Opdracht Xebic - OnTime

Opdracht Xebic - OnTime Afstudeer planningen Mieke Duijsens, Cherilyn Smit en Ruud Beentjes Communicatie & Multimedia Design Hogeschool van Utrecht

Hans Kemp Nieuwe Dingen Doen Februari 2014 - April 2014

Inhoudsopgave Team Leerdoelen Mieke Duijsens Cherilyn Smit Ruud Beentjes

pag.3

Debriefing Probleemstelling













pag.6

Onderzoeksvragen Wat is OnTrac? Wie is de doelgroep? MBO studenten Kenmerkend MBO MBO studenten tevredenheid Financieel Verantwoordlijkheid MBO studenten Tips voor het stimuleren van MBO-ers Gebruik van smartphones, tablets, computers etc. Oneerlijke vooroordelen Roostermakers Hoe verloopt het proces nu? Wat zijn de valkuilen? Waar gaat Xebic de fout in? Welke factoren hebben prioriteit? Hoeveel verantwoordelijkheid kan een MBO student dragen Waar liggen kansen en barrières?









pag.6

Concurrentieanalyse Google Agenda Basecamp Syllabus +























pag.13

Brainstorm Haakje “Get your shit together” Concept 1: MBO studenten aan de macht Concept 2: Adjust & Improve Concept 3: Dubbel date













pag.16

Na bespreking met de opdrachtgever Processchets Productconcept Sitemap/Flowchart Wireframes Advies app













pag.17

Bijlagen Briefing Planning De brainstormsessies Scenario













pag.20











Team Ons team bestaat uit één User Experience Designer en twee Concepters. User Experience Designer: Mieke Duijsens 1603062 Concepters: Cherilyn Smit 1605662 Ruud Beentjes 1604490 Leerdoelen Mieke Duijsens

Wat wil ik op dit gebied leren met dit project?

Wat zullen mijn activiteiten zijn in dit project om dit doel te bereiken?

Wat zal het resultaat zijn van deze activiteiten, aan de hand waarvan je kunt beoordelen of ik dit doel heb bereikt?

Hoe kunnen mijn teamgenoten mij hierbij helpen?

Onderzoeken Ik wil mijn rol en begrijpen als UXer leren begrijpen. Hierbij hoort goed onderzoek doen.

Duidelijk onderzoek. Met genoeg kwaliteit en kwantiteit onderzoek.

Er zal een concreet onderzoeksdocument zijn die zo duidelijk mogelijk in elkaar zit.

Iedereen helpt mee met het verzamelen van informatie.

Conceptuali- Ik wil leren samenwerken met seren de concepters om een concept te ontwikkelen die in mijn eentje nooit bedacht zou hebben.

Ik ga mee in de manieren die de concepters aangeven ook al hoort dit niet bij mij als UXer.

Ik zal mee werken met brainstormen etc en uiteindelijk zullen we een concreet conceptplan hebben. En daarna aan product concept.

Ik denk dat mijn team hier meer op gefocust is dan dat ik dat ben.

Ik wil graag Verbeelden en realiseren de visie van de doelgroep verweven met mijn/onze visie. Hier uit zou portfoliowaardig werk leuk zijn.

Ik zal zo veel mogelijk terug koppelen naar de opdrachtgever en de doelgroep zodat ik om feedback kan vragen. Daarnaast zal ik onderling feedback stimuleren.

Ik zal het document opmaken zodat het professioneel overkomt en ik zal ervoor zorgen dat we allemaal bijdragen aan de visualisatie van de uitingen.

Iedereen zal zijn steentje bijdragen, het zij door feedback, schetsen of hele andere visualisaties die allemaal helpen bij het verduidelijke en uitwerken van het concept. 3

Evalueren

Ik wil graag goede evaluatietechnieken zoals gebruikerstesten toepassen op onze productconcepten

Door gebruikerstesten te doen met de doelgroep

Uiteindelijk hopen we de visie van de doelgroep vast te leggen zodat we die kunnen verweven in het eindresultaat zodat de gebruiker het een hele fijne uitwerking zal vinden.

Iedereen helpt mee met schetsen en gebruikerstesten doen. De UXers zullen verantwoordelijk zijn voor de patronenen en wij zullen ook de concepters leren hoe ze goede gebruikerstesten etc doen.

Cherilyn Smit

Wat wil ik op dit gebied leren met dit project?

Wat zullen mijn activiteiten zijn in dit project om dit doel te bereiken?

Hoe kunnen mijn teamgenoten mij hierbij helpen?

Onderzoeken en begrijpen

Ik wil mijn onderzoek duidelijk leren te documenteren.

Bronnen duidelijk verwerken en naar verwijzen. Document nalopen en waar nodig herformuleren. Er moet een duidelijke opbouw in komen te zitten

Wat zal het resultaat zijn van deze activiteiten, aan de hand waarvan je kunt beoordelen of ik dit doel heb bereikt? Concrete uitwerkingen in het onderzoeksdocument met de juiste bronvermelding erbij

Conceptualiseren

Assertiever worden en mijn ideeën duidelijk formuleren

Tijdens de brainstorms de aangeleerde technieken gebruiken van Lateraal denken en eerder zeggen wat ik denk.

In het logboek is te zien wie wat gedaan heeft. Hierin zal dus ook te zien zijn hoeveel ik op me heb genomen

Mocht ik stil vallen kunnen ze naar mijn mening vragen, waardoor ik wel wat moet inbrengen.

Zorgen voor een duidelijk, visueel kloppend document met sterke onderbouwing. Daarnaast ook een sterke presentatie neerzetten.

In het logboek zal te zien zijn wat ik aan het document heb kunnen doen en tijdens de presentatie ook een wat grotere rol op me nemen.

Feedback geven op elkaars werk en duidelijk communiceren om met z’n allen een sterk samenhangend concept neer te kunnen zetten.

Ik wil portfolio Verbeelden en realiseren waardig materiaal aanleveren, waarmee ik mezelf kan profileren.

4

Mijn documentatie bekijken en feedback geven op wat beter kan.

Evalueren

Kritisch naar het geleverde werk kunnen kijken en bruikbare feedback geven

Andere mensen ernaar laten kijken en eerlijk feedback geven op het werk van anderen, ongeacht of het positief of negatief is.

In de documentatie duidelijk verwerken wat de feedback was en wat er uit is gekomen.

Om feedback vragen en het ook op mijn werk geven, waardoor ik kritisch blijf.

Ruud Beentjes

Wat wil ik op dit gebied leren met dit project?

Wat zullen mijn activiteiten zijn in dit project om dit doel te bereiken?

Wat zal het resultaat zijn van deze activiteiten, aan de hand waarvan je kunt beoordelen of ik dit doel heb bereikt?

Hoe kunnen mijn teamgenoten mij hierbij helpen?

Onderzoeken Onderzoek goed en begrijpen en zorgvuldig uitvoeren om bruikbare inzichten te verzamelen.

Deskresearch, interviews, fieldresearch

Inzichten verzamelen in de verschillende manieren van plannen. Inzichten verzamelen over hoe andere producten met deze problemen omgaan.

zij kunnen helpen bij het analyseren van onderzoeksresultaten

Conceptuali- Een productconcept seren bedenken, waar ik mezelf mee zou willen profileren.

brainstormen, en concretisering van het concept.

De puzzelstukjes zullen bij elkaar vallen

zij kunnen helpen bij het creative proces

Verbeelden en Schetsen ontwerpen realiseren en andere deliverables maken voor dit project, die ik onder de map Xebic Afstudeerplanning project op mijn portfoliowebsite zou willen zetten.

Realiseren van het projectverslag, Een sterke eindpresentatie neer te zetten

Een projectverslag waar ik mezelf mee zou willen profileren.

Zij mij helpen bij het maken van een projectverslag en nette eindpresentatie

Evalueren

Peerreviews, feedback, tie, concept voorleggen aan planner.

Inzicht krijgen over eigen geleverde werk, en de ruimte voor mogelijke verbeteringen

Eerlijk en optijd feedback leveren

Inzicht krijgen over eigen geleverde werk, en de ruimte voor mogelijke verbeteringen

5

Debriefing

Xebic is bij ons gekomen met een probleem aangaande het maken van automatische planningen. Het is hen al gelukt om een werkende tool te maken om standaard dingen mee in te roosteren. Hierbij moet je denken aan dingen zoals een vast rooster van een bepaalde klas. Nu wilde Xebic deze tool uitbreiden naar een plansysteem voor afstudeerders op MBO/HBO niveau. Hierbij komen een heleboel extra factoren kijken zoals een externe begeleider met beperkte beschikbaarheid maar daarnaast ook maar binnen een bepaalde week lokalen beschikbaar. Daarnaast hebben ook sommige studenten praktijk examens in restauranten etc. Hiervoor heeft Xebic ons ingeschakeld. Wij moeten een systeem maken dat makkelijk te gebruiken is voor de planners die zo veel mogelijk factoren meeneemt. Probleemstelling Planners hebben moeite met het verwerken van de grote hoeveelheid variabelen die van toepassing zijn bij MBO afstudeerpresentaties en hier willen ze graag een geautomatiseerd systeem voor hebben waardoor planners minder tijd kwijt zijn aan het maken van een planning.

Onderzoeksvragen

Om zo goed mogelijk de opdracht uit te kunnen voeren doen we eerst een uitgebreid onderzoek. Uiteindelijk zullen we ons concept hier mee kunnen onderbouwen. Wij hebben de volgende onderzoeksvragen, aan de hand van de briefing, opgesteld: 1. Wat is OnTrac? 2. Wie is de doelgroep? 2.1 MBO studenten 2.2 Roostermakers 3. Hoe verloopt het proces nu? 4. Wat zijn de valkuilen? 5. Waar gaat Xebic de fout in? 6. Welke factoren hebben prioriteit? 7. Hoeveel verantwoordelijkheid kan een MBO student dragen m.b.t. het maken van planningen? 8. Waar liggen kansen en barrières? 9. Concurrentieanalyse Om antwoorden te geven op deze vragen maken we gebruik van meerdere onderzoeksmethoden zoals interviews, enquêtes en deskresearch.

Resultaten onderzoek

Hier onder staat per deelvraag het resultaat beschreven. Deze resultaten zullen worden gebruikt al de rationale van het concept. Wie is de doelgroep? Omdat we in dit proces te maken hebben met meerdere groepen mensen doen we een onderzoek met MBO studenten en roostermakers. De vraag van Xebic is namelijk om rooster proces makkelijker te maken voor de roostermakers. Hierbij kwam ter sprake dat de student (MBO/HBO) misschien wel zou kunnen helpen hierbij. Het is bekend dat HBO studenten meer verantwoordelijkheid aankunnen dan MBO-ers. Maar we weten niet precies in hoeverre we dingen kunnen vragen aan de MBO-ers. Waar ligt de grens? Daarom onderzoeken we ook de MBO student.

6

Kenmerkend MBO MBO-ers geven de voorkeur aan lateraal leren ten opzichten van linear leren. Dit heeft vaak te maken met moeite met veel teksten. Daarnaast heeft de MBO-er veel behoefte aan instructie. MBO-ers zijn zelfstandiger gebleken van VMBO-ers. Veel MBO-ers blijken last te hebben van concentratieproblemen, vandaar ook dat er vraag is naar instructie. Ze kunnen zich namelijk voor een korte tijd goed concentreren en als de instructies dan duidelijk genoeg zijn kunnen ze de klus in een keer klaren. MBO-ers leven zowel online als offline. Ze zijn vaak online, maar zeker niet altijd. Het digitale netwerk wordt vaak gebruikt om in contact te blijven of om antwoord op hun vraag te krijgen als de ouder hen niet kan helpen. MBO-ers geven de voorkeur aan praktijk over theorie en vinden dus stage lopen bijvoorbeeld erg fijn. Docenten van het MBO geven aan dat MBO-ers hun kansen op de arbeidsmarkt over- en onderschatten. Daarnaast geven ze aan vaak in aanraking te komen met Cyberpesten. Ook valt het docenten op dat de studenten goed werk leveren bij hun stages. Ze leggen makkelijk connecties en doen wat er van hen verwacht wordt. Verschillen tussen de niveaus zijn volgens het onderzoek van Hiteq erg groot. Niveau 4 studenten zijn in verhouding tot veel meer in staat en zullen ook beter zelfstandig kunnen werken. Daarnaast is ook gebleken dat niveau 4 leerlingen het meeste gebruik maken van online middelen en hechten veel waarden aan respect. Cyberpesten komt dus ook veel meer voor onder Niveau 1 studenten. Bron: http://www.hiteq.org/Hiteq/Downloads/Publicaties%20geheel/Kenmerkend%20mbo.pdf MBO studenten tevredenheid YoungWorks heeft in 2010 onder ruim 150.000 studenten onderzocht hoe tevreden ze zijn over hun MBO opleiding. Iets meer dan de helft is tevreden over de studiebegeleiding die ze krijgen. Over het algemeen zijn ze het meest tevreden met de hoeveelheid werk dat ze krijgen en het aantal uren dat ze op school moeten zijn. Wel vinden studenten dat roosterwijzigingen veel te laat worden doorgegeven en dat er onvoldoende gebruik gemaakt wordt van lesmateriaal. Studenten geven ook aan dat ze het fijn vinden als er computers aanwezig zijn in de scholen. Hierdoor kunnen ze namelijk gelijk aan de slag. Het is ook gebleken dat 63% van de studenten heel blij is met de ontwikkelingen rond de competenties, denk hierbij aan zelfstandigheid, samenwerken en communiceren. De MBO-ers geven aan dat het contact tussen het stage bedrijf en school nu stroef verloopt. Bron: http://blog.youngworks.nl/facts/tevreden-mboers Wat is OnTrac? OnTrac is software dat ontwikkeld is voor het plannen van de examens van MBO scholen. Het hele proces is in OnTrac verwerkt, van voorbereiden, inschrijven, afnemen en daarbij wordt ook de voortgang van deze examens hierin bijgehouden. In OnTrac zijn verschillende rollen te vinden, dus verschillende gebruikers: • • • •

Algemeen toetsleider Examenplanner Toetsleider Beheerder

• • • •

Afnameleider Student Teamleider Facilitair medewerker

• Teamlid / Begeleider • ICT medewerker

Zowel studenten als docenten kunnen inloggen in OnTrac en is te vinden als web applicatie. De accountinstellingen zijn van te voren ingevuld aan de hand van de gegevens die de school al ontvangen heeft. Om het programma te kunnen beheersen als planner worden er cursussen aangeboden. Bron: http://www.coesoftware.nl/content/over-ontrac-coe-software 7

Financieel Uit het financiële onderzoek van Nibud (2011) is gebleken dat 12% van de MBO student thuis wonen maar kostgeld betalen. Hiervan heeft maar liefst 69% gezegd dit goed te vinden van hun ouders omdat ze hierdoor zelfstandiger worden. Daarnaast heeft Nibud ook aan de uitwonende studenten een aantal vragen gesteld. Zo geeft de gemiddelde uitwonende MBO student 656 euro van zijn/haar eigen geld uit aan het uit huis wonen. Hiervan heeft 12% aangegeven hulp te krijgen van hun ouders, maar nooit meer dan 135 euro in de maand.

Bron: http://www.nibud.nl/fileadmin/user_upload/Documenten/PDF/onderzoeken/ers_en_ geldzaken_maart_2011.pdf Wel heeft Nibud in 2013 een bericht geplaats over het helpen met geld omgaan onder groepsdruk aangezien dit blijkbaar een probleem punt is onder de MBO jongeren. Verantwoordlijkheid MBO studenten Xebic heeft aangegeven dat ze misschien de student meer verantwoordelijkheid willen geven maar dat dit bij MBO studenten wel eens een probleem zou kunnen zijn. Daarom zijn wij de uitdaging aan gegaan en hebben wij een concept rond om MBO afstudeerders bedacht. Hiervoor hebben wij natuurlijk van te voren onderzoek moeten doen naar het gedrag en de motivatie van een MBO student. Uit de getallen van Nibud kunnen we in ieder geval concluderen dat een deel van de MBO studenten verantwoordelijk genoeg is om op zich zelf te kunnen wonen. Slechts 12% krijgt hulp van zijn/haar ouders. Vanaf 2013 is ‘docent MBO in beeld’ bezig geweest met het opleiden van MBO docenten. Hierbij moet je denken aan dingen zoals het feedback vragen aan de leerlingen maar ook dingen zoals MBO studenten leren verantwoordelijkheid op zich te nemen. Dit is voor Xebic een mooie brug om de MBO student wat meer te gaan vertrouwen met natuurlijk een vangnet erin verwerkt voor als het niet gaat zoals gehoopt. MBO-ers van het Summa College geven aan dat het wennen was om zelfstandig aan het werk te gaan. Ze kwamen er ook achter dat ze in groepjes snel geneigd waren om leukere dingen te doen dan aan de slag te gaan. Maar de student kwam er dan achter dat ze in tijdnood kwamen en vervolgens hebben ze hier van geleerd. Nu nemen ze zelf de verantwoordelijkheid voor hun werk. De MBO-ers van Koning Willem I College vinden het heel fijn dat ze niet behandeld worden als kleine kinderen maar als jong volwassene die graag willen leren. Ook hebben deze MBO-ers aangegeven dat ze leiding geven moeilijk vinden, maar geen moeite hebben aangegeven randvoorwaarden volgen. Bron: http://www.docentmboinbeeld.nl/portfolio/studenten-leiden-en-zelfverantwoordelijkheidgeven-in-de-horeca/

8

Zo heeft MBO Amersfoort een studentenraad met hier in 6 leergierige MBO-ers die graag wat meer van zichzelf en de mede student willen laten zien. Dit doen ze door middel van persoonlijke taken die ze zelfstandig uitvoeren onder begeleiding, wanneer nodig, van een coach. Studenten kunnen hun ideeën, wensen en meningen insturen via de website van de studentenraad. En dan bespreekt de studentenraad dit een keer in de maand met het College van Bestuur zodat de studenten worden gehoord. Bron: http://www.mboamersfoort.nl/studenten/studentenraad/ Hieruit blijkt dat de student prima in staat is om het een en het ander zelf te regelen. Sterker nog, ze vinden het wel fijn om serieus genomen te worden. Wel mag het duidelijk wezen dat ze het liever nog niet helemaal in hun eentje hoeven op te lossen. Nou hoeft dit natuurlijk niet, er zijn altijd SLB-ers en roostermakers die er voor zullen zorgen dat alles loopt zoals het zou moeten. Maar voor de student die graag serieus genomen wil worden is het fijn als die optie er ook echt is. Tips voor het stimuleren van MBO-ers 1.Plan goed de data’s in waarop iets moet gebeuren. Bijvoorbeeld bij het aangeven van een richting. Help hierbij door de student te herinneren voor de deadline. 2. Geef duidelijk de rol aan van de student zodat er geen onduidelijkheid over ontstaat. 3. Er moeten duidelijke regels zijn met duidelijke consequenties. 4. Er moet altijd iemand zijn waar de MBO student op terug kan vallen. Bron: http://www.henkonderwijsadvies.nl/images/Effectief%20samenwerkend%20leren%20 op%20het%20MBO%20Remediaal.pdf Gebruik van smartphones, tablets, computers etc. Uit een onderzoek van YoungWorks is gebleken dan 56% van de jongeren tussen de 12 en de 15 al in het bezit is van een smartphone en vanaf 16 jaar tot 25 jaar maar liefst 70%. Daarnaast is maar liefst 91% van de jongeren te vinden op het Social Media.

Uit dit zelfde onderzoek bleek dat jongeren van 12-15 jaar al ontzettend veel gebruik maken van digitale middelen. MBO-ers zijn natuurlijk ouder dan dat, maar vanuit deze aantallen kan je wel ongeveer inschatten hoe dit bij MBO-ers eruit moet zien. Bron: http://blog.youngworks.nl/wp-content/uploads/2013/05/FactsheetMediagebruik.pdf

9

Het is ook gebleken dat scholen het opgevallen is dat de MBO studenten goed omgaan met het digitale tijdperk en dus hebben zij besloten mee te gaan hier in. Daarom zijn veel onderwijsinstellingen begonnen met het gebruik maken van digitale mogelijkheden zoals online roosteringen. Bron: http://blog.youngworks.nl/youngworks/verdiepen-of/ delen-hoe-jongeren-omgaan-met-digitale-media Mogelijk contactpersoon: [email protected] Oneerlijke vooroordelen Uit een persbericht blijkt dat MBO-ers vaak oneerlijk behandeld worden uit vooroordelen wat weer problemen opleverd voor de MBO student die zich probeert te bewijzen. HAARLEM – Uit onderzoek van FNV Jong bleek afgelopen zomer dat het voor één op de vijf MBO-studenten niet of heel moeizaam mogelijk is een stage te vinden. Daarom dreigt voor deze groep een groot risico dat ze de opleiding niet kunnen afronden. Vijf ICT-studenten die een MBO-opleiding volgen aan het Nova College in Haarlem liepen tegen ditzelfde probleem aan. Uiteindelijk hebben zij de afgelopen vier maanden stage gelopen bij Stichting Veilig Online, een vrijwilligersorganisatie die een vuist maakt tegen de gevaren van computer- en internetgebruik. “ In deze barre tijden en economische crisis is het heel lastig om als MBO-student een ICT-stageplaats te vinden, laat staan een goede. Opmerkelijk, er ontstaat namelijk een enorm tekort aan arbeidsplaatsen in technische beroepen. We zijn als school dan ook erg blij dat Stichting Veilig Online deze kans heeft aangeboden. “ zegt ICT-docent en studie loopbaanbegeleider Elmer Veerhoff (58). De stagiaires hebben onder andere instructiefilms gemaakt waarin handelingen staan beschreven om bepaalde risico’s van computer- en internetgebruik te beperken. Ook hebben zij een aparte toegankelijkheidspagina gemaakt voor de website, waardoor bezoekers met een beperking toch op een volledige wijze worden geïnformeerd. De Stichting heeft geen kantoor en daarom is er op school een fysieke werkplek geregeld. Door middel van videoconferencing en enkele fysieke ontmoetingen werden de stagiaires dagelijks begeleid. De Stichting heeft overleg met de school om in het nieuwe schooljaar opnieuw een grote hoeveelheid stageplaatsen aan te bieden. “ Het is fantastisch om te zien wat deze vijf studenten voor elkaar hebben gekregen. Ze hebben een ontzettende goede bijdrage geleverd in het kader van het maatschappelijk belang. Geef MBOstudenten een eerlijke kans en met de juiste begeleiding kunnen ze een heel groot verschil maken in een organisatie. Eén van de stagiaires heeft nu zelfs een vaste baan bij ons. “ aldus Donny Gieskens (23) die op zeventienjarige leeftijd als mbo’er de Stichting oprichtte en daarmee één van de jongste stichtingsdirecteuren van ons land werd. Alle vijf de stagiaires hebben een uitermate leerzame stage gehad en daarop met veel enthousiasme gereageerd. Scholen en bedrijven in Nederland kunnen creatiever omgaan met het creëren van stageplaatsen waardoor commerciële kansen ontstaan en kan worden voorkomen dat studenten noodgedwongen moeten stoppen met hun opleiding. Bron: http://www.veiligonline.info/persbericht-geef-mbo-studenten-een-eerlijke-kans/

10

Roostermakers Om een goed beeld te krijgen hebben wij een paar interviews gedaan. Zo bijvoorbeeld met Nanny Kok die op de Hogeschool van Utrecht als examinator werkt. Bevindingen interview Nanny Kok (19-02-2014) • Zelf niet kundig met computerprogramma’s. • Regelt vaak zelf lokalen en groepjes onderling. (vindt het ook niet erg om dit te doen) • Studenten regelen zelf dat de stagebegeleider aanwezig is. • Vindt dat ze geen duidelijke kaders krijgt van planningsbureau. • Interne examinator met specialisatie komt via stage coördinator. • Informatie (kaders voor groenlicht gesprekken) komt net iets te laat. • Heeft het gevoel dat ze constant achter de feiten aanloopt. Hoe verloopt het proces nu? 1. Voorbereiding 1.1. Onderwijsrooster wordt aangepast 1.2. Concept toetsenrooster 1.3. Controle toetsenrooster 2. 2.1.

Fijn afstemming toetsenrooster Publiceren toetsenrooster

3. 3.1 3.2. 3.3.

Er wordt een match gemaakt voor eventuele externe examinatoren Surveillantenrooster wordt aangemaakt Groepsindeling maken Informeren studenten

4.

Opening inschrijven voor examens



Bron: http://www.onderwijs-processen.nl

11

Waar gaat Xebic de fout in? Xebic heeft moeite met dit probleem omdat er te veel factoren zijn die steeds veer kunnen veranderen. Zo hebben ze bijvoorbeeld studenten die niet komen opdagen, ziek zijn, te laat aanwezig zijn of de begeleider kan op het laatste moment toch niet. Dit moet dan allemaal weer opnieuw ingepland worden maar er is maar voor een bepaalde tijd een bepaald aantal locaties vrijgehouden voor dit soort dingen. Daarnaast is het probleem dat de gebruikers (MBO roostermakers) moeite hebben met de hoeveelheid stappen die ze moeten doen die in het concept van Xebic zat. Dit moet dus makkelijker kunnen. Welke factoren hebben prioriteit 1. Je moet voldoende lokalen tot je beschikking hebben en deze ook kunnen uitplannen 2. Je kijkt eerst wanneer de interne begeleider beschikbaar is, daarna naar de externe en waar je bijna geen rekening mee hoeft te houden is de student. Als roostermaker kun je er best vanuit gaan dat de student vrijwel altijd beschikbaar is. 3. Je moet gemaakte planningen makkelijk kunnen aanpassen. Vaak moet er erg veel aan een rooster worden aangepast, dus dit moet zonder poespas gedaan kunnen worden. 4. Het moet snel en duidelijk terug te zien, dus overzicht is een van de belangrijkste elementen. Op het moment werken roostermakers met losse vellen om het overzicht te bewaren. 5. De datum waarop de planning gemaakt of aangepast is moet duidelijk te zien zijn. Zo weten de roostermakers welke versie het is en kunnen ze dus nooit de verkeerde versie pakken. 6. Het moet duidelijk te zien zijn wanneer iemand niet kan en dan moet je diegene daar ook niet kunnen plaatsen. Hoeveel verantwoordelijkheid kan een MBO student dragen m.b.t. het maken van planningen? Om antwoord te kunnen geven op deze vraag hebben wij een paar interviews gedaan met een aantal MBO studenten. Hierbij hadden we een aantal vaste vragen vastgesteld. Bijvoorbeeld: 1. Als je een nieuw rooster moet krijgen, hoe gaat dan nu? Bijv. krijg je deze ruim op tijd of juist niet? Is het een beetje een fijn rooster of heb je continue tussenuren? 2. Als je moet presenteren of een praktijk examen hebt, moet je dan maar gewoon op ko men draven op de tijd die je gegeven wordt of heb je nog wel invloed op deze tijd en locatie? 3. Denk jij dat als je meer verantwoordelijkheid krijgt over het meedenken met de roosters dat het beter zal gaan? 4. Als je naar de gemiddelde MBO student kijkt, denk jij dan dat MBO-ers in staat zijn om op tijd hun persoonlijke voorkeuren te geven voor data, tijd en locatie van een praktijk exa men of theorie examen? Op basis van deze interviews kunnen wij vaststellen of we in de tool gebruik kunnen maken van input van de student of dat we het echt aan de roostermakers over moeten laten. Daarnaast hebben we zelfde soort vragen aan MBO leraren gevraagd om te kijken hoe zij er tegen aan kijken. Dit omdat MBO-ers waarschijnlijk niet compleet reëel naar zichzelf zullen kijken. Daar tegenover zullen leraren ook snel er vanuit gaan dat ze niks zelf kunnen. Daarom nemen we een gemiddelde. In de bijlagen kan je de belangrijke punten van de interviews terug vinden. Uiteindelijk kwam het er op neer dat de MBO-ers er van overtuigd zo'n dat ze zelf kunnen helpen bij het maken van de planning. Wel zeggen ze eerlijk dat ze op dit gebied nog veel kunnen leren. Leraren zijn het hier volledig mee eens. Wel geven leraren aan dat we er verstandig aan zullen doen om een vangnet te integreren in het systeem omdat niet elke student even gemotiveerd is. Leraren waren heel positief over het geven van verantwoordelijkheid. Leraren zijn namelijk van mening dat iedereen te erg ervan uitgaat dat MBO-ers niks zelf kunnen. "MBO-ers zijn echt niet dom maar erg gemakzuchtig. Als het voer ze gedaan wordt dan vinden ze dat wel prima. Dat betekend niet dat ze er niet zelf toe instaat zijn." Er wordt nu teveel voor ze gedaan waardoor ze het nooit leren.

12

Waar liggen kansen en barrières? Planners geven aan het overzicht kwijt te zijn, ze hebben met twee verschillende computerprogramma’s te maken maar moeten daarnaast nog steeds een rooster op een A4 moeten tekenen in potlood. Het rooster moet natuurlijk wel flexibel blijven. Kans: Uit een interview met Anne Oonk (roostermaker op de HU FCJ) is het volgende inzicht voortgekomen. De planners werken op dit moment 2 verschillende programma’s maar missen een visueel overzicht. Een overzichtelijke agenda/rooster. Hier gebruiken ze vaak papier en een potlood voor. Het potlood wordt verkozen boven een pen zodat er ruimte blijft voor aanpassingen Kans: Uit het interview met Anne Oonk (roostermaker op de HU FCJ) is ook gebleken dat er één programma is voor het bijhouden van het stage proces ( Onstage ) en één programma( Starr ) om een examenrooster mee te plannen. Onstage is een nieuw systeem maar vooral het Starr is erg verouderd. Er liggen kansen in het samenvoegen van deze programma’s. er liggen ook kansen in het vernieuwen van het examenplanningsysteem. Kans: Uit het interview met Nanny kok (examinator op de HU FCJ) blijkt dat een interne examinator een bepaalde hoeveelheid plannen zelf kan doen. zolang zij maar duidelijke kaders heeft gekregen van de roostermakers. Barrière: Er zijn veel verschillende factoren die het maken van een rooster beïnvloeden. Zo heb je aan betrokkene alleen al de planner, student, stagebegeleider, interne examinator en externe examinator. Deze mensen zijn allemaal gebonden aan beschikbaarheid. Ook locatie, faciliteiten en tijdstip zijn factoren die verwerkt moeten worden in een goed rooster. Barrière: Er zijn een aantal zogenoemde “ongeschreven regels” in een schoolomgeving. Zoals bijvoorbeeld dat studenten echt niet door één deur kunnen met sommige leraren. Het rooster moet flexibel en aanpasbaar blijven. Barrière: Het rooster moet flexibel en aanpasbaar blijven i.v.m. eventueel zieken examinatoren of studenten.

Concurrentieanalyse Basecamp Functies: • Een overzicht van de verschillende projecten waar je mee bezig bent. Zo kan een directeur van een bedrijf makkelijk een project kiezen om de status ervan te bekijken. • Als directeur krijg je elke ochtend een mail met de progressie die er is gemaakt. • Bij de taken kan duidelijk worden aangegeven wie wat doet, zodat je een duidelijk over zicht hebt waar iedereen mee bezig is. • Taken die afgehandeld zijn kun je afvinken • Je kunt via Basecamp berichten sturen naar zowel het hele team als een selectie mensen.

13

Google Agenda Functies: • Deelbare Agenda. In google agenda kun je jouw agenda delen met iedereen die je wil. Hierdoor kunnen ze zien wanneer jij beschikbaar bent en wat je gepland hebt staan. • Je kunt de google agenda op meerdere apparaten gebruiken waardoor deze met elkaar verbonden zijn en je op elk apparaat een up-to-date agenda hebt. • Je kunt mensen uitnodigen voor een agendapunt/event. Als zij ook google agenda hebben komt dit als zij accepteren ook gelijk in hun agenda te staan. • FIND-A-TIME, een tool om een tijd te zoeken waarop alle deelnemers beschikbaar zijn.

• Heeft een click-&-drag interface, waardoor je agendapunten makkelijk te verplaatsen zijn. • Repeat Functie, terugkomende events kun je standaard laten inplannen, waardoor deze er automatisch al staat. Syllabus + Functies: • Planning tool voor HBO • In Syllabus + kun je mensen en lokalen inplannen, maar daarbij ook benodigde middelen zoals beamers ect. • Ze beschikken over een studentservice • Je kunt bij een rapportage over het gebruik en de bezetting. • Docenten kunnen digitaal voorkeur aangeven • Roosters van docenten zijn digitaal te bekijken en bij wijzigingen zijn deze ook gelijk zichtbaar voor de docent “Syllabus Plus software was chosen for UTAS to introduce a timetabling (scheduling) system and to review and improve the University’s underlying timetable process. Initially it formed part of theSlim Projects. SyllabusPlus uses details of locations, staff and course-unit requirements of activities eg lectures and programs of study (combinations of units that must be taken to complete the requirements of a course) and uses them to generate a timetable for the academic year. It is also used for ad-hoc bookings, venue hire bookings and examination room bookings. Existing UTAS corporate systems hold a significant amount of information which Syllabus Plus uses in order to produce the University’s timetable, they are: - the University’s student management system. Syllabus Plus will initially interface with the University's current student management application, the USRS. The USRS will supply Syllabus Plus with data relating to organisational units (Faculties, Schools, Institutes etc) and the University’s curriculum (courses, units and activity types). Ultimately, Syllabus Plus will interface with the new TechnologyOne Student Management application (being implemented as part of the SLIMS Student Management Project), at which point, Syllabus Plus will also be able to provide data back to the student management system (relating to timetabled teaching activities):

14

- the University's infrastructure and facilities management system, Archibus. Syllabus Plus will receive data from Archibus relating to University buildings and rooms, and room attributes, which it will use in determining the suitability of teaching spaces for particular teaching activities An interface with the HRMS (the University's Human Resources Management System) may also be needed to access data relating to teaching staff availability. This will be subject to Academic Senate endorsement and the availability of the relevant information within the HRMS, which is currently being investigated. ” Bron: UNIVERSITY OF TASMANIA, AUSTRALIA

15

Brainstorm

We hebben meerdere dingen uitgeprobeerd en over verschillende manieren en concepten gebrainstormd. Zo hebben we bijvoorbeeld geïnformeerd bij student over het proces van het afstuderen en we hebben gekeken hoe we dit konden gebruiken bij het rooster maak proces. Haakje “Get your shit together” De concepten die wij hier onder omschreven hebben gaat over het bij elkaar halen van informatie en die op een logische wijze aan elkaar koppelen. Om goed te kunnen plannen moet je alles goed op een rijtje hebben zoals de betrokken personen, locaties, tijdstippen, voorkeuren en nog veel meer. Daarom hebben wij als haakje ‘Get your shit together’. Hiermee bedoelen we dat iedereen betrokken bij het proces al zijn gegevens op een rijtje zet zodat de planner dit niet in zijn/haar eentje hoeft te doen. Wij doelen op samenwerking. Concept 1: MBO studenten aan de macht Studenten binnen het MBO staan erom bekend dat ze minder verantwoordelijkheid aankunnen dan bijvoorbeeld HBO studenten. MBO studenten willen graag van dit imago af en daar helpen wij dan graag bij. Daarnaast zijn ook de MBO scholen druk bezig met de zelfstandigheid en verantwoordelijkheid van de student te vergroten. Wij noemen dit concept ‘MBO studenten aan de macht’. Hiermee doelen we dus op de verantwoordelijkheid van de student. Uiteindelijk moet dit ervoor zorgen dat de roostermaker meer hulp krijgt bij het maken van de planningen. Hierdoor moet het efficiënter gaan doordat het minder vaak hoeft te worden herplant en het moet minder tijd in beslag nemen. Concept 2: Adjust & Improve Adjust & Improve is gebaseerd op het huidige proces van een afstuderende MBO-er. Het is duidelijk geworden dat de MBO-ers een aantal documenten in moeten leveren waar al een heleboel informatie in staat. Deze informatie wordt dus nu vaak dubbel gevraagd. Studenten moeten hoe dan ook die documenten inleveren om de gegevens compleet te krijgen en om goedkeuring te krijgen. Bij Adjust & Improve gaat het om het gebruik maken van de documenten die ingeleverd moeten worden om de gegevens te verzamelen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld interne begeleider en richting van de opdracht. Dit moet dan door een planner verzameld worden zonder dat de student, interne begeleider en externe begeleider direct mee bezig is. Concept 3: Dubbel date Bij het concept ‘Dubbel date’ gaat het om het verdelen van de hoeveelheid werk. De externe en interne examinatoren zullen gezamenlijk informatie verschaffen. Daarnaast zullen de student en het stagebedrijf samen de informatie verschaffen. Hierbij kan je denken aan beschikbaarheid, of juist wanneer ze niet kunnen. Dit kunnen ook benodigdheden zijn. Als dit allemaal afgerond is gaat alle informatie naar de roostermaker. Hij zal vervolgens de duo’s aan elkaar en aan locatie, datum en tijd koppelen aan de hand van de gegevens die opgehaald zijn. Aan de hand van deze 3 concepten kunnen wij verder gaan met het ontwikkelen van productconcepten.

16

Na bespreking met de opdrachtgever

De opdrachtgever heeft aangegeven dat hij de 3 concepten goed bij elkaar aansluiten. Hij zag het voor zich als een goed werkend geheel. Hij vond na onze rationalisering dat de MBO-ers goed instaat kunnen zijn om mee te helpen bij het proces. Daarnaast vond hij het idee van het samenvoegen van bepaalde groepen een goed idee omdat hierdoor minder variabelen overblijven. Daarnaast denkt hij dat we wel goed vast kunnen houden aan hoe het proces nu verloopt omdat dit in principe werkt. Maar wel is hij het ermee eens dat er veel onderdelen beter gemaakt kunnen worden zodat het efficiënter werkt. Hiermee gaan wij aan de slag. Comminucatieproces

Advies App Wij advieseren gebruik te maken van een applicatie voor de studenten, examinatoren en alle andere betrokkenen. We zouden graag zien dat dit een applicatie zou zijn omdat dit medium bij het grootste gedeelte van de doelgroep tot beschikking is. Bovendien maakt dit het product erg gebruiksvriendelijk. Het is veel gebruikerlijker om je telefoon of tablet te raadplegen voor een snel bericht, i.p.v bijvoorbeeld een computer of een laptop. Een smartphone heb je bovendien bijna altijd bij je. Dit is niet het geval voor een computer of laptop. Het gaat bij deze app bijvoorbeeld om het aangeven van de beschikbaarheid of het bekijken van de roosters.

17

Proces

Productconcept Wij hebben twee productconcepten die wij allebei uit zullen werken. Nummer 1 is de applicatie voor de MBO-er. Hierin zit de functie verwerkt om de voorkeur van je presentatie aan te geven. Voor de rest zit dit gekoppeld aan de website van de school. (Bij ons Sharepoint en Osiris). Je kan inloggen met je school gegevens en dan blijf je altijd ingelogd. Dan kan je verschillende dingen bekijken op het startscherm die voor jou als MBO student nuttig zijn. Denk hierbij aan bijvoorbeeld roosters, huiswerk, cijfers etc. Zodra de planner een kader aangegeven heeft krijg je een notificatie en een bericht in de app waarin staat dat je je voorkeur aan moet geven. Hierbij staat ook aangegeven dat je rekening moet houden met je stagebedrijf. Hierin geef je aan wanneer je niet kan. Dan blijven er veel open opties over. Dit komt dan bij de planner terecht en deze kan je dan gaan inplannen. Zodra het rond is krijg je een bericht, notificatie en een email op de schoolmail met de definitieve planning. Nummer 2 is het plan systeem voor de planner. Aan de hand van de processchets gaat het systeem mensen koppelen. Dit kan je ook handmatig doen als je dat zelf wilt. Het is een losstaande applicatie die je ook zonder internet zou kunnen draaien als je al gegevens binnen hebt. De planner geeft een aantal kaders aan. Denk hierbij aan aantal lokalen, tijdskader en maximale duur per presentatie. Alle ingevulde kaders worden ingeleverd komen ze automatisch in het systeem te staan. 18

Dan gaat het systeem opzoek naar de matchen in beschikbaarheid tussen student en externe begeleider. Deze twee worden gekoppeld en dat wordt er gekeken naar een interne begeleider aan de hand van het docentenrooster. Het zal functioneren als een grote agenda waar je automatisch de matchen kan in laten vullen maar je kan ook alles zelf verplaatsen. Sitemap/Flowchart App

19

Bijlagen Schetsen 1ste versie

20

21

Wireframe app

22

Foto’s brainstormsessie’s

23

Prototype

24

25

Scenario Persona: Truusje Vossen Leeftijd: 49 jaar Werk: Roosterplanner ROC Hilversum burgerlijke stand: Gehuwd Hobby: Postzegels verzamelen Truusje komt altijd om ongeveer kwart voor 9 aan op het ROC in Hilversum, waar zij eerst een cappuccino met extra espresso drinkt. Zij start haar computer met 24-inch scherm op om haar dagelijkse werkzaamheden te starten. Truusje start het plansysteem op om in haar periodeplanning te kijken. Het plansysteem opent de periodeplanning en ze krijgt gelijk een notificatie voor de afstudeerpresentaties van CMD periode C 2014 in beeld. Hier kan Truusje aangeven of zij deze taak wil uitstellen of hier gelijk aan wil beginnen. Ze kiest ervoor om gelijk aan de slag te gaan. Systeem opent daardoor het weekoverzicht waar zij de planning in wil gaan maken. Om te kunnen plannen moet Truusje eerst een aantal standaard instellingen aangeven. Het systeem opent automatisch het venster dat hiervoor bedoelt is. Truusje drukt per ongeluk op kruisje. Zij baalt maar zij kan dit venster makkelijk terug halen en gaat handmatig naar het Hoofdmenu om haar Instellingenvenster terug te halen. Truusje vult voor de lijst met studenten in: Studie, Periode, Jaar. Hier komt een lijst uit van 87 afstudeerders. Voor haar Roosterinstellingen vult zij de volgende gegevens in: tijdspanne, hoeveelheid lokalen met start en eindtijd, locatie, minimaal benodigde faciliteiten. Deze gegevens worden verwerkt in het raster van het rooster. De studentgegevens zijn in het plansysteem geïmporteerd doordat studenten zich ingeschreven hebben voor de afstudeerperiode. Interne examinatoren staan automatisch in het systeem met hun persoonlijke rooster en gegevens. Bij de instellingen kiest Truusje welke specialisaties de interne examinatoren moeten hebben. Externe examinatoren zijn door de planners in de loop der jaren handmatig in een lijst opgeslagen met daarbij hun beschikbaarheid verkregen via de mail. Truusje vindt dat de beschikbaarheid van alle betrokken makkelijker kan worden verkregen via een mobiele applicatie! Deze lijst met betrokken personen staat aan de rechterkant van het venster. Deze is lijst in-/uitklapbaar, de lijst is normaal gesproken gesloten. Truusje weet dat lokaal 0D150 voor 11 uur niet beschikbaar is. Ze selecteert de tijdspanne van het lokaal waarvan het niet beschikbaar is. druk op de rechtermuisknop en geeft aan dat het lokaal niet beschikbaar is. Het systeem geeft aan dat deze ‘tijdslots’ voor dit lokaal niet beschikbaar is. Truusjes favoriete knop van het planningsysteemis de “automatisch matchen” knop. Het systeem bekijkt de beschikbaarheid van alle betrokkene. En matcht de student aan de beschikbaarheid van examinatoren. De koppels die het minst beschikbaar zijn worden als eerst ingepland. De overgebleven studenten (restanten) worden na het automatisch matchen rechts getoond in de lijst. Deze moeten handmatig ingevuld worden in het rooster. Het kan zijn dat er een extra lokaal, examinator of extra tijdslot beschikbaar gesteld moet worden. Truusje heeft 5 studenten over waar geen automatische match bij gevonden is. Dit kan zij zien door de oranje blokjes in het rooster en in het rechter menu. Truusje kan in het rechtermenu in 1 oogopslag zien dat er een extra interne examinator nodig is voor 2 studenten. Zij vult in het oranje tijdsslot bij interne examinator een soortgelijke specialisatie in. Het systeem geeft de opties die het meest overeenkomen met de beschikbaarheid van de al gemaakte match. Truusje kiest de bovenste uit omdat deze het best overeenkomt. Hierdoor maakt zij de match compleet en wordt het tijdslot groen. Zo lost Truusje de overige incomplete matches op. Truusje is na 2 uur matchen klaar en slaat haar planning op als concept.

26

Truusje verstuurd het concept naar de examinatoren zij kunnen eventueel een mail sturen als het toch niet goed mocht uitkomen. De mensen die een mail versturen moeten handmatig opnieuw worden ingepland. Truusje kan in een zoekoptie de naam van de examinator die niet meer beschikbaar is invullen, De tijdsloten waarin deze examinator is betrokken worden opgelicht. Truusje kan nu handmatig het tijdslot aanpassen door het te slepen naar een ander beschikbaar tijdsslot. Deze beschikbare tijdsloten worden opgelicht op het moment dat alle betrokkene beschikbaar zijn en er een beschikbaar tijdsslot in het rooster zit. Dus betrokkene waarbij het conceptrooster veranderd is krijgen een mailtje van Truusje. Wanneer nodig herhaald zij dit proces totdat het rooster helemaal klopt. Nu het rooster van Truusje helemaal klopt zet ze het conceptrooster online op de schoolwebsite. Vervolgens stuurt zij een mail naar de studenten met de vraag om te controleren of zij zijn ingepland. Mocht een student problemen ondervinden dan kan de student een mailtje versturen naar Truusje met het probleem. Truusje gaat vervolgens opzoek naar een gepaste oplossing in het rooster. Als alles in orde is dan komt het definitieve rooster op de schoolwebsite. Bronnenlijst Bron: http://www.hiteq.org/Hiteq/Downloads/Publicaties%20geheel/Kenmerkend%20mbo.pdf Bron: http://blog.youngworks.nl/facts/tevreden-mboers Bron: http://www.coesoftware.nl/content/over-ontrac-coe-software Bron: http://www.nibud.nl/fileadmin/user_upload/Documenten/PDF/onderzoeken/ers_en_ geldzaken_ maart_2011.pdf Bron: http://www.docentmboinbeeld.nl/portfolio/studenten-leiden-en-zelfverantwoordelijkheidgeven-in-de-horeca/ Bron: http://www.mboamersfoort.nl/studenten/studentenraad/ Bron: http://www.henkonderwijsadvies.nl/images/Effectief%20samenwerkend%20leren%20 op%20het%20MBO%20Remediaal.pdf Bron: http://blog.youngworks.nl/wp-content/uploads/2013/05/FactsheetMediagebruik.pdf Bron: http://blog.youngworks.nl/youngworks/verdiepen-of-delen-hoe-jongeren-omgaan-metdigitale-media Mogelijk contactpersoon: [email protected] Bron: http://www.veiligonline.info/persbericht-geef-mbo-studenten-een-eerlijke-kans/ Bron: http://www.onderwijs-processen.nl Bron: UNIVERSITY OF TASMANIA, AUSTRALIA

27

Briefing Wat is het probleem dat je voor de opdrachtgever met de uitkomst van dit project moet gaan oplossen? Grafisch interaction design van een self-service-portal waar de examenburo’s een planning kunnen maken voor het complexe probleem van manueel plannen van afstudeer opdrachten en examenzittingen. Tijdens het samenstellen van het uiteindelijke rooster moeten de constrains van personeel, ruimte, student en externe examinatoren duidelijk zichtbaar zijn en aangegeven in hoeverre deze in de huidige planning gehonoreerd worden. Mooi zou zijn om aan meerdere plannen tegelijkertijd te kunnen werken en beoordelen zodat de beste uiteindelijk gekozen kan worden. Dit is een zeer ambitieuze doelstelling, waarbij gebruikersvriendelijkheid, inleven in de klant en maximaal gebruik maken van de html5 mogelijkheden van de studenten nodig is om deze opdracht tot een goed einde te brengen. Gebruikers van de functionaliteit zijn MBO en HBO instellingen. Wat moet het eindresultaat zijn? Een use-case ontwerp, een user-interaction-design en een implementatie in HTML5 dat als basis wordt gebruikt voor de realisatie van de functionaliteit in de web applicatie “OnTrac”. Contactpersoon Paul Giesberts [email protected] 0645728051

28

Planning

29