ONLINE HULPVERLENING VAN HET MAATSCHAPPELIJK WERK
TECHNISCHE HANDLEIDING Webapplicatie ‘Internethulpverlening’ (firma Obec)
Inhoud
1.
Wat is internethulpverlening
2.
Functionaliteiten, Inloggen en Startscherm
3
§ 2.1.
Functionaliteiten
4
§ 2.2.
Inloggen
4
§ 2.3.
Startscherm
5
3.
Cliëntroute
§ 3.1.
Cliënt in behandeling nemen
8
§ 3.2.
Hulpverlening
11
4.
Chatten
§ 4.1.
De chatapplicatie starten
15
§ 4.2.
Een chatgesprek starten
16
§ 4.3.
Een chatgesprek beëindigen
17
5.
Forum
19
6.
Alle berichten
§ 6.1
De filter gebruiken 7.
20
Rapportage
§ 7.1. Standaardrapporten
21
§ 7.2. Exporteerbare rapportages
21
8.
Documenten
23
2
9.
Instellingsgegevens / Mijn gegevens
§ 9.1. Instellingsgegevens
24
§ 9.2. Openingstijden chatspreekuur
24
§ 9.3. Mijn gegevens
25
§ 9.4. Algemene notificatie en notificatie naar casushouder
26
§ 9.5. Beheren van postcodegebieden
10.
27
Foutmeldingen
§ 10.1.Wat te doen bij foutmeldingen
27
§ 10.2.Vaak voorkomende foutmeldingen
27
3
1.
Wat is internethulpverlening De software ‘internethulpverlening’ is een webapplicatie van de firma Obec waarmee jongeren en volwassenen met elkaar en met hulpverleners in contact kunnen komen. Deze software wordt ook gebruikt in de online hulpverleningssite www.klikvoorhulp.nl
Klikvoorhulp.nl bestaat uit drie websites: •
www.klikvoorhulp.nl/jongeren website waar de doelgroep Jongeren (ca. 13-23 jaar) met hulpverleners en met elkaar in contact kunnen komen
•
www.klikvoorhulp.nl/volwassenen website waar de doelgroep Volwassenen (vanaf ca. 23 jaar) met hulpverleners en met elkaar in contact kunnen komen
•
www.klikvoorhulp.nl/hulpverleners web-applicatie waarin hulpverleners binnen hulpverleningstrajecten contacten registreren met jongeren en/of volwassenen en rapportage kunnen maken voor eigen doeleinden en financiering.
www.klikvoorhulp.nl is publiek toegankelijk en bevat onder andere: •
informatie over de website zelf
•
artikelen over diverse doelgroepspecifieke onderwerpen
•
links naar relevante internetpagina’s
•
een forum
•
Frequently Asked Questions (veelgestelde vragen)
Bezoekers hebben de mogelijk om een account aan te maken. Hiertoe dienen de cijfers van de eigen postcode ingevoerd te worden, een gebruikersnaam en een wachtwoord. Aan de hand van de postcode wordt gekeken of er een deelnemende AMW-instelling is waar de bezoeker aan gekoppeld zou kunnen worden voor persoonlijk, anoniem contact met een hulpverlener. Het contact met de hulpverlener verloopt via berichtenverkeer dat vergelijkbaar is met e-mailen en/of via een chatbox.
Optioneel kan de bezoeker extra informatie ingeven zoals geslacht en leeftijdscategorie. Tenslotte kan een e-mailadres worden ingegeven waarmee extra functionaliteit beschikbaar komt zoals (neutrale) notificaties bij nieuwe berichten in de eigen berichtenbox of een forumdiscussie, een 'wachtwoord vergeten' service, en de mogelijkheid berichten in het forum aan te merken als 'Niet OK'.
4
2.
Functionaliteiten, Inloggen en Startscherm
§ 1.1. functionaliteiten functionaliteiten De hulpverlenerapplicatie kent de volgende functionaliteiten: •
Inloggen / uitloggen
•
Caseload overzicht
•
Hulpverleningstraject
•
Cliëntkaart met daarin cliëntgegevens
•
Dossier met daarin contactregistratie en hulpverleningsaspecten
•
Rapportage
•
Chat (optioneel)
•
Eigen en instellingsgegevens
•
Forum
Ondersteunde web-browsers De hulpverleners-applicatie van Internethulpverlening.nl is ontworpen voor, en getest met Microsoft Internet Explorer 7 en Mozilla Firefox 3. Oudere versies van deze browserprogramma's kunnen wel gebruikt worden, maar hebben mogelijk beperkte beveiligings- en weergave functionaliteit. Het gebruik van oudere browsers wordt daarom afgeraden.
§ 1.2. Inloggen Om gebruik te kunnen maken van de applicatie, dient u eerst in te loggen. Stap 1 – Opstarten Surf naar www.klikvoorhulp.nl/hulpverleners
5
Stap 2 – Inloggen Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Dit is een persoonlijk account en dient alleen door uzelf gebruikt te worden. Stap 3 – Klik op ‘Inloggen’ Uitloggen Om uit te loggen sluit u de browser af of klik op menuknop ‘Uitloggen’.
§ 1.3. Startscherm Na het inloggen ziet u een persoonlijke pagina die te verdelen is vier secties. We zullen deze vier onderdelen kort beschrijven waarna we daarna in de volgende hoofdstukken gedetailleerder terug zullen komen op belangrijke onderdelen voor de hulpverlener. Geel: Rood: Paars: Groen:
Knoppenbalk Caseload Inhoud van het opgevraagde scherm Mededelingen
6
Knoppenscherm
1 KNOP
UITLEG De pagina waar u opstart. Hier kunt u via het Forum voor
Startpagina
hulpverleners - waar alle deelnemende instellingen aan Klikvoorhulp kunnen deelnemen - elkaar vragen stellen of informatie delen. (Management) Rapportages over geregistreerde gegevens
Rapportages
zoals bijv. aantal aanmeldingen (dossiers) en leeftijdsgroepen zie hoofdstuk 5.
Release notes
Documenten
Hier zijn de updates te lezen over de verbeteringen aan het programma. Allerlei documenten met betrekking tot internethulpverlening en klikvoorhulp Gegevens over uw maatschappelijke instelling, zoals naam
Instelling gegevens
en adresgegevens. Deze kunt u zelf aanpassen. Zie paragraaf 6.1. Hier kunt u uw eigen instellingen zien en aanpassen. Mijn gegevens bestaat uit 2 tabbladen:
Mijn gegevens
- Gegevens: hier kunt u persoonsgegevens aanpassen - Wachtwoord: hier kunt u uw wachtwoord aanpassen Verdere uitleg in paragraaf 6.2.
Alle berichten (van de organisatie)
Alle berichten voor of over cliënten die aangemaakt zijn door uw eigen instelling. De berichten staan gerangschikt op datum.
Alle forumberichten
Alle forumberichten van cliënten die gekoppeld zijn aan uw
(van de organisatie)
organisatie. De berichten staan gerangschikt op datum.
Chatten (optioneel)
Uitloggen
Het voeren van een gesprek met een cliënt door over en weer te typen in een chatbox. Zie hoofdstuk 4. Door hier te klikken, verlaat u Internethulpverlening.
7
Caseload KNOP
UITLEG In dit overzicht komen nieuwe vragen van cliënten, die
Nieuwe aanmeldingen
geen dossier hebben of waarvan het dossier reeds was afgesloten.
In behandeling
Afgesloten
Actief op forum
Alleen eigen dossiers tonen
Toon laatste
In dit overzicht komen dossiers van cliënten, die nog actueel zijn (nog niet afgesloten). In dit overzicht komen dossiers waarvan de afsluitdatum is ingevuld. In dit overzicht ziet u cliënten binnen uw postcodegebied, die actief zijn op het forum. Alleen dossiers tonen, waarvan u zelf de hulpverlener bent. Hiermee kunt u instellen hoeveel dagen/maanden het overzicht moet weergeven.
Inhoud van het opgevraagde scherm Bovenaan ziet u titelblokjes van alle geopende files, die u opvraagt via de knoppenbalk of caseload. U kunt ze sluiten door op het rode kruisje te klikken.
Nieuws en mededelingen In dit gedeelte wordt het nieuws over online hulp en de software ‘Internethulpverlening’ geplaatst. Kijk hier regelmatig voor updates of informatie over www.klikvoorhulp.nl.
8
3.
Cliëntroute
§ 3.1. Cliënt in behandeling nemen Op het moment dat een jongere zich met een hulpvraag meldt, komt hij of zij via het invullen van de postcode terecht bij de juiste instelling in de betreffende regio. Hulpverleners van die instelling kunnen de hulpvraag bekijken en registreren in een casus. Stap 1 – Kijk of er nieuwe berichten zijn binnengekomen
Het aantal ongelezen berichten wordt per cliënt weergegeven door een vetgedrukt getal achter de naam van de cliënt.
Als de maatschappelijk werker antwoordt dan wordt de betreffende maatschappelijk werker automatisch gekoppeld aan de cliëntkaart en een dossier aangelegd. Stap 2 – Open de berichtenlijst van de cliënt Klik op de naam van de cliënt om het berichtenverkeer met deze cliënt weer te geven. Een ongelezen bericht wordt vetgedrukt weergegeven.
Boven het berichtenoverzicht zijn drie knoppen te vinden: Hiermee kunt u een nieuw bericht sturen naar de cliënt. Voor een overzicht van de velden in het bericht. Zie stap 4. Door op deze knop te drukken worden het overzicht ververst zodat de laatst ontvangen/verstuurde berichten zichtbaar zijn. Met deze knop kunnen berichten als afgehandeld worden gemarkeerd. Gebruik deze functie alleen als u meerdere berichten in 1 keer wilt afhandelen en u al deze berichten dus heeft gelezen!
9
Stap 3 A – Lees het binnengekomen bericht Klik op het onderwerp van het bericht om het te openen.
De weergave van de berichtenlijst verandert nu. Er verschijnt een rood uitroepteken voor het onderwerp van het geopende bericht. Tevens wordt in het overzicht van cliënten een uitroepteken weergegeven. Dit uitroepteken geeft aan dat het bericht gelezen, maar nog niet afgehandeld is.
Onder het zojuist geopende bericht bevinden zich vijf knoppen:
Met deze knop zet u de status van het bericht weer op ‘ongelezen’.
Als een bericht als ‘afgehandeld’ gemarkeerd stond, maar er moet toch nog actie ondernomen worden, kan met deze knop het bericht worden gemarkeerd als ‘nog niet afgehandeld’. Als het lezen van een bericht geen verdere actie vereist, kunt u met deze knop het bericht afhandelen.
Gebruik deze knop om een antwoord te sturen naar de cliënt zie Stap 4
Sluit het bericht – zonder actie.
10
Stap 4 – Beantwoord het bericht
Klik op de knop ‘Antwoorden’ om een bericht te beantwoorden. U kunt nu in het veld Bericht uw antwoord typen.
Dit contact bevat de standaardvelden van een e-mailbericht (zoals onderwerp en berichttekst). De Afzender en Ontvanger worden automatisch ingevuld.
Het bericht wordt ook meteen gekoppeld aan een Dossier en er is een veld Duur contact. Door dit veld in te vullen, kunt u in een later stadium de tijd per cliënt verantwoorden.
Het originele bericht wordt standaard als tekst toegevoegd. Onder dit bericht zijn de volgende drie of vier knoppen te vinden:
Met deze knop kunt u het bericht tussentijds opslaan, zonder het te versturen. Bijvoorbeeld als u het antwoord eerst wil overleggen met een collega. Het bericht wordt wel in het berichtenoverzicht van de cliënt gezet met een
ervoor. LET OP! Het bericht is nog
niet verstuurd en NIET zichtbaar voor de cliënt. Hiermee wordt een bericht verstuurd.
Het opgeslagen concept bericht kan verwijderd worden door op deze knop te drukken. Het bericht wordt geannuleerd. De wijzigingen worden niet opgeslagen.
11
Stap 5 – Verstuur het bericht Klik op de knop ‘Versturen’ om het bericht naar een cliënt te versturen.
De volgende melding verschijnt:
Het bericht is verstuurd. Het dossier zal over enkele seconden heropend worden. Dossier openen en dit tabblad sluiten.
Indien dit het eerste bericht is dat aan deze cliënt wordt verstuurd, wordt automatisch een dossier voor deze cliënt aangemaakt. De cliënt verdwijnt uit het overzicht 'Nieuwe aanmeldingen' en wordt geplaatst in het overzicht 'In behandeling'. Dit is pas zichtbaar na verversing van het venster. LET OP: bij het aanmaken van een nieuw bericht kunt u niet overschakelen naar een ander tabblad. Dit veroorzaakt een foutmelding waardoor de inhoud van het bericht kan verdwijnen.
§ 3.2. Hulpverlening Als de cliënt in behandeling is genomen kan de hulpverlening beginnen. Tijdens de hulpverlening zijn er vier tabbladen die u helpen bij het registreren. Deze tabbladen zijn rechtsboven te vinden als u klikt op de naam van de cliënt. We zullen in de volgende paragrafen deze tabbladen behandelen. Het tabblad ‘berichten’ is reeds behandeld in paragraaf 2.1.
Cliëntkaart Op de cliëntkaart worden gegevens over de hulpvrager ingevuld. Deze gegevens kunnen later nog worden aangepast en opgeslagen met de knop ‘Opslaan’.
Op diverse cliëntgegevens kan later worden gerapporteerd zie hoofdstuk 4.
12
Dossier Onder de knop ‘Dossier’ wordt het daadwerkelijke hulpverleningstraject vastgelegd. Het hulpverleningsdossier bestaat zelf ook weer uit verschillende tabbladen, zodat er procesmatig kan worden geregistreerd.
Uitleg tabbladen: Aanmelding De aanmelding is de eerste stap in het hulpverleningstraject. De velden Hoofdcliënt, Datum aanmelding en Medewerking aanmelding worden automatisch ingevuld bij het aanmaken van het dossier.
Op diverse velden kan later worden gerapporteerd zie hoofdstuk 4.
Het veld Problematieken aanmelding kan een of meer problematieken bevatten. U kunt ze toevoegen met de knop ‘Nieuwe rij toevoegen’.
13
Hulpverlening Als het veld Start hulpverlening is ingevuld begint de hulpverleningsfase. Op dit tabblad worden de werkwijze en de hulpverleningsproblematieken geregistreerd. Via de knop ‘Problematiek(en) aanmelding kopiëren’ worden de problematieken van het tabblad ‘Aanmelding’ overgenomen. Afsluiting Op dit tabblad wordt geregistreerd wanneer de hulpverlening is voltooid, de reden waarom en of de cliënt eventueel is verwezen. LET OP! Als het veld Einde hulpverlening is ingevuld dan verdwijnt de cliënt uit het overzicht ‘in behandeling’ en wordt getoond in ‘afgesloten’. Checklist Dit tabblad heeft de functie van een geheugensteuntje tijdens de hulpvraag. Via een aantal vragen kunnen aantekeningen worden gemaakt. Plan van Aanpak Op dit tabblad kan het Plan van Aanpak worden opgesteld. Aantekeningen Een tabblad met een vrij veld waarin eventuele aantekeningen, die nergens ander te registreren zijn, ingevoerd kunnen worden.
14
4.
Chatten Chatten is een optionele functionaliteit binnen klikvoorhulp.
Chatten is typend praten. De maatschappelijk werker en de hulpvrager sturen over en weer tekstberichten naar elkaar toe. Chatten gebeurd op vastgestelde tijdstippen. Het is een vorm van synchrone, ofwel real-time, communicatie.
Klikvoorhulp voert één op één gesprekken met cliënten. Dit houdt in dat cliënten níet met elkaar kunnen chatten. Een maatschappelijk werker heeft wel de mogelijkheid om een gespreksruimte te starten en meerdere cliënten voor deze ruimte uit te nodigen voor deelname aan het gesprek. § 4.1.
De chat applicatie starten
Om te starten met chatten, klik op de button ‘chatten’, zie de onderstaande afbeelding.
De chatbox opent vervolgens in een nieuw venster, zie onderstaand voorbeeld.
15
§ 4.2.
Een chatgesprek starten
Je start een chatgesprek door de gewenste status te kiezen.
Online Spreekuur ‘Online Spreekuur: beschikbaar’ betekent dat je beschikbaar bent om cliënten te helpen die in de wachtrij staan. Er zal automatisch één cliënt aan jou toegewezen worden en een gespreksruimte geopende worden. Je status verandert daarna automatisch naar `Online Spreekuur: bezet`.
Als je een gesprek afgerond hebt, zet dan je status weer op: ‘online spreekuur: beschikbaar´. De eerstvolgende uit de wachtrij zal dan in een nieuwe gespreksruimte verschijnen.
Het is mogelijk om met meerdere hulpvragers tegenlijkertijd te chatten. Als je tijdens het chatgesprek met een hulpvrager de status op ‘online spreekuur: beschikbaar’ zet, wordt automatisch de eerstvolgende uit de wachtrij naar jou toegeleid.
Online Afspraak ‘Online afspraak’ betekent dat er géén cliënten aan jou worden toegewezen die in de wachtrij staan. De cliënt waarmee je een afspraak hebt zal in de rij Klikvoorhulp Hulpvragers verschijnen. Selecteer zijn nickname met de rechtermuisknop en klik op: ‘uitnodigen voor nieuwe chat op afspraak’.
16
De uitnodigtekst voor de gespreksruimte kun je eventueel wijzigen, klik vervolgens op oké. Het gesprek zal starten als de cliënt jou uitnodiging heeft geaccepteerd.
Zichtbaarheid naam hulpverlener De naam van de hulpverlener is niet zichtbaar als de cliënt zonder account chat. In plaats van de naam van de hulpverlener ziet de cliënt enkel “hulpverlener”. De naam van de hulpverlener is wel zichtbaar als de cliënt met account chat.
Online & Offline overzicht Als je online bent zie je in één oogopslag welke anderen online zijn. Alle gebruikers met een groen poppetje zijn online en de gebruikers met een rood poppetje zijn offline. Met de kopjes: ‘Klikvoorhulp Hulpvragers’ en ‘Klikvoorhulp Hulpverleners’ worden hulpvragers en je collega’s hulpverleners gegroepeerd.
§ 4.3.
Een chatgesprek beëindigen
Om het gesprek af te ronden klik je op acties en vervolgens op huidige gesprek opslaan met evaluatie. In het venster wordt dan automatisch de evaluatievragen getoond. Ook de hulpvrager krijgt de evaluatievragen automatisch getoond.
Indien de hulpvrager het gesprek beëindigd middels het kruisje linksboven in beeld dan ontvangt hij géén evaluatievragen. Om zeker te zijn dat de hulpvrager de evaluatievragen te zien krijgt, vraag hem om te wachten met het sluiten van het venster, totdat jij het gesprek hebt afgerond middels de hierboven beschreven actie.
17
De volgende afbeelding geeft het evaluatie venster van de hulpverlener weer. Deze evaluatiegegevens worden toegevoegd aan het dossier van de cliënt, maar zijn niet inzichtelijk voor de cliënt.
Ook de evaluatie die de cliënt na het chatgesprek kan invullen wordt niet toegevoegd aan het dossier van de cliënt. De chatlog wordt automatisch toegevoegd aan het dossier van de cliënt en de hulpvrager.
Indien u als organisatie andere evaluatievragen wilt toevoegen aan de hulpverlenerszijde en/of de cliëntzijde is dit mogelijk. Neem dan contact op met de servicedesk van Obec. Met het oog op de landelijke rapportages is het niet mogelijk om de standaardregistratievragen te verwijderen.
18
5.
FORUM
Mocht de cliënt actief zijn op het forum dan kan de hulpverlener op het tabblad “alle forumberichten (instelling)” lezen welke berichten er door de cliënt zijn geplaatst. De hulpverlener kan er op dit forumbericht te reageren. LET OP: iedereen kan alle berichten op het forum lezen. Naast het reageren in het forum is het ook mogelijk de desbetreffende persoon een bericht (mail) te sturen via klikvoorhulp.
Onderaan in de linkerkollom van de hulpverlenerspagina wordt het overzicht getoond van de hulpvragers die actief zijn op het forum. Zie bovenstaande afbeelding. Met het openen van de clientkaart worden opent worden de berichten getoond van de betreffende hulpvrager.
In het tabblad alle forumberichten (instelling) wordt een overzicht getoond van alle forumberichten van de hulpvragers uit het instellingsgebied. Door het onderwerp van het bericht aan te klikken is het tevens mogelijk doorgelinkt te worden de desbetreffende URL van klikvoorhulp [webpagina] waar het forumbericht staat. Hierdoor heeft de hulpverlener gelijk zicht of er al dan niet gereageerd is door andere hulpvragers op het bericht.
19
6. Alle berichten § 6.1.
De filter gebruiken
In het overzicht alle Berichten (instelling) vindt u het totaal overzicht aan alle contacten via het medium chat en e-mail.
Op het scherm 'Alle berichten (instelling)' staan filters zodat er gericht geselecteerd kan worden welke berichten er in het overzicht getoond worden. 1. Filters: • Datum: van/tot • Berichtstatus: Alle / Ontvangen / Concept / Afgehandeld / Nog te doen. • Type: keuzelijst van berichtsjablonen. • Full text-search op inhoud 2. Door middel van de nieuwe filter opties boven de berichten kan nu worden gefilterd.
1 2
20
7.
Rapportage Met de rapportagefunctie kunnen overzichten gemaakt worden van alle telbare velden op de cliëntkaarten. Er zijn al een aantal standaardrapporten aanwezig. Daarnaast kunt u ook over zelf te kiezen velden een rapportage maken.
§ 7.1. Standaardrapporten Direct in het hoofdscherm kunt u kiezen uit standaardrapporten, die worden weergegeven in een kruistabel.
Deze rapporten worden door Obec gedefinieerd. N.a.v. wensen vanuit het landelijk gebruikersoverleg worden deze een aantal keer per jaar aangepast.
§ 7.2. Exporteerbare rapportages De bovenstaande standaardrapporten kunnen ook geëxporteerd worden in PDF, Excel en CVS. De rapportages kunnen tevens uitgebreid worden met de volgende rapporten:
Chats per maand
Dossiers per maand
(gemeente/geslacht)
(gemeente)
Chats per maand
Dossiers per maand
(gemeente/leeftijd)
(problematiek)
Chat - wachtrij (positie)
Chats per medewerker
Evaluaties - client (alles)
Chat - wachtrij (weekdag)
Dossiers (alles)
Evaluaties - medewerker
Bezoekers per maand Chat - wachtrij (maand)
(alles) Chat - wachtrij (alles)
Dossiers (leeftijd)
Postcodechecks per gemeente
Chats per maand
Dossiers (medewerker)
Type browser
Alle rapporten zijn per jaar uitdraaibaar.
21
22
8.
Documenten
Het tabblad documenten, zoals te zien is in de onderstaande afbeelding, kent twee typen: 1. Globale Documenten 2. Documenten van uw organisatie.
1. Globale documenten zijn toegankelijk en bruikbaar voor alle organisaties die gebruik maken van de software internethulpverlening. Hierin staat bijvoorbeeld de sociale kaart, promotingacties en nieuwsbrieven.De rechten om documenten toe te voegen aan ‘globale documenten’ liggen bij Impact en Obec. Om documenten toe te voegen die voor het hele land waardevol en bruikbaar zijn, is het mogelijk deze per e-mail te sturen naar:
[email protected] . Het document zal vervolgens worden toegevoegd aan de lijst globale documenten. 2. Documenten van uw organisatie zijn toegankelijk en bruikbaar voor alle hulpverleners die een account hebben bij Klikvoorhulp binnen uw organisatie. Het is bijvoorbeeld handig om hier het chatrooster aan toe te voegen of een overzicht van de namen en bereikbaarheidgegevens van de schoolmaatschppelijk werkers binnen uw werkgebied. Iedere hulpverlener van uw organisatie heeft de rechten om documenten toe te voegen aan “documenten van uw organisatie”. Het toevoegen van globale documenten doet u door het bestand te uploaden. Zoals de zien is in de hiernaast getoonde afbeelding. Het wijzigen van een bestand is mogelijk door het bestand eerst te openen, daarna de wijziging aan te brengen, dan het bestand opslaan op uw computer en vervolgens opnieuw te uploaden.
23
9.
Instellingsgegevens / Mijn gegevens
§ 9.1. Instellingsgegevens Hier kunt u de gegevens van de organisatie zien. Er zijn twee tabbladen: Instellingen
Algemeen
Actief vanaf (datum)
Organisatie (verplicht) Plaats Welkomsttekst
Forumbericht in cliëntkaart opslaan Organisatie info tonen bij postcodecheck e-mailadressen voor notificatie
Logo (Afbeelding)
Chatevaluaties
Website
Chatspreekuur *
Adres Faxen Telefoon E-mail
§ 9.2. Openingstijden Chatspreekuur De openingstijden van het chatspreekuur kan via de hulpverlener account aangepast worden. Op één regel kunnen meerdere begin- en eindtijden gezet worden om zo bijvoorbeeld een pauze te creeren. In het onderstaande screenshot wordt met het uitroepteken (!) aangegeven waar de controle van de invoer plaatsvindt (preview). Mocht er een tijd niet juist ingevoerd worden dan zal de ingegeven tijd niet getoond worden in de preview.
! 24
In het tekstvak “Chat spreekuur uitzonderingen” kan worden ingegeven dat de openingstijden (tijdelijk) zijn aangepast. Deze tekst komt dan ook te staan op de website. Zie onderstaand voorbeeld:
§ 9.3. Mijn gegevens Dit zijn de instellingen van de gebruiker zelf. Ook hier twee tabbladen: Tabblad Gegevens Persoon (verplicht) Omschrijving E-mailadres Handtekening* Handtekening gebruiken
Tabblad Wachtwoord (aanpassen) Huidig wachtwoord – vul hier uw huidige wachtwoord in Nieuw wachtwoord – vul uw nieuwe wachtwoord in Herhaal nieuw wachtwoord – nogmaals uw nieuwe wachtwoord
Indien aangepast kunt u de instellingen opslaan door op de knop
te klikken.
* De tekst die u invult bij handtekening verschijnt automatisch onder de berichten die u verstuurd via klikvoorhulp.nl.
25
§ 9.4. Algemene notificatie en notificatie naar casushouder Algemene notificatie: De algemene notificatie is de functie dat er een e-mail wordt verzonden wanneer er een nieuwe aanmelding of bericht is binnen gekomen binnen uw werkgebied van klikvoorhulp.
De algemene notificatie kan naar meerdere personen worden verstuurd. De algemene notificatie kunt u instellen in het tabblad “instellingsgegevens”.
Notificatie naar casushouder De notificatie naar casushouder is de functie dat de hulpverlener die het dossier in behandeling heeft een e-mail ontvangt als de cliënt een nieuw bericht heeft ingestuurd. Deze functie is instelbaar via het tabblad “Mijn gegevens”.
§ 9.5. Beheren van postcodegebieden De instelling kan zijn eigen postcodegebieden beheren. Hulpvragers die een van de postcodes heeft ingevuld die hier staan getoond worden Vanuit de hulpverlenersomgeving kunnen de postcodes van de instelling beheert worden. Via ‘instelling gegevens’ kan naar tabblad ‘Postcodegebied’ gegaan worden. Hier kunnen postcode reeksen ingevuld worden. Het tekentje ‘~~’ betekent AA t/m ZZ.
26
27
§ 9.5. Beheren van postcodegebieden
27
28
10. § 10.1.
Foutmeldingen Wat te doen bij foutmeldingen
Bij foutmeldingen in de techniek is mogelijk om Obec te bellen. Obec is zowel binnen als buiten kantoortijden bereikbaar. Het actuele telefoonnummer staat in het hulpverlenersforum bij het kopje techniek.
Indien foutmeldingen geconstateerd worden is het wenselijk dat de betreffende hulpverlener een screenschot maakt. Dit voorkomt onduidelijkheid van tekstuele uitleg en daarbij is het ook gelijk duidelijk op welke dag en tijdstip het probleem is voorgevallen. Dit screenshot kun je gebruiken om Obec de foutmelding via e-mail te rapporteren.
Het maken van een screenshot doe je door de knop “ Prt Scr “ in te toetsen op het toetsenbord. Plak deze vervolgens in een Word document of in de e-mail met een aanvullende tekstuele uitleg van de foutmelding.
§ 10.2.
Vaak voorkomende foutmeldingen
Verbinding met de server wordt verloren.
1. de applicatie van Klikvoorhulp werkt niet in verouderde internetbrowsers. In het geval van (de meest gebruikte browser) Internet Explorer betekent dit dat IE 6.0 of ouder niet ondersteund wordt. 2. De verbinding wordt automatisch verbroken indien er … minuten geen activiteitwas binnen de website en/of chatapplicatie. 3. Indien er uit een Citrix omgeving de chatapplicatie is opgestart is de kans op foutmeldingen groot doordat Citrix vaak probleemen heeft met het vasthouden van een stabiele internetverbinding. Er wordt sterk aangeraden om de chatapplicatie dan ook niet binnen een Citrixomgeving te starten.
29
Online psychosociale hulpverlening technische handleiding Klikvoorhulp Drukversie: 07.02 Tekst: Metha Roijen en Bram Reits Fotografie: instellingsarchief 05-09-2012
30
