ORDACSEHI KÖZSÉG ÖNKORMÁNYZAT Felülvizsgált stratégiai ellenırzési terve a 2015. év vonatkozásában
Ordacsehi Község Önkormányzat alapvetı célja, hogy biztosítsa a település mőködı képességét, a kötelezı és az önként vállalt közfeladatainak ellátásához szükséges források megteremtésével. A fentiek teljesítése érdekében, a költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011 (XII. 31.) Kormányrendelet alapján Ordacsehi Község Önkormányzat, és az általa alapitott költségvetési szerv, belsı ellenırzésre vonatkozó stratégiai terve, az alábbiak szerint került meghatározásra: A belsı ellenırzés általános stratégiai célja, hogy hozzájáruljon az önkormányzat által kitőzött stratégiai célok eléréséhez. Ennek érdekében, a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályok elıírásainak betarttatása mellett fontos a tulajdonosi szemlélető gazdálkodás érvényesülése. Ordacsehi Község Önkormányzata és általa alapított és irányított költségvetési szervek tekintetében a belsı ellenırzés stratégiai célja, hogy elısegítse az intézményi gazdálkodás hatékonyságát, eredményességét és gazdaságosságát, az alaptevékenységként meghatározott feladatok ellátási követelményeknek megfelelı teljesítése mellett, valamint megfelelı áttekintés biztosítása az intézmény gazdálkodásának helyzetérıl, színvonaláról. A belsı ellenırzés stratégiai terv, nem konkrét ellenırzési programokat tartalmaz, hanem a belsı ellenırzés átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belsı ellenırzés fejlesztési irányaira vonatkozó megállapításokat fogalmaz meg.
Az ellenırzési munka sajátos területeire vonatkozó stratégiai célok, és az azt biztosító legfontosabb feladatok az alábbiak: -
Az intézmény átfogó ellenırzése, legalább 3 évenként. A jogszabályi változások miatt, a bevételi lehetıségek kihasználásának vizsgálata. Vagyongazdálkodás értékelése. A korábbi ellenırzések során feltárt hiányosságok felszámolásának kiemelt vizsgálati szempontként való kezelése. A belsı kontrollok mőködésének értékelése. A belsı ellenırzés tanácsadói tevékenységének erısítése.
A BELSİ KONTROLLRENDSZER ÁLTALÁNOS ÉRTÉKELÉSE Ordacsehi Község Önkormányzatánál és az általa alapított és irányított költségvetési szervnél, a mőködés folyamatára és sajátosságaira való tekintettel részben kialakításra kerültek mindazon elvek, eljárások és belsı szabályzatok, amelyek alapján érvényesül a feladatok ellátását szolgáló elıirányzatokkal, létszámmal és vagyonnal való szabályszerő, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás. A belsı kontrollrendszer, ennek keretében az eljárások, szabályzatok alkalmazása és fejlesztése, folyamatos feladat.
1
Kockázati tényezık és értékelésük A Közös Önkormányzati Hivatalnál a kockázatkezelési szabályzat elkészült, ennek megfelelıen a jellemzı kockázati tényezık felmérését és értékelését el kell majd végezni. Gondoskodni kell a kockázatelemzésnek az éves ellenırzési tervek elkészítésekor történı figyelembe vételérıl. Jelen stratégiai terv összeállítása, a belsı kontrollrendszerek elızetes kockázatértékelésén alapul, az alábbiak szerint: - az eredendı kockázat, azaz a politikai és jogi szabályozási környezetbıl, a szervezet feladatrendszerébıl és a létszám struktúrájából, valamint a gazdálkodás rendszerébıl eredı kockázati tényezı, közepes; - az eredendı kockázat közepes minısítése miatt, közepes kockázati mértékő a tevékenység szabályozottsága, mivel valamennyi szükséges szabályzat, eljárásrend kialakításra került. Ezek felülvizsgálatáról, folyamatosan gondoskodni kell. - az önkormányzatnál folyó belsı ellenırzési rendszer mőködése, alacsony kockázati elem, mivel a belsı ellenırzés kiépített. A vizsgálandó területe és témák tervezése, kockázatelemzésen alapul. - szintén megfelelıen mőködik a pénzügyi és számviteli rendszer szabályozottsága. Az Önkormányzatra vonatkozó belsı pénzügyi szabályzatok elkészültek, de ezek folyamatos karbantartásáról, gondoskodni kell. - kockázati tényezınek minısül, a gazdálkodási tevékenység informatikai támogatottsága, mivel szők a fıkönyvi könyvelést alátámasztó analitikus nyilvántartások száma, illetve nem zárt rendszerő a kincstár által biztosított fıkönyvi szoftver, az informatikai környezet szabályozottsága és mőködés során, gondoskodni kell a biztonsági tényezık kiépítésérıl. - a folyamatba épített elızetes és utólagos vezetıi ellenırzés rendszere kiépített, mivel az operatív gazdálkodási jogkörök gyakorlása és szabályozottsága megfelelı, összeférhetetlenségi helyzetek elkerülése kidolgozott.
A belsı ellenırzésre vonatkozó fejlesztési és képzési terv, a szükséges erıforrások felmérése Ordacsehi Község Önkormányzata és az irányítása alá tartozó intézménynél, a belsı ellenırzési feladatok ellátásáról külsı szolgáltató bevonásával gondoskodnak. A külsı szolgáltató igénybevétele, mentesít a kapacitás felmérés és létszámgazdálkodás alól. A belsı ellenır képzettsége, megfelel a jogszabály által elıírt követelményeknek. A külsı szolgáltató biztosítja a folyamatos továbbképzés, szakmai konzultációkon való részvételt, illetve a feladatellátás informatikai hátterét. A Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatalban, és az intézményben, a helyszíni ellenırzésekhez a szükséges tárgyi feltételek biztosítottak. Ellenırzési priorítások és gyakoriságok
2
2014. – 2018. közötti idıszakban a belsı ellenırzés átfogó jellegő vizsgálatának lefolytatása kiemelten fontos, az Önkormányzat által alapított intézmény tekintetében, Továbbra is, törekedni kell arra, hogy a jogszabályban elıírt kötelezı ellenırzésekre (közbeszerzések ellenırzése a Közbeszerzési törvény alapján, és a nem szociális jelleggel nyújtott támogatások ellenırzésére az Államháztartási törvény alapján) legalább két évente kerüljön sor. A vagyongazdálkodás külsı és belsı kockázatainak értékelése alapján, a magas kockázatúnak minısített területek ellenırzésérıl, évente kell gondoskodni, ugyanúgy mint az államháztartáson kívüli szervezetek részére történı mőködési célú pénzeszköz átadások ellenırzésérıl.
STRATÉGIAI ELLENİRZÉSI TERV ELEMEI 2014-2018. évekre
Sorszám Megnevezés 1. Szervezet hosszú távú célkitőzése
2.
Belsı ellenırzés stratégiai céljai
Stratégiai ellenırzési terv elemei Stratégiai terv tartalma A szervezet olyan belsı kontrollrendszert alakítson ki és mőködtessen, amely elısegíti az Önkormányzat és Intézménye, céljainak megvalósítását • Az önkormányzat gazdasági programjában és éves költségvetési koncepcióiban megfogalmazott, valamint az éves költségvetési tervében rögzített prioritások érvényesítése. • Az önkormányzat kötelezı feladatellátásához kapcsolódó intézményi fejlesztések megvalósítása. • Az intézményi struktúra átalakítása, kihasználtságának javítása. • Az EU és hazai források konkrét pályázatok útján történı biztosítása, intézményi források bıvítési lehetıségeinek a feltárása. Javaslataival, tanácsadó tevékenységével segítse a racionális erıforrás gazdálkodást. Folyamatos véleményezı tevékenység. Belsı kontrollrendszer kiépítésének és mőködésének ellenırzése. • Az alapfeladatok eredményes ellátása, azok teljesítés mértékének és színvonalának az emelése. • Feladatok rangsorolása, ésszerő súlypontképzés, célok közötti szelekció biztosítása. • A rendelkezésre álló eszközök és az ellátandó feladat hatékonysága összhangjának a megteremtése, egyéb erıforrások bevonási lehetıségeinek a vizsgálata. • Tartalékok feltárására vonatkozó lehetıségek javítása. 3
•
3.
4.
A belsı kontrollrendszer értékelése
Saját bevételek növelésére irányuló törekvések érvényesítése. • Kötelezettségvállalások megalapozottsága, elıirányzatokkal való összhangjának a megteremtése. • Az intézményi mőködés szabályozottsága, jogszabályi elıírásokkal való összhangjának a biztosítása. A belsı kontrollrendszer általános értékelése:
belsı kontrollrendszer kialakítása, hatékonysága; kontrollkörnyezet felmérése során megszerzett információk; korábbi ellenırzések megállapításai a kontrollrendszer vonatkozásában; szervezet szabályozottsága (SZMSZ, munkaköri leírások, belsı eljárásrendek, belsı utasítások, mőködési kézikönyvek stb.); ellenırzési nyomvonal, megléte, megfelelısége; kockázatkezelés; szervezet szabályszerő mőködése; szabálytalanságkezelés (elızı idıszakban feltárt szabálytalanság, szabálytalanság gyanúja, külsı ellenırzések elmarasztaló megállapításai stb.); szervezet gazdaságos, hatékony és eredményes mőködése; információáramlás; iratok kezelése, rendelkezésre állása; döntés elıkészítés stb. Az értékelendı feladatok: • A belsı tartalékok feltárásának biztosítása. • A feladatellátás színvonalának javítása. • A szakmai és gazdasági feladatok legkisebb ráfordítással való ellátása. • A szabályszerő, fegyelmezett munka megvalósításának a feltételrendszere. • Racionális kezdeményezések, a helytelennek minısülı intézkedések, hiányosságok feltárása. • Mőködés és gazdálkodás szervezettségének a javítása, vezetıi döntések segítése. • Hibák, hiányosságok, szabálytalanságok gazdálkodási fegyelem megelızése, megszilárdítása. Kockázati tényezık A kockázatkezelés módszertana nem ismert (kockázatok és értékelésük meghatározása, felmérése, a kockázatok elemzése, a kockázatok kezelése, kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálata; csalás, korrupció.) A jogszabályok állandó változásából adódó belsı szabályozások aktualizálása véget nem érı folyamat, az 4
új szabályok száma sok, azok tartalma nagyobbrészt bonyolult, a szabályok félreértelmezése vagy alkalmazásuk során elkövetett hiba kockázata magas. A költségvetési szervek mőködése összetett, komplex. A változások mértéke és valószínősége gyakori, magas kockázatúMőködési környezet kockázati tényezıi: • • •
Bonyolult szabályozás, vagy a szabályozás hiánya. Pénzügyi források elégtelensége. A környezet dinamizmusa, kapcsolódás más rendszerekhez, más mőveletektıl való függés. (pl. informatika)
Strukturális tényezık • Célok és szervezeti felépítés megfelelısége. • Belsı szabályzatok validítása és konzisztenciája. • Feladat és felelısségi körök delegálása. • Folyamatok meghatározása és dokumentálása. • Beszámolás és jelentéstételi kötelezettség. Elszámoltathatóság. • Döntéshozatali szintek mőködése, vezetıi információs rendszer mőködése. Belsı ellenırzés jelentései alapján elkészült intézkedési tervek végrehajtása. A mőveletekbe, a munkatársak személyében és a folyamatokban rejlı állandó változás miatt a végrehajtás kockázata magas. A folyamatban rejlı tényezık • Megfelelı (stabil, fedhetetlen, hozzáértı) humánerıforrás rendelkezésre állása. • Etikai értékek, integritás érvényesülése. • Élımunka hatékonysága. • Információs rendszer mőködtetése A folyamatok átfutási ideje, a folyamatok minısége A vezetıség és a munkatársak személyes tulajdonságai és értékei; tisztesség, megbízhatóság jelentik az alapját az elszámoltathatóság és kontrollrendszer fejlesztésének Korábbi ellenırzések Korábbi belsı ellenırzéskorábbi ellenırzések megállapításai, függıen azok tartalmától, fokozottabb (kritikus megállapítások) kockázati helyzetet jelentenek. Belsı kontroll rendszer kockázati tényezıi:
5
5.
6.
7.
10.
• Szervezetrendszer, az egyes szervezeti egységek kapcsolatai. • Felelısségi körök delegálása. • Beszámolási rendszer biztosítottsága. • Belsı ellenırzés hatékony mőködtetése. Az egyes kockázati tényezık értékelése a Belsı ellenırzési kézikönyvben rögzítettek szerint történik. Az Önkormányzat belsı ellenırzési feladatait a Fonyód Belsı ellenır szükséges szakmai Többcélú Kistérségi Társulás keretében kötött képzettsége, egyéb megállapodásnak megfelelıen külsı szolgáltató végzi. kompetenciák. A belsı ellenır rendelkezik az elıírt szakirányú (közgazdasági) felsıfokú iskolai végzettséggel, - az államháztartásért felelıs miniszter engedélyével a belsı ellenıri tevékenység végzésére, illetve a belsı ellenırzési vezetı számára elıírt jogszabályi elıírásoknak is megfelel. Belsı ellenır képzési tervének elemei Belsı ellenırzés tárgyi és információs igénye
A belsı ellenıri feladatellátásra kötött megállapodás értelmében, a belsı ellenır továbbképzésérıl, önmaga gondoskodik. A jogszabályban elıírt belsı ellenırzési tevékenység ellátásához a tárgyi feltételek biztosítottak. • Hatályos folyamatszabályozások, kockázatelemzések naprakész biztosítása. • A belsı ellenırzést végzı folyamatos tájékoztatása az intézmény stratégiai célkitőzésének az esetleges módosításairól, jelentısebb, pl. nagyobb összeget meghaladó kötelezettség vállalásokról, egyéb tranzakciókról. Az ellenırzés által ellenırzési célok meghatározása a szervezet vizsgált területek, célkitőzéseivel összhangban, valamint az figyelemmel a ellenırzési célok összekapcsolása a szervezet kockázatelemzés eredményeivel (ellenırzési struktúrájában vagy prioritások); tevékenységében az ellenırzési gyakoriság meghatározása szükséges területenként, folyamatonként; változtatásokra. szükséges ellenırzések típusainak, alkalmazandó módszertanok meghatározása.> Kiemelt vizsgálandó területek: • Hatásköri rend, • Belsı szabályozottság, • Pénzgazdálkodás biztonsága, • Kötelezettségvállalás rendje, • Számviteli és beszámolási rendszer, • Hatékonyság, eredményesség, gazdaságosság, stb. A részletes kimutatást az éves ellenırzési tervek tartalmazzák.
6
A hatályos Stratégiai Ellenırzési Tervben meghatározásra kerültek azok a kockázatok, amelyek veszélyt jelentenek a Balatonboglári Közös Önkormányzati Hivatal mőködésére. A veszélyt jelentı kockázatok a következık: Ordacsehi Község Önkormányzatára és intézményére: - forráshiány, - jogszabályi változások, - szabályozottság, - információáramlás, - dokumentáltság, - humánerıforrás. A fentiek alapján, a stratégiai célok megvalósítását segítı ellenırzések, a belsı ellenırzés által javasolt vizsgálandó területek: Az önkormányzat költségvetési szervezeteinek ellenırzésekor vizsgálandó területek meghatározásánál a vonatkozó jogszabályi elıírásokon felül figyelembe kell venni a szervezetek struktúrájában vagy tevékenységében beálló változásokat is. Elsıdleges szempont az ellenırzés mőködtetését illetıen, hogy biztosítsa az önkormányzat, illetve az intézmények rendelkezésére álló források szabályszerő, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A stratégiai idıszakban a belsı ellenırzés kiemelt figyelmet fordít az intézmények gazdálkodásának, szükség szerint a szakmai feladatellátásának ellenırzésére, illetve eseti jelleggel az átalakulásokhoz kapcsolódó témák vizsgálatára. A Közös Hivatal vonatkozásában folyamatosan kiemelt területe az ellenırzéseknek a hivatal gazdálkodásának, beszámolási és könyvvezetési rendszerének, valamint irodai szintő szakmai feladatellátásának az ellenırzése. Törekedni kell a törvényi ellenırzési kötelezettségek teljesítésére, a vezetés ellenırzési igényeinek, javaslatainak kielégítésére, az ellenırzési lefedettségre, az idıszerő ellenırzési témák, környezeti változások figyelembe vételére, az üvegzseb törvényre figyelemmel a kockázatos ellenırzési területek (átláthatóság, nyilvánosság, közérdek) ellenırzésére. Tematikus ellenırzési területek: ▪ Rendszeres ellenırzési kötelezettségek, igények - Szabályozottság aktualizálása az operatív gazdálkodás szabályainak betartása. - A pénzügyi-gazdasági ellenırzések által feltárt hiányosságok megszüntetése, - felszámolása érdekében megtett intézkedések végrehajtása. - Vagyongazdálkodás ellenırzése. ▪ Törvényi kötelezettség, jogosultság teljesítése
-
Közbeszerzések és a közbeszerzési eljárások szabályszerősége. Közpénzek felhasználásával, azok átláthatóságával, nyilvánosságával, a köztulajdon használatának nyilvánosságával, átláthatóbbá tételével és ellenırzésével kapcsolatos ellenırzések.
7
-
Céljelleggel nyújtott támogatások felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos ellenırzések.
▪ Tevékenységek, folyamatok ellenırzési lefedettsége −A feladatellátás, a szervezet és mőködés, a gazdálkodás rendjének szabályozottsága, szabályszerősége. −A feladat- és a rendelkezésre álló források összhangja. −A költségvetési tervezés eljárási rendje, a rendeletalkotás. −A költségvetés végrehajtása, a költségvetési elıirányzatok, módosítása, nyilvántartása. −Költségvetési beszámolás eljárási rendje, a zárszámadási kötelezettség teljesítésének szabályszerősége. −Gazdálkodási és ellenırzési jogkörök, a gazdálkodás operatív vitelével kapcsolatos jog és ellenırzési jogkör gyakorlása, szabályszerősége. −Bizonylati rend és fegyelem szabályszerősége. −Számviteli feladatok, a fıkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés, dokumentáltság, folyamatba épített ellenırzés. −Az önkormányzati vagyon nyilvántartása, számbavétele. - A vagyonnal való gazdálkodás, vagyon hasznosítása, vagyonértékelés, szerzıdések, önköltség számítás szabályainak meghatározása. - A humánerıforrás biztosítása, a létszámmal és személyi juttatásokkal történı gazdálkodás. −A saját bevételek beszedésének alakulása, kintlévıségek, hátralékok. −Európai uniós pályázati források igénylése, a megvalósuló fejlesztési feladatok teljesítése, felhasználási rendje. ellenırzések (ÁSZ, stb.) megállapításait követı intézkedések −Külsı eredményességének vizsgálata. −Az önkormányzat irányítása alá tartozó intézmények "átfogó" ellenırzése. −A kockázatos területek ellenırzése "téma", vagy "cél" ellenırzés formájában soron kívüli, vagy tervezett módon. Ordacsehi, 2014. október 29.
Készítette:
Kahó Ildikó belsı ellenırzési vezetı
8
