Onderzoek best passende productie applicatie FUMO ICT voorziening per Pagina 1 van 20

Onderzoek best passende productie applicatie FUMO ICT voorziening per 2013

1

Pagina 1 van 20

Opzet van de vragenlijst Deel 1: inventarisatie huidige situatie Het eerste deel van deze vragenlijst is opgesteld om inzage te krijgen in de huidige ICT voorzieningen en het applicatie landschap van alle deelnemers binnen de provincie Fryslân. De opzet van de vragenlijst is gebaseerd op de basis applicatie architectuur van overheidsorganisaties zoals geschetst door de EGEM Werkgroep Midoffice in het document “Architectuurmodel Gemeentelijke Dienstverlening” uit mei 2006. Dit model deelt een applicatie op in de componenten: Interactie, Besturing, Primair proces, Data opslag, Documenten opslag en Ondersteuning die elk hun taak hebben bij de totstandkoming van de gemeentelijke producten. De onderdelen in dit model matchen goed op de architectuurschets die door CAP Gemini is opgesteld voor de ICT voorziening van de FUMO per 1-1-2012. Per onderdeel wordt via een aantal vragen in kaart gebracht welke voorzieningen aanwezig zijn bij de deelnemer. De vragen zijn zo opgezet dat antwoorden snel ingevuld kunnen worden door het aankruisen van de beschikbare opties. Aanvullend wordt per onderdeel gevraagd naar de structurele en incidentele kosten die gemoeid zijn met de betreffende IT voorziening. Alleen kosten die direct toegerekend kunnen worden aan vergunningverlening in het kader van de Wabo dienen vermeld te worden. Het betreft hier o.a. kosten voor de aanschaf en onderhoud van een applicatie, de kosten voor de hardware (incl. infrastructuur) en kosten gemoeid met procesinrichting, opleidingen en ondersteunend personeel.

Deel 2: de toekomstige situatie, samenwerking met de FUMO De toekomstige situatie voor de ICT voorziening van de FUMO is gebaseerd op de situatieschets voor 2012 uit het “Eindrapport mogelijkheden tot samenwerking en informatiedeling in Fryslân”. De visie van de deelnemers op samenwerking is in hoge mate bepalend hoe deze ICT voorziening ingezet zal worden vanaf de go-live datum van de FUMO en daarmee welke voordelen behaald kunnen worden door samenwerking op ICT gebied. Deelnemers worden gevraagd naar de verwachte kosten bij overdracht van een bepaald takenpakket naar de FUMO. Naast de breedte van het takenpakket is ook de wijze van koppelen (handmatig, werken op afstand of berichtkoppeling) in hoge mate bepalend voor de kosten die gemoeid zijn met samenwerking. Samenwerking kan tevens leiden tot kostenreducties en efficiëntieverbeteringen. Deelnemers worden gevraagd per variant aan te geven welke baten verwacht kunnen worden. Tot slot wordt het model van de toekomstige ICT voorziening van de FUMO gebruikt om te inventariseren of er geschikte applicaties (of delen van applicaties) in gebruik zijn onder de deelnemers. Hergebruik van bestaande applicaties en processen kan tot grote kostenbesparingen leiden bij de inrichting van de FUMO ICT voorziening en mag bij dit onderzoek niet buiten beschouwing blijven.

Pagina 2 van 20

Uitkomsten van het onderzoek De uitkomsten van het onderzoek zullen gebruikt worden om te bepalen welke verwachtingen er bij de deelnemers leven ten aanzien van de samenwerking met een centrale ICT voorziening van de FUMO. Dit bepaalt mede de functionaliteit die door de optimale productieapplicatie van de FUMO geleverd moet worden. Met organisaties die nu al beschikken over een ICT voorziening die een goede ondersteuning kan bieden aan de processen VTH Wabo zullen aanvullende gesprekken gevoerd worden. Daarbij zal nader bekeken worden of (delen van ) applicaties, componenten en processen (workflow) herbruikbaar zijn bij de inrichting van de FUMO. De verzamelde informatie over de ICT van FUMO wordt gecombineerd met informatie over beoogde organisatorische samenwerking tussen bevoegde gezagen tot een schets van de noodzakelijke ICT voorziening. De resultaten worden gevalideerd met een klankbordgroep (expertgroep) uit uw midden en uitgewerkt in modelvarianten voor de best passende productie applicatie. Binnen het hele onderzoek zal worden bezien wanneer afstemming met de klankbordgroepen nuttig c.q. noodzakelijk is. De uiteindelijke rapportage zal plaatsvinden aan alle bij het onderzoek betrokken partijen. Veel succes met het invullen van de vragenlijst.

Pagina 3 van 20

Algemene informatie Naam organisatie Afdeling Naam contactpersoon Functie contactpersoon Telefoonnummer E-mailadres Vragen? Neem dan contact op met Michel Hummel (Deloitte): [email protected] / 06 – 52048791 Ruimte voor Algemene Opmerkingen / Vragen over de dataverzameling in het kader van de verdiepingslag best passende productieapplicatie FUMO

Pagina 4 van 20

Deel 1: Inventarisatie huidige situatie A. Applicaties VTH Wabo 1. Welk pakket of pakketten gebruikt u ter ondersteuning van vergunningverlening voor Omgevingsvergunningen? □ Genetics Powerforms Wabo+ □ Centric OVX4all □ Roxit Squit XO □ Circle Verseon □ Maatwerk (s.v.p. Leverancier vermelden)

□

3. Hoeveel gebruikers heeft uw pakket?

□ □ □ □

Vergunningen Toezicht Handhaving Overig

aantal: aantal: aantal: aantal:

Anders, namelijk

Kosten

Applicatie VTH Applicatie Vergunningverlening Applicatie Toezicht Applicatie Handhaving Overig

1

2. Beschikt u over aanvullende software of pakketten specifiek voor Toezicht en / of Handhaving: □ Nee □ Ja, te weten:

Per jaar

Pagina 5 van 20

Kosten incidenteel (inrichtingskosten)

Licentiekosten1

Kosten structureel 1 In gebruik sinds (beheer en onderhoud)

Afgeschreven per

Vervanging gepland per

B. Primair proces 4. Voor welke van de volgende producten wordt uw applicatie gebruikt?

□ □ □ □ □ □ □ □ □

Vooroverleg Milieuvergunning Bouwvergunning Vergunningen RO Vergunningen APV Wabo Vergunningen APV niet Wabo Toezicht Handhaving Overig (niet Wabo), nl:

Kosten2


5. Voor welke van de volgende processen gebruikt u workflow management in (combinatie met) uw applicatie? □ Vooroverleg □ Vergunningverlening Milieu □ Vergunningverlening Bouw □ Vergunningverlening RO □ Vergunningverlening APV Wabo □ Vergunningverlening APV niet Wabo □ Toezicht □ Handhaving □ Publicatie □ Facturering Leges □ Inning Sancties □ Overig, nl

6. Welke van de volgende voorzieningen van uw applicatie gebruikt u ter ondersteuning van de werkzaamheden: □ Geavanceerd/flexibel zoeken □ Hergebruik bekende data (bijvoorbeeld aanvragers, instanties, externe adviseurs) □ Sjablonen en standaardteksten voor uitgaande brieven en / of beschikkingen □ Voorziening voor het bekijken / redigeren van CAD tekeningen □ Voorziening voor het digitaal waarmerken van stukken (PKI Overheidscertificaat) □ (koppeling met) Geografisch informatie systeem □ Flexibel in te richten processen (zonder tussenkomst leverancier) □ Flexibel in te richten procesrollen (zonder tussenkomst leverancier) □ Uitbreidbare opslag van (inhoudelijke) gegevens □ Externe voorzieningen, aanvullend aan de applicatie (zie deel H voor details) □ Overig, nl:

Kosten structureel (beheer en onderhoud)

Afgeschreven per

In gebruik sinds


WFM / procesondersteuning Overige voorzieningen 2

S.v.p. alleen additionele kosten vermelden die ten laste komen van VTH en niet inbegrepen zijn in de structurele en incidentele kosten van de applicatie (Zie A)

Pagina 6 van 20

C. Interactie met de klant 7. Welke voorzieningen van uw applicatie gebruikt u in combinatie met uw website?

□ □ □ □ □ □ □ □

(Geïntegreerd in) Persoonlijk loket burgers (Geïntegreerd in) Persoonlijk loket bedrijven Verstrekken statusinformatie Berichtenbox Afspraken plannen (Koppeling met) MijnOverheid.nl Externe voorzieningen, aanvullend aan de applicatie (zie deel H voor details) Overig, nl

Kosten3

8. Welke voorzieningen van uw applicatie gebruikt u ter ondersteuning van uw baliemedewerkers? □ Registreren aanvragen omgevingsvergunning □ Verstrekken statusinformatie □ Afspraken plannen □ Relatiebeheer □ Externe voorzieningen, aanvullend aan de applicatie (zie deel H voor details) □ Anders, nl



9. Welke voorzieningen van uw applicatie gebruikt u voor telefonische ondersteuning aan klanten? □ Gelijk aan balie □ Anders, nl

In gebruik sinds

10. Welke voorzieningen van uw applicatie gebruikt u voor Email ondersteuning aan klanten?

□ □

Afgeschreven per

Gelijk aan balie Anders, nl


Website Balie Telefoon Email Overig 3


Pagina 7 van 20

D. Besturing 11. Welke van de onderstaande voorzieningen op het gebied van besturing van uw applicatie gebruikt u? □ Coördinatie meervoudige aanvragen omgevingsvergunning □ Integraal toezicht en handhaving □ Management rapportages □ Externe voorzieningen, aanvullend aan de applicatie (zie deel H voor details) □ Anders, nl

E. Ondersteuning 12. Welke van de onderstaande ondersteunende voorzieningen van uw applicatie gebruikt u? □ Register van veelgestelde vragen □ Producten- en Dienstencatalogus □ Zaaktype catalogus □ Kennisdeling □ Juridisch expertsysteem (wetteksten e.d.) □ Externe voorzieningen, aanvullend aan de applicatie (zie deel H voor details) □ Anders, nl

Kosten4



In gebruik sinds

Afgeschreven per


Besturing Ondersteuning 4


Pagina 8 van 20

F. Document beheer 13. Welke voorzieningen van uw applicatie gebruikt u voor documentenbeheer □ Registratie binnenkomende post □ Digitaliseren binnenkomende post □ Dossierbeheer lopende zaken □ Registratie uitgaande post □ Archiveren afgesloten zaken en dossiers □ Externe voorzieningen, aanvullend aan de applicatie (zie deel H) □ Overig, nl

G. Data beheer 15. Hoe vindt de opslag van zaakinformatie plaats? □ conform referentiemodel RGBZ □ conform referentiemodel GFO-Zaken □ Anders, nl

Kosten5


14. Hoe worden uw elektronische documenten in opgeslagen? □ Document management als onderdeel van het pakket □ Extern document management systeem, leverancier: □ File server (netwerkschijf) □ Anders, nl

16. Welke (niet proces-) inhoudelijke data wordt door uw applicatie gestructureerd opgeslagen? □ Milieu □ Bouw □ RO □ APV Wabo □ APV niet Wabo □ Toezicht □ Handhaving □ Overig

17. Hoe wordt uw gestructureerde data opgeslagen? □ Interne database als onderdeel van het pakket □ Externe database, leverancier: □ Anders, nl


Afgeschreven per

In gebruik sinds


Document beheer Databeheer

5


Pagina 9 van 20

H. Koppelingen 18. Met welke lokale voorzieningen is uw applicatie gekoppeld? □ Publieke website □ Intranet □ Zakenmagazijn (concern) □ Gegevensmagazijn (concern) □ Document management (concern) □ Workflow management (concern) □ Geografisch informatie systeem (concern) □ Service bus concern □ Digikoppeling concern □ Financieel systeem, leverancier: □ HRM systeem, leverancier:

□ □ □

19. Met welke lokale basisadministraties is uw applicatie gekoppeld? □ BAG □ GBA □ GEO □ Overig, nl:

20. Met welke landelijke basisadministraties en voorzieningen is uw applicatie gekoppeld? □ Omgevingsloket Online □ LV-BAG □ LV-GBA □ NHR □ WOZ □ Overig, nl:

21. Met welke ketenpartners in de regio is uw applicatie gekoppeld? □ Milieuadviesdienst □ Brandweer □ Wetterskip □ Provincie □ Gemeenten □ Politie □ Justitie □ Overig, nl:

Kantoorautomatisering (b.v. MS Office, Mail, …) Gebruikersbeheer (concern LDAP) Overig, nl:

Kosten6



In gebruik sinds

Afgeschreven per


Koppelingen

6


Pagina 10 van 20

I. Beheer 22. Vindt het functioneel beheer van uw applicatie binnenshuis plaats?

□ □

Ja Nee, het is uitbesteedt aan:

Kosten7


23. Vindt het technisch beheer van uw applicatie 24. Vindt het operationeel beheer van uw binnenshuis plaats? applicatie binnenshuis plaats?

□ □

Ja Nee, het is uitbesteedt aan:


In gebruik sinds

□ □

Ja Nee, het is uitbesteed aan:

Afgeschreven per


Beheer

7


Pagina 11 van 20

J. Infrastructuur en Techniek Client - Side 25. Via welke techniek wordt de gebruikersinterface getoond □ Via de browser (webgebaseerd) □ Via een client installatie op de pc van de gebruiker □ Anders, namelijk

26. Zijn er aanvullende componenten op de gebruikers pc nodig voor het werken met de applicatie? □ Nee □ Java □ Active-X □ Flash □ Siverlight □ Anders, namelijk

Werken op afstand 28. Biedt u de mogelijkheid tot thuiswerken met uw applicatie aan voor uw gebruikers? □ Ja, via een laptop van de zaak □ Ja, voor thuis PC’s via VPN □ Ja, voor thuis PC’s via internet □ Anders, namelijk □ Nee

Pagina 12 van 20

27. Werkt de applicatie samen met andere componenten op de pc van de gebruiker? □ MS Office □ Word □ Outlook □ … □ OpenOffice.com □ Anders, namelijk

29. Biedt u de mogelijkheid tot mobiel werken met uw applicatie aan voor uw gebruikers? □ Ja, voor mobiele apparaten (smartphones, tablet PC’s) □ Ja, via een laptop van de zaak met dongel □ Anders, namelijk □ Nee

J. Infrastructuur en Techniek (vervolg) Server - Side 30. Op welk operating system draaien uw applicaties (meerdere mogelijk)? □ Windows Server 2003 □ Windows Server 2008 □ Unix , distributie: □ Linux, distributie: □ Anders, namelijk

Infrastructuur & koppelstandaarden 32. Welke koppelstandaarden worden gebruikt door uw applicatie? □ Http(s)/SOAP (webservices) □ Digikoppeling (Overheids Servicebus) ebMS □ Digikoppeling WUS □ StUF 2 □ StUF 3 □ Email □ ftp(s) □ WebDAV (voor documenten)

31. Waar vindt de hosting van uw applicaties plaats? □ In huis □ Gezamenlijk beheer (shared service) bij:

□

Uitbesteed aan externe partij:

□

Anders, namelijk

33. Beschikt u over een koppeling met Diginetwerk? □ Nee □ Ja, eigen koppeling bandbreedte: □ Ja, via onze hosting partij bandbreedte:

34. Beschikt u over een ander netwerk waarlangs informatie met ketenpartners wordt uitgewisseld? □ Ja, lokaal/regionaal intranet; bandbreedte: □ Ja, VPN via internet; bandbreedte: □ Ja, via internet; bandbreedte: □ Nee


Afgeschreven per

□ Kosten8


In gebruik sinds


Infrastructuur en techniek

8


Pagina 13 van 20

ICT Kosten overig In de onderstaande tabel heeft u de mogelijkheid kosten die gemoeid zijn met het gebruik van uw ICT applicatie voor VTH aan te geven die niet nader uitgesplitst kunnen worden. Kosten9



In gebruik sinds

Afgeschreven per


Toelichting bij de verzameltabel kosten

9


Pagina 14 van 20

Deel 2: de toekomstige situatie, samenwerking met de FUMO K. Keuze takenpakket Voor het overbrengen van delen uit het Wabo takenpakket naar de toekomstige uitvoeringsdienst moet ieder bevoegd gezag kiezen welk deel van haar takenpakket wordt overgedragen.

Keuze takenpakket 41. Wat is nu op basis van de huidige inzichten (nog zonder modellenadvies Deloitte en resultaat zelfevaluatietool kwaliteit) de meest aannemelijke keuze die uw organisatie zal maken?

Pagina 15 van 20

Toelichting

□

Alleen het basistakenpakket wordt overgedragen

□

Naast het basistakenpakket worden ook de andere taken uit de Wet Milieubeheer overgedragen

□

Naast het basistakenpakket worden ook niet Wabo taken overgedragen, zoals specialistisch advies of metingen (b.v. geluid, licht, archeologie)

□

Alle Wabo taken worden overgedragen

□

Nog geen voorkeur bekend

L. Keuze koppelvariant Voor de samenwerking met de FUMO zal een bevoegd gezag moeten kiezen voor een passende wijze van koppelen. De volgende 3 varianten worden onderkend: A. Handmatig koppelen: Informatie uit eigen VTH applicaties van het BG wordt handmatig uitgewisseld met de voorzieningen van de FUMO. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van email en/of webformulieren die aangeboden worden via het portaal van de FUMO. Deze variant leidt tot frictiekosten tussen centrale/decentrale processen. B. Werken op afstand: Bevoegde gezagen maken (grotendeels) gebruik van de centrale voorzieningen en expertise van de FUMO. Zij conformeren zich daarmee aan de centraal vastgestelde processen voor VTH. Informatie-uitwisseling zou hiermee tot een minimum beperkt kunnen worden. C. Berichtkoppeling: Het bevoegd gezag blijft met haar eigen applicaties de VTH taken uitvoeren. Informatie wordt (mogelijk deels) uitgewisseld met de FUMO via gestandaardiseerde berichtkoppelingen. Het bevoegd gezag moet dan wel rekening houden met de realisatie van een nieuw koppelvlak (en bijbehorende kosten).

Keuze koppelvariant 42. Wat is de meest aannemelijke keuze die door uw organisatie zal maken?

Pagina 16 van 20

Toelichting

□

Handmatige koppeling tussen eigen applicatie(s) met de FUMO

□

Op afstand gebruik maken van centrale voorzieningen en expertise van de FUMO.

□

Informatie uitwisseling via gestandaardiseerde berichtkoppelingen.

□

Nog geen voorkeur bekend

M. ICT Kosten als gevolg van nieuwe situatie Onderstaande bevat een lijst met mogelijke ICT kosten die voortvloeien uit de oprichting van de uitvoeringsorganisatie en de toekomstige samenwerking met de bevoegde gezagen op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. U wordt gevraagd aan te geven of de betreffende kostenpost (naar verwachting) van toepassing is op uw specifieke situatie. Daarnaast kunt u aangeven of deze kosten een incidenteel, dan wel structureel karakter hebben (of beide). Verwachte kostenposten nieuwe situatie

Incidenteel

Structureel

□

43. Applicatiekosten VTH o afboeking geplande afschrijvingen o ontwerp aanpassingen o realisatie aanpassingen

□

□

□

44. Kosten primair proces o afboeking geplande afschrijvingen o ontwerp aanpassingen o realisatie aanpassingen

□

□

□

45. Frictiekosten knip centrale/decentrale processen

□

□

□

46. Kosten Koppelingen

□

□

□

47. Implementatiekosten o Gegevensconversie o wijziging infrastructuur o testen 48. Overige kosten, namelijk:

□

□

□

□

□

Pagina 17 van 20

Toelichting

N. Baten als gevolg van ICT samenwerking in de nieuwe situatie Als gevolg van de samenwerking met de FUMO op ICT gebied kunnen besparingen bereikt worden. Deze besparingen zullen enerzijds bereikt worden als gevolg van kostenreducties op het gebied van applicatie beheer, licentiekosten en onderhoud van applicaties en werkprocessen. Anderzijds kunnen baten als gevolg van efficiëntieverbeteringen bereikt worden door de in gebruik name van centrale ICT voorzieningen die voorheen niet aanwezig waren in het ICT landschap van het bevoegd gezag. U wordt gevraagd aan te geven of de betreffende baten (naar verwachting) van toepassing is op uw specifieke situatie. Daarnaast kunt u aangeven of deze baten een incidenteel, dan wel structureel karakter hebben (of beide). Verwachte baten nieuwe situatie

Incidenteel

Structureel

□

49. Reductie Applicatiekosten VTH o licentiekosten (minder gebruikers) o geen vervanging (uitfaseren per) o onderhoud

□

□

□

50. Reductie kosten primair proces o Onderhoudskosten

□

□

□

51. Reductie Beheerkosten o functioneel beheer o helpdesk

□

□

□

52. Verwachte efficiëntie verbetering door betere ICT ondersteuning

□

□

□

53. Overige baten, namelijk:

□

□

Pagina 18 van 20

Toelichting

O. Hergebruik bestaande ICT voorzieningen 54. Verwacht u dat uw huidige ICT voorzieningen geschikt zijn om (een deel van) de ICT behoefte van de FUMO in te vullen?

□ □

Nee Ja, op de volgende delen:

Informatievoorziening FUMO

Geschikt?

55. (Proces) Applicatie Wabo Zaken - Integrale applicatie VTH

□

-

Vergunningverlening

□

-

Toezicht

□

-

Handhaving

Leverancier en/of service provider

Toelichting10

□

56. Document Management Systeem

□

57. Management en beleidsinformatie

□

58. Kennissysteem

□

59. Portaal - Beleidsinformatie

□

-

Voorziening complexe projecten

□

-

Zaakinformatie

□

-

E-formulieren

□

10

Naam applicatie / pakket

In de toelichting kunt u bijvoorbeeld aangeven of de applicatie in zijn huidige vorm geschikt is of dat aanvullende inrichting of (maat)werk door de leverancier noodzakelijk is

Pagina 19 van 20

Informatievoorziening FUMO

Geschikt?

60. Servicebus

□

61. Koppeling Omgevingsloket Online

□

62. Digikoppeling landelijke voorziening basisregistraties

□

63. Personeelssysteem

□

64. Financieel systeem

□

65. Kantoorautomatisering

□

66. Overig, namelijk:

□

Naam applicatie / pakket

Leverancier en/of service provider

Toelichting10

Indien u aangegeven heeft dat delen van uw ICT voorziening geschikt zijn voor hergebruik binnen de ICT voorziening van de FUMO is het mogelijk dat u benaderd wordt voor een aanvullend interview om in detail te beoordelen in welke mate uw applicatie voldoet aan de behoefte van de FUMO.

Pagina 20 van 20

Onderzoek best passende productie applicatie FUMO ICT voorziening per Pagina 1 van 20

Recommend Documents