Onderwerp Vaststelling Definitief plan voor de revitalisering van De Voorste Venne

versie

OWZHH24

Onderwerp Vaststelling Definitief plan voor de revitalisering van De Voorste Venne

Raadsvoorstel Inleiding Op 21 april 2011 werd het voorstel „Vaststelling definitief plan voor de revitalisering van De Voorste Venne‟ besproken in de informatieve vergadering samenleving. Naast een aantal specifieke vragen op onderdelen van het voorstel was er vooral behoefte aan antwoord op de vraag wat de toegevoegde waarde is van de inplaatsing van de bibliotheek in De Voorste Venne en hoe de toekomstige exploitatie van De Voorste Venne eruit zou zien na de revitalisering. In dit raadsvoorstel zal op deze vragen worden ingegaan. Vervolgens wordt ingegaan op recente ontwikkelingen en de gevolgen hiervan voor het vlekkenplan.

Feitelijke informatie1 Voorgeschiedenis Het project Revitalisering De Voorste Venne is in 2007 gestart. De historie van het project met de belangrijkste bestuurlijke momenten en behaalde mijlpalen wordt hieronder geschetst. Datum College 13-02-07 College 3-04-07 College 17-04-07 29-01-08 College

13-01-09 College

15-12-09 College 9-02-10

Raad Inhoud besluit Startnotitie nieuwbouw De Voorste Venne vastgesteld Voorstel met plan van aanpak initiatieffase project Voorste Venne vastgesteld. Raad Raad via brief geïnformeerd over collegebesluit 03-04-2007 Kennisgenomen van stand van zaken verkenning toekomst Voorste Venne en voorbereidingsbudget van € 50.000,-- beschikbaar gesteld voor externe advisering. Alternatief renovatiemodel voor Voorste Venne onderschreven als ontwikkelingsmodel waarbij sprake zal zijn van een nog nader met de gebruikers in kaart te brengen fasering. Akkoord met raadsvoorstel, zie raadsbesluit 09-02-10 Raad - Ingestemd met de geschetste ontwikkelrichting voor de revitalisatie van de Voorste Venne en de stelposten 2010 tot en met 2013 voor renovatie van de Voorste Venne hiervoor in te zetten; - Ingestemd met de huisvesting van de bibliotheek in de Voorste Venne onder de voorwaarde dat de opbrengsten uit een stedenbouwkundig passende herontwikkeling van de huidige bibliotheeklocatie ingezet worden; - Een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld ad 500.000,-- euro voor de uitvoering van fase 1 van de revitalisatie; - Op basis van nader onderzoek naar BTW-aspecten,

1

Advies verwerkt van raadswerkgroep grote projecten d.d. 18 mei 2011; geaccordeerd in informatievergadering van 21 juni 2011

1

versie

OWZHH24


30-03-10 College

subsidiemogelijkheden, opbrengsten bibliotheeklocatie en inverdieneffecten in de exploitatie een definitief plan opstellen en ter besluitvorming voorleggen aan de gemeenteraad. Ingestemd met projectvoorstel voor vervolgfase revitalisatie van De Voorste Venne

5-10-10

college

Besloten: 1. het vlekkenplan d.d. 4 december 2009 en de fasering nader uit te werken en hierbij de schriftelijke reacties van de gebruikers op het raadsvoorstel van 9 februari jl. te betrekken, met dien verstande dat voor de uitvoering van de aangepaste fase 1 vooralsnog maximaal € 5.000.000 beschikbaar is tot 2013; 2. bij de vaststelling van het definitieve plan aan de gemeenteraad een uitspraak te vragen over het perspectief op uitvoering van het totaalplan.

29-3-11

College

College heeft ingestemd met totaalplan voor revitalisatie van Voorste Venne, dat is gebaseerd op vlekkenplan d.d. 23 februari 2011.

21-4-11

Informatievergadering Samenleving

Naar aanleiding van bespreking van raadsvoorstel Voorste Venne tijdens informatievergadering samenleving op 21 april 2011 heeft het college besloten om aan de agendacommissie te verzoeken om dit voorstel van de agenda voor de raadsvergadering van 10 mei 2011 te halen. Het college wil de plannen eerst in financiële zin tijdens de behandeling van de voorjaarsnota behandelen waarna inhoudelijke behandeling in de raad van 20 september 2011 kan plaatsvinden.

Toegevoegde waarde bibliotheek De drie (toekomstige) hoofdgebruikers van De Voorste Venne, namelijk stichting de Voorste Venne, Kunstencentrum De Aleph en Stichting Openbare bibliotheken Heusden hebben een gezamenlijk standpunt ingenomen over de toegevoegde waarde van de huisvesting van de bibliotheek in cultureel centrum De Voorste Venne. Samengevat wordt aangegeven dat alle kunstdisciplines onder een dak leidt tot samenwerking, verbreding en verdieping van het bestaande aanbod en ontwikkeling van nieuwe activiteiten. Dit zorgt er voor dat meer en andere bezoekers en deelnemers naar het cultureel centrum zullen worden getrokken en dat het publiek langer zal blijven. Dit leidt tot een betere uitstraling en imago van het gebouw. De bibliotheek is laagdrempelig en heeft momenteel 78.000 bezoekers per jaar in Drunen. Hiermee wordt een flinke bijdrage geleverd aan de levendigheid van het cultureel centrum. In de Voorste Venne kunnen de ambities van de bibliotheek voor de toekomst worden waargemaakt. De bibliotheek is geen gesloten gebouw maar richt zich op de wensen en behoeften van de inwoners met activiteiten die naadloos overgaan in een cursuscentrum, theater of ontmoetingsplek. Een bibliotheek is ondersteunend aan de activiteiten van andere culturele organisaties in het gebouw. De Voorste Venne biedt hiertoe de gelegenheid door middel van ruime

2

versie

OWZHH24

Onderwerp Vaststelling Definitief plan voor de revitalisering van De Voorste Venne openstellingtijden, een centrale foyer met horeca, een nieuwe eigentijdse inrichting van de bibliotheek, voldoende expositieruimte e.d. Meerdere instellingen in één gebouw levert daarnaast nog synergievoordelen op ten aanzien van, integratie van baliefuncties, bredere inzetbaarheid van personeel, gezamenlijke programmering, kaartverkoop, Pr en marketing, techniek, ICT etc. Een goed geoutilleerd cultureel centrum vergroot de aantrekkelijkheid van de gemeente voor personen en bedrijven om zich in onze gemeente te vestigen. Ten opzichte van de huidige bibliotheek in Drunen wordt de publieksruimte van de nieuwe bibliotheek in de Voorste Venne kleiner. Bovendien kan de bibliotheekruimte multifunctioneel ingezet worden voor bijvoorbeeld lezingen, kleine huiskamerconcerten etc. en wordt rekening gehouden met deelbare installaties zodat in de toekomst op een eenvoudige wijze gedeelten van de bibliotheekruimte afgescheiden kunnen worden en een andere functie kunnen krijgen. Uit de bezoekersaantallen van de afgelopen 5 jaren blijkt niet dat deze substantieel zijn afgenomen als gevolg van de digitalisering c.q. het internetgebruik. Bij de ter inzage liggende stukken treft u een overzicht aan van de bezoekersaantallen, abonnementen en uitleningen over 2006 tot en met 2010. Toekomstig beheer en exploitatie In het voorstel van 21 april j.l. hebben wij u gemeld dat bij de hoofdgebruikers nog geen overeenstemming bestond over de beheersvorm en de exploitatie voor het facilitair bedrijf. Gelet op de complexiteit van het onderzoek daarnaar is in goed overleg met de projectgroep de onderzoeksopdracht geformuleerd, zijn enkele bureaus geselecteerd en is hieruit een keuze gemaakt, waarna opdracht is gegeven aan Adviesgroep Synarchis om advies uit te brengen over de consequenties van de revitalisering van De Voorste Venne voor het toekomstig beheer en exploitatie van het cultureel centrum. Het rapport van Synarchis treft u aan bij de ter inzage liggende stukken. Op basis van de rapportage van Synarchis d.d. 19 oktober 2011 kunnen de volgende conclusies worden getrokken. Beheerstructuur Op basis van een door Synarchis ontwikkeld toetsingskader, adviseert Synarchis dat de stichtingsvorm de beste waarborgen en perspectieven biedt voor een adequaat beheer en een optimale exploitatie van De Voorste Venne. De nieuwe stichting moet breder gedragen worden dan de huidige stichting de Voorste Venne. Dit betekent dat niet langer één hoofdgebruiker de verantwoordelijkheid draagt voor het facilitair bedrijf, maar dat de gezamenlijke hoofdgebruikers hier hun verantwoordelijkheid in nemen. Een breed gedragen stichting waarborgt het best de maatschappelijke functie en sluit goed aan bij de ambities om door middel van multifunctionaliteit en samenwerking een levendig cultureel centrum te realiseren. Een breed gedragen stichting biedt verder de beste basis om een facilitair bedrijf in te richten dat dienstbaar is aan de verschillende gebruikers van De Voorste Venne en de gebruikers in de gelegenheid stelt zich meer te richten op hun kernactiviteiten. Op basis van individuele gesprekken met de gebruikers en de workshop concludeert Synarchis dat hun advies wordt ondersteund en dat er bij de meerderheid van de gebruikers brede steun bestaat voor de stichtingsvorm en deelname aan deze beheersvorm voor het op te richten facilitair bedrijf. Stichting De Voorste Venne heeft een voorkeur om zelf invulling te geven aan het facilitair bedrijf.

3

versie

OWZHH24

Onderwerp Vaststelling Definitief plan voor de revitalisering van De Voorste Venne De uitdaging is om bij de inrichting van de nieuwe stichting elementen in te bouwen die er voor zorgen dat ook de marktgerichtheid, de stabiliteit en continuïteit en de verdeling van risico‟s en aansprakelijkheden zo goed mogelijk worden geregeld. Een zorgvuldig opgezet en doorlopen proces om van de huidige tot de gewenste toekomstige situatie te komen wordt dan ook noodzakelijk geacht. De implementatiekosten van de nieuwe beheersstructuur worden geraamd op circa € 60.000,--. Synarchis adviseert om het facilitair bedrijf ook verantwoordelijk te laten zijn voor de exploitatie van de centrale horeca (openstelling vanaf 16 uur). Een ruimere openstelling leidt tot een extra exploitatietekort van € 14.500,-- per jaar, terwijl een minimale openstelling van de centrale horeca een exploitatievoordeel van € 11.000,-- oplevert (zie de 3 opties genoemd op blz. 35 van het Synarchisrapport). De theaterexploitatie valt niet onder de verantwoordelijkheid van het facilitair bedrijf maar blijft een verantwoordelijkheid van stichting de Voorste Venne. Consequentie van de voorgestelde nieuwe beheersstructuur is dat de huidige stichting De Voorste Venne zich in de toekomst gaat richten op de programmering van theater. Exploitatie Op basis van de rapportage van Synarchis sluit de exploitatie van het facilitair bedrijf met een negatief exploitatieresultaat van circa € 17.000,-- in het eerste jaar. Synarchis komt tot de conclusie dat de oprichting van het facilitair bedrijf een positief effect heeft voor de gemeente Heusden van € 27.500,--. Een specificatie van dit bedrag treft u aan op pagina 37 van de rapportage van Synarchis. Vlekkenplan In de afgelopen maanden hebben zich enkele ontwikkelingen voorgedaan die het noodzakelijk maken om het vlekkenplan opnieuw tegen het licht te houden. Utopia heeft per 1 april 2011 de huur beëindigd en het poppentheater gaat per 1 januari 2012 stoppen. Als gevolg van deze ontwikkelingen komt de gehele zuidoostvleugel van De Voorste Venne leeg. Uit de rapportage van Synarchis blijkt duidelijk dat de huuropzeggingen van Utopia en het poppentheater een nadelige invloed hebben op het exploitatieresultaat van het facilitair bedrijf. Door het wegvallen van deze huurders kunnen de betreffende ruimten weliswaar multifunctioneel worden ingezet maar zijn de huurinkomsten hieruit lager dan de vaste huurinkomsten van Utopia en poppentheater. In totaliteit heeft dit een negatief effect op de exploitatie van € 58.500,-- per jaar. Ondanks het feit dat er brede steun van de gebruikers bestond voor het vlekkenplan van 23 februari 2011, zijn deze recente ontwikkelingen voor ons aanleiding geweest om hierop in te spelen en te laten onderzoeken of de zuidoostvleugel ingericht kan worden voor de bibliotheek zodat een aanbouw op het binnenplein ten behoeve van de bibliotheek achterwege kan blijven. In het vlekkenplan van 4 december 2009 dat op 9 februari 2010 in uw raad werd besproken was deze vleugel ook reeds voor de bibliotheek gereserveerd. Deze optie betekent wel dat ook een andere oplossing gezocht moest worden voor de centrale entree en de kantoren. De architect is hierin geslaagd door hiervoor een kleine uitbreiding op het voorste binnenterrein voor te stellen. Voordeel hiervan is dat een betere toegang tot de bibliotheek, met 78.000 bezoekers, ontstaat, dat de kantoren en de centrale entree dicht bij elkaar gesitueerd zijn en dat de brugzaal nagenoeg in tact blijft. De financiële consequenties van het nieuwe vlekkenplan d.d. 11 oktober 2011 ten opzichte van het vlekkenplan van 23 februari 2011 worden hieronder weergegeven. Vanwege de economische

4

versie

OWZHH24

Onderwerp Vaststelling Definitief plan voor de revitalisering van De Voorste Venne situatie heeft de architect de uitgangspunten voor de kostenraming van 11 oktober 2011 aangepast. De opslagpercentages voor Algemene Bouwplaatskosten, algemene kosten, winst en risico, onvoorzien zijn verlaagd. Indien deze uitgangspunten worden toegepast op het vlekkenplan van 23 februari 2011 waren de totale kosten € 8.225.000,-- (incl. BTW) geweest. Vlekkenplan Vlekkenplan Vlekkenplan 23 febr. 2011 23 febr.2011 11 okt. 2011 Huidig prijspeil • Fase 1 € 5.818.000 € 5.102.000 € 5.386.000 • Fase 1 bibliotheek € 2.189.000 € 1.892.000 € 821.000 • Fase 1 excl. BTW € 8.007.000 € 6.994.000 € 6.207.000 • Fase 2 € 877.000 € 781.000 € 945.000 • Totaal excl. BTW € 8.884.000 € 7.775.000 € 7.152.000 • BTW 4,5% € 400.000 € 350.000 5,1% € 365.000 • Totaal incl. BTW € 9.284.000 € 8.125.000 € 7.517.000 • Stelpost Bijkomende kosten € 100.000 € 100.000 € 100.000 • Totaal € 9.384.000 € 8.225.000 € 7.617.000

In de kostenraming van de architect is nog geen rekening gehouden met bijkomende kosten voor verhuiskosten, tijdelijke huisvestingskosten tijdens de bouw, derving van inkomsten tijdens de verbouwingstijd, kosten voor de opening, inrichtingskosten voor het buitenterrein etc. Hiervoor is in bovenstaande kostenraming een stelpost van € 100.000,-- opgenomen. Het vlekkenplan van 11 oktober 2011 heeft conform het rapport van Synarchis een negatief effect van € 18.000,-- op de toekomstige exploitatie van De Voorste Venne als gevolg van het wegvallen van huurinkomsten uit multifunctioneel gebruik van de zuidoostvleugel. De verwachting is dat verder weinig kosten wegvallen. Het vlekkenplan van 11 oktober 2011 wordt toegevoegd aan de overige varianten die werden voorgelegd tijdens de informatieve vergadering samenleving van 21 april 2011. Het nieuwe vlekkenplan d.d. 11 oktober 2011 met toelichting treft u aan bij de ter inzage liggende stukken. De kostenraming ligt vertrouwelijk ter inzage voor de raadsleden. Overige onderzoeken Na de behandeling van het voorstel in de informatieve vergadering van 21 april 2011 hebben zich nog de volgende ontwikkelingen voorgedaan. BTW-kwestie Uit recent contact met de belastingdienst is duidelijk geworden dat de discussie over het ondernemerschap van bibliotheken inmiddels landelijk is afgestemd. Het standpunt van de belastingdienst is dat, conform een goedkeuring uit 1982, de activiteiten van de bibliotheken aangemerkt kunnen blijven worden als belaste ondernemersactiviteiten. Dit houdt in dat de voorbelasting voor de bibliotheekactiviteiten integraal voor aftrek in aanmerking komt. Er is dus op dit punt geen sprake meer van een financieel risico. Het vlekkenplan van 11 oktober 2011 leidt tot een relatief hogere belastingdruk van 5,1% zijnde € 365.000,-- in plaats van 4,5% zijnde € 350.000,--. Dit komt doordat de minderkosten in de nieuwe kostenraming vooral betrekking

5

versie

OWZHH24

Onderwerp Vaststelling Definitief plan voor de revitalisering van De Voorste Venne hebben op de bibliotheek. De investeringskosten voor de verenigingsruimten, waarvan de BTW niet aftrekbaar is, zijn juist hoger. Eigenarenonderhoud In de gemeentelijke begroting is voor een bedrag van € 50.000,-- rekening gehouden voor onderhoudskosten van de Voorste Venne en de bibliotheek. Op basis van het vlekkenplan is een meerjaren onderhoudsplanning opgesteld waaruit blijkt dat voor een goed onderhoudsniveau structureel een bedrag van € 50.000,- gereserveerd moet worden. De eerste jaren zal minder nodig zijn maar dit wordt dan gereserveerd. Dit betekent dat het beoogde inverdieneffect niet gerealiseerd zal worden waardoor dit niet als dekkingsmiddel voor de kapitaallasten ingezet kan worden. In de rapportage van Synarchis is voor het eigenarenonderhoud echter nog rekening gehouden met bovenstaand inverdieneffect van € 15.000,-- per jaar.

Afweging In de informatieve vergadering van 21 april 2011 werden de volgende opties aan uw raad voorgelegd: 1. Uitwerking van het vlekkenplan van 23 februari 2011. De kosten hiervan worden geraamd op € 9.384.000,-- (incl. BTW). Op basis van het huidige prijspeil € 8.225.000,-- (incl. BTW) 2. Gefaseerde uitwerking van het vlekkenplan van 23 februari 2011. 3. Afzien van de verplaatsing van de bibliotheek en deze te handhaven op de huidige locatie aan de Rooseveltstraat en een nieuw vlekkenplan te ontwikkelen binnen de beschikbare middelen van € 5.000.000,--. 4. Afzien van revitalisatie van de Voorste Venne. De huidige wijze van gebruik en exploitatie te handhaven en alleen energiebesparende maatregelen en het hoogst noodzakelijke achterstallige onderhoud uit te voeren. Hieraan kan thans als vijfde optie toegevoegd worden: 5. Uitwerking van het vlekkenplan van 11 oktober 2011. De kosten hiervan worden geraamd op € 7.617.000,-- (incl. BTW). Risicodragend scenario Naast de bovenstaande risicomijdende scenario‟s, hebben wij, in verband met de beschikbare dekkingsmiddelen, voor optie 5 ook nog een risicodragend scenario opgesteld. Het risicodragend scenario houdt in dat er in het betreffende scenario een aantal zaken opgenomen zitten die (nog) niet helemaal vast staan. Ook wordt ingespeeld op de “ruimte” die naar verwachting zit in de ramingen van het risicomijdend scenario. De architect heeft in zijn kostenraming al rekening gehouden met een bezuiniging van 12,5%. Deze bezuiniging heeft hij gevonden in een verlaging van de staartkosten. Wij denken dat er nog financiële ruimte zit in de aanneemsom en de adviseurkosten als we gaan aanbesteden gelet op de huidige situatie op de bouwmarkt en de ervaringen bij andere aanbestedingen waarbij de aanneemsom substantieel lager bleek te zijn dan de vooraf opgestelde kostenraming. Wij hadden in het voorstel van 21 april 2011 het voordeel ingeschat op 20%. Ten opzichte van 21 april 2011 is de situatie op de bouwmarkt zeker niet verbeterd; derhalve schatten wij het te behalen aanbestedingsvoordeel in op 7,5%. Op het totaalplan van € 7.617.000,-- betekent dit een verlaging van de totale kosten met een bedrag van

6

versie

OWZHH24

Onderwerp Vaststelling Definitief plan voor de revitalisering van De Voorste Venne afgerond € 570.000,-- waardoor de kosten voor het totaalplan, uitgaande van het risicodragend scenario, uitkomen op afgerond € 7.050.000,--. Advies interim-stuurgroep Op basis van het advies van de projectgroep d.d. 19 oktober 2011 heeft de interim-stuurgroep op 27 oktober 2011 het volgende advies uitgebracht: 1. De meerderheid van de stuurgroep geeft de voorkeur aan het vlekkenplan van 23 februari 2011, maar heeft ook begrip voor de overwegingen van de gemeente voor het nieuwe vlekkenplan van 11 oktober 2011 vanwege lagere investeringskosten (en daardoor lagere kapitaallasten) en het voorkomen van een grotere mate van leegstand van de zuidoostvleugel. Het bestuur van de bibliotheek maakt een voorbehoud ten aanzien van het vlekkenplan van 11 oktober 2011 en de inhuizing van de bibliotheek in de zuidoostvleugel en wil eerst met de architect ter plaatse kijken of inhuizing, op de wijze zoals het bibliotheekbestuur voorstaat, mogelijk is. 2. De stuurgroep heeft nog geen advies uitgebracht over het Synarchisrapport. Er vindt nader overleg op bestuurlijk niveau plaats tussen de besturen van de hoofdgebruikers om te kijken of zij overeenstemming kunnen bereiken over de voorstellen en conclusies uit het Synarchisrapport. De uitkomst van het overleg zal voor 1 december aan het college worden gemeld. Standpunt college Op de eerste plaats wordt door de revitalisering van De Voorste Venne het gebouw in een goede staat van onderhoud gebracht en wordt door de toepassing van wand- en dakisolatie in het hele gebouw een forse verbetering in het kader van duurzaamheid gerealiseerd. Daarnaast zijn wij voorstander van de verhuizing van de bibliotheek. De bibliotheek is een belangrijke en laagdrempelige culturele instelling die met zijn activiteiten uitstekend past binnen een multifunctioneel cultureel centrum. De afgelopen jaren is door bibliotheken op landelijke, provinciale en gemeentelijke niveau hard gewerkt aan bibliotheekvernieuwing en verbreding van de functies van bibliotheken. Dat heeft geleid tot een omslag van een „uitleenorganisatie‟ naar een bibliotheek als cultureel centrum met 5 belangrijke domeinen: kennis en informatie, ontwikkeling en educatie, kunst en cultuur, lezen en literatuur en ontmoeting en debat. Dit proces van innovatie en vernieuwing heeft geleid tot experimenten op alle fronten met samenvoegen en samenwerken van bibliotheken met onder andere banken, winkels en gemeentelijke informatiepunten met als doel elkaar op positieve wijze te beïnvloeden maar vooral ook om ten behoeve van de lokale bevolking een meerwaarde te bieden. Voorbeelden in de omgeving waar de bibliotheek onderdeel uitmaakt van een cultureel centrum zijn Goirle, Rosmalen en Boxmeer. Met een bezoekersaantal in Drunen van ca. 78.000 bezoekers per jaar en zijn ruime openstellingtijden, ook overdag, heeft de bibliotheek een duidelijke toegevoegde waarde voor een, ook overdag, levendig multifunctioneel cultureel centrum. Wij zien kansen en mogelijkheden tot samenwerking en ontmoeting tussen de diverse toekomstige gebruikers van De Voorste Venne om door middel van gemeenschappelijke programma‟s en initiatieven een levendig cultureel centrum te realiseren. Gelet op de beschikbare financiële middelen en het feit dat de zuidoostvleugel door multifunctioneel gebruik niet exploitabel gemaakt kan worden, kiezen wij voor optie 5 als meest haalbare optie. Wij onderschrijven het rapport van Synarchis. In dit rapport is becijferd dat de toekomstige exploitatie van de Voorste Venne, met daarin de bibliotheek, voor de gemeente een

7

versie

OWZHH24

Onderwerp Vaststelling Definitief plan voor de revitalisering van De Voorste Venne voordeel van € 27.500,-- op zal leveren. Dit voordeel slaat echter om in een nadeel van € 5.500,-door het wegvallen van de huurinkomsten van het multifunctionele gebruik van de zuidoostvleugel ad € 18.000,-- en door het niet kunnen realiseren van de door Synarchis ingerekende besparing op het eigenaarsonderhoud. Daarnaast stellen wij voor om te besluiten tot een langere openstelling van de centrale horeca vanwege de ambitie en de visie om te komen tot een levendig cultureel centrum waar mensen en organisaties elkaar kunnen ontmoeten en samenwerken. Een langere openstelling van de centrale horeca heeft een negatief effect op de exploitatie van het facilitair bedrijf van € 14.500,--. Een en ander betekent dat de exploitatie na revitalisering de gemeente € 20.000,-- meer zal gaan kosten.

Inzet van Middelen Dekking In de meerjarenbegroting is voor de revitalisering van de Voorste Venne een stelpost voor kapitaallasten opgenomen voor een bedrag van € 598.000,-- behorende bij een globale investering van € 7.520.000,--. Daarnaast kan de opbrengst van de huidige bibliotheeklocatie, die wordt geraamd op (afgerond) € 650.000,-- als dekking worden ingezet. Storting van deze opbrengst in de reserve kapitaallasten genereert een structureel voor dekking beschikbaar bedrag van € 52.000,--. In totaal is dan een bedrag beschikbaar van € 650.000,--. In de afschrijvingentabel die behoort bij de Financiële verordening gemeente Heusden, is de afschrijvingstermijn voor gebouwenrenovaties bepaald op 20 jaar. Gezien de veelomvattendheid van de voorgenomen renovatie/uitbreiding is na de verbouwing sprake van een situatie die vergelijkbaar is met nieuwbouw en is het daarom naar onze mening verantwoord in dit geval uit te gaan van een afschrijvingsduur van 40 jaar en dus op dit punt af te wijken van de financiële verordening. Voor de technische installaties (luchtbehandeling ed.) wordt de voorgeschreven afschrijvingstermijn van 15 jaar gehanteerd. Uitgaande van optie 5 (het vlekkenplan van 11 oktober 2011) wordt de investering in het risicomijdend scenario geraamd op € 7.617.000,--. De uit deze investering voortvloeiende kapitaallast op basis van bovenstaande afschrijvingstermijnen bedraagt (afgerond) € 653.000,--. Daarnaast moet rekening gehouden worden met de eerder toegelichte toename van het thans beschikbare budget voor exploitatiekosten met € 20.000,--. De structurele lasten van de uitvoering van optie 5 bedragen aldus € 673.000,--, terwijl een bedrag van € 650.000,-- beschikbaar is. Geconcludeerd kan daarom worden dat er niet voldoende dekkingsmiddelen beschikbaar zijn om de investering van het vlekkenplan van 11 oktober 2011 in een risicomijdend scenario te dekken. Wij stellen daarom voor te kiezen voor het risicodragend scenario. De implementatiekosten van de nieuwe beheersstructuur kunnen ten laste gebracht worden van het beschikbare voorbereidingskrediet.

Risico’s Ons college wil zijn ambities tonen door te kiezen voor een risicodragend scenario in plaats van te kiezen voor een veilig risicomijdend scenario. Wij denken overigens dat ook in een risicomijdend scenario bij een dergelijk groot project als de revitalisering van de Voorste Venne het niet mogelijk is om alle risico‟s volledig uit te sluiten. De naam zegt het al, aan een risicodragend scenario zijn risico‟s verbonden. Wij zijn ons terdege bewust van deze risico‟s maar wij zijn ook van mening dat

8

versie

OWZHH24

Onderwerp Vaststelling Definitief plan voor de revitalisering van De Voorste Venne het verantwoord en reëel is om een aantal zaken die momenteel nog niet helemaal vaststaan toch al in te rekenen. Daarnaast realiseren wij ons dat de cijfers en aannames gebaseerd zijn op de huidige stand van zaken maar dat bij de aanbesteding (voorjaar 2013) de omstandigheden op de bouwmarkt mogelijk anders kunnen zijn.

Procedure De gebruikers zijn door middel van gesprekken en een workshop betrokken bij de opstelling van het rapport „beheer en exploitatie De Voorste Venne‟ van Synarchis. Vervolgens zijn het rapport van Synarchis en het vlekkenplan van 11 oktober 2011 besproken in de projectgroep en heeft de projectgroep hierover een advies uitgebracht aan de stuurgroep. Op 27 oktober is de stuurgroep bijeen geweest en heeft een advies aan het college uitgebracht. Nadat uw raad op 20 december een besluit heeft genomen over het totaalplan zal uitwerking plaats vinden in de vorm van intentieovereenkomsten met de toekomstige gebruikers, een voorlopig ontwerp, definitief ontwerp en aanbesteding. Vervolgens zal het plan nog eenmaal terug komen bij uw raad voor de daadwerkelijke kredietaanvraag. Voor bovenstand proces is naar verwachting een periode van 1,5 jaar nodig zodat medio 2013 gestart kan worden met de uitvoering van de revitalisatieplannen.

Voorgenomen besluit Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen.

Het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven

de burgemeester, drs. H.P.T.M. Willems

9

versie

OWZHH24


De gemeenteraad van Heusden in zijn openbare vergadering van 20 december 2011; gezien het voorstel van het college van 14 november 2011, gezien het memorandum naar aanleiding van de informatievergadering Samenleving d.d. 6 december 2011;

gelet op de beraadslaging;

besluit: 1. In te stemmen met het totaalplan voor de revitalisering van De Voorste Venne en de verplaatsing van de bibliotheek naar De Voorste Venne op basis van het vlekkenplan d.d. 11 oktober 2011 zonder fasering (optie 5). 2. Uit te gaan van uitvoering van het totaalplan zonder fasering en van het risicodragende scenario, met een geraamde investering van € 7.050.000,--. 3. Het rapport „Onderzoek beheer en exploitatie De Voorste Venne‟ van Synarchis als onderliggend advies voor verdere uitwerking van de toekomstige exploitatie van De Voorste Venne te hanteren inclusief de optie tot ruimere openstelling van de centrale horeca. 4. Voor de berekening van de kapitaallasten van de gebouwrenovatie, in afwijking van de „Financiële verordening gemeente Heusden‟ uit te gaan van een afschrijvingsduur van 40 jaar. 5. Voor de dekking van de structurele lasten de stelposten 2010 t/m 2014 en de opbrengst van de huidige bibliotheeklocatie, middels toevoeging van deze opbrengst aan de Reserve kapitaallasten, aan te wenden.

de griffier,

de voorzitter,

mw. drs. E.J.M. de Graaf

drs. H.P.T.M. Willems

10

MEMO Aan: Van: Datum: Onderwerp:

de leden van de gemeenteraad Het college van B. en W. 13 december 2011 wijziging besluit raadsvoorstel "Vaststelling definitief plan voor de revitalisering van De Voorste Venne"

Naar aanleiding van de uitvoerige discussie in de informatieve vergadering samenleving op 6 december jl. over onder andere het Synarchisrapport, de toekomstige beheersvorm en de exploitatiecijfers willen wij een wijziging voorstellen in het besluit behorende bij het raadsvoorstel „Vaststelling definitief plan voor de revitalisering van De Voorste Venne‟. De oude tekst van punt 3 van het besluit luidde: 3. In te stemmen met het rapport „Onderzoek beheer en exploitatie De Voorste Venne‟ van Synarchis, inclusief de optie tot ruimere openstelling van de centrale horeca en het rapport als uitgangspunt te hanteren voor de verdere uitwerking van de toekomstige exploitatie van De Voorste Venne na revitalisering. Wij stellen voor punt 3 van het besluit als volgt te wijzigen: 3. “Het rapport „Onderzoek beheer en exploitatie De Voorste Venne‟ van Synarchis als onderliggend advies voor verdere uitwerking van de toekomstige exploitatie van De Voorste Venne te hanteren inclusief de optie tot ruimere openstelling van de centrale horeca”

*000405979*

Bezoekersaantallen 20062010 Drunen 75029 78753 77934 77667 78084

Heusden 29148 29463 24399 24341 24576

Vlijmen 61215 58864 57113 53892 57110

Totaal 165392 167080 159446 155900 159770

Drunen 5704 6857 6737 6321 6191

Heusden 1348 1245 1223 1156 1125

Vlijmen 4619 4468 4307 4288 4445

Totaal 11671 12570 12267 11765 11761

Aantal uitleningen (boeken + overige materialen) Drunen Heusden Vlijmen 2006 191061 55013 150096 2007 194211 54598 155240 2008 199196 55870 161633 2009 197968 51175 170535 2010 198020 50304 171409

Totaal 396170 404049 416699 419678 419733

2006 2007 2008 2009 2010 Abonnenemten 2006 2007 2008 2009 2010

*000297854*

Indicatie volume op patio (dit is geen ontwerp, maar een volumeschets) JONKMAN KLINKHAMER architecten d.d. 11-10-2011

Synarchis B.V. Hakgriend 18 3371 KA Hardinxveld-Giessendam Tel: 0184-616544 Fax: 0184-616265 www.synarchis.nl

Onderzoek beheer en exploitatie Cultureel Centrum De Voorste Venne Conceptrapportage gemeente Heusden 19 oktober 2011

1

Inhoudsopgave: pagina:

1

Inleiding 1.1 1.2 1.3

2

De uitgangssituatie 2.1 2.2 2.3 2.4

3

Inleiding Beschouwing mogelijke beheersvormen Voorstel best passende beheersvorm Uitwerking beheersorganisatie 3.4.1 Strategisch/tactisch 3.4.2 Operationeel

De exploitatie 4.1 4.2 4.3 4.4

5

Inleiding De huidige situatie binnen De Voorste Venne De revitalisatie en ambities De visie van betrokkenen

Een passende beheersstructuur 3.1 3.2 3.3 3.4

4

Aanleiding en opdrachtformulering Onderzoeksopzet en -werkzaamheden Opbouw rapportage

Inleiding Exploitatieopzet Exploitatiebegroting Exploitatie-analyse

Samenvatting en implementatieplan 5.1 5.2 5.3

Inleiding Samenvatting Implementatieplan

3 3 4 4

6 6 6 7 8

10 10 10 13 17 17 20

25 25 25 29 34

39 39 39 41

Bijlage 1

Afgenomen interviews

43

Bijlage 2

Belangrijkste bevindingen uit workshop

44

Bijlage 3

Beheer- en exploitatietaken door (potentiële) huurders

46

Bijlage 4

Effecten van ontwikkeling zuidoostvleugel op exploitatie

48

2

Eindrapportage “beheer en exploitatie cultureel centrum De Voorste Venne

1

Inleiding 1.1

Aanleiding en opdrachtformulering

Cultureel centrum De Voorste Venne in Drunen biedt onderdak aan een grote diversiteit aan maatschappelijke en culturele organisaties, instellingen en verenigingen. Binnen het gebouw zijn onder meer een theater, een kunstencentrum, een evenementenhal, een seniorensocieteit en een poppentheater gevestigd. Daarnaast is er de beschikking over een aantal multifunctioneel gebruikte ruimten. De accommodatie heeft inmiddels een gevorderde leeftijd bereikt en een investering is noodzakelijk om het gebouw in technisch en functioneel opzicht weer te laten voldoen aan de eisen van deze tijd. Voor de revitalisatie van het centrum is een vlekkenplan (in deze rapportage wordt verder uitgegaan van de versie 23 februari 2011) opgesteld waar de verschillende gebruikers zich inmiddels aan hebben geconformeerd. Met de renovatie zal de ontmoetingsfunctie van De Voorste Venne meer gestalte moeten krijgen en dient de bezettingsgraad van het centrum door meer multifunctioneel gebruik van ruimten toe te nemen. Ook is de ambitie uitgesproken dat de inhoudelijke samenwerking en ontmoeting van de gebruikers wordt geïntensiveerd. Een facilitair bedrijf zal het centrum gaan beheren en exploiteren en ondersteunende diensten bieden aan de gebruikers van De Voorste Venne. Dit vanuit het perspectief dat de maatschappelijke en culturele verenigingen en instellingen zich zo meer kunnen richten op hun kernactiviteiten. Als uitgangspunt geldt dat de vorming van een facilitair bedrijf niet mag leiden tot hogere jaarlijkse kosten voor de gemeente Heusden, de investeringskosten/kapitaallasten van de revitalisatie niet meegerekend. De gemeente Heusden heeft Synarchis opdracht verstrekt voor de advisering over het beheer en de exploitatie van cultureel centrum De Voorste Venne na de revitalisatie. Het uit te brengen advies over het beheer en de exploitatie van cultureel centrum De Voorste Venne dient specifiek betrekking te hebben op de volgende aspecten: •

• • • •

• • • •

De mogelijke rechtsvorm voor het facilitair bedrijf (stichting, BV of anderszins) met de voor- en nadelen en een advies voor de beste rechtsvorm voor het facilitair bedrijf van De Voorste Venne; Voor- en nadelen van privatisering/uitbesteding van de horeca en een advies voor de beste optie voor De Voorste Venne; Voor- en nadelen van verzelfstandiging van de theaterfunctie en een advies over de beste optie voor De Voorste Venne; Breng in beeld wat de minimale personele bezetting moet zijn voor de functies die in het gebouw komen; Breng de beschikbare personele capaciteit voor beheer, onderhoud, schoonmaak, administratie en dergelijke bij de participanten in beeld en de synergievoordelen die te behalen zijn door samenwerking met de participanten; Opstellen van een organisatieplaatje voor het facilitair bedrijf met functies, taken en benodigde fte; Advies over inzet c.q. overname van het personeel van De Aleph en de bibliotheek binnen het facilitair bedrijf voor beheer, onderhoud, schoonmaak en administratie; Opstellen van een tarievenstructuur voor de verhuur van ruimten; Opstellen van een tarievenstructuur voor de horecaprijzen; 3


•

Maken van een exploitatieopzet waarbij drie verschillende scenario’s worden uitgewerkt: o een scenario waarbij de openstelling van het cultureel centrum met de horecavoorziening en de centrale baliefunctie maximaal is; o een scenario waarbij de openstelling minimaal is; o een scenario waarbij de openstelling is afgestemd op kostenneutraliteit ten opzichte van de huidige exploitatie.

In de voorliggende rapportage komen al deze aspecten aan de orde en wordt invulling gegeven aan de adviesbehoefte op onderdelen.

1.2

Onderzoeksopzet en -werkzaamheden

Het onderzoek is op interactieve wijze ter hand genomen. Na een startbijeenkomst met de projectgroep, naast de gemeente Heusden bestaande uit vertegenwoordigers van Stichting De Voorste Venne (beheerder van de accommodatie en exploitant van theater en horeca en evenementenhal), Stichting De Aleph (het Centrum voor de Kunsten), Stichting Openbare Bibliotheek Heusden en de Stichting Beheer Centrum voor Podiumkunsten (“de Brugzaal”), is door deze partijen informatie verstrekt over de huidige invulling van de beheer- en exploitatiefunctie. Tevens zijn individuele gesprekken gevoerd met betrokkenen. Naast de organisaties die zitting hebben in de projectgroep is gesproken met vertegenwoordigers van Stichting Hunenhof (de seniorensociëteit), Stichting Muziektheater Applaus en de Heusdense Televisie en Radio Stichting. Deze laatste twee partijen gelden als potentiële nieuwe gebruikers van De Voorste Venne na de revitalisatie. De interviews dienden ter verdieping van de beschikbaar gestelde informatie en om verder van gedachten te wisselen over de visie en mogelijkheden van betrokkenen met betrekking tot de toekomstige beheer- en exploitatiefunctie binnen De Voorste Venne. In bijlage 1 is een lijst opgenomen met de afgenomen interviews. Naast de bilaterale gesprekken is ook een plenaire workshop georganiseerd waarbij vertegenwoordigers van de verschillende betrokken organisaties aanwezig waren. Tijdens deze bijeenkomst is van gedachten gewisseld over de mogelijke invulling van een facilitair bedrijf. Op basis van de bevindingen uit de documentenstudie, de interviews, de workshop en de bureaukennis van Synarchis is een passende basisvorm (beheersvorm) ontwikkeld waarbinnen de verschillende beheer- en exploitatietaken die verbonden zijn aan de gerevitaliseerde Voorste Venne een plek kunnen krijgen. Bijzondere aandacht is hierbij besteed aan de positionering van de theater- en horecafunctie. Vervolgens is concreet invulling gegeven aan de preferente beheersvorm op onder meer de onderdelen organisatie, personeel, financiën en juridische structuur. Aan deze invulling van de beheerorganisatie is een exploitatieopzet en – begroting verbonden waarbij sprake is van een aantal mogelijke scenario’s. Tenslotte is een implementatieplan opgesteld voor de wijze waarop vanuit de huidige situatie kan worden gekomen tot de gewenste toekomstige beheersstructuur.

1.3

Opbouw rapportage

De opbouw van deze rapportage volgt de fasering zoals hiervoor beschreven onder paragraaf 1.2. Na dit inleidende hoofdstuk worden in hoofdstuk 2 de belangrijkste bevindingen gepresenteerd uit de uitgevoerde inventarisatie.

4


In hoofdstuk 3 worden de mogelijke beheersvormen voor het facilitair bedrijf beschreven en wordt een voorstel gepresenteerd voor de best passende beheersvorm waarbinnen de geformuleerde ambities op optimale wijze kunnen worden gerealiseerd. In het vervolg van het hoofdstuk wordt, door middel van een beschrijving van de toekomstige beheersorganisatie, geconcretiseerd hoe deze invulling gestalte kan krijgen. In hoofdstuk 4 wordt de ingevulde beheersorganisatie vertaald naar een exploitatieopzet en een exploitatiebegroting waarbij sprake is van drie scenario’s waarbij de openstelling van de horeca- en receptiefunctie als variabele factor geldt. In hoofdstuk 5 worden tenslotte een samenvatting van de bevindingen en een stappenplan voor de implementatie van de nieuwe beheersstructuur gepresenteerd.

5


2

De uitgangssituatie 2.1

Inleiding

Op het moment dat onderzoek wordt verricht naar de mogelijkheden om een nieuwe invulling te geven aan de beheer- en exploitatiefunctie van een maatschappelijke voorziening is het van belang kennis te nemen van de huidige stand van zaken: de uitgangssituatie. In paragraaf 2.2 wordt een korte beschrijving gegeven van het bestaande gebruik en ontwikkelingen hierin alsmede de invulling die op dit moment wordt gegeven aan de beheer- en exploitatietaken. Paragraaf 2.3 gaat in op de belangrijkste kenmerken van de voorziene revitalisatie alsmede de ambities (voor het toekomstige gebruik) die hieraan ten grondslag liggen. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een beknopte weergave van de visie van de diverse betrokken partijen op de toekomstige situatie zoals deze naar voren kwam tijdens de afgenomen interviews en de eerder genoemde workshop (paragraaf 2.4).

2.2

De huidige situatie binnen De Voorste Venne

Cultureel Centrum De Voorste Venne biedt onderdak aan een aantal maatschappelijke en culturele verenigingen en instellingen. Het centrum beschikt daarnaast over een theater en een evenementenhal met horecavoorziening. Stichting De Voorste Venne is de beheerder van het gebouw en de exploitant van de theater-, evenementen- en horecafunctie. Met uitzondering van de centrale ruimte, de balletzaal (Pirouette) en een vergaderruimte worden alle ruimten door Stichting De Voorste Venne op permanente basis verhuurd aan de volgende partijen: • • • • • • • •

Centrum voor de Kunsten de Aleph; Senioren sociëteit de Hunenhof; De Brugzaal; Poppentheater De Dwerg; Peuterspeelzaal; Welzijn Ouderen (Modus); Maatschappelijk Werk; Vluchtelingenwerk.

De Brugzaal wordt geëxploiteerd door een stichting en wordt gebruikt door Toneelvereniging ONA, Zangvereniging Vivace en Harmonie Drunen. De overige hiervoor genoemde ruimten worden uitsluitend voor eigen activiteiten van de betreffende hoofdhuurder gebruikt. Tot vorig jaar werd ook nog een ruimte met poppodium permanent verhuurd aan Stichting Utopia. Door het feit dat de huur is opgezegd kan deze ruimte op dit moment multifunctioneel worden verhuurd. Verder heeft het poppentheater aangegeven het gebruik van haar ruimte eind 2011 te beëindigen en zal turn- en dansvereniging SHJ (frequent gebruik van de Pirouettezaal) in de toekomst geen gebruik meer maken van ruimten in De Voorste Venne. Als mogelijk toekomstige gebruikers van De Voorste Venne worden aangemerkt muziektheater Applaus en de Heusdense Televisie en Radio-omroep (HTR). Het vlekkenplan voorziet tenslotte in de realisatie van een bibliotheek op één van de binnenplaatsen van de accommodatie. 6


Stichting De Voorste Venne verzorgt momenteel een theaterprogrammering van 30 professionele voorstellingen per jaar. Ook biedt de theaterzaal op jaarbasis ruimte voor zo’n 50 amateurvoorstellingen. Daarnaast vinden jaarlijks ongeveer 10 grootschalige commerciële evenementen plaats in de evenementenhal alsmede een beperkt aantal niet-commerciële activiteiten. Stichting De Voorste Venne verzorgt de horeca-exploitatie in de meeste gevallen zelf. Uitsluitend bij grootschalige evenementen wordt gebruik gemaakt van catering. Stichting De Voorste Venne huurt de totale accommodatie van de gemeente Heusden. Middels het zogenaamde Onderhouds ABC is een verdeling gemaakt tussen eigenaarsonderhoud en huurdersonderhoud. Op het moment dat Stichting De Voorste Venne een ruimte permanent verhuurt wordt de verantwoordelijkheid voor het huurdersonderhoud volledig overgedragen aan de (onder)huurder. Stichting De Voorste Venne fungeert dan als intermediair tussen gemeente en (onder)huurder voor wat betreft het eigenaarsonderhoud. Naast het huurdersonderhoud zijn de organisaties die permanent ruimte huren ook verantwoordelijk voor het volledige beheer van de ruimte. Het gaat dan met name om het openen en sluiten, het klein onderhoud en de schoonmaak. Daarnaast zijn in het gebouwdeel van de Aleph, in de senioren sociëteit en in de Brugzaal ook horecavoorzieningen aanwezig die door de huurders zelf worden geëxploiteerd. Gebruikers geven op verschillende manieren invulling aan de exploitatie- en beheertaken. In een aantal gevallen worden deze taken uitgevoerd door vrijwilligers, in ander gevallen door eigen medewerkers of externe organisaties (waaronder de sociale werkvoorziening WML). In onderstaande tabel wordt per organisatie kort aangegeven op welke wijze door de vaste huurders de belangrijkste taken worden ingevuld. Invulling beheertaken huidige situatie DVV Aleph Brugzaal Hunenhof Bibliotheek Schoonmaak E E/U V U(S) U(S) Dagelijks onderhoud E/U E/U V V/U E Barbezetting E/U E V V nvt Overige beheertaken E E/V V V E (E= eigen personeel, U = uitbesteden, U(S) = Uitbesteden Sociale Werkvoorziening, V = Vrijwilligers)

HTR V V nvt V

Verder zijn de meeste organisaties uiteraard primair in het leven geroepen voor het verzorgen van een activiteiten- of dienstverleningsaanbod. Dit staat echter los van het beheer- en exploitatievraagstuk waar dit onderzoek betrekking op heeft.

2.3

De revitalisatie en ambities

Voor de revitalisatie van De Voorste Venne is een vlekkenplan opgesteld waarover overeenstemming is bereikt met de verschillende gebruikers. Aan het vlekkenplan van 23 februari 2011 zijn onder meer de volgende aspecten verbonden: • • •

Energiebesparende maatregelen als gevel-, dak en glasisolatie voor het gehele complex; Realisatie van een nieuwe entree aan de oostgevel voor een directe relatie met het parkeerterrein; Aanpassing van de foyer en de theaterzaal, waarbij de keuken en de trap worden verplaats naar de andere zijde van de foyer waardoor er bij grote evenementen de mogelijkheid ontstaat om de foyer bij de theaterzaal te betrekken;

7


•

• • •

Nieuwbouw voor de bibliotheek op het binnenplein. Hierdoor blijven de ruimten in de Zuidoostvleugel gehandhaafd. Bovendien ontstaat in deze vleugel een extra opslagruimte op de huidige plek van de balletzaal; De danszaal Pirouette verdwijnt (ruimte wordt in de toekomst bestemd als magazijn). De balletzaal van de Aleph wordt verplaats naar het midden van de westvleugel; HTR krijgt een nieuwe ruimte (studio) in de Noordwestvleugel; De kantoren worden gesitueerd nabij de nieuwe centrale entree op een insteekverdieping in het bouwvolume van de bibliotheek.

Zoals eerder aangegeven is, naast het realiseren van een besparing op de energiekosten, het belangrijkste doel van de revitalisatie om van De Voorste Venne een levendig multifunctioneel cultureel hart voor de gemeente Heusden te maken. Door ruimten meer multifunctioneel in te zetten kunnen nieuwe activiteiten en meer gebruikersgroepen gehuisvest worden. Tevens is de ambitie uitgesproken om de inhoudelijke samenwerking en ontmoeting van gebruikers te stimuleren. Dit dient te leiden tot sterke culturele instellingen en verenigingen en daarmee een bloeiend cultureel leven in de gemeente Heusden waaraan door zoveel mogelijk inwoners wordt deelgenomen. Om deze ambitie te kunnen realiseren is een goed facilitair bedrijf nodig dat het totale complex de Voorste Venne gaat beheren en exploiteren waardoor de maatschappelijke en culturele organisaties zich meer kunnen richten op hun kernactiviteiten. De gemeenteraad heeft als uitgangspunt vastgesteld dat de jaarlijkse kosten voor de gemeente na de revitalisatie en de inrichting van het nieuwe facilitair bedrijf niet hoger mogen worden (de investeringskosten en de hieruit voortvloeiende kapitaallasten niet meegerekend). Ook mag de nieuwe situatie niet leiden tot kostenverhogingen voor de individuele gebruikers.

2.4

De visie van betrokkenen

Vanuit de gevoerde interviews blijkt nog geen breed gedragen visie bij de verschillende betrokkenen op de invulling van het facilitair bedrijf. Enerzijds betreft het dan de vraag binnen welke vorm en onder wiens verantwoordelijkheid het beheer en de exploitatie van De Voorste Venne in de toekomst het beste plaats kan vinden. Anderzijds gaat het om het toekomstige takenpakket van het facilitair bedrijf. Wel onderschrijven alle partijen het feit dat de in de vorige paragraaf beschreven ambities uitsluitend gerealiseerd kunnen worden indien sprake is van een substantiële aanpassing van de bestaande wijze van beheer en exploitatie. De verschillende betrokken partijen hebben allen ingestemd met het vlekkenplan waarvan de highlights in de vorige paragraaf zijn beschreven. Een aantal organisaties ziet ook grote voordelen in het nieuwe exploitatieconcept met een centrale ontmoetingsfunctie en multifunctioneler gebruik van ruimten. Andere partijen zijn terughoudender en spreken de vrees uit dat centralisatie gepaard gaat met hogere kosten, gederfde inkomsten en een verlies van identiteit van de eigen organisatie en betrokkenheid van de leden of gebruikers. Ook geven partijen aan twijfels te hebben bij de mogelijkheid de ambities daadwerkelijk te realiseren. Met uitzondering van Stichting De Voorste zien de verschillende organisaties het beheren en exploiteren van een multifunctionele voorziening niet als hun core business. Wel willen zij op een of andere wijze betrokken worden bij de exploitatie. Het draagvlak om Stichting De Voorste Venne invulling te laten geven aan het facilitair bedrijf is bij een aantal betrokkenen gering. Tijdens de workshop, waar alle belangrijke participanten bij aanwezig waren, ontstond brede steun voor het idee de mogelijkheid van een stichting bestaande uit meerdere (hoofd)gebruikers verder te onderzoeken. Wel werd aangegeven dat deze beheersvorm 8


weliswaar het best aansluit bij het streven naar multifunctionaliteit en gezamenlijkheid maar tevens de meest complexe vorm betreft. Een zorgvuldig opgezet en doorlopen proces om van de huidige tot de gewenste toekomstige situatie te komen wordt dan ook noodzakelijk geacht. Stichting De Voorste Venne heeft er een voorkeur voor om zelf invulling te geven aan het facilitair bedrijf.

9


3

Een passende beheersstructuur 3.1

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt op basis van een beschouwing van de mogelijkheden een voorstel gepresenteerd voor een passende beheersstructuur voor De Voorste Venne. Daarbij wordt de term beheersstructuur als volgt gedefinieerd: •

•

•

Beheersvorm: de juridische structuur c.q. rechtspersoon van het facilitair bedrijf. Voorkomende beheersvormen zijn bijvoorbeeld de gemeentelijke organisatie, de stichtingsvorm en de besloten vennootschap; Beheersorganisatie: de inhoudelijke invulling van het facilitair bedrijf die betrekking heeft op de bedrijfsvoering, de verdeling van taken en verantwoordelijkheden en planning & control; Beheersstructuur: het geheel van beheersvorm en beheersorganisatie. Een beschrijving van de beheersstructuur bevat derhalve zowel de juridische constructie als de inhoudelijke invulling van het facilitair bedrijf.

In paragraaf 3.2 worden de mogelijke beheersvormen voor culturele centra beschouwd. Vervolgens wordt aan de hand van een door Synarchis ontwikkeld toetsingskader in paragraaf 3.3 een voorstel gedaan voor de best passende beheersvorm voor het facilitair bedrijf van De Voorste Venne. Tot slot wordt in paragraaf 3.4 uitwerking gegeven aan de beheersorganisatie.

3.2

Beschouwing mogelijke beheersvormen

In de dagelijkse praktijk van beheer en exploitatie van culturele centra kunnen de volgende vier beheersvormen worden onderscheiden: 1. 2. 3. 4.

Gemeentelijke beheer; Volledige uitbesteding aan een stichting; Volledige uitbesteding aan een commerciële exploitant; Gedeeltelijke uitbesteding.

Voor de volledigheid wordt gemeentelijk beheer als mogelijke beheersvorm meegenomen in de beschouwing. Daarbij moet worden opgemerkt dat de gemeente Heusden er voor gekozen heeft niet zelf de verantwoordelijkheid te dragen voor beheer en exploitatie van De Voorste Venne. Het ligt ook niet voor de hand dat de gemeente in de toekomst deze verantwoordelijkheid wel gaat dragen. In het vervolg van deze paragraaf wordt per beheersvorm een algemene beschouwing gegeven, waarna de beheersvormen worden beoordeeld aan de hand van de zes indicatoren waaruit het door Synarchis ontwikkelde toetsingskader is opgebouwd.

10


Gemeentelijke beheer Nog altijd kiezen gemeenten ervoor maatschappelijke voorzieningen als culturele centra zelf te beheren en te exploiteren. De trend is wel dat deze beheersvorm aan populariteit inboet. Daarvoor kunnen de volgende redenen worden onderscheiden: • •

•

Gemeenten beperken zich steeds meer tot hun kerntaken (meer regie en minder uitvoering); Gemeenten komen tot het besef dat binnen de eigen organisatie (op onderdelen) de specifieke deskundigheid ontbreekt om adequaat uitvoering te geven aan het beheer en de exploitatie van voorzieningen als culturele centra; Gemeenten willen geen (directe) verantwoordelijkheid dragen voor de (financiële) risico’s.

Bij gemeentelijk beheer zijn de medewerkers van het facilitair bedrijf in dienst van de gemeente. Het afdelings- of sectorhoofd is direct leidinggevende van de directeur die op zijn beurt de andere medewerkers aanstuurt. De gemeentelijke bemoeienis is in alle opzichten groot, zowel bij het bepalen van visie en beleid (programmering, subsidies, tarieven, openstelling) als op het gebied van beheer en exploitatie (administratie, onderhoud, verhuur, promotie). Een variant binnen gemeentelijk beheer is interne verzelfstandiging. Het facilitair bedrijf wordt dan op financieel en organisatorisch opzicht ‘ontvlecht’ van de gemeentelijke organisatie met versterking van de bedrijfsmatigheid en slagvaardigheid als doel. Door middel van contractmanagement of budgetfinanciering worden bevoegd- en verantwoordelijkheden gedecentraliseerd en worden taakstellende inhoudelijke en financiële afspraken gemaakt tussen de gemeente en de contractmanager. Volledige uitbesteding aan een stichting In de jaren ’70 en ’80 en ’90 van de vorige eeuw zijn talloze stichtingen opgericht ten behoeve van het beheer en de exploitatie van maatschappelijke voorzieningen. Zo heeft ook stichting De Voorste Venne bij de ingebruikname van het cultureel centrum het levenslicht gezien. Stichtingen werden en worden door veel gemeenten beschouwd als een ideale vorm voor mobilisatie en betrokkenheid van het maatschappelijke veld. De invulling van het bestuur van een stichting biedt de mogelijkheid belangen (bijvoorbeeld van gebruikers) te waarborgen en specifieke expertise van (doorgaans vrijwillige) bestuursleden aan de organisatie toe te voegen. De exploitatie is in deze beheersvorm niet gericht op het maken van winst maar op het verwezenlijken van maatschappelijke doelen binnen financiële en juridische kaders die zijn vastgelegd in overeenkomsten (huur, exploitatie, subsidie). Stichtingen kunnen tegenvallers in de exploitatie opvangen mits zij in de gelegenheid worden gesteld weerstandsvermogen op te bouwen. Voordeel hiervan is dat niet iedere tegenvaller in de exploitatie direct tot een extra subsidiebehoefte hoeft te leiden. Soms kiezen gemeenten er voor invloed c.q. zeggenschap in stichtingen te versterken door bestuursparticipatie (in de regel door wethouders). Vanuit het oogpunt van een transparante relatie tussen gemeente en stichting (‘geen dubbele petten’) onthouden verreweg de meeste gemeenten zich inmiddels echter van dergelijke participatie. De medewerkers zijn in de regel in dienst van de stichting (soms gedetacheerd vanuit de gemeente).

11


In de loop van de jaren ’90 is de populariteit van stichtingen enigszins onder druk komen te staan. Daarvoor zijn de volgende redenen aan te wijzen: •

•

•

Tegenvallende financiële resultaten (soms het gevolg van een gebrekkige exploitatie, maar vaak ook door korting op subsidies) leiden tot fricties tussen gemeenten en stichtingsbesturen; De complexiteit van nieuwe geclusterde en multifunctionele maatschappelijke voorzieningen wordt door gemeenten minder toevertrouwd aan ‘vrijwillige’ stichtingsbesturen; Vooral voor kleinere stichtingen blijkt het lastig om de vervanging van bestuursleden goed te regelen, hetgeen negatieve gevolgen heeft voor de kwaliteit en continuïteit van de organisatie.

De afgelopen jaren lijkt er een zekere revival plaatst te vinden ten faveure van stichtingen. Met name bij stichtingen met een omvangrijk takenpakket blijkt het bestuursmodel met een Raad van Toezicht en een directeur/bestuurder goed te (kunnen) werken. De directeur/bestuurder fungeert in dergelijke stichtingen als een lokaal, regionaal en soms landelijk duidelijk herkenbare maatschappelijk ondernemer die in staat is zowel het maatschappelijk als ook het economisch rendement van de betreffende voorziening(-en) op een hoog niveau te brengen en te houden. Volledige uitbesteding aan een commerciële exploitant Met de teruglopende populariteit van de stichtingsvorm in de jaren ’90 van de vorige eeuw en als resultante van menig kerntakendiscussie is de afgelopen 20 jaar een opkomst van commerciële exploitanten waarneembaar. Het kunnen overlaten van alle taken en verantwoordelijkheden op het gebied van beheer en exploitatie met inbegrip van de daarmee verbonden risico’s is voor menig gemeente aanleiding (geweest) om te kiezen voor marktwerking. Een beperkt aantal commerciële partijen is in de loop der jaren uitgegroeid tot landelijk opererende exploitatiemaatschappijen of facilitaire bedrijven, waarin op basis van gestandaardiseerde en in de praktijk beproefde en getoetste concepten en modellen het beheer en de exploitatie van (onder meer) culturele centra wordt vormgegeven. Omdat de winst voor een groot deel wordt gehaald uit gecentraliseerde schaal- en efficiencyvoordelen is in veel gevallen slechts beperkt sprake van een sterk ontwikkeld lokaal ondernemerschap. Naast de landelijk opererende exploitatiemaatschappijen en facilitaire bedrijven kan de commerciële exploitatie van maatschappelijke voorzieningen als culturele centra ook vorm krijgen door beheer en exploitatie in handen te geven van lokaal of regionaal opererende horecaondernemers. Vooral in voorzieningen met een uitgebreide horeca kunnen horecaondernemers een substantiële toegevoegde waarde leveren. Een commerciële exploitant wordt in de regel geselecteerd op basis van een aanbestedingsprocedure. Met de economisch meest voordelige partij (combinatie van prijs en kwaliteit) worden overeenkomsten gesloten (huur, exploitatie, subsidie). De medewerkers treden in dienst van de commerciële exploitant. De exploitatie is in deze beheersvorm gericht op 1 het maken van winst binnen de door de gemeente vastgestelde kaders. Dit betekent dat 1

In veel gevallen vraagt ook een commerciële exploitant van de gemeente een financiële bijdrage voor het exploiteren van een cultureel centrum. Dit is zeker het geval indien maatschappelijke kaders (gebruik, tarieven, openstelling) voor de exploitatie contractueel dienen te worden vastgelegd. De winst van de exploitant begint dan derhalve al vanaf een negatief exploitatieresultaat ter hoogte van de door de gemeente verstrekte financiële bijdrage (subsidie). 12


contractueel goed moet worden vastgelegd welke voorwaarden de gemeente aan de exploitant stelt met betrekking tot de maatschappelijke functie van de voorziening. De gemeente kan er voor kiezen de exploitatierisico’s voor rekening te laten komen van de exploitant, die daarvoor dan een zogenoemde risicovergoeding in rekening zal brengen. Gedeeltelijke uitbesteding Gedeeltelijke uitbesteding dient in deze beschouwing gezien te worden in combinatie met de drie eerder genoemde beheersvormen. De partij (gemeente, stichting of commerciële exploitant) die eindverantwoordelijk is voor het facilitair bedrijf van De Voorste Venne, kan er voor kiezen om onderdelen van het beheer en de exploitatie uit te besteden aan zogenoemde leveranciers. In geval van uitbesteding aan een stichting of een commerciële exploitant is het niet meer de gemeente die verantwoordelijk is voor keuzes op het gebied van gedeeltelijke uitbesteding. Wel kan de gemeente in overeenkomsten restricties opnemen of vastleggen dat de gemeente goedkeuring moet verlenen als de betreffende stichting of commerciële exploitant er voor kiest om onderdelen van beheer en exploitatie uit te besteden. Voor gedeeltelijke uitbesteding kunnen de volgende motieven worden onderscheiden: •

• •

De betreffende onderdelen behoren niet tot de ‘core business’ van het facilitair bedrijf. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor de horeca-exploitatie, de theaterexploitatie of voor de organisatie van evenementen; De vereiste capaciteit/deskundigheid is op onderdelen onvoldoende aanwezig. Denk bijvoorbeeld aan onderhoud, administratie, marketing en promotie; Uitbesteding op onderdelen leidt tot betere prijs/kwaliteit verhoudingen, bijvoorbeeld op het gebied van schoonmaak.

3.3

Voorstel best passende beheersvorm

Om tot een gemotiveerd voorstel voor de best passende beheervorm voor het facilitair bedrijf van De Voorste Venne te komen worden de in paragraaf 3.2 beschouwde beheersvormen afgezet tegen de volgende zes toetsingscriteria: • • • • • •

Waarborgen van de maatschappelijke functie; Mogelijkheden om een efficiënte bedrijfsvoering in te richten (ook in relatie tot de inzet van vrijwilligers; Vermogen om marktgericht te opereren; Waarborgen van de stabiliteit en continuïteit van de organisatie; Mogelijkheden om risico’s en aansprakelijkheden goed te kunnen toewijzen; Draagvlak (met name bij gemeente en gebruikers).

Alvorens tot een voorstel te komen worden eerst de zes criteria kort nader toegelicht. Waarborgen maatschappelijke functie Het (gerevitaliseerde) cultureel centrum De Voorste Venne is en blijft zonder twijfel één van de belangrijkste maatschappelijke voorzieningen in Heusden. Gelet op het type gebruik en de functionaliteit is De Voorste Venne primair de plek waar culturele en maatschappelijke activiteiten en ontmoetingen worden gefaciliteerd en gestimuleerd. Daarnaast, en bij voorkeur aanvullend op en ten dienste van de maatschappelijke en culturele functie, dient ook 13


de commerciële functie van De Voorste Venne ingevuld te worden. Daarbij wordt met name gedoeld op de horeca-exploitatie en het organiseren en faciliteren van commerciële activiteiten en evenementen. Door de directe politieke en ambtelijke aansturing en het ontbreken van commerciële belangen verloopt de waarborging van de maatschappelijke functie het makkelijkst bij gemeentelijk beheer. In geval van uitbesteding aan een stichting, bij uitbesteding aan een commerciele exploitant of bij gedeeltelijke uitbesteding zal de maatschappelijke functie goed vastgelegd moeten worden in overeenkomsten. Bij uitbesteding aan een commerciële exploitant geldt dat sprake is van een ‘natuurlijk' spanningsveld tussen het optimaliseren van het maatschappelijk rendement en het streven naar winstmaximalisatie. Van belang is dat de afgesloten overeenkomsten geen ‘dode letters’ worden. Als eigenaar en vanuit haar regierol op het gebied van cultureel en maatschappelijk beleid dient de gemeente in gesprek te blijven met de exploitant van De Voorste Venne. Efficiënte bedrijfsvoering De effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering van het facilitair bedrijf dient te worden ondersteund en gestimuleerd. Er moet met andere woorden sprake zijn van een prestatiegerichte planning, uitvoering en evaluatie van taken en verantwoordelijkheden. Ten behoeve van een doelmatige inzet van (publieke) middelen moeten efficiencyprikkels worden ingebouwd en dient een adequaat functionerend planning & control-model te worden gehanteerd. Een stichting en een commerciële exploitant zullen binnen geformuleerde uitgangspunten en randvoorwaarden een prestatiegerichte exploitatie kunnen realiseren. Ten opzichte van professionele (al dan niet commerciële) vormen van beheer heeft een stichting het voordeel dat een beroep op vrijwilligers kan worden gedaan. Dit geldt in de regel voor bestuursleden, maar soms ook voor de invulling van uitvoerende functies. Efficiencyprikkels zullen bij uitbesteding aan een commerciële exploitant het grootste effect sorteren als sprake is van een gesloten-eind exploitatie, waarbij de exploitatierisico’s van De Voorste Venne voor rekening zijn van de exploitant. Daarvoor zal door een commerciële exploitant wel een vergoeding (risicofee) in rekening worden gebracht. De efficiëntie van de bedrijfsvoering kan er verder bij gebaat zijn onderdelen uit te besteden. Marktgericht opereren De exploitatie van De Voorste Venne stelt eisen aan de marktkennis en marktbenadering van het facilitair bedrijf. Promotie en productontwikkeling zijn belangrijke aspecten bij het realiseren van een zo optimaal mogelijk maatschappelijk en economisch rendement. Flexibiliteit in de dienstverlening is onontbeerlijk, gelet op de diversiteit aan functies en activiteiten binnen De Voorste Venne. Marktgerichtheid, flexibiliteit en innovativiteit zijn in de regel binnen kleinere gemeentelijke organisaties in mindere mate aanwezig. De marktgerichtheid van een stichting is zeer afhankelijk van de individuele invulling van het bestuur en de bedrijfsleiding. Bij een commerciële exploitant is de marktgerichtheid gewaarborgd door middel van in de markt voortdurende beproefde en getoetste concepten en procedures. Commerciële exploitanten lopen vaak voorop op het gebied van productinnovaties. Op specifieke onderdelen is het goed mogelijk expertise van leveranciers in te huren die bij het facilitair bedrijf niet aanwezig zijn.

14


Waarborgen stabiliteit en continuïteit De gekozen beheersvorm moet voor langere tijd de garantie bieden op een kwalitatief goede exploitatie en instandhouding van De Voorste Venne. Het beperken van de afhankelijkheid van de organisatie is een belangrijk aandachtspunt. Een ander belangrijk aandachtspunt is de revitalisatie van De Voorste Venne. Een voortvarende start van het facilitair bedrijf is van groot belang met het oog op het zo snel mogelijk realiseren van een stabiele beheersorganisatie. Naast gemeentelijk beheer is uitbesteding aan een commerciële exploitant in de regel de beste waarborg voor stabiliteit en continuïteit van de bedrijfsvoering. Met name bij grotere, landelijk opererende exploitatiemaatschappijen en facilitaire bedrijven is de afhankelijkheid van personen beperkt. Op vrijwilligers gestoelde beheersvormen (lees: stichtingen) heten in theorie niet altijd duurzaam te zijn, waarbij geldt dat in de praktijk veel uitzonderingen deze ‘regel’ bevestigen. De stabiliteit en continuïteit van de bedrijfsvoering kan gebaat zijn met de inschakeling van gespecialiseerde leveranciers. Toewijzing risico’s en aansprakelijkheden Aan de exploitatie van De Voorste Venne zijn risico’s verbonden. De exploitant moet zich bewust zijn van de mogelijkheid dat zij aansprakelijk kan worden gesteld voor gebreken op het gebied van bijvoorbeeld de veiligheid en hygiëne binnen de accommodatie. In de toekomstige beheersvorm ligt verscholen wie verantwoordelijk is voor het treffen van de noodzakelijke maatregelen voor het voorkomen c.q. beperken van gebreken en risico’s. Een heldere rolverdeling tussen gemeente en exploitant vormt de basis voor een duidelijke spreiding van risico en aansprakelijkheid. Door de exploitatie uit te besteden neemt de gemeente als eigenaar en regisseur van het maatschappelijk vastgoed maximaal afstand van de verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering van De Voorste Venne. Bijkomend voordeel van een commerciële exploitant is dat afspraken gemaakt kunnen worden over het inbrengen van eigen vermogen en het opbouwen van weerstandsvermogen door middel van winstreserveringen. Dit weerstandsvermogen vormt een buffer voor het ondervangen van exploitatierisico’s. Dit voordeel is tot op zekere hoogte ook aan een stichting toe te kennen als de gemeente een stichting de mogelijkheid biedt uit positieve exploitatieresultaten weerstandsvermogen op te bouwen. Draagvlak Hoewel van meer subjectieve aard blijkt dat draagvlak bij betrokken partijen (met name gemeente en gebruikers) een belangrijke rol speelt bij het succes (of het falen) van een beheersstructuur. Eerder in dit hoofdstuk is al vastgesteld dat de gemeente Heusden, behoudens haar verantwoordelijkheden als eigenaar en subsidieverstrekker, momenteel geen rol speelt in het beheer en de exploitatie van De Voorste Venne. Binnen de gemeente bestaat geen draagvlak om in de toekomst wel een dergelijke rol te gaan spelen. Gedurende het onderzoek is gebleken dat bij de gebruikers draagvlak aanwezig is voor het continueren van de stichtingsvorm, al dan niet in combinatie met het uitbesteden van delen van de bedrijfsvoering. Daarbij geldt nog dat de belangrijkste (hoofd-)gebruikers positief staan tegenover het nemen van verantwoordelijkheid voor een breed gedragen stichting. Onder hen bestaat een breed gedeeld draagvlak dat de stichting als beheersvorm een goede basis is voor de invulling van de ambities die verbonden zijn aan een gerevitaliseerd cultuur centrum De Voorste Venne. 15


In het volgende overzicht worden de vier beheersvormen in samengevatte vorm getoetst aan de zes hiervoor beschouwd criteria. De toetsing resulteert in een beoordeling die varieert van ‘goed’ (+) van ‘gemiddeld’ (0) tot ‘negatief’ (-).

Gemeentelijk beheer Stichting Commerciële exploitant Gedeeltelijke uitbesteding

Maatschappelijke functie +

Efficiënte bedrijfsvoering -

Marktgericht opereren -

Stabiliteit en continuïteit +

Risico’s en aansprakelijkheden -

draagvlak

+

+

0

0

0

+

-

0

+

+

+

-

0

+

0

0

+

0

-

Toetsing van beheersvormen en criteria resulteert in de volgende beschouwing: •

•

•

Gemeentelijk beheer scoort op de meeste criteria negatief. Alleen met betrekking tot het waarborgen van de maatschappelijke functie en op het gebied van stabiliteit en continuïteit onderscheid deze beheersvorm zich in positieve zin; Uitbesteding aan een commerciële exploitant scoort overwegend positief met uitzondering van negatieve scores met betrekking tot het waarborgen van de maatschappelijke functie en het (gebrek aan) draagvlak; Uitbesteding aan een stichting kan bogen op de meeste positieve scores zonder dat daar negatieve scores tegenover staan. In iets mindere mate geldt dat ook voor gedeeltelijke uitbesteding.

Alles overwegend kleven aan gemeentelijk beheer de meeste beperkingen en moet worden aangenomen dat de functies van De Voorste Venne niet altijd goed in overeenstemming te brengen zijn met het winstoogmerk en de commerciële doelstellingen van commerciële exploitanten. Op basis van de beschouwingen in dit hoofdstuk is de conclusie gerechtvaardigd dat uitbesteding aan een stichting de beste waarborgen en perspectieven biedt voor een adequaat beheer en een optimale exploitatie van De Voorste Venne. Met deze beheersvorm wordt aangesloten bij de overwegend positieve ervaringen die in Heusden, maar ook in tal van andere gemeenten zijn opgedaan met deze beheersvorm. De nieuwe stichting moet breder gedragen worden dan de huidige stichting De Voorste Venne. Dit betekent dat niet langer één hoofdgebruiker de verantwoordelijkheid draagt voor het facilitair bedrijf, maar dat de gezamenlijke hoofdgebruikers hier hun verantwoordelijkheid in nemen. Consequentie van de voorgestelde nieuwe stichting is dat de huidige stichting De Voorste Venne zich in de toekomst gaat richten op haar (kern-)taak, de programmering van het theater. De vorming van een breed gedragen stichting vraagt om een zorgvuldig proces waarbij de participanten worden geselecteerd op hun kennis en vaardigheden maar ook op hun vermogen het algemeen belang van het facilitair bedrijf te dienen. Een breed gedragen stichting sluit goed aan bij de ambitie om juist ook door gemeenschappelijke programma’s en initiatieven een levendig cultureel en maatschappelijk centrum te realiseren. Een breed gedragen stichting biedt verder de beste basis om een facilitair bedrijf op te tuigen dat dienstbaar is aan de verschillende gebruikers van De Voorste Venne en hen in de gelegenheid stelt zich meer te richten op hun kernactiviteiten. De uitdaging is bij de inrichting van de nieuwe stichting elementen in te bouwen die er voor zorgen dat ook de marktgerichtheid, de 16


stabiliteit en continuïteit en de verdeling van risico’s en aansprakelijkheden zo goed mogelijk worden geregeld. Daarvoor en voor de verdere invulling van de beheersorganisatie worden in de volgende paragraaf voorstellen uitgewerkt.

3.4

Uitwerking beheersorganisatie

Bij de uitwerking van de toekomstige beheersorganisatie van De Voorste Venne wordt onderscheid gemaakt tussen de strategisch/tactische en de operationele uitwerking.

3.4.1 Strategisch/tactisch De strategisch/tactische uitwerking van de beheersorganisatie is opgebouwd uit de volgende elementen: • • •

Keuze in bestuursmodel; Invulling stichtingsbestuur; Inrichting planning & control.

Bestuursmodel Voor de organisatie van een stichting kan gebruik worden gemaakt van verschillende bestuursmodellen. De meest voorkomende zijn het instructiemodel en het raad-vantoezichtmodel. In het instructiemodel ligt het zwaartepunt bij het bestuur. Het stichtingsbestuur bepaalt het beleid en instrueert de directie die verantwoordelijk is voor de uitvoering. Er wordt in dit model zowel kwalitatief als in tijd veel gevergd van de bestuursleden. In het instructiemodel wordt van bestuursleden verlangd dat zij kennis van de markt hebben en over uitvoerende kwaliteiten beschikken. De directie is in dit model nauw verbonden met het stichtingsbestuur. Het risico zit vooral in een mogelijke vervlechting van taken en verantwoordelijkheden. Het vastleggen van taken en verantwoordelijkheden in statuten en reglementen is van groot belang. In tegenstelling tot het instructiemodel ligt het zwaartepunt bij het raad-van-toezichtmodel bij de directie die tevens het bestuur van de stichting vormt. De directie bepaalt het beleid en voert het beleid uit. Dit betekent dat professionals verantwoordelijk zijn en niet, zoals in het instructiemodel, (vrijwillige) bestuursleden. De directie vertegenwoordigt de stichting bij de gemeente. In de regel zijn de (kwaliteits-)eisen die in het raad-van-toezicht-model gesteld worden aan de directie hoger dan in het instructiemodel. In de volgende figuur worden beide modellen, en in het bijzonder de relatie tussen gemeente, bestuur/raad van toezicht en de directie schematisch weergegeven.

17

Eindrapportage “beheer en exploitatie cultureel centrum De Voorste Venne Instructiemodel

Raad-van-Toezichtmodel

Gemeente 3. Gemeentelijk toezicht op beleid en uitvoering

1.

Gemeente

Overeenstemming beleid

1.

Stichtingsbestuur

2.

Directie

Delegatie beleiduitvoering

Raad van toezicht

Overeenstemming beleid

2. Toezicht en advisering

Directie (professionals) Beleidsbepaling en uitvoering

Het voorstel is om in de eerste fase na vorming van de nieuwe stichting het instructiemodel als bestuursmodel toe te passen. Het bestuur neemt het initiatief en heeft de verantwoordelijkheid om werk te maken van de culturele en commerciële ambities van het gerevitaliseerde cultureel centrum De Voorste Venne. De directie beperkt zich in deze fase vooral tot de vorming van het facilitair bedrijf, de aansturing van de medewerkers en het stroomlijnen van de bedrijfsvoering. In de eerste fase na vorming van de nieuwe stichting zal sprake zijn van een intensievere afstemming met de gemeente over de invulling van de culturele en commerciële ambities en over de vorming van het facilitair bedrijf en de gevolgen die dit heeft voor het realiseren van de financiële taakstellingen. Met het op de kaart zetten van een gerevitaliseerd De Voorste Venne is naar verwachting zeker een periode van twee jaar gemoeid. Na deze eerste fase kan omgeschakeld worden naar het raad-van-toezichtmodel waarbij het zwaartepunt binnen het facilitair bedrijf verschuift naar de directeur/bestuurder. Met de verschuiving van het zwaartepunt veranderen ook de kwaliteitseisen die gesteld worden aan bestuursleden en directie in de twee onderscheiden fases. Dit betekent dat bij de omschakeling naar een raad-van-toezicht-model rekening gehouden moet worden met de vorming van een nieuw bestuur en de aanstelling van een ander type directeur. Deze omschakeling zal gepaard gaan met transitiekosten. Stichtingsbestuur In de huidige situatie bekleedt stichting De Voorste Venne een dubbele rol. Zij vormt feitelijk het facilitair bedrijf maar is tevens één van de hoofdgebruikers van het cultureel centrum. In de loop van het onderzoek is gebleken dat onder de verschillende hoofdgebruikers voorkeur wordt gegeven aan een breder gedragen stichting. Zoals eerder vastgesteld sluit een dergelijke stichting goed aan bij de met de gemeente gedeelde ambitie om met de revitalisering door gemeenschappelijke programma’s en initiatieven een levendig cultureel en maatschappelijk centrum te realiseren.

18


Zoals in deze paragraaf beschreven verandert de rol van het stichtingsbestuur al naar gelang het instructiemodel of het raad-van-toezichtmodel als bestuursmodel wordt aangehangen. In alle gevallen is het functioneren van het bestuur van groot belang voor het functioneren van het facilitair bedrijf in het algemeen en van de medewerkers in het bijzonder. In de eerste fase is het bestuur verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het strategisch beleid en stuurt zij de directeur aan. De leden van het bestuur worden voorgedragen door hoofdgebruikers als stichting De Voorste Venne, stichting De Aleph, stichting Hunenhof, stichting Beheer Centrum voor Podiumkunsten en stichting Openbare Bibliotheek Heusden. In de omstandigheid alle genoemde hoofdgebruikers een bestuurslid inbrengen en geopteerd wordt voor een onafhankelijke voorzitter zou dit resulteren in een bestuur met zes leden. Van de bestuursleden wordt verwacht dat zij opereren vanuit het algemene belang van cultureel centrum De Voorste Venne en dat zij specifieke expertise inbrengen op het gebied van cultuur, financiën, juridische zaken, personeelszaken horeca-/evenementenexploitatie en marketing. Niet alleen op het gebied van beheer en exploitatie maar ook op activiteitenniveau zal een structuur moeten worden ingericht dit leidt tot afstemming en synergie. Daarvoor dienen vertegenwoordigers van de hoofdgebruikers bij de ontwikkeling en uitvoering van programma’s betrokken te worden door middel van werkgroepen, commissies en/of een gebruikersoverleg. Planning & control Voor het volgen en waar nodig bijsturen van bedrijfsresultaten is een adequaat planning & controlinstrumentarium en een gestructureerd (financieel) managementinformatiesysteem noodzakelijk. Het planning & controlinstrumentarium dient in ieder geval uit de volgende zeven onderdelen te bestaan: • • • • • • •

Een (strategisch) visiedocument; Een (operationeel) bedrijfs-/marketingplan; Een meerjaren exploitatiebegroting; Een huur-, exploitatie- en subsidieovereenkomst; Een meerjaren onderhoudsplan; Periodieke managementrapportages (bijvoorbeeld per kwartaal of half jaar); Het jaarverslag (inclusief resultatenrekening).

In het (strategisch) visiedocument worden de ambities en (gekwantificeerde) doelstellingen van het gerevitaliseerde De Voorste Venne vastgelegd. Dit document wordt vertaald in een (operationeel) bedrijfsplan waarin wordt vastgelegd welke middelen worden ingezet en tot welke kosten en baten dit moet leiden (in de vorm van een onderbouwde meerjaren exploitatiebegroting). Het visiedocument en bedrijfsplan met meerjaren exploitatiebegroting worden door de stichting ontwikkeld binnen door de gemeente gestelde of nog te stellen kaders. In de huur- en exploitatieovereenkomst worden de door de gemeente en de stichting gemaakte afspraken en gestelde voorwaarden vastgelegd. Hierbij kan worden gedacht aan afspraken op het gebied van tarieven, openingstijden en onderhoud. Gedurende de contractperiode worden deze voorwaarden in beginsel niet meer gewijzigd. Door de contractperiode gelijk te stellen aan de collegeperiode ontstaat iedere vier jaar de mogelijkheid afspraken en voorwaarden te herijken. De subsidiebehoefte wordt onderbouwd en gemotiveerd door middel van het bedrijfsplan en de meerjaren exploitatiebegroting. Op grond van de algemene subsidieverordening vindt de 19


jaarlijkse subsidievaststelling plaats. Hierbij dient ook te worden bepaald in hoeverre de stichting in staat wordt gesteld positieve exploitatieresultaten te reserveren om weerstandsvermogen op te bouwen voor jaren waarin sprake is van een negatief bedrijfsresultaat. Op basis van het meerjaren onderhoudsplan moet gedurende de contractperiode duidelijk zijn wie voor welke onderhoudswerkzaamheden verantwoordelijk is (‘Onderhouds ABC’). Geadviseerd wordt om een nieuw plan op te stellen na de revitalisering van De Voorste Venne. Uitgangspunt is dat, gelijk aan de bestaande situatie, de gemeente als eigenaar verantwoordelijk voor het groot onderhoud, terwijl de stichting verantwoordelijk is voor het dagelijks onderhoud. Jaarlijks wordt gerapporteerd welke werkzaamheden zijn verricht en hoe de stand van het onderhoud zich op dat moment verhoudt tot de meerjaren onderhoudsraming. De overige planning & control-instrumenten (managementrapportage en jaarverslag) zijn voor de gemeente de controle-instrumenten om te toetsen of de stichting geëxploiteerd wordt binnen de gestelde uitgangspunten en voorwaarden. In de volgende tabel is de verantwoordelijkheidsverdeling tussen de gemeente en stichting uiteen gezet met betrekking tot de verschillende planning & control-instrumenten. Daarbij is als uitgangssituatie voor het instructiemodel gekozen. Zoals eerder vastgesteld zullen in een raad-van-toezichtmodel verantwoordelijkheden verschuiven van bestuur naar directie. Verantwoordelijkheden instructiemodel (strategisch) visiedocument (operationeel) bedrijfs-/marketingplan exploitatiebegroting (inclusief subsidieverzoek) huur-/exploitatie- en subsidie-overeenkomst meerjaren onderhoudsplan managementrapportages jaarverslag/-rekening

Gemeente I I G O/G O/G I G

Bestuur O O O O/G O/G G O

Directie I I I I I O I

O=opstellen, G=goedkeuren en I=ter informatie ontvangen.

3.4.2 Operationeel Na de strategisch/tactische uitwerking van de beheersorganisatie worden in deze paragraaf voorstellen gedaan voor de operationele uitwerking. De belangrijkste operationele taken van het facilitair bedrijf hebben betrekking op: • • • • • • • • • •

Openen en sluiten van het gebouw (met inbegrip van beveiliging); Bemensing van de receptie (inclusief telefonische bereikbaarheid en kaartverkoop theater); Uitvoering van het (dagelijks) onderhoud; Uitvoering van schoonmaakwerkzaamheden; Verhuur van (multifunctionele) ruimten; Exploitatie van de centrale horeca; Exploitatie van de evenementenhal; Marketing en promotie (met name in relatie tot de verhuur van ruimten en de exploitatie van horeca en evenementenhal); Administratie (in relatie tot beheer en exploitatie van De Voorste Venne); Centrale inkoop (idem).

20


Het behoort tot de verantwoordelijkheid van het bestuur van de stichting om op basis van strategische afwegingen en kosten/baten-analyses keuzes te maken ten aanzien van de wijze waarop deze operationele taken worden uitgevoerd. In essentie bestaan daarbij de volgende drie opties: • • •

Het facilitair bedrijf voert alle taken zelf uit; Het facilitair bedrijf laat zoveel mogelijk over aan de gebruikers (zelfwerkzaamheid); Het facilitair bedrijf schakelt waar nodig gespecialiseerde partijen/leveranciers in2.

De uitvoering van genoemde operationele taken behoort niet tot de kerntaken van de verschillende (hoofd-)gebruikers van De Voorste Venne, maar wel tot die van het facilitair bedrijf. Om deze reden, maar ook omdat de praktijk leert dat centrale aansturing en afstemming kan resulteren in schaal- en efficiencyvoordelen (prijs en kwaliteit), is het uitgangspunt dat het facilitair bedrijf in beginsel de verantwoordelijkheid krijgt over de uitvoering van alle operationele taken in De Voorste Venne. Hiermee wordt duidelijkheid, samenhang en flexibiliteit in de bedrijfsvoering bewerkstelligd, wordt de centrale aansturing en afstemming vergemakkelijkt en is sprake van gelijkgeschakelde arbeidsvoorwaarden voor de medewerkers van het facilitair bedrijf. Bij gebleken succes bestaat de mogelijkheid dat het facilitair bedrijf zich ontwikkelt (groeimodel) tot een zogenoemd shared service centre dat ook diensten gaat leveren aan de gebruikers van De Voorste Venne en wellicht andere maatschappelijke voorzieningen en instellingen. In de praktijk van het facilitair bedrijf zullen dwarsverbanden gelegd kunnen worden tussen de exploitatie van de centrale horeca, de bemensing van de receptie, de uitvoering van schoonmaakwerkzaamheden en het openen en sluiten van het gebouw. De verwachting is gerechtvaardigd dat als bijvoorbeeld de exploitatie van de centrale horeca wordt uitbesteed er spanning komt op commercieel minder interessante openingstijden, maar dat horecamedewerkers ook op dalmomenten minder gemakkelijk zijn in te zetten voor de uitvoering van andere operationele werkzaamheden. In het vervolg van deze paragraaf wordt verder uitwerking gegeven aan het algemene uitgangspunt dat het facilitair bedrijf in beginsel verantwoordelijk is voor de uitvoering van alle operationele taken. Dit gebeurt aan hand van een nadere invulling van de volgende functies: • • •

De receptiefunctie; De horeca- en ontmoetingsfunctie; De verhuur- en evenementenfunctie.

Receptiefunctie Het gerevitaliseerde cultureel centrum De Voorste Venne krijgt de beschikking over een centrale receptie met daarboven de kantoorruimten van het facilitair bedrijf. Een permanente bezetting van de receptie zal bijdragen aan een optimale (telefonische) bereikbaarheid en toegankelijkheid van het centrum en zal dan ook door de gebruikers van De Voorste Venne op prijs worden gesteld en bijdragen aan een herkenbare en kwalitatief goede uitstraling van het centrum. Voor een efficiënte invulling van de receptiefunctie is het van belang dat de betreffende medewerkers ook ingezet worden voor administratieve werkzaamheden.

2 Bij het inschakelen van gespecialiseerde partijen/leveranciers geldt in de regel als restrictie dat de looptijd van overeenkomsten met derden de looptijd van de overeenkomsten tussen stichting en gemeente niet mag overschrijden (tenzij met goedkeuring van de gemeente).

21


Horeca- en ontmoetingsfunctie De ambitie van een centrale ontmoetingsfunctie in De Voorste Venne kan niet los worden gezien van een goed functionerende centrale horeca. Daarvoor is specifieke expertise bij het facilitair bedrijf op bestuurlijk en professioneel niveau een eerste vereiste. Een ander vereiste is dat daadwerkelijk sprake is van één centrale horeca en dat decentrale voorzieningen zoveel mogelijk vermeden worden. Alleen logistieke en bedrijfs-economische argumenten kunnen aanleiding zijn van dit uitgangspunt af te wijken. Zo zal in overleg met de stichting Hunenhof vastgesteld moeten worden of ook de seniorensociëteit in de toekomst gebruik zal gaan maken van horeca onder verantwoordelijkheid van het facilitair bedrijf. Daar waar (hoofd-)gebruikers afstand doen van een eigen horecavoorziening zal compensatie plaats moeten vinden voor gederfde (netto) inkomsten. Uit bijlage 3 blijkt dat vooral bij stichting Hunenhof sprake is van een substantieel netto horecaresultaat (barinkomsten -/barkosten = € 33.500,- in 2010). Bij een compensatie dienen ook financiële voordelen voor gebruikers betrokken te worden die gepaard gaan met de in dit hoofdstuk voorgestelde beheersstructuur en de revitalisatie van de accommodatie. Verhuur- en evenementenfunctie Het facilitair bedrijf heeft zowel op bestuurlijk als op professioneel niveau de verantwoordelijkheid om de verhuur- en evenementenfunctie van een gerevitaliseerd cultureel centrum De Voorste Venne op een zo hoog mogelijk plan te tillen. Met betrekking tot de verhuurmogelijkheden moet wel in ogenschouw genomen worden dat dit mede afhankelijk is van de huisvesting van de bibliotheek en van de opstelling van de gemeente om maatschappelijke en culturele instellingen te bewegen hun activiteitenaanbod in De Voorste Venne onder te brengen. In het volgende hoofdstuk wordt een prognose gegeven voor het te verwachten gebruik en de daarmee verband houdende omzet. Tot slot van deze paragraaf worden de consequenties van de beoogde vorming van het facilitair bedrijf geschetst aan de hand van de volgende onderwerpen: • • •

De theaterfunctie; De hoofdgebruikers; De medewerkers.

Theaterfunctie De theaterexploitatie valt niet onder de verantwoordelijkheid van het facilitair bedrijf maar blijft de verantwoordelijkheid van stichting De Voorste Venne. Wel zal het facilitair bedrijf operationele ondersteuning bieden zodat stichting De Voorste Venne zich kan richten op haar kernactiviteit (het binnen de financiële kaders verzorgen van een uitdagende programmering). In de praktijk betekent dit dat het facilitair bedrijf zorgdraagt voor telefonische bereikbaarheid, telefonische kaartverkoop/kassafunctie en de coördinatie met betrekking tot de theatertechnici zal verzorgen. Uitgangspunt is dat stichting De Voorste Venne een formatie behoudt van 0,25 fte ten behoeve van de toekomstige programmering, contacten met impresariaten en afstemming met het facilitair bedrijf rond voorstellingen.

22


Hoofdgebruikers Bij de vorming van het in deze rapportage voorgestelde facilitair bedrijf zijn voor de hoofdgebruikers de volgende uitgangspunten en randvoorwaarden van toepassing: •

•

•

De implementatie van de nieuwe beheersstructuur mag niet ten koste gaan van de continuïteit van het gebruik. De motivatie bij de voorgestelde beheersstructuur is voor een belangrijk deel gelegen in het versterken van de positie van de hoofdgebruikers doordat zij zich in de toekomst meer kunnen gaan toeleggen op hun kernactiviteiten (organiseren van activiteiten); Door middel van primaatovereenkomsten moet het gebruik door hoofdgebruikers van ruimten in De Voorste Venne worden gewaarborgd en moeten heldere afspraken worden gemaakt over de rechten van de hoofdgebruikers en de mogelijkheden om ruimten aan derden te verhuren; De implementatie van de nieuwe beheersstructuur mag niet ten koste gaan van het kwaliteitsniveau van de dienstverlening.

Het onderbrengen van de operationele taken bij het facilitair bedrijf heeft organisatorische gevolgen voor met name stichting De Voorste Venne, stichting De Aleph en stichting Beheer Centrum voor Podiumkunsten (“De Brugzaal”). Zoals eerder beschreven zal stichting De Voorste Venne zich in de toekomst moeten gaan beperken tot de programmering van het theater. Net als voor stichting De Voorste Venne geldt ook voor stichting De Aleph een splitsing van inhoudelijke (lees: activiteit gerelateerde) en facilitaire werkzaamheden. De beheerders van stichting De Aleph en de medewerkers van stichting De Voorste Venne die momenteel belast zijn met facilitaire werkzaamheden maken de overstap naar het facilitair bedrijf. Met de vorming van het facilitair bedrijf verdwijnt de functie van stichting Beheer Centrum voor Podiumkunsten als facilitaire organisatie voor De Brugzaal. De gebruikers van De Brugzaal onderhouden in de nieuwe situatie immers een directe (huur-)relatie met het facilitair bedrijf dat op operationeel gebied deze gebruikers faciliteert. Stichting Beheer Centrum voor Podiumkunsten kan wel een belangrijke functie blijven vervullen als belangenbehartiger voor de vaste gebruikers van De Brugzaal en als platform voor inhoudelijke afstemming en coördinatie tussen deze gebruikers. In die hoedanigheid kan stichting Beheer Centrum voor Podiumkunsten ook een rol blijven spelen als hoofdgebruiker met een afvaardiging in het bestuur van het nieuw te vormen facilitair bedrijf. Zoals gesteld behoort de uitvoering van alle operationele taken in De Voorste Venne in beginsel toe aan het facilitair bedrijf. Om redenen van praktische aard gelden hierop de volgende uitzonderingen: •

•

Omdat de medewerkers van stichting De Aleph en stichting De Voorste Venne overgaan naar het facilitair bedrijf zullen de betreffende medewerkers van het facilitair bedrijf zorgdragen voor het in gereedheid brengen van de ruimten in het kunstencentrum en het theater. Voor het overige blijven de hoofdgebruikers bij de uitvoering van hun eigen activiteiten zelf verantwoordelijk voor het in gereedheid brengen van de ruimte waar zij hoofdgebruiker van zijn; Het openen en sluiten van ruimten kan in de praktijk op momenten worden overgelaten aan de respectievelijke hoofdgebruikers. Daarbij zal op basis van een kosten/baten-analyse en met inachtneming van veiligheidsaspecten onderzocht moeten worden wat de mogelijkheden zijn van een gebouwbeheersysteem;

23


•

•

•

De hoofdgebruikers blijven rechtstreeks telefonisch bereikbaar, maar kunnen gebruik maken van de telefooncentrale van het facilitair bedrijf. De telefonische bereikbaarheid van het theater wordt volledig verzorgd door het facilitair bedrijf; De hoofdgebruikers blijven hun eigen administratie voeren voor zover die verband houdt met het activiteitenaanbod. De verkoopadministratie van het theater wordt uitgevoerd door het facilitair bedrijf. De hoofdgebruikers blijven ook zelf verantwoordelijk voor het aanvragen van subsidie en het afleggen van verantwoording aan de gemeente over de uitgevoerde activiteiten en ontvangen subsidie; De hoofdgebruikers blijven verantwoordelijk voor de inkoop van materialen voor zover die direct verband houden met de eigen activiteiten. Daar waar sprake is van schaalvoordelen door gezamenlijke inkoop kan een beroep worden gedaan op het facilitair bedrijf.

Medewerkers Het voorstel is om alle (professionele) medewerkers die momenteel vanuit de verschillende hoofdgebruikers in De Voorste Venne operationele taken uitvoeren in dienst te laten treden van de nieuwe stichting (lees: het facilitair bedrijf). Dit heeft met name betrekking op de medewerkers van stichting De Voorste Venne en stichting De Aleph. Uiteraard dient bij de implementatie van de nieuwe beheersstructuur de rechtspositie van betrokken medewerkers in acht genomen te worden. Uitgangspunt bij de inrichting van het facilitair bedrijf is dat de taken met eigen, professionele medewerkers worden uitgevoerd. In de exploitatie (hoofdstuk 4) wordt geen rekening gehouden met de inzet van vrijwilligers. Dit betekent niet dat er binnen het facilitair bedrijf geen ruimte is voor vrijwilligers. De inzet van vrijwilligers heeft een maatschappelijke functie en kan ten goede komen aan de kwaliteit van de dienstverlening zonder dat dit gepaard gaat met extra kosten. Het bestuur van het te vormen facilitair bedrijf zal een visie moeten ontwikkelen op het personeelsbeleid en de mogelijke rol daarin voor vrijwilligers. Zoals eerder in deze paragraaf gesteld behoort het tot de verantwoordelijkheid van het bestuur van de stichting om op basis van strategische afwegingen en kosten/baten-analyses keuzes te maken ten aanzien van de wijze waarop deze operationele taken worden uitgevoerd. Zo wordt voor de uitvoering van schoonmaakwerkzaamheden momenteel onder andere een beroep gedaan op gesubsidieerde arbeidskrachten van WML. Uit maatschappelijk oogpunt is het verdedigbaar dat uitbesteding van deze taak in stand wordt gehouden. Continuering van de bestaande situatie moet worden afgezet tegen de voordelen van schoonmaak in eigen beheer. In het volgende hoofdstuk worden de gemaakte keuzes met betrekking tot de invulling van de beheersorganisatie op onderdelen nader onderbouwd en vertaald in een exploitatiebegroting.

24


4

De exploitatie 4.1

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt invulling gegeven aan de exploitatie van De Voorste Venne na de revitalisatie en binnen de in het vorige hoofdstuk geschetste beheersstructuur. In paragraaf 4.2 wordt de exploitatieopzet beschreven op de onderdelen personele organisatie, tarieven en gebruik/bezetting. Op basis van de in deze paragraaf geschetste uitgangspunten en randvoorwaarden wordt vervolgens in paragraaf 4.3 de exploitatiebegroting voor het nieuwe facilitair bedrijf weergegeven voorzien van een uitgebreide toelichting. In de afsluitende paragraaf wordt de exploitatiebegroting door middel van een aantal aanvullende analyses in perspectief geplaatst.

4.2

Exploitatieopzet

Zoals in hoofdstuk 2 is beschreven wordt het culturele centrum in de huidige situatie beheerd en geëxploiteerd door Stichting De Voorste Venne. De gecomprimeerde staat van baten en lasten voor de exploitatiejaren 2009 en 2010 alsmede de begroting van de stichting voor 2011 zijn bij het opstellen van de exploitatieopzet en de begroting voor het facilitair bedrijf betrokken3. Zoals in hoofdstuk 2 aangegeven zijn de partijen die op permanente basis ruimte huren hiermee in de bestaande situatie zelf verantwoordelijk voor het beheer en de exploitatie van de betreffende ruimte. In bijlage 3 is aangegeven welke kosten door hen worden gemaakt op de verschillende beheer en exploitatietaken. Met name voor de Aleph betreft het hier een indicatie. Enerzijds is dit het gevolg van het feit dat de organisatie gebruik maakt van meerdere locaties en de beheer- en huisvestingskosten in dit opzicht niet zijn uitgesplitst. Anderzijds worden beheerwerkzaamheden zoals schoonmaak, onderhoud, barbezetting en ruimtebeheer uitgevoerd door dezelfde beheerders (die ook nog andere werkzaamheden voor hun rekening nemen). Ook hier is geen exact inzicht in de tijdbesteding aan de verschillende werkzaamheden. Personele organisatie Stichting De Voorste Venne geeft in de bestaande situatie invulling aan haar bestaande verantwoordelijkheden met de volgende personele formatie: • • • • • • •

Directeur: Bedrijfsleider horeca: Beheerder/TD: Administratie/secretariaat: Marketing/PR: Schoonmaak: Horeca:

0,45 fte 0,80 fte 0,90 fte 0,80 fte 0,45 fte 0,65 fte (oproepkrachten) afhankelijk van activiteiten (oproepkrachten).

3

Op verzoek van Stichting De Voorste Venne zijn deze financiële overzichten niet als bijlage bij deze rapportage opgenomen. Wel worden deze cijfers vertrouwelijk ter inzage aangeboden. 25


In de bestaande situatie wordt door Stichting De Voorste Venne derhalve met eigen medewerkers invulling gegeven aan beheer- en exploitatietaken. Dit geldt deels ook voor de Aleph die daarnaast ook schoonmaakcapaciteit inhuurt. De bibliotheek en de Hunenhof huren medewerkers in van de sociale werkvoorziening WML. De Brugzaal en HTR maken uitsluitend gebruik van vrijwilligers. In onderstaande tabel wordt een indicatief overzicht gegeven van de huidige ingezette formatie ten behoeve van schoonmaak en beheer/onderhoud. Invulling beheertaken huidige situatie DVV Aleph Schoonmaak (*) 0,65 0,8 Beheer/klein onderhoud 0,9 1,5

Bibliotheek 0,5 0

Hunenhof 0,45 0

Totaal 2,4 2,4

(*) Schoonmaak bibiliotheek/Hunenhof door WML. Bij de Aleph is 0,3 fte schoonmaak extern uitbesteed

Uiteraard worden onderhoudswerkzaamheden regelmatig uitgevoerd door externe partijen. Deze inzet laat zich niet goed uitdrukken in formatieplaatsen maar beter in kosten (zie ook bijlage 3). Om de taken te kunnen uitvoeren zoals genoemd in paragraaf 3.4 dient het facilitair bedrijf, rekening houdend met de ervaringen in de huidige situatie, te beschikken over een aantal functies met een bepaalde formatieomvang. In de volgende figuur is dit vormgegeven in een zogenoemd organisatieplaatje. Het gaat hierbij om taken en niet om medewerkers. Het is uitstekend mogelijk dat één medewerker zowel schoonmaak als technische werkzaamheden uitvoert.

Directeur (0,5 fte)

Administratie/Secretariaat/ Centrale receptie (1,5 fte)

Schoonmaak (1,5 fte)

Beheer/TD (2,5 fte)

Horeca (0,5 fte)

PR/marketing (0,5 fte)

Het gaat derhalve in totaal om 7 formatieplaatsen. Uitgangspunt bij de formatiebepaling is dat (uitzonderingen daargelaten) op momenten dat activiteiten plaatsvinden in De Voorste Venne altijd een medewerker van het facilitair bedrijf aanwezig is en sprake is van professionele, betaalde krachten die in dienst zijn van het facilitair bedrijf. Vanwege de goede erva26


ringen in de huidige situatie wordt wel uitgegaan van een continuering van de inzet vanuit WML voor de schoonmaak van de bibliotheek en De Hunenhof. Eventuele inzet van vrijwilligers dient een maatschappelijk doel en kan ten goede komen aan de kwaliteit van de dienstverlening maar zal niet leiden tot een beperking van de formatie. Veel meer dan in de huidige situatie het geval is zal een gespecialiseerd bestuurslid, tezamen met de directeur een rol spelen op het gebied van communicatie en acquisitie voor commerciële evenementen en nieuwe culturele en maatschappelijke activiteiten in De Voorste Venne. In samenwerking met de betreffende medewerker wordt invulling gegeven aan de functie Public Relations en marketing. De directeur heeft geen verantwoordelijkheid meer op de gebieden theaterprogrammering en contacten met impresariaten. Ook bij de overige functies zal naar verwachting meer dan nu het geval is het accent komen te liggen op de horecafunctie en de evenementenfunctie. De in het organigram opgenomen formatie voor de horeca betreft de horecamanager. De operationele horecabezetting wordt ingevuld door middel van oproepkrachten. De omvang van het aantal oproepuren wordt bepaald door de openstellingstijden van de horeca. Hierop wordt in de volgende paragrafen verder ingegaan. Met betrekking tot de functies schoonmaak en beheer/TD wordt ervan uitgegaan dat als gevolg van schaalvoordelen een beperkte efficiencywinst ten opzichte van de bestaande situatie kan worden gerealiseerd. Hier staat tegenover dat met het vrijvallen van de ruimten van Utopia en het poppentheater sprake is van een toename van de verantwoordelijkheden op de gebieden schoonmaak en beheer. Dit zal ook het geval zijn door de geambieerde toename van de gebruiksintensiteit van het gebouw. Ook bij de administratieve en secretariele functie nemen de werkzaamheden rond multifunctionele verhuur. Bij de invulling van de telefonische en fysieke kassafunctie voor het theater wordt aansluiting gezocht bij de bestaande situatie. In eerste instantie wordt uitgegaan van een extra benodigde formatie voor de centrale receptiefunctie van 0,5 formatieplaats. Zoals in het vorige hoofdstuk is aangegeven dient de centrale balie te zijn ingericht als volwaardige werkplek zodat verschillende werkzaamheden kunnen worden gecombineerd. Tarievenstructuur De Voorste Venne beschikt momenteel over een horeca waar diverse soorten consumpties beschikbaar zijn. Buiten chips en snoep zijn geen versnaperingen verkrijgbaar. Uiteraard wordt hier (al dan niet door middel van catering) wel in voorzien rondom evenementen en andere activiteiten. De prijsstelling van de consumpties is met onder meer € 1,75 voor een kop koffie of thee, € 1,80 voor frisdranken, €1,90 voor een biertje en € 2,75 voor een glas wijn markconform. In de nieuwe situatie kan met de huidige tariefstelling worden volstaan, waarbij uiteraard de gebruikelijke indexeringen worden doorgevoerd. Voor de gebruikers die in de huidige situatie over een eigen bar beschikken en in de situatie na revitalisering gebruik maken van de centrale horeca betekent dit dat hogere prijzen van toepassing zijn. In het kader van de transparantie en gewenste bedrijfsmatigere werkwijze wordt geadviseerd om geen differentiatie in tarieven in te voeren4. Ook kan het betekenen dat organisaties door het verdwijnen van horeca-inkomsten met een negatief effect op het exploitatieresultaat worden geconfronteerd. Op dit aspect wordt in paragraaf 4.4 terug gekomen. Ook dienen voor de toekomstige situatie verhuurtarieven te worden vastgesteld voor de verschillende ruimten. Vanwege het feit dat de nieuwe situatie niet mag leiden tot kostenverho4 Indien in een later stadium toch zou worden gekozen voor een differentiatie in de tariefstelling dan heeft dit financiële consequenties die in de exploitatiebegroting dienen te worden verdisconteerd.

27


gingen voor de huidige gebruikers wordt als uitgangspunt genomen dat de tarieven voor permanente verhuur, behoudens de gebruikelijke indexeringen, onveranderd blijven. Wel is het zo dat in de toekomst, rekening houdend met het primaat van de vaste gebruiker, medegebruik door andere gebruikers tot de mogelijkheden behoort. In de volgende paragraaf wordt ingegaan op andere financiële effecten die de revitalisatie kan hebben voor gebruikers. Naast de eerder genoemde derving van horecainkomsten kan bijvoorbeeld ook sprake zijn van wijzigingen in energiekosten, servicekosten en medegebruik van ruimten. Een belangrijke ambitie betreft het multifunctioneler gebruiken van ruimten. In de huidige situatie is feitelijk uitsluitend sprake van multifunctioneel gebruik van de theaterzaal, de foyer, de balletzaal (Pirouette) en de vergaderzaal. De Brugzaal wordt door een drietal verenigingen gebruikt maar wordt permanent verhuurd aan de Stichting Beheer Centrum voor Podiumkunsten. Voor de toekomstige situatie is het de bedoeling dat meerdere ruimten beschikbaar zijn voor multifunctioneel gebruik. Ook ruimten die door de inrichting slechts voor één type gebruik geschikt zijn, staan in principe open voor meerdere gebruikersgroepen. Met het vrijkomen van de ruimte van Utopia en het feit dat de huur van het poppentheater niet wordt verlengd ontstaan twee extra ruimten die permanent beschikbaar zijn voor multifunctionele verhuur. De danszaal Piroutte wordt in de nieuwe situatie gebruikt als opslagruimte voor onder meer de gebruikers van de Brugzaal. In de praktijk zal het naar verwachting niet zo zijn dat alle ruimten daadwerkelijk multifunctioneel verhuurd gaan worden. In onderstaande tabel wordt een tarievenvoorstel gepresenteerd voor die ruimten die naar verwachting het meest op incidentele basis worden verhuurd. Onderscheid wordt gemaakt tussen maatschappelijke tarieven (voor lokale verenigingen) en een marktconform tarief voor commercieel gebruik (dit tarief wordt ook toegepast voor verenigingen en maatschappelijke instellingen van buiten de gemeente Heusden. Tarievenstructuur facilitair Bedrijf (prijsniveau 2011) Verhuurbare Maatschappelijk Ruimte Tarief Theaterzaal 500 Foyer/evenementenruimte 500 Combinatie theaterzaal/foyer als 1 ruimte 750 Utopia (vestzaktheater/poppodium) 100 Voormalig poppentheater 50 Ruimte de Hunenhof 100 De Brugzaal 100 Vergaderzaal 25 Multifunctionele dansstudio de Aleph 100

Commercieel Tarief 1.000 1.000 1.500 200 100 200 200 50 200

Tijdsduur per dag per dag per dag per dagdeel per dagdeel per dagdeel per dagdeel per dagdeel per dagdeel

Bij de bepaling van de tarieven is voor de theaterzaal en foyer de bestaande situatie als uitgangspunt genomen. Voor de andere ruimten is deels aangehaakt bij bestaande tarieven en is tevens uitgegaan van ervaringen bij andere (sociaal-)culturele centra. Het verdient aanbeveling de tarievenstructuur eenvoudig en transparant te houden. Eventueel kan worden overwogen om een differentiatie aan te brengen in ochtend-, middag- en avondgebruik of kan onderscheid worden gemaakt tussen werkdagen en weekenden (eventueel inclusief de vrijdag). Het uurtarief van ruimten bedraagt in principe 25% van het dagdeeltarief. Overwogen kan worden om dit percentage te verhogen tot 30% of 35%. De tarieven voor de theaterzaal zijn inclusief de technische assistentie op de (standaard)gebieden licht en geluid maar exclusief andere technische faciliteiten. Indien ook andere ruimten in de toekomst voor medegebruik in aanmerking komen wordt geadviseerd hiervoor een huurtarief vast te stellen op basis van een vierkante meterprijs van € 0,50,- (maatschappelijk tarief) en € 1- (marktconform tarief) per dagdeel. 28


Verwacht gebruik/bezetting Hoewel in de toekomst geen sprake meer zal zijn van het alleenrecht op het gebruik van een bepaalde ruimte zal er in de meeste gevallen sprake zijn van één hoofdgebruiker. Met deze hoofdgebruiker dienen nieuwe contractuele afspraken te worden gemaakt. Hierin dient te worden vastgelegd dat de hoofdgebruiker primaathouder is voor het gebruik van ruimten. In onderling overleg dient te worden vastgelegd welke tijden op basis van de primaatregeling worden vastgelegd en met welke frequentie het ‘vaste gebruiksrooster’ wordt geactualiseerd. Daarnaast dient te worden vastgelegd onder welke voorwaarden medegebruik kan plaatsvinden. Het gaat dan om de frequentie van medegebruik (uitsluitend incidenteel of mogelijk ook periodiek) en de voorwaarden waaronder medegebruik plaats vindt. Hierbij kan het zo zijn dat additionele eisen worden gesteld aan het toezicht of aan de opbergmogelijkheden van inventaris. De te sluiten contracten dienen een optimale balans op te leveren tussen enerzijds de belangen en behoeften van de hoofdgebruikers en anderzijds de mogelijkheid om het gebruiksrendement van De Voorste Venne te maximaliseren. Met het vrijkomen van Utopia en de ruimte van het poppentheater en het verwachte vertrek van SHJ naar MFA Dillenburg neemt de verhuurbare ruimte substantieel toe. Ruimten als de Brugzaal en (naar verwachting) de multifunctionele dansstudio zijn met name buiten de hoog-courante uren beschikbaar voor verhuur, de Hunenhof vooral tijdens de avonduren. De mate waarin het gebruik van De Voorste Venne na de revitalisatie daadwerkelijk zal toenemen is van een aantal factoren afhankelijk. De toename van het maatschappelijk gebruik wordt vooral bepaald door de vraag die er binnen de gemeente is naar ruimte voor (sociaal-)culturele activiteiten. Indien accommodaties binnen de gemeente die momenteel huisvesting bieden aan maatschappelijke organisaties sluiten kan het gebruik van De Voorste Venne toenemen. Hierbij kan de gemeente Heusden derhalve een sturende rol spelen. Het ligt niet in de rede dat De Voorste Venne in dit opzicht de concurrentie aangaat met wijkcentra, dorpshuizen of andere maatschappelijke accommodaties. Het landelijk beeld is dat (multifunctionele) maatschappelijke accommodaties en zalencentra in toenemende mate problemen hebben om de bezetting op peil te houden. De lokale situatie in Drunen en omgeving biedt geen aanleiding om te veronderstellen dat van dit landelijke beeld afgeweken wordt. Op een realistische taakstelling voor de toename van het gebruik van De Voorste Venne en de financiële consequenties van één en ander wordt in de volgende paragraaf verder ingegaan. Om het aantal commerciële verhuringen te laten toenemen zal een aanzienlijke inspanning op dit gebied van het facilitair bedrijf noodzakelijk zijn. In het verleden is hier slechts tot op zekere hoogte werk van gemaakt. Actieve acquisitie, het leggen van de juiste contacten, het vergroten van de zichtbaarheid van De Voorste Venne, een hoge mate van klantgerichtheid en het bieden van een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding zijn voorwaarden om daadwerkelijk een toename van het aantal evenementen en (grootschalige) activiteiten te kunnen bewerkstelligen. Het nieuwe facilitair bedrijf dient er zorg voor te dragen dat de hiervoor benodigde competenties zowel op bestuurlijk als operationeel niveau aanwezig zijn.

4.3

Exploitatiebegroting

In onderstaande tabel wordt de begroting voor het facilitair bedrijf weergegeven voor de eerste drie exploitatiejaren. Volgend op deze begroting wordt per begrotingspost een uitgebreide toelichting gegeven.

29


Meerjaren exploitatiebegroting facilitair bedrijf begroting jaar 1

begroting jaar 2

begroting jaar 3

Inkomsten Vaste zaalhuren Verhuur theaterzaal, foyer en combi Verhuur multifunctioneel overig Omzet horeca Doorberekening energiekosten Overige inkomsten

295.215 75.000 65.000 355.000 41.220 7.500

299.686 85.000 67.500 375.000 43.281 7.688

304.225 95.000 70.000 395.000 45.445 7.880

Totaal inkomsten

838.935

870.467

909.670

Kosten Personeelskosten Huur Energie Kantoorkosten en accountantskosten Marketing en promotie Financiering en afschrijvingskosten Belastingen en verzekeringen Onderhoudskosten Inkoop horeca Kosten horeca-exploitatie Overige kosten

439.750 80.000 91.600 20.000 25.000 18.000 12.000 25.000 106.500 28.400 10.000

464.659 80.941 96.180 20.500 25.625 18.000 12.300 25.625 112.500 30.000 10.250

490.666 81.893 100.989 21.013 26.266 18.000 12.608 26.266 118.500 31.600 10.506

Totaal kosten

856.250

896.580

938.306

Exploitatieresultaat

-17.315

-26.112

-28.635

Toelichting op de begroting: Algemene uitgangspunten: • •

•

Het prijsniveau van het basisjaar is 2011; De volgende indexering worden, conform de meest actuele inzichten gehanteerd: o Personeel: 3,0% o Energie: 5,0% o Overige: 2,5% Uitgangspunt is dat de revitalisatie conform vlekkenplan wordt gerealiseerd. Verder is uitgegaan van de volgende ontwikkelingen met betrekking tot de verhuur: o De ruimten van Utopia en het poppentheater worden beschouwd als volledig multifunctioneel verhuurbare ruimten; o SHJ maakt geen gebruik meer van de (nieuwe) multifunctionele dansstudio maar verhuist naar MFA Dillenburg; o De bibliotheek en HTR worden als vaste huurders beschouwd; o De Brugzaal wordt een volledig multifunctioneel te verhuren ruimte (waarbij de drie hoofdgebruikers recht hebben op de bestaande uren). 30


De inkomstenposten: Vaste zaalhuren Uitgangspunt is dat de huren van de hoofdgebruikers worden geïndexeerd conform de indexering zoals gebruikt is in 2010 en dat deze huren ten gunste komen van de exploitatie van het facilitair bedrijf. Voor de bibliotheek is de bestaande huur als uitgangspunt genomen en voor HTR is een aanname gedaan. Dit resulteert in de volgende ontwikkeling van de huren gedurende de eerste drie exploitatiejaren (met ter vergelijking 2010 als referentiejaar). Vaste huren Hunenhof Aleph Vluchtelingenwerk Brugzaal Maatschappelijk werk Peuterspeelzalen Welzijn Ouderen Heusden Poppentheater De Dwerg Utopia Bibliotheek Magazijn oude zaal Pirouette (aanname) HTR (aanname) Totaal:

2010 49.044 108.084 3.168 37.740 7.356 16.500 4.824 13.332 36.816 0 0 0 276.864

jaar 1 49.780 109.730 3.220 0 7.470 16.740 4.890 0 0 100.385 1.500 1.500 295.215

jaar 2 50.527 111.401 3.273 0 7.586 16.983 4.957 0 0 101.914 1.523 1.523 299.686

jaar 3 51.285 113.098 3.327 0 7.703 17.231 5.025 0 0 103.466 1.545 1.546 304.225

Verhuur multifunctionele ruimten In paragraaf 4.2 is een tarievenstructuur weergegeven voor de verschillende zalen. Voor de theaterzaal, de foyer en de combinatie theaterzaal/foyer gelden tarieven per evenement (van maximaal een dag), voor de andere ruimten gelden uurtarieven. In onderstaande tabel zijn het geprognotiseerde gebruik en de daaruit voorkomende inkomsten per zaal weergegeven. Gebruik en inkomsten (prognose basisjaar) Verhuurbare Ruimte Theaterzaal Foyer/evenementenruimte Combinatie theaterzaal/foyer als 1 ruimte Utopia (vestzaktheater/poppodium) Voormalig poppentheater Ruimte de Hunenhof De Brugzaal Vergaderzaal Multifunctionele dansstudio de Aleph

Inkomsten foyer/theater Inkomsten overige ruimten Inkomsten totaal

Maatschappelijk Aantal Tarief 70 500 10 500 0 750 80 100 40 50 20 100 320 100 40 25 60 100 maatsch. 40.000 51.000 91.000

commercieel 35.000 10.000 45.000

Commercieel Aantal Tarief 10 1000 10 1000 10 1500 40 200 0 100 0 200 0 200 40 50 0 200

Tijdsduur per dag per dag per dag per dagdeel per dagdeel per dagdeel per dagdeel per dagdeel per dagdeel

totaal 75.000 61.000 136.000

Uitgangspunt bij bovenstaande berekening is dat voor professionele voorstellingen in de theaterzaal door het facilitair bedrijf een maatschappelijk tarief in rekening wordt gebracht. Ook aan de gebruikers van de Brugzaal wordt het reguliere dagdeeltarief in rekening ge31


bracht. Verder is rekening gehouden met het eerder genoemde vertrek van SHJ naar MFA Dillenburg en de komst van muziektheater Applaus voor gemiddeld één dagdeel per week in de multifunctionele dansstudio. In de exploitatiebegroting zijn de totale inkomsten uit de “verhuur overige ruimten” zoals weergegeven in bovenstaande tabel nog met € 4.000,- verhoogd als taakstelling voor de multifunctionele verhuur van alle niet in de tabel genoemde ruimten. Uitgangspunt is verder dat het centrum gemiddeld 40 weken per jaar volledig operationeel is. Voor de exploitatiejaren 2 en 3 is sprake van een ambitieuze maar realistische taakstelling om de verhuurintensiteit van zowel de foyer/theaterzaal als de overige multifunctionele ruimten verder te laten toenemen. De verwachting is gerechtvaardigd dat na 3 jaar een gestabiliseerde situatie bereikt is. Omzet horeca De omzet van de horeca is sterk afhankelijk van het aantal (grote) evenementen in De Voorste Venne. De omzet van bezoekers aan c.q. gebruikers van de bibliotheek, het kunstencentrum en de Brugzaal dient, op basis van de huidige exploitatiegegevens, zeker niet te worden overschat. Gezien het feit dat voorgesteld wordt de bestaande tarievenstructuur van de horeca in grote lijnen te volgen is de toekomstige opzet gerelateerd aan de bestaande omzet, uiteraard in positieve zin gecorrigeerd vanwege de geprognotiseerde toename van het gebruik van De Voorste Venne. Ook is rekening gehouden met extra omzet als gevolg van gebruik van de horeca door vaste gebruikers die voor de revitalisatie nog beschikten over een eigen barvoorziening. Uitgangspunt is dat de inkomsten uit de horeca vanuit De Hunenhof € 70.000,- bedragen (hoger dan in de huidige situatie vanwege de hogere tarieven) en dat sprake is van inzet van personeel vanuit het facilitair bedrijf5. In de begroting wordt uitgegaan van een vaste openstelling van de centrale horeca op werkdagen vanaf 16.00 uur (en op woensdagmiddag vanaf 13.00 uur) tot het moment dat er geen activiteiten meer zijn (uiterlijk 24.00 uur) en uiteraard tijdens evenementen. Doorberekening energiekosten Op basis van de ervaringen in de bestaande situatie, het feit dat de bibliotheek wordt toegevoegd en het gegeven dat geen kosten meer kunnen worden doorgerekend aan Utopia, het poppentheater en de Brugzaal is uitgangspunt dat 45% van de energiekosten aan de vaste gebruikers kan worden doorgerekend. Overige inkomsten De overige inkomsten hebben met name betrekking op de inhuur van extra faciliteiten ten behoeve van evenementen en voorstellingen. De kostenposten: Personeelskosten De vaste personele formatie in het basisjaar bedraagt 7,0 fte (de onderbouwing hiervan is eerder in de rapportage gegeven). Uitgangspunt is dat de huidige medewerkers van de verschillende organisaties die beheertaken uitvoeren overgaan naar het facilitair bedrijf. Ook is 5

Het is uiteraard mogelijk dat in een later stadium toch andere afwegingen worden gemaakt met betrekking tot de exploitatie van de horeca van de Hunenhof die leiden tot een beter financieel rendement. In de huidige situatie bedraagt het netto resultaat van de horeca van de Hunenhof ongeveer € 33.500,-, bij exploitatie door het facilitair bedrijf bedraagt het netto resultaat bij een omzet van € 70.000,- vanuit De Hunenhof ongeveer € 19.000,32


als uitgangspunt genomen dat eenzelfde deel van de (schoonmaak)werkzaamheden zal worden uitgevoerd door medewerkers van WML. De gemiddelde personeelskosten per formatieplaats bedragen in dit geval € 41.500,- (all-in)6. Verder worden oproepkrachten ingezet voor horecawerkzaamheden. Deze kosten bedragen 35% van de horecaomzet. In de meerjarenbegroting wordt 35% van de extra omzet uit zalenverhuur als personeelskosten opgenomen voor werkzaamheden die het gevolg zijn van dit additionele gebruik. Tevens zijn onder deze post de kosten van de inhuur van schoonmaak bij WML opgenomen ten behoeve van de bibliotheek en De Hunenhof. Deze externe schoonmaakkosten zijn begroot op € 25.000,- in het basisjaar. Huur Vooralsnog is ervan uitgegaan dat de huur die het facilitair bedrijf aan de gemeente betaalt gelijk is aan de huur in de bestaande situatie met inachtneming van de gebruikelijke indexering. Bij uitbreiding van de accommodatie met de bibliotheek kan een huurverhoging mogelijk aan de orde zijn. Energiekosten Voor de bepaling van de energiekosten van De Voorste Venne na revitalisering wordt aangesloten bij de doorrekening van W/E-adviseurs (6 januari 2011). Hieruit blijkt dat het complex na revitalisering € 19.400,- minder energie verbruikt. Kantoorkosten en accountantskosten De kantoorkosten worden op een vergelijkbaar niveau gehouden als in de huidige situatie het geval is. De accountantskosten zijn vergelijkbaar met de huidige situatie. Marketing en promotie Voor marketing en promotie (verkoopkosten) geldt hetzelfde als voor kantoorkosten. Toch is ervoor gekozen hier extra budget op te nemen ten opzichte van de huidige situatie bij De Voorste Venne. Dit vanwege het feit dat het een zeer aanzienlijke inspanning zal vergen om meer voet aan de grond te krijgen in het commerciële marktsegment. Financierings- en afschrijvingskosten Naast de bestaande kosten (ongeveer € 8.000,-) wordt een financiële ruimte gecreëerd voor een investering van € 50.000,- (af te schrijven over een periode van 5 jaar) voor investeringen in apparatuur en voorzieningen om beter in te kunnen spelen op de behoefte vanuit het zakelijk c.q. commerciële gebruik van de accommodatie. Belastingen en verzekeringen Het gaat in dit verband om gebruikersbelastingen en verzekeringen als een inboedel- en aansprakelijkheidsverzekering. Vanwege het feit dat de omvang van het gebouw en de gebruiksintensiteit toe dienen te nemen is ten opzichte van de bestaande situatie gerekend met een opslag van ongeveer 30%.

6

Uitgangspunt hierbij is dat ook in de toekomst gebruik kan worden gemaakt van ID-regelingen en inhuur van WMLmedewerkers waar met name de Aleph in de huidige situatie gebruik van maakt. 33


Onderhoud Voor de raming van het huurdersonderhoud (waar het facilitair bedrijf verantwoordelijk voor is). Wordt de bestaande situatie als uitgangspunt genomen. Stichting De Voorste Venne, de Aleph, de Brugzaal, de Hunenhof en de bibliotheek gaven in gezamenlijkheid in 2010 ongeveer € 30.000,- uit aan onderhoud. Met een beperkt inverdieneffect als gevolg van de uitgevoerde revitalisatie wordt het huurdersonderhoud voor het facilitair bedrijf in het basisjaar geraamd op € 25.000,-. Inkoop horeca en overige kosten horecaexploitatie De inkoopkosten van de horeca worden gesteld op 30% van de horecaomzet. De overige kosten die gemaakt worden bij de exploitatie van de horeca (aankleding, barexploitatie) bedragen 8% van de horecaomzet. Overige kosten Hieronder vallen onder meer schoonmaakmiddelen en bestuurskosten.

4.4

Exploitatie-analyse

In deze afsluitende paragraaf wordt achtereenvolgend aandacht besteed aan: • •

De openstelling van de horeca en centrale receptiefunctie; Een (financiële) vergelijking van de situatie voor en na de revitalisering.

Per onderwerp wordt een korte beschouwing gegeven. De openstelling van horeca en centrale receptiefunctie In de begroting wordt uitgegaan van openstelling van de centrale horeca vanaf 16.00 uur en tijdens evenementen. Voor de receptiefunctie is rekening gehouden met een extra formatie van 0,5 fte. Het is uiteraard mogelijk de bezetting van de centrale horeca en de centra receptie te beperken of uit te breiden. Op basis van het verwachte gebruik van De Voorste Venne na revitalisering is de verwachting gerechtvaardigd dat de horeca-exploitatie met name in relatie tot evenementen en voorstellingen een positief resultaat zal laten zien. Veel andere uren zullen niet rendabel zijn. Toch is ruimere openstelling gewenst vanwege de maatschappelijke ambities om ook op minder drukke momenten invulling te geven aan de ontmoetingsfunctie. Indien het uitgangspunt om op werkdagen vanaf 16.00 uur (en woensdag vanaf 13.00 uur) open te zijn wordt aangehouden is, in combinatie met de horeca-exploitatie rond evenementen, een percentage personeelskosten van 35% van de horecaomzet realistisch. Minimalisering van de openstelling van de horeca zal naar verwachting een positief effect hebben op het resultaat van de horeca-exploitatie. Uitgangspunt is dan dat de horeca uitsluitend op rendabele momenten open is. De personeelskosten kunnen dan worden teruggebracht tot 30% van de omzet. Maximalisering van de openstelling zal leiden tot een toename van de personeelskosten in relatie tot de omzet.

34


Voor wat betreft de centrale receptiefunctie zal uitbreiding van de openstelling en hiermee de formatie leiden tot een recht evenredige toename van de personeelskosten. Een toename van 0,5 fte leidt tot openstelling van de balie van 38 uur per week. Een nog ruimere openstelling kan, in relatie tot het verwachte gebruik van de accommodatie, als niet realistisch worden beschouwd. Bij een minimale openstelling wordt een reductie van de formatie bereikt van 0,5 formatieplaats. In dit geval kan de kassafunctie voor het theater op dezelfde wijze worden ingevuld als in de huidige situatie het geval is (door medewerkers van de administratie c.q. het secretariaat). In onderstaande tabel wordt een begroting van de horeca-exploitatie en bemensing van de centrale receptie voor de drie varianten weergegeven. Basisscenario HORECA: Openstellingstijden:

-Werkdagen vanaf 16.00 uur (woensdag vanaf 13.00 uur) -Tijdens evenementen/ en voorstellingen

Minimum variant -Alleen op rendabele momenten -Tijdens evenementen/ en voorstellingen

Maximum variant -Werkdagen vanaf 10.00 uur -Tijdens weekendgebruik -Tijdens evenementen/ en voorstellingen

Verwachte omzet

355.000

335.000

370.000

Personeelskosten Inkoopkosten Overige exploitatiekosten

124.250 106.500 28.400

100.500 100.500 26.800

148.000 111.000 29.600

Resultaat horeca exploitatie Resultaat tov basisvariant

95.850 Basisscenario

107.200 11.350 Minimum variant

81.400 -14.450 Maximum variant

19 uur per week

0 uur per week

38 uur per week

20.000

0 20.000

40.000 -20.000

CENTRALE RECEPTIE: Verruiming openstelling t.o.v. huidige situatie: Personeelskosten Resultaat tov basisvariant

Indien gekozen wordt voor een minimale openstelling van de horeca in combinatie met een minimale bemensing van de centrale receptie kan het exploitatieresultaat uit de basisbegroting met ongeveer € 31.000,- worden verbeterd. Een zeer ruime openstelling van de horeca in combinatie tot een maximale bemensing van de centrale receptie heeft een negatief effect op het exploitatieresultaat van ruim € 34.000,-. Vergelijking van de exploitatie in de oude en de nieuwe situatie De exploitatiebegroting voor het basisjaar na revitalisering van cultureel centrum De Voorste Venne uit paragraaf 4.3 sluit op een tekort van bijna € 17.000,- waar bij Stichting De Voorste Venne sprake was van een sluitende exploitatie. De resultaten van beide situaties laten zich echter niet goed vergelijken. Zo levert de toevoeging van de bibliotheek aanzienlijke huurinkomsten op waar veel beperktere extra exploitatiekosten tegenover staan. Ook het verdwijnen van de theaterexploitatie uit de exploitatie heeft een positief effect op het exploitatieresultaat. Het verdwijnen van een aantal vaste huurders legt druk op de exploitatie. De verwachte inkomsten uit de multifunctionele verhuur zijn aanmerkelijk lager en het facilitair bedrijf is in de nieuwe situatie ook verantwoordelijk voor alle beheer- en exploitatietaken. Speciale aandacht verdient in dit verband de Zuidoostvleugel van de accommodatie waar geen 35


sprake meer zal zijn van vaste verhuur aan Utopia en het Poppentheater en het gebruik van de balletzaal door SHJ beëindigd wordt. In bijlage 4 wordt een aparte beschouwing gegeven van de effecten die de ontwikkelingen in deze vleugel hebben op het exploitatieresultaat van het facilitair bedrijf. Tenslotte heeft ook de revitalisatie zelf effect op de exploitatie. Hierbij kan worden gedacht aan energie-, schoonmaak en onderhoudskosten. Het facilitair bedrijf neemt een aantal verantwoordelijkheden over van de vaste gebruikers van De Voorste Venne: de bibliotheek, de Aleph en de Hunenhof. Het gaat dan om de beheerfunctie (bij met name de Aleph) en de schoonmaak. Dit betekent ook dat de huidige bedragen die de betreffende organisatie besteden aan deze taken ten gunste dienen te komen van de exploitatie door het facilitair bedrijf. Onder verwijzing naar bijlage 3 gaat het dan om de in de volgende tabel opgenomen bedragen. Kostenbesparing bij andere partijen door oprichting facilitair bedrijf Beheer Schoonmaak Onderhoud De Aleph 41.222 28.741 3.000 De bibliotheek 0 14.000 3.000 De Hunenhof 0 13.000 4.500 TOTAAL:

Totaal 72.963 17.000 17.500 107.463

Vergelijking van de oude en nieuwe situatie vanuit gemeentelijk perspectief De gemeente heeft als uitgangspunt gesteld dat de jaarlijkse kosten voor de gemeente Heusden na de revitalisering en de oprichting van het facilitair bedrijf niet hoger mogen zijn dan in de huidige situatie het geval is. Hierbij dienen de uit de investeringskosten volgende kapitaallasten buiten beschouwing te worden gelaten. Om een goede financiële vergelijking vanuit gemeentelijk perspectief mogelijk te maken tussen de situatie voor en de situatie na de revitalisering zou het bedrag in bovenstaande tabel (de kostenbesparing voor de “vaste huurders” als service kosten ten gunste dienen te worden gebracht aan de exploitatie van het facilitair bedrijf7. De revitalisatie, en de andere ontwikkelingen die zich momenteel voordoen, hebben echter nog een aantal andere financiele consequenties. •

•

De subsidie aan de Stichting Beheer Centrum voor Podiumkunsten (van € 39.000,-) kan worden beëindigd. De huidige gebruikers (Harmonie, ONA en Vivace) dienen in de nieuwe situatie echter wel rond de € 28.000,- huur te betalen waar zij nu geen vergoeding verschuldigd zijn (de in bijlage 3 weergegeven vergoeding van € 5.000,aan de beherende stichting in 2010 had een incidenteel karakter). Op basis van het uitgangspunt dat de gebruikers er niet op achteruit mogen gaan ligt een compensatieregeling met een omvang van € 28.000,- voor de hand; Ook heeft het op afstand plaatsen van de professionele theaterexploitatie financiële consequenties. Het begrote tekort voor de theater exploitatie voor 2011 bedraagt € 33.000,-. Indien in de nieuwe situatie de begroting zoals die momenteel door Stichting De Voorste Venne wordt gehanteerd voor de theaterexploitatie als uitgangspunt wordt genomen kan dit bedrag ook in de nieuwe situatie als uitgangspunt worden genomen bij de subsidieverstrekking aan Stichting De Voorste Venne. Daarnaast betekent dit dat ook de 0,25 formatieplaats voor de programmerend directeur (naar

7

Vanwege de complexiteit die in de vergoedingenstructuur dreigt te ontstaan zou kunnen worden overwogen om de revitalisatie ook aan te grijpen om de subsidierelatie te herzien. Dit aspect valt echter buiten het bereik van het onderzoek waar deze rapportage betrekking op heeft. 36


•

•

•

•

•

schatting € 20.000,-) en de huur voor de theaterzaal (bij 30 professionele voorstellingen bedraagt deze € 15.000,-) aan de “nieuwe” Stichting De Voorste Venne te worden vergoed. De totale bijdrage van de gemeente aan de theaterexploitatie in de nieuwe situatie bedraagt dan derhalve € 68.000,-. De gemeentelijke bijdrage in de bestaande situatie aan de theaterexploitatie bedroeg € 18.000,-. In de nieuwe situatie is derhalve per saldo sprake van een toename van de bijdrage van € 50.000,-; Binnen de exploitatiebegroting van het facilitair bedrijf is rekening gehouden met huurinkomsten van ongeveer € 100.000,- voor de bibliotheek. Dit betekent dat de gemeente geen huur meer ontvangt voor de huidige accommodatie van de bibliotheek. Ook wordt de gemeente niet meer geconfronteerd met de eigenaarslasten die gemaakt werden op deze locatie, het gaat dan om ongeveer € 20.000,- (kapitaallasten, belastingen/verzekeringen, etc.). Overige aan de oude bibliotheek verbonden kosten als sloopkosten en opbrengsten van deze locatie worden buiten beschouwing gelaten. Voor de gemeente bedraagt het negatieve effect derhalve € 80.000,-; Met het vertrek van Utopia en het poppentheater als vaste huurder hoeft de gemeente aan beide organisatie geen subsidie meer te verstrekken om de huur te kunnen voldoen. In totaal gaat het voor de gemeente Heusden dan om een besparing van ongeveer € 50.000,-; In de huidige situatie bedragen de energiekosten voor de bibliotheek, de Aleph en de Hunenhof in totaal ongeveer € 60.000,-. Na de revitalisatie bedragen deze kosten naar verwachting rond de € 35.000,-. Het ligt in de rede deze besparing van € 25.000,- in mindering te brengen op de subsidie aan deze drie organisaties. Door middel van monitoring van het werkelijke verbruik dient het exacte bedrag en de exacte verdeling over de organisaties te worden bepaald; Het ligt in de rede gebruikers te compenseren voor negatieve financiële consequenties als gevolg van de revitalisering. In de praktijk lijkt dit uitsluitend voor de horeca exploitatie van de Hunenhof noodzakelijk ( voor een bedrag van € 33.500,-, zie bijlage 3). De horecaexploitatie is voor geen van de andere partijen een belangrijke factor; In de gemeentelijke meerjarenraming voor de onderhoudskosten van De Voorste Venne en de huidige bibliotheek is in de huidige situatie een bedrag van € 50.000,opgenomen. De op basis van bestaand beleid voor de gerevitaliseerde Voorste Venne geraamd onderhoudskosten die voor rekening komen van de gemeente als eigenaar bedragen ongeveer € 35.000,-. Dit betekent voor de gemeente Heusden derhalve per saldo een voordeel van €15.000,-.

Het totale financiële plaatje dat ontstaat met betrekking tot het beheer en de exploitatie van De Voorste Venne komt er dan voor de gemeente Heusden als volg uit te zien: Totale jaarlijkse financiele consequenties revitalisatie/ontwikkelingen voor de gemeente Heusden Exploitatieresultaat facilitair bedrijf versus Stichting De Voorste Venne Bijdrage vaste gebruikers (servicekosten) Kosten separate theaterexploitatie (Beeindigen) subsidie "Stichting Beheer Centrum voor Podiumkunsten" Compensatie gebruikers Brugzaal voor hogere huurlasten Financiele consequenties beeindigen exploitatie oude bibliotheek (Beeindigen) huisvestingssubsidie Utopia en poppentheater Verrekening lagere energiekosten met gebruikers Compensatie stichting De Hunenhof voor verlies resultaat uit horecafunctie Inverdieneffect kosten eigenaarsonderhoud De Voorste Venne/bibliotheek TOTAAL:

-17.000 107.000 -50.000 39.000 -28.000 -80.000 50.000 25.000 -33.500 15.000 27.500

37


Voor de gemeente Heusden ontstaat met de oprichting van het facilitair bedrijf en de ontwikkelingen die zich (in relatie tot de revitalisering) voordoen, exclusief de kapitaallasten uit de investeringen, derhalve een positief effect van een kleine € 27.500,- op de exploitatie en het beheer van Cultureel Centrum De Voorste Venne en de bibliotheek ten opzichte van continuering van de bestaande situatie.

38


5

Samenvatting en implementatieplan 5.1

Inleiding

In dit afsluitende hoofdstuk wordt in paragraaf 5.2 een samenvatting gegeven van de belangrijkste bevindingen uit het uitgevoerde onderzoek. Voor een onderbouwing van constateringen en conclusies wordt verwezen naar de corresponderende hoofdstukken in deze rapportage. De rapportage wordt in paragraaf 5.3 afgesloten met een implementatieplan. Zoals eerder geconstateerd is het van het grootste belang dat de voorgestelde transitie op een zorgvuldige wijze wordt doorlopen. Het implementatieplan beschrijft de verschillende stappen die hiervoor noodzakelijk zijn.

5.2

Samenvatting

In Drunen bevindt zich Cultureel Centrum De Voorste Venne. Het betreft een grootschalige accommodatie met onder meer een theater, een evenementenhal, een ouderensociëteit, een kunstencentrum/muziekschool, een podiumzaal en een danszaal. In de bestaande situatie worden de meeste ruimten van De Voorste Venne permanent verhuurd aan één gebruiker die hiermee verantwoordelijk wordt gesteld voor de exploitatie- en beheertaken die betrekking hebben op de betreffende ruimte. Stichting De Voorste Venne fungeert als verhuurder, beheerder/exploitant van de multifunctionele gebouwdelen en verzorgt de theaterfunctie. De gemeente Heusden is voornemens Cultureel Centrum De Voorste Venne grondig te revitaliseren. Deze revitalisatie heeft enerzijds tot doel de accommodatie weer te laten voldoen aan de eisen van deze tijd. Anderzijds zal de ontmoetingsfunctie en inhoudelijke samenwerking tussen gebruikers meer gestalte moeten krijgen en dient de bezettingsgraad van de verschillende ruimten door multifunctioneler gebruik toe te nemen. Ook voorzien de plannen in een uitbreiding van de voorziening met een bibliotheek. Een facilitair bedrijf zal het centrum gaan beheren en exploiteren en dient een belangrijke bijdrage te leveren aan de realisatie van de hiervoor genoemde doelstellingen. Als uitgangspunt geldt dat de vorming van het facilitair bedrijf niet mag leiden tot hogere jaarlijkse kosten voor de gemeente en voor de gebruikers. In eerste instantie is bepaald wat een passende beheersvorm is voor het nieuwe facilitair bedrijf. Veel voorkomende beheersvormen bij maatschappelijke voorzieningen zijn gemeentelijk beheer, uitbesteding aan een stichting of uitbesteding aan een commerciële exploitant. De verschillende mogelijke beheersvormen zijn afgezet tegen de zes toetsingscriteria “waarborging maatschappelijke functie”, “efficiency van de bedrijfsvoering”, “marktgerichtheid”, “stabiliteit en continuïteit”, “risico’s en aansprakelijkheid” en “draagvlak”. Vervolgens is bepaald welke toetsingscriteria voor de gewenste situatie bij De Voorste Venne het meest van belang zijn. Op basis van de uitgevoerde beschouwingen is geconcludeerd dat uitbesteding aan een stichting de beste waarborgen en perspectieven biedt voor een optimale exploitatie van De Voorste Venne. De nieuwe stichting moet breder gedragen worden dan de huidige Stichting De Voorste Venne. Dit betekent dat niet langer één hoofdgebruiker de verantwoordelijkheid draagt voor het facilitair bedrijf, maar dat de gezamenlijke hoofdgebruikers hier hun verantwoordelijkheid in nemen. Consequentie van de voorgestelde nieuwe stichting is dat de huidige Stichting De Voorste Venne zich in de toekomst gaat richten op de programmering van het theater. Een breed gedragen stichting sluit goed aan bij de ambitie 39


om juist ook door gemeenschappelijke programma’s en initiatieven een levendig cultureel en maatschappelijk centrum te realiseren. Een breed gedragen stichting biedt verder de beste basis om een facilitair bedrijf op te tuigen dat dienstbaar is aan de verschillende gebruikers van De Voorste Venne en hen in de gelegenheid stelt zich meer te richten op hun kernactiviteiten. Voor de hiervoor beschreven preferente beheersvorm is vervolgens de beheersorganisatie uitgewerkt. In de eerste plaats vindt deze uitwerking plaats op strategisch/tactisch niveau. Hierbij is aangegeven dat het te vormen stichtingsbestuur in eerste instantie een actieve rol dient te spelen, met name bij het invulling geven aan de ambities op cultureel en commercieel gebied. Na het volbrengen van deze eerste fase kan het bestuur een positie op grotere afstand innemen. Ook wordt het belang onderstreept van en aandacht besteed aan het vormgeven aan een goede planning & controlstructuur. Vervolgens wordt in de rapportage verder uitwerking gegeven aan de operationele organisatie. Duidelijk wordt beschreven voor welke taken het facilitair bedrijf verantwoordelijk is en op welke wijze hier invulling aan kan worden gegeven. Belangrijke onderdelen zijn de gecentraliseerde horeca- en ontmoetingsfunctie, de verhuur- en evenementenfunctie, de receptiefunctie en beheertaken als openen/sluiten, onderhoud en schoonmaak. Het is hierbij ook mogelijk dat het facilitair bedrijf op onderdelen gespecialiseerde partijen/leveranciers inschakelt. In essentie kan gesteld worden dat de verschillende gebruikers verantwoordelijk zijn voor inhoudelijke, activiteit gerelateerde werkzaamheden en het facilitair bedrijf voor de overige beheer- en exploitatietaken. Om pragmatische redenen is met name voor de kaartverkoop en administratie van de theaterfunctie een uitzondering gemaakt. Ook wordt ingegaan op de consequenties van de nieuwe beheersstructuur voor de hoofdgebruikers waarbij uitwerking is gegeven aan een primaatregeling bij de multifunctionele verhuur van ruimten die voorheen een monofunctioneel karakter hadden. De beheersorganisatie is vertaald naar een exploitatieopzet. Het opgestelde organigram biedt inzicht in uit te voeren taken en benodigde formatie. De organisatorische invulling is deels vergelijkbaar met de bestaande situatie maar bij het facilitair bedrijf ligt het accent meer op acquisitie voor commerciële evenementen en nieuwe culturele en maatschappelijke activiteiten. Ook worden op onderdelen synergievoordelen in met name het beheer behaald. Er is een tarievenstructuur ontwikkeld voor de belangrijkste multifunctioneel te verhuren ruimten waarbij onderscheid is gemaakt tussen maatschappelijke en commerciële tarieven. Bij de vaststelling van de huurtarieven voor de hoofdgebruikers is aangesloten bij de bestaande situatie. Tenslotte is een inschatting gemaakt van het verwachte gebruik van De Voorste Venne in de toekomst. Hierbij wordt benadrukt dat het maatschappelijk gebruik in belangrijke mate wordt bepaald door de behoefte binnen de gemeente en het aanbod van andere maatschappelijke voorzieningen. De gemeente kan een sturende invloed hebben op de mate waarin maatschappelijke organisaties gebruik maken van De Voorste Venne. Om het aantal commerciële verhuringen te laten toenemen zal een aanzienlijk inspanning van het facilitair bedrijf noodzakelijk zijn. Actieve acquisitie, het leggen van de juiste contacten, het vergroten van de zichtbaarheid van de accommodatie, een hoge mate van klantgerichtheid en een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding zijn voorwaarden om daadwerkelijk een toename van het aantal evenementen en (grootschalige) activiteiten te kunnen bewerkstelligen. De exploitatieopzet en de huidige exploitatie van De Voorste Venne vormden de input voor de exploitatiebegroting voor de eerste drie exploitatiejaren van het facilitaire bedrijf. Directe vergelijking met de begroting en het exploitatieresultaat van de bestaande Stichting De Voorste Venne is niet goed mogelijk vanwege de andere opdracht die aan de exploitatie ten grondslag ligt (de verantwoordelijkheid voor alle beheer- en exploitatietaken, het afstoten 40


van de theaterfunctie, het accent op multifunctionele verhuur, etc.), een aantal ontwikkelingen dat zich recentelijk heeft voorgedaan (bijvoorbeeld het afhaken van enkele vaste huurders) en de effecten van de revitalisatie op inkomsten (bijvoorbeeld de komst van de bibliotheek) en kosten (bijvoorbeeld energie en onderhoud). Een analyse is uitgevoerd naar de effecten van het langer en korter openstellen van horeca en receptie. Uit deze analyse blijkt dat een ruimere openstelling van horeca en receptie in de regel gepaard gaat met een negatief effect op het exploitatieresultaat. Voor de horeca is de oorzaak hiervoor gelegen in het feit dat er voor wat betreft de verwachte omzet sprake is van piekmomenten en daarnaast vooral momenten waarop de horeca voornamelijk een ondersteunende functie heeft voor het nieuwe productconcept van De Voorste Venne. Tenslotte is bepaald wat de financiële effecten van de revitalisatie (exclusief kapitaallasten) en de ontwikkelingen die zich in het verlengde hiervan voordoen voor de gemeente Heusden zijn. Uitgangspunt bij deze analyse is dat gebruikers geen (financieel) nadeel mogen ondervinden van de revitalisatie maar dat voordelen die gebruikers ondervinden van de veranderingen (bijvoorbeeld het vervallen van de verantwoordelijkheid voor beheertaken, lagere energiekosten, etc.) ook ten gunste komen van de exploitatie van De Voorste Venne en/of in mindering worden gebracht op de door de gemeente aan deze gebruikers verstrekte subsidie voor de huisvesting. Geconcludeerd wordt dat er per saldo sprake is van een positief jaarlijks effect voor de gemeente Heusden van ongeveer € 27.500,- op jaarbasis.

5.3

Implementatieplan

In geval van positieve besluitvorming omtrent de voorgestelde beheersstructuur moet de tijd genomen worden voor een zorgvuldige implementatie. In dit afsluitende hoofdstuk wordt inzicht gegeven in de acties die ondernomen moeten worden, wordt aangegeven wie de lead heeft bij de uitvoering (onderscheid tussen gemeente, hoofdgebruikers en stichting i.o.) en wordt een indicatie gegeven van de doorlooptijd. lead gem gem gebr gem stg stg stg stg stg stg stg gem stg gem

Acties

indicatie doorlooptijd opstellen, bespreken en ondertekenen intentieverklaring gemeente-hoofdgebruikers 1 à 2 maanden opstellen, bespreken en vaststellen van een (intern en extern) communicatieplan 1 à 2 maanden werven en selecteren van bestuursleden stichting i.o. 2 à 3 maanden aanstelling bestuursleden i.o. 1 maand opstellen, bespreken en vaststellen van de statuten van de nieuwe stichting 1 à 2 maanden vaststellen taak- en functiebeschrijvingen voor de directie en de medewerkers van het 1 à 2 maanden facilitair bedrijf plaatsten van de medewerkers in het facilitair bedrijf (uitgangspunt is dat hier geen 3 à 4 maanden sociaal plan maar wel betrokkenheid van vakbonden bij nodig is) eventueel werving, selectie en aanstelling van nieuwe medewerkers van het facilitair 3 à 4 maanden bedrijf opstellen, bespreken en vaststellen van een directiereglement, waarin zowel de onder- 1 à 2 maanden linge verhoudingen alsook de verhoudingen tussen de stichtingsbestuur en directie worden vastgelegd opstellen, bespreken en vaststellen van een strategisch visiedocument 2 à 3 maanden opstellen, bespreken en vaststellen van een bedrijfsplan (inclusief tarievenstructuur, 2 à 3 maanden formatieplan en meerjaren exploitatiebegroting) opstellen, bespreken en vaststellen van de huur-, exploitatie- en subsidie- 2 à 3 maanden overeenkomsten opstellen, bespreken en vaststellen van de gebruiksovereenkomsten 1 à 2 maanden opstellen, bespreken en vaststellen van een nieuw meerjaren onderhoudsplan (na 2 à 3 maanden revitalisatie)

41


Uiteraard kunnen diverse acties gelijktijdig worden uitgevoerd. Op basis van ervaring moet voor het hele proces een doorlooptijd zeker een periode van 1 tot 1½ jaar worden uitgetrokken. Om een goede procesbeheersing te waarborgen is het sterk aan te bevelen een projectorganisatie in te richten die zorgdraagt voor: • • •

de uitvoering van genoemde acties; de bewaking van de voortgang; de (voorbereiding van de) besluitvorming.

Voor een dergelijke projectorganisatie kan worden aangesloten bij de bestaande structuur waarin een stuurgroep en een projectgroep zijn ingericht ten behoeve van de revitalisering en beheersstructuur van De Voorste Venne. Aandachtspunt is dat de rol van de hoofdgebruikers in deze projectorganisatie in het verloop van het proces wordt overgenomen door de bestuursleden van de nieuwe stichting. Met de uitvoering van dit implementatieplan zijn kosten gemoeid. Het betreft onder meer kosten voor het laten opstellen van statuten en overeenkomsten, wervingskosten en kosten voor projectleiding en –begeleiding. Op basis van referentieprojecten kunnen deze kosten worden geraamd op € 40.000,- tot € 60.000,-.

42


Bijlage 1

Afgenomen interviews

Met de volgende personen zijn in het kader van het onderzoek interviews afgenomen: Mevrouw A. Huis in ’t Veld: Mevrouw B. Brouwer: Mevrouw M. de Graaff: De Heer G. van der Put: De heer J. Lauf: De heer J. van Hulten: De heer H. Heesbeen: De heer A. Kraamer: De heer K. van der Wiel en De heer J. Schapendonk: De heer H. van der Heijden: De heer W. van Engeland:

Muziektheater Applaus Centrum voor Kunsten de Aleph Bibliotheek Heusden Cultureel Centrum De Voorste Venne Stichting Beheer Centrum voor Podiumkunsten (Brugzaal) Harmonie Drunen Drunens gemengd koor Vivace Heusdense Televisie en Radio Senioren sociëteit de Hunenhof Gemeente Heusden Gemeente Heusden

43


Bijlage 2

Belangrijkste bevindingen uit workshop

De volgend zaken zijn door aanwezigen voor het voetlicht gebracht tijdens de workshop die op donderdag 18 augustus 2011 heeft plaatsgevonden in cultureel centrum De Voorste Venne te Drunen. Met de weergave van de bevindingen wordt op geen enkele wijze gepretendeerd volledig verslag te doen van de workshop en de volgorde van de punten is volstrekt willekeurig. •

•

• • • • • • • •

• • • •

• • • •

Op basis van het gepresenteerde verhaal en op basis van de resultaten van de interviews heeft houdt één van de gebruikers het gevoel over dat er sprake is van scepsis met betrekking tot de revitaliseringsplannen; Er wordt aandacht gevraagd voor de ontvlechting van de huidige structuren. Dit omdat er nogal wat verschillen zijn tussen deze structuren, maar ook tussen de culturen van de verschillende organisaties; De (meeste) gebruikers willen de beheersvorm van gezamenlijke hoofdgebruikers een kans geven; Men heeft het over het ontbreken van duidelijke ambities in relatie tot de plannen en de noodzaak voor afstemmening en het vastleggen van ambities; Sommige hebben het over de risico’s van de horeca- en theaterexploitatie op de totale exploitatie, zeker bij een gezamenlijke beheersvorm; Men wenst duidelijk over de wijze waarop met dit laatste punt wordt omgegaan bij de verschillende hoofdvormen voor beheer en exploitatie; Er is behoefte aan adviezen over de mogelijkheden om risico’s af te dekken; Met name de bibliotheek geeft aan meer van de gemeente te verwachten, men vindt de geschetste en gewenste “rol op afstand” niet voldoende; Zij vinden in dat verband het standpunt dat de jaarlijkse kosten niet mogen stijgen getuigen van onbetrokkenheid; Er is behoefte aan goede procesbegeleiding. Niet alleen tijdens de bouw maar zeker ook voor de omvorming van structuren en de oprichting van de nieuwe beheersstructuur; Bij de sheet van “uitwerking van de beheersorganisatie” wordt opgemerkt dat men de taak/verantwoordelijkheid voor ontwikkeling en borging van een visie mist; Ontvlechting van de structuur van de Brugzaal. Zoals de Brugzaal de beheervorm toepast zou het voor het hele centrum kunnen; De beheervorm bestaande uit hoofdgebruikers verdient, hoewel complex, vanuit de geformuleerde ambities de voorkeur;. Niet zo zeer de uitvoering van het beheer door (alle) gebruikers laten doen middels een facilitair bedrijf. Denk op het niveau van bestuur/inspraak binnen het facilitair bedrijf; Hebben alle partijen dezelfde ambities? Worden de nu op papier genoteerde ambities door alle of de meeste partijen gedeeld? De gemeente verhuurt in de nieuwe situatie aan het facilitair bedrijf; Theater en horeca – risico apart van de rest van de Voorste Venne; Het uiteindelijke risico ligt toch bij de gemeente;

44


•

• • • •

• • • •

Waarborgen van de maatschappelijke functie wordt momenteel bij Stichting de Voorste Venne, als zeer belangrijk geacht, kortom “ + ” in de matrix die nu alleen voor de gemiddelde landelijke situatie geldt. Let op, dit soort gegevens wordt straks gelezen als zijnde gegevens over de Voorste Venne; Een hoofdgebruiker geeft meer risico dan meerdere hoofdgebruikers; Uitgangspunt: de gemeente wil geen beheerder zijn. Dit komt overigens aardig overeen met de landelijke tendens; Een mogelijkheid is om te zoeken naar een horeca-ondernemer die ook cultureel e.e.a. kan betekenen; Verdeling van de taken en verantwoordelijkheden staat in beginsel los van de gekozen beheersvorm uitbesteding van bepaalde taken kan bij meerdere beheersvormen worden toegepast; Synarchis adviseert de gemeente en het advies moet gedeeld worden met de gebruikers via de gebruikelijke structuur, dus via de Projectgroep en de Stuurgroep. Ambitie onderschrijven en uitdragen, zodat deze ook zo breed mogelijk gaat leven en een zo groot mogelijk draagvlak krijgt; Het invullen van de beheervorm zal geen eenvoudig proces zijn; Voor de uitvoering van het gebouw is een bouwpastoor nodig, maar ook voor de totstandkoming van de beheerorganisatie is er een nodig (is dit een gemeentetaak?).

45


Bijlage 3 Beheer- en exploitatietaken door (potentiële) huurders Bibliotheek Drunen (kosten beheer en exploitatie) (alle bedragen excl BTW, locatie Drunen) 2011 Huur 100.385 Onderhoud/beveiliging/afval 2.640 Energie 23.220 Schoonmaakkosten 13.752 Totale kosten beheer en exploitatie

139.997

De Brugzaal (exploitatie) Baten Barinkomsten Inbreng verenigingen (incidenteel) Subsidie (accommodatie) Subsidie (genormeerd)

2010 13.371 5.000 37.731 1.542

Totaal baten

57.644

Lasten Huur Barkosten Energie Schoonmaak Overige kosten (verz/beveiliging/etc.)

37.740 8.378 4.404 1.730 6.056

Totaal lasten

58.308

Exploitatieresultaat

-664

46


Kunstencentrum de Aleph (kosten beheer en exploitatie)

Huur Klein onderhoud Energie Schoonmaak Beheer/horeca Totale kosten beheer en exploitatie

2010 108.084 3.000 24.506 28.741 0,3 fte uitbesteed, 0,5 fte zelf 41.222 1,5 fte 205.553 ((kantine)opbrengsten zijn nihil)

Seniorensocieteit De Hunenhof (barexploitatie en kosten beheer en exploitatie) 2010 Baten Barinkomsten 47974 Vergoeding energie/schoonmaak 2780 ??? Lasten Barkosten Energiekosten Schoonmaakkosten Onderhoud (inclusief dotatie)

14486 11164 12956 inclusief materialen 4521

47


Bijlage 4 Effecten van ontwikkeling zuidoostvleugel op exploitatie Na het exploitatiejaar 2010 doet zich een aantal autonome (niet met de revitalisatie samenhangende) ontwikkelingen voor in de Zuidoostvleugel van De Voorste Venne die een aanzienlijk effect hebben op het exploitatieresultaat. Deze ontwikkelingen zijn: • • •

Het beëindigen van de verhuur van de Utopiazaal; Het beëindigen van de verhuur van de ruimte van het poppentheater; Het beëindigen van het gebruik van de balletzaal door SHJ.

Naast een derving van de huurinkomsten wordt het facilitair hiermee ook verantwoordelijk voor schoonmaak en beheer van de eerste twee ruimten (voor het beheer van de balletzaal is stichting De Voorste Venne in de huidige situatie reeds verantwoordelijk). Ook is het niet meer mogelijk de energiekosten aan de vaste huurders door te belasten. Hier staat tegenover dat de mogelijkheid ontstaat de voormalige ruimten van Utopia en het poppentheater multifunctioneel te verhuren. De balletzaal wordt magazijnruimte. In onderstaande tabel worden de effecten van de verandering in de Zuidoostvleugel van De Voorste Venne samengevat weergegeven. Effecten ontwikkelingen Zuidoostvleugel t.o.v. 2010 Derving vaste huur Utopia Derving vaste huur poppentheater Derving inkomsten SHJ dansschool Derving doorbelasting energie (raming) Extra kosten schoonmaak en beheer Negatief effect op exploitatie

37.000 13.000 13.000 10.000 5.000 78.000

Verwachte inkomsten uit multifunctionele verhuur Verachte inkomsten uit verhuur balletzaal als magazijn (aanname) Verwacht positief effect op exploitatie

18.000 1.500 19.500

Autonoom effect op exploitatie De Voorste Venne

-58.500

48

Onderwerp Vaststelling Definitief plan voor de revitalisering van De Voorste Venne

Recommend Documents