Outsourcing dokumentových procesů

Konference Firemní IS 2016

Outsourcing dokumentových procesů

Outsourcing dokumentových procesů jako alternativa k nákupu IS Digitální podatelna Canon, jak ho možná neznáte Referenční projekt

Petr Marc Sales Manager Canon Business Services


Outsourcing dokumentových procesů jako alternativa k nákupu IS

?


Co přináší vlastnictví informačního systému

Funkce Trendy

Firemní IS

Cloud

Mobilita


Outsourcing – lidé, procesy a technologie nakupované jako služba

Lidé

Příležitosti ke zlepšení

Řízení rizik

ŘÍZENÍ PODNIKU

Procesy Jasné cíle realizace

Technologie

Osvědčené postupy

Monitorování a měření

Optimalizace a transformace

Revize

Kontrola kvality

Standardizace


Doporučení pro klienty při nákupu outsourcingu

Přehodnoťte náklady na správu in-house provozů.

Konsolidujte vztahy s dodavateli služeb

Dejte vašim outsoucingovým rozhodnutí strategický rozměr

Zdroj: © InfoTrends 2014, European Document Outsourcing Forecast: 2013-2018


Digitální podatelna

Služby digitální podatelny

Problémy v oblasti podatelny Příjem

Příprava

Skenování

Analýza

Obohacení

Doručení

Tři klíčová témata jsou rozhodující

Nákladová efektivita a produktivita

Přehled a kontrola

Bezpečnost a shoda s legislativou

Archivace


Problémy v oblasti nákladové efektivity podatelny

Digitální archivace a distribuce znamená, že vaše organizace ušetří každý rok peníze.

Odesílání tištěných materiálů kurýrní službou stojí od

8 do 13 eur na jednu poštovní zásilku AIIM (2012)


Problémy s produktivitou

60 %

U 65 % organizací dokáže digitální poštovní centrála urychlit reakci na zákazníky až trojnásobně.

organizací by dosáhlo zřízením digitální podatelny až 20% zvýšení produktivity personálu. AIIM (2011)


Problémy v oblasti kontroly

28 %

respondentů považuje dostupnost záznamů pro zaměstnance v rámci podniku za nedostatečnou nebo velmi nedostatečnou. AIIM (2012)

Kontrolujte a sdílejte veškerou příchozí komunikaci s klíčovými účastníky procesů.


Problémy s produktivitou

68 %

U 65 % organizací dokáže digitální poštovní centrála urychlit reakci na zákazníky až trojnásobně.

profesionálů souhlasí, že není daleko doba, kdy podnik, řídící se rychlostí papírových dokumentů, neobstojí. AIIM (2014)


Problémy v oblasti nákladové efektivity podatelny Příjem

Příprava

Problémy

Skenování

Analýza

Obohacení

Problémy Náročnost na manuální práci

Doručení

Archivace

Problémy Náchylnost k chybám a prodlevám

Nákladné úložiště dokumentů

Důsledky

Důsledky

Důsledky

Je zapotřebí mnoha zdrojů k vyzvednutí pošty

Chyby identifikované uprostřed procesu

Vysoké náklady na infrastrukturu

Vysoké náklady na práci a prostředky

To znamená telefonické hovory a interní komunikaci k vyhledání správných dokumentů

Ve fyzické i IT infrastruktuře, pokud jsou všechny dokumenty uchovávány bez ohledu na jejich význam


Problémy v oblasti zabezpečení a zajištění legislativní shody Příjem

Příprava

Problémy

Skenování

Analýza

Obohacení

Problémy Problémy s utajením

Důsledky

Manuální příjem a digitalizace může znamenat narušení bezpečnosti Jsou-li dokumenty digitalizovány manuálně, znamená to, že s nimi pracuje několik lidí, což může vést k úniku důvěrných informací.

Doručení

Archivace

Problémy Nesprávní příjemci

Důsledky

Nedodržení bezpečnostních zásad

Důsledky

Riziko pro podnik

Žádné omezení informací

Dokumenty odeslané nesprávným příjemcům mohou způsobit únik důvěrných informací, což může vést k pokutám.

Kopie a sdílené disky, pokud nejsou správně spravovány, mohou vést k neautorizovanému přístupu k informacím.


Bezpečnost a shoda s legislativou

Nákladová efektivita a produktivita

Moderní podatelna je především digitální, digitalizuje na vstupu.

Přehled a kontrola


Služby digitální poštovní centrály: Jak to funguje Příjem

Příprava

Skenování

• Příjem Příchozí pošta je přijata a roztříděna podle podnikových pravidel. • Příprava Pošta je připravena k naskenování včetně odstranění vazby a označení čárovým kódem. • Skenování Dokumenty jsou naskenovány a je provedena kontrola kvality. Digitalizované dokumenty jsou zabezpečeným přenosem (dle situace) odeslány do externího střediska.

Analýza a vytěžení

Obohacení

Doručení

Archivace

• Analýza a vytěžení Digitalizované dokumenty jsou automaticky klasifikovány na několik typů. Data jsou automaticky extrahována dle požadavků zákazníka. • Obohacení Manuálně nebo automatizovaně mohou být přidána doplňková data. • Doručení Digitalizované dokumenty a extrahovaná data jsou automaticky přeneseny do archivačního systému zákazníka. • Archivace Fyzické dokumenty jsou archivovány na požadovanou dobu uchování.


Modely dodávky Příjem

Příprava

Skenování

Analýza


Řešení spravované pro vás

Na místě nebo v cloudu

Obohacení

Doručení

Archivace

Outsourcingové služby

Spravované služby

Dodávka technologie a integrace


Outsourcingové služby: Digitální podatelna Příjem

Příprava

Skenování

Klíčové výstupy • Komplexní outsourcované služby se zaručeným plněním klíčových ukazatelů výkonnosti a dohod o kvalitě služby • Automatické rozdělování do elektronické schránky, složky a workflow • Flexibilní cenový model s možností placení podle využití • Doručování, archivace nebo bezpečná skartace fyzické pošty • Průběžné zlepšování procesních postupů a technologií • Certifikace ISO 27001 a 9001

Analýza

Obohacení

Doručení

Archivace

Hlavní výhody • Nejsou zapotřebí žádné investice do lidí ani technologií • Díky uvolnění prostředků a zdrojů se může zákazník lépe soustředit na svou hlavní činnost • Canon může převzít stávající pracovníky poštovního střediska • Flexibilní cenové modely pro různé objemy pošty • Flexibilní a modulární model poskytování • Okamžitý přínos osvědčených postupů a pokročilejších a modernějších technologií


Canon, jak ho možná neznáte ...

Canon Business Services Divize Canon Business Services je více než 15 let vedoucí poskytovatel služeb v oblasti outsourcingu dokumentových procesů. Jsme tým zkušených expertů, poskytujeme poradenství, vytváříme řešení a dodáváme externí služby podnikům a organizacím. Díky dlouhodobému a celosvětovému zaměření Canon Business Services na tuto oblast jsme schopni dosáhnout vyšší efektivity s prokazatelně nižšími provozními i fixními náklady pro zákazníka.

19

Canon Business Services Tým odborníků

386 MIO Kč obrat CBS v roce 2014

Risk & Change Management

Technologie

200 zaměstnanců

CBS EMEA Best Practices

Know-How

Procesní řízení

Klienti TOP společnosti CZ/SK

20

Služby CBS Sl u žb y o u t so u rcin gu d o ku me n to vých p ro ce sů

S p rá va živo tn íh o cykl u t e ch n ické d o ku m e n t a ce

C e n tru m d i gitá ln ích a t isko vých slu že b Sl u žb y ko mu n ika ce se zá ka zn íky

21

R1 Strictly Confidential r2

Služby komunikace se zákazníky

Data

Příprava, návrh, design a zpracování dat

Snížení nákladů o 10-30 % u

všech transakčních tisků

Tisk

Obálkování

Podání

Tvorba a zajištění marketingových materiálů Elektronické zasílání dokumentů

Doručení

Vyhodnocení a sledování KPIs

Snížení nákladů až o 20 % na odchozí zásilky

22

R1 Strictly Confidential r2

Služby outsourcingu dokumentových procesů Komplexní soubor služeb pro zpracování dokumentů s využitím nejnovějších technologií a procesů určený zejména velké i střední společnosti. Služby se vyznačují především digitální transformací dokumentů v okamžiku vstupu do společnosti na jedné straně a optimalizací tiskových procesů na straně druhé.

Vstup

23

Zpracování příchozích a odchozích faktur


Výstup

Skenování a digitalizace

PRINCE 2

Archivační služby

Tiskové služby

Center of Excellence for Intelligent Data Processing (Canon CoE-IDP)

Služby skenování a archivace

Služby zpracování faktur

Center of Ecellence for Intelligent Data Processing (CoE-IDP)

2007

• Vznik ScanRecoCenter Prague (SRC) • Pod hlavičkou Océ Business Services

2013

• Regional Delivery Center (RDC) • Otevření pobočky v Ostravě • Pod hlavičkou Canon Business Services

2014

• Koncept Center of Excellence for Intelligent Data Processing (CoE-IDP) nastartován

Digital Process Services

COE-IDP - základní fakta CoE je profesionálně vybavené středisko pro zajištění komplexních a profesionálních služeb v oblasti digitalizace a vytěžování dat • 2 pracoviště v České Republice (Praha / Ostrava) • Detašované skenovací střediska v NL, DE, HU, FR, SK, CH • 18 FTE + 100 zaškolených brigádníků • 40 osob zdravotně postižených (Ostrava) • 19 aktivních zákazníků

Canon COE-IDP - výkonnost •

Více jak 15 produkčních skenerů (Canon, Panasonic, Fujitsu)

•

Více jak 30 validačních stanic

•

8 tiskáren čárových kódů

•

Platformy IRIS a KOFAX

•

2,5 milionu stran zpracovaných každý měsíc

•

60 000 faktur zpracovaných každý měsíc

•

1 500 000 dalších zpracovaných dokumentů každý měsíc

Vybrané reference společnosti Canon

28


Referenční projekt

Příklad projektu digitalizace papírových dokumentů s vytěžováním


Hlavní cíle projektu  Digitální archivace a zpracování dokumentů    

Zvýšení efektivity práce s dokumenty Minimalizace rizika zničení nebo ztráty dokumentů Zvýšení transparentnosti zpracování Standardizace procesů

 Snížení negativních dopadů administrativy na životní prostředí  Elektronické faktury a přílohy se již nemusí tisknout  Průběžné zvyšování podílu elektronických faktur


Situace před realizací – oběh dokumentů

“

Jeden dokument urazil průměrně: 116 km


Základní přehled procesu po zavedení


Přínosy projektu Údaje o implementaci    

09/2012 – 01/2013 příprava, zpracování technických analýz a metodik s dodavateli 02/2013 – 12/2013 postupné nasazování po jednotlivých pobočkách Za rok 2013 zpracováno téměř 90 000 dokumentů Podíl elektronických faktur od dodavatelů 41%


Přínosy projektu 



Dosažená efektivnost 6 FTE již v rámci implementace  ROI – do 5 let po ukončení projektu  Roční úspora 0,5 M Kč Standardizovaný proces zpracování došlých dokumentů  Pro 16 poboček, všechny produkty  Snížení chybovosti o 60 %  Integrace s existujícími systémy  Interní (TMS, LMS, SAP)  Externí (POSTLINE)  Kompletní digitalizace dokumentů  Full text PDF  Uznávaný elektronický podpis součástí zpracování u dodavatele

Outsourcing dokumentových procesů jako alternativa k nákupu IS

Děkuji za pozornost Petr Marc

Outsourcing dokumentových procesů

Recommend Documents