Základní škola Laškov, okres Prostějov, příspěvková organizace 798 57 Laškov 21
ORGANIZAČNÍ ŘÁD ŠKOLY část:
VNITŘNÍ ORGANIZAČNÍ SMĚRNICE
Č.j.: Vypracoval: Schválil:
/2010 Mgr.Lenka Blahová, ředitelka školy Mgr.Lenka Blahová, ředitelka školy
Pedagogická rada projednala dne
13.11.2009
Směrnice nabývá platnosti ode dne:
1.1.2010
Směrnice nabývá účinnosti ode dne: 1.1.2010 Změny ve směrnici jsou prováděny formou číslovaných písemných dodatků, které tvoří součást tohoto předpisu.
Směrnice vychází z těchto právních předpisů: - Zákon o účetnictví č.563/1991 Sb., v platném znění - Opatření MF č.j. 283/76 104/2000, kterým se stanoví účtová osnova, postupy účtování uspořádání položek účetní závěrky a obsahové vymezení těchto položek pro organizační složky státu, územní samosprávné celky a příspěvkové organizace - Vyhláška o FKSP č.114/2002 Sb., v platném znění - Zákon o rozpočtových pravidlech č.250/2000 Sb., v platném znění. Obsah: 1. Systém zpracování účetnictví 2. Seznam účetních knih, symbolů a zkratek číselných znaků použitých pro vedení účetnictví 3. Účtový rozvrh 4. Oběh účetních dokladů 5. Podpisové vzory osob jednající jménem organizace 6. Podpisové vzory osob podílejících se na účetních operacích ZŠ Laškov 7. Podpisové vzory pro disponování s bankovními účty 8. Rozhodnutí o tom, které zásoby se účtují přímo do spotřeby 9. Dlouhodobý majetek a jeho evidence, drobný dlouhodobý majetek a jeho evidence 10. Odpisový plán 11. Inventarizace majetku 12. Zásady pro používání účtů časového rozlišení 13. Zásady pro poskytování záloh 14. Úschova účetních dokladů 15. Roční závěrkové práce 1. Systém zpracování účetnictví Účetní jednotka je příspěvkovou organizací a vede podvojné účetnictví. Pořizování účetních zápisů a vedení účetních písemností je prováděno na PC, používá se účetní program Profesional. Uvedený program odpovídá požadavkům uvedeným v zákoně č.563/1991 Sb.,o účetnictví. 2. Účetní knihy Ve smyslu § 13 zákona 563/1995 Sb.,o účetnictví, v platném znění, jsou účetními knihami výstupy z programu Profesional. Název Termín zpracování 1. Hlavní kniha - uspořádaná v členění podle syntetických a analytických účtů - ročně 2. Deník – soupis dokladů za účetní období - ročně 3. Rozvaha - čtvrtletně 4. Výkaz zisku a ztráty - čtvrtletně 5. Příloha - čtvrtletně Účetní knihy - pomocná evidence a) pokladní kniha b) kniha došlých faktur Knihy operativní evidence majetku: jsou uvedeny v majetku
Číselné řady jednotlivých dokladů - běžný účet - pokladna - interní doklady - kniha došlých faktur
1-... 101-1299 101-1299 1-...
/ročně/ /měsíčně/ /měsíčně/ /ročně/
3. Účtový rozvrh Je zpracováván ve smyslu platné Účtové osnovy a postupů účtování pro rozpočtové a příspěvkové organizace s ohledem na potřebu účetní jednotky. Účetní sestavuje účtový rozvrh se syntetickými a analytickými účty, které mohou být během roku doplňovány a obsahuje pouze platné účty, které se v organizaci v daném roce používají. 4. Oběh účetních dokladů Účetní doklady jsou originální písemností, které musí mít náležitosti uvedené v § 11 zákona č.563/1991 Sb. o účetnictví v platném znění. Formální správnost účetního dokladu - jde o zjištění, zda doklady mají všechny předepsané náležitosti stanovené zákonem č.563/1991 Sb., o účetnictví . Dále je kontrolováno, zda operace, které obsahují účetní doklady, byly nařízeny a schváleny odpovědným pracovníkem. Kontrola se provádí před jejich zaúčtováním. Věcná správnost účetního dokladu – jde o kontrolu souladu údajů v účetním dokladu se skutečností. Dále je prověřována správnost výše peněžních částek a správnost účetního období, do něhož má být doklad zaúčtován. 1. -
Etapy oběhu dokladů: vyhotovení přezkoušení schválení pořízení záznamu v účetním programu archivování
Pokladní doklady Vyhotovuje: ředitelka ZŠ Schvaluje: ředitelka ZŠ Účtuje: účetní Mzdy Vystavuje:
pracovní smlouvy, dohody platové výměry podklady proměnlivých složek vyhotovení účetního dokladu
Zaúčtování: Interní doklady Vyhotovuje: účetní Schvaluje: ředitelka ZŠ Zaúčtování: účetní Cestovní příkazy:
-účetní -účetní -ředitelka ZŠ -účetní -účetní
Vyhotovuje: Povoluje: Schvaluje Přezkušuje: Zaúčtování:
pracovník ředitelka ZŠ ředitelka ZŠ účetní účetní
5. Podpisové vzory osob jednajících jménem organizace Jméno a příjmení Mgr. Lenka Blahová
Funkce ředitelka ZŠ
Vzorový podpis
6. Podpisové vzory osob podílejících se na účetních operacích Základní školy Laškov: Mgr. Lenka Blahová Hana Mikulková Radoslava Papoušková
příkazce operace správce rozpočtu hlavní účetní
7. Podpisové vzory pro disponování s bankovními účty Běžný účet ZŠ u Poštovní spořitelny, Běžný účet FKSP u Poštovní spořitelny K výše uvedeným účtům mají právo tito zaměstnanci: Jméno a příjmení Mgr. Lenka Blahová
Funkce ředitelka ZŠ
Podpisový vzor
8. Rozhodnutí o tom, které zásoby se účtují přímo do spotřeby Materiál - kancelářské potřeby, čistící prostředky, odborná literatura, učební pomůcky, výtvarný materiál, režijní materiál a pitný režim se účtují přímo do spotřeby. 9. Dlouhodobý majetek a jeho evidence, drobný dlouhodobý majetek, evidence a jejich oceňování a) nehmotný majetek - SOFTWARE Na účtech skupiny 01 se vede dlouhodobý majetek se vstupní cenou vyšší než 60.000,-Kč a s dobou použitelnosti delší než jeden rok. Při pořízení je účtován na účet 013 a odepisován podle odpisového plánu. Drobný dlouhodobý majetek – software – s cenou nižší než 60.000,-Kč a vyšší než 7.000,-Kč a s dobou použitelnosti delší než jeden rok se pořizuje z provozních prostředků, zaúčtuje se na účet 018 - drobný dlouhodobý nehmotný majetek a současně na vrub účtu 518/9 - a ve prospěch účtu 078 – Oprávky k drobnému dlouhodobému nehmotnému majetku. b) hmotný majetek Na účtech skupiny 02 se povedou samostatné movité věci, popř.soubory movitých věcí se samostatným technickoekonomickým určením, jejichž ocenění je vyšší než 40.000,-Kč a doba použitelnosti je delší než jeden rok.
Majetek, jehož ocenění je nižší než 40.000,-Kč a vyšší než 3.000,-Kč a jeho doba použitelnosti je delší než jeden rok, se při pořízení z neinvestičních prostředků zaúčtuje na účet 028 2 - Drobný dlouhodobý majetek, současně se vyúčtuje na vrub účtu 501 82 a ve prospěch účtu 088 2 - Oprávky k drobnému dlouhodobému hmotnému majetku. Povede se v operativní evidenci. Drobný majetek v hodnotě nižší než 3.000,-Kč a vyšší než 1.000,-Kč bude při pořízení z neinvestičních prostředků účtován na účet 028 1, současně se vyúčtuje na vrub účtu 501 81 a ve prospěch účtu 088 1. Povede se v operativní evidenci. Analytická evidence majetku – majetek je veden dle analytické evidence. Evidence majetku je vedena na PC. Operativní evidencí se rozumí vedení inventárních karet, rejstříků, osobních listů, místních seznamů při využití výpočetní techniky a příslušných softwarů u majetku. Úkolem operativní evidence je především napomáhat řádné správě a ochraně jednotlivého majetku, evidenci jejich umístění a osob, které za ně nesou odpovědnost. Pracovní oděvy, pracovní obuv, ochranné předměty a pomůcky se evidují na osobních kartách jednotlivých pracovníků a účtují se přímo do spotřeby /nenakupují se na sklad/. Převzetí pracovník potvrdí svým podpisem. Hmotný dlouhodobý a drobný dlouhodobý hmotný majetek musí být označen zkratkou názvu organizace a inventárním číslem. Označení se provádí trvalým způsobem /štítky, nesmazatelnou barvou a to tak aby se předmět neznehodnotil/. Hmotný dlouhodobý majetek se vyřazuje na základě zápisu o vyřazení základního prostředku. Drobný majetek je vyřazován podle zápisu o vyřazení předmětů postupné potřeby v používání. V zápisech musí být uveden důvod a způsob vyřazení jednotlivého majetku. 10. Odpisový plán Sazby účetních odpisů se stanoví z hlediska času, tj.předpokládané doby upotřebitelnosti konkrétního majetku. Účetní odpisy se zaokrouhlují na celé koruny nahoru a proúčtovávají se měsíčně. Zahájení odepisování je od prvního dne následujícího měsíce po uvedení do užívání. Do používání se zařadí na základě ověření funkčnosti investičního zařízení. Odpisování bude ukončeno: - měsícem vyřazení z hmotného dlouhodobého majetku - úplným odepsáním, tj. do výše pořizovací ceny majetku Při technickém zhodnocení hmotného majetku /pokud převýší částku 40.000,-Kč daný kus/ se zvýší zůstatková hodnota DHM a v příslušné procentuelní sazbě se pokračuje v odepisování. 11. Inventarizace majetku, pohledávek a závazků Účetní jednotka inventarizací ověřuje ke dni řádné a mimořádné účetní závěrky, zda stav majetku a závazků v účetnictví odpovídá skutečnosti.
Inventarizační práce provádí organizace v souladu se zákonem č.563/1991Sb., o účetnictví a to především § 29,30 a 26, odst.1 a 2. A. Řádná inventarizace Ke dni 31.12. bude každoročně provedena řádná inventarizace hmotného a nehmotného majetku vedeného na rozvahových účtech v operativní evidenci. Ke dni 31.12. bude každoročně provedena řádná inventarizace pohledávek, závazků, finančních prostředků, cenin a ostatních rozvahových účtů. Inventarizace peněžních prostředků v hotovosti /účet 261/ bude provedena 4x za rok. B. Mimořádná inventarizace - při změně osoby hmotně odpovědné za svěřený majetek - na základně příkazu nadřízeného orgánu - při ukončení činnosti organizace Druhy inventarizací a) fyzická - zejména u majetku, zásob, peněz v hotovosti - tam, kde lze provést b) dokladová - u pohledávek, závazků a ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventarizaci. Inventarizace budou provedeny dle jednotlivých účtů. O provedené inventarizaci bude vyhotoven inventarizační zápis. Inventarizace se provádí v závislosti na evidenci, tzn. že budou vyhotoveny inventární sestavy. Inventarizační soupisy musí obsahovat: -
název organizace /razítko/ číslo účtu, který je inventarizován datum, ke kterému se inventarizace provádí pořadové číslo položky v soupisu inventární číslo majetku název majetku skutečně zjištěný stav majetku – jednomu inventárnímu číslu odpovídá jeden kus cena za jednotku údaje v Kč – skutečný stav celkové součty v Kč datum provedení inventarizace jméno a podpis pracovníka odpovědného za provedení inventarizace
Dokladová inventarizace bude prováděna u závazků a pohledávek. Inventarizační zápisy musí obsahovat: - název organizace /razítko/ - číslo účtu, který je inventarizován - datum, ke kterému se inventarizace provádí - čísla účetních dokladů, kterými byly jednotlivé položky tvořící zůstatek účtu zaúčtovány - položky tvořící zůstatek účtu v Kč - textová část
-
jméno a podpis pracovníka odpovědného za provedení inventarizace
Inventarizační rozdíly 1. Za inventarizační rozdíl, tj.rozdíl mezi evidovaným stavem majetku, závazků a pohledávek se skutečným stavem majetku, závazků a pohledávek zjištěným inventarizací se považují případy, kdy: a) skutečný stav je nižší než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným způsobem b) skutečný stav je vyšší než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným způsobem. 2. Rozdíly bodu 1) se proúčtují do nákladů, popř. do výnosů s výjimkou: - schodku u pokladní hotovosti, který se zaúčtuje vždy jako pohledávka vůči hmotně odpovědné osobě - přebytku dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, kdy je nutno proúčtovat účetním zápisem ve prospěch účtu oprávek /ve výši jeho opotřebení/ a ve prospěch účtu 401 - Fond dlouhodobého majetku /ve výši zůstatkové ceny/. Za provedení a řízení inventarizace veškerého majetku organizace, dodržování prováděcích předpisů odpovídá předseda inventarizační komise. Inventarizační komisi jmenuje ředitelka ZŠ svým příkazem k provedení inventarizace. Dále jmenuje likvidační komisi, která odpovídá za fyzickou likvidaci majetku, který byl zodpovědnými osobami navržen na vyřazení. O provedené likvidaci je sepsán protokol. 12. Zásady pro používání účtů časového rozlišení Účtování nákladů a výnosů a jejich časové rozlišování se řídí příslušnými ustanoveními zákona č.563/91 Sb. o účetnictví a Účtové osnovy a postupů účtování pro rozpočtové a příspěvkové organizace a obce / čj.286/76 104/2000/. Náklady a výnosy se účtují zásadně do období, s nímž časově a věcně souvisí. Náklady a výdaje, výnosy a příjmy, které se týkají budoucích období je nutné časově rozlišit. Hlediskem pro účtování účetních případů časového rozlišování je skutečnost, že je znám jejich - titul / věcné vymezení/ - výše Kč - období, kterého se týkají Časově nelze rozlišit pokuty, penále, manka a škody. Účty pro časové rozlišení nákladů a výnosů: Účet 381 – náklady příštích období Účtují se zde výdaje běžného účetního období, jež se týkají nákladů v příštích obdobích a sice konkrétních jednotlivých účtů v účtové třídě 5. Zúčtování nákladů příštích období na příslušný účet se provede v účetním období, s nímž časově rozlišené náklady věcně souvisí Účet 383 – výdaje příštích období Prostřednictvím tohoto účtu se účtují náklady, jež s běžným účetním obdobím souvisí, avšak výdaj nebyl dosud uskutečněn. Lze vyúčtovat pouze částky, u nichž je známo, že se v budoucím období vynaloží na příslušný účet a v určité výši. Účet 385 – výnosy příštích období
Příjmy příštích období jsou částky účetní jednotkou nepřijaté / neinkasované/ ke dni uzavírání účetních knih, které časově a věcně souvisí s výnosy běžného účetního období a nejsou zúčtovány přímo na účet pohledávek. Účty časového rozlišování podléhají dokladové inventarizaci, při níž se posuzuje jejich výše a odůvodněnost. Časové rozlišení není nutno používat v případech , - kdy se jedná o nevýznamné částky a jejich ponecháním v nákladech či výnosech bez časového rozlišení není dotčen účel časového rozlišení a účetní jednotka tím prokazatelně nesleduje záměrné upravování výsledku hospodaření - jde-li o pravidelně se opakující výdaje, popř. příjmy 13. Zásady pro poskytování záloh Účetní jednotka poskytuje zálohy a to: -
provozním dodavatelům před splněním smlouvy ze strany dodavatele / účet 314/
14. Úschova účetních dokladů Účetní jednotka se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 563/91 Sb. o účetnictví. Písemnosti musí být uspořádány a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození. Za řádnou úschovu účetních dokladů odpovídá ředitelka ZŠ. V souladu s § 31 zákona č.563/91 Sb. o účetnictví se účetní písemnosti uschovávají: a) účetní uzávěrka a výroční zpráva po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají b) mzdové listy nebo účetní písemnosti je nahrazující po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají c) údaje potřebné pro účely důchodového zabezpečení a nemocenského pojištění po dobu dvaceti let následujících po roce, kterého se týkají d) účetní doklady s výjimkou mzdových listů, účtové rozvrhy, účetní knihy, odpisový plán, seznamy účetních knih, inventarizační soupisy po dobu pěti let následujících po roce, kterého se týkají. e) doklady o výdajích a příjmech v hotovosti po dobu jednoho roku po provedené revizi f) inventární karty hmotného majetku kromě zásob, příp. účetní sestavy je nahrazující po dobu tří let následujících po vyřazení majetku, pokud byla provedena v této lhůtě revize nebo po dobu jednoho roku po jejím provedení g) seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek, použitých v účetnictví po dobu, po kterou jsou uschovány účetní písemnosti, v nichž byly použity h) projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví, prostředky výpočetní a jiné techniky po dobu pěti let po roce, ve kterém byla naposledy použita i) daňové doklady po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají 15. Roční závěrkové práce Roční závěrkové práce musí zabezpečit správnost, průkaznost a úplnost údajů zaúčtovaných do účetních knih běžného období. Z důvodu věrného zobrazení předmětu účetnictví v účetní závěrce, zaúčtuje účetní jednotka kromě všech běžných účetních případů tyto účetní případy: - odběratelské faktury /popř.jiné účetní doklady je nahrazující/ za veškerá poskytnutá plnění účetní jednotkou do 31.12.. V případě, že z objektivních důvodů nebude možné vystavit za některá plnění faktury /popř.jiné účetní doklady je nahrazující/ proúčtuje se výnos z nich prostřednictvím účtu 388 – Dohadné položky aktivní - dodavatelské faktury za veškerá plnění od dodavatelů do 31.12.. Pokud faktury za některá plnění neobdrží účetní jednotka do 10.ledna následujícího roku, vyúčtují se
-
jako nevyfakturované dodávky prostřednictvím účtu 389 – Dohadné účty pasivní a to na základě patřičných písemných dokladů pro zaúčtování, výsledky všech inventarizací, tj. proúčtovat pokud byly zjištěny manka nebo přebytky
Sestavení výkazů účetní závěrky předchází uzavírání účetních knih, při kterém se zjistí: - celkové obraty stran MD a D jednotlivých syntetických účtů, - konečné zůstatky aktivních a pasivních účtů a konečné stavy nákladových a výnosových účtů Účetní závěrku tvoří - Rozvaha - Výkaz zisku a ztráty - Příloha Účetní výkazy se sestavují čtvrtletně a ročně.
Závěrečná ustanovení Tato směrnice je součástí vnitřního organizačního a kontrolního systému organizace. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle daných potřeb a změn zákonných norem. Ustanoveními směrnice jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci organizace. Návrh na aktualizaci a novelizaci směrnice podávají účetní a schvaluje ředitelka školy. Doplňování a případné změny uvedených ustanovení směrnice provádí ředitelka školy. Uložení směrnice v archivu školy se řídí Skartačním řádem pro školy a školská zařízení (Věstník MŠMT 1986, sešit č.6). Směrnice nabývá účinnosti dnem 1.1.2010 V Laškově 13.11.2009 ……………………………………. Mgr. Lenka Blahová ředitelka školy
