OVEREENKOMST SERVICEVERLENING
De ondergetekenden: De publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Amersfoort, verder te noemen de gemeente, zetelende te Amersfoort aan Stadhuisplein 1 (Postbus 4000, 3800 EA), ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur van Concernmiddelen, de heer D. de Jonge, en de rechtspersoon Servicebureau Gemeenten, verder te noemen Servicebureau, gevestigd te Amersfoort, aan Utrechtseweg 12, 3811 NB, ten dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer H. Toeter, directeur;
nemen het navolgende in aanmerking:
De gemeente verzorgt in opdracht van en levert aan Servicebureau de personeels-, salaris- en hypotheekadministratie ten behoeve van (voormalig) medewerkers van Servicebureau. Servicebureau maakt gebruik van de HR-portaal van Amersfoort. Partijen leggen in deze overeenkomst hun rechten en verplichtingen vast.
en komen overeen als volgt: Artikel 1 Algemene bepalingen 1.1 De Algemene Inkoopvoorwaarden Diensten van de gemeente Amersfoort maken onderdeel uit van deze overeenkomst. 1.2 De algemene voorwaarden van Servicebureau zijn niet van toepassing.
Artikel 2 Begripsbepalingen In deze overeenkomst wordt verstaan onder: - APG Groep : Algemene Pensioen Groep, de pensioenuitvoeringsorganisatie van het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. - ARGA : Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Amersfoort. - Brondocumenten : Documenten waarin gegevens staan opgenomen, die door de gemeente als basis dienen voor verwerking.
- Bruto-nettotraject : De berekening van salarissen, toelagen en vergoedingen met toepassing van loon- en premieheffing en eventuele service-inhoudingen. - Loonfunctie : Registratienummer van een medewerker waarvoor (mutaties op) berekeningen en/of betalingen plaatsvinden in de personeels- en salarisadministratie. - Rechtspositie : de arbeidsrechtelijke situatie van de medewerker en de organisatie, beschouwd vanuit juridisch oogpunt. - UWV : Uitvoeringsinstelling Werknemersverzekeringen. - WIA : Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen. - WAZO : Wet arbeid en zorg - ZW : Ziektewet
Artikel 3 Onderwerp van de overeenkomst 3.1 Servicebureau verleent opdracht aan de gemeente tot het voeren van de personeels-, salaris- en hypotheekadministratie.
Artikel 4 Verplichtingen Servicebureau 4.1 Servicebureau levert brondocumenten (bijv. mutatie- en aanvraagformulieren, declaraties en verzamellijsten), uiterlijk 2 werkdagen voor de laatste dag van de maand, aan bij de gemeente door middel van door de gemeente aangegeven. 4.2 Servicebureau zorgt voor volledigheid van gegevens en levert zo nodig onderliggende documentatie aan. 4.3 Servicebureau verstrekt aan de gemeente de informatie die nodig is bij de uitvoering van de werkzaamheden inzake de WAZO en de ZW. 4.4 Servicebureau verstrekt aan haar medewerkers eventuele voorschotten op salarisbetalingen onder schriftelijke mededeling aan de gemeente. 4.5 Servicebureau zorgt voor premieaangifte aan Belastingdienst en APG Groep. 4.6 Servicebureau verzorgt de afdracht van premies aan Belastingdienst, Zorgverzekeraars en APG Groep. 4.7 Servicebureau verzorgt alle betalingen en ontvangsten in het kader van de hypotheekregeling. 4.8 Servicebureau heeft de (financiële) eindverantwoordelijkheid en aansprakelijkheid inzake de uitvoering van de hypotheekregeling. 4.9 Servicebureau verstrekt aan de gemeente de documenten, in papieren dan wel digitale vorm, die in aanmerking komen voor archivering in het personeelsdossier, zoals verslagen van functioneringsgesprekken en andere niet door de gemeente opgestelde documenten.
Artikel 5 Verplichtingen gemeente ten aanzien van personeels/salarisadministratie 5.1 De gemeente verwerkt de aangeleverde personeelsmutaties, -declaraties, -aanvragen en -verzamellijsten zodanig dat uitbetaling altijd in de eerst van toepassing zijnde maand, na datum aanlevering, plaatsvindt. 5.2 De gemeente verzorgt de bruto-netto berekening, uitbetaling van salarissen, toelagen, vergoedingen en declaraties inclusief salarisspecificaties en jaaropgaven. 5.3 De gemeente voert de rechtspositionele en fiscale toets uit op aangeleverde mutaties, declaraties en aanvragen. 5.4 De gemeente voert ten behoeve van de medewerkers van Servicebureau de geldende secundaire arbeidsvoorwaarden uit conform de ARGA. 5.5 De gemeente voert de regelingen in het kader van de ARGA uit, zoals vervoerplan, fietsplan, levensloop en keuzemodel arbeidsvoorwaarden. 5.6 De gemeente stelt personeelsbesluiten en –brieven op in verband met wijzigingen in de rechtspositie van medewerkers van Servicebureau en verzendt deze. 5.7 De gemeente is verantwoordelijk voor een bruto-netto traject conform de geldende wet- en regelgeving. 5.8 De gemeente berekent de premie-afdracht naar APG Groep, Zorgverzekeraars en Belastingdienst. 5.9 De gemeente zorgt voor aan- en afmelding naar APG Groep en UWV/ Belastingdienst. 5.10 De gemeente levert aan Servicebureau gegevens ten behoeve van de financiële verantwoording van salarissen en vergoedingen in de boekhouding. 5.11 De gemeente verwerkt organisatie- en formatiemutaties en wel uiterlijk in de eerstvolgende maand na aanlevering door Servicebureau. 5.12 De gemeente beheert alle verwerkte personeelsgegevens en bewaart de brondocumenten, in papieren dan wel digitale vorm, conform de daarvoor geldende wettelijke voorschriften en termijnen. 5.13 De gemeente is verantwoordelijk voor het beheer van de personeelsdossiers overeenkomstig de daarvoor geldende wettelijke voorschriften en termijnen. De gemeente is daarnaast verantwoordelijk voor de raadpleegbaarheid van de personeelsdossiers door Servicebureau.
Artikel 6 Verplichtingen gemeente ten aanzien van ziekteverzuim 6.1 De gemeente verwerkt de aangeleverde ziekteverzuimmutaties. 6.2 De gemeente levert de ziekteverzuimmutaties aan bij de desbetreffende Arbodienst. 6.3. De gemeente voorziet Servicebureau van verzuimoverzichten. 6.4 De gemeente signaleert aan Servicebureau inzake activiteiten met betrekking tot de Wet Verbetering Poortwachter.
6.5
6.6
De gemeente bewaakt de termijnen in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter en past eventuele consequenties daarvan toe op de salarissen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie. De gemeente verzorgt de informatieverstrekking en correspondentie met UWV in het kader van de WAZO (no-risk polis) en ZW.
Artikel 7 Verplichtingen gemeente ten aanzien van advies en informatie 7.1 De gemeente levert op verzoek aan Servicebureau relevante maatwerken standaardrapportages met gegevens uit het personeelsinformatiesysteem. 7.2 De gemeente geeft op verzoek informatie en advies over de rechtspositie en arbeidsvoorwaarden, sociale wetgeving, werkloosheid, loonheffingen, ziekte en arbeidsongeschiktheid aan medewerkers en management van Servicebureau. Deze informatie strekt zich ook uit tot prognoseberekeningen en juridische advisering met uitzondering van de meer complexe zaken zoals gerechtelijke procedures (bijv. bij ontslag), disfunctioneren en het treffen van een minnelijke regeling. 7.3 De gemeente organiseert incidenteel voorlichtingsbijeenkomsten over grote wijzigingen in wet- en regelgeving. Deze bijeenkomsten zijn voor medewerkers van Servicebureau vrij toegankelijk. In overleg kunnen deze bijeenkomsten op locatie worden georganiseerd. 7.4 De gemeente informeert Servicebureau periodiek (minimaal halfjaarlijks) over actualiteiten met betrekking tot salarissen, arbeidsvoorwaarden en rechtspositie.
Artikel 8 Verplichtingen hypotheekadministratie 8.1
8.2 8.3 8.4 8.5 8.6
8.7 8.8
gemeente
ten
aanzien
van
De gemeente voert een toets uit op aanvragen voor oversluitingen, renteconversies en aflossingen aan de hand van de hypotheekregeling en de algemene voorwaarden. De gemeente stelt offertes, besluiten en rentenota’s op en handelt alle hiermee verband houdende correspondentie af. De gemeente toetst de concept hypotheekakten. De gemeente verstrekt betaalopdrachten aan de financiële administratie van Servicebureau. De gemeente verwerkt alle ontvangsten en betalingen in een geautomatiseerd systeem. De gemeente geeft de maandelijkse termijnkalender vrij en verstrekt een verwerkingsoverzicht van de termijnkalender ten behoeve van de financiële administratie van Servicebureau. De gemeente verstrekt jaaroverzichten ten behoeve van de accountant en de financiële administratie van de opdrachtgever. De gemeente verstrekt jaaropgaven aan hypotheekgevers.
8.9 8.10
De gemeente verstrekt voorlichting, advisering en informatie aan medewerkers. De gemeente verstrekt relevante managementinformatie (op aanvraag).
Artikel 9 Verplichtingen gemeente ten aanzien van de HRM-applicatie 9.1 De gemeente stelt de HRM-applicatie beschikbaar ten behoeve van Servicebureau. 9.2 De HRM-applicatie wordt gebruikt voor raadplegen van personeelsinformatie door daartoe bevoegden. 9.3 Het gebruiksrecht bevat de volgende modulen/functionaliteiten: raadplegen eigen gegevens verlofaanvraag en –fiattering verzuimregistratie en -begeleiding (volgens de Wet Verbetering Poortwachter) salarisspecificaties en jaaroverzichten 9.5 De gemeente is verantwoordelijk voor het ontsluiten van de toegang tot het gemeentelijk netwerk. Artikel 11 Looptijd 11.1 Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van drie jaar, ingaande op 1 januari 2013 en eindigende op 31 december 2015. 11.2 Partijen zullen hun samenwerking periodiek evalueren. Daarnaast vindt indien gewenst periodiek inhoudelijk afstemmingsoverleg plaats. 11.3 Opzegging van deze overeenkomst kan plaatsvinden na verloop van de overeengekomen looptijd van de overeenkomst, steeds uiterlijk zes maanden voor de alsdan geldende einddatum van de overeenkomst en wel bij aangetekende brief. 11.4 Deze overeenkomst wordt, behoudens opzegging conform het vorige lid, steeds stilzwijgend voor de duur van één jaar verlengd. Artikel 12 Verplichtingen na beëindiging van de overeenkomst 12.1 Na eventuele beëindiging van deze overeenkomst zal de gemeente desgewenst meewerken aan de door Servicebureau gewenste wijze van overdracht aan een nieuwe dienstverlener van de alsdan nog lopende dienstverlening. 12.2 Nadat deze overeenkomst is geëindigd is Servicebureau gerechtigd de resultaten van door de gemeente geleverde diensten te blijven gebruiken. 12.3 Gegevens en brondocumenten die naar hun aard dienen bewaard te worden, kunnen door Servicebureau tot de maximale wettelijke termijn (7 jaar) na afloop van deze overeenkomst worden opgevraagd, tenzij wordt overeengekomen dat deze gegevens en brondocumenten na afloop van deze overeenkomst door de gemeente worden overgedragen aan Servicebureau of aan een nieuwe dienstverlener.
Artikel 13 Honorering 13.1 De overeengekomen prijs voor de diensten bedraagt € 844,-- excl. BTW per actieve loonfunctie per jaar. 13.2 De peildatum voor de bepaling van het aantal actieve loonfuncties is 1 juli van het lopende kalenderjaar. 13.3 De in het eerste lid genoemde prijs wordt eenmaal per jaar bijgesteld op basis van het door de gemeente gehanteerde prijs indexcijfer voor de begroting. 13.4 Voor beide partijen geldt dat fundamentele wijzigingen in de werkwijze vooraf kenbaar gemaakt dienen te worden, waarbij in overleg de eventueel noodzakelijke afstemming wordt gevonden. 13.5 Indien de aard en omvang van de dienstverlening substantiële veranderingen ondergaat, dient dit vooraf kenbaar gemaakt te worden. In onderling overleg zal eventuele aanpassing in prijsstelling worden vastgesteld. 13.6 Het is mogelijk om in overleg op incidentele basis extra werkzaamheden boven op de in deze overeenkomst genoemde uit te voeren. De prijs voor dit meerwerk bedraagt € 68,50 per uur (excl. BTW). Artikel 14 Betaling 14.1 De gemeente brengt het overeengekomen jaarbedrag jaarlijks in rekening in de maand juli van het lopend kalenderjaar. 14.2 Eventueel incidenteel meerwerk wordt afzonderlijk, na afronding van de overeengekomen dienst, in rekening gebracht.
Artikel 15 Geheimhouding 15.1 Beide partijen zullen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ten aanzien van de informatie over elkaars organisatie en (overige) in het kader van deze overeenkomst verkregen informatie. 15.2 Behoudens situaties waarin de gemeente een wettelijke of beroeps plicht heeft, zal de gemeente informatie en gegevensdragers welke hem ter beschikking staan, niet zonder voorafgaande schriftelijke toe stemming aan derden ter beschikking stellen en aan zijn per soneel slechts bekend maken voor zover dit nodig is voor het verrichten van de over eengekomen prestaties.
Artikel 16 Rechtskeuze 16.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 16.2 Partijen verbinden zich om alle geschillen die uit deze overeenkomst voortvloeien, in onderling overleg op te lossen.
16.3
Slechts indien onderling overleg niet binnen een redelijke termijn tot oplossingen leidt, wordt het geschil beslecht door de bevoegde rechter te Utrecht.
Overeengekomen te Amersfoort en in tweevoud ondertekend op: ……….2014 Gemeente Amersfoort
Servicebureau
………………………………
………………………………
dhr. D. de Jonge directeur Concernmiddelen
dhr. H. Toeter directeur
