Onderzoek naar activiteiten en kosten van huisartspraktijken binnen het Nationaal Programma Grieppreventie. Bijlagen

Onderzoek naar activiteiten en kosten van huisartspraktijken binnen het Nationaal Programma Grieppreventie Bijlagen

Separate bundel bijlagen bij rapport CY/09/0551/grpr

Enschede, februari 2009 KB/09/0242/grpr mw. drs. K.H. Brummelhuis ir. L.E. Drouven mw. drs. C.M. IJland

BIJLAGEN

Onderzoek naar activiteiten en kosten van huisartspraktijken binnen het Nationaal Programma Grieppreventie

Inhoudsopgave Bijlage 1

Activiteitenlijst griepvaccinatie ................................................................. 3

Bijlage 2

Bevestigingsbrief deelname onderzoek en fax ............................................. 6

Bijlage 3

Begeleidende brief bij enquête en tijdregistratieformulieren .......................... 8

Bijlage 4

Stappenplan ten behoeve van registratie ................................................. 10

Bijlage 5

Algemene vragenlijst coördinator............................................................ 13

Bijlage 6

Instructie bij tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners..... 20

Bijlage 7

Praktijkset tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners........ 22

Bijlage 8

Instructie bij tijdregistratieformulieren huisarts......................................... 34

Bijlage 9

Praktijkset tijdregistratieformulieren huisartsen ........................................ 35

Bijlage 10

Activiteiten die een huisartspraktijk zou moeten doen volgens de SNPG ....... 46

Bijlage 11

Uitleg berekeningen bij hoofdstuk 5 ........................................................ 48

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agi n a 2 v an 4 9

Activiteitenlijst griepvaccinatie

Praktijkondersteuner

Assistente

Schatting tijdbesteding in uren per jaar per professional1

Huisarts

Huisarts

Subactiviteit


Hoofdactiviteit

GRIEPVACCINATIE 2008

Wordt uitgevoerd door (kunnen meerdere personen zijn)

Assistente

Bijlage 1

Bijhouden informatie SNPG Bijhouden informatie NHG (NHG-standaard)

1 Bijscholen

Bijhouden literatuur Informeren personeel door huisarts Overleggen en afstemmen met collega's in groep/hagro (2x) over te voeren beleid, postverzending, verzorgingshuizen, etc. 2 Overleggen

Overleg met ROS Instrueren personeel over gehele procedure campagne Maken lijst van patiënten met indicatie in dat jaar (selectiebestand)

3 Selecteren

Ruiteren van patiënten in EMD 4 Registreren

Registreren bachnummers gevaccineerde patiënten Hoeveelheid vaccins inschatten Bestellen vaccins met verhouding voor- en hoofdlevering Bestellen extra grote naaldcontainers Checken opdrachtbevestiging, controle afleveradres, juni Checken opdrachtbevestiging, controle afleveradres, september

5 Bestellen

Aflevering voorlevering vaccins (checken levering, tekenen voor ontvangst, opslaan vaccins) Aflevering hoofdlevering vaccins (checken levering, tekenen voor ontvangst, opslaan vaccins) Bewaren vaccins (dagelijks verwisselen koelelementen)

1

Dit hoeft niet zo gedetailleerd, maar mag ook per hoofdactiviteit. KB/09/0242/grpr © HHM 2009




Assistente

Huisarts

Subactiviteit


Huisarts



Hoofdactiviteit


Assistente

Bijlage 1

Beoordelen en controleren van indicaties, verwijderen overleden patiënten, maken definitief selectiebestand

6 Controleren

Opstellen uitnodigingsbrief voor geïndiceerden Vermenigvuldigen uitnodigingsbrief, etiketten maken, printen en plakken, brief plus folder in envelop, postzegel plakken

7 Oproepen

Postzending naar postkantoor brengen Beantwoorden vragen over noodzaak, bijwerkingen, tijdstip, locatie, uitwijkmogelijkheid, etc.

8 Informeren

Informeren individuele patiënten van bepaalde doelgroepen Organisatie vaccinatie spreekuur Plannen personeel 9 Organiseren

Inrichten locatie Klaarmaken aanwijzingsborden Gereed maken materiaal en middelen Uitpakken spuiten Uitvoeren van vaccinaties op praktijk Uitvoeren van vaccinaties aan huis (visites), inclusief reistijd

10 Vaccineren

Uitvoeren van vaccinaties voor specifieke groepen, b.v. bewoners verzorgingshuizen, inclusief reistijd Registreren vaccinaties 11 Administreren

Vergelijken van de selectielijst met de vaccinatielijst Hoeveelheid vaccins inschatten

12

Eventueel nabestellen

Bestellen vaccins Aflevering vaccins (checken levering, tekenen voor ontvangst, opslaan vaccins)

13 Herhalen

Opstellen uitnodigingsbrief voor geïndiceerden die niet zijn verschenen of moeten worden gerevaccineerd

KB/09/0242/grpr © HHM 2009




Assistente


Huisarts

Subactiviteit



Huisarts

Hoofdactiviteit


Assistente

Bijlage 1

Vermenigvuldigen uitnodigingsbrief, etikettenbestand maken, printen en plakken, brief plus folder in envelop, postzegel plakken Postzending naar postkantoor brengen Revaccinatie (zie NHG/LVG-Handleiding Influenzavaccinatie voor de betreffende patiëntengroepen) Uitsplitsen in 3 groepen 14 Declareren

Indienen declaratie plus controle betaling Vaccinatielijst 5 jaar bewaren en vervolgens vernietigen

15

Afvalverwerking

Regulier: koelboxen, koelelementen, bijsluiters en verpakkingsmateriaal vaccins afvoeren Chemisch: gebruikte spuiten en niet-gebruikte vaccins naar afvalverwerking brengen (2x vanwege spijtoptanten geïndiceerden)

16 Evaluatie

Overleg met collega's en personeel (vaccinatiepercentage, leerpunten volgende campagne, etc.)

17 Bijhouden

Gedurende hele jaar verwerken van mutaties geïndiceerde patiënten en bespreken met patiënten, verwijderen overleden patiënten

Tabel 1.1: Activiteitenlijst griepvaccinatie

KB/09/0242/grpr © HHM 2009


Bijlage 2

Bevestigingsbrief deelname onderzoek en fax

«langstzittende_huisarts» «straat» «hsnr» «postc» «plaats»

Enschede

16 september 2008

Ons kenmerk KB/08/2164/grpr Onderwerp

bijlage(n)

1

Uw brief

-

Bevestiging deelname onderzoek influenzavaccinatie

Geachte heer/mevrouw, In week 30 heeft u een brief ontvangen van het Centrum voor Bevolkingsonderzoek (CvB) van het RIVM, waarin een onderzoek werd aangekondigd naar de activiteiten en kosten van huisartspraktijken in het kader van het Nationaal Programma Grieppreventie (NPG). In de afgelopen periode bent u telefonisch benaderd door Hoeksma, Homans & Menting organisatieadviseurs B.V. (Bureau HHM) voor deelname aan dit onderzoek. U heeft aangegeven deel te willen nemen aan het onderzoek. Met deze brief wil ik u hiervoor alvast bedanken en uw deelname bevestigen. Hierbij wordt u geïnformeerd over het vervolg van dit onderzoek. In week 39 (22 t/m 26 september) ontvangt u de enquête en een tijdregistratieformulier met bijbehorende instructie. Verder verwijs ik u naar de bijlage bij deze brief met een aantal algemene vragen. Ik wil u verzoeken deze vragen te beantwoorden en per fax te retourneren naar bureau HHM (053-435 49 50). Ik hoop u hiermee voorlopig voldoende te hebben geïnformeerd. Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met één van de betrokken onderzoekers: de heer ir. L. Drouven, mevrouw drs. K. Brummelhuis of mevrouw drs. C. IJland van bureau HHM (053 – 433 05 48). U kunt uw vragen ook mailen naar [email protected]. Met vriendelijke groet,

B IJLAGE : Retourformulier algemene zaken

KB/09/0242/grpr © HHM 2009


Bijlage 2

Bevestigingsbrief deelname onderzoek en fax

Algemene zaken in kader van onderzoek activiteiten en kosten Nationaal Programma Grieppreventie

U wordt verzocht onderstaande vragen in te vullen en per fax te retourneren naar bureau HHM (faxnummer: 053 – 435 49 50). Hieronder kunt u uw giro-/bankrekeningnummer invullen voor betaling van de vergoeding van € 100,- voor deelname aan het onderzoek. Het bedrag wordt na afloop van het onderzoek aan u overgemaakt wanneer volwaardig aan het onderzoek is deelgenomen. Giro-/bankrekeningnummer: ………………………………………………………. Ten name van: ……………………………………………………………………………… Let op: de tenaamstelling van de rekening moet overeenkomen met de hier genoemde naam. Nr.: «F1»

S.v.p. in deze kolom uw antwoorden noteren.

Naam praktijk Naam contactpersoon i.k.v. het onderzoek E-mailadres Solo-/duo-/groepspraktijk Aantal en Formatie huisarts(en)

Aantal:….

Fte:…….

Aantal en Formatie assistent(en)

Aantal:……

Fte:…..

Aantal en Formatie praktijkondersteuner(s)

Aantal:……

Fte:…..

Totaal aantal ingeschreven patiënten in 2008 Totaal aantal uit te nodigen patiënten in 2008 of in 2007 (s.v.p. jaartal vermelden) In welke week is/wordt een lijst met op te roepen patiënten opgesteld? In welke week is/wordt de oproeplijst gecontroleerd? In welke week/op welke datum worden de uitnodigingen verstuurd? In welke week/op welke data vinden de vaccinatiespreekuren plaats? In welke week/op welke datum is een reserve moment voor de vaccinatiespreekuren?

Doet de praktijk eveneens mee aan één van onderstaande onderzoeken? (aankruisen indien van toepassing) CAPITA-studie: wordt geleid door het Julius Centrum van UMCU en gaat om het testen van de effectiviteit van een nieuw vaccin tegen pneumokokken bij 85.000 65plussers. GSK trial: het testen van de effectiviteit van een griepvaccin waar een nieuw adjuvans (hulpstof) aan is toegevoegd. Mag uw praktijk bij een vaccinatiespreekuur worden bezocht door een onderzoeksassistent om alle activiteiten in beeld te brengen? Ja Nee

KB/09/0242/grpr © HHM 2009


Bijlage 3

Begeleidende brief bij enquête en tijdregistratieformulieren

Aan de huisartspraktijken die deelnemen aan het onderzoek Nationaal Programma Grieppreventie (NPG)

Enschede

25 september 2008

Ons kenmerk KB/08/2330/grpr Onderwerp

Vragenlijst en tijdregistratie onderzoek NPG

Geachte heer, mevrouw, U heeft aangegeven deel te willen nemen aan het onderzoek naar de activiteiten en kosten van huisartspraktijken in het kader van het Nationaal Programma Grieppreventie (NPG). Dit onderzoek wordt uitgevoerd door bureau HHM in opdracht van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM). Doel van het onderzoek is: Het in kaart brengen van de activiteiten van huisartspraktijken in het kader van het NPG en de daarmee gepaard gaande kosten die deze huisartspraktijken maken die binnen het kader van het NPG vallen. Het herijken van het huidige tarief om zo tot een reële vergoeding te komen van de NPGactiviteiten die in een huisartspraktijk worden uitgevoerd. Voor uw deelname aan dit onderzoek ontvangt u een vragenlijst en een aantal registratieformulieren. Wij verzoeken u vriendelijk de vragenlijst en formulieren zorgvuldig in te vullen. Op deze manier kan worden geïnventariseerd welke werkzaamheden in het kader van het NPG worden uitgevoerd, door wie deze werkzaamheden worden uitgevoerd en hoeveel tijd dit kost. Ook is een stappenplan bijgevoegd met de instructie om de formulieren op een goede manier binnen uw praktijk uit te zetten. Wij raden u aan om binnen de praktijk een coördinator aan te stellen die gedurende de onderzoeksperiode de voortgang monitort en zorgt voor het terugsturen van de formulieren. De formulieren ontvangen we graag zo spoedig mogelijk - na het afronden van de werkzaamheden in het kader van de griepcampagne - ingevuld retour. De formulieren graag uiterlijk donderdag 4 december 2008 aan ons terugsturen. U kunt voor het terugsturen van de vragenlijst en de tijdregistratieformulieren de bijgevoegde retourenvelop gebruiken.

KB/09/0242/grpr © HHM 2009


Bijlage 3

Begeleidende brief bij enquête en tijdregistratieformulieren

De aangeleverde gegevens worden door de onderzoekers van bureau HHM vertrouwelijk behandeld en alleen voor dit onderzoek gebruikt. In de terugkoppeling naar de opdrachtgever en in de rapportage worden de gegevens geanonimiseerd en op totaalniveau gepresenteerd. Als u vragen heeft over de vragenlijst en/of de tijdregistratie dan kunt u contact met ons opnemen. Dat kan telefonisch via (053) 433 05 48 of per e-mail: [email protected]. Gedurende de periode van het onderzoek is ook een rubriek ‘Veelgestelde vragen’ actief. Deze is te raadplegen via: www.hhm.nl/griepvaccinatie. Indien u over te weinig toegestuurde formulieren beschikt, kunt u contact opnemen met Bianca ten Have van bureau HHM via (053) 433 05 48. Met vriendelijke groet, namens de onderzoekers van bureau HHM,

NB: U heeft in een eerder stadium een faxformulier van ons ontvangen. Als u dit nog niet heeft teruggestuurd: zou u dit dan zo spoedig mogelijk willen doen? Alvast bedankt!

KB/09/0242/grpr © HHM 2009


Bijlage 4

Stappenplan voor de registratie

Geachte lezer, Om het onderzoek naar de activiteiten en kosten bij de influenzavaccinatie goed te laten verlopen is deze instructie opgesteld. Wij verzoeken u dringend deze werkwijze te hanteren.

1 A ANSTELLEN INTERNE COÖRDINATOR Maak één persoon binnen de praktijk verantwoordelijk voor de coördinatie van het onderzoek (dit kan dezelfde persoon zijn die ook de verantwoordelijkheid/coördinatie heeft voor de influenzavaccinatie).

2 C ONTROLEREN FORMULIERENSETJES De coördinator controleert of er voldoende formulierensetjes zijn. Er zijn drie verschillende formulierensetjes: één set voor de coördinator; één praktijkset voor de assistenten/praktijkondersteuners (voor groepspraktijken is een extra exemplaar bijgevoegd); één set per huisarts. Meer setjes kunt u aanvragen bij Bianca ten Have van bureau HHM via (053) 433 05 48.

3 D OORNEMEN FORMULIERENSETS Om een beeld te krijgen van de registratiewerkzaamheden voor dit onderzoek bekijkt de coördinator de formulierensets. De set voor de coördinator bestaat uit een algemene vragenlijst (formulier 1). Deze vragenlijst bevat diverse vragen over aantallen, werkwijze, wie wat doet met tijdschattingen voor werkzaamheden die al zijn uitgevoerd of werkzaamheden die alleen als geheel qua tijdbesteding genoteerd moeten worden. De sets voor de assistenten/praktijkondersteuners en huisartsen zijn identiek qua inhoud (formulier 2-6). Om de registratie van de tijdbesteding voor de assistenten/praktijkondersteuners te vereenvoudigen is ervoor gekozen om voor deze groep medewerkers één gezamenlijke set te hanteren. Elke huisarts heeft een eigen set. Hieronder een overzicht van de inhoud van beide sets. Formulier

Toelichting

Formulier 2 (geel): Uitnodigen patiënten

Dit formulier heeft betrekking op een korte periode van de vaccinatiecampagne namelijk het uitnodigen voorafgaand aan het vaccineren zelf.

Formulier 3 (roze): Informeren patiënten

Op dit formulier kan het aantal vragen van patiënten gedurende de campagne worden bijgehouden. Voor de eerste tien vragen wordt gevraagd ook de tijdbesteding aan te geven.

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 10 va n 49

Bijlage 4


Formulier

Toelichting

Formulier 4 (blauw): Vaccinatiespreekuren en de voorbereiding

Dit formulier heeft betrekking op de georganiseerde spreekuren, inclusief de voorbereiding hiervan.

Formulier 5 (zalm): Vaccineren aan de praktijk buiten vaccinatiespreekuren

Op dit formulier kan het aantal patiënten dat gedurende de gehele campagne aan de praktijk buiten de vaccinatiespreekuren wordt gevaccineerd, worden bijgehouden. En voor de eerste tien patiënten wordt gevraagd eveneens de tijdbesteding aan te geven.

Formulier 6 (grijs): Vaccinatie bij patiënten thuis en binnen speciale woonvorm

Op dit formulier kan het aantal patiënten dat gedurende de gehele campagne thuis of in een speciale woonvorm wordt gevaccineerd, worden bijgehouden en dient de tijdbesteding geregistreerd te worden.

Als er vragen zijn over de formulieren dan kan de coördinator contact opnemen met bureau HHM 053-4330548 en vragen naar Katleen Brummelhuis, Lambert Drouven of Chantal IJland. Verder kunt u uw vragen ook mailen naar [email protected]. Gedurende de periode van het onderzoek is een rubriek ‘Veelgestelde vragen’ actief. Deze is te raadplegen via: www.hhm.nl/griepvaccinatie.

4 B EPALEN WIJZE VAN REGISTRATIE Bij de tijdregistratie door de assistenten/praktijkondersteuners zijn er twee mogelijkheden: 1) Gezamenlijke registratie (dit heeft de voorkeur). Alle assistenten/praktijkondersteuners werken in dezelfde registratieformulieren. Er is dan 1 praktijkset. 2) Individuele registratie. In dit geval heeft elke assistent/praktijkondersteuner een eigen formulierenset. Indien gewenst kunnen extra formulierensets worden aangevraagd. De coördinator kan dan contact opnemen met Bianca ten Have, (053) 433 05 48. Elke huisarts heeft zijn/haar eigen registratieformulierenset.

5 I NSTRUEREN MEDEWERKERS De coördinator kan de betrokken professionals tijdens een werkoverleg of een speciaal hiervoor ingelast overlegmoment inlichten over het doel en de werkwijze van het onderzoek. Als dit niet mogelijk is, kan de coördinator ook instructie geven bij het verspreiden van de formulieren.

6 V ERSPREIDEN

FORMULIERENSETS ONDER ASSISTEN / PRAKTIJKONDERSTEUNERS EN

HUISARTSEN

De coördinator verspreidt de formulieren onder de betrokken assistenten/praktijkondersteuners en huisartsen.

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 11 va n 49

Bijlage 4


7 I NVULLEN ALGEMEEN FORMULIER ( FORMULIER 1) De coördinator kan het algemeen formulier doornemen en starten met het invullen van de reeds bekende gegevens. Een deel van de gegevens op het algemene formulier kan pas kort voor het terugsturen (uiterlijk 4 december) worden ingevuld. Het gaat hier dan bijvoorbeeld om gegevens van het totaal aantal gevaccineerde patiënten, het aantal patiënten dat thuis is gevaccineerd, etc.

8 R EGISTREREN TIJDBESTEDING Zie hiervoor de aparte instructie voor de assistenten/praktijkondersteuners en huisartsen.

9 V ERZAMELEN FORMULIEREN Alle registratieformulieren moeten vervolgens uiterlijk 4 december weer worden verzameld en - samen met formulier 1 en een kopie van uw standaard uitnodigingsformulier - aan ons worden teruggestuurd.

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 12 va n 49

Bijlage 5

Algemene vragenlijst coördinator

Vragenlijst NPG: voor coördinator

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 13 va n 49

Bijlage 5


Naam praktijk:……………………………………….. Naam invuller:………………………………………… Functie invuller: Huisarts Assistent

Praktijkondersteuner2

Let op: Dit formulier kan door één professional (veelal coördinator in kader van het onderzoek) in de praktijk worden ingevuld.

Te vaccineren patiënten (situatie 2008)

1A 1B 2 3

2 3

4 5

Werkelijk totaal aantal in 2008

Aantal bestelde vaccins voor NPG in 2008 bij de eerste bestelling: Aantal bestelde vaccins voor NPG eventuele nabestelling in 2008: Aantal bestelde NHG/RIVM folders (voorheen NHG folder) griepprik: Aantal bestelde oproepkaarten:

4A

Aantal voor NPG geïndiceerde patiënten, dat uitgenodigd is voor influenzavaccinatie in 2008 (1e uitnodiging):

4B

Aantal patiënten dat na het vaccinatiespreekuur een schriftelijke herinneringsoproep heeft gekregen in 2008:

4C

Aantal patiënten dat na het vaccinatiespreekuur telefonisch herinnerd is voor de griepvaccinatie in 2008:

5

Totaal aantal gevaccineerde patiënten in het kader van NPG in 2008 (exclusief de patiënten die voor eigen rekening gevaccineerd zijn GE)3:

6

Aantal patiënten dat tijdens de georganiseerde vaccinatiespreekuren4 is geweest:

7

Aantal patiënten dat tussendoor5 is geweest (voor en na vaccinatiespreekuur samen) (zie formulier 5)²:

8

Aantal patiënten dat thuis de influenzavaccinatie heeft gekregen²:

9

Aantal patiënten dat verblijft in een speciale woonvorm (bijv. verzorgingshuis of wozoco) en daar de influenzavaccinatie heeft gekregen (zie formulier 6)²:

10

Aantal patiënten dat twee maal gevaccineerd is (o.a. kinderen, patiënten met verlaagde weerstand, prednisolon gebruik):

11

Nog te verwachten aantal te vaccineren patiënten na terugzenden formulier aan bureau HHM:

Onder de discipline praktijkondersteuner vallen ook de Nurse Practitioner (NP) en de Physician Assistent (PA). Indien deze getallen nog niet volledig bekend zijn op moment (uiterlijk 5 december) dat dit formulier wordt teruggestuurd wilt u dan in de kolom aangeven wat tot en met het opsturen de werkelijke hoeveelheid is geweest en bij 11 een schatting geven van het nog te verwachten aantal. Alle vaccinatiespreekuren samen inclusief een eventueel reserve of herinneringsspreekuur. Tussendoor bij de assistente of tijdens een afspraak (voor andere problematiek) met de huisarts bijv. mensen die niet in de gelegenheid zijn om op de vaccinatiespreekuren te verschijnen, of tijdens regulier spreekuur de vaccinatie krijgen. KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 14 va n 49

Bijlage 5


Uitnodigen patiënten (situatie 2008) 1

Op welke wijze worden patiënten uitgenodigd?

Bij deze vraag zijn meerdere antwoorden mogelijk.

2

Indien patiënten schriftelijk worden uitgenodigd wordt dan ook de NHG/RIVM folder griepprik meegestuurd?

3

Indien patiënten schriftelijk worden uitgenodigd gebeurd dit dan via:

Wilt u een kopie van uw model uitnodigingsbrief samen met de deze registratieformulieren aan ons toesturen?

Schriftelijk via persoonlijke uitnodigingsbrief/ oproepkaart in enveloppe. Schriftelijk via persoonlijke uitnodigingsbrief/ oproepkaart zonder enveloppe. Algemene oproep in regionaal blad/krant. Bepaalde patiënten worden telefonisch benaderd. Anders, nl.: ……………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………… Ja, aan alle patiënten. Ja, voor een deel van de patiënten. Welk deel? ………………………………………………………………………… Nee Nee, onbekend met NHG/RIVM folder. Standaard oproep (gelijke brief voor alle patiënten). Specifieke oproep. Patiënt wordt in de brief geïnformeerd waarom hij/zij in aanmerking komt voor de influenzavaccinatie. Anders, nl.: ……………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………

4

Hoe wordt omgegaan met patiënten die niet op de 1e oproep hebben gereageerd?

Ontvangen schriftelijke herinneringsoproep. Worden gebeld. Geen actie. Anders, nl.: ……………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………

5

Welk beleid voert de praktijk m.b.t. patiënten die hebben aangegeven de vaccinatie te weigeren?

Worden benaderd om na te gaan of dit eenmalig is en of er specifieke redenen zijn. Worden niet benaderd. Weigeraars worden niet meer uitgenodigd totdat zij aangeven alsnog gevaccineerd te willen worden. Weigeraars worden elk jaar opnieuw benaderd. Anders, nl.: …………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………

Bij deze vraag zijn meerdere antwoorden mogelijk.

1

Waar vinden de vaccinatiespreekuren plaats?

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

In de eigen praktijk. In een aparte af te huren locatie, nl.: …………………………………………………………… Anders, nl.: ……………………………………………………………………………

P agina 15 va n 49

Bijlage 5


Kosten in kader van NPG (2008) 1

Kosten locatie (indien speciaal gehuurd voor de vaccinatie):

€………………

2

Totale kosten drukwerk (papier, enveloppen, etiketten, externe drukkosten e.d.):

€………………

3

Kosten vouwen brieven en in enveloppen doen indien dit door derden/niet eigen personeel wordt gedaan:

€……………….

4

Totale kosten versturen brieven: Porto of kosten bezorgdienst en/of vergoedingen derden (bijv. familieleden of kennissen).

€……………….

Kosten afvalverwerking/naaldcontainers (indien de containers door de apotheek of via een laboratorium worden teruggenomen zonder verrekening hoeven hier geen kosten te worden vermeld):

€……………….

6

Kosten vernietiging vaccins van vorig jaar:

€……………….

7

Kosten spillage (zijn de kosten voor de vaccins die moeten worden betaald bij een vaccinoverschot van meer dan 5%):

€……………….

5

Voor kosten praktijkruimte (huur, onderhoud, gas water licht e.d. zullen een aantal praktijken specifiek benaderd worden).

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 16 va n 49

Bijlage 5


Overige items (2008) 1

Wijze van opslag vaccins:

Koelkast. Koelbox met elementen. Anders:…………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ……………………….

2

Wordt de temperatuur van de koelkast of andere opslagruimte regelmatig gecontroleerd? Zo ja hoe?

Ja Zo ja, hoe?: ………………………………………………… …………………………………………………. Nee

3

Wat is de tijd tussen bezorging vaccins en het laatste vaccinatiespreekuur in dagen? ……………….

4

Handboek NHG/LVG Influenzavaccinatie: wordt dit regelmatig geraadpleegd? Indien ja, wanneer en welke onderdelen worden dan geraadpleegd?

5

Vindt bijscholing van praktijkmedewerkers in het kader van de influenzavaccinatie plaats? Indien ja, waar bestaat deze bijscholing uit en wat is de frequentie?

6

Wordt een lijst of overzicht (op papier of elektronisch) met een overzicht van de gevaccineerde patiënten bewaard? Indien ja, hoe lang wordt deze lijst bewaard?

dagen

Papier Elektronisch Beide

Bewaartermijn: ………………………………………………………… ………………………………………………………… 7

Is op dit moment in uw HIS na te gaan of een patiënt in het verleden over meerdere jaren terug de griepvaccinatie heeft gehad?

Ja Nee

8

Wordt er in 2008 in uw HIS vastgelegd of een bepaalde patiënt de griepvaccinatie heeft gehad?

Ja Nee

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 17 va n 49

Bijlage 5


Werkzaamheden en uitvoering van activiteiten in het kader van de Influenzavaccinatie Hieronder willen we u vragen voor een aantal hoofd- en subactiviteiten in het kader van de griepvaccinatie aan te geven wie de activiteit uitvoert en een nauwkeurige inschatting te maken hoeveel tijd het kost om het uit te voeren. De activiteiten komen overeen met de activiteiten die vermeld staan in de handleiding ‘Influenzavaccinatie’ van het NHG/LVG. Bij het invullen van de discipline die de desbetreffende activiteit uitvoert, kan een keuze worden gemaakt uit: huisarts (HA); assistenten (Ass.); praktijkondersteuner (POH, NP, PA). NB: Er kunnen meerdere disciplines zijn die één activiteit uitvoeren. Vermeld dan bij iedere betrokken discipline de totaaltijd. Bijvoorbeeld: er zijn twee assistenten en één huisarts betrokken bij het controleren van de lijst van patiënten die zijn geselecteerd voor de influenzavaccinatie. Tijdbesteding van de huisarts is 3 uur en de tijdbesteding van de twee assistenten samen is 4 uur en 20 minuten. In het vakje van de huisarts kan dan worden aangegeven 3u en in het vakje van de assistenten, 4u 20min.

Hoofdactiviteit

Subactiviteit

Wie dit uitvoert en schatting totale tijdbesteding voor het gehele jaar 2008 HA

1 Bijscholen

Ass.

POH

Deze activiteiten betreffen onder andere: bijhouden informatie SNPG, bijhouden informatie NHG (NHG-standaard), bijhouden literatuur, informeren personeel door huisarts. A Hoeveelheid vaccins inschatten.

2 Bestellen

B Bestellen vaccins, eventueel bestellen extra grote naaldcontainers, checken opdrachtbevestiging. C Bij aflevering vaccins, checken levering, tekenen voor ontvangst, opslaan vaccins en eventueel uitpakken vaccins.

3 Overleggen

Overleggen en afstemmen met collega's in groep/hagro over te voeren beleid, postverzending, verzorgingshuizen, voorbereiden vaccinatiespreekuren, instrueren personeel over gehele procedure campagne, eventueel overleg met ROS, etc.

4 Selecteren

Maken lijst van patiënten met indicatie in dat jaar (selectiebestand).

5 Controleren

Beoordelen en controleren van indicatie(lijsten), verwijderen overleden patiënten, maken definitief selectiebestand. A Opstellen uitnodigingsbrief voor geïndiceerden.

6 Uitnodigen patiënten B Vermenigvuldigen uitnodigingsbrief, etikettenbestand maken, printen en plakken, brief plus folder in envelop, postzegel Onderdeel B en C plakken, zie formulier 2 (versturen uitnodigingen). alleen invullen indien de activiteit C Postzending naar postkantoor brengen, zie formulier 2. al is uitgevoerd D Uitvoeringsverzoeken uitschrijven (bijv. machtigen verpleegkundige van verzorgingshuis). 7 Informeren

Zie formulier 3 Tijdregistratie informeren patiënten.

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 18 va n 49

Bijlage 5


Hoofdactiviteit

Subactiviteit

Wie dit uitvoert en schatting totale tijdbesteding voor het gehele jaar 2008 HA

8 Voorbereiden vaccinatie spreekuur en vaccineren

POH

Zie formulier 4 Tijdregistratie vaccinatiespreekuur. Vergelijken van de selectielijst met de vaccinatielijst.

9 Administreren

Registreren gevaccineerde patiënten in HIS. Hoeveelheid vaccins schatten, bestellen vaccins, aflevering vaccins (checken levering, tekenen voor ontvangst, opslaan vaccins).

10 Nabestellen

Opstellen en versturen (incl. printen, vouwen, frankeren, etc.) uitnodigingsbrief voor geïndiceerde die niet zijn verschenen of moeten worden gerevaccineerd.

11 Herinneringsoproepen

Nabellen patiënten die niet zijn verschenen op vaccinatiespreekuur. Indienen declaratie plus controle betaling door HA.

12 Declareren

Indienen declaratie plus controle betaling door boekhouder.

13 Evaluatie

Overleg met collega's en personeel (vaccinatiepercentage, leerpunten volgende campagne, etc.).

14 Afvalverwerking

Bijv. wegbrengen naar afvalverwerkingstation of apotheek.

7.

Ass.

Ruimte voor opmerkingen Indien u in het kader van dit onderzoek nog relevante opmerkingen heeft, of tijd besteed aan activiteiten die hierboven niet zijn genoemd, dan kunt u dat hieronder aangeven. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… Bedankt voor uw medewerking!

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 19 va n 49

Bijlage 6

Instructie bij tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners

Instructie bij tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners Vooraf: Als bepaalde praktijkondersteuners of bepaalde assistentes geen werkzaamheden voor de influenzavaccinatie verrichten hoeven zij niet te registreren. De formulierenset voor assistenten en praktijkondersteuners wordt in principe gemeenschappelijk gebruikt. Daarbij is het handig om de formulierenset op een vaste plek neer te leggen zodat alle betrokkenen hun tijd invullen op hetzelfde formulier. De coördinator bewaakt de registraties. F ORMULIER 2 ( GEEL ) U ITNODIGEN PATIENTEN Onder het uitnodigingen van patiënten valt het versturen van de uitnodigingen, het printen van de brieven, invullen oproepkaarten, het plaatsen van een oproep in een regioblad, het eventueel telefonisch uitnodigen van patiënten, et cetera. Uit het vooronderzoek is gebleken dat bij het versturen van de uitnodigingen verschillende personen betrokken zijn (variërend van huisarts tot bijvoorbeeld familieleden). Dit formulier kan op een vaste plek worden gelegd zodat alle betrokkenen hun deel kunnen invullen. Hier wordt vaak tussendoor even aan gewerkt. Voor de tijdregistratie kan iedereen per keer de bestede tijd registreren. Als er ook derden/niet eigen personeel betrokken zijn kan dit onderaan worden aangegeven. Indien er na de vaccinatie spreekuren herinneringsuitnodigingen worden verstuurd kunt u de tijd hiervoor op de achterzijde van dit formulier laten invullen. F ORMULIER 3 ( ROZE ) VOOR INFORMEREN PATIËNTEN In de praktijk bellen patiënten regelmatig met allerlei vragen over de influenzavaccinatie (‘Waarom moet ik worden gevaccineerd?’, ‘Waarom mijn buurman wel en ik niet?’, ‘Waar blijft mijn uitnodiging?’, ‘Wanneer is het vaccinatiespreekuur’?, etc.). In de praktijk beantwoorden de assistenten veelal deze vragen, maar soms zal ook worden doorverwezen naar de huisarts. Dit formulier heeft betrekking op de gehele periode van de vaccinatiecampagne en moet door alle betrokken professionals in de praktijk gedurende de gehele periode, per werkdag dat dit aan de orde is, worden bijgehouden. Indien u een telefoondienst heeft waarbij assistentes rouleren, kan dit formulier op een vaste plek bij de telefoon worden gelegd zodat alle betrokkenen hun deel kunnen invullen. In de set voor de huisarts zit dit formulier ook, voor het geval dat vragen doorgespeeld worden naar de huisarts en voor het geval dat de huisarts spontaan vragen krijgt tijdens een spreekuur. Alleen voor de eerste tien vragen van patiënten wordt gevraagd de tijdbesteding aan te geven. Daarna hoeft men alleen het aantal vragen per dag te turven. Op deze manier wordt van de deelnemende praktijken samen voldoende materiaal verzameld om een goed beeld te krijgen van de tijdbesteding.

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 20 va n 49

Bijlage 6

Instructie bij tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners

F ORMULIER 4 ( BLAUW ) V ACCINATIESPREEKUREN EN DE VOORBEREIDING Op het formulier voor de vaccinatiespreekuren wordt gevraagd om van alle betrokken professionals hun tijdbesteding gedurende de vaccinatiespreekuren in 2008 te registreren, incl. de voorbereiding. F ORMULIER 5 ( ZALMKLEURIG ) V ACCINEREN

AAN DE PRAKTIJK BUITEN

VACCINATIESPREEKUREN .

Dit formulier bestaat eveneens uit twee verschillende opdrachten. Het eerste deel is bedoeld als steekproef om tien keer de werkelijke tijd te registreren van het vaccineren van een patiënt, die buiten de geplande vaccinatiespreekuren op de praktijk langskomt voor de vaccinatie. Het tweede deel is bedoeld voor het turven van alle patiënten die op de praktijk langskomen voor hun vaccinatie buiten de geplande vaccinatiespreekuren om. Dit formulier zou bijvoorbeeld bij de koelkast waar de vaccins liggen of op de behandelkamer kunnen worden neergelegd

F ORMULIER 6 ( GRIJS ) V ACCINATIE BIJ PATIËNTEN THUIS Dit formulier bestaat uit drie onderdelen: Deel 1 voor het registreren van eventuele voorbereidingstijd (maken afspraken). Deel 2 voor het registreren van de tijd en de reisafstand in geval dat men patiënten uitsluitend voor de griepvaccinatie bezoekt. Deel 3 voor het registreren van de tijd en de reisafstand ingeval men vaccineert tijdens een visite voor andere problematiek. Op dit formulier is gevraagd de begintijd en eindtijd aan te geven. Dat is niet verplicht men mag ook in één keer de tijd aangeven. Het komt veel voor dat men in één rit meerdere patiënten bezoekt. Men kan dan de totale tijd voor de rit (uit-thuis), het totaal aan kilometers weergeven en het aantal patiënten.

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 21 va n 49

Bijlage 7

Praktijkset tijdregistratieformulieren assistenten/praktijkondersteuners

Praktijkset tijdregistratieformulieren NPG: Voor assistenten/ praktijkondersteuners

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 22 va n 49

Bijlage 7


Formulier 2. Versturen uitnodigingen, incl. voorbereidingen

Naam praktijk:

_______________________________________

Onderstaand wordt gevraagd om de tijd te registreren die u besteedt aan het versturen van de uitnodigingen. Onder het versturen van uitnodigingen valt onder meer: het printen van de uitnodigingsbrieven; invullen van de oproepkaarten; het in enveloppen doen; adressering, frankeren; wegbrengen naar postkantoor; etc. Er wordt vaak tussendoor even hieraan gewerkt. Ter ondersteuning van de tijdregistratie kunt u indien gewenst per dag meerdere momenten van begin- en eindtijd registreren. Functie (HA/Ass./POH)

Naam

Datum

Begintijd

Eindtijd

Totaaltijd in uren en minuten

Indien werkzaamheden behorend tot dit onderdeel door derden/niet eigen personeel worden uitgevoerd graag hieronder aangeven om welke werkzaamheden dit gaat en welke kosten hiermee gemoeid zijn.

Werkzaamheden: ………………………………………………………………….……………………… ………………………………………………………………….……………………… Kosten: ………………………………………………………………….………………………

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agi n a 23 va n 49

Bijlage 7


E VENTUELE HERINNERINGSUITNODIGINGEN Hieronder kunt u de tijd registreren die gemoeid is met eventuele herrineringsuitnodigingen. Ter ondersteuning van de tijdregistratie kunt u indien gewenst per dag meerdere momenten van begin- en eindtijd registreren.

Naam

Functie (HA/Ass./POH)

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

Datum

Begintijd

Eindtijd



Bijlage 7


Formulier 3. Informeren patiënten (o.a. telefoontjes met vragen)

Naam praktijk:

_______________________________________

In de praktijk bellen patiënten met allerlei vragen over de influenzavaccinatie (‘Waarom moet ik worden gevaccineerd?’, ‘Waarom mijn buurman wel en ik niet?’, ‘Waar blijft mijn uitnodiging?’, ‘Wanneer is het vaccinatiespreekuur?’, etc.). Veelal beantwoorden de assistenten deze vragen, maar soms zal ook worden doorverwezen naar de huisarts of worden deze vragen tijdens het spreekuur gesteld. Onderstaand wordt gevraagd om per dag, dat dit aan de orde is, aan te geven hoeveel vragen u van patiënten heeft gehad m.b.t. de influenzavaccinatie en bij de eerste 10 vragen ook de tijd te registreren die u aan het beantwoorden daarvan heeft besteed. In de kolom waar gevraagd wordt naar het aantal vragen, kunt u zelf het exacte aantal aangeven, maar u kunt de vragen ook turven. Nr.

Naam

Functie (HA/ass./POH)

Datum

Aantal vragen

Totale tijd in minuten

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

In onderstaande tabel hoeft u alleen de aantallen vragen per dag te registreren.


Datum

Aantal vragen


Datum

Aantal vragen

Z.O.Z

Z.O.Z

Z.O.Z

Z.O.Z

Z.O.Z

Z.O.Z

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Bijlage 7



Datum

Aantal vragen

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Datum

Aantal vragen


Bijlage 7


Formulier 4. Vaccinatiespreekuren en de voorbereiding

Naam praktijk:

_______________________________________

Vooraf: Met een vaccinatiespreekuur wordt bedoeld het uur/aantal uren/dagdeel dat is georganiseerd voor het uitvoeren van de influenzavaccinatie. Patiënten hebben daarover (persoonlijk) bericht ontvangen van de praktijk. T IJDBESTEDING VOORBEREIDING VACCINATIESPREEKUREN Noteer hieronder de tijdbesteding van uw eigen aandeel met betrekking tot de voorbereiding van het vaccinatiespreekuur. Hieronder wordt ondermeer verstaan: inrichten locatie; eventueel klaarmaken aanwijzingsborden; gereed maken materiaal en middelen, regelen waarneming; eventueel vooraf uitpakken spuiten, etc. Bij het noteren van de totale tijd, s.v.p. afronden op 10 minuten (bijvoorbeeld 2u20min) Naam

Functie (HA, Ass. POH)

Datum

Totaal in uren en minuten

Totale tijdbesteding

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Bijlage 7


T IJDBESTEDING VACCINATIESPREEKUREN Noteer hieronder de tijdbesteding van uw eigen aandeel met betrekking tot het vaccinatiespreekuur. U kunt per spreekuur uw totale tijdbesteding registreren. Deze werkzaamheden kunnen onder meer betrekking hebben op: innemen van oproepkaarten; aanvinken patiënten op overzichtslijst; aangeven spuiten; ter plekke uitpakken van de spuiten; vaccineren van patiënten; opruimen (materiaal) na afloop Let op: Indien u het vaccinatiespreekuur tussendoor even andere werkzaamheden verricht, moeten deze uiteraard niet worden meegenomen. Bij het noteren van de totale tijd, s.v.p. afronden op 10 minuten (bijvoorbeeld 2u20min.) Datum

Functie (HA, Ass/POH)

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

Totale tijdbesteding in uren en minuten


Bijlage 7


Formulier 5. Vaccinatie aan de praktijk buiten vaccinatiespreekuren

Naam praktijk:

_______________________________________

Toelichting: Wilt u van de eerste tien keer hieronder aangeven hoeveel tijd de vaccinatie u heeft gekost tijdens het bezoek van de patiënt(en) aan de praktijk. Daarna wordt gevraagd alleen per dag het aantal gevaccineerde patiënten bij te houden. Het kan zijn dat het om één patiënt ging, maar het kan ook zijn dat het meerdere direct achter elkaar betrof (bijv. man en vrouw). Wilt u daarom ook het aantal patiënten aangeven. Indien het meerdere patiënten waren kunt u de totale tijd voor deze patiënten samen vermelden. Het gaat om de totale tijd vanaf het begin dat u met de patiënt(en) bezig was: begroeten, instructie, pakken en uitpakken vaccin, vaccineren, laten vertrekken patiënt(en) en opruimen spuit. Indien de patiënt niet alleen voor de griepvaccinatie kwam, maar is gevaccineerd tijdens een bezoek voor een andere problematiek dan dit in de laatste kolom met ja aangeven en alleen de tijd te registreren die gemoeid was met de griepvaccinatie.

Naam

Functie (HA, Ass., POH)

Datum

Aantal patiënten

Totale tijdbesteding vaccinatie (incl. alle bijkomende tijd in minuten)

In combinatie met bezoek voor andere problematiek

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Bijlage 7


A ANTAL PATIËNTEN DAT BUITEN VACCINATIE SPREEKUREN IS GEVACCINEERD . Hieronder kunt u per dag aangeven hoeveel patiënten buiten het vaccinatiespreekuur zijn gevaccineerd. Datum

Aantal patiënten

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

Datum

Aantal patiënten


Bijlage 7


Formulier 6. Vaccinatie bij patiënten thuis en speciale woonvorm

Naam praktijk:

Deel 1:

_______________________________________

Tijbesteding voorbereidingstijd

Noteer hieronder de voorbereidingstijd die eventueel gemoeid is met deze vaccinaties (bijv. afspraak maken patiënten, afstemmen verzorgingshuis, instrueren verzorgingshuis dat de patiënten aanwezig zijn, etc. ). Ter ondersteuning van de tijdregistratie kunt u indien gewenst per dag meerdere momenten van begin- en eindtijd registreren. Datum

Begintijd

Eindtijd

Totaal (in uren en min.)

Eindtotaal Deel 2:

Tijdbesteding vaccinatie van patiënten waarbij men de patiënt uitsluitend bezoekt voor het vaccineren

Toelichting: In de kolommen waar gevraagd wordt naar aantal patiënten, kunt u zelf het exacte aantal patiënten aangeven, maar u kunt ook de patiënten turven. Begintijd en eindtijd zijn de momenten van vertrek van de praktijk tot terugkomst bij de praktijk (of als men dit van huis uit doet vertrek of aankomst thuis). Het is dus de totale tijd van de sessie inclusief reistijd. Datum

Totaal aantal patiënten

Aantal patiënten dat gevaccineerd is in één rit

Begintijd

Eindtijd

Totale tijd

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

Totale tijd in uren en minuten

Totaal aantal kilometers van de rit

Vervoersmiddel lopend, fiets/scooter auto

Totaal aantal km


Bijlage 7


Deel 3:

Voor patiënten die thuis gevaccineerd worden in combinatie met een afgesproken visite voor andere problematiek

Wilt u van de eerste vijf patiënten in onderstaande tabel aangeven hoeveel tijd de vaccinatie zelf ingenomen heeft tijdens de visite en wat de totale tijd was van de visite inclusief reistijd. Datum

Tijd vaccinatie in minuten

Tijd gehele visite inclusief reistijd

Totaal aantal kilometers ten behoeve de visite

Vervoersmiddel voor uitvoeren vaccinaties - lopend - fiets/scooter - auto

1 2 3 4 5 Indien het er totaal minder dan vijf waren dan laat u het daarbij. Indien het er meer dan vijf waren wilt u dan hiernaast aangeven hoeveel het totaal waren

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 32 va n 49

Bijlage 8

Instructie bij tijdregistratieformulieren huisarts

I n st ru ct ie b i j ti jdr eg is tra ti efo rmu lie re n hu isar t s F ORMULIER 2 ( GEEL ) U ITNODIGEN PATIËNTEN Sommige huisartsen doen in dit kader bepaalde werkzaamheden thuis in de avonduren en hier wordt vaak tussendoor even aan gewerkt. Per keer kan dan de tijd worden geregistreerd. Aan de huisarts wordt gevraagd om alle tijd die hieraan wordt besteed te registreren. Onder het uitnodigingen van patiënten valt het versturen van de uitnodigingen, het printen van de brieven, invullen oproepkaarten, het plaatsen van een oproep in een regioblad, het eventueel telefonisch uitnodigen van patiënten, et cetera. Uit het vooronderzoek is gebleken dat bij het versturen van de uitnodigingen verschillende personen betrokken zijn (variërend van huisarts tot bijvoorbeeld familieleden). Indien een huisarts alles overlaat aan de assistente hoeft dit formulier uiteraard niet te worden ingevuld. F ORMULIER 3 ( ROZE ) VOOR INFORMEREN PATIËNTEN Soms worden telefonische vragen over de influenzavaccinatie doorgegeven aan de huisarts of krijgt de huisarts vragen tijdens het spreekuur. Aan de huisarts wordt gevraagd het aantal te registreren en alleen bij de eerste 10 vragen ook de tijd te registreren. Op deze manier is er van de diverse deelnemende praktijken samen voldoende materiaal om een goed beeld te krijgen van de tijdbesteding. F ORMULIER 4 ( BLAUW ) V ACCINATIESPREEKUREN EN DE VOORBEREIDING De huisarts dient op dit formulier zijn tijd te registreren die is besteed aan het vaccineren van patiënten en de eventuele voorbereiding. Indien er tijdens de vaccinatiespreekuren nog andere werkzaamheden door de huisarts worden verricht (bijv. spreekuur) dan wordt deze tijd uiteraard niet genoteerd. F ORMULIER 5 ( ZALMKLEURIG ) V ACCINEREN AAN DE PRAKTIJK BUITEN VACCINATIESPREEKUREN Indien een huisarts ook bij de normale spreekuren bepaalde patiënten tussendoor vaccineert wordt gevraagd op dit formulier bij de eerste 10 patiënten ook de tijd te registreren en daarna alleen het aantal patiënten te turven. Indien de huisarts dit niet tijdens de spreekuren doet, maar de patiënt dan steeds doorverwijst naar de assistente dan hoeft de huisarts dit formulier uiteraard niet in te vullen en vult de assistente dit op haar eigen formulier in. F ORMULIER 6 ( GRIJS ) V ACCINATIE BIJ PATIËNTEN THUIS Deel 1 is de eventuele voorbereidingstijd (maken van afspraken). Dat zal meestal door de assistent worden ingevuld. Indien de huisarts ook speciale ritten maakt om achter elkaar een aantal patiënten thuis te vaccineren of een aantal patiënten in een verzorgingshuis of andere woonvorm te vaccineren moet de huisarts ook deel 2 invullen. Indien een huisarts tijdens afgesproken visites patiënten thuis vaccineert wordt gevraagd deel 3 in te vullen.

Op dit formulier is gevraagd de begintijd en eindtijd aan te geven. Dat is niet verplicht, men mag ook in één keer de tijd aangeven. Het komt regelmatig voor dat men in één rit meerdere patiënten bezoekt. Men kan dan de totale tijd voor de rit (uit-thuis), het totaal aan kilometers weergeven en het aantal patiënten. KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 33 va n 49

Bijlage 9

Praktijkset tijdregistratieformulieren huisarts

Tijdregistratieformulieren NPG: voor de huisarts

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

P agina 34 va n 49

Bijlage 9


Formulier 2. Versturen uitnodigingen, incl. voorbereidingen

Naam praktijk:

_______________________________________

Onderstaand wordt gevraagd om de tijd te registreren die u besteedt aan het versturen van de uitnodigingen. Onder het versturen van uitnodigingen valt onder meer: het printen van de uitnodigingsbrieven; invullen van de oproepkaarten; het in enveloppen doen; adressering, frankeren; wegbrengen naar postkantoor; etc. Er wordt vaak tussendoor even hieraan gewerkt. Ter ondersteuning van de tijdregistratie kunt u indien gewenst per dag meerdere momenten van begin- en eindtijd registreren. Functie (HA/Ass./POH)

Naam

Datum

Begintijd

Eindtijd


Indien werkzaamheden behorend tot dit onderdeel door derden/niet eigen personeel worden uitgevoerd graag hieronder aangeven om welke werkzaamheden dit gaat en welke kosten hiermee gemoeid zijn.

Werkzaamheden: ………………………………………………………………….……………………… ………………………………………………………………….………………………

Kosten:

………………………………………………………………….………………………

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Bijlage 9


E VENTUELE HERINNERINGSUITNODIGINGEN Hieronder kunt u de tijd registreren die gemoeid is met eventuele herinneringsuitnodigingen. Ter ondersteuning van de tijdregistratie kunt u indien gewenst per dag meerdere momenten van begin- en eindtijd registreren.

Naam

Functie (HA/Ass./POH)

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

Datum

Begintijd

Eindtijd



Bijlage 9


Formulier 3. Informeren patiënten (o.a. telefoontjes met vragen)

Naam praktijk:

_______________________________________

In de praktijk bellen patiënten met allerlei vragen over de influenzavaccinatie (‘Waarom moet ik worden gevaccineerd?’, ‘Waarom mijn buurman wel en ik niet?’, ‘Waar blijft mijn uitnodiging?’, ‘Wanneer is het vaccinatiespreekuur?’, etc.). Veelal beantwoorden de assistenten deze vragen, maar soms zal ook worden doorverwezen naar de huisarts of worden deze vragen tijdens het spreekuur gesteld. Onderstaand wordt gevraagd om per dag, dat dit aan de orde is, aan te geven hoeveel vragen u van patiënten heeft gehad m.b.t. de influenzavaccinatie en bij de eerste 10 vragen ook de tijd te registreren die u aan het beantwoorden daarvan heeft besteed. In de kolom waar gevraagd wordt naar het aantal vragen, kunt u zelf het exacte aantal aangeven, maar u kunt de vragen ook turven. Nr.

Naam


Datum

Aantal vragen

Totale tijd in minuten

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

In onderstaande tabel hoeft u alleen de aantallen vragen per dag te registreren.


Datum

Aantal vragen


Datum

Aantal vragen

Z.O.Z

Z.O.Z

Z.O.Z

Z.O.Z

Z.O.Z

Z.O.Z

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Bijlage 9



Datum

Aantal vragen

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Datum

Aantal vragen


Bijlage 9


Formulier 4. Vaccinatiespreekuren en de voorbereiding

Naam praktijk:

_______________________________________

Vooraf: Met een vaccinatiespreekuur wordt bedoeld het uur/aantal uren/dagdeel dat is georganiseerd voor het uitvoeren van de influenzavaccinatie. Patiënten hebben daarover (persoonlijk) bericht ontvangen van de praktijk. T IJDBESTEDING VOORBEREIDING VACCINATIESPREEKUREN Noteer hieronder de tijdbesteding van uw eigen aandeel met betrekking tot de voorbereiding van het vaccinatiespreekuur. Hieronder wordt ondermeer verstaan: inrichten locatie; eventueel klaarmaken aanwijzingsborden; gereed maken materiaal en middelen, regelen waarneming; eventueel vooraf uitpakken spuiten, etc. Bij het noteren van de totale tijd, s.v.p. afronden op 10 minuten (bijvoorbeeld 2u20min) Naam

Functie (HA, Ass. POH)

Datum

Totaal in uren en minuten

Totale tijdbesteding

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Bijlage 9


T IJDBESTEDING VACCINATIESPREEKUREN Noteer hieronder de tijdbesteding van uw eigen aandeel met betrekking tot het vaccinatiespreekuur. U kunt per spreekuur uw totale tijdbesteding registreren. Deze werkzaamheden kunnen onder meer betrekking hebben op: innemen van oproepkaarten; aanvinken patiënten op overzichtslijst; aangeven spuiten; ter plekke uitpakken van de spuiten; vaccineren van patiënten; opruimen (materiaal) na afloop. Let op: Indien u het vaccinatiespreekuur tussendoor even andere werkzaamheden verricht, moeten deze uiteraard niet worden meegenomen. Bij het noteren van de totale tijd, s.v.p. afronden op 10 minuten (bijvoorbeeld 2u20min.) Datum

Functie (HA, Ass/POH)

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

Totale tijdbesteding in uren en minuten


Bijlage 9


Formulier 5. Vaccinatie aan de praktijk buiten vaccinatie spreekuren

Naam praktijk:

_______________________________________

Toelichting: Wilt u van de eerste tien keer hieronder aangeven hoeveel tijd de vaccinatie u heeft gekost tijdens het bezoek van de patiënt(en) aan de praktijk. Daarna wordt gevraagd alleen per dag het aantal gevaccineerde patiënten bij te houden. Het kan zijn dat het om één patiënt ging, maar het kan ook zijn dat het meerdere direct achter elkaar betrof (bijv. man en vrouw). Wilt u daarom ook het aantal patiënten aangeven. Indien het meerdere patiënten waren kunt u de totale tijd voor deze patiënten samen vermelden. Het gaat om de totale tijd vanaf het begin dat u met de patiënt(en) bezig was: begroeten, instructie, pakken en uitpakken vaccin, vaccineren, laten vertrekken patiënt(en) en opruimen spuit. Indien de patiënt niet alleen voor de griepvaccinatie kwam, maar is gevaccineerd tijdens een bezoek voor een andere problematiek dan dit in de laatste kolom met ja aangeven en alleen de tijd te registreren die gemoeid was met de griepvaccinatie.

Naam

Functie (HA, Ass., POH)

Datum

Aantal patiënten

Totale tijdbesteding vaccinatie (incl. alle bijkomende tijd in minuten)

In combinatie met bezoek voor andere problematiek

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Bijlage 9


A ANTAL PATIËNTEN DAT BUITEN VACCINATIE SPREEKUREN IS GEVACCINEERD . Hieronder kunt u per dag aangeven hoeveel patiënten buiten het vaccinatiespreekuur zijn gevaccineerd. Datum

Aantal patiënten

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

Datum

Aantal patiënten


Bijlage 9


Formulier 6. Vaccinatie bij patiënten thuis en speciale woonvorm

Naam praktijk:

Deel 1:

_______________________________________

Tijbesteding voorbereidingstijd

Noteer hieronder de voorbereidingstijd die eventueel gemoeid is met deze vaccinaties (bijv. afspraak maken patiënten, afstemmen verzorgingshuis, instrueren verzorgingshuis dat de patiënten aanwezig zijn, etc. ). Ter ondersteuning van de tijdregistratie kunt u indien gewenst per dag meerdere momenten van begin- en eindtijd registreren. Datum

Begintijd

Eindtijd

Totaal (in uren en min.)

Eindtotaal Deel 2:

Tijdbesteding vaccinatie van patiënten waarbij men de patiënt uitsluitend bezoekt voor het vaccineren

Toelichting: In de kolommen waar gevraagd wordt naar aantal patiënten, kunt u zelf het exacte aantal patiënten aangeven, maar u kunt ook de patiënten turven. Begintijd en eindtijd zijn de momenten van vertrek van de praktijk tot terugkomst bij de praktijk (of als men dit van huis uit doet vertrek of aankomst thuis). Het is dus de totale tijd van de sessie inclusief reistijd. Datum

Totaal aantal patiënten

Aantal patiënten dat gevaccineerd is in één rit

Begintijd

Eindtijd

Totale tijd

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009

Totale tijd in uren en minuten

Totaal aantal kilometers van de rit

Vervoersmiddel lopend, fiets/scooter auto

Totaal aantal km


Bijlage 9


Deel 3:

Voor patiënten die thuis gevaccineerd worden in combinatie met een afgesproken visite voor andere problematiek

Wilt u van de eerste vijf patiënten in onderstaande tabel aangeven hoeveel tijd de vaccinatie zelf ingenomen heeft tijdens de visite en wat de totale tijd was van de visite inclusief reistijd. Datum

Tijd vaccinatie in minuten

Tijd gehele visite inclusief reistijd

Totaal aantal kilometers ten behoeve de visite

Vervoersmiddel voor uitvoeren vaccinaties - lopend - fiets/scooter - auto

1 2 3 4 5 Indien het er totaal minder dan vijf waren dan laat u het daarbij. Indien het er meer dan vijf waren wilt u dan hiernaast aangeven hoeveel het totaal waren

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Bijlage 10

Activiteiten die een huisartspraktijk zou moeten doen volgens de SNPG

De Stichting Nationaal Programma Grieppreventie (SNPG) faciliteert de programmatische preventie van influenza en draagt zorg voor de naleving van de wettelijke regelingen. De SNPG heeft de uit te voeren activiteiten in 2008 beschreven in drie fasen: bestellen, uitvoeren en declareren6. Hieronder volgt een overzicht van de uit te voeren activiteiten aan de hand van een tijdlijn. In feite is er een jaarkalender in te richten die loopt van april tot april. April/mei 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Vernietigen vaccins voorgaand jaar. Kennis nemen van gewijzigde indicatie van de Gezondheidsraad. Eventueel advies vragen over bestelling aan ROS-preventiemedewerker. Bestellen vaccins met behulp van bestelformulier. Eventueel bestellen folders en oproepkaarten met bestelformulier. Vastleggen vaccinatiedata tussen half oktober en half november. Vastleggen afleverdata voor vaccins. Indien van toepassing aanvragen voorlevering op bestelformulier voor overwinteraars.

Juni 9.

Naar aanleiding van eerste opdrachtbevestiging en exacte leverdag; controle aantal bestelde vaccins, drukwerk, data, rekeningnummer en afleveradres. 10. Indien van toepassing; zo spoedig mogelijk wijzigingen en correcties doorgeven aan het Nederlands Vaccinatie Instituut (NVI). Augustus (eind) 11. Indien van toepassing; in ontvangst name van drukwerk (folders en oproepkaarten). September 12. Naar aanleiding van tweede opdrachtbevestiging; controle aantal bestelde vaccins en afleveradres. 13. Indien van toepassing; wijzigingen en correcties schriftelijk doorgeven aan het NVI (mogelijk tot één week voor afleverdatum). 14. Ontvangst nabestelformulier. 15. Indien van toepassing; in ontvangst name van voorlevering (half september) voor mensen die gedurende de griepcampagne in het buitenland verblijven. 16. Ontvangst declaratieformulier en toelichting. September/oktober 17. Niet meer dan twee weken voorafgaand aan de geplande vaccinatie; uitnodigen van geïndiceerde patiënten. Tweede helft oktober/eerste helft november 18. In ontvangst name van vaccins. 19. Adequate opslag van vaccins; bij voorkeur in de koelkast. 20. Uitvoeren van de griepvaccinatie door huisarts of assistente.

6

SNPG: 2008, http://www.snpg.nl/producten/2008/Toelichting08.pdf

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Bijlage 10

Activiteiten die een huisartspraktijk zou moeten doen volgens de SNPG

21. Indien van toepassing; bij thuisvaccinatie assistente dienen afspraken te zijn gemaakt met de huisarts over hoe te handelen bij een complicatie en bereikbaarheid van de huisarts. 22. Indien van toepassing; bijwerkingen melden bij het LAREB. Tot 2 december 23. Indien van toepassing; nabestelformulier sturen aan NVI (levertijd 2-4 weken). 24. Patiënten uitnodigen nadat opdrachtbevestiging is ontvangen. December/januari 25. Regelen afvalverwerking koelbox, koelelementen en eventuele overgebleven vaccins. 26. Indienen origineel declaratieformulier (volledig ingevuld en ondertekend) na afloop campagne bij NVI. Voorwaarden: declaratie alleen mogelijk na indiening order en voor patiënten met een indicatie. Verder geldt dat niet meer vaccins gedeclareerd mogen worden dan besteld zijn. Het aantal vaccins moet worden uitgesplitst naar leeftijd <60, 60-65 en ≥65 en voor asielzoekers (alle leeftijden). Patiënten die twee keer zijn gevaccineerd tellen dubbel. De patiëntenlijst moet 5 jaar bewaard worden en mag niet worden meegezonden met de declaratie. 27. Declareren nagekomen vaccinaties Vanaf 1 januari 28. Controle declaratie naar aanleiding van bestelling door SNPG. 29. Indien van toepassing; onjuiste declaraties corrigeren. 30. Ontvangst vergoeding per toegediend vaccin.

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Bijlage 11

Uitleg berekeningen bij hoofdstuk 5

Berekening gemiddelde tijd voor vaccineren Verhouding professionals qua aantal patiënten

Gemiddelde tijd in minuten

Huisartsen

25%

0,47

Huisartsassistentes

66%

1,24

Praktijkondersteuners

10%

0,19

Totale gemiddelde tijd

100%

1,90

Vaccinatie tijdens het spreekuur

Samenvatting tabel 5.9.3 Tijdbesteding vaccinatiespreekuur

Vaccinatie tussendoor aan de praktijk buiten de spreekuren om.

Verhouding professionals qua aantal patiënten

Gemiddelde tijd in minuten

Huisartsen

21%

3,64

Huisartsassistentes

68%

2,54


11%

2,09

100%

2,73

Totaal en totaal gemiddelde

Samenvatting tabel 5.9.4 Tijdbesteding vaccinatie aan de praktijk tussendoor

Vaccinatie thuis bij patiënten enkelvoudig (geen combinatie met consult)

Gemiddelde tijd in Verhouding professionals minuten per patiënt voor vaccinatie en qua aantal patiënten voorbereiding en reizen

Huisartsen

16%

15,1

Huisartsassistentes

62%

18,1


22%

8,6

100%

15,5


Samenvatting tabel 5.9 5. Tijdbesteding vaccinatie thuis enkelvoudig

Verhouding professionals qua aantal patiënten

Gemiddelde tijd voor vaccinatie inclusief deel van de reistijd

Huisartsen

62%

4,5

Huisartsassistentes

21%

5,8


17%

2,7

100%

4,5

Vaccinatie thuis bij patiënten in combinatie met visite


Samenvatting tabel 5.9 7. Tijdbesteding vaccinatie thuis in combinatie met visite

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Bijlage 11


Voor de berekening van de gemiddelde tijdinvestering per gevaccineerde patiënt per beroepsgroep voor het vaccineren zelf wordt uitgegaan van de onderlinge verhoudingen tussen de vaccinatievormen en daarbinnen de verhouding tussen de beroepsgroepen: Deze onderlinge verhouding is in onderstaande tabel weergegeven:

Gevaccineerde patiënten

Onderlinge verhouding qua aantallen vaccinaties

Spreekuur

77,7%

Tussendoor + dubbel

13,4%

Thuis + woonvorm enkelvoudig

7,8%

Thuis + woonvorm combinatie

1,2%

Totaal

100%

Samenvatting tabel 5.9.2 verhouding qua aantallen vaccinaties

De berekeningen zijn als volgt:

Het aandeel huisarts voor het vaccineren tijdens de spreekuren: 77,7% ( = aandeel vaccinaties tijdens spreekuur zie tabel 5.9 2) x 25% (= aandeel vaccinaties huisarts tijdens spreekuur zie tabel 5.9.3) x 1,9 minuten (=gemiddelde tijd voor vaccineren tijdens spreekuur zie tabel 5.9.3) = 0,36 minuten.

Het aandeel huisarts voor het vaccineren tussendoor: 13,4% (zie tabel 5.9 2) x 21% (= aandeel vaccinaties huisarts tussendoor zie tabel 5.9.4) x 3,64 minuten (zie tabel 5.9.4) = 0,10 minuten.

Het aandeel huisarts voor vaccinatie thuis enkelvoudig: 7,8% (zie tabel 5.9.2) x 16% (= aandeel vaccinaties huisarts thuis enkelvoudig zie tabel 5.9.5) x 15,1 minuten (zie tabel 5.9.5) = 0,19 minuten.

Het aandeel huisarts voor vaccinatie thuis in combinatie met visite: 1,2% (zie tabel 5.9.2) x 62% (= aandeel vaccinaties huisarts thuis in combinatie met visite zie tabel 5.9.7) x 4,5 minuten (zie tabel 5.9.7) = 0,03 minuten.

De totale gemiddelde tijd voor de huisarts is dan 0,68 minuten per gevaccineerde patiënt.

Het aandeel huisartsassistente voor het vaccineren tijdens de spreekuren: 77,7% ( = aandeel vaccinaties tijdens spreekuur zie tabel 5.9 2) x 66% (= aandeel vaccinaties huisartsassistente tijdens spreekuur zie tabel 5.9.3) x 1,9 minuten (= gemiddelde tijd voor vaccineren tijdens spreekuur zie tabel 5.9.3) = 0,97 minuten.

Het aandeel huisartsassistente voor het vaccineren tussendoor: 13,4% (zie tabel 5.9 2) x 68% (= aandeel vaccinaties huisartsassistente tussendoor zie tabel 5.9.4) x 2,54 minuten (zie tabel 5.9.4) = 0,23 minuten.

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Bijlage 11


Het aandeel huisartsassistente voor vaccinatie thuis enkelvoudig: 7,8% (zie tabel 5.9.2) x 62% (= aandeel vaccinaties huisartsassistente thuis enkelvoudig zie tabel 5.9.5) x 18,1 minuten (zie tabel 5.9.5) = 0,87 minuten.

Het aandeel huisartsassistente voor vaccinatie thuis in combinatie met visite: 1,2% (zie tabel 5.9.2) x 21% (= aandeel vaccinaties huisartsassistente thuis in combinatie met visite zie tabel 5.9.7) x 5,8 minuten (zie tabel 5.9.7) = 0,01 minuten.

De totale gemiddelde tijd voor de huisartsassistente is dan 2,08 minuten per gevaccineerde patiënt.

Het aandeel praktijkondersteuner voor het vaccineren tijdens de spreekuren: 77,7% ( = aandeel vaccinaties tijdens spreekuur zie tabel 5.9 2) x 10% (= aandeel vaccinaties praktijkondersteuner tijdens spreekuur zie tabel 5.9.3) x 1,9 minuten (= gemiddelde tijd voor vaccineren tijdens spreekuur zie tabel 5.9.3) = 0,15 minuten.

Het aandeel praktijkondersteuner voor het vaccineren tussendoor: 13,4% (zie tabel 5.9 2) x 11% (= aandeel vaccinaties praktijkondersteuner tussendoor zie tabel 5.9.4) x 2,09 minuten (zie tabel 5.9.4) = 0,03 minuten.

Het aandeel praktijkondersteuner voor vaccinatie thuis enkelvoudig: 7,8% (zie tabel 5.9.2) x 22% (= aandeel vaccinaties praktijkondersteuner thuis enkelvoudig zie tabel 5.9.5) x 8,6 minuten (zie tabel 5.9.5) = 0,15 minuten.

Het aandeel praktijkondersteuner voor vaccinatie thuis in combinatie met visite: 1,2% (zie tabel 5.9.2) x 17% (= aandeel vaccinaties praktijkondersteuner thuis in combinatie met visite zie tabel 5.9.7) x 2,7 minuten (zie tabel 5.9.7) = 0,01 minuten.

De totale gemiddelde tijd voor de praktijkondersteuner is dan 0,33 minuten per gevaccineerde patiënt.

Onderlinge verhouding qua aantallen vaccinaties

Huisartsen

Huisartsassistentes


Totaal

Spreekuur

77,7%

0,36

0,97

0,15

1,47

Tussendoor + dubbel

13,4%

0,10

0,23

0,03

0,36

Thuis + woonvorm enkelvoudig

7,8%

0,19

0,87

0,15

1,20

Thuis + woonvorm combinatie

1,2%

0,03

0,01

0,01

0,05

100%

0,68

2,08

0,33

3,10

Gevaccineerde patiënten

Totaal

Resultaattabel 5.9.8 Totale gemiddelde tijd voor vaccinatie per gevaccineerde patiënt

KB/09/0242/grpr, © HHM 2009


Onderzoek naar activiteiten en kosten van huisartspraktijken binnen het Nationaal Programma Grieppreventie. Bijlagen

Recommend Documents