OVERZICHT VAN DE GEBRUIKTE AFKORTINGEN 81 VOORWOORD

INHOUDSTAFEL VOORWOORD

2

WERKING 2014

3

FINANCIËLE EN SOCIALE HULP INKOMEN 1 ONDERSTEUNING EN OPVOEDING VOORDELEN EN PREMIES JURIDISCH ADVIES SCHULDEN 1 CRISISOPVANG SOCIAAL HUREN ASIELZOEKERS BUURTWERK 1 ENERGIE 1 WOONZORGCENTRUM DE MEERS KORTVERBLIJF SERVICEFLATS DIENSTENCENTRUM HET GAVERKE MINDERMOBIELENCENTRALE ZORGCOÖRDINATIE LOKAAL STEUNPUNT THUISZORG DIENST HUISHOUDELIJKE HULP WARME MAALTIJDEN KLUSJES- EN GROENDIENST ALARMAPPARATUUR

5 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

RESULTATEN 2014

36

OVERZICHT VAN DE GEBRUIKTE AFKORTINGEN

81

VOORWOORD

Het is duidelijk dat met de vernieuwing van de beleids-en beheerscyclus op 1 januari 2014 een van de grootste hervormingen uit de Vlaamse organieke decreten in werking trad. Meerjarenplan en budget vormen sindsdien het uitgangspunt voor de lokale beleidskeuzes en hun financiële vertaling. Met het OCMW slaagden we er in om de vinger op de knip te houden, zonder afbreuk te doen aan de geplande investeringen of het niet realiseren van vooropgestelde doelstellingen. In het jaarverslag is duidelijk dat er heel wat aandacht geschonken wordt aan het welzijn en het welbevinden van onze vele medewerkers binnen de verschillende diensten. Mensen die graag werken, zijn vaak minder ziek en presteren beter. Dit komt niet alleen de organisatie ten goede maar evenzeer de vele cliënten die op de diensten van het OCMW beroep doen. Jaarverslag 2014

1

2014 was een jaar waarbij de medewerkers heel wat initiatieven ontwikkelden vanuit de verschillende diensten. Hier een opsomming geven zou ons veel te ver leiden maar het staat symbool voor de gedreven manier waarop de medewerkers erin slagen om het OCMW-verhaal levendig en boeiend te maken. Warme communicatie is en blijft het bindmiddel bij uitstek om verder glans en uitstraling te geven aan ons bedrijf dat zich dagdagelijks inzet voor de medemens, die het om één of andere reden, wat moeilijker heeft. 2014 was ook het jaar van bestuurlijke voorbereiding voor het oprichten van een intergemeentelijke samenwerking tussen de 13 omliggende OCMW’s. Dit moet de structuur worden waarbinnen er naar kwalitatieve efficiëntiewinsten worden gezocht die de mensen ten goede komen op heel wat diverse terreinen.

Namens de OCMW-raad willen wij iedereen bedanken die heeft meegeholpen om samen de vele uitdagingen op te nemen en samen te werken aan een performante dienstverlening.

De secretaris Bruno De Backer

De voorzitter Joost Kerkhove

Jaarverslag 2014

2

WERKING 2014

Jaarverslag 2014

3

Jaarverslag 2014

4

FINANCIËLE EN SOCIALE HULP 2014 was een boeiend jaar waarin samen met een dynamisch team volop aan de vooropgestelde doelstellingen werd gewerkt, rekening houdend met de steeds wijzigende noden van de maatschappij en rekening houdend met de vragen en behoeften van onze cliënten en de organisatie. Eén van de doelstellingen van 2014 was om een evenwicht te bereiken tussen de in- en uitstroom binnen de budgethulpverlening. Deze doelstelling werd geïmplementeerd in de werking van de sociale dienst door het in kaart brengen van het aantal en de reden van de uitstroom, het ontwikkelen van een uitstroommethodiek, het uitwerken van een gefaseerd model voor de afbouw van budgetbeheer, een afsprakennota en een evolutieopvolging van het dossier. Gelijktijdig werd er een opleiding georganiseerd rond de sterktes van de cliënten én om hun zelfredzaamheid te bevorderen. Waar we in de vorige jaren een onevenwicht hadden (grotere instroom dan uitstroom), zien we in 2014 een evenwicht ontstaan tussen de in- en uitstroom, als gevolg van deze doelstelling. Er werd in 2014 een tevredenheidsonderzoek gedaan bij de cliënten die in budgetbeheer waren. 92 mensen namen hieraan deel. Topics als bereikbaarheid, onthaal, tijdsinvestering en de effectieve begeleiding werden bevraagd. De tevredenheid is gemiddeld zeer hoog. Wel werd vastgesteld dat de cliënten sterk terugvallen op de begeleiding die het OCMW hen biedt en het moeilijk vinden om zelf het beheer van hun budget terug over te nemen. Voor het voedselbedeelpunt 't Kelderke werd er gezocht naar een nieuwe locatie, deze werd gevonden op de site Transvaal. De verhuis, gepland voor december 2014, werd opgeschoven naar maart 2015. In 2014 werd ingetekend op een projectoproep van de POD met het oog op het opstarten van lokale overlegplatformen voor de preventie en opsporing van kinderarmoede. In juni werd het WOK (Waregems Overlegplatform Kinderarmoede) geboren. Per kwartaal worden alle betrokken partners (stadsdiensten, OCMW, welzijnsorganisaties en schooldirecties,…) uitgenodigd voor een overleg in het kader van afstemming van het bestaande hulpverleningsaanbod, ontwikkelen van preventieve en proactieve acties en het organiseren van multidisciplinair overleg met het oog op het opsporen van generatiearmoede en het terugdringen van het (kinder)armoedecijfer in onze stad. Om een kwalitatieve hulpverlening te blijven aanbieden werd er eveneens geïnvesteerd in het verder vormen en opleiden van de maatschappelijk werkers. Er werd in 2014 in samenwerking met de stad en de politiezone Mira een vorming georganiseerd rond beroepsgeheim. Ethische vraagstukken werden besproken en konden aan de praktijk worden getoetst. In het najaar werd een interne vorming georganiseerd rond duidelijke gesproken en geschreven taal, waar praktische tips werden gegeven rond het taalgebruik bij gesprekken met mensen die het Nederlands niet machtig zijn. Op het vlak van energie werden er in 2014 belangrijke stappen gezet. Daar waar voorheen de stadsdienst instond voor de uitvoering van de energiescans, werd in 2014 een samenwerking opgezet met de BND ‘Energiesnoeiers’ Kortrijk om nog meer te kunnen inzetten op energiebesparende maatregelen voor de doelgroep.

Jaarverslag 2014

5

INKOMEN Kerncijfers

aantal rechthebbenden leefloon aantal GPMI aantal nieuwe dossiers sociale dienst intake en heropend aantal individuele dossiers 31/12/2014 aantal steunaanvragen in het bcsd aantal dossiers individuele hulpverlening (steun)

2012 146 32

2013 162 38

2014 184 41

% daling/stijging + 14 % +8%

208

210

250

+ 19 %

552

542

566

+4%

772

866

792

-9%

452

526

464

- 12 %

In 2014 werden er 250 nieuwe dossiers opgestart die opgevolgd worden door een maatschappelijk werker. In 2014 waren er 377 aanvragen voor informatie. Dit is een intake waarbij er gepeild wordt naar het probleem en er gericht doorverwezen wordt naar andere diensten via kwaliteitsvolle informatieverstrekking. Hierbij is een intense samenwerking met de juridische dienst noodzakelijk, om gerichte informatie te kunnen geven. Het aantal aanvragen RMI kende in 2014 een stijging van 14 % tegenover 2013. We merken ook een stijgende trend sinds 2012. In onderstaande tabel een overzicht van het aantal rechthebbenden op leefloon volgens leeftijdscategorie.

0 - 17 18 - 25 26 - 29 30 - 39 40 - 49 50 - 59 60 + Totaal

2012 0 58 20 25 22 14 7 146

2013 0 62 11 30 28 19 12 162

2014 0 57 17 39 31 27 13 184

Hierbij de vaststelling dat de leeftijdscategorie van 18 tot 25 jaar de belangrijkste doelgroep blijft. Voor deze doelgroep wordt er in samenwerking met de maatschappelijk werkers en de dienst arbeidsbegeleiding een GPMI opgemaakt (verplicht voor deze leeftijdscategorie). Daarin wordt bepaald welk traject gevolgd moet worden naar opleidingen, eventuele tewerkstelling of als student. In 2014 waren er 41 GPMI’s waarvan 39 voor de categorie van de -25-jarigen. Van deze waren er 15 specifiek opgemaakt voor studenten en 26 GPMI’s gericht naar opleiding en tewerkstelling.

Jaarverslag 2014

6

ONDERSTEUNING EN OPVOEDING Kerncijfers

opvoedingsondersteuning aantal sociale tewerkstellingen aantal opleidingstrajecten aantal huurwaarborgen aantal voedselpakketten verdeeld door ’t Kelderke

2012 32 46 95 29

2013 14 52 111 53

2014 30 48 98 54

% daling/stijging + 114 % -8% - 12 % +2%

4 694

5 285

5 819

+ 10 %

Het project opvoedingsondersteuning werd in 2014 verder gezet in samenwerking met vereniging Ons Tehuis. Er werd ingezet op de individueel pedagogische adviesgesprekken. Hiervoor komt een pedagogisch adviseur ongeveer twee keer per maand naar het OCMW om pedagogische adviesgesprekken te houden met OCMW-medewerkers of Waregemse ouders. In 2014 waren er 30 contacten, wat een opmerkelijke stijging is tegenover vorig jaar. De in 2012 opgestarte budgetbeurs kende in 2014 een verdere uitwerking. Via deze werking willen we jongeren, schoolgaand in middelbare scholen in Waregem, behoeden voor de valkuilen van reclame, kredieten en leningen en leren omgaan met geld. Vanuit het onderwijs was er een stijgende vraag. Gedurende een periode van 7 weken organiseerden we deze beurs zodat we een maximum aantal leerlingen konden bereiken. De beurs werd ook georganiseerd voor OCMW-cliënten. Er werd een workshop georganiseerd om cliënten aan te tonen dat men met een beperkt budget toch een volwaardige maaltijd kan bereiden. Dit resulteerde in de samenstelling van een kookboekje voor budgetvriendelijk koken: ’Voor een appel en een ei deel 2’. In 2014 kreeg de regionale activeringsstrategie met het oog op een gezamenlijke krachtenbundeling, expertiseopbouw en slagkrachtige en structurele aanpak op vlak van sociale activering verder vorm. Voortvloeiend uit deze samenwerking namen we deel aan 2 projecten die al in 2013 werden opgestart nl. kortlopende stages in privéonderneming (art. 60§7) en voortrajecten voor kwetsbare jongeren. In 2014 werden 2 stages in de privé georganiseerd en 5 jongeren namen deel aan het voortraject. In 2014 werd er tevens intensiever ingezet om werkervaringen op te doen in de privésector met extra begeleiding vanuit het OCMW (art. 60§7 privé). In 2014 werden 48 sociale tewerkstellingen gerealiseerd nl. 30 terbeschikkingstellingen aan een sociaal economie-initiatief, 12,5 terbeschikkingstellingen aan andere vzw’s, 4 art. 60 privé en 1,5 op het OCMW. Er werd één wepcontract, tegen betaling, gedurende 6 maand halftijds ter beschikking gesteld aan een privébedrijf. Het aantal aanvragen voor een huurwaarborg bleef op hetzelfde niveau. Deze huurwaarborgen worden toegekend onder de vorm van een borgbrief waarbij het OCMW garant staat. In 2014 ontving het OCMW 22 vragen van de sociale huisvestingsmaatschappijen met betrekking tot huurachterstal. Deze niet-gekende cliënten werden via het project preventieve woonbegeleiding doorgegeven aan het CAW om een uithuiszetting te voorkomen. Via het vredegerecht ontving het OCMW 39 verzoekschriften betreffende uithuiszettingen. Hiervan waren 37 dossiers niet gekend. Opmerkelijk is dat er weinig huurders zijn die reageren op ons schrijven om te bemiddelen en zich dan later aanmelden als dakloze. Naast het geven van financiële steun werden sommige cliënten doorverwezen naar ‘t Kelderke voor de tussenkomst in de vorm van een voedselpakket. Hier zien we eveneens een stijging in het aantal pakketten.

Jaarverslag 2014

7

VOORDELEN EN PREMIES Kerncijfers

aantal aanvragen verwarmingstoe-lage aantal personen die beroep deden op de socioculturele participatie en vakantieparticipatie

2012 764

2013 768

2014 602

% daling/stijging - 22 %

1 856

2 071

1 825

- 12 %

Verwarmingstoelage Het aantal aanvragen voor de verwarmingstoelage is gedaald met 21 %. Gezien de minder strenge winter waardoor veel mensen hun aankoop konden spreiden. De werkwijze voor het aanvragen van een verwarmingstoelage werd ook bijgestuurd waardoor het voor de aanvrager klantvriendelijker is om de aanvraag te doen. Voorheen werd gewerkt met afspraken en werd het dossier administratief volledig afgewerkt in bijzijn van de klant. In 2014 zijn we afgestapt om te werken op afspraak en kunnen de klanten tijdens de openingsuren van het OCMW terecht om de aanvraag te laten registreren. Socioculturele participatie Armoede is het samengaan van een financieel onevenwicht in combinatie met andere specifieke armoedegebonden factoren (cultuur, kapitaal, sociaal netwerk, statusverlegenheid, enz.). In het kader van socioculturele participatie is het belangrijk daarmee rekening te houden. Bevorderen van vrijetijdsparticipatie is meer dan het aanbieden van ‘korting’ en/of ‘goedkope’ tickets. Via specifieke methodieken wordt de kloof tussen het maatschappelijk gebeuren en de persoon in armoede verkleind. De deelname aan activiteiten is daardoor eerder een middel tot integratie en psychosociaal welzijn, dan een doel op zich. Daarom wordt vanuit socioculturele participatie ingezet op: 1.

2.

3.

4.

financiële tussenkomst voor cliënten van het OCMW die zelf de stap zetten naar vrijetijdsinitiatieven, maar daarbij stuiten op financiële drempels. Om de toekenning op een eenvoudige wijze te kunnen berekenen werd er in het team een tool ontwikkeld, gebaseerd op de Europese armoedenorm. de deelname aan allerhande vrijetijdsinitiatieven vergemakkelijken door de promotie/ informatie te bundelen en tickets/inschrijving/reservatie te laten verlopen door vertrouwde maatschappelijk werkers het organiseren van activiteiten specifiek voor deze doelgroep. Het gaat hierbij om laagdrempelige activiteiten die vertrekken vanuit aangepaste methodieken. Het uitbouwen van een sociaal netwerk, vertrouwd raken met ‘het onbekende’ e.d. staan daarbij centraal. Bijvoorbeeld het jaarlijks paasfeest (buitenspeeldag), het sinterklaasfeest (kennismaking met toneel) en de jaarlijkse daguitstap. in 2014 konden we met steun van de provincie West-Vlaanderen uitpakken met een sociaalartistiek project ‘Ontmoeting Verbeeld(t)’. Met dit project, i.s.m. OCMW Harelbeke en Vormingplus zetten zowel cliënten als maatschappelijk werkers hun ontmoeting binnen de sociale dienst van het OCMW in de kijker: empowerend waar mogelijk, beschermend indien nodig, maar altijd vertrekkend vanuit een krachtenperspectief. De tentoonstelling trok in Waregem ruim 200 bezoekers.

Jaarverslag 2014

8

JURIDISCH ADVIES Kerncijfers

aantal verleende adviezen aan cliënten interne adviezen Totaal

2012

2013

2014

% daling/stijging

183

188

192

+2%

471 654

517 705

524 716

+1% +2%

Eerstelijnsbijstand Het betreft de eerstelijnsbijstand die verstrekt wordt aan alle inwoners van het grondgebied Waregem (inclusief deelgemeenten). De eerstelijnsbijstand houdt een eerste richtinggevend advies in. Dit kan bijvoorbeeld het volgende zijn: - de oplossing van een eenvoudige juridische vraag - moet ik antwoorden op deze brief? En hoe? - hoe verloopt een bepaalde procedure? - worden bepaalde kosten terecht aangerekend? - kan ik dit contract opzeggen? Tegen welke vergoeding? - heeft het zin om een procedure op te starten? - wat zijn mijn rechten? Een effectieve dossierbehandeling mag hier echter niet verwacht worden. De eerstelijnsbijstand kan gaan over allerhande juridische onderwerpen, maar in het bijzonder kunnen volgende rechtstakken vermeld worden: - familierecht: echtscheiding, onderhoudsgeld, omgangsregeling,… - huurrecht - kosteloze rechtsbijstand - bewindvoering & gedwongen opnames - problemen met energieleveranciers & telecomoperatoren - erfrecht/schenkingen - vennootschapsrecht - strafrecht Adviezen Anderzijds betreft het de adviezen die verstrekt worden in het kader van de ondersteunende functie van de juridische dienst. Het gaat grotendeels om adviezen die verstrekt worden aan de sociale dienst (80 %), maar op occasionele basis worden ook juridische adviezen gegeven aan alle andere diensten (20 %) binnen het OCMW Waregem. Ook hier kan er een advies gevraagd worden over elk juridisch aspect van een zaak. Frequent terugkerende problematieken zijn hier: het (helpen) opstellen van verzoekschriften collectieve schuldenregeling, voorlopige bewindvoering, gedwongen opname, het nalezen van beslissingsbrieven, de gegrondheid van bepaalde aangerekende kosten nagaan, adviseren over communicatie die ontvangen werd vanwege advocaten, bevoegdheidsproblematieken, leefloon … Aangezien de samenwerking met de financiële dienst geen adviezen betreft, maar een effectieve procedure ter invordering van schulden, wordt in de metingen slechts rekening gehouden met de werkelijke juridische adviezen verstrekt aan de andere diensten.

Jaarverslag 2014

9

SCHULDEN Kerncijfers dossiers zonder schulden aantal dossiers budgetbeheer aantal dossiers budgetbegeleiding/eenmalige schuldbemiddeling dossiers met schulden aantal dossiers budgetbeheer aantal lopende dossiers collectieve schuldenregeling aantal dossiers budgetbegeleiding/eenmalige schuldbemiddeling

2012 126 75 2012 241 49 14

2013 189 5 2013 241 76 1

2014 175 3 2014 239 122 1

Personen die financiële moeilijkheden hebben, kunnen bij het OCMW terecht voor schuldbemiddeling. Schuldbemiddeling wordt georganiseerd binnen de dienst individuele hulpverlening in samenwerking met de juridische dienst. In eerste instantie wordt nagegaan welke de meest passende vorm van hulpverlening is. Budgetbegeleiding Budgetbegeleiding is een vorm van schuldbemiddeling waarbij de cliënt zelf zijn gelden blijft beheren en zelf verantwoordelijk blijft voor de betaling van de kosten en eventuele afbetalingen. De maatschappelijk werker begeleidt de cliënt bij het beheer van zijn inkomsten en biedt ondersteuning bij het opmaken van een budgetplan. Budgetbeheer Budgetbeheer is een vorm van schuldbemiddeling waarbij het geldbeheer van de cliënt wordt overgenomen door de maatschappelijk werker, weliswaar met de bedoeling om de cliënt op termijn opnieuw zelfstandig zijn budget te laten beheren. Budgetbeheer is aangewezen als mensen duidelijk het signaal geven dat ze het beheer van hun budget helemaal niet meer aankunnen en het effectief nodig is dat ze ontlast worden van de druk die de financiële problemen met zich meebrengt. Voor mensen met beperkte draagkracht of mogelijkheden kan budgetbeheer een langdurige vorm aannemen en verder blijven bestaan, ook al zijn de schulden intussen afbetaald. Het verloop van het budgetbeheer wordt jaarlijks geëvalueerd op basis van een overeenkomst. Collectieve schuldenregeling De collectieve schuldenregeling is een gerechtelijke procedure die voorziet in een globale regeling voor alle schulden van personen met een overmatige schuldenlast. Er wordt een schuldbemiddelaar aangesteld die instaat voor de betaling van het leefgeld en de vaste kosten, met de gelden beschikbaar op de individuele rekening en voor het correcte verloop van de collectieve schuldenregeling. De bedoeling van deze procedure is dat dergelijke personen na verloop van tijd (maximum 7 jaar) opnieuw kunnen starten zonder schulden. Bijkomende bedoeling van deze procedure is om deze personen tijdens een collectieve schuldenregeling een menswaardig bestaan te waarborgen. Tijdens een collectieve schuldenregeling is er immers geen beslag meer mogelijk en worden de intresten bevroren. De procedure collectieve schuldenregeling is een delicate en kwetsbare evenwichtsoefening tussen de belangen van de schuldenaar en de belangen van de schuldeisers. De procedure collectieve schuldenregeling wil ook vermijden dat personen met een overmatige schuldenlast, die geen financiële perspectieven zouden hebben, zich onttrekken aan de maatschappij en steeds verder in armoede wegzakken.

Jaarverslag 2014

10

Jaarverslag 2014

11

CRISISOPVANG Kerncijfers

aantal bezettingsdagen COC aantal bezettingsdagen per gezin in de doorgangswoningen aantal doorgangswoningen aantal kamers aantal crisiswoningen overmacht aantal kamers

2012 1 898

2013 1 954

2014 1 526

% daling/stijging - 22 %

2 104

2 211

1 993

- 10 %

5 woningen 4 woningen 4 woningen 13 kamers 11 kamers 9 kamers 2 studio’s 1 woning 1 woning 1 woning 2 kamers 3 kamers 3 kamers

0% 0%

Het crisisopvangcentrum (COC) biedt een residentiële opvang aan dakloze en thuisloze alleenstaande mannen die in een probleemsituatie verkeren en tijdelijk onderdak en begeleiding nodig hebben, rekening houdend met een aantal opnamecriteria. Het COC beschikt over 6 kamers. Bij de start van de opname wordt een proefperiode van 3 weken voorzien waarin wordt afgetoetst of de dakloze zijn plaats vindt in deze nieuwe structuur en kan omgaan met de opgelegde regels. Eenmaal dit positief wordt geëvalueerd kan de verblijfsduur worden verlengd. In 2014 kozen we ervoor om de duurtijd van opname gelijk te schakelen aan deze van de doorgangswoningen. Mensen kunnen 6 maanden in het crisisopvangcentrum verblijven. Op die manier wordt er voor een vlottere doorstroom gezorgd en kunnen meer mensen een beroep doen op deze hulpverleningsvorm. In 2014 werden 18 dakloze mannen opgevangen in het COC met een gemiddelde verblijfsduur van ongeveer 4,5 maanden. Daarnaast beschikt het OCMW over 4 doorgangswoningen en 1 crisiswoning (overmacht). 1 doorgangswoning werd in 2014 gerenoveerd en kon daardoor gedurende 7 maanden niet worden gebruikt. In de doorgangswoningen worden voornamelijk gezinnen of alleenstaande ouders met kinderen opgevangen. 1 woning is uitgerust voor de opvang van alleenstaande vrouwen (2 plaatsen). In 2014 werden 2 alleenstaanden, 1 koppel en 13 eenoudergezinnen opgevangen. De gemiddelde bezetting bedraagt 4,5 maanden. De begeleiding wordt opgenomen door een parttime medewerker. Deze intensieve begeleiding zorgt voor een vlotte uitstroom. Er werden 2 gezinnen opgenomen in de crisiswoningen samen goed voor 21 dagen. In 2014 werd er eveneens gestart met een specifieke begeleiding van jongvolwassenen (leeftijd 17-21 jaar). Deze begeleiding heeft tot doel dat de jongeren een stabiele woon- en leefsituatie bereiken en praktische en sociale vaardigheden ontwikkelen die hen helpen bij het verwerven van een eigen stek in de samenleving. Er werden 2 studio’s ingericht in 1 van de woningen om deze werking uit te bouwen. In 2014 werden 2 jongens opgevangen. OCMW Waregem is eveneens partner in het regionaal crisisnetwerk. Om de 3 weken nemen we gedurende een halve dag de permanentie op ons. Dit betekent concreet dat de begeleider de vraag krijgt om op zoek te gaan naar een opvangcentrum voor een persoon/gezin uit de regio die op dat moment dakloos is. Sinds 2014 werken we tevens mee aan een regionaal project ‘Huis Inclusief’. Via dit project willen we mensen in zeer kwetsbare woon- en leefsituaties een vlottere toegang geven tot kwaliteitsvolle tijdelijke huisvesting en gepaste zorg door het regionaal ter beschikking stellen van tijdelijke huisvesting. OCMW Waregem maakt deel uit van de toewijzings- en opvolgingscommissie.

Jaarverslag 2014

12

SOCIAAL HUREN Kerncijfers

aantal woningen in beheer van het RSVK op 31/12 aantal huurders aantal toewijzingen aantal kandidaat-huurders

2012

2013

2014

% daling/stijging

71

94

105

+ 12 %

77*

108* 37 202

121* 31 349

+ 12 % - 16 % + 73 %

159

*Nieuwe berekeningswijze waarbij rekening gehouden wordt met de huurderswissels doorheen het werkjaar

Het RSVK Waregem-Deerlijk richt zich vooral naar diegenen die het moeilijk hebben om op eigen kracht een degelijke en betaalbare woning te vinden. Het belangrijkste doel is om het basisrecht op betaalbaar wonen te garanderen. Het is als sociaal verhuurkantoor noodzakelijk om op de private huurmarkt voldoende betaalbare en kwalitatieve woningen in te huren om een antwoord te bieden aan de groeiende woonnood. Het RSVK heeft tot doel steeds betere en kwalitatievere woningen in te huren die niet meer dienen te worden gerenoveerd. Dit resulteert echter in een hogere inhuurprijs, maar in veel lagere uitgaves voor onderhouds-, herstellings- en energiekosten. Het RSVK biedt onderhuurders inspraak- en participatiemogelijkheden. Inspraak impliceert dat de onderhuurder als een volwaardige participant wordt aanzien, als een gespreksgenoot waarmee het RSVK tot een vergelijk kan komen. Er wordt open gestaan voor alle kandidaat-huurders ongeacht hun afkomst, ras, etniciteit, ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging,… Er is een grote betrokkenheid van de beide OCMW’s in de werking van het RSVK. Niet alleen in de verschillende bestuursorganen, maar eveneens in de concrete praktijkwerking via doorverwijzing van kandidaat-huurders of afspraken met betrekking tot woonbegeleiding. Ook kandidaat-eigenaars vinden via het onthaal (OCMW Waregem) of via het woonloket (OCMW Deerlijk) steeds makkelijker de weg naar het sociaal verhuurkantoor. In Waregem is er een nauwe samenwerking met de sociale dienst van het OCMW alsook met de dienst arbeidsbegeleiding om een integrale aanpak te verlenen. Wonen, werken en psychisch welbevinden hangen immers heel nauw samen. Naast de huurbegeleiding, die start wanneer een kandidaat-huurder effectief wordt toegewezen aan een woning van het RSVK, zijn we in 2013 al gestart met een intensievere woonbegeleiding waar nodig. Bij de huurders waar een meer uitgebreide begeleiding noodzakelijk was, werd deze ook aangeboden. Sinds 2014 werd gestart met een structurele aanpak om elke huurder minstens jaarlijks te bezoeken, naast de al bestaande ad hoc begeleidingen. Zo kunnen preventief de nodige bezorgdheden worden ondervangen. Teneinde de kandidaat-huurders en huurders optimaal te kunnen bijstaan en de wachttijden te beperken opteerden we in 2013 om enkel op afspraak te werken. In 2014 werd geopteerd om één inschrijvingsmoment aan te passen naar een “vrij” inschrijvingsmoment, waarbij kandidaten kunnen langskomen zonder afspraak. Dit om zo weinig mogelijk drempels te institutionaliseren. Doorheen het jaar werden 195 afspraken met nieuwe kandidaat-huurders vastgelegd.

Jaarverslag 2014

13

ASIELZOEKERS Kerncijfers 2012 2013 2014 aantal bezettingsdagen LOI 100 % 18 579 18 420 10 280 aantal bezettingsdagen LOI – NBBM 100 % 2 318 2 356 2 319 aantal dossiers individuele hulpverlening 4 3 3 (steun equivalent leefloon)* * Aantal dossiers asielzoekers/tijdelijk verblijfsstatuut 2014 met financiële steun

% daling/stijging - 56 % -2% 0%

Het LOI (Lokaal Opvanginitiatief) biedt opvang aan asielzoekers tijdens hun asielprocedure. De asielzoekers krijgen materiële hulp, d.w.z. dat ze onderdak krijgen en wekelijks zakgeld ontvangen dat hen in staat moet stellen om in hun levensonderhoud te voorzien. De medewerkers van het LOI staan in voor de begeleiding op verschillende levensdomeinen van de asielzoekers tijdens hun verblijf in het Waregems LOI. Naar aanleiding van de reorganisatie van het opvangnetwerk ten gevolge van de lage bezettingsgraad, moest LOI Waregem door Fedasil, 15 gesubsidieerde opvangplaatsen afbouwen en 1 plaats omvormen tot een bufferplaats. Sinds 01 april 2014 is daardoor het aantal opvangplaatsen gedaald van 49 naar 33. Vooral de gezinsplaatsen en plaatsen voor alleenstaande vrouwen met kinderlast verdwenen. Ten gevolge van deze afbouw werden een aantal huurwoningen opgezegd, werd de praktische werking bijgestuurd en werd eveneens de personeelsbezetting aangepast. Tevens moesten we vaststellen dat ondanks de daling van het aantal plaatsen, de bezettingsgraad vooral in de 2de helft van 2014 vrij laag bleef. Gemiddeld stond 1/3 van de volwassenbedden leeg. Een niet-bezette plaats wordt slechts voor 40 % van het normale forfaitaire bedrag vergoed. In 2014 werden opnieuw 7 niet-begeleide minderjarige jongeren opgevangen. In tegenstelling tot vroeger, stelden we vast dat de instroom van jongeren zich had gewijzigd. Waar vroeger enkel jongeren in asielprocedure verbleven, werden vanaf de 2de helft van 2014 enkel nog jongens doorgestuurd die al erkend zijn of subsidiaire bescherming genieten. Fedasil wil het opvangmodel hervormen en het LOI voor niet-begeleide minderjarige asielzoekers voornamelijk inzetten om erkende jongeren te begeleiden in hun groei naar zelfstandigheid en integratie in de maatschappij. In 2014 bleef het aantal dossiers van vluchtelingen in financiële steun stabiel. Slechts heel weinig mensen worden aan de financiële hulpverlening toegewezen. Ook het aantal dossiers dringende en medische noodzakelijke hulpverlening aan personen die illegaal op ons grondgebied verblijven is drastisch gedaald. Door de invoering van het systeem mediprima en de aanpassing van de praktische werking, ontstaat er een betere controle om na te gaan of mensen effectief op het grondgebied Waregem verblijven. In 2014 kregen we 11 aanvragen voor een tussenkomst, waarvan er 8 werden goedgekeurd en waarvan er in 3 dossiers de tussenkomst werd geweigerd. Het aantal dossiers steun equivalent leefloon (personen met een definitief verblijfsstatuut) kwam op 14.

Jaarverslag 2014

14

BUURTWERK In 2014 werd door het buurtwerk in samenwerking met vzw Vormingplus een nieuw project op poten gezet: ’t Klikt op ’t Torenhof. Allerlei bewonersgroepen en verenigingen maken van de buurt een dynamische plek om te leven. Maar elke keer weer hoorden we (en zeiden we ook zelf) na een activiteit: wie heeft er eigenlijk foto’s genomen? En dan bleef het vaak stil. Of de foto’s die we hadden, waren vaak niet zo goed. En daar wilden we iets aan doen. Via dit project werd de wijk Torenhof op een creatieve manier belicht en werden de positieve zaken die in de wijk gebeurden, nog beter in beeld gebracht. 16 mensen uit de wijk namen deel aan dit project. Er werd een smoelendoek gemaakt die feestelijk werd ingehuldigd tijdens de jaarlijkse wijkkermis en er werden fotoworkshops georganiseerd. Tijdens de kerstdrink sloten we het project af met de onthulling van het eindresultaat, een prachtige wijk-/verjaardagskalender die te koop werd aangeboden in de wijk. Tevens kunnen we nu een beroep doen op enkele mensen die deelgenomen hebben aan dit project om ook op andere activiteiten leuke foto’s te maken. Voor het tweede jaar op rij werd de wijkkermis, met ondersteuning van het buurtwerk, georganiseerd door samenwerking van de verschillende verenigingen die actief zijn in het Torenhof. Deze geslaagde samenwerking zal ook de komende jaren worden verder gezet. In het voorjaar van 2014 werd er een bevraging gedaan bij 10 % van de huishoudens in de wijk Torenhof om de werking van het buurtwerk te evalueren. Uit het rapport werden een aantal verbetersuggesties naar voren geschoven, waarvan er 2 werden geïmplementeerd tijdens het werkjaar 2014. De sterk geapprecieerde wijkkrant werd heropgefrist en inhoudelijk versterkt. Daarnaast werd er meer aandacht besteed aan de kinderen binnen de wijk. In samenwerking met vindplaatsgericht werken (jeugddienst stad Waregem) werd tijdens de zomermaanden een heus pannatornooi georganiseerd en tijdens de herfstvakantie werd er een halloweenactiviteit georganiseerd. In totaal namen 21 kinderen en 25 ouders deel aan deze activiteit. Andere verbetersuggesties die in het rapport naar voor kwamen, worden opgenomen in de planning voor 2015 n.l. meer aandacht voor het samenleven tussen de allochtone en autochtone bevolking en een betere zichtbaarheid van het buurtwerk. Tijdens de zomervakantie werd er in 1 straat een overleg georganiseerd ter voorbereiding op het organiseren van een straatactiviteit. Echter waren de reacties van de bewoners eerder lauw en kon slecht 1 deelnemer aangetrokken worden op de bijeenkomst. Er werden voorlopig geen verdere pogingen ondernomen. Het buurtwerk bleef de vraag van de buurt ondersteunen in de zoektocht naar een nieuw en gedragen bestuur. Het buurtwerk nam tijdelijk alle taken over in het dagelijks bestuur, zocht nieuwe bestuursleden en een nieuwe conciërgeploeg. Eind 2014 werd een nieuw bestuur geïnstalleerd en stond er een ploeg van 8 conciërges paraat. Het buurtwerk kon tegen het jaareinde alle taken terug uit handen geven en zich beperken tot het ondersteunen van het nieuwe bestuur.

Jaarverslag 2014

15

ENERGIE Kerncijfers

aantal dossiers op LAC aantal opladingen oplaadpunt aantal leningen FRGE andere energiescans

2012 142 3 736 3 10

2013 135 3 704 2 7

2014 132 3 095 1 17

% daling/stijging -2 % - 16 % - 50 % + 143 %

De LAC-werking moet voorkomen dat de huishoudelijke klanten afgesloten worden van elektriciteit en/of gas. De LAC vergadert om advies te geven en een oplossing te zoeken wanneer een netbeheerder een verzoek tot afsluiting van elektriciteit of aardgas indient of een klant een verzoek tot heraansluiting indient. De hele LAC-procedure is erop gericht om in die periode intensief contacten te leggen met de klant. Deze contacten hebben tot doel oplossingen te zoeken voor de problemen die ontstaan zijn en op die manier afsluitingen van nutsvoorzieningen te vermijden. Energiearmoede is een toenemend probleem dat vraagt om een aangepaste aanpak. Om tot een goede werking van de LAC te komen, is het noodzakelijk dat het OCMW deskundigheid opbouwt. De keuze voor specialisatie staat een integrale hulpverlening niet in de weg. Problemen van energiearmoede zijn immers een onderdeel van het gehele hulpverleningstraject dat de maatschappelijk werker met zijn cliënt aflegt. Het werken met een expert zorgt tevens voor een uitgelezen kans om preventief te werken aan de energieproblematiek (meewerken aan klimaatwijken, groene lening, FRGE, minimale levering aardgas). De LAC vond in 2014 6 maal plaats met een zitting om de 2 maanden. Het oplaadpunt bevindt zich in het onthaal van het OCMW. Enkele cijfers: aantal opladingen elektriciteit: 2027 en gas: 1068 – (selfservice 2 839, via derden 256). Naast de dossiers die besproken worden in het kader van de LAC, doen ook heel wat mensen een beroep op de sociale dienst naar aanleiding van energieschulden, problemen met de energieleveranciers, vragen rond het veranderen van energieleveranciers. De energiemedewerker maakt afspraken met deze mensen, biedt de nodige begeleiding aan en verwijst indien nodig door naar de intake voor de opstart van een integrale hulpverlening. In 2014 werden er 28 gesprekken geregistreerd. Bepaalde problemen kunnen afgehandeld worden in één gesprek maar voor de meeste zaken zijn wel verschillende contacten noodzakelijk. Problemen met commerciële leveranciers en de VREG-test zijn veel voorkomende zaken. De energiescanner komt bij de mensen thuis en zal aan de hand van een vragenlijst alles noteren wat met energieverbruik te maken heeft. De mensen krijgen interessante energietips en de energiescanner zal, waar het zinvol is, gratis spaarlampen, een spaardouchekop, buisisolatie of radiatorfolie plaatsen. Ook de doelgroep van kansarme gezinnen mag hierbij niet uit het oog worden verloren. In 2014 gebeurden er 17 doorverwijzingen door de energiemedewerker van het OCMW. Een stijgende lijn! Het fonds ter reductie van de globale energiekost (FRGE) verstrekt goedkope leningen aan particulieren, bestemd voor energiebesparende maatregelen. Iedereen die zijn woning energiezuiniger wil maken en hiervoor investeringen doet, komt in aanmerking voor deze lening. In 2014 werd één dossier voor een FRGE-lening opgesteld en afgewerkt Het betreft een lening voor dakisolatie en superisolerende beglazing + schrijnwerk. Twee andere dossiers (opgesteld in 2013) werden verder opgevolgd. Twee maal per jaar is er ook LAC water. De doelstelling is gelijklopend met deze van LAC Eandis nl. trachten te voorkomen dat mensen afgesloten worden.

Jaarverslag 2014

16

Jaarverslag 2014

17

WONEN VOOR OUDEREN WOONZORGCENTRUM DE MEERS Kerncijfers

aantal ontslagen gemiddelde leeftijd aantal gedesoriënteerde bewoners op het totaal aantal bewoners

2012 85

2013 85

2014 105

83,3

83,6

83,1

49 %

56 %

52 %

Gemiddelde validiteit van bewoners in de loop van 2014 wzc De Meers 2012 2013 2014

No

O

A

B

C

Cd

Totaal

1%

8% 5% 4%

9% 8% 7%

32 % 34 % 35 %

17 % 16 % 17 %

33 % 38 % 37 %

98 % 100 % 100 %

herkomst nieuwe gebruikers Waregem andere gemeente Totaal

aantal 100 2 102

% 98 % 2% 100 %

In de loop van 2014 werden er 101 nieuwe bewoners opgenomen, 64 dames en 37 heren. Er waren 102 sterfgevallen, 3 bewoners gingen opnieuw naar huis. De gemiddelde verblijfsduur bedroeg 2 jaar, 9 maanden en 16 dagen. De turnover was dus behoorlijk groot waardoor onze wachtlijsten sterk inkortten. Daar wij een toename van aanvragen voor ouderen met dementie vaststelden werd een deel van de afdeling op de vierde verdieping beveiligd zodat ook daar ouderen met dementie kunnen opgenomen worden. Eind 2013 werd de apotheek in De Meers gesloten en werd overgeschakeld op het individueel beleveren van medicatie via een publieke officina. In de loop van 2014 werd de werking hieromtrent op punt gesteld. Het overschakelen naar externe belevering betekende voor alle afdelingen behoorlijk wat tijdwinst. In de loop van 2014 schakelden alle afdelingen geleidelijk over op Pro Team, het softwarepakket dat de aanwezigheden van medewerkers registreert en verwerkt. In de loop van 2014 zijn wij gestart met een mobiele equipe. Deze bestaat uit 4 deeltijdse medewerkers die ingezet worden op verschillende afdelingen ter vervanging van zieke collega’s of om overuren op te vangen. Alle afdelingen zijn tevreden over deze manier van werken. In de loop van 2014 werden alle verplichte metingen die opgelegd worden door de Vlaamse Overheid doorgevoerd. De evolutie van onze metingen is voorlopig moeilijk te volgen omdat de kwaliteitsindicatoren regelmatig aangepast worden. Omdat mondzorg bij zorgbehoevende ouderen een vaak onderschat probleem vormt, werd in 2014 een procedure opgemaakt en geïmplementeerd omtrent de minimale mond- en tandverzorging. Wzc De Meers schreef zich in als kandidaat-lid van Gerodent, een initiatief van UZ Gent die de tandverzorging in woonzorgcentra wil optimaliseren.

Jaarverslag 2014

18

Op vlak van vorming van medewerkers werd ook weer heel wat geïnvesteerd. Alle medewerkers volgden een aantal verplichte bijscholingen zoals “zorgen voor zelfzorg” en een basisvorming “dementie” voor de medewerkers van afdelingen waar meer fysisch zorgbehoevende bewoners verblijven. Ook werd het inscholingsprogramma voor nieuwe medewerkers herwerkt. In 2014 kon wzc De Meers opnieuw beroep doen op de gewaardeerde inzet van heel wat vrijwilligers. Alles samen zetten vrijwilligers zich gedurende 9 567 uren in voor diverse taken gaande van koffiebedeling, voorlezen, wandelen met bewoners, allerhande animatieactiviteiten tot rijden met de busjes van de dagverzorgingscentra. Ten opzichte van het jaar 2013 betekent dit een stijging van inzet van vrijwilligers met ongeveer 12 %.

KORTVERBLIJF Kerncijfers

bezetting kortverblijf aantal dagen verblijf < dan 10 dagen 10 tot 30 dagen meer dan 30 dagen herkomst nieuwe gebruikers Waregem andere gemeente Totaal

2012 88 %

2013 90 %

2012 25 % 43 % 32 %

2014 94 % 2013 25 % 42 % 33 %

aantal 85 34 119

% daling/stijging +4% 2014 26 % 37 % 37 % % 71 % 29 % 100 %

In de loop van 2014 realiseerden wij in het centrum voor kortverblijf 3 327 aanwezigheidsdagen verspreid over 89 personen, 30 heren en 59 dames. In totaal hadden we 97 opnames omdat een aantal personen meerdere perioden in kortverblijf kwamen. De gemiddelde verblijfsduur bedroeg 37,38 dagen. De kortste verblijfsduur bedroeg 4 dagen, de langste 91 dagen. De gemiddelde leeftijd bedroeg 83 jaar. De jongste gebruiker was 48 jaar, de oudste 95 jaar. 72 % van de gebruikers had een zwaar tot zeer zwaar zorgprofiel. Wij merken een stijging van het aantal opnames van ouderen met dementie. Tevens valt op dat het centrum voor kortverblijf in de loop van 2014 veel wissels kende. Gebruikers boeken een langere periode maar breken die voortijdig af omdat zij kans krijgen tot een definitieve opname, in De Meers of in andere woonzorgcentra. Van alle opnames is de familie van de gebruiker de belangrijkste aanvrager. Afwezigheid van de mantelzorger en wachttijd voor definitieve opname zijn de belangrijkste redenen voor opname. Het grootste deel van de nieuwe gebruikers is alleenstaand en woont thuis of wordt doorgestuurd vanuit het ziekenhuis. Na ontslag uit kortverblijf gaat meer dan de helft van de gebruikers terug naar huis, een derde wordt definitief opgenomen in een woonzorgcentrum en een minderheid gaat naar een ander kortverblijf.

Jaarverslag 2014

19

DAGVERZORGINGSCENTRA Kerncijfers De Meers gemiddeld aantal gebruikers/dag gemiddelde leeftijd aantal ontslagen herkomst Waregem andere gemeente zorgprofielen – aantal F-forfaits De Manège gemiddeld aantal gebruikers/dag gemiddelde leeftijd aantal ontslagen herkomst Waregem andere gemeente zorgprofielen – aantal F-forfaits

2012 23,96 76 46

2013 18,23 73,10 41

2014 19,11 76 26

74 % 26 % 15,80 2012 1 78 0

91 % 9% 11,62 2013 10 83 34

95 % 5% 12,57 2014 11 79 26

94 % 6% 16

74 % 26 % 39

64 % 36 % 11

In dvc De Meers hadden we in de loop van 2014 een bezetting van 69 personen: 27 heren en 42 dames. De gemiddelde bezetting per dag bedroeg 19,11 dagen. De gemiddelde verblijfsduur bedroeg 69 dagen. De kortste verblijfsduur bedroeg 2 dagen, de langste 251 dagen. De gemiddelde leeftijd bedroeg 76 jaar, de jongste gebruiker was 43 jaar, de oudste 94 jaar. 71 % van de gebruikers was zorgbehoevend of heel zorgbehoevend. In 2014 werden 20 nieuwe gebruikers opgenomen. De voornaamste redenen tot opname zijn de te zware belasting van mantelzorgers en het sociaal isolement. Drie vierden van de nieuw opgenomen gebruikers is alleenstaand. De grote meerderheid woont thuis. In 2014 waren er 26 ontslagen naar het ziekenhuis, opnames in een wzc of een kortverblijf. In dvc De Manège hadden we in de loop van 2014 een bezetting van 53 personen, 25 heren en 28 dames. De gemiddelde bezetting per dag bedroeg 11,13 dagen. De gemiddelde verblijfsduur bedroeg 52 dagen. De kortste verblijfsduur bedroeg 1 dag, de langste 227 dagen. De gemiddelde leeftijd bedroeg 78 jaar, de jongste gebruiker was 60 jaar, de oudste 94 jaar. 100 % van de gebruikers was zorgbehoevend of zeer zorgbehoevend. In 2014 werden 33 nieuwe gebruikers opgenomen. De voornaamste redenen tot opname zijn de te zware belasting van mantelzorgers, afwezigheid van de mantelzorger en afwachting van definitieve opname. Meer dan de helft van de nieuwe gebruikers woont nog samen met de partner. Iets minder dan de helft woont alleen. In 2014 waren er 26 ontslagen. De helft van hen werd opgenomen in een woonzorgcentrum. In beide dvc’s werd in de loop van 2014 het elektronisch gebruikersdossier opgestart. Tegen eind 2014 had elke gebruiker een elektronisch zorgdossier waar alle informatie omtrent de zorg en bejegening in opgeslagen wordt. Beide dvc’s overleggen wekelijks met de zorgcoördinator. Het is de bedoeling om gebruikers waarvan vermoed wordt dat zij een problematische thuissituatie hebben, tijdig de nodige hulp te bieden. In oktober 2014 organiseerden wij een informatienamiddag voor mantelzorgers van ouderen met dementie. We ervaren dat deze mantelzorgers nood hebben aan “vorming” en aan ‘een luisterend oor’. Een jurist belichtte het onderwerp “aansprakelijkheid en bewindvoering bij ouderen met dementie”. We konden een 80-tal deelnemers ontvangen die zeer tevreden waren over het aanbod.

Jaarverslag 2014

20

SERVICEFLATS Kerncijfers De Varent aantal opnames aantal ontslagen gemiddelde leeftijd wachtduur voor opname

2012 11 12 83 jr 7 md 3 jr 10 md

2013 5 6 84 jr 4 jr 1 md

2014 12 12 84 jr 9 md 5 jr

% daling/stijging + 140 % + 100 % +1% + 22 %

Coorenblomme aantal opnames aantal ontslagen gemiddelde leeftijd wachtduur voor opname

2012 6 7 81 jr 3 md 2 jr 6 md

2013 4 6 80 jr 2 jr 10 md

2014 6 8 82 jr 3 md 3 jr 3 md

% daling/stijging + 50 % + 33 % +3% + 15 %

De bezetting in residentie De Varent bedroeg in 2014 100 %. Voor Groep van Assistentiewoningen Coorenblomme bedroeg de bezetting 99 %. Vanuit De Varent werden 6 bewoners opgenomen in De Meers omwille van nood aan specifieke zorgen. Vier bewoners zijn overleden en we hadden 2 interne verhuizen. Vanuit Coorenblomme verhuisden 4 personen naar De Meers en 1 bewoner verhuisde intern. Er waren ook 2 overlijdens. Eén bewoner werd doorverwezen naar een psychiatrische instelling voor specifieke hulpverlening. In beide residenties ligt de gemiddelde leeftijd boven 82 jaar. Er verblijven 55 vrouwen tegenover 13 mannen in De Varent. In de Coorenblomme 32 vrouwen tegenover 15 mannen. In De Varent waren, van de 12 nieuwe bewoners die zich in 2014 vestigden, 11 afkomstig uit Waregem en 1 uit Wortegem-Petegem. Van de 6 nieuwe bewoners in de Coorenblomme kwamen alle mensen uit Desselgem. Een langer verblijf binnen beide residenties is momenteel mogelijk mits maximale ondersteuning van thuiszorgdiensten waarbij een optimale samenwerking essentieel is. Dit wordt door de bewoners zeker geapprecieerd. Binnen het animatieprogramma werd er verder samengewerkt met het OCMW, met de animatie van wzc De Meers en dienstencentrum Het Gaverke. Hierbij werden activiteiten voor de bezoekers van het dienstencentrum en de bewoners van de serviceflats samen georganiseerd, zoals b.v. modeshows. Indien mogelijk wordt het animatieprogramma van De Meers opengesteld voor de bewoners van de serviceflats. Beide serviceflats/assistentiewoningen hebben een wachtlijst tot opname. De wachtlijsten bleven groeien in het voorbije jaar. Voor De Varent telde de lijst eind 2014 417 wachtenden, voor Coorenblomme gaat het om 92 inschrijvingen op de wachtlijst. Deze cijfers dienen echter gerelativeerd te worden. De meeste mensen geven bij inschrijving aan dat ze niet onmiddellijk wensen opgenomen te worden, maar dat ze rekening houden met een wachttijd van 3,5 à 5,5 jaar.

Jaarverslag 2014

21

Jaarverslag 2014

22

THUISZORG Vanuit de thuiszorgdiensten willen we mensen in zorgsituaties of hun mantelzorgers informeren en adviseren. Op deze manier streven we ernaar dat personen met een zorgbehoefte zo lang mogelijk op een kwalitatieve manier thuis kunnen wonen. Om deze doelstelling te realiseren werd door interne verschuivingen vanaf december 2014 een medewerker vrijgesteld om enerzijds de zorgcoördinatie te versterken en anderzijds de wijkwerking voor 80-plussers verder uit te rollen. Er werd eveneens gewerkt aan een degelijk digitaal sociaal dossier voor de klanten van de thuiszorgdiensten. Hiervoor werd de bestaande toepassing van de sociale dienst gebruikt en aangepast aan de specificiteit van de thuiszorgdiensten. Samenwerken is verrijkend en komt de klant ten goede. Belangrijk daarbij is dat er zeker tussen de eigen diensten een goede afstemming is. In dit kader streven we naar een sterkere samenwerking tussen de thuiszorgdiensten en de intramurale diensten. Sinds januari 2014 vindt er wekelijks overleg plaats tussen de zorgcoördinatie en het dagverzorgingscentrum. Dit werd vanaf april uitgebreid met een wekelijks overleg met de intake van woonzorgcentrum De Meers. Tijdens deze overlegmomenten worden nieuwe aanmeldingen besproken en opgevolgd. Vanuit de thuiszorgdiensten willen we ook onze preventieve rol opnemen. Daarom werken we aan een bredere bekendmaking van de activiteiten van het dienstencentrum en bereiden we de verdere uitrol van de wijkwerking voor 80-plussers voor. In 2012 startte de wijkwerking in Sint-Eloois-Vijve, via deze werking worden niet-verenigde 80-jarigen systematisch bezocht en uitgenodigd naar een maandelijkse ontmoetingsnamiddag. Gezien de heel positieve evaluatie van het project is het de bedoeling de wijkwerking verder uit te rollen in andere wijken of buurten. In 2014 werd nagezien welke buurten eerst in aanmerking komen om in 2015 effectief een 2e buurt op te starten. Een dienstencentrum of wijkwerking is niet mogelijk zonder de inzet van vele vrijwilligers. Gezien het grote belang van onze vrijwilligers werd op initiatief van de thuiszorgdiensten een autonome dienst voor vrijwilligerswerk opgericht met als doel het vrijwilligersbeleid binnen de verschillende diensten van het OCMW op elkaar af te stemmen en te ondersteunen. De dienstverlening bij de klant aan huis blijft een belangrijke pijler van onze thuiszorgdiensten. We kunnen rekenen op een groep van een 60-tal medewerkers huishoudelijke hulp die elke dag klaarstaan om onze klanten te helpen bij hun huishoudelijke taken. We willen onze medewerkers ondersteunen in hun rol als vertrouwenspersoon van de klant. Hiertoe wordt gericht informatie en opleiding gegeven. Onder andere werd in 2014 een workshop gegeven rond omgaan met verliesen rouwervaringen. De klusjes- en groendienst is een erkend initiatief in de lokale diensteneconomie. De nieuwe regelgeving hierover vertoont een duidelijke tendens tot schaalvergroting. Gezien de grote overlappingen in werking werd gekozen om de samenwerking tussen de klusjesdienst en vzw DieNaMo te versterken.

Jaarverslag 2014

23

DIENSTENCENTRUM HET GAVERKE Kerncijfers dienstverlening wijkwerking Sint-Eloois-Vijve infomomenten recreatieve activiteiten cursussen

aantal keer georganiseerd 10 12 278 526

dienstverlening aantal bloeddrukopnames hulp bij boodschappen pedicure verhuur verenigingen verhuur particulieren aantal verenigingen die beroep deden op accommodatie

gemiddeld aantal deelnemers 23,5 41,4 49,8 12,8

2012 139 447 422 30 9

2013 141 477 445 50 12

2014 154 444 524 52 16

% daling/stijging +9% -7% + 18 % +4% + 33 %

8

10

12

+ 20 %

Het dienstencentrum organiseerde in 2014 in totaal 826 activiteiten. We streven hierbij naar een mix van informatieve en ontspannende activiteiten. Via het laagdrempelig aanbod kunnen we onze preventieve rol vervullen. In 2014 werd een nieuw registratiepakket ingevoerd. We registreerden in 2014 2 439 unieke bezoekers die deelnamen aan één of meerdere activiteiten.

MINDERMOBIELENCENTRALE Kerncijfers

aantal leden MMC aantal uitgevoerde ritten aantal km MMC aantal oproepen buiten Waregem

2012 226 4 029 80 116 34 %

2013 255 5 897 79 834 29 %

2014 289 7 059 88 187 28 %

% daling/stijging + 13 % + 20 % + 10 % -3%

Zich vrij kunnen verplaatsen is voor mensen dé sleutel voor het behoud van sociale contacten en zelfredzaamheid. Met de mindermobielencentrale vervoeren we mensen die zich niet op eigen kracht kunnen verplaatsen. We merken de laatste jaren een sterke groei in de vraag naar mindermobielenvervoer. De chauffeurs van de mindermobielencentrale zijn 100 % vrijwilligers. Om deze dienstverlening verder te kunnen laten groeien zal het rekruteren van voldoende vrijwilligers een grote uitdaging zijn.

Jaarverslag 2014

24

ZORGCOÖRDINATIE Kerncijfers

aantal huisbezoeken aantal multidisciplinaire overleggen

2012 54 41

2013 43 45

2014 57 36

% daling/stijging + 33 % - 20 %

De aanvragen tot huisbezoek komen uit heel diverse hoeken: mantelzorgers/kinderen, zorgbehoevende zelf, eigen diensten (dienstencentrum, poetsdienst, klusjesdienst,…) sociale diensten (ziekenhuis, OCMW). Dankzij de versterkte samenwerking tussen de intramurale en de extramurale dienst gebeurden 10 huisbezoeken op vraag van de intake van woonzorgcentrum De Meers en 14 op vraag van de dagverzorgingscentra. De zorgcoördinator gaat steeds, samen met alle betrokkenen, op zoek naar de meest passende hulpverlening om het zelfstandig thuiswonen te ondersteunen. Daarbij wordt zowel gekeken naar ondersteuning door familie/mantelzorgers, vrijwilligers en professionele diensten.

LOKAAL STEUNPUNT THUISZORG Als OCMW-thuiszorgloket nemen wij de taak als secretaris van het LST Waregem-Anzegem op ons. Het LST is een forum waar collega’s uit de thuiszorg elkaar ontmoeten, ervaringen uitwisselen en informatie doorgeven. Het LST Waregem-Anzegem heeft 38 leden en komt 3 à 4 keer per jaar samen. In 2014 werd de werkgroep mantelzorg binnen het LST opgericht. Bedoeling is om jaarlijks een infomoment te organiseren voor mantelzorgers, dit zowel in Anzegem als in Waregem. Het eerste infomoment had als thema ‘financiële tegemoetkomingen in de thuiszorg’.

Mantelzorger/familie

Zorgvrager

Ziekenhuis

Zorgcoördinatie

Huisartsen

Thuiszorgdiensten

Sociale dienst

Jaarverslag 2014

25

DIENST HUISHOUDELIJKE HULP Kerncijfers

aantal klanten op 31/12 aantal gepresteerde uren aantal aanvragen aantal nieuwe cliënten ingeschakeld

2012 581 57 238 115 77

2013 568 54 634 97 73

2014 565 53 772 106 71

% daling/stijging -1% -2% +9% -3%

Sinds 2013 werd de doelgroep beperkt tot senioren, langdurig of ernstig zieken, personen met een beperking en personen die doorverwezen werden door de sociale dienst. Personen die niet tot deze doelgroep behoren worden doorverwezen naar andere diensten.

6%

7%

24% maandelijks veertiendaags 63%

wekelijks andere

De klanten kiezen voornamelijk voor veertiendaagse hulp. Dit aandeel blijft vrij stabiel. De overgrote meerderheid van de poetsbeurten omvat 4 u, toch kiest 15 % van de klanten voor 3u. In de serviceflats zijn poetsbeurten van 2 u mogelijk, dit bedraagt 6 % van het aantal klanten. In 2014 werd overgestapt naar het systeem van 1 centrale planner voor de volledige dienst huishoudelijke hulp. Daarnaast wordt meer en meer gewerkt via het systeem van elektronische dienstencheques. Dit heeft als voordeel dat de administratieve verwerking na omschakeling een stuk minder tijd in beslag neemt. In 2014 zagen we het aantal elektronische klanten stijgen van 12 % naar 38 %.

Jaarverslag 2014

26

WARME MAALTIJDEN Kerncijfers

aantal klanten aantal maaltijden

2012 443 60 725

2013 415 55 763

2014 361 50 575

% daling/stijging - 13 % -9%

Sinds enkele jaren zien we een daling in het aantal maaltijden aan huis. Vermoedelijk heeft deze daling vooral te maken met een toename van het aanbod op de privémarkt. Begin 2014 werden we totaal onverwacht geconfronteerd met het faillissement van de private partner die de 4e route van de warme maaltijden op zich nam. Dankzij de inspanningen van de keuken en het thuiszorgloket konden alle bestaande klanten binnen de eigen routes worden opgenomen. Naar de toekomst toe zal nog uitsluitend gewerkt worden met de eigen routes. Bij overbezetting worden klanten die geen specifiek dieet hebben, doorverwezen naar privéaanbieders.

KLUSJES- EN GROENDIENST Kerncijfers

aantal klanten aantal gepresteerde uren aantal nieuwe aanvragen groendienst aantal nieuwe aanvragen klusjesdienst

2012 316 4 979 53 47

2013 351 5 002 52 57

2014 325 5 582 31 51

% daling/stijging -7% + 12 % - 40 % - 11 %

Er werden grote inspanningen geleverd om het aantal effectief gefactureerde uren te laten stijgen en het aantal ‘verloren uren’ dus te beperken. In 2014 werd geen expliciete promotie gevoerd naar nieuwe klanten toe gezien het vooral tijdens het zomerseizoen soms moeilijk is om de opdrachten tijdig te kunnen uitvoeren. Dit kan een verklaring zijn voor de daling van het aantal nieuwe aanvragen.

ALARMAPPARATUUR Kerncijfers

aantal verhuurde personenalarmsystemen

2012 35

Jaarverslag 2014

2013 31

2014 30

% daling/stijging -3%

27

MEDEWERKERS Kerncijfers

aantal medewerkers op 31/12 aantal FTE op 31/12 ziekteverzuimpercentage aantal arbeidsongevallen

2012 475 348,31 7,78 29

2013 466 339,07 6,93 31

2014 472 342,14 6,29 29

% daling/stijging +1% +1% -9% -6%

Op 31 december 2014 waren er 472 medewerkers in dienst bij OCMW Waregem. Uitgedrukt in voltijdse equivalenten komt dit overeen met 342,14. Een stijging van 1 % tewerkstelling in voltijdse equivalenten. We zijn globaal minder vaak afwezig geweest. Het blijvend verzuim (4 keer per jaar of meer) is gedaald naar 7 % ten opzichte van 8 % in 2013. In 2014 was 38 % van de medewerkers nooit afwezig wegens ziekte, een stijging ten opzichte van 2013! Medewerkers proberen zo de verantwoordelijkheid te delen en dragen bij aan een aangename werkomgeving en kwaliteitsvolle dienstverlening. Dankzij hun inzet en betrokkenheid hebben we dit mooie resultaat in 2014 opnieuw kunnen bereiken! 92 % van onze medewerkers wordt goed tot zeer goed geëvalueerd. Kortom, gouden medewerkers die garant staan voor een kwaliteitsvolle dienstverlening! In 2014 werd opnieuw geïnvesteerd in continue ontwikkeling van de medewerkers! De focus lag op competentie- én talentmanagement. Competentiemanagement richt zich vooral op ‘ontwikkelen van wat er nog niet is’, terwijl talentmanagement meer focust op ‘het kijken naar mogelijkheden’. We willen vooral inzetten op de sterke punten van iedere medewerker en nagaan hoe we die het best kunnen benutten. Kortom een win-winverhaal. Wanneer medewerkers de dingen kunnen doen waar ze een passie voor hebben en waar ze goed in zijn, worden de beste resultaten bekomen! De motor van de toekomstige groei ligt dus in die eigenschappen die al bij de medewerker aanwezig zijn. De gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers geven een goed inzicht. Een nieuw ontwikkelingsbeleid werd gelanceerd met oog voor meer betrokkenheid van de medewerker en creëert een open dialoog met de leidinggevende. De evaluatiecyclus werd aangevuld met een persoonlijk ontwikkelingsplan. Medewerkers kregen een houvast om zich voor te bereiden op het functionerings- en evaluatiegesprek zodat het proces meer toekomstgericht verloopt. Door de focus te verleggen van het wegwerken van tekorten naar het ontwikkelen van “sterke” punten, verhogen we de werknemersbetrokkenheid en –tevredenheid. De verschuiving naar talentmanagement biedt verdere perspectieven voor een leeftijdsbewust personeelsbeleid. In het najaar gingen we van start met de jaarlijkse behoeftenanalyse op vlak van vorming, training en opleiding (VTO), dit per dienst. OCMW Waregem wil op die manier een bewust en duurzaam VTO-beleid voeren. In het najaar werd het selectiebeleid kwalitatief verder uitgebouwd na het doorlopen van een positief proeftraject met het gebruik van persoonlijkheids- en vaardigheidstesten. Er werd door de personeelsdienst eveneens sterk ingezet op bevindingen over haar dienstverlening en het verhogen van de betrokkenheid van de medewerkers bij de input van beleidsdoelstellingen. Onder andere door de uitwerking van een toegankelijk meldingssysteem en de deelname aan alle overkoepelende kwaliteitsvergaderingen. Daarnaast wordt regelmatig feedback gegeven tot op het niveau van de individuele medewerkers via teamvergaderingen, infomomenten en de interne nieuwsflits. In 2014 waren er 29 arbeidsongevallen: 15 ongevallen met werkverlet en 14 zonder werkverlet.

Jaarverslag 2014

28

INFORMATICA Kerncijfers inventaris hardware gebruikers pc’s & workstations thin clients laptops printers multifunctionele printers

2014 23 89 53 51 7

Raamcontract Een belangrijke vernieuwing op IT-gebied is dat het IT-aankoopbeleid vanaf mei 2014 via een raamcontract verloopt samen met de stadsdiensten. Sindsdien gebeuren alle aankopen van basistoestellen voor informaticatoepassingen, hardware en software, multifunctionele printers en dergelijke, geregeld via het raamcontract. Dit loopt van 2014 tot 2018.

Nieuwe servers Belangrijkste technische verwezenlijking van 2014 is de vernieuwing van de virtuele serveromgeving. Er werden 3 nieuwe servers aangekocht en een nieuwe storageomgeving. Alle toepassingen van het OCMW Waregem draaien op virtuele servers. Bovendien werd nieuwe back-upsoftware geïnstalleerd die beter aangepast is aan een virtuele serveromgeving.

Beeldbank Om de grote hoeveelheid fotomateriaal te kunnen beheersen sloten we aan bij het project “beeldbank” van de stad. Eerst werd het fotomateriaal verzameld en rationeel gerangschikt op een eigen netwerkschijf. Eind 2014 werd gestart met het overbrengen van het fotomateriaal naar de beeldbank.

Intranet voor raadsleden Volgens het OCMW-decreet moeten documenten die raadsleden in het kader van hun mandaat nodig hebben, elektronisch ter beschikking worden gesteld. Dit doen we nu via het intranet van stad Waregem. Dit gebeurt op een beveiligde manier (met aanmelden met de elektronische identiteitskaart). Bovendien werd hierdoor een aanzienlijke papierstroom geautomatiseerd.

Jaarverslag 2014

29

INTERN CONTROLESYSTEEM Het algemeen kader van het intern controlesysteem (ICS) werd goedgekeurd in de OCMWraadszitting van juni 2009. Het ICS is volledig ingebed binnen de kwaliteitsstructuur van het OCMW, (o.a. via de zelfevaluatie van de leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen) is altijd consulteerbaar en wordt permanent geactualiseerd via sharepoint. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1. Het bereiken van de doelstellingen De doelstellingen zijn opgenomen in de beleidsnota. Aan de hand van de kwartaalrapportering wordt een overzicht gegeven van de stand van uitvoering van deze doelstellingen. Dit vanuit de 4 perspectieven van de balanced scorecard en binnen de 20 strategische doelstellingen van het OCMW. Ook de meer operationele doelstellingen worden systematisch opgevolgd door middel van het actueel verbeteractieplan binnen de kwaliteitsstructuur alsook via de boordtabel met de bijhorende indicatoren van alle processen binnen het OCMW. 2. Het naleven van wetgeving en procedures In de procedures en werkinstructies die opgenomen zijn in sharepoint worden controlepunten en -maatregelen voorzien om te waken over het naleven van de wetgeving. In het beschrijvend gedeelte van de procedures is er telkens een verwijzing naar de van toepassing zijnde wetgeving. Door middel van o.a. interne audits wordt steekproefsgewijs de naleving daarvan nagegaan. 3. De beschikbaarheid van betrouwbare financiële informatie en beheersinformatie De financiële dienst staat in voor de financiële informatie en belangrijkste beheersinformatie, die wordt gegenereerd uit de boekhouding en het softwarepakket. Aan de hand van o.a. de kwartaalrapportering wordt de voornaamste financiële informatie en beheersinformatie ter beschikking gesteld aan de OCMW-raad en de budgethouders. De budgethouders beschikken daarenboven over dagelijks geactualiseerde financiële informatie. Aan de hand van interne controlepunten, checklist en uitgeschreven werkinstructies werden meetpunten ingevoerd die moeten bijdragen tot accurate financiële informatie en beheersinformatie. 4. Het efficiënt en economisch gebruik van middelen Het efficiënt en economisch gebruik van middelen zit vervat binnen de beleidscyclus. Het begrip middelen omvat niet louter de financiële middelen maar omvat ook materiaal, uitrusting en gebouwen. Door middel van de budgetcommissies wordt jaarlijks gedetailleerd het budget opgemaakt. Daarbij wordt gestart van de jaarrekening van het voorbije jaar, wordt de stand van zaken op 30 juni bekeken en wordt rekening gehouden met te verwachten wijzigingen en beleidsopties. In de kwartaalkwaliteitsvergaderingen wordt dit mee opgevolgd, o.a. door middel van de diverse indicatoren van de verschillende processen. Ook aan de hand van het overzicht van de preventieve en correctieve maatregelen wordt binnen de organisatie gestreefd naar continue (efficiënte) verbetering. Vanaf 2014 werden er kwartaalvergaderingen gepland met alle budgethouders om het budget op te volgen per kwartaal. 5. De bescherming van activa Activa omvatten niet alleen investeringsgoederen, maar worden ruim geïnterpreteerd. Door middel van het beheersprogramma Ultimo wordt dit voornamelijk vanuit de technische dienst aangestuurd. 6. Het voorkomen van fraude Door middel van de uitgeschreven procedures, werkinstructies, standaardbrieven, dubbele handtekening, deontologische code en vastgelegde prijslijsten werden de belangrijkste risico’s in kaart gebracht en ingebed binnen het kader van het intern controlesysteem.

Jaarverslag 2014

30

DE BELEIDSORGANEN RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN 31/12/2014 Naam Joost Kerkhove Marianne Verbeke Nele Callebert Bruno Lahousse Tom Ruysschaert Veronique Amez Christel Markey Ann-Sophie Kindt Melissa Vanackere Johan Roose Christiane De Coninck

Adres Schoendalestraat 103 G. Mahieulaan 18 Tienbunder 17 Henri Lebbestraat 45 Nieuwstraat 120 Hoevelaan 56 Schoendalestraat 231 Beveren-Dries 72 Kronkelstraat 87 Gruuthusestraat 24 Bergstraat 15

Woonplaats 8793 Waregem 8793 Waregem 8792 Waregem 8790 Waregem 8792 Waregem 8793 Waregem 8793 Waregem 8791 Waregem 8793 Waregem 8791 Waregem 8790 Waregem

bcsd x x

De Backer Bruno Vandaele Jozef

p/a Schakelstraat 41 Potegemstraat 14/13

8790 Waregem 8790 Waregem

Secretaris Ontvanger

x

bcoz x x x

x x x x x x

bcsd = lid van het bijzonder comité sociale dienst bcoz= lid van het bijzonder comité ouderenzorg

van links naar rechts vooraan: Jozef Vandaele, Joost Kerkhove, Bruno De Backer achteraan: Veronique Amez, Christiane De Coninck, Ann-Sophie Kindt, Christel Markey, Bruno Lahousse, Melissa Vanackere, Nele Callebert, Marianne Verbeke, Johan Roose, Tom Ruysschaert

Jaarverslag 2014

31

HET ORGANOGRAM + LIJST BUDGETHOUDERS

INSTELLING VAN HET BUDGETHOUDERSCHAP 1. OCMW-raad (voorzitter en secretaris) Wettelijke bevoegdheden, personeel, investeringen, dringende betalingen, permanente opdrachten en gedomicilieerde betalingen 2. Bijzondere Comités Sociale Dienst en Ouderenzorg (voorzitter en secretaris) Sociale uitkeringen en respectievelijke terugvorderingen 3. Aankoopverantwoordelijke Algemeen bestuur en stafdiensten 4. Directeur intramurale dienst De Meers, kortverblijf, dagverzorgingscentra De Meers en De Manège, centrale keuken 5. Directeur technische dienst Technische dienst 6. Verantwoordelijke serviceflats Serviceflat De Varent, GAW Coorenblomme 7. Hoofdmaatschappelijk werker individuele hulpverlening Sociale dienst - sociale en financiële hulp 8. Hoofdmaatschappelijk werker wonen en integratie Lokaal opvanginitiatief, crisisopvangcentrum, sociale projecten 9. Hoofdmaatschappelijk werker thuiszorg Thuiszorgdiensten, dienst logistieke hulp, zorgcoördinator 10. Centrumleider Dienstencentrum Het Gaverke Jaarverslag 2014

32

OVERZICHT VAN DE DIENSTVERLENING FINANCIËLE EN SOCIALE HULP contactpersoon: Kris Verhelst  056 62 98 32 [email protected] contactpersoon: Els Degraeve  056 62 98 57 [email protected] RMI/leefloon/art. Wie geen bestaansmiddelen heeft of van wie zijn bestaansmiddelen lager liggen dan de 60 § 7 wettelijk vastgestelde bedragen, kan het recht op maatschappelijke integratie bekomen. Steun Wie recht heeft op pensioen, kinderbijslag, werkloosheidsvergoeding, ziektevergoeding,… en het dossier is nog niet in orde, kan een voorschot krijgen. Ook in geval van specifieke problemen zoals kosten van levensonderhoud, huishuur, verwarming, aankoop van kledij, dokterskosten, medicatie,... Budgetbegeleiding Deze dienst leert u uw inkomen beter te besteden en de inkomsten en uitgaven in Schuldbemiddeling evenwicht te houden. Bij grote schuldenlast, bij een belangrijk en blijvend onevenwicht tussen de inkomsten en de financiële lasten, kan u beroep doen op de erkende dienst schuldbemiddeling van het OCMW (i.s.m. de juridische dienst). Crisishulp In materiële en psychosociale noodsituaties wordt er via dringende hulpverlening een oplossing aangeboden voor noodsituaties. Bemiddeling Op een begeleide manier worden mensen, indien nodig, doorverwezen naar gespecialiDoorverwijzing seerde diensten. Specifieke  referentieadres daklozen opdrachten  bemiddeling bij uitdrijving uit sociale woningen  Lokale Adviescommissie voor beperking levering energie  opvoedingsondersteuning Adres Schakelstraat 41, 8790 Waregem Openingsuren SD voormiddag van 9.00u tot 12.00u, namiddag van 14.00u tot 16.30u (dinsdag tot 18.30u). Zitdagen Gemeentehuis Beveren-Leie dinsdag van 9.00u -10.15u om de 14 d. Coorenblomme Desselgem dinsdag van 10.30u -11.30u om de 14 d. Opvangcentrum Biedt opvang en onderdak bij crisissituaties en in geval van dakloosheid en zorgt voor lokale opvang van asielzoekers. Adres Keukeldam 3, 8790 Waregem (COC) Contactpersoon Els Degraeve -  056 62 98 57 Arbeidsbegeleiding Helpt langdurig werklozen en leefloongerechtigden bij het zoeken naar de geschikte Opleiding opleiding en de gepaste job o.a. in samenwerking met de werkwinkel. Via sociale tewerkstelling wordt doorstroming gezocht naar de reguliere arbeidsmarkt. Adres Schakelstraat 41, 8790 Waregem Contactpersoon Dorine Keirsbulck -  056 62 98 34 Tine Casteleyn -  056 62 98 54 Sociaal Verschaft huisvesting aan personen/gezinnen die door hun maatschappelijke situatie verhuurkantoor weinig kans hebben om op de huisvestingsmarkt aan bod te komen. Adres RSVK vzw, Schakelstraat 41, 8790 Waregem Contactpersoon Bjorn Thienpont -  056 62 98 93 Akko Deschuytter -  056 62 98 94

Werkplus – Tandem (Strijkijzer en Veloods) – DieNaMo contactpersoon: Yves Vercruysse  0497/58 31 18 Sociale werkplaats Biedt een opleiding en tewerkstelling aan langdurig en laaggeschoolde werklozen. Strijkijzer – Veloods Activiteiten: strijk voor iedereen en strijkgebonden retouches. Fietsverhuur en fietsherstel, - DieNaMo klussen voor lokale besturen en particulieren Adres Werkplus, Windhoek 17, 8790 Waregem Contactpersoon Caroline Desmeytere -  056 61 34 38 Jan Verfaellie -  056 61 34 38

Jaarverslag 2014

33

WZC DE MEERS Werking Adres Contactpersonen

Voor fysiek zorgbehoevende/demente ouderen. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Veerle Laevens -  056 62 99 41 [email protected] Riet Verbrugghe -  056 62 98 36 [email protected] Tine Noreillie -  056 62 86 87 [email protected]

ZORGFLATS Werking Adres Contactpersoon

De zorgflats zijn voorbehouden voor koppels die samen wensen opgenomen te worden en waarvan één of beide partners zorgbehoevend zijn. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Veerle Laevens -  056 62 99 41 [email protected] Riet Verbrugghe -  056 62 98 36 [email protected] Tine Noreillie -  056 62 86 87 [email protected]

DAGVERZORGING De Meers Werking

Adres Contactpersoon

Dagverzorgingscentrum voor fysiek zorgbehoevenden. Aangepaste opvang en begeleiding tijdens werkdagen van 9.00 u – 17.00 u. Er is vervoer van en naar huis met een busje. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Carine Dewulf –  056 62 99 13 [email protected]

DAGVERZORGING De Manège Werking


Dagverzorgingscentrum voor personen met dementie. Aangepaste opvang en begeleiding tijdens werkdagen van 9.00u – 17.00u. Er is vervoer van en naar huis met een busje. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Katrien Dessauvage –  056 62 99 79 [email protected]

KORTVERBLIJF/NACHTOPVANG Werking


Kortverblijf: Voor zorgbehoevende ouderen die alleen of bij familie/partner wonen. Wij bieden gepaste opvang en begeleiding van uw familielid voor een korte periode, een weekend, een week,... Zo is kortverblijf een steun voor de thuisverzorgers. Nachtopvang: Voor zorgbehoevende ouderen die alleen of bij familie/partner wonen. Wij bieden opvang van 18.00u tot 9.00u. Op deze wijze kan de zorgdrager genieten van een goede nachtrust en kan de cliënt overdag nog in zijn vertrouwde thuisomgeving verblijven. Schakelstraat 43 – 8790 Waregem Veerle Laevens -  056 62 99 41 [email protected] Riet Verbrugghe -  056 62 98 36 [email protected] Tine Noreillie -  056 62 86 87 [email protected]

SERVICEFLAT RESIDENTIE DE VARENT Werking


Residentie De Varent telt 63 serviceflats met 1 of 2 slaapkamers voor zelfstandig wonende ouderen in een beschutte woonomgeving. Elke flat is uitgerust met een modern domoticasysteem en een noodoproepsysteem. Middagmaal en thuisdiensten op aanvraag zijn mogelijk. De ontmoetingsruimte, wassalon en fietsenberging staan ter beschikking van de bewoners. Zuiderlaan 45 - 8790 Waregem Isabelle Tijtgat -  056 62 99 31 [email protected]

GAW COORENBLOMME Werking Adres Contactpersoon

39 flats voor zelfstandig wonende ouderen in een beschutte woonomgeving. Er is dag en nacht personeel aanwezig. Middagmaal mogelijk, thuisdiensten, cafetaria, activiteiten. G. Coornaertdreef 11 - 8792 Desselgem Isabelle Tijtgat -  056 70 24 59 [email protected]

Jaarverslag 2014

34

THUISZORG Maaltijdbedeling

Wie niet zelf meer kan zorgen voor zijn warm middagmaal, kan een beroep doen op deze dienst. Voor de weekdagen zijn dit vers bereide maaltijden, voor het weekend en op feestdagen kan men diepvriesmaaltijden bekomen. De maaltijden worden tussen 9.30u en 12.15u aan huis bezorgd. Er is een normaal tarief en een sociaal tarief. Voor huishoudelijke taken (schoonmaak, strijk en boodschappen) kan men beroep doen op onze huishoudelijke dienst. De poetsvrouw komt bij u voor 3 of 4 uren, in de voor- of namiddag, wekelijks of 14-daags. Wij plaatsen een alarmsysteem bij u thuis, zodat er bij een noodsituatie onmiddellijk hulp kan geboden worden. Dag en nacht is de telefooncentrale bereikbaar, waardoor de hulpverleners onmiddellijk kunnen verwittigd worden. We vragen een waarborg voor het gebruik en een maandelijkse bijdrage in de huur. Via deze klusjes- en groendienst wordt het thuiszorgaanbod van het OCMW nog verder uitgebreid. De dienst heeft tot doel de kwaliteit van de leefomgeving van voornamelijk de senioren te verbeteren door het opknappen van diverse karweitjes. De zorgcoördinator is een vertrouwenspersoon die de nodige informatie kan geven over de mogelijkheden in de thuiszorg (professionele hulpverleners, hulpmiddelen, financiële tegemoetkomingen, ontspanningsmogelijkheden,…) Weversstraat 41, 8790 Waregem Joke Hennion  056 61 26 93 [email protected] Chantal Desloovere  056 61 17 52 [email protected] Paul Vanden Broecke  056 61 17 48 [email protected] Lieselot Valcke  056 61 14 56 [email protected] Nele Vandierendonck  056 61 69 31 [email protected] Chris Lossy  056 61 34 38 [email protected]

Huishoudelijke hulp dienstencheques Alarmapparatuur

Klusjes- en groendienst Zorgcoördinatie


DIENSTENCENTRUM HET GAVERKE Dienstencentrum

Vervoerdienst


Het dienstencentrum is een ontmoetingsplaats voor alle buurtbewoners, met aandacht voor 55-plussers. Elke werkdag kan men er terecht voor dienstverlening, informatie en vorming. Ook kan men een keuze maken uit het aanbod voor zinvolle tijdsbesteding. Alle activiteiten staan in het maandelijks blad De Belle. Is een hulpdienst die mensen met verplaatsingsmoeilijkheden aan vervoer helpt. Vrijwilligers komen u tegen betaling ophalen thuis en brengen u op de bestemming. Zo blijven winkelen, doktersbezoek, vrienden- en/of familiebezoek toch mogelijk. Voor deze dienstverlening betaalt u jaarlijks lidgeld en een kleine vergoeding aan de chauffeur. Voorafgaande reservatie is noodzakelijk. Zeswegenstraat 120, 8790 Waregem Ann Bekaert  056 60 61 88 [email protected]

STAFDIENSTEN DIENST Secretariaat Financiële dienst Personeelsdienst Juridische dienst Aankoopdienst Technische dienst IDPB Systeembeheer Adres Openingsuren OCMW

 CONTACTPERSOON E-MAIL 056 62 98 41 [email protected] Isabel Hondekyn 056 62 98 60 [email protected] Jozef Vandaele Carmen Van Der Borght 056 62 98 51 [email protected] 056 62 98 47 [email protected] Carmen Vandemaele 056 62 98 45 [email protected] Célestine Wielfaert 056 62 98 65 [email protected] Pol Willandt 056 62 86 89 [email protected] Jo Carron 056 62 98 88 [email protected] Luc Nuytens 056 62 98 42 [email protected] Patrick Amez Schakelstraat 41, 8790 Waregem Elke werkdag van 8.30u-12.00u en van 13.30u-17.00u, dinsdag tot 18.30u

Jaarverslag 2014

35

RESULTATEN 2014 BOORDTABEL 2014 Prioritaire beleidsdoelstellingen 2014 KLANTENPERSPECTIEF

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting

Visie toekomstige locatie en werking dienstencentrum en thuiszorg 04 - Thuiszorg 09511 - Dienstencentrum Het Gaverke  visie ontwikkelen voor toekomstige locatie en werking dienstencentrum en thuiszorg  uitvoeren van een benchmarkbezoek aan een mobiel dienstencentrum  evalueren van het project wijkwerking  oplijsten van alternatieven voor de locatie dienstencentrum en thuiszorg  evalueren van de verschillende alternatieven  formuleren van een gefundeerd voorstel en beleidsbeslissing  documentatie benchmarkbezoek en oplijsting mogelijke alternatieven  gefundeerd voorstel Exploitatie

2014

Uitgave 0

Ontvangst 0

Investering Saldo 0

Uitgave 0

Ontvangst 0

Andere Saldo 0

Uitgave 0

Ontvangst 0

Saldo 0

INTERNE PROCESSEN

Nieuwe praktijken en werkmethoden Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting

Verkorten gemiddelde doorlooptijd budgethulpverlening 03 - Financiële en sociale hulp 09000 - Sociale dienst  nagaan uitstroom budgethulpverlening aan cliënten  bevorderen maximale zelfredzaamheid in budgetbeheer en ontwikkelen uitstroommethodiek  invoering van de intensievere begeleidingsmethodiek  evaluatie evolutie doorlooptijd, daling aantal budgetdossiers doorlooptijd dossiers Exploitatie

2014

Uitgave 0

Ontvangst 0

Investering Saldo 0

Uitgave 0

Ontvangst 0

Jaarverslag 2014

Andere Saldo 0

Uitgave 0

Ontvangst 0

Saldo 0

36

Afstemming dienstverlening Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting

Impact op de LOI-werking naar aanleiding van afbouw LOI-plaatsen 03 – Financiële en sociale hulp 09030 - Lokaal opvanginitiatief  heroriëntering Lokale opvang in het kader van de LOI-afbouw  opmaak analyse van mogelijke alternatieven in functie van de werking  herorganiseren personeelsinzet op basis van gemaakte beleidskeuzes dossierbarometer LOI-COC-Doorgangswoningen Exploitatie

Investering

Andere

Heroriëntering OK Analyse werking: OK Herorganiseren personeelsinzet + praktische uitwerking: OK 2014

Uitgave 0

Ontvangst 0

Saldo 0

Uitgave 0

Ontvangst 0

Saldo 0

Uitgave 0

Ontvangst 0

Saldo 0

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Beleidsdomein Beleidsitem Actieplan

Meting

Brandveiligheid De Meers – A-attest behalen 05 - Wonen voor ouderen 09531 - De Meers  maatregelen treffen om aan de brandweernormen te voldoen  inventaris opmaken van zitmeubilair met en zonder brandvertragend attest  aankoop van brandvertragend zitmeubilair  open livings inrichten conform regelgeving  wegwerken van technische mankementen volgens inspectieverslag brandweer behalen brandweerverslag met A-score Exploitatie

Investering

Andere

 alle nodige attesten worden opgevraagd door veiligheidschef en TD  nieuwe aangekochte stoelen voldoen aan brandveiligheidsnormen  Technische mankementen (vorig brandweerverslag) zijn weggewerkt. 2014

Uitgave 0

Ontvangst 0

Saldo 0

Uitgave 40 000

Ontvangst 0

Jaarverslag 2014

Saldo 0

Uitgave 0

Ontvangst 0

Saldo 0

37

Overige beleidsdoelstellingen 2014 OCMW globaal KLANTENPERSPECTIEF

Naambekendheid Doelstelling Actie Meting Streefcijfer: + 10 %

Dienstverlening van het OCMW bekendmaken  actualiseren en inhoudelijk verdiepen van de website aantal bezoekers website Realisatie: aantal unieke paginaweergaven = + 43 % (65 722 in 2014 t.o.v. 46 156 in 2013)

Prijszetting Doelstelling

Evalueren en actualiseren van de tarieven adhv. principe “de juiste prijs voor de juiste dienstverlening”

Actie  goedgekeurde prijsaanpassing in de OCMW-raad Meting goedgekeurde tarievenlijst Streefcijfer: Realisatie: goedgekeurde tarievenlijst  advies van MAT: april 2014  beslissing Raad mei 2014

INTERNE PROCESSEN

Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie

Afstemmen vrijwilligersbeleid  afstemmen vrijwilligersbeleid d.m.v. het samenbrengen van de vrijwilligers-

Meting Streefcijfer: subsidiëring

verantwoordelijken subsidiëring als “autonome dienst voor vrijwilligerswerk” Realisatie: erkenning vanaf 1/1/2015

Nieuwe dienstverlening Doelstelling Opvolgen bouw bejaardenwoningen en sociale werkplaats Actie  opvolging bouwproject i.s.m. de WVI Meting verslaggeving Streefcijfer: Realisatie: 100 % aanwezigheid startvergadering 17/6/2014 Doelstelling Opvolgen realisatie eenpersoonswoongelegenheden site Ware Heem Actie  opvolging bouwproject via deelname aan werken stuurgroepen Meting aanwezigheid op de werkgroepen Streefcijfer: Realisatie: 100 % aanwezigheid woningen worden niet gerealiseerd

Jaarverslag 2014

38

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie

Opvolgen van de clusterwerking van administratieve taken

 evalueren en actualiseren van de clusterwerkingen van administratieve taken  interne bevraging ivm lean maken van de administratieve taken Meting implementatie van conclusie interne bevraging Streefcijfer: Realisatie: 100 % implementatie voorstellen interne bevraging vergadering d.d. 3/7/2014 Doelstelling Opmaken van het toewijzigingsreglement voor de bejaardenwoningen Actie  opmaak van het toewijzingsreglement Meting reglement Realisatie: Streefcijfer: ontwerpversie is opgemaakt. Bespreking RWO d.d. toewijzigingsreglement 11/3. Vooroverleg d.d. 3/6/2014 Woonoverleg d.d. 12/6/2014 Doelstelling Onderzoeken van de samenwerkingsmogelijkheden met de stad Waregem Actie  bespreking met het stadsbestuur/stadsdiensten  uitwerking ICT-raamovereenkomst Meting ICT-raamovereenkomst Realisatie: Streefcijfer:  bestek raamovereenkomst ICT + doorlichting TD ICT-raamovereenkomst door Trifinance  budgetconclaaf bespreking CBS d.d. 2/10/2014  gemeenschappelijk MAT 19/1/2015  afstemming opmaak personeelsformatie

Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie

Doorlichten van alle procedures en werkinstructies en vereenvoudigen waar mogelijk  screening van de procedures en werkinstructies  opvolging via kwaliteitsvergaderingen en werkgroepen kwaliteit

Meting aantal aangepaste procedures of werkinstructies Streefcijfer: Realisatie: 10 aangepast procedures/werkinstructies o.a. via interne audits

GROEI- EN LEERVERMOGEN

Personeelstevredenheid Doelstelling Actie

Opvolgen van de verbeteracties van de personeelstevredenheidsenquête van 2013  opvolging via het MAT  communicatie van het intranet

Meting % gerealiseerde acties Streefcijfer: 80 % gerealiseerde acties

Realisatie:  opvolging in MAT jan. 2014  publicatie op sharepoint in maart  MAT sept. 2014

Jaarverslag 2014

39

Betrokkenheid Doelstelling Actie Meting Streefcijfer: 100 %

Uitvoeren van interne kwaliteitsaudits in alle processen  de interne auditpool staat in voor de uitvoering van de audits % geauditeerde processen Realisatie: 100 %

FINANCIEEL PERSPECTIEF Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Alle subsidiemogelijkheden onderzoeken Actie  budgethouders onderzoeken en subsidiemogelijkheden opvolgen Meting effectief ontvangen subsidies versus subsidierechten Streefcijfer: Realisatie: 100 % ontvangen subsidies versus rechten o.a. via kwartaalvergadering met alle budgethouders 1° vergadering: 5 februari 2014 Doelstelling Financiële opvolging van de belangrijke financiële stromen Actie  opvolging in het MAT van de uitgeschreven financiële stromen Meting opvolging in het MAT Realisatie: Streefcijfer: kwartaalvergadering met de budgethouders d.d. 4x opvolging met de budgethouders 5/2/2014, 3/9/2014, 5/11/2014

Kwaliteit, Veiligheid, Milieu & Ethiek Kwaliteit KLANTENPERSPECTIEF Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Voldoen aan de ISO-9001 norm Actie  opvolgingsaudit Bureau Veritas Certification Meting gunstig eindverslag opvolgingsaudit Realisatie: Streefcijfer: audit 28 mei en 2 juni 2014 gunstig eindverslag

INTERNE PROCESSEN Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Actie Meting Streefcijfer:

Systematisch zoeken naar vereenvoudigingen door de interne auditoren bij de uitvoering van de interne audits  bespreking en uitwerking i.s.m. de interne auditoren aantal aanbevelingen in de verslagen van de interne audits Realisatie: via interne auditverslagen

Jaarverslag 2014

40

1 aanbeveling per interne auditverslag Doelstelling Implementeren van de nieuwe elementen uit de leidraad

organisatiebeheersing voor lokale besturen in het kader van de externe audit Actie  opvolgen van de nieuwe elementen in de leidraad Meting implementatie van de nieuwe elementen Realisatie: Streefcijfer:  self-assessment is opgemaakt met de betrokken 80 % voldoen aan nieuwe elementen proceshoofden. Score > 80 %  OCMW Waregem zit in auditplanning 2015  bespreking leidraad 9/10/2014

Veiligheid INTERNE PROCESSEN


Het veiligheids- en welzijnsbeleid maximaal afstemmen op OHSAS 18001:2007  procedures veiligheid verfijnen  samen met technische dienst zoeken naar een maximale maar werkbare toepassing van

deze norm  veilig gedrag promoten via gouden 10 voor ganse organisatie  initiële veiligheidscultuurmeting bij technische dienst Meting  handboek kwaliteit/veiligheid  aantal herschreven procedures  aantal informatiemomenten (verslagen teamvergaderingen)  aantal affiches of andere sensibilisatie documenten  rapport veiligheidscultuurmeting  performantie-indicatoren Realisatie: Streefcijfer:  handboek staat op SP  nieuwe versie handboek  alle procedures zijn goedgekeurd en besproken met  alle procedures zijn goedgekeurd werkgroep  hiërarchische lijn en medewerkers zijn  hiërarchische lijn en medewerkers zijn geïnformeerd (minstens 1 infomoment per KG) geïnformeerd via kwal vergadering april +  “Gouden 10” zijn gekend in organisatie directieteam’s en teamvergadering  mate van veiligheidscultuur bij TD is gekend  “Gouden 10” zijn gekend in organisatie, campagne  minstens 2 nieuwe performantie-indicatoren op intranet, nieuwsflits loopt  mate van veiligheidscultuur bij TD is gekend.  observaties zijn lopend  er zijn 5 nieuwe performantie-indicatoren + doelstellingen er op aangeduid  leerwerknemers zijn opgenomen in de procedures werken bij derden  document kennisgeving ikv werken met derden= voor alle diensten Doelstelling Ergonomiebeleid beter in beeld brengen Actie  in kaart brengen ergonomiebeleid Meting via rapport Realisatie: Streefcijfer: minstens 1 rapport beschikbaar per kwaliteitsgroep De MEERS:

Jaarverslag 2014

41

 overleg met Bart Dereyne op 27/06/2014  bespreking schema stuur- en werkgroepen met directies en BOC (22-09-2014)  07/10/2014 info nam. ZORRO (zonder rugpijn in residentële ouderenzorg)  TD: nemen van foto’s uit praktijk.  17 nov: opleiding voor TD en klusjesdienst  10 halve dagen voorzien voor 2015 door IDEWE

Efficiëntie verhogen Doelstelling Brandinterventieplan verfijnen Actie  faalkansen ikv. risicoanalyse van de actiekaarten onderzoeken. Meting alle niet beheerste faalkansen van 1 specifieke doelstelling zijn opgelijst Realisatie: Streefcijfer: 1 specifieke doelstelling binnen het interventieplan  methodiek is gekozen (storingsanalyse)  registratiedocument is aangemaakt  item verwittigen loopt  brandoefening in admin centrum op 04 december


Deskundigheid Doelstelling Actie

I.k.v. het vormingsbeleid het in kaart brengen van de noodzakelijke veiligheidscompetenties van de diverse functies binnen het OCMW  overzicht maken van noodzakelijke competenties per functie  referenten bepalen  terugkoppeling naar VTO

Meting alle functies zijn er in opgenomen Realisatie: Streefcijfer: de matrix is voorbereid en klaar voor een eerste input  trainings en competentiematrix functies van de nieuwe en het overzetten van de oude  trainings en competentiematrix gegevens persoonsgebonden Doelstelling Afronden langlopende opleiding veiligheid niveau 1 Actie  eindwerk Meting eindwerk ingediend Realisatie: Streefcijfer:  opleidingsdagen zijn afgerond tegen eind mei  examens afgerond  eindwerk ingediend en verdedigd op 02 juni 2014  diploma uitreiking op 19 sept.

Milieu INTERNE PROCESSEN

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie

Papierverbruik binnen het OCMW blijft op hetzelfde peil als in 2013  bijhouden papierverbruik

Jaarverslag 2014

42

 tijdens de kwaliteitsvergaderingen de resultaten toetsen aan de verbruikscijfers 2013  regelmatig sensibiliseren van medewerkers om papierverbruik te verminderen

Meting Streefcijfer: idem als 2013 Doelstelling Actie

(nieuwsflits, teamvergaderingen e.d.)  communiceren van resultaten via performantie-indicatoren ‘milieu’ Realisatie: resultaat t/m 4de kwartaal = OK zelfs meer dan 18 % minder dan in 2013

Duurzamer aankopen  oplijsten van investeringsdossiers of dossiers courante aankopen die in aanmerking komen om specifieke eisen te stellen op vlak van milieuvriendelijkheid of duurzaamheid

 bestekken opmaken waaruit deze duurzaamheid blijkt en/of die overeenstemmen met de

Meting Streefcijfer: 3 opdrachten

principes van het nieuwe materialendecreet van 23/12/2011 (vervanger van het afvalstoffendecreet Vlarea) en VLAREMA van 23/05/2012  toepassen van het LCC- principe op deze aankopen (Life Cycle Costing) 3 opdrachten in 2014 Realisatie: 4 dossiers gerealiseerd (nieuwe servers en glazenwasmachine, zitmeubilair DM en nieuwe wasmachine)

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Actie

Meting Streefcijfer: 10 uren

Volgen van vormingsinitiatieven en/of studiedagen rond het thema ‘Milieu’ binnen de zorgsector.  opvolgen opleidingsaanbod  keuzes bepalen naar inhoud, relevantie en kostprijs  inplannen in agenda registratie aantal uren vorming Realisatie: 3 u. opleiding over ‘meten en registreren van milieuprestaties’

Groep Administratie Externe communicatie KLANTENPERSPECTIEF

Klantentevredenheid Doelstelling

Alle informatie- en communicatiebronnen worden gebruikt, onderhouden en opgevolgd  opvolgen van alle communiciatiebronnen oa via de redactieraad

Actie Meting via performantie-indicatoren in sharepoint Streefcijfer: Realisatie: maandelijkse controle zie PI

Jaarverslag 2014

43

Naambekendheid Doelstelling Actie Meting Streefcijfer: 150 brochures

Verdeling van de informatiebrochures van het OCMW  verdere verdeling van de informatiebrochures via de onthaalpunten van het OCMW aantal informatiebrochures Realisatie: > 150 brochures

INTERNE PROCESSEN

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Doorlichten van alle communicatiekanalen Actie  interne doorlichting van alle communicatiekanalen Meting eindrapport Realisatie: Streefcijfer: is opgestart. Eerste voorstel is verwerkt in procedure geactualiseerd communicatiebeleid tegen 31/12 interne communicatie

Interne communicatie KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie

Gerichte controle van de informatiebronnen  dagelijkse controle van de foldertoren  maandelijkse controle van de website  maandelijkse controle van de lijst contactpersonen  maandelijkse controle van het draaiboek algemeen onthaal & de onthaalbrochure voor

personeel Meting performantie-indicatoren Streefcijfer: dagelijks & maandelijks

Realisatie: zie PI

Efficiëntie verhogen Doelstelling Intern doorlichten van alle communicatiekanalen Actie  interne doorlichting en aanpassen waar nodig Meting actueel overzicht van alle interne communicatiekanalen Realisatie: Streefcijfer: is opgestart. Eerste voorstel is verwerkt in procedure actueel overzicht op intranet interne communicatie

Jaarverslag 2014

44

Secretariaat KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling

Inventariseren van de beschikbare gebruiksmaterialen van het OCMW voor de organisatie van activiteiten.

 oplijsten stock met betrokken directies  implementeren van de lijst en dit organisatorisch afstemmen  opmaak van een werkinstructie  bekendmaking van het aanbod en de nieuwe werkmethode Meting werkinstructie staat op SP Streefcijfer: Realisatie: december 2014 lijst staat op SP: zaken in het groen kunnen uitgeleend worden via TD Doelstelling Opvolging klachten en meldingen Actie  implementeren en behandelen van klachten en meldingen in sharepoint Meting evaluatie in de kwaliteitsvergaderingen Streefcijfer: Realisatie: e wekelijks  3 klachten tem 3 kwartaal 2014  11 meldingen tem 4e kwartaal 2014 Actie

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie

De kwaliteit van de onthaal- & secretariaatswerking verhogen

 opmaak checklist met 20 vastgelegde controlecriteria  in de checklist wordt vastgelegd aan welke punten voldaan moet zijn om te kunnen spreken van een kwalitatief onthaal/secretariaat  per kwartaal controle door het team van vooropgestelde criteria  opmaak van een meetinstrument dat een analyse van de resultaten van de checklisten mogelijk maakt (vb.: welke punten scoren systematisch laag) Meting performantie-indicator op SP Realisatie: Streefcijfer: checklist is opgemaakt en wordt voorgelegd in teammaandelijkse opvolging overleg, 20 oktober Doelstelling Actief deelnemen aan het kwaliteitsgebeuren Actie  opleiden nieuwe medewerkers  opvolgen van de performantie-indicatoren  organisatie en verslaggeving van de kwaliteitsvergaderingen  ondersteuning bij interne audits  voorbereiding opvolgingsaudit  garant staan voor een maximale update van documenten van de eigen processen  vast agendapunt op teamoverleg  heropfrissen procedures van eigen processen in teamoverleg Meting kwaliteitsverslagen, teamverslagen en performantie-indicatoren Realisatie: Streefcijfer: juni 2014 mei 2014

Jaarverslag 2014

45

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling Alle aanvragen archief + bewaring aanvragen, gebeurt elektronisch Actie  toepassing aanvragen archief herdefiniëren Meting wijziging in procedure Realisatie: Streefcijfer:  aanvragen worden genummerd en elektronisch 100 % voor alle aanvragen bewaard  procedure is aangepast

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Implementatie van het programma Indesign Actie  opleiding voorzien voor min. 2 medewerkers Meting aantal uitnodigingen opgemaakt in Indesign Realisatie: Streefcijfer: opleiding gaat door voorjaar 2015 bij Syntra West december 2014

Algemeen onthaal KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Actie

Meting

Optimaliseren van de privacy voor de bezoekers van het OCMW  onderzoek naar de behoeften van de bezoekers  opmaak aanmeldingsformulier voor intakes  uitwerken modaliteiten in samenwerking met diensthoofden sociale dienst  aanpassing procedure onthaal  formulier is aanwezig op SP

Streefcijfer: 100 % voor alle intakes

Realisatie: nood werd bevraagd in enquête SD, cfr. de cliënt zijn er géén klachten over de privacy aan het onthaal

Doelstelling

Anticiperen op vragen van bezoekers met als doel bredere bekendmaking van onze dienstverlening

Actie

 onderzoek relevantie, haalbaarheid en mogelijkheden  in kaart brengen van het aanbod dat we willen accentueren i.s.m. SD/Ex. dienst/Intram. dienst  opfrissen van de producten 3-wekelijkse evaluatie in teamoverleg Realisatie:  opvoedingsondersteuning: OK  mantelzorg: OK  elek en gas: OK  assistentiewoningen versus SF: OK

Meting Streefcijfer: min. 2

Jaarverslag 2014

46

Doelstelling

Integratie van de onthaalwerking in de tevredenheidsenquête voor cliënten sociale dienst

 opmaak enquête i.s.m. SD  verwerking  opvolging van de resultaten Meting aantal acties in het verbeteractieplan Realisatie: Streefcijfer: het onthaal scoort goed / zeer goed december 2014 Actie


Blijvende opvolging pool onthaalmedewerkers

 opvolgen en evalueren van de administratieve taakverdeling met cluster onthaal/financiële dienst en aankoopdienst Meting  lijst administratieve taken op intranet  verslaggeving overleg met betrokken diensthoofden Realisatie: Streefcijfer: afspraak koepel op 3 juli evaluatie met diensthoofden per 6 maand Doelstelling Optimaliseren van de interne werking onthaal Actie  oplijsting van eigen taken per medewerker  streven naar een evenwichtige taakverdeling/verlofopname/permanentie; evaluatie en bijsturing  eventueel herverdeling en efficiënter structureren  vastleggen doublures  betrokkenheid verhogen door eigen verantwoordelijkheden toe te wijzen  blijvend werken aan onze troeven nl. een duidelijke klantvriendelijke visie + correcte doorverwijzing Meting individuele takenlijsten & verantwoordelijkheden Realisatie: Streefcijfer: doublure raad; CP-folder; LDC-scherm; december 2014 mazoutpremie= ok opvolging WI bereikbaarheid + 3-wekelijks evaluatie

INTERNE PROCESSEN Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Maximale integratie van de LEAN-gedachte in de werking Actie  doorlichting werkinstructies in het teamoverleg Meting verslagen teamoverleg Realisatie: Streefcijfer: 30 % gerealiseerd 3-wekelijks vast agendapunt teamoverleg Doelstelling Constante afstemming werking onthaal – sociale dienst Actie  14-daags overleg met de diensthoofden  participatie uitvoering LSB-plan  ondersteuning in praktische uitwerking Sociaal Rendez-vous  afstemming huidige performantie-indicatoren en opstart nieuwe blijvende opvolging en bijsturing van de cliënt- en telefoondoorstroming  uitwerken afspraken en integreren in de onthaalwerking  pemanent bijsturen via verslaggeving overleg diensthoofden  herindeling documenten om gebruiksvriendelijker te maken voor de pool Meting  meting telefonische bereikbaarheid  evaluatie per kwartaal in de kwaliteitsvergaderingen

Jaarverslag 2014

47

Streefcijfer:  vast punt 14-daags overleg diensthoofden  wekelijkse meting Doelstelling Actie

Realisatie: metingen in feb.-mrt. rond bereikbaarheid zijn afgerond, bespreking op team + kwaliteitsvergaderingen opvolging WI bereikbaarheid telkens in SD-overleg

Optimaliseren van het vormingspakket voor onthaalmedewerkers

 behoeftenanalyse opmaken  prioriteiten vastleggen & keuzes maken naar inhoud, relevantie en kostprijs  invoeren persoonlijk ontwikkelingsplan rekening houdend met de specifieke competenties  borgen van kennisoverdracht in het team Meting behoeftenanalyseplan Realisatie: Streefcijfer:  behoeftenanalyse is opgemaakt december 2014  voorleggen in VTO 18 nov

Aankoopdienst INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling

Op punt stellen en implementeren van Ultimo magazijnwerking in het magazijn van de aankoopdienst via upgrade naar Ultimo 10

Actie

 inwerken nieuwe medewerker(s) (via cluster AD – FD) in de magazijnwerking  voorzien in webtoepassing van Ultimo 10 voor bestellingen papier- en kantoorbenodigdheden  volgen van specifieke opleiding voor de nieuwe versie van Ultimo 10 Ultimo-magazijnwerking (software) + bestellingen zijn geïmplementeerd tegen juni 2014 Realisatie: bestelling nieuwe Ultimo versie is geplaatst eind de januari – installatie is pas voorzien 2 helft juni (wordt gekoppeld aan installatie nieuwe servers). Installatie is pas beëindigd eind oktober. Opleidingen nieuwe versie volgen halverwegen november. Opstart voorzien eind 2014 om definitief in gebruik te gaan begin 2015.

Meting Streefcijfer: juni 2014

Nieuwe praktijken/werkmethoden Doelstelling

Stimuleren van de samenwerking met de AD van Stad Waregem, na bepalen van een gezamenlijk aankoopbeleid en opzetten van een gestructureerd overleg tussen beide AD

Actie

 overleg Stad-OCMW inzake aankoopbeleid  voorstellen van enkele concrete dossiers  stappenplan voor samenwerking en bepalen van de modaliteiten voor een gestructureerd overleg  samenaankoop ook stimuleren met andere OCMW’s (en/of steden) binnen de regio  eventuele aansluiting bij ‘aankoopcentrale’ voor bepaalde gangbare producten (vb. massaproductieartikelen zoals papier, brandstoffen…) minstens 4 overlegmomenten per jaar + het aantal gezamenlijk gerealiseerde aankoopdossiers

Meting

Jaarverslag 2014

48

Streefcijfer:  minstens 4 overlegmomenten AD Stad/OCMW Waregem  minstens 2 dossiers in 2014

Realisatie:  2 overlegmomenten nl.: op 20/02/2014 en op 26/05/14 – overlegmoment in oktober wordt uitgesteld wegens gebrek aan bespreekpunten  1 dossier – Hospitalisatieverzekering +realisatie van dossiers: raamovereenkomst informaticamateriaal en dossier ‘gas en elektriciteit’

Efficiëntie verhogen Doelstelling

Realisatie van de vooropgestelde investeringen - minimaal 90 % uitgevoerd, waarvan 90 % binnen het voorziene tijdschema

Actie

 opmaken investeringsplan na de voorbereidende gesprekken met de betrokken diensten en de financiële dienst  verkennende gesprekken voeren met de betrokken staf- en lijndiensten over het inhoudelijke en de opportuniteit op het ogenblik van de opstart van het dossier  opmaken dossier per item en aanvraag visum ontvanger  opstart gunningprocedure  bespreken offerte met betrokken partijen  opmaken gunningvoorstel voor de raad  uitvoering raadsbeslissing en verdere opvolging  bijhouden evolutie investeringstotaal en budgetcontrole  bijsturen van tijdschema en/of investeringsopdrachten  minimum 90 % van het investeringsplan moet uitgevoerd zijn op het einde van het jaar (= minstens beslissing van de raad)  90 % van de gerealiseerde investeringsdossiers wordt gerealiseerd binnen de voorziene planning - zie performantie-indicatoren Realisatie: t/m raad van dec. ‘14 = 90 %

Meting

Streefcijfer: 90 % Doelstelling

Briefwisseling i.v.m. gunningen of nieuwe offerteaanvragen wordt verstuurd binnen de 5 wd na de raad waarin de beslissing werd genomen

 bijhouden van de tijdslimieten in de performantie-indicatoren AD  afwijking mag maximum 5 % bedragen Meting performantie-indicatoren Streefcijfer: Realisatie: max. 5 % briefwisseling > 5 wd t/m september 5 % Doelstelling Actualiseren en updaten van de leveranciersbestanden van de kandidaatActie

leveranciers voor de te plaatsen overheidsopdrachten  oplijsten bestaande categoriën van aannemers/leveranciers/dienstverleners  actualiseren van deze categorieën  actualiseren van kandidaten (gegevenscontrole coördinaten – verwijderen/toevoegen enz.) Meting  50 % tegen eind juni 2014  100 % tegen eind 2014 Streefcijfer: Realisatie:  50 % tegen eind juni 2014 60 % t/m december – wordt verdergezet in 2015  100 % tegen eind 2014 Actie

Jaarverslag 2014

49

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling

Volgen van een opleiding rond de uitvoeringsbesluiten op de nieuwe wet op de overheidsopdrachten

Actie

 opvolgen opleidingsaanbod  keuzes bepalen naar inhoud en kostprijs  opleidingsmomenten inplannen in agenda registratie aantal vormingsuren – minstens één dag/medewerker tegen eind 2014 Realisatie: t/m dec. 2014: 24 u. in totaal (18 u. Pol + 6 u. Rita)

Meting Streefcijfer: 2 dagen

Juridische dienst INTERNE PROCESSEN


Efficiëntie verhogen en uniformiteit dossiers garanderen bij invorderingsdossiers

 uitwerken ISO-procedure PRC  standaardbrieven integreren op sharepoint Meting evaluatie van het aantal uitgewerkte documenten Realisatie: Streefcijfer: 50 % - vergaderingen met SD en FD ingepland  volledig afgewerkte procedure  volledig afgewerkte standaardbrieven Actie

Efficiëntie verhogen Doelstelling Onderzoek naar invordering via dwangbevel Actie  doorlichting procedures van andere OCMW’s die via dwangbevel werken Meting aantal bezoeken en/of bekeken procedures Realisatie: Streefcijfer: 0 % - verschoven naar FD in 2015 2 doorgelichte procedures

Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie

Evaluatie dienstverlening juridische dienst bij 100 CSR-dossiers

 evaluatie taakverdeling  herbekijken prioriteiten Meting  aantal collectieve schuldenregelingen  uitwerking synthese activiteiten JD + tijdsbesteding Realisatie: Streefcijfer: 100 %  100 CSR-dossiers

 afgewerkte synthese

Jaarverslag 2014

50

Financiële dienst KLANTENPERSPECTIEF

Prijszetting en marktaandeel Doelstelling Actie

Meting

Jaarlijkse evaluatie en actualisering van de prijzen en de tarieven  opvolging van de evolutie van het indexcijfer voor de consumptieprijzen  aanpassing van de prijzen en tarieven bij spilindexoverschrijding/structureel/inflatie  eventualiteit indienen prijsverhogingsdossier FOD Economie  bijhouden van de evolutie van de index voor consumptieprijzen  voorstellen aan en goedkeuring door de OCMW-raad

Streefcijfer: jaarlijkse evaluatie n.a.v. evolutie index of structurele noodzaak

Realisatie: voorstel prijsaanpassingen: raad november 2014

INTERNE PROCESSEN


De Beleids- en Beheerscyclus (BBC) is volledig geïmplementeerd

 het luik New Horizon-prioritaire doelstellingen, acties en actieplannen wordt integraal ingevoerd met eventuele koppelingen aan budgetbedragen  de digitale rapportering aan de Vlaamse Overheid wordt ingesteld en uitgevoerd, retroactief vanaf 2012 Meting  ingave prioritaire doelstellingen n.a.v. het meerjarenplan en budget  opvolging doelstellingen (in New Horizon) naar evolutie en budget  digitale rapportering aan de Vlaamse Overheid wordt verricht Realisatie: Streefcijfer:  prioritaire doelstellingen n.a.v. meerjarenplan en  prioritaire doelstellingen = in BBC-systeem  digitale rapportering budget  meerjarenplan 2014-2019 = OK  digitale rapportering voor:  jaarbudget 2014 = OK - meerjarenplan  kwartaalrapportering I/2014 = OK - jaarbudget  kwartaalrapportering II/2014 = OK - budgetwijziging - de vier kwartalen  budgetwijziging 2014 = OK - jaarrekening  MJP 14-19 & budget 2015 = OK

FINANCIEEL PERSPECTIEF

Financiële zekerheid Doelstelling Actie

Het financieel meerjarenplan en het jaarbudget zijn goedgekeurd

 opmaak van het meerjarenplan en het jaarbudget in samenwerking met het managementteam en de budgethouders Meting het goedgekeurd meerjarenplan en jaarbudget Streefcijfer: Realisatie: meerjarenplan en jaarbudget in de raad van financieel meerjarenplan 2014-2019 + budget 2014 november

Jaarverslag 2014

51

Doelstelling Actie

Het jaarbudget wordt bewaakt door intense opvolging van de budgetevolutie

 de evolutie van het budget, de kostprijsanalyses en diverse gegevens worden weergegeven in de kwartaalrapporteringen  de evolutie van de doelstellingen (boordtabel) wordt meegegeven in de kwartaalrapporteringen  kwartaalvergaderingen met de budgethouders in het kader van de budgetopvolging Meting  kwartaalrapporteringen  kwartaalvergaderingen met de budgethouders Streefcijfer: Realisatie: per kwartaal wordt de rapportering ter beschikking  1° vergadering met budgethouders: 05/02/2014 gesteld van de OCMW-raad, de budgethouders en  2° vergadering met budgethouders: 07/05/2014 de directies  3° vergadering met budgethouders: 03/09/2014  4° vergadering met budgethouders: 05/11/2014  kwartaalrapportering IV/2013  kwartaalrapportering I/2014  kwartaalrapportering II/2014  kwartaalrapportering III/2014

Kostenbeheersing Doelstelling Actie

Er zijn kostprijscalculaties verricht voor de belangrijkste diensten

 er worden diverse kostprijsberekeningen opgemaakt vanuit de gegevens van de jaarrekening Meting de kostprijsberekeningen zijn toegevoegd in de toelichting van de jaarrekening Streefcijfer: Realisatie: jaarrekening in de raad van mei jaarrekening 2013: voorgelegd op raad mei 2014

Informatica INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling

Onderzoek mogelijkheden doorstroming informatie zorgcoördinatie/ thuiszorg en intramuraal

 onderzoek naar mogelijkheden wachtlijstbeheer in New Horizon cliënt en onthaaltrajectmodule  zoeken naar methode om informatie uit te wisselen Meting hangt af van resultaten onderzoek Streefcijfer: Realisatie: indien onderzoek ok volledig wachtlijstbeheer in onderzoek is bezig New Horizon tegen eind 2014 Actie


Gebruik sociale media

 via onderzoek interne & externe communicatie nagaan welke de mogelijkheden zijn van sociale media en hun impact op dienstverlening en communicatie Meting oplijsting van de mogelijkheden en hun wenselijkheid en uitvoerbaarheid Streefcijfer: Realisatie: de hangt af van het onderzoek  1 studiedag gevolgd, 2 volgt in juni  “kijken naar de buren” is bezig.

Jaarverslag 2014

52

Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie Meting Streefcijfer: 100 %

Aankoopbeleid IT-materiaal via raamcontract i.s.m. stad

Doelstelling Actie

Vernieuwen Virtuele serverhosts + updaten alle servers

 raadsbeslissing i.v.m. aankoopcentrale vanaf juni 2014 worden de afgesproken IT-aankopen gedaan via raamcontract Realisatie: er kan vanaf eind mei besteld worden via raamcontract

 aankoopprocedure  installatie Meting nieuwe hosts zijn geïnstalleerd en operationeel Streefcijfer: Realisatie: 100 % tegen half juli 2014 Installatie is begonnen, maar uitrol naar gebruikers is vertraagd door aantal hardnekkige technische problemen Doelstelling Rationeel gebruik van fotomateriaal Actie  bewerken fotobestand  opladen fotomateriaal naar beeldbank van stad Waregem Meting hoeveelheid bruikbaar beeldmateriaal staat op beeldbank en niet meer op eigen servers Streefcijfer: Realisatie: 100 % op eind 2014  fotomateriaal op de eigen servers wordt gesaneerd  stad heeft aangekocht en start implementatie  infomoment voor “fotobeheerders” is gepland op 24 juni  “onze” beheersmodule is klaar en opleiding is gegeven


Veiligheidsplan volledig conform maken aan minimale veiligheidseisen KSZ  verfijnen veiligheidsplan, risicoanalyse en continuïteitsplan

 laten uitvoeren van audit door KSZ Meting externe audit KSZ Streefcijfer: Realisatie: plannen zijn goedgekeurd door Raad eind 2014 risicoanalyse is 50 % af geslaagd zijn voor de audit

Technische dienst KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling

Blijvende opvolging openstaande zaken sociale dienst, Coorenblomme, de Varent, De Meers en de centrale keuken

Actie Meting Streefcijfer: 8/jaar

 maandelijks overleg met budgethouder verslag Realisatie: De Meers, keuken: 06/01, 13/01, 03/02, 24/02, 10/03, 24/03, 07/04, 05/05, 19/05, 26/05, 16/06, 25/08,

Jaarverslag 2014

53

15/09, 22/09, 29/09, 13/10 LOI, COC,DGW: 28/01, 25/02, 25/03, 29/04, 22/05, 27/05, 22/07, 29/08, 23/09 SF De Varent Coorenblomme:16/01, 18/02, 24/03, 22/04, 21/05, 20/06, 06/08, 26/09

Naambekendheid Doelstelling Actie

TD OCMW bekend maken bij studenten in een technische opleiding

 aanvraag voor stagiairs vanuit VTI Waregem e  deelnemen als jurylid bij beoordeling eindwerk 6 Industriële Wetenschappen VTI Waregem Meting stagerapport Streefcijfer: Realisatie: minimum 2 studenten lopen stage  3 studenten hebben stage gedaan voor renovatie Roterijstraat 121 van 17/02/14 tot 28/02/14  aanwezigheid op de tussentijdse evaluatie van de geïntegreerde proeven van onze laatste jaarstudenten op 11/02 en 24/06

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie Meting Streefcijfer: 10/jaar Doelstelling Actie

Woningen LOI, COC en Doorgangswoningen voldoen aan de gestelde eisen  verbeteringswerken uitvoeren aan zowel eigen woningen als aan huurwoningen (waar eigenaar minstens tussenkomt voor het bekostigen van de gebruikte materialen) aantal jobs van jobsoort “structurele verbeteringen” en afdelingscode “41.02: sociale dienst LOI, COC, DGW” Realisatie: momenteel reeds 12 jobs gereed gemeld in 2014

Lean: actualiseren van documentaire basis

 alle procedures, formulieren, instructies,… actualiseren in overleg met medewerkers  documentatie, instructies, periodieke onderhouden, jobplannen, servicecontracten enz… zowel in Ultimo als sharepoint actualiseren en op elkaar afstemmen. Meting bespreking in teamoverleg Streefcijfer: Realisatie: goedkeuringsdatum 2014 over te nemen in AVAP 2015 naar aanleiding van mogelijke wijzigingen in functie van Ultimo 10

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Opvolgen onderzoeksrapport TD stad en OCMW Actie  opnemen van voorgestelde acties in AVAP Meting opvolging in AVAP Streefcijfer: Realisatie: alle opmerkingen afgewerkt tegen eind 2014  opstarten stuurgroep krachtenbundeling “technische sociale tewerkstelling”  bijkomende vergaderingen hierover op 03/04 en 23/04  Dienamo werkt momenteel op regelmatige basis samen met groendienst TD op terrein van De Meers en Coorenblomme en LOI woningen. Doelstelling Optimale dienstverlening garanderen Actie  tussentijdse evaluatie maken van interne taakverdeling (via apart item in teamoverleg)

Jaarverslag 2014

54

Meting verslag teamoverleg Streefcijfer: 2 maal/jaar bespreking in teamoverleg

Realisatie: werden besproken tijdens evaluaties eind 2014

Nieuwe dienstverlening Doelstelling

Algemene opvolging realisatie nieuwe sociale werkplaats door WVI, seniorenwoningen Beveren-Leie en app. Zuidboulevard

Actie  aanwezigheid op werfvergaderingen en overlegmomenten Meting werfverslagen Streefcijfer: Realisatie: 100 % aanwezig op werfvergaderingen  Transvaal: 09/01/14,…,27/08/14 zie werfverslagen  Beveren-Leie: zie werfverslagen 17/06/14 … 02/09/14


Verdere vlotte samenwerking TD- klusjesdienst realiseren

 samenwerking, overleg en opvolging met klusjesdienst voor bepaalde werkzaamheden inplannen Meting aantal projecten doorgegeven aan klusjesdienst Streefcijfer: Realisatie: e minstens 5 projecten in 2014  schilderwerken pilaren 2 verdiep  schilderwerken in woning Bieststraat  schilderwerken in woning 283-1  schilderwerken in badkamer woning 86  schilderwerken Roterijstraat 121 Doelstelling Toepassing van OHSAS 18001: 2007 binnen de TD optimaliseren Actie  actieplan veiligheidsmanagement samen met IDPBW, verder uitwerken en bepalen datum uitvoering Meting aantal acties in actieplan Streefcijfer: Realisatie: 100 %  werken met derden  arbeidsmiddelen  zie ook onder proces veiligheid

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Voldoende kennis hebben van nieuwe technieken Actie  opleiding betreffende energie, technieken,enz… volgen Meting aantal diverse opleidingen en aantal uren gevolgde opleiding Streefcijfer: Realisatie: minimum 30 u voor gehele TD  21/01/2014: open forum prebes  30/01/2014 "van slim bouwen tot een veilige duurzame en energiezuinige werking"  12/02/2014: sanitair, hygiene en duurzaamheid in de zorgsector vtdv  12/03/2014: werkgroep kwaliteit VTDV  26/03/2014: easyfair maintenance  28/04/2014: studiedag prebes: brand  30/04/2014: werkgroep kwaliteit VTDV  09/05/2014: VTDV congres

Jaarverslag 2014

55

 16/05/2014: overheidsopdrachten (escala)  05/06/2014:bedrijfszekere energievoorziening  09/10/2014: Vanmarcke college: Bulex condenserende gaswandketels Thema Condens en Isotwin Condens (2 techniekers)

Betrokkenheid Doelstelling Actie Meting Streefcijfer: 8/jaar

Betrokkenheid medewerkers TD verhogen  maandelijks teamoverleg waarin medewerkers meedenken en mee beslissen verslag teamoverleg Realisatie: 29/01/14; 04/03/14; 02/04/14; 04/06/14; 03/07/14; 01/10/14; 06/11/14 en 19/12/14

Veilige werkomgeving Doelstelling Actie Meting Streefcijfer: 50 jobs

Veiligheidsgedrag medewerkers TD bevorderen  melden van kleine veiligheidsacties op de job zelf door voorzien van extra verplicht in te vullen veld.(LMRA) + mogelijke koppeling aan toolbox aantal jobs met veiligheidsacties genomen door betrokken medewerker TD Realisatie: 47 jobs

ICT en technologie Doelstelling Vlotte werking Ultimosysteem garanderen Actie  overstap naar Ultimo 10 realiseren Meting operationele werking Ultimo 10 = 100 % Streefcijfer: Realisatie: 31/12/2014: 100 %  wijze van gunnen en gunning voorzien in raad van januari 2014  Ultimo momenteel bezig met voorbereidende werkzaamheden  go live voorzien op 29/10/14

FINANCIEEL PERSPECTIEF Kostenbeheersing Doelstelling Actie Meting Streefcijfer: nulmeting

Afval waar mogelijk valideren  metaalafval via metaalopkoper valideren aantal kg teruggebracht en corresponderend bedrag opvolgen Realisatie:  teruggave oude metalen d.d. 16/04: 93,15 €  verkoop stoelen d.d. 19/06: 200,00 €  verkoop snij-ijzer d.d. 30/06: 93,60 €

Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Volledige renovatie woning Roterijstraat 121 met subsidies Nationale Loterij Actie  planning opstellen, jobs aanmaken, budget opstellen, uitvoering en opvolging Meting 100 % benutting subsidie Streefcijfer: Realisatie: einde renovatie: 01/10/2014 einde renovatie 15/10/14

Jaarverslag 2014

56

Personeelsdienst KLANTENPERSPECTIEF

Klantentevredenheid Doelstelling Actie

Werkdruk verminderen binnen woonzorgcentrum De Meers

 inschrijving project Zorg voor Zorg  actieve deelname aan de werkgroep(en) Meting personeelstevredenheidsenquête 2015 Streefcijfer: Realisatie: min. 3 acties om de werkdruk te verminderen  20/09/2013: kick-off project  5/12/2013: 1e bijeenkomst werkgroep  22/05/2014: startmeting consultent  17/06/2014: denk- en doedag (-> actieplan) Doelstelling De beleidsdoelstellingen van de personeelsdienst vertalen tot op het niveau

van individuele medewerkers  doelstellingen personeelsdienst bespreken in alle kwaliteitsvergaderingen (kwartaalrapportering)  beleidsdoelstellingen regelmatig communiceren via de maandelijkse nieuwsflits  betrokkenheid van medewerkers bij input beleidsdoelstellingen verhogen door een toegankelijk meldingssysteem te voorzien aan de personeelsbalie Meting de beleidsdoelstellingen van de personeelsdienst zijn vertaald tot op het niveau van individuele medewerkers Streefcijfer: Realisatie: min. per kwartaal 1 publicatie in de nieuwsflits  deelname alle kwaliteitsvergaderingen: OK definiëren  kwartaal 1: resultaten opvolging evaluatie en aanwezigheidsbeleid in nieuwsflits + terugkoppeling in teamvergaderingen De Meers  kwartaal 2 – 3: terugkoppeling VTO/aanpassing evaluatiecyclus in alle teamvergaderingen + aangepaste opleiding voor dienstpersoneel werd voorzien  opstart intern meldingssysteem sinds juli 2014  kwartaal 4: infosessies elektronische maaltijdchequekaart Actie

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling

Opvangen van toekomstige pensioneringen en werken aan een leeftijdsbewust personeelsbeleid

 opstart van een leeftijdsbewust personeelsbeleid  opvang toekomstige pensioneringen  voorzien van een systematische bevraging  organiseren jaarlijkse infosessie rond loopbaanonderbreking Meting een overzicht van de toekomstige pensioneringen en noodzakelijke aanwervingen Streefcijfer: Realisatie:  opleiding pensioenen en LBO 55+ contractuelen  invoering leeftijdsbewust personeelsbeleid uiterlijk eind 2014 gepland op 10 november 2014 Actie

Jaarverslag 2014

57

 jaarlijkse infosessie in november rond pensioen en loopbaanonderbreking 55+  100 % opvang van de pensioneringen = ok

 opleiding pensioenen en LBO 55+ statutairen gepland op 17 november 2014  permanente oplijsting lopende pensioendossiers vanaf raming centraal op personeelsdienst + oplijstiging 60+  opvolging resultaten pensioenramingen


Verdere uitbouw van het competentiegericht selectiebeleid  inventariseren van de meest geselecteerde functies en noden/mogelijkheden van praktijktesten en/of persoonlijkheidstesten

 verkennen van de markt op vlak van testing  onderzoek naar employer branding: o.a. visuele aantrekkelijkheid, eigen huisstijl en getuigenissen  uitgewerkt voorstel rond het gebruik van persoonlijkheidstest  uitgewerkt voorstel rond het presenteren van vacatures Streefcijfer: Realisatie:  jobpunt ontmoet: mogelijkheden rond testing in  min. 2 aanbieders: prijs/kwaliteitvergelijking kaart gebracht  persoonlijkheidstest in eigen bezit  deelname HRXpo: enkele namen van leveranciers verzameld  afstemmen stad ok  proeftraject Cebir persoonlijkheidsvragenlijst oktober 2014: positieve evaluatie Doelstelling Verdere uitbouw strategisch VTO-beleid (vorming, training, opleiding) Actie  opvolging één concrete actie per dienst (input denkgroep VTO oktober)  opleiding op maat “vergadertechnieken en timemanagement” voor alle leidinggevenden  voorzien van een jaarlijkse behoefteanalyse op vlak van VTO  vormingsaanvragen aanpassen gericht op kennisoverdracht  onderzoek naar het in kaart brengen en centraal registreren van interne lesgevers en talenten  onderzoek naar het in kaart brengen van ontwikkelingsmogelijkheden per competenties (centraliseren aanbod) Meting opvolging in het AVAP per dienst en denkgroep VTO Streefcijfer: Realisatie:  acties 2014 zijn afgewerkt uiterlijk eind  nieuw: start jaarlijkse behoefteanalyse (telkens december najaar) – doel: samenleggen denkgroep 18  procedure behoeftenanalyse tegen september november 2014 (= centraliseren aanbod PD) 2014  nieuw: formulier ontwikkelafspraken na evaluatiegesprek + alle evaluatieformulieren werden aangepast  nieuw ter ondersteuning van medewerkers:  vragenlijst ter voorbereiding FG  zelfevaluatie ter voorbereiding EG  = + aanzet tot in kaart brengen talenten  rechstreekse toelichting nieuwe formulieren/procedure aan medewerkers via alle teamvergaderingen: ok  opleiding voor medewerker dienstpersoneel onderhoud, logistiek, keuken en serviceflats: ok  opleiding evaluatoren: ok  gezamenlijke afspraak: geplande opleidingen Meting

Jaarverslag 2014

58

steeds ter kennis brengen aan alle leidinggevende (mail)  offerte ontvangen opleiding ‘vergadertechnieken en timemanagement’  lopende: opmaak ontwikkelingsmogelijkheden per competentie -> afwerking voorzien 2015


Verbeteren van de competenties als basis voor een optimaal personeelsbeleid

 evalueren aanwezige competenties per functieprofiel  concretiseren gedragsindicatoren in de functieprofielen (duidelijke taal) Meting aangepaste functieprofielen Streefcijfer: Realisatie: alle 72 functieprofielen zijn aangepast indien  aangepaste functieprofielen: medewerkers huisvereist houdelijke hulp, medewerker onderhoud DM, keuken Doelstelling Optimaliseren inscholing organisatie en personeelszaken Actie  verhogen frequentie inscholing organisatie en personeel  nagaan mogelijkheid “onthaaldag” e  nagaan inhoud onthaalkaarten (infomomenten 1 maand indienst) en onderscheid met e inscholingskaarten (interne opleidingingen 1 jaar indienst) Meting frequent inscholing, onthaal- en inscholingskaart, evaluatieformulieren inscholing organisatie en personeelszaken Streefcijfer: Realisatie: inscholing organisatie en personeelszaken binnen  aangepaste onthaal- en inscholingskaart De Meers 4 maand naar indiensttreding  opvolging inscholingen De Meers gebeurd nu centraal vanuit de personeelsdienst  data inscholing De Meers werden vooraf vastgelegd Actie


Personeelstevredenheid Doelstelling

De personeelsdienst beschikt over bevindingen van klanten over de dienstverlening

 nagaan mogelijkheid van een jaarlijkse interne klanttevredenheidsbevraging  voorzien van een permanent meldingsformulier voor externe en interne medewerkers Meting de personeelsdienst beschikt over bevindingen van klanten over de dienstverlening Streefcijfer: Realisatie: maandelijkse vaste bespreking van de input in het  meldingsformulier voor interne medewerkers: OK teamoverleg personeelsdienst  bespreking input in maandelijks teamoverleg  permanent opmaken actiepunten + opvolgen Actie

ICT en technologie Doelstelling Actie

Onderzoek naar de noodzaak van een HR-softwarepakket  nagaan mogelijkheid om functionerings- en evaluatiegesprekken automatisch te genereren uit HR-softwarepakket en rapportering evaluatieresultaten, gemiddelde score per competentie, …  onderzoek naar een module vacaturebeheer, rekrutering en selectie  onderzoek naar digitaliseren loonbrieven

Jaarverslag 2014

59

 onderzoek naar rapportering personeelskader, afwezigheden, leeftijdspiramide, …  nagaan mogelijkheden en afstemming met de stad Meting uitgewerkt voorstel voor een HR-softwarepakket Streefcijfer: Realisatie: min. 2 aanbieders vergelijken  deelname HRXpo: enkele namen van leveranciers verzameld  Delioz ontmoet op 24/03/214 (samen met Stad)  A&S Sollutions ontmoet op 03/07/2014 (samen met stad) -> afspraak opnemen budget 2015  Lopende: onderzoek naar digitale loonbrieven Doelstelling Vervolledigen van het tijdsregistratiesysteem ProTime binnen De Meers Actie  communicatie naar medewerkers en diensthoofden  opleiden van de diensthoofden  invoeren van de uurroosters  realiseren van de automatische linken tussen het tijdsregistratiepakket en het loonpakket Meting protime is operationeel bij diensthoofden Streefcijfer: Realisatie: 100 % van de medewerkers werkt via protime = ok  januari 2014: 62 %  maart 2014: 72 % (opstart 1e verdiep en 2e verdiep)  april 2014: 81 % (opstart 3e verdiep)  mei 2014: 88 % (opstart 4e verdiep)  oktober 2014: opstart keuken voorzien -> uitstel 2015 wegens proefproject nieuwe uurroosters (eindresultaat zal dan 99 % zijn – overige externe leerwerknemers niet voorzien) continue opvolging vanuit personeelsdient: opstart op maat, handleiding voorzien, permanente ondersteuning, toelichting teamvergaderingen

Sociale dienst Individuele en Projectwerking gezamenlijke doelstellingen KLANTENPERSPECTIEF

Klantentevredenheid Doelstelling Actie Meting Streefcijfer: 2

Tevredenheidsonderzoek bij de cliënten sociale dienst IHV/ projectwerking  organiseren van focusgroepen onder begeleiding van een externe partner  verbetervoorstellen evalueren en indien aangewezen integreren in de werking realiseren 2 verbeteracties Realisatie:  begeleiding met externe partner is niet weerhouden wegens de kostprijs  opgestart met afbakenen van de doelgroep en de methode om de enquête af te nemen  afname enquête: juli 2014  verwerking: augustus 2014  terugkoppleing KVEM 21/10 en team IHV 30/10  terugkoppeling bcsd febr 2015

Jaarverslag 2014

60

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling

Gerichter inzetten van de enveloppe kinderarmoedebestrijding binnen de middelen socio-culturele participatie met het oog op het verhogen van de ontwikkelingskansen van kinderen in armoede.

 informeren van GOK- en zorgleerkrachten van de Waregemse scholen (in samenwerking met de dienst internationale samenwerking Stad Waregem)  laagdrempelige gerichte actie(s) uitwerken (bv. concept kidofoon, vereenvoudigde steunaanvraag via school of CLB, ontwikkelen doorverwijsbrochure) Meting registratie van de bereikte doelgroep via één of meerdere gerichte actie(s) Realisatie: Streefcijfer:  18/03: sociaal rendez-vous GOK- en zorgleermin. 1 gerichte actie uitgewerkt en geïmplemenkrachten teerd in de werking  15/04: goedkeuring ingediend dossier POD: opstart Waregems Overleg Kinderarmoede  06/06: eerste WOK de 26/09: 2 WOK  3 acties gerealiseerd en geïmplementeerd (brugfiguur, mat. hulp, fin. hulp schoolfacturen) Actie

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie Meting Streefcijfer: 5 documenten

Screenen van documenten op SD share-point om op de website te plaatsen

Doelstelling

Lokale en regionale afstemming aanbod sociale dienst met andere welzijnsorganisaties.

 screening door werkgroep kwaliteit aantal documenten geplaatst op de website Realisatie:  Els volgt opleiding  meenemen in doelstelling 2015

 deelname aan de regionale stuurgroep thuisloosheid  deelname aan de verschillende lokale overlegstructuren  registratie van situaties die wijzen op noodzaak van bijkomende afstemming Meting aantal situaties die bijkomende afstemming vereisen + ondernomen acties Realisatie: Streefcijfer:  28/04: overleg met CAW+Voorhuis implementatie van minimum 2 acties  14/05: vooroverleg in kader van de evaluatie van het LTWR (bijsturing gebeurd)  23/06 en 18/09: afstemming buurtwerk – vindplaatsgericht werken jeugddienst (2 gezamelijke activiteiten)  10/07: overleg ziekenhuis Waregem (mediprima, de 3 betalerssysteem – opmaak WI ziekenhuis i.k.v. sociaal onderzoek.)  22/12: overleg CAW + woonactoren Actie


Uniformiseren en optimaliseren New Horizon  periodieke controle juiste toepassing NH (registratie bureel- en huisbezoeken, contacten, gebruik templates en gebruik RTF)

Jaarverslag 2014

61

 balans toegevoegde waarde: verbeteren en vereenvoudigen indien onvoldoende toegevoegde waarde Meting steekproef gebruik New Horizon Realisatie: Streefcijfer: registratie 2x per jaar: 90 % correct gebruik New Horizon  registratie gebruik KSZ  registratie gebruik template voor bcsd Doelstelling Procedures sociale dienst bekijken in functie het leanproces Actie  systeem witte fiches en lijst na zitting leanen  systeem voorschotten leanen  afbakenen takenpakket SD administratie Meting aantal procedures en/of werkinstructies Realisatie: Streefcijfer:  06/2014: leanen systeem borg + voorschotten 2 procedures/werkinstructies afgewerkt. WI opgemaakt. Start 01/09  afbakening takenpakket SD administratie: OK  leanen WF en LNZ: in proces


Deskundigheid Doelstelling Actie Meting

Ondersteunen medewerkers SD in het plannen en uitvoeren van hun kerntaken  organiseren van de vormingsmomenten timemanagement  bevraging evaluatie / effecten van de vorming  evaluatieverslagen  bevraging blijvende impact na 3 maanden

Streefcijfer: 1 vorming (incl. verslag bevraging) gemiddeld 3 merkbare positieve effecten

Realisatie:  20/02: vorming groep 1  27/03: vorming groep 2  evaluatie gebeurd. Opmaak 12 tips.  07/2014: Bevraging blijvende impact

FINANCIEEL PERSPECTIEF Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling

Intensieve controle van de aangevraagde en uitbetaalde toelagen van de POD MI

Actie Meting Streefcijfer: 0 % correcties

 aantal correcties aantal correcties Realisatie: in opvolging van controle POD correctie doorgevoerd duidelijkere afspraken gemaakt rond opvolging art. 60

Jaarverslag 2014

62

Individuele hulpverlening KLANTENPERSPECTIEF


Meting Streefcijfer: 1 school

Preventie: promoten gebruik van mobiele budgetbeurs in de scholen  contact met de scholen om mogelijkheden te bekijken gebruik van de mobiele budgetbeurs en /of deelaspecten in de scholen  try-out in 1 school  contact met de directies/leerkrachten aantal realisaties Realisatie: budgetbeurs in OCMW is uitgevoerd 02/2014

INTERNE PROCESSEN


Sensibiliseren van de doelgroep m.b.t. rationeel energiegebruik

 LAC cliënten gericht toeleiden tot de energiescan  promotie naar de doelgroep met betrekking tot de toeleiding voor de groepsaankopen voor elektriciteit en gas  begeleiden en uitvoeren van de V-test voor de cliënten  V-test uitvoeren bij cliënten die verwarmingstoelage komen aanvragen Meting meting aantal toeleidingen tot energiescans Streefcijfer: Realisatie:  100 % toeleiding naar energiescan  13/03/2014 forumvergadering werkgroep energie  promotie bij 50 % van de aangeboden groeps-  toetreding tot BND vanaf maart 2014 aankopen  team 17/04/2014 info door BND voor de MW  na LAC vergaderingen cliënten doorverwijzen naar BND voor energiescan  workshop Ecolife 29/9: 10 cliënten

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Actie

Optimaliseren sociaal verslag

 organiseren van de vorming  evaluatie van de vorming  implementatie van het aangeleerde in NH Meting steekproef correcte opmaak sociaal verslag Streefcijfer: Realisatie: 90 % correct sociaal verslag vorming voorzien in 28 augustus 2014 via VVSG: uitgesteld naar voorjaar 2015 Doelstelling Optimaliseren van de telefonieflow en ontwikkelen bereikbaarheidsbeleid Actie  in kaart brengen van de bereikbaar  sensibilisering medewerkers tot correct gebruik bestaande afspraken  permanent bijsturen via verslaggeving overleg sociale dienst en verslaggeving onthaal/hoofden SD

Jaarverslag 2014

63

Meting

 meting telefonische bereikbaarheid OCMW  meting bereikbaarheid maatschappelijk werkers

Streefcijfer:  wekelijkse meting doorstroming  14-daagse bespreking via vast agendapunt op het overleg

Realisatie:  registratie is bezig ; nieuwe WG bereikbaarheid wordt opgestart: 21/05/2014  WI opgemaakt. start 01/10/2014; 15/12: evaluatie

Projectwerking KLANTENPERSPECTIEF


Meting

Evaluatie van het buurtwerk via bevraging bij de bewoners in wijk Torenhof  bevraging eerste kwartaal 2014 via stagaire buurtwerk  verwerking van de resultaten 2de kwartaal 2014  bespreken van de resultaten in het WOB  eventuele implementatie van verbetersuggesties in de werking tegen eind 2014  registratie van het aantal bevragingen  rapport van de resultaten van de bevraging

Streefcijfer:  10 % van de bewoners werd bevraagd  minstens 1 verbetersuggestie is geïmplementeerd in de buurtwerking

Realisatie:  opstart maart 2014 door stagiaire  tegen eind mei: 60 enquetes afgenomen (svz 22/04: 40). Verwerking + verbetersuggesties tegen 15/08 bespreken resultaten in WOB oktober 2014: OK  1 verbetersuggestie uitgewerkt tegen eind 2014 andere worden meegenomen naar 2015

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling

Verdere uitwerking van begeleid zelfstandig wonen voor jongvolwassenen (studiotraining Ooigemstraat)

 eventuele samenwerkingsovereenkomsten uitwerken met externe welzijnspartners i.h.k. van Begeleid Zelfstandig Wonen  verdere uitwerking begeleidingsmethodiek, bijsturen begeleidingsvoorwaarden en criteria  opmaak procedure rond werking en methodiek  realiseren van minstens 2 opnames per jaar Meting registratie opnames en begeleiding via NH Streefcijfer: Realisatie: minimum 2 opnames per jaar  2 opnames gerealiseerd ; procedure: OK  2-maandelijks overleg opgestart in kader van bijsturing en evaluatie (14/04,18/06, 09/09) Actie


Verder uitwerking regisseurrol lokale toewijzingscommissie LTWR Stad Waregem

Actie

 bijsturen van de huidige procedure indien nodig

Jaarverslag 2014

64

 voorzien van de nodige overlegmomenten (min. 3 per jaar)  jaarlijkse terugkoppeling op het lokaal woonoverleg Meting registratie van de aangemelde situaties en toegewezen woningen (performantie-indicator) Streefcijfer: Realisatie:  100 % registratie van de aangemelde situaties  14/05: vooroverleg gepland in kader van de evaluatie van het LTWR  3 toewijzingen per jaar 12/06: woonoverleg evaluatie + aanpassing LTWR  04/09: eerste toewijzing derde werkjaar 20/11: tweede toewijzing derde werkjaar de  3 toewijzing: febr. 2015 Doelstelling Meewerken aan het actieplan regionale activeringsstrategie voor Zuid-WestActie

Vlaanderen  deelname aan het lerend netwerk voor trajectbegeleiders  toeleiden van potentiële kandidaten tot de gezamelijke projecten (ESF, digitale inclusie,….)

Meting

 registratie van het aantal toegeleide kandidaten  registratie en evaluatie van de resultaten per deelnemer

Streefcijfer:  10 toegeleide kandidaten (gespreid over 2 jaar)  100 % registratie resultaten per deelnemer

Realisatie:  deelname aan ESF project: In 123 voortraject kwetsbare jongeren (deelname aan stuurgroep) + stages in privéondernemeningen svz december: 5 mensen toegeleid en actief ingestapt.  stages in de privé: 2

Nieuwe dienstverlening Doelstelling Actie

Onderzoek naar verdere uitwerking project studie-ondersteuning  zicht krijgen op het bestaande aanbod studiebegeleiding/studieondersteuning in Waregem (via bevraging CLB)

 nagaan of verdere implementatie van de werking binnen de sociale dienst aangewezen is

 onderzoek naar uitrollen project voor alle inwoners van Waregem  onderzoek naar samenwerking met CLB’s als doorverwijzers en uitwerken toewijzingscriteria Meting

 overzicht aanbod studiebegeleiding/ondersteuning in Waregem  registratie van het aantal opgestarte begeleidingen

Streefcijfer: bij verdere uitrol: ondersteuning van minimum 4 gezinnen per jaar

Doelstelling Actie

Realisatie:  bevraging via CLB: OK  projectdossier ingediend via de Nationale Loterij (resultaat verwacht ongeveer tegen 04/2014)  goedkeuring project POD 15/04. Integratie studieondersteuning voorzien  06/06/14: eerste WOK. Geen vraag tot opstart studieondersteuning

Activering van kwetsbare jongvolwassenen  proefproject: doorverwijzing naar project zorgboerderijen in samenwerking met betrokken welzijnspartner

 deelname aan het regionale ESF-project (bij goedkeuring) voortrajecten kwetsbare Meting

   

groepen en evaluatie van de impact van deze werkwijze onderzoek naar mogelijkheden uitbouw eigen activeringsstrategie voor deze doelgroep registratie van de doorverwijzing registratie van de toeleidingen tot het ESF-project en de verdere doorstroom naar opleiding en/of tewerkstellingen bijhouden contacten in NH

Jaarverslag 2014

65

Streefcijfer:  1 doorverwijzing naar project zorgboerderij  5 toeleidingen tot ESF-project waarvan 1 doorstroom naar een traject opleiding/ tewerkstellling

Realisatie:  ESF-project goedgekeurd: opstartoverleg 26/02/2014. Deelname aan stuurgroep  12/2014: reeds 5 toeleidingen gebeurd, nog geen doorstroom naar tewerkstellingstraject  doorverwijzing zorgboerderij: NOK wegens geen geschikte kandidaten


Organiseren buurtgerichte activiteiten op straatniveau in wijk Torenhof met het oog op het bereiken van een ruimere doelgroep

 organiseren van de activiteiten op straatniveau  evalueren van de impact en de sociale cohese van deze activiteiten op het buurtwerk en de buurt Meting  registratie van de activiteiten op straatniveau  registratie van het aantal nieuw bereikte inwoners via de activiteiten op straatniveau Streefcijfer: Realisatie:  2 activiteiten op straatniveau  start ‘Torenhof klikt’ voorzien eind juni 2014 tot eind december 2014 20-tal deelnemers  gemiddeld 30 % van de deelnemers zijn nieuwe bereikte inwoners  eerste activiteit op straatniveau: 1 straat bevraagd, geen medewerking, wordt opnieuw geprobeerd Actie


Verder opvolgen proefproject preventieve woonbegeleiding in samenwerking met het CAW, RSVK en Helpt Elkander

 verdere afstemming van de samenwerking  komen tot een samenwerkingsovereenkomst Meting  registatie van de doorverwijzingen Streefcijfer: Realisatie:  100 % registratie  overleg op 28/04/2014:afstemming aangewezen.  100 % samenwerkingsovereenkomst  wachten op het voorstel van het CAW  23/12: opnieuw overleg. Geen samenwerkingsovereenkomst opgemaakt Actie


Verhogen van de kennis over hoe duidelijk te communiceren met anderstaligen    

organiseren van de vorming ‘duidelijke taal’ voor de medewerkers evaluatie van de vorming implementatie van het aangeleerde door aanpassen brieven, formulieren,… Meting registratie van het aantal aangepaste documenten Streefcijfer: Realisatie: minimum 3 documenten werden aangepast.  vorming: OK  aanpassing documenten: in proces, meenemen n.a.v. zorg audit Actie

Jaarverslag 2014

66

Extramurale dienst Thuiszorg KLANTENPERSPECTIEF

Ruim kwalitatief hoogstaand aanbod Doelstelling Actie Meting Streefcijfer: 250 Doelstelling

Versterken van de zorgcoördinatie  spreiden van de zorgcoördinatie over meerdere personen  realiseren van een geïntegreerd sociaal dossier per klant via New Horizon aantal dossiers waarvoor een thuiszorgtraject werd opgestart Realisatie: 607

Realiseren van een definitieve oplossing voor de 4e route van de warme maaltijden

 nagaan van mogelijke alternatieven  communiceren naar klanten Meting raadsbeslissing Streefcijfer: Realisatie: e tegen 31/05/2014 overname 4 route in bestaande eigen routes op 22.01.2014 (faillissement catering-bedrijf) Actie

INTERNE PROCESSEN Afstemming dienstverlening Doelstelling Actie

Verstevigen van de samenwerking met de intramurale dienst  opstart van systematisch overleg tussen zorgcoördinatie en intake De Meers  uitwisselen van gegevens bij opname van een gekende klant uit de thuiszorg

Meting Streefcijfer: 4

aantal overlegmomenten Realisatie: wekelijks overleg


Opvolgen van de nieuwe wetgeving rond lokale diensteneconomie  binnen de klusjesdienst evolueren naar een team van uitsluitend doelgroepwerknemers,

Meting

aangevuld met sociale tewerkstelling  nagaan van de mogelijkheid om het equivalent doelgroepwerknemers uit te breiden  zoeken naar mogelijkheden tot samenwerking voldoen aan het minimumcriterium van 5 doelgroepwerknemers volgens het nieuwe decreet lokale diensteneconomie Realisatie: 5

Streefcijfer: 5

Jaarverslag 2014

67


Automatiseren van de planning van de dienst huishoudelijke hulp  fungeren als piloot voor opstart en implementatie van Paralax, de nieuwe plannings-

Meting Streefcijfer: 100 %

module binnen New Horizon aantal medewerkers die gepland worden via het nieuwe systeem Realisatie: aangeboden softwarepakket voldoet niet

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling Actie Meting Streefcijfer: tegen half juni

Ontwikkelen van een duidelijke visie rond de toekomstige locatie en werking van het thuiszorgloket  oplijsten van de verschillende vereisten en alternatieven effectieve beslissing Realisatie: afhankelijk van beleid


Verstevigen van de medewerkers huishoudelijke hulp in hun positie als eerste aanspreekpunt/vertrouwenspersoon

Actie

 organiseren van een opleiding ‘wegwijs in de thuiszorg’  geven van informatie rond wilsverklaringen  organiseren van een opleiding ‘omgaan met verlieservaringen’ aantal georganiseerde opleidingen/infomomenten Realisatie: 2


Dienstencentrum Het Gaverke KLANTENPERSPECTIEF Klantentevredenheid Doelstelling Tevredenheidsmeting bij de computercursisten Actie  enquête bij de afloop van de cursussen van februari Meting resultaatverwerking enquête Streefcijfer: Realisatie: respons van 40 % 100 % enqûete werd afgenomen - resultaten opgenomen - verbeteracties ingeput

Naambekendheid Doelstelling Actie

Bredere bekendmaking van de activiteiten van het dienstencentrum  ontwikkelen van een algemene informatiebrochure van het dienstencentrum  extra inkijkexemplaren tijdschrift op openbare plaatsen  bekendmaking van het volledige aanbod bij alle cursisten

Jaarverslag 2014

68

Meting leeftijden gebruikersbestand Streefcijfer: instroom van jongere deelnemers bij andere activiteiten, stijgt met 5 %

Realisatie: 100 %: inkijkexemplaren worden verdeeld + informatiebrochure is opgemaakt + cursisten werden ingelicht


Verdere uitrol van de wijkwerking

 onderzoeken van de haalbaarheid van de verdere uitrol van de wijkwerking e  onderzoeken op welke locatie een 2 wijkwerking bij voorkeur wordt opgestart e  effectieve opstart 2 wijkwerking Meting aantal ontmoetingsnamiddagen Streefcijfer: Realisatie: sleutelfiguren bezocht + 2 ontmoetingsnamiddagen 20 % haalbaarheid werd onderzocht – cijfers metingen georganiseerd tegen eind 2014 opgevraagd en geanalyseerd

INTERNE PROCESSEN

Nieuwe dienstverlening Doelstelling Actie


Vedere uitbouw van vervoersmogelijkheden voor minder mobiele personen  verdere uitbouw van het rolwagenvervoer met de minibus  uitbreiden van het aanbod aan activiteiten in combinatie met vervoer  aantrekken van voldoende chauffeurs om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen aantal verschillende regelmatige gebruikers van het individueel rolwagenvervoer Realisatie: 20

Milieuvriendelijke en veilige infrastructuur Doelstelling

Ontwikkelen van een duidelijke visie rond de toekomstige locatie en werking van het dienstencentrum

Actie Meting Streefcijfer: tegen half juni

 oplijsten van de verschillende vereisten en alternatieven effectieve beslissing Realisatie: visie is vastgelegd – moet op termijn geïmplementeerd worden

GROEI- EN LEERVERMOGEN Deskundigheid Doelstelling Verdere uitbouw van het vrijwilligersbeleid Actie  uitwerken van een onthaalbrochure voor vrijwilligers binnen het dienstencentrum Meting opgemaakte onthaalbrochure Streefcijfer: Realisatie: brochure is opgemaakt tegen eind juni

Jaarverslag 2014

69

Intramurale dienst ROB-RVT- Intake - DVC - Kortverblijf KLANTENPERSPECTIEF


Psychologische ondersteuning bewoners De Meers

 bewoners die nood hebben aan psychologische ondersteuning de mogelijkheid bieden om professionele pschychologische hulp te krijgen  overeenkomst maken met aangeduide psycholoog Meting aantal interventies per jaar Streefcijfer: Realisatie: goedkeuring door bcoz en overeenkomst tegen juni 2014 Doelstelling Gericht gebruik van psychofarmaca – De Meers Actie  2014: in kaart brengen van het aantal bewoners dat psychofarmaca gebruikt  in kaart brengen van de duur van de behandeling  in kaart brengen van de reden waarom pschychofarmaca voorgeschreven worden Meting  aantal bewoners met psychofarmaca  duur van de behandeling  reden van behandeling Streefcijfer: Realisatie: 3 metingen gedurende 2014  studie-avond ‘Te veel psychotrope medicatie in West-Vlaanderen? Een maatschappelijk debat waard!’ (15/01/14)  april: Linda Lagache vraagt de diverse groepen gebruikte psychofarmaca op aan MDD Pharma.  mei: lijst met pschopharmaca is opgemaakt: >80 % van de bewoners gebruikt psychopharmaca  deze lijst wordt besproken met CRA  CRA stelt nota op die onder huisartsen verspreid wordt (27-05-2014)  juli: nieuwe registratie van het psychopharmacagebruik: gebruik van psychopharmaca is gedaald, incl. gebruik van antidepressiva. Dr. Sabbe geeft cijfers door aan de huisartsenkring cijfers metingen: aantal bewoners die minstens één psychopharma gebruikt:  mei: 261  juni: 251  sept.: 262  okt.: 253  dec.: 257 totaal aantal gebruik van psychopharmaca:  mei: 741  juni: 713  sept.: 724  okt.: 693  dec.: 704

Jaarverslag 2014

70

 meting december: uitsplitsing van gebruik psychopharmaca per afdeling;

 in 2015: verder zetten van de meting. MDD Pharma bezorgt de maandelijkse gegevens. Doelstelling Actie

Meten van de tevredenheid in dvc De Manège

 tevredenheidsenquête opmaken  toelichten van enquête op familiebijeenkomst  gegevens verwerken en evalueren Meting tevredenheidsenquête zie sp Streefcijfer: Realisatie: resultaten nulmeting eind 2014  sept 2014: opmaken van tevredenheidsmeting  oktober 2014: start uitvoeren bevraging  jan 2015: meting is uitgevoerd en geanalyseerd (zie sp tevredenheidmeting)


Organiseren van de opgelegde metingen Vlaamse Overheid – De Meers

 uitwerken metingen zodat medewerker er zo weinig mogelijk mee belast worden  vorming van alle medewerkers: wat, wanneer, hoe moet gemeten worden Meting sharepoint Streefcijfer: Realisatie: alle opgelegde metingen staan op punt tegen de semester 1: alle metingen zijn gerealiseerd: opgelegde data  febr.: meting fixatie  maart: medicatiegebruik – plan levenseinde  april: decubitus  april-mei: onbedoeld gewichtsverlies  mei: valincidenten  juni: medicijnincidenten  juli: ingave alle gegevens op E – health.  sept.: terugkoppeling gegevens door Vlaams Agentschap. semester 2:  sept.-nov.: onbedoeld gewichtsverlies  dec. 2014: gegevens zijn geregistreerd  griepvaccins medewerkers  bewoners overleden in wzc  vrijwilligers-uren in wzc  febr. 2015: alle gegevens zijn doorgestuurd naar de Vlaamse overheid Doelstelling Duidelijke richtlijnen opstellen i.v.m. mondzorg – De Meers Actie  opstellen van een procedure “mondzorg”  bespreking in De Kring en op de teamvergaderingen Meting  procedure is aanwezig  verslagen Kring en teamvergaderingen Streefcijfer: Realisatie: procedure en communicatie voltooid eind 2014  april: opleiding rond regionale implementatie van mondzorgplan  voorstel procedure mondzorg wordt besproken in De Kring van 14/10, aansluitend op de diverse teams  informeren naar mogelijke samenwerking met Gerodent en voorwaarden voor implementatie mondzorgprotocol  30 oktober 2014: procedure mondzorg in

Jaarverslag 2014

71

sharepoint  Kring 30 oktober: opvolging maatregelen ivm mondzorg op de afdelingen Doelstelling

Opvolgen en toepassen van nieuwe ontwikkelingen in het kader van wondzorg – De Meers

 op elke afdeling is er een referentieverpleegkundige die zich specialiseert in wondzorg en daar de nodige opleidingen voor volgt  de referentiepersoon adviseert collega’s, werkt behandelschema’s uit, superviseert de wondverzorgingen  updaten van werkinstructie wondzorgprotocol  opmaken procedure wondzorg Meting  aanduiding van een referentieverpleegkundige per afdeling  gevolgde opleidingen Streefcijfer: Realisatie: tegen eind 2014 heeft elke afdeling een referentie-  er wordt nagegaan welke organisaties een persoon wondzorg opleiding tot wondzorgreferente geven  3 wondzorgreferenten volgen opleiding wonddebridement op 22/05  voorstel procedure wondzorg ontworpen  Nathalie Depover (gelijkvloers) volgt opleiding tot referentieverpleegkundige wondzorg in najaar Doelstelling Verhoogde aandacht voor de behandeling en opvolging van “diabetes” – De Actie

Actie

Meers  binnen WZC De Meers wordt een referentieverpleegkundige “diabetes” aangeduid  deze verpleegkundige specialiseert zich in de preventie, opvolging en behandeling van

Meting

 er worden duidelijke afspraken gemaakt omtrent de mogelijke tijdsinvestering  aanduiding van een referentieverpleegkundige  afspraken

“diabetes”

Streefcijfer: tegen eind 2014

Realisatie:  er wordt nagegaan welke organisaties een opleiding tot referentieverpleegkundige diabeteszorg geven  AVAP: opmaak functieprofiel referentiepersoon in het algemeen  Kring 20 jan. 2015: er zal navraag gedaan worden welke verpleegkundige interesse heeft om diabetesrefente te worden in De Meers


Inkorten van de wachttijd voor opname voor ouderen met dementie – De Meers

 nagaan of opdelen van bewoners in doelgroepen behouden blijft  verschil in wachtduur fysische rvt en rvt voor ouderen met dementie opvolgen  onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om deze wachtduur te verkorten Meting  meting wachtduur  beslissing omtrent doelgroepenbeleid  januari: nulmeting aantal bewoners met dementie op de diverse afdelingen; herhaling meting november Streefcijfer: Realisatie: daling wachtduur bewoners met dementie met 10 %  opname van ouderen met dementie op afdelingen Actie

Jaarverslag 2014

72

voor fysische zorg indien mogelijk  wachtduur 2013 bewoners met dementie: 380 dagen  wachtduur 2014 bewoners met dementie: 244 dagen (daling met 35 %)  kwart 1: 320 dagen  kwart 2: 307 dagen  kwart 3: 167 dagen  kwart 4: 181 dagen  10/06 en 23/06: Kring rond opnamebeleid ouderen met dementie: uitbreiden van de mogelijkheden voor de opnames van personen met dementie (Meers4) begin augustus: ondanks meer dan 50 kandidaten op wachtlijst voor personen met beginnende dementie, wordt er met veel moeite een kandidaat voor opname op gelijkvloers gevonden Doelstelling

Onderzoeken welke de residentiële opnamemogelijkheden op korte termijn er zijn in crisissituaties (dvc De Manège)

Actie

 wachttijden voor opname van personen met dementie in dvc De Manège registreren  mogelijkheid van voorrangsregel onderzoeken  kortverblijf: beveiligen van afdeling cfr wegloopgedrag registratie wachttijden zie sp Realisatie:

Meting Streefcijfer: 0-meting Doelstelling Actie Meting

Opnamebeleid dvc De Meers en De Manège evalueren

 opnamebeleid herzien in functie van de doelgroepen van beide dvc’s  aantal F-forfaits per dvc  zorgzwaarte meten per dvc Streefcijfer: Realisatie:  gemiddeld 10 F dvc De Manège  opnames worden maandelijks besproken in overleg  gemiddeld 12 F dvc De Meers  jan/mei 2014: aantal F-forfaits is hoger dan het gemiddelde voor beide dvc  gelijkmatige verdeling van zorgzwaarte  juli 2013/juni 2014:  De Manège: 10.48 forfaits  De Meers: 13.22 forfaits


Organiseren van een “vlinder”functie – De Meers  bepaling van het werkschema “vlinders” – toekenningscriteria: wie kan er beroep op

doen, voor welke periode, tijdens welke shiften  bepaling van het tewerkstellingsequivalent van “vlinders” Meting  registratie van het aantal aanvragen  registratie van het aantal toewijzingen, op welke afdeling, voor hoelang en om welke reden  registratie van het aantal weigeringen en reden ervan Streefcijfer: Realisatie: daling van het aantal overuren met 10 %  opmaak werkschema, toekenningscriteria, periode en shiften – bespreking in De Kring van maart  1 april 2014 – start ht logistiek mw in mobiele equipe  start van 3 zorgkundigen, 1x75 %, 2x50 %, in de loop van mei en juni 2014  per kwartaal oplijsting van aantal overuren per

Jaarverslag 2014

73

afdeling Doelstelling Actie

Uitzuiveren documentaire basis (De Meers – KV – DVC)

 procedures MRSA, transferts en medicatie uitzuiveren en waar nodig aanvullen  nagaan welke procedures, werkinstructies en formuliern weinig of niet gebruikt worden – deze afvoeren Meting documentaire basis – zie sharepoint Streefcijfer: Realisatie: aantal documenten vermindert met 10 %  opvolging van gewijzigde procedures en documenten: zie performantie-indicatoren  procedure MRSA en bijhorende formulieren besproken in Kring 18/02 en aangepast; gewijzigde versie opgenomen in sharepoint  procedure medicatie besproken in Kring 04/03, in aanwezigheid Nathalie Loosveldt; gewijzigde versie opgenomen in sharepoint  mei 2014: proces apotheek is niet meer zichtbaar in SP  dvc: 27 mei: ordenen form-brieven en verwijderen van documenten die niet meer actureel zijn  aanpassing procedure palliatieve zorgen, externe dienstverlening  juli-aug: aantal procedures dvc is van 43 teruggebracht naar 31


Meting Streefcijfer: juni 2014

Brandveiligheid – A attest behalen  brandvertragend zitmeubilair aankopen  open livings conform regelgeving inrichten  wegwerken technische mankementen brandweerattest met A score Realisatie:  aankoop van brandvertragende stoelen en zetels – april 2014  lijst met in te dienen attesten opgemaakt door Luc Nuytens en besproken met Jo Carron  17 juli 2014: A attest


Personeelstevredenheid Doelstelling Actie

Meting Streefcijfer: eind 2014

De werkdruk voor de medewerkers is aanvaardbaar (DM – KV)  werkdruk wordt in kaart gebracht  meewerken aan project werkdrukvermindering in openbare WZC  functiedifferentiatie: nagaan welke functies welke taken uitvoeren. Uitvoering van basistaken toekennen aan lager geschoolde medewerkers. Hoger geschoolde medewerkers meer verantwoordelijkheid geven  uitgewerkte functiedifferentiatie  rapport project “werkdrukvermindering” Realisatie:  start mobiele equipe  hulp vanwege logistiek team in de voormiddag  zie gunstig rapport PartnerPlan  opstart begeleiding Zorg voor Zorg:

Jaarverslag 2014

74

 bijeenkomsten Zorg voor zorg: 22 april – 17 juni  sept-nov: steekproeven registratie “dagbesteding” i.s.m. “Zorg voor zorg”

 Kring: regelmatige besprekingen i.v.m. taakdifferentiatie (nov. – dec. – jan. ’15)

Deskundigheid Doelstelling Actie

Actualiseren van het inscholingsproject (DM – KV – DVC)

 nagaan welke inscholingen noodzakelijk zijn voor beginnende medewerkers  inscholingen binnen de 6 maanden na start werkperiode organiseren Meting  lijst van noodzakelijke inscholingen  lijst van nieuwe medewerkers  lijst van inscholingen binnen de 6 maanden na startdatum Streefcijfer: Realisatie:  30/06/2014: lijst van noodzakelijke inscholingen  Kring 21/01: evaluate inscholing  31/12/2014: lijst nieuwe medewerkers met  inscholingskaart is aangepast, zie sharepoint inscholingen binnen de 6 maanden na start planning inscholingen opgemaakt voor 2014 datum  afspraak met personeelsdienst dat zij inscholingskaart invullen a.d.h.v. aanwezigheidslijsten  inscholing ‘verpleegkundige zorg’ is opgemaakt en wordt georganiseerd op 15/10

ICT en technologie Doelstelling Actie Meting Streefcijfer: 30/06/2014

Opstarten elektronisch zorgdossier (dvc De Meers, dvc De Manège)  aankoop software gerniss  opleiding medewerkers elke gebruiker heeft een actueel elektronisch zorgdossier Realisatie:  maart – mei: configuratie dossiers dvc door Sonia Quintyn  opstart invullen dossiers voor verantw.:  dvc De Meers vanaf april  dvc De Manège: vanaf mei  aftekenen prestaties in Geracc: voor beide dvc: vanaf juni  vormingen Geracc voor zorgkundigen: 17/06 ; individuele vormingen ad hoc

FINANCIEEL PERSPECTIEF Maximaal benutten van de overheidsmiddelen/subsidiekanalen Doelstelling Actie

Bezettingsgraad optimaliseren (dvc De Meers, dvc De Manège)

 bij opname kortverblijf van een gebruiker uit dvc: tijdelijk deze plaats laten innemen door een persoon die extra dagen aanvraagt.  geregelde contacten onderhouden met ziekenhuizen, artsen, thuiszorgdiensten en andere verwijzers Meting gemiddeld aantal gebruikers per dag Streefcijfer: Realisatie: De Meers:  gemiddeld 10 gebruikers per dag voor dvc De Manège voor Vlaamse Gemeenschap en RIZIV  gemiddelde forfaits: juli 2013 – juni 2014: 13,22 F  gemiddeld aantal gebruikers jan. – juni 2014: 19,43  gemiddeld 12 gebruikers per dag voor dvc De

Jaarverslag 2014

75

De Meers voor Vlaamse Gemeenschap en RIZIV

per dag De Manège:  gemiddelde forfaits juli 2013 – juni 2014 De Manège: 10,48  gemiddeld aantal gebruikers: 10,48 per dag

Serviceflats / Groep van assistentiewoningen KLANTENPERSPECTIEF

Klantentevredenheid Doelstelling

De bewoners en/of hun familieleden zijn tevreden over de aspecten waarover zij bevraagd worden – Serviceflats

 in de loop van 2014: uitvoeren tevredenheidsmeting bewoners De Varent en de Coorenblomme  evalueren resultaten en (eventuele) verbeteracties aan koppelen  resultaten terugkoppelen op bewonersraad tegen einde 2014 Meting  resultaten tevredenheisbevraging  verbeteracties opnemen in verbeteractieplan Streefcijfer: Realisatie: 80 % tevredenheid  opmaak en verdeling enquête Coorenblomme in loop van maand april/mei 2014  terugkoppelen resultaten aan bewoners september 2014  opmaak en verdeling enquête De Varent in maand mei/juni 2014  terugkoppeling resultaten aan bewoners november 2014  beide meer dan 80 % tevredenheid Actie


Actueel houden van documentaire basis - sf

 actualiseren van procedures en werkinstructies in overleg met medewerkers en bewoners Meting  verslagen teamoverleg  versiedata procedures, werkinstructies en formulieren Streefcijfer: Realisatie: einde 2014: 100 % actuele documentaire basis  actualisatie procedures en documenten n.a.v. interne audit


Uitbreiding samenwerking met dienstencentrum met organisatie van aanbod animatie binnen serviceflats voor beide doelgroepen

Actie

 overleg met dienstencentrum naar mogelijkheden uitbreiding samenwerking  bezoek project mobiel dienstencentrum OCMW Deerlijk  bevraging bewoners serviceflats naar interesse in lopende initiatieven dienstencentrum en organisatie gezamenlijk vervoer via bus thuiszorg en/of organisatie activiteit in een van de serviceflats

Jaarverslag 2014

76

 neerslag info en mogelijkheden  verslagen overleg dienstencentrum Streefcijfer: Realisatie:  geplande acties zijn gerealiseerd  bezoek mobiel dienstencentrum OCMW Deerlijk  gezamelijke acties met dienstencentrum  modeshow februari 2014  modeshow augustus 2014 Doelstelling Actualiseren van wachtlijsten - SF Actie  briefwisseling aan eerste 15 personen op wachtlijst met concrete info plaats wachtlijst SF  contacteren eerste 5 personen op wachtlijst SF en peilen naar concrete belangstelling  meting wachtduur bijhouden vanaf 2011 om structureel overzicht te bekomen  organiseren van gezamelijke voorstelling serviceflat aan concrete kandidaat-bewoners (met instapmogelijkheden binnen het jaar) Meting  verslagen bcoz  schriftelijke neerslag contacten interesse eerste 5 personen wachtlijst SF Streefcijfer: Realisatie: einde 2014: meting wachtduur  wachtduur is gekend voor beide SF en evolutie  De Varent: 4 jaar 7 maand en Coorenblomme: 3 e van voorbije jaren jaar 6 maand (1 kwartaal 2014)  100 % van de nieuwe opnames zijn  De Varent: 4 jaar 8 maand en Coorenblomme: 3 e gerealiseerd uit de eerste 15 personen op de jaar 6 maand (2 kwartaal 2014) wachtlijsten  De Varent: 5 jaar en Coorenblomme 3 jaar 3 maand e (4 kwartaal 2014) Meting

Nieuwe dienstverlening Doelstelling

Informeren bewoners rond mogelijkheden boodschappendienst DieNaMo en winkelbus thuiszorg

Actie

 bevragen interesse bewoners mogelijkheden boodschappen  formaliseren gebruik boodschappendienst en winkelbus via winkellijst aantal bewoners dat beroep doet op de dienstverlening Realisatie: bevraging moet nog worden uitgevoerd

Meting Streefcijfer: 0-meting


Anticipatie uitbreiding uitvoeringsbesluiten betreffende groepen van assistentiewoningen voor residentie De Varent - SF

Actie

 verzamelen info en mogelijkheden toepassing uitvoeringsbesluiten groepen van assistentiewoningen via overleg  onderzoek mogelijkheden organisatie van crisiszorg en overbruggingshulp intern en/of externe organisaties met financiële consequenties  onderzoek weerslag uitbreiding hulpverlening naar huidig personeelsbestand en/of ondersteuning personeel wzc De Meers  neerslag info en mogelijkheden  verslagen overleg samenwerkende organisaties Realisatie: regionale ondersteuningspunten VVSG omtrent GAW en toepassingen d.d. 4/02/2014, 27/05/2014, 14/10/2014

Meting Streefcijfer: verslag

Jaarverslag 2014

77

FINANCIEEL PERSPECTIEF Kostenbeheersing Doelstelling Actie

Optimale bezetting serviceflats - SF

 leegstand binnen vooropgestelde marge  korte opvolging opknapwerken Coorenblomme Meting bezettingscijfers Coorenblomme / De Varent Streefcijfer: Realisatie: einde december 2014:  1e kwartaal bezetting: De Varent 100 % en  gemiddelde bezetting de Varent: 100 % Coorenblomme 100 %  gemiddelde bezetting Coorenblomme: > 98 %  2e kwartaal bezetting: De Varent 100 % en Coorenblomme 100 %  3e kwartaal bezetting De Varent 100 % en Coorenblomme 99,64 %  4e kwartaal bezetting De Varent 100 % en Coorenblomme 100 %

Logistiek INTERNE PROCESSEN Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie


Alle vol/leeg systemen staan op punt  controle van alle vol/leeg systemen op soort producten en aantallen  nazicht van verbruik op jaarbasis  afstemmen van aantal en soort producten volgens verbruik alle vol/leeg systemen zijn geïnvenariseerd Realisatie:  het vol/leeg systeem werd door Linda Lagache volledig op punt gesteld.  wekelijkse controle


Alle medewerkers centraal magazijn kunnen werken met het elektronisch beheer- en bestelsysteem

Actie

 bestelsysteem wordt door de apotheker volledig op punt gezet  opleiding van de medewerkers magazijn door de apotheker de drie medewerkers kunnen met het bestelsysteem werken Realisatie:  alle producten werden door Linda Lagache ingebracht in het systeem.  er wordt gewacht op een uitbreiding om statistische gegevens te bekomen vooraleer mw op te leren  14 nov. 2014: vorming Ultimo voor medewerkers logistiek  dec 2014: medewerkers logistiek werken beperkt in Ultimo, verantwoordelijke onderhoud werkt uitgebreider in Ultimo voor eigen bestellingen


Jaarverslag 2014

78

ICT en technologie Doelstelling Actie

Materiaalbeheer en –bestelsysteem staat op punt  alle materialen die in het centraal magazijn in voorraad zijn zijn ingebracht in Ultimo  van elk product is een minimum stock aangemaakt  alle bestellingen lopen via het elektronisch bestelsysteem


elektronische bestellingen Realisatie:  maart 2014: alle materialen zijn ingebracht in Ultimo  14 nov. 2014: vorming Ultimo voor medewerkers logistiek

Keuken KLANTENPERSPECTIEF

Klantentevredenheid Doelstelling Vegetarisch aanbod Actie  maandelijkse vegetarische schotel voor zowel bewoners, medewerkers als bezoekers Meting menu Streefcijfer: Realisatie: 12 maal per jaar maandelijks vegetarische schotel voor mw, bezoekers en als keuze voor bewoners: 28 januari; 12 maart; 29 april; 27 mei; 27 juni; 11 sept.; 16 okt. en 4 dec. 2014

INTERNE PROCESSEN


Werking cafetaria De Paddock op punt zetten

 grondige studie door verantwoordelijke keuken omtrent inhoud diverse taken cafetaria  uitwerken van een gedetailleerde taakomschrijving per cafetariamedewerker  duidelijke instructies aan alle cafetariamedewerkers Meting gedetailleerde taakafsprakens per cafetariamedewerker is aanwezig Streefcijfer: Realisatie: vorming van medewerkers tegen juni 2014

Efficiëntie verhogen Doelstelling Actie Meting Streefcijfer: 70 %

Correcte uitvoering van de verschillende taken in de keuken  meting waarbij de uitvoering van de verschillende taken vergeleken wordt met de beschrijving in de werkinstructies zie sharepoint – prestatie indicatoren proces keuken Realisatie:  meetinstrument is opgemaakt  start metingen april

Jaarverslag 2014

79

Doelstelling

De Paddock - Correcte verhouding tussen de hoeveelheid porties die besteld worden aan Aramark en het aantal verkochte porties

 meting die bijhoudt hoeveel porties Aramark levert en hoeveel er verkocht worden in De Paddock Meting zie sharepoint – prestatie indicatoren proces keuken Streefcijfer: Realisatie: verhouding 8/10 (80 %) van de geleverde porties  vanaf jan: meting performantie-indicatoren wordt verkocht sharepoint: aantal geleverde en niet verkochte maaltijden  percentage verkochte porties:  kwart 1: 87+ 91+ 94 = gem 91 %  kwart 2: 94 + 96 + 94 = gem 94 %  kwart 3: 95 + 95 + 92 = gem 94 %  kwart 4: 94 + 95 + 91 = gem 93 %  2014 gemiddeld verkocht: 91 % Actie


Afvalbeheer: daling van het aantal kg voeding dat weggegooid wordt

 afspraken maken met afdelingen omtrent portiegrootte  juiste hoeveelheden bereiden in de centrale keuken  overschotten van voeding op een correcte manier verwerken Meting meting aantal kg keukenafval Streefcijfer: Realisatie: daling met 10 % performantie-indicator milieu:  keukenafval van jan tot maart 2014 = 4 875 kg. Dit is een daling van 25 % t.o.v. de maanden jan. – maart 2013  keukenafval van jan. tot sept. 2014 = 16 250 kg. Dit is een daling van bijna 30 % t.o.v. de maanden jan. – sept. 2013  uniforme porties door aankoop correcte portielepels  afspraken omtrent uit te scheppen porties in de keuken  afpraken met de afdelingen omtrent de aangevraagde portiegrootte middagmaal

Jaarverslag 2014

80

A

DE MEEST GEBRUIKTE AFKORTINGEN AC: administratief centrum AD: aankoopdienst ADL: activiteiten van het dagelijks leven AVAP: actueel verbeteractieplan

B

B: budget BA: burgerlijke aansprakelijkheid BBC: beleids- en beheerscyclus BBH: budget beheer BCOZ: bijzonder comité ouderenzorg BCSD: bijzonder comité sociale dienst BEO: boortgat energie opslag BIB: bibliotheek BIN: Belgisch Instituut voor Normalisatie BIRB: Belgisch interventie- en restitutiebureau BIZ: Budget Inzicht Zuid West-Vlaanderen BMI: body mass index BND: buurten nabijheidsdiensten BOC: basis overleg comité BOH: breed overleg huisvesting BS: Belgisch staatsblad BSC: balanced scorecard BW: budgetwijziging BWHI: bijzondere wet tot hervorming der instellingen BZW: begeleid zelfstandig wonen

C

CAW: centrum voor algemeen welzijnwerk CBM: collectief beschermingsmiddel CBS: college van burgemeester en schepenen CEVI: centrum voor informatica (softwarehuis) CGG: centrum geestelijke gezondheidszorg CGVS: commissariaat generaal voor vluchtelingen en staatslozen CLB: centra voor leerlingenbegeleiding CLO: cliëntoverleg COC: crisisopvangcentrum COT: cliëntonthaal en trajectopvolging CP: culturele participatie CRA: coördinerend arts CSR: collectieve schuldenregeling

D

DAF: digitaal aanvraagformulier voor school – en studietoelage DAVO: dienst alimentatievorderingen DC: dienstencentrum DGW: doorgangswoning DRK: digitale regio Kortrijk DT: directieteam DVC: dagverzorgingscentrum

E

EHBO: eerste hulp bij ongevallen EPB: energie prestatie en binnenklimaat ESF: Europees sociaal fonds EVF: Europees vluchtelingenfonds EX. D.: extramurale dienst

Jaarverslag 2014

81

EVA: extern verzelfstandigd agentschap

F

FD: financiële dienst FOD: federale overheidsdienst FPC: financiële plannings controle FRGE: Fonds ter Reductie van de Globale Energiekost FRM: formulieren

G

GECO: gesubsidieerd contractueel GEDIS: gemeentelijk samenwerkingsverband voor distributienetbeheer GESCO WEP PL: gesubsidieerd contractueel in het kader van het werkervaringsplan plus GIP: geïntegreerde proef GPMI: geïndividualiseerd project voor maatschappelijke integratie GSM: Global System for Mobile Communications GTB: dienst voor gespecialiseerde trajectbepaling en –begeleiding GVP: gevaarlijk product

H

HACCP: Hazard Analysis and Critical Control Points HB: huisbezoek HL: hierarchische lijn HOC: hoog overleg- en onderhandelings comité HR of HRM: human resource management HVK: hoofdverpleegkundige

I

IBF: interdepartementaal begrotingsfonds ICF: International Classification of Functioning, disability and health. ICS: intern controlesysteem ICT: informatie- en communicatietechnologie ID: intramurale dienst IDEWE: externe dienst voor preventie en bescherming op het werk IDPBW-IDP-IDPB: interne dienst voor preventie, bescherming en welzijn op het werk IHV: individuele hulpverlening IGS: intergemeentelijke samenwerking IKV: in het kader van IKZ: integrale kwaliteitszorg IM: intramuraal IT: informatietechnologie IVA: intern verzelfstandigd agentschap IW: industriële wetenschappen

J

JAC: jongeren adviescentrum JD: juridische dienst JV: jaarverslag

K

KA: Koninklijk Atheneum K-CO: kwaliteitscoördinator K-decreet: kwaliteitsdecreet KG: kwaliteitsgroep KMO: kleine en middelgrote onderneming KSF: kritische succes factoren KSZ: Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid KV: kortverblijf KVME: Kwaliteit, Veiligheid, Milieu, Ethiek

Jaarverslag 2014

82

KW: kwartaal KZ: katzschaal L

LAC: lokale adviescommissie energie LCC: life cycle costing LED: licht-emitterende diodes LDE: lokale diensteneconomie LN: lean LMRA: last minute risk analysis LOI: lokaal opvang initiatief LSB: lokaal sociaal beleid LSBP: lokaal sociaal beleidsplan LSI: lokaal samenwerkingsinitiatief LST: lokaal steunpunt thuiszorg LTWR: Lokaal toewijzingsreglement Waregem LWN: leerwerknemer

M

MAT: managementteam MDO: multidisciplinair overleg MJP: meerjarenplan MMC: mindermobielencentrale MMPP: medische, mentale, psychische en of psychiatrische problematiek MMSE Mini Mental State Examination MRSA: Meticilline-resistente Staphylococcus aureus MW: maatschappelijk werker - medewerker

N

NAH: niet aangeboren hersenletsels NBBM: niet begeleide buitenlandse minderjarige asielzoeker NH: New Horizon NOB: nieuwe OCMW-boekhouding NOO: nieuwe OCMW-organisatie

O

OC: overleg comité of ontmoetingscentrum OCMW: openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn OGGW: ontewenst gedrag op het werk OSGW: ongewenst sexueel gedrag op het werk OXO: ouders en opvoeden

P

PAPS: preventieadviseur psychosociale contacten (externe dienst) PBM: persoonlijke beschermingsmiddelen PC: personal computer PD: personeelsdienst PDL: passiviteiten van het dagelijks leven PI: performantie indicatoren PIC: provinciaal integratiecentrum nu de SOM genoemd PO: preventief onderhoud POD MI: programmatorische federale overheidsdienst maatschappelijke integratie POD: programmatorische overheidsdienst POP: persoonlijk ontwikkelingsplan PR: procesrisico PPS: publiek private samenwerking PRC: procedure PSY: psychosociaal PSR: psychosociale risico’s

Jaarverslag 2014

83

PWA: plaatselijk werkgelegenheidsagentschap R

RCK: regionaal crisisnetwerk REG: rationeel energie gebruik RIZIV: Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering RMI: recht op maatschappelijke integratie ROB: rustoordbewoners ROG: recht om gehoord te worden RPR: rechtspositieregeling RTF: rich text format RSVK: regionaal sociaal verhuur kantoor RSZPPO: rijksdienst voor sociale zekerheid van de provinciale overheidsdiensten RUP: ruimtelijk uitvoeringsplan RVS: raad van state RVT: rust- en verzorgingstehuis RWO: ruimtelijk ordening - woonbeleid - onroerend erfgoed

S

SAR: seniorenadviesraad SBR-rekening: sociale bijstandsrekening SD: sociale dienst SDO: sociale dienst – onthaal overleg SEL: samenwerkingsinitiatieven éérste lijn SERR: sociaal-economische raad van de regio SF: serviceflat SIF: sociaal impulsfonds SINE: sociale inschakelingseconomie SIT: samenwerkingsinitiatief thuiszorg SMK: sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen SOM(de): sociaal onthaalbureau voor maatschappelijk integratie SP: sharepoint SVK: sociaal verhuur kantoor SVZ: stand van zaken

T

TD: technische dienst afkortingen gebruikt binnen de technische dienst: A: iets bijplaatsen, iets wegdoen en niet hoort tot de andere categorieën H: herstellen O: opleiding PO: preventief, periodiek onderhoud TOK: tewerkstelling en opleiding voor kansarmen V: verbeteren zodat de onderhoudskosten dalen

U V

VB: vast bureau VDAB: Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding VIK AM= veiligheidsinstructie arbeidsmiddelen VIK TAKEN = veiligheidsinstructies taken VIPA: Vlaams infrastructuurfonds voor persoonsgebonden aangelegenheden VIPS: Verantwoordelijke incontinentie personeel VMSW: Vlaamse maatschappij voor sociaal wonen VOT: vereniging ons tehuis Ieper VP: vertrouwenspersoon VTI: vrij technisch instituut VTO-beleid: vorming, training en opleidingsbeleid

Jaarverslag 2014

84

VVBAD: Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documentatie VVSG: vereniging van Vlaamse steden en gemeenten W

WD: werkdag WEP PL: werkervaringsplan plus WG: werkgroep WI: werkinstructies WIVO: West-Vlaams instituut voor de vorming van overheidspersoneel WOK: Waregems overlegplatform kinderarmoede WM: warme maaltijden WOB: werkgroep overleg buurtwerking WVI: West-Vlaamse Intercommunale

XY Z

Jaarverslag 2014

85

OVERZICHT VAN DE GEBRUIKTE AFKORTINGEN 81 VOORWOORD

Recommend Documents