoordelingen. Een toelichting met de wijze van beoordelen is per alternatief te vinden in bijlage XI. Alternatief 1

Tabel 7.3 Beoordeling alternatief 1

Criteria

Weging

Score

Totaal

Tijd

15%

3

45

Financiën

15%

3

45


25%

2

50

Aansluiting MVDS

20%

1

20


25%

1

25

Totaal

100%

Alternatief 2

185


Criteria

Weging

Score

Totaal

Tijd

15%

2

30

Financiën

15%

2

30


25%

2

50

Aansluiting MVDS

20%

2

40


25%

2

50

Totaal

100%

Alternatief 3

200


Criteria

Weging

Score

Totaal

Tijd

15%

1

15

Financiën

15%

1

15


25%

1

25

Aansluiting MVDS

20%

3

60


25%

3

75

Totaal

100%

190 Pagina 41 van 100


7.3 Advies Op basis van de beoordelingen die zijn gedaan op de criteria van de alternatieven is gebleken dat alternatief twee het best aansluit. Dit alternatief wordt nader uitgewerkt in een advies. Met dit advies wordt tevens antwoord gegeven op de adviesvraag: ‘’Hoe kunnen FMN en CoreNet de

onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand zodanig communiceren, dat deze resultaten meer aandacht krijgen van de betrokken stakeholders?’’ Alternatief twee geeft een advies voor een flexibel maatwerk communicatiestrategie voor het delen van de onderzoeksresultaten. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de leden van FMN, de leden van CoreNet en de convenantpartners. De meest gewenste communicatiestrategie dat gemiddeld per groep van stakeholders is gekozen wordt toegepast en zijn per groep hetzelfde. De flexibel maatwerk communicatiestrategie bestaat uit drie verschillende strategieën, één voor leden van FMN, één voor leden van CoreNet en één voor de convenantpartners. De leden uit een groep worden in principe allemaal hetzelfde benaderd, tenzij zij zelf aangeven liever hetzelfde benaderd te worden als stakeholders uit een andere groep. Een eis hierbij is dat de stakeholders zelf aangeven dat zij op een andere manier de onderzoeksresultaten willen ontvangen. Communicatiestrategie Geadviseerd wordt om zowel de leden van FMN en CoreNet als de convenantpartners de onderzoeksresultaten digitaal toe te sturen. Dit vergroot de mogelijkheden voor hen om de onderzoeksresultaten te delen met anderen. Daarnaast wordt geadviseerd om schriftelijke communicatiemiddelen toe te passen bij het delen van de onderzoeksresultaten, omdat dit gemakkelijker te plannen is, aangezien de stakeholders hebben aangegeven weinig tijd te hebben voor het lezen van de onderzoeksresultaten. Geadviseerd wordt om de leden per e-mail onderzoeksresultaten toe te zenden. In deze e-mail wordt alleen een samenvatting van de resultaten toegezonden. Bij interesse kunnen de leden via een meegezonden link naar de website gaan, waar het volledige onderzoeksrapport en de infographic beschikbaar is. De PowerPoint presentatie wordt buiten beschouwing gelaten en wordt vervangen door een infographic. Hier wordt voor gekozen omdat dit tijd en geld kan besparen, omdat deze niet meer extra ontworpen hoeft te worden. Tevens is een PowerPoint presentatie minder van toegevoegde waarde, omdat de gegevens die hierin staan overeen komen met een infographic. De infographic heeft hierbij de voorkeur omdat in één oogopslag de onderzoeksresultaten zichtbaar zijn. Convenantpartners ontvangen een persoonlijke e-mail met daarin een infographic, samenvatting en het volledige onderzoeksrapport. Op deze wijze kunnen zij zelf bepalen welke vorm van het onderzoeksrapport voor hen het meest relevant is. Daarnaast vinden er, net zoals in de huidige situatie, tweejaarlijks overleggen plaats in het kader van het convenant Aanpak Leegstand Kantoren, waarbij de onderzoeksresultaten verder toegelicht kunnen worden. Daarnaast hebben zij altijd de mogelijkheid om een persoonlijk gesprek aan te vragen, waarin gedachten gewisseld kunnen worden of de onderzoeksresultaten verder toegelicht worden.


Er wordt geadviseerd om de convenantpartners een persoonlijke e-mail toe te zenden met daarin zowel een infographic, samenvatting en het volledige onderzoeksrapport. Het is hierbij van belang dat in iedere verzonden e-mail een verzoek wordt geplaatst met de wens van de zender, waarbij wordt vermeld wat zij met de onderzoeksresultaten moeten doen, om de convenantpartners aan te zetten tot actie. Daarnaast blijven de huidige geplande overleggen staan. Hierin worden de onderzoeksresultaten verder besproken en toegelicht. Afhankelijk van de onderzoeksresultaten is nader te bepalen door de stuurgroep of er aanvullende bijeenkomsten of workshops georganiseerd worden voor verdere toelichting van de onderzoeksresultaten. Daarnaast hebben de convenantpartners altijd de mogelijkheid om met elkaar een persoonlijk gesprek te regelen voor toelichting of voor het uitwisselen van gedachten.

7.3.1 Financiële consequenties Het advies brengt financiële consequenties met zich mee. In deze paragraaf is een kosten- en batenanalyse gemaakt, waarbij een afweging is gemaakt tussen de verwachte kosten en de te verwachten baten. Aan de hand van deze berekeningen kan een afweging worden gemaakt door de opdrachtgever om het advies wel of niet op te volgen (ICTloket, 2016). De exacte financiële consequenties zijn lastig te benoemen, daarom worden aannames gedaan en inschattingen gemaakt. De kosten- en batenanalyse kunnen voor verschillende niveaus van de organisatie worden gemaakt. Het kan op strategisch, tactisch en operationeel niveau financiële consequenties met zich meebrengen. Bij de kosten kan er onderscheid worden gemaakt tussen structurele kosten en eenmalige kosten. De baten worden gebaseerd op voordelen, bijvoorbeeld voordelen in kwaliteit verhoging, omzet of verbetering van een service. De baten kunnen bestaan uit financiële baten en niet-financiële baten (ICTloket, 2016). Kosten Het grootste deel van de kosten hebben op operationeel niveau betrekking tot het ontwerpen van de diverse infographics. Het ontwerpen van de infographic kost de ontwerper extra tijd, waarvoor meer personele uren ter beschikking gesteld dienen te worden. Er komen ongeveer vier keer per jaar onderzoeksresultaten beschikbaar in het kader van het convenant Aanpak Leegstand Kantoren. Van deze onderzoeksresultaten moet een infographic worden gemaakt. Er wordt een aanname gedaan dat het ontwerpen van een infographic ongeveer zes uur tijd kost. De opdrachtgever heeft aangegeven dat de ontwerper ongeveer €60,00 per uur kost (H. Topée, persoonlijke communicatie, 7 juni 2016). Dit bedrag wordt tevens als aanname gebruikt. Een berekening van de jaarlijkse kosten van een infographic zijn in onderstaand schema weergegeven.

Tabel 7.5 Berekening ontwerpen infographics Ontwerpen infographic Aantal infographics

Tijd ontwerpen per

Kosten ontwerper per

Kosten ontwerpen

per jaar

infographic

uur

infographic per jaar

4 resultaten

6 uur

€60

4 x 6 x €60,-= €1.440,-


De samenvattingen kunnen gehaald worden uit het volledige onderzoeksrapport, die beschikken over een managementsamenvatting. Er zijn dus geen extra kosten verbonden aan de samenvatting. Het opsturen van de onderzoeksresultaten naar de convenantpartners brengen ook geen kosten met zich mee. Dit wordt per mail gedaan door de stuurgroep. Deze personen werken op vrijwillige basis voor het convenant. In het advies wordt aanbevolen de huidige bijeenkomsten en overleggen te behouden. De overleggen zijn marginaal in verhouding met de opbrengsten van de resultaten. De kosten van de overleggen liggen erg hoog. Deze exacte kosten zijn vrijwel niet uit te rekenen, omdat hier onder andere salarissen van directeuren, secretaressen, adviseurs e.a. aan verbonden zijn en is tevens privacy gevoelig. In totaal staat er ongeveer 12,5 miljoen m2 kantoren leeg. De kosten hiervan zijn ongeveer €80,- per m2 per jaar. De leegstand brengt extreem hoge kosten met zich mee, waardoor de hoge kosten van de overleggen met het convenant het meer dan waard zijn om de problemen rondom de leegstand op te lossen (H. Topée, persoonlijke informatie, 7 juni 2016). Baten Naast kosten, kan het advies ook baten opleveren die niet financieel zijn, op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Naar verwachting wordt met de nieuwe communicatiemethode de onderzoeksresultaten beter gedeeld en gelezen. Dit heeft uiteindelijk tot doel om leegstand van kantoren te verminderen. Daarnaast wordt dit advies ingegaan op de wensen en behoeften van de leden van FMN en CoreNet. Dit kan leiden tot nieuwe leden, wat niet alleen een groter ledenbestand oplevert, maar uiteindelijk ook meer inkomsten door de aanmeldingen van nieuwe leden.

7.4 Implementatieplan Van het advies wordt een implementatieplan geschreven. Dit wordt gedaan aan de hand van de PDCAcyclus. Dit staat voor plan, do, check act. Deze vier onderdelen worden in onderstaande paragrafen verder uitgewerkt. Bijlage XII geeft een schematische weergave van het implementatieplan inclusief de planning in hoofdlijnen, de verantwoordelijke mensen en de middelen. Bijlage XIII geeft een tijdsplanning weer op basis van het PDCA-cyclus.

7.4.1 Plan Om het advies te realiseren wordt een plan gemaakt. In dit plan staan de stappen beschreven die vooraf gezet moeten worden, om het advies uit te kunnen voeren. Het plan is deels ook onderdeel van het advies. Tot slot worden er doelstellingen vastgesteld. In bijlage XIII is te zien dat dit uit vier verschillende onderdelen bestaat: -

Nulmeting uitvoeren

-

Schrijven van een communicatieplan

-

Bespreking advies

-

Ontwerper infographic vaststellen

In bijlage XII worden deze onderdelen verder toegelicht in activiteiten.


7.4.2 Do Na het plannen worden de geplande activiteiten uitgevoerd om het advies te kunnen bereiken. In bijlage XIII is te zien dat dit uit twee onderdelen bestaat: -

Communicatievormen

-

Communicatiemiddelen

In bijlage XII worden deze onderdelen verder toegelicht in activiteiten.

7.4.3 Check Nadat de activiteiten zijn uitgevoerd kunnen de resultaten worden gemeten. Deze worden vergeleken met de eerste metingen die zijn gedaan. Vervolgens worden deze gegevens gemeten aan de eerder vastgestelde doelstellingen. In bijlage XIII is te zien dat dit uit één onderdeel bestaat: -

Vervolgonderzoek resultaten

In bijlage XII wordt dit onderdeel verder toegelicht in diverse activiteiten.

7.4.4 Act Aan de hand van de resultaten die zijn gevonden bij de check, kunnen deze bijgesteld worden. In bijlage XIII is te zien dat dit uit één onderdeel bestaat: -

Vervolgonderzoek resultaten

In bijlage XII wordt dit onderdeel verder toegelicht in diverse activiteiten.

7.5 Aanvullende aanbevelingen Binnen dit onderzoek heeft de focus gelegen op de wijze van communiceren en de mogelijke communicatievormen en communicatiemiddelen. In het model van Weggeman (2000) wordt dit ook wel het delen van de kennis genoemd. Geadviseerd wordt om de volgende stappen te volgen, waarbij het kennis toepassen en kennis evalueren centraal staan, om het delen van onderzoeksresultaten te optimaliseren. Daarnaast wordt geadviseerd om te starten met een nulmeting naar de tevredenheid van de stakeholders en vervolgens na één jaar opnieuw een onderzoek te doen naar de tevredenheid van de stakeholders over de nieuwe communicatiewijze, om te onderzoeken of de nieuwe communicatiewijze een positief effect heeft op het lezen en gebruiken van de onderzoeksresultaten. Tot slot wordt geadviseerd om een volledig communicatieplan te schrijven. Aan de hand van de resultaten uit dit onderzoek is alle informatie compleet bij FMN en CoreNet om een volledig communicatieplan te schrijven voor het delen van de onderzoeksresultaten over het verminderen van kantoorleegstand. Bijlage XIV geeft een opzet van een communicatieplan weer dat is gemaakt aan de hand van een stappenplan (Vos, Otte & Linders, 2002). Deze opzet geeft een korte uitleg van de onderdelen die een communicatieplan dienen te bevatten, met daarbij een aanzet van het communicatieplan.


Nawoord Met dit hoofdstuk, het nawoord, kom ik aan het einde van mijn adviesrapport. Het afgelopen halfjaar heeft voor mij volledig in het teken gestaan van het afstuderen. In het begin had ik moeite met het formuleren van de opdracht en het vinden van de juiste richting. Naarmate de tijd vorderde heb ik hier steeds beter een weg in kunnen vinden. Zeker nadat mijn verdediging van het thesisvoorstel was goedgekeurd, kon ik de volgende stappen zetten. Ik kon het veldonderzoek in, waar ik met veel enthousiasme verschillende interviews heb kunnen afnemen en veel inspirerende mensen heb ontmoet. Ik ben vol energie de uitdaging aangegaan. Mijn doorzettingsvermogen en het goed zelfstandig kunnen functioneren kwamen goed van pas tijdens mijn thesisopdracht. Hoewel ik vooraf nog bang was tijd te verliezen door snel afgeleid te worden van het thesisproject tijdens het thuis afstuderen, was dit juist het tegendeel waar. Doordat ik thuis bezig was met het schrijven van mijn thesisopdracht, heb ik het als lastig ervaren om de thesisopdracht af en toe los te laten. Ik nam overal mijn laptop naar toe, om alle tijd die ik eraan kon besteden goed te benutten. Ik heb echter geleerd dat af en toe loslaten heel belangrijk is. Wanneer ik ergens in vastliep, kon ik het niet van mij afzetten, waardoor ik onnodig lang vast bleef lopen in dezelfde stukken. Tijdens mijn studiejaren heb ik dit nooit eerder ervaren, toen kon ik het buiten schooluren loslaten en de volgende dag op school weer met nieuwe energie aan de slag. Een leerpunt voor mij bij een volgend project is dan ook om afstand te durven nemen en het project af en toe los te durven laten, om er telkens weer met een frisse blik naar te kijken en mee aan het werk te gaan. Daarnaast heb ik geleerd dat het van belang is om bij je eigen mening en wensen te blijven. Aan het begin van de periode vond ik het erg lastig om een tussenweg te vinden tussen de eisen van school en de wensen van de opdrachtgever. Echter ben ik zelf de onderzoeker en moet ik zelf aangeven hoe ik het wil doen. Hoewel ik dit tijdens mijn afstudeerperiode steeds meer heb proberen te doen, ligt hier tijdens eventuele volgende projecten nog zeker een uitdaging voor mij. De planning binnen dit thesisopdracht heeft een belangrijke rol gespeeld. Voorafgaand aan mijn thesis heb ik een planning gemaakt. Mijn opdrachtgever waarschuwde mij dat het maken van afspraken met de convenantpartners die ik zou gaan interviewen erg lastig zou worden, omdat zij overvolle agenda’s hebben. Nadat ik dit heb aangegeven bij mijn examinator, heb ik de toestemming gekregen om voor de goedkeuring van mijn thesisvoorstel de afspraken met hen al in te plannen. Het is uiteindelijk gelukt om de interviews op tijd in te plannen. Toch zijn een aantal van de afspraken op het laatste moment nog weer verzet naar een later tijdstip, maar door de planning die ik vooraf had gemaakt heeft dit niet tot problemen geleid.


Uit de ervaringen tijdens deze periode heb ik de volgende leerpunten geformuleerd: -

Standvastig blijven in mijn eigen mening zonder de realiteit uit het oog te verliezen;

-

Af en toe afstand durven nemen van het project om de focus weer goed te krijgen;

-

Vooraf planningen blijven maken, waarbij rekening wordt gehouden met de agenda’s van anderen. Wanneer dit niet volgens planning gaat heb ik geleerd mij flexibel op te stellen.

Omdat ik tijdens mijn afstudeerperiode op school en thuis aan het werk was, heb ik mijn opdrachtgever weinig gezien. Ondanks de afstand was mijn opdrachtgever wel altijd voor mij bereikbaar. Wanneer ik vragen had kon ik hem altijd bellen of mailen. Dit was erg prettig en heb ik het niet als een belemmering ervaren. De samenwerking met het bureau van FMN en CoreNet heb ik ook, ondanks de afstanden, als prettig ervaren. Per e-mail en telefonisch kon ik hen altijd bereiken en werd ik geholpen. Tijdens mijn afstudeerperiode heb ik niet alleen de mogelijkheid gehad om mij te verdiepen in voor mij nieuwe onderwerpen, maar daarnaast heeft mij deze periode ook herinnert aan mijn keuze voor het vakgebied facility management. Voor het afnemen van de interviews heb ik in veel verschillende gebouwen mogen bezoeken, waaronder het ministerie van Infrastructuur en Milieu en het ministerie van Financiën. De verschillende soorten gebouwen, de faciliteiten en alles eromheen heeft mij er weer aan herinnert waarom ik voor deze opleiding heb gekozen en waar mijn interesses liggen. Hoewel het onderwerp binnen dit adviesrapport betrekking heeft op het communiceren van specifiek onderzoeksresultaten over het verminderen van kantoorleegstand, kan dit onderzoek ook interessant zijn voor anderen die geïnteresseerd zijn in het communiceren van onderzoeksresultaten over andere onderwerpen. Dit maakt de thesis waardevol voor andere branches en vakgebieden. Naar verwachting zijn delen uit mijn thesisproject voor meerdere partijen interessant. Brancheorganisatie en netwerkorganisaties kunnen geïnspireerd worden door de verschillende mogelijkheden voor het communiceren van onderzoeksresultaten. Dit advies kan een inspiratie zijn voor andere organisaties. Wellicht is het niet voor iedereen mogelijk om de onderzoeksresultaten over te nemen, maar is de aanzet van het onderzoek wel bruikbaar voor anderen. Het veldonderzoek is uitsluitend gedaan op de betrokken stakeholders van FMN en CoreNet. Dit maakt de waarde van dat gedeelte van het onderzoek minder interessant voor branches en vakgebieden. Daarnaast zijn de wensen en behoeften uitsluitend over de communicatievormen en communicatiemiddelen in kaart gebracht. Dit maakt het onderzoek op dat ook onderdeel minder waardevol voor andere branches en vakgebieden. Tot slot kan het onderdeel over de mogelijkheden van aandacht vragen bij het communiceren van onderzoeksresultaten waardevol zijn voor andere netwerkorganisaties. Hierin staat aangegeven welke aspecten een infographic en een samenvatting moeten bevatten om aandacht te trekken van de lezers.


Literatuurlijst Argote, L., & Ingram, P. (2000). Knowledge Transfer: A Basis for Competitive Advantage in Firms.

Organizational Behavior and Human Decision Processes, 82(1), 150-169. Baarda, D. B., Goede, M. P. M. de, & Teunissen, J. (2009). Basisboek Kwalitatief Onderzoek (2e ed.). Groningen/Houten, Nederland: Noordhoff Uitgevers. Berg, L. van den. (z.j.). Communicatie. Geraadpleegd van https://www.marketingportaal.nl/woordenboek/communicatie Brink, P. van den. (2003). Social, Organizational, and Technological Conditions that enable Knowledge

Sharing, Dissertatie. Technische Universiteit Delft. Dekkers, M. (2012). Hoe maak je een goede infographic? Geraadpleegd van http://mosgroeninfographics.nl/over-infographics/ Ensie. (2016). Communicatie. Geraadpleegd van https://www.ensie.nl/redactie-ensie/communicatie Ensie. (2016). Kennismanagement. Geraadpleegd van https://www.ensie.nl/redactieensie/kennismanagement Facility Management Nederland. (z.j.). Over FMN. Geraadpleegd van http://www.fmn.nl/over-fmn Facility Management Nederland. (2016). Samenwerking tussen FMN en CoreNet Benelux. Geraadpleegd van http://www.fmn.nl/corenet Facility Management Nederland. (z.j.). Verdiepen. Geraadpleegd van http://www.fmn.nl/verdiepen Freeman. (z.j.). 111 Managementmodellen (3e ed.). Groningen/Houten, Nederland: Noordhoff Uitgevers. Hemminga, M. (2001). Communicatieplan: een introductie. Geraadpleegd van http://www.communicatieplan.info/2001/11/01/communicatieplan-een-introductie/ Hoppenbrouwers, C. (2010). Strategisch communicatiemanagement en planvorming bij gebiedsontwikkeling. Syllabus. ICTloket. (2016). Kosten-baten analyse. Geraadpleegd van http://www.ictloket.nl/kennisbank/mkbaffiliate-marketing/marketingmodellen/kosten-baten-analyse/ Kapoun, J. (1998). Teaching undergrads WEB evaluation: A guide for library instruction. C&RL News.


Linden & Barbosa. (2015). Dé trend wordt tailormade communicatie. Geraadpleegd van http://www.lindenbarbosa.nl/nieuws/de-trend-wordt-tailormade-communicatie Mortelmans, D. (2013). Handboek kwalitatieve onderzoeksmethoden (4e ed.). Leuven, België: Acco. Noort, D. (z.j.). Wat zijn stakeholders en waarom verdienen zij meer aandacht? Geraadpleegd van http://www.stakeholderslab.nl/?page_id=2358 Ropes, D., & Stam, C. (2008). Praktijkgericht kennismanagement. Amsterdam, Nederland: Boom Lemma uitgevers. Schultz, M. van Haegen. (2012). Convenant aanpak leegstand kantoren. Geraadpleegd van www.fmn.nl/stream/convenant-aanpak-leegstand-kantoren-270612.pdf Schworks. (2012). Wat is communicatie? Geraadpleegd van http://www.communicatiemodel.nl/wat_is_communicatie.htm Soekijad, M. (2005). Dare to share. Knowledge sharing in co-opetitive networks. Enschede: Maura Soekijad. Studio Lakmoes. (2014). 6 voordelen van infographics. Geraadpleegd van http://www.studiolakmoes.nl/blog/6-voordelen-van-infographics Studio Mosgroen. (z.j.). Over infographics. Geraadpleegd van http://mosgroen-infographics.nl/overinfographics/ Veltien, M. (2016). Thesis adviesrapport – Manon Veltien. Deventer, Nederland. Verhoeven, N. (2010). Wat is onderzoek? (Herz. ed.). Den Haag, Nederland: Boom onderwijs. Voogel, M. (2013). Wat kenmerkt een goede infographic? Geraadpleegd van http://www.marielvoogel.nl/wat-kenmerkt-een-goede-infographic/ Voorbeeldvinden. (2011). Communicatieplan. Geraadpleegd van http://www.voorbeeldvinden.nl/communicatieplan/ Vos, M., Otte, J., & Linders, P. (2002). Communicatie en planning. Amersfoort, Nederland: Thieme Meulenhoff. Vrije Universiteit Amsterdam. (2014). Zoeken naar gerelateerde publicaties. Geraadpleegd van http://webcursus.ubvu.vu.nl/cursus/default.asp?lettergr=groot&cursus_id=140&pagnr=8 Vrije Universiteit Amsterdam. (2011). Zoekmethoden. Geraadpleegd van http://webcursus.ubvu.vu.nl/cursus/default.asp?lettergr=groot&cursus_id=140&pagnr=8 Pagina 49 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Weggeman, M. (2000). Kennismanagement: de praktijk. Schiedam, Nederland: Scriptum. Wenger, E. R., Dermott, R., & Snyder, W.M. (2002). Cultivating communities of practice. Boston: Harvard Business School Press. Zwaal, J. (2016). Hoe schrijf je een goede samenvatting? Geraadpleegd van http://www.taaluilen.nl/schrijfadvies/goede-samenvatting/


BIJLAGEN Pagina 51 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Bijlage I: Zoekproces en AAOCC-criteria In deze bijlage wordt beschreven welk zoekproces is gebruikt bij het zoeken naar kernbegrippen voor het theoretisch kader. Hierin wordt dieper ingegaan op de gebruikte zoekmachines, de gebruikte zoekmethoden, en de gebruikte zoektermen. Daarnaast zijn de criteria uitgewerkt die zijn gebruikt om de zoekresultaten te kunnen beoordelen. Gebruikte zoekmethoden Er zijn verschillende zoekmethoden gebruikt om tot de juiste definities van de kernbegrippen te komen. De zoekmethoden die zijn gebruikt, zijn de sneeuwbalmethode en de bouwsteenmethode. Bij de sneeuwbalmethode staat één publicatie centraal, waar vanuit naar nieuwe literatuur wordt gezocht. Bij de bouwsteenmethode worden zoveel mogelijk termen met elkaar gecombineerd in één zoekactie (Vrije Universiteit Amsterdam, 2011). Daarnaast is gebruik gemaakt van het zoeken naar gerelateerde publicaties, door na een zoekactie te gaan naar een link met een literatuurverwijzing over hetzelfde onderwerp (Vrije Universiteit Amsterdam, 2014). De volgende zoekmachines zijn gebruikt bij het zoeken van literatuur: - www.google.nl - www.scholar.google.nl - www.saxionbibliotheek.nl Binnen de bibliotheek van Saxion is gebruik gemaakt van verschillende databases. Deze databases zijn: - EBSCO host - ScienceDirect - OCLC WorldCat Zoektermen Bij het zoeken naar definities van de kernbegrippen zijn de onderstaande zoektermen gebruikt. Kernbegrip

Zoektermen

Kennismanagement

Kennismanagement – management van kennis – kennis delen – kennis deling – kennisoverdracht – kennis uitwisselen – delen onderzoeksresultaten

Kennisdeling

Kennisdeling – kennis delen – kennis uitwissen – kennis overdracht

Communicatie

Communicatie – communiceren

Communicatieplan

Communicatieplan – plan voor communiceren – stappenplan communicatie – stappenplan communicatieplan

Stakeholders

Stakeholder- stakeholders – belanghebbenden – stakeholdersanalyse – stakeholdermanagement


AAOCC-criteria Om de kwaliteit van de gevonden literatuur te beoordelen worden de AAOCC-criteria toegepast. Hiermee worden de bronnen op diverse aspecten beoordeeld, waaronder: 1.

Authority – kwalificatie en geloofwaardigheid

2.

Accuracy – validiteit en betrouwbaarheid

3.

Objectivity – het belang van de auteur

4.

Currency – up-to-date informatie

5.

Coverage – volledigheid en relevantie (Kapoun, 1998)

Hieronder worden de bronnen die gebruikt zijn voor het definiëren van de kernbegrippen, beoordeeld aan de hand van deze AAOCC-criteria, waarbij gebruik wordt gemaakt van een driepuntenschaal. Wanneer een aspect van de bron van hoge kwaliteit is, wordt dat aspect beoordeeld met 2 punten. Wanneer een aspect van de bron van minimale kwaliteit is, wordt dat aspect beoordeeld met 1 punt. Wanner een aspect van de bron niet van kwaliteit is, wordt dat aspect beoordeeld met 0 punten. De maximale score die te behalen is voor een bron is 10 punten. Wanneer een bron in totaal van 9 punten behaald dan is de bron zeer hoge kwaliteit. Wanneer de bron tussen de 5 en 9 punten behaald is de bron van minimale kwaliteit en wanneer de bron minder dan 5 punten behaald is de kwaliteit van de bron te laat om deze te gebruiken binnen het onderzoek. Definitie

Bron

Authority

Accuracy

Objectivity

Currency

Coverage

Totaal

Kennismanagement

Weggeman

2

2

2

2

2

10

Kennismanagement

Ropes &

2

2

2

2

1

9

Stam Kennismanagement

Ensie

2

1

2

2

1

10

Kennisdeling

Argrote &

2

2

2

1

1

8

2

2

2

1

1

8

Ingram Kennisdeling

Van den Brink

Communicatie

Schworks

2

2

2

2

2

10

Communicatie

Van den

2

2

2

1

2

9

Berg Communicatie

Ensie

2

1

2

2

1

10

Communicatieplan

Voorbeeld-

2

1

2

2

2

9

vinden Communicatieplan

Hemminga

2

2

2

1

1

8

Stakeholders

Freeman

2

2

2

1

1

8

Stakeholders

Noort

2

1

2

0

2

7


Bijlage II: Model Van den Brink (2003), faciliterende condities bij kennis delen


Bijlage III: Operationalisering kernbegrippen Volledige operationalisering van het kernbegrip kennismanagement

(Weggeman, 2000), (Brink, 2003) Pagina 55 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Afgebakende operationalisering van het kernbegrip kennismanagement

(Weggeman, 2000), (Brink, 2003)


Operationalisering van het delen van impliciete en expliciete kennis

(A. Hof, persoonlijke communicatie, 12 april 2016) (A. Bennink, persoonlijke communicatie, 12 april 2016)


Operationalisering van het kernbegrip communicatie

(Hoppenbrouwers, 2010) Pagina 58 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Bijlage IV: Enquête leden FMN en CoreNet








Bijlage V: Topiclijst Topic lijst Algemene vragen Persoonsgegevens -

Leeftijd

-

Hoogst afgeronde opleiding

-

Huidige functie

Motivatie -

Motivatie aansluiting convenant

-

Hoeveelheid tijd werkzaamheden convenant

-

Gevoel juiste persoon

Technologische condities Communicatievormen -

Volgorde van belangrijkheid communicatievormen:



Volledig onderzoeksrapport



Samenvatting rapport



PowerPoint presentatie



Infographic

-

Hard-copy of digitaal

-

Overige communicatievormen

-

Plaats overige communicatievormen

Communicatiemiddelen -

Volgorde van belangrijkheid schriftelijk communicatiemiddelen:



Website, e-mail, kranten, social media, online platform

-

Overige schriftelijke communicatiemiddelen

-

Plaats overige communicatiemiddelen

-

Volgorde van belangrijkheid mondelinge communicatiemiddelen:



Telefonisch gesprek, persoonlijk gesprek, bijeenkomsten, workshops.

-

Overige mondelinge communicatiemiddelen

-

Plaats overige communicatiemiddelen

Validiteit en betrouwbaarheid -

Validiteit & betrouwbaarheid

Kenniskloof -

Aansluiting kennis

-

Nieuwe en relevante kennis

-

Informatiebehoefte FMN en CoreNet


Bijlage VI: Interviewguide Introductie -

Voorstellen

-

Korte uitleg inhoud interview

-

Tijdsduur interview / ongeveer 30 minuten

-

Geluidsopname, uitleg privacy

-

Opnameapparatuur aanzetten

Interview Algemene vragen

Persoonsgegevens -

Wat is uw leeftijd?

-

Wat is uw hoogst afgeronde opleiding?

-

Wat is uw huidige functie?

Motivatie -

Wat was uw motivatie om u aan te sluiten bij het convenant Aanpak Leegstand kantoren?

-

Hoeveel tijd heeft u om naast uw dagelijkse werkzaamheden bezig te zijn met werkzaamheden rondom het convenant Aanpak Leegstand Kantoren?

-

Heeft u het gevoel dat u de juiste persoon bent om onderzoeksresultaten te ontvangen in het kader van het convenant Aanpak Leegstand Kantoren? 

Waarom wel / Waarom niet?

Technologische condities

Communicatievorm -

Kunt u van de vier kaarten met diverse communicatievormen in volgorde aangeven in welke vorm u het liefst de onderzoeksresultaten zou willen ontvangen en waarom? Fotograferen! 

Volledig onderzoeksrapport



Samenvatting rapport



PowerPoint presentatie



Infographic

-

Zou u deze resultaten het liefst digitaal of hard-copy willen ontvangen?

-

Zijn er naast deze vormen van onderzoeksresultaten, nog andere vormen waarmee u graag deze resultaten zou willen ontvangen? 

Op welke plaats in de volgorde die u hiervoor heeft aangegeven zou u deze vorm plaatsen?



Waarom?


Communicatiemiddel -

Kunt u van vijf kaarten met diverse schriftelijke communicatiemiddelen aangegeven in volgorde met welk middel u het liefst de onderzoeksresultaten zou willen ontvangen en waarom? Fotograferen!

-



Website



E-mail



Kranten



Social media



Online platform

Zijn er naast deze schriftelijke communicatiemiddelen nog andere middelen waarmee u de onderzoeksresultaten zou willen ontvangen?

-






Waarom?

Kunt u van vier kaarten met diverse mondelinge communicatiemiddelen aangegeven in volgorde met welk middel u het liefst de onderzoeksresultaten zou willen ontvangen en waarom? Fotograferen!

-



Telefonisch gesprek



Persoonlijk gesprek



Bijeenkomsten



Workshops

Zijn er naast deze mondelinge communicatiemiddelen nog andere middelen waarmee u de onderzoeksresultaten mee zou willen ontvangen? 




Waarom?

Sociale condities

Validiteit en betrouwbaarheid -

Beschouwt u de onderzoeksresultaten als valide en betrouwbaar? 


Kenniskloof -

Heeft u het gevoel dat de kennis uit de onderzoeksresultaten aansluit op uw de kennis waarin u bent geïnteresseerd? 

-


Heeft u het gevoel dat u nieuwe en relevante kennis kunt verkrijgen uit de onderzoeksresultaten? 

-


Sluit de huidige informatie die u ontvangt vanuit FMN en CoreNet aan op uw behoefte? 

Welke informatie mist u of zou u verder willen ontvangen?

Heeft u nog iets gemist of wilt u nog graag iets toevoegen? Bedanken Opnameapparatuur uitzetten


Bijlage VII: Resultaten enquête FMN Algemene vragen

Wat is je leeftijd? Van de ondervraagden hebben in totaal 50 leden van FMN de enquête ingevuld. Hiervan hebben er 17 een leeftijd tussen de 20 en 30 jaar, zes zijn tussen de 31 en 40 jaar, zeven zijn tussen de 41 en 50 jaar, 16 zijn tussen de 51 en 60 jaar en tot slot zijn er vier 61 jaar of ouder.

Hoelang ben je lid van FMN? Zeven leden van FMN die de enquête hebben ingevuld zijn korter dan 1 jaar lid van FMN. 16 leden zijn tussen de één en vijf jaar lid van FMN, 11 leden tussen de vijf en tien jaar, tien leden tussen de 10 en 20 jaar en zes leden zijn langer dan 20 jaar lid van FMN.

Binnen welke sector ben je werkzaam? Vier leden van FMN die de enquête hebben ingevuld zijn werkzaam binnen de zorg, twee in de industrie, 14 binnen kantoren en zes in het onderwijs. Daarnaast zijn er vijf leden werkzaam in de overheid en 19 daarvan binnen andere sectoren. Sociale condities Motivatie

Wat was jouw motivatie om lid te worden van FMN? De meest genoemde motivatie van de leden om lid te worden van FMN zijn om te netwerken en voor het delen van kennis. Daarnaast is het bijhouden van de ontwikkelingen binnen het vakgebied ook een veelgenoemde motivatie.


Hoeveel tijd heb jij naast jouw dagelijkse werkzaamheden om ontvangen onderzoeksresultaten van FMN door te lezen? Eén van de leden die de enquête heeft ingevuld geeft aan veel tijd te hebben voor het lezen van de onderzoeksresultaten en één van de leden geeft aan ruim voldoende tijd hiervoor te hebben. Opvallend is dat deze twee leden beide met pensioen zijn. 17 van de leden geven aan voldoende tijd te hebben voor het lezen van de onderzoeksresultaten, 30 leden geven aan hier weinig tijd voor te hebben en één van de leden geeft aan hier helemaal geen tijd voor te hebben.

Stelling: Ik heb interesse in het ontvangen van onderzoeksresultaten over het verminderen van kantoorleegstand. Drie respondenten geven aan het zeer oneens te zijn met de bovenstaande stelling en vier van de respondenten geven aan het hier oneens mee te zijn. 11 leden geven het antwoord neutraal op deze stelling. 19 leden geven aan het eens te zijn met deze stelling en 13 leden het zeer mee eens te zijn op deze stelling.

Stelling: Ik heb het gevoel dat ik de juiste persoon ben om onderzoeksresultaten te ontvangen over o.a. onderwerpen als vermindering van kantoorleegstand. Drie respondenten geven aan het zeer oneens te zijn met de bovenstaande stelling en 13 van de respondenten geven aan het oneens te zijn met de stelling. Zeven respondenten geven het antwoord neutraal. 20 respondenten geven aan het eens te zijn met deze stelling en zeven leden zeer mee eens.

Stelling: Ik zie leegstand van kantoren als een probleem. Eén respondent geeft aan het zeer oneens te zijn met deze stelling. Twee respondenten geven aan het oneens te zijn. Acht respondenten geven hierop het antwoord neutraal. 20 respondenten geven aan dat zij het eens zijn met deze stelling en leegstand van kantoren als een probleem te zien. 14 respondenten geven aan het zeer eens te zijn met deze stelling. Hierbij worden een aantal toelichtingen geven.


Stelling: Ik heb het gevoel dat ik met onderzoeksresultaten over het verminderen van kantoorleegstand een positieve bijdrage kan leveren aan het verminderen van kantoorleegstand. Twee respondenten geven aan het zeer oneens te zijn met deze stelling. Zeven respondenten geven aan het oneens te zijn met deze stelling. 24 Respondenten geven hierop het antwoord neutraal en 16 geven aan het eens te zijn met deze stelling. Eén respondent geeft aan het zeer met deze stelling eens te zijn.

Stelling: Ik heb het gevoel nieuwe en relevante kennis te kunnen verkrijgen uit onderzoeksresultaten. Eén respondent geeft aan het zeer oneens te zijn met deze stelling en één geeft aan het oneens te zijn. 11 Respondenten geven het antwoord neutraal op deze stelling. 33 respondenten geven aan het eens te zijn met deze stelling en vier respondenten geven aan het zeer eens te zijn met deze stelling.

Validiteit, betrouwbaarheid en kenniskloof

Stelling: Ik beschouw onderzoeksresultaten van FMN als valide. Eén respondent geeft aan het oneens te zijn met deze stelling en de onderzoeksresultaten van FMN niet als valide te beschouwen. 14 respondenten geven op deze stelling het antwoord neutraal. 33 respondenten geven aan het eens te zijn met deze stelling en de onderzoeksresultaten als valide te beschouwen. 2 respondenten geven aan het zeer eens te zijn met deze stelling.

Stelling: Ik beschouw onderzoeksresultaten van FMN als betrouwbaar. Eén respondent geeft aan het oneens te zijn met deze stelling en de onderzoeksresultaten van FMN niet als betrouwbaar te beschouwen. Dit is dezelfde respondent die tevens aangeeft de onderzoeksresultaten niet als valide te beschouwen. 17 respondenten geven het antwoord neutraal op deze stelling. 32 respondenten zijn het eens met deze stelling en beschouwen de onderzoeksresultaten van FMN als betrouwbaar.


Stelling: Ik heb het gevoel dat de kennis uit de onderzoeksresultaten aansluit op de kennis waarin ik ben geïnteresseerd. Drie respondenten zijn het oneens met deze stelling en hebben niet het gevoel dat de kennis uit de onderzoeksresultaten aansluit op de kennis waarin zij zijn geïnteresseerd. 17 respondenten geven het antwoord neutraal op deze stelling. 29 respondenten zijn het eens met deze stelling en één respondent is het zeer met deze stelling eens. Technologische condities Communicatievormen

Volledig onderzoeksrapport Zes respondenten plaatsen een volledig onderzoeksrapport op de eerste plaats en geven aan dat zij dit het belangrijkste communicatiemiddel vinden. Zeven respondenten zetten een volledig onderzoeksrapport op de tweede plaats, 13 respondenten op de derde plaats en tot slot plaatsen 24 respondenten een volledig onderzoeksrapport op de vierde plaats. De meeste respondenten ontvangen het minst graag een volledig onderzoeksrapport.

Samenvatting van het onderzoeksrapport 25 respondenten geven aan het liefst een samenvatting van het onderzoeksrapport te ontvangen en zetten deze dus op de eerste plaats. 15 respondenten zetten een samenvatting op de tweede plaats, zeven op de derde plaats en drie respondenten geven aan het minst graag een samenvatting te willen ontvangen. De meeste respondenten ontvangen het liefst de onderzoeksresultaten met een samenvatting.

PowerPoint presentatie De meningen over de PowerPoint zijn erg verdeeld. Vier respondenten zetten een PowerPoint presentatie op de eerste plaats en ontvangen daarmee het liefst de onderzoeksresultaten. 15 respondenten zetten een PowerPoint presentatie op de tweede plaats. 20 respondenten zetten een PowerPoint op de derde plaats en 11 respondenten op de vierde plaats. De meeste respondenten zetten het ontvangen van onderzoeksresultaten middels een PowerPoint presentatie op de derde plaats. Pagina 72 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Infographic De meningen over de Infographic zijn tevens erg verdeeld. De meerderheid, 15 respondenten geven aan het liefst een infographic te ontvangen met de onderzoeksresultaten erop gepresenteerd. 13 respondenten plaatsen een infographic op de tweede plaats. 10 respondenten zetten de infographic op de derde plaats en 12 respondenten op de vierde plaats. De meeste respondenten zetten een infographic op de eerste plaats, maar meer respondenten zetten een samenvatting op de eerste plaats. 1e plaats: Samenvatting van het onderzoeksrapport 2e plaats: Infographic 3e plaats: PowerPoint presentatie 4e plaats: Volledig onderzoeksrapport

Op welke manier zou je de onderzoeksresultaten het liefst willen ontvangen? Twee respondenten geven aan de onderzoeksresultaten het liefst hard-copy te willen ontvangen. De overige respondenten, 48, geven aan het liefst digitaal de onderzoeksresultaten te willen ontvangen.

Schriftelijke communicatiemiddelen

Website Tien respondenten zetten de website op de eerste plaats en lezen de onderzoeksresultaten het liefst via de website. 22 respondenten zetten de website op de tweede plaats, tien respondenten op de derde plaats, zeven op de vierde plaats en tot slot zet één respondent website op de laatste, vijfde plaats.

E-mail De meeste respondenten, 29, zetten de e-mail op de eerste plaats. Zij ontvangen onderzoeksresultaten het liefst per email. Negen respondenten zetten de e-mail op de tweede plaats, vier respondenten op de derde plaats, vier op de vierde plaats en tot slot ook vier op de vijfde plaats.


Kranten Twee respondenten geven aan de onderzoeksresultaten het liefst in kranten te ontvangen. Drie respondenten zetten kranten op de tweede plaats, zes op de derde plaats en negen op de vierde plaats. De meeste respondenten ontvangen de onderzoeksresultaten het minst graag via de krant. 30 respondenten zetten kranten op de vijfde, laatste plaats.

Social media Twee respondenten geven aan de onderzoeksresultaten het liefst via social media te ontvangen. Zes respondenten zetten social media op de tweede plaats, 16 op de derde plaats, 20 op de vierde plaats en zes op de vijfde plaats.

Online platform Zeven respondenten geven aan het liefst de onderzoeksresultaten te ontvangen via een online platform. Tien respondenten zetten en online platform op de tweede plaats, 14 respondenten op de derde plaats, tien op de vierde plaats en negen op de vijfde plaats. 1e plaats: E-mail 2e plaats: Website 3e plaats: Online platform 4e plaats: Social media 5e plaats: Kranten Mondelinge communicatiemiddelen

Telefonisch gesprek Zes respondenten plaatsen een telefonisch gesprek op de eerste plaats. Zij ontvangen de onderzoeksresultaten het liefst door middel van een telefonisch gesprek. Geen enkeling zet een telefonisch gesprek op de tweede plaats. 15 respondenten zetten een telefonisch gesprek op de derde plaats en de meeste respondenten, 29, ontvangen onderzoeksresultaten het minst graag via een telefonisch gesprek.


Persoonlijk gesprek Geen enkele respondent zet een persoonlijk gesprek op de eerste plaats. Zes respondenten zetten een persoonlijk gesprek op de tweede plaats. 27 respondenten zetten een persoonlijk gesprek op de derde plaats en 17 respondenten op de laatste plaats. Hieruit is te concluderen dat de respondenten de onderzoeksresultaten liever niet via een persoonlijk gesprek ontvangen.

Workshops Acht respondenten zetten workshops op de eerste plaats. De meeste respondenten, 33, zetten workshops op de tweede plaats. Zeven respondenten op de derde plaats en twee respondenten op de vierde plaats.

Bijeenkomsten De meeste respondenten, 36, ontvangen de onderzoeksresultaten het liefst door middel van een bijeenkomst. 11 respondenten zetten een bijeenkomst op de tweede plaats. Eén respondent zet een bijeenkomst op de derde plaats en twee respondenten op de vierde plaats. 1e plaats: Bijeenkomsten 2e plaats: Workshops 3e plaats: Persoonlijk gesprek 4e plaats: Telefonisch gesprek

Welke communicatiemiddelen zijn voor jou het meest gewenst? Vrijwel alle respondenten geven aan de onderzoeksresultaten het liefst door middel van schriftelijke communicatiemiddelen te ontvangen. Eén respondent geeft aan de onderzoeksresultaten het liefst door middel van mondelinge communicatiemiddelen te ontvangen. Geconcludeerd kan worden dat het meest gewenste communicatiemiddel om onderzoeksresultaten te ontvangen per e-mail is.


Bijlage VIII: Resultaten enquête CoreNet Algemene vragen

Wat is je leeftijd? Van de ondervraagden hebben in totaal 10 leden van CoreNet de enquête ingevuld. Hiervan hebben er nul een leeftijd tussen de 20 en 30 jaar, één is tussen de 31 en 40 jaar, drie zijn tussen de 41 en 50 jaar, zes zijn tussen de 51 en 60 jaar en tot slot zijn er nul 61 jaar of ouder.

Hoelang ben je lid van CoreNet? Geen enkel lid van CoreNet die de enquête heeft ingevuld is korter dan 1 jaar lid van CoreNet. Drie leden zijn tussen de één en vijf jaar lid van CoreNet, vier leden tussen de vijf en tien jaar en drie leden zijn tussen de 10 en 20 jaar lid van CoreNet.

Binnen welke sector ben je werkzaam? Vier leden van CoreNet die de enquête hebben ingevuld zijn werkzaam binnen de industrie, vier op kantoor en twee leden zijn werkzaam binnen het onderwijs. Sociale condities Motivatie

Wat was jouw motivatie om lid te worden van CoreNet? De meest genoemde motivatie van de leden om lid te worden van CoreNet zijn om te netwerken en voor het delen van kennis. Daarnaast is het bijhouden van de ontwikkelingen binnen het vakgebied ook een veelgenoemde motivatie.

Hoeveel tijd heb jij naast jouw dagelijkse werkzaamheden om ontvangen onderzoeksresultaten van CoreNet door te lezen? Geen van de leden die de enquête heeft ingevuld geeft aan veel tijd te hebben voor het lezen van de onderzoeksresultaten. Vier respondenten geven aan voldoende tijd te hebben voor het lezen van de onderzoeksresultaten, vijf leden geven aan hier weinig tijd voor te hebben en één van de leden geeft aan hier helemaal geen tijd voor te hebben.


Stelling: Ik heb interesse in het ontvangen van onderzoeksresultaten over het verminderen van kantoorleegstand. Geen van de respondenten geven aan het zeer oneens of oneens te zijn met de bovenstaande stelling. Eén respondent geeft het antwoord neutraal op deze stelling. Zes respondenten geven aan het eens te zijn met deze stelling en drie leden het zeer mee eens te zijn met deze stelling.

Stelling: Ik heb het gevoel dat ik de juiste persoon ben om onderzoeksresultaten te ontvangen over o.a. onderwerpen als vermindering van kantoorleegstand. Geen van de respondenten geven aan het zeer oneens of oneens te zijn met de bovenstaande stelling. Eén respondenten geeft het antwoord neutraal. Zes respondenten geven aan het eens te zijn met deze stelling en drie leden zeer mee eens.

Stelling: Ik zie leegstand van kantoren als een probleem. Twee respondent geven aan het oneens te zijn met deze stelling. Twee respondenten geven hierop het antwoord neutraal. Eén respondent geeft aan dat het eens te zijn met deze stelling en leegstand van kantoren als een probleem te zien. Twee respondenten geven aan het zeer eens te zijn met deze stelling. Hierbij worden een aantal toelichtingen geven.

Stelling: Ik heb het gevoel dat ik met onderzoeksresultaten over het verminderen van kantoorleegstand een positieve bijdrage kan leveren aan het verminderen van kantoorleegstand. Eén respondent geeft aan het oneens te zijn met deze stelling. Drie respondenten geven hierop het antwoord neutraal en zes geven aan het eens te zijn met deze stelling. Geen en respondent geeft aan het zeer met deze stelling eens te zijn.


Stelling: Ik heb het gevoel nieuwe en relevante kennis te kunnen verkrijgen uit onderzoeksresultaten. Geen respondent geeft aan het zeer oneens of oneens te zijn met deze stelling. Twee respondenten geven het antwoord neutraal op deze stelling. Zeven respondenten geven aan het eens te zijn met deze stelling en één respondent geeft aan het zeer eens te zijn met deze stelling. Validiteit, betrouwbaarheid en kenniskloof

Stelling: Ik beschouw onderzoeksresultaten van CoreNet als valide. Eén respondent geeft aan het zeer oneens te zijn met deze stelling en de onderzoeksresultaten van CoreNet niet als valide te beschouwen. Twee respondenten geven op deze stelling het antwoord neutraal. Zeven respondenten geven aan het eens te zijn met deze stelling en de onderzoeksresultaten als valide te beschouwen.

Stelling: Ik beschouw onderzoeksresultaten van CoreNet als betrouwbaar. Geen respondent geeft aan het oneens te zijn met deze stelling en de onderzoeksresultaten van CoreNet niet als betrouwbaar te beschouwen. Vier respondenten geven het antwoord neutraal op deze stelling. Zes respondenten zijn het eens met deze stelling en beschouwen de onderzoeksresultaten van CoreNet als betrouwbaar.

Stelling: Ik heb het gevoel dat de kennis uit de onderzoeksresultaten aansluit op de kennis waarin ik ben geïnteresseerd. Geen van de respondenten zijn het oneens met deze stelling en hebben niet het gevoel dat de kennis uit de onderzoeksresultaten aansluit op de kennis waarin zij zijn geïnteresseerd. Eén respondent geeft het antwoord neutraal op deze stelling. Zeven respondenten zijn het eens met deze stelling en twee respondenten zijn het zeer met deze stelling eens.


Technologische condities Communicatievormen

Volledig onderzoeksrapport Geen van de respondenten plaatst een volledig onderzoeksrapport op de eerste plaats en geeft aan dat zij dit het belangrijkste communicatiemiddel vinden. Twee respondenten zetten een volledig onderzoeksrapport op de tweede plaats, twee respondenten op de derde plaats en tot slot plaatsen zes respondenten een volledig onderzoeksrapport op de vierde plaats. De meeste respondenten ontvangen het minst graag een volledig onderzoeksrapport.

Samenvatting van het onderzoeksrapport Zeven respondenten geven aan het liefst een samenvatting van het onderzoeksrapport te ontvangen en zetten deze dus op de eerste plaats. Twee respondenten zetten een samenvatting op de tweede plaats, geen van de respondenten op de derde plaats en één respondent geeft aan het minst graag een samenvatting te willen ontvangen. De meeste respondenten ontvangen het liefst de onderzoeksresultaten met een samenvatting.

PowerPoint presentatie Eén respondent zet een PowerPoint presentatie op de eerste plaats en ontvangt daarmee het liefst de onderzoeksresultaten. Twee respondenten zetten een PowerPoint presentatie op de tweede plaats. zes respondenten zetten een PowerPoint op de derde plaats en één respondent op de vierde plaats. De meeste respondenten zetten het ontvangen van onderzoeksresultaten middels een PowerPoint presentatie op de derde plaats.

Infographic De meningen over de Infographic zijn erg verdeeld. Twee respondenten geven aan het liefst een infographic te ontvangen met de onderzoeksresultaten erop gepresenteerd. Vier respondenten plaatsen een infographic op de tweede plaats. Twee respondenten zetten de infographic op de derde plaats en twee respondenten op de vierde plaats. De meeste respondenten zetten een infographic op de tweede plaats. Pagina 79 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

1e plaats: Samenvatting van het onderzoeksrapport 2e plaats: Infographic 3e plaats: PowerPoint presentatie 4e plaats: Volledig onderzoeksrapport

Op welke manier zou je de onderzoeksresultaten het liefst willen ontvangen? Eén respondenten geeft aan de onderzoeksresultaten het liefst hard-copy te willen ontvangen. De overige respondenten, 9, geven aan het liefst digitaal de onderzoeksresultaten te willen ontvangen. Schriftelijke communicatiemiddelen

Website Twee respondenten zetten de website op de eerste plaats en lezen de onderzoeksresultaten het liefst via de website. Vijf respondenten zetten de website op de tweede plaats, één respondent op de derde plaats, één op de vierde plaats en tot slot zet één respondent website op de vijfde plaats.

E-mail De meeste respondenten, vijf, zetten de e-mail op de eerste plaats. Zij ontvangen onderzoeksresultaten het liefst per e-mail. Drie respondenten zetten de e-mail op de tweede plaats, één respondent op de derde plaats en één op de vierde plaats. Geen respondent plaatst een email op de laatste, vijfde plaats.

Kranten Geen respondent zet kranten op de eerste plaats. Twee respondenten zetten kranten op de tweede plaats, één op de derde plaats en vier op de vierde plaats. Drie respondenten zet kranten op de vijfde plaats.


Social media Geen van de respondenten geven aan de onderzoeksresultaten het liefst via social media te ontvangen. Twee respondenten zetten social media op de tweede plaats, één op de derde plaats, vier op de vierde plaats en drie op de vijfde plaats.

Online platform Twee respondenten geven aan het liefst de onderzoeksresultaten te ontvangen via een online platform. Geen enkele respondent zet en online platform op de tweede plaats, vijf respondenten zet online platform op de derde plaats, twee op de vierde plaats en één respondent zet online platform op de vijfde plaats. 1e plaats: E-mail 2e plaats: Website 3e plaats: Online platform 4e plaats: Social media 5e plaats: Kranten Mondelinge communicatiemiddelen

Telefonisch gesprek Twee respondenten plaatsen een telefonisch gesprek op de eerste plaats. Zij ontvangen de onderzoeksresultaten het liefst door middel van een telefonisch gesprek. Geen enkeling zet een telefonisch gesprek op de tweede plaats. Vier respondenten zetten een telefonisch gesprek op de derde plaats en vier respondenten ontvangen onderzoeksresultaten het minst graag via een telefonisch gesprek.

Persoonlijk gesprek Geen enkele respondent zet een persoonlijk gesprek op de eerste plaats. Eén respondent zet een persoonlijk gesprek op de tweede plaats. Vier respondenten zetten een persoonlijk gesprek op de derde plaats en vijf respondenten op de laatste plaats. Hieruit is te concluderen dat de respondenten de onderzoeksresultaten liever niet via een persoonlijk gesprek ontvangen.


Workshops Geen van de respondenten zet workshops op de eerste plaats. De meeste respondenten, 9, zetten workshops op de tweede plaats. Geen van de respondenten zet workshops op de derde plaats en één respondent op de vierde plaats.

Bijeenkomsten De meeste respondenten, acht, ontvangen de onderzoeksresultaten het liefst door middel van een bijeenkomst. Geen enkele respondent zet een bijeenkomst op de tweede of vierde plaats. Twee respondenten zetten een bijeenkomst op de derde plaats. 1e plaats: Bijeenkomsten 2e plaats: Workshops 3e plaats: Persoonlijk gesprek 4e plaats: Telefonisch gesprek

Welke communicatiemiddelen zijn voor jou het meest gewenst? Alle respondenten geven aan de onderzoeksresultaten het liefst door middel van schriftelijke communicatiemiddelen te ontvangen. Geen enkele respondent geeft aan de onderzoeksresultaten het liefst door middel van mondelinge communicatiemiddelen te ontvangen. Geconcludeerd kan worden dat het meest gewenste communicatiemiddel om onderzoeksresultaten te ontvangen per e-mail is.


Bijlage IX: Samenvatting interviews


Respondent 1: Volgorde communicatievormen en communicatiemiddelen














Bijlage X: Alternatieven maatwerk communicatie Alternatief 1: Standaard

Alternatief 2: Flexibel

Alternatief 3: Volledig

maatwerk communicatie



Communicatie –

De betrokken

De betrokken

De stakeholders van FMN

proces

stakeholders van FMN en

stakeholders van FMN en

en CoreNet ontvangen per

CoreNet ontvangen de

CoreNet ontvangen per

individu de

onderzoeksresultaten in

stakeholdergroep de

onderzoeksresultaten met

de meest gekozen

onderzoeksresultaten in

de voor hen gewenste

communicatievormen en

de meest gekozen


communicatiemiddelen


communicatiemiddelen

communicatiemiddelen Communicatie-

Samenvatting van het

Leden FMN en CoreNet:

Per individu verschillend.

vormen

onderzoeksrapport

samenvatting

Zij hebben een keuze

onderzoeksrapport

tussen een infographic,

Convenantpartners:

samenvatting van het

Infographic,

onderzoeksrapport en het

samenvatting en het

volledige

volledige

onderzoeksrapport

onderzoeksrapport Schriftelijke

E-mail

communicatie-

E-mail met link naar


website


middelen Mondelinge

tussen e-mail of website Bijeenkomsten

Bijeenkomsten


communicatie-


middelen

tussen bijeenkomsten, workshops of een persoonlijk gesprek

Flexibiliteit

De stakeholders hebben

De stakeholders hebben

De stakeholders zijn geheel

geen mogelijkheden om

wel de mogelijkheid om

vrij in hun keuze voor het

de onderzoeksresultaten

de onderzoeksresultaten

ontvangen van

op een andere wijze te

op een andere wijze te

onderzoeksresultaten

ontvangen dan

ontvangen dan

bovenstaand is

bovenstaand is

beschreven

beschreven, wanneer zij dit zelf aangeven bij FMN of CoreNet

Extra middelen

Er hoeven geen extra

Er hoeven geen extra

Om van ieder individu de

middelen worden

middelen worden

wensen en behoeften in

aangeschaft binnen dit

aangeschaft binnen dit

kaart te brengen is het van

advies

advies

belang een extra software programma aan te schaffen om alle gegevens op te slaan en te onderhouden Pagina 91 van 100


Bijlage XI: Toelichting beoordelingswijze alternatieven Alternatief 1 Binnen dit alternatief is gekozen om standaard maatwerk communicatie aan de stakeholders te bieden, waardoor er geen volledige aansluiting is op de wensen en behoeften, omdat de gemiddeld meest gekozen communicatievormen en communicatiemiddelen worden gehanteerd. Hierdoor scoort dit alternatief op het criteria aansluiting wensen en behoeften van de stakeholders één punt. De aansluiting op de missie, visie, doelstellingen en strategie is ook minimaal en scoort dus ook één punt. Het voordeel van dit alternatief is dat de financiën en de hoeveelheid tijd die hieraan verbonden zijn beperkt blijven. Daarom sluiten deze twee criteria volledig aan op het alternatief en scoren beide drie punten. Het alternatief is haalbaar voor FMN en CoreNet met de middelen en professionaliteit die zij kunnen bieden, waardoor dit criterium twee punten scoort. De score x de weging komt uit op het totaal aantal punten van 185. Alternatief 2 Binnen alternatief twee is gekozen om flexibel maatwerk communicatie aan de stakeholders te bieden, waardoor er gedeelde aansluiting is op de wensen en behoeften, omdat de gemiddeld meest gekozen communicatievormen en communicatiemiddelen worden gehanteerd per groep stakeholders. Hierdoor scoort dit alternatief op het criteria aansluiting wensen en behoeften van de stakeholders twee punten. De aansluiting op de missie, visie, doelstellingen en strategie is ook gedeeltelijk en scoort dus ook twee punten. Het voordeel van dit alternatief is dat de financiën en de hoeveelheid tijd die hieraan verbonden ook deels beperkt blijven. Daarom sluiten deze twee criteria gedeeltelijk aan op het alternatief en scoren beide twee punten. Het alternatief is haalbaar voor FMN en CoreNet met de middelen en professionaliteit die zij kunnen bieden, waardoor dit criterium ook twee punten scoort. De score x de weging komt uit op het totaal aantal punten van 200. Alternatief 3 Binnen alternatief drie is gekozen om volledig maatwerk communicatie aan de stakeholders te bieden, waardoor er volledig aansluiting is op de wensen en behoeften, omdat ieder individu met zijn of haar gewenste communicatievormen en communicatiemiddelen de onderzoeksresultaten ontvangt. Hierdoor scoort dit alternatief op het criteria aansluiting wensen en behoeften van de stakeholders drie punten. De aansluiting op de missie, visie, doelstellingen en strategie is hierdoor ook volledig en scoort dus ook drie punten. Echter brengt dit alternatief hoge financiën en de hoeveelheid tijd die hieraan verbonden is met zich mee. Daarom sluiten deze twee criteria niet aan op het alternatief en scoren beide één punt. Het alternatief is naar waarschijnlijkheid niet volledig haalbaar voor FMN en CoreNet met de middelen en professionaliteit die zij kunnen bieden, waardoor dit criterium één punt scoort. De score x de weging komt uit op het totaal aantal punten van 190.


Bijlage XII: Implementatieplan Onderstaand schema geeft het implementatieplan weer, door een vertaalslag te maken naar mensen en middelen in tijd. Hierin worden de activiteiten weergegeven die plaats dienen te vinden, de periode waarin dit gebeurt en de personen die daarvoor verantwoordelijk zijn. Omdat de onderzoeksresultaten op verschillende momenten beschikbaar worden gesteld, wordt voor de implementatie uitgegaan dat wordt gestart op 1 januari 2017 en de nieuwe onderzoeksresultaten beschikbaar zijn in week acht. Onderdeel

Activiteit

Periode

Verantwoordelijke

Nulmeting

Nulmeting naar de tevredenheid van de

Week 1

Verantwoordelijke

stakeholders over de communicatie-

stuurgroep

strategie Het meten van de onderzoeksresultaten

Week 3

Schrijven

Opdracht formuleren

Week 1

Verantwoordelijke

communicatieplan

Situatieanalyse maken

Week 1

stuurgroep

Communicatieanalyse maken

Week 1

Doelgroepen en doelstellingen vaststellen

Week 2

Communicatiestrategie bepalen

Week 2

Organisatie beschrijven

Week 2

Het bespreken van het geformuleerde

Week 3

Bespreking advies

advies binnen de stuurgroep Het informeren van de belanghebbende

stuurgroep Week 3

partijen Het delen van het communicatieplan aan Programma van eisen opstellen voor het

infographic

selecteren van een ontwerper Het zoeken naar diverse ontwerpers

Verantwoordelijke stuurgroep

Week 3

de belanghebbende partijen Ontwerper

Verantwoordelijke


Week 4


Week 4


Het vergelijken van de ontwerpers aan de

Week 5

hand van de gestelde eisen Het vaststellen van een ontwerper voor het

stuurgroep Week 5

maken van een infographic Het bespreken van wensen en behoeften

Verantwoordelijke


Week 6

Verantwoordelijke

omtrent de vormgeving van de infographic

stuurgroep en

en samenvatting

ontwerper Pagina 93 van 100


Communicatie-

Het maken van een concept infographic

Week 8

Ontwerper

Bespreken van het concept infographic

Week 8

Verantwoordelijke

vormen stuurgroep en Ontwerper Communicatie-

Het maken van een definitieve infographic

Week 9

Ontwerper

Het maken van een concept samenvatting

Week 8

Communicatie-

vormen

verantwoordelijke Bespreken van het concept infographic

Week 8

Verantwoordelijke stuurgroep en communicatieverantwoordelijke

Het maken van een definitieve

Week 9

samenvatting Communicatie-

Het plaatsen van het volledige

middelen

onderzoeksrapport en de infographic van

Communicatieverantwoordelijke

Week 10

Websitebeheerder FMN en CoreNet

de onderzoeksresultaten op de website Het verzenden van de samenvatting per e-

Week 10

mail naar de leden van FMN en CoreNet

Communicatieverantwoordelijke

met daarbij een link naar de website

Het verzenden van een volledig

Week 10

onderzoeksrapport, infographic en


samenvatting van het onderzoeksrapport per e-mail naar de convenantpartners. Vervolgonderzoek

Vervolgonderzoek naar de tevredenheid

Week 1

Verantwoordelijke

resultaten

van de stakeholders over de

2018

stuurgroep

Week 3

Verantwoordelijke

Het meten van de onderzoeksresultaten

2018

stuurgroep

Het vergelijken van de

Week 5

Verantwoordelijke

onderzoeksresultaten ten opzichte van de

2018

stuurgroep

Aan de hand van de onderzoeksresultaten

Week 5

Verantwoordelijke

het vaststellen van een nieuwe

2018

stuurgroep

communicatiestrategie na opvolging van het huidige advies

nulmeting

communicatiestrategie


Bijlage XIII: Tijdsplanning implementatieplan – PDCA


Bijlage XIV: Opzet communicatieplan Deze bijlage vormt een opzet van een communicatieplan. Aan de hand van het stappenplan (Vos, Otte & Linders, 2002) is de aanzet van dit plan geschreven. Zoals eerder is aangegeven, wordt de opdrachtgever geadviseerd om op basis van deze opzet een gedetailleerd communicatieplan te schrijven voor het communiceren van de onderzoeksresultaten in het kader van Aanpak Leegstand Kantoren. Deze bijlage bevat een omschrijving met uitleg voor het schrijven een communicatieplan, met daarbij een opzet van het communicatieplan voor FMN en CoreNet. Deze opzet bestaat uit zes verschillende onderdelen: -

De opdrachtomschrijving

-

Een situatieanalyse

-

Een communicatieanalyse

-

Een omschrijving van de doelgroepen en doelstellingen

-

Een communicatiestrategie

-

De organisatie van het communicatieplan.

De opdracht Het schrijven van een communicatieplan begint met een beschrijving van de opdracht. In deze beschrijving wordt het probleem van de opdrachtgever geformuleerd. Daarnaast staan in deze beschrijving afspraken over de samenwerking. De vraag is hoe FMN en CoreNet sturing kunnen geven aan beschikbare onderzoeksresultaten en hoe FMN en CoreNet hun stakeholders hierover kunnen informeren. Inzichtelijk moet worden gemaakt welke stakeholders informatie wensen te ontvangen en wat de beste manier is om te communiceren. Het inzichtelijk maken van de communicatiewensen van de stakeholders is hierbij van essentieel belang om maatwerk communicatie te kunnen leveren. Dit zodat iedere stakeholder op een passende wijze wordt geïnformeerd, met een passende communicatievorm. Situatieanalyse Om tot een oplossing voor het probleem te kunnen formuleren is het van belang om inzicht te hebben in de organisatie en haar omgeving. Dit wordt gedaan aan de hand van een situatieanalyse. Een situatieanalyse bestaat uit een interne en externe analyse, een omschrijving van knelpunten en het knelprobleem en het formuleren van de beleidsdoelstelling (Vos, Otte & Linders, 2002).

Interne en externe analyse De interne en externe analyse bestaat uit een interne analyse van de organisatie, met een beschrijving van de belangrijkste doelstellingen, normen en waarden van de organisatie en uit een externe analyse van de omgeving van de organisatie met de ontwikkelingen in de omgeving van de organisatie die ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de organisatie. Dit kan worden uitgebreid door een SWOTanalyse te maken de sterktes en zwaktes van de organisatie en de kansen en bedreigen uit de omgeving. Pagina 96 van 100 Adviesrapport – Manon Veltien

Knelpunten en het kernprobleem Wanneer de interne en externe analyse goed is gedaan, is het mogelijk om een het kernprobleem van de organisatie vast te stellen. Betrokken stakeholders hebben ieder hun eigen belang binnen het convenant en zijn daarnaast drukbezette personen met veel andere werkzaamheden, waardoor de opvolging van deze plannen op dit moment onvoldoende efficiënt en effectief verloopt. Twee tot drie maal per jaar vinden overleggen plaats met de convenantpartners, alleen verdwijnt de aandacht na deze gesprekken weer snel naar de dagelijkse werkzaamheden. Door de opdrachtgever is geconstateerd dat het probleem deels ligt bij het huidige communicatietraject: door het ontbreken van de eerder genoemde maatwerk communicatie.

Beleidsdoelstelling In de beleidsdoelstelling geef je aan wat de organisatie wil bereiken om het probleem op te lossen. Hierin staat omschreven waar de organisatie in de toekomst aan wil gaan werken. Dit is echter nog geen communicatiedoelstelling. De beleidsdoelstelling is het effectief communiceren van de reeds beschikbare onderzoeksresultaten over vermindering van kantoorleegstand aan stakeholders van FMN en CoreNet, door het opstellen van een communicatieplan met maatwerk communicatie. Communicatieanalyse Binnen een communicatieanalyse doe je onderzoek naar het krachtenveld waarin de opdrachtgever functioneert. Hierbij wordt een inventarisatie gedaan van de organisatie en de publieksgroepen die betrokken zijn bij het probleem en een oplossing daarvan. De communicatieanalyse bestaat uit een actorenanalyse, een beschrijving van de rol van communicatie en de globale communicatiedoelen.

Actorenanalyse In de actorenanalyse worden betrokken actoren ofwel stakeholders in kaart gebracht. Hierbij wordt geïnventariseerd welke publieksgroepen en organisaties bij het probleem zijn betrokken. Dit kunnen zowel interne als externe stakeholders zijn.

Rol van communicatie Eén van de instrumenten waar beleid mee gemaakt kan worden, is communicatie. Communicatie kan op twee verschillende manieren worden ingezet: als hoofdmiddel of als ondersteunend middel bij andere instrumenten. Bij de rol van communicatie wordt omschreven welke bijdrage communicatie kan hebben in het proces.

Globale communicatiedoelen Bij de globale communicatiedoelstellingen staat wat de eigenlijke opdracht is en wat er met de inzet van communicatie moet worden bereikt. Een voorbeeld van een globaal communicatiedoel kan zijn: ‘’Het vergroten van merkbekendheid bij klanten’’.


Doelgroepen en doelstellingen Binnen dit onderdeel worden de doelgroepen en communicatiedoelstellingen vastgesteld. Dit wordt onder andere gedaan aan de hand van een doelgroepenanalyse.

Doelgroepen De actorenanalyse maakt duidelijk welke partijen betrokken zijn bij het probleem en daarnaast ook welke rollen de partijen daarin spelen. Echter zijn niet alle partijen die betrokken zijn bij het probleem ook belangrijke doelgroepen in de communicatie om het probleem op te lossen. Met de informatie uit de actorenanalyse worden eerst de primaire communicatiedoelgroepen geanalyseerd ofwel de doelgroepen waar het uiteindelijk om gaat. Daarnaast worden de secundaire doelgroepen beschreven, die zijdelings van belang zijn bij het oplossen van het probleem. Leden FMN

Leden CoreNet

Convenantpartners

Managers van een facilitair proces

Eindgebruikers

het Rijk

Adviseurs

Service providers

Koepelorganisaties

Leveranciers

Studenten

Brancheorganisaties

Studenten

Overige

Overige

Communicatiedoelstellingen Communicatiedoelstellingen geven aan wat men in de toekomst bij bepaalde doelgroepen bereikt. Een communicatiedoelstelling kan gaan om het behoud of verandering op het niveau van houding, kennis of gedrag. In de communicatiedoelstelling wordt geformuleerd wat de doelgroepen na een bepaalde periode moeten vinden, voelen, willen, weten, doen of kunnen. Communicatiestrategie In de communicatiestrategie wordt omschreven hoe de doelstellingen bereikt willen worden. Hierbij wordt eerst het kernidee weergegeven, waarin de aanpak in grote lijnen is omschreven. Na het formuleren van het kernidee, wordt dit verder uitgewerkt in de keuze van communicatie-instrumenten.

Het kernidee in de benaderingen van de doelgroepen Het kernidee beschrijft de wijze waarop de doelgroepen benaderd worden en de positionering van organisatie of merk. Bij de benadering gaat het nog niet om de inhoud van de communicatie maar om de communicatievorm en stijl waarin de doelgroepen worden benaderd. Bij de positionering gaat het om de plaats waar je de organisatie in de markt positioneert.

Communicatie-instrumenten Binnen dit onderdeel wordt omschreven welke communicatie-instrumenten gehanteerd worden om boodschappen over te brengen bij doelgroepen. Hierbij gaat het erom dat de instrumenten worden gekozen om de doelstellingen zo efficiënt en effectief mogelijk te bereiken. Vaak worden hierbij diverse instrumenten gecombineerd, waardoor er een communicatiemix ontstaat.


Leden FMN en CoreNet: ontvangen de onderzoeksresultaten in de vorm van een samenvatting per email met daarbij een link naar de website om inzicht te krijgen in de infographic en het volledige onderzoeksrapport. Convenantpartners: ontvangen de onderzoeksresultaten in drie verschillende vormen, met een infographic, een samenvatting van het onderzoeksrapport en het volledige onderzoeksrapport. Zij ontvangen deze documenten per e-mail. Organisatie Binnen dit onderdeel wordt de uitvoering van het communicatieplan voorbereid. Hierbij wordt de organisatie bij het uitvoeren van de communicatieactiviteiten omschreven. Deze beschrijving bevat een planning op hoofdlijnen, een begroting op hoofdlijnen de werkwijze, het onderzoeksplan en het evaluatieplan. Bijlage XII geeft een implementatieplan weer met de inzet van mensen en middelen en een globale tijdsplanning.

Planning op hoofdlijnen De planning omschrijft wanneer welke communicatie-instrumenten gebruikt worden. Allereerst wordt de looptijd van het plan aangegeven, met daarin wanneer welke activiteiten plaatsvinden. Afhankelijk van het soort plan is de planning op korte termijn of op langer termijn. Bijlage XIII geeft een tijdsplanning weer van het implementatieplan.

Begroting op hoofdlijnen De begroting beschrijft alle kosten en opbrengsten die worden voorzien. Wanneer het communicatieplan voor langere termijn is, dan worden ook schattingen gemaakt van de kosten voor de overige looptijd van het plan. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen personele kosten en materiële kosten. Daarnaast worden de algemene kosten meegenomen in de begroting, bijvoorbeeld reiskosten. Tot slot is het verstandig om een reservebedrag aan te houden zodat er ingespeeld kan worden op onvoorziene kosten.

Werkwijze De werkwijze kan uit diverse vormen bestaan, dit is afhankelijk van de complexiteit van het project, de beslissingsstructuur en de meewerkende deelnemers van het project. Binnen de werkwijze wordt een structuur ontworpen voor de organisatie van het project.

Onderzoeks- en evaluatieplan Tot slot dient in het communicatieplan aangeven worden welk onderzoek gedaan moet worden om de resultaten te kunnen meten en hoe de evaluatie wordt aangepakt (Vos, Otte & Linders, 2002).


Pagina 0 van 100. Adviesrapport Manon Veltien

Recommend Documents