(ON)Zin in PowerPoint Presentaties Make them LISTEN! -
Een presentatie dient in de eerste plaats om te luisteren, niet om te lezen. Als spreker is het belangrijk om dat zelf in de hand te houden en dat kun je al van bij de inleiding. Een titel slide zorgt meestal voor afleiding. Je hebt een dergelijke slide niet nodig om de presentatie te beginnen, integendeel de slide kan het jou als spreker moeilijk maken want: -
Je kunt niet staan waar je wil omdat het licht van de beamer kan hinderen of omdat je niet voor de slide wil/mag staan
-
Je kunt jouw ‘rechtmatige’ plaats in het midden niet opeisen en zet een stap opzij zodat het scherm in het middelpunt staat (terwijl de spreker in het middelpunt moet staan)
PowerPoint biedt een oplossing met de ‘B’ toets. B in PowerPoint staat voor Black (of Z voor zwart en N voor noir). De idee is dat je de presentatie klaar zet op de eerste belangrijke slide. Dit kan een boodschap zijn, een quote, om het even…maar je wil in elk geval nog niet dat het publiek de slide ziet. Wanneer je de bewuste slide klaarzet en op ‘B’ drukt dan wordt niet alleen het scherm zwart maar wordt ook het licht van de beamer uitgeschakeld. Je kunt op die manier ongehinderd de inleiding doen op een zwart scherm. Wanneer je jouw eerste slide wil tonen dan druk je terug op ‘B’.
Je kunt heel veel leren van rolmodellen. Je vindt fantastische voorbeelden op www.TED.com maar ook youtube geeft een aantal mooie voorbeelden zoals de presentaties van Steve Jobs. Wanneer Jobs bijvoorbeeld een quote presenteert of om het even welk stuk tekst dan valt het op dat:
- Enkel de quote of een titel of een stuk tekst op de slide staat (hij werkt uiteraard met keynote maar alle regels zijn hetzelfde) in een heel grote font en eenvoudig lettertype - Zodra de tekst verschijnt, leest hij die ook mee.
Dit noem ik de focus van het publiek volgen. Zodra je iets nieuw laat zien op een slide gaat de focus van dat publiek naar het scherm en niet meer naar de spreker. Zeker als je tekst laat zien gaat het publiek automatisch lezen. Het heeft op dat moment zelfs geen zin om naar het publiek te kijken want hun aandacht zit niet bij jou. Wanneer je volledig de focus van het publiek volgt dan kun je zelfs best naar het scherm stappen om volledig die focus te volgen en die bijgevolg makkelijker terug op te eisen en meer uitleg te geven. De reden waarom je naar het scherm stapt (in een kleine groep met een klein scherm) is bovendien om het zicht voor niemand te blokkeren.
You’re the CONDUCTOR!-
Een spreker is als een dirigent die zijn orkest door en door kent en zijn publiek begeestert. Sommige instrumenten in het orkest staan voor het verhaal en andere instrumenten zijn de slides. Maar verhaal en slides moeten in harmonie spelen! Dit betekent dat je het verhaal en de slides moet kennen. Alles staat of valt met de voorbereiding en je hebt geen excuus om je niet voor te bereiden want als je presenteert ben je heel visibel. Bij een ideale voorbereiding heb je ruim de tijd om NA TE DENKEN want dat is het allereerste wat je gaat doen. Je denkt daarbij vooral na over:
- Jouw (ideaal 3) boodschappen: wat zijn de 3 ‘oneliners’ die het publiek moet onthouden. - Welke voorbeelden of vergelijkingen je kunt geven die jouw boodschappen verduidelijken
Pas als dit duidelijk is kun je slides maken. Maar je krijgt lang niet altijd ruim de tijd om je voor te bereiden, soms heb je maar een paar uur. Dan kun je maar beter die tijd optimaal benutten om over bovenstaande vragen na te denken en je presentatie te beperken tot een krachtige ‘elevator talk’ van 5 minuten. Beter tijd steken in hoe je de belangrijkste boodschappen gaat overbrengen dan in het maken van slides.
10 20 30
De 10 20 30 regel is een regel van Guy Kawasaki, die zelf een heel goede spreker is en naar veel presentaties luistert. Zijn presentatie regel zegt:
- Maximum 10 slides - Maximum 20 minuten - Minimale font (lettergrootte) 30
Deze regel past volledig in mijn ‘presentatie filosofie’ want voor mij werkt een presentatie perfect als ik de volgorde van de slides vanbuiten ken. Dat lukt niet met 37 slides maar wel met 10. De reden waarom je die volgorde best kent is om het verhaal en de slides in harmonie te brengen. Je gaat dan pas klikken naar een slide als dat volledig past in jouw verhaal en als je zelfs wil dat het publiek naar het scherm kijkt omdat er bv een grafiek op staat die je gaat uitleggen. Luisteren is lastiger dan spreken. Hou dus rekening met jouw publiek en vraag niet te veel van hun luistervermogen. 20 minuten spreken is een maximum, met interactie tussendoor kun je nog een 10-tal minuten bijvoegen maar hou het kort en krachtig. De minimale font is voor mij 24 maar dat geldt alleen voor een klein publiek. Zodra je met een publiek zit van 40 personen dan is zelfs 24 te klein.
Surprise them with NOTES! -
Doorgaans wordt er te veel op een slide gezet omwille van 3 redenen: - De spreker heeft schrik iets te vergeten en gebruikt de slides als spiekbriefje - De spreker wil zijn publiek ‘imponeren’ en tonen hoeveel werk erin gestoken is - De presentatie wordt niet enkel gebruikt tijdens de presentatie maar ook achteraf als rapport
DE oplossing om komaf te maken met dergelijke ‘rapport presentaties’ zijn de notes. De notities zijn precies wat je nu aan het lezen bent. Bovenaan de pagina zie je de slide zoals je die presenteerde en onderaan lees je de uitleg die jij gaf tijdens de presentatie. De makkelijkste werkwijze is als volgt. Wanneer de slides klaar zijn ga je naar:
‘file’ ‘publiceren’ ‘PowerPoint omzetten naar Word’ ‘notities onder de slides’ of ‘notities naast de slides ‘ ‘OK ‘
Het word document sla je op als een PDF en dit is het document dat je uitprint of doorstuurt NA de presentatie.
