Opstart van een nieuw ict-raamcontract voor een aantal besturen uit de regio Kortrijk-Roeselare Samenvatting Verschillende besturen uit de regio Kortrijk werken in dit dossier samen voor hun ICT-basisaankopen en hun ICT-ondersteuning. Het principe van dit raamcontract is de “opdrachtencentrale”, waarbij de aanbestedende overheid de Stad Kortrijk is en waarbij de andere deelnemende besturen hun eigen bestellingen plaatsen en aankopen verrichten op basis van vooraf gekende afspraken. Deze afspraken liggen vast in dit bestek en zullen aangevuld worden tijdens de onderhandelingen. De grootte-orde van dit raamcontract is 11 miljoen Euro (incl. btw). Het raamcontract is opgesplitst in verschillende loten, die verder in detail worden besproken.
Deelnemende besturen Volgende besturen nemen deel aan de uitvoering van dit raamcontract: - Gemeente Anzegem - Gemeente Wevelgem - Gemeente Zwevegem - Intercommunale Leiedal - OCMW Harelbeke - OCMW Kortrijk - OCMW Wervik - OCMW Zwevegem - Parko : Stedelijk Parkeerbedrijf Kortrijk - Politiezone VLAS - SOK: stadsontwikkelingsbedrijf Kortrijk - Stad Kortrijk (aanbestedende overheid) - Stad Roeselare - Stad Wervik - Stad Harelbeke - OCMW-Roeselare
Administratieve basisprincipes De basis van het raamcontract is bestelling op afroep. Het contract houdt geen exclusiviteit in voor de leverancier. Indien de deelnemende besturen menen om gelijk welke reden beroep te moeten doen op een andere leverancier blijven zij daar te allen tijde vrij in. Dit is de beste garantie om ons een optimale kwaliteit te verzekeren. Volgende principes worden gehanteerd : - de deelnemende besturen krijgen de mogelijkheid te kiezen uit een zo breed mogelijke waaier van aangeboden producten en diensten, zodat het mogelijk wordt, indien de markt wijzigt, eventueel over te stappen naar nieuwere producten (of diensten). - overdracht van informatie aan locale ICT-diensten - administratief eenvoudige bestel- en betalingsprocedures introduceren, die het voor de besturen eenvoudig maakt de uitgaven op een transparante manier op te volgen. - door het samenvoegen van ook de kleine dienstenopdrachten tot een groter geheel, verhoogt de regelmaat waarmee de leverancier zijn diensten levert en uiteraard ook de kwaliteit en snelle service voor de deelnemende besturen. - We pinnen ons in dit raamcontract niet vast op gegarandeerde afname-minima maar de leveranciers kunnen – indien ze hun werk goed doen- hun raming baseren op wat de stad Kortrijk, het OCMW Kortrijk en Politiezone VLAS in de voorbije vijf jaar in deze domeinen hebben besteed.
Pagina 1/10
Technische doelstellingen Een eerste doel van een nieuw raamcontract is vooral de infrastructuur op peil te houden, met als logische aandachtspunten: - Het PC-park met netwerk en centrale infrastructuur modern houden en er de nodige service voor garanderen. Dit is een voorwaarde voor de besturen om vlot nieuwe toepassingen te kunnen introduceren. - De bedrijfszekerheid van netwerk en servers verzekeren en het nemen van voorzorgen tegen elektriciteitsonderbrekingen, storingen enz... ook buiten de openingsuren gezien bepaalde toepassingen dan intensiever gebruikt worden (b.v. via internet : reservatie van boeken, sportcursussen, meldpunt, mail). Tweede doel is doorheen dit raamcontract in alle loten aandacht besteden aan de verrijking van de aanwezige technische knowhow binnen de verschillende besturen.
Begrenzing van het contract en deelname aan andere offertevragen van de besturen We hebben ervoor geopteerd heel wat diensten of aankopen niet in het raamcontract op te nemen: - softwarepakketten voor typisch gemeentelijke toepassingen als bevolking, vergunningen, bibliotheek … - specifieke GIS en CAD-software/hardware - website-ontwikkeling, Voor deze specifieke domeinen zijn dikwijls een beperkt aantal leveranciers met licentiegebonden toepassingen aanwezig of wordt een andere administratieve weg bewandeld (website). Het contract houdt geen exclusiviteit in voor de leverancier. Indien de deelnemende besturen menen om gelijk welke reden beroep te moeten doen op een andere leverancier blijven zij daar te allen tijde vrij in. Dit is de beste garantie om ons een optimale kwaliteit te verzekeren.
Duur van het contract Het contract wordt (voor elk lot) afgesloten voor een periode van 3 jaar met mogelijkheid van verlenging van 2 maal 1 jaar zodat de maximale duur van het contract 5 jaar bedraagt.
Prijsopbouw van de gevraagde offerte De prijsvraag bestaat erin prijs te vragen voor een pakket van leveringen en diensten, dat ongeveer representatief is voor de komende periode van 5 jaar, berekend op basis van prijzen van vandaag. De prijsvraag wordt uitgesplitst in drie soorten producten waarvoor telkens een andere manier van prijsvorming geldig is : - een aantal, zo goed mogelijke geraamde, bestellingen waarvoor de leverancier de eerste zes maanden van het contract zijn prijs garandeert (= Special Bid Offer). - diensten in het algemeen, die meestal uitgedrukt worden in forfaitaire uurprijzen en verplaatsingskosten waarop een vastliggende prijsherzieningsformule van toepassing is. De kost van deze diensten ligt hier op een éénvoudige wijze vast voor de gehele periode. - voor de overige bestellingen die hier niet onder vallen, ligt de prijs voor het eerste jaar vast (volgens de bieding). Voor volgende jaren zal het prijsvormingssysteem dat door de leverancier gegarandeerd is, van toepassing zijn. Elk bestuur kan er te allen tijde de transparantie van controleren.
Pagina 2/10
Verschillende productranges De aanbieder zal (behalve voor Mac) voor alle courante hardware als daar zijn PC’s, portables, schermen, servers, printers, switchen, camera’s, beamers enzovoort minstens drie productranges (merken) aanbieden, waaruit de opdrachtgever ten allen tijde kan kiezen. (Deze mogen voor de verschillende groepen producten verschillend zijn. Minstens twee ervan moeten zich richten naar het professionele marktsegment.) De aanbieder zal voor alle meer gespecialiseerde hardware als daar zijn opslagmedia NAS en SAN, firewalls, minstens twee professionele productranges (merken) aanbieden, waaruit de opdrachtgever ten allen tijde kan kiezen. (Deze mogen voor de verschillende soorten producten verschillend zijn.)
Korte samenvattende beschrijving van de loten Lot 1 Levering en installatie van basishard-en software en gerelateerde diensten - BasisHardware: leveren van PC’s, schermen ; leveren en installatie van servers, switchen, firewalls, tot anderzijds ook complexere installaties zoals een SAN (zoals elders opgemerkt heeft de opdrachtgever steeds de vrijheid bepaalde aankopen buiten dit contract te laten verlopen.) - BasisSoftware: Microsoftsoftware, Antivirussoftware, netwerkbeheer-pakketten, Citrix-technologie enz…, zowel aankoop als eventueel installatie en /of onderhoudscontracten op deze softwarepakketten. - Basisondersteuning door een vaste en voldoende technisch onderlegde personen, die op afroep, maar in principe op basis van een vast patroon (b.v. één vaste dag per week) werkt -Ondersteuning door techniekers of specialisten ad hoc, naar aanleiding van projecten in het domein van de gewone of centrale hardware (SAN, load balancing, centrale bekabeling..) of software (Windows Server, ..., Exchange, monitoring pakketten, Altiris, Citrix) van de verschillende besturen -Monitoring of assistentie (met SLA) rond specifiek gedetailleerde opdrachten: bv het opvolgen van een bepaalde server, een servicecontract op een bepaald softwarepakket enz…
Lot 2: Knowhow-assistentie door specialist(-en) op vlak van multimedia, camerabewakingstechnieken, VOIP (digitale telefoontechnieken over IP) Knowhow-assistentie op afroep door specialist(-en) van hoog niveau op vlak van multimedia, camerabewakingstechnieken, VOIP (digitale tefefoontechnieken over IP) van een bedrijf dat diensten levert in dit domein. Deze persoon moet zelf ingewikkelde configuratiewerkzaamheden kunnen adviseren en zelf mee kunnen uitvoeren en moet ons kunnen assisteren in het nemen van beslissingen, waar deze aspecten een invloed op hebben. Hij kan terugvallen op andere specialisten van zijn bedrijf.
Lot 3 : Knowhow-assistentie door netwerk- en veiligheidsspecialist(-en) Knowhow-assistentie op afroep door netwerk- en veiligheidsspecialist(-en) van hoog niveau van een bedrijf dat diensten levert in dit domein. Deze persoon moet zelf ingewikkelde configuratiewerkzaamheden binnen ons netwerk kunnen verrichten en moet ons kunnen assisteren in het nemen van beslissingen, waar deze aspecten een invloed op hebben. Hij kan terugvallen op andere specialisten van zijn bedrijf.
Lot 4: Knowhow-assistentie door data- en GIS-specialist(en) Knowhow-assistentie op afroep door specialist(-en) van hoog niveau op vlak van databanken met inbegrip van geografische databanken. De specialist zal behoren tot een bedrijf dat diensten levert in dit domein.. Deze persoon moet ervaring hebben op vlak van integratie van databanken en moet ons kunnen assisteren in het nemen van beslissingen, waar deze aspecten een invloed op hebben. Hij kan terugvallen op andere specialisten van zijn bedrijf.
Pagina 3/10
Lot 5a:Installatie van databekabeling binnen en buiten (projecten zonder sleufwerken) Het betreft hier installatiewerken op afroep van databekabeling (zowel ethernet, telefonie als glasvezel) met inbegrip van het plaatsen van kasten, afmonteren op verdeelpanelen, monteren van kabelgoten, spankabels enz..., met inbegrip van het uittesten van verbindingen (zowel ethernet, telefonie als glasvezel). Deze bekabeling kan zowel binnen als buiten worden gevraagd, maar zal nooit sleufwerken bevatten. De actieve apparatuur maakt geen deel uit van deze aanbesteding.
Lot 5b:Installatie van glasvezelbekabeling binnen en buiten (projecten met sleufwerken) Het betreft hier installatiewerken van glasvezelverbindingen met inbegrip van het plaatsen van kasten, afmonteren op verdeelpanelen, monteren van kabelgoten, spankabels enz..., met inbegrip van het uittesten van verbindingen, met inbegrip van het maken van sleuven, plaatsen van wachtbuizen, herstellen van bestrating allerhande, trekken of blazen van glasvezel enz.... Deze bekabeling zal steeds de volledige realisatie van de glasvezelverbinding van paneel tot paneel inhouden echter zonder de actieve apparatuur.
Lot 6a : ICT-vorming basisniveau Het betreft hier een pakket van veelvoorkomende ICT basiscursussen voor bijvoorbeeld Word en Excel voor beginners, gevorderden enz... Het kan gaan zowel over cursussen, die ingericht worden bij de inrichter van de cursussen als cursussen op maat en ter plaatse bij één van de besturen.
Lot 6b : ICT-vorming gespecialiseerd niveau Het betreft hier een pakket van weinig voorkomende gespecialiseerde ICT cursussen voor bijvoorbeeld het configureren van switchen of routers, van Altiris, Citrix, enz.. Het kan gaan zowel over cursussen, die ingericht worden bij de inrichter van de cursussen als cursussen op maat en ter plaatse bij één van de besturen.
Lot 7 : Levering en installatie van schermen/monitoren en gerelateerde diensten Het betreft hier de levering en installatie van schermen of monitoren van verschillende formaten en de sturende software die toelaat het systeem te besturen. Op deze schermen wordt informatie getoond die tweeërlei oorsprong kan hebben: - een centraal systeem (via het netwerk bereikbaar) bevat bestanden met presentaties met al dan niet bewegend beeld. De presentaties kunnen op een willekeurig scherm getoond worden (gemeentelijke info of aankondiging van evenementen enz...) - tegelijkertijd koppeling aan een databank die voor de betreffende locatie aankondigingen kan tonen van het gebruik of de reservatie van lokalen in dat gebouw. - De twee systemen kunnen door elkaar gebruikt worden. De getoonde info kan ook getoond worden op een gewone Windows-PC in het netwerk (b.v. aan een balie)
Lot 8: Levering en installatie van beamers/projectoren en multimediamateriaal voor vergaderzalen en gerelateerde diensten In dit lot zijn zowel de aankoop van beamers bevat als in een deel van de gevallen ook de montage aan plafond met installatie van toebehoren, aanbrengen van contactaansluitpunten enz...
Lot 9: Levering en installatie van MacPc’s en toebehoren en gerelateerde diensten Mac-PC’s en toebehoren worden in een beperkt aantal gevallen gebruikt: - voor gebruik in kunstscholen - voor gebruik door een gespecialiseerde lay-outcel. De leverancier moet ook de nodige ondersteuning kunnen bieden voor de inschakeling van deze toestellen in het stadsnetwerk.
Pagina 4/10
Lot 10: Levering en installatie van draadloze (radio-) dataverbindingen en gerelateerde diensten Het betreft hier de fysische realisatie van de draadloze verbinding (antennes, plaatsen van de routers enz) in samenwerking met de netwerkbeheerder van het bestuur of de adviseurs uit dit raamcontract (loten 2 of 3).
Lot 11: Levering en installatie van camerabewakingssystemen en gerelateerde diensten Het betreft hier de fysische realisatie van de camerabewakingssystemen (antennes, plaatsen van de routers enz) in samenwerking met de netwerkbeheerders van het bestuur of de adviseurs uit dit raamcontract (loten 2 of 3).
Werkingsprincipes van het ICT-raamcontract Projectbegeleiding en stuurgroep Account manager en technisch projectleider op niveau van het raamcontract De leverancier zal voor elk lot de personen aanduiden die het project begeleiden. Voor lot 1 zal dat zowel een technisch projectleider als een accountmanager zijn, die administratief voor lot 1 verantwoordelijk zijn en coördineren. Deze personen zullen in de loop van de onderhandelingen voorgesteld worden. De leverancier zal voor elk lot dat hij heeft minstens een technisch projectleider aanduiden. Deze kan indien hij voor meerdere loten instaat dezelfde persoon zijn voor meerdere loten. We verwachten van de accountmanager en/of technische projectleider, dat hij of zij op tijd en stond opportuniteiten meldt : bvb samenvoegen van mogelijke aankopen enz…. Mogelijkheid van toepassen van nieuwe technieken enz…. Deze accountmanager en/of technisch projectleider zal telkens voor het geheel van alle besturen verantwoordelijk zijn. Behalve voor lot 1 kan de technische projectleider de rol van administratieve coördinatie op zich nemen. Indien om gelijk welke redenen een accountmanager of technisch projectleider moet worden vervangen heeft de opdrachtgever of de stuurgroep het recht deze persoon te weigeren. De leverancier zal in dat geval een tweede persoon voorstellen. Indien er niet tot een vergelijk gekomen wordt is dit een geldige reden om het raamcontract voor dat lot op te zeggen.
Stuurgroep In de stuurgroep wordt de werking en stand van zaken voor elk lot besproken : Van de stuurgroep maken deel uit: - de ICT-directeur van de Stad Kortrijk - de adjunct van de directeur, die verantwoordelijk is voor de administratieve opvolging van het contract - de account manager van de contractant (voor lot 1) - de technische projectleider - een vertegenwoordiger van elk deelnemend bestuur - ad hoc alle betrokkenen, waarvan de aanwezigheid nuttig kan zijn. Om het aantal vergaderingen te beperken proberen we één gemeenschappelijke stuurgroepvergadering te houden voor het geheel van alle loten, waar de verschillende loten opeenvolgend worden besproken. Volgens de onderwerpen wordt een timing van de vergadering
Pagina 5/10
opgemaakt, waar afhankelijk van het onderwerp de vertegenwoordiger(s) van de leverancier wordt of worden bijgevraagd. Voor lot 1 zal deze stuurgroep minstens om de twee maand samenkomen, voor de andere loten kan de regelmaat lager liggen. De stuurgroep kan na een tijd beslissen de regelmaat van samenkomen in bepaalde periodes te verminderen. De stuurgroepvergadering wordt samengeroepen door de Stad Kortrijk. Alle communicatie gebeurt per mail. 2à3 weken voor elke vergadering wordt een herinneringsmail verstuurd. Op vraag van gelijk welk deelnemend bestuur kan een stuurgroep bij hoogdringendheid binnen de maand samengeroepen worden voor lot 1 en binnen de zes weken voor de andere loten.
Technische projectkosten minimaal houden De basis van het raamcontract is de werking op afroep. De technische leiding en verantwoordelijkheid over de organisatie en de structuur blijft bij de besturen liggen, behalve als in uitzonderlijke gevallen een specifieke onderhoudsovereenkomst voor een specifiek domein werd afgesloten. Slechts uitzonderlijk en na overleg kan aanvaard worden dat er projectkosten worden gemaakt. De projectdefinities zullen in principe worden gemaakt in samenwerking met het bestuur en de medewerkers uit de loten 2, 3 en 4 die onder andere hiervoor worden aangetrokken.
Administratieve verwerking en audit Administratieve verwerking: plaatsen en registreren van bestellingen Elk deelnemend bestuur zal aan de leverancier laten weten wie bestellingen mag doorgeven. Dit kan verschillen per lot. Omgekeerd zal de leverancier meedelen bij wie (aan de kant van de leverancier) het bestuur terecht kan voor de bestellingen. De communicatie verloopt in principe per mail. De bestelling zal in principe in twee stappen verlopen. Eerst wordt een prijsofferte gevraagd voor de (deel-) bestelling. Deze wordt dan bevestigd (per mail) door het bestuur, die de bestelling plaatst. E-procurement-systemen kunnen zorgen voor een betere service.
Hoofdleveringsplaats Elk bestuur zal aan de leverancier meedelen welke de hoofdleveringsplaats is voor bestellingen. In principe zullen alle bestellingen en in het bijzonder alle kleinere te leveren toestellen hier worden geleverd. In principe wordt voor één bestelling één leveringsplaats afgesproken. Voor uitlevering van kleinere toestellen op verschillende adressen mag de leverancier bijkomende kosten aanrekenen. Het bestuur kan voor grotere toestellen, die moeilijk te transporteren zijn of in bijzondere gevallen een andere leveringsplaats afspreken
Auditsysteem Op eenvoudige vraag van de opdrachtgever zal de contractant de nodige bewijsstukken voorleggen, die aantonen dat de contractant de prijsafspraken naleeft.
Pagina 6/10
Organisatie van de ondersteuning en urgente interventies Vaste contactpersonen voor loten 1 en 9(Mac) Basisprincipe is dat de ondersteuning gerealiseerd wordt door vaste techniekers of vaste specialisten op het terrein. Bedoeling is dat zij na een niet al te lange inloopperiode het werkterrein goed kennen. De basisondersteuning voor lot 1 en lot 9 (MAC) wordt verzekerd door een technieker die een voldoende brede kennis en ervaring heeft op het terrein in gelijkaardige omstandigheden. Belangrijk hierbij is een goede basiskennis van netwerken en de zelfstandigheid van deze technieker. Het is belangrijk dat deze persoon heel wat kleine problemen kan oplossen zonder beroep te moeten doen op anderen. De kwaliteit van de voorgestelde (basis-)technieker is een beoordelingscriterium. De cv’s en referenties van deze personen zijn bij de kandidaatstelling of de offerte gevoegd en de persoon zich ook tijdens de onderhandelingen en/of de opstart op de stuurgroep voorstellen Afhankelijk van de afname op dit lot kan een tweede (of derde) technieker worden ingeschakeld, waarbij erop gelet wordt dat elk bestuur zijn vaste technieker(s) heeft waarop hij beroep kan doen. De leverancier zal iemand in backup voorzien voor geval van ziekte enz… . Dit zullen bij voorkeur personen zijn die reeds in het raamcontract werken.
Vaste contactpersonen voor loten 2, 3 en 4. De leverancier zal iemand in backup voorzien voor geval van ziekte enz… . Dit zullen bij voorkeur personen zijn die reeds in het raamcontract werken. Op vraag van de opdrachtgever of de stuurgroep kan de vervanger op vraag van een willekeurig bestuur geweigerd worden. Deze persoon moet binnen de maand door een andere persoon vervangen worden. De opdrachtgever of de stuurgroep zijn niet verplicht deze weigering te argumenteren.
Groepering van bestelling van ondersteuning (loten 1, 2, 3 en 4) binnen de respectievelijke loten. Elk bestuur zal indien van toepassing en indien mogelijk een vaste halve/hele dag per week/maand definiëren, waarop hij zijn dienstverlening verwacht. De ondersteuning wordt door de bestellende besturen gegroepeerd tot bijvoorbeeld één vaste dag of halve dag per week of per maand. De aanbieder organiseert zich zodat hij afwijkingen tijdig kan realiseren: één supplementaire halve of volledige dag afwijking kan hij binnen de 8 kalenderdagen realiseren; anderhalve of twee dagen afwijking binnen de 15 kalenderdagen. Tijdens de verlofperiodes van Kortrijk en Roeselare wordt deze periode met drie werkdagen verhoogd.
Pagina 7/10
Groepering van bestelling voor diensten of werken (loten 1, 5a en b, 7, 8, 9, 10, 11) binnen de respectievelijke loten. De besturen zullen samen indien mogelijk een vaste dag per maand definiëren, die minstens door de dienstverlener worden vrijgehouden voor dienstverlening aan de besturen van het raamcontract. Tot veertien dagen voor de genoemde datum kan elk bestuur een werk doorgeven. De ondersteuning wordt door de bestellende besturen gegroepeerd tot bijvoorbeeld één vaste dag of halve dag per week of per maand. De aanbieder organiseert zich zodat hij afwijkingen tijdig kan realiseren: één supplementaire halve of volledige dag afwijking kan hij binnen de 8 kalenderdagen realiseren; anderhalve of twee dagen afwijking binnen de 15 kalenderdagen. Tijdens de verlofperiodes van Kortrijk en Roeselare wordt deze periode met drie werkdagen verhoogd.
Transparante prijsbepaling en special bid offers De aanbieder zal de manier aangeven waarop de verschillende prijzen worden gevormd op een dergelijke manier dat de opdrachtgever(s) zich ten allen tijde ervan kunnen vergewissen dat zij dezelfde voorwaarden genieten als bij het begin van het raamcontract. Deze prijsvorming kan uiteraard verschillend zijn volgens de verschillende verdelers waar de aanbieders mee werken. In dat geval zal hij de verschillende systemen weergeven. De prijsvorming kan bovendien verschillen voor bepaalde productsoorten. Indien deze niet bij de gunning verduidelijkt zijn zal de opdrachtgever de voor hem interessantste interpretatie mogen toepassen.
Vaste aankoopprijsmarges De aanbieder zal voor alle aankopen een vaste aankoopmarges vastleggen. De aangerekende marge voor de productgroep blijft geldig voor de duur van het raamcontract en moet ten alle tijde kunnen aangetoond worden door voorlegging van de facturen van de fabrikant of van de verdeler van die producten. Zie ook paragraaf “audit”
Vaste listprijsreducties bij aankopen De aanbieder zal vaste minimale listprijsreducties voorstellen, die kunnen verschillen per productlijn en een bepaalde geldigheidsduur kunnen hebben, maar die duidelijk moeten zijn voor alle aankopen en de volledige tijdsduur van het contract. Deze moeten niet identiek zijn voor alle productgroepen, maar moeten wel voor alle groepen bepaald zijn zoals in de meetstaat gepreciseerd De aangerekende marge voor de productgroep, blijft geldig voor de duur van het raamcontract en moet ten alle tijde kunnen aangetoond worden door voorlegging van de facturen door de fabricant of eigen leverancier van de aanbieder
Vaste listprijsreducties bij het volgen van vorming De aanbieder zal een vaste reductie opgeven ten opzichte van de geldende vormingscatalogus van de aanbieder.
Special Bid Offers (SBO’s) met korte geldigheid. We vragen voor een aantal pakketten een prijsaanbod met korte geldigheid (SBO (Special Bit Offer)), dat tot minstens zes maand na betekening van de gunning van het raamcontract geldig blijft en waarvan de opdrachtgever de vrijheid heeft om de aankoop al dan niet te plaatsen. De aanbieder kan voor deze aanbiedingen prijzen aanbieden die afhankelijk zijn van de afgenomen hoeveelheid. Op regelmatige basis (minstens éénmaal per jaar) zullen de deelnemende besturen met de stuurgroep overleggen om een aantal aankopen te plaatsen en om aankopen te groeperen. Het aanbieden van een SBO kan hier uiteraard invloed op hebben.
Pagina 8/10
Voorgeschreven structuur van de kandidaatstelling met het oog op selectie van de kandidaten Ten titel van inlichting geven we hier de structuur die de inschrijver bij de kandidaatstelling diende te volgen met het oog op de selectie van de verschillende kandidaten. De inschrijver dient in geval er in het kader van deze procedure naar documenten verwezen wordt of naar delen van de kandidaatstelling dezelfde nummering te behouden. De inschrijver kan bij de definitieve offerte bepaalde documenten toevoegen, bepaalde documenten, die bij de kandidaatstellingen zijn gebruikt aanvullen, uitvoeriger documentariëren en/of vervangen door recentere exemplaren, b.v. in geval van bewijsstukken. a) brief met de kandidaatstelling gedagtekend en ondertekend met een vermelding of er al dan niet een vereniging van bedrijven wordt voorgesteld b) documenten die de identiteit van de ondertekenaars aanduiden en hun mandaat bewijzen en in voorkomend geval van een vereniging de nodige documenten ter staving c) Getuigschrift over het in orde zijn met de betaling van de belastingen. d) Document dat het omzetcijfer in het offertedomein aangeeft van de twee recentste afgewerkte boekjaren e) Referentielijst met gelijkaardige of voor het dossier significante uitgevoerde projecten voor elk lot waarvoor men kandideert: f) Voor alle loten APART, waaraan men wenst deel te nemen: opgave van het aantal personeelsleden die - te maken hebben met de verkoopsbranche van het bedrijf voor dit lot - te maken hebben met de servicebranche van het bedrijf (verzorgen van installaties, leveren van support na verkoop) voor dit lot - te maken hebben met de project-, analyse- of programmeerafdeling van het bedrijf g) Voor loten 1, 5a, 5b, 7,8,9,10 en/of 11: documenten, die aantonen dat het bedrijf verschillende productranges van hardware kan aanbieden en het eventuele statuut van geprefereerd verdeler van die merken bezit en/of als gemachtigde optreedt om zelf de garantie voor deze producten in te vullen h) Voor lot 1, 5a en 5b, 7,8, 9, 10, 11: beschrijving van de ervaring en C.V. van 3 personen die technische ondersteuning/bijstand kunnen leveren, gespecifieerd per lot, met een lijst van klanten bij voorkeur uit de streek waar de personen nu actief zijn en die de vlotte beschikbaarheid binnen de streek aantoont. Indien er voor een lot met een onderaannemer wordt gewerkt, zullen deze personen werknemers van dat bedrijf zijn. i) Voor lot 1: documenten, die voor de volgende lijst van softwareproducten aantonen dat de leverancier als geprefereerd verdeler van die pakketten fungeert en die aantonen binnen het bedrijf over liefst meerdere gecertifieerde service-verleners te beschikken Microsoft software Software voor virtualisatie van servers,… Citrix of gelijkwaardig Firewalling Beveiligingsproducten (Mc Afee, Norton, …) Altiris of gelijkwaardig Andere… j)
Voor lot 5a en 5b, 7,8, 9, 10, 11: Mogelijkheid gespecifieerd per lot om assistentie te verlenen in specifieke softwarepakketten of voor het uitvoeren van specifieke testen die volgens de regels van de kunst met dat lot zijn verbonden. k) Voor lot 1, 7, ,8, 9, 10, 11: beschrijving en bewijs van ervaring indien mogelijk met certificaten van een zo groot mogelijk aantal personen in eigen dienst (niet van onderleveranciers) inzake - Networking - Veiligheid van netwerken Indien er voor een lot met een onderaannemer wordt gewerkt, zullen deze personen werknemers van dat bedrijf zijn.
Pagina 9/10
l)
Voor lot 2, 3 en 4: Het CV van de voorgestelde specialist die advies kan verzorgen en eventueel directe technische ondersteuning/bijstand kan leveren, indien mogelijk met een lijst van bedrijven of besturen bij voorkeur uit de streek die zijn/haar vlotte beschikbaarheid binnen de streek aantoont. Het CV van minstens één persoon die hem/haar kan vervangen in geval van ziekte enz… m) Voor lot 6a, 6b: een overzicht van de waaier van cursussen die georganiseerd worden en de dichtste plaatsen waar de cursussen gegeven worden. Het onvolledig, niet correct zijn of ontbreken van één van de hiervoor vermelde documenten kan leiden tot de nietigverklaring van de inschrijving.
Pagina 10/10
