ONDERZOEKS- VERSLAG VRIJWILLIGERS- WERVING SJU

SEPTEMBER DECEMBER

ONDERZOEKSVERSLAG VRIJWILLIGERSWERVING SJU In opdracht van

Paul Heijink Arend Hosman Barry Spooren Thomas van Wijk

[email protected]

Versie: Datum: Postvak: Supervisor:

2 20 november 2008 467 Cees Haakman

[email protected] [email protected] [email protected]

HKU Music Management | Jaar 3

08

Stichting Jazz Utrecht

INHOUDSOPGAVE   Inhoudsopgave.................................................................................................................. 2  Samenvatting .................................................................................................................... 3  inleiding ............................................................................................................................ 4  1. Werken met vrijwilligers................................................................................................ 6  1.1 Vrijwilligersrelatie................................................................................................................. 6  1.2 Beloningen .......................................................................................................................... 6  1.3 Motiveren............................................................................................................................. 7  1.4 Werving & Selectie .............................................................................................................. 7  2. De SJU in beeld .............................................................................................................. 9  3. Medewerkers aan het woord....................................................................................... 10  3.1 Algemene gegevens ......................................................................................................... 10  3.2 Identiteit & Imago .............................................................................................................. 11  3.3 Motivatie ............................................................................................................................ 13  3.4 Relatie opbouwen & onderhouden .................................................................................... 13  3.5 Cultuur............................................................................................................................... 15  3.6 Beloningen ........................................................................................................................ 15  4. Conclusies.................................................................................................................... 18  4.1 Vrijwilligersprofiel............................................................................................................... 18  4.2 Sterke identiteit.................................................................................................................. 18  4.3 Sociaal contact & werkervaring als motivatie .................................................................... 19  4.4 Doelgroep & zichtbaarheid ................................................................................................ 20  4.5 Vrijwilligerscoördinatoren met gevoel................................................................................ 20  4.6 Samenwerken is beloning ................................................................................................. 20  4.7 Antwoord hoofdvraag ........................................................................................................ 21  Bronnen .......................................................................................................................... 22  Literatuur ................................................................................................................................. 22  Internet .................................................................................................................................... 22  Bijlagen ........................................................................................................................... 23  1 Opzet enquête...................................................................................................................... 23  2 Quotes van vrijwilligers......................................................................................................... 25 

HKU Music Management – Jaar 3

2


SAMENVATTING Dit document bevat een verslag van het onderzoek dat is uitgevoerd door adviesbureau Het e Oplosmiddel (3 jaars projectgroep van de opleiding Music Management aan de HKU) in opdracht van de Stichting Jazz en geïmproviseerde muziek Utrecht (SJU). Dit onderzoek is onderdeel van een project om vrijwilligers te werven voor de organisatie, en mogelijke verbeteringen door te voeren in het huidige vrijwilligersbeleid. Op basis van deze doelen, gekoppeld aan deskresearch, zijn verschillende deelvragen opgesteld, die een 360 graden overzicht moeten bieden van de visie, verwachtingen en wensen van de huidige vrijwilligers van de SJU. Met deze informatie kan de projectgroep uitgangspunten opstellen voor een gefundeerde en structurele wervingscampagne voor de SJU. Om een zo breed mogelijk beeld te krijgen, is in deze vragen een verdeling gemaakt van zes onderwerpen: algemene gegevens, imago/identiteit, motivatie, relatie, cultuur en beloningen. Het antwoord op de deelvragen is te vinden in het hoofdstuk “Resultaten”. De onderzoeksvragen zijn te vinden in bijlage 1 van dit verslag. De resultaten van dit onderzoek zijn verkregen middels een enquête die is verstuurd naar alle vrijwilligers van de SJU. Hierop heeft 64% gereageerd. Dit zijn 58 respondenten op de 110 vrijwilligers. Enkele opvallende uitkomsten van het onderzoek: • Het imago van SJU onder de vrijwilligers toont grote overeenkomst met de identiteit van de organisatie. • Het opdoen en onderhouden van sociale contacten is de belangrijkste motivatiefactor voor de vrijwilligers. Op de tweede plaats staat “het opdoen van werkervaring.” • Het overgrote deel van de vrijwilligers vindt dat de vrijwilligerscoördinatoren makkelijk benaderbaar zijn. Ook vinden zij dat de vrijwilligerscoördinatoren goed antwoord weten te geven op de vragen. Ongeveer een kwart van de vrijwilligers vindt echter wel dat er te weinig inspraak is op beslissingen die worden genomen over het vrijwilligersbeleid. • Vierentwintig procent van de vrijwilligers was het oneens met de stelling “Ik vind dat de SJU voldoende met zijn tijd meegaat qua programmering en uitstraling; SJU heeft een modern imago.” • Vijfenvijftig procent van de respondenten zou vaker naar een concert met zijn/haar vrijwilligerspas gaan als de SJU hen op de hoogte hield van interessante concerten. Op basis van conclusies uit de resultaten van dit onderzoeksverslag zijn een uitvoeringsplan voor de wervingscampagne en een adviesplan voor verbeterstrategieën in het vrijwilligersbeleid opgesteld. Deze documenten zijn geschreven met het doel handzaam, overzichtelijk, toegankelijk en uitvoerbaar te zijn in de praktijk. De conclusies en aanbevelingen uit dit onderzoeksverslag zijn in deze documenten verder geoperationaliseerd. Voor de verdieping in het optimaliseren van het vrijwilligersbeleid, op basis van de verkregen informatie uit het marktonderzoek, en het onderbouwde plan voor operationalisering van de campagne, willen wij doorverwijzen naar de twee hierboven genoemde documenten.


3


INLEIDING “De SJU is al 30 jaar een drijvende kracht voor de ontwikkeling van de jazz in Nederland. Als podium 1 voor internationale groepen, gerijpte nationale grootheden en aanstormend jazztalent.” Hiernaast is de SJU een organisatie die werkt met, en afhankelijk is van, een grote groep vrijwilligers die zich inzet voor de dagelijkse werkzaamheden van barmedewerker, kassaverkoop en coördinatie. Op het moment van schrijven redt de organisatie het net wel / net niet met de groep huidige vrijwilligers. Er worden af en toe nieuwe krachten aangetrokken, meestal ‘via-via’; de huidige medewerkers of vrijwilligers “kennen dan misschien nog wel iemand die vrijwilliger wil worden”. Er vertrekken echter natuurlijk ook wel eens vrijwilligers, waardoor er nooit een fatsoenlijke nieuwe aanwas van vrijwilligers is. Een groot manco hierin is het feit dat de SJU geen effectief lopende wervingscampagne heeft voor het aantrekken van vrijwilligers. Vanwege de vraag naar een dergelijke wervingscampagne is dit onderzoek onder de vrijwilligers van de SJU uitgevoerd. Hiernaast dient dit onderzoek ook ter inventarisatie van mogelijke knelpunten in het huidige vrijwilligersbeleid. Hierover wordt een adviesplan geschreven aan de SJU door het projectteam. Opvallende uitkomsten m.b.t. (on)tevredenheid over het beleid onder vrijwilligers, die naar boven komen door vragen over visie, verwachtingen en wensen, worden hierin meegenomen. Dit onderzoek is van belang om een zo breed mogelijk beeld te verkrijgen van de hierboven genoemde punten. Als er namelijk voldoende inzicht is in bijvoorbeeld de visie van de vrijwilligers, geeft dit duidelijkheid over de manier waarop gecommuniceerd moet worden in de wervingscampagne. Het onderzoek beoogd antwoord te geven op de volgende vragen:

Hoofdvraag: Welke instrumenten kan de Stichting Jazz Utrecht inzetten om structureel vrijwilligers te werven en te behouden? Centrale Vraag 1: Welke ingrediënten zijn er beschikbaar om het structurele tekort te ondervangen? Centrale Vraag 2: Welke instrumenten zijn geschikt voor onze doelgroep om een wervingscampagne op te zetten? Deelvragen: Algemene gegevens • Hoe ligt de verhouding, in percentages, tussen mannen en vrouwen onder de vrijwilligers? (variabelen: man, vrouw) • Wat zijn de meest prominente leeftijdsklassen binnen het huidige vrijwilligersbestand? (leeftijdsklassen: 18-25, 26-35, 35-45, 45+) • Wat is het algemene opleidingsniveau van de vrijwilligers? (variabelen: voortgezet onderwijs, MBO, HBO, WO) • Welke muziekstijlen worden door vrijwilligers het meest geluisterd? • Op welke manier kan het advies van de projectgroep in de organisatie geïmplementeerd worden? 1

Imago/identiteit www.sjujazz.nl • Wat is een adequate omschrijving van de identiteit van de SJU, zoals verwoord door de

organisatie? HKU Music Management – Jaar 3 • Wat is een adequate omschrijving van het imago van de SJU onder vrijwilligers? Motivatie • Wat zijn de belangrijkste redenen waarom vrijwilligers zich bij de SJU hebben aangemeld? • Wat zijn de belangrijkste passion points / motivatiefactoren van vrijwilligers om bij de SJU te

4


Imago/identiteit • Wat is een adequate omschrijving van de identiteit van de SJU, zoals verwoord door de organisatie? • Wat is een adequate omschrijving van het imago van de SJU onder vrijwilligers? Motivatie • Wat zijn de belangrijkste motivatiefactoren van vrijwilligers om bij de SJU te blijven werken? Relatie opbouwen & onderhouden • Welke voorwaarden stelt de SJU aan zijn vrijwilligers? • Welke stappen heeft de SJU in het verleden ondernomen om vrijwilligers te werven en te behouden? • Welke doelgroep(en) heeft de SJU op het oog voor de functies bar, kaartverkoop en coördinatie? • Welke communicatiemiddelen kunnen ingezet worden om sneller (en leuker) informatie uit te wisselen tussen vrijwilligers en SJU? (mailing, hyves, website, forum, print etc.) Cultuur • Hoe waarderen vrijwilligers de toegankelijkheid van de organisatie m.b.t. het melden van problemen/vragen? • Zijn de vrijwilligerscoördinatoren van de SJU voldoende benaderbaar? Beloningen • Wat biedt de SJU vrijwilligers aan materiële beloningen? • Waarvoor wordt de vrijwilligerskaart, die veel voordeel oplevert, door vrijwilligers gebruikt?

In dit verslag komt allereerst het door ons uitgevoerde literatuuronderzoek aan bod. Dit hebben wij uitgevoerd om de problematiek van het werken met vrijwilligers in een breder theoretisch kader te kunnen plaatsen. Uit dit vooronderzoek zijn een aantal richtlijnen en aandachtspunten zichtbaar geworden voor de vraagstelling. Het tweede hoofdstuk geeft een gedetailleerde omschrijving van de methode waarmee het onderzoek is uitgevoerd. Dit bestaat grofweg uit twee delen, namelijk interviews met vaste medewerkers en een online enquête onder vrijwilligers. De informatie die middels deze onderzoeksmethoden naar boven is gekomen zijn verwerkt in het derde hoofdstuk: Resultaten. In het vierde hoofdstuk wordt aan deze data conclusies verbonden. Op basis van deze conclusies heeft het onderzoeksteam een aantal aanbevelingen gedaan.


5


1. WERKEN MET VRIJWILLIGERS In dit hoofdstuk is een inventarisatie gemaakt van datgene wat literatuur zegt over het werken met vrijwilligers. Veel van deze bronnen zijn direct afkomstig uit de praktijk en gemaakt door, of gericht op, culturele/ideële organisaties in Nederland.

1.1 VRIJWILLIGERSRELATIE Vrijwilligers zijn belangrijke arbeidkrachten voor veel gesubsidieerde culturele organisaties. Deze noodzakelijke bron van vrijwillige inzet maakt veel activiteiten in de culturele sector financieel mogelijk. Vrijwilligers zijn op de keper beschouwd medewerkers, net als vaste krachten. Een medewerker gaat altijd een arbeidrelatie aan met zijn/haar werkgever. Het Leerboek Personeelsmanagement definieert een arbeidsrelatie als: “De relatie die een werknemer aangaat met een werkgever om arbeid te leveren en in ruil daarvoor een beloning te 2 ontvangen.” Naast de ruildimensie bestaat een arbeidsrelatie uit nog twee aspecten, namelijk een gezagsdimensie en een samenwerkingsdimensie. De gezagsdimensie bepaalt dat de werknemer zich bij het aangaan van een arbeidsrelatie altijd direct of indirect onder het gezag van zijn/haar werkgever plaats. De samenwerkingsdimensie gaat over het feit dat een medewerker beperkt wordt in de keuze met wie 3 hij/zij op een bepaald moment samenwerkt. In een reguliere arbeidrelatie vormen het loon en eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden de belangrijkste bindingen tussen werknemer en werkgever. Dit betekent dat de organisatie zich minder druk hoeft te maken over het onderhouden van deze relatie. Gezag kan naar eigen wens uitgeoefend worden, zonder direct gevaar dat de medewerker zijn of haar biezen pakt. Vrijwilligers ontvangen geen loon voor hun inzet. Dit maakt de arbeidsrelatie meteen een stuk instabieler. Een beroep op gezag vanuit de organisatie kan snel ondermijnd worden en in het ergste geval leiden tot demotivatie en uitstroom. Om inzicht te krijgen in de relatie met vrijwilligers moet gekeken worden naar andere vormen van beloning en motivatiefactoren.

1.2 BELONINGEN Het belonen van vrijwilligers heeft te maken met twee centrale vragen. Wat hoopt de vrijwilliger bij mijn organisatie te vinden (motieven)? En wat heb ik als organisatie aan vrijwilligers te bieden? In het document 5xB: Dé formule voor het vinden en binden van nieuwe vrijwilligers, van NOV publicatie services, worden zes mogelijke motieven gegeven. Deze motieven vormen een belangrijk deel van de beloning voor het werk wat een vrijwilliger doet: 1. 2. 3. 4.

Mensen zoeken een leuke en zinvolle tijdsbesteding. Mensen doen vrijwilligerswerk uit maatschappelijke of ideële betrokkenheid. Mensen willen hun talenten en mogelijkheden benutten en/of verder ontplooien. Mensen gebruiken vrijwilligerswerk om hun dag te structureren en/of weer in een arbeidsritme te komen. 5. Mensen willen verantwoordelijkheid dragen en invloed uitoefenen. 4 6. Mensen zijn op zoek naar sociale contacten. 2

F. Kluytmans, Leerboek Personeelsmanagement, 2005. Groningen/Houten, Wolters-Noordhoff. p. 20. Verder aangehaald als Kluytmans. 3 Kluytmans. p. 20. 4 NOV. 5xB: Dé formule voor het vinden en binden van nieuwe vrijwilligers. 2002. Utrecht. NOV publicatie services. p. 29.


6


Het is belangrijk om te onthouden dat de persoonlijke motivatie om vrijwilligerswerk te doen voor elke vrijwilliger anders kan zijn. Het ligt voor de hand dat binnen één organisatie een aantal motieven prominenter vertegenwoordigd zijn. De vrijwilligersrelatie is echter in de eerste plaats heel persoonlijk, met name op het gebied van dit soort intrinsieke beloningen. Nadat inzichtelijk is geworden welke motieven achter de belangrijkste beloningen zitten, kan de organisatie gaan kijken naar datgene wat zij kunnen bieden om hierop in te spelen. Dit zijn zowel fysieke beloningen, d.w.z. beloningen met een voor de vrijwilliger in geld uit te drukken waarde, als motiverende beloningen die inspelen op de motieven van vrijwilligers.

1.3 MOTIVEREN Motiveren is het actieve proces van mensen (c.q. organisaties) om de gevoelsmatige beweegredenen van medewerkers, die bepalen of zij bepaalde activiteiten willen verrichten, in positieve zin te beïnvloeden. In het kader van dit onderzoek is motiveren een van de middelen voor de organisatie om het goed functioneren en behouden van vrijwilligers te bevorderen. Motiveren is een vorm van belonen. Het is essentieel voor het creëren van binding binnen de vrijwillige arbeidsrelatie. Esther Willemse vond in haar doctoraalscriptie “Een onderzoek naar (fundamentele) motivatiefactoren” zeven factoren die de motivatie van medewerkers in die organisatie in positieve zin beïnvloedde: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Het geven van vertrouwen, waardering en respect. Het geven van ruimte en verantwoordelijkheid. Kennis/Kunde vakgebied en (zelf)management. Het stellen van doelen / resultaatgericht werken. Collega’s / het team / De sfeer De organisatie(cultuur) als geheel. Rest (werken in woonplaats, etc.)

In deze motivatiefactoren zijn een aantal overkoepelende aspecten te ontdekken: sociale interactie, persoonlijke ontwikkeling, waardering en ideële/maatschappelijke bijdragen. Motivatiefactoren zijn sterk afhankelijk van hetgeen een organisatie doet en te bieden heeft. Deze aspecten horen dan ook nader beschouwd te worden bij het samenstellen van een werving- & selectiebeleid voor vrijwilligers.

1.4 WERVING & SELECTIE Bij de werving- & selectieprocedure van vrijwilligers is het van belang om een goede match tussen vrijwilliger en organisatie te vinden/maken. Twee vragen zijn daarbij van belang. • Wat zoeken wij in een vrijwilliger? • Wat hebben wij als organisatie te bieden aan potentiële vrijwilligers? Het antwoord op beide vragen wordt weergegeven in een functieprofiel. In de eisen voor een vrijwilliger spelen zowel zakelijke aspecten (opleidingsniveau, praktijkervaring, leeftijd etc.), als sociale aspecten (interesses, motivatiefactoren, persoonlijkheid etc.) een rol. Om te beoordelen of een bepaald persoon binnen de organisatie zal passen, is een kennismakingsgesprek een goed instrument. Ook het instellen van een proeftijd, geeft beide partijen iets meer speelruimte om aan elkaar te wennen. Vanuit een organisatie wordt gezocht naar een bepaald soort vrijwilliger. Dit resulteert in een persoons- en taakomschrijving. Veel organisaties maken de fout om hun wervingsboodschap enkel vanuit deze vraag naar buiten te brengen. Een succesvolle wervingscampagne is qua communicatieboodschappen aangepast op de beleving en interesses van de doelgroep. Om de juiste mensen aan HKU Music Management – Jaar 3

7


een organisatie te binden is het tenslotte ook van belang om deze mensen op een aantrekkelijke manier aan te spreken. Hiervoor kan teruggegrepen worden op de doelgroepomschrijving van de campagne, de motivatiefactoren van het huidige vrijwilligersbestand, en vormen van beloning die voor vrijwilligers binnen de organisatie van belang zijn. In het kader van dit onderzoek is het dus van belang een inventarisatie te maken van die aspecten. Dit dient vervolgens als basis voor een nieuwe, hopelijk vruchtbare wervingscampagne.


8


2. DE SJU IN BEELD Het onderzoek werd uitgevoerd door de inspanning van een extern projectteam. Voor het verzamelen van informatie zijn twee instrumenten ingezet: • Vraaggesprekken met vaste medewerkers; zakelijk directeur en vrijwilligerscoördinatoren. • Enquête onder de vrijwilligers. Door middel van de vraaggesprekken is informatie verzameld over de visie, geschiedenis, identiteit en het vrijwilligersbeleid van de organisatie. In de enquête zijn een aantal van deze kenmerken getoetst onder de vrijwilligers en hebben we een inventarisatie proberen te maken van de mate waarin bekende motivatiefactoren en beloningen onder vrijwilligers van de SJU aanwezig zijn. Als extern projectteam konden we tijdens dit onderzoek een frisse en objectieve blik houden op de organisatie, terwijl we zo min mogelijk druk op de dagelijkse gang van zaken hoefden te leggen. Om tot een gebalanceerde wervingscampagne te komen hebben we geprobeerd zowel vanuit de organisatie, als vanuit (potentiële) vrijwilligers gegevens te verzamelen. Het onderzoek bestond uit vraaggesprekken met drie vaste medewerkers op bestuurs-/beleidsniveau en een enquête onder alle vrijwilligers (±110), waarvan er 58 de enquête hebben ingevuld. Dit geeft een responspercentage van rond de 64%. Om de respons te stimuleren is er onder deelnemers aan het onderzoek een iPod t.w.v. €139,- euro verloot. Voor de vraaggesprekken zijn enkele vragenlijsten als richtlijn gebruikt uit het Werkboek: Werving en behoud van vrijwilligers, van de Rabobank. In de enquête zijn de volgende soorten vragen gebruikt: • Dropdown list • Open vraag • Multiple choice (max. 1) • Likert scale • Multiple choice ( > 1) Deze vragenlijst is gemaakt en gepubliceerd met de website www.thesistools.com. Thesistools levert een gratis dienst voor studenten om online enquêtes te ontwikkelen. Onderdeel van deze dienst is dat resultaten direct verwerkt worden in zowel tabellen als grafieken. Op basis van deze gegevens is de juiste data gezocht voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen. De volledige vragenlijst van de enquête is te vinden in bijlage 1 van dit verslag. De onderzoekers baseerden de onderzoeksvragen en -methoden op praktijkervaring, literatuurstudie en werkmodellen van vergelijkbare organisaties. Deze deskundigheid heeft geleid tot betrouwbare procedures. Enerzijds geven deze een objectief beeld van belangrijke organisatiekenmerken (het onderzoeksteam is hierover tenslotte onpartijdig). Anderzijds is diezelfde deskundigheid ook zoveel mogelijk ingezet om een praktisch haalbaar en efficiënt uit te voeren onderzoek neer te zetten. Deelnemers zijn benaderd met de vraag om hun ervaringen, wensen en meningen over de SJU en hun rol als vrijwilliger te delen. Ze konden dit thuis, in alle rust, op een zelfgekozen moment doen. De enquête was online in te vullen van 15 oktober tot 5 november 2008.


9


3. MEDEWERKERS AAN HET WOORD Het onderzoek naar instrumenten die de SJU kan inzetten om structureel vrijwilligers te werven en te behouden is opgedeeld in een aantal deelonderwerpen. Deze onderwerpen zijn gedestilleerd uit de opdrachtomschrijving, doelstellingen en hoofdvraag, en worden in dit hoofdstuk beantwoord. Deze verdeling sluit ook aan op de mening van het projectteam en op deskresearch naar vrijwilligersbeleid (Zie bronnenlijst). In het onderzoek worden de volgende onderwerpen behandeld: algemene gegevens, imago/identiteit, motivatie, relatie, cultuur en beloningen.

3.1 ALGEMENE GEGEVENS Van de 58 respondenten was 55% man en 31% vrouw. Acht respondenten kozen ervoor geen antwoord op deze vraag te geven. De leeftijd van deelnemers aan de enquête was redelijk gelijk verdeeld over de vooraf gestelde leeftijdsklassen. Eenentwintig procent viel in de jongste leeftijdscategorie (16-25 jaar), terwijl vierentwintig procent net daarboven zat in de klasse 26-35 jaar. De groep 36-44 jarigen werd slechts vertegenwoordigd door zeventien procent van respondenten en vierentwintig procent was 45 jaar of ouder. Opnieuw kozen acht respondenten (14%) ervoor geen antwoord te geven op deze vraag. Tabel 1: Leeftijdsklassen Leeftijdsklasse:

Respondenten

percentage

16-25

12

21%

26-35

14

24%

36-44

10

17%

45+

14

24%

Geen antwoord

8

14%

58

100%

Totaal:

  Het merendeel, achtenvijftig procent van alle respondenten gaf een universitaire of hogere beroepsopleiding aan als hoogst genoten opleiding. Zesendertig procent kwam van de universiteit en tweeëntwintig procent van het HBO. Slechts veertien procent gaf het MBO als hoogst genoten opleiding en een andere veertien procent kwam van het voortgezet onderwijs. In tabel 2 staan de exacte gegevens van deze vraag. Tabel 2: Opleidingsniveau Hoogst genoten opleiding

Respondenten

percentage

voortgezet onderwijs

8

14%

MBO

8

14%

HBO

13

22%

WO

21

36%

overig

1

2%

geen antwoord Totaal:

7

12%

58

100%


10


In de enquête is ook gevraagd naar welke muzikale genres door de vrijwilliger geluisterd wordt. Jazz (15%), Funk/soul (12%) en Rock (10%) zijn de drie populairste genres, gevolgd door pop, klassiek en blues. De precieze populariteit van elk muzikale genre staat weergegeven in onderstaande cirkeldiagram. Diagram 1

  

3.2 IDENTITEIT & IMAGO In de interviews met vaste medewerkers van de SJU (zakelijk directeur en vrijwilligerscoördinatoren) zijn een aantal kernpunten achterhaald waar de SJU haar identiteit aan ontleent. Deze punten zijn: • • • •

Een relaxte sfeer voor zowel bezoekers als medewerkers. Een toegankelijke organisatie met lage drempels om leidinggevenden te benaderen. Een passie voor live muziek. Een podium dat qua programmering en uitstraling met de tijd meegaat.

Deze ingrediënten vormen samen met enkele andere strategische en operationele keuzes die we aan de interviews hebben ontleent de basis voor een identiteitsomschrijving. De identiteit van een organisatie word volgens de literatuur geformuleerd in een missie. 5

Voor het formuleren van een missie bestaan verschillende modellen. Het Ashridge-missiemodel combineert verschillende invalshoeken en zorgt op die manier voor een zeer complete omschrijving van de bedrijfsidentiteit. Volgens het Ashridge-missiemodel bestaat een goede missieomschrijving uit vier elementen: doel, strategie, waarden en gedragsnormen. Toegepast op de SJU komt dit neer op:

  5

Y. Mandour, Een praktische kijk op Marketing- en strategiemodellen, 2005, Sdu Uitgevers, Den Haag. p. 13.


11


De SJU: jazzpodium en vrijwilligersorganisatie. De SJU bestaat ter bevordering van de jazz en aanverwante muziek in Nederland.(Doel) De SJU biedt een podium aan internationale groepen, gerijpte nationale grootheden en aanstormend jazztalent. Het biedt bovendien ruimte voor (jazz)workshops en laagdrempelige dansavonden. (Strategie) De SJU steunt op de inzet van vrijwilligers. Om dit mogelijk te maken zijn een goede sfeer, gezelligheid en een relaxte werkethos belangrijke zaken. (Waarden) Vrijheid gaat hand in hand met het nemen van verantwoordelijkheid. Vrijwilligers krijgen binnen de SJU de kans om, zelfstandig en in sociaal teamverband, de organisatie op een representatieve manier naar publiek en artiesten toe te vertegenwoordigen. (Gedragsnormen) ) De vier basisingredienten van deze identiteit zijn getoetst bij de vrijwilligers om te kijken of het imago overeen komt met de identiteit, zoals verwoord door de vaste medewerkers. Maar liefst eenentachtig procent van de respondenten was het zeer eens met de stelling: “Het is leuk dat er vaak live muziek in de SJU is”. Zeven procent was het gewoon eens met deze stelling. Zevenenzestig procent van de 58 respondenten was het er zeer mee eens dat de sfeer bij de SJU relaxed is. Eenentwintig procent was het hier gewoon mee eens. Slechts één respondent was het hier zeer mee oneens. Tweeënzestig procent vindt de sfeer bij de SJU zeer toegankelijk. Zesentwintig procent van de deelnemers is het hier in iets mindere mate mee eens, terwijl opnieuw één respondent het zeer oneens was met deze stelling. Over de inspraak op het huidige vrijwilligersbeleid bij de SJU was men minder onverdeeld positief. Zeven procent vond dat er echt té weinig inspraak is. Negentien procent was ook oneens met de stelling dat er voldoende inspraak mogelijk is. Toch vind de overgrote meerderheid dat er voldoende inspraak is op het beleid. Zevenenveertig procent van de deelnemers antwoorde dit. Zestien procent was het zeer eens met de stelling. Het moderne imago qua programmering en uitstraling wordt opnieuw matig positief beoordeeld. Eenentwintig procent van de deelnemers was het zeer eens met de stelling: “Ik vind dat de SJU voldoende met zijn tijd meegaat qua programmering en uitstraling; SJU heeft een modern imago.” Vijfenveertig procent was het hier gewoon mee eens en vierentwintig procent was het oneens met deze stelling. Tabel 3. Imago SJU onder vrijwilligers zeer eens

eens

oneens

zeer oneens

Live muziek is leuk:

81%

7%

0%

2%

Relaxte sfeer:

67%

21%

0%

2%

Toegankelijke sfeer:

62%

26%

0%

2%

Modern imago:

21%

45%

24%

0%

Voldoende inspraak:

16%

47%

19%

7%


12


3.3 MOTIVATIE In de enquête hebben wij vrijwilligers gevraagd in welke mate zij het eens waren met vier stellingen over hun motivatie. Deze stellingen zijn gebaseerd op vier belangrijke motivatiefactoren waarom mensen vrijwilligerswerk doen: 1. Ideële/maatschappelijke overtuiging. 2. Sociaal contact. 3. Waardering. 4. Opdoen van werkervaring. De belangrijkste reden voor vrijwilligers bij de SJU om het werk te doen is bij uitstek vanwege het sociale contact dat ze daarmee hebben. Vijfenvijftig procent van de respondenten was het zeer eens met deze stelling. Op de tweede plaats komt het opdoen van werkervaring met zesendertig procent van de deelnemers die dit aspect eveneens zeer belangrijk vonden. De volledige data met betrekking tot de overige motivatiefactoren die onder de vrijwilligers getoetst zijn, staan in tabel 4. Tabel 4. Motivatie zeer eens

eens

oneens

zeer oneens

Sociaal contact:

55%

17%

12%

5%

Werkervaring opdoen:

36%

28%

10%

17%

ideële/maatschappelijke overtuiging:

31%

43%

9%

9%

Waardering:

24%

29%

26%

10%

3.4 RELATIE OPBOUWEN & ONDERHOUDEN Op basis van de interviews met vaste medewerkers en interne documenten over vrijwilligers zijn de volgende criteria voor vrijwilligers van de SJU vastgesteld: • • • • • •

Minimumleeftijd 18 jaar Woonachtig in de regio Utrecht Affectie met muziek en/of cultuur Bereidheid tot het werken in late diensten (22.00 – 04.00) Representatief voor de identiteit van de SJU Communicatief vaardig

De SJU heeft geen concrete doelgroep voor ogen die aan deze eisen voldoet. Het team van vrijwilligers bestaat uit zowel studenten, starters op de arbeidsmarkt als personen die al langer een vaste baan hebben. Veertig procent van de deelnemers aan de enquête heeft een fulltime baan. Eenentwintig procent werkt parttime en zeventien procent is student. Negen procent heeft geen vast dienstverband, is zelfstandig ondernemer, kunstenaar of muzikant. Tabel 5: Soort dienstverband respondenten

percentage

Fulltime

23

40%

Parttime

12

21%

Student

10

17%

Anders

5

9%


13


Vanaf 2002 is het vrijwilligersbeleid bij SJU drastisch veranderd en geprofessionaliseerd. Dit betekent dat er sinds die tijd steeds meer is gewerkt aan functieprofielen, beloningsregelingen en regels voor het werven en (vooral) behouden van vrijwilligers. Uit de interviews is gebleken dat er sinds die tijd niet veel stappen zijn ondernomen om nieuwe vrijwilligers te werven. In de zaal van de SJU lagen flyers met de boodschap dat de SJU op zoek is naar vrijwilligers, maar deze campagne werd niet gedragen door een overkoepelend concept. Bovendien wordt de effectiviteit van de communicatieboodschap, voorop groot: € 0,- en achterop de tekst “De SJU zoekt vrijwilligers”, door de organisatie zelf in twijfel getrokken. Hier tegenover staat dat de SJU relatief veel ondernomen heeft om de vrijwilligers te behouden. Zoals hierboven beschreven, zijn er gefundeerde profielschetsen opgesteld voor de verschillende functies en is er een uitgebreide beloningsregeling uitgewerkt, waarin onder andere de gastenlijstregeling, de vrijwilligerspas (korting op drankjes) en verschillende trainingen en cursussen aan bod komen. Tevens zijn er voor de werknemers en vrijwilligers duidelijke huisregels opgesteld om het beleid helder te kunnen doorvoeren. Ook zijn er jaarlijks enkele vrijwilligersborrels en –uitjes. De effectiviteit van verschillende communicatiekanalen om vrijwilligers te werven is in dit onderzoek gemeten. De website bleek het meest nuttige “passieve” middel voor werving. Negenentwintig procent van de respondenten kwam via deze weg te weten dat de SJU op zoek was naar vrijwilligers. Drieënveertig procent van de deelnemers gaf echter aan via een andere weg dan de flyer, vragen, stage of website met de SJU in contact te zijn gekomen. In het merendeel van deze andere wegen was persoonlijk contact de beslissende factor. Een deel gaf aan “te zijn gevraagd” en een ander deel zei “via vrienden of een andere vrijwilliger”. E-mail is bij uitstek het middel waarmee vrijwilligers op de hoogte gehouden willen worden over nieuwe ontwikkelingen binnen de SJU. Op de tweede plaats staat de post. (Diagram 2) Diagram 2

Een ruime meerderheid, 62%, van alle vrijwilligers is tevreden met de frequentie waarmee de SJU hen op de hoogte houdt van nieuwtjes en afspraken. Veertien procent vindt dat dit iets te weinig gebeurd, terwijl negen procent het iets te vaak vind. Één respondent vind dat er echt te vaak contact met hem/haar opgenomen wordt. Tweederde van alle deelnemers aan de enquête vindt de berichtgeving vanuit de SJU overzichtelijk en helder. Slechts eenentwintig procent is het hier mee oneens en veertien procent had hierover geen mening.


14


3.5 CULTUUR De vrijwilligerscoördinatoren gaven in het interview aan dat ze graag benaderbaar en aanspreekbaar wilden zijn voor hun vrijwilligers als onderdeel van een open en relaxte bedrijfscultuur. In het onderzoek is ook gevraagd naar de beleving van vrijwilligers hierover. Tabel 6 zeer eens

eens

oneens

zeer oneens

Makkelijk benaderbaar

50%

31%

7%

2%

Geven goede antwoorden

47%

33%

5%

3%

Een ruime meerderheid van alle deelnemers onderschrijft het beeld wat door de SJU geschetst werd, dat de vrijwilligers coördinatoren benaderbaar zijn en op een goede manier terugcommuniceren.

3.6 BELONINGEN De SJU biedt vrijwilligers grofweg vier verschillende vormen van materiële beloningen: training & cursussen, activiteiten, vrijwilligerspas en een vrijkaartenregeling. Onder materiële beloningen worden alleen zaken gezien die een (financiële) waarde kunnen vertegenwoordigen voor de vrijwilliger. Trainingen die tijdens de inwerkperiode gegeven worden om de vrijwilliger goed te laten functioneren, vallen hier bijvoorbeeld niet onder.

Inventarisatie materiële beloningen: Trainingen & cursussen • De groep barkrachten krijgt elk jaar een tapcursus, verzorgd door de brouwerij. Daarnaast zal ieder jaar een opfriscursus barkennis en –vaardigheden worden gegeven. • De groep coördinatoren krijgt een jaarlijkse cursus bedrijfshulpverlening (BHV). Activiteiten voor vrijwilligers • Borrels voor de SJU medewerkers. • Vrijwilligersuitje betaald uit de fooienpot. • SJU organiseert een speciale Club Djazzive editie met Oud&Nieuw. Vrijwilligers kunnen hiervoor met korting kaarten bemachtigen. Vrijwilligerspas • Gratis koffie en thee bij bezoek. • Op alle andere drankjes voor zichzelf krijgt de vrijwilliger 25% korting op vertoon van de pas. • Met de pas kom je bij betaalde concerten die door de SJU zijn georganiseerd, gratis binnen (mits niet uitverkocht). Je mag één introducé meebrengen die met jou gratis naar binnen kan. Vrijkaartenregeling • Gratis toegang tot bepaalde niet uitverkochte concerten in Vredenburg. Max. 2 kaarten. • Gastenplaatsen bij niet-uitverkochte concerten en dansavonden in Tivoli Oudegracht en De Helling • Eventueel mogelijkheid tot gratis entree bij andere culturele instellingen in Utrecht.

Zestig procent van de respondenten vindt de cursussen die door de SJU georganiseerd worden erg zinvol. Zeventien procent had hierover geen mening. HKU Music Management – Jaar 3

15


Over de vraag of deze cursussen vaak genoeg georganiseerd worden, waren de meningen meer verdeeld: • 34%, geen mening • 17%, mee eens • 16%, een beetje mee eens • 17%, een beetje oneens • 3%, mee oneens • 12%, geen antwoord Bijna alle vrijwilligers die aan de enquête deelnamen, 84%, zouden een vrijwilligerdag bezoeken. Zesendertig procent van de respondenten bezoekt soms de vrijwilligersborrels. Vierentwintig procent doet dit regelmatig en negentien procent zelfs vaak. Een kleine groep (5%) bezoekt deze borrels altijd, terwijl een zelfde groep van 5% dit juist nooit doet. Deze borrels worden over het algemeen als zinvol en gezellig ervaren: Tabel 7.

Percentage:

Erg zinvol

Zinvol

Niet zinvol

Helemaal niet zinvol

Geen Mening

28%

40%

5%

0%

17%

Erg gezellig

Gezellig

Ongezellig

Erg ongezellig

Geen Mening

26%

38%

3%

0%

22%

Tabel 8. Percentage:

Achtentwintig procent van de respondenten vindt bovendien dat deze borrels vaak genoeg georganiseerd worden. Zeventien procent is het hier in iets mindere mate mee eens. Een andere zeventien procent zou best vaker vrijwilligersborrels willen. Een opvallend percentage van achtentwintig procent had hierover echter geen mening.   Het voordeel van de vrijwilligerspas is bij zesentachtig procent van de respondenten bekend. Door eenenveertig procent van de deelnemers wordt de pas één tot vijf keer per jaar gebruikt om concerten te bezoeken. Negentien procent gebruikt de pas zelfs vijftien keer of meer per jaar. Een iets kleinere groep, 16%, gebruikt de pas vijf tot tien keer per jaar. Zeven procent tien tot vijftien keer per jaar. Slechts vijf procent van de geënquêteerden gebruikt de pas nooit. De vrijwilligerspas wordt het meest gebruikt voor bezoeken aan de SJU zelf. Op de tweede plaats staan Tivoli Oudegracht en Tivoli de Helling. In diagram 3 staat de populariteit van de verschillende podia grafisch weergegeven. Diagram 3.


16


Vijfenvijftig procent van de respondenten zou vaker naar een concert met zijn/haar vrijwilligerspas gaan als de SJU hen op de hoogte hield van interessante concerten. Op eenentwintig procent van de respondenten zou betere berichtgeving geen invloed hebben. Vierentwintig procent heeft hierover geen mening. Het grootste deel van de respondenten vindt de beloning van gratis concertbezoek door middel van de vrijwilligerspas waardevol: 76% zeer waardevol 9% waardevol 2% niet waardevol 14% geen antwoord


17


4. CONCLUSIES 4.1 VRIJWILLIGERSPROFIEL De enquêteresultaten laten zien dat er meer mannen dan vrouwen werkzaam zijn als vrijwilliger. De leeftijdsopbouw is zeer breed, de jongst vrijwilliger is 16 jaar jong, de oudste is 54. De leeftijdsopbouw is redelijk homogeen, waarbij de grootste leeftijdsgroepen 26 tot 35 jaar en 45 jaar en ouder zijn. Over het algemeen zijn de vrijwilligers hoger opgeleid, dat wil zeggen dat zij een HBO of universitaire opleiding hebben genoten. Wat betreft muzikale voorkeur lopen de interesses uiteen. Jazz komt als populairste muziekstijl naar boven, gevolgd door soul/funk, rock ,pop, klassiek en blues. Het minst populair onder vrijwilligers zijn country, metal, Nederlandstalig, dance en hip-hop.

4.2 STERKE IDENTITEIT De identiteit van de SJU is op vijf punten door de vrijwilligers beoordeeld. Hierin is naar voren gekomen dat het belangrijkste aspect een passie voor livemuziek is. Het grootste deel van de vrijwilligers deelt deze interesse met de organisatie. Daarnaast wordt door zowel organisatie als vrijwilligers de sfeer binnen het podium over het algemeen als relaxed ervaren. Over de toegankelijkheid van de organisatie zijn vrijwilligers ook positief. Het moderne imago en de mogelijkheid tot inspraak op het beleid worden minder positief beoordeeld. De mening van vrijwilligers is nergens écht negatief, maar het is toch opvallend dat de SJU op deze twee punten door veel vrijwilligers slechter beoordeeld wordt. Hieronder wordt per identiteitsaspect een beoordeling gegeven en een bondige conclusie getrokken die in verband staat met de overige resultaten van dit onderzoek. Identiteitsaspect

Beoordeling

Conclusie

Livemuziek

++

Is de belangrijkste bindende factor in de identiteit en het imago van de SJU. Komt op natuurlijke wijze al tot uitdrukking in alle aspecten van de organisatie. Risico bestaat dat dit positieve aspect verdrukt wordt door het benadrukken van de “experimentele” en “improviserende” muzikale identiteit.

Relaxte sfeer

+

Word door een overgrote meerderheid van de vrijwilligers zo ervaren. Is een belangrijk aspect van de motivatie om bij de SJU vrijwilligerswerk te doen. Staat in relatie met ”het opdoen en onderhouden van sociale contacten” als belangrijkste motivatiefactor. De relaxte sfeer vraagt echter ook een bepaalde houding vanuit de organisatie. Met name de besluitvorming en communicatie van de hogere leiding kan botsen met deze relaxte sfeer en omgangsnormen op de werkvloer.

Toegankelijke sfeer

+

De toegankelijke sfeer op de werkvloer, of binnen het podium wordt door vrijwilligers erkent. Opnieuw ligt het gevaar bij verhouding tussen hogere leiding (directeur, bestuur) en werkvloer. Voor een echt consequente identiteit dienen alle lagen van de organisatie met elkaar in overeenstemming volgens globaal dezelfde waarden en gedragsregels te werken.


18


Modern imago

+/-

De SJU gaat volgens de vrijwilligers niet zo goed en uitgesproken met de tijd mee als de medewerkers over hun eigen beleid oordelen. De vragen die de organisatie zich bij deze conclusie moet stellen is: “Wat verstaan vrijwilligers onder modern beleid?” “Hoe willen onze vrijwilligers dat de SJU zich in de huidige tijd ontwikkelt?” “Klopt ons streven wel en hoe kunnen onze vrijwilligers daar bewuster in betrekken?”

Inspraak

+/-

De mogelijkheid tot inspraak op het beleid van de SJU scoort het laagst van alle identiteitsaspecten. Een deel van de vrijwilligers voelt zich écht betrokken bij het podium en zou heel graag meer mee willen praten over bepaalde beleidskeuzes. Ook is de matige beoordeling van dit aspect weer een teken van de mogelijke kloof tussen de werkvloer en de hogere leiding.

4.3 SOCIAAL CONTACT & WERKERVARING ALS MOTIVATIE Uit de resultaten van dit onderzoek is gebleken dat het opdoen en onderhouden van sociaal contact de belangrijkste motivatiefactor is voor vrijwilligers bij de SJU. De conclusie hieruit is dat dit sociale aspect ingezet moet/kan worden voor de werving van nieuwe vrijwilligers. Bovendien is het belangrijk om in het vrijwilligersbeleid voldoende rekening te houden met het verkrijgen en onderhouden van sociale contacten. Deze motivatiefactor staat uiteraard in sterk verband met de relaxte en toegankelijke sfeer binnen het podium. Daarom is het van belang om sociaal contact een plek te geven in zowel het strategische organisatiebeleid en het operationele vrijwilligersbeleid van de SJU. Op de tweede plaats is “het opdoen van werkervaring” naar voren gekomen als belangrijke motivatiefactor. De werkzaamheden die door de vrijwilligers uitgevoerd (mogen) worden, geven dus een intrinsieke motivatie. Dit is gunstig omdat het uiteindelijk in het belang van de organisatie is om deze werkzaamheden uitgevoerd te zien. In het kader van een wervingscampagne is het belangrijk om duidelijk te zijn over de werkzaamheden die door vrijwilligers worden uitgevoerd, de verantwoordelijkheden die daarmee gepaard gaan en eventueel ook de mogelijkheden tot interne doorstroom naar (hogere of leuke) andere functies. Ideële en maatschappelijke overwegingen spelen in iets mindere mate een rol in de motivatie van vrijwilligers, maar voor een aanzienlijk deel speelt dit aspect toch mee. Het kan zijn dat dit een teken is dat de ideële doelstellingen van de SJU: “Het stimuleren van de jazz en improvisatiemuziek in Nederland” toch door een groot deel van de vrijwilligers erkent wordt. Deze veronderstelling wordt echter niet direct ondersteund door de muzikale interesse van vrijwilligers. Jazz heeft daarin weliswaar het grootste aandeel, maar dit aandeel is toch slechts 15%. • In een vervolgonderzoek kan gekeken worden welke ideële en maatschappelijke overtuigingen een rol spelen in de motivatie van vrijwilligers en hoe deze in verband staan met de identiteit en het beleid van de organisatie. Het krijgen van waardering en erkenning voor hun inzet, speelt bij een derde van de vrijwilligers geen rol in hun motivatie. Dit percentage is opvallend tegenover de andere getoetste motivatiefactoren. Het is vooralsnog onduidelijk wat hiervan de oorzaak is. Dit kan aan een aantal factoren liggen: • Andere dominante motivatiefactoren overheersen. • De organisatie stimuleert het gevoel van waardering geven en nemen onvoldoende. • Waardering speelt een minder belangrijke rol in de persoonseigenschappen van vrijwilligers bij de SJU. HKU Music Management – Jaar 3

19


Het onderzoek bevestigd dat de motivatie van vrijwilligers bestaat uit een mix van verschillende motivatiefactoren. Sociaal contact en werkervaring zijn de twee meest dominante motivatiefactoren. Het ligt daarom voor de hand dat deze twee aspecten benadrukt worden in de werving van nieuwe vrijwilligers.

4.4 DOELGROEP & ZICHTBAARHEID Voor het succesvol uitvoeren van een campagne is het van essentieel belang dat de juiste doelgroepen geïdentificeerd worden. De resultaten van de enquête kunnen worden gebruikt bij het opstellen van een profiel voor een wervingscampagne voor vrijwilligers. De doelgroep waar de wervingscampagne op gericht dient te zijn, is de studerende of hoger opgeleide, full-time werkende man uit Utrecht van 18 jaar en ouder, wiens muzikale voorkeuren jazz, soul/funk, pop, rock en/of klassiek zijn, en ook nog bereid zijn om late diensten te werken. Daarnaast heeft de kandidaat affiniteit met kunst en cultuur. Uit de enquête is gebleken dat het grootste deel van de vrijwilligers via vrienden te weten is gekomen dat de SJU vrijwilligers zocht. Daarnaast geven de meeste vrijwilligers er de voorkeur aan om via mail benaderd te worden. Het ligt dus voor de hand om het aanwezige netwerk van vrienden en kennissen van vrijwilligers in te schakelen. Dit is ook de manier waarop de SJU nu aan haar vrijwilligers komt. Wat er momenteel ontbreekt in de campagnevoering, is zichtbaarheid. Er wordt nergens in de communicatie duidelijk gemaakt dat de SJU een organisatie is die voor haar bestaan afhankelijk is van de inzet van vrijwilligers. Wij adviseren dan ook dat de SJU actief in al haar communicatie consequent de rol van vrijwilligersorganisatie benadrukt. De meest geschikte passieve communicatiekanalen zijn de website, (digitale) nieuwsbrieven en posters binnen de SJU. In actieve zin moeten er flyers verspreidt worden op punten waar de doelgroep te vinden is. Op deze manier wordt de zichtbaarheid van de identiteit van de SJU vergroot, namelijk “Wij zijn een organisatie waar vrijwilligers met veel plezier en toewijding werken aan de totstandkoming van een cultureel programma.” Op deze manier worden meer potentieel geïnteresseerden bereikt dan nu het geval is.

4.5 VRIJWILLIGERSCOÖRDINATOREN MET GEVOEL De vrijwilligerscoördinatoren vinden zichzelf makkelijk benaderbaar en duidelijk tegenover de vrijwilligers. Het onderzoek wijst uit dat dit beeld klopt. Een overgrote meerderheid van de vrijwilligers vindt de coördinatoren inderdaad makkelijk benaderbaar en duidelijk in hun communicatie. Er is door de betrokken medewerkers veel tijd en aandacht geïnvesteerd in de relatie tussen vrijwilligers en organisatie op het niveau van de werkvloer. Onze indruk uit de resultaten van het onderzoek is dat de relatie tussen de vrijwilligers en hogere leiding van de SJU meer “verdekte” problemen herbergt. Deze indruk wordt ondersteunt door de lage score die de ‘mogelijkheid tot inspraak op het beleid’ kreeg van de vrijwilligers. Ook heeft dit mogelijk geleid tot een gevoel niet gewaardeerd te worden door de SJU als geheel. Dit is echter niet met zekerheid te concluderen uit de resultaten van dit onderzoek.

4.6 SAMENWERKEN IS BELONING Uit het onderzoek is gebleken dat de cursussen die door de SJU worden aangeboden door iets meer dan de helft van de respondenten zinvol worden gevonden. Over de frequentie waarmee deze activiteiten worden georganiseerd, hadden echter opvallend veel vrijwilligers geen mening. Mogelijk moet het aanbod van cursussen, en de interesse daarin, meer gestimuleerd worden, om vertrouwen te wekken dat de organisatie dit echt met regelmaat voor de vrijwilligers als beloning organiseert. Er is grote interesse voor een jaarlijkse vrijwilligersdag. Voor meer reguliere vrijwilligersborrels is de animo iets meer verdeeld. Door een kleine groep wordt een dergelijke bijeenkomst altijd bezocht. Daartegenover staat een andere kleine groep deze bijeenkomsten nooit bezoekt. Op deze groepen HKU Music Management – Jaar 3

20


zal de organisatie weinig invloed kunnen uitoefenen. Het overgrote deel bezoekt echter wel vrijwilligersborrels. De organisatie kan met deze groep kijken wat de juiste frequentie en invulling is. Een borrel voor vrijwilligers is tenslotte een goed moment om in contact te komen met de medewerkers, gedachten en ervaringen uit te wisselen, en de relatie te verstevigen. Een meerderheid van de vrijwilligers is bekend met de voordelen van de vrijwilligerspas. De pas wordt dan ook behoorlijk vaak gebruikt om concerten gratis te bezoeken. De pas wordt het meest één tot vijf keer per jaar gebruikt, maar het overige deel van de vrijwilligers gebruikt de pas zelfs vaker. De SJU, Tivoli Oudengracht en Tivoli de Helling zijn bij uitstek de populairste podia in Utrecht.

4.7 ANTWOORD HOOFDVRAAG Hoofdvraag “Welke instrumenten kan de Stichting Jazz Utrecht inzetten om structureel vrijwilligers te werven en te behouden?” In het onderzoek is naar voren gekomen dat de meest voorkomende manier waarop nieuwe vrijwilligers zichzelf bij de SJU aanmelden via een vriend of bekende is. Dit beeld wordt ondersteund door de bestudeerde literatuur, waarin ook aangegeven wordt dat het effectiefste middel om vrijwilligers te werven via persoonlijk contact is. Persoonlijk contact met het doel nieuwe vrijwilligers te werven moet echter wel gestimuleerd worden. Dit kan op een twee manieren: • Door vrijwilligers hiertoe aan te sporen. • Door de vraag naar vrijwilligers zichtbaar te maken in het podium en de directe omgeving. Het zichtbaar maken van de vraag naar vrijwilligers kan op traditionele wijze door het verspreiden van posters en flyers. Een dergelijke campagne dient ter stimulering van onderling contact en om de interesse van potentiële vrijwilligers naar het podium te trekken. Inhoudelijk zijn er een aantal belangrijke ingrediënten die in een wervingsboodschap naar voren moeten komen: 1. De relaxte en toegankelijke sfeer van het podium 2. De sociale contacten die het werk oplevert 3. De werkervaring die met het werk opgedaan wordt. (al dan niet ter afwisseling van een andere baan) 4. De materiële voordelen van het vrijwilligerswerk: vrijwilligerspas, cursussen etc. Deze elementen vormen de basis voor de campagne “SJU zoekt Vleesch” en “SJU zoekt frisse kracht”, waarin op grappige en opvallende wijze geprobeerd is al deze elementen tot uitdrukking te brengen.


21


BRONNEN LITERATUUR Caluwé, L. de en Mastenbroek, prof. dr. W. Het derde Nationaal Onderzoek Verandermanagement. NOVM, 2006. e

Keuning, D. Grondslagen van het management. Noordhoff Uitgevers B.V., 2003. 3 dr. Klumper, J. Werkboek werving en behoud van vrijwilligers. Rabobank, 2003. Mandour, Y. Een praktische kijk op Marketing- en strategiemodellen. SDU Uitgevers, 2005. NOV Utrecht. 5 x B!, Dé formule voor het vinden en binden van nieuwe vrijwilligers. NOV Utrecht, 2002. e

Ranshuysen, L. Handleiding publieksonderzoek voor podia en musea. Boekmanstudies, 1999. 1 dr. e

Verhaar, J. Projectmatig werken. Boom onderwijs, 2005. 1 dr. Verhoeven, N. Wat is onderzoek?, Praktijkboek methoden en technieken voor het hoger onderwijs. e Boom onderwijs, 2007. 2 dr.

INTERNET Checklist Functie- en taakbeschrijving. verkregen via http://www.vrijwilligersflevoland.nl/files/bijlage111.pdf http://www.thesistools.com


22


BIJLAGEN 1 OPZET ENQUÊTE Deze enquête is opgezet om erachter te komen in hoeverre de SJU inspeelt op de wensen van haar vrijwilligers. Deze informatie wordt gebruikt om het huidige vrijwilligersbeleid onder de loep te nemen, en om een nieuwe campagne op te zetten om meer vrijwilligers te werven. De groep die deze enquête heeft opgezet, werkt in opdracht van SJU. Er wordt vertrouwelijk omgegaan met de gegevens die hierbij worden ingevuld. Deze gegevens worden gebruikt voor interne doeleinden en NIET doorgespeeld aan derden. 1. Ik ben vrijwilliger sinds: (keuzemenu, jaartal) 2. Wat is je functie bij de SJU? (keuzemenu) 3. Hoeveel uur per maand werk je gemiddeld bij SJU? (open vraag) 4. Hoe ben je te weten gekomen dat de SJU op zoek was naar vrijwilligers? (keuzemenu) 5. Wat was je motivatie om bij de Stichting Jazz Utrecht als vrijwilliger te gaan werken? (zeer mee oneens – zeer mee eens) • Ik doe het omdat het nuttig is • Ik doe het vanwege de sociale contacten die ik opdoe • Ik doe het omdat ik waardering voor mijn werk krijg • Ik doe het omdat het een verbreding van mijn werkervaring is 6. Geef een waarde aan de onderstaan de begrippen: (zeer mee oneens – zeer mee eens) • De sfeer bij de SJU is relaxed • De sfeer bij de SJU is toegankelijk • Het is leuk dat er vaak live muziek in de SJU is • Ik vind dat er voldoende inspraak mogelijk is op het huidige vrijwilligersbeleid bij de SJU • Ik vind dat de SJU voldoende met zijn tijd meegaat qua programmering en uitstraling; SJU heeft een modern imago • De vrijwilligerscoördinatoren zijn makkelijk benaderbaar • Ik vind dat de vrijwilligercoördinatoren mijn vragen goed beantwoorden De SJU organiseert een aantal keer per jaar een vrijwilligersborrel, en biedt enkele cursussen voor sommige vrijwilligers (zoals een tapcursus en BHV-cursus). Daarnaast wil de SJU met enige regelmaat een vrijwilligersdag gaan organiseren. Graag willen wij je mening over deze activiteiten. 7. Zou je een jaarlijkse vrijwilligersdag bezoeken? (ja / nee)


23


8. De vrijwilligersborrel bezoek ik: (nooit – altijd) 9. De vrijwilligersborrel vind ik: (niet zinvol – zeer zinvol) 10. De vrijwilligersborrel vind ik: (ongezellig – erg gezellig) 11. De vrijwilligersborrel wordt vaak genoeg georganiseerd. (mee oneens – mee eens) 12. De cursussen (zoals tap- en BHV-cursus) vind ik: (niet zinvol – zeer zinvol) 13. De cursussen worden vaak genoeg georganiseerd. (mee oneens – mee eens) Nu willen we je graag enkele vragen stellen over de vrijwilligerspas van de SJU. 14. Naar welke muziekstromingen luister je? (keuzemenu) 15. Ben je bekend met het feit dat je met je vrijwilligerspas gratis toegang hebt tot verschillende podia in Utrecht? (ja / nee) 16. Hoe vaak maak je per jaar gebruik van de mogelijkheid om met je pas gratis concerten te bezoeken? (nooit – 15 keer per jaar) 17. Welke podia bezoek je wel eens met je pas? (keuzemenu) 18. Zou je vaker naar gratis concerten gaan als je op de hoogte wordt gehouden van concerten die voor jou interessant zijn? (ja / nee) 19. Ik vind het waardevol dat ik met mijn pas gratis naar concerten kan. (mee oneens – mee eens) 20. De frequentie waarmee de SJU mij op de hoogte houdt van nieuwtjes en afspraken is: (te weinig – te vaak) 21. Deze communicatie over nieuwtjes en afspraken vind ik overzichtelijk en helder. (mee oneens – mee eens) 22. Via welk(e) kana(a)l(en) wordt je het liefst op de hoogte gehouden van nieuwe ontwikkelingen binnen de SJU? (keuzemenu) Tot slot enkele vragen over je persoonsgegevens. 23. Geslacht 24. Geboortejaar 25. Burgerlijke staat 26. Kinderen 27. Hoogst genoten opleiding 28. Woonplaats 29. Primaire arbeidssituatie 30. Heb je na het invullen van deze enquête nog aanvullende vragen, opmerkingen of ideeën die in dit onderzoek thuishoren? Laat het ons weten!


24


2 QUOTES VAN VRIJWILLIGERS In dit laatste onderdeel van het onderzoeksverslag zijn teksten te vinden die vrijwilligers hebben geschreven als verdiepende informatie bij de enquête. Dit zijn allemaal stukken die het antwoord waren op de laatste vraag uit de enquête; “Heb je na het invullen van deze enquête nog aanvullende vragen, opmerkingen of ideeën die in dit onderzoek thuishoren? Laat het ons weten!” De stukken zijn in dit onderdeel samengevat.

“Een betere band met de staf, Rudi & Marcel zou wonderen doen. Meer info, persoonlijk van hun kant binnen de SJU, actueel en met enige regelmaat. En vanuit daar het laten blijken van waardering naar vrijwilligers toe.”

“Vorige maand ben ik gestopt als barvrijwilliger; vanwege gebrek aan inspraak. Daar heb ik toen een conceptbrief over geschreven. Die heb ik uiteindelijk niet verstuurd; maar biedt wel duidelijk inzicht in een probleem waar een (groot?) deel van de vrijwilligers tegenaan loopt. Komt-ie; doe er jullie voordeel mee: Beste mensen. Met veel plezier zetten we met z’n allen een laagdrempelig, warm en bruisend jazzpodium neer. De laatste jaren blijkt echter steeds vaker dat de stem van vrijwilligers er niet toe doet. Dit is fnuikend voor onze motivatie. Wij willen dat dit verandert om tot (en misschien zelfs na?) de komst van het Muziekpaleis vol inzet een unieke bijdrage aan de Utrechtse muziekcultuur te leveren. Wat is het probleem? Drie voorbeelden: • Vijf jaar geleden werd nieuwe vrijwilligers verteld niet te drinken achter de bar. Wilde je een pilsje drinken, dan ging je aan de andere kant van de bar staan. Opeens werd tijdens vrijwilligersborrels verkondigd dat drinken tijdens de bardienst op zich taboe was. • Hetzelfde verhaal met roken achter de bar. Tot een half jaar geleden was roken achter de bar geen probleem. Opeens kregen oude vrijwilligers van nieuwe collega’s te horen – een half jaar voordat het rookverbod in de horeca van kracht werd – dat roken achter de bar niet meer kon. Zonder enige verdere motivatie of overleg. • Het seizoen 2008 gaat van start met de mededeling dat barvrijwilligers en coördinatoren geen muziek meer mogen draaien. Er komt een i-Pod met voorgeselecteerde muziek en de cd-speler achter de bar verdwijnt. Stuk voor stuk besluiten die zijn genomen zonder overleg. Zonder zelfs maar een officiële aankondiging van het SJU-bestuur of de betaalde medewerkers. Wat volgt? Een badge met de naam van de vrijwilliger en de vraag ‘Mag ik u helpen’? Verplichte bedrijfskleding? Financiële targets? Wij; barvrijwilligers en coördinatoren, voelen ons door deze werkwijze geschoffeerd. Wij zijn volwassen mensen die in onze vrije tijd de SJU helpen draaiende te houden. Mensen met allerlei talenten en een gedeelde passie voor een bruisend muziekleven in Utrecht en (ver) daarbuiten. Als vrijwilligers moeten wij het hebben van onze motivatie en plezier in ons werk. Deze worden onderuitgehaald door maatregelen die ons worden opgelegd alsof we leerlingen zijn op een lagere school. Tapvee. Daarom nu de dringende oproep: stop de betuttelende benadering van de vrijwilligers die de SJU draaiend helpen houden. Leg plannen voor verandering van de dagelijkse gang van zaken in de SJU voor aan de vrijwilligers. Luister wat wij daarover te zeggen hebben. Sta open voor goede suggesties en kritiek. En kom dan, in goed overleg, bijvoorbeeld tijdens vrijwilligersborrels of in gesprek, met een gekozen vrijwilligerscommissie tot besluiten die voldoende draagvlak hebben. Alleen zo gaat de SJU de komst van het Muziekpaleis halen met gemotiveerde vrijwilligers die voor niks; uit liefde voor de muziek, het beste van zichzelf geven. Anders wordt het behelpen met steeds nieuwe vrijwilligers die altijd zullen blijven vertrekken zodra blijkt dat hun stem er niet toe doet. Dat HKU Music Management – Jaar 3

25


zou een enorme verarming zijn. Wij willen niet dat het zo ver komt. Betrokken vrijwilligers zijn mondige vrijwilligers. Dat is misschien niet altijd even makkelijk, toch is dat hoe een volwassen vrijwilligersorganisatie – vooral ook op de lange termijn – optimaal functioneert.”

“Is het mogelijk om in het nieuwe blad van de SJU ook meer de vrijwilligers aan het woord te laten? Zo creëer je meer betrokkenheid en niet alleen een top down communicatie; dus spread the word en laat bijvoorbeeld iedere maand een vrijwilliger in een column aan het woord (waarom wordt internet hier niet voor gebruikt?)”

“Om nieuwe vrijwilligers aan te trekken is het misschien een goed idee om duidelijker te maken dat je gratis naar diverse concerten kan, en niet zoals nu; dat de flyer gericht is op wat je niet krijgt (niet betaald) maar op wat je er wel voor terug krijgt (gratis concerten en veel gezelligheid).”

“Ik vind het erg plezierig om bij de SJU vrijwilligerswerk te doen.”

“Met een betere marketing zouden volgens mij meer mensen komen die het SJU niet kennen. Altijd als ik zeg dat ik bij het SJU werk, weten mensen niet eens waar het is. En dan heb ik het zeker over Utrechters. Dat is jammer. Maar voor de rest vind het SJU een relaxte podia/club en heb ik vrij weinig aan te merken. Ik zou niet teveel veranderen qua politiek. Heb het gevoel dat veel klanten ook tevreden zijn en het naar hun zin hebben.”

“Een SJU forum op internet, zodat vrijwilligers met elkaar kunnen communiceren, i.p.v. een maillijst te gebruiken. Niet iedereen zit op mails over dienstenruilen, concerten etc. te wachten.”

“Ik denk dat je meer vrijwilligers kunt werven door duidelijker op de wervingskaarten en aanplakbiljetten te zetten dat je als vrijwilliger gratis diverse podia kunt bezoeken. Ook kan werving via de vrijwilligerscentrale goed werken.”


26

ONDERZOEKS- VERSLAG VRIJWILLIGERS- WERVING SJU

Recommend Documents