Ordacsehi Község Önkormányzata 2015. évi belsı ellenırzési terve
Tisztelt Képviselı-testület! A belsı ellenırzés tervezésének bemutatása Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 61. §-a szerint az államháztartási kontrollok célja az államháztartás pénzeszközeivel és a nemzeti vagyonnal történı szabályszerő, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás biztosítása. Az államháztartás belsı kontrollrendszere a költségvetési szervek belsı kontrollrendszere keretében valósul meg, beleértve a belsı ellenırzést is. A belsı kontrollrendszer létrehozásáért, mőködtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetıje felelıs, az államháztartásért felelıs miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembe vételével és egyben köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és mőködtetni, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerő, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A 2013. január 1-jén hatályba lépett Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 119-§-a rendelkezik –többek között- a helyi önkormányzat belsı ellenırzési rendszere mőködésének fıbb szabályairól, megjelölve az általa elérni kívánt fontosabb célokat is. A helyi önkormányzat belsı ellenırzése keretében gondoskodni kell a felügyelt költségvetési szervek ellenırzésérıl is. Az utóbbi ellenırzési forma a tulajdonosi funkcióval összefüggı átfogó vagy általános ellenırzésként valósul meg. A helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasági megbízottak, valamint egyes centrális alárendeltségő szervek feladat és hatásköreirıl szóló 1991. évi XX. Törvény 140. § (1) bekezdésének e) pontja a jegyzı gazdálkodási feladat- és hatáskörébe sorolja az önkormányzat által alapított és fenntartott költségvetési szervek pénzügyigazdasági ellenırzését. A költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet 29.§ (1) bekezdése minden költségvetési szerv részére kockázatelemzésen alapuló stratégiai és éves ellenırzési terv készítését írta elı. A helyi önkormányzatokról szóló 2011. évi CLXXXIX. Tv. 119. 0(5) bekezdése szerint a helyi önkormányzatra vonatkozó éves belsı ellenırzési tervet a Képviselı-testület az elızı év december 31-éig hagyja jóvá. I. Az éves ellenırzési terv összeállítása a) Az ellenırzési terv elkészítése során felhasznált kimutatások, elemzések, egyéb dokumentumok . 1
A 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl (továbbiakban: Bkr.) 22.§ (1) b) pontja szerinti stratégiai ellenırzési terv ismeretében az éves ellenırzési terv elkészítéséhez, kérdıív és interjú keretében felmérésre kerültek a kockázati tényezık és a kockázatosnak ítélt folyamatok, a Nemzetgazdasági Minisztérium által ajánlott módszertan szerint. Nagyon fontos kockázati tényezı a kontrollkörnyezet (pl. a jogszabályok) változásaira való reagálás. A kockázatos folyamatok meghatározása tekintetében az állandó folyamatok közül az önkormányzati vagyongazdálkodás és az intézményi mőködés kapott nagyobb súlyt. Ordacsehi Község Önkormányzat és intézménye 2015. évi éves belsı ellenırzési terve a Nemzetgazdasági Minisztérium útmutatója és a költségvetési szervek belsı kontrollrendszerét és belsı ellenırzésének rendjét szabályozó 370/2011. (XII.31.) kormányrendelet (Bkr.) 31 §-nak rendelkezéseit figyelembe véve került összeállításra. A terv a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon és a rendelkezésre álló erıforrásokon alapul.
Az éves ellenırzési terv tartalmazza - az ellenırzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatást, - a tervezett ellenırzések tárgyát - az ellenırzések célját - az ellenırizendı idıszakot - a rendelkezésre álló és a szükséges ellenırzési kapacitás meghatározását - az ellenırzések típusát - az ellenırzések tervezett ütemezését - az ellenırzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését - az egyéb tevékenységeket. A külsı szolgáltatói feladatellátás miatt a soron kívüli ellenırzések és a kötelezı szakmai képzések szakértıi nap szükséglete nem kerülhet tervezésre. (Éves szinten, a Fonyód Kistérség Többcélú Társulása 2015. évi összesített belsı ellenırzési ütemterében kerül bemutatásra. )
Az éves ellenırzési tervet megalapozó kockázatelemzés Ordacsehi Község Önkormányzata 2015. évi Belsı Ellenırzési terve kockázatelemzésen alapul, melyet a belsı ellenırzési vezetı számára a Magyarországi államháztartási belsı ellenırzési standardok 5300 számú irányelve alapján a Bkr. 29 § (1) bekezdése rendel el kötelezettségként. A kockázatelemzési tevékenységet az elızı évek tapasztalataira építve a belsı ellenır permanensen végezte a 2015. évben. A korábban azonosított kockázatok hatásának értékelésében és a tárgyidıszakban feltárt kockázati kritériumok minısítésében folyamatosan közremőködtek a Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal illetékes szakemberei és az intézmény vezetıje.
2
Ordacsehi Község Önkormányzata és költségvetési szervének 2015. évi belsı ellenırzési terve folyamat alapú kockázatelemzésen alapszik. A folyamatok feltérképezése a kockázati tényezı meghatározása és elemzése, illetve a végeredmény kialakítása a Fonyód Kistérség Többcélú Tárulása költségvetési szerveinek Belsı Ellenırzési Kézikönyvében rögzített modell szerint történt, a mőködési és a gazdálkodási folyamatokban feltárt és azonosított kockázati tényezık rangsorának kialakítása. A folyamatok kockázati rangsora alapján meghatározásra kerültek azok a fı témakörök, amelyek potenciális veszélyforrást jelentenek az önkormányzati gazdálkodás vagy egyes ellátandó területek mőködtetése szempontjából. A megjelölt kockázati tényezık mindenképpen további analízist és válaszlépéseket igényelnek. Az egyes kritériumokhoz hozzárendelte a belsı ellenır azokat a szervezeteket vagy szervezeti egységeket ahol a kockázati tényezık bekövetkezési valószínőségének gyakorisága illetıleg lehetséges negatív hatásuk a legnagyobb veszélyt jelenti. Az elemzések szintézise alapján a következı fı folyamatokban vizsgálta meg az ellenırzés a kockázati tényezık szerepét, jelentıségét, súlyát és kezelésük alternatíváit. • • • • • • • • • • • • • •
Szakai feladatellátás Szabályozás Jogi feladatok Kommunikáció Külsı szervezetekkel való együttmőködés Költségvetés készítés Irányítás, belsı kontroll Humánerıforrás gazdálkodás Gazdálkodási, pénzkezelési folyamatok Számviteli folyamatok Fenntartás, karbantartás Iratkezelés Adatkezelés, adatvédelem Informatikai támogató folyamatok
A prioritások meghatározása a fıbb célkitőzésekbıl került levezetésre a kérdıívek, és az interjú (fókuszmegbeszélés) során. Prioritások: A külsı és belsı kockázatok csökkentése a szabályozottsággal és szabályszerőséggel. Vagyongazdálkodás. Az önkormányzati feladatok átrendezıdése, A pénzkezelés és a könyvvezetés szabályszerősége, - belsı kontrollok mőködése (kötelezettségvállalás, gazdaságos anyag és eszköz felhasználás) - az irányított/felügyelt szervek ellenırzése, - korábbi belsı ellenırzések során tapasztalt hibák.
3
Az ellenırzési terv a korábbi évek belsı ellenırzéseinek tapasztalatait és a jelentésekben foglaltakat figyelembe vette. A magas kockázatú folyamatokból az ellenıri kapacitás (ellenırzésre fordítandó forrás) függvényében, csak a legnagyobb szabályszerőségi és rendszer jellegő kockázattal azonosított területek és folyamatok ellenırzése került tervezésre. A kockázati tényezık összesített rangsorában is elsı helyen szerepel a jogszabályi változások intézményekre és a hivatal szervezeti egységeire gyakorolt hatása. Ezen külsı kockázati kritériumok kompenzálására szolgáló kockázati reakciók kidolgozását kívánja segíteni a belsı ellenır a végrehajtandó belsı ellenırzések tapasztalatainak felhasználásával. A fı folyamatokhoz rendelt kockázati tényezıket a Belsı Ellenırzési Kézikönyvben rögzített két kritérium a bekövetkezés valószínősége és a szervezetre gyakorolt hatásának összevont értékelése alapján került kialakításra.
A 2015. évi ellenırzésre javasolt területek és folyamatok az alábbiak:
- Óvoda mőködésének átfogó vizsgálata - Ordacsehi Önkormányzat 2014. évi leltározásának, és selejtezésének ellenırzése - Utóellenırzés A javasolt belsı ellenırzési tervben meghatározott ellenırzési feladatok átfogják az önkormányzati gazdálkodás kiemelt területeit. A fentiek figyelembevételével elkészített 2015. évi ellenırzési tervet az 1.számú melléklet (ütemterv), valamint a 2. számú melléklet (kockázatelemzés) alapján terjesztem, Tisztelt Képviselı-testület elé.
Kockázatelemzési kritériummátrix
A kockázati szempontokhoz 1-tıl 5-ig terjedı kockázati mérıszám rendelése történt a súlyosságnak megfelelıen ("1" a legalacsonyabb, "5" a legsúlyosabb). A 4
kockázatok elıfordulásának valószínősége 1-tıl 5-ig került meghatározásra ("1"- „2” alacsony, "3" –„4” közepes, "5" magas). Kockázati pontok= Súlyok mérıszám X a kockázat elıfordulásának valószínősége. Elérhetı minimum pont: 23 Elérhetı maximum pont: 115 Alacsonynak minısíthetı a kockázat 50 pontig. Közepesnek minısíthetı a kockázat 90 pontig. Magasnak minısíthetı a kockázat 90 pont fölött. Az éves ellenırzési terv összeállításakor a belsı ellenırzés a kockázatelemzés során nagyobb figyelmet fordított az elızı ellenırzés óta eltelt idıszakra, az elızı vizsgálatkor észlelt hibákra, a hiányosságok számára, az elızı pénzügyi ellenırzés óta a gazdasági részlegben bekövetkezett fluktuációra, valamint az intézmény összetettségére, feladatbıvülésére. Az önkormányzat és általa fenntartott intézménynél a 2015. évi ellenırzések programjainak összeállításakor a szabályszerő mőködésre, a mőködés gazdaságosságának megállapitására, az önkormányzatnál vagyongazdálkodásra, ezen belül a leltározásra, a selejtezésre helyezte a hangsúlyt a belsı ellenır, tekintettel a az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban Áht.), valamint az államháztartás törvény végrehajtásáról szóló törvény végrehajtásáról rendelkezı 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban Ávr.) elıírásaira. A belsı ellenırzés fontos feladata a potenciális hibák megelızése érdekében, hogy a megjelenı új, illetve jelentıs mértékben módosuló jogszabályok értelmezéséhez egységes végrehajtásához segítséget nyújtson, együttmőködve az ellenırzött költségvetési, illetve egyéb szervezettel. A tervezett ellenırzések tárgya A kiemelt kockázati prioritás miatt az ellenırzések tárgyaként jelenítette meg a vizsgált szervezetek belsı kontrollrendszerét, ezen belül a belsı eljárásrendek, szabályzatok és folyamatleírások kötelezı tartalma kerül felülvizsgálatra. A klasszikus hagyományoknak megfelelıen az ellenırzések tárgya 2015 évben is a gazdálkodással összefüggı feladatok. A tervezett ellenırzések célja és módszerei Az ellenır a 2015. évi belsı ellenırzési tervben egy rendszerellenırzés, egy szabályszerúségi ellenırzés, valamint egy utóellenırzés végrehajtását prognosztizálja. A rendszerellenırzések célja a vizsgált szervezetek komplex belsı kontrollrendszerének és az ehhez kapcsolódó alrendszereknek a felülvizsgálata a szabályozottság és a mőködés szempontjából egyaránt. A rendszerellenırzéseken belül azt a kiemelt célt kívánja megvalósítani, hogy megállapítsa milyen színvonalon érvényesültek azok a funkciók, amelyeket az Áht. 69 § (1) bekezdése meghatározott a kockázatok kezelése és a tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében a teljes folyamatrendszerrel szemben.
5
Az elızı célrendszer keretében vizsgálja az alábbi követelmények érvényesülését. A mőködés és a gazdálkodás során hogyan valósult meg a tevékenységek gazdaságos, hatékony és eredményes végrehajtása. A vizsgált szervezetek milyen színvonalon teljesítették elszámolási kötelezettségeiket. Hogyan érvényesült az a funkció, hogy az erıforrásokat megvédjék a veszteségektıl, a károktól és a nem rendeltetésszerő használattól.
A szabályszerőségi ellenırzés evidenciális célja, a hatályos jogszabályokhoz, illetıleg a belsı eljárásrendekhez való igazodás szintjének értékelése és a korábban megállapított színvonallal történı összehasonlítása. A belsı ellenırzés, 2015-ben, kiemelten kezeli, az Ordacsehi Község Önkormányzata, és az intézmény ellenırzési nyomvonalának, kockázatelemzésének felülvizsgálatával kapcsolatos tanácsadói tevékenységet. Ugyanakkor, 2015. év I. negyedévében felülvizsgálja és szükség szerint módosítja a Fonyód Kistérség Többcélú Társulása Önkormányzataira és költségvetési intézményeire kiterjedı Belsı Ellenırzési Kézikönyvét. A belsı ellenırzés, nevesítetten a belsı ellenırzési vezetı kötelezı feladata a kockázat elemzéssel alátámasztott stratégiai ellenırzési terv elkészítése, amelyre 2015. év III. negyed évében kerül sor. Az éves belsı ellenırzési terv, az ellenırzések nyomon követésére és az éves ellenırzési beszámoló elkészítésére 5 munkanap került tervezésre. A felmért kockázatok elkerülésére és elviselhetı mértékre való mérséklésére a tanácsadások is szolgálhatnak, amelyek elsısorban a szabályozottság, az ellenırzések során szerzett tapasztalatok, és rendszerismeretek oktatásában jelenhetnének meg, A külsı szolgáltatói feladatellátás miatt a soron kívüli ellenırzések és a kötelezı szakmai képzések szakértıi nap szükséglete sem kerülhet tervezésre. A jogszabályokban elıírt belsı ellenırzési tevékenység ellátásához a tárgyi feltételek biztosítottak. A belsı ellenırzés külsı szolgáltatással kerül ellátásra, összesen 12 munka (szakértı) nap felhasználással. A belsı ellenır rendelkezik az elıírt szakirányú (közgazdasági) felsıfokú iskolai végzettséggel-, az államháztartásért felelıs miniszter engedélyével - a belsı ellenıri tevékenység végzésére, illetve a belsı ellenırzési vezetı szármára elıírt jogszabályi elıírásoknak is megfelel.
II. Az önkormányzatok stratégiájához való viszony A 2015. évi ellenırzési terv az önkormányzat stratégiai céljaival és költségvetési koncepciójával összhangban áll.
III. Elızmények
6
A 2015. évi ellenırzési terv javaslatok a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. Törvény, valamint a költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 31. § alapján kerültek beterjesztésre, Ordacsehi Község Önkormányzata Képviselıtestülete elé.
IV. Várható szakmai hatások A belsı kontrollok mőködtetésének egységes, önkormányzati szintő vizsgálatai hozzájárul ahhoz, hogy a szervezet tevékenysége során fokozottan érvényesülhessenek a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség Ávr.-ben is elıírt követelményei. Így teljesíti azokat a követelményeket, amelyek a pénzügyi ellenırzési rendszer EU- konform átalakítását, hatékony és átlátható mőködését célozzák. Ordacsehi, 2014. december 08. Kahó Ildikó belsı ellenırzési vezetı
7
