Bijlage 8 bij agendapunt 8
Onderzoek voortzetting applicatie Nahetvo Korte samenvatting Naar aanleiding van een discussie over het eigenaarschap van de huidige applicatie Nahetvo is door de Stuurgroep VSV de vraag gesteld een onderzoek in te stellen naar de voortzetting van het gebruik van de applicatie Nahetvo. Dit zowel naar het gebruik, welk alternatief er voorhanden is en op welke wijze de applicatie gefinancierd zal kunnen worden. De uitkomst van het onderzoek wijst uit dat het alternatief voor de applicatie genaamd Nahetvo, te weten Intergrip, een betere keuze is om voor de overgang VMBO-MBO in de regio Zuidoost Brabant in te zetten. Als beide applicaties vergeleken worden springt in het oog dat Intergrip een grote landelijke dekkingsgraad heeft, meer functionaliteiten en een breder en een helderder gebruik ( zie vergelijking bijgaande uitwerking). Voorstel: -
Het systeem Intergrip aan te schaffen ten behoeve van de overgang VO-MBO; Hiervoor vanuit Convenantsmiddelen € 99.000,00 (excl. BTW) beschikbaar te stellen voor de projectimplementatie (najaar 2013) en voor het gebruik IT-systeem 2014. Indien bekostiging vanuit Schoolnet vanaf 2014 mogelijk wordt, kan voor volgende jaren het Intergripsysteem hiermee bekostigd worden. Mocht onverhoopt de bekostiging vanuit Schoolnet niet plaats vinden, dan zullen voor een vervolg van Intergrip de deelnemende scholen de bekostiging op zich nemen.
1
Bijlage 8 bij agendapunt 8
Inleiding Naar aanleiding van een discussie over het eigenaarschap van de huidige applicatie Nahetvo is door de Stuurgroep VSV de vraag gesteld een onderzoek in te stellen naar de voortzetting van het gebruik van de applicatie Nahetvo. Dit zowel naar het gebruik, welke alternatief er voorhanden is en op welke wijze de applicatie gefinancierd zal kunnen worden.
Doel van huidige applicatie Nahetvo In het kader van het Convenant Voortijdig schooluitval 2007-2011 is in Maatregel 3 van het genoemde programma een monitor opgenomen van de overgang van leerlingen die hun diploma hebben behaald van het VMBO en de overstap moeten maken naar het MBO. De ervaring leert dat deze leerlingen het risico lopen geen vervolgopleiding te hebben in het nieuwe schooljaar. Leerlingen die de overstap van het VO naar het MBO maken, kunnen uit beeld raken en daarmee niet voldoen aan het kwalificatiebeleid. Dat houdt in dat vanuit het rijksbeleid gestreefd wordt naar de inzet om elke jongere een startkwalificatie te laten behalen. De inzet van Maatregel 3 is dan ook de overgang van de eindejaarsleerlingen van het VMBO naar het MBO op een zodanige wijze te monitoren, zodat risicoleerlingen tijdig in beeld worden gebracht en deze op signaal vanuit de applicatie extra ondersteuning krijgen zodat deze alsnog een vervolgopleiding kiezen. Daarnaast is ook het Digitaal Doorstoomportfolio opgenomen in de applicatie Nahetvo (Maatregel 5 van het voorgaande Convenant).
Gebruik applicatie Nahetvo In het schooljaar 2010/2011 is de webapplicatie www.nahetvo.nl voor het eerst in gebruik genomen, waarmee tevens de gegevens van het doorstoomportfolio digitaal werden overgedragen van het vmbo naar het mbo. In het proces van de overgang VO MBO is een tweetal doelstellingen geformuleerd: - Op 15 maart dienen alle leerlingen in de applicatie aangemeld te zijn op een vervolgopleiding. - Door de MBO’s dient binnen 5 weken een plaatsingsbesluit bekend gemaakt te zijn. Vervolgens wordt op de volgende doelstellingen gemonitord: 1. Maximaliseren aantal volledig gevulde doorstoomportfolio’s tot het aantal ingevoerde leerlingen. 2. Maximaliseren van het aantal leerlingen dat op 15 maart 2012 is aangemeld. 3. Maximaliseren aantal leerlingen dat binnen 5 weken (voor 1 mei) een plaatsingsbesluit heeft ontvangen. 4. Het in kaart brengen van de risicoleerlingen en het aantal minimaliseren. De volgende deelnemers maken gebruik van de applicatie: b VO (leerlingen, decanen, mentoren) b MBO (betrokkenen bij intakeprocedure) b Leerplichtconsulenten regio Zuidoost brabant b Monitoring, procesaansturing en managementinformatie vanuit gemeente Eindhoven
Mogelijk alternatief Er is landelijk onderzocht of er een alternatief systeem voorhanden is. Daarbij is gelet op een systeem met een groter, al dan niet landelijke dekkingsgraad. Tijdens dit proces is evenzo gekeken wat naburige regio’s gebruiken, zoals de regio Den Bosch en Oss. Deze gebieden werken afzonderlijk met de VSV manager en Stick Together. Twee systemen waarbij men tegen soortgelijke belemmeringen aanloopt als bij Nahetvo. Uiteindelijk is Intergrip (een applicatie van Auditconnect) in beeld gekomen als applicatie die een mogelijk alternatief kan zijn voor Nahetvo. Op 16 april 2013 is het systeem van Intergrip voor de tweede maal gepresenteerd waarbij de volgende personen betrokken zijn: Nelly Baars, programmamanager VSV Zuidoost Brabant; Ad de Kok, voorzitter decanenkring VO Eindhoven de Kempen; Jan Driessen, voorzitter decanenkring Helmond Peelland; Mart Louwers, decaan Jan van Brabant; Anke Coolen, namens ROC Ter AA; Frans Bergmans, namens SUMMA-college; Hester Bergmans; leerplichtconsulent; Marieke Poos; VSV-coördinator; Vivian Fernandez-Buch; projectmedewerker VSV in Beeld en Studieloopbaanadviseur Straks.nu; Fridel Vullings; Coördinator Voortijdig Schoolverlaten; Rene van Vugt; hoofd afdeling leerlingenzorg gemeente Eindhoven, contactgemeente regio 37.
2
Bijlage 8 bij agendapunt 8 Algemeen hadden de aanwezigen eensgezind aan het eind van de presentatie de mening dat het systeem van Intergrip een betere keuze is dan het huidige systeem Nahetvo. Als beide applicaties vergeleken worden springt in het oog dat Intergrip meer mogelijkheden heeft, meer functionaliteiten en een breder en een helderder gebruik. Hieronder volgt een weergave van de onderdelen waarop Intergrip met Nahetvo vergeleken zijn. Daarnaast zijn betrokken partijen en gebruikers is in het regio-overleg leerplicht, decanenkring Helmond Peelland en Eindhoven de Kempen en PMT’s geïnformeerd over de ontwikkelingen en het proces omtrent de overgang VO MBO. Op 16 mei is er een demo gepresenteerd waarbij bovengenoemde partijen in een zogenaamde proeftuin met de applicatie van Intergrip konden werken. De vertegenwoordigers van de decanen Eindhoven de Kempen en Helmond Peelland hebben hun bevindingen vervolgens besproken in de decanenkring en hebben nogmaals positief geadviseerd. Een randvoorwaarde is dat het DPF zoals dat nu gebruikt wordt, gewaarborgd is. Op 23 mei is hierover een overleg geweest met Ewout Hooijer van Intergrip, Anke Coolen, vertegenwoordiger MBO, Ad de Kok, vertegenwoordiger VO (deze laatste twee zijn ook betrokken bij de implementatie van het DPF) en Fridel Vullings vanuit de gemeente, leerplicht. Daarin is vastgesteld dat het huidige DPF geïntegreerd kan worden in de applicatie van Intergrip en dus 1-op-1 overgenomen wordt. Daarnaast is het mogelijk om de gegevens van leerlingen die het DPF al (deels) hebben ingevuld, middels een exportbestand over te nemen in de nieuwe applicatie. Binnen werkstroom “Doorlopende Leerlijnen” wordt het DPF verder onder de loep genomen.
Vergelijking applicaties Nahetvo* / Intergrip
Nahetvo
Intergrip Algemeen
Regionaal systeem; alleen scholen binnen regio 37 werken met dit systeem. Flexibel m.b.t. aanpassingen e.d.
Landelijk systeem; 66% van de VO-scholen leveren aan en alle MBO-instellingen in Nederland leveren info aan. Ontwikkeling zet zich door. Omdat het werkgebied groter is, is het systeem minder flexibel m.b.t. aanpassingen. Aanpassingen zijn wel mogelijk. Webservice is mogelijk. Aan koppeling magister wordt gewerkt. Gegevens MBO-opleidingen altijd up-to-date (namen opleidingen e.d.)
Webservice. Middels exportbestand worden gegevens uit magister overgezet in Nahetvo. Namen opleidingen dienen handmatig aangepast te worden. In de applicatie staan namen van opleidingen die niet meer worden aangeboden en dit zorgt voor verwarring. Proces Er kan door decaan niet gefilterd worden op klas, waardoor deze het proces lastig kan bewaken. Als een leerling niet doorstroomt naar het MBO, wordt dit aangeduid middels “leerling is niet geplaatst wegens: anders Leerling moet handmatig aangeduid en overgezet worden als risicoleerling. Nahetvo heeft geen mogelijkheid om een contactverzoek in te dienen. Aan de hand van ingevoerde aanmelding in Nahetvo, kan de MBO-instelling binnen regio 37, de gegevens van de aanmelding ophalen in Nahetvo. Mentor dient voortgang DPF op te zoeken in Nahetvo
Er kan door alle partijen gefilterd worden op naam, klas, status. Er kan aangegeven worden of een leerling naar defensie, politie, Havo binnen eigen of andere school, VMBO eigen of andere school, school buitenland enz aangegeven worden. Leerling kan in systeem overgezet worden als risicoleerling naar lpl Er kan via systeem verzoek om contact omtrent overdracht ingediend worden. Applicatie haalt zelf aan de hand van BSN-nummers alle aanmeldingen van de leerling op bij de MBOinstellingen in Nederland. Daarbij is men niet afhankelijk van wat het VO heeft ingevoerd. Mentor ontvangt een mail als de leerling het DPF akkoord heeft verklaard.
3
Bijlage 8 bij agendapunt 8 MBO ziet niet of leerling zich op meerdere scholen MBO ziet of leerling zich op meerdere MBO’s heeft heeft aangemeld. aangemeld. Niet welke scholen ivm privecy. Doorstroomportefolio (DPF) Eigen DPF voor regio 37 Er kan slechts 1 DPF gevuld worden voor meerdere aanmeldingen.
DPF blijft geborgd Er kan per aanmelding een apart DPF ingevuld worden. Gegevens die hetzelfde zijn, worden automatisch overgenomen. Status niet volledig,volledig, definitief Status akkoord Leerling en VO-school geven akkoord voor inzage Leerling geeft akkoordvoor inzage school van school van aanmelding volldig DPF aanmelding volledig DPF. Is aan te passen aan gewenste situatie. MBO’s binnen regio 37 kunnen geen DPF van MBO’s binnen regio 37 kunnen DPF van leerlingen leerlingen buiten deze regio uit systeem halen. M.n. buiten deze regio uit systeem halen (mits aangesloten belemmering voor Summa en ROC Ter AA. op Intergrip). M.n. pre voor Summa omdat een groot deel van hun leerlingen van buiten regio 37 komt. Kosten Nahetvo op jaarbasis afgerond € 40.000,00 (excl.BTW)
Intergrip afgerond jaarbasis € 60.000,00 (excl.BTW) Managementinfo
Er kan alleen actuele info uit het systeem gehaald worden, geen historische info. Historische info m.b.t. status leerling verdwijnt bij nieuwe status. Risicoleerlingen dienen met behulp van Excelbestanden doorgezet te worden aan leerplicht Tijdrovende manier van genereren managementinfo Managementinfo is niet betrouwbaar omdat deze per inlog afwijkt (SWV, leerplicht) Niet mogelijk om te rapporteren over contact, warme overdracht.
Mogelijkheid om zowel actuele als historische info uit het systeem te halen Historische info m.b.t. status leerling blijft in systeem staan. Binnen applicatie kunnen risicoleerlingen aangeduid en doorgezet worden. Tijdbesparende manier van genereren managementinfo. Managementinfo is betrouwbaar per verschillende inlog (SWV, leerplicht) Rapporteren over contact, warme overdracht
* Hierin zijn de ervaringen in verwerkt die de diverse gebruikers hebben met de applicatie Nahetvo.
Totale kosten Om mogelijk gebruik te kunnen maken van regionale initiatieven voor het verkrijgen van middelen om de applicatie te bekostigen is contact gezocht met Schoolnet Brabant. Dit project houdt in het kort in via samenwerking, kennisuitwisseling en bundeling van vraag: b Een Brabantbrede samenwerking vormgeven waarin onderwijs en logische partners (overheden, maatschappelijke instellingen) kennis en ervaring delen; b Nieuwe initiatieven in de regio stimuleren en ontsluiten voor het netwerk; b Collectieve voordelen op het gebied van infrastructuur, onderwijsdiensten en professionalisering benutten b Schoolnet Brabant wil voor onderwijsinstellingen en hun partners het aanspreekpunt zijn voor de realisatie van breedbandinfrastructuren, dienstenontwikkeling en professionalisering. Overleg met een vertegenwoordiging van Schoolnet Brabant in de persoon van Ad Steenbakkers geeft de volgende stand van zaken: - Mogelijk kan de applicatie mee “liften” met een in te dienen project bij het Ministerie van OC&W; - Hiervoor moet het project wel verbreed worden bijvoorbeeld kan een koppeling onderzocht worden met de huidige applicatie van het samenwerkingsverband VO, te weten de overgang PO-VO. Omdat dit initiatief pas in het komend kalenderjaar op zijn vroegst duidelijkheid zal geven over de financiële haalbaarheid en duidelijk moet worden of het systeem PO/VO kan koppelen. Over het laatste wordt in de komende tijd overleg gepleegd met het samenwerkingsverband VO. De bekostiging wordt als volgt voorgesteld (exclusief BTW): Projectimplementatie Intergrip € 36.000,00
4
Bijlage 8 bij agendapunt 8 IT-systeem VO jaar 2014 IT-systeem DDD jaar 2014
€ 30.000,00 € 33.000,00
Voor de projectimplementatie en beide IT-systemen vanuit de VSV-middelen € 99.000,00 (excl. BTW) beschikbaar te stellen voor het jaar 2014. Indien bekostiging vanuit Schoolnet vanaf 2014 mogelijk wordt, kan voor volgende jaren het Intergripsysteem hierdoor bekostigd worden. Mocht onverhoopt de bekostiging vanuit Schoolnet niet plaats vinden, dan zal voor een vervolg van Intergrip een beroep moeten worden gedaan op de deelnemende scholen*. De centrumgemeente Eindhoven zet ten behoeve van de ondersteuning van het systeem coördinatie in (1 fte). *De kosten voor volgende jaren van Intergrip dienen nog nader te worden afgestemd en worden mede bepaald door de activiteiten die de regio Zuidoost Brabant zelf wil en kan uitvoeren.
Planning Datum
Deelnemer
Actie
13 juni 2013
Stuurgroep VSV
Besluit omtrent applicatie
14-30 juni 2013
Projectleiding
Juni, juli, augustus
Intergrip, projectleiding
Informeren gebruikers besluit Stuurgroep VSV en over de planning en inzet onderwijs in najaar 2013 Beheer en verantwoordelijkheid gebruik systeem Centrum gemeente Eindhoven Opmaken service level agreement voor gebruikers Inrichten systeem
Aug 2013
VO en MBO
Aanvang schooljaar 2013-2014
September 2013
Intergrip, projectleiding
Instructie gebruikers VO, MBO, lpl
September 2013
VO
Decanenkring
Oktober 2013
VO
November 2013
Intergrip, projectleiding
Het invoeren van de examenkandidaten en vervroegd uitgestroomde leerlingen in de applicatie middels exportbestand. Applicatie operationeel
November 2013
VO
Vanaf november 2013 December 2013
MBO VO
Verdere oriëntatie studiekeuze en bespreken studiekeuze examenkandidaten en vervroegd uitstromende leerlingen.
December 2013
Leerling, ouders
Verdere oriëntatie studiekeuze en starten met vullen van digitaal doorstoomportfolio op NahetVo.nl.
Januari 2014
MBO
Start mogelijkheid tot aanmelden
Eerste inventarisatie studiekeuze examenkandidaten en vervroegd uitstromende leerlingen. Start voorlichtingsactiviteiten MBO.
Eindhoven, 15 mei 2013, René van Vugt
5
