WW y gemeente
IN.1108982 OOSterhOUt
Gemunte Oosterhout ontvangen
~4 ME! 2011
^v^>
Aande gemeenteraad
31Fvsiekekopieën naar: ^ ( j.O WN Degemeenteraadsleden
U-OS"- Zo\\ 18Digitalekopieën naar: CollegevanBenW,Secr, Directie,Griffier, BCA, Concernleden
Datum
Uw kenmerk
3 mei2011
Ons kenmerk
In behandeling bij
ISC
[email protected] (0162) 489956
Onderwerp Benchmark Burgerzaken
Geachte raad, Inhetcoalitieakkoord 2010-2014 isdevolgende opdracht geformuleerd: Uitbenchmarkonderzoekblijktdat Oosterhoutongeveer€ 1 miljoen meeruitgeeft aanburgerzaken danvergelijkbaregemeenten. Ditgeconstateerde verschilwordtgrondiggeanalyseerd enin voorkomendegevallenals taakstellendebezuinigingingeboekt. Indeze brief stellen wij uop de hoogte van de uitkomsten van deanalyse. Degemeente Oosterhout isvergeleken metdiverse andere gemeenten. Indit onderzoek bleek alleen de gemeente Waalwijk bereidtezijn eenverdiepende analyse van decijfers aantegaan. Hieruit is gebleken dat ergrote verschillen bestaan indewijzewaarop kosten inOosterhout en Waalwijk worden geboekt. Naeliminatie van dieverschillen, blijkt dat Oosterhout ongeveer 3,5 fte meeraan personeel inzet danWaalwijk. Hetcollege heeft een nadere analyse uitgevoerd van datverschil en dat meegenomen inde ontwikkeling naar de nieuwe afdeling Informate-en Servicecentrum. Het bleek voor ongeveer 2,5 fte mogelijk omtaken efficiënter uittevoeren ente herverdelen over anderefuncties. Deenefte verschil diedan nogoverblijft, iseenvoudig teverklaren: Oosterhout kent sinds 2008 een programmamanager dienstverlening. Deambitie van Oosterhout op hetvlak van dienstverlening ligt hoog. Erzijn door uw raadtwee visies vastgesteld die uitgevoerd worden inhet programma dienstverlening. Indievisies zijn ook de landelijke eisen diegesteld worden aan (elektronische) dienstverlening verwerkt.
postadres Postbus 10150,4900GB Oosterhout bezoekadres Slotjesveld 1 Oosterhout
telefoon H0162 fax (0162)423174
[email protected] internet www.oosterhout.nl
Wijzijn daarom van mening datde noodzakelijke inkrimping metdevorming van de afdeling Informatie-enServicecentrum isgerealiseerd. De uitkomsten van deanalyse van het benchmarkonderzoek, geven geen aanleiding tot verdere taakstellende bezuinigingen.
Hoogachtend, BURGEMEESTER ENWETHOUDERS VAN OOSTERHOUT,
, burgemeester,
secretaris.
WW ^ J
Routing Formulier
BI.0110464
gemeente Q o S t e f h O U t Datum:
openbaar
14 maart2011
Bis-nummer:
01 1 0 4 6 4
Onderwerp: Analyse formatie burgerzaken Steller: Adri Gabriels Afdeling: Informatie-en Servicecentrum 8 Geraadpleegde collega's: Carin Verheuvel Edwin Brandehorst Annemiek van Gestel Conclusie raadpleging: — Bijlagen: D Brief door colleae El Brief aan aemeenteraad D Brief beantwoordina vraaen ex art.41 D Nota voor raad • Overigen:
Behandeling in/door: ~\ Directie IEICollege DRaad D Ondernemingsraad
Datum:
Handtekening:
.-•> f
Afdelingen:.,-prog.man. dienstverlening BCA
Kopie via mailaan: [x] Lianne deWijs (BIS) [x] Kitty van Laviere (Communicatie) [x] Geraadpleegden [x] Afdelingsmanager D Overigen:
Aard behandeling: A: bespreken
Communicatie: Extern:Openbre besluitenlijst; Parafen ;^ /
P-adviseur Financiën (BCA) Manager
Eventuele opmerkingen:
LiA%
y^S
Beleidscoördinator Advies voor agenda Portefeuillehouder:Peters Akkoord Burgemeester Peters Bode Janse Willemsen Secretaris
uitdraai van: 18-04-11 9:45
A-) B Contacttussen portefeuillehouder en steller: Ja Bespreken Eventuele Vraag/opmerking
Paraaf:,
B enw beslissing: zonder beraadslagm akkoord
pagina:1
Afdeling:
WIZ-AG
BenW:
26/04/2011
Analyse formatie burgerzaken Voorstel: 1. kennisnemen vandeanalyse diegemaakt isvande benchmark burgerzaken 2. besluiten hierverder geenvervolg aantegeven 3.Besluiten de raad hierover middels bijgaande brief teinformeren.
BESLISSING: Zonder beraadslagingakkoord.
Bl.0110464
WW
w
gemeente
NOTA VOOR HET COLLEGE
Oosterhout
Datum: 14maart2011 ToPenpaar Onderwerp: Analyse formatie burgerzaken
|Bis-nummer:
0 11Q 4 6 4
Voorstel: 1. Kennisnemen vande analyse die gemaakt isvan de benchmark burgerzaken 2. Besluiten hierverder geen vervolg aante geven 3. Besluiten de raad hierover middels bijgaande briefte informeren.
Waar gaat hetover? (samenvatting) Inhetjaar 2010 heeft de gemeente Oosterhout opdracht aan Berenschot gegeven om een benchmarkonderzoek te doen naardeformatie vandeorganisatie. Uitditonderzoek bleek datde formatie opgebied van burgerzaken aan de hoge kant is,ditgebaseerd opde begrotingen 2009. In het politiek akkoord isdaarom devolgende opdrachtopgenomen: Uitbenchmarkonderzoek blijktdatOosterhoutongeveer€ 1 miljoenmeeruitgeeftaanburgerzaken dan vergelijkbaregemeenten. Ditgeconstateerde verschilwordtgrondiggeanalyseerdenin voorkomendegevallen als taakstellendebezuinigingingeboekt. Dit heeftgeleidtot een verdiepende analyse eneen vergelijking metandere gemeenten. De conclusie van deanalyse isdat inde benchmark appels met perenworden vergeleken. Door de afdeling BCA isditeruit gefilterd zodat een realistische vergelijking kanworden gemaakt. Uitdie vergelijking blijkt dat Oosterhout inderdaad een relatief hogeformatie heeft. Dit is inmiddels meegenomen indevaststelling van het kwartiermakersplan Informatie-en Servicecentrum. Indeze notawordt opdetailniveau uitgelegd waar de verschillen vandaan komen.
Watwillenwe bereiken enwatwordt destad er beter van? Uiteraard is hetzinvol om middels benchmarkonderzoeken kritischte blijvenop onze eigen prestaties. Endatgeldt ook voor deformatieveomvang vanafdelingen. Uitde benchmark bleek dat Oosterhout relatief veelgeld uitgeeft (ook aan personele kosten) aan burgerzaken. Dit isgeanalyseerd. Stap 1:inde benchmark isOosterhout vergeleken met5gemeenten, namelijk Roermond, Terneuzen,Zeist,Waalwijk en Soest. Stap2 indeanalyse bestaat uit het benaderen vandeze gemeenten metdevraag ofzij bereid waren om metons de cijfers verder uittediepen. Roermond,Terneuzen enWaalwijk bleken bereid cijfers op hoofdlijnen aante leveren.Alleen degemeenteWaalwijk bleek bereid om een verdere verdiepingsslag te maken. Dat komt opzichgoed uit,want degemeente Waalwijk blijktvan alle gemeenten relatief goedkoop tezijn opvlak van burgerzaken. Stap 3indeanalyse bestaat uitverdieping vande cijfers, samen metWaalwijk. Een tijdrovende klus. Ingetallen: Burgerzaken Oosterhout isvoor 2009 begroot op2,38 miljoen,Waalwijk 1,35 miljoen. Eenverschil van ruim een miljoen eurodus. Indeze stap bleek datOosterhout enWaalwijk diverse kosten op eenverschillende manier boeken indeadministratie. Daardoor worden bepaalde kosten inOosterhout zichtbaar in hetdomein van burgerzaken, bijWaalwijk niet. Bijlagen,behorende bijstap 3,worden metdit voorstel meegestuurd. Goed enaansprekend voorbeeld isGeo-informatie. Ditonderdeel zit inde kosten burgerzaken voor Oosterhout voor ongeveer 5ton. InWaalwijk isditonderdeel elders inde begroting ondergebracht.
uitdraai van: 18-04-119:45
pagina:2
WW
w
gemeente
Oosterhout
Opdeze manier isdoor definancieel specialisten van beide gemeenten een reële vergelijking opgesteld. Deconclusie hiervan is,dat Oosterhout ook naeen reële vergelijking,nog steeds ongeveer 3,5 fte meer inzet danWaalwijk. Waalwijk huurt overigens meer dan Oosterhout tijdelijke medewerkers in,waardoor ditverschilfeitelijk kleiner is. Stap4 indeanalyse richtzich opdeze 3,5 fte. Hoe isdat te verklaren? Teneerste is inOosterhout een specifiek takenpakket neergelegd bijeen senior medewerker Burgerzaken (1fte). InWaalwijk isdat deels anders georganiseerd. Tentweede heeft Oosterhout in het kader van devisies op en ambities indienstverlening een Projectcoördinator Informatievoorziening Dienstverlening aangesteld (1fte). Ten derde kentOosterhout sinds 2008 een programmamanager dienstverlening,waardoor voor de sturing vandeafdeling coördinatoren worden ingezet. Detaak van het programma vergde indetijd van de benchmark ruim0,5 fte. Op dit moment, door eencombinatie te maken met het programma kwaliteit, wordt zelfs 1 fte ingezet. Entenslotte is inOosterhout meer dan inWaalwijk ingezetopgegevensbeheer tentijde van de benchmark, (intotaal inOosterhout 2fte,Waalwijk 1fte) Stap 5indeanalyse isdevorming van de afdeling Informatie- en Servicecentrum. Hetvertrek van desenior medewerker Burgerzaken wordt niet meer ingevuld,deze taken (1fte) worden herverdeeld. Derolvande projectcoördinator komt inzuivere vorm niet meerterug inde nieuwe afdeling, maar wordtondergebracht bijde senior functioneel beheerder. Desenior functioneel beheerder draagt ookzorgvoor dedagelijkse sturing van defunctioneel beheerders (applicatiebeheerders) opde afdeling endeafstemming daartussen. Daarbij past uiteraard ook deinformatievoorziening rondom dienstverlening. Derolvangegevensbeheerder wordt anders ingevuld. Niet langer alleGBA-wijzigingen worden in detoekomst gecontroleerd, maar erwordt gecontroleerd aan de hand van risico-analyses. Door dezefunctie inhet kwartiermakersplan samen tevoegen metdie van Intern Controleur binnen het ISC,vervalt 1 fte aanformatie. Conclusie isdatOosterhout inderdaad relatief meer kosten heeft aan het produkt burgerzaken. De analyse laatzien dat, nade vorming van deafdeling ISC, hetverschilzich beperkttot de programmamanager Dienstverlening. De kosten voor de programmamanager zijnzichtbaar bij burgerzaken, maar hetgaat omeen organisatiebrede functie. EnVoor diefunctie heeft Oosterhout nadrukkelijk gekozen,om deambities opvlak van dienstverlening waar te kunnen maken ente voldoen aan landelijkeeisen.
Wat gaanwe daarvoor doen? Enwathebje eraangedaan omervoor tezorgen datmensenmet eenbeperking geen overlast ondervindenvanje beleid? Deverdiepende analyse laatzien dat de verschillen inde benchmark goed verklaard kunnen worden. Hierop hoeftgeen verdere actie teworden ondernomen.
Watzijnde risico's? Nvt.
Watzijnde kosten enwaaruit wordt het betaald? Dezeanalyse isgrotendeels uitgevoerd door deafdeling BCA. Erzijnverder geen kosten aan verbonden.
uitdraaivan: 18-04-11 9:45
pagina:3
WW
w
gemeente Q o S t e f h O U t Wie gaat het doen? Nvt.
Wat gaanwe communiceren? Degemeenteraad wordt met bijgevoegde briefgeïnformeerd over deanalyse formatie burgerzaken. Dit iseen actiepunt uit hetcoalitie-akkoord.
uitdraai van: 18-04-119:45
pagina:4
Functie
Oosterhout nettolasten (x 1.000)
Roermond Terneuzen nettolasten nettolasten (x 1.000) ( x 1.000)
Waalwijk nettolasten (x 1.000)
Soest Selectie nettolasten nettolasten (x 1.000) (x 1.000)
r ::
• r ; HoöfWüri* : 003, Burgerzaken 004, Baten secretarieleges burgerzaken
Zeist nettolasten ( x 1.000)
-2.978
-1.945
-2.107
-2.005
-1.491
-2.049
-1.919
757
665
631
797
554
669
663
SPECIFICATIES Oosterhout
Oosterhout Roermond GECORRIGEERD
Verkiezingen Personeelskosten Derden Kapitaallasten Totaal verkiezingen
54.600 86.000 9.899 150.499
54.600 86.000 9.899 150.499
Geo-informatie Personeelskosten (incl. tractie) Derden kosten Kapitaallasten Derden baten Totaal geo-info
323.079 147.450 12.917 -40.159 443.287
387.339 147.450 12.917 -40.159 507.547
Overig Personeelskosten Derden kosten Derden baten Totaal overig TOTAAL003
2.978.600
2.650.230
21.963
Terneuzen
21.963
54.742 74.100 5.293 134.135
9.547
90.151 66.000
9.547
45.000111.151
Zeist
Waalwijk
137.859
Waalwijk heeft kosten verantwaardop func.210, 810en 822,Terneuzen ook op func. 210 en211.
372
544
372 1.953.010 2107000 -153.990
Toelichting
87.290 50.569
544
1.945.138
Soest
1.490.599
Functie
Oosterhout nettolasten (x 1.000)
Roermond Terneuzen nettolasten nettolasten (x 1.000) (x 1.000) : :
003, Burgerzaken 004, Baten secretarieleges burgerzaken
..
. .
.
Zeist nettolasten (x 1.000) .
Waalwijk nettoiasten (x 1.000)
Soest Selectie nettolasten nettolasten (x 1.000) (x 1.000) -
;
;
:
:
;
:.v
-..
-: ' ; ; - ;
:
•
:
'-"
-
-2.978
-1.945
-2.107
-2.005
-1.491
-2.049
-1.919
757
665
631
797
554
669
663
SPECIFICATIES Oosterhout
Oosterhout Roermond GECORRIGEERD
Terneuzen
Zeist
Waalwijk
Soest
Toelichting
004, Baten secretarieleges burgerzaken
Publiekszaken Derden kosten -gba - paspoorten -vergunningen -verklaringen omtrent gedrag - naturalisaties - vremmdelingenloket - rijbewijzen - burgerlijke stand Totaal kosten Derden baten -GBA - paspoorten/ID-bewijzen - rijbewijzen - naturalisatie - verklaringen omtrent gedrag - burgerlijke stand - vergunningen - vreemdelingenloket - invalidenparkeerkaarten Totaal baten Totaal publiekszaken Geo-informatie Personeelskosten Baten vastgoedbeheer Totaal geo-info TOTAAL 004
220.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0
231.535
-57.967 -435.539 -236.000 -24.454 0 -67.374
-57.967 -435.539 -236.000 -24.454 -23.905 -67.374
-821.334 -821.334
64.260 64.260 -757.074
170.232
10.803 50.500
-845.239 -613.704
:
0 96.286 14.306 0 0 61.381 4.590 176.563
-279.601 -432.835 -17.926 -91.690 -19.757
-613.704
4.080 23.460 0 220.000
0 0
0 0
0
0
0
-665.246
" -631.000
0 0
-67.381
-851.000 -631.000
"
0 163.200
-182.242 -257.813 -172.349 -6.669
-40.000 -551.000 -150.000 -15.000 -27.000 -68.000
-841.809 -665.246
_.;••
-
135.660
0
-23.460 -5.282 -715.196 -551.996
0 2.0892.089-554.085
0 0
0
0
ANALYSE PERSONEELSKOSTEN onderdeel PUBLIEKSZAKEN OOSTERHOUT
WAALWIJK
TOELICHTING
KOSTEN Personele kosten Overige personele kosten Tijdelijk personeel Opleidingen Alg. afd.kosten Spec. afd.kosten
24,07 fte
€ € € € € € €
Concemoverhead
TOTAAL KOSTEN
1.208.930 27.90057.012 15.423 17.425 2.907 1.273.797
27,35 fte
€ € € € € € €
1.501.283 154 26.219
739.848
€
1.336.142
2.013.645
€
2.863.798
W W + 3,28 fte
1.527.656
1 hoofd 6,41 consulenten WMO, hulpverlening en sport -1 appl.beheer -0,5 sen.medew. Publiekszaken -0,27 medew. Publiekszaken -2,35 medew balie, callcenter, gastvrouw 3,29
DOORBEREKENING basistarief concernopslag totaal tarief algemeen investeringen doorbelasting naar diverse afdelingen, brandweer, zwembaden en sporthallen producten - 003 Publiekdiensten - 003 Verkiezingen - 724 Lijkbezorging - 214 Parkeren - 620 Gehandicaptenbeleid - Huishoudelijke verzorging - Maatschappelijk werk (WMO) - Ouderenbeleid - Sportbeleid: ondersteuningspunt sport en welzijn - Inkomensvoorziening - Minima-armoedebeleid m.n. schuldhulpverlening
40 24 64
€ 93,79 € € €
29.788 630 20 255 134
uur uur uur uur uur
30.827 uur TOTAAL DOORBEREKENINGEN
W W de uren van het hoofd 1fte, medew. Callcenter 4,4 fte, deel coördinatoren 0,8 fte en gastvrouw 1,92 fte worden niet doorbelast aan de producten, totaal 8,1 fte =10.773 uur
27.494 13.223 456.385
1.906.432 40.320 € € € € € € € € €
1.280 16.320 8.576
13.460 uur 868 uur uur uur 4.028 uur
1.450 uur 835 100 1.293 130 3.505
1.972.928 2.013.645
25.669
uur uur uur uur uur
1.262.369 81.407
377.772 135.991 78.312 9.379 121.266
12.192 328.722 2.407.410 2.863.795
W W - 16.328 uur!!!! Indien uren fte callcenter. gastvrouw en deel coord. wel functioneel verantwoord zouden zijn dan zou W W ca. 9.300 uur meer hebben als nu.
WW WW WW WW WW WW WW
betreft betreft betreft betreft betreft betreft betreft
uren uren uren uren uren uren uren
consulenten consulenten consulenten consulenten consulenten consulenten consulenten
Functie 003, Burgerzaken 004, Baten secretarieleges burgerzaken
Oosterhout nettolasten (x 1.000)
Roermond Terneuzen Zeist nettolasten nettolasten nettolasten (x 1.000) (x 1.000) (x 1.000)
Waalwijk nettolasten (x 1.000)
Soest Selectie nettolasten nettolasten (x 1.000) (x 1.000)
-2.978
-1.945
-2.107|
-2.005
-1.491
-2.049
-1.919
757
665
631
797
554
669
663
SPECIFICATIES Oosterhout
Oosterhout Roermond GECORRIGEERD
Terneuzen
Zeist
Waalwijk
Soest
Toelichting
1003, Burgerzaken
Publiekszaken Personeelskosten: -GBA - paspoorten/ID-bewijzen - rijbewijzen - naturalisatie - verklaringen omtrent gedrag - burgerlijke stand - kasbeheer - coördinatie dienstverlening -KCC Derden kosten: leges enoverig -GBA - basisreg.pers. Eenmalig 2009 - persoonsdocumenten - paspoorten/ID-bewijzen - rijbewijzen - naturalisatie -verklaringen omtrent gedrag - burgerlijke stand - kasbeheer kapitaallasten baten - verklaringen omtrent gedrag - burgerlijke stand Totaal publiekszaken
720.448 182.400 49.216 74.496 0 156.416 88.320 168.320 466.816 1.906.432
720.448 182.400 49.216 74.496 0 156.416 88.320 168.320 466.816 1.906.432
1.032.054
1.023.134 255.784 146.162
399.062 628.747
768.558
197.319
234.560
1.800.612
1.622.399
1.262.369
38.142 185.000 2.550 170.232 50.500 11.756 19.720 15.856 5.318 3.213 502.287
38.142
72.976
9.375
22.545
Verschil analyse ohout-waalwijk,ziespecificatie, conclusie veel meer uren Ohout
eenmalig budget BRP 2009€185.000 2.550 0 0 953 19.720 15.856 5.318 3.213 85.752
9.300 26.400
34.502
30.977
40.250
26.675
11.767 115.720
85.325
6.277 89.999
1.707.724
1.352.368
-23.905 -23.905 2.384.814
gemeente ohout totaal 29788uur tarief 2009€64
0 1.992.184
3.2483.2481.913.084
legeskosten doe ohout€231.445op 003, overige gemeenten op 004.
WW
w
gemeente
Oosterhout
Aan de gemeenteraad
Datum 18maart2011
Uwkenmerk
Onskenmerk ISC
Inbehandelingbij
[email protected] (0162)489956
Onderwerp BenchmarkBurgerzaken
Geachte raad, In hetcoalitieakkoord 2010-2014 isdevolgende opdrachtgeformuleerd: Uitbenchmarkonderzoek blijktdat Oosterhoutongeveer € 1 miljoenmeer uitgeeftaanburgerzaken dan vergelijkbaregemeenten. Ditgeconstateerde verschilwordtgrondiggeanalyseerd enin voorkomendegevallen als taakstellendebezuinigingingeboekt. Indeze brief stellen wij uop de hoogte vande uitkomsten vandeanalyse. Degemeente Oosterhout isvergeleken metdiverse andere gemeenten. Inditonderzoek bleek alleen degemeente Waalwijk bereidtezijn een verdiepende analyse van decijfers aantegaan. Hieruit isgebleken dater grote verschillen bestaan indewijzewaarop kosten inOosterhout en Waalwijk worden geboekt. Naeliminatie vandieverschillen, blijkt datOosterhout ongeveer 3,5 fte meer aan personeel inzet danWaalwijk. Hetcollege heeft een nadere analyse uitgevoerd van datverschil en dat meegenomen inde ontwikkeling naar de nieuwe afdeling Informate-en Servicecentrum. Het bleek voor ongeveer 2,5 fte mogelijk omtaken efficiënter uit tevoeren ente herverdelen over andere functies. Deenefte verschil diedan nogoverblijft, iseenvoudig teverklaren:Oosterhout kent sinds2008 een programmamanager dienstverlening. Deambitie van Oosterhout op hetvlak van dienstverlening ligt hoog. Erzijn door uw raadtwee visiesvastgesteld die uitgevoerd worden in het programma dienstverlening. Indievisieszijn ook de landelijke eisen diegesteld worden aan (elektronische) dienstverlening verwerkt.
postadres Postbus 10150,4900 GB Oosterhout
telefoon U0162
[email protected]
bezoekadres Slotjesveld 1Oosterhout
fax 1016214231 7A
internet www.oosterhout.nl
WW
w
gemeente
Oosterhout
Wijzijn daarom van mening dat de noodzakelijke inkrimping metdevorming van de afdeling Informatie-en Servicecentrum isgerealiseerd. Deuitkomsten van deanalyse van het benchmarkonderzoek, gevengeen aanleiding totverdere taakstellende bezuinigingen.
Hoogachtend, BURGEMEESTER ENWETHOUDERS VAN OOSTERHOUT,
burgemeester,
, secretaris.
postadres Postbus 10150,4900 GB Oosterhout bezoekadres Slotjesveld 1Oosterhout
telefoon U0162 fax (0162)42 31 74
e-mail
[email protected] internet www.oosterhout.nl
