Overzicht verenigingswerk voor de jeugdafdeling van GeuzenMiddenmeer (versie 28-08-2013, namens het Jeugd Bestuur opgesteld en beheerd door het JB lid Verenigingswerk)
Inhoud: 1. 2. 3.
Uitgangspunten verenigingswerk Overzicht van aandachtsgebieden in het dagelijks reilen en zeilen Puntsgewijze beschrijvingen van alle taken
1. Uitgangspunten voor verenigingswerk in de jeugdafdeling van GeuzenMiddenmeer -
-
Ouder zijn van een jeugdlid van GeuzenMiddenmeer betekent ook dat je je bereid verklaart om een taak op te pakken in het verenigingswerk. Een amateurvereniging is zo sterk als de actieve inzet en betrokkenheid van haar leden !! Aan het begin van het seizoen teken je via het formulier verenigingswerk in op een bepaalde taak. De meeste taken zullen door ouders moeten worden opgepakt. Voor een paar taken geldt dat deze ook door jeugdleden van de junior leeftijd zelf kunnen worden opgepakt (zoals bijv. scheidsrechter of assistent-trainer bij pupillen teams, toernooi assistentie en vanaf de A ook kantinedienst). Bij de korte taakomschrijvingen in deel 3 van dit document, staat vermeld op welke taken ook door junior leden kan worden ingeschreven.
-
De ervaring tot op heden is dat per jeugdlid in totaal per seizoen gemiddeld 20 à 30 uur verenigingswerk benodigd is. Dit is ook de norm waar je ongeveer mee moet rekenen voor jouw inzet op een taak. Deze norm is mede gekozen omdat dit dezelfde orde van grootte is als de tijd die een Coach of een Teamleider ‘kwijt’ is. Bij enkele coördinerende taken kan het zijn dat je meer uren moet besteden. As je substantieel meer uren hebt besteed, dan kan je bijv. een later seizoen jouw naam zetten onder verenigingsbrede taken en kiezen voor ‘compensatie’ (met een toelichting waarvoor dit is). Als je gedurende het seizoen op minder uren lijkt uit te komen, neem dan zelf initiatief hoe of waar je wat meer inzet kan leveren.
-
Als je denkt dat het voor jou of jouw kind echt onmogelijk is om een verenigingstaak op te pakken, bespreek dit dan eerst met jouw teamleider. Kom je er alsnog niet uit, vul dan op het formulier verenigingswerk gewoon jouw naam + contactgegevens + naam kind in op een vrije regel onder verenigingsbrede taken en kies ‘niet beschikbaar’ als taak. Iemand van de commissie Verenigingswerk kan dan contact met je opnemen.
-
We verwachten dus voor ieder teamlid een reactie in het formulier verenigingswerk. Als voor een jeugdspeler blijkt dat structureel niet wordt gereageerd op het intekenen op verenigingswerk, dan kan dit een rol gaan spelen in de teamindeling en/of resulteren in een verzoek van het bestuur om om te zien naar een andere vereniging.
-
Qua inhoud kunnen taken meer uitvoerend zijn of juist meer coördinerend of kaderstellend, ze kunnen op het voetballen zelf gericht zijn of juist meer op alles wat daaromheen benodigd is, met daarin weer taken die meer gericht zijn op materieel en faciliteiten, of juist op administratie, commercie of meer op het sociale gebeuren. Kortom: qua inhoud is er altijd een taak die bij jouw kwaliteiten past!!
-
Er zijn teamgebonden taken (direct gekoppeld aan het moment dat jouw eigen team traint of speelt) en er zijn verenigingsbrede taken (dienen een breder belang en kunnen op andere momenten uitgevoerd worden dan dat jouw eigen team speelt of traint). Kortom: ook qua tijdstip is er altijd een taak die bij jouw beschikbaarheid past!!
2
-
Om je een beeld te kunnen vormen ten behoeve van jouw keuze, wordt elke taak in Hfdstk 3 van dit document kort beschreven. Elke taak is onderdeel van 1 van 11 aandachtsgebieden (en bijbehorende commissies) die we onderscheiden voor een goed dagelijks reilen en zeilen van de vereniging. Onder punt van 2 van dit document kun je die aandachtsgebieden in 1 oogopslag zien en ook wat de beoogde uitkomst is van elk aandachtsgebied. Die beoogde uitkomst (oftewel, het hoofddoel) van het aandachtsgebied waartoe een taak behoort, kan je op weg helpen als de beschrijving van een taak nog wat te summier is en/of als je een nadere invulling moet bedenken en bespreken met anderen.
-
Om als team sociaal en sportief goed te draaien zullen de teamgebonden taken volledig bezet moeten zijn. Maar om een bijdrage te kunnen leveren aan, en de vruchten te kunnen plukken van, een gezonde vereniging, worden er vanuit elk team ook minimaal 2 intekenaars op verenigingsbrede taken verwacht. Voor selectieteams met een vanuit de vereniging aangestelde trainer/coach geldt de verwachting van minimaal 4 à 5 intekenaars op verenigingsbrede taken (zoals bijv. het organiseren van het thuistoernooi voor de eigen lettergroep).
-
Voor de verenigingsbrede taken is het nodig om (in volgorde) drie voorkeuren aan te geven. Dit opdat de commissie Verenigingswerk een zo goed mogelijke verdeling over de aandachtsgebieden kan opstellen.
-
Een ieder is zelf verantwoordelijk voor zijn/haar inschrijving, maar spreek elkaar als teamouders aan en help elkaar als je ziet dat er voor een teamlid nog niets staat ingevuld. Het formulier verenigingswerk blijft gedurende het seizoen per team benaderbaar voor (de ouders van) de leden van jouw team en voor de commissie Verenigingswerk. Naam en contactgegevens voor intekening verenigingswerk worden door het jeugdbestuurslid verzameld en gegroepeerd naar de verschillende aandachtsgebieden en doorgegeven aan de bijbehorende coördinatoren.
-
Alle taken die onder punt 3 van dit document worden beschreven, zijn ter uitvoering door de leden zelf en onbezoldigd. Dit geldt ook voor de bestuursfuncties. Voor een zeer beperkt aantal uitvoerders van taken wordt een onkostenvergoeding toegekend, bijvoorbeeld als ze van buiten de vereniging komen, vereiste kwalificaties voor een speciale taak hebben en/of structureel kosten moeten maken. Deze onkostenvergoeding blijft onder de fiscaal wettelijke grens voor vrijwilligerswerk en wordt vastgelegd in een zogenoemde vrijwilligersovereenkomst. Ook zijn er een paar professionele krachten die via een tijdelijk deeltijd arbeidscontract werkzaamheden voor de verenging verrichten. Zoals bijvoorbeeld het Hoofd Jeugd Opleiding, de Technisch Coördinator Pupillentrainingen en voor specialistisch werk aan het gebouw. Tenslotte kan het incidenteel ook mogelijk blijken om gedurende een periode stagiairs in te zetten of professionele ondersteuning van buiten (bijv via KNVB of gemeente).
-
Houd altijd in gedachten dat we een vereniging zijn en geen bedrijf of overheidsorganisatie. Geen systeem, bestuur of set van regels zal kunnen maken waar het allemaal mee moet beginnen; nl. jouw eigen actieve inzet als ouder van een jeugdlid om een taak op te pakken en je op die positie sterk te maken om een bijdrage te leveren aan het bijbehorende resultaat. Zoals ieder teamlid tijdens een wedstrijd vanuit een positie speelt, geldt dat ook voor alles daar omheen. Alleen met ook jouw inzet kunnen we ons motto waarmaken; “GeuzenMiddenmeer, dat zijn we allemaal”.
3
2. Overzicht van aandachtsgebieden (en commissies) in het dagelijks reilen en zeilen
4
3. Puntsgewijze beschrijvingen van alle taken in het kader van verenigingswerk jeugdtak GeuzenMiddenmeer Onderstaande nummering volgt de nummering van de 11 aandachtsgebieden zoals genoemd in Hfdstk 2. De nummering van de daaronder vermelde taken correspondeert met de nummering van de taken op het (elektronische) formulier inschrijven verenigingswerk per team; zo kan je gericht bekijken wat de inhoud is van elke taak (ten behoeve van jouw keuze en later ook ten behoeve van de uitvoering). 1. Technische commissie (TC) 1.1 Coach (1 persoon per team) - Zorgt voorafgaand aan de wedstrijd geïnformeerd te zijn over opkomst en –inzet van de spelers tijdens de voorgaande teamtraining, - Is aanspreekpunt voor afmeldingen van spelers voor een wedstrijd, - Is samen met de Teamleider verantwoordelijk voor het ruim op tijd en correct invullen van het wedstrijdformulier, - Is tijdens thuiswedstrijden mede gastheer namens de vereniging voor het bezoekende team, - Verantwoordelijk voor de opstelling en het wisselen van spelers tijdens een wedstrijd (oa. rekening houdend met trainingsaanwezigheid), - Geeft voor, tijdens en na de wedstrijd voetbaltechnische aanwijzingen opdat iedere speler zich naar vermogen ontwikkelt, - Kiest een tactiek waarmee het team een zo goed mogelijk wedstrijdresultaat kan behalen, - Ziet voor, tijdens en na de wedstrijd toe op naleving van de regels van sportiviteit en respect, - Neemt gedurende het seizoen deel aan enkele avonden die worden georganiseerd door de TC (bijv. mbt. periodisering seizoensopbouw), - Heeft voor, tijdens of na thuiswedstrijden regelmatig overleg met HJO of TC pupillenteams over het wedstrijdverloop, - Zorgt samen met de Teamleider en Assistent-trainer(s) voor een goede teamspirit bij de spelers in zijn/haar team, - Stelt, samen met de Trainer en iemand van de TC, van iedere speler een evaluatie op (huidig niveau ?, potentie ?, ontwikkeling tov vorige evaluatie ?) 1.2 Assistent-trainer (2 personen per team) (Evt. kan een tweede jaars C of oudere junior speler zich ook opgeven als assistent-trainer voor een pupillenteam. Plaatsing alleen als een pupillenteam zelf echt geen ouder heeft die dit kan oppakken en als de junior door de TC geschikt is bevonden en zeker beschikbaar is. Deze junior speler vult dan dus zelf de voor hem/haar benodigde bijdrage verenigingswerk in; kies optie ‘assistent-trainer ander team’ bij verenigingsbrede taak) - Is voor minimaal de helft van de teamtrainingen van een team degene die zorgt dat ze op tijd beginnen en volgens plan verlopen, - Indien er zoals gewenst 2 assistent-trainers zijn; zorgt voor duidelijke afspraken wie welke training aanwezig is, 5
- Meldt zich tijdig af bij HJO of TC pupillentrainingen als hij/zij een training niet kan verzorgen, - Is aanspreekpunt voor afmeldingen door spelers voor een training, - Bereidt de training voor (trainingsvormen en veldopzet) in overleg met het HJO of de TC pupillenteams en evt. obv. terugkoppeling van de coach, - Zorgt tijdens de training dat de spelers gemotiveerd en goed de trainingsvormen uitvoeren, daarin ondersteund door het HJO of de TC pupillenteams, - Neemt gedurende het seizoen deel aan enkele avonden die worden georganiseerd door de TC (bijv. mbt. periodisering seizoensopbouw), - Ziet voor, tijdens en na de training toe op naleving van de regels van sportiviteit en respect, - Is verantwoordelijk voor het tijdens zijn/haar training gebruikte materiaal (in overleg met het HJO of de TC pupillenteams), - Houdt van iedere training een kort logboekje bij met; absentielijst, gehanteerde trainingsvorm, evt. bijzonderheden per speler, - Zorgt samen met de Teamleider, Coach en evt andere Assistent-trainer voor een goede teamspirit bij de spelers in zijn/haar team, - Stelt, samen met de Coach en iemand van de TC, van iedere speler een evaluatie op (huidig niveau?, potentie?, ontwikkeling tov vorige evaluatie?) 1.3 Jeugdbestuurslid Technische Commissie (1 persoon) - Verantwoordelijk voor realisatie van het hoofddoel van dit aandachtsgebied (i.c. iedere speler ontwikkelt zich voetbaltechnisch naar zijn/haar vermogen) - Zorgt dat er voldoende beleidskaders, mensen en middelen zijn om dit aandachtsgebied praktisch en goed te laten draaien (is bijv. ‘eigenaar’ van het trainingsschema voor de jeugdteams, keuze en aanstelling van voetbaltechnisch gekwalificeerde krachten, advies mbt budget voetbalmaterialen) - Stelt in overleg met het HJO de jaaragenda vast, en ziet toe op een tijdige en juiste uitvoering, van alle belangrijke activiteiten vanuit de TC (zoals bijv. bijeenkomsten voor coaches en trainers, opleidingen, spelers evaluaties, selectieproces, uitwerking trainingsplanning) - Is voorzitter van regelmatig voortgangsoverleg binnen de technische commissie, - Initieert en neemt deel aan de jaarlijkse evaluatiegesprekken met HJO, met TC pupillentrainingen en met de selectietrainers, - Ziet toe op een actieve en stimulerende begeleiding van assistent-trainers en coaches door het HJO en TC pupillentrainers, - Is aanspreekpunt voor collega’s in het jeugdbestuur en andere coördinatoren als die vragen hebben mbt. de samenwerking met de TC, - Neemt deel aan vergaderingen van het jeugdbestuur (in beginsel plm. 5x per jaar). 2. Commissie teamindeling- en begeleiding 2.1 Teamleider (1 persoon per team) - De ouder die na bekend worden van de teamindelingen als eerste reageert op het verzoek van de lettercoördinator om te helpen het team op te starten, - Is gedurende het seizoen het eerste aanspreekpunt voor en naar ouders en spelers op alle niet voetbaltechnische zaken rond een team (bijv. mbt. inschrijving toernooien, inschrijvingen verenigingswerk, initiatieven om als team iets aan teambuilding te doen, afwikkeling klachten en/of sancties, etc) 6
- Beheert de spelerspassen, - Zorgt dat het vervoer bij uitwedstrijden goed loopt, - Is samen met de Coach verantwoordelijk voor het ruim op tijd en correct invullen van het wedstrijdformulier, - Is tijdens thuiswedstrijden mede gastheer namens de vereniging voor het bezoekende team, - Ziet toe op naleving van de regels van sportiviteit en respect bij spelers en ouders, - Zorgt samen met de Coach en Assistent-trainer(s) voor een goede teamspirit bij de spelers in zijn/haar team, - Inventariseert wensen, voorkeuren en plannen van spelers ten behoeve van de teamindeling voor een komend seizoen (jaarlijks rond februari), - Adviseert de Lettercoördinator wat betreft de samenstelling van de teams voor het nieuwe seizoen (jaarlijks medio mei), - Is degene die namens het team met de Lettercoördinator overlegt indien er tussentijdse wensen of noodzaken zijn voor mutaties in het team, 2.2 Verzorger (liefst 1 persoon per team) - Beheert namens het team de teamtas; neemt deze mee van en naar de wedstrijden, levert deze aan het eind van het seizoen in, zorgt tussentijds voor vervanging als er materialen kapot gaan of weg zijn geraakt (en verrekent dit als het een ‘rekening man’ of ‘rekening team’ geval is), - Zorgt dat er tijdens de rust van wedstrijden tijdig limonade/thee/fruit voor de spelers is en verdeeld wordt, - Gaat tijdens een wedstrijd het veld in om een speler te verzorgen als die geblesseerd is (indien nodig tot en met moment van overdracht aan ouder of arts) - Bij voorkeur in het bezit van een EHBO, sportmassage of fysiotherapie diploma; ook bereid om evt. tijdens toernooien ingeroosterd te worden op de verzorgingspost, 2.3 Lettercoördinator (1 à 2 personen per lettergroep; Mini’s, F, E, D, C, B, A en Meiden teams) NB: is “in functie” van januari tot januari van het daaropvolgende jaar (omdat kop van het teamindelingsproces in het voorjaar ligt en de staart tijdens de opstart van het seizoen) - Start eind jan/begin feb het teamindelingsproces met een bijeenkomst voor de teamleiders in zijn/haar lettergroep, - Zorgt voor een tijdige ontvangst van de inventarisaties per team, verwerkt deze en geeft geïnteresseerden in selectie door aan de Technische Commissie, - Ontvangt eind april de (nog ‘geheime’) samenstelling van de selectieteams van de Techn Comm en gaat vervolgens ook de breedteteams indelen, - Organiseert evt. medio mei nog een avond met de TL’s om de indelingen voor het nieuwe seizoen vast te stellen en voor elk team een inschatting te maken van de klasse (en alvast te inventariseren wie volgend seizoen beschikbaar is als TL), - Levert eind mei de definitieve teamindelingen (inclusief een inschatting van welke klasse!!) op aan het jeugdbestuurslid Teamindeling en Begeleiding, - Heeft contact met de Ledenadministratie met betrekking tot aanmeldingen nieuwe leden en mogelijke opzeggers (piek ligt meestal rond maart – april), 7
- Ziet erop toe dat alle nieuwe instromers in zijn/haar lettergroep goed geïnformeerd zijn (wat kunnen ze verwachten, wat wordt er van hun verwacht), - Geeft vóór medio juni aan de ledenadministratie een overzicht van de dispensatiespelers in zijn/haar lettergroep, - Organiseert eind sept/begin okt een avond voor Teamleiders en Verzorgers (kennismaking, evaluatie opstart, inventarisatie evt. gewenste teammutaties), - Is gedurende het seizoen het eerste aanspreekpunt voor Teamleiders voor alle vragen die te maken hebben met het reilen en zeilen van een team, - Is de eindbeslisser bij tussentijdse mutaties van spelers in een team uit zijn lettergroep (er kan geen mutatie zijn zonder goedkeuring van LC) 2.4 Vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen (1 à 2 personen in totaal) - Meldpunt voor ongewenste agressie, geweld, discriminatie, pesten en (seksuele) intimidatie. Kan ook anoniem, - Maakt een inschatting van een klacht, gaat evt. gesprek aan met degene die de klacht indient en bepaalt het vervolgtraject, - Bijhouden van een registratie van de (anonieme en niet anonieme) klachten, - Gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur over maatregelen en optreden in geval van ongewenste omgangsvormen (het JB lid Teamindeling en begeleiding is het eerste aanspreekpunt), - Afhankelijk van de situatie het bestuur eventueel ondersteunen in het optreden in gevallen van ongewenste omgangsvormen (bijv. aanwezig zijn bij gesprek met jeugdleden en/of ouders), - Is samen met een Lettercoördinator degene die een eerste afweging maakt in de enkele gevallen dat GeuzenMiddenmeer vanuit Jeugdzorg het verzoek krijgt tot plaatsing van een speler. Indien tot plaatsing in een team wordt besloten, zijn Teamleider en Vertrouwenspersoon de contactpersonen. 2.5 Jeugdbestuurslid Teamindeling en –begeleiding (1 persoon) - Verantwoordelijk voor realisatie van het hoofddoel van dit aandachtsgebied (i.c. goed bezette en lekker draaiende teams; sociaal en sportief), - Zorgt dat er voor dit aandachtsgebied beleids- en uitvoeringskaders zijn die helder zijn voor alle betrokkenen (spelers, ouders, TL’s, LC’s en coördinatoren op andere aandachtsgebieden), - Heeft een actieve rol in het signaleren en werven van ouders die een rol oppakken als Lettercoördinator, - Is de regisseur van het gehele teamindelingsproces (rondt in december de planning af, verzorgt tweede of derde week van januari een kick off voor de Lettercoördinatoren, bewaakt de kritische overdrachtspunten en momenten, publiceert 1 juni de teamindelingen en geeft een overzicht aan het JB lid Wedstrijdsecretariaat voor inschrijving in de KNVB competitie) - Vormt samen met JB Lid Technische commissie en met Jeugdvoorzitter de klachtencommissie in geval van kwesties rond teamindelingen, - Organiseert samen met een ander JB lid de jaarlijkse seizoenstartdag (liefst samen met het JB lid Toernooien en evenementen) - Organiseert samen met de desbetreffende Lettercoördinatoren aparte kennismakingsavonden voor ouders van Mini,s, F-jes en E-tjes (na dat de teamindelingen gepubliceerd zijn, maar liefst vóór de startdag), 8
- Ondersteunt de Lettercoördinatoren bij een actieve en stimulerende begeleiding van Teamleiders en Verzorgers, - Is het eerste aanspreekpunt in het jeugdbestuur voor de Vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen, - Is aanspreekpunt voor collega’s in het jeugdbestuur en andere coördinatoren als die vragen hebben mbt. de samenwerking met Teamindeling en begeleiding, - Neemt deel aan vergaderingen van het jeugdbestuur (in beginsel plm. 5x per jaar). 3. Wedstrijdsecretariaat 3.1 Wedstrijdplanner (1 à 2 personen in totaal) - Stelt aan de hand van de wekelijkse competitieplanning van de KNVB, de veld- en kleedkamerschema’s op, - Is het centrale punt voor Teamleiders of Coaches voor het aanvragen van oefenwedstrijden en inhaalwedstrijden, - Voegt de oefen- en inhaalwedstrijden toe in het veld- en kleedkamerschema (rekening houdend met competitie, beker en trainingsschema), - Onderhoudt contact met de Gebouwbeheerder over beschikbaarheid van kleedkamers, - Verspreidt de wekelijkse veld- en kleedkamerschema’s naar o.a. Webredactie, Inplanner kantinediensten en Inplanner bestuursdiensten, - Is degene die via de Wedstrijdsecretaris contact onderhoudt met de KNVB mbt. alle vragen en antwoorden inzake wedstrijdplanning. 3.2 Scheidsrechter en assistent-scheidsrechter (2 personen per team) (Evt. kunnen C junioren of ouder zich ook opgeven als scheidsrechter voor een pupillenteam. Plaatsing alleen als een team zelf echt geen ouders heeft die dit kunnen oppakken en als de junior door de Scheidsrechtercoördinator geschikt is bevonden en zeker beschikbaar is. Deze junior speler vult dan dus zelf de voor hem/haar benodigde bijdrage verenigingswerk in; kies optie ‘scheidsrechter bij ander team’ bij verenigingsbrede taken) - Is de vaste scheidsrechter of assistent-scheidsrechter van een team voor de thuiswedstrijden en assistent-scheidsrechter bij de uitwedstrijden, - Zorgt zelf voor adequate vervanging indien hij/zij een keer verhinderd is, - Verzorgt de administratieve afwikkeling van een thuiswedstrijd (controle spelerspassen, tekenen wedstrijdformulier, afwikkelen kaarten), - Is bereid actief deel te nemen in het verhogen van de eigen kennis en vaardigheden en die van anderen op het gebied van scheidsrechteren (bijv. via deelname aan informatieavond, cursus of evaluatie)
9
3.3 Coördinator scheidsrechteren (1 à 2 personen in totaal) - Organiseert enkele keren per jaar een KNVB scheidsrechtercursus voor GeuzenMiddenmeer ouders en spelers en stimuleert en zo groot mogelijke deelname (o.a. via wervende berichtjes op website, via email), - Organiseert de KNVB spelregeltest voor jeugdspelers (als onderdeel van het actieplan Sportiviteit en Respect), - Organiseert dat elke GeuzenMiddenmeer scheidsrechter minimaal 1x per seizoen tijdens een wedstrijd een praktijk evaluatie moment heeft, - Verzamelt en deelt achtergrondinformatie en updates vanuit de KNVB wat betreft scheidsrechteren en spelregels (bijv via emails, berichten op site), - Maakt zich sterk om een kerngroep van gekwalificeerde en ervaren verenigingsscheidsrechters te vormen en behouden, - Stimuleert ervaringsuitwisseling tussen scheidsrechters, bijv. via enkele bijeenkomsten en/of een “Vraag en Antwoord forum” voor scheidsrechters, - Draagt zorg voor toetsing en extra aandacht in de begeleiding van junioren die bij pupillenteams scheidsrechteren, - Maakt zich sterk voor goede faciliteiten en middelen voor GeuzenMiddenmeer verenigingsscheidsrechters en goede ontvangst van bondsscheidsrechters, - Ondersteunt de Toernooi commissie bij het ingepland krijgen van scheidsrechters tijdens de toernooien, 3.4 Assistent bestuurskamer (1 persoon per pupillen team, liefst ook 1 persoon per junioren team) Assisteert een ervaren kracht in het goed laten draaien van de bestuurskamer tijdens wedstrijddagen, met daarbij de volgende mogelijke taken; - Is namens de vereniging gastheer voor de Teamleiders en/of coaches van de teams die bij GeuzenMiddenmeer een wedstrijd komen spelen en ook voor de bondsscheidsrechters die een wedstrijd komen fluiten van teams uit de A categorie, - Ziet toe op een tijdige start en afronding van wedstrijden, - Zorgt dat de administratieve afwikkeling van een wedstrijd goed verloopt (wedstrijdformulier ingevuld), - Verzorgt de uitgifte en tijdige terugontvangst van kleedkamersleutels (met bijbehorende ontvangst, registratie en terugbetaling van de borg), - Regisseert een sportieve en respectvolle afwikkeling tussen partijen als er discussies zijn gerezen rond een wedstrijd, - Houdt tijdens zijn dienst contact met de kantinedienst en met degene die aanwezig is voor beheer van gebouw en velden, - Beantwoordt vragen die gesteld worden door gasten en Geuzen leden (telefonisch en mondeling) en informeert aanwezigen eventueel ook via de omroepinstallatie, - Begeleidt de eerste opvang bij blessures en kwetsuren, overhandigen EHBO trommel, eventueel oproepen van aanwezigen met medische achtergrond,
10
3.5 Coördinator bestuurskamerdiensten (2 à 3 personen in totaal) - Stelt de planning op van de bezetting van de bestuurskamer tijdens wedstrijdmomenten van de jeugd (op de Zaterdagochtend 1 ervaren kracht en 1 assistent, op de zondagochtend minimaal 1 ervaren kracht met bijvoorkeur 1 assistent die ervaring opdoet), - Kan zelf als ervaren kracht een bestuurskamerdienst draaien (bijvoorbeeld als inval of ter opvulling van een enkel “gat” in de planning), - Zorgt voor voldoende materialen en middelen die voor gebruik tijdens bestuursdiensten benodigd zijn en voor actuele achtergrondinformatie (waaronder: wedstrijdschema, clubinfo, lijst met contactgegevens teamleiders, contactgegevens bestuursleden, naslag met instructies), - Verzorgt 1 of 2 instructieavonden per seizoen (mogelijk ook om nieuwe richtlijnen en werkwijzen vanuit de KNVB bekend te maken), 3.6 Jeugdbestuurslid Wedstrijdsecretariaat - Verantwoordelijk voor realisatie van het hoofddoel van dit aandachtsgebied (i.c. een ordentelijke wedstrijdplanning, verloop en afwikkeling), - Is degene binnen de jeugdtak met een volledig overzicht van alle KNVB regelingen, procedures en contactpersonen die een rol spelen bij de deelname aan competitie en beker, - Verzorgt samen met de Algemeen Secretaris van GeuzenMiddenmeer alle contacten met de KNVB en ziet toe op een correcte afwikkeling door desbetreffende personen in de vereniging, - Is achtervang voor de Wedstrijdplanner en Coördinator bestuurskamer, kan hen in noodgevallen vervangen, - Organiseert enkele keren per seizoen een overleg voor de coördinatoren in dit aandachtsgebied (Wedstrijdplanner, Coördinator scheidsrechteren, Coördinator bestuurskamer en de ervaren krachten in de bestuurskamer), - Verzorgt begin juni de inschrijvingen van de GeuzenMiddenmeer jeugdteams voor KNVB competitie en beker (in Sportlink), - Wikkelt eventuele verzoeken af van Lettercoördinatoren voor herindeling van teams in een andere klasse of poule, - Neemt deel aan vergaderingen van het jeugdbestuur (in beginsel plm. 5x per jaar). 4. Kantinecommissie Voor dit aandachtsgebied is vooralsnog geen apart Jeugdbestuurslid. De eindverantwoordelijkheid voor de kantine ligt bij een Kantinemanager die deze taak voor de vereniging als geheel uitvoert (met een algemeen bestuurslid die de kantine als speciaal aandachtsgebied heeft) 4.1 Kantinedienst (2 à 3 personen per team) - Treedt op als een goed gastheer in de kantine; op het moment dat het eigen team is ingepland voor een kantinedienst tijdens een competitie-, beker- of toernooidag en ook op het moment dat het eigen team een oefen- of inhaalwedstrijd speelt, 11
- Het achter de bar aannemen en uitserveren van bestellingen en afwikkelen van de betalingen, - Regelmatig schoonhouden van bar, tafels en stoelen (en het aanspreken van spelers en ouders om afval zelf weg te gooien), - (alleen tijdens wedstrijddagen en als er geen bezetting van de keuken is) Assisteren bij de bereiding van tosti’s, broodjes etc, - Tijdig vóór de rust van de wedstrijden, of vóór afronding van een jeugdtraining, voorbereiden van uitgifte van de limonade/thee voor de spelers, - Op tijd aanwezig zijn als de eigen dienst begint! In geval van onverwachte verhindering, in beginsel zelf zorgen dat er adequate vervanging is, - Indien die georganiseerd gaan worden, deelnemen aan een instructiemoment (oa. kassagebruik, assortiment, prijzen, bediening koffieautomaat en bijvullen, waar ligt wat ten behoeve van bijvullen, hygiëne, wie doet wat, etc), - Draagt suggesties aan voor een goed draaiende kantine (qua bemensing, assortiment, hygiëne, inrichting etc), 4.2 Coördinator kantinediensten (2 à 3 personen in totaal) - Verzorgt de inplanning van teams op de kantinediensten tijdens wedstrijddagen en toernooien, - Streeft naar ook een zo goed mogelijke openstelling en bezetting van de kantine tijdens de trainingsmomenten van de jeugd (in ieder geval de woensdagmiddagen tijdens Mini’s, F en E, maar liefst alle trainingsmomenten t/m D teams): het maken van afspraken met individuele ouders die zich hebben opgegeven voor kantinediensten tijdens trainingsmomenten, - Registreert klachten als bepaalde teams en/of personen hun kantinedienst verzaken, spreekt de desbetreffende personen aan en, in geval van herhaald verzaken, overlegt en adviseert het bestuur met betrekking tot eventuele sancties, - Verzamelt suggesties voor een goed draaiende kantine en geeft die door aan de Kantinemanager en/of het algemeen bestuurslid die de kantine als aandachtsgebied heeft, - Organiseert enkele instructiemomenten voor de mensen die kantinediensten draaien. 5. Voetbalmaterialen Voor dit aandachtsgebied is vooralsnog geen apart Jeugdbestuurslid. De eindverantwoordelijkheid voor voetbalmaterialen ligt bij het algemeen bestuur, die een ervaren iemand uit de vereniging mandateert om op dit aandachtsgebied te handelen (plaatsen van inkoopbestellingen, inventariseren en beheren van de voetbalmaterialen) 5.1 Assistent voetbalmaterialen (2 à 3 personen in totaal) - Verzorgt aan het begin van het seizoen de uitgifte van teamtassen aan de Teamleider of Verzorger van elk team. Registreert daarbij de naam en contactgegevens van degenen die de teamtas voor hun team in ontvangst hebben genomen, - Is contactpersoon voor Teamleider of Verzorger in geval van tussentijds benodigde vervangingen in de teamtas (en spreekt af of het rekening onderhoud 12
is, of rekening team dan wel rekening man), - Is contactpersoon voor de Technische Commissie wat betreft behoefte van Trainers voor tussentijdse vervanging, reparatie of aanvulling van voetbalmaterialen en verzorgt de uitvoering daarvan (dan wel zelf, dan wel door degene die gemandateerd is vanuit bestuur), - Verzorgt aan het eind van het seizoen de inname van de teamtassen, - Assisteert tussen het moment van inname en uitgifte van de teamtassen bij het inventariseren en opnieuw vullen van de tassen. 6. Toernooi en evenementencommissie 6.1 Organisatie thuistoernooi lettergroep (2 à 3 personen per lettergroep) Met ingang van seizoen 2013-2014 is het uitgangspunt dat er voor een lettergroep pas een thuistoernooi wordt georganiseerd als zich vanuit die lettergroep 2 à 3 personen hebben aangemeld die dat toernooi gaan organiseren. Hierbij kan gedacht worden aan ouders van een selectieteam (omdat deze teams immers een door de vereniging aangestelde trainer/coach krijgen, en deze ouders dus meer ruimte hebben om andere taken op te pakken). - Goede inschatting maken van het niveau van de GeuzenMiddenmeer teams in de desbetreffende lettergroep, - Stuurt een uitnodiging aan andere verenigingen voor deelname, al dan niet gelijktijdig met de uitnodigingen van de andere lettergroepen, - Stelt het programma voor het thuistoernooi op (wedstrijdschema, reglementen, evt. aanvullende activiteiten, benodigde bezetting, etc), - Verwerkt de inschrijvingen vanuit andere verenigingen, stuurt een directe bevestiging en een reminder plm. 1 maand vóór de toernooidatum, - Verwerkt eventuele afzeggingen van teams en zorgt voor een vervangend team, of een aanpassing in het schema, - Heeft gedurende de toernooidag de regie over het gehele verloop, toernooisecretariaat, prijsuitreikingen, etc. 6.2 Assistent thuistoernooi of evenement (in totaal plm. 30 personen) (Uitgaande van de plm. 8 uur per toernooidag, en uitgaande van gemiddeld 20 à 30 uur inzet op verenigingswerk per jeugdlid per seizoen, moet je bij intekening op deze taak rekenen op inplanning op plm. 3 thuistoernooien of evenementen). (Evt. kan een junior-speler zich ook opgeven als toernooi assistent. Dit jeugdlid vult dan dus zelf de voor hem/haar benodigde bijdrage verenigingswerk in; kies optie ‘assistent thuistoernooi” bij verenigingsbrede taak) - òf als “veld steward” rondlopen om vragen te beantwoorden, aanwezigen op weg te helpen, toe te zien op een ordentelijk gebruik van de faciliteiten, sportief en respectvol verloop rond de wedstrijden, - òf op een bepaalde plek “gestationeerd” zijn om daar te zorgen voor een goed verloop (bijv. ter ondersteuning van de kantinediensten de bevoorrading verzorgen, bij een bepaalde attractie, de kassa en bonnetjes uitgifte/inname bezetten) 13
6.3 Inschrijvingen uittoernooien (2 à 3 personen in totaal) - aan het begin van het seizoen via de teamleiders inventariseren wat de wensen zijn voor elk team (deelname aan 1, 2 of misschien zelfs meer uittoernooien, speciale toernooien?), - keuze maken van uittoernooien die goed passen bij het niveau van de desbetreffende GMM teams en de inschrijving verzorgen, - zorgen dat de teams tijdig en goed geïnformeerd zijn over de uittoernooien waarvoor ze zijn ingeschreven, - naast de Teamleider, contactpersoon namens GeuzenMiddenmeer voor de organiserende verenigingen ten behoeve van bijvoorbeeld wijzigingen, afmeldingen of klachten, 6.4 Jeugdbestuurslid Toernooien en evenementen - Verantwoordelijk voor realisatie van het hoofddoel van dit aandachtsgebied (i.c. elk team min. 2 toernooi deelnames en 1 sociaal evenement per seizoen), - Stelt uiterlijk eind september voor een seizoen vast voor welke lettergroepen een thuistoernooi zal worden georganiseerd (afhankelijk van de aanmelding van ouders op de taak “organiseren thuistoernooi) en bepaalt de data van de thuistoernooien, - Geeft de organisatoren van een thuistoernooi een draaiboek en blauwdruk voor de organisatie, - Geeft degenen die de inschrijving op uittoernooien verzorgen een draaiboek en blauwdruk, - Is gedurende de gehele voorbereiding klankbord voor de organisatoren van een thuistoernooi en voor de intekening op uittoernooien, - Ziet wat betreft toernooien toe op een goede samenhang in de contacten vanuit GeuzenMiddenmeer met andere verenigingen, - Organiseert samen met het Jeugdbestuurslid Teamindeling en –begeleiding de jaarlijkse seizoenstartdag, - Initieert en begeleidt het jaarlijks sinterklaasfeest voor de allerjongsten, - Neemt initiatieven en/of ondersteunt andere evenementen (zoals bijv. het Sixen toernooi), - Bewaakt namens het jeugdbestuur een budget voor toernooien en evenementen (o.a. aanschaf prijzen), - Neemt deel aan vergaderingen van het jeugdbestuur (in beginsel plm. 5x per jaar). 7. Commissie Verenigingswerk 7.1 Verdeling verenigingswerk (2 à 3 personen in totaal) - Krijgt uiterlijk enkele weken nadat de teamindelingen bekend zijn een eerste overzicht van de contactpersonen per team (bij voorkeur de Teamleiders, anders eventueel Coach of ander contactpersoon), - Verzorgt kort daarna via deze contactpersonen per team de uitvraag aan alle ouders van jeugdleden (via het spreadsheet in Google docs), - Ordent in Google docs alle intekeningen, maakt in overleg met het JB lid Verenigingswerk een zo goed mogelijke verdeling over de verenigingsbrede taken, 14
- Stuurt naar elke coördinator een mailinglijst in Google docs met de contactgegevens van intekenaars (bijv. Coaches en Assistent-trainers naar Technische commissie, Teamleiders en Verzorgers naar Lettercoördinatoren, Scheidsrechters naar Coördinator scheidsrechteren, Bestuurskamerdiensten naar Coördinator Bestuurskamer, etc etc), - Stuurt de coördinatoren in een passende (nader te bepalen) frequentie eventuele updates van de mailinglijsten met contactgegevens van intekenaars, - Creëert overzicht van de intekening op verenigingswerk en ook van de “niet beschikbaren” en van de non-response, - Assisteert bij het versturen van reminders en opnemen van contact met de ouders die nog niet hebben gereageerd, - Beantwoordt gedurende het seizoen vragen van bestuursleden en coördinatoren die nog op zoek zijn naar versterkingen, 7.2 Jeugdbestuurslid Verenigingswerk - Verantwoordelijk voor realisatie van het hoofddoel van dit aandachtsgebied (i.c. op alle taken en posities van verenigingswerk mensen die naar vermogen en met plezier hun inzet kunnen leveren), - Is regisseur van het proces voor intekenen op verenigingswerk door (overwegend) ouders, overlegt regelmatig met de Verdelers Verenigingswerk, - Beheert de taakomschrijvingen van Verenigingswerk voor de jeugdtak; verwerkt suggesties voor aanpassingen en zorgt voor publicatie, - Houdt vinger aan de pols of de taken inderdaad binnen een acceptabel tijdsbeslag uitgevoerd kunnen worden en of er geen structurele barrières zijn die het plezier in de taakuitvoering belemmeren, - Neemt actie indien er onvoldoende verenigingswerk wordt opgepakt (individueel of collectief) en stelt het bestuur mogelijke sancties voor, - Is verantwoordelijk voor het doorlopend bijhouden van een overzicht van de bezetting op sleutelposities (JB leden en coördinatoren per commissie), verwerkt aangekondigde momenten van aftreden en initieert het tijdig en gericht werven van opvolgers (oa. via website, maar ook via direct vragen, etc) - Bewaakt dat de TC vóór medio januari de evaluatiegesprekken heeft gevoerd en de intenties voor volgend seizoen heeft afgesproken met de technische staf die tegen onkostenvergoeding actief zijn voor de jeugdtak (anno 2013 waren dit er plm. 15), - Voert vervolgens samen met het JB lid TC vóór eind januari het jaarlijkse evaluatiegesprek en spreekt de intenties voor het volgend seizoen af met de medewerkers van de technische staf die actief zijn via een arbeidscontract (anno 2013 waren dit er 2 in een deeltijd overeenkomst voor bepaalde tijd), - Stelt het jaarlijks budget op voor de personele kosten binnen de jeugdtak en dient dit in bij Jeugdbestuur en Algemeen bestuur (jaarlijks medio april), - Verzorgt zo spoedig mogelijk na goedkeuring van het budget het opstellen en ondertekenen van de onkostenovereenkomsten en arbeidscontracten (af te ronden vóór dat de trainingen stoppen), - Verzorgt de voorbereiding van contracten voor inzet van mensen via derden (zoals bijv. stagiaires via een opleiding en combinatiefunctionaris via gemeente), - Neemt deel aan vergaderingen van het jeugdbestuur (in beginsel plm. 5x per jaar).
15
8. Commissie Ledenadministratie 8.1 Assistentie spelerspassen (in totaal 1 à 2 personen) - Aan het eind van het seizoen verzorgen van de aanvraag van nieuwe spelerspassen (i.c. alle aankomende eerstejaars D en verlopen passen). Hiertoe verzamelen van de pasfoto’s en per speler invullen en tijdig naar de KNVB versturen van het desbetreffende formulier, - Aan het eind van het seizoen alle ingeleverde teammapjes met spelerspassen verzamelen en bewaren, - Het controleren van de van de KNVB ontvangen nieuwe spelerspassen, - Uiterlijk 1 à 2 weken voor de eerste wedstrijden volgens de nieuwe teamsamenstellingen in teammapjes stoppen van alle spelerspassen (bij voorkeur inclusief KNVB brief in geval van dispensatiespelers in een team), - Gedurende het seizoen eventuele tussentijdse inname en uitgifte van spelerspassen afwikkelen, 8.2 Assistentie up to date vastleggingen in Sportlink (in totaal 1 à 2 personen) - Verzorgt de invoer in Sportlink van de nieuwe teamindelingen van spelers, - Verwerkt periodiek updates van contactgegevens van bestaande leden, - Assisteert bij het verwerken van in- en uitschrijvingen van leden (piek rond maart), 8.3 Jeugdbestuurslid Ledenadministratie - Verantwoordelijk voor realisatie van het hoofddoel van dit aandachtsgebied (i.c. correcte en tijdige vastlegging stand van zaken in de ledenadministratie), - Begeleidt de assistenten Ledenadministratie bij het uitvoeren van hun taak, - Is superuser voor de ledenadministratie in Sportlink, geeft eventuele instructie en autorisaties aan gebruikers, is betrokken bij ingebruikname nieuwe functionaliteit, - Verzorgt tijdig de aanvraag van dispensatiespelers bij de KNVB en voegt die toe aan de teammapjes van de nieuwe teams of, indien de brief later is, overhandigt die direct aan de desbetreffende Teamleider, - Controleert volledigheid van aanmeldingen nieuwe leden en speelt deze gegevens door aan de Lettercoördinatoren, - Volgt of nieuwe leden in een team geplaatst zijn, verwerkt dit in Sportlink en verstuurt de welkomstbrief, - Controleert of uitschrijvers aan hun verplichtingen hebben voldaan en verzorgt dan (op gezette tijden) het aan de desbetreffende spelers overhandigen van de door de KNVB vereiste overschrijvingspapieren, - Checkt of de functionarissen waarvoor dat volgens de KNVB richtlijnen vereist is (bijvoorbeeld coaches, wedstrijdsecretarissen, bestuursleden), inderdaad 16
als GeuzenMiddenmeer verenigingslid staan geregistreerd in Sportlink en voert voor de personen waar dit niet het geval is alsnog een inschrijving door, - Maakt begin december een inschatting van de te verwachten doorstroming per lettergroep als input voor de door het JB op te stellen verwachting en uitgangspunten voor het aantal teams per lettergroep (en totaal) het daaropvolgende seizoen, - Neemt deel aan vergaderingen van het jeugdbestuur (in beginsel plm. 5x per jaar). 9. Commissie Gebouw en facliteiten Voor dit aandachtsgebied is geen apart Jeugdbestuurslid voorzien. De eindverantwoordelijkheid voor gebouw en faciliteiten ligt bij het algemeen bestuur, met daarbinnen een portefeuillehouder voor gebouw en faciliteiten die een ervaren iemand uit de vereniging mandateert als Gebouwmanager. Ook bij intekening op dit aandachtsgebied stel je je beschikbaar voor 20 à 30 uur per seizoen. Indien er op dit gebied een werkzaamheid benodigd is zal je een uitnodiging ontvangen en in overleg bij de uitvoering worden ingepland. Bij intekening op dit aandachtsgebied zeker ook graag in de laatste kolom aangeven welke specifieke vaardigheden je op dit gebied kan inbrengen. Onderstaand een eerste benoeming van mogelijke taken, 9.1 Assistentie ICT - beheer en verzorgen van upgrades van PC, router, beamer en telefonie (1 à 2 personen in totaal ?), - helpen bij ontwikkelen en gebruik van softwarematige oplossingen (zoals bijv. Sportlink, database, website, spreadsheet of Google docs) 9.2 Assistentie gebouw - meehelpen met klussendagen (plm. 5 à 10 mensen in totaal ?), - meehelpen met onderhoud, verbouwing of vernieuwingen van gebouw, installaties of inventaris, - assistentie of een verantwoordelijkheid oppakken bij het openen en sluiten van het gebouw (en evt. sleutelbeheer) 10. Webredactie, communicatie en sponsorcommissie Voor dit aandachtsgebied is vooralsnog geen apart Jeugdbestuurslid voorzien. Anno 2013 is er voor de vereniging als geheel één webredactie onder voorzitterschap van een actief en ervaren senior lid. Anno 2013 is er een sponsorcommissie actief onder voorzitterschap van de algemeen voorzitter van de vereniging; op dit vlak is dringend opvulling en aanvulling gewenst !
17
10.1 Webredactie en communicatie (in totaal plm 5 à 6 personen) - Het plaatsen van nieuwsberichten op de website. Er wordt gewerkt met het per tourbeurt “bemannen” van het emailadres waar de content naartoe gestuurd moet worden, - Lay-out van content maken, - Het schrijven van interviews of artikelen (zoals bijv. wedstrijdverslagen), - Het van content voorzien van een vaste rubriek (zoals bijv. Lief & leed) - Het beheren van opzet en verdeling van de website in secties, technische instellingen, huisstijl, opmaak etc. - Verkennen en eventueel opstarten van nieuwe wijzen van communicatie (Facebook?, Twitter?, Youtube?, etc etc). 10.2 Sponsorcommissie (in totaal plm. 4 à 5 personen?) - Het opstellen van een sponsorplan (waarvoor is sponsoring benodigd?, hoeveel is benodigd?, sponsorwervinsgsprofiel vereniging?, welke vormen van sponsoring kunnen we bieden?, bijbehorende tarieven?, doelgroep?), - Het realiseren van de benodigde middelen om sponsoring te verwerven (brieven, flyers, advertenties, etc), - Het actief benaderen van sponsoren (brieven schrijven, bellen, bezoeken), - Het (laten) realiseren van de overeengekomen sponsoruitingen (reclameborden, advertenties op website, etc) - Het opstellen en beheren van de contracten met de sponsoren, - Het onderhouden van de contacten met de sponsoren (speciale middag op de club?, etc, etc), 11. Jeugdbestuur In de voorgaande paragrafen staat per aandachtsgebied beschreven welke jeugdbestuursleden worden onderscheiden en wat hun taken zijn. Naast de voornoemde leden worden in het jeugdbestuur onderstaande twee leden onderscheiden. 11.1 Assistentie jeugdbestuur - Helpt jeugdbestuursleden bij de uitvoering van m.n. administratieve taken die dreigen te blijven liggen (bijv. uitwerken van schema’s en overzichten), - Is bij jeugdbestuursvergaderingen aanwezig en verzorgt de notulen, - Helpt bij het bewaken van jaaragenda en signaleert als op belangrijke momenten verplichtingen niet worden nagekomen, - Bereid om te helpen als ergens gaten vallen, 18
11.2 Jeugdvoorzitter - Verantwoordelijk voor een afgewogen planning en realisatie over de 10 aandachtsgebieden in samenhang, - Stelt een jaarplanning op en plant tijdig de jeugdbestuurvergaderingen. Met in beginsel 5x per jaar kan een afdoende afstemming rond de belangrijke momenten in een seizoen worden bereikt; eind aug, begin okt, medio dec, eind maart, eind mei. - Stelt (in overleg) de agenda op voor elke JB vergadering, zit deze voor, stuurt aan op concrete acties en duidelijke beslissingen en zorgt dat daarvan notulen worden gemaakt, - Stimuleert een zo zelfstandig mogelijk optreden van JB leden binnen hun aandachtsgebied en een collegiale, plezierige en constructieve samenwerking tussen de aandachtsgebieden, - Initieert besluitvorming in geval van zwaarwegende en/of langdurige klachten jegens leden, past daarin hoor en wederhoor toe, - Signaleert en initieert belangrijke onderwerpen die nieuw beleid of beleidsbijstelling behoeven, - Stelt het jaarlijkse budget op voor de jeugdtak (jaarlijks eind maart), - Neemt als geregistreerd bestuurslid deel aan de vergaderingen van het algemeen bestuur en aan de Algemene Ledenvergaderingen, - Vertegenwoordigt binnen de procuratie de vereniging jegens derden (o.a. ondertekenen van overeenkomsten), - Bouwt en onderhoudt contacten met partijen in de omgeving (stadsdeel en gemeente, buurverenigingen, KNVB, sponsoren), - Stimuleert het vieren van successen, zoals bijv: behalen van kampioenschappen door teams, huldigen van trainer en/of coach die het meeste progressie heeft geboekt bij zijn/haar spelers, huldigen van een coördinator of bestuurslid die veel nuttigs heeft bewerkstelligd voor de vereniging,
19
