Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij op 1 september 2014 in concept besproken met en toegelicht aan de portefeuillehouder financiën

Ernst & Young Accountants LLP Wassenaarseweg 80 2596 CZ Den Haag Postbus 90636 2509 LP Den Haag

Tel: +31 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 41 87 ey.com

De gemeenteraad van gemeente Rotterdam Postbus 1130 3000 BC ROTTERDAM

Den Haag, 3 september 2014

MvK/mdb/9NJB5Q

Geachte leden van de gemeenteraad, In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de programmarekening van de gemeente Rotterdam, brengen wij u hiermee verslag uit omtrent onze bevindingen en aanbevelingen betreffende de controle van de programmarekening 2013. Wij hebben een afschrift van dit verslag verstrekt aan het college van burgemeester en wethouders. Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij op 1 september 2014 in concept besproken met en toegelicht aan de portefeuillehouder financiën. Dit verslag gaat in op onze controle, de reikwijdte van onze opdracht, onze controleverklaring en onze belangrijkste controlebevindingen. Dit rapport bevat onze mededelingen uit hoofde van onze rol als controlerend accountant aan de gemeenteraad, voor zover noodzakelijk geacht. De onderwerpen die in dit verslag aan de orde komen hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de programmarekening. De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de programmarekening 2013. Wij stellen het op prijs bijgevoegd verslag nader aan u toe te lichten of eventuele vragen hierover van u te beantwoorden. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP

w.g. drs. M.E. van Kimmenade RA MGA

Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Gemeente Rotterdam Uitkomsten controle jaarrekening 2013 Verslag van bevindingen voor de gemeenteraad

Inhoudsopgave 1  1.1  1.2 

Bestuurlijke samenvatting Controleverklaring De interne beheersing is niet op orde

2  2  2 

2  2.1  2.2  2.3  2.4  2.5  2.6  2.7  2.8  2.9  2.10  2.11  2.12  2.13 

Onze controleaanpak in het kort Uw opdracht aan ons Onze controleaanpak in het kort Tussentijdse controle Eindejaarscontrole Gehanteerde goedkeurings- en rapporteringstoleranties Belangrijke aandachtspunten in de controle Begrotingsbeheer Controle van de getrouwheid Controle van de rechtmatigheid Single information en Single audit (SISA) Onafhankelijkheid en het controleproces De belangrijkste wijzigingen in de ViO Impact nieuwe regels op relatie gemeente Rotterdam

4  4  4  4  5  5  6  6  7  7  7  8  8  9 

3  3.1  3.2  3.3  3.4  3.5 

De financiële resultaten in perspectief Analyse resultaat Financiële positie Solvabiliteit Vreemd vermogen De risico’s die uw gemeente loopt

10  10  10  11  11  12 

4  4.1  4.2  4.3  4.4 

Accountantsoordeel Oordeel controleverklaring Evaluatie van niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden Gecorrigeerde fouten Toelichting op niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden

13  13  15  17  17 

5  5.1  5.2  5.3  5.4  5.5 

Interne beheersomgeving Inleiding De beheersomgeving was in 2013 niet op orde Gegevensgerichte controle was onvermijdelijk in 2013 De IT-beheersing kent nog verbetermogelijkheden Samenvatting bevindingen inzake procesbeheersing

18  18  18  20  20  21 

6  6.1  6.2 

ICT-beheersing ICT-ontwikkelingen in 2013 ICT-inrichting

36  36  36 

Pagina ii

6.3  6.4  6.5 

Decentralisaties Conversiecontrole Uitgevoerde werkzaamheden en bevindingen

37  38  38 

7  7.1  7.2  7.3  7.4  7.5 

Bevindingen betreffende de rechtmatigheid Het rechtmatigheidsbeheer is nog niet op orde Het voorwaardencriterium Begrotingsrechtmatigheid; de begroting is overschreden Misbruik en oneigenlijk gebruik Niet financiële beheershandelingen

42  42  42  52  54  55 

8  8.1  8.2  8.3  8.4  8.5  8.6  8.7  8.8  8.9 

Bevindingen jaarrekening Materiële vaste activa Financiële vaste activa Voorraden grondexploitaties Uitzettingen/overige vorderingen Voorzieningen Overlopende passiva Aansluitverschillen conversie Algemene uitkering Presentatiecorrecties

56  56  60  61  65  65  66  67  67  67 

9  9.1  9.2  9.3  9.4  9.5  9.6  9.7  9.8  9.9  9.10 

Single information Single audit Algemeen SISA-bevindingen Onderwijsachterstandenbeleid (D9) Mooi Nederland (E10) Luchtkwaliteit (E11B) Nieuwe sleutelprojecten (NSF E12) Regeling Pieken in de Delta (F7) BUIG (G2) Wet Participatiebudget (G5) SISA-tabel 2013 gemeente Rotterdam

68  68  68  69  69  69  69  70  70  70  70 

10 

Verplichte mededelingen van uw accountant

74 

Pagina 2

1

Bestuurlijke samenvatting

1.1

Controleverklaring

Wij hebben het college van burgemeester en wethouders van uw gemeente per 3 september 2014 gemachtigd onze controleverklaring d.d. 3 september2014 bij de jaarrekening 2013 van uw gemeente op te nemen. Onze oordelen zoals opgenomen in deze controleverklaring zijn als volgt: Oordeel over de getrouwheid Oordeel over de rechtmatigheid

Goedkeurend Beperking

De controleverklaring is goedkeurend voor de getrouwheid van de jaarrekening. De omvang van de getrouwheidsfouten en onzekerheden komt lager uit dan de controletolerantie. Voor de rechtmatigheid van de baten en lasten en balansmutaties hebben wij een beperking afgegeven. Deze beperking is afgegeven omdat voor een aantal in de jaarrekening 2013 verantwoorde baten en lasten en balansmutaties het voor ons niet mogelijk was de overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria voor de financiële rechtmatigheid vast te stellen. Het totaalbedrag van de geconstateerde fouten met betrekking tot de rechtmatigheid bedraagt € 93,1 miljoen en komt daarmee uit tussen de 1% en 3% van de goedkeuringstolerantie. Daarnaast hebben wij geen voldoende en geschikte controle informatie kunnen verkrijgen omtrent een aantal jaarrekeningposten, hetgeen heeft geleid tot kwantitatieve en kwalitatieve onzekerheden betreffende de rechtmatigheid die uitkomen tussen de 3% en 10% van de goedkeuringstolerantie.

1.2

De interne beheersing is niet op orde

In 2011 en 2012 zijn stappen gezet naar de invoering van één Oracle systeem voor de financiële administratie en één concern organisatie. In 2013 heeft dit volledig zijn beslag gekregen. Tegelijkertijd zijn in het kader van bezuinigingen grootschalige reorganisaties doorgevoerd, wat ondermeer heeft geleid tot onduidelijkheid in taken en verantwoordelijkheden. Dit alles heeft een enorme impact gehad op de opzet en de kwaliteit van de interne beheersomgeving van de gemeente en de toegankelijkheid tot financiële informatie, die via diverse conversies van systemen tot stand moest komen om uiteindelijk tot uitdrukking te komen in de jaarrekening 2013. De interne beheersing is niet op orde en de controle van de jaarrekening 2013 was hierdoor een zeer ingewikkeld en complexe aangelegenheid. Dit blijkt ook uit de door ons geconstateerde controleverschillen. De gemeente heeft in totaal voor € 115,4 miljoen correcties verwerkt in de staat van baten en lasten en voor € 26,8 miljoen correcties in de balans. Vanaf de start van onze controle in september 2013 bleek dat wij voor nagenoeg geen enkel proces konden steunen op een opzet van de AO/IC. Dit heeft geleid tot een controleaanpak, die in zeer belangrijke mate gegevensgericht is uitgevoerd. Hierover hebben wij gerapporteerd in de boardletter.

Pagina 3

Voor onze controle en oordeelvorming hebben wij betrouwbare verantwoordings- en controle-informatie nodig van de gemeente inzake de significante processen en posten van de balans en staat van baten en lasten. Deze controle-informatie kon zeer moeizaam en niet juist en volledig aan ons worden opgeleverd. Wij constateren dat de nadruk in de lijnorganisatie ligt op het maken van beleid en de uitvoering daarvan en dat de verantwoordingskant daarbij ondergeschikt is. De lijnorganisatie is onvoldoende aangesloten en bewust van de zaken die nodig zijn om tot een betrouwbare en tijdige jaarafsluiting te komen in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving. De afdelingen interne controle, concerncontrol, projectcontrol en de RSO van de gemeente zijn ingeschakeld voor het organiseren en verantwoorden van de processen en om gegevens toegankelijk en controleerbaar te maken. Deze afdelingen hebben een zware rol gespeeld in het proces van de totstandkoming van betrouwbare informatie in de jaarrekening 2013. De informatie is dan ook veelal door toedoen van deze afdelingen gemaakt of gevonden en de verantwoordelijke lijnorganisatie heeft daarbij geen zichtbare rol vervuld. Dit betekent dat de basis niet op orde is. Meermalen in het controleproces hebben wij de organisatie van de gemeente Rotterdam geïnformeerd over het moeizame controle proces en de gevolgen voor het tijdpad van de balanscontrole en de oordeelsvorming. Dit heeft ertoe geleid dat wij onze oordeelsvorming viermaal hebben moeten uitstellen (1 mei, 15 juni, 1 juli, 15 augustus) en pas op 3 september 2014 de controle van de jaarrekening 2013 hebben afgerond. In het voorjaar 2014 heeft de organisatie een aanpak 2.0 aan de COR gepresenteerd, gericht op het in control krijgen van de voor de jaarrekening significante processen (de zogenaamde ‘’in control aanpak’’). In deze aanpak, waarin de focus op kwaliteit wordt gelegd, is opgenomen dat de verantwoordelijkheid moet worden teruggebracht naar de lijn. Daarbij is het essentieel dat de concerndirectie haar rol pakt en de organisatie aanstuurt op basis van zelfreflectie over opzet en werking van processen en mensen, zich daarbij niet alleen beperkt tot processturing maar inhoud en kwaliteit daarvan voorop stelt. Concernmatige aansturing is in onze ogen essentieel. Wij zijn van mening dat deze acties essentieel zijn om het financieel beheer binnen de gemeente Rotterdam op orde te krijgen en vanuit het beleid vervolgens rechtmatig te handelen en daarover op betrouwbare, transparante en efficiënte wijze verantwoording af te leggen aan de burgers.

Pagina 4

2

Onze controleaanpak in het kort

2.1

Uw opdracht aan ons

Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2013 van de gemeente Rotterdam gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Beleidsregels toepassing WNT inclusief het controleprotocol WNT en de door de raad vastgestelde Kadernota Accountantscontrole Rekening 2012 e.v. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

2.2

Onze controleaanpak in het kort

Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de gemeente.

2.3

Tussentijdse controle

Onze controle valt globaal uiteen in een tweetal momenten. Bij de tussentijdse controle is de focus gericht op het toetsen van de door ons als significant aangemerkte processen welke ten grondslag liggen aan de jaarrekening van de gemeente Rotterdam. Bij de eindejaarscontrole staan de posten in de jaarrekening centraal. De identificatie van de significante processen vindt plaats op basis van onze risicoanalyse. Bij onze tussentijdse controle hebben wij de opzet van deze processen in kaart gebracht (hoe is de administratieve organisatie en de interne controle ingericht?) en vervolgens het bestaan van deze processen vastgesteld (worden de procedures zoals beschreven ook in de praktijk gebracht?). Om uiteindelijk te kunnen steunen op de interne controlemaatregelen zoals die in de processen zijn opgenomen, dienen wij ten slotte vast te stellen dat deze maatregelen gedurende het gehele jaar hebben gewerkt (het toetsen van de werking).

Pagina 5

Hierbij steunen wij zoveel mogelijk op de door de ambtelijke organisatie van Rotterdam verrichte specifieke controlewerkzaamheden met betrekking tot de processen alsmede interne controlewerkzaamheden uitgevoerd door de interne controlefunctionarissen en de controller van de gemeente Rotterdam. Wij voeren waar mogelijk een review uit op bovengenoemde controlewerkzaamheden en signaleren eventuele tekortkomingen. In onze stand van zaken brief aan het college over de jaarrekening 2013 en onze boardletter aan de raad alsook dit verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole komen de (eventueel) hieruit voortvloeiende significante bevindingen aan bod.

2.4

Eindejaarscontrole

De interne beheersomgeving en de basis op orde is essentieel om op de cijfers in de financiële administratie te kunnen steunen en vervolgens gebruik te maken van interne rapportages. In hoofdstuk 5 van deze rapportage geven wij u inzicht in onze bevindingen inzake de beheersomgeving van de gemeente Rotterdam en de gevolgen voor de financiële verantwoording in de vorm van de jaarrekening 2013. Een controle omvat verder onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het college van burgemeester en wethouders van de gemeente heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Zoals wij de Raad meermaals hebben geïnformeerd was de controle-informatie die wij aangereikt kregen voor de significante processen en posten van de jaarrekening 2013 niet altijd toereikend en geschikt voor controle en oordeelsvorming. Dit heeft geleid tot zeer veel aanvullende werkzaamheden waarover wij de raad het vervolg van deze rapportage informeren. Wij zijn van mening dat de door ons uiteindelijk verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel bij de jaarrekening 2013.

2.5

Gehanteerde goedkeurings- en rapporteringstoleranties

Op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden stelt de gemeenteraad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. U heeft ons voor het boekjaar 2013 opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringstolerantie: Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

> 1% < 3%

–

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

–

Bij de bepaling van de goedkeuringstolerantie hanteren wij het totaal van de lasten als uitgangspunt, vermeerderd met de toevoegingen aan de reserves. Fouten en onzekerheden in de jaarrekening van respectievelijk maximaal € 35,5 miljoen en maximaal € 106,5 miljoen tasten in beginsel de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet aan. De rapporteringstolerantie is door de gemeenteraad bepaald op € 0,05 miljoen voor fouten en € 0,25 miljoen voor onzekerheden.

Pagina 6

2.6

Belangrijke aandachtspunten in de controle

Door uw opdracht te aanvaarden nemen wij de taak op ons om als onafhankelijke deskundige een oordeel uit te spreken over: • de getrouwe weergave in de jaarrekening van de baten en de lasten, activa en passiva per 31 december; • de rechtmatigheid van de totstandkoming van de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten en balansmutaties. De planning en uitvoering van onze controle en de daaraan gerelateerde advieswerkzaamheden zijn voornamelijk gericht op: • het geven van feedback aan het college over onze bevindingen betreffende de interne beheersing van de bedrijfsprocessen en de kwaliteit van de verbijzonderde interne controle; • beoordeling van het jaarverslag van de gemeente Rotterdam; • controle van de jaarrekening van de gemeente Rotterdam; • het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Rotterdam; • ondersteunen van de controlerende rol van de gemeenteraad door het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet zijn accountants vanaf 2004 verplicht jaarlijks een rechtmatigheidsonderzoek naar de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties uit te voeren. De reikwijdte van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2013 is vastgelegd in de kadernota accountantscontrole rekening 2012 en verder, zoals vastgesteld door de gemeenteraad op 5 april 2012 bij Raadsbesluit 2012-816. De lijst van relevante wet- en regelgeving 2013, waaronder de gemeentelijke verordeningen, heeft de gemeenteraad vastgesteld op 13 februari 2014 bij Raadsbesluit 14GR252. De door de raad vastgestelde Beleidsregels begroten en verantwoorden Rotterdam 2010 (uitwerking van artikel 212 verordening) zijn uitgangspunt geweest voor de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden met betrekking tot de jaarrekening 2013. Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Voorts beoordelen wij of de jaarrekening voldoet aan de eisen gesteld in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Beleidsregels toepassing WNT inclusief het controleprotocol WNT. Het jaarverslag toetsen wij marginaal op tegenstrijdigheden met de jaarrekening.

2.7

Begrotingsbeheer

Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Voor een juiste oordeelsvorming is het van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten. Wij beoordelen bij onze controle de overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten per beleidsmatige inspanning. Dit betreffen enkel de lasten omdat hierop een beoordeling en rapportering van de accountant wordt gevraagd vanuit de Kadernota Rechtmatigheid. Het is de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders om begrotingsafwijkingen tijdig te signaleren en te rapporteren aan de raad. Het is de verantwoordelijkheid van de raad om hier dan tijdig een besluit over te nemen.

Pagina 7

Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om de begrotingsrechtmatigheid van de lasten en investeringen te toetsen. Dit doen wij onder andere door: • vast te stellen of begrotingsafwijkingen tijdig zijn gesignaleerd en zijn omgezet in een begrotingswijziging ter autorisatie aan de raad; • vaststellen of kostenoverschrijdingen leiden tot een onrechtmatigheid, welke meegewogen moet worden in het accountantsoordeel of niet.

2.8

Controle van de getrouwheid

De controle van de getrouwheid van de jaarrekening heeft tot doel vast te stellen dat de in de jaarrekening opgenomen financiële informatie een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. Bij deze controle maken wij zoveel als mogelijk gebruik van de bij uw gemeente ingebouwde controles in de uitvoeringsprocessen en gaan wij na in welke mate gesteund kan worden op de interne organisatie. Wij stellen dus vooral vast of de gemeente zelf de processen adequaat beheerst en daardoor betrouwbare financiële informatie tot stand kan brengen. In de afrondende controlefase gaan wij na of de door uw gemeente opgestelde conceptjaarrekening juist is afgeleid uit de financiële administratie en stellen wij vast of dit voldoende inzicht biedt en ook verder voldoet aan de in wet- en regelgeving gestelde eisen. Gezien de aard van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden, die zijn gebaseerd op de door uw raad aan ons verstrekte opdracht en de daarbij te hanteren goedkeuringstolerantie, kan deze controle nooit de absolute zekerheid geven dat er geen materiële onjuistheden in de jaarrekening voorkomen. In onze accountantsverklaring geven wij dit weer met de woorden ‘‘redelijke mate van zekerheid’’.

2.9

Controle van de rechtmatigheid

De controle van de rechtmatigheid richt zich op de naleving van relevante wet- en regelgeving. Hierbij richt onze controle zich op die onderwerpen waarbij het niet naleven van de interne (besluiten raad) en externe wet- en regelgeving direct financiële consequenties heeft voor de jaarrekening. Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. Als uitgangspunt hebben wij het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader voor de wet- en (gemeente specifieke) regelgeving gehanteerd. Wij toetsen, op basis van risicoanalyse, of de organisatie voldoende maatregelen heeft getroffen om de naleving van wet- en regelgeving te waarborgen. Dit houdt in dat wij niet zelfstandig alle wet- en regelgeving in detail beoordelen op de mogelijkheid van het zich voordoen van (juridische en financiële) risico’s. Wij maken hiervoor onder andere gebruik van de door uw gemeente uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot het rechtmatigheidsbeheer.

2.10 Single information en Single audit (SISA) Uw gemeente is wettelijk verplicht de verantwoordingsinformatie voor de in het bijzonder benoemde specifieke uitkeringen op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening. Bij de controle van deze bijlage betrekken wij de door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gegeven aanwijzingen, namelijk de circulaire Single Information Single Audit 2013, waarin onder andere opgenomen de Nota verwachtingen accountantscontrole 2013.

Pagina 8

De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: • € 12.500 indien de omvangbasis (totaal van de lasten) kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; • 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; • € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is. In hoofdstuk 9 van dit verslag rapporteren wij hierover. Op verzoek van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties nemen wij de volledige tabel van de specifieke uitkeringen met fouten en onzekerheden op in dit verslag. U kunt deze tabel vinden in hoofdstuk 9 van dit verslag.

2.11 Onafhankelijkheid en het controleproces De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Het Nederlandse parlement heeft in dit kader met ingang van 2013 een wettelijke regeling ingevoerd inzake een strikte scheiding van controle en advies, alsmede vanaf 2016 verplichte kantoorrotaties bij OOB’s (Organisaties van Openbaar Belang). Hiermee loopt Nederland vooruit op Europese regelgeving, waarover in december 2013 een akkoord is bereikt dat minder ver gaat dan de Nederlandse wet. Kern van het Europees Barnier akkoord is een verbod op bepaalde non-auditdiensten, een limiet op de levering van toegestane non-auditdiensten tot 70% van de audit fee en kantoorrotatie eens in de tien jaar welke periode na een nieuwe tender met tien jaar verlengd kan worden. Ook de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA) heeft de onafhankelijkheidsregels voor zijn leden verder aangescherpt. Met de nieuwe Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) zijn de regels vanaf 2014 strikter dan de Code of Ethics en wordt een kader gecreëerd dat verder gaat dan internationaal gebruikelijk is. Zo geeft de NBA een meer expliciete uitleg aan bedreigingen van de onafhankelijkheid die voortvloeien uit de perceptie van het publiek.

2.12 De belangrijkste wijzigingen in de ViO De belangrijkste wijzigingen in de ViO hebben betrekking op: • Een nadere toetsing van geschenken en uitingen van gastvrijheid vanaf een grens van € 100. Dit geldt zowel voor ontvangen als verstrekte geschenken en uitingen van gastvrijheid. • Een verbod van sponsoring van een assurance-cliënt ter verkrijging van naamsbekendheid. • Het afschaffen van het onderscheid tussen een opdracht tot controle van de jaarrekening en andere assurance-diensten (bijvoorbeeld controle van een MVO-verslag). De oude regels kenden nog een lichter regime voor andere assurance-diensten. • De introductie van het begrip gelieerde derde dat de reikwijdte van het verbod op het leveren van adviesdiensten aan andere entiteiten binnen de groep bij OOB’s inperkt. Relaties met zustervennootschappen worden buiten beschouwing gelaten. Daarnaast vallen moedervennootschap(pen) wel onder het begrip gelieerde derde, ongeacht het materiële belang. De strikte scheiding tussen controle- en adviesdiensten was al van kracht voor OOB’s vanaf 1 januari 2013 en kantoorroulatie is verplicht voor financiële jaren van OOB’s vanaf 2016.

Pagina 9

2.13 Impact nieuwe regels op relatie gemeente Rotterdam Bovenstaande regels zijn slechts deels van toepassing op de gemeente Rotterdam in relatie tot onze functie als accountant van de raad vanwege het feit dat een overheidsorganisatie zoals een gemeente zich niet kwalificeert als een OOB. Wij hebben vanzelfsprekend alle aspecten geanalyseerd die onze onafhankelijkheid gedurende het jaar zouden kunnen bedreigen. Daar waar onafhankelijkheidsregels dit vereisen, hebben wij aanvullende waarborgen ingevoerd.

Pagina 10

3

De financiële resultaten in perspectief

3.1

Analyse resultaat

De programmarekening sluit met een positief saldo van € 127,0 miljoen na reserveringen (2012 € 99,7 miljoen positief) tegenover een begroot negatief saldo van € 3,0 miljoen na de derde bestuursrapportage. Het resultaat over 2013 ten opzichte van de gewijzigde begroting kan als volgt worden weergegeven: Gewijzigde begroting 2013 3.389 (3.491) (102) 394 (295) (3)

Bedragen x € 1 miljoen Totale baten Totale lasten Resultaat vóór bestemming Onttrekking aan de reserves Toevoeging aan de reserves Resultaat na bestemming

Rekening 2013 3.290 (3.261) 29 393 (295) 127

Afwijking (99) 230 131 (1) 130

Uit de bovenstaande opstelling blijkt dat het resultaat vóór bestemming grote afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting 2013 toont. Het totale exploitatieresultaat is voor bestemming van de reserves € 130,4 miljoen positiever dan begroot. Dit heeft mede te maken met omvangrijke correcties die hebben plaatsgehad naar aanleiding van de accountantscontrole, waarna het resultaat 2013 met € 115,0 miljoen is toegenomen. Belangrijkste redenen hiervoor zijn het vrijvallen van de ISV-subsidie ad € 69,6 miljoen en een deel van de voorzieningen op de grondexploitaties ad € 36,5 miljoen en de voorziening voor concernhuisvesting ad € 7,9 miljoen. Voor een uitgebreide analyse van de resultaten verwijzen wij naar de programmarekening en de daarin opgenomen jaarrekening.

3.2

Financiële positie

Het eigen vermogen bedraagt per jaareinde 2013 volgens de jaarrekening € 1.028,8 miljoen (2012 € 999,5) en heeft zich gedurende 2013 als volgt ontwikkeld: Bedragen x € 1 miljoen Saldo 1 januari 2013 Totaal toevoegingen 2013 ten laste van resultaat Totaal onttrekkingen 2013 ten gunste van resultaat Afdracht en overige mutaties Saldo van de rekening Saldo per jaareinde 2013

Algemene reserve (9,6) 56,0

Bestemmingsreserves 909,4 239,0

Resultaat na bestemming 99,7

(393,0) 99,7 46,4

855,1

Totaal 999,5 295,0 (393,0)

(99,7) 127,3 127,3

127,3 1.028,8

Van de totale reserves ter hoogte van € 1.028,8 miljoen is € 46,4 miljoen opgenomen als algemene vrije reserve. In 2013 heeft de begrote toevoeging van € 56,0 miljoen plaatsgevonden, waardoor deze reserve ultimo 2013 niet meer negatief is.

Pagina 11

Het eigen vermogen, inclusief het resultaat na bestemming, heeft zich over de jaren 2011-2013 als volgt ontwikkeld: 1.200

Bedragen x 1.000

1.000

800

600

Saldo exploitatie Bestemmingsreserve

400

Algemene reserve

200

0

-200 2011

2012

2013

Uit bovenstaande tabel blijkt dat in 2013 weer een positieve algemene reserve is gerealiseerd. Voor een nadere toelichting van de mutaties verwijzen wij u naar het jaarverslag, waar in paragraaf 5.2 een nadere uiteenzetting wordt gegeven van de ontwikkeling in de vermogenspositie.

3.3

Solvabiliteit

De totale vermogenspositie wordt onder andere tot uitdrukking gebracht door middel van het solvabiliteitspercentage. Dit percentage wordt bepaald door het eigen vermogen te delen door het balanstotaal. Het huidige solvabiliteitspercentage voor uw gemeente bedraagt 24,2% (2012: 24,3%). Dit houdt in dat circa een kwart van de benodigde financiering met eigen posities is gefinancierd.

3.4

Vreemd vermogen

De langlopende schulden zijn in 2013 per saldo afgenomen. De nieuw aangetrokken langlopende schulden van € 275,0 miljoen zijn kleiner dan de aflossingen 2013. De gemiddelde rente-typische looptijd van de langlopende schulden is in 2013 verkort van 11 naar 10 jaar. De gemiddelde rente over de langlopende schulden is in 2013 gedaald van 3,7% naar 3,6%. De gemeente heeft de rente over de gehele langlopende financiering gebaseerd op vast overeengekomen rentepercentages, om dit te bereiken is in zeer beperkte mate gebruik gemaakt van rente swap contracten. Wij constateren dat uw gemeente in dit kader zeer beperkt gevoelig is voor renteschommelingen op de kapitaalmarkt. Voor een nadere beschouwing ten aanzien van uw financieringspositie verwijzen wij u naar de paragraaf financiering van de jaarrekening 2013.

Pagina 12

3.5

De risico’s die uw gemeente loopt

In het jaarverslag is onder andere de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen, welke informatie bevat over de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid dat hieromtrent gedurende 2013 is gevoerd. In deze paragraaf zijn de belangrijkste risico’s benoemd gekwantificeerd en afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit.

3.5.1 Inleiding Het weerstandsvermogen geeft inzicht in de financiële draagkracht van de gemeente indien zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. De definities en uitgangspunten omtrent het weerstandsvermogen zijn binnen de gemeente Rotterdam opgenomen in de Beleidsnota Weerstandsvermogen, welke op 15 maart 2012 door de Rotterdamse gemeenteraad is vastgesteld. De omvang van het weerstandscapaciteit is afhankelijk van de risico’s die de gemeente op dat moment loopt. Hiertoe worden de strategische risico’s onderscheiden van de reguliere. De reguliere risico’s doen zich regelmatig voor en zijn in het algemeen vrij goed te kwantificeren. Voor de kwantificeerbare reguliere risico’s worden voorzieningen of verzekeringen afgesloten. De strategische risico’s zijn niet goed kwantificeerbaar en niet regulier. Deze risico’s bepalen de omvang van de benodigde weerstandscapaciteit. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit geeft het weerstandsvermogen aan. Het weerstandsvermogen wordt conform de Beleidsnota Weerstandsvermogen uitgedrukt in de ratio. De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat uit de vrij aanwendbare reserves, de onbenutte belastingcapaciteit, de bestemmingsreserves, de stelpost onvoorzien en eventueel aanwezige stille reserves.

3.5.2 Weerstandsvermogen Rotterdam De gemeente Rotterdam heeft de beschikbare weerstandscapaciteit berekend op € 683,9 miljoen. Bij de eerste bestuursrapportage 2014 is een risico-actualisatie uitgevoerd en is de benodigde weerstandscapaciteit berekend op € 305,0 miljoen. In de analyse van de beschikbare weerstandscapaciteit wordt rekening gehouden met de bestemmingsreserves. De Raad heeft aan de bestemmingsreserves een specifieke bestemming gegeven. Het gebruik van de bestemmingsreserves als weerstandscapaciteit raakt de uitvoering van het bestaande beleid. Daarom zijn in de jaarrekening 2013 bestemmingsvoorstellen 2013, juridische verplichtingen en de in 2014 nog nader te concretiseren invulling van de bestemmingsreserve ISV3 uitgezonderd van de beschikbare weerstandscapaciteit. De weerstandsvermogensratio is met de benodigde weerstandcapaciteit van € 305,0 miljoen en de beschikbare weerstandscapaciteit van € 683,9 miljoen ultimo 2013 berekend op 2,2. De norm die de gemeente zichzelf gesteld heeft is een ratio 1,4. De gemeente concludeert op grond hiervan dat het weerstandsvermogen ultimo 2013 voldoende is om de gemeente brede risico’s op te kunnen vangen. Wij kunnen ons hierin vinden. Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2013 is € 69,6 miljoen ISV-subsidie vrijgevallen en voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening bestemd in de bestemmingsreserve ISV3. Wij adviseren u het college in 2014 te laten onderzoeken wat de impact is van de dekking van de bestemmingsreserve ISV3 in de verwachte opbrengsten van bepaalde grondexploitaties. Het verdient aanbeveling dit deel van de bestemmingsreserve ISV3 specifiek te beklemmen dan wel de systematiek te veranderen en dit deel te voorzien in de desbetreffende grondexploitaties. Dit kan ertoe leiden dat de raad de resterende ruime in de bestemmingsreserve ISV3 kan bestemmen voor specifieke projecten die met ISV gelden beoogd waren dan wel andere doelen.

Pagina 13

4

Accountantsoordeel

4.1

Oordeel controleverklaring

Wij hebben het college van burgemeester en wethouders van uw gemeente gemachtigd onze controleverklaring d.d. 3 september 2014 bij de jaarrekening 2013 van uw gemeente op te nemen. Onze oordelen zoals opgenomen in deze controleverklaring zijn als volgt: Oordeel over de getrouwheid Oordeel over de rechtmatigheid

goedkeurend beperking

De controleverklaring is goedkeurend voor de getrouwheid van de jaarrekening. De omvang van de getrouwheidsfouten en onzekerheden komt lager uit dan de controletolerantie. Voor de rechtmatigheid van de baten en lasten en balansmutaties hebben wij een beperking afgegeven. Deze beperking is afgegeven omdat voor een aantal in de jaarrekening 2013 verantwoorde baten en lasten en balansmutaties het voor ons niet mogelijk was de overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria voor de financiële rechtmatigheid vast te stellen. Het totaalbedrag van de geconstateerde fouten met betrekking tot de rechtmatigheid bedraagt € 93,1 miljoen en komt daarmee uit tussen de 1% en 3% van de goedkeuringstolerantie. Daarnaast hebben wij geen voldoende en geschikte controle informatie kunnen verkrijgen omtrent een aantal jaarrekeningposten, hetgeen heeft geleid tot kwantitatieve en kwalitatieve onzekerheden betreffende de rechtmatigheid die uitkomen tussen de 3% en 10% van de goedkeuringstolerantie. In de controleverklaring is de beperking als volgt toegelicht.

Onderbouwing van ons oordeel met beperking betreffende de rechtmatigheid Voor de volgende punten (totaal € 93,1 miljoen) hebben wij vastgesteld dat deze niet in overeenstemming zijn met de van toepassing zijnde criteria voor de financiële rechtmatigheid: 1 Het ten onrechte niet Europees aanbesteden van een aantal contracten heeft geleid tot € 62,8 miljoen aan rechtmatigheidsfouten, waarvan € 54,1 miljoen verklaard wordt door het in eigendom verkrijgen van de parkeergarage Markthal,€ 3 miljoen wordt verklaard door onrechtmatig gegunde schoonmaakcontracten en € 5,7 miljoen aan overige onrechtmatig gegunde inkopen. 2 De uitvoering van de sociale regelingen (bijstandsverlening) heeft geleid tot € 10,6 miljoen aan rechtmatigheidsfouten inzake verstrekte uitkeringen en € 0,2 miljoen is in de jaarrekening ten onrechte toegerekend aan het Participatiebudget, maar is wel juist opgenomen in de SISA bijlage. 3 Bij de uitvoering van de begroting zijn fouten uit hoofde van begrotingsonrechtmatigheden gemaakt. Bij de realisatie van de beleidsmatige inspanningen zijn de lasten met € 9,5 miljoen overschreden zonder voorafgaande toestemming van de raad en uit de reserves is € 0,1 miljoen niet vrijgevallen conform de afspraak met de raad omtrent reserves die drie jaar niet gemuteerd zijn. 4 Onder de overlopende passiva is voor circa € 7,4 miljoen aan verplichtingen betreffende inkooporders opgenomen, waarvoor in 2013 geen prestaties zijn geleverd. Hierdoor is de overlopende post te hoog weergegeven. 5 Onder de vorderingen is een ISV3 bodemsubsidie ad € 0,93 miljoen ten onrechte opgenomen. 6 De uitvoering van de WMO heeft geleid tot € 0,3 miljoen aan rechtmatigheidsfouten, als gevolg van de onrechtmatige toekenning van WMO middelen en onrechtmatige afrekening van kosten inzake huishoudelijke verzorging en persoonsgebonden budgetten.

Pagina 14

7

De overige rechtmatigheidsfouten bedragen € 1,3 miljoen en zijn onder andere opgebouwd uit onrechtmatig verstrekte kwijtscheldingen OZB ad € 1 miljoen, onrechtmatig opgenomen saldi aan reserveringsvergoedingen op afgesloten projecten ad € 0,1 miljoen, onrechtmatig verstrekte subsidies ad € 0,1 miljoen en ten onrechte geactiveerde verhuiskosten ad € 0,1 miljoen.

Daarnaast hebben wij geen voldoende en geschikte controle informatie kunnen verkrijgen omtrent een aantal jaarrekeningposten, hetgeen heeft geleid tot de volgende kwantitatieve en kwalitatieve onzekerheden betreffende de rechtmatigheid: 1 De uitvoering van de sociale regelingen (bijstandsverlening) heeft geleid tot € 18,8 miljoen aan onzekerheden inzake verstrekte uitkeringen waarvan de rechtmatigheid niet kan worden vastgesteld op basis van de beschikbare controle informatie. 2 Ten aanzien van inkopen en Europese aanbestedingen hebben wij voor € 18,2 miljoen geconstateerd dat onvoldoende informatie beschikbaar is om de prestatielevering aan te tonen. Hierbij hebben wij wel vastgesteld dat aan de basis voorwaarden zoals akkoordverklaring voor prestatie en akkoord budgethouder is voldaan. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat onvoldoende informatie beschikbaar is om te kunnen beoordelen welke aanbestedingsvorm is gehanteerd en of dit in overeenstemming is met wet- en regelgeving. 3 De loonkostensubsidies die via DAAD in de jaren 2006-2011 ten laste van het Participatiebudget (voorheen WWB werkdeel) zijn gebracht zijn nog niet vastgesteld. Wij wegen dit als een onzekerheid omtrent de rechtmatige verantwoording van het Participatiebudget die ligt tussen € 0 en € 71 miljoen. 4 Ten aanzien van het verantwoorde bedrag aan kwijtschelding van belastingvorderingen hebben wij voor een bedrag van € 3 miljoen niet kunnen vaststellen of de kwijtschelding rechtmatig heeft plaatsgevonden, vanwege het feit dat burgers geen informatie hebben aangeleverd op grond waarvan de kwijtschelding kan worden gecontroleerd door de gemeente. 5 Verstrekte SVR subsidies zijn intern voor € 4,5 miljoen vastgesteld op basis van onvoldoende geschikte informatie om de rechtmatigheid vast te stellen. Daarnaast is sprake van een aansluitverschil tussen de jaarrekening en de subadministratie OSM “verstrekte subsidies” van € 1,9 miljoen. Als gevolg van de conversies van het oude naar het nieuwe geautomatiseerde financieel systeem zijn aansluitverschillen geconstateerd die voor een bedrag van € 2,3 miljoen in het resultaat 2013 zijn verwerkt, waarvan wij de getrouwheid en rechtmatigheid niet hebben kunnen vaststellen. 6 Voor € 0,7 miljoen is de volledigheid van de huuroplegging en inning onzeker aangezien deze betrekking heeft op oude jaren. Bij onze oordeelsvorming zijn wij ervan uitgegaan dat de gemeenteraad de nu overlegde programmarekening ongewijzigd vaststelt. Daarbij zijn wij er eveneens van uitgegaan dat de raad er voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening mee instemt dat de vrijval van de ISV 1 en 2 subsidies ad € 69,6 miljoen wordt toegevoegd aan de bestemmingsreserve ISV3. Onze machtiging voor het opnemen van de controleverklaring d.d. 3 september 2014 bij de jaarrekening 2013 is onder deze voorwaarde afgegeven. Indien er wijzigingen worden aangebracht in de definitieve programmarekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen. Uit hoofde van onze controletaak hebben wij alleen de financiële gegevens in de programmarekening gecontroleerd. De in de programmarekening opgenomen kengetallen en toelichtingen daarop hebben wij niet gecontroleerd. De in het jaarverslag opgenomen beleidsgegevens, prestatiegegevens en de

Pagina 15

toelichtingen daarop, hebben wij niet gecontroleerd. In het kader van onze opdracht hebben wij deze gegevens alleen getoetst op tegenstrijdigheden met de in de jaarrekening opgenomen informatie.

4.2

Evaluatie van niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden

4.2.1 Evaluatie van niet gecorrigeerde fouten In onderstaand overzicht vindt u een samenvatting van de door ons geconstateerde niet-gecorrigeerde controleverschillen. U heeft de rapporteringstolerantie voor fouten vastgesteld op € 0,05 miljoen. Wij hebben hieronder alle fouten opgenomen, ook die lager zijn dan de rapporteringstolerantie.

Fouten/controleverschillen per onderdeel (x€ miljoen)

Ref. Hfdst.

Fouten Getrouwheid

Fouten Rechtmatigheid

Steekproef BUIG

7.2.1

-

9,25

Steekproef overige sociale regelingen

7.2.1

-

0,22

Balanspost BUIG voorschotten 2013

7.2.1

0,83

0,83

8.6

0,33

0,33

Participatiebudget

7.2.2

-0,21

0,21

WMO

7.2.3

-

0,31

Aanbesteding parkeergarage Markthal

7.2.5

Inkopen en EU aanbestedingen

7.2.5

0,51

8,65

ISV3 bodemsubsidie

7.2.6

-0,93

0,93

Verstrekte subsidies

7.2.7

Kwijtschelding belastingen

7.2.8

Begrotingsonrechtmatigheden

7.3.6

MVA Verhuiskosten ten onrechte geactiveerd

8.1.6

0,05

0,05

Grondexploitaties

8.3

0,13

0,13

Overlopende passiva inkooporders/resultaatpost

8.6

7,38

7,38

8,09

93,12

Balanspost Reserverings- en stallings- en overige klantrekeningen bijstand

Totaal fouten

54,10

0,11 -

0,98 9,64

4.2.2 Evaluatie van niet gecorrigeerde onzekerheden In onderstaand overzicht vindt u een samenvatting van de door ons geconstateerde niet-gecorrigeerde onzekerheden. U heeft de rapporteringstolerantie voor onzekerheden vastgesteld op € 0,25 miljoen. Wij hebben hieronder alle onzekerheden opgenomen, ook die lager zijn dan de rapporteringstolerantie.

Onzekerheden per onderdeel (x€ miljoen)

Ref. Hfdst.

Onzekerheden Getrouwheid

Onzekerheden Rechtmatigheid

Steekproef BUIG

7.2.1

-

18,5

Steekproef overige sociale regelingen

7.2.1

-

0,2

Balanspost BUIG voorschotten 2013

7.2.1

-

0,1

Participatiebudget

7.2.2

PM 1)

PM 1)

WMO

7.2.3

0,08

0,01

Inkopen en EU aanbestedingen

7.2.5

13,2

18,2

Pagina 16

Onzekerheden per onderdeel (x€ miljoen)

Ref. Hfdst.

Onzekerheden Getrouwheid

Onzekerheden Rechtmatigheid

Kwijtschelding belastingen

7.2.6

-

3,0

Verstrekte SVR subsidies aansluitverschil

7.2.7

1,9

1,9

Verstrekte SVR subsidies vaststelling

7.2.7

-

4,5

Waardering vastgoed op basis van beschikbare gegevens in vastgoed applicatie Horizon

8.1.1

PM 2)

PM 2)

Volledigheid verhuuropbrengsten vanuit leegstandscontrole

8.1.4

0,7

0,7

Volledigheid huuropbrengsten

5.5.12/8.1.4

PM 3)

PM 3)

Juistheid en volledigheid vaste activa in eigendom van de gemeente

5.5.12/8.1.4

PM 4)

PM 4)

8.7

2,3

2,3

18,2 + PM*

49,4 + PM*

Aansluitverschillen conversies Totaal onzekerheden

Toelichting PM PM 1) In onze foutevaluatie hebben wij rekening gehouden met niet vastgestelde loonkostensubsidies via DAAD, die in de jaren 2006-2011 ten laste van het participatiebudget (voorheen WWB werkdeel) zijn gebracht. Wij wegen dit als een onzekerheid omtrent de rechtmatige verantwoording van het Participatiebudget die ligt tussen € 0 en € 71 miljoen. PM 2) In onze foutevaluatie hebben wij rekening gehouden met onzekerheden in verband met de basisgegevens in Horizon die ten grondslag liggen aan de herwaardering van het vastgoed. PM 3) In onze foutevaluatie hebben wij rekening gehouden met onzekerheden met betrekking tot de volledigheid van de huuropbrengsten vanuit de applicatie Horizon. PM 4) In onze foutevaluatie hebben wij rekening gehouden met onzekerheden omtrent eigendom van panden van de gemeente en het effect op de post materiële vaste activa. PM *) Weging van voorgaande PM posten leidt ertoe dat wij voor de getrouwheid uitkomen op een totaal aan onzekerheden beneden de 3% van de totale lasten en voor de rechtmatigheid tussen de 3% en 10% van de totale lasten.

Pagina 17

4.3

Gecorrigeerde fouten

In het kader van de accountantscontrole 2013 zijn gedurende het controleproces ook fouten gecorrigeerd om tot een definitieve jaarrekening te komen. Dit betreft allen getrouwheidsfouten, die ook effect voor de rechtmatigheid zouden hebben gehad. De gecorrigeerde fouten hebben een cumulatief netto positief resultaat effect van € 115,4 miljoen en een bruto effect van € 130,1 miljoen.

Fouten/controleverschillen per onderdeel (x€ miljoen) BUIG en overige sociale regelingen en stallingsrekeningen

Ref. Hfdst.

Fouten Getrouwheid

Fouten Rechtmatigheid

8.6

0,6

0,6

Participatiebudget

7.2.2

0,4

1,3

Vrij aan te wenden ISV 1 en 2 subsidies

7.2.6

69,6

69,6

Inkomende subsidies

7.2.6

(0,1)

0,4

Afwaardering materiële vaste activa

8.1.1

1,2

1,2

Niet verantwoorde huuropbrengsten

8.1.5

0,3

0,3

Verhuuropbrengsten

8.1.5

0,6

0,6

Deelneming Innovation Quarter

8.2.2

3,0

3,0

Voorzieningen Grondexploitaties

8.3

34.2

38,2

Nog op te leggen belastingen ONS

8.4

(1,8)

1,8

Voorziening dubieuze debiteuren STZ te laag

8.4

(2,8)

2,8

Vrijval voorziening concernhuisvesting

8.5

7,9

7,9

Nog te betalen FLO

8.6

1,3

1,3

Overlopende passiva/balanspost openstaande inkooporders

8.6

1,1

1,1

115,4

130,1

-

26,8

Gecorrigeerde fouten in balans en staat van baten en lasten Gecorrigeerde presentatieboekingen in de balans

4.4

8.9

Toelichting op niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden

In dit rapport geven wij een toelichting op de inhoudelijke oorzaken van de belangrijkste niet gecorrigeerde en gecorrigeerde fouten en de onzekerheden: • In hoofdstuk 7 behandelen wij de controleverschillen en onzekerheden die voortkomen uit de rechtmatigheidscriteria. • In hoofdstuk 8 behandelen wij de controleverschillen en onzekerheden gekoppeld aan de controle van de posten en de financiële stromen in de jaarrekening (balans en staat van baten en lasten). • In hoofdstuk 9 behandelen wij de controleverschillen en onzekerheden inzake SISA.

Pagina 18

5

Interne beheersomgeving

5.1

Inleiding

Voor zover wij dat in het kader van de jaarrekeningcontrole noodzakelijk achtten, hebben wij mede de administratieve organisatie en maatregelen van interne beheersing (AO/IB) beoordeeld. Aangezien ons onderzoek niet specifiek is gericht op het constateren van onvolkomenheden in de organisatie, de interne controle en de maatregelen ter waarborging van de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking, mag niet worden verwacht dat onze werkzaamheden alle onvolkomenheden die bij een meer uitgebreid en daarop speciaal gericht onderzoek naar voren zouden komen, aan het licht hebben gebracht. Wij hebben per 18 maart 2014 onze belangrijkste bevindingen en aandachtspunten van de beoordeling van de inrichting en het functioneren van de besturing en beheersing en de (centrale) bedrijfsprocessen aan het college gerapporteerd. De samenvatting hiervan hebben wij in onze boardletter per 18 maart 2014 aan uw gemeenteraad gerapporteerd.

5.2

De beheersomgeving was in 2013 niet op orde

In 2011 en 2012 zijn stappen gezet naar de invoering van één Oracle systeem voor de financiële administratie en één concern organisatie. In 2013 heeft dit zijn beslag gekregen. Tegelijkertijd zijn in het kader van bezuinigingen grootschalige reorganisaties doorgevoerd. Dit alles heeft een enorme impact gehad op de interne beheersomgeving van de gemeente en de toegankelijkheid tot financiële informatie, die via diverse conversies van systemen tot stand moest komen om uiteindelijk tot uitdrukking te komen in de jaarrekening 2013. In augustus 2013 heeft de afdeling IC van de gemeente Rotterdam vastgesteld dat voor nagenoeg geen enkel proces kon worden gesteund op een (goede) opzet van de AO/IC. Dit heeft ertoe geleid dat het beeld van ‘’Rotterdam in control’’ door de COR in september 2013 is herijkt op basis van eigen inzichten van de gemeente. Dit is zo aan de COR gepresenteerd door de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder Financiën. Zij hebben dit beeld gevisualiseerd door middel van de stippellijn in onderstaande grafiek.

Pagina 19

Dit heeft geleid tot hernieuwde afspraken met EY over de aanpak van de controle, die in zeer belangrijke mate gegevensgericht zou moeten worden uitgevoerd. Daarbij heeft de gemeente Rotterdam er op zeer grote schaal voor gekozen om de afdeling interne controle (IC) in te schakelen om voor de belangrijkste processen de controle-informatie te verzamelen. Tegelijkertijd is een hard closure ingevoerd op de stand van de administratie per 31 oktober 2013. Deze hard closure was bedoeld om tekortkomingen tijdig boven water te halen en te kunnen repareren voorafgaand aan de jaarafsluiting 2013. De eerste inventarisaties van de stand van zaken door de afdeling IC van de gemeente Rotterdam, de uitkomsten van de hard closure alsook de lijncontroles van EY hebben veel tekortkomingen blootgelegd. Wij hebben daarom geen volledige interim-controle uitgevoerd omdat de uitkomsten al bekend zijn (dat wij niet kunnen steunen op de interne beheersing van de gemeente Rotterdam). Op basis van een gezamenlijke aanpak met de afdeling IC hebben wij keuzes gemaakt voor uitvoering van gegevensgerichte controles. De uitkomsten van deze bewerkelijke beoordeling van waar de organisatie stond in het najaar 2013 heeft zijn beslag gekregen in onze stand van zaken brief aan het college en de boardletter aan de raad. Voor onze controle en oordeelvorming hebben wij controle-informatie nodig van de gemeente inzake de significante processen en posten van de balans en staat van baten en lasten. De controle van de jaarrekening 2013 een zeer ingewikkeld en complexe aangelegenheid. De benodigde controle-informatie kon zeer moeizaam en niet juist en volledig aan ons worden opgeleverd. Dit mede als gevolg van veranderingen in de personele organisatie van de gemeente (wie is er van?) en de grote veranderingen in de systemen (hoe is de informatie te herleiden vanuit voorliggende systemen?). Wij hebben in dit proces zeer intensief samengewerkt met de medewerkers van de afdelingen IC, concerncontrol, projectcontrol en de RSO van de gemeente. Meermalen in het controleproces hebben wij de organisatie van de gemeente Rotterdam geïnformeerd over het moeizame controle proces en de gevolgen voor het tijdpad van de balanscontrole en de oordeelsvorming. Dit heeft ertoe geleid dat wij onze oordeelsvorming viermaal hebben moeten uitstellen (1 mei, 15 juni, 1 juli, 15 augustus) en pas op 3 september 2014 de controle van de jaarrekening 2013 hebben afgerond. Gedurende het controleproces hebben wij met de organisatie veelvuldig gesproken over wat er nodig is om ‘’in control’’ te komen. Concerncontrol, de afdeling IC en projectcontrol (voor wat betreft de grondexploitaties) zijn daarin de belangrijkste spelers geweest. DMC is in onze ogen primair kaderstellend voor de planning en control richting de lijnorganisatie maar stuurt onvoldoende op verantwoording. Wij constateren dat de nadruk in de lijnorganisatie ligt op het maken van beleid en de uitvoering daarvan en dat de verantwoordingskant daarbij ondergeschikt is. De lijnorganisatie is onvoldoende aangesloten en bewust van de zaken die nodig zijn om tot een betrouwbare en tijdige jaarafsluiting te komen in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving. De afdelingen interne controle, concerncontrol, projectcontrol en de RSO van de gemeente zijn ingeschakeld voor het organiseren en verantwoorden van de processen en om gegevens toegankelijk en controleerbaar te maken. Deze afdelingen hebben een zware rol gespeeld in het proces van de totstandkoming van betrouwbare informatie in de jaarrekening 2013. De informatie is dan ook veelal door toedoen van deze afdelingen gemaakt of gevonden en de verantwoordelijke lijnorganisatie heeft daarbij geen zichtbare rol vervuld. Dit betekent dat de basis in 2013 niet op orde was.

Pagina 20

In het voorjaar 2014 heeft de organisatie een aanpak 2.0 aan de COR gepresenteerd, gericht op het in control krijgen van de voor de jaarrekening significante processen (de zogenaamde ‘’in control aanpak’’). In deze aanpak, waarin de focus op kwaliteit wordt gelegd, is opgenomen dat de verantwoordelijkheid moet worden teruggebracht naar de lijn. Dit is de kern van hetgeen de interne beheersing in Rotterdam kan brengen waar het naar toe moet. Daarbij is het essentieel dat de concerndirectie haar rol pakt en de organisatie aanstuurt op basis van zelfreflectie over opzet en werking van processen en mensen, zich daarbij niet alleen beperkt tot processturing maar inhoud en kwaliteit daarvan voorop stelt. Wij zijn van mening dat vooral de lijnorganisatie zich bewust moet worden van de rol die zij vervult en de taken en verantwoordelijkheden die daarbij horen. Directies, controllers en medewerkers dienen in onze ogen duidelijkere rollen te krijgen en daarop concernmatig worden aangestuurd. Wij zijn van mening dat deze acties essentieel zijn om het financieel beheer op orde te krijgen. Wij hebben voorgaande conclusie over de interne beheersing overall en algemeen voor de gehele organisatie geformuleerd om de essentie aan te geven van wat er in 2013 aan de hand is. Wij merken op dat op onderdelen reeds stappen voorwaarts zijn gezet om vanuit de lijnorganisatie processen aan de voorkant te verbeteren. In dit kader benoemen wij onder andere de uitvoering van het Participatiebudget. Wel merken wij op dat bewustwording een eerste stap is, maar dat het essentieel is de gehele organisatie daarin te betrekken en bewustwording, rollen, taken en verantwoordelijkheden tot op het uitvoeringsniveau in de organisatie in te regelen.

5.3

Gegevensgerichte controle was onvermijdelijk in 2013

Omdat de opzet van de processen niet toereikend was is de controle van de jaarrekening 2013 merendeels gegevensgericht uitgevoerd. Deze wijze van controle is qua doelmatigheid en beheersing, voor zowel de gemeente als de EY, zeer onwenselijk, maar was voor 2013 gezien alle ontwikkelingen noodzakelijk. In het vervolg van deze rapportage gaan wij nader in op onze bevindingen in 2013.

5.4

De IT-beheersing kent nog verbetermogelijkheden

In het afgelopen jaar zijn door de gemeente Rotterdam belangrijke stappen voorwaarts gezet in onder meer het versterken, verbeteren en vernieuwen van de ICT-functie. De gemeente heeft daarbij belangrijke activiteiten uitgevoerd gericht op de verbetering van het ICT-opdrachtgeverschap, het verhogen van de kwaliteit van informatie en het invoeren van één concernadministratie. Een aantal zaken vraagt echter de aandacht van de gemeente. Ten eerste hebben we vastgesteld dat beveiliging nog niet altijd integraal wordt benaderd, waardoor risico’s ontstaan die verder worden versterkt door ketenautomatisering. Ten tweede zien we dat door een toegenomen belang van automatisering de beschikbaarheidseisen aan de omgeving toenemen, maar de maatregelen nog achterblijven. Ten derde worden uitbestedingscontracten nog niet in alle gevallen goed beheerd, waardoor de gemeente een risico loopt op het gebied van deze uitbestede processen. Tot slot willen we aandacht vragen voor de inrichting van de applicaties. Momenteel zien we dat een aantal belangrijke geprogrammeerde controles niet is ingericht, wat een negatief effect heeft op de beheersing van uw bedrijfsprocessen en daarmee de beheersing van uw organisatie. In hoofdstuk 6 van dit rapport gaan wij nader in op onze bevindingen inzake de ICT-beheersing van de gemeente Rotterdam.

Pagina 21

5.5

Samenvatting bevindingen inzake procesbeheersing

In 2013 was een efficiënte concern controleaanpak niet mogelijk omdat de procesinrichting, oftewel basis eronder, nog niet op orde was. De belangrijkste primaire processen zijn: 1 Administratie en verslaglegging (FSCP). 2 Inkopen en aanbesteden. 3 Betalingsorganisatie. 4 Personeels- en salarisproces. 5 Treasury. 6 Inkomende subsidies en bijdragen. 7 Verstrekte subsidies en bijdragen. 8 Belastingen en heffingen. 9 Parkeren. 10 Verkoop, productie en facturatie. 11 Grondexploitatie. 12 Vastgoed. 13 Erfpacht. 14 Sociaal domein: BUIG, Participatiebudget WMO en WSW 15 SISA. 16 IT. Wij behandelen hierna onze bevindingen inzake de beheersing van deze processen. De bevindingen inzake de ICT-beheersing hebben wij in hoofdstuk 6 opgenomen.

5.5.1 Financieel verantwoordingsproces/consolidatie In 2013 is naar de stand per 31 oktober 2013 een hardclose uitgevoerd. Deze hardclose heeft veel pijn tussentijds blootgelegd, maar heeft niet kunnen voorkomen dat het proces van de jaarafsluiting 2013 vervolgens zeer moeizaam is verlopen. Doel van deze eerste hardclose was het wegwerken van achterstanden, het zicht krijgen op functionele samenwerkingsrelaties en het ontwikkelen van administratieve procedures en routines als gevolg van de organisatieveranderingen. Over het geheel van de jaarafsluiting 2013 was de kwaliteit van de aangeleverde stukken onvoldoende om te kunnen controleren. Ook was mede door de gefaseerde conversies de boekingsgang niet altijd meer te herleiden en ontbraken duidelijke uitgangspunten, dossiervorming en bewijsvoering. De tekortkomingen in 2013 lagen in lijn met voorgaande jaren, doch waren talrijker en moeilijker te doorgronden als gevolg van de conversies en wijzigingen in taken en verantwoordelijkheden in de organisatie. Wij zijn van oordeel dat het proces van de tussentijdse en jaarafsluiting zeer belangrijke verbetering behoeft.

5.5.2 Inkopen en aanbesteden De gemeente heeft de afgelopen jaren diverse verbeterinitiatieven op het gebied van inkopen opgestart. Belangrijkste initiatieven zijn het standaardiseren en centraliseren van het inkoopproces met daarbij verankering van de belangrijkste beheersmaatregelen in het Oracle-systeem. De verbeterinitiatieven zijn omvangrijk en lopen door in 2014.

Pagina 22

Als gevolg van vele ontwikkelingen in 2013, met name de overgang van inkopen en betalen naar de RSO, is uit de lijncontroles en testwerkzaamheden geconstateerd dat een systeemgerichte controlebenadering, waarbij op zichtbare en toetsbare interne beheersmaatregelen gesteund kan worden, niet haalbaar is. Als gevolg daarvan hebben wij inkopen en aanbestedingen door middel van gegevensgerichte steekproeven gecontroleerd. Dit is uitgevoerd op basis van een gezamenlijke aanpak door de gemeente en EY. EY heeft op basis van een steekproef 900 inkoopregels geselecteerd. De aanlevering van de daarvoor benodigde controle-informatie verliep moeizaam, maar is dankzij de grote inzet van de afdelingen IC en Concerncontrol van de gemeente uiteindelijk gerealiseerd. Tijdens onze controle is niet voor alle inkopen toereikende bewijsvoering aangeleverd (prestatieverklaringen of onderliggende inkoopafspraken), hetgeen heeft geleid tot onzekerheden inzake de getrouwheid en rechtmatigheid. Als gevolg van de steekproefsgewijze aanpak hebben wij geconstateerde fouten en onzekerheden geëxtrapoleerd over de gecontroleerde massa. Wij adviseren de gemeente voor 2014 het inkoopproces verder aan te scherpen op het aanwezig zijn van toereikende bewijsvoering alvorens goedkeuring van de factuur en betaling kan plaatsvinden. (Europese) aanbestedingen Met de komst van de RSO zijn stappen voorwaarts gezet om van een gedecentraliseerde inkoop naar een centrale inkooporganisatie te gaan, met centrale beheersingsmaatregelen, om zo te waarborgen dat inkopen en aanbestedingen getrouw en rechtmatig plaatsvinden. De stapsgewijze centralisatie van taken houdt in dat het risico bestaat dat aan de voorkant geen juiste aanbestedingsbeslissing is gemaakt door de desbetreffende budgetverantwoordelijke dienst. Aanbestedingsfouten zijn achteraf niet meer te herstellen. Daarnaast is vanaf 1 april 2013 de aanbestedingswet 2012 In werking getreden. Op basis van deze nieuwe aanbestedingswet is het normenkader voor de rechtmatigheidstoetsing uitgebreid en dienen ook de bepalingen in de gids proportionaliteit te worden nageleefd. Op basis van de gids proportionaliteit is voor de levering van goederen en diensten te stellen dat bij bedragen > € 50.000 wordt verwacht dat opdrachten meervoudig onderhands worden aanbesteed en dat bij het aangaan van verplichtingen > € 150.000 een nationaal openbare aanbestedingsprocedure wordt gevolgd. De huidige grenzen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Rotterdam liggen met € 15.000 en € 115.000 ruim binnen de aanscherping vanuit de nieuwe aanbestedingswet. Dit betekent dat de gemeente Rotterdam het normenkader voor de inkopen zeer strak heeft ingeregeld met een grote kans op fouten van aanbestedingen indien onvoldoende gemotiveerd wordt afgeweken van interne regelgeving. Op grond van de nieuwe aanbestedingswet is het belangrijk dat gemotiveerd, bij aanvang van de procedure, wordt aangegeven welke procedure gevolgd wordt en waarom eventueel wordt afgeweken van de geldende regelgeving. De aanbestedingswet laat afwijkingen toe op basis van het "comply or explain" –principe, voor zover dit een aanbesteding betreft beneden de grens van Europese aanbestedingen. Als onderdeel van de steekproefcontrole hebben wij tevens de naleving van de nieuwe aanbestedingswet gecontroleerd. Voor de rechtmatige naleving van aanbestedingen zijn in 2013 verbeteringen in de organisatie aangebracht. Wij benoemen het inrichten van de contractregistraties bij de RSO en de matching van inkooporders met facturen (dekkingsgraad). De steekproefcontrole op de inkopen en aanbestedingen heeft mede hierdoor alsook door de grote inspanningen van de afdeling IC in beperkte mate fouten opgeleverd.

Pagina 23

De uitkomsten van de controle van de inkopen en aanbestedingen hebben wij opgenomen in paragraaf 7.2.5 van deze rapportage. (On)volledigheid en juistheid verplichtingen Het risico van de juistheid en volledigheid van verplichtingen hebben wij in onze controlewerkzaamheden ingebed en heeft geleid tot aanvullende controlemaatregelen. Onder meer door een voortgezette controle op de uitgaven in 2014 hebben wij ingespeeld op dit risico. Daarbij hebben wij de juistheid van inschattingen inzake inkooporders gecontroleerd, om vast te stellen dat inschattingen vanuit inkooporders juist en volledig gemaakt zijn. Verplichtingen dienen op basis van best mogelijke schatting dan wel op basis van harde afspraken met derden partijen te worden opgenomen. Als dat niet het geval is dienen deze vrij te vallen. Onze controle van de inkooporderverplichtingen heeft geleid tot correcties die zijn toegelicht in paragraaf 8.6.1 van deze rapportage.

5.5.3 Betalingsorganisatie Het proces betalingsorganisatie is in het kader van de vorming van de RSO en belangrijke veranderingen in het proces van administratieve verwerking en betalingen een belangrijk proces. De gemeente heeft in de loop van 2013 forse achterstanden gekend ten aanzien van de verwerking van betalingen. Vanuit de procesinrichting hebben wij geen significante tekortkomingen geconstateerd. Daarnaast hebben wij onder andere data-analyses verricht op risico’s op dubbele betalingen. Hieruit zijn geen bevindingen geconstateerd.

5.5.4 Personeelsproces Het algehele beeld van het personeelsproces is niet gewijzigd ten opzichte van vorige jaren. De belangrijkste tekortkomingen zijn identiek en hebben niet geleid tot aanpassingen in het proces. Risico’s zijn afgevangen door aanvullende controlemaatregelen. Dit is niet efficiënt en oplosbaar in systemen en processen. Wij adviseren dit op te lossen. Inregelen maakt detailcontroles overbodig In Oracle HR is functiescheiding bij verwerking van mutaties nog steeds niet ingericht. Sinds 2012 is de procedure ingevoerd dat twee SSC PSA medewerkers de salarismutatie verwerken. De eerste medewerker voert in en de tweede medewerker keurt goed. Een tekortkoming in dit proces is dat eenzelfde medewerker kan invoeren en goedkeuren. De gemeente heeft een compenserende beheersmaatregel ingericht om dit risico af te dekken. Voor 2013 hebben wij hierop aanvullende detailwerkzaamheden verricht om vast te stellen dat geen ongeautoriseerde mutaties hebben plaatsgevonden. Wij hebben geen fouten geconstateerd en zijn van mening dat de gemeente dit risico niet moet willen lopen en dit systeemtechnisch in Oracle HR moet inregelen. Dit is oplosbaar door de ingebouwde controle te activeren en heeft naar ons oordeel hoge prioriteit. Op personeelsmutatieformulieren ontbreekt zichtbare vastlegging van controle op doorgevoerde salarismutaties. Ook hier zijn compenserende controlemaatregelen nodig, zoals periodieke autorisatie van het invoerverslag. Wij hebben vastgesteld dat deze controlemaatregelen adequaat zijn uitgevoerd en niet tot fouten hebben geleid.

Pagina 24

Juistheid personeelsdossiers De gemeente Rotterdam heeft in 2012 stappen voorwaarts gezet in de verbetering van juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatie in het Elektronisch Personeels Dossier (EPD). In 2013 blijkt dat cruciale brondocumentatie ter vaststelling van juistheid en rechtmatigheid van doorgevoerde salarismutaties nog steeds niet altijd aanwezig is. Bijvoorbeeld aanstellingsbesluiten en documentatie inzake afrekeningen van verlofsaldi ontbreken. In 2013 heeft de gemeente een integrale aanwezigheidscontrole uitgevoerd en correcties doorgevoerd in de salarisadministratie. Deze aanwezigheidscontrole dient mede als compenserende beheersingsmaatregel voor de ontbrekende aanstellingsbesluiten. Echter naar aanleiding van de aanwezigheidscontrole zijn correcties niet met terugwerkende kracht doorgevoerd. Dit betekent dat sprake is van foutieve formatieoverzichten. Wij adviseren de EPD’s op orde te brengen en aanwezigheidscontroles zorgvuldig af te hechten en uitkomsten juist en volledig te verwerken.

5.5.5 Treasury en deelnemingen en verbonden partijen De controle van het proces treasury richt zich op het opnemen en uitzetten van gelden door de gemeente. Tijdens onze controle hebben wij vastgesteld dat dit proces in opzet adequaat is ingericht en dat in de praktijk de belangrijkste beheersingsmaatregelen ook bestaan en effectief functioneren. De gemeente Rotterdam hanteert een model aan de hand waarvan een risico- of rente opslagpercentage op verstrekte leningen aan derden wordt bepaald. Voorts is er een kredietrisicoreserve die wordt gevoed door de aan derden in rekening gebrachte rente- en risico opslagen. De kredietrisico’s die de gemeente loopt worden hierdoor direct vertaald in het weerstandsvermogen. Het transparant vertalen van risico’s naar een opslag op de rente is voor een overheid zeer relevant onder andere in het kader van kredietrisico en risico op staatsteun. De gemeente had het voornemen garantiestellingen uitsluitend centraal af te geven. Dit is in 2013 gerealiseerd na vaststelling van een beleidskader en met gebruik van het kredietrisicomodel. De gemeente Rotterdam toetst jaarlijks op eventuele risico’s vanuit de deelnemingen en verbonden partijen. In de praktijk is de beoordeling per verbonden partij maatwerk en wordt dit individueel in meer of mindere mate gedocumenteerd door de dossierhouder. De gemeente hanteert hiervoor een beoordelingskader op basis waarvan periodiek een gestructureerde toets wordt uitgevoerd. Dit geldt ook voor het risico-beoordelingsmodel voor leningen en garanties. Ultimo 2013 is een toets uitgevoerd op risico’s ten aanzien van de waardering van het door de gemeente gehouden belang. Uit deze beoordeling is in 2013 één duurzame waardevermindering naar voren gekomen voor circa € 2 miljoen. Gelet op de financiële risico’s en de impact die deze mogelijk kunnen hebben, vragen wij blijvend aandacht voor het toezicht op verbonden partijen en borg- en garantstellingen en deze op een structurele basis in de planning- en controlcyclus te beleggen.

5.5.6 Inkomende subsidies en bijdragen In 2013 is de gemeente gestart met het uitrollen van een uniform gemeentebreed subsidieproces en het duidelijk maken welke rollen en verantwoordelijkheden. In 2014 is gestart met het meegeven van een IBS kenmerk in de administratie. Op deze wijze verkrijgt de gemeente centraal beter zicht in inkomende subsidies en bijdragen van derden.

Pagina 25

In 2013 heeft conversie van diverse decentrale systemen naar één Oracle plaatsgehad, waardoor baten – in tegenstelling tot voorgaande jaren – in één administratie verantwoord zijn. Daarbij is de boekingsgang van de subsidies gewijzigd. Dit heeft de inzichtelijkheid van de inkomende subsidies en bijdragen enorm vertroebeld. Op hoog aggregatieniveau zijn standen overgeheveld vanuit decentrale systemen, zonder dat daar specificaties voor beschikbaar waren. Ook heeft niet gestructureerd en herleidbaar afwikkeling van deze standen met gerealiseerde kosten plaatsgehad. Het controleproces van de inkomende subsidies en bijdragen 2013 was uitermate ingewikkeld en op enig moment ontbrak het ons aan controleerbare controle-informatie. Het was nagenoeg onmogelijk om met medewerking van mensen van de gemeente verder in te zoomen in de administratie. Daarbij liepen wij aan tegen vele betrokkenen in dit omvangrijke proces, die ieder vanuit hun eigen inzicht en eigen verantwoordelijkheid hun eigen koers bepaalden en transacties verwerkt hadden. Het inkomende subsidieproces en de inhoud van de transacties is hierdoor niet inzichtelijk om op te sturen en bij te sturen. Onze controle heeft geleid tot meerdere correcties in het controleproces en uiteindelijk tot de vrijval van € 69,6 miljoen ISV subsidie in de laatste en definitieve versie van de jaarrekening 2013. De reden van de vrijval is dat er geen externe verplichtingen meer waren, op grond waarvan conform het BBV de schuld in de balans niet kon worden gehandhaafd. De vrijgevallen ISV gelden betreffen onder andere afgeronde, uitgestelde projecten, of juist onlangs opgestarte maar nog niet extern verplichte projecten, waarvoor geen externe terugbetalingsverplichtingen meer bestonden. Door het college is met de raad een jaarlijkse cyclus van herijking afgesproken ten aanzien van het herstemmen van vrijkomende middelen. Omdat een deel van deze subsidie ter dekking van grondexploitaties dient is op ons verzoek aan de raad voorgelegd om de vrijgevallen ISV gelden toe te voegen aan de bestemmingsreserve ISV3. Het proces inkomende subsidies en bijdragen moet met de hoogste prioriteit anders ingeregeld worden en inzichtelijk worden gemaakt op projectniveau. De aandachtspunten die wij meegeven zijn in lijn met voorgaande jaren: • Het ontbreekt aan centrale sturing en uniforme decentrale verantwoording, waardoor niemand ‘’er van is’’. Het risico bestaat dat niet de juiste sturing en bijsturing plaatsvindt. • Het ontbreekt aan noodzakelijk inzicht vanuit het totaal naar alle details, waardoor er geen juiste en volledige verantwoording kan worden opgesteld. Dit versterkt het risico dat niet de juiste sturing en bijsturing plaatsvindt. Wij achten het essentieel dat sturing en beheersing van deze zeer omvangrijke financiële stromen op projectniveau en goed gestructureerd en gedocumenteerd plaatsvindt. Wij zijn van mening dat het volgende procesmatig ingeregeld moet worden. • Het aanstellen van één verantwoordelijk proceseigenaar voor het gehele proces van aanvragen tot verantwoorden. Wij merken daarbij op dat dit een lijnverantwoordelijkheid is die naar ons oordeel niet kan worden ondergebracht bij de concerncontroller. Daarbij dient tevens de totale structuur onder de proceseigenaar uitgewerkt te worden, met duidelijke rollen, taken en verantwoordelijkheden en interne en externe verantwoordingsproducten. • Het uitwerken van een integrale procesdecompositie met een risicoanalyse en koppeling met beheersmaatregelen. Wij achten één uniforme subsidieproces van groot belang voor het efficiënt en effectief uitvoeren en (inhoudelijk- en financieel) sturen en bijsturen van projecten. • Het uitwerken tot op detailniveau van projecten om inzicht te verkrijgen in ontvangen bijdragen in relatie tot daadwerkelijke en geschatte kosten.

Pagina 26

•

Jaarlijks dient een integrale beoordeling van de inkomende subsidie en bijdragen en gerealiseerde kosten te worden gemaakt, die leidt tot administratieve boekingen in posten als vooruit ontvangen subsidies, gerealiseerde baten en gerealiseerde en/of te maken kosten.

Wij hebben in 2014 de uitwerking van de procesdecompositie beoordeeld en vinden deze in opzet toereikend om stappen voorwaarts te zetten naar één uniform subsidieproces. Wij merken op dat voor 2014 het inzicht op projectniveau allereerst nodig is om te kunnen bepalen welk aandeel van de bestemmingsreserve ISV3 daadwerkelijk nog tot verplichtingen zal leiden en welk aandeel mogelijk als voorziening voor de grondexploitaties moet dienen (zie verder paragraaf 7.2.6). Het resterende saldo kan dan in 2014 vrijvallen ter algemene bestemming door de raad. Dit betekent dat het inzichtelijk maken van de lopende ISV-verplichtingen en de aanwending van de bestemmingsreserve ISV3 nog in het kalenderjaar 2014 moet plaatsvinden en in de begroting 2014 moet worden verwerkt. Wij adviseren u uniforme interne en externe rapportering hierover aan de raad in te voeren. Volledige transparantie is naar onze mening hard nodig in de dit zeer omvangrijk en thans niet doorzichtige proces.

5.5.7 Verstrekte subsidies en bijdragen In 2013 is het centraal subsidiebureau opgezet voor de SVR. Het subsidiebureau is onderdeel van cluster Maatschappelijk Ontwikkeling, waarbinnen ook de proceseigenaar is ondergebracht. Belangrijke taken van het subsidiebureau zijn het toetsen van de volledige onderbouwing van subsidieaanvragen en het monitoren van de tijdige afhandeling van subsidieaanvragen. De materiële toetsing van de subsidieaanvragen vindt plaats binnen de verschillende clusters. Het proces van verstrekking van SVR subsidies is in 2013 gedigitaliseerd door het hanteren van de sub-administratie OSM, welke is gekoppeld aan Oracle. In deze sub-administratie worden onder andere het verlenen van uitkeringen, verstrekken van voorschotten en het tijdig afrekenen van projecten bewaakt. Intern is geconstateerd dat de rechtenstructuur binnen deze sub-administratie onvoldoende is ingericht, waardoor wij in 2013 een primair gegevensgerichte controle hebben uitgevoerd. Bij de uitvoering van deze werkzaamheden is samengewerkt met de afdeling IC van de gemeente Rotterdam. Wij hebben separaat steekproeven uitgevoerd op subsidieverleningen en subsidievaststellingen. Uit de steekproef op verleende SVR subsidies zijn uitsluitend procedurele fouten naar voren gekomen. Uit de steekproef op de vaststellingen blijkt dat de gemeente Rotterdam niet in alle gevallen voldoende aandacht heeft besteed aan de ingediende verantwoordingen en daarbij behorende accountantsproducten. Hierdoor is het in enkele gevallen niet mogelijk gebleken om op basis van de ingeleverde verantwoordingen en bijbehorende accountantsproducten vast te stellen dat de subsidie terecht is vastgesteld. Als gevolg van deze bevindingen hebben wij de initiële steekproef moeten uitbreiden. De uitkomsten van de controle van de verstrekte subsidies hebben wij opgenomen in paragraaf 7.2.7 van deze rapportage.

Pagina 27

Naar aanleiding van onze bevindingen adviseren wij: • De procedures rondom de nieuwe sub-administratie OSM met betrekking tot het afrekenen van verleende subsidies nader uit te werken en te beschrijven en de juiste uitvoering daarvan vast te stellen door middel van periodieke interne controles. • De procedures omtrent het beoordelen van accountantsproducten nader uit te werken en naar casusposities te concretiseren zodat intern eenduidig met afrekeningen en bijbehorende producten wordt omgegaan. • Periodiek vast te stellen of en op welke wijze de sub-administratie aansluit op de financiële administratie en dit adequaat te documenteren. Wij adviseren naar aanleiding van onze bevindingen en aanbevelingen in te zetten op verbeteracties op voornoemde aandachtspunten.

5.5.8 Belastingen en heffingen De beheersingsmaatregelen inzake belastingen zijn gericht op de getrouwheid en rechtmatigheid van de combi-aanslag, waaronder OZB, bedrijfsreinigingsrecht en kwijtscheldingen. Voor het proces belastingen steunen wij op opzet en bestaan en hebben wij een systeemgerichte controle uitgevoerd. Conform 2012 is het belangrijkste aandachtpunt de handmatige kwijtscheldingen. Voor circa 90% van de niet automatische kwijtscheldingen voert de gemeente geen nader onderzoek uit en wordt de aanvraag definitief toegekend. Onze controle leidt op dit punt jaarlijks tot onzekerheden omtrent kwijtscheldingen. De gemeente heeft op basis van de uitkomsten van de 10% steekproef passende maatregelen genomen en de kwijtschelding teruggedraaid als niet aan de informatie-eisen is voldaan. Bij de controle van de bedrijfsreinigingsopbrengsten is geconstateerd dat de gemeente bij toepassing van vrijstelling niet altijd de noodzakelijke onderbouwing kan aanleveren. Er is geen sluitende procedure die de juistheid van de vrijstellingenlijst waarborgt. Dit noodzaakt ons tot uitvoering van aanvullende gegevensgerichte controles om vast te stellen of de gemeente bedrijfsreinigingsopbrengsten mist. Wij adviseren een contractenregister te implementeren met bijpassende procedures om de juistheid en volledigheid van de bedrijfsreinigingsopbrengsten te waarborgen. In het taxatieproces is geen functiescheiding tussen taxeren, invoer taxatiewaarde en goedkeuring taxatieverslag ingericht. Daarbij vindt invoercontrole niet zichtbaar plaats en is dit achteraf niet toetsbaar. Deze wijze van invoeren is foutgevoelig en onwenselijk. Er is geen directe koppeling tussen de vergunningenadministratie en de belastingadministratie GOUW. Hierdoor zijn handmatige controles noodzakelijk op vergunningen, die tot aanpassingen van de WOZwaarde kunnen leiden. Dit is een bewerkelijk en risicovol proces. Wij adviseren dit proces aan te passen. De aansluiting tussen de GOUW/ONS en de financiële administratie (Oracle) wordt niet frequent gemaakt. Deze aansluiting wordt gemaakt voor de openstaande vorderingen, maar niet voor de opbrengsten. Wij adviseren deze aansluiting standaard en frequent te maken.

Pagina 28

5.5.9 Parkeren De beheersingsmaatregelen inzake parkeren zijn gericht op de getrouwheid en rechtmatigheid van de parkeeropbrengsten uit hoofde van straat- en garageparkeren en naheffingen en parkeervergunningen. De gemeente Rotterdam voert geen sluitende verbandscontrole uit op parkeeropbrengsten, geregistreerd in de financiële beheerapplicatie van de parkeerautomaten Parkfolio (‘’soll’’-omzet) en de ontvangsten per bank (‘’ist’’-omzet). Jaarlijks zijn er verschillen tussen de ‘’soll’’ en ‘’ist’’ omzet die handmatig moeten worden uitgezocht. Wij adviseren controles aan de voorkant beter in te regelen. Voor de opbrengsten uit straatparkeren en 06-parkeren is de gemeente Rotterdam afhankelijk van verantwoordingen van derden als Parkline, SMS parking en Yellowbrick. In 2013 zijn waarborgen getroffen om tijdig zekerheid te verkrijgen inzake de effectieve werking van opzet, bestaan en werking van de belangrijkste beheersmaatregelen bij Parkline en Parkmobile. De gemeente heeft in maart 2014 een controleverklaring van deze partijen ontvangen inzake de juistheid en volledigheid van de externe parkeeropbrengsten. Uit deze verklaring blijken geen tekortkomingen.

5.5.10 Verkopen, productie en facturatie Voor het proces verkopen en facturatie hebben wij geen significante tekortkomingen geconstateerd.

5.5.11 Grondexploitatie In onze rapporten van de afgelopen jaren alsmede de rapportage van de Rotterdamse Rekenkamer (d.d. 27 september 2012), worden ernstige tekortkomingen in de beheersing van de grondexploitaties onder de aandacht gebracht. De hoofdconclusies in deze rapportages kennen naar ons oordeel nog steeds een hoge relevantie. Wij vatten deze als volgt samen: • De raad kan haar kaderstellende rol beperkt invullen doordat actuele kaderstelling ontbreekt. Gezien de omvang van de financiële risico’s is een grotere betrokkenheid van de Raad bij besluitvorming gewenst. • Doordat de verliesnemingen als baten in de grondexploitaties zijn geboekt, geven de boekwaarden en netto contante waarden van de lopende grondexploitaties geen goed beeld van de werkelijke financiële situatie. Daarnaast vermindert deze werkwijze een prikkel om het beoogde financiële resultaat te realiseren. • Het college, de raad en het management van de gemeente beschikken niet over de noodzakelijke actuele informatie die nodig is om tot afgewogen besluiten over grondexploitaties te komen. • Het risicomanagement rond grondexploitaties kent meerdere tekortkomingen, hierdoor loopt de gemeente Rotterdam risico’s bij de waardering. Wij concluderen dat ingezette verbeteringen bij de jaarrekening 2011 en 2012 in 2013 niet zijn doorgezet. Op belangrijke constateringen uit voorgaande jaren is onvoldoende opvolging gegeven, waardoor de beheersing van de grondexploitaties niet verbeterd is. Daarnaast zijn risicoanalyses niet actueel, waardoor het risico bestaat dat de gemeente Rotterdam niet op basis van juiste uitgangspunten keuzes maakt en in projecten bijstuurt. De gemeente Rotterdam staat voor de uitdaging om structurele verbeteringen door te voeren en daarmee meer grip te krijgen op de grondexploitaties. Hieronder gaan wij in op onze bevindingen.

Pagina 29

Kaders zijn te beperkt In 2013 is de raad voor het eerst geïnformeerd over de stand van de grondexploitaties door middel van een uitgebreide projectenmonitor. Daarnaast wordt de raad geïnformeerd via het MPRG, welke jaarlijks bij de jaarrekening wordt opgesteld. Wij constateren dat de projectenmonitor en het MPGR informerend van aard zijn en dat de rol van deze instrumenten om sturing te geven aan de grondexploitaties beperkt is. De organisatie heeft daardoor ruimte om haar eigen beleid uit te voeren, zonder dat de raad hier zeggenschap in heeft. De afgelopen jaren opgestelde verbeterplannen die erop gericht waren de sturing en beheersing van de grondexploitaties te verbeteren, zijn in 2013 beperkt uitgevoerd. Wij adviseren om de rol van de raad bij de opzet en uitvoering van de grondexploitaties steviger te verankeren binnen de verordeningen en de mandatering. Hiervoor verwijzen wij ook naar het Rekenkamerrapport alsmede onze rapportages van de afgelopen jaren. Verliesnemingen worden niet teruggedraaid De gemeente Rotterdam heeft altijd als systematiek gehanteerd dat als verwachte verliezen van een complex binnen de grondexploitaties niet binnen het jaar na constatering binnen het desbetreffende complex goedgemaakt kunnen worden, deze definitief als verlies afgeboekt worden. De Rotterdamse Rekenkamer heeft over deze systematiek opgemerkt dat de gemeente Rotterdam daarmee de prikkel mist om het verwachte eindresultaat te verbeteren. Wij constateren dat door het hanteren van deze systematiek, de (mogelijke) verbeteringen van het verwachte eindresultaat gedurende de looptijd van het complex onvoldoende zichtbaar zijn. Met de huidige systematiek leiden verliezen tot onherstelbare afboekingen die bij het op korte termijn aantrekken van de markt en verbeteren van de resultaatprognose in de grondexploitaties niet kunnen worden teruggeboekt. Het totaal van deze verantwoorde verliezen bedraagt € 451 miljoen exclusief rente (€ 593 miljoen inclusief rente). Voor verliezen die geen duurzaam karakter hebben is een alternatieve verwerkingsmogelijkheid om voor de voorzienbare verliezen een voorziening te vormen. Deze voorziening dient in de balans gesaldeerd te worden verwerkt in de boekwaarde van de post voorraden / onderhanden werk. Bij verbetering van de resultaatprognose dient deze voorziening (gedeeltelijk) vrij te vallen. Daarmee blijft de oorspronkelijke resultaatdoelstelling als prikkel gehandhaafd. Zoals wij hebben begrepen heeft de gemeente Rotterdam vanaf 2014 het voornemen om de verantwoording van genomen verliesnemingen in de grondexploitaties niet langer als negatieve bijdragen in de grondexploitaties te presenteren maar afzonderlijk als verliesvoorziening op te nemen. Inzicht financiële positie grondexploitaties In de opzet van de grondexploitaties van Rotterdam zijn diverse financiële ‘’safeguards’’ opgenomen. Zo zijn in de exploitaties opgenomen: een risicoreserve, posten onvoorzien (op niveau kostensoorten) en algemene voorzieningen, zoals de voorziening woningbouw en werklocaties (deze voorzieningen zijn in de jaarrekening 2013 nagenoeg volledig vrijgevallen). Wij hebben vastgesteld dat de systematiek en de samenhang voor het vormen van deze ‘’safeguards’ diffuus is en niet altijd consistent wordt toegepast. De uitkomst van de winstverwachting van grondexploitaties is daarmee niet transparant en biedt de mogelijkheid om in navolgende jaren mogelijke zich voordoende tegenvallers (onderhands) op te vangen, zonder dat inzicht wordt gegeven in de oorzaak.

Pagina 30

Wij adviseren te zorgen voor eenduidige naamgeving, berekening en toepassing van de systematiek van de ‘’safeguards’’ in de grondexploitaties. Hierdoor wordt de gemeente Rotterdam beter in staat om overall-inzicht te verkrijgen in risico’s en getroffen voorzieningen op de diverse niveaus en plannen. Actualisaties lopen achter Volgens interne richtlijnen van de gemeente moeten risicoanalyses van grondexploitaties minimaal twee keer per jaar worden bijgewerkt. Wij constateren dat dit voor een groot deel van de exploitaties niet heeft plaatsgevonden. Daarnaast moeten de exploitaties minimaal jaarlijks worden geactualiseerd, waarbij oude ramingen worden herzien. Ook hier constateren wij dat dit in veel gevallen niet binnen de intern gestelde tijdspaden is uitgevoerd. Dit heeft onze controle van de jaarrekening 2013 mede vertraagd, omdat actualisatie een vereiste is voor de adequate en goede beoordeling van de waardering van de grondexploitatie. Als actualisaties niet tijdig en volledig plaatsvinden kunnen winst- dan wel verliesverwachtingen van grondexploitaties te hoog dan wel te laag worden weergegeven. Om een actueel beeld te kunnen geven, is het noodzakelijk tijdig grondexploitaties en onderliggende calculaties, te actualiseren. Wij adviseren u de voortgang en inhoud van deze actualisaties regelmatig te laten vaststellen door projectcontrol en over het actualisatieproces te rapporteren aan de Raad. Risicomanagement grondexploitaties is onvoldoende De actualisatie van risico’s vindt niet met voldoende regelmaat (twee keer per jaar) plaats. Daarnaast constateren wij dat er geen eenduidige richtlijnen bestaan omtrent aard van de risico’s die bij de risicoanalyse moeten worden betrokken. Zo kan er in sommige grondexploitaties uitgegaan worden van andere risico’s dan in de rest van de grondexploitaties. Er is geen duidelijke vastlegging waarom gekozen is voor juist deze risico’s of een afweging waarom andere risico’s niet zijn opgenomen, dan wel in de analyse zijn betrokken. Overgang van Grobis naar Oracle Per 1 juli 2013 zijn de grondexploitaties overgegaan naar een geïntegreerde projectenmodule in Oracle. De gemeente beschikt hiermee over een ERP omgeving die het mogelijk maakt om goede managementinformatie op te leveren ter sturing en beheersing. De overgang hiernaar en de ontsluiting van Grobis in 2013 is een zeer moeizaam proces gebleken. Daarbij speelde ook dat de nieuwe projectenmodule in Oracle op onderdelen niet tijdig beschikbaar was, waardoor het bijwerken van de budgetten in de grondexploitaties voor de jaarrekening 2013 vertraagd is, alsmede de totaal aansluiting van de netto contante waarde van de grondexploitaties. Dit heeft geleid tot zeer forse vertraging in de oplevering van de dossiers van de grondexploitaties, die wij begin mei 2014 pas hebben ontvangen. Mede door de problemen met de ontsluiting van Grobis heeft de kwantitatieve herijking van de grexen naar de stand per 31 december 2013 niet plaatsgehad en moesten ten tijde van de balanscontrole in 2014 nog belangrijke actualisaties plaatsvinden en inschattingen worden gemaakt. Dit heeft geleid tot zeer forse vertraging in de oplevering van de actuele posities van de grondexploitaties. De conversie zelf heeft tevens gezorgd voor een rente effect op de exploitaties. In het oude systeem werd de rente op een ander moment berekend dan in het nieuwe systeem (begin van de maand in plaats van eind van de maand). Naast het rente effect (ad € 6 miljoen lagere winstverwachting) hebben wij geen andere effecten van de conversie op de berekening van de netto contante waarden en de boekwaarden geconstateerd.

Pagina 31

Dossiervorming grondexploitaties is onvoldoende De start van de controle op de grondexploitaties is aanzienlijk later gestart dan vooraf door ons gepland. Dit werd onder andere veroorzaakt door de overgang naar Oracle. Als startpunt van de controle is door ons gevraagd naar een bijgewerkt inzicht in de projectstatus, door middel van documenten. Deze documenten zijn bij de actie Grex op Orde begin 2012 opgesteld en hebben als doel om op een eenvoudige wijze inzicht te verkrijgen in de voortgang van de grondexploitaties. Bij de start van de controle van de jaarrekening van 2013. bleken deze documenten na 2012 niet geactualiseerd te zijn. De in 2012 ingezette verbeteractie is daarmee niet doorgezet. Op een aantal punten waren tevens de ramingen niet actueel of kon geen onderbouwende documentatie worden aangeleverd. Van bijvoorbeeld gesprekken met potentiële kopers worden nauwelijks gespreksverslagen opgesteld. Het grootste deel van de informatie is alleen mondeling bij de planeconoom zelf te verkrijgen. Op basis van deze constateringen concluderen wij dat de dossiervorming onvoldoende is.

5.5.12 Vastgoed In 2012 zijn structurele verbeteringen ingezet inzake de beheersing van het vastgoed van de gemeente Rotterdam. Aandachtspunten doorgezet zijn naar 2013 betreffen o.a. de waardering van het vastgoed en de volledigheid van de opbrengsten (inclusief leegstandscontroles) en de afwikkeling van het onderzoek naar de 4400 objecten (naar aanleiding van onderzoek uit 2009 vanuit Basis Registratie Systeem Gebouwen). In 2013 heeft een modelmatige waardering van het commercieel vastgoed plaatsgevonden. Voor de andere twee aandachtspunten is geen voortgang geboekt en zijn onze bevindingen in overeenstemming met voorgaande jaren. Hieronder gaan wij in op onze bevindingen. Modelmatige waardering commercieel vastgoed 2013 heeft in het teken gestaan van een modelmatige herwaardering van het commercieel vastgoed van de gemeente Rotterdam door De Brinkgroep. Wij hebben de uitgangspunten voor het waarderingsproces van het vastgoed beoordeeld en rapporteren daarover bij de balanspost materiële vaste activa. Procesgerichte controles op financiële stromen Wij hebben onze controle gericht op de processen inzake vastgoed vanuit de financiële stromen. Daarbij hebben wij gebruik gemaakt van werkzaamheden van de afdeling IC van de gemeente Rotterdam. Dit betreft inkopen, verkopen en verhuren van vastgoed. Het aantal aankopen was in 2013 zeer gering en levert geen controlebevindingen op. Voor de verkopen hebben wij beoordeeld of deze in lijn liggen met onderliggende externe taxaties. Dit heeft voor de verkoop van één object geleid tot een verkoop onder taxatiewaarde, doch met een adequate onderbouwing. Volledigheid verhuuropbrengsten wederom niet gewaarborgd De volledigheid van de huuropbrengsten vanuit de applicatie Horizon is in navolging van voorgaande jaren niet gewaarborgd. De AO/IC inzake Horizon is niet goed ingeregeld. Het is wederom niet mogelijk gebleken om uit Horizon een overzicht te verkrijgen van de ontwikkelingen in 2013 van het aantal verhuurde objecten uitgesplitst naar soort object en de daarmee samenhangende (kostendekkende) huur dan wel leegstand en de mutaties daarin. Daarbij merken wij ook op dat de verhuurcontracten niet gestandaardiseerd zijn en dat de indexatiedatum en wijze van indexatie van de verhuurcontracten verschillen vertonen. Het is om die reden niet mogelijk om een sluitende verbandscontrole uit te voeren op de ontwikkeling van het bestand aan vastgoedobjecten (‘’soll’’-positie) in relatie tot de gerealiseerde opbrengsten uit verhuur (‘’ist’’-positie). Wij hebben in de foutevaluatie hiervoor een PM onzekerheid opgenomen inzake de getrouwheid en rechtmatigheid.

Pagina 32

In de maand augustus 2013 heeft een controle-afstemming plaatsgehad van de theoretische huuropbrengst per objectsoort met de werkelijke facturering. Hierbij zijn verschillen geconstateerd, die samenhangen met de niet ‘’tijdige’’ uitboeking uit Horizon van de panden die bij de gemeente Rotterdam in eigen gebruik zijn. De onzekerheden die gepaard gaan met betrekking tot deze uitboeking van panden zijn als PM opgenomen in de foutevaluatie. Wij herhalen eerdere aanbevelingen om een sluitende verbandscontrole op te bouwen ter interne controle van de volledigheid van de huuropbrengsten. Het opmaken van de ‘’soll’’-positie vanuit het aantal ingegane huurcontracten is niet mogelijk omdat sprake is van achterstanden in de verwerking van de huurcontracten. Voorts blijkt uit controle op afwerking van de bij leegstandscontrole dat geconstateerde verschillen niet volledig worden verwerkt. Deze tekortkomingen leiden tot onzekerheid omtrent de volledigheid van de huuropbrengsten. Wij hebben vernomen dat in 2014 verbeteringen worden doorgevoerd in Horizon, waardoor de ‘’soll’’-positie wel kan worden opgebouwd vanuit de maximale huur. Naast de verhuurde objecten in Horizon hebben wij in ieder geval voor één object geconstateerd dat sprake is van verhuur buiten de applicatie Horizon om. Als reden voor het administreren van deze verhuur buiten Horizon om is aangegeven dat de indexclausules te complex zijn. Wij zijn van oordeel dat door deze extracomptabele verwerkingswijze risico’s bestaan inzake de volledigheid van deze huren, omdat ze niet meelopen in de maandelijkse interne controles. Onzekerheden omtrent eigendom panden van de gemeente Vanuit onderzoek naar het vastgoed in eigendom van de gemeente Rotterdam bestaat nog steeds geen volledig en juist beeld van alle activa in eigendom van de gemeente. Dit leidt tot een PM-onzekerheid omtrent de juistheid/volledigheid van de balanspost materiële vaste activa. Vastgoed in ontwikkeling Voor het vastgoed in ontwikkeling onderkennen wij risico’s ten aanzien van: • Inkopen & Europese aanbestedingen. • Verschuivingsgevaar tussen projecten. • Adequaat risicomanagement op project en portefeuilleniveau. Het risicomanagement ten aanzien van vastgoed in ontwikkeling dient mede beschouwd te worden in relatie tot de projecten in het kader van de grondexploitatie. Een belangrijk onderdeel hierbij is de exposure ten aanzien van contractpartijen. Op projectniveau kan dat op zich aanvaardbaar zijn, terwijl dit op portefeuilleniveau, door een cumulatie van risico’s, zodanig van omvang is, dat het noodzakelijk kan zijn om hiervoor een voorziening te treffen. Wij dringen er bij u op aan om dat gecombineerde risico (vastgoed, grondexploitatie en erfpacht) zo spoedig mogelijk in kaart te brengen voor de portefeuilles vastgoed in ontwikkeling en grondexploitatie en daarbij in het kader van de jaarrekening 2013 expliciet rekening te houden. In het kader van het vastgoed in ontwikkeling zijn controle en verslaggevingsissues van toepassing die na nadere verdieping object van onze controle zijn. Voorbeeld hiervan is de naleving van Europese aanbestedingsregels.

5.5.13 Erfpacht De controle van de erfpachtprocessen heeft geen significante controlebevindingen opgeleverd.

Pagina 33

5.5.14 Inkomensvoorzieningen BUIG Conform vorige jaren onderkennen wij een verhoogd risico op onrechtmatige verstrekking van inkomensvoorzieningen. De gemeente Rotterdam heeft verbeteracties inzake de BUIG doorgevoerd, echter die hebben nog niet hun weerslag gehad op de werking van de processen in 2013. Om die reden is wederom een uitgebreide steekproefcontrole uitgevoerd door de afdeling IC van de gemeente, waarmee wordt vastgesteld welke fout (getrouwheid en rechtmatigheid) in de sociale uitkeringen aanwezig is. Mede op basis van de uitkomsten van deze steekproefcontrole door de afdeling IC van de gemeente Rotterdam hebben wij zelfstandig een oordeel gevormd over de steekproefdossiers van de afdeling IC en deze afgestemd met de uitkomsten van de gemeente. Naar aanleiding daarvan zijn aanvullende controlewerkzaamheden door ons verricht om tot oordeelsvorming te komen. Wij zijn van oordeel dat ten aanzien van de BUIG geïnvesteerd dient te worden in verbeteringen in de primaire registratie en afhandeling van aanvragen voor inkomensvoorzieningen, ter voorkoming van extra kwaliteitscontroles achteraf en ter voorkoming van onrechtmatigheden inzake verstrekte uitkeringen die niet voldoen aan de voorwaarden in de WWB. Wij zijn geïnformeerd over de aanpak Focus op kwaliteit en kunnen ons vinden in deze aanpak, waarvan de effecten in 2014 naar verwachting zichtbaar zullen zijn. Voor wat betreft uitvoering van de (steekproef)controle hebben wij de volgende aandachtspunten onderkend en gewogen in onze oordeelsvorming: • Wij hebben een uitgebreide review verricht op de IC rapportages en de bevindingen en dossiers van de afdeling IC. De toets op geldige UWV-inschrijvingen was in eerste instantie niet in de steekproefcontrole BUIG 2013 betrokken als controlepunt, omdat W&I voornemens was de UWVinschrijvingen via een integrale controle te onderzoeken. Dit geldt ook voor de toets op voorliggende voorzieningen. De gemeente heeft het externe screeningsbureau Voorliggende voorzieningen ‘’SozaXpert’’ ingeschakeld. De werkzaamheden van dit externe screeningsbureau zijn te beperkt en niet geschikt om te kunnen gebruiken voor de accountantscontrole. Derhalve hebben wij met de gemeente afgesproken dat de UWV-inschrijvingen en voorliggende voorzieningen alsnog zijn betrokken in de steekproef. • Voor de uitvoering van vermogenstoetsen heeft de gemeente Rotterdam een interne afdeling ingeschakeld, waardoor deze geen onderdeel waren van de steekproefcontrole. Op verzoek van EY heeft de afdeling IC additioneel voor alle steekproefposten de vermogenstoets uitgevoerd die wij beoordeeld hebben. • Vanaf 2012 heeft de gemeente Rotterdam de verplichte maandelijkse inlevering van rechtmatigheidsformulieren afgeschaft. De formulieren werden gebruikt om vast te stellen of een uitkering rechtmatig wordt verstrekt. Ter waarborging van de rechtmatige continuering van uitkeringen maakt de gemeente gebruik van signaalgestuurd handhaven via de zogenaamde samenloopsignalen van het Inlichtingen Bureau (IB). Cluster Werk en Inkomen levert maandelijks haar actieve uitkeringsbestand aan het IB. Het IB vergelijkt dit bestand met de administraties van andere aangesloten organisaties zoals het UWV en de Belastingdienst en kan hiermee samenloop van zaken constateren. De gemeente Rotterdam heeft forse achterstanden gekend in de afwerking van de IBsignalen, die doorlopen tot 2014. Voor de rechtmatigheid hebben wij deze achterstanden betrokken in onze oordeelsvorming. • In 2013 waren er eveneens achterstanden in de beoordeling en afhandeling van aanvragen bijzondere bijstand. In het kader van de wettelijke afhandelingstermijn van acht weken (Wet Dwangsom) heeft de gemeente voorschotten verstrekt aan cliënten. Voor de rechtmatigheid hebben wij deze voorschotten betrokken in onze oordeelsvorming.

Pagina 34

5.5.15 Participatiebudget Bij de uitvoering van onze procescontrole inzake de uitvoering van het participatiebudget constateerden wij dat begin december 2013 een groot deel van de kosten nog niet was geboekt in de financiële administratie. Dit betreft voornamelijk participatievoorzieningen in eigen beheer. Deze kosten bestaan uit de doorbelasting van personeelskosten van de werkpleinen en andere afdelingen die belast zijn met de uitvoering van participatievoorzieningen. Dit heeft tot gevolg dat tussentijds geen goed inzicht bestaat in de werkelijke uitputting van het participatiebudget. Wij zijn van mening dat continu inzicht in de uitputting van het participatiebudget noodzakelijk is om tijdig te kunnen bijsturen op onder- of overbestedingen en dat derhalve gedurende het jaar kosten ten laste van het Participatiebudget worden gebracht. Medio februari 2014 hebben wij de controlestukken inzake het participatiebudget ontvangen ter controle. Wij hebben de uitgaven inzake het participatiebudget zelfstandig via een steekproef gecontroleerd. Wij hebben met de gemeente gesproken over de te hanteren systematiek voor het toerekenen van kosten van eigen personeel aan het Participatiebudget. Dit is alleen toegestaan voor zover dit activiteiten betreft die op basis van de het Participatiebudget worden uitgevoerd, uitvoeringskosten in het kader van de wettelijke taak worden geacht begrepen te zijn in de algemene uitkering. De gemeente heeft een standpunt uitgewerkt. Wij hebben de uitgangspunten van de gemeente getoetst en gewogen en wij hebben de aanlevering vanuit de gemeente kunnen gebruiken in het kader van onze oordeelsvorming. In 2012 waren onregelmatigheden geconstateerd ten aanzien van het DAAD-dossier. In 2013 zijn de interne en externe onderzoeken voortgezet. De gemeente heeft in 2013 onderzoek verricht naar de mogelijk ten onrechte gedeclareerde subsidies uit hoofde van DAAD in 2012. Wij hebben de uitkomsten hiervan beoordeeld en deze zijn verwerkt in de jaarrekening 2013. Het onderzoek naar mogelijk ten onrechte gedeclareerde subsidies uit hoofde van DAAD in het verleden is ten tijde van onze oordeelsvorming voor de jaarrekening 2013 nog niet afgerond.

5.5.16 Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) Omdat wij niet kunnen steunen op het proces van de toekenning van WMO-voorzieningen is een steekproefcontrole verricht door de afdeling IC van de gemeente. Wij zijn van oordeel dat meer geïnvesteerd dient te worden in verbeteringen in de primaire registratie en afhandeling van aanvragen voor WMO aanvragen, ter voorkoming van kwaliteitscontroles en steekproeven achteraf. In 2013 heeft de gemeente Rotterdam nieuwe contracten afgesloten met leveranciers van huishoudelijke verzorging naar aanleiding van een nieuwe aanbesteding. In de nieuwe contracten is sprake van prestatiefinanciering (in plaats van uren x tarief). In 2013 heeft de gemeente Rotterdam ten behoeve van de verantwoording door de HV-leveranciers een controleprotocol opgesteld, dat borg staat voor goede inhoudelijke verantwoording op prestaties. Voor de jaarrekening 2013 zijn alle verantwoordingen tijdig (vóór 31 maart 2014) en conform protocol ontvangen en hebben wij deze verantwoordingen kunnen gebruiken voor onze controle.

Pagina 35

Tijdens de uitvoering van de interim controle bleek dat voor vijftien cliënten sprake was van samenloop van huishoudelijke verzorging en persoonsgebonden budgetten. Dit is ontstaan overstap van huishoudelijke verzorging naar persoonsgebonden budgetten om zo bij de oude zorgverlener te blijven. Wij hebben de effecten hiervan meegenomen in onze oordeelsvorming.

5.5.17 SISA Door middel van SISA verantwoordt de gemeente zich aan de ministeries over de besteding van specifieke uitkeringen. Deze verantwoording is onderdeel van de jaarrekening en wordt door de accountant gecontroleerd in het kader van de jaarrekeningcontrole, waarbij op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole door het ministerie van BZK specifieke aanwijzingen gegeven voor de controle. In voorgaande jaren was er binnen Rotterdam niet bij alle clusters voldoende besef dat de SISAverantwoording een verantwoording aan het rijk is op basis waarvan financieel wordt afgerekend. Dit heeft financiële risico’s tot gevolg, waaronder het mislopen van subsidie-inkomsten. De afgelopen jaren is op concernniveau meer aandacht besteed aan een betere coördinatie van SISA. Dit is op clusterniveau nog onvoldoende ingebed. In 2013 is op initiatief van concerncontrol een opzet gemaakt voor de organisatie van SISA binnen de gemeente. Bij DMC is een SISA-coördinator aangesteld die zorgt voor afstemming met het ministerie van BZK over het aantal regelingen, vragen en onduidelijkheden over de verantwoordingsinformatie, de totstandkoming van de SISA-bijlage in de jaarrekening en toetsing van aangeleverde informatie, met name gericht op plausibiliteit. De coördinatie van de totstandkoming van de SISA-bijlage ligt bij Financial Control (FC). Iedere regeling is ondergebracht bij een cluster. Bij het cluster is een beleidsmedewerker verantwoordelijk voor het beheer van de regeling en de verantwoording daarover. De beleidsmedewerker vult de SISA-verantwoording in en levert deze aan bij FC. Ten slotte voert de afdeling IC van de gemeente verbijzonderde interne controlewerkzaamheden uit op de door de clusters aangeleverde dossiers. Wij zijn van mening dat de opzet van de SISA-organisatie in opzet voldoet aan de daaraan te stellen eisen. De opzet alleen is uiteraard niet voldoende, uiteindelijk gaat het om de goede aanlevering van de SISA-dossiers door de clusters en een juiste en volledige aanlevering van de SISA-bijlage. Dit is wederom een moeizaam proces gebleken dat heeft voor enkele SISA-projecten doorgelopen tot en met de finale sluitingsdatum van ons controledossier in juli 2014. De SISA dossiers zijn aan ons opgeleverd via de afdeling IC van de gemeente, waarna wij onze werkzaamheden konden uitvoeren. De betrokkenheid van de afdeling IC van de gemeente alsook eigen inspanningen van EY bleken essentieel om voor SISA tot correctie en afronding te kunnen komen. Ook hier geldt dat de lijnorganisatie/clusters moeten worden aangezet om hun verantwoordelijkheid tot en met de verantwoording in de SISA-bijlage te dragen.

Pagina 36

6

ICT-beheersing

6.1

ICT-ontwikkelingen in 2013

In het afgelopen jaar zijn door de gemeente Rotterdam belangrijke stappen gezet in onder meer het versterken, verbeteren en vernieuwen van de ICT-functie. De gemeente heeft daarbij belangrijke activiteiten uitgevoerd gericht op: • Het verbeteren van de sturing en opdrachtgeverschap van de ICT door meer ICT onder het beheer van de RSO te plaatsen. • Het verhogen van de basiskwaliteit van informatie en ICT door het IT-beheer verder te professionaliseren en meer aandacht te besteden aan het controleren en vastleggen van uitgevoerde activiteiten. • Het optimaliseren van processen met ICT om de bedrijfsprocessen efficiënter en effectiever uit te kunnen voeren door de invoering van één concernadministratie in Oracle eBS. Met de invoering van één concernadministratie en de overgang van diverse diensten naar Oracle A1 is de bedrijfsvoering meer geüniformeerd en gestandaardiseerd. Hierdoor kan de organisatie efficiënter, en daarmee kostenbesparend, opereren. Op basis van onze controlewerkzaamheden, zien wij ook terug dat de volwassenheid van de ICT-functie verder is gegroeid waarbij de beheersing van applicaties is toegenomen. Ook geldt dat de bewustwording van medewerkers gericht op het ‘’in control zijn’’ toeneemt. De uitgevoerde standaardisering en uniformering in 2013 vormt naar onze mening een goede basis om voor het jaar 2014 een belangrijk doel van de gemeente Rotterdam, namelijk de standaardisatie en efficiencyverbetering van de ICT-functie, verder door te voeren. Doordat meer applicaties onder het beheer van de RSO komen, adviseren wij u toe te zien op: • Het reduceren van het aantal (kritieke) bedrijfsapplicaties. Door het aantal applicaties met hetzelfde doel verder te reduceren kan de gemeente besparen op licentie- en beheerkosten. • De integrale benadering van beveiliging. De beveiliging van de gegevens van de gemeente valt momenteel onder verschillende verantwoordelijkheden. Hierdoor bestaat het risico dat schakels in de beveiligingsketen over het hoofd worden gezien. • Het aanscherpen van maatregelen op het gebied van continuïteit. Door de hoge eisen die door burgers, bedrijven en de organisatie worden gesteld, nemen de eisen aan de beschikbaarheid van uw ICT-infrastructuur toe. Hierdoor bestaat het risico dat de door de RSO getroffen maatregelen niet meer aansluiten bij de eisen van de organisatie. • Het versterken van leveranciersmanagement. Onderdelen van het beheer zijn door de gemeente uitbesteed en om controle te houden over deze uitbesteding worden (ISAE 402) assurancerapportages opgevraagd. De rapportages en de daarin aanwezige bevindingen worden echter beperkt doorgenomen en maar zelden volgt actie richting de leverancier.

6.2

ICT-inrichting

Hoewel wij in de ICT-organisatie van de gemeente Rotterdam belangrijke stappen zien op het gebied van het versterken, verbeteren en vernieuwen van de ICT-functie, zien wij dat de inrichting en daarmee het optimale gebruik van de informatiesystemen op onderdelen achterblijft. Een aantal voorbeelden van de situaties die wij hebben vastgesteld: • Functiescheiding wordt niet afgedwongen tussen het vaststellen van de taxatiewaarde van een object en het omzetten naar een WOZ-waarde. De gemeente heeft aangegeven dat onrechtmatigheden bij het vaststellen van de taxatiewaardes worden ondervangen door de controle op WOZ-waardes 2012 versus 2013 en dat alleen bevoegde taxateurs WOZ-waardes kunnen fiatteren.

Pagina 37

•

•

• •

Onbevoegde taxateurs kunnen gewijzigde WOZ-waardes fiatteren in het systeem. Wij hebben vastgesteld dat 31 gebruikers WOZ-waardes kunnen fiatteren; vier van deze gebruikers konden dat echter onterecht. De gemeente heeft dit probleem, naar aanleiding van onze constatering, direct van opvolging voorzien waarbij de autorisaties van de genoemde vier gebruikers zijn dichtgezet. Functiescheiding wordt niet door het systeem afgedwongen tussen het invoeren en fiatteren van bezwaarschriften. Door de applicatiebeheerder is aangegeven dat functiescheiding handmatig wordt toegepast. Functiescheiding wordt niet door het systeem afgedwongen bij het aanpassen van medewerkergegevens in Oracle HR. Deze controle wordt thans handmatig uitgevoerd. Functiescheiding wordt niet door het salarissysteem afgedongen bij het doorvoeren van salarismutaties. Wij hebben vastgesteld dat deze controle niet als zodanig is ingericht. Door de applicatiebeheerder is aangegeven dat deze controle handmatig wordt uitgevoerd. Wij hebben wel vastgesteld dat voor het aanpassen van salarismutaties de autorisatie ‘’Personeel- en salarisbeheer SSC SR’’ nodig is. Wij hebben deze autorisatie opgezocht in de gebruikerslijst van Oracle eBS. Wij hebben vastgesteld dat 16 gebruikers over deze autorisatie beschikken.

6.3

Decentralisaties

De komende periode staat in het teken van de decentralisatiebeweging waarbij taken vanuit het Rijk en de provincies bij de gemeenten komen te liggen. Deze decentralisatie heeft betrekking op de participatiewet, jeugdzorg en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). Vanaf 1 januari 2015 worden gemeenten verantwoordelijk gesteld voor de uitvoering van deze drie onderwerpen. Ten aanzien van de IT geldt dat de informatievoorziening verandert om tegemoet te komen aan deze ontwikkelingen. Hierbij krijgen gemeenten in potentie de beschikking over meer persoonsgegevens en medische gegevens van burgers. Het omgaan met deze gegevens vereist de grootste zorgvuldigheid en moet ook voortdurend de aandacht te krijgen. Hiervoor moet de gemeente zowel organisatorische als technisch passende beveiligingsmaatregelen nemen die in een continu proces op hun effectiviteit worden beoordeeld. Op basis van gesprekken die wij hebben gevoerd, geldt dat Rotterdam in 2013 al diverse stappen in gang heeft gezet om de impact van de decentralisaties op de gemeente in kaart te brengen. Hiervoor zijn, door externe partijen, diverse analyses gevoerd en zijn ook al diverse projectplannen opgesteld. Wij adviseren u om bij de verdere ontwikkelingen en activiteiten ten behoeve van de decentralisaties minimaal rekening te houden met de volgende aspecten: • Bepaal de diensten die u in uw nieuwe taak moet gaan leveren (bedrijfsarchitectuur). • Beoordeel of de huidige systemen en werkprocessen adequaat zijn ingericht om de taken vanuit de Rijk en de provincies te kunnen uitvoeren. • Bepaal welke informatie noodzakelijk is voor het leveren van de genoemde diensten (informatiearchitectuur). • Breng in kaart welke afspraken zijn gemaakt met zorgaanbieders over welke gegevens op welke wijze worden aangeleverd. • Voer een privacy impact assessment uit. • Bepaal welke technische oplossingen hiervoor noodzakelijk zijn (technische architectuur). • Inventariseer en beoordeel de technische maatregelen die zijn getroffen gericht op het aanleveren van gegevens vanuit zorgaanbieders aan gemeenten. • Beoordeel of de technische beveiligingsmaatregelen, gericht op het beveiligen van gegevens, van adequaat niveau zijn.

Pagina 38

6.4

Conversiecontrole

Per 1 januari 2013 zijn de meeste diensten van de gemeente Rotterdam overgegaan op één concernadministratie in Oracle eBS. Gedurende 2013 zijn de resterende diensten van de gemeente zoals Roteb en OBR overgebracht in deze concernadministratie. Hiermee ontstond: • Eén balansrekening. • Eén winst- en verliesrekening. • Eén rekeningschema. Door de inrichting van één concernadministratie heeft de gemeente Rotterdam een belangrijke stap gezet in de uniformering van haar administratie. In 2013 zijn conversies uitgevoerd om de resterende diensten zoals Roteb en OBR (inclusief projecten) over te zetten naar de nieuwe omgeving. De gemeente Rotterdam heeft de conversies zelf uitgevoerd en beoordeeld; daarbij hebben wij kennis genomen van de conversieverslagen en beschikbare bewijsstukken. Op basis van de ontvangen documentatie stellen wij vast dat de conversieverslagen helder weergeven welke informatie juist en volledig is geconverteerd. Daarnaast wordt duidelijk vermeld welke additionele activiteiten nog door de gemeente moeten worden uitgevoerd ter waarborging van de integrale juistheid en volledigheid. Ten aanzien van de conversie merken wij wel twee zaken op: • In plaats van de historie zijn de standen overgezet. Vanuit de bronsystemen was niet eenduidig te herleiden hoe deze standen zijn bepaald. Hierdoor verliep het beoordelen of de juiste standen zijn overgezet zeer moeizaam. • Vanuit de conversies zijn diverse actiepunten benoemd die, na conversie, door de gemeente van opvolging moesten worden voorzien.

6.5

Uitgevoerde werkzaamheden en bevindingen

Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole hebben wij voor de applicaties die financieel significante processen ondersteunen, de algemene ICT-beheerprocessen beoordeeld. Dit betreffen de applicaties Oracle eBS, GouwBelastingen, ONS, Socrates, Parkfolio, Parksaver, ABS, ARI, Mendix en AOL. Voor de applicaties in scope hebben wij het wijzigingsbeheer en de logische toegangsbeveiliging onderzocht. Ook zijn wij nagegaan welke maatregelen de organisatie heeft ingericht ter waarborging van de continuïteit van de gegevensverwerking. Met name het wijzigingsbeheer en de logische toegangsbeveiliging zijn grotendeels randvoorwaardelijk om op geprogrammeerde beheersmaatregelen te kunnen steunen. In algemene zin geldt dat het wijzigingsbeheer van veel van de onderzochte applicaties op orde is. Daarbij geldt dat het doorvoeren van wijzigingen, zoals releases, patches en updates, op een beheerste wijze wordt uitgevoerd. Wij merken op dat het hier om applicaties gaat die zowel door de RSO als door de afzonderlijke clusters worden beheerd. Op het gebied van logische toegangsbeveiliging hebben wij wel diverse tekortkomingen geconstateerd die wij in de volgende paragrafen nader hebben toegelicht.

Pagina 39

Het beheer van de applicaties is op verschillende manieren ingericht waarbij applicaties onder de RSO vallen (centraal) of onder de verschillende clusters (decentraal). Dit levert ook een verschillend beeld op ten aanzien van de kwaliteit van de IT-beheersing: • Voor de applicaties Oracle eBS, Gouwbelastingen en ONS geldt dat het volwassenheidsniveau van de IT-beheersing op een voldoende niveau is. Het betreft hier applicaties die vallen onder het beheer van de RSO of het cluster Dienstverlening. Voor GouwBelastingen en ONS merken wij wel op dat de verantwoordelijkheid voor het beheer van de applicatie bij diverse medewerkers is belegd. • Voor de andere applicaties zoals ABS, Ari, Mendix geldt dat het volwassenheidsniveau van de IT-beheersing lager scoort. Het betreft hier applicaties die niet onder de RSO vallen maar binnen de clusters. Op basis van onze werkzaamheden hebben wij hierna de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen opgenomen gericht op het verder verhogen van de volwassenheid van de IT-beheersing binnen de gemeente Rotterdam.

6.5.1 Gebruikersbeheer applicaties is niet op orde Wij hebben vastgesteld dat het gebruikersbeheer van de applicaties ABS, ARI, Mendix en Parksaver niet op orde is. Voor de genoemde applicaties geldt dat: • De werkzaamheden gericht op het toekennen, muteren en intrekken van gebruikersrechten niet worden vastgelegd. • In de aanvraag voor het aanmaken van een account niet wordt omschreven welke rechten een gebruiker moet krijgen. Het risico bestaat dat gebruikers onbevoegd toegang krijgen of houden tot een applicatie, waardoor ze bijvoorbeeld toegang hebben dat privacygevoelige gegevens of productieverstorende of frauduleuze handelingen uit kunnen voeren. Wij adviseren u om het toegangsbeheer van applicaties verder te centraliseren om zo het beheer van gebruikers efficiënter en effectiever uit te kunnen voeren. Rotterdam heeft het project Identity & Access Management opgezet om dit verder vorm te geven. Wij onderschrijven het belang van deze ontwikkelingen om te borgen dat alle lagen die relevant zijn voor het verkrijgen van toegang tot gegevens in beeld zijn en bewaakt kunnen worden.

6.5.2 Tekortkomingen in de toegangsbeveiliging van applicaties Wij hebben vastgesteld dat voor het verkrijgen van toegang tot de applicaties ABS, ARI en EPC2000 onvoldoende eisen worden gesteld aan het wachtwoord. Voor deze applicaties geldt dat geen eisen worden gesteld aan het verplicht periodiek wijzigen van het wachtwoord en/of het hanteren van een minimale wachtwoordlengte. Het risico bestaat dat het relatief eenvoudig is om onbevoegd toegang te verkrijgen tot applicaties. Daarnaast heeft het onvoldoende frequent wijzigen van wachtwoorden als risico dat (oud) medewerkers van de gemeente op de hoogte zijn van elkaars wachtwoorden en met een ander account ten onrechte handelingen in applicaties kunnen uitvoeren.

Pagina 40

Wij adviseren u om voor de genoemde applicaties minimaal de volgende wachtwoordinstellingen te hanteren. Daarbij merken wij op dat de genoemde bevindingen bekend zijn bij de beheerders en dat overleggen plaatsvinden met de leverancier om deze adviespunten van opvolging te voorzien in de applicaties. • Minimale wachtwoordlengte van 8 karakters. • Verplicht periodiek wijzigen van het wachtwoord om de 90 dagen. • De voorgaande 10 wachtwoorden mogen niet worden hergebruikt. • Blokkade van het account na 3 maal foutief inloggen. • Wachtwoord wijzigen na de eerste maal inloggen.

6.5.3 Fysieke beveiliging niet aantoonbaar in control Wij hebben vastgesteld dat diverse niet-persoonsgebonden pasjes gekoppeld aan de BHV en het team van schoonmakers toegang verlenen tot de serverruimtes van de gemeente Rotterdam. Over het afgelopen jaar heeft verder een storing plaatsgevonden van het facilitair systeem waardoor een systeem gegenereerde lijst met pasjes die toegang hebben tot de serverruimte, niet beschikbaar is. Hoewel handmatige Excel lijsten worden bijgehouden geeft dit onvoldoende zekerheid over welke gebruikers toegang tot de serverruimte hebben. Het risico bestaat dat onbevoegde gebruikers toegang krijgen tot de serverruimte en daarmee toegang tot de fysieke hardware en infrastructuur van de gemeente Rotterdam. Dit kan grote gevolgen hebben voor de continuïteit en beschikbaarheid van de primaire processen van de gemeente. Wij adviseren u om de lijst met gebruikers die toegang hebben te beoordelen en waar mogelijk het aantal niet-persoonsgebonden pasjes te reduceren. Ook adviseren wij u om, met name voor de nietpersoonsgebonden pasjes, toegang tot de serverruimtes te loggen en deze logfile periodiek door een onafhankelijke functionaris te laten beoordelen.

6.5.4 Niet voldoen aan geldend beleid Wij hebben vastgesteld dat op netwerkniveau veel persoonsgebonden accounts, waaronder accounts met beheerdersrechten, zijn uitgezonderd van het geldende wachtwoordbeleid. Het risico bestaat dat medewerkers op de hoogte zijn van elkaars wachtwoorden en ongewenste handelingen kunnen uitvoeren op zowel netwerkniveau als op applicaties waarbij de gebruiker, na inloggen op netwerkniveau, automatisch toegang tot krijgt. Wij adviseren u erop toe te zien dat het ingerichte beleid voor alle gebruikers op actief staat en wordt nageleefd. Daarbij merken wij op dat bij het uitvoeren van onze werkzaamheden door de gemeente Rotterdam is aangegeven dat de genoemde bevinding wordt erkend en dat een project is gestart om hier opvolging aan te geven.

Pagina 41

6.5.5 Bewaking uitbestede processen niet op orde Een belangrijk aandachtspunt voor de ICT-functie van de gemeente Rotterdam is om voldoende grip te houden op ICT-beheerprocessen die zijn uitbesteed. Hierbij is het van belang dat Rotterdam de extern beheerde processen bewaakt en, indien tekortkomingen zijn geconstateerd, nagaat wat de gevolgen hiervan zijn op de operationele bedrijfsvoering. Om deze rol op een goede wijze te vervullen is het van belang dat zowel applicatiebeheer als ook sleutelgebruikers vanuit de bedrijfsprocessen voldoende samenwerken om zo de impact van tekortkomingen in de ICT-beheersing door te vertalen naar risico’s binnen de bedrijfsvoering. Dit geldt voor applicaties die zowel volledig door de RSO als alleen door de betreffende cluster worden beheerd. Een overzicht van deze processen hebben wij onderstaand weergegeven: Proces

Applicatie

Onderdeel

Uitbesteed aan

Belastingen

Gouwbelastingen en ONS

Technisch beheer

MCX

Inkopen & financiën

Oracle EBS

Technisch beheer

MCX

Parkeren

Parkfolio

Wijzigingsbeheer, logische toegangsbeveiliging (voor zover bij Taxameter belegd) en continuïteitsbeheer

Taxameter

SOZA

Socrates

Wijzigingsbeheer, logische toegangsbeveiliging (voor zover bij Taxameter belegt), continuïteitsbeheer en geprogrammeerde beheersmaatregelen

Wigo4IT/audit door de auditdienst van de gemeente Amsterdam

Om inzicht te krijgen in de kwaliteit van de uitbestede processen worden door de externe partijen derdenverklaringen beschikbaar gesteld. Deze derdenverklaringen betreffen in veel gevallen ISAE 3402 verklaringen. Voor parkeren ontvangt de gemeente ook een controleverklaring. Wij hebben vastgesteld dat voor de processen Parkeren en SOZA de desbetreffende verklaring nog niet (standaard) tijdig door de gemeente Rotterdam wordt opgevraagd en beoordeeld. Daarnaast geldt dat voor de derdenverklaringen die momenteel al worden ontvangen door de gemeente Rotterdam onvoldoende aandacht wordt gegeven aan het beoordelen van deze verklaringen. Het risico bestaat dat eventuele tekortkomingen in de verklaringen niet bekend zijn bij de gemeente Rotterdam. Dit heeft als gevolg dat de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking, ten behoeve van de bedrijfsvoering, niet is gewaarborgd. Ten aanzien van de beheersing van uitbestede processen adviseren wij u om: • Te inventariseren welk cluster/medewerker afspraken heeft gemaakt met de partijen waaraan de dienstverlening is uitbesteed. • De systeemeigenaar nadrukkelijker verantwoordelijk te stellen voor het tijdig opvragen en beoordelen van de derdenverklaringen. Uitgangspunt hierbij is dat in oktober/november een zogenoemde ‘’early warning’’ rapportage beschikbaar is, met daarin eventuele tussentijdse aandachtspunten. De definitieve verklaring moet uiterlijk eind januari aan de gemeente worden opgeleverd. • Het betreffende cluster/medewerker moet, eventueel in overleg met de afdeling IC, beoordelen of door de leverancier voldoende maatregelen zijn getroffen om eventuele risico’s te mitigeren.

Pagina 42

7

Bevindingen betreffende de rechtmatigheid

7.1

Het rechtmatigheidsbeheer is nog niet op orde

Naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden zijn er ten aanzien van de rechtmatigheid omvangrijke fouten en onzekerheden gebleken die tot uitdrukking komen in de niet goedkeurende controleverklaring voor de rechtmatigheid bij de jaarrekening 2013. In deze paragraaf geven wij de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen weer. Deze hebben betrekking op het rechtmatigheidsbeheer en betreffen het voorwaardencriterium, de begrotingsrechtmatigheid, misbruik en oneigenlijk gebruik en niet financiële beheershandelingen. De verantwoordelijkheid voor de inrichting van de administratieve organisatie en het uitwerken van een risicoanalyse voor belangrijke processen ligt bij de gemeente Rotterdam. Wij hebben tijdens de controle van de jaarrekening in samenwerking met de afdeling IC van de gemeente de opzet, het bestaan en indien mogelijk de werking van de AO/IC beoordeeld. Daarbij is gezamenlijk geconcludeerd dat wij, door de vele veranderingen in de organisatie en de overgang naar één financiële administratie in Oracle, in belangrijke mate gegevensgerichte controles moesten uitvoeren. De gemeente heeft het rechtmatigheidsbeheer onvoldoende verankerd in de dagelijkse procesgang in de lijnorganisatie. Belangrijke primaire processen waar rechtmatigheid een belangrijke rol speelt, als BUIG, WMO en Participatiebudget, inkomende en uitgaande subsidies, inkopen en aanbesteden en grondexploitaties zijn via steekproeven of gegevensgerichte controles gecontroleerd. Naar aanleiding van het controleproces zijn zeer veel correcties verwerkt om te komen tot de jaarrekening 2013 waarbij wij de controleverklaring hebben afgegeven. Voor de controle van de jaarrekening 2013 is de controleinformatie in zeer belangrijke mate aangeleverd door de afdeling IC en andere interne controleurs van de gemeente. Dit geldt voor projectcontrol op de grondexploitaties, de aanlevering van SISA en vanuit de steekproeven op inkopen en aanbesteden, de BUIG, het Participatiebudget en de WMO. Dit betekent dat de verbijzonderde interne controle in 2013 niet was ingericht als achtervang van primaire processen maar als primaire en enige controle op deze processen. Deze situatie is zeer ongewenst, te meer ook omdat daarbij tevens op grote schaal gebruik is gemaakt van inzet van externen en informatie veelal achteraf is verzameld en intern gedocumenteerd dan wel toereikend gemaakt. Het ‘’verhaal bij de mutaties’’ is slechts zeer beperkt door de verantwoordelijke functionarissen verteld. Mede daardoor was de controle van de jaarrekening 2013 een zeer bewerkelijk proces met een zeer lange doorlooptijd. Wij achten het uitermate belangrijk dat de AO/IC van de gemeente Rotterdam met zeer hoge prioriteit verstevigd wordt en dat verankering van aandacht voor getrouwheid en rechtmatigheid in de primaire processen wordt ingeregeld. De basis ligt vast in één financieel systeem. Echter de inrichting van taken en verantwoordelijkheden en het (bij)sturen daarop dient nog geregeld te worden.

7.2

Het voorwaardencriterium

Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wet- en regelgeving. Deze voorwaarden doen zich voor in processen als inkopen en (Europese) aanbestedingen, subsidies en sociale uitvoeringswetten als BUIG, Participatiebudget, WMO en Wsw. In het kader van de accountantscontrole toetsen wij de financiële stromen die verband houden met deze processen.

Pagina 43

7.2.1 BUIG en overige sociale regelingen De afdeling IC van de gemeente Rotterdam heeft in 2013, conform voorgaande jaren, een steekproefcontrole uitgevoerd op de uitkeringsmassa van € 576 miljoen, waarbij zowel fouten als onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben op basis van deelwaarnemingen vastgesteld dat wij kunnen steunen op de verrichte werkzaamheden met als kanttekening dat wij enkele constateringen anders wegen dan de afdeling IC van de gemeente. Deze afwijkingen zijn in voorgaande jaren reeds zeer uitgebreid besproken, waaruit echter geen gezamenlijk gedragen standpunt naar voren is gekomen. Deze afwijkingen liggen in lijn met de constateringen en wegingen vanuit voorgaand jaar en hebben betrekking op de financiële weging van het ontbreken van een wettelijk verplichte UWV inschrijving. Wij geven hierna een nadere toelichting hierop. UWV inschrijving Geconstateerd is dat, conform 2011 en 2012, niet alle uitkeringsgerechtigden zijn ingeschreven als werkzoekende bij het UWV. Het cluster Werk en Inkomen heeft hiertoe een “nulmeting” per oktober 2012 uitgevoerd, waaruit blijkt dat circa 18.000 (massa circa 36.000) uitkeringsgerechtigden niet als werkzoekende zijn ingeschreven bij het UWV. Op basis van de nulmeting heeft de directie van het cluster Werk en Inkomen in het vierde kwartaal van 2012 passende beheersmaatregelen gestart, welke naar onze informatie ertoe hebben geresulteerd dat bij de tweede meting in februari 2013 nog circa 7.000 uitkeringsgerechtigden niet als werkzoekende bij het UWV zijn ingeschreven. Het cluster heeft deze beheersingsmaatregelen voortgezet tot en met heden en dit heeft geresulteerd in een beperkt aantal uitkeringsgerechtigden die niet als werkzoekende zijn ingeschreven bij het UWV. Wij hebben bij het ontbreken van een UWV inschrijving bij een eerste uitkering het uitkeringsbedrag als rechtmatigheidsfout aangemerkt (de totale fout bedraagt € 1,3 miljoen). Bij het verlopen van de UWV inschrijving bij bestaande uitkeringen geldt het gemeentelijke maatregelbeleid, zoals dat door de raad is vastgesteld. Voor de verlopen UWV inschrijvingen hebben wij de ten onrechte niet opgelegde maatregel als rechtmatigheidsfout aangemerkt (één maand tegen 30% van het uitkeringsbedrag, uitkomend op een fout van € 0,1 miljoen). Daarnaast hebben wij een rechtmatigheidsonzekerheid van € 0,03 miljoen geconstateerd. Cluster W&I is op grond van artikel 13 van de WWB van mening dat het ontbreken van een UWVinschrijving geen uitsluitingsgrond is bij het verstrekken van een uitkering, waardoor het ontbreken ervan derhalve niet kan leiden tot een rechtmatigheidsweging. Gemeentelijk maatregelbeleid is dan van toepassing. Medio 2013 heeft Cluster W&I de minister van SZW een schrijven doen toekomen met het verzoek om in overleg te treden over de interpretatie van het toepasselijke normenkader. Uit de reactie hierop blijkt dat de minister niet in het verschil van inzicht tussen de gemeente en de accountant zal treden en geen nadere kaderstelling voor foutevaluatie zal leveren. Voor het jaar 2013 houden wij derhalve vast aan de weging van bovenstaande constateringen, hetgeen resulteert in een totale rechtmatigheidsfout van € 1,3 miljoen. Voorliggende voorzieningen In 2013 hebben wij conform voorgaande jaren uit hoofde van onze steekproefcontrole geconstateerd dat de gemeente ten onrechte niet altijd de mogelijkheid tot voorliggende voorziening heeft benut waardoor mensen mogelijk ten onrechte in de BUIG terecht komen. In het kader van onze controle hebben wij de steekproefuitkomsten vertaald naar de massa aan uitkeringen. Dit heeft geleid tot een onzekerheid voor de rechtmatigheid van € 3,6 miljoen. Wij vragen uw aandacht voor het verdere aanscherpen van de procedures omtrent het onderzoek naar mogelijk recht op voorliggende voorzieningen, alvorens een bijstandsuitkering te verstrekken.

Pagina 44

Overige steekproefuitkomsten BUIG Naast bevindingen omtrent inschrijving UWV en voorliggende voorzieningen blijken er fouten en onzekerheden uit de steekproef op de BUIG massa. De uitkomst hiervan is dat € 7,9 miljoen aan rechtmatigheidsfouten en € 14,9 miljoen aan rechtmatigheidsonzekerheden is geconstateerd. De fouten en onzekerheden hebben betrekking op de onderstaande onderwerpen: Onderwerp van bevinding (€ miljoen)

Fouten

Onzekerheden

1,3

4,9

Vermogen

-

3,7

Inkomsten

4,2

1,5

Toeslag

1,8

-

Heffingskorting

0,2

1,3

Maatregel

-

1,2

Grondslag

0,06

-

Uitsluitingsgrond

0,04

1,2

Overig

0,1

-

Combinatie (van bovenstaande onderwerpen)

0,2

1,0

Totaal rechtmatigheid

7,9

14,9

Norm

Voor de fouten hebben wij op basis van de beschikbare informatie vastgesteld dat de gelden niet rechtmatig zijn besteed. Voor de onzekerheden hebben wij onvoldoende controle-informatie verkregen om vast te stellen of uitkeringen rechtmatig zijn verstrekt. Bij posten inzake normen hebben wij onder andere geconstateerd dat mogelijk een onjuiste norm is gehanteerd, omdat op basis van een uitdraai uit het GBA blijkt dat de samenstelling van het huishouden niet in overeenstemming is met de uitgangspunten die zijn gehanteerd voor de verstrekking van de uitkering. T en aanzien van het vermogen en inkomsten hebben wij op basis van cliëntinformatie uit externe bronnen geconstateerd dat cliënten mogelijk bezittingen hebben, waardoor de toegestane vermogensgrenzen mogelijk worden overschreden voor het recht op een uitkering en noodzakelijke verrekening van de inkomsten met de verstrekte uitkering heeft moeten plaatsvinden. Voor alle onzekere posten geldt dat onvoldoende informatie aanwezig is in de cliëntendossiers op basis waarvan de gemeente de rechtmatigheid van de verstrekte uitkering kan aantonen. Steekproefuitkomsten overige sociale regelingen Voor de bijzondere bijstand en langdurigheidstoeslag is € 0,2 miljoen aan rechtmatigheidsfouten geconstateerd en € 0,2 miljoen aan rechtmatigheidsonzekerheden. Verstrekte voorschotten BUIG 2013 In 2013 is in totaal € 3,3 miljoen aan voorschotten BUIG verstrekt in het kader van nog in behandeling zijnde aanvragen. In de jaarrekening 2013 zijn deze voorschotten als bijzondere bijstand verwerkt. Uit de nadere (afloop) analyse blijkt dat het boven proportionele deel van de voorschotten BUIG die in 2014 alsnog tot een BUIG-toekenning hebben geleid € 0,8 miljoen bedraagt. Dit bedrag hebben wij als rechtmatigheidsfout aangemerkt, omdat het BUIG-lasten 2013 zijn, die als bijzondere bijstand zijn verwerkt in de jaarrekening 2013. Voor de ten tijde van het verstrekken van de controleverklaring nog niet afgehandelde aanvragen ad € 0,04 miljoen is sprake van een onzekerheid voor de rechtmatigheid.

Pagina 45

Conclusie Niet gecorrigeerde controleverschillen per onderdeel (€ miljoen)

Fouten

Onzekerheden

Steekproef BUIG

7,91

14,92

Steekproef BUIG -UWV-inschrijvingen

1,34

0,03

-

3,65

Steekproef overige sociale regelingen - Bijzondere bijstand en langdurigheidstoeslag

0,22

0,20

Balanspost BUIG voorschotten 2013

0,83

0,04

10,30

18,84

Rechtmatigheid

Steekproef BUIG –Voorliggende voorzieningen

7.2.2 Participatiebudget De controle van het participatiebudget heeft ertoe geleid dat geconstateerde getrouwheids- en rechtmatigheidsfouten ad € 1,3 miljoen zijn gecorrigeerd in de jaarrekening en de SISA bijlage 2013. In de SISA bijlage zijn de juiste bedragen opgenomen. DAAD In 2012 waren wij door de gemeente geïnformeerd over mogelijke onregelmatigheden inzake DAAD, waarbij is gebleken dat er mogelijk ten onrechte aanspraak is gemaakt op rijksgelden in de afgelopen jaren (2006-2012). Wij hadden ten tijde van de jaarrekeningcontrole 2012 vastgesteld dat de gemeente de juiste stappen had genomen om opvolging te geven aan de signalen. In 2013 zijn deze stappen voortgezet in de vervolgonderzoeken naar de verschillende partijen. De onregelmatigheid heeft betrekking op loonkostensubsidies en inkoop van re-integratie-trajecten die zijn gedeclareerd ten laste van het participatiebudget 2006-2012. Ten tijde van de jaarrekeningcontrole 2012 hadden wij op basis van de toen beschikbare informatie een getrouwheidsfout van € 0,37 miljoen voor de jaarrekening 2012 en een onzekerheid van € 4,5 miljoen voor de getrouwheid en rechtmatigheid voor de SISA-bijlage én de jaarrekening opgenomen als controleverschil. Aan de onzekerheid uit 2012 wegens onregelmatigheden is in 2013 opvolging gegeven door middel van vervolgonderzoeken naar betrokken partijen waar de P-budget middelen zijn besteed (waaronder partijen die loonkostensubsidies van de gemeente hebben ontvangen). De onregelmatigheden uit de jaren 2006-2011 zijn nog niet nader onderzocht. De gemeente heeft wel vervolgstappen bepaald voor nader onderzoek. Dit nader onderzoek zal duidelijk moeten maken of er ten aanzien van het verleden sprake is van terugbetalingsverplichtingen. In juli 2014 heeft de gemeente Rotterdam hierover aan de minister van SZW gerapporteerd dat zij het onderzoek naar deze onregelmatigheden in 2014 afrondt en de mogelijk onrechtmatig betaalde subsidiegelden aan het Rijk terugbetaalt. In de jaarrekening 2014 worden deze uitkomsten verwerkt. De loonkostensubsidies die via DAAD in de jaren 2006-2011 ten laste van het Participatiebudget (voorheen WWB werkdeel) zijn gebracht zijn nog niet vastgesteld. Wij wegen dit als een onzekerheid omtrent de rechtmatige verantwoording van het Participatiebudget die ligt tussen € 0 en € 71 miljoen. Deze onzekerheid heeft een mogelijk effect op de stand van de meeneemregeling in de jaarrekening 2013 en de schuldpositie van de gemeente. De gemeente heeft dit risico van terugbetaling verwerkt in de paragraaf weerstandsvermogen alsook in de jaarrekening 2013 in de toelichting bij het participatiebudget.

Pagina 46

Terugbetalingsverplichting Participatiebudget 2013 In 2013 is het maximum van de meeneemregeling bereikt, waardoor een terugbetalingsverplichting van toepassing is van € 7,6 miljoen. Wij hebben geconstateerd dat deze verplichting voor € 0,21 miljoen te laag is verantwoord in de jaarrekening en als getrouwheids- en rechtmatigheidsfout aangemerkt. Conclusie Niet gecorrigeerde controleverschillen per onderdeel (€ miljoen)

Fouten

Onzekerheden

Getrouwheid en rechtmatigheid Effect afwikkeling DAAD 2006-2011

-

Terugbetalingsverplichting Participatiebudget 2013

0,21

Totaal getrouwheid en rechtmatigheid

0,21

PM* PM*

PM *) In onze foutevaluatie hebben wij rekening gehouden met niet vastgestelde loonkostensubsidies via DAAD, die in de jaren 2006-2011 ten laste van het participatiebudget (voorheen WWB werkdeel) zijn gebracht. Wij wegen dit als een onzekerheid omtrent de rechtmatige verantwoording van het Participatiebudget die ligt tussen € 0 en € 71 miljoen.

7.2.3 Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) Steekproefevaluatie- WMO toekenningen Het toekenningsproces van de WMO-voorzieningen was voor een belangrijk deel van 2013 ineffectief als gevolg van ontoereikende brevetteringssystematiek. Met ingang van 1 augustus 2013 is het proces zodanig gewijzigd dat nieuwe toekenningen in opzet rechtmatig tot stand komen. Voor de toekenningen vanuit voorgaande jaren geldt dat deze niet zijn aangepast, waardoor hierin fouten en onzekerheden kunnen blijven bestaan. Conform voorgaande jaren is daarom een steekproefcontrole uitgevoerd op de toekenningen 2013, hetgeen heeft geresulteerd in een rechtmatigheidsfout van € 0,30 miljoen en een rechtmatigheidsonzekerheid van € 0,01 miljoen. Huishoudelijke verzorging Alle HV-leveranciers hebben tijdig controleverklaringen inzake geleverde en gefactureerde zorgprestaties 2013 ingediend. De uitkomsten vanuit deze controleverklaringen zijn adequaat verwerkt in de jaarrekening 2013. Uit de aangeleverde verklaringen is een verschil van € 0,03 miljoen geconstateerd inzake de geleverde en gefactureerde zorgprestaties. Dit verschil is onzeker voor de getrouwheid en de rechtmatigheid. Persoonsgebonden budgetten Wij hebben inzake de verstrekte PGB’s 2013 een onverklaarbaar verschil geconstateerd tussen de subadministratie Mendix en het grootboek van € 0,05 miljoen. Dit verschil is derhalve onzeker voor de getrouwheid en de rechtmatigheid. In 2013 is in totaal voor € 0,01 miljoen aan PGB verstrekt aan overleden en verhuisde cliënten. De voorzieningen zijn niet tijdig beëindigd en derhalve onrechtmatig verstrekt. Overig Uit de controle is gebleken dat in enkele gevallen de levering van HV-Zin bij de overgang naar PGB niet tijdig is stopgezet. Dit heeft geleid tot een onrechtmatige betaling van totaal € 0,01 miljoen.

Pagina 47

Conclusie Niet gecorrigeerde controleverschillen per onderdeel (€ miljoen)

Fouten

Onzekerheden

Toelichting

Getrouwheid en rechtmatigheid Persoonsgebonden budgetten 2013

-

0,05

Onverklaard aansluitverschil tussen de sub-administratie Mendix en het grootboek.

Huishoudelijke verzorging 2013

-

0,03

Aansluitverschil met controleverklaring inzake geleverde en gefactureerde zorgprestaties.

Subtotaal getrouwheid en rechtmatigheid

-

0,08

WMO toekenningen 2013

0,30

0,01

Persoonsgebonden budgetten 2013

0,01

-

Samenloop HV Zorg in Natura en PGB 2013

0,01

Totaal rechtmatigheid

0,32

Rechtmatigheid Onrechtmatig toegekend dan wel onzekerheden in de toekenningen Onrechtmatig uitbetaalde PGB aan overleden en verhuisde cliënten De levering van HV-Zin is bij de overgang naar PGB niet tijdig is stopgezet 0,01

7.2.4 Wet sociale werkvoorziening De controle van de Wsw heeft niet tot rechtmatigheidsbevindingen geleid.

7.2.5 Inkopen en aanbestedingen Aanbesteding parkeergarage Markthal was onrechtmatig Voor het opmaken van de jaarrekening 2013 is de gemeente Rotterdam nagegaan of zij de Parkeergarage Markthal aan een derde meester kan overdragen tegen door de gemeente gestelde uitgangspunten. Dit is niet gelukt en daarmee is de gemeente na bouwkundige oplevering in maart 2014 eigenaar geworden. Conform hetgeen wij ten tijde van de controle van de jaarrekening 2012 reeds met de gemeente hadden besproken zal zich bij in eigendom krijgen een onrechtmatigheid voordoen op het gebied van Europese aanbesteding. Dit is het gevolg van het feit dat het college de investeringen in de parkeergarage Markthal ten onrechte niet Europees aanbesteed heeft. De aanbestedingsfout bedraagt € 54,1 zijnde de bouwsom (inclusief indexatie en kosten bouwrijp maken). De gemeente heeft aangegeven dat zij destijds met de ontwikkeling van de parkeergarage Markthal het doel had marktactiviteiten in tijden van recessie te stimuleren. Daarbij ging de gemeente ervan uit dat vóór oplevering vervreemding kon plaatsvinden onder gunstigere financiële omstandigheden.

Pagina 48

Steekproef inkopen en aanbestedingen Wij hebben de controle van de inkopen en aanbestedingen gegevensgericht uitgevoerd. Hiervoor is een steekproef gehanteerd op een massa van € 1,4 miljard. Daarbij zijn omvangrijke inkopen als key items gehanteerd en afzonderlijk beoordeeld en gewogen in de foutevaluatie. Voor de overige steekproefposten zijn de uitkomsten geëxtrapoleerd over de massa. De door ons geconstateerde fouten en onzekerheden betreffen met name het ontbreken van onderbouwing van de geleverde prestaties (getrouwheidsfout) en het niet aan kunnen tonen van de rechtmatige aanbesteding. Schoonmaakcontracten met onregelmatigheden Naar aanleiding signalen heeft de gemeente Rotterdam intern onderzoek verricht naar de gunning van een aantal schoonmaak- en aanverwante contracten. Wij hebben de processen inzake de gunning en uitnutten van deze contracten met grote diepgang en vanuit integriteitsperspectief gecontroleerd. Daarbij is gebleken dat procedures ten aanzien van gunning van enkele contracten niet goed zijn doorlopen en dat de gemeente heeft besloten de desbetreffende contracten zo snel mogelijk te beëindigen. De financiële omvang van deze contracten is als rechtmatigheidsfout opgenomen voor € 3,0 miljoen. Conclusie Niet gecorrigeerde controleverschillen per onderdeel (€ miljoen)

Getrouwheid

Rechtmatigheid

Fouten EU aanbestedingsfout Parkeergarage Markthal

-

54,1

0,51

5,6

-

3,0

0,51

62,7

Steekproef uitkomsten inkopen en aanbesteden

13,2

18,2

Totaal

13,2

18,2

Steekproef uitkomsten inkopen en aanbesteden Schoonmaakcontracten Totaal Onzekerheden

7.2.6 Inkomende subsidies en ISV De controle van de inkomende subsidies was zeer moeizaam en bewerkelijk, waarover wij in paragraaf 5.5.6 onze bevindingen en aanbevelingen hebben gerapporteerd. Ten aanzien van de subsidies is de rechtmatigheid en naleving van regels onderdeel van het voorwaardencriterium. Bij de uitvoering van onze controle is geconstateerd dat op totaalniveau initieel geen of onvoldoende controle-informatie beschikbaar was. Door intensieve samenwerking met medewerkers van de gemeente Rotterdam hebben wij in de loop van de maand juli 2014 de noodzakelijke basisinformatie ontvangen op basis waarvan wij de controlewerkzaamheden konden uitvoeren.

Pagina 49

Met name door een niet transparante boekingsgang (mede veroorzaakt door meerdere conversies) en het onvoldoende inzichtelijk zijn van de relatie tussen de stromen in de post inkomende subsidies en bijdragen en de standen in de balanspositie Verloopstaat medeoverheden heeft de oplevering van de basisinformatie pas in juli 2014 plaatsgehad. De controle van de inkomende subsidies en bijdragen, in combinatie met de werkzaamheden op de verloopstaat medeoverheden heeft vervolgens geresulteerd in diverse gecorrigeerde en ongecorrigeerde fouten en onzekerheden. Inkomende subsidies en bijdragen (exclusief ISV) De post inkomende subsidies en bijdragen heeft betrekking op inkomsten vanuit verschillende subsidieverstrekkers, waaronder ministeries, de provincie en de Europese Unie. In de jaarrekening 2013 zijn op basis van onze controle verschillende correcties doorgevoerd, waaronder de vrijval van de balansschuld inzake ISV 1, 2 en 3 gelden. Wij hebben geconstateerd dat onder de actiefzijde van de balans een vordering inzake ISV3 bodemsubsidie van € 0,93 miljoen is verantwoord, die in de vrijval van de ISV gelden had moeten worden gesaldeerd. Deze post staat derhalve ten onrechte als vordering in de balans ultimo 2013. Dit betreft een getrouwheids- en rechtmatigheidsfout. De controle van de inkomende bijdragen en subsidies heeft geleid tot een resultaatcorrectie van € 0,1 miljoen. De vordering uit ESF-subsidies was circa € 0,26 miljoen te hoog verantwoord en de baten uit parkeerhandhaving waren € 0,2 miljoen te laag verantwoord. Deze fouten hadden een effect op de rechtmatigheid gehad van € 0,4 miljoen. In de jaarrekening 2013 zijn beide posten gecorrigeerd. ISV 1, 2 en 3 gelden zijn vrijgevallen Over de periode 2000 tot en met 2004 heeft de gemeente Rotterdam een ISV-1 bijdrage ontvangen van € 221 miljoen en over de periode 2005 tot en met 2009 een bijdrage in het kader van ISV-2 ter grootte van € 212 miljoen. Deze beide bijdragen zijn vastgesteld door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in respectievelijk 2005 en 2010, waarna het restant budget is toegevoegd aan de daarop volgende ISV-3 periode. Het resterende saldo van de ISV gelden (ISV-1, ISV-2 en ISV-3) zoals ontvangen over de periode 2000 tot en met 2010 is conform het door u vastgestelde MOP intern verplicht aan diverse uitvoeringsprojecten van de gemeente. De realisatie van de subsidiegelden wordt verantwoord op basis van de realisatie en voortgang van de projecten. Het resterend saldo (oftewel het aan de diverse projecten intern verplichte deel) was in de balans als openstaande verplichting c.q. vooruit ontvangen overheidsgeld opgenomen. Het inzicht in de realisatie van subsidiegelden en de resterende verplichtingen is niet up-to-date. Daarbij heeft de organisatie vastgesteld dat er ten aanzien van deze gelden geen externe harde terugbetalingsverplichtingen bestaan; de destijds afgesproken doelen zijn gerealiseerd met het toekennen van de gelden aan projecten. Er behoeft over deze gelden niet meer met het Rijk te worden afgerekend. Het overzicht van de interne verplichtingen is niet juist en niet volledig te maken. Als gevolg daarvan heeft het college besloten om de resterende ISV-gelden met een omvang van € 69,6 miljoen vrij te laten vallen ten gunste van het resultaat 2013. Wij stemmen daarmee in. Wel merken wij daarbij op dat in 2014 een deugdelijke administratie moet worden opgezet voor de projecten die gedekt moeten worden uit deze resterende ISV-gelden en dat meerjarige interne verplichtingen dus zwart op wit komen te staan, waarna ook jaarlijks op basis van realisatie het interne verplichtingenniveau wordt bijgesteld aan de realiteit.

Pagina 50

Als onderdeel van de interne verplichtingen waren er ook ISV-gelden meegenomen als verwachte baten in bepaalde grondexploitaties. Het inzicht hierin ontbreekt en kon ons ten tijde van de controle niet worden opgeleverd. Om te voorkomen dat deze grondexploitaties door vrije bestemming van deze baten tot verliezen leiden hebben wij de raad voorgesteld de vrijgevallen middelen ultimo 2013 volledig te bestemmen in de bestemmingsreserve ISV3. Voor de desbetreffende grondexploitaties wordt in 2014 een vergelijkbare systematiek als bij de IFR-reserve en de thans bestaande ISV3 reserve voorgesteld. Dit betekent dat tegenover de gerealiseerde kosten in de grondexploitaties een dekking uit de reserves staat. Wij vinden het essentieel dat ISV gelden die dienen ter dekking van de grondexploitaties expliciet als beklemd onderdeel van de ISV3 reserve bestemd worden en geven u in overweging om de systematiek van dekking van grondexploitaties uit reserves ISV3 en IFR in 2014 te heroverwegen. Wij zijn van mening dat de positie van de grondexploitaties zo transparant mogelijk moet worden gepresenteerd. Voorts is het van belang dat intern een analyse plaatsvindt van de benodigde omvang van het beklemde deel van de ISV bestemmingsreserve aan de hand van toegezegde interne en externe projectverplichtingen. Conclusie Niet gecorrigeerde controleverschillen per onderdeel (€ miljoen)

Fouten

Onzekerheden

ISV3 bodemsubsidie

0,93

-

Totaal getrouwheid en rechtmatigheid

0,93

-

Getrouwheid en rechtmatigheid

7.2.7 Verstrekte subsidies en bijdragen Bijdragen Subsidie Verordening Rotterdam (SVR) In hoofdstuk 5.5.7 zijn onze bevindingen en aanbevelingen omtrent het beheer van de SVR-bijdragen opgenomen. Als gevolg van het niet kunnen steunen op de interne beheersmaatregelen in het proces hebben wij in samenwerking met afdeling IC van de gemeente Rotterdam de controle van de verstrekte SVR-bijdragen gegevensgericht uitgevoerd. Hiervoor hebben wij een steekproef getrokken, welke door de afdeling IC is uitgevoerd. Hierbij zijn omvangrijke toekenningen (groter dan € 3 miljoen) als zogenaamd key items gehanteerd en afzonderlijk beoordeeld en gewogen. Bij uitvoering van onze controle zijn fouten en onzekerheden voor zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid geconstateerd. De gemeente Rotterdam hanteert voor de uitvoering van SVR-regeling een interne applicatie, genaamd OSM, waarin de verschotten en afrekening worden geregistreerd. Wij hebben geen aansluiting ontvangen tussen OSM en het grootboek voor een bedrag van € 1,9 miljoen. Dit bedrag is onzeker voor de getrouwheid en de rechtmatigheid. Verder hebben wij, aansluitend op voorgaande jaren, wederom vastgesteld dat voor enkele toekenningen de subsidieafrekening heeft plaatsgevonden op basis van een verkeerd accountantsproduct, of zonder dat blijkt dat de gesubsidieerde activiteiten daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Als gevolg hiervan hebben wij de niet aangetoonde prestaties voor een bedrag ad € 0,11 miljoen als rechtmatigheidsfout opgenomen en een bedrag van € 4,5 miljoen is als onzekerheid voor de rechtmatigheid opgenomen.

Pagina 51

Conclusie Niet gecorrigeerde controleverschillen per onderdeel (€ miljoen)

Fouten

Onzekerheden

Rechtmatigheid Ten onrechte niet gekorte SVR subsidie

0,11

Subsidie vastgesteld op basis van onvoldoende (gedocumenteerde) informatie Totaal rechtmatigheid

4,5 0,11

4,5

Getrouwheid en rechtmatigheid SVR aansluitverschil met sub-administratie Totaal getrouwheid en rechtmatigheid

1,93 -

1,93

7.2.8 Kwijtschelding belastingen In het proces van aanvraag tot afwijzing/toekenning van niet automatische verleende kwijtscheldingen toetst de gemeente door middel van een 10% steekproef het recht op kwijtschelding. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente op grond van de uitkomsten van de steekproef wel correcties doorvoert en gelden terugvordert. Desondanks is er onzekerheid omtrent het rechtmatig kwijtschelden voor het restant van de massa. Om die reden hebben wij een rechtmatigheidsfout van € 1 miljoen en een rechtmatigheidsonzekerheid opgenomen van € 3 miljoen. Conclusie Niet gecorrigeerde controleverschillen per onderdeel (€ miljoen)

Fouten

Onzekerheden

Rechtmatigheid Onrechtmatige kwijtscheldingen belastingen

0,98

3,0

Totaal rechtmatigheid

0,98

3,0

7.2.9 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieksector (WNT) Met ingang van 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) in werking getreden. Deze nieuwe wet vervangt de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT). Binnen de WNT wordt de bezoldiging van topfunctionarissen genormeerd evenals de contractuele ontslagvergoeding. In de WNT benoemde topfunctionarissen bij een gemeente zijn de gemeentesecretaris en de griffier. Onafhankelijk van de bezoldiging geldt voor topfunctionarissen een openbaarmakingsverplichting van de bezoldiging in de jaarrekening. De inwerkingtreding van de WNT betekent dat in de jaarrekening 2013 een overzicht moet zijn opgenomen van de topfunctionarissen, waarbij op persoonsniveau de verschillende componenten van het beloningsmaximum dienen te zijn toegelicht. Daarnaast moet een overzicht zijn opgenomen op functieniveau van alle medewerkers waarvan de bezoldiging boven het maximum uitstijgt. Indien niet geheel wordt voldaan aan de openbaarmakingsverplichting of sprake is van onverschuldigde betalingen (bij overschrijding van de beloningsmaxima) dienen wij dit te melden bij de minister en tot uiting te brengen in onze controleverklaring.

Pagina 52

In het kader van de jaarrekening 2013 heeft de gemeente Rotterdam een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen binnen de gemeentelijke organisatie. Tevens heeft de gemeente vastgesteld of er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima kennen. Deze informatie is opgenomen in de toelichting op de jaarrekening op basis van de Beleidsregels toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector (WNT). Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd. Hierbij hebben wij in overeenstemming met de aanvullende beleidsregels van 12 maart 2014, geen controlewerkzaamheden verricht ten aanzien van de functionarissen zoals genoemd in art. 4.2 lid 2 letter c WNT (externe niet-topfunctionarissen). Onze controle heeft geen bevindingen opgeleverd die wij moeten opnemen in onze controleverklaring.

7.3

Begrotingsrechtmatigheid; de begroting is overschreden

Wij zijn nagegaan of de financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten alsmede de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de gemeenteraad geautoriseerde begroting.

7.3.1 De uitgangspunten In bepaling 6 van de Beleidsregels Begroten en Verantwoorden Rotterdam is opgenomen dat afwijkingen van de begroting boven het geautoriseerde bedrag per beleidsmatige inspanning voorafgaande instemming van de raad behoeven. Iedere overschrijding die achteraf blijkt is derhalve in de basis onrechtmatig. Hierop geldt, overeenkomstig de kadernota accountantscontrole van het PRPG, een aantal uitzonderingen. Kort samengevat zijn de belangrijkste: 1 Uitgaven die worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten. 2 Uitgaven die passen binnen de door de raad gestelde kaders, maar niet eerder konden worden gerapporteerd aan de raad. 3 Uitgaven die ten onrechte zijn gedaan, maar waarbij dit is gebleken na het verantwoordingsjaar. De uitgangspunten voor de begrotingsrechtmatigheid voor de jaarrekening 2013 bestaat uit: • de door de raad op 5 april 2012 bij Raadsbesluit 2012-816 vastgestelde Kadernota accountantscontrole rekening 2012 ev. (inclusief uitgangspunten in de kadernota van het PRPG 2010). • de tweede bestuursrapportage 2013. • de door de raad vastgestelde Beleidsregels begroten en verantwoorden Rotterdam (artikel 212 verordening) 2010, opgenomen in besluitvorming bij vaststelling Kadernota accountantscontrole 2012 ev. Ten aanzien van de begrotingsrechtmatigheid geldt bij gemeenterekening 2013 het uitgangspunt dat als bij een lastenoverschrijding per beleidsmatige inspanning en/of per reserve ten opzichte van begroot geen redenen bekend zijn op basis waarvan sprake zou zijn van een rechtmatige overschrijding van de lasten, het meerdere boven het geautoriseerde bedrag per beleidsmatige inspanning als (begrotings)onrechtmatig aangemerkt. Ten aanzien van de begrotingsrechtmatigheid voor reserves is door de Raad in de Kadernota accountantscontrole 2012 ev. besloten dat indien het doel waarvoor een bestemmingsreserve is gevormd niet meer bestaat, de bestemmingsreserve dient vrij te vallen ten gunste van de algemene middelen. Dit geldt ook voor bestemmingsreserves waaraan gedurende drie jaar niets is onttrokken of toegevoegd. In beide gevallen wordt het restant automatisch onttrokken zonder voorafgaande besluitvorming van uw raad tenzij uw raad gedurende het verantwoordingsjaar besluit om de bestemmingsreserve te handhaven. Dit kan geschieden indien het bestedingsdoel waarvoor de reserve is gevormd nog geldig is.

Pagina 53

7.3.2 Overschrijdingen beleidsmatige inspanningen Bij 21 van de 29 beleidsmatige inspanningen is sprake van een onderschrijding van het lastentotaal ten opzichten van de begroting. Op deze beleidsmatige inspanningen behoeft in het kader van begrotingsrechtmatigheid geen nadere analyse plaats te vinden. Bij de overige acht beleidsmatige inspanningen is sprake van een hogere besteding dan begroot. Voor deze beleidsmatige inspanningen dient nagegaan te worden of sprake is van een rechtmatige overschrijding. De te analyseren overschrijding bedraagt in totaal € 97,8 miljoen. Hieronder zijn de begrotingsoverschrijdingen weergegeven en is een analyse gemaakt van de aard van de overschrijdingen. De rechtmatigheid is ingedeeld naar de volgende categorieën: 1 Uitgaven die worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten. 2 Uitgaven die passen binnen de door de raad gestelde kaders, maar niet eerder konden worden gerapporteerd aan de raad. 3 Uitgaven die ten onrechte zijn gedaan, maar waarbij dit is gebleken na het verantwoordingsjaar. Op grond van de uitgevoerde analyses is een begrotingsonrechtmatigheid gerealiseerd van € 9,5 miljoen. Analyse begrotingsoverschrijdingen (x € 1.miljoen) Beleidsmatige inspanning

Overschrijding

Onrechtmatig

Rechtmatig vanwege 1

2

3

1

Dienstverlening

2,5

—

—

—

6

Belastingen

1,8

2,7

—

—

2,5 —

8

Cultuur klimaat

0,4

0,4

— —

1,5

—

10

Wijkveiligheid

1,5

—

— —

13

Leer- en schoolprestaties

4,1

—

—

3,7

0,4

0,5

—

—

0,9

—

62,7

11,1

58,1

—

—

24,3

19,2

—

—

5,1

97,8

33,4

58,1

4,6

9,5

18

Participatie Jeugd

23

Vastgoed

29

Heel (maken van de stad)

Totaal

7.3.3 Overschrijdingen reserves Beoordeling van de reserves in de jaarrekening 2013 op basis van het normenkader leidt tot de volgende fouten: • Risico op onrechtmatigheid vanwege niet muteren van de Egalisatiereserve Ombudsman en Egalisatiereserve Ombudsman derdengelden, totaal € 108.000. Op basis van bovenstaande bevindingen bedraagt de onrechtmatigheid van de reserves € 108.000.

7.3.4 Overschrijdingen kredieten Bij de tweede bestuursrapportage 2013 heeft het college verantwoording afgelegd over de investeringskredieten middels de Monitor Grote Projecten. In onze visie vindt de sturing op investeringen door de raad thans te veel op afstand plaats, door te meten en wegen op het totale investeringskader. Grote investeringskredieten worden separaat aan de raad ter goedkeuring voorgelegd. Over deze posten wordt individueel gerapporteerd. Daarnaast wordt elk jaar een bedrag toegekend voor een groot aantal investeringen.

Pagina 54

Dat betekent dat (behoudens de grote investeringskredieten) overschrijding van een individueel krediet niet onrechtmatig is, zolang er maar voldoende dekking is uit het totaal ter beschikking gestelde bedrag. Omdat de besteding van individuele kredieten zich kan uitstrekken over meerdere jaren en elk jaar opnieuw een totaalbedrag ter beschikking wordt gesteld, is er daarom vrijwel nooit sprake van een begrotingsonrechtmatigheid als gevolg van het overschrijden van individuele kredieten. Om de kwaliteit van de interne beheersing van de gemeente te verbeteren zijn wij van mening dat uniforme en duidelijke regels noodzakelijk zijn waarbij autorisatie van kredieten in onze visie op een lager investeringsbedrag wenselijk is.

7.3.5 Toelichting jaarrekening Volgens het BBV dienen overschrijdingen goed herkenbaar in de jaarrekening te worden opgenomen. Door het vaststellen van de rekening door de raad, waarin die uitgaven duidelijk zijn opgenomen, worden de desbetreffende uitgaven alsnog geautoriseerd. Wij merken op dat de redenen van de overschrijding thans toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening 2013.

7.3.6 Conclusie Op basis van onze beoordeling zijn wij van oordeel dat de begrotingsoverschrijdingen toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening. De volgende fouten zijn geconstateerd: Niet gecorrigeerde controleverschillen per onderdeel (€ miljoen)

Fouten

Onzekerheden

Begrotingsoverschrijdingen beleidsmatige inspanningen

9,5

-

Begrotingsonrechtmatigheden reserves

0,1

-

Totaal rechtmatigheid

9,6

-

Rechtmatigheid

7.4

Misbruik en oneigenlijk gebruik

In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik- en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Het rechtmatigheidscriterium M&O heeft vooral betrekking op bijstandsuitkeringen, het Participatiebudget, de WMO, specifieke uitkeringen en gemeentelijke heffingen alsook uitgaande subsidies en gunning van opdrachten aan derden. In het kader van de controle van het Participatiebudget waren in 2012 onregelmatigheden naar voren komen, waarvan wij in 2013 de afwikkeling hebben vastgesteld. De gemeente heeft maatregelen in de inrichting van de processen ter voorkoming van herhaling nog onderhanden. In 2013/2014 heeft de gemeente onderzoek verricht naar aanleiding van melding van onregelmatigheden bij de gunning van schoonmaak- en aanverwante contracten. Wij hebben de uitkomsten van het onderzoek van de gemeente beoordeeld en zelfstandig deze onregelmatigheden aanvullend onderzocht en vastgesteld dat deze geen gemeente-brede impact hebben. Daarbij is van belang dat wij de controle van de inkopen gegevensgericht hebben uitgevoerd. In het kader van de beoordeling van de geconstateerde onregelmatigheden hebben wij rekening gehouden met de eerder door ons geconstateerde tekortkomingen in het inkoopproces, waardoor een procesgerichte controle niet mogelijk was gebleken. Naar aanleiding van de onregelmatigheden inzake de schoonmaakcontracten en de bevindingen uit de uitgebreide steekproef van de inkopen en aanbestedingen gaat de gemeente extra maatregelen treffen ter beheersing van inkopen en aanbestedingen. Wij merken op dat aanscherping van de interne beheersing van de inkopen hoge prioriteit verdient.

Pagina 55

Bij misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het ook om de toetsing van de juistheid van gegevens van derden door afstemming met gegevens van andere partijen. Dit is een aspect dat primair via interne procedures dient te worden gewaarborgd. Vooral bij specifieke uitkeringen van het Rijk of derden, doch ook bij de besteding van de subsidiegelden is dit een bijzonder aspect van accountantsonderzoek. Op basis van gegevens vanuit andere instanties wordt gecontroleerd dat de gegevens die derden hebben verstrekt juist en volledig zijn. Bij de cluster Werk en Inkomen gebeurt dit ten aanzien van de bijstandsuitkeringen onder meer vanuit het Inlichtingenbureau. Hierbij worden landelijk data vanuit meerdere organisaties (sociale diensten, belastingdienst, UWV, SVB en dergelijke) met elkaar vergeleken, waarna relevante informatie ter zake wordt doorgegeven aan de gemeente Rotterdam. Bij een aantal regelingen worden op contractbasis organisaties ingeschakeld voor het verrichten van activiteiten ten behoeve van derden. In deze contracten heeft de gemeente Rotterdam opgenomen, onder welke voorwaarden middelen direct aan of ten behoeve van derden mogen worden verstrekt en op welke wijze dit aan de gemeente Rotterdam dient te worden verantwoord. Daarnaast wordt bij de totaalverantwoording veelal een controleverklaring gevraagd, waarbij het controle- en rapportageprotocol ter zake door de gemeente Rotterdam is opgesteld. Hierbij kan als voorbeeld gedacht worden aan contracten betreffende het participatiebudget alsook verstrekte subsidies en bijdragen aan derden. Het niet consistent toetsen op de naleving van relevante regelgeving kan misbruik- en oneigenlijk gebruik in de hand werken. Daarbij is het niet alleen van belang dat dit consistent gebeurt doch dat dit ook leidt tot maatregelen ter voorkoming. Als voorbeeld benoemen wij ook het toekenningen van kwijtscheldingen. Wij adviseren de gemeente de naleving van regelgeving consistent en structureel uit te voeren en passende consequenties te koppelen aan afwijkingen daarvan en het beleid bij te stellen bij teveel afwijkingen. Dit laatste aspect zien wij thans niet dan wel onvoldoende (zichtbaar) gebeuren als onderdeel van de beleidsuitvoering.

7.5

Niet financiële beheershandelingen

Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. Wij hebben geïnformeerd naar de lopende procedures waarbij de gemeente betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over de eventuele risico’s op dit vlak. Op grond hiervan beschikken wij niet over aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijke maken.

Pagina 56

8

Bevindingen jaarrekening

8.1

Materiële vaste activa

8.1.1 (Her)Waardering Vastgoed De waardering van het vastgoed is mede op basis van het BBV aan voorwaarden verbonden. De commissie BBV heeft in 2013 de Notitie Waardering Vastgoed uitgebracht. De notitie gaat in op de verwerking en verantwoording van vastgoed en geeft antwoord op de vraag wanneer er sprake kan zijn van een duurzame waardevermindering. Het vastgoed van een gemeente kan volgens de notitie worden ingedeeld in de categorieën Vastgoed met een maatschappelijke functie en Vastgoed met een bedrijfseconomische functie. Dit is een andere categorisering dan het BBV voorschrijft (maatschappelijk nut en economisch nut). Bij vastgoed met een maatschappelijke functie gaat het om het gemeentehuis, maar ook om gebouwen of terreinen met een maatschappelijke functie op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, welzijn, maatschappelijke opvang en/zorg. Bij deze categorie vastgoed behoeft geen rekening te worden gehouden met een duurzame waardevermindering, mits er sprake is van een bestuurlijke intentie om het vastgoed duurzaam te exploiteren. Indien bestuurlijk de intentie bestaat om het vastgoed met maatschappelijke functie te verkopen of de bestemming verandert naar vastgoed met een bedrijfseconomische functie, dan bestaat de mogelijkheid dat er een duurzame waardevermindering moet worden verantwoord. In 2012 heeft de gemeente Rotterdam een taxatieopdracht verstrekt voor taxatie van de vastgoed portefeuille in het kader van de waardering van het vastgoed. Daarbij bleek dat op basis van de interne registraties de stand van het onderhoud niet volledig en juist in de basisadministratie (Horizon) was opgenomen. De in 2012 uitgevoerde taxaties zijn gebaseerd op het geregistreerde onderhoudsniveau in Horizon. Als gevolg hiervan heeft de gemeente Rotterdam deze taxatie als niet adequaat gekwalificeerd. Als gevolg van andere inzichten van het onderhoudsniveau zijn naar het oordeel van de gemeente te hoge waarderingen toegekend (ruim boven de boekwaarde van het vastgoed). Ultimo 2012 is daarom geen gebruik gemaakt van de uitkomsten van het taxatierapport. In 2013 heeft de gemeente De Brinkgroep opdracht gegeven tot een modelmatige herwaardering van het gemeentelijk vastgoed die uitkomt op een afwaardering van € 44,3 miljoen. Deze modelmatige herwaardering betreft uitsluitend het commercieel vastgoed en is gedaan vanuit het meest negatieve scenario, aldus heeft de gemeente ons medegedeeld. De afwaardering betreft objecten waarvan de modelmatig berekende taxatie van de marktwaarde onder de boekwaarde van de objecten lag. Deze handelswijze is in lijn met de waarderingsgrondslag van het BBV (kostprijs dan wel lagere marktwaarde). Bovenop de modelmatige afwaardering is per vastgoed object een extra afslag van 10% toegepast op van de gecorrigeerde lagere marktwaarde. Deze extra afslag houdt verband met het feit dat de gemeente verwacht een aantal objecten geclusterd te kunnen verkopen. Bij geclusterde verkoop zal een potentiële koper nooit de waarde per individueel object betalen. Wij hebben de 10% niet objectief kunnen beoordelen aan recente gerealiseerde clusterverkopen, doch kunnen ons vinden in het percentage van 10%. In totaal bedraagt de in 2013 verwerkte afwaardering van de commerciële vastgoedportefeuille €48,73 miljoen, dit is de modelmatig per object berekende € 44,3 miljoen inclusief de afslag van 10%. Wij hebben bij de controle van deze afwaardering en de aanpak voor de modelmatige herwaardering per object onze vastgoed deskundigen van EY Real Estate (EY REAS) ingeschakeld. Wij hebben in het kader van onze controle overleg gehad met de taxateur en inzicht gekregen in de (detail)berekeningen alsmede de aannames/veronderstellingen van de modelmatige benaderingswijze door de taxateur. EY REAS heeft de veronderstellingen/aannames in het waarderingsmodel voor ons beoordeeld. De inputgegevens (uit Horizon) voor het waarderingsmodel hebben wij nader onderzocht.

Pagina 57

Een aandachtspunt dat aan de orde kwam betreft het feit dat bij taxatie is uitgegaan van de informatie die beschikbaar is in Horizon. Deze informatie is op objectniveau niet altijd juist en volledig bijgehouden en zie ook eerdere bevindingen over de kwaliteit van de gegevens over het onderhoudsniveau van de objecten in Horizon. Het achterstallig onderhoud was in de taxatie in 2012 immers in onvoldoende mate meegenomen, waardoor taxatiewaarden destijds te hoog uitvielen. Wij hebben vastgesteld dat bij de modelmatige herwaardering in 2013 per object rekening is gehouden met de object specifieke aspecten. Deze object-specifieke aspecten kunnen een negatief dan wel een positief effect hebben op de waardering. Negatieve aspecten kunnen zijn: funderingsproblemen, grondvervuiling, asbest, zwammen et cetera. positieve aspecten kunnen zijn: ligging/uitstraling van het pand, fysieke status van pand, extra parkeerruimten et cetera. Wij merken op dat de uitkomsten van de modelmatige herwaardering dus toch in zekere mate afhankelijk zijn van hetgeen in Horizon wel of niet volledig en/of juist was opgenomen. Wij zijn van mening dat deze onzekerheid over de betrouwbaarheid van de objectinformatie in Horizon geen materieel effect heeft op de uitkomst van de herwaardering. Echter omdat de exacte impact niet bekend is hebben wij in de foutevaluatie een PM-onzekerheid voor de getrouwheid en rechtmatigheid opgenomen. Voor de beoordeling van de volledigheid van de te waarderen objecten hebben wij op basis van het basisbestand uit de vastgoedadministratie Horizon zelfstandige analyses gemaakt en beoordeeld of er geen objecten met een materiele boekwaarde ontbraken in de waardering van de taxateur. De grootste objecten, met een totale boekwaarde van € 41 miljoen, hebben wij nader beoordeeld. Hieruit is gebleken dat de taxateur deze objecten terecht niet heeft meegenomen in de waardering. Dit betrof vastgoed met een maatschappelijke functie. Ten aanzien van het object Sportpaleis Ahoy (met een boekwaarde € 25,6 miljoen) merken wij op in te kunnen stemmen met het feit dat de gemeente dit vastgoed-object classificeert als vastgoed met een maatschappelijke functie en dat afwaardering derhalve niet aan de orde is. Wij adviseren de raad om in de financiële 212 verordening specifiek te maken welk Vastgoed binnen de gemeente Rotterdam een maatschappelijke functie heeft. Dit voorkomt onduidelijkheid hieromtrent en bevordert dat in volgende waarderingsronden een consistente gedragslijn wordt gehanteerd. Voorts bleek dat bij de modelmatige herwaardering voor alle objecten is uitgegaan van verkoop in bloot eigendom (grond wordt meeverkocht), terwijl een aantal objecten op erfpachtgrond staat. Bij de herwaardering is door De Brinkgroep geen rekening gehouden met erfpacht. Dit heeft een waardeverhogend effect op de (markt)waarde. De gemeente heeft ons medegedeeld dat het een algemene beleidslijn is dat verkoop van vastgoed vanuit bloot eigendom geschiedt. Wij hebben geen schriftelijke vastlegging omtrent deze gemeentelijke beleidslijn mogen ontvangen en er zijn de afgelopen jaren geen verkopen geweest, zodat wij de toepassing van deze beleidslijn hebben kunnen verifiëren. Om die reden hebben wij in de jaarrekening 2013 bij de waarderingsgrondslagen voor de waardering van de materiële vaste activa deze bepaling van verkoop in bloot eigendom expliciet laten toevoegen. Met de vaststelling van de jaarrekening is dit uitgangpunt dan ook door de raad bekrachtigd. De Brinkgroep heeft de parkeergarages gewaardeerd volgens de methode huurwaardekapitalisatie (Bruto Aanvang Rendement - BAR). Wij zijn van mening dat deze methode niet geschikt is voor de waardering van parkeergarages. Het doel van de gemeente ten aanzien van de waardering van de parkeergarages was een indicatie te krijgen van de marktwaarde van de parkeergarages, als zouden de parkeergarages als commercieel worden aangemerkt. Mede gezien het feit dat de parkeerplaatsen en – garages door de gemeente Rotterdam worden geclassificeerd als vastgoed met een maatschappelijke functie is waardering tegen kostprijs op basis van de BBV-notitie waardering Vastgoed geoorloofd.

Pagina 58

De gemeente Rotterdam heeft, in navolging van de waardering door De Brinkgroep, de objecten die onderdeel uitmaken van de exploitatie Hart van Zuid (met name Zwembad Charlois en Theater Zuid) voorzichtigheidshalve afgewaardeerd naar nihil. De afwaardering van de boekwaarde bedraagt € 9,4 miljoen. Naar aanleiding van onze controle is een deel van deze afwaardering teruggedraaid (€ 1,2 miljoen is gecorrigeerd), omdat deze objecten de komende twee jaren (2014 en 2015) in exploitatie blijven. De aan 2014 en 2015 toe te rekenen boekwaarde is op de balans gehandhaafd en zal de aankomende twee jaar naar nihil worden afgeschreven. Wij concluderen dat de modelmatige waardering door De Brinkgroep, met uitzondering van de bovenstaande opmerkingen, zorgvuldig en voorzichtig heeft plaatsgevonden. Voor de (her)waardering van het vastgoed met bedrijfseconomische nut (het commercieel vastgoed) is de juiste waarderingsmethode toegepast en is er rekening gehouden met de object-specifieke kenmerken. Wij hebben een onzekerheid genoteerd ten aanzien van de juistheid van de gegevens (in Horizon) die als basis voor de waardering hebben gediend. Wij benadrukken dat de waardering van het vastgoed een schattingsproces is, dat is gebaseerd op een momentopname, en er onder de huidige marktomstandigheden nog steeds risico is dat zich materiële aanpassingen kunnen voordoen in de waardering van het vastgoed in volgende boekjaren als gevolg van schattingsonzekerheid.

8.1.2 Parkeergarages/parkeerfonds Voor de in de balans opgenomen parkeergarages is sprake van een afzonderlijke benadering ten aanzien van de waardering. Belangrijkste uitgangspunt daarbij is dat de waardering van de parkeergarages die onderdeel uitmaken van het parkeerbeleid (sinds 2003) gezamenlijk worden bezien. De gezamenlijke exploitatie van deze parkeergarages is tot op heden verliesgevend. De dekking binnen het parkeerbeleid wordt daarbij gevonden in de overschotten die op het straatparkeren worden behaald. In het verleden zijn uit die opbrengsten dotaties gedaan aan het parkeerfonds via de bestemming van het resultaat. De tekorten op de exploitaties van de parkeergarages binnen het parkeerbeleid worden via de resultaatbestemming onttrokken aan het parkeerfonds. Op basis van de door de gemeente Rotterdam verwachte exploitatieresultaten blijkt dat er na 2030 sprake is van een negatieve stand van het parkeerfonds. Deze toekomstverwachting is geen aanleiding geweest om de waardering van de parkeergarages binnen het parkeerbeleid te herzien. Eveneens is nog niet besloten tot aanvullende stortingen in het parkeerfonds, gezien het feit dat dit nog ver in de toekomst ligt. Wij hebben begrepen dat het college in 2014 een voorstel behandelt en aan de raad voorlegt ter aanzuivering van negatieve standen van het parkeerfonds vanuit tijdelijke bijdragen uit de algemene reserve. Zodra het parkeerfonds het toelaat zal de uitname uit de algemene reserve weer worden teruggestort. De raad zal toestemming moeten geven voor deze tijdelijke aanwending van de algemene reserve en dotatie aan het parkeerfonds. Wij zien daarom in het kader van de controle 2013 geen aanleiding om tot een ander standpunt te komen ten aanzien van de waardering van de parkeergarages binnen het bestaande parkeerbeleid, alsmede de noodzaak tot aanvullende stortingen in het parkeerfonds.

8.1.3 Gemeenschappelijke tuinen In de jaren ‘50 tot ‘70 van de vorige eeuw zijn appartementsgebouwen gerealiseerd met een openbaar toegankelijk en gemeenschappelijk binnenterrein. Hierbij bleef het eigendom van dit binnenterrein bij de gemeente Rotterdam, maar werd het onderhoud contractueel bij de omringende woningen, meestal VVE’s, gelegd. De desbetreffende passage in de contracten is in 2011 door de Hoge Raad nietig verklaard, vanwege het opleggen van onderhoudsplicht op gemeentelijk eigendom.

Pagina 59

In 2013 heeft de gemeente een schouw verricht naar alle tuinen. Op basis van deze schouw is geconstateerd dat er 130 openbaar toegankelijke tuinen zijn, waarvoor de gemeente mogelijk verantwoordelijk is voor het onderhoud. De gemeente hanteert het uitgangspunt dat alleen voor de openbaar toegankelijke tuinen een mogelijke claim kan volgen en volgt daarin een passieve aanpak. Pas op het moment van indienen van een claim leidt dit mogelijk tot kosten. De gemeente Rotterdam kan voor in het verleden aantoonbaar gemaakte kosten aansprakelijk gesteld worden. In de jaarrekening 2013 is geen voorziening voor de mogelijke verplichting inzake de gemeenschappelijke tuinen opgenomen, aangezien het risico en de omvang niet zijn in te schatten en de gemeente tot op heden beperkt claims heeft ontvangen. Wij stemmen hiermee in omdat het risico en de omvang voor mogelijke claims thans niet is in te schatten en om die reden uitsluitend is toegelicht in de paragraaf weerstandsvermogen.

8.1.4 Niet volledig gefactureerde huur 2013 Door de gemeente Rotterdam zijn ook in 2013 leegstandscontroles op de verhuurde vastgoed-objecten uitgevoerd. Naar aanleiding van deze onderzoeken zijn indicaties naar voren gekomen dat objecten in de portefeuille ten onrechte niet zijn gefactureerd, hetgeen in lijn ligt met de bevindingen uit voorgaande jaren. De gemeente gebruikt de uitkomsten van de leegstandscontroles om het beheer verder te professionaliseren en in het geval er toch sprake is van gebruik van het vastgoed te komen tot een geformaliseerde verhuurrelatie. De gemeente hanteert het uitgangspunt dat voor objecten met leegstand geen facturering met terugwerkende kracht zal plaatsvinden. Redenen daarvoor zijn de onzekerheden ten aanzien van eventuele tegenclaims en/of dat afspraken nog moeten worden geformaliseerd en/of de omvang van individuele objecten zodanig gering is dat huurbepaling daarvan om die reden lastig is te maken. Een globale bepaling van de onderkende en niet opgelegde huuropbrengsten komt uit op circa € 0,7 miljoen. Wij hebben dit bedrag als onzekerheid meegenomen in onze foutevaluatie, omdat huuroplegging ook onzekerheid omtrent de inning van de huuropbrengsten met zich meebrengt.

8.1.5 Te late facturatie verhuuropbrengsten 2013 Op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben wij geconstateerd dat verhuurfacturen door de cluster Stadsontwikkeling van de gemeente Rotterdam te laat zijn verstuurd. Op basis van deze constatering hebben wij alsook de cluster Stadsontwikkeling een aantal additionele werkzaamheden uitgevoerd: • Cluster Stadsontwikkeling heeft op basis van de in 2014 verstuurde facturen een controle gedaan in hoeverre deze facturen betrekking hebben op boekjaar 2013. Uit deze controle is gebleken dat een bedrag van € 0,564 miljoen onterecht niet is meegenomen in de boekjaar 2013. Deze post is gecorrigeerd in de jaarrekening. • Er heeft een gedetailleerde analyse op objectniveau plaatsgevonden tussen de begroting 2013 en de jaarrekening 2013. Hieruit is gebleken dat onterecht voor € 0,305 miljoen geen huur in rekening is gebracht voor een tweetal objecten. Ook deze post is gecorrigeerd in de jaarrekening.

8.1.6 Ten onrechte geactiveerde kosten Wij hebben geconstateerd dat € 0,05 miljoen ten onrechte is geactiveerd voor verhuiskosten voor een school. Dergelijke kosten dienen ten laste van de exploitatierekening gebracht te worden en zijn niet te activeren. Dit bedrag is niet gecorrigeerd.

Pagina 60

Niet gecorrigeerde controleverschillen per onderdeel (€ miljoen)

Fouten

Onzekerheden

Activering verhuiskosten

0,05

-

Totaal getrouwheid en rechtmatigheid

0,05

-

Getrouwheid en rechtmatigheid

8.2

Financiële vaste activa

8.2.1 Risicoanalyse en informatie in de jaarrekening en paragraaf verbonden partijen Ten aanzien van de waardering van deelnemingen en belangen in de verbonden partijen en de beoordeling van mogelijke risico’s ten behoeve van de toelichting in de jaarrekening van de gemeente Rotterdam hebben wij aandacht gevraagd voor het opstellen van risicoanalyses, mede op basis actuele (financiële) informatie van deze partijen. De uitkomsten hiervan komen naar ons oordeel thans onvoldoende tot uitdrukking in de jaarrekening 2013 van de gemeente Rotterdam. Dit geldt ook voor de ontbrekende actuele vermogensposities van de gemeenschappelijke regeling en andere verbonden partijen. Voor 2014 geldt op dit punt een aanscherping vanuit de commissie BBV. Vanuit deze aanscherping zal de gemeente Rotterdam in de jaarrekening 2014 wel actuele informatie over alle verbonden partijen in de jaarrekening moeten opnemen. Wij vragen de aandacht hiervoor omdat dit proces tijdig ingeregeld dient te worden om te komen tot goede risicoanalyses en actuele informatie.

8.2.2 Innovation Quarter De gemeente Rotterdam heeft in 2013 het besluit genomen voor € 3 miljoen te participeren in Innovation Quarter. Wij hebben geconstateerd dat de formele oprichting in 2013 initieel niet heeft geleid tot verwerking van dit financiële belang in de jaarrekening 2013. Hiervoor is een correctie van € 3 miljoen verwerkt.

8.2.3 Waardering deelnemingen In het kader van de jaarafsluiting heeft de gemeente Rotterdam de deelnemingen beoordeeld en vastgesteld of risico’s op duurzame waardevermindering van toepassing zijn. Uit de beoordeling is één bijzondere waardevermindering naar voren gekomen voor een bedrag van circa € 2 miljoen. De laatste tijd zijn steeds vaker aan gemeenten gerelateerde instellingen onderwerp van discussie in verband met continuïteitsrisico’s of vermeende fraude. De gemeente Rotterdam toetst jaarlijks op het risico van de deelnemingen en verbonden partijen. In de praktijk is dit maatwerk en wordt dit per individueel in meer of mindere mate gedocumenteerd door de dossierhouder. De documentatie van de waarderingstoetsen zijn voor verbetering vatbaar. Wij hebben vastgesteld dat in 2013 voor deelnemingen en verbonden partijen consequent vooraf op basis van besluitvorming aangewezen is wie uw gemeente bij de aandeelhoudersvergaderingen dan wel bestuursvergaderingen mag vertegenwoordigen. Wij hebben bij onze controle geen afwijkingen geconstateerd.

Pagina 61

8.3

Voorraden grondexploitaties

8.3.1 Waardering voorraden Vanwege de mate van schattingsonzekerheid, die inherent is aan de prognoses in de grondexploitaties en de huidige economische situatie, is de waardering van de voorraden een significant risico in onze controleaanpak. Wij hebben het proces rondom de totstandkoming van de waardering getoetst. De uitkomsten van deze toetsing hebben wij in het hoofdstuk met betrekking tot beheersing opgenomen. De gemeente Rotterdam heeft voor het intern beoordelen van de grondexploitaties een afdeling project control ingericht. Deze afdeling heeft (detail) toets werkzaamheden uitgevoerd om de gemeente in staat te stellen een adequaat beeld van de grondexploitaties te geven. De rapportages van projectcontrol geven aan dat 33 van de 44 geselecteerde projecten één of meerdere onvolkomenheden bevatten. De onvolkomenheden hebben deels financiële impact. Voor de projecten met financiële impact hebben wij alsook de afdeling projectcontrol aanvullende werkzaamheden verricht om de desbetreffende projecten en actualisaties te onderbouwen. Dit heeft geleid tot controleverschillen die wij hierna behandelen. Wij hebben de waardering van de grondexploitaties getoetst, door het vaststellen van de redelijkheid van de gehanteerde schattingen met betrekking tot toekomstige opbrengsten, toekomstige kosten en de toegepaste fasering in de uitvoering van de grondexploitaties. Daarnaast hebben wij de redelijkheid van de gehanteerde parameters getoetst. Wij achten de waardering aanvaardbaar en vinden de veronderstellingen voor deze parameters redelijk. In het kader van de controle van de jaarrekening 2013 van de gemeente Rotterdam hebben wij de grondexploitaties gecontroleerd. De post voorraad van de gemeente Rotterdam is als volgt te specificeren: Bedragen x € 1.000 Overige grond- en hulpstoffen

31 december 2012

31 december 2013 2.463

4.524

12.438

10.410

(136.441)

(130.489)

(87.644)

(29.329)

Totaal onderhanden werk, waaronder bouwgrond in exploitatie

(224.085)

(159.822)

Totaal voorraden

(205.082)

(144.888)

Niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG’s)

In exploitatie genomen gronden/onderhanden werk (IEGG’s) Voorziening in exploitatie genomen gronden/onderhanden werk

Pagina 62

Uit het voorgaand overzicht blijkt dat de grondexploitaties nader onder te verdelen zijn naar overige grond- en hulpstoffen, nog niet in exploitatie genomen bouwgronden en het onderhanden werk. Deze onderverdeling is afhankelijk van de formele status van de grondexploitatie: • De gronden waar het college geen stellig voornemen heeft deze te ontwikkelen, dienen te worden verantwoord geclassificeerd als overige grond en hulpstoffen. • Als er nog geen vastgesteld exploitatieplan is, maar het college heeft wel het stellige voornemen de gronden op afzienbare termijn te ontwikkelen, dan dienen de desbetreffende gronden te worden gepresenteerd als bouwgronden die nog niet in exploitatie zijn genomen, de zogenaamde NIEGG’s. Hierbij is er dus nog geen zekerheid over de wijze waarop de bouwgrond in eigendom van de gemeente geëxploiteerd gaat worden. • Er is sprake van bouwgronden in exploitatie, oftewel onderhanden werk op het moment dat er een vastgesteld exploitatieplan aanwezig is, waarbij de bestemming van de gronden definitief is vastgelegd.

8.3.2 Schattingsonzekerheid in de grondexploitaties De waarde van de grondexploitaties van Rotterdam is onder andere afhankelijk van de toekomstige (markt) verwachtingen. Om deze reden is een regelmatige herijking van groot belang om zo snel mogelijk in te kunnen inspelen op gewijzigde omstandigheden en het meeste optimale resultaat voor de gemeente Rotterdam te bereiken. Wij constateren dat Rotterdam op diverse niveaus ‘’safeguards’’ heeft ingebouwd (zie hoofdstuk 5). Zo zijn in de exploitaties opgenomen: een risicoreserve, posten onvoorzien (op niveau kostensoorten) en algemene voorzieningen, zoals de voorziening werklocaties en woningbouw (deze voorzieningen zijn in de jaarrekening 2013 nagenoeg volledig vrijgevallen). Wij hebben vastgesteld dat de systematiek en de samenhang voor het vormen van deze ‘’safeguards’’ diffuus is en niet altijd consistent wordt toegepast. De uitkomst van de winstverwachting van de grondexploitaties is daarmee niet transparant en biedt de mogelijkheid om in navolgende jaren mogelijke zich voordoende tegenvallers onderhands (intern) op te vangen, zonder dat daarmee inzicht wordt gegeven in de oorzaak. Dit is niet wenselijk. Wij adviseren te zorgen voor eenduidige naamgeving, berekening en toepassing van de systematiek van de ‘’safeguards’’ in de grondexploitaties. Hierdoor is de gemeente Rotterdam beter in staat om een overall-inzicht te verkrijgen in de risico’s en de getroffen voorzieningen op de diverse niveaus van exploitatie van de gronden.

8.3.3 Verlies en winstnemingen uit het verleden Met de huidige systematiek leiden verliezen tot onherstelbare afboekingen die bij het op korte termijn aantrekken van de markt en verbeteren van de resultaatprognose in de rondexploitaties niet kunnen worden teruggeboekt. Het totaal van deze verantwoorde verliezen bedraagt € 451 miljoen exclusief rente (€ 593 miljoen inclusief rente). Zoals wij hebben begrepen heeft de gemeente Rotterdam vanaf 2014 het voornemen om de verantwoording van genomen verliesnemingen in de grondexploitaties niet langer als negatieve bijdragen in de grondexploitaties te presenteren maar afzonderlijk als verliesvoorziening op te nemen.

Pagina 63

8.3.4 Algemene voorzieningen binnen de post grondexploitaties De post grondexploitaties in de jaarrekening van de gemeente Rotterdam wordt verminderd door een aantal algemene voorzieningen. Een tweetal voorzieningen, de voorziening woonlocaties en voorziening werklocaties, zijn gevormd voor algemene risico’s in de grondexploitaties ten aanzien van de totale portefeuille. De gemeente Rotterdam berekent voor deze voorzieningen het totale portefeuillerisico ten aanzien van overmaat en vertaalt dit naar aanvullende voorzieningen voor de grondexploitaties. Deze voorzieningen zijn gevormd naar aanleiding van het onderzoek in 2011, waarbij geconstateerd was dat er geen match is tussen vraag en aanbod van de gemeente. Als reactie op dit onderzoek heeft de gemeente Rotterdam destijds aangegeven het aanbod op planniveau te herzien. Bij de controle van de jaarrekening 2013 hebben wij geconstateerd dat de omvang van deze voorzieningen daarop niet is aangepast. Wij hebben een gedetailleerde analyse uitgevoerd en verbanden gelegd met de individuele projecten waarvoor de voorziening is gevormd. Bij deze analyse is gebleken dat de algemene voorzieningen onvoldoende zijn onderbouwd. Het risico bestaat dat de voorzieningen niet worden ingezet waarvoor ze noodzakelijk zijn en dat er ten onrechte reserves ontstaan binnen de grondexploitaties waardoor de organisatie onvoldoende wordt gestimuleerd om de exploitaties te optimaliseren. Op basis van deze bevindingen heeft de gemeente Rotterdam besloten de voorzieningen in de jaarrekening 2013 vrij te laten vallen voor het deel dat niet goed kan worden onderbouwd. Dit heeft met name effect voor de voorziening werklocaties. Deze voorziening is volledig vrijgevallen ten gunste van het resultaat 2013. Het grootste deel van deze voorziening was gevormd voor het project Rotterdam Central District. In het project zelf is ook reeds rekening gehouden met tegenvallende verkoopopbrengsten. Daarnaast is de huidige winstverwachting positief (de opbrengsten zijn hoger dan de kosten) waardoor het risico voor de gemeente Rotterdam ten aanzien van deze grondexploitatie beperkt is en veel te negatief in de boeken stond. Wij adviseren voor komend jaar het woningbouw- en werklocatie programma aan te laten sluiten op de marktvraag. Daarnaast adviseren wij om inzichtelijk te maken wat de kosten van het huidige beleid zijn. De gemeente Rotterdam is van mening dat een optimale aanbod- en vraagverhouding factor twee tot drie bedraagt (er dient drie keer zoveel te worden aangeboden dan de marktvraag is). Dit veroorzaakt extra rentelasten, doordat niet alle locaties kunnen worden afgezet. Wij adviseren dit financieel effect inzichtelijk te maken zodat er een bewustere keuze gemaakt kan worden voor dit (over)aanbod.

8.3.5 Subsidies in de grondexploitaties Eén van de risico’s bij de huidige wijze van verwerken van grondexploitaties is dat subsidies niet goed zichtbaar zijn. Wanneer een subsidie door de gemeente Rotterdam wordt ontvangen, verwerkt de gemeente deze direct in de boekwaarde van de desbetreffende exploitatie. Het gevolg is dat onvoldoende inzichtelijk is in hoeverre deze subsidies reeds zijn besteed. Het risico is dat de gemeente Rotterdam in de toekomst geconfronteerd wordt met terugbetalingsverplichtingen, terwijl hiermee onvoldoende rekening is gehouden. Wij adviseren de boekingsgang van subsidies aan te passen en alleen het gerealiseerde deel toe te rekenen aan de grondexploitaties. Voor de jaarrekening van 2013 is het onmogelijk gebleken om deze correctie reeds door te voeren. Vanaf jaarrekening 2014 heeft gemeente Rotterdam toegezegd de subsidies separaat weer te geven.

Pagina 64

8.3.6 Niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG) Met ingang van het boekjaar 2012 heeft de commissie BBV gesteld dat gronden waar de raad geen stellig voornemen heeft om deze te ontwikkelen geclassificeerd dienen te worden als overige grond en hulpstoffen. Als er nog geen vastgesteld exploitatieplan is, maar de raad heeft wel het stellige voornemen de gronden op afzienbare termijn te ontwikkelen, dan dienen de desbetreffende gronden te worden gepresenteerd als bouwgronden die nog niet in exploitatie zijn genomen (NIEGG). Hierbij is er dus nog geen zekerheid over de wijze waarop de bouwgrond in eigendom van de gemeente geëxploiteerd gaat worden. Er is sprake van bouwgronden in exploitatie op het moment dat er een vastgesteld exploitatieplan aanwezig is, waarbij de bestemming van de gronden definitief is vastgelegd. Voor bouwgronden in exploitatie met een negatief saldo dient een voorziening te worden gevormd. De uitspraak van de Commissie BBV luidt als volgt: “Voor het activeren van kosten bij niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG) moet een reëel en stellig voornemen bestaan dat deze in de nabije toekomst zal worden bebouwd. Deze verwachting moet zijn gebaseerd op een raadsbesluit, waarin inhoud wordt gegeven aan ambitie en planperiode.” Het al dan niet classificeren als NIEGG heeft dus gevolgen voor de waardering van de gronden. In het kader van de accountantscontrole hebben wij voor de NIEGG’s de afzienbare termijn beoordeeld en geconstateerd dat deze binnen tien jaar moet liggen. Wij hebben bij de gemeente erop aangedrongen in de jaarrekening 2013 deze termijnen op te nemen bij de desbetreffende NIEGG’s, omdat de raad van de gemeente Rotterdam deze afzienbare termijn in het verleden nooit heeft vastgesteld. Met de vaststelling van de jaarrekening 2013 stelt de raad derhalve tevens de afzienbare termijn vast per NIEGG. Tevens adviseerden wij de gemeente reeds in 2012 de verordening financiële huishouding te actualiseren op de onderwerpen budgetten en activering van kosten bij NIEGG. Wij hebben vernomen dat de Raad in december 2013 de Verordening Financiën Rotterdam heeft vastgesteld (212 verordening) waarin de budgetten en activering van NIEGGS zijn uitgewerkt en waarin ook de afzienbare termijn van 10 jaar voor de NIEGGS is vastgelegd. Deze verordening geldt met ingang van 2014.

8.3.7 Begrotingsonrechtmatigheid grondexploitaties In de jaarrekening van Rotterdam vermeldt zij dat zich geen begrotingsonrechtmatigheden hebben voorgedaan op het gebied van grondexploitaties. Wij constateren dat wij bij de controle geen onrechtmatigheden hebben opmerkt. Wij constateren ook dat het budget op totaal niveau is vastgesteld en ruim is aangevraagd. De Rotterdamse raad heeft daarmee onvoldoende handvatten om zijn kaderstellende rol uit te oefenen. Hierdoor zijn de normen onvoldoende helder en zal bij toetsing op rechtmatigheid zelden een probleem ontstaan. Wij constateren een risico dat de raad van het college niet krijgt wat zij verwacht en voor het juiste bedrag. Wij adviseren de raad om haar kaderstellende rol bij de grondexploitaties nader te verduidelijken en in te vullen, zodat zij haar verantwoordelijkheid kan nemen ten aanzien van enerzijds kaderstelling en anderzijds de controle op de uitvoering door het college ten aanzien van deze zeer risicovolle processen met materiële impact op de gemeentelijke financiën en de jaarrekening.

Pagina 65

8.3.8 Conclusie foutevaluatie grondexploitaties Naar aanleiding van onze controle op de grondexploitaties en de niet in exploitatie genomen gronden hebben wij diverse (schattings)verschillen geconstateerd. Alle verschillen heeft Rotterdam verwerkt in de jaarrekening. Het totaal aan geconstateerde getrouwheidsverschillen bedraagt € 34,2 miljoen positief (het gecorrigeerd rechtmatigheidsverschil bedraagt € 38,2 miljoen). Na correcties resteren beperkte ongecorrigeerde controle verschillen welke invloed hebben op de presentatie of waardering van de grondexploitaties en niet in exploitatie genomen gronden per 31 december 2013. Dit betreft een controleverschil van € 0,13 miljoen aan projecten die reeds zijn afgesloten maar waarvoor nog saldi in de administratie staan. Het gaat hier om een getrouwheidsfout en een rechtmatigheidsfout. Conclusie Niet gecorrigeerde controleverschillen per onderdeel (€ miljoen)

Fouten

Onzekerheden

Projecten afgesloten maar nog in de administratie en het onderhanden werk

0,13

-

Totaal getrouwheid en rechtmatigheid

0,13

-

Getrouwheid en rechtmatigheid

8.4

Uitzettingen/overige vorderingen

De controle van de uitzettingen en overige vorderingen heeft geleid tot correcties ten aanzien van de nog op te leggen belastingen die te hoog was opgenomen (€ 1,8 miljoen) en de voorziening debiteuren Stadstoezicht die te laag was opgenomen (€ 2,8 miljoen). Deze correcties zijn juist verwerkt in de jaarrekening 2013.

8.5

Voorzieningen

8.5.1 Concernhuisvesting De voorziening concernhuisvesting ad € 7,9 miljoen is vrijgevallen ten gunste van het resultaat 2013. Initieel was een voorziening opgenomen die was gericht op toekomstige herinrichtingen van een pand voor concernhuisvesting. Aangezien deze voorziening niet aan de BBV voldoet is de voorziening gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening 2013.

8.5.2 Voorziening verlegregeling Eneco heeft een claim ingediend voor historische en toekomstige werkzaamheden in het kader van de verlegregeling. Door de gemeente Rotterdam een is een notitie opgesteld die voorziet in de financiële verwerking van deze claims en de verdeling van de kosten. Op basis van de laatste inzichten concludeert de gemeente dat de verlegregeling aanvullende kosten zal veroorzaken. Bij het cluster Stadsontwikkeling is deze voorziening in de grondexploitaties gevormd, voor de overige clusters onder de overige voorzieningen op de balans. Wij hebben geconstateerd dat de onderliggende berekening consistent is opgesteld met voorgaand jaar en concluderen dat de voorziening volledig is verantwoord in de jaarrekening 2013.

Pagina 66

8.5.3 Voorziening ICOS Deze voorziening is bedoeld ter dekking van een mogelijke toekomstige waardevermindering van de deelname in het innovatiefonds ICOS. In februari 2011 heeft B&W toestemming gegeven om voor € 2 miljoen aan deelnemingen aan te gaan in het betreffende innovatiefonds, in 2013 is € 2 miljoen onttrokken aan de reserve RCI in het kader van ICOS. Dit bedrag is afgestort in de nieuwe voorziening ICOS. Op basis van onze controle is naar voren gekomen dat van een waardevermindering geen sprake is en derhalve een onttrekking noch een voorziening aan de orde is. Op grond hiervan is de onttrekking aan de reserve en het vormen van de voorziening teruggedraaid in de definitieve jaarrekening 2013.

8.6

Overlopende passiva

8.6.1 Inkooporders Wij hebben de controle op de balansverplichtingen uit hoofde van inkooporders ad totaal € 84 miljoen via een deelwaarneming uitgevoerd. Geconstateerd wordt dat de gemeente op het verplichtingen proces heeft gestuurd, echter dat niet voorkomen is dat verplichtingen te hoog/dubbel verantwoord zijn. Belangrijke achtergrond hiervan is dat sinds kort met één financieel pakket wordt gewerkt binnen de gemeente en het werken met voorregistraties (inkooporders) relatief nieuw is en derhalve nog geen gemeengoed. Als gevolg hiervan zijn in enkele gevallen inkoopverplichtingen aangemaakt en zijn tevens de in 2014 ontvangen facturen als transitorische post opgenomen. Wij hebben de geconstateerde fouten door middel van extrapolatie vertaald op de gehele massa. De gemeente heeft de te corrigeren fouten van € 1,1 miljoen in de definitieve jaarrekening 2013 gecorrigeerd. De geëxtrapoleerde fout van € 7,4 miljoen resteert in de foutweging voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid.

8.6.2 Reserverings- en stallings- en overige klantrekeningen bijstand Onder de overlopende passiva extern is per saldo € 2,9 miljoen verantwoord inzake reserverings- en stallings- en overige bijstandsklantrekeningen. Naar aanleiding van onze controle is het oorspronkelijke saldo ad € 3,5 miljoen voor € 0,6 miljoen afgeboekt tot € 2,9 miljoen. De saldi op deze rekeningen zijn ontstaan uit boekingen vanuit het uitkeringssysteem Socrates en betreffen verplichtingen en verrekeningen met bijstandscliënten over meerdere jaren. Wij hebben, conform voorgaande jaren, geconstateerd dat de betreffende rekeningen niet uitgezocht en opgeschoond zijn. In vergelijking met vorig jaar heeft het cluster wel de rekeningen op cliëntniveau gespecificeerd en een ouderdomsanalyse en afloopcontrole uitgevoerd, echter een adequate onderbouwingen ontbreekt. Uit deze analyse is gebleken dat het saldo van € 2,9 miljoen voor € 2,6 miljoen bestaat uit posities die in 2013 en/ of 2014 nog mutaties (onder andere afloop van € 0,9 miljoen) hebben gekend en in 2014 nader door het cluster uitgezocht dan wel afgeboekt zullen worden. Niet uitgezochte posities in 2014 zullen in de jaarrekening 2014 alsnog leiden tot een fout. Voor € 0,3 miljoen aan posities, hebben in de afgelopen jaren geen mutaties plaatsgevonden. Wij hebben de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van deze saldi niet kunnen vaststellen, waarbij wij derhalve € 0,3 miljoen als fout hebben aangemerkt voor zowel de getrouwheid als rechtmatigheid.

8.6.3 Nog te betalen FLO Onder de nog te betalen posten was een schuld aan de Veiligheidsregio te hoog opgenomen die op ons aangeven gecorrigeerd is voor € 1,3 miljoen.

Pagina 67

8.6.4 Conclusie Niet gecorrigeerde controleverschillen per onderdeel (€ miljoen)

Fouten

Onzekerheden

Verplichting inkooporders te hoog opgenomen (positief resultaateffect)

7,38

-

Reserverings- en stallings- en overige klantrekeningen bijstand

0,33

Totaal getrouwheid en rechtmatigheid

7,71

Getrouwheid en rechtmatigheid

8.7

-

Aansluitverschillen conversie

Aansluitverschillen als gevolg van de conversie zijn voor een bedrag van € 2,3 miljoen in het resultaat 2013 verwerkt. Wij hebben de getrouwheid en rechtmatigheid van deze boeking niet kunnen vaststellen en derhalve als onzeker opgenomen. Niet gecorrigeerde controleverschillen per onderdeel (€ miljoen)

Fouten

Onzekerheden

Resultaateffect aansluitverschillen conversie

2,3

-

Totaal

2,3

-

Getrouwheid en rechtmatigheid

8.8

Algemene uitkering

De gemeente heeft abusievelijk een foutieve waarde WOZ-waarde 2011 ingediend bij het ministerie. In het kader van de afrekening in 2013 van de algemene uitkering heeft dit een negatief effect gehad op de uitkering 2011 van € 3,8 miljoen. Het ministerie heeft geoordeeld dat de gemeente op het ingediende bezwaar niet ontvankelijk is. Op grond hiervan heeft de gemeente voorzichtigheidshalve de last van € 3,8 miljoen in 2013 verantwoord.

8.9

Presentatiecorrecties

In het kader van de jaarrekening controle 2013 zijn uit de controle diverse presentatie verschillen geconstateerd. Presentatie verschillen kenmerken zich doordat zij meerdere balansposten hoger en of lager presenteren dan dat deze dienen te zijn. Een totaal van € 26,8 miljoen is gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening 2013.

Pagina 68

9

Single information Single audit

9.1

Algemeen

Met ingang van 2013 is er een centrale SISA-coördinator die het proces stuurt en per cluster zijn verantwoordelijken aangewezen per regeling. Daarnaast heeft de IC afdeling van de gemeente Rotterdam controles uitgevoerd per SISA-regeling op basis van de uitgangspunten van de nota verwachtingen accountantscontrole met gebruikmaking van door ons aangeleverde documentatiesets. Het SISA proces is op voornoemde punten verbeterd. Echter ondanks dat de gemeente per regeling clusterverantwoordelijken voor het afleggen van verantwoording over de specifieke uitkeringen heeft benoemd is de kwaliteit en oplevering van de SISA-regelingen nog niet bij alle clusters optimaal. Dit heeft tot vertraging geleid in de uitvoering van de controle, zowel bij de IC afdeling van de gemeente als in onze controle. Dit betrof de SISA-regelingen van het Cluster Stadsontwikkeling. Voor dit Cluster beschikt de gemeente niet over een adequaat SISA-dossier waarin alle relevante controledocumentatie is opgenomen. Tevens is uit de werkzaamheden gebleken dat het Cluster zich nog onvoldoende bewust is van de eisen die door middel van de Nota verwachtingen accountantscontrole en de daarbij behorende Invulwijzer SISA aan de verantwoording door de gemeente worden gesteld. Ook in 2013 zijn uit de accountantscontrole fouten hersteld en onzekerheden opgelost. Wij merken op dat de IC afdeling van de gemeente en wij als accountant een te omvangrijke rol vervullen om te komen tot een goede SISAverantwoording. Wij adviseren de gemeente om de stappen die in 2013 zijn gezet verder door te zetten in 2014 waarbij de verantwoordelijkheid van de Clusters zelf en de daarbij betrokken beleidsmedewerkers en financiële ondersteuners meer aandacht krijgt.

9.2

SISA-bevindingen

De SISA-verantwoording kwalificeert als een middel om subsidies af te rekenen met het Rijk. Op het moment dat de SISA-verantwoording niet de juiste en volledige informatie bevat en/of de betrouwbaarheid daarvan door de accountant niet kan worden vastgesteld, loopt de gemeente het risico dat het Rijk de subsidie geheel of gedeeltelijk terugvordert. Bij sommige regelingen is gemeente Rotterdam de penvoerder van de subsidie en is de uitvoering belegd bij een externe partij of is sprake van samenwerking met meerdere partijen. Ook in die situatie is de gemeente (eind)verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording door middel van SISA en dienen vooraf concrete afspraken te zijn gemaakt over de wijze van verantwoorden en de zekerheid die daarbij wordt verkregen. In het bijzonder vragen wij uw aandacht voor de Regeling Pieken in de Delta, waarbij in de komende jaren een finale afwikkeling moet plaatsvinden waarbij het verkrijgen van betrouwbare en gecontroleerde informatie van de contractpartners van essentieel belang is. Bij de Regeling Luchtkwaliteit is sprake van een fors saldo aan nog te besteden middelen. De gemeente realiseert zich dit en heeft reeds contact opgenomen met de subsidieverstrekker om de mogelijkheden te onderzoeken op welke manier de resterende middelen kunnen worden ingezet. Hierbij wordt ook gekeken naar het verantwoorden van toekomstige verplichtingen. Wij wijzen de gemeente er op dat bij de verantwoording 2016 moet worden vastgesteld dat de te verantwoorden bestedingen passen binnen het bestedingenbegrip in het kader van SISA, zoals verwoord in de Invulwijzer SISA, en dat bij eventuele afwijking hiervan schriftelijke afstemming met de subsidieverstrekker moet plaatsvinden. De regeling Onderwijsachterstandenbeleid is een meerjarige regeling, die inmiddels is verlengd tot en met 2015, waarbij middelen gedurende de periode mogen worden gespaard en in latere jaren worden besteed. Hierbij geldt wel een uiterlijke termijn, namelijk eind 2015.

Pagina 69

Ultimo 2013 resteert een onbesteed saldo van € 8,6 miljoen, dit is mede het gevolg van het feit dat de gemeente ook eigen middelen beschikbaar stelt en daardoor niet de volledige Rijksbijdrage benut. Wij adviseren de gemeente om in 2014 de benutting van het resterende saldo in kaart te brengen, teneinde het risico op terugbetaling van middelen te beperken. Inzake de regeling Nationale Sleutel Projecten heeft overleg plaatsgevonden tussen het ministerie van IenM en de gemeente Rotterdam en is voor de indicator E12/01 een nul-verantwoording ingediend voor de indicator E12/03 de besteding tot en met 2012. De definitieve cijfers worden ingevuld bij de eindafrekening van het project.

9.3

Onderwijsachterstandenbeleid (D9)

De regeling Onderwijsachterstandenbeleid is een meerjarige regeling, die inmiddels is verlengd tot en met 2015, waarbij middelen gedurende de periode mogen worden gespaard en in latere jaren worden besteed. Hierbij geldt wel een uiterlijke termijn, namelijk eind 2015. Ultimo 2013 resteert een onbesteed saldo van € 8,6 miljoen, dit is mede het gevolg van het feit dat de gemeente ook eigen middelen beschikbaar stelt en daardoor niet de volledige Rijksbijdrage benut. Wij adviseren de gemeente om in 2014 de benutting van het resterende saldo in kaart te brengen, teneinde het risico op terugbetaling van middelen te beperken.

9.4

Mooi Nederland (E10)

Voor beschikkingnummer IPMN921001 zijn loonkosten verantwoord. Hierbij hebben wij geconstateerd dat de gehanteerde uurtarieven hoger zijn dan volgens de regeling is toegestaan. De regeling staat toe dat uurtarieven zijn gebaseerd op de werkelijke loonkosten inclusief een opslag van 50%. Uit een analyse blijkt dat de loonkosten voor een bedrag van € 140.761 te hoog zijn verantwoord als gevolg van te hoog gehanteerde loonkosten. De gemeente heeft deze fout gecorrigeerd in de SISA-bijlage 2013. Derhalve is door ons geen fout gerapporteerd. Voor beschikkingnummer IPMN921001 is de kolom cumulatieve bestedingen aangepast voor de bestedingen uit 2012, deze waren opgenomen voor 20%, terwijl 100% had moeten worden verantwoord op basis van de invulwijzer. Dit is afgestemd met het vakdepartement. Wij maken hiervan melding in ons verslag van bevindingen. Bij de controle 2012 hebben wij 100% van de bestedingen betrokken bij onze controlewerkzaamheden.

9.5

Luchtkwaliteit (E11B)

Bij de regeling Luchtkwaliteit is sprake van een fors saldo aan nog te besteden middelen. De gemeente realiseert zich dit en heeft reeds contact opgenomen met de subsidieverstrekker om de mogelijkheden te onderzoeken op welke manier de resterende middelen kunnen worden ingezet. Hierbij wordt ook gekeken naar het verantwoorden van toekomstige verplichtingen. Wij wijzen de gemeente er op dat bij de verantwoording 2016 moet worden vastgesteld dat de te verantwoorden bestedingen passen binnen het bestedingenbegrip in het kader van SISA, zoals verwoord in de Invulwijzer SISA, en dat bij eventuele afwijking hiervan schriftelijke afstemming met de subsidieverstrekker moet plaatsvinden.

9.6

Nieuwe sleutelprojecten (NSF E12)

Naar aanleiding van overleg tussen het ministerie van IenM en de gemeente Rotterdam is voor de indicatoren E12/01 een nul-verantwoording ingediend voor en E12/03 het maximale subsidiebedrag verantwoord. De definitieve cijfers worden ingevuld bij de eindafrekening van het project.

Pagina 70

9.7

Regeling Pieken in de Delta (F7)

In augustus 2010 is ten laste van de subsidieregeling Sterktes in de regio, Pieken in de Delta een subsidie van maximaal € 2,5 miljoen toegekend aan het project Clean Tech Delta Innovationcluster (CTD). Het project CTD kenmerkt zich door een samenwerking van bedrijfsleven, kennis- en onderzoeksinstituten en de gemeente. Deze partijen willen door samenwerking komen tot een snellere ontwikkeling en toepassing van nieuwe technologie die bijdraagt aan de economische ontwikkeling van de regio Rotterdam – Delft (inclusief het Stadshavensgebied, onderdeel van het Haven– en Industriecomplex in transitie). Door samenwerking in projecten op het gebied van energietransitie en deltatechnologie zal de vooraanstaande positie die het Rotterdamse Haven – en Industriecomplex hierin reeds heeft, worden versterkt en uitgebouwd. Voor het project is de gemeente de penvoerder. Het samenwerkingsverband wordt gevormd door de zogenaamde founding fathers en convenantpartners. De in de tabel opgenomen bestedingen 2012 zijn de bestedingen van de gemeente Rotterdam. De bestedingen van de convenantpartners zijn niet verantwoord in de SISA-bijlage 2013 aangezien hierover nog onvoldoende zekerheid bestaat over de juiste en rechtmatige besteding aangezien deze zijn gebaseerd op voorlopige ongecontroleerde opgaven. Door de betrokken partijen is afgesproken dat accountantscontrole op deze opgaven pas na afloop van het project zal plaatsvinden.

9.8

BUIG (G2)

De geconstateerde fouten betreft de onjuiste toepassing van relevante wet- en regelgeving gebaseerd op uitgevoerde steekproeven op de bijstand verstrekking WWB en andere BUIG-regelingen. De geconstateerde onzekerheid betreft de mogelijk onjuiste toepassing van relevante wet- en regelgeving gebaseerd op uitgevoerde steekproeven op de bijstand verstrekking WWB en andere BUIGregelingen. Naast de fouten en onzekerheden uit de steekproefcontrole BUIG 2013, hebben wij een fout geconstateerd in de verstrekte voorschotten BUIG welke als bijzondere bijstand is verantwoord in de jaarrekening 2013. In totaal is ultimo 2013 € 3,3 miljoen aan voorschotten BUIG verstrekt en als bijzondere bijstand verantwoord. Ten opzichte van voorgaande jaren zijn in 2013 meer voorschotten BUIG verstrekt in verband met grote achterstanden in de afhandeling van BUIG-aanvragen. Uit de nadere (afloop) analyse van het saldo blijkt dat het boven proportionele deel van de voorschotten BUIG die in 2014 tot een toekenning hebben geleid € 0,8 miljoen. Dit bedrag is fout omdat het BUIG lasten 2013 zijn en als bijzondere bijstand zijn verwerkt in de JR 2013 en niet in de SISA als BUIG-lasten zijn verantwoord. Daarnaast is uit de analyse gebleken dat voor € 0,04 miljoen aan nog niet afgehandelde aanvragen sprake is van een onzekerheid.

9.9

Wet Participatiebudget (G5)

Wij hebben de onzekerheid voor DAAD opgenomen in de foutevaluatie SISA. Zie voor nadere toelichting paragraaf 7.2.2.

9.10 SISA-tabel 2013 gemeente Rotterdam Wij hebben de in de SISA-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2013. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de navolgende specifieke uitkeringen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SISA geldende rapporteringstolerantie overschrijden.

Pagina 71

Nummer specifieke uitkering conform SISAbijlage 2013

Specifieke uitkering of overig

Fout of onzekerheid -

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid -

-

-

-

-

Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2014 (OAB)

-

-

-

Sanering verkeerslawaai

-

-

-

E7A

Innovatieprogramma Klimaatneutrale Steden (Proefprojecten)

-

-

-

E10

Tijdelijke subsidieregeling Innovatieprogramma Mooi Nederland

-

-

E11B

Nationaal Samenwerkingsprogramma Luchtkwaliteit (NSL) SISA tussen medeoverheden

-

-

Voor beschikkingnummer IPMN921001 is de kolom cumulatieve bestedingen aangepast voor de bestedingen uit 2012, deze waren opgenomen voor 20%, terwijl 100% had moeten worden verantwoord op basis van de invulwijzer. De gehanteerde werkwijze is afgestemd met het vakdepartement. -

E12

Nieuwe Sleutel Projecten (NSP)

-

-

E22

Nota Ruimte project Stadshaven Rotterdam

-

-

Naar aanleiding van overleg tussen het ministerie van IenM en de gemeente Rotterdam is voor de indicator E12/01 een nul-verantwoording ingediend aangezien het maximale subsidiebedrag reeds is verantwoord. De definitieve cijfers worden ingevuld bij de eindafrekening van het project. -

Spoorse doorsnijdingen, tranche 1

-

-

-

D1

Regionale meld- en coördinatiecentra voortijdig schoolverlaten

D4A

Regeling brede scholen 2009_Uitstel

D9 E3

E26

Pagina 72

Nummer specifieke uitkering conform SISAbijlage 2013

Specifieke uitkering of overig

Fout of onzekerheid -

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid -

-

-

-

Wet sociale werkvoorziening (Wsw)

-

-

De besteding 2013 heeft betrekking op de uitgaven van de gemeente Rotterdam en niet op de bestedingen van de convenantpartners. -

G1A

Wet sociale werkvoorziening (Wsw) Totaal 2012

-

-

-

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 WWB

Fout

€ 10.057.703

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 WWB

Onzekerheid

€ 18.608.315

Betreft voor € 9.232.460 de geëxtrapoleerde fout als gevolg van onjuiste toepassing van relevante wet- en regelgeving. Daarnaast is voor € 825.243 aan voorschotten BUIG2013 verstrekt die niet in de BUIG lasten 2013 zijn verantwoord. Betreft voor € 18.565.581 de geëxtrapoleerde onzekerheid als gevolg van het ontbreken van voldoende en geschikte controleinformatie om de juiste toepassing van de relevante wet- en regelgeving vast te stellen. Daarnaast is voor € 42.734 aan voorschotten BUIG 2013 verstrekt, waarvan de aanvraag nog niet is afgehandeld en mogelijk tot BUIGlasten 2013 kunnen leiden.

F4B

Deelproject 750 hectare natuur- en recreatiegebied (Project Mainportontwikkeling Rotterdam)

F7

Subsidieregeling sterktes in de regio (Pieken in de delta)

G1

Pagina 73

Nummer specifieke uitkering conform SISAbijlage 2013

Specifieke uitkering of overig

G3

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)

G5

Wet participatiebudget (WPB)

Fout of onzekerheid -

-

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid -

-

-

De loonkostensubsidies die via DAAD in de jaren 2006-2011 ten laste van het Participatiebudget (voorheen WWB werkdeel) zijn gebracht, zijn nog niet vastgesteld. Wij wegen dit als een onzekerheid omtrent de rechtmatige verantwoording van het Participatiebudget die ligt tussen € 0 en € 71 miljoen.

Verzameluitkering SZW

-

-

Overigens merken wij op dat deze onzekerheid geen betrekking heeft op de verantwoorde lasten en baten Participatiebudget over 2013 zoals verantwoord in de SISA-bijlage 2013. -

H1

Ministeriële regeling heroïnebehandeling

-

-

-

H3

Seksualiteitscoördinatie- en hulpverlening + aanvullende curatieve SOA bestrijding

-

-

-

G7

Pagina 74

10

Verplichte mededelingen van uw accountant

In onderstaand schema hebben wij een aantal onderwerpen opgenomen die u als gemeenteraad behulpzaam kunnen zijn bij het invullen van uw controlerende rol. Aandachtsgebied

Mededeling

Algemeen aanvaarde controlestandaarden Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden. Dit betekent dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Onderdeel van onze controle is het uitvoeren van een evaluatie van de interne beheersingsmaatregelen teneinde de mate en diepgang van onze testwerkzaamheden te plannen.

Bij de jaarrekening 2013 hebben wij op 3 september 2014 een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid afgegeven. Wij hebben een controleverklaring met beperking voor de rechtmatigheid afgegeven.

Onderzoek jaarverslag Op grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 213 lid 3 onder d Gemeentewet dienen wij na te gaan of in het jaarverslag het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en of overigens het jaarverslag voldoet aan de wettelijke vereisten.

In onze controleverklaring is tevens een verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties opgenomen. Van tekortkomingen is ons niets gebleken.

Belangrijke verslaggevingsgrondslagen Wij beoordelen de keuze van en de wijzigingen in belangrijke verslaggevingsgrondslagen en controleren de toepassing van het BBV.

Er hebben zich in 2013 geen wijzigingen voorgedaan in de gehanteerde verslaggevingsgrondslagen.

Pagina 75

Aandachtsgebied

Mededeling

Onze mening over de gehanteerde waarderingsgrondslagen en naleving van bepalingen en richtlijnen voor de financiële verslaggeving Wij bespreken met het college en het management de kwaliteit en niet alleen de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving. In deze bespreking komen tevens zaken aan de orde die een significante invloed hebben op de kwaliteit van de jaarverslaggeving, zoals: • nieuwe of gewijzigde waarderingsgrondslagen; • schattingen, beoordelingen en onzekerheden; • bijzondere transacties; • waarderingsgrondslagen met betrekking tot significante jaarrekeningposten, inclusief het tijdstip waarop transacties plaatsvinden en de periode waarin die worden verantwoord.

De gekozen waarderingsgrondslagen zijn aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening.

Verschillen van inzicht met het management over administratieve en verslaggevingskwesties Er waren geen verschillen van inzicht met het college en het management over de waarderingsgrondslagen, de financiële administratie, de verslaggeving of onze controlewerkzaamheden.

Pagina 76

Aandachtsgebied

Mededeling

Beoordelingen en schattingen van het management Voor het opstellen van de jaarrekening moeten vaak schattingen worden gemaakt. Bepaalde schattingen zijn van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van het college en het management. Wij informeren de gemeenteraad en het college omtrent de controleverschillen die wij tijdens onze controle hebben vastgesteld en die naar ons oordeel individueel dan wel gezamenlijk een belangrijke invloed hebben op de financiële verslaggeving.

Wij onderschrijven de schattingen en de wijze waarop deze worden gemaakt door het management en het college.

Gebruikmaking werkzaamheden andere accountants Wij hebben in het kader van onze controle gebruik gemaakt van de werkzaamheden van andere accountants in het kader van onder andere de controle van de WMO huishoudelijke verzorging in natura en subsidies en parkeeropbrengsten.

Volledigheid verplichtingen, claims, risico’s en garanties De gemeente gaat gedurende een boekjaar tal van transacties aan. Het overgrote deel van deze transacties hebben hun weerslag in de financiële administratie. Een deel van de door uw gemeente in 2013 aangegane transacties heeft geen weerslag in de financiële administratie over 2013, terwijl hieruit wel financiële consequenties kunnen volgen. Als voorbeeld in dit kader noemen wij afgesloten contracten en aansprakelijkheidsstellingen.

Aangezien wij als accountant niet in staat zijn vast te stellen dat alle niet uit de administratie blijkende relevante verplichtingen, risico’s en garanties volledig en juist in de jaarrekening zijn verwerkt, hebben wij het college gevraagd schriftelijk te bevestigen dat bij het opmaken van de jaarrekening alle relevante (en bekende) feiten en omstandigheden zijn betrokken.

Werking van de interne beheersingsmaatregelen (waaronder de continuïteit en betrouwbaarheid) van de geautomatiseerde gegevensverwerking In het kader van de controle van de jaarrekening brengt de accountant verslag uit omtrent zijn bevindingen met betrekking tot de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen.

De jaarrekeningcontrole heeft geen ernstige bedreigingen inzake de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.

Pagina 77

Aandachtsgebied

Mededeling

Materiële fouten, fraudes en illegale handelingen Hoewel hier niet specifiek op gericht, hebben onze controlewerkzaamheden het afgelopen jaar geen materiële fouten, fraudes of andere illegale handelingen, uitgevoerd door het college, het management of andere werknemers, aan het licht gebracht, behoudens hetgeen is toegelicht in paragraaf 7.2.2 en 7.2.5.

Onze onafhankelijkheid Onafhankelijkheid is naast deskundigheid een van de pijlers van onze beroepsuitoefening. Wij hechten aan onze reputatie op het gebied van deskundigheid en onafhankelijkheid. Wij kennen een groot aantal maatregelen, vastgelegd in een continu geactualiseerde database, die de onafhankelijkheid dienen te waarborgen. Periodiek wordt de naleving van interne en externe onafhankelijkheidsvoorschriften beoordeeld, bijvoorbeeld ten aanzien van potentieel conflicterende diensten en de financiële onafhankelijkheid. Onze professionals moeten jaarlijks hun onafhankelijkheid bevestigen.

Wij dienen mondeling en schriftelijk van onze onafhankelijkheid melding te maken, ook al concluderen wij dat er geen zaken zijn die redelijkerwijs kunnen worden gezien als zijnde van invloed op onze onafhankelijkheid. Op basis van onze analyse concluderen wij dat wij onafhankelijk zijn geweest in de zin van de Nederlandse wet- en regelgeving. In 2010 is op verzoek van EY met de COR een procedure inzake opdracht acceptatie gedefinieerd en geformaliseerd. Deze procedure is door ons ook in 2013 gevolgd.