HANDLEIDING ONDERZOEKS - & ONTWIKKELINGSPROJECTEN VOOR BEDRIJVEN

VERSIE _ JULI 2009

HANDLEIDING ONDERZOEKS - & ONTWIKKELINGSPROJECTEN VOOR BEDRIJVEN

Bischoffsheimlaan 25 B 1000 Brussel

Tel : +32 02 209 09 00 Fax : +32 02 223 11 81

e-mail : [email protected] web : www.iwt.be

OO

INHOUD

00

INLEIDING

_05

01

SITUERING

_07

02

KENMERKEN VAN DE REGELING

_09

1 Aanvragers, bedrijfspartners, onderzoekspartners en onderaannemers

_09

2 Omvang van het project

_09

3 Steunbare activiteit

_09

4 Omvang van de steun

_10

BEHANDELING VAN DE PROJECTAANVRAAG

_11

1 Indienen van de aanvraag

_11

2 Ontvankelijkheid

_11

3 Evaluatieprocedure

_11

4 Beslissing door de Raad van Bestuur

_12

5 Herziening

_13

6 Klacht

_13

7 Geheimhouding

_13

RECHTEN EN PLICHTEN BIJ DE UITVOERING VAN HET PROJECT

_15

1 Overeenkomst

_15

2 Samenwerkingsovereenkomst

_15

3 Uitbetaling van de steun

_16

4 Verslaggeving

_16

03

04

00 03

INHOUD IWT HANDLEIDING O&O-BEDRIJFSPROJECTEN - MEI 2008

OO

INLEIDING In deze handleiding wordt uitgelegd wat O&O-bedrijfsprojecten zijn en hoe bedrijven van deze steunregeling kunnen genieten. In de eerste plaats dient daarbij te worden opgemerkt dat naast de algemene regeling die hier beschreven wordt, en waar zowel grote bedrijven als kmo’s aan bod komen, er ook specifieke modaliteiten bestaan voor kleinere projecten van kmo’s. Informatie en handleidingen voor dit KMO-programma zijn beschikbaar op de website (www.iwt.be) of via [email protected]. Deze handleiding omvat de algemene informatie over de regeling. Ze moet gelezen worden in combinatie met de aanvraag en de bijkomende informatie die beschikbaar is op de website (www.iwt.be). Daar vindt u naast deze handleiding en de aanvraag ook een aantal toelichtingsdocumenten en veelgestelde vragen onder de rubriek “FAQ”. Het wordt ten sterkste aangeraden geregeld de website te raadplegen. Met overblijvende vragen na het doornemen van de handleiding en de informatie op de website kan u terecht op het volgende adres : IWT O&O-bedrijfsprojecten Bischoffsheimlaan 25 1000 Brussel tel. : 02 209 09 00 fax : 02 223 11 81 [email protected]

De aanvragen worden naar hetzelfde adres gestuurd.

00 05

INLEIDING IWT HANDLEIDING O&O-BEDRIJFSPROJECTEN - MEI 2008

O1

SITUERING In dit hoofdstuk worden de algemene kenmerken van de regeling voor O&O-bedrijfsprojecten samengevat. Belangrijke aspecten worden verder uitgediept in de volgende hoofdstukken. IWT heeft het stimuleren van innovatie in Vlaanderen als algemene opdracht. Dit gebeurt zowel door rechtstreekse financiële steun aan bedrijven, onderzoeksinstellingen en personen als door het ondersteunen van dienstverlening aan deze actoren. Met O&O-bedrijfsprojecten wordt directe steun gegeven aan bedrijven voor onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten geïnitieerd door die bedrijven, met als doel innovatieve oplossingen te ontwikkelen. Innovatie betekent dat de projecten moeten leiden tot nieuwe kennis die praktisch kan toegepast worden en op die wijze bijdraagt tot economische en bijkomend eventueel ruimere maatschappelijke toegevoegde waarde in Vlaanderen. O&O-bedrijfsprojecten behoren dus tot het gericht onderzoek, met als belangrijkste begunstigde één of meerdere rechtstreeks betrokken bedrijven. De regeling vertoont verder de volgende algemene kenmerken : * Ze is open voor alle bedrijven met (toekomstige) activiteiten in het Vlaamse gewest, die op termijn in Vlaanderen in voldoende mate toegevoegde waarde zullen creëren door toepassing van de resultaten van het project. Toegevoegde waarde moet hier begrepen worden als tewerkstelling en investeringen. Voldoende toegevoegde waarde in Vlaanderen sluit absoluut valorisatie in het buitenland niet uit, laat staan dat het export zou belemmeren. * De beoogde innovatie kan zowel technologisch als niet-technologisch van aard zijn. Verder komen alle O&O-activiteiten die de kennisverwerving voor de innovatie ondersteunen in aanmerking voor steun, onafgezien van het feit of deze activiteiten op zich technologisch van aard zijn of niet. * De regeling is niet thematisch : alle kennis- en toepassingsdomeinen komen aan bod. Met uitzondering van militaire toepassingen zijn er geen restricties op dat vlak. * De regeling is permanent open voor het indienen van aanvragen De aanvragen worden individueel en niet gegroepeerd behandeld. Doelstelling is de doorlooptijd tot een beslissing over de steun zo kort mogelijk te houden. * De behandeling van projecten is interactief. Er zullen altijd gesprekken zijn tussen aanvragers en IWT adviseurs. Alhoewel niet onbeperkt, krijgt de aanvrager kansen om zijn aanvraag te verbeteren in de loop van deze procedure. Directe steun aan bedrijven is maar één van de mogelijke manieren waarop de overheid innovatie kan ondersteunen. Andere zijn bijvoorbeeld de verbetering van randvoorwaarden zoals de beschikbaarheid van personeel of de vermindering van de kosten door lastenverlaging. Daarom wordt in deze regeling gezocht naar de projecten met de hoogste additionaliteit, waarvoor de overheidssteun dus het grootste verschil maakt. Algemeen wordt erkend dat dit geldt voor kmo’s, voor projecten met een hoger risico met liefst ook een grote potentiële opbrengst en voor projecten waarin wordt samengewerkt tussen bedrijven onderling en tussen bedrijven en onderzoeksinstellingen.

01 07

SITUERING IWT HANDLEIDING O&O-BEDRIJFSPROJECTEN - MEI 2008

08

O2 1

KENMERKEN VAN DE REGELING Aanvragers, bedrijfspartners, onderzoekspartners en onderaannemers Elk bedrijf, van kmo tot Vlaamse vestiging van een multinationale onderneming, kan in deze regeling steun aanvragen voor zijn O&O-projecten. Voorwaarde is wel dat het bedrijf beschikt over een rechtspersoonlijkheid bij het ondertekenen van de overeenkomst. Verder moet het aanvragende bedrijf in staat zijn de resultaten in voldoende mate (doch niet uitsluitend) in Vlaanderen te exploiteren. De aanvraag kan gebeuren door een individueel bedrijf of door verschillende bedrijven die samen het risico en de kosten van het project dragen (bedrijfspartners). Voor de uitvoering van het project kan ook worden samengewerkt met andere bedrijven als onderaannemer en met onderzoeksinstellingen (onderzoekspartners). Zowel de onderaannemers als de onderzoeksinstellingen kunnen zowel in het binnen- als in het buitenland liggen. De aanvragende bedrijven dragen in beide gevallen de kosten. O&O-bedrijfsprojecten kunnen deel uitmaken van een ruimer internationaal project met partijen buiten Vlaanderen. Dit kan in de eerste plaats gebeuren in de context van netwerken zoals EUREKA of de samenwerkingen gestimuleerd door de Europese Commissie in de European Research Area. Als buitenlandse bedrijven een eigen valorisatierationale hebben en dus voor eigen rekening aan de projecten deelnemen, zullen ze niet kunnen genieten van Vlaamse steun.

2

Omvang van het project Een O&O-bedrijfsproject duurt maximaal 3 jaar. Ten laatste na 2 jaar zal dan een tussentijdse evaluatie worden uitgevoerd. De minimale begroting voor een O&O-bedrijfsproject bedraagt 100.000 euro. Een te kleine steun zal immers leiden tot een onevenredig grote inspanning voor het beheer van het project, zowel bij de aanvrager als bij het IWT. De steun voor een project is maximaal 5 miljoen euro.

3

Steunbare activiteiten De steun voor O&O-bedrijfsprojecten wordt gegeven aan bedrijven die onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten uitvoeren met het oog op de realisatie van een economisch relevant innovatiedoel. Dit innovatiedoel kan liggen op het vlak van nieuwe of verbeterde producten, processen of diensten of een combinatie ervan. Innovatie draagt altijd twee aspecten in zich : vernieuwing (inventie) en de toepassing ervan. Essentieel is dat voor het realiseren van dit doel kennis moet worden opgebouwd via een verantwoorde methodologie en systematische aanpak. Het zijn deze activiteiten van kennisopbouw of de activiteiten die de kennisopbouw rechtstreeks ondersteunen die de grondslag vormen voor de steun. De aanvaardbare activiteiten zullen maar een deel vormen van de innovatie-activititeiten in een bedrijf omdat bepaalde delen van innovatietrajecten niet gesteund worden, in het algemeen de activiteiten dichter bij de commercialisatie van het resultaat, en omdat zelfs voor onderzoeks- en ontwikkelingstrajecten bepaalde activiteiten en kosten in het bedrijf niet voor steun in aanmerking komen. Bovendien zullen de activiteiten die gebeuren voor de maand van indiening van het project niet gesteund worden. Een aantal activiteiten zijn niet steunbaar in O&O-bedrijfsprojecten. De bijzonderste zijn :

02 09

KENMERKEN VAN DE REGELING IWT HANDLEIDING O&O-BEDRIJFSPROJECTEN - MEI 2008

O2

alle engineeringsactiviteiten, routinematige verbeteringen en loutere toepassing van bestaande technologie of kennis, algemene ondersteunende activiteiten in het bedrijf, algemene opleidingen en alle activiteiten die volgen op het O&O-traject zoals accreditatie-activiteiten, marketing, (voorbereiding van) investeringen en het productierijp maken van de ontwikkelingen. De wijze waarop de steunbare activiteiten worden bepaald, staat in een afzonderlijk toelichtingsdocument.

Omvang van de steun De aanvaarde begroting van het project vormt de basis voor de berekening van de subsidie. De manier waarop deze begroting wordt opgebouwd en welke kosten aanvaardbaar zijn, wordt in detail uitgelegd in het toelichtingsdocument over de kosten op de website. In essentie omvat de begroting de personeelkosten van de bedrijfspartners (op basis van menskracht en reële loonkosten), de overige kosten van de bedrijfspartners en de uitbestedingen bij onderzoeksinstellingen en onderaannemers. De steun is een directe toelage (subsidie) berekend op basis van de aanvaardbare kosten. Het steunpercentage bestaat uit een basissteunpercentage en eventuele extra steun. Het basissteunpercentage bedraagt 15% voor ontwikkelingsprojecten en 40% voor onderzoeksprojecten. Het eerste type van projecten is eerder gericht op de toepassing van kennis voor nieuwe of vernieuwde producten, processen of diensten. Onderzoeksprojecten zijn eerder gericht op het genereren van nieuwe kennis, die op termijn ook kan bijdragen tot innovatie. Extra steun kan toegekend worden om verschillende redenen. Een project dat voldoet aan specifieke beleidsdoelstellingen kan 10% extra steun krijgen. Een bedrijf dat een kleine onderneming is (ko) kan 20% extra steun krijgen en een middelgrote onderneming (mo) 10%. Als er een substantiële samenwerking is, hetzij met een kmo hetzij internationaal, kan het project 10% extra steun krijgen. De steun bedraagt dus minimaal 15% en maximaal 80%. De actueel geldende regels voor het basissteunpercentage en voor de extra steun staan in een toelichtingsdocument op de website. Een startende kleine onderneming (niet langer dan 6 volledige jaren ingeschreven bij de KruispuntBank voor Ondernemingen) kan in aanvulling op de subsidie een achtergestelde lening aanvragen bij PMVInnovatiemezzanine.

KENMERKEN VAN DE REGELING IWT HANDLEIDING O&O-BEDRIJFSPROJECTEN - MEI 2008

02 10

4

O3

1

BEHANDELING VAN DE PROJECT AANVRAAG

Indienen van de aanvraag De mogelijkheid bestaat om vóór de uitwerking van de volledige steunaanvraag een verkennend gesprek te hebben met het IWT (voorbespreking), op basis van een korte projectbeschrijving. Dit moet toelaten vragen te stellen en eventueel de kans op steun beter in te schatten. In het bijzonder voor bedrijven die de eerste maal een aanvraag indienen kan dit nuttig zijn, maar het is geen absoluut geen verplichting noch een garantie op steun. Projectaanvragen worden ingediend op basis van het aanvraagdocument voor een O&O-bedrijfsproject. De aanvraag mag in het Nederlands of het Engels opgesteld worden. Aanvragen kunnen elke dag van het jaar ingediend worden.

2

Ontvankelijkheid Binnen een termijn van 14 werkdagen na ontvangst van de projectaanvraag gaat IWT na of de aanvraag formeel ontvankelijk is. Dit omvat in de eerste plaats een formele controle van de gegevens in de projectaanvraag. In het bijzonder wordt nagekeken of de bedrijfspartners aanvaardbaar zijn en of de aanvraag volgens de juiste modaliteiten is ingediend. Daarnaast wordt bekeken of de projectaanvraag voldoende informatie bevat om tot evaluatie over te gaan. Dit betekent uiteraard niet dat later geen bijkomende inlichtingen meer kunnen gevraagd worden. De aanvragers wordt op de hoogte gebracht van de (on)ontvankelijkheid. De aanvragers hebben dan 25 dagen de tijd om de aanvraag aan te vullen, met behoud van de startdatum. Wanneer een projectaanvraag 75 dagen na de melding van de onontvankelijkheid nog steeds niet ontvankelijk kan verklaard worden, wordt de projectaanvraag door IWT afgesloten.

3

Evaluatieprocedure IWT beschikt over maximum 75 werkdagen vanaf de datum waarop de aanvraag ontvankelijk is verklaard om een beslissing te nemen over het steunen van het project. Adviseurs van het IWT bespreken de aanvraag grondig met de aanvragers en vragen indien nodig bijkomende mondelinge en schriftelijke informatie. Als deze bijkomende informatie niet tijdig geleverd wordt (binnen 12 werkdagen maximum), kan dit leiden tot vertraging van de evaluatieprocedure. Het IWT kan in dat geval ook beslissen binnen de reglementaire termijn een beslissing te nemen, op basis van de dan

03 11

BEHANDELING VAN EEN PROJECTAANVRAAG IWT HANDLEIDING O&O-BEDRIJFSPROJECTEN - MEI 2008

O3 beschikbare informatie in de projectaanvraag. Constructieve en tijdige medewerking van de aanvragers is essentieel om de procedure goed te laten verlopen. IWT wint tijdens deze evaluatie altijd het advies in van externe deskundigen. Bij de keuze van de externe deskundigen waakt het IWT er over geen potentiële concurrenten of belanghebbenden in te schakelen. De aanvragers kunnen ook een beperkte lijst van te mijden deskundigen opgeven. Op basis van alle beschikbare informatie, met inbegrip van het advies van externe deskundigen, wordt door de IWT-adviseurs en –directie een verslag opgesteld aan de Raad van Bestuur met een gemotiveerd voorstel tot beslissing. Het volledige verslag wordt samen met de beslissing aan de aanvragers toegestuurd.

Beslissing door de Raad van Bestuur Beoordelings- en selectiecriteria Elk project wordt gewaardeerd op 2 dimensies : de wetenschappelijke kwaliteit en de valorisatiemogelijkheden. Voor elke dimensie wordt het project op basis van een tiental criteria beoordeeld. Naast de beoordeling van de wetenschappelijke kwaliteit en de valorisatiemogelijkheden, voert IWT ook een algemene bedrijfseconomische en financiële analyse uit. Hierbij wordt bekeken of de bedrijfspartners beschikken over een voldoende financiële draagkracht, of ze voldoen aan overige overheids- en vergunningsverplichtingen en of de bedrijfspartners vorige projecten correct uitvoerden, o.m. inzake informatieverstrekking, inhoudelijke en financiële verplichtingen en verslaggeving. Indeling in categorieën Een project wordt op beide dimensies gescoord rekening houdend met de aanpassingen aangebracht tijdens het selectieproces. Een project wordt in zijn geheel beoordeeld, tenzij zou blijken dat onderscheid moeten worden gemaakt tussen verschillende deelprojecten met een eigen innovatiedoel en een eigen onderzoekspad. De steun kan ook afhankelijk gemaakt worden van het vervullen van specifieke voorwaarden bij de start of tijdens de uitvoering van het project. Deze voorwaarden kunnen van organisatorische, inhoudelijke of financiële aard zijn. Elk jaar wordt door de Raad van Bestuur beslist in functie van de budgettaire mogelijkheden en de verwachte steunvraag hoe de selectie van de projecten zal gebeuren. Het selectiviteitsmechanisme houdt rekening met de scores op de beide dimensies en met eventuele prioriteiten. Aanvragen worden ondergebracht in 1 van de volgende 3 categorieën : project gesteund voor de hele projectduur, steun afhankelijk van de budgettaire ruimte op het einde in het begrotingsjaar (de zgn. wachtlijn) of project dat niet voor steun in aanmerking komt. Verdere gegevens over de wijze van beoordelen, de inhoud van de criteria en het scoremechanisme staan in een toelichtingsdocument op de website van IWT.

BEHANDELING VAN EEN PROJECTAANVRAAG IWT HANDLEIDING O&O-BEDRIJFSPROJECTEN - MEI 2008

03 12

4

O3 5

Herziening De bedrijfspartners kunnen een herziening vragen van een negatieve beslissing van de Raad van Bestuur. Deze vraag tot herziening moet ingediend worden binnen een termijn van 30 werkdagen na de beslissing van de Raad van Bestuur en gebaseerd zijn op duidelijke en verifieerbare elementen. Dit zijn ofwel concrete elementen die volgens de aanvragers niet correct werden geapprecieerd, ofwel relevante aanvullende informatie die IWT niet tijdig kon bereiken of die belangrijke bijsturingen betreft die tegemoet komen aan de bemerkingen van IWT. Vanzelfsprekend moeten de aangebrachte elementen voldoende belangrijk zijn om de genomen beslissing te kunnen wijzigen. De Raad van Bestuur neemt een beslissing 30 werkdagen na ontvangst van de vraag tot herziening. Als nieuwe externe deskundigen worden geraadpleegd, wordt deze termijn met 30 werkdagen verlengd.

6

Voor een herziening moet het innovatiedoel hetzelfde blijven. Bij een grondige wijziging van het innovatiedoel, kan wel een nieuwe aanvraag worden ingediend met alle normale modaliteiten inclusief de regels met betrekking tot de startdatum en de periode van aanvaarding van de kosten.

Klacht Bij ontevredenheid over de wijze van behandelen door IWT kan ten allen tijde schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht worden ingediend. Deze klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst behandeld. Klachten over een negatieve beoordeling van een aanvraag door de Raad van Bestuur van IWT kunnen slechts ingediend worden nadat een vraag tot herziening van de beslissing is ingediend en behandeld. 7

Geheimhouding Alle personeelsleden van het IWT, externe deskundigen en leden van de Raad van Bestuur zijn er toe gebonden alle informatie vertrouwelijk te behandelen en geen gegevens aan derden mee te delen of aan te wenden ter voordele van zichzelf.

03 13

BEHANDELING VAN EEN PROJECTAANVRAAG IWT HANDLEIDING O&O-BEDRIJFSPROJECTEN - MEI 2008

O2

O4 1

RECHTEN EN PLICHTEN BIJ DE UITVOERING VAN HET PROJECT Overeenkomst (middelenverbintenis) Bij een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen IWT en de bedrijfspartners. De algemene voorwaarden voor IWT-steun zijn gepubliceerd op de website. Essentiële elementen van de overeenkomst zijn de begroting, de steun, het innovatiedoel en eventueel specifieke voorwaarden. De overeenkomst laat de aanvragers flexibiliteit om binnen die contouren de aanpak van het project bij te sturen tijdens de uitvoering. De hoofdverbintenis is een middelenverbintenis, waarbij de bedrijfspartners toezeggen de nodige inspanningen te doen om met de overeengekomen middelen via onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten het beschreven innovatiedoel te bereiken en de resultaten te valoriseren. Daarnaast houdt de overeenkomst ook in dat de bedrijfspartners, wanneer de projectresultaten deels in het buitenland gevaloriseerd worden, ook voldoende valorisatie in Vlaanderen voorzien. De wijze waarop die valorisatie wordt bepaald is uitgelegd in een toelichtingsdocument.

2

Samenwerkingsovereenkomst Als meerdere bedrijfspartners in het project samenwerken of als er onderzoekspartners zijn, is een onderlinge samenwerkingsovereenkomst nodig. De samenwerkingsovereenkomst dient te worden opgesteld in uitvoering van de overeenkomst met IWT en mag er op geen enkel moment mee in tegenspraak zijn. De samenwerkingsovereenkomst dient minstens de volgende zaken te regelen : * de aanduiding van de coördinator; * modaliteiten zoals te leveren diensten of producten, kostenberekeningen, betalings¬modaliteiten enz.; * afspraken omtrent intellectuele eigendom (eigendoms- en gebruiksrechten, wijze van bescherming, exploitatiestrategie,…); * de procedure bij eventuele onderlinge geschillen en * Indien een onderzoeksinstelling is betrokken, moeten minstens de voor hen relevante bepalingen uit de IWT-overeenkomst worden opgenomen. In het bijzonder als de afspraken tussen partners een essentiële rol spelen bij de beoordeling van de valorisatiemogelijkheden, zal IWT tijdens de behandeling van de aanvraag inzage vragen in de onderlinge overeenkomsten. In elk geval dient vóór de beslissing van de Raad van Bestuur minstens een intentieverklaring tussen de bedrijfspartners en onderzoekspartners voorgelegd te worden. Behalve bij gemotiveerde uitzonderingen dient de ondertekende samenwerkingsovereenkomst aan IWT te worden overhandigd binnen de 4 maanden na de verzending van de IWT-overeenkomst.

04 15

RECHTEN EN PLICHTEN UITVOERING PROJECT IWT HANDLEIDING O&O-BEDRIJFSPROJECTEN - MEI 2008

O4 Uitbetaling van de steun

3

De uitbetaling van de steun door IWT gebeurt in zesmaandelijkse schijven, onder de vorm van voorschotten. De eerste schijf wordt betaald na ondertekening van de overeenkomst en de laatste na de afsluiting van de uitvoering van het IWT-project. De kalender van de uitbetalingen en de voorwaarden die voor elke schijf moeten vervuld zijn, zijn opgenomen in de overeenkomst. Naast een correcte uitvoering van het project zijn het naleven van de verslagverplichtingen en de meldingsplicht basisvoorwaarden voor uitbetaling. Als er bij de uitvoering van het project meerdere partners betrokken zijn, dienen onderling afspraken te worden gemaakt over de financiering van het gedeelte van de begroting dat niet door IWT wordt gedragen. Deze regeling zal ook gespecificeerd zijn in de samenwerkingsovereenkomst. De betalingen door IWT zijn natuurlijk afhankelijk van de correcte naleving van de afspraken. De bedrijfspartners worden rechtstreeks en individueel door IWT uitbetaald. Vermits onderzoekspartners geen rechtstreekse begunstigden zijn, betalen de bedrijfspartners hun totale factuur die deel uitmaakt van de aanvaardbare kosten van de bedrijven waarop ze subsidie ontvangen.

Verslaggeving De verslaggeving over het project bestaat standaard uit de korte opvolgingsfiches bij elke betalingsschijf en het verslag bij het einde van de uitvoering van het project. Daarnaast kunnen specifieke verslagen worden gevraagd bij tussentijdse evaluaties. Tot slot wordt bij het einde van het project afgesproken welke informatie nog zal moeten geleverd worden tijdens de valorisatieperiode. Bij onvoorziene en belangrijke wijzigingen tijdens de uitvoering moet een dringende melding worden gedaan.

RECHTEN EN PLICHTEN UITVOERING PROJECT IWT HANDLEIDING O&O-BEDRIJFSPROJECTEN - MEI 2008

04 16

4