Raadsvergadering, 22 april 2008
Voorstel aan de Raad
Nr:
228
Agendapunt:
6
Datum:
9 april 2008
Onderwerp: Onderzoek naar de overschrijding van de raming Brandweerkazerne Cothen-Langbroek Onderdeel raadsprogramma: Bedrijfsvoering Portefeuillehouder: Aukje Boer Voorgesteld besluit 1. Instemmen met de conclusies uit het rapport 2. Het college opdragen de aanbevelingen verder uit te werken en uit te voeren overeenkomstig het voorstel. Dit betreft: het inbedden van projectmatig werken door middel van opleiding en training en het werken met een vaste procedure en formats; het inventariseren van de lopende projecten en toetsen op projectmatig werken; het verbeteren van de informatievoorziening aan de raad over projecten; het heroverwegen van het proces van kredietaanvragen. Korte samenvatting Naar aanleiding van een motie van de gemeenteraad heeft het college, in eigen beheer, een onderzoek uitgevoerd naar de overschrijding van de raming van de Brandweerkazerne Cothen-Langbroek. De belangrijkste conclusie van het onderzoek is dat de raming, zoals die in de voorjaarsnota 2005 is gepresenteerd, gebaseerd was op een voorlopige studie. Hetgeen ook nadrukkelijk stond vermeld in de voorjaarsnota. En dat deze indicatieve cijfers uit de voorjaarsnota in de loop van het traject vervolgens als taakstellend opgevat zijn door zowel het projectteam, directie, het college en de gemeenteraad. De belangrijkste factor voor de kostenstijgingen is derhalve het feit dat de eerste raming gebaseerd was op een zeer indicatieve interne schatting. Een andere conclusie van het onderzoek is dat er onvoldoende sprake is geweest van projectmatig werken. Bovendien is voorafgaand aan, of gedurende het proces geen financiële taakstelling gedefinieerd, waardoor de financiële kaders onduidelijk waren.
1
Naast conclusies bevat het onderzoeksrapport een aantal aanbevelingen op het terrein van projectmatig werken en het proces van kredietaanvragen. Naar aanleiding van de voorbespreking in de raad van 11 maart 2008 zijn bij de raad aanvullende aanbevelingen geïnventariseerd. Deze zijn in dit voorstel verwerkt. Het college zal de aanbevelingen, in nauwe samenhang met het project keuzes in ambities, verder uitwerken. Aanleiding Op 20 maart 2007 is in de gemeenteraad een motie aangenomen om een onderzoek uit te laten voeren naar de redenen voor de verdubbeling van kosten voortvloeiend uit de geraamde kosten van de nieuw te bouwen brandweerkazerne voor de korpsen Cothen en Langbroek. Na overleg met de rekenkamercommissie is besloten dit onderzoek in eigen beheer uit te voeren. Beoogd doel Het onderzoek naar de overschrijding van de raming diende antwoord te geven op de vraag hoe het te verklaren is dat een eerste raming voor de kosten van een nieuw te bouwen brandweerkazerne ruim twee jaar later verdubbeld is. Hierbij is naast het onderzoek naar de kostenstijging tevens ook onderzoek gedaan naar de doelmatigheid van het doorlopen proces en de sturing op dit proces. In het rapport zijn de bevindingen van het onderzoek verwoord in de vorm van feiten en conclusies. De leerpunten zijn vertaald in de aanbevelingen. De aanbevelingen zijn aangevuld met aanbevelingen vanuit een aantal raadsfracties. Het college zal deze aanbevelingen het komende jaar uitwerken en uitvoeren. Inhoud van het rapport Aan de hand van een haalbaarheidsonderzoek is in de voorjaarsnota 2005 door de raad besloten om een bestemmingsreserve te vormen voor de nieuwbouw van de brandweerkazerne Cothen-Langbroek. De nieuw te bouwen brandweerkazerne dient ter vervanging van de bestaande brandweerkazernes in Cothen en in Langbroek. De geraamde nieuwbouwkosten bedragen op dat moment € 920.000,-. In 2006 wordt een definitief Programma van Eisen opgesteld door een externe adviesbureau. De berekende kosten van nieuwbouw bedragen dan ruim € 1,8 mln. In het najaar van 2006 wordt onderzocht welke mogelijkheden er zijn om de kosten te beperken. Dit resulteert in een voorstel voor een door te voeren bezuiniging op het Programma van Eisen, een verhoging van de verwachte verkoopopbrengsten van de locaties Cothen en Langbroek en een verzoek tot het verhogen van de bestemmingsreserve met € 400.000. In maart 2007 wordt dit voorstel aan de raad gepresenteerd. In dezelfde raadsvergadering wordt vervolgens de motie aangenomen waarin wordt gevraagd om onderzoek te doen naar de verdubbeling van het budget. Belangrijkste conclusies van het onderzoek zijn dat de raming, zoals die in de voorjaarsnota 2005 is gepresenteerd, gebaseerd was op een voorlopige studie en dat dit ook als zodanig in de voorjaarsnota is 2
weergegeven. In de loop van het traject zijn de cijfers uit de voorjaarsnota echter als taakstellend opgevat door zowel het projectteam, directie, college en de gemeenteraad. Kanttekeningen De belangrijkste factor voor de kostenstijgingen is het feit dat de eerste raming gebaseerd was op een zeer indicatieve interne schatting. Zo waren de gegevens van de uiteindelijke gebruiker (de brandweer) niet meegenomen en ontbrak inzicht in enkele grote kostenposten (onder andere de kosten voor verkeerstechnische aanpassingen ad ± 200.000 euro waren als pm post meegenomen). Daarnaast is het pand in omvang en inhoud ‘gegroeid’ met ruim 80m2, en zijn de reguliere bouwkosten eveneens gestegen. Daarnaast is geconcludeerd dat er onvoldoende sprake is geweest van projectmatig werken. De manier van werken kan worden beschreven als vrijblijvend. De betrokkenen in het proces probeerden er allen op hun manier het beste van te maken, maar de taken en verantwoordelijkheden waren niet duidelijk vastgelegd. Mede daardoor was de positie en de rol van de projectleider onvoldoende duidelijk. Bovendien is voorafgaand aan, of gedurende het proces geen financiële taakstelling gedefinieerd, waardoor de financiële kaders onduidelijk waren. Aanbevelingen uit het rapport Het rapport bevat een tweetal aanbevelingen. 1. Als belangrijkste aanbeveling wordt genoemd het gebruik van een duidelijke projectstructuur bij de start van een nieuw project. Dit betekent dat duidelijkheid ontstaat over wie de opdrachtgever en opdrachtnemer zijn, wie de projectleider is en welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zij hebben. Belangrijke aandachtspunten hiernaast zijn duidelijk gestelde doelen, duidelijkheid over opdracht, financiën, en onderlinge verwachtingen ten aanzien van het project. 2. De tweede aanbeveling in het rapport is om de wijze van het aanvragen van kredieten aan de raad te heroverwegen. In concreto wordt aanbevolen een duidelijk(er) onderscheid te maken tussen: -het beschikbaar stellen van een voorbereidingskrediet (of bestemmingsreserve) bij de uitwerking van een globaal idee en -het aan de raad vragen van een krediet voor een investering voor een definitief vastgesteld (bouw)project. Aanbevelingen vanuit de gemeenteraad Een inventarisatie binnen de raadsfracties heeft een aantal aanvullende aanbevelingen opgeleverd. Deze hebben met name betrekking op het bestuurlijke proces en de bestuurlijke verantwoordelijkheid ten aanzien van de projecten. De aanbevelingen zijn: 1. Bij het starten van een nieuw project dient de bestuurlijke verantwoordelijkheid i.c. het bestuurlijk opdrachtgeverschap duidelijk te worden vastgelegd. 2. Bij het opstarten van een project dient het proces van informatievoorziening vanuit de ambtelijke organisatie aan het college duidelijk beschreven te zijn. 3
3. Ook de informatievoorziening aan de raad over de voortgang van de projecten dient goed geregeld te worden. Bij de voorjaars- en de najaarsnota dient de raad geïnformeerd te worden over de voortgang van de projecten, waarbij de financiële stand van zaken van de projecten en de verwachte financiële ontwikkeling ten opzichte van het voor de projecten verleende krediet nadrukkelijk aan bod komt. 4. Per project dient een risicoanalyse te worden gemaakt 5. Partners (zoals gebruikers) krijgen een nadrukkelijke plaats in het project. Hun rol wordt ook vooraf beschreven. 6. Wanneer een definitieve kredietaanvraag wordt gedaan dient deze deugdelijk financieel onderbouwd te zijn en geen pmposten te bevatten. Draagvlak Bij het opstellen van het rapport is hoor- en wederhoor toegepast. Op 15 januari 2008 is het rapport aangeboden aan de ambtelijk opdrachtgever. Op 22 januari 2008 is het rapport vastgesteld door B&W. Het college heeft de aanbevelingen overgenomen. De gemeenteraad heeft het rapport op 11 maart 2008 tijdens de voorbesprekingsronde besproken. Na overleg met de agendacommissie is besloten de raadsfracties te consulteren voor aanvullende aanbevelingen. Deze aanbevelingen zijn verwerkt in dit voorstel. Het college wil de aanbevelingen graag overnemen en voorvarend aan de slag gaan met de uitwerking. Voorstel voor de aanpak/uitvoering van de aanbevelingen De aanbevelingen naar aanleiding van het onderzoeksrapport sluiten aan bij het op 1 april 2008 door uw raad geaccordeerde voorstel “keuzes in ambities”. Het college wil deze dan ook voortvarend aanpakken. De raad wordt voorgesteld in te stemmen met onderstaande wijze van aanpak en het college op te dragen dit uit te werken en uit te voeren. 1. projectmatig werken inbedden Met de nieuwe organisatiestructuur per 1 december 2006 is een impuls gegeven aan het professionaliseren van projectmatig werken. Er is binnen de afdeling Strategie Beleid en Projecten een Projectmanagementbureau ingericht van waaruit dat vorm gegeven wordt. De door uw raad beschikbaar gestelde middelen voor het project “keuzes in ambities” geven de benodigde extra financiële impuls om projectmatig werken de komende 2 jaar in te bedden in de organisatie. Opleiding en training Dit betekent enerzijds dat er gemeentebreed opleiding en training projectmatig werken zal worden gegeven. Dit gebeurt aan de hand van praktijkvoorbeelden uit de Wijkse situatie Vaste procedure en formats Daarnaast zullen de projecten voortaan worden uitgevoerd overeenkomstig de vastgestelde procedures in het Handboek Projectmatig werken. Ieder te starten project begint met een bestuursopdracht waarin het bestuurlijk en ambtelijk 4
opdrachtgeverschap wordt vastgelegd, de concrete resultaten worden benoemd en de randvoorwaarden (financiën, kwaliteit, communicatie, interne en externe informatievoorziening, capaciteit, deelnemende partners, risico-analyse). De bestuursopdracht wordt vervolgens uitgewerkt in een projectplan waarin deze onderdelen nader worden uitgewerkt en gespecificeerd. (De precieze inhoud van het format van een projectplan ligt in de leeskamer ter inzage). 2. Inventarisatie van lopende projecten De huidige bestuurlijke relevante projecten (de zogenaamde A projecten) worden geïnventariseerd en vervolgens getoetst op projectmatig werken conform het Handboek. Dit betekent dat er niet alleen voor nieuwe projecten maar ook voor de lopende projecten bestuuropdrachten en projectplannen worden opgesteld. Ook het project Brandweerkazerne Cothen-Langbroek zal getoetst moeten worden op de vraag in hoeverre er nu projectmatig wordt gewerkt. 3. Verbeteren van de informatievoorziening aan de raad In de cyclusdocumenten (voorjaarsnota, najaarsnota) zal een apart onderdeel gewijd worden aan de voortgang van projecten. Met name de financiële stand van zaken van de projecten (afgezet tegen het verleende krediet) zal hierin aan de orde komen. Dit laat onverlet dat gekoppeld aan de geplande informatiemomenten uit de projectplannende raad ook tussentijds zonodig over de projectvoortgang zal worden geïnformeerd. 4. heroverwegen proces van kredietaanvragen Er zal een onderzoek ingesteld worden naar de mogelijkheid van aanpassing van de procedure op het gebied van kredietaanvragen aan de raad. Bij voorkeur zal er in de nieuwe procedure onderscheid worden gemaakt tussen het beschikbaar stellen van een voorbereidingskrediet (of bestemmingsreserve) bij de uitwerking van een globaal idee en het aan de raad vragen van een krediet voor een investering voor een definitief vastgesteld (bouw)project. Binnen een krediet voor een definitief vastgesteld bouwproject dienen pm-posten vermeden te worden. Communicatie De samenvatting van het rapport is gepubliceerd op internet. Financiën De aanpak van de aanbevelingen past binnen de beschikbaar gestelde middelen voor het project “keuzes in ambities” Bijlagen Onderzoeksrapport Handboek Projectmatig werken (bevat procedure voor projectmatig werken en formats voor een bestuursopdracht en een projectplan) Burgemeester en wethouders van Wijk bij Duurstede, Janneke Louisa-Muller secretaris
Guus Swillens burgemeester 5
