Opleiding Administratie Bediende Boekhouden Hendrik Claessens 10 februari 2015
DE BREDE CONTEXT Vennootschappen HANDELSDOCUMENTEN Organigram Administratief verloop van een aankoop/verkoop Boekhouding: wat, waarom, waarvoor
BTW
DE FACTUUR EN KREDIETNOTA Factuurvermeldingen Het ondernemingsnummer IBAN & Bic bij buitenlandse handelingen Algemene verkoopsvoorwaarden Oefening
Basisprincipe Belastingplichtigen BTW tarieven Maatstaf van heffing BTW berekening op factuur Intracommunautair goederenverkeer Medecontractant Uittreksel 44 BTW wetboek
Eénmanszaak Slechts één (natuurlijk) persoon is eigenaar van de zaak.
Vennootschappen
Voordelen: • je neemt als enige baas alle beslissingen zelf; • je hebt bij de opstart weinig kosten en er zijn weinig formaliteiten te vervullen; • je moet je winst met niemand delen; • je mag de vereenvoudigde boekhouding toepassen. Nadelen: • Bezit je alle ondernemerskwaliteiten wel? Je staat er immers alleen voor. • Geraak je aan voldoende kapitaal? • Wat bij ziekte, invaliditeit of overlijden? • Je valt onder de personenbelasting (hogere tarieven). • Je bent onbeperkt aansprakelijk. Er is in een éénmanszaak geen scheiding tussen privé- en bedrijfsvermogen. Bij een faillissement kan je bijgevolg niet alleen het bedrijfskapitaal verliezen maar ook je persoonlijk vermogen.
1
De vennootschap Eén of meerdere personen brengen iets (kapitaal, arbeid, kennis, goodwill, bezit, …) in gemeenschap met als doel handel te drijven en winst te maken.
Vennootschapsvormen Verschillende soorten vennootschappen zijn voorzien in de wet. De belangrijkste zijn:
Voordelen: • het kapitaal kan door verschillende personen worden samengebracht; • arbeidsverdeling is mogelijk; • de vennoten zijn (bij sommige vennootschapsvormen) slechts beperkt aansprakelijk voor hun inbreng ( de schuldeisers kunnen geen beslag laten leggen op je persoonlijke bezittingen); • ziekte, vertrek of overlijden van één van de vennoten brengt het voortbestaan van je zaak niet in gevaar; • de vennootschapsbelasting is van toepassing (voordeliger tarief).
VOF: de vennootschap onder firma;
Nadelen: • meestal is een minimum kapitaal vereist; • de werking verloopt stroever en ingewikkelder, waardoor snel beslissen moeilijk wordt; • de winst wordt verdeeld onder alle vennoten; • heel wat formaliteiten en kosten bij de oprichting; • de boekhouding is ingewikkelder (dubbel boekhouden).
NV: de naamloze vennootschap;
De BVBA of besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid
De NV of naamloze vennootschap
GCV: de gewone commanditaire vennootschap; CVA: de commanditaire vennootschap op aandelen; EBVBA: de éénpersoons besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid; BVBA: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid;
CVBA: de coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid; CVOHA: de coöperatieve vennootschap met onbeperkte en hoofdelijke aansprakelijkheid. VZW: vereniging zonder winstoogmerk
• Er moeten minstens twee vennoten (natuurlijke of rechtspersonen) zijn. • Er moeten minstens twee vennoten (natuurlijke of rechtspersonen) zijn. • Er is een minimum kapitaal vereist van 18 550,00 EUR waarvan min. 6 200,00 EUR • volstort moet zijn.
• Er is een minimum kapitaal vereist van 61 500,00 EUR en het moet volledig volstort zijn.
• De oprichting gebeurt bij notariële (authentieke) akte.
• De oprichting gebeurt bij notariële (authentieke) akte.
• De vennoten zijn slechts beperkt aansprakelijk. Hun privé-vermogen kan in principe dus • niet worden aangesproken in geval van faillissement.
• De vennoten zijn slechts beperkt aansprakelijk. • Het opstellen van een financieel plan is verplicht.
• Het opstellen van een financieel plan is verplicht. • De aandelen kunnen op naam of aan toonder zijn. Ze zijn vrij overdraagbaar. • De aandelen staan op naam. Het overdragen van aandelen is slechts beperkt mogelijk. • Het dagelijks bestuur is in handen van één of meer zaakvoerders (al dan niet vennoot).
• Het dagelijks bestuur is in handen van een raad van bestuur die min. uit 3 bestuurders • bestaat.
• De algemene vergadering dient jaarlijks bijeen geroepen te worden.
• De algemene vergadering dient jaarlijks bijeengeroepen te worden
2
Een organogram - ook wel organigram of organisatieschema genoemd is een schematisch overzicht van de bedrijfsstructuur.
de organigram
Zo kan je in één oogopslag heel duidelijk zien wie de baas is van wie en welke afdeling onder welke groep valt.
Een organigram is altijd gebaseerd op de hiërarchie binnen een bedrijf. Een organigram kan erg nuttig zijn voor klanten en voor je medewerkers. Het organigram biedt een helder overzicht hoe je bedrijf in elkaar zit. Het verduidelijkt meteen wie zorg draagt voor een bepaalde afdeling en wie er verantwoordelijk is voor de resultaten en voor de resultaten van de werknemers. Duidelijkheid zorgt voor rust binnen een bedrijf en goede en heldere afspraken zorgen ervoor dat het proces beter kan verlopen
Hoe hoger je staat, hoe hoger je ook in de tekening voorkomt. Afdelingen of mensen die gelijk aan elkaar staan worden dan ook naast elkaar getekend. Uiteraard is dit puur een hiërarchie op papier, binnen een bedrijf kan dit altijd anders liggen. Het gaat vooral om een overzicht welke afdeling onder wie valt en wie er deel uitmaakt van deze afdeling. Zo kan je ook meteen merken of één persoon niet teveel mensen onder de hoede heeft. In het algemeen gaat men er vanuit dat niemand meer dan tien mensen tegelijkertijd kan aansturen (span of control ).
3
HANDELSDOCUMENTEN
1 Zich informeren
Het bedrijf vraagt om informatie rond een bepaalde aankoop bij de verkoper(s).
2 Het voorstel bekijken
Hoe noemen we deze eerste stap in handelstermen?
3 Een tegenvoorstel formuleren
4 Bestellen
5 De levering in ontvangst nemen
6 De rekening nakijken 7 Een klacht formuleren
8 De betaling uitvoeren
De vraag om informatie wordt door de verkoper beantwoord door het meedelen van zijn voorwaarden waartegen hij wenst te verkopen. Hoe noemen we dit voorstel in handelstermen?
4
Indien de aangeboden voorwaarden niet volledig aan de wensen beantwoorden, kan de koper een tegenvoorstel formuleren.
Bij de levering wordt gecontroleerd of alles naar wens is, alvorens af te tekenen voor ontvangst.
Hoe noemen we dit tegenvoorstel?
Welk document wordt hiervoor gebruikt?
Als uiteindelijk de voorwaarden toch in overeenstemming zijn met de wensen van de koper, wordt overgegaan tot het bestellen van het gevraagde. Welk document wordt hiervoor gebruikt?
De verkoper stuurt een document op naar de koper waarin alle informatie rond de geleverde goederen of diensten en de betaling ervan vermeld staat. Welk document wordt hiervoor gebruikt?
de prijsaanvraag Mocht niet alles naar wens zijn verlopen, dan kan een
geformuleerd worden
Met de prijsaanvraag informeert de koper naar de prijs en de verkoopsvoorwaarden van een goed of een dienst. Hoe?
==> mondeling: gesprek met een verkoper, telefoon; ==> schriftelijk: brief, fax, e-mail.
Soorten: ==> vraag om toezending van een prijslijst, catalogus, monster of staal; ==> vraag om afspraak met een vertegenwoordiger. Belang: voor de koper: om misverstanden en vergissingen uit te sluiten, schriftelijk bewijs; voor de verkoper: duidelijke omschrijving van wat gevraagd wordt. Elementen: De laatste stap in de afhandeling van een koop is de
identiteitsgegevens van de koper; identiteitsgegevens van de verkoper; onderwerp van de brief; plaats en datum van uitgifte; reden van de prijsaanvraag; nauwkeurige omschrijving van de gewenste goederen of diensten; duidelijke formulering van de vraag; naam en functie van de aanvrager.
5
de offerte
• • • • • • • • • •
identiteitsgegevens van de verkoper; identiteitsgegevens van de koper; plaats en datum van opstelling; onderwerp van de brief; nauwkeurige omschrijving van de aangeboden goederen of diensten; duidelijke prijsopgave incl. of excl. BTW; eventueel toepasselijk BTW-tarief; verkoopsvoorwaarden; geldigheidsduur; naam en functie van de opsteller.
Vaste offerte: de verkoper is gebonden aan alle verkoopsvoorwaarden, gedurende een duidelijk vermelde termijn.
Boekhouden is het systematisch registreren of opschrijven van alle commerciële en financiële verrichtingen, bezittingen, vorderingen en schulden in een onderneming.
Vrijblijvende offerte: de verkoper mag de verkoopsvoorwaarden nog wijzigen. Spontane offerte: de verkoper maakt ongevraagd zijn verkoopsvoorwaarden voor bepaalde goederen of diensten bekend.
Om volgende redenen is een boekhouding noodzakelijk:
moet je boekhouden? De wet schrijft voor dat elke boekhouding:
1. de wetgever verplicht ondernemingen een boekhouding te voeren; 2. als informatiebron om je onderneming goed te beheren; 3. als informatiebron voor eventuele vennoten, fiscus, financiële instellingen, handelspartners …; 4. om een oordeel te kunnen vormen over de werking en de toestand van de onderneming;
A. Volledig moet zijn; ALLE verrichtingen worden genoteerd. Ze moet bovendien alle gegevens bevatten die nodig zijn volgens de fiscale wetgeving. B. Correct moet zijn; alle verrichtingen worden ingeschreven aan de hand van bewijsstukken. C. Aangepast moet zijn aan de aard en de grootte van de onderneming.
5. als hulpmiddel om aan de verschillende verplichtingen van de fiscale wetgeving te voldoen.
6
Bewaringstermijn
DE FACTUUR EN KREDIETNOTA
De verplichte boeken moeten ten minste 10 jaar bijgehouden worden. Ook de verantwoordingsstukken moeten 10 jaar bewaard worden.
De factuur is een document waarop wordt uitgerekend hoeveel er voor de geleverde goederen moet betaald worden. Ze wordt opgesteld door de verkoper en is bestemd voor de koper.
De verkoper moet voor iedere levering van goederen of diensten een factuur afleveren, uiterlijk op de 5de werkdag van de maand volgend op de levering.
Er moet echter geen factuur uitgereikt worden aan particulieren. Toch zijn er enkele uitzonderingen. Zo is een factuur verplicht in volgende gevallen: • aankoop, verkoop en herstelling van voertuigen; • levering van nieuwe gebouwen; • werken in onroerende staat; • verkopen op afbetaling of huurkoop; • verkoop door een onderneming die niet voor verkoop aan particulieren is ingericht; • verkoop van goederen die klaarblijkelijk voor beroepsdoeleinden bestemd zijn; • verhuring en meubelbewaring.
Belang Voor de koper: duidelijke omschrijving van het te betalen bedrag voor geleverde goederen of diensten. Basisdocument voor de boekhouding en de BTW-administratie. Voor de verkoper: uitnodiging tot betaling voor geleverde goederen of diensten. Basisdocument voor de boekhouding en de BTW-administratie.
Berekening factuurbedrag Dient te gebeuren volgens een welbepaalde volgorde.
7
de factuur De hoofding: • identiteitsgegevens van de verkoper; • rechtspersonenregister en BTW-nr van de verkoper; • het woord ‘factuur’ en een volgnummer; • nummer van de financiële rekening van de verkoper; • datum van uitgifte; • identiteitsgegevens van de koper; • BTW-nummer van de koper.
Berekenen van de factuur
Het midden: • de gedetailleerde prijsberekening in de juiste volgorde; • omschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten; • BTW-bedrag per tarief en het totale BTW-bedrag; • datum van levering; • bijzondere verkoopsvoorwaarden. De onder- en/of achterkant: • de algemene verkoopsvoorwaarden
de creditnota = de kredietnota Een creditnota is een document opgesteld door de verkoper om het verschuldigde bedrag vermeld op een factuur te mogen verminderen.
het ondernemingsnummer
8
Alle zelfstandigen die een bedrijf oprichten hebben zo een ondernemingsnummer nodig. Dit nummer kan enkel worden toegekend via een ondernemersloket. Het oude handelsregister en handelsregisternummer zijn afgeschaft.
De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) is een gegevensbank opgericht door FOD Economie waarin identificatiegegevens van ondernemingen zijn samengebracht. De KBO past in het streven van de Belgische overheid om de administratieve procedures voor bedrijven te vereenvoudigen om bij te dragen tot een efficiëntere organisatie ven de overheidsdiensten.
Elke onderneming moet zich laten inschrijven in de KBO. Bij inschrijving krijgt elke onderneming een ondernemingsnummer toegekend. Dat is een uniek identificatienummer per natuurlijke persoon of rechtspersoon. Het gebruik daarvan is verplicht.
Het ondernemingsnummer bestaat uit tien cijfers. Het eerste cijfer is 0 of 1. De structuur ervan is xxxx.xxx.xxx . Het ondernemingsnummer is dezelfde als het btwnummer met een 0 voor de cijfers. BTW-plichtige ondernemingen moeten het ondernemingsnummer laten voorafgaan door de afkorting BTW BE. Niet BTWplichtige ondernemingen vermelden enkel het ondernemingsnummer.
Het ondernemingsnummer dient vermeld te worden bij alle contacten met de overheid en op alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders en andere uitgaande stukken. Het ondernemingsnummer moet ook op zichtbare wijze aangebracht zijn op de gebouwen en marktkramen die je voor je beroep gebruikt.
Andere formaliteiten die men moet regelen zijn
1. Openen van een zichtrekening 2. Oprichtingsakte bij de creatie van een vennootschap 3. BTW-hoedanigheid aanvragen 4. Aansluiting bij het sociaal verzekeringsfonds 5. Speciale vergunningen 6. Verplichte verzekeringen 7. Werken met personeel
zie: http://www.ondernemingsnummeraanvragen.be/
9
Vennootschappen moeten ook het woord ‘rechtspersonenregister’ of de afkorting ‘RPR’ vermelden, gevolgd door de vermelding van de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap haar zetel heeft.
persoonlijk rekeningnummer Het openen van een rekening bij een financiële instelling verloopt zeer eenvoudig. Men vult een aanvraagformulier in en geeft een aantal voorbeelden van zijn handtekening. De bank kent een persoonlijk rekeningnummer toe dat bestaat uit 12 cijfers, verdeeld in 3 groepjes: vb. 320-0585453-31 • De eerste 3 cijfers vormen het identificatienummer van de financiële instelling. • De volgende 7 cijfers vormen het persoonlijk rekeningnummer van de rekeninghouder. • De laatste 2 cijfers vormen het controlegetal. Met dit controlegetal wordt nagegaan of er geen vergissing gebeurde bij het noteren van de 10 eerste cijfers. (Het controlegetal is de rest van de deling van de eerste 10 cijfers door 97).
10
IBAN & Bic bij buitenlandse handelingen Grensoverschrijdende betalingen in Europa kunnen voortaan sneller en veiliger worden uitgevoerd dankzij het IBAN (international bank account number). Men heeft er dus alle belang bij zijn IBAN evenals de BIC (SWIFT- adres) van zijn bank te vermelden als men de begunstigde bent van een buitenlandse betaling.
bankrekeningnummer nationale betalingen: 320-0585453-31 IBAN: BE04 3200 5854 5331 BIC van ING: BBRUBEBB
de verkoopsvoorwaarden Verkoopsvoorwaarden zijn de afspraken of voorwaarden waartegen een verkoper bereid is een goed of een dienst te verkopen. Zij zijn voor alle klanten hetzelfde.
De verkoopsvoorwaarden
Ze staan vermeld in een globale tekst. Je vindt ze meestal op de achterkant van een handelsdocument.
Soorten: ==> algemene verkoopsvoorwaarden: geldig voor alle klanten; ==> bijzondere verkoopsvoorwaarden: specifiek voor een bepaalde klant of een bepaalde verkoop.
11
De voornaamste verkoopsvoorwaarden zijn: de hoeveelheid of kwantiteit : - correct aangeven; - verschillende kortingen op het gewicht zijn van toepassing; de kwaliteit: omschrijven d.m.v. merk, herkomst, staal, code of klassering, beschrijving; de betaling: betalingstermijnen: contant, op termijn, onder rembourse, op afbetaling; de prijs: - afronden op 2 cijfers na de komma; - verschillende kortingen op de prijs zijn van toepassing; de levering: - franco thuis; - af magazijn.
De belasting over de toegevoegde waarde is een eenmalige verbruiksbelasting.
Algemeen
Ze wordt immers geheel gedragen door de eindconsument, vermits al degenen die in de productie- en distributieketen optreden (dit zijn de “belastingplichtigen”) precies evenveel belasting ontvangen (de door hen aan hun klanten aangerekende BTW) als ze zelf moeten betalen (enerzijds aan hun leveranciers, anderzijds aan de Staat).
12
Producent van grondstoffen
Fabriek van fietsen
Basisprincipe
Winkelier
Particulier
13
14
15
16
BTW-plichtige is eenieder die in de uitoefening van een economische activiteit geregeld en zelfstandig, met of zonder winstoogmerk, hoofdzakelijk of aanvullend,
Belastingplichtigen
leveringen van goederen en diensten verricht die in dit Wetboek zijn omschreven, ongeacht op welke plaats de economische activiteit wordt uitgeoefend.
17
Basistarieven van de btw De btw wordt berekend op de maatstaf van heffing tegen tarieven die verschillen volgens hetgeen wordt verhandeld. De tarieven zijn vastgelegd bij koninklijk besluit en zijn nu als volgt:
BTW tarieven
6 % vooral voor basisproducten en geleverde diensten met een sociaal karakter (bijvoorbeeld: levensnoodzakelijke producten, personenvervoer, landbouwdiensten …)
12 % voor bepaalde goederen en geleverde diensten die vanuit economisch of sociaal oogpunt belangrijk zijn (bijvoorbeeld: kolen, margarine, abonnement voor betaaltelevisie …)
21 % voor handelingen die betrekking hebben op goederen of diensten die niet elders werden vermeld (bijvoorbeeld: nieuwe auto's, huishoudelijke apparaten, cosmetica ...)
MAATSTAF VAN HEFFING
Maatstaf van heffing
PRIJS - de commerciële korting (handelskorting) + de vervoerkosten + de verzekeringskosten + de betaalde commissies + de verloren verpakking = Subtotaal - de financiële korting = MAATSTAF VAN HEFFING + BTW op maatstaf van heffing + terugstuurbare verpakking + financiële korting = TE BETALEN FACTUURBEDRAG
18
Soorten belastingplichtigen gewone belastingplichtige forfetaire landbouwer vrijgestelde kleine onderneming
Soorten belastingsplichtigen
vrijgestelde belastingplichtige gemengde belastingplichtige toevallige belastingplichtige buitenlandse belastingplichtige
BTW berekening op factuur
OEFENINGEN
19
Intracommunautaire leveringen
Intracommunautair goederenverkeer
Uw klant woont in een ander land van de Europese Unie : BTW of niet ?
Er is vrijstelling van BTW als de afnemer zelf BTW-plichtig is in een andere lidstaat.
Er wordt wel van u verwacht dat u de nodige bewijzen kunt voorleggen opdat u vrij van BTW zou kunnen factureren.
Medecontractant
20
Toepassing: Werken in onroerende staat, uitgevoerd door een BTW belastingplichtige.
Indien je als BTW-belastingsplichtige werken laat uitvoeren in onroerende staat (bouwen, verbouwen, afwerken, inrichten, herstellen, onderhouden, reinigen, afbreken), dan is de leverancier verplicht gebruik te maken van het principe van ‘verlegging van heffing’ en dient de medecontract de btw naar zijn aangifte te verleggen. Hij mag bijgevolg geen BTW op de factuur vermelden of in rekening brengen, maar moet wel volgende vermelding op de factuur zetten: “Belasting te voldoen door de medecontractant, koninklijk besluit nr. 1, art. 20”
Vrijgesteld van BTW artsen, tandartsen, kinesitherapeuten, vroedvrouwen, verplegers en verpleegsters, verzorgers en verzorgsters, ziekenoppassers en ziekenoppassters, masseurs en masseuses van wie de diensten van persoonsverzorging zijn opgenomen in de nomenclatuur van de geneeskundige verstrekkingen inzake verplichte ziekte- en invaliditeitsverzekering; ziekenhuizen, psychiatrische inrichtingen, klinieken en dispensaria; het vervoer van zieken of gewonden met speciaal daartoe uitgeruste vervoermiddelen;
Uittreksel 44 BTW wetboek
de diensten verstrekt door exploitanten van sportinrichtingen en inrichtingen voor lichamelijke opvoeding (indien geen winstoogmerk) het verstrekken van school- of universitair onderwijs, beroepsopleiding en -herscholing, en het verrichten van de nauw daarmee samenhangende diensten en leveringen van goederen, zoals het verschaffen van logies, spijzen en dranken
21
