Op zoek naar verborgen informatie
In dit artikel geeft Peter Simons een gedetailleerde omschrijving van het zoeken naar verborgen informatie in wervings-advertenties. Het belang van deze techniek gaat echter verder dan het coachen van sollicitanten. De principes die Peter Simons heeft geformuleerd, kunnen worden toegepast - zij het wellicht met inhoudelijke aanpassingen - in allerlei andere situatie waarin iemand zo veel mogelijk informatie wil halen uit een schriftelijke uiting. Het doel van de hieronder beschreven NLP-techniek is, om een wervings-advertentie zo te analyseren dat je informatie over of inzicht in verborgen functie-eisen krijgt. Die informatie kun je gebruiken in een sollicitatiebrief of in een sollicitatiegesprek, waardoor de kans op succes toeneemt. De experts die ik hiervoor heb gemodelleerd, zijn in staat om meer informatie te verzamelen dan geformuleerd is in de advertentie. Met deze techniek zijn zij beter in staat zich af te stemmen op de behoeften van de betreffende organisatie, waardoor succes meer binnen je eigen controle komt. De harde eisen, "kennis, ervaring etc." blijven natuurlijk van belang, maar vaak ben je dan als sollicitant nog met een grote
groep andere kandidaten over. Deze techniek maakt het mogelijk informatie (eigen referentiekader) te verzamelen over het doel van de functie: de functie-inhoud; de samenhang met andere functies en het spanningsveld waarin de functie uitgeoefend dient te worden: wanneer loopt het goed en wanneer loopt het mis vanuit verschillende posities. De beslissing of en op welke wijze je deze informatie benut en/of vertaalt naar persoonlijke kwaliteiten van jezelf is in het kader van dit modelleringsproject niet nader uitgewerkt. Mocht je daar interesse in hebben, dan kun je contact opnemen met Peter Simons. De experts beschikken over ruime ervaring op het gebied van werving- en selectie, hebben veel functies geanalyseerd en kunnen veel advertenties vertalen naar concrete praktijkvoorbeelden. Desondanks blijft de techniek overeind: kennis en ervaring zijn weliswaar gemakkelijk maar vormen geen onmisbare voorwaarde voor toepassing.
De criteria en de aannames van de expert •
Een functie maakt deel uit van een groter geheel, invloed op het grotere geheel heeft ook invloed op de functie.
•
werken is problemen oplossen/voorkomen.
•
Niet alle problemen van de functie/bedrijf zijn in een advertentie te benoemen.
•
Problemen zien, betekent dat je problemen kunt voorkomen en dat is wat het bedrijf/organisatie nodig heeft.
•
Exact aangeven hoe je op een juiste manier de functie kunt vervullen betekent dat je bij binnenkomst geen problemen veroorzaakt.
•
Problemen voorkomen, niet oproepen betekent dat je een toegevoegde waarde hebt.
•
Veel advertenties zijn uit kosten-oogpunt erg summier opgesteld.
•
Door optimale afstemming zoveel mogelijk toegevoegde waarde aandragen.
•
Standpunt van alle betrokkenen innemen.
•
Stel zoveel mogelijk vragen.
Op zoek naar verborgen informatie ter voorbereiding op een sollicitatiebrief Houding: Afwisselend lezen en interne dialoog. Lezen: zittend achter een tafel, enigszins voorovergebogen over de advertentietekst. Interne dialoog en visualiseren: de vragen stellen en de beelden oproepen, achteroverleunend met de handen gevouwen op zn achterhoofd. Stap 1. Een beeld oproepen van het bedrijf(sgebouw) en de plaats in de samenleving.
1.
Zoek naar bedrijfsinformatie (meestal vetgedrukt aan de zijkant) in de advertentie en lees de informatie (Ve).
2.
Indien aanwezig bekijk het logo en vraag je af wat de organisatie wil communiceren met het logo (Ve/ad)
3.
Maak een panoramisch beeld van het bedrijfsgebouw, bij voorkeur een concreet beeld uit je eigen ervaring (Vh); Vraag je af: "Wat is de plaats in de samenleving? of Tot hoe ver reiken de relaties van dit bedrijf"? (dorp, stad, provincie, land, wereld). Naarmate de geografische afstand toeneemt stijgt ook je viewpoint. (Vi-Ki).
4.
Noteer de info.
Test: Heb ik een beeld van het bedrijf en de plaats in de samenleving? ?(Vi) Komen er nog aanvullingen in mij op bij een controle van het beeld? Heb ik een viewpoint bereikt waar geen directe zakelijke relatie meer is met het bedrijf? Hindernis: Geen of weinig bedrijfsinformatie. Hulpbron: informatie elders verzamelen. Hindernis: Geen beeld uit eigen ervaring. Hulpbron: Als-of kader oproepen. Stap 2. Achterhalen welke mensen/groeperingen belang hebben bij het bestaan van dit bedrijf.
1.
Roep het beeld weer op (stap 1) met het hoogste viewpoint waarin de relaties met de omgeving aanwezig zijn. Relaties versterken met lichtlijnen.
2.
Noem de gebouwen/personen/groepering en zak met je viewpoint naar een punt waar nieuwe personen/groeperingen zich aandienen totdat je het bedrijfsgebouw alleen in beeld hebt.
3.
Bekijk het gebouw aan de buitenkant en verdeel de mensen die naar binnengaan en naar buiten komen in categorien zoals: klant, medewerk(st)ers directie of bestuur etc.) (ad)
4.
Maak ook een hierarchie van personen/instanties die in je opkomen m.b.v. (Vi).
5.
Noteer info.
Test: Weet ik welke mensen/groeperingen mogelijk betrokken zijn bij het voortbestaan van dit bedrijf? Komen er bij vluchtige herhaling van de stappen nog nieuwe personen/groeperingen bij? Stap 3. Een idee/beeld krijgen welke werkzaamheden in de organisatie worden verricht. 1.
Roep het beeld van stap 2.3 weer op. Ga naar binnen en doorloop (Ki) alle kamers en etages,
zie en hoor de medewerk(st)ers terwijl ze aan het werk zijn. 2.
Stel je de vraag:( Ad) wat doen ze daar? Wat zie ik? Wat hoor ik? Waar maken ze zich druk over (Ad-ki)
3.
Vraag jezelf of tijdstip van invloed kan zijn op werkzaamheden (avonduren, seizoenen)
4.
Noteer de info.
Test: Heb ik een beeld van de medewerkers, hun plaats in het gebouw en weet ik in trefwoorden te benoemen (hoofdlijnen) waar ze mee bezig kunnen zijn? Hindernis: Geen juiste motivatiestate om stappen rustig en nieuwsgierig te doorlopen. Hulpbron: Detective spelen of anderszins motivatie stimuleren.
Stap 4. Waar is de lege plek en wat moet ik doen?? 1.
Lees de advertentie door op functiebenaming en functieinformatie.
2.
Maak een beeld van de werkplek van de vacante functie die in de advertentie staat vermeld.
3.
Ga aan de slag met de werkzaamheden zoals opgenomen in de advertentie en vraag je af: Waarom doe ik dit?
4.
Verbind de eisen die aan de functie worden gesteld met de werkzaamheden.
5.
Noteer de informatie die vrijkomt.
Test: Weet ik wat ik moet doen en begrijp ik waarom de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden? Hindernis: geen functie-informatie in de advertentie. Hulpbron: informatie op een andere manier verzamelen of (desnoods) als-of kader toepassen. Stap 5. Welke invloed heeft mijn manier van functioneren? Gebruik in alle posities de functie-informatie als uitgangspunt. 1.
Positie klant. Ervaar een positieve en een negatieve behandeling als klant.
2.
Positie chef. Beoordeel als chef de functie-uitoefening in positieve en negatieve zin.
3.
Positie collega/medewerk(st)ers. Ervaar als collega/ondergeschikte plezierige en minder plezierige samenwerking.
4.
Positie vacature (zelf) en ervaar goede en minder goede kanten van de functie-uitoefening.
5.
Benoem overige categorien (stap 2.2). Achterhaal welke werkzaamheden fout kunnen lopen met consequenties voor deze categorien.
6.
Noteer van elke informatie de 2 kanten (positief en negatief)
Test: Weet ik vanuit verschillende posities wat er mis kan gaan tijdens de functieuitoefening? (Vi-ki) Hindernis: moeilijk posities kunnen scheiden. Hulpbron: uitlijnen m.b.v. NLP-er. Stap 6: Afronding 1.
Lees de advertentie nogmaals in zijn geheel (Ve) op controleer op onbekende zaken (Ki).
2.
Verzamel alle vrijgekomen informatie (ook onbekende/onbegrepen punten) uit de diverse stappen.
3.
Stap 6 is in feite de voorbereiding op het tweede deel van de techniek.
Specifiek voorbeeld Advertentie Technisch/administratief medewerker m/v, Woningstichting Stein. Gevraagd: Technisch/Administratief Medewerker m/v
Functie informatie: U werkt op de afdeling Woondiensten, rechtstreeks onder het hoofd en u bent belast met: •
Telefonische klachtenafhandeling, inclusief het maken van werkbonnen, bewaken voortgang en gereedmelding. Werkbonnen binnen een geautomatiseerd systeem
•
Het assisteren bij de projectvoorbereiding van renovatie, groot onderhoud en planmatig onderhoud
•
Het mede samenstellen van de (meerjaren) onderhoudsbegroting, periodieke overzichten en planningen
•
Het voorbereiden, begeleiden en afhandelen van woningaanpassingen en geriefsverbeteringen
•
Het mede opzetten, beheren en instandhouden van een woningkartotheek en een calculatiesysteem
•
Het vervangen van de opzichter tijdens diens aanwezigheid
Functie-eisen: •
MTS Bouwkunde
•
Zelfstandig kunnen werken
•
Goede communicatieve, redactionele en sociale vaardigheden en goede contactuele eigenschappen
•
Kennis van en gevoel voor geautomatiseerde gegevensverwerking
•
Ervaring in vergelijkbare functie strekt tot aanbeveling
Stap 1. Een beeld oproepen van het bedrijf(sgebouw) en de plaats in de samenleving. 1.
Hij neemt de advertentie en ziet rechtsboven de bedrijfsinformatie (Ve).Hij leest de tekst en maakt een beeld. (Vh) en noemt: sociale volkshuisvestingbejaardenoord?- woondienstenmodel? Klantvriendelijk.
2.
Hij bekijkt het Logo en vraagt zich af. (Ad) Wat wil men communiceren (Ad) (Ad) : gebouw, mensen die samenwonen onder een dak, woningstichting Stein.
3.
Hij roept een panoramisch beeld op van de woningvereniging uit eigen dorp (Vh): ziet het gebouw en zijn omgeving in het dorp en ziet woningen die onder beheer staan van de woningbouwvereniging. Hij vraagt zich af (Ad) tot hoe ver reiken de relaties van dit bedrijf? Terwijl zijn viewpoint stijgt benoemt hij de relaties die binnen zijn gezichtsveld komen: woningstichting, woningen, bejaardenhuis, gemeentehuis, architectenbureaus, provinciehuis, landelijke politiek (hij ziet in het beeld de kaart van Nederland en een lichtende lijn van Stein naar Den Haag). Naarmate hij hoger stijgt ziet hij de omringende landen en benoemt hij de vluchtelingenproblematiek. In zijn beeld ziet hij een lijn van de vluchtelingen naar Den Haag (geen directe lijn met de woningstichting Stein).
Hier neemt hij het besluit dat het viewpoint niet verder dan Nederland hoeft te reiken. Na de testvraag beschrijft hij de inhoud van het globale beeld (Vi) zoekt naar mogelijke aanvullingen (Ki). Hij wacht circa 20 seconden en bij uitblijven van aanvullingen neemt hij het besluit dat hij een beeld heeft van het bedrijf en zijn plaats in de samenleving. Hij bevestigt het viewpoint met relaties (Nederland). Stap 2. Achterhalen welke mensen/groeperingen belang hebben bij het bestaan van dit bedrijf. 1.
Hij roept het beeld van Nederland met de relatie-lijnen (lichtende lijnen) weer op. (Vi)
2.
Hij noemt: politiek Den Haag (volkshuisvestingsgebouw) zakt met zijn viewpoint naar Limburg en noemt: provinciehuis (richtlijnen) zakt met het viewpoint naar de regio en noemt: collega woningbouwverenigingen, architectenbureaus, zakt verder met het viewpoint en noemt: bewoners/vluchtelingen/bejaardenhuis.
3.
Beziet het gebouw vanaf de buitenkant en brengt "leven" in het beeld (Ki). Hij benoemt: klanten w.o. vluchtelingen/bejaarden/medewerk(st)ers, "krakers" /drugspanden/directie, bestuurders,leveranciers.
4.
De groeperingen onder 2.3 worden hierarchisch aangevuld met lokale/provinciale en rijksoverheid (hij benoemt:
woningbouwbehoefte/huursubsidiebeleid/volkshuisvestin gs-beleid/vluchtelingenverhaal/leegstandsproblemen. Test: Na het hardop stellen van de testvraag maakt hij gebruik van zijn notities (Ve) en somt alles op. (Ae) Hij vraagt (Ad): komen er bij herhaling van stappen nog nieuwe personen/groeperingen bij? Roept het beeld weer op met de grootste view, (Ve) gaat snel (al zoekend naar aanvullingen) naar beneden (Vi-Ki) en neemt het besluit: neen Stap 3. Een idee/beeld krijgen welke werkzaamheden in de organisatie worden verricht. 1.
Hij ziet het beeld (2.3.) Vi /gaat het gebouw binnen en terwijl hij de kamers doorloopt (Ki) ziet/hoort hij de medewerk(st)ers die aan de slag zijn.
2.
Wat zie, ik (ad)? Medewerker administratie-receptionisthuishoudelijke dienst-technische dienstbestuursvergadering-vluchteling-telefoonverkeer-wat hoor ik (Ad)? geroezemoes en telefoongerinkel. Waar maken ze zich druk over? (Ad-ki) Na deze vraag hoort hij diverse gesprekken op afstand. En maakt snel een nieuwe ronde (Vi- Ki) door het gebouw. (Ad-ki) Drukte wordt gemaakt over ... klacht van bewoner-vluchteling en onderdak-burenproblemen-staat van onderhoudgeldtekort-nieuwbouw- wie krijgt welk huis?-
administratie-werkbonnencomputersysteem-priv-zakensnel invullen van de vacature- teveel werk in te korte tijd. 3.
Hij stelt zich de vraag en in zijn beeld wordt dag-en avond- zomer en winter ingebracht. Avondurenvergaderingen-storingsdienst- in de zomer-veel onderhoudswerkzaamheden aan de buitenkant van de woningen- in de winter veel onderhoudswerk aan de binnenkant van de woningen. Met planning rekening houden.
4.
zie onderstreepte tekst.
Test: (Ad) Kan ik mij een voorstelling maken van de werkzaamheden (Vi/ki) /problemen waar de mensen in de organisatie zich mee bezig houden? Met het beeld (Vi) en de trefwoorden (Ve) voor ogen controleert hij (Ki) en gaat hij na een korte tijd akkoord bij het uitblijven van aanvullingen. (KiAd) Stap 4. Waar is de lege plek en wat moet ik doen? 1.
Hij zoekt naar de functiebenaming en de functieinformatie. (Ve)
2.
Hij heeft een beeld van zijn functie als spilfunctie met vertakkingen/relaties naar andere afdelingen. (Vi)
3.
Hij benoemt alle werkzaamheden en voert ze uit (Vi-Ki) (werkbonnen schrijven, klachtenbehandeling, plannen voor renovaties, telefonische klachtafhandeling
werkbonnen/samenwerken ontwerpers/voorbereiders/jaarbegroting opstellen (voorkomen onverwachte uitgaven/woningaanpassingen (gehandicapten?) woningkarthoteek (zit ook in WP). Hij merkt op dat de functie overwegend vanaf de bureaustoel wordt uitgevoerd. 4.
Hij verbindt de functie-eisen met de inhoud als volgt: MTS-bouwkunde omdat er bouwkundige vraagstukken worden opgelost. Zelfstandig kunnen werken: initiatief kunnen tonen. Je kunt met klanten niet iedere keer iemand erbij halen. goede communicatieve eigenschappen: veel omgang met diverse groeperingen. Geautomatiseerde gegevensverwerking: beetje verstand van computers omdat informatie in computersystemen zijn vastgelegd.
5.
Zie onderstreepte tekst. Bij de testvraag controleert hij door het beeld snel te doorlopen" (Vi-ki), daarna kijkt hij naar de opsomming van de functieinformatie en de aantekeningen op zijn lijstje (Ve) en knikt bevestigend (dat is wel voldoende). Hij weet (Ki) waarom de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden.
Stap 5. Wat doen de andere medewerk(st)ers/chefs/directie in het bedrijf en welke invloed heeft mijn functioneren? (inname van diverse tweede posities met interne state a) kwaad/gergerd en b) tevreden.
1.
Onfatsoenlijk gedrag luistert niet, komt zn afspraken niet na, geeft geen duidelijke antwoorden, discrimineert, gebruikt alleen maar argumenten zoals: geen geld, heb ik niets over te zeggen, moet u niet bij mij zijn etc. Goede service, heldere afspraken ook al kunnen klachten niet gelijk opgelost worden, nakomen van afspraken (bel terug..) rustige en evenwichtige (zoveel mogelijk) persoonlijke benadering.
2.
Directeur/Chef.(ontevreden) Durft weinig of geen verantwoordelijkheid te dragen (bang voor fouten), Ego-tripperij. Niet echt betrouwbaar. Niet flexibel, In staat om dingen die goed lopen negatief te benvloeden. Contact met hem/haar levert verveling of problemen op. Zaken met mogelijke precedentwerking niet vooraf bespreken. Tevreden Directeur/Chef Hij/zij neemt verantwoordelijkheid maar weet ook wanneer hij hulp moet vragen. Hij springt in op probleemsituaties en werkt aan oplossingen. Neemt een goede positie in (eigen visie) wanneer hij door tegengestelde belangen onder druk komt te staan. Hij /zij is in staat zijn doen en laten te beargumenteren. Hij /zij probeert begrip (geen gelijk) op te roepen, etc. Kan eigen handelen overzien op precedentwerking.
3.
Collegas (ontevreden) Hij/zij is een individualist. Niet een van ons. Betrouwbaar?. eerst zelf en dan pas de ander.
Statusgevoelig. Als assistent steeds vertellen hoe het anders moet, Betweter. Geen gevoel voor humor. Alleen maar oog voor het zakelijke. Dat doe ik niet, staat niet in mijn functiebeschrijving. Collegas (tevreden). Een van ons. Betrouwbaar flexibel, humoristisch en gericht op samenwerking. Neemt eigen verantwoordelijkheid. Levert goed werk en is collegiaal. 4.
Vacature/zelf. (je positie). Waar gaat het goed en waar gaat het fout?. o
Klanten. De klant kan boos worden omdat hij onfatsoenlijk wordt benaderd, geen concrete antwoorden krijgt, onredelijk is, gelijk heeft, de klacht nog steeds niet is verholpen.
o
Werkbonnen. Werkbonnen in geautomatiseerd systeem, belangrijk i.v.m. gegevensanalyses (financieel, werkdruk etc.) Collegas van de administratie worden boos wanneer je die dingen niet goed invult. Invullen van werkbonnen roept controlegevoel op (geen hobbyisme).
o
Assisteren projectvoorbereiding. Samenwerken met de ontwerpers/voorbereiders. Binnen en buitendienst werk, gericht op nieuwbouw en renovatie.
o
Medesamenstellen meerjarenbegroting, onderhoud en beheer op papier vastleggen waardoor geld wordt vrijgemaakt om plannen van onderhoud en
beheer uit te kunnen voeren. Doe je dit niet dan kun je voor plotselinge hoge uitgaven komen te staan. o
Woningaanpassingen: gehandicapte/zieke mensen die woonvoorzieningen nodig hebben, met kleine "uitvindingen" kun je veel doen. Heb ik ervaring met gehandicapte medemens? Drempels weg, alles gelijkvloers etc. Samen met de mensen een goed plan opstellen om geld (subsidie) te krijgen en daarna de zaak technisch uitvoeren.
o
Woningkartotheek mede opzetten.
o
Vervangen van de opzichter. Wanneer?? Vakantie, ziekte verlof (vakantieplanning???)
o
Zelfstandig kunnen werken. Is dat wel zo??. Er wordt veel geschreven over assisteren/mede samenstellen/mede opzetten. (spanningsveld) In de brief opnemen dat je afhankelijk van het werk zowel zelfstandig als ondersteunend kunt werken
5.
Wat kan ik fout doen met bestuur-overhedenprojectontwikkelaars en uitvoerders-verkeerde richtlijnendiscriminatie-integriteit.
6.
Alles onderstreept.
Test: Weet ik vanuit verschillende posities wat er mis kan gaan. De lijst met trefwoorden wordt vluchtig gecontroleerd op volledigheid (Ve) totdat het gevoel opkomt (Ki) dat hij in
herhaling valt en aanvullingen uitblijven. Stap 6. Afronding. Hij leest de advertentie (Ve) nog eens in zijn geheel door en ervaart (Ki) dat hij op alle onderdelen weet wat er wordt bedoeld en wat er mogelijk mis kan gaan. Bij twijfel wordt het onderdeel apart belicht. Verzamelt alle (onderstreepte) informatie. De stappen verlopen van globaal naar specifiek. Op deze manier blijf je bewust van het feit dat je deel uitmaakt van een groter samenwerkingsverband. De relatie tussen de stappen is het gegeven dat zowel de globale informatie (maatschappelijke context) als de specifieke informatie met elkaar worden verbonden. Hierdoor wordt alles wat invloed kan hebben op de functie helder. Na elke stap doorloopt hij snel nog de vorige stappen en vraagt zich af of er nieuwe informatie vrijkomt. Peter Simons Advies/Training/Persoonlijke Coaching Wildenkamp 18 5953 GA Reuver Telefoon: 077 - 474 31 98
