Organisatie van uw kantoor

Organisatie van uw kantoor Bart Van Coile Accountant-Belastingconsulent Bestuurder Van Coile & Partners CVBA Ondervoorzitter IAB Ondervoorzitter V.A.B.F vzw Ondervoorzitter I-Prof vzw

1

Paperless office & Kantoororganisatie E-Invoicing ISRS 4410 2

Welke banen verdwijnen de komende 20 jaar?

3

Hoe groot is de kans dat deze jobs in België zullen verdwijnen? Volgens de VDAB-expert gaan steeds meer bedrijven bewust op zoek naar gespecialiseerde profielen. ‘Ze willen geen gewone boekhouder, maar zoeken een hooggespecialiseerde accountant die kan omgaan met de modernste boekhoudsoftware.

4

5

6

Welke producten en/of methoden hebben toekomst in een MKB-accountantskantoor van de toekomst?

Bron: “Het accountantskantoor van morgen” door J.B.M. (Hans) Schillemans 7

Bespreekt u de cijfers/jaarrekening met de klant?

Bron: Enquête IAB “Inventaris van de meest interessante software voor het beroep” van 24 september 2015 8

Paperless office & Kantoororganisatie

9

“Paperless” kantoor • Papiergebruik staat centraal in werking accountants- en boekhoudkantoren • Geraamd gebruik van papier in onze sector: ongeveer 2 miljard vellen/jaar = 10.000.000 kg/jaar = stapel van 200 km hoog = 22x Mount Everest • “Paperless” werken bespaart 50% papier -> 1 miljard vellen/jaar

10

Redenen voor het papierverbruik • Economisch: erg goedkoop om te printen • Tastbaar • Makkelijker lezen (?)

11

Voordelen digitaliseren Minder ruimtebeslag Dossiers gaan niet meer verloren Minder foutgevoelig Milieuvriendelijker -> besparing op papierverbruik, verplaatsingen … Makkelijker van thuis uit werken Iedereen kan alles raadplegen Sneller en makkelijk opspoorbaar –> tags minder nood aan papierklassement • Veiligere archivering • Kwaliteitsverbetering • • • • • • •

12

Voorbeelden van “paperless” gebruik • • • • • • • • • •

Aangifte personen-/vennootschapsbelasting via internet (Tax-on-web / Biztax) Intervat & VAT listing - intrastat Indienen fiscale fiches 281.20 – 281.50 Aangiftes in de bedrijfsvoorheffing Aangiftes in de roerende voorheffing Neerlegging van de jaarrekening via internet E-delivery van loondocumenten Digitale databanken Inschrijvingen/wijzigingen en schrappingen in het Ondernemingsloket … 13

Gevolgen • Beveiliging pc en servers: zeer belangrijk! • Mogelijke bedreigingen • • • • • • • • •

Spam Spyware Trojaanse paarden Virussen Hacker Phishing Dataverlies Datadiefstal …

14

Te nemen maatregelen • Antivirus op elke computer en server • Firewall die de verbinding tussen het bedrijfsnetwerk en internet controleert • Goede datastructuur met de nodige rechten • Antispam op niveau van de mailserver of per computer • Goed paswoordenbeleid • Specifieke beveiliging voor externe toegang tot bedrijfsdata • Personeel voldoende opleiden i.v.m. computerveiligheid 15

Backups • Externe firma of provider (cloud-gebaseerde of hybride backup-oplossing) • Zelf steeds de eindverantwoordelijkheid nemen en regelmatig nakijken backup-logs en reële controle van de backups (laten) doen

• Zelf backups nemen • • • •

Zeer reglmatig en volgens vast patroon Zorgen voor voldoende backup-retentie Duidelijk roulatie-systeem gebruiken Backupmedium op veilige plaats (buiten kantoor) bewaren

16

Hoe deze doelstelling realiseren? • Grote mentaliteitswijziging • Maak de klik -> en ga te werk in verschillende stappen

17

Verschillende stappen • • • • •

Organisatie van bestanden Briefwisseling PDF Reader / PDF Writer Twee schermen Informaticatoepassingen • • • • • •

• •

Communicatie met klanten Gebruikte zoekmodules Taakbeheer Klantenbeheer Paperless Office Bestanden versturen

Modeldocumenten Witboek • • •

Cliëntacceptatiebeleid De opdrachtbrief Personeelsbeleid

18

Organisatie van bestanden •

Permanent dossier

19

Organisatie van bestanden •

Werkdossier

20

Organisatie van bestanden (op eigen structuur zonder software)

• Waar bewaren -> Structuur is nodig • Klanten • Eenmanszaken • Bestendig dossier • Jaardossier

• Vennootschappen • Bestendig dossier • Jaardossier 21

Modeldossier eenmanszaken

22

Modeldossier vennootschappen

23

Bestendig dossier • Inlichtingsfiche

24

Bestendig dossier • Inlichtingsfiche (vervolg)

25

Bestendig dossier - Excel voor accountants en boekhouders • Excel-bestand (zie bijlage) Permanent dossier: checklist om aan te vullen

26

Bestendig dossier - Excel voor accountants en boekhouders

27

Bestendig dossier - Excel voor accountants en boekhouders

28

Organisatie van bestanden Waartoe dient de eenvormige dossierindeling (permanent en jaarlijks klantendossier/werkdossier)? • Beter beheer en opvolging van dossier en bevordering van overdraagbaarheid dossier binnen kantoor • Scheiding tussen klantendossier (documenten eigendom van cliënt) en werkdossier (nota’s, opzoekingen ... van het kantoor)

29

Organisatie van bestanden Wat zijn de voordelen van de eenvormige dossierindeling ? • Bevordering van de kwaliteit van de dienstverlening door goed gedocumenteerd dossier: alle benodigde informatie beschikbaar op één plaats • Samenwerking binnen het kantoor: • Nazicht door dossierverantwoordelijke makkelijker indien meerdere medewerkers betrokken • Bij interne overdracht dossier, snellere inwerking in dossier mogelijk

• Overdracht van dossiers aan confrater: • Sneller en eenvoudiger (cfr deontologische verplichting) • Basis voor te dagtekenen inventaris reeds bestaande (cfr deontologische verplichting)

30

Organisatie van bestanden • Moeilijkheden overwinnen • Extra tijdsbesteding bij de dossiersamenstelling? Is investering voor later

• Hoe draagt een eenvormige dossierindeling bij tot kwaliteit van de geleverde diensten ? Inconsistentie in informatie of ontbrekende elementen tijdig ontdekken

• Hoe kan een uniforme dossierindeling bijdragen tot de beperking van mijn beroepsaansprakelijkheid? Beperking risico verkeerde beoordeling bij goed gedocumenteerd dossier 31

Organisatie van bestanden • Welke bestandsnaam • YYYY-MM-DD Jaar, maand en dag opmaak document • NK Naam klant

32

Organisatie van bestanden • Welke bestandsnaam • SD - Soort document • • • •

UF IF UB IB

Uitgaande fax Inkomende fax Uitgaande brief Inkomende brief

• • • • • •

AF VF DGB GBAR GBKL GBLV

Aankoopfactuur Verkoopfactuur Dagboeken Grootboek Algemene Rekeningen Grootboek Klanten Grootboek Leveranciers

33

Organisatie van bestanden • • • • • •

PS TB FP ST BS OL

• ATP • ATV • • • •

BE CO FD DOC

Proef & Saldibalans Tussentijdse berekening Financieel Plan Statuten Publicatie Belgisch staatsblad Ondernemingsloket Attest personenbelasting Attest vennootschapsbelasting Bespreking Contract Fiscale documenten Documentatie

34

Organisatie van bestanden

35

Organisatie van bestanden • Balans: als YY einddatum van de periode opnemen • YYYY naam klant jaarrekening v0.1 • YYYY naam klant jaarrekening v0.2

• Aangifte personenbelasting • YYYY naam klant aangifte PB v0.1 • YYYY naam klant aangifte PB v0.2

• BTW-aangifte: einddatum van de periode vermelden • YYYY-MM-DD naam klant BTW-aangifte

36

Organisatie van bestanden • De persoon die het Excel bestand opmaakt zal er ook onmiddellijk volgende nummering aan koppelen: V0.1 V0.2 (bij aanpassingen) V0.3 (bij nog aanpassingen) V1.0dv (nagezien) V1.0 (klaar voor bespreking) V1.1 (na bespreking) V1.2 (1ste aanpassing na bespreking) V2.0 (bij definitieve afwerking) 37



• •




38

Briefwisseling • Gebruik scanner “All-in-one kopieertoestel” • Ontvangen documenten: • Van klanten / overheidsdiensten -> inscannen -> onmiddellijk bewaren (ook mails) • Originele documenten -> terug naar klant

• Uitgaande briefwisseling -> inscannen / digitaal ondertekenen / bewaren -> onmiddellijk bewaren (mails)

39

Briefwisseling • Archiveren van mails Voordelen: • • • •

Alle belangrijke mails zijn eenvoudig terug te vinden Alle correspondentie per klant/project/onderwerp te zien Collega’s kunnen de mails lezen Mails blijven te openen, te beantwoorden, door te sturen

Voorbeelden: MailToFile, GFI Mailarchiver

40



• •




41

PDF Reader / PDF Writer • PDF Reader: Gratis versie -> beperkte mogelijkheden • Lezen, doorbladeren, doorzoeken

• PDF Writer: • • • • • • •

PDF’s exporteren naar Word, Excel en PouwerPoint Tekst en afbeeldingen bewerken in PDF-bestanden PDF- en webformulieren maken Bestanden combineren in één PDF Documenten elektronisch ondertekenen PDF’s met een wachtwoord beveiligen Geleide acties maken om herhalende taken te automatiseren

42

PDF Reader / PDF Writer • Voorbeeld: delen

43

PDF Reader / PDF Writer • Doorzoekbaar maken van PDF-bestanden • Zorg voor de juiste instelling bij het inscannen • Goede resolutie (300 dpi) • OCR uitvoeren aanvinken bij scanopties

• Bestaande PDF-bestanden • Met PDF-Writer omzetten • Beeld – Gereedschappen – Tekst herkennen

44



• •




45

Twee schermen • 2 schermen • Minder nood om documenten te printen • Eenvoudig vergelijk van gegevens • Tijdsbesparing -> beter multi-tasken

46



• •




47

Informaticatoepassingen - klanten •

Communicatie: Hoe onderhoudt u contact met uw klant?


Informaticatoepassingen - klanten Andere antwoorden: -

Direct mailing Outlook/ Gmail Word/Excel/One notes Eigen serverplatform Smartboard Doodle Radmin LogMeIn 49

Informaticatoepassingen - klanten •

Afspraken inplannen: Hoe plant u bij voorkeur een afspraak in?


Informaticatoepassingen - klanten Online vergaderen kan in verschillende vormen: • Webinar: • online seminar waarbij voornamelijk informatie overgedragen wordt • voor trainingen en productpresentaties

• Webmeeting: • meest pure vorm van online vergaderen • deelnemers actief participeren door middel van chat en 'hand opsteken'

• Webconference: • voornamelijk luisteren naar wat een persoon te zeggen heeft • Geregistreerden krijgen een PIN-code die ze moeten invoeren na een bepaald nummer gebeld te hebben

51

Informaticatoepassingen - klanten Vergelijking online vergaderen:

Go ToMeeting

AdobeConnect

Cisco WebEx

Skype for business

Teamviewer Premium

€39/m 25 deelnemers 1 host Onbeperkt gebruik

€39/m 25 deelnemers 9 hosts Onbeperkt gebruik

$55/m 25 deelnemers 1 host Onbeperkt gebruik

€4,60/user/m Inbegrepen in Office 365 Onbeperkt gebruik

€998 25 deelnemers 1 host Onbeperkt gebruik

Video

V

V

V

V

V

Audio

V (Telefoon & VOIP)

V (VOIP)

V (Telefoon & VOIP)

V (Telefoon & VOIP)

V (Telefoon & VOIP)

Desktop

V (Windows & Mac)

V (Windows & Mac)

V (Windows & Mac)

V (Windows & Mac)

V (Windows & Mac)

V (iPad, iPhone & Android)

V (iPad, iPhone, Blackberry & Android)

Plug-in

Geen

Plug-in

installatie

Plug-in

Scherm delen

V

V

V

V

V

Documenten delen

X

V

V

V

V

Prijs

Mobiel

Installatie

V V V (iPad, iPhone, Blackberry (iPad, iPhone, (iPad, iPhone, & Android) WindowsPhone & Android) WindowsPhone & Android)

52

Informaticatoepassingen - klanten • Teamviewer • Verbinding met elke PC of server over de hele wereld • Bedienen PC van op afstand • Nog veel meer mogelijkheden: • Online meetings, plan meeting, instant meetings • Teamwerk • Cursussen en presentaties

• Voor de commerciële gebruiker • Downloads voor testdoeleinden

53

Informaticatoepassingen - klanten • Webex • Vergaderen waar je wenst • Op kantoor • Via Iphone • Via Ipad

• Opnemen en herbeluisteren van vergaderingen • Gebruiken van video- en geluidsmateriaal • Gratis probeerversie

54

Informaticatoepassingen - klanten • Skype • • • • • •

Gratis videobellen Vaste en mobiele nummers bellen Vergadergesprekken Groepsvideobellen Doorschakelen van gesprekken Gratis downloaden

55

Informaticatoepassingen - klanten • Smartboard • • • •

Interactief touch screen Op elk moment, vanaf elk digitaal apparaat en elke applicatie Verzenden bestanden vanaf uw mobiel apparaat Gebruik van: • Spreadsheets • Websites • Andere gegevens van het bedrijf

56

Informaticatoepassingen - klanten • Microsoft Office One-Notes • Het bijhouden van uw notities • Handgeschreven of getypt • Tekeningen • Geluidsbestanden

• Delen van notitieblokken • Op het web • Op een andere computer

• Het bevorderen van de interne samenwerking • Gratis probeerversie

57

Informaticatoepassingen - klanten • Doodle.com • On-line afspraken maken • Inhoud applicatie: • Onderwerp • Deelnemers • Voorgestelde datum

• Gebruiksvriendelijk & geen software vereist • Gratis basisversie 58

Informaticatoepassingen - klanten • Radmin • Op afstand toegang krijgen tot netwerkcomputers via LAN of internet • Uw personeel directe technische ondersteuning bieden • Gebruik toegang op afstand voor: • beheer van computers van werknemers en servers • snelle technische ondersteuning

• Gratis proefversie • Aankoopprijs: €37,1 per licentie

59

Informaticatoepassingen - klanten • LogMeln • Toegang tot en besturing van uw computer waar u ook bent • Uw flexibiliteit verhogen -> toegang tot uw pc op het werk, waar en wanneer u maar wilt • Uw leven vereenvoudigen -> geen bestanden meer meebrengen • Met LogMeIn heeft u altijd uw werk computer binnen handbereik • Uw productiviteit verhogen -> tijd beter beheren

60

Informaticatoepassingen - zoekmodule

61

Informaticatoepassingen - zoekmodule • Internet Explorer – Mozilla Firefox – Google Chrome • Zoekdirectories via internet: • www.google.be • www.startpagina.be • www.start.be

• • • •

Zoekmodule via Windows verkenner Copernic Google desktop Search (ctrl – ctrl) Ctrl-F Functie in Office pakketten 62

63

64

Informaticatoepassingen - zoekmodule •

Kennisdatabanken die binnen de kantoren gebruikt worden

Bron: Enquête IAB “Inventaris van de meest interessante software voor het beroep” van 24 september 2015

65

Informaticatoepassingen - zoekmodule • Monkey.be • Dagelijkse informatie • Cijfers, wetgevingen, commentaren, nieuws, rechtspraak en bronnen

• Fiscale en boekhoudkundige updates • Aangebracht door: • Topspecialisten, vakmensen en auteurs

• Verschillende abonnementen afhankelijk van uw informatiebehoefte

66

Informaticatoepassingen - zoekmodule • Taxtoday.be • • • •

Elektronische nieuwsbrieven van MonKEY.be Elke dag de fiscale actualiteit Samenvattingen van alle belangrijkste fiscale arresten Praktijkgerichte artikels

67

Informaticatoepassingen - zoekmodule • Lexfin.be • Bundelt nieuws, wetgeving, commentaar en bronnen • Online en met opleiding • Behandelt: • • • •

Inkomstenbelastingen Btw Accountancy Vennootschap

68

Informaticatoepassingen - zoekmodule • Fiscoloog.be • Dé referentie op fiscaal vakgebied • Wekelijks alle fiscale actualiteit • Directe interpretatie in samenhang met • Bestaande wetten • rechtspraak

69

Informaticatoepassingen - zoekmodule • Tipsenadvies-belastingen.be • Alle artikels uit de adviesbrief Tips & Advies Belastingen • Mijn bibliotheek • Alle artikels die u interessant vindt

• E-zines • Recentste artikels via e-mail • De 5 meest gelezen artikels via e-mail

• Geïntegreerde Download Zone • Bronmateriaal, rekentool, modelcontracten, checklisten … 70

Informaticatoepassingen - zoekmodule • Geld-uit-vennootschap-halen.be • Adviesbrief met praktische tips en adviezen om als zaakvoerder of bestuurder een inkomen uit uw vennootschap te halen zonder onderweg te veel aan de Staat af te geven. • In elk nummer krijgt u in klare taal een update van deze wijzigingen zodat u meteen kunt inschatten: • Wat dit voor u en uw vennootschap betekent, • Welke actie u eventueel moet ondernemen en • Wat u het best met uw vertrouwenspersoon bespreekt.

71

Informaticatoepassingen - zoekmodule • Fiscalnet.be • • • • • •

Grootste Belgische fiscale databank Gids in de wereld van de fiscaliteit Snelste fiscale updates Persoonlijke antwoorden van specialisten Altijd en overal toegang Bruikbaar met verschillende medewerkers

72

Informaticatoepassingen - zoekmodule • Indexfiscaal.be • Index Financials: • • • • • • • •

Jaarrekeningen in Pdf en digitaal formaat beschikbaar Eenvoudige export naar Excel van alle gegevens Volledige ratio analyse per jaarrekening Per ratio een volledige rapportage en grafische voorstelling Onbeperkte consultatie Weergave van de deelnemingen en participaties van bedrijven Horizontale analyse Vergelijkingen tussen vennootschappen

73

Informaticatoepassingen - taakbeheer •

Takenopvolging (op kantoorniveau, tussen medewerkers onderling) Hoe behoudt u het overzicht over al uw klantendossiers en status van de werkzaamheden?

Welke? Zie volgende slide


74

Informaticatoepassingen - taakbeheer


75

Informaticatoepassingen - taakbeheer Admin-Consult – vereenvoudig uw administratie • Opvolging gepresteerde uren, taken & projecten • Verschillende facturatiemethodes - digitaal • Opvolging contactmomenten met klant • Beveiligde toegang medewerkers • Rapportage • Tijdsregistratie • HRM module • Kalender & planning 76

Informaticatoepassingen - taakbeheer • Voorbeeld taakbeheer

77

Informaticatoepassingen - taakbeheer • Voorbeeld taakbeheer

78

Informaticatoepassingen - taakbeheer • Fogbugz • Niet reguliere taken • Om adviezen bij te houden en op te volgen • Koppelen aan de juiste case • Verschillende communicaties rond de case worden allemaal aan elkaar gekoppeld

79

80

Informaticatoepassingen - taakbeheer

81

Informaticatoepassingen - taakbeheer • AFAS Profit Documentmanagement • Razendsnel informeren van de medewerkers • Documenten centraal archiveren • Met ProfitWeb 2,0, het intranet van AFAS Profit: • Scherm naar eigen wens inrichten • Makkelijker om bedrijfsdocumenten te beheren en te lezen

82

Informaticatoepassingen - klantenbeheer •

Klantenbeheer: Hoe beheert u uw klanten? Hoe houdt u bij wie uw klanten/contactpersonen zijn, adres, telefoon nummer…



83

Informaticatoepassingen - klantenbeheer


84

Informaticatoepassingen – paperless office

85

Informaticatoepassingen – paperless office E-mail beheren en archiveren Met MailToFile voor MS Outlook: • Elke medewerker slaat e-mail op in de klantdirectory + relevante subdirectory; • Alle e-mailcorrespondentie met de klant is terug te vinden: eenvoudig zoeken en openen; • MS Outlook bevat alleen nog actie (ToDo)-mail • Bij archiveren en afsluiten van het boekjaar: alles is digitaal centraal bij elkaar opgeslagen • Veel extra mogelijkheden (nummering email, printen, overzichten, klantcode in onderwerp) 86

Informaticatoepassingen – paperless office “Scan-2-Knowledge” Framework:

OCR & IDR

Scannen •

Met een scanner of MFP wordt een papieren document gedigitaliseerd.

•

OCR converteert de scan/foto naar een tekstueel document.

•

BARCODE herkenning en separatie

•

Automatisch extractie van relevante meta-data uit het document (facturen, formulieren, …) .

Archivering DMS •

De digitale documenten worden gearchiveerd met hun meta-data.

•

Automatische classificatie van de documenten op basis van de meta-data en kennis gebaseerde technieken.

•

Work-flow.

Weergave Zoeken •

Alle documenten zijn opvraagbaar op basis van hun inhoud en/of meta-data.

•

Geavanceerde zoekmogelijkheden.

•

Met ‘click-and-view’ zijn documenten opvraagbaar rechtstreeks vanuit elke software (bv. ERP).

87

Informaticatoepassingen – paperless office Yuki: een uniek boekhoudplatform

88

Informaticatoepassingen – paperless office FirstMate stelt accountants in staat om: • op een efficiënte & gestructureerde manier boekhoudingen af te sluiten • een gedetailleerd financieel verslag te genereren • gegevens door te sturen naar First Jaarrekeningen en TaxMate (VenB, BNI (Ven), RPB)

89

Informaticatoepassingen – paperless office Kluwer

90

Informaticatoepassingen – paperless office Kluwer

91

Informaticatoepassingen – paperless office POPSY

92

Informaticatoepassingen – paperless office Clearfacts

93


94

Informaticatoepassingen – paperless office Exact Online: procesoptimalisatie

- Elektronische facturatie - Scan & herken - Automatische import van bankuittreksels

95

Boekhouding Software A

Fiscaal dossier Spreadsheet Website Biztax

Jaarrekening Software C

Permanent dossier Papier Software B

Analyses en rapportering Spreadsheet

Verslagen en WCO Text Processing Software Werkpapieren en specificaties

Antiwitwas Text Processing Software

Spreadsheet

Checklists Papier Spreadsheet

Rapportbundel Copy-paste

96

Boekhouding Software A

Fiscaal dossier

Jaarrekening

CaseWare WinAcc

CaseWare WinAcc is ‘All-in One’

CaseWare WinAcc Permanent dossier

Analyses en rapportering

CaseWare WinAcc

CaseWare WinAcc

Verslagen en WCO

CaseWare WinAcc Werkpapieren en specificaties

Antiwitwas

CaseWare WinAcc

CaseWare WinAcc Checklists

CaseWare WinAcc

Rapportbundel

CaseWare WinAcc

97

98

BOCOUNT DYNAMICS

Familiar and modern technology

Collaboration

Accounting

Invoicing

Accountant

Customers

Declarations

…

More than finance

CRM

Projects

Sales

Service

Purchase

Production

Stock

WMS

99

Informaticatoepassingen – paperless office •

Verwerkt u de aankoop-en verkoopfacturen digitaal? (Scanning, OCR …)


100


101


102

Informaticatoepassingen – paperless office • Unizo

103


Maakt u gebruik van digitale bestanden (zoals CODA) om de financiële transacties te verwerken?


104


Maakt u gebruik van digitale bestanden (zoals CODA) om de financiële transacties te verwerken? Ja, met behulp van:


105

106

107

108

Boekhoudsoftware (niet Sage-oplossing)

CODA by Sage

Reporting

Aankopen

Verkopen

Fin. ingaven

Scannen eInv. IN Factureren

OCR eInv.

Decodering

Kasverricht. klant 109

Sage DigiDesk Easy Start+ CODA by Sage Automatische ontvangst van CODA-bestanden met rechtstreekse verzending naar uw fiduciaire

Sage DigiDesk Easy Standard+ CODA by Sage Automatische ontvangst van CODA-bestanden en rechtstreekse verzending naar uw fiduciaire gecombineerd met de voordelen van geïntegreerde facturatie 110

Informaticatoepassingen – bestanden versturen

111

Informaticatoepassingen – bestanden versturen • Dropbox • One drive • Googledrive

112

Informaticatoepassingen – bestanden versturen • Wetransfer • Verzenden/ontvangen van grote bestanden via internet • Vervanger van CD’s, DVD’s en USB-sticks • Bestanden van 2 GB

113

Informaticatoepassingen – bestanden versturen • Mijnbestand.nl Bestanden delen Veilig en gratis Bestanden van maximaal 300MB Bestand kiezen -> uploaden -> verzenden • Onbeperkt downloaden en delen • • • •

114

Informaticatoepassingen – bestanden versturen • Silverfin • Rapporten: • • • •

Steeds up to date via realtime connectie met uw boekhoudpakket Uniforme rapporten, maar toch eenvoudig aanpasbaar via drag & drop Automatische opmaak in de huisstijl van uw kantoor Zelfs verslagen worden gelinkt aan de boekhouding, zo worden copy-paste fouten naar Word vermeden

• Digitaal werkdossier: • • • •

Rekeningen onderbouwen via uniforme templates Fouten worden vermeden door een verplichtte structuur Altijd en overal consulteerbaar, want online Eenvoudig opzoeken want documenten zijn gekoppeld aan de rekening zelf

115

Informaticatoepassingen – bestanden versturen Bestanden opslaan

Automatische synchronisatie

Factuur digitaal ontvangen (vb. per email)

K L A N T

scannen

Factuur ontvangen per post

V A P N A R C T O N I E L R E S &

Voor de verbinding wordt een unieke login en paswoord gebruikt

Synchronisatie gebeurt via veilige verbinding 116

Conclusie • Bent u van mening dat klanten bereid zijn meer te betalen voor de nieuwe dienstverlening

Bron: “Het accountantskantoor van morgen” door J.B.M. (Hans) Schillemans

117

Conclusie • Hoe belangrijk vindt u rapporteringsinstrumenten om de cijfers te verduidelijken?

Niet belangrijk

Heel belangrijk

Bron: Symposium “Mijn boekhouder/accountant, mijn partner is business?” Hogeschool Gent

118

Conclusie • Zou u het appreciëren mocht uw boekhouder/accountant u wijzen op de mogelijke gevaren of negatieve evoluties van uw cijfers?

Bron: Symposium “Mijn boekhouder/accountant, mijn partner is business?” Hogeschool Gent 119



• •




120

Modeldocumenten • Modelbrieven aan klanten volgens BIN-normen • Modeldocumenten voor ons kantoor • Contracten …

• Modeldocumenten in Excel • Voor jaarrekening en aangiftes

• Fiscale modeldocumenten • Fiches, samenvattende opgave…

121

Modelbrief BTW

122



• •




123

Witboek Kwaliteit I.A.B. • 10 leidraden 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Inventaris activiteiten uitgeoefend door kantoor Organigram Eenvormige dossierindeling Cliëntacceptatie- en opvolgingsbeleid De opdrachtbrief Tijdsbeheer en de “timesheet” Personeelsbeleid Plichtenleer en opleiding Interne kwaliteitsbeheersing Beleidsverklaring

124

Cliëntacceptatiebeleid • Al dan niet een zakelijke relatie aangaan? • Wie kan klant aanvaarden? • Bv. de vennoten

• Welke klant? • => Antiwitwaswetgeving

125

Cliëntacceptatiebeleid - Witwaswetgeving

126


127


128

Cliëntacceptatiebeleid - Witwaswetgeving • Wetgeving toe te passen door: • Bedrijfsrevisoren I.B.R. • Externe accountant en externe belastingconsulenten I.A.B. • De erkende boekhouders en erkende boekhouders-fiscalisten B.I.B.F. • Niet: stagiairs I.A.B.

129


130


131


132


133


134


135


136


137


138

Cliëntacceptatiebeleid - Witwaswetgeving • Beslissingsbomen: • Aankopen van een zakelijke relatie met een nieuwe cliënt – natuurlijk persoon • Beslissingsboom I

• Aankopen van een zakelijke relatie met een nieuwe cliënt – entiteit • Beslissingsboom II

• Beslissingsboom voor identificatie van uiteindelijke begunstigde • Beslissingsboom III

139

Cliëntacceptatiebeleid - Witwaswetgeving • Identificatieformulieren • • • • • •

All in one Identificatie natuurlijke persoon – cliënt Identificatie natuurlijke persoon - lasthebber Identificatie rechtspersoon - juridische structuur - cliënt Identificatie rechtspersoon - juridische structuur/lasthebber Verklaring uiteindelijke begunstigde(n)

Zie bijlagen

140


141

Cliëntacceptatiebeleid - Witwaswetgeving • Identificatie schema’s • Natuurlijke persoon • Rechtspersoon / juridische structuur • Uiteindelijke begunstigden

Zie bijlagen

142

Cliëntacceptatiebeleid - Witwaswetgeving • Toezicht controle door instituten • Wettelijke opdracht

• Hoe? B.I.B.F. – I.A.B.: • Beantwoorden vragenlijst • Verplicht in te vullen • Indien geen antwoord -> herinnering/controle ter plaatse

• Wanneer: vanaf 01/01/2013

143

Cliëntacceptatiebeleid - Witwaswetgeving • Witwasverantwoordelijke • Wanneer aanstellen: • Verplicht: 10 of meer beroepsbeoefenaars (ongeacht instituut) die samenwerken Een activiteit uitoefenen en/of Een participatie hebben en/of Lid zijn van het bestuursorgaan

• In andere situaties: optioneel

144


145


146

Cliëntacceptatiebeleid - Witwaswetgeving • Meldingsplicht aan C.F.I. (Cel voor Financiële Informatieverwerking) • Vaststelling / poging tot witwassen • Minste vermoeden volstaat • Zekerheid is niet vereist – beoordeling door CFI • Onmiddellijk

• Individuele verplichting • Geen vrijstelling indien reeds melding door een andere meldingsplichtige

• Melding door beroepsbeoefenaar / verantwoordelijke voor toepassing wet • Niet door personeelslid!

147

Cliëntacceptatiebeleid - Witwaswetgeving •

Antiwitwaswetgeving / Cliëntenacceptatiebeleid


148

149

Be Excellent 6.10.2014 www.BeExcellent.be Het platform “Be Excellent” is de online omgeving voor het vastleggen, beheren en publiceren van handleidingen, documenten, tools, enz. Een efficiënte ondersteuning bij het uitoefenen van uw beroep als accountant en /of belastingconsulent.

150

151

152

BeExcellent.be

153

Medewerkers

IAB

http:// kantoor .beexcellent.be

KANTOOR

BeExcellent.be - Structuur

154

BeExcellent.be - Doel en voordelen • • • • • • • •

Raadplegen handleidingen en tools IAB op één plaats Duidelijke structuur Alle informatie altijd geactualiseerd Vergelijken met de vorige versie Medewerker kan wijzigingsvoorstel doen IAB-documentatie in eenvoudig bewerkbare vorm Makkelijk aanpasbaar aan aard en grootte van kantoor Gratis toegang voor IAB-kantoren (Startlicentie) 155

BeExcellent.be - Nog geen toegang? Schrijf uw kantoor vandaag nog in! Bent u hoofdcontactpersoon van een IAB-kantoor? • Ga naar de rubriek ‘BeExcellent’ van uw e-loket en vul het inschrijvingsformulier in • In andere gevallen: gelieve een e-mail te sturen naar [email protected] Meer info over het BeExcellent-platform op www.beexcellent.be

156

‘Be Excellent’ - Voordelen van dit platform: online en overal beschikbaar zeer duidelijke structuur van documenten en tools IAB gebruiksvriendelijk direct zien wat is aangepast regelmatige updates van de inhoud tijdsbesparend verhoogde efficiëntie van organisatie kantoor Mogelijkheid om eigen kantoorhandleiding op te stellen op basis van handleidingen IAB. • Autonomie met betrekking tot de aanvaarding van wijzigingsvoorstellen van IAB. • Handige zoekfunctie; niet meer lang zoeken op de website. • • • • • • • •

157

Witboek Kwaliteit I.A.B • 10 leidraden 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.


158

De opdrachtbrief

159

De opdrachtbrief • Aansprakelijkheid in het kader van een contractuele relatie vast leggen. • Opdrachtbrief legt het volgende vast: • Wederzijdse plichten • Overeengekomen geldelijke voorwaarden • De te respecteren termijnen

• Duidelijke omschrijving van de tussenkomst van de beroepsbeoefenaar om de aansprakelijkheid te beperken. • Mogelijk voor alle soorten opdrachten • Steeds verplicht voor de door het Wetboek van Vennootschappen voorziene wettelijke controleopdrachten (bijzondere mandaten)

160

De opdrachtbrief • • • • • • •

Visitekaartje beroepsbeoefenaar Duidelijke afspraken o.a. voor erelonen Betere omschrijving rechten en plichten partijen Kan geschillen voorkomen of helpen oplossen Pre-contractuele informatie: cliënt moet weten waartoe hij zich verbindt Teken van kwaliteit Einde van de overeenkomst: • • • • •

Hoe verhouding stopzetten? Wie doet wat? Welke zijn de betalingsvoorwaarden Minder betwisting over erelonen Goede indruk t.a.v. rechtbank

161

De opdrachtbrief • Interne procedure van ons kantoor: • Modelbrief aan klanten met de taken die voor hen gedaan worden. • De eerste notities dienen ingevuld te worden op de inlichtingsfiche. • Binnen de week interne procedure wordt er contact opgenomen met de klant door de aangeduide dossierverantwoordelijke: • Inlichtingsfiche verder aanvullen • Opdrachtbrief met taken en budget genereren

162

De opdrachtbrief: voorbeeld van ons kantoor - Inlichtingsfiche

163

164

165

Begeleidend schrijven opdrachtbrief:

166

Opdrachtbrief

167

168

169

170

171



172

Waarborgen van de kwaliteit

173

Intern waarborgen van kwaliteit • Infoblad • Checklist • Bv. bij opmaken biztax / startende vennootschap / bij opmaken vereffeningsverslag

• Nazicht werk door de dossierverantwoordelijke • Afpuntingen in Admin-is • Bespreking door de vennoten

174

Intern waarborgen van kwaliteit • Checklists


175

Intern waarborgen van kwaliteit •

Checklists: wij maken gebruik van checklists:



176


Checklists: wij maken gebruik van checklists via andere software, nl.


177


Checklists: wij zijn bereid deze checklist te delen voor BeExcellent


178

Checklist Biztax

179

Checklist Vereffeningsverslag

180



181

Kwalificaties van het personeel

182

Personeelsbeleid • Waarvoor dient het personeelsbeleid • Vinden van geschikte kandidaat-medewerkers • Goede medewerkers motiveren en houden door goed onderbouwd personeelsbeleid (begeleiding, opleiding, verloning…) • Beleid uittekenen en procedures opstellen

183

Personeelsbeleid • Wat zijn de voordelen: • Bevordert de productiviteit en rendement van het kantoor • Aantrekken en motiveren van de juiste medewerkers en adequaat leidinggeven verzekert de gestructureerde groei van het kantoor

184

Personeelsbeleid • Elementen HR-Beleid: • Aanwervingsprocedures • Planning: vaardigheden en profiel aan te werven medewerkers (functie) • Aanwervings- en selectiecriteria en procedures Basisopleiding: te bepalen o.b.v. de diensten die het kantoor verleent, het aantal activiteiten en de vereiste graad van specialisatie voor de in te vullen functie

185

Personeelsbeleid • Elementen HR-Beleid: • Inschakelingsprocedure van aangeworven personen • Aanduiden van een coach • Evaluatieformulier door de coach

• Verloning en andere elementen tot motivatie van de werknemers • Evaluatie van de prestatie • Jaarlijks evaluatiegesprek – invullen evaluatieformulier

• Naleving van het beroepsgeheim en de discretieplicht

186

Voorbeeld evaluatieformulier coach

187

E-invoicing Een bijkomende uitdaging voor onze organisatie

188

E-Invoicing

189

E-Invoicing • De digitale samenleving • Wereld is veranderd : digitale tv, fotograferen, VOIP, Skype, mail, chat, twitter……) • Eerste portaalsites. Eerste toepassing XML 1998

• Eerste opkomst van internetbankieren: 1999

• Oprichting YouTube: 2005

• Doorbraak van smartphones: 2009 (bron : Wikipedia – opgericht 2001)

E-Invoicing • De digitale samenleving


E-Invoicing • Vandaag slechts beperkt percentage digitale facturen • • • • •

1 miljard facturen (België / Nederland) 600 mio B2B facturen 400 mio B2C facturen Vlaamse overheid: +/- 700.000 facturen Belgische overheid: +/- 1.100.000 facturen

• Toename verkopen via internet • Banken zijn begonnen met integratie elektronische factuur impact van e-invoicing en daarop aansluitend van de digitalisering van het facturatieproces is bijzonder groot!! 192

Overzicht gebruik elektronische facturatie December 2011

Digitaal December 2012

December 2013

Elektronisch verstuurd naar ondernemingen

1,83%

3,74%

6,02%

18,78%

27,42%

22,52%

33,44%

Elektronisch verstuurd naar en ontvangen door burgers

1,45%

2,32%

6,92%

16,18%

24,96%

18,50%

31,88%

1,94%

2,59%

7,40%

15,71%

22,42%

18,31%

29,82%

Elektronisch ontvangen door ondernemingen

E-mail December December 2012 2013

Totale e-Facturatie December December 2012 2013

Bron: Rapport Elektronische facturatie en het elektronisch archief (www.efactuur.belgium.be)

193

Totaal e-Facturatie

194

E-Invoicing

195

Verplichte vermeldingen op de factuur • • • • • • • • • • •

Datum (factuur wordt uitgereikt) Volgnummer (uniek nummer) Identiteit van de leverancier/dienstverrichter Identiteit van de afnemer Vermelding Btw-identificatienummer Datum levering (datum levering, voltooiing dienst, incassering van (een deel) de prijs indien deze verschilt van de uitreikingsdatum) Vermelding van gegevens inzake de verrichte handeling De maatstaf van heffing en de elementen waaruit hij is samengesteld De tarieven van de verschuldigde btw Het totaalbedrag van de verschuldigde btw moet in euro worden opgegeven Administratieve toegevingen (facturering aan particulieren, detailzaken, …) 196

Nieuwe regels sinds 1 januari 2013 • Geschiedenis: • Ter omzetting van richtlijn 2010/45/EU van 13 juli 2010, harmonisering tussen de lidstaten van de regels voor het opstellen van een factuur en elektronische facturering. • Vanaf 1993: via individuele vergunning • Vanaf 2004: twee voorwaarden 1. 2.

Voorafgaandelijk akkoord tot het ontvangen van een elektronische factuur Garanderen van … … authenticiteit van de herkomst … integriteit van de inhoud

197

Nieuwe regels sinds 1 januari 2013 • Geschiedenis: • Door of • beveiligde elektronische handtekening • EDI (Electronic Data Interchange) • Een ander systeem dat aan de voorwaarden voldoet van art. 1, §4 van het KB nr. 1, mits de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud ervan worden gewaarborgd.

• Vanaf 2010: schrapping van de drie mogelijkheden voor het geven van de garantie. De belastingplichtige kiest zelf de wijze van verzending (wel nog garanderen van authenticiteit en integriteit) • Vanaf 2013: • Nu ook de leesbaarheid van de factuur

198

Nieuwe regels: begrippen • Authenticiteit van herkomst: • “Het waarborgen van de herkomst van de identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur.” • Verplichting: bij leverancier/dienstverrichter als afnemer

• Integriteit van de inhoud: • “Het feit dat de inhoud die voorgeschreven is door de toepasselijke regels inzake de facturering geen wijziging heeft ondergaan.” • Verplichting: bij leverancier/dienstverrichter als afnemer

• Leesbaarheid: • “Zowel op korte als op lange termijn moeten alle btw-gegevens duidelijk leesbaar zijn, op papier of op digitaal scherm, zonder dat er daarvoor veel onderzoek of interpretatie nodig is.” 199

Wat is e-factureren?

200

Gevolgen voor het accountantskantoor • Gevolgen voor onze klanten: ja • Gevolgen voor ons eigen kantoor? • Administratieve dienstverlening • Het opmaken van de jaarrekening of de samenstelpraktijk • Advies

201

Gevolgen voor het accountantskantoor • Administratieve dienstverlening • Meer klanten door uitgebreide dienstverlening • Minder boekhoudwerk? Meer correctiewerk? • Betere communicatie met de klant voor (digitale)verwerking? • Nederland: vb. EDI-Circle (aantal kantoren/aantal klanten EN “rijke” e-facturen) 202

Gevolgen voor het accountantskantoor • Het opmaken van de jaarrekening of de samenstelpraktijk • Geen invloed op de uit te voeren werken • Wel betere/snellere consultatie onderliggende documenten • Makkelijker nazicht en controle • Quid internationale invloed ISRS 4410 • Beter en verplicht inzicht in de interne controle ? 203

Gevolgen voor het accountantskantoor • Advies • Heel belangrijke adviesrol over hoe om te gaan met e-facturatie. • We moeten ons verdiepen om adequaat te kunnen helpen. • Verwijzen naar ICT specialisten!

204

Praktische vragen en antwoorden Heeft de elektronische factuur dezelfde juridische waarde als een papieren factuur? Ja, de vorm van de factuur, hetzij op papier, hetzij in een elektronisch formaat, heeft geen belang meer, aangezien alle facturen aan dezelfde regels zijn onderworpen en op zelfde wijze moeten worden behandeld. De juridische waarde van een elektronische factuur is dus volledig gelijkwaardig aan die een papieren factuur.

205

Praktische vragen en antwoorden Hoe veilig is een elektronische factuur? De veiligheid is afhankelijk van de gebruikte technologie, bedrijfscontroles en/of de tussen partijen gemaakte afspraken.

206

Praktische vragen en antwoorden Wanneer wordt een factuur als elektronisch beschouwd op gebied van de BTW? Een elektronische factuur inzake BTW wordt slechts al een geldige factuur beschouwd als aan onderstaande voorwaarden is voldaan: 1.

Alle verplichte factuurgegevens dienen aanwezig te zijn

2.

Het moet gaan over een ‘elektronische factuur’. Dit houdt in dat het document in elektronische vorm uitgereikt en ontvangen moet worden.

207

Praktische vragen en antwoorden Hoe kun je weten of een elektronische factuur goed ontvangen werd? De wet voorziet niet in enige regeling hierover. Eenieder moet voor zichzelf uitmaken welke technische oplossing voor hemzelf wordt geïmplementeerd.

208

Praktische vragen en antwoorden Moet ik de facturen bewaren die moeten gedownload worden op de website van een leverancier of kan ik eenvoudig de e-mails met de links bewaren? De afnemer dient de hem via de website van zijn leverancier/dienstverrichter ter beschikking gestelde elektronische facturen te downloaden en te bewaren. Niets belet dat ook de e-mailberichten met de hyperlink worden bewaard (als aanvullend bewijs van herkomst)

209

Praktische vragen en antwoorden Biedt het versturen van een factuur per mail evenveel zekerheid als het versturen van een factuur per post? Ja. Als u facturen gewoon via mail verstuurt, kunt u in uw mailprogramma aangeven dat u een afleveringsbericht wenst. Werkt u met boekhoudsoftware of via een serviceprovider dan worden daarin ook afleveringsberichten voorzien. Vooraleer u met uw klant afspreekt om voortaan elektronische facturen te versturen, kunt u altijd met testberichten werken en samen een goede regeling uitwerken

210

Praktische vragen en antwoorden Mag ik tegelijkertijd een papieren en een elektronische factuur uitreiken voor dezelfde klant? Neen. Principieel mag voor éénzelfde handeling slechts één factuur, elektronisch of op papier, worden uitgereikt. Indien toch twee facturen uitgereikt worden, moet één van beide facturen (de papieren of de elektronische) de vermelding ‘dubbel’ bevatten of enige andere vermelding dat duidelijk maakt dat het andere exemplaar het ‘origineel’ is en enkel dat kan gebruikt worden voor het recht op aftrek.

211

Praktische vragen en antwoorden Hoe kan ik het best omgaan met het naast elkaar bestaan van elektronische en papieren facturen? Ofwel de twee stromen volledig apart beheren. Ofwel kunt u, om slechts één gegevensstroom te behouden: uw elektronische facturen uitprinten of uw papieren documenten inscannen (De bestemmeling van de factuur moet kunnen aantonen dat de door hem gebruikte technologie of procesmatige middelen inderdaad de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur waarborgen). Meer vragen en antwoorden: www.efactuur.belgium.be

212

Gedragscode • Doel: aanbieden van een duidelijk en veilig kader aan de consument • Van toepassing op relaties tussen de ondernemingen en de organisaties die de code hebben ondertekend en hun klanten • Volledige tekst: zie bijlage

213

Conclusie E-facturatie is een (nieuwe) uitdaging voor en in het beroep: • Voor het beroep: Bijstand en begeleiding van ons cliënteel in deze (nieuwe) vorm van communicatie met integratie van de betaalfaciliteiten en boekhoudadministratie • In het beroep: Een voorbereiding en uitwerking van een (nieuwe) kantoororganisatie waarin dienstverlening centraler staat en verwerking een andere dimensie krijgt. 214

E-Invoicing • Werkt u met e-invoicing? 1. Ja 2. Neen, maar ik heb reeds concrete stappen ondernomen om dit in de toekomst wel te doen. 3. Neen, maar ik weet wel wat e-invoicing en hoe het werkt. 4. Neen, ik ken dit niet

3 1 2

4


E-Invoicing • Moedigt u uw klanten aan om te werken met e-invoicing

Bron: Symposium “Mijn boekhouder/accountant, mijn partner is business?” Hogeschool Gent

216

ISRS 4410

217

Samenstellingsopdracht • Samenstellingsopdracht in overeenstemming met ISRS 4410 (International Standard on Related Services) • Wat is een samenstellingsopdracht? • De accountant verzamelt, verwerkt, rubriceert, analyseert financiële informatie en vat deze samen. • Hij synthetiseert op basis van de financiële informatie aangeleverd door de klant. • Het bestuursorgaan blijft verantwoordelijk voor de financiële informatie en voor de basis waarop deze werden opgesteld en gepresenteerd.

218

In welk nationaal en internationaal kader moeten we dit zien? • Toename van de complexiteit van de omgeving waarbinnen het beroep uitgeoefend wordt • Versterking van het vertrouwen van de stakeholders cliënten • Versterking van de geloofwaardigheid en de unieke positie van de accountant/belastingconsulent • Internationale tendensen in accountancy • Internationale verplichtingen en reglementen (IFAC & IAASB) 219

Wat is I.F.A.C.? MISSIE: • bij te dragen tot de ontwikkeling, goedkeuring en uitvoering van kwalitatief hoogwaardige internationale normen en richtsnoeren; • bijdragen tot de ontwikkeling van sterke professionele boekhouding organisaties en accountantskantoren, en tot kwalitatief hoogwaardige praktijken door professionele accountants • bevordering van de waarde van professionele accountants wereldwijd; • uitspreken over openbaar belang kwesties waar de boekhouding beroep van deskundigheid het meest relevant is. VISIE: • IFAC's visie is dat de algemene boekhoudkundige beroepen erkend worden als een waardevolle leider in de ontwikkeling van sterke en duurzame organisaties, financiële markten en economieën.

220

221

Wat is IAASB?

222

Wat is ISQC1? = International Standard on Quality Control = kwaliteitsbeheersing voor kantoren die controle- en beoordelingsopdrachten betreffende financiële overzichten, alsmede andere assurance- en aan assurance verwante opdrachten uitvoeren

223

Wat is ISQC1? Doelstellingen: Stelsel kwaliteitsbeheersing vaststellen -> verschaft zekerheid aan kantoor m.b.t.: • Naleving weten regelgeving gestelde vereisten en professionele standaarden door kantoor en personeel • Uitgebrachte rapportages door kantoor of opdrachtpartners zijn passend in gegeven omstandigheden 224

Assurance, aan assurance verwante opdrachten en nonassurance opdrachten ? Zijn deze opdrachten van belang voor ons beroep?

Assurance, aan assurance verwante opdrachten en overige opdrachten

Assurance Opdrachten

Non assurance

Volkomen controle Beperkte controle

226


Assurance Opdrachten

Non assurance

Zekerheid Volle Onafhankelijkheid Objectiviteit Ethiek o.a. gewone onafhankelijkheid 227


Assurance Opdrachten Non assurance

Aan assurance verwant Overige

228

Is ISRS 4410 de toekomst? • International Standard on Related Services • Wordt toegepast van zodra er een risico is dat de accountant ten aanzien van derde partijen wordt geassocieerd met financiële informatie • Samenstellingsopdracht is GEEN controleopdracht – accountant geeft met de financiële informatie meer geloofwaardigheid aan deze financiële informatie • Ruimte voor afweging: wil de acountant/klant dat de financiële informatie verbonden wordt met de naam van accountant?

229

Is ISRS 4410 de toekomst? NORM • INWERKINGTREDING ISRS 4410 Vanaf 1 juli 2013. • WELKE INFORMATIE? De standaard is van toepassing op samenstellingsopdrachten m.b.t. historische financiële informatie. Deze standaard kan echter toegepast worden – indien nodig aangepast – op samenstellingsopdrachten met betrekking tot financiële informatie andere dan van historische aard en met betrekking tot niet-financiële informatie 230

Is ISRS 4410 de toekomst? NORM • Kwaliteitscontrole • De ISRS 4410 legt voorwaarden op het niveau van individuele samenstellings-opdrachten op. • Deze voorwaarden gaan echter uit van het gegeven dat het kantoor van de accountant onderworpen is aan een kwaliteitstoetsing in de zin van ISQC1

231

Wat? • Verzamelen, verwerken, rubriceren, analyseren en samenvatten van gegevens tot een financieel overzicht • Geen zekerheid • deskundigheid op het gebied van administratieve verwerking van financiële gegevens tot toereikende verslaggeving • niet omwille van de controledeskundigheid • correctheid of volledigheid van de informatie moet niet nagegaan worden • bestuursorgaan blijft verantwoordelijk

232

Meerwaarde t.a.v. de opdracht • Voordelen voor de cliënt • deskundigheid en zorgvuldigheid, op maat van de specifieke noden van de klant • professionele en ethische eisen, waaronder objectiviteit • een duidelijk verslag dat de aard van de opdracht duidelijk aflijnt

• Voordelen voor de accountant • duidelijk gecommuniceerde opdrachtsvoorwaarden • flexibiliteit met het oog op een adequate rapportering • een tevreden cliënt

233

Wanneer ISRS 4410? • Risico op associatie van de accountant met de financiële informatie • de financiële informatie is vereist door wet of regelgeving • de openbaarheid van de financiële informatie is wettelijk vereist • risico dat de mate van betrokkenheid van de accountant met de informatie verkeerd zou opgevat worden

234

Samenstellingsopdracht Waarom een samenstellingsopdracht voor de accountant? 1. De deskundigheid en zorgvuldigheid van de accountant 2. De professionele en ethische eisen waaraan de accountant is onderworpen 3. De duidelijke communicatie van de aard en de omvang van de betrokkenheid van de beroepsbeoefenaar met de samengestelde financiële overzichten

235

Samenstellingsopdracht - Voorwaarden 1.

Uitvoering in overeenstemming met ISRS 4410

2.

Voldoen aan ethische voorwaarden en met name iedere situatie vermijden die zijn professionele oordeelsvorming op een ongepaste wijze beïnvloedt

3.

Professionele oordeelsvorming

4.

Kwaliteitsbeheersing: het kantoor is onderworpen aan een kwaliteitstoetsing

5.

Schriftelijke opdrachtaanvaarding en -voortzetting: de opdrachtvoorwaarden moeten schriftelijk overeengekomen zijn

6.

Communicatie met het bestuursorgaan 236

Samenstellingsopdracht en communicatie • Communicatie met het bestuur is vereist doorheen heel de opdracht • Meer specifiek: • bij de schriftelijke opdrachtaanvaarding • tijdens de opdracht, alle zaken die volgens zijn professioneel oordeel voldoende belangrijk zijn om te melden • de samenstellingsverklaring vergezelt de samengestelde informatie 237

Samenstellingsopdracht en communicatie • Opvragen van bijkomende of verbeterde informatie/voorstellen van wijzigingen indien • de door het bestuursorgaan verstrekt informatie onjuist, onvolledig of anderszins onbevredigend is • de samengestelde informatie van toepassing zijnde stelsel inzake financiële verslaggeving niet adequaat beschrijft of er niet naar verwijst • Er wijzigingen vereist zijn teneinde ervoor te zorgen dat de samengestelde financiële informatie niet materieel onjuist zou zijn • de samengestelde financiële informatie op andere wijze misleidend is

• Indien het bestuursorgaan hier niet op ingaat, moet de accountant ontslag nemen met vermelding van de redenen

238

Samenstellingsopdracht en communicatie • Het bestuur is verantwoordelijk voor de gerapporteerde informatie • Het is niet vereist managementbeslissingen in twijfel te trekken • Maar: Indien de externe accountant bijstand heeft verleend in het kader van belangrijke beoordelingen, moet hij deze bespreken met het management. Er moet voldoende communicatie zijn over deze belangrijke beoordelingen, zodat het management in staat is de verantwoordelijkheid voor de samengestelde informatie op te nemen. 239

Samenstellingsopdracht De samenstellingsverklaring: Een belangrijk doel van de samenstellingsverklaring is de duidelijke communicatie van de aard van de samenstellingsopdracht en van de rol en de verantwoordelijkheden van de accountant. De samenstellingsverklaring moet schriftelijk zijn.

240

Samenstellingsopdracht Inhoud van de samenstellingsverklaring: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

De vaststelling dat de accountant het financieel overzicht heeft samengesteld De beschrijving van de verantwoordelijkheden van het bestuursorgaan De identificatie van het van toepassing zijnd stelsel De identificatie van het financieel overzicht De beschrijving van de verantwoordelijkheden van de accountant De beschrijving van wat een samenstellingsopdracht met zich meebrengt De datum, de handtekening en het adres van de accountant 241

Algemene (toekomstige) conclusie

W.C.O

ISRS 4410

Samenstellingopdracht

242

Algemene (toekomstige) conclusie

Voeren van de boekhouding

Tax

Opmaken van de jaarrekening

243

Algemene (toekomstige) conclusie Andere

Opmaken van de jaarrekening

Advies (budget, bespreking)

Onafhankelijk bestuurder

Financiering van de onderneming

Tax

ISRS 4410

244

VRAGEN

245

Organisatie van uw kantoor

Recommend Documents