Posters maken in PowerPoint
Een mini handleiding
Nieuwe Media Dienst 2005 http://www.ua.ac.be/ICNMD
1. Algemeen Het printen van grote posters is een kostbare zaak en duurt lang. Om mislukkingen te vermijden besteed je best voldoende aandacht aan het ontwerpen van je poster. Zet je ideeën eerst schetsmatig op papier en giet ze daarna via PowerPoint in de juiste vorm. PowerPoint durft al wel eens te “crashen”, bewaar je werk dus meermaals!
2. Starten in PowerPoint PowerPoint: pagina- afmetingen instellen. In PowerPoint door: Menu: Bestand > Pagina -instelling… kan je de pagina afmetingen invoeren.
Menu: File > Page Setup
De normale afmetingen zijn 90cm breed en 120 cm hoog. De keuze van de afmetingen is afhankelijk van de regels die de organisatie van een congres opstellen. Bij het instellen van de afdruk naar de printer kan nog vergroot worden (en ook verkleind). De maximale vergroting is 400% van de originele pagina- instelling (en maximale verkleining is 25%). In PowerPoint is de grootste maat die je kan instellen 134 cm. Als we een poster maken van 90 cm x 120 cm dan kan je dit in PowerPoint instellen en op ware grootte werken. Voor een poster van 90 cm x 150 cm (B x H) stel je best het formaat 45 cm x 75 cm in. Let op
Als de pagina instelling gewijzigd wordt na de opmaak zullen alle teksten verspringen en alle figuren en afbeeldingen vervormen.
3. Tekst invoeren De opmaak (lettertype, lettergrootte enz.) van een tekst moet je altijd in PowerPoint doen. Je kan teksten invoeren door : Menu > Invoegen > Tekstvak
Menu: Insert > Text Box of Invoegen>Tekstvak
Dan kan je de tekst intikken in de box. Door in de box te rechtsklikken kan je 'Tekstvak opmaken' kiezen en alle kenmerken (afmetingen en kleuren) aanpassen.
Let op: NOOIT met Doorzichtigheid (Transparency) werken!!!!!!!! (zelfs niet voor andere PowerPoint objecten) : Doorzichtigheid wordt niet afgedrukt. 2
Met Lettertype (Format Font) kan je het tekstformaat aanpassen. Tekst opmaak is vergelijkbaar met Word.
NOOIT : knippen en plakken (copy and paste) vanuit Word. Wel: Menu: Bewerken > Plakken speciaal: Unformatted Tekst. Algemene regel in Powerpoint
Gebruik altijd Paste Special om een object vanuit een ander programma in PowerPoint in te plakken. Gebruik een lettertype dat duidelijk leesbaar is op een afstand. Gebruik een schreefloze letter zoals Arial. Maak de lettergrootte niet te klein: 38 punten is goed, 24 is een absoluut minimum voor tekst. Voor titels is tussen de 56 en de 100 punten aan te raden. Gebruik contrasterende kleuren maar gebruik geen groen -rood contrast. Zorg eerst voor contrast in helderheid (grijswaarde) en dan voor kleurenharmonie. Tip1: een titel van een paragraaf kan je doen opvallen door of Bold of een andere kleur of een grotere letter. Maar nooit onderlijnen en nog eens een ‘: ‘ achterplaatsen. 4. Grafieken en rekenbladen of tabellen invoeren Eerst alle grafieken of tabellen zo goed mogelijk afwerken in Excel, exact zoals ze uiteindelijk moeten worden. Let op het gebruikte lettertype (Font): liefst Arial. 3
Probeer niet om de grafiek te verkleinen in PowerPoint : verklein eerst in Exel. Dan Copy en Menu: Bewerken>Plakken speciaal> Figuur (Edit > Paste Special > As: Picture)
. Door op de grafiek te rechtsklikken kan je de figuur "Groep opheffen" (Ungroupen) en converteren naar een Microsoft Office figuur. Op die manier kan je teksten, kleuren en lijndikte nog aanpassen. (lukt niet altijd als het een ingewikkelde tekening is met zeer veel objecten of punten). Let op de lijndikte.
De lijndikte moet minimaal 1 punt zijn voor donkere lijnen op een lichte achtergrondkleur.
De lijndikte moet minimaal 1,5 punt zijn voor licht gekleurde lijnen op een donkere achtergrond.
5.1 Foto’s en illustraties : de eerste methode Foto’s en illustraties moeten op voorhand volledig worden klaargemaakt. Scan illustraties in; maar zorg ervoor dat de bestandsgrootte niet enorm wordt. • Om technische redenen kies je best voor een resolutie van 100 dpi bij een 100% afdruk. Hogere resoluties geven slechts kleine verbeteringen in kwaliteit van de afdruk. Aangezien een poster van op een afstand bekeken wordt heeft het geen zin haarscherpe foto’s te printen met onhandelbaar grote bestanden. Uitzondering: scannen van lijntekeningen in twee kleuren (zwart en wit) doe je best in 300 dpi. • Heb je een digitale foto en werk je met Microsoft Photo Editor dan kan je het aantal dpi veranderen met het menu: Bestand > Eigenschappen. Je ziet ook het aantal pixels vertikaal en horizontaal. Hieruit kan je de dpi berekenen als je de afmetingen kent. (dpi: dots per inch, een inch is 2,54 cm). 150dpi komt overeen met 59 dpcm, je mag dit afronden op 60dpcm. Het heeft geen zin een bestaande digitale foto hogere dpi te geven voor
4
dezelfde afmetingen. Er worden dan alleen pixels toegevoegd door interpolatie en deze extra pixels maken het beeld niet scherper! • Optimaliseer je beelden; zorg ervoor dat contrast en helderheid en scherpte OK zijn. • Snij (softwarematig) overtollige randen en delen weg en pas de afmetingen tot het gewenste resultaat aan. • Een geprinte foto lijkt altijd wat donkerder dan de weergave van hetzelfde beeld op een monitor, hou hier rekening mee. PowerPoint kan met een veelheid van grafische bestanden overweg maar als je foto’s als JPEG (met een gemiddelde kwaliteit of maximum kwaliteit) bewaart zit je altijd goed. (tevens bespaar je hierdoor ruimte op je harde schijf) Illustraties invoegen: • Menu: Invoegen>Figuur>Uit bestand...(Insert> Picture > From File). Ga naar de juiste directory en selecteer het gewenste bestand. Als je figuur nu niet ziet verschijnen; moet je deze opnieuw openen in het programma waarmee je ze aangemaakt hebt. Kies dan bewaar als JPEG en probeer opnieuw in te voegen in PowerPoint. 5.2 Foto’s en illustraties : de tweede methode (PowerPoint 2002 of XP) In PowerPoint 2002 werd een methode voorzien om het probleem van scan resoluties op te lossen. In menu: Bestand> Opslaan als (File > Save As)
Extra> Figuren comprimeren (Tools > Compress Pictures...)
5
Van uit Save As Tools kan je dit toepassen voor alle beelden in de poster. Maar deze truuk kan ook beeld per beeld toegepast worden door in een foto te rechtsklikken. Dan krijg je:
Format Picture bevat een optie Compress.. Hierin kan je kiezen om de resolutie te optimaliseren voor de geselecteerde scan of voor alle beelden. Dit is wel de laatste stap bij het afwerken van de poster. Je zal ook zien dat de bestandsgrootte veel kleiner wordt. Deze compressie heeft geen invloed op beelden uit Exel. 6. Andere objecten in PowerPoint Je kan in PowerPoint ook ander objecten invoeren of plaatsen zodat je tekeningen kan maken. Je kan verschillende objecten groeperen: selecteer de objecten: rechtsklikken
6
Groeperen (Group). De objecten zijn nu samengevoegd. Het omgekeerde kan natuurlijk ook. 7. Afwerking Je kan een achtergrond voorzien voor je posters. Klik op je rechter muisknop; je krijgt nu een menuutje waar je een achtergrond kan instellen. Ook een kleurverloop tussen twee kleuren is mogelijk en kan mits goed toegepast voor een fraai effect zorgen. Het printen gaat sneller als de achtergrond geen kleur heeft. 8. Bewaren Bewaar je poster en kies voor TrueType insluiten als je ongewone lettertypes gebruikt hebt, hierdoor ben je zeker dat de door jou gebruikte lettertypes ook op een andere computer zullen herkend worden (anders worden ze gesubstitueerd voor een gelijkaardig lettertype!). Menu: File > Save As Tools > Save Options...
Maak dan eerst een A4 print om lay-out te beoordelen. Is je bestand groter dan 1.4 MB, en heb je geen ZIP of geen CD-R, dan kan je toch je bestand op diskette bewaren met het menu: Bestand > Inpakken en wegwezen. Of Menu: File > Pack and Go .Volg dan de wizard en bewaar zonder viewer. Werk je op een PC in de computerklas van gebouw A, dan kan je via de webbrowser URL : http://ftpx.uanet.ua.ac.be/gen/ftp_upl.html het bestand op de UA server zetten, dan is het beschikbaar van af elke computer die aan het netwerk hangt. 7
Is het bestand kleiner dan 4MB dan kan je de poster ook via e-mail opsturen naar:
[email protected] Indien er zich nog problemen zouden voordoen kun je nog altijd een beroep doen op de ingebouwde helpfunctie van PowerPoint. Of bellen naar de Nieuwe Media Dienst 2224 of 2222. Overzicht tips:
Doe het zo
Doe dit NIET
Tekst plakken uit Word: Kopiëren en: Menu: Bewerken>Plakken speciaal: Nietopgemaakte tekst (copy and: Menu: Edit > Paste Special: Unformatted Tekst).
Kopiëren en Plakken (Copy en Paste)
Copy en Paste Figuur uit een ander programma (vb. Exel) Kopiëren en: Menu: Bewerken>Plakken speciaal: Figuur (copy and: Menu: Edit > Paste Special: Picture). . Kleuren aanpassen met het kleuren pallet Afmetingen van een figuur uit Exel aanpassen: eerst de figuur in Exel vergroten of verkleinen en dan Copy en Paste Special : Picture. Herhalen tot de grootte goed is. Afmetingen van een figuur uit Equation Editor aanpassen: eerst de figuur in Equation Editor vergroten of verkleinen en dan Copy en Paste Special : Picture. Herhalen tot de grootte goed is. Scan 100 dpi op ware grootte van foto in de poster, dan bewaren als JPEG en in PowerPoint: Insert > Picture > From File Alternatief: In PowerPoint 2002 Compress Picture.
Transparante kleuren (kunnen NIET geprint worden) Figuur in PowerPoint vergroten of verkleinen.
Figuur in PowerPoint vergroten of verkleinen.
Scannen op max. resolutie.
Over gebruik van kleur: http://www.colormatters.com
Versie 25/4/05
8
