Uitgifte & Klantenservice Programma 2015
P. van Toledo Manager Uitgifte & Klantenservice
Inhoudsopgave
•
Uitgiftepunten in 2015
•
Hospital Web Based Ordering system (HWBO)
•
Thrombocytes Inventory Management Optimizer (TIMO)
•
Vendor Managed Inventory (VMI)
•
Electronic Data Interchange (EDI)
Uitgiftepunten in 2015
Uitgiftepunten in 2015 Aanleiding • Bezuiniging door Ministerie VWS (6%). • LGR, advies werkgroep T&L (‘hotspot’ producten) Onderzoeksvraag ORTEC • Bepaal het optimale aantal uitgiftepunten, met minimale logistieke kosten en de service binnen de afspraken blijft.
Uitgiftepunten in 2015 Uitgangspunten • Productie in Nijmegen en Amsterdam • Analyse op hoofdgroepen: plasma’s, erytrocyten en trombocyten • Gegevens over bloedverbruik in 2011 • Leverfrequenties aan ziekenhuizen blijven ongewijzigd • Service = rijtijd tussen uitgiftepunt en ziekenhuis • Rijtijden o.b.v. routeplanners, inclusief correctie: • •
• •
A1(spoed): 75% van rijtijd, gem. snelheid van 85 km/uur A2-B-rit (voorraad): 115% van rijtijd, gem. snelheid van 55 km/uur
Uitgiftepunten Amsterdam en Nijmegen blijven bestaan Adviesrapport werkgroep T&L
Uitgiftepunten in 2015
■ = > 30 specials in 2011 ■ = > 10 specials in 2011 ■ = > 3 specials in 2011
Hotspots ziekenhuizen • Gebaseerd op verbruik van bloedproducten in 2011 Specials in 2011 >30
Hotspot ziekenhuizen 15
>10
27
>3
40
Ziekenhuis
Specials in 2011 3.010
1
LUMC
2
Academisch Medisch Centrum
882
3
Erasmus MC
579
4
UMC St Radboud
401
5
Maxima Med Ctrm Veldhoven
243
6
VU Medisch Centrum
236
7
azM
129
8
UMC Utrecht
76
9
HagaZiekenhuis
69
10 Albert Schweitzer Ziekenhuis
50
Uitgiftepunten in 2015 Data gebruikt • Per ziekenhuis over het jaar 2011 • • •
• • •
Aantal leveringen plasma, erytrocyten, trombocyten Aantal leveringen ‘hotspot’ producten Aantal ritten: A1, A2, B.
Kosten per km: €1,45 per km (bron: Sanquin) Exploitatiekosten één Uitgiftepunt € 635.000,- (24/7) Schatting investering nieuw Uitgiftepunt € 575.000,-
Huidige Uitgiftepunten Uitgiftepunten: 11 Totale kosten: € 9.31 (x 1.000) Transport kosten: € 2.334 (x 1.000) Kilometers: 1.609 (x 1.000) Gemiddelde rijtijd: 0:21 Maximale rijtijd: 1:09 Buiten 30 min: 24 Buiten 60 min: 2 Terneuzen (1:09) Den Helder (1:01)
9 locaties
6 locaties
8 locaties
5 locaties
7 locaties
4 locaties
9.000 8.000 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0
Conclusies
Ziekenhuizen > 60 min.
Kosten (x1000)
•
12 10 transport
8
exploitatie
6
totaal
4
totaal (huidig)
•
2 0
9
8
7
6
5
4
9
8
7
6
5
4
Ziekenhuizen > 30 min.
Gem. rijtijd
•
70
0:36
60
0:28
50
0:21 huidig 0:14
optimaal
0:07
40
huidig
30
optimaal
20 10 0
0:00 9
8
7
6
5
4
9
8
7
6
5
4
•
Minder Uitgiftepunten is efficiënter. Het minimale aantal Uitgiftepunten wordt bepaald door de service overeenkomsten. Het is niet nodig om nieuwe locaties te openen. 6 locaties zou voldoende zijn voor Sanquin, maar 7 locaties lijkt optimaal.
Combi 30-60 Deventer ipv Zwolle • Uitgiftepunten: 7 Totale kosten: € 6.954 • (x 1.000) • Transport kosten: € 2.500 (x 1.000) • Kilometers: 1.730 (x 1.000) • Gemiddelde rijtijd: 0:23 • Maximale rijtijd: 1:16 • Buiten 30 min: 30 • Buiten 60 min: 2 • Terneuzen (1:16) • Den Helder (1:01)
Uitgiftepunten in 2015 Conclusie Uitgiftepunten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Amsterdam Rotterdam Nijmegen Eindhoven Maastricht Groningen Deventer
Aanvullende bewerkingen naar alle Uitgiftepunten. Houdbaarheid bloedproducten langer, landelijke aansturing voorraadbeheer. Ondersteunende middelen t.b.v. een optimale vooraad bij Sanquin en ziekenhuis. Uniformecrediterings regeling
Uitgiftepunten in 2015 Sanquin langs de ziekenhuizen om knelpunten te inventariseren •
• •
Categorie I: • ziekenhuizen waarbij Uitgiftepunt veel verder weg komt liggen als nu • ORTEC gevraagd voor oplossing knelpunten Categorie II: • ziekenhuizen waarbij Uitgiftepunt iets verder weg komt te liggen Categorie III: • geen gevolgen.
Opdracht ORTEC •
•
In ziekenhuizen het bestelproces en bestelgedrag in kaart brengen, voorraadstrategie en voorraadhoogtes, levertijden en leverfrequenties in kaart brengen (nulmeting) en op basis daarvan een ‘high level model’ ontwikkelen voor de toekomstige situatie Doel: ontzorging klant, wegnemen zorgen geuit tijdens de gesprekken van december 2012 en januari 2013
Status ORTEC
Hospital Web Based Ordering
Hospital Web Based Ordering systeem Wat was het ook al weer? • Elektronisch bestellen via internet, niet meer faxen, minder foutgevoelig. Aanleiding • In zuidwest regio waren ziekenhuizen gewend aan elektronisch bestellen • April 2008: introductie eProgesa > problemen en geen oplossing • Begin 2010: Sanquin neemt besluit om HWBO te implementeren in regio zuidwest Pilot studie in zuidwest regio • Begin juli 2011 HWBO-systeem klaar voor pilot studie
Hospital Web Based Ordering systeem Conclusie pilot studie • Klanten erg tevreden over gebruiksvriendelijkheid en performance • Herstructering e-mailverkeer. “We willen niet meer terug naar de fax” • •
Status nu > landelijke uitrol Planning eind 2014 alle ziekenhuizen op HWBO
Thrombocytes Inventory Management Optimizer
Thrombocytes Inventory Management Optimizer Wat was het ook al weer? • Tool (een middel) om optimale voorraden van trombocytenconcentraten voor zowel Sanquin als ziekenhuis te berekenen Doel • Een optimale beschikbaarheid van trombocytenconcentraten op Uitgiftepunten van Sanquin en in ziekenhuizen per bloedgroep • Minder outdating met een acceptabel risico op tekorten • Minder bestellingen door ziekenhuizen en daardoor dus minder ritten naar de ziekenhuizen • Een langere houdbaarheid van producten in het ziekenhuis.
Thrombocytes Inventory Management Optimizer Pilot in regio Zuidoost/Noordoost met 4 ziekenhuizen: • Versie TIMO 2+ voldoende stabiel voor pilot • Start mei 2013 t/m december 2013 • Deelnemende ziekenhuizen: • • • •
Maxima Medisch Centrum - Veldhoven Rijnstate - Arnhem Viecurie – Venlo MST Enschede
Eind september eerste deelrapportage van resultaten Begin 2014 finale rapportage Begin 2014 stop/go verdere uitrol bij ‘grootverbruikers’
Vendor Managed Inventory (VMI)
Vendor Managed Inventory (VMI)
Wat was het ook al weer? • ‘automatisch Sanquin voorzien van info t.a.v de voorraad produkten in het ziekenhuis zodat de bloedbank producten kan aanleveren zonder dat een bestelling is geplaatst door het ziekenhuis, ( ABS) Doel: • ontzorging klant door instelling optimaal voorraadnivo, aanvulhoeveelheden, reductie fouten, vermindering ritten en uniform bestelproces •
Advies ORTEC Beoordeling van de plannen door ORTEC op haalbaarheid (o.a.
kosten baten), IT aspecten (o.a. communicatie met ziekenhuizen) en implementeerbaarheid.
Electronic Data Interchange (EDI)
Electronic Data Interchage (EDI) Wat was het ook al weer? • EDI; dit is de elektronische pakbon, een bestand dat bij iedere levering wordt beschikbaar gesteld aan het ziekenhuis. Met leveringsgegevens en uitgebreide bloedproductinformatie. Kan automatisch ingelezen worden in LIMS. Doel • Ontzorging klant door sneller en eenvoudiger product info in te lezen in LIMS. Status • Besluit eind 2013 door Sanquin
Electronic Data Interchange (EDI)
Toekomstbeeld 2015
Toekomstbeeld 2015 Voor 2015 Uitgifte & Klantenservice • Zeven Uitgiftepunten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
•
Amsterdam Rotterdam Nijmegen Eindhoven Maastricht Groningen Deventer
Geïmplementeerd: • • • • •
HWBO TIMO VMI/ABS op advies van ORTEC EDI Uniform crediteringsbeleid
Vragen?
[email protected] www.sanquin.nl
