Raadsvoorstel Onderwerp: Jaarrekening 2015 en begroting 2016 gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland (Noord-Hollands Archief)
Datum raadsvergadering Registratienummer Datum carrousel Raadsbesluit nr.
25 juni 2015
Portefeuillehouder(s)
R.G. te Beest
Rs15.00463 18 juni 2015
Ambtenaar Telefoon E-mailadres
K. Schuurman 0255 567628 kschuurman@Velsen. nl
Voorgesteld raadsbesluit
1. De jaarrekening 2014 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland voor kennisgeving aan te nemen; 2. In te stemmen met de ontwerpbegroting 2016 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland en dit als zienswijze in te dienen bij het dagelijks bestuur. Samenvatting
De jaarrekening 2014 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland (Noord-Hollands Archief) wordt ter kennis gebracht van de gemeenteraad. De gemeenteraad van Velsen wordt ook in de gelegenheid gesteld om een zienswijze in te dienen over de ontwerpbegroting 2016 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland. Voorgesteld wordt om in te stemmen met de ontwerpbegroting 2016. Inleiding
Het Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland (het Noord-Hollands Archief) is een Gemeenschappelijke Regeling (GR) waar Velsen samen met de gemeente Haarlem en het Rijk in deelneemt. Deze GR heeft tot doel de archieven van de deelnemende gemeenten op te slaan en voor het publiek toegankelijk te maken. Het dagelijks bestuur van de GR dient de ontwerpbegroting uiterlijk zes weken, voordat zij aan het algemeen bestuur van de GR wordt aangeboden, toe te zenden aan de raden van de deelnemende gemeenten. Uiterlijk 1 juli 2015 dient het algemeen bestuur de begroting voor 2016 vast te stellen. Thans liggen voor de jaarrekening 2014 en de ontwerpbegroting 2016 van het Noord-Hollands Archief. De raad kan bij het dagelijks bestuur van de GR zijn zienswijze op de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de zienswijzen bij het voorstel over de ontwerpbegroting aan het algemeen bestuur dat vervolgens een besluit neemt over de ontwerpbegroting. Na vaststelling (eventueel met inachtneming van geuite zienswijzen) wordt de begroting verstuurd naar Gedeputeerde Staten (GS) van Noord-Holland. De jaarrekening 2014 en de ontwerpbegroting 2016 zijn financieel en inhoudelijk beoordeeld. De raad wordt voorgesteld om de jaarrekening 2014 voor kennisgeving aan te nemen en in te stemmen met de ontwerpbegroting 2016. Beoogd doel en effect van het besluit
Na behandeling in de gemeenteraad kan het algemeen bestuur van het Noord-Hollands Archief de begroting 2016 vaststellen.
1
Argumenten
Het exploitatieresultaat over 2014 bedraagt € 383.894 positief. De opbrengsten vielen hoger uit dan begroot, met name ten gevolge van een hogere bijdrage van het Rijk vanwege de indexatie over 2014, die niet begroot is, hogere opbrengsten door de verhuur van meer vierkante meters archiefruimte en een niet-begrote bijdrage van het Nationaal Archief. De kosten vielen lager uit dan begroot door lagere personeels- en huisvestingskosten. De huisvestingskosten zijn lager omdat de kosten van het onderhoud aan de Kleine Houtweg niet door het Rijksvastgoedbedrijf in rekening zijn gebracht. Dit onderhoud wordt waarschijnlijk overgedragen aan het Noord-Hollands Archief. De jaarrekening is door de accountant van de gemeenschappelijke regeling voorzien van een goedkeurende verklaring. Het resultaat is toegevoegd aan een bestemmingsreserve voor het onderhoud dat mogelijk wordt overgedragen door het Rijksvastgoedbedrijf. De bijdrage in de gemeenschappelijke regeling van de gemeente Velsen voor het jaar 2016 is geïndexeerd met het percentage dat het Rijk heeft toegepast voor 2014. De totale bijdrage van de gemeente Velsen is € 267.263. Deze bijdrage past binnen het voor het Noord-Hollands Archief opgenomen structurele budget van € 278.000 op programma 5 van de gemeentebegroting. Alternatieven
N.v.t. Risico’s
N.v.t. Programma
5 Cultuur en culturele voorzieningen Kader
Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland Inspraak, participatie etc.
N.v.t. Financiële consequenties
De bijdrage aan het Noord-Hollands Archief voor het jaar 2014 is reeds verwerkt in de gemeentelijke jaarrekening 2014. De bijdrage van de gemeente Velsen, zoals opgenomen in de ontwerpbegroting 2015 (€ 193.650 + € 74.314 bijdrage kapitaallasten, totaal € 267.964), zal worden verwerkt in de nog op te stellen gemeentebegroting 2016 en past binnen het voor het Noord-Hollands Archief opgenomen structurele budget van € 278.000 op programma 5 van de gemeentebegroting. Uitvoering van besluit
Het bestuur van het Noord-Hollands Archief wordt door middel van bijgaande brief geïnformeerd over de besluitvorming. Bijlagen – onderdeel uitmakend van het besluit
- Raadsbesluit - Brief zienswijze - Jaarrekening 2014 Noord-Hollands Archief - Begroting 2016 Noord-Hollands Archief
2
Bijlagen – bijgevoegd als achtergrondinformatie
Geen. Burgemeester en wethouders van Velsen De secretaris,
De burgemeester,
F.A.M. Beijk
F.M. Weerwind
3
noord-hollands archief
Gemeenteraad van Velsen Postbus 465 1970 AL IJMUIDEN
GEËNTE 2
Doc/nfo
Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk:
V
Ē
L
S
E
N
' APR. 2015 T
'
0
O C
ŕ
^
3
?
17 april 2015 Jaarrekening 2014 Z-15-07503/ UIT-15-05659
Geachte leden van de Raad, Volgens artikel 2 1 , lid 1, van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland brengt het (algemeen) bestuur van het Noord-Hollands Archief jaarlijks aan de minister (van OCW) en de raden van de gemeenten (Haarlem en Velsen) voor 1 april een financieel verslag uit, dat vergezeld gaat van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Bij deze bied ik u, namens het (algemeen) bestuur van het Noord-Hollands Archief, de jaarrekening 2014 met de bijbehorende accountantsverklaring van het accountantskantoor Ernsts Young aan. Wij verzoeken u op basis van de voorgelegde stukken de definitieve bijdrage voor 2014 vast teř stellen. riendelijke groet,
o drs. Lieuwe Zoodsma secretaris bestuur NHA
Noord-Hollands Archief
Locatie J ansstraat
Locatie Kleine Houtweg
Postbus 3 0 0 6 2 0 0 1 DA H a a r l e m J a n s s t r a a t 4 0
K l e i n e H o u t w e g 18
www.noord-hollandsarchief.nl
2 0 1 1 RX H a a r l e m
2 0 1 2 CH H a a r l e m
I B A N : N L 4 6 R A B O 0 1 9 2 3 2 6 1 71 KvK: 5 7 5 8 1 6 6 5
[email protected]
( 0 2 3 ) 517 2 7 0 0
( 0 2 3 ) 517 2 7 0 0
BTW: NL00815115714B01
NOORD-HOLLANDSARCHIEF JAARREKENING
2014
8 april 2015
Jansstraat 40 2011 RX Haarlem
Ter identificatie
Hbutweg i s 2012 Cl I Haarlem
K l e i n e
Ernst ft Ybunafficountants U P
Inhoudsopgave I Jaarverslag
2
1 Inleiding
2
1.1 Algemeen
2
1.2 Resultaatontwikkeling 2014 2 Paragrafen
2
4 v
2.1 Weerstandsvermogen
4
2.2 Financiering
4
II Jaarrekening
5
3 Exploitatierekening 2014
5
4 Toelichting op de exploitatierekening 2014 in vergelijking met de begroting 2014
6
4.1 Opbrengsten
6
4.2 Kosten
6
4.3 Dotatie/onttrekking eigen vermogen
8
4.4 Exploitatieresultaat 2014
8
5 Balans per 31 december 2014
9
6 Toelichting op de balans
10
III Overige gegevens
14
7 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
14
8 Bestemming van het 'resultaat voor bestemming' 2014
15
9 Controleverklaring
16
(
Ter Identif ícat ĄUĩttt&m&ŵ
'X'Ufĩf ĩ- tent!
-f.- - .- -•.•::.±r,
ĩ
ĊM
Ernst S Young A c c o u n t a n t s LbP
EY
Building a botter working world
ĉbunta
í -
I Jaarverslag 1 Inleiding 1.1 Algemeen In 2014 bezochten 17.090 mensen de Janskerk (het publiekscentrum van het Noord-Hollands Archief) voor tentoonstellingen, evenementen, rondleidingen, educatieve activiteiten of voor het gebouw zelf. In 2013 waren dat er 13.015. Het bezoek aan de studiezalen daalde met 7,2 % naar 7.394 (2013: 7.965). In totaal komt daarmee het aantal bezoeken aan het Noord-Hollands Archief in 2014 op 24.484 (2013: 20.980). Tenslotte werden ruim 2,3 miljoen bezoeken gebracht aan de websites waarop het Noord-Hollands Archief te vinden is (2013: 2,1 miljoen bezoeken). Het Noord-Hollands Archief heeft in 2014 644,75 (2013: 316,15) meter archieven verworven, onderverdeeld in 550,05 (2013: 215,25) strekkende meter van overheden en 94,70 (2013: 100,90) strekkende meter van particuliere organisaties en personen. Het Noord-Hollands Archief heeft in 2014 862 objecten verworven voor debeeldcollectie door schenking, overbrenging of aankoop. Daarnaast heeft de Stichting Provinciale Atlas Noord-Holland 60 objecten toegevoegd aan haar collectie, die beheerd wordt door het Noord-Hollands Archief. In 2014 werd de bibliotheek van het Noord-Hollands Archief uitgebreid met 235 aanwinsten. Een van de kernprocessen van het archiefbeheer is het toegankelijk maken van archieven en collecties. De archieftoegangen zijn te raadplegen via de website van het Noord-Hollands Archief (www.noord-hollandsarchief.nl) en via www.archieven.nl. In 2014 zijn 80 (2013: 62) inventarissen of plaatsingslijsten verschenen. Deze zijn gemaakt door medewerkers van het Noord-Hollands Archief, door derden en door vrijwilligers onder begeleiding van het Noord-Hollands Archief. In totaal is 636,05 (2013: 451,85) meter archieven toegankelijk gemaakt. Er is net als voorgaande jaren sterk ingezet op het digitaliseren van archieven, beeldcollecties en de krantencollectie om hiermee het mogelijk te maken dat veelgevraagd en kwetsbaar materiaal voor een breed publiek beschikbaar komt. Daarnaast is er gewerkt aan de totstandkoming van een e-Depot: een digitale ruimte voor digitaal archiefmateriaal. 1.2 Resultaatontwikkeling 2014 Het exploitatieresultaat over 2014 bedraagt een positief saldo van C 383.894, begroot was 0. De opbrengsten vielen C 260.944 hoger uit dan begroot, met name ten gevolge van een hogere bijdrage van het Rijk vanwege de indexatie over 2014 die niet begroot is, hogere opbrengsten door de verhuur van meer meters archiefruimte en een niet-begrote bijdrage van het Nationaal Archief. De kosten vielen C 228.809 lager uit dan begroot, als saldo van lagere personeels- en huisvestingskosten en hoger dan begrote kosten voor educatieve voorlichting voor de jeugd, afschrijvingen door de verbouwing Kleine Houtweg en digitalisering. De huisvestingskosten zijn lager, omdat de kosten voor onderhoud aan de Kleine Houtweg niet door het RijksVastgoedBedrijf in rekening zijn gebracht. Het ligt in de bedoeling dit onderhoud over te drageļUdll MUL NŲUjUFIUjIdlILlš Archief.
Ter identificatie
Ernst S Young Accountants LLP mmm m
Bulging a betta working world
De hoger dan begrote opbrengsten en een groot deel van onder- of overschrijding van de kosten worden gedekt door een dotatie aan dan wel een onttrekking van de bestemmingsreserves. Een vrijval van een subsidie alsmede de jaarlijkse onttrekking van de egalisatiereserve dragen bij aan een verdere verhoging van het exploitatieresultaat. De toekomst wordt met vertrouwen tegemoet gezien. Lieuwe Zoodsma, directeur Haarlem, 8 april 2015
(
(
Ter identificatie
Ernst 8. Young Acrfbuntants LLP
•••^f mm I
[Building JiillHInn a a better hotfor
working world v.
2 Paragrafen Het jaarverslag dient volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Voor het Noord-Hollands Archief zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing. De paragraaf Verbonden Partijen is evenmin van toepassing, omdat er geen partijen zijn waarin het Noord-Hollands Archief een bestuurlijk of financieel belang heeft. Onderstaand komen de resterende paragrafen aan bod: Weerstandsvermogen en Financiering. 2.1 Weerstandsvermogen De risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie van het Noord-Hollands Archief zijn minimaal van omvang. Het Noord-Hollands Archief heeft vooral te maken met reguliere kosten die vooraf te ramen zijn, zoals personeelskosten, huisvestingskosten en kosten voor ICT. De paragraaf betreffende het onderhoud van kapitaalgoederen betreft ten minste het kapitaalgoed gebouwen. Eind 2013 werd een verbouwing gestart in het voorgebouw van het pand aan de Kleine Houtweg ten behoeve van de onderhuurder Stichting Hart. De verbouwing is begin 2014 afgerond en vanaf maart 2014 is Stichting Hart in het pand actief. Kengetallen liquiditeitsratio solvabiliteitsratio
2014
2013
2012
1,8
1,0
1,3
36,4 Zo 0
19,3^0
2 7 ^
Liquiditeitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief op korte termijn kan voldoen aan zijn kortetermijnverplichtingen zonder nieuwe financieringsbronnen te hoeven aanboren. De liquiditeitsratio is berekend als de verhouding tussen de kortlopende activa en de kortlopende schulden. Hoe hoger de ratio, hoe beter het Noord-Hollands Archief in staat is om aan de kortetermijnverplichtingen te voldoen. Solvabiliteitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief in geval van opheffing zijn verplichtingen ten aanzien van vreemd vermogenverschaffers kan nakomen. De solvabiliteitsratio wordt berekend als de verhouding tussen het eigen vermogen en het totale vermogen x ÏOO'X). Hoe hoger de ratio, hoe minder van het totaal vermogen met vreemd vermogen w o r d t gefinancierd. 2.2 Financiering Het Noord-Hollands Archief wordt structureel gefinancierd door de partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen.
Ter ídentifícat
Ernst S Young A F . TT la I
Building a b working WOÌ
u n t a n t s LLP
II Jaarrekening 3 Exploitatierekening 2014 R e k e n i n 3 2014 "/o i.
B e g r o t i n g 2014 C
R e k e n i n g 2013 C OPBRENGSTEN Bijdragen deelnemers Bijdrage Rijk Bijdrage gemeente Haarlem Bijdrage Bibliotheek Zuid-Kennemerland Bijdrage gemeente Velsen Bijdrage gemeenten en waterschappen Bijdrage provincie Noord-Holland
2.137.619 1.734.729 50.000 191.635 278.022 432.582
40,27c 32,67c rj.9% 3.67. 5,27,
8,rz
2.108.298 1.738.998 50.000 192.353 269.400 432.582
Totaal bijdrage
4.824.587
90,77.
4.791.631
39,07o 32,27o Ũ.9% 3,67a 5,07o 8,07» 88,77.
149.455 143.055 48.437 125.123 26.667
2,87. 2,77. rj.9% 2,47o Ũ.5%
150.000 143.055 67.500 79.500 167,500
492.736
9,37.
5.317.323
2.210.392
2.155.496 1.827.277
38,17o 32,37o
50.000 192.940 288.938 432.582
0,97o 3,47o 5,17O
4.947.232
7,67o 87,47,
Z87o 2,67o 1,37» 1,57o 3,17o
122.201 143.055 44.439 109.295 194.022 99.886
2,27o 2,57a 0,87o 1,97o 3,47o 1,87o
607.555
11,37.
712.898
12,67.
100.07»
5.399.186
100.07
5.660.130
100,07.
14.180 162.807
40,47o 0.37o 3,07o
2.450.899 10.600 85.300
45.07o 0,27o 1,67o
2.274.917 37.843 202.179
43,67o 0,77o 3.97,
2.387.379
43,67.
2.546.799
46,87o
2.514.939
48,27.
Materieel directe kosten Collectiebeheer Digitaal zichtbaar maken Acquisitie Dienstverlening Educatie Overige materiële kosten PR Ã Communicatie
68.754 160.347 93.618 7.245 32.549 17.256 29.985
1,37, 2,970 1,77o 0,17o 0,67» 0,37o 0,57o
63.000 137.700 20.000 10.900 25.000 15.100 13.700
1,27o 2.5% 0,47o Q.2% 0,57o 0,37o 0,37o
59.911 162.819 38.895 10.727 55.086 34.662 18.728
1,17o 3,17o 0,77o 0,27. 1,17o ū.7%
Totaal materieel directe kosten
409.755
7,57o
285.400
5.;:
380.828
7,37,
2.145.188 319.444 150.838 34.662 22.272
39,27o 5,87o 2,87, 0,67o 0,47o 48,97o
39. 17. 5,17o 2,87o 0,77o 0,37o 48,07,
1.776.493 306.038 179.494 34.489 21.323
2.672.405
2.125.614 280.000 150.000 40.000 14.600 2.610.214
2.317.837
34.17o 5,97o 3.47o 0,77o 0,47o 44,57o
5.469.539
100,07.
5.442.413
100,07»
5.213.604
100.07„
overheid
Overige opbrengsten Depoťverhuur Bijdragen derden in kapitaallasten Overige opbrengsten Dienstverlening Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Projectopbrengsten/bijdragen Totaal overige opbrengsten TOTAAL OPBRENG STEN
0
(
KOSTEN Personeelskosten Formatieve medewerkers Niet-formatieve medewerkers Bijkomende personeelskosten Totaal
personeelskosten
Materieel indirecte kosten Huisvestingskosten Organisatiekosten Afschrijvingskosten Rentekosten Facilitaire kosten
ũ.4%
(
(bedrijfsvoering)
Totaal materieel indirecte kosten TOTAAL KOSTEN 152.215-
43.227-
446.526
152.215-
43.227-
485.774
48.805
43.227
Bedrijfsresultaat (opbrengsten-kosten) 39.248
Bijzondere baten (+J en lasten (-) Resultaat v o o r b e s t e m m i n g Egalisatiereserve - afroming jaarlaag Bestemmingsreserves - dotatie Bestemmingsreserves - onttrekking totaal dotatie/onttrekking eigen vermogen EX PLOITATIERES ULTAAT
1er
80.495 129.299 22.916-
41 850 101.880-
43.227 0
mtm icì i t
-— ^•TF
^3,894,
Buil ding a better H B I 1 working world
te ļ
II itñr ts LLP
J
5
4 Toelichting op de exploitatierekening 2014 in vergelijking met de begroting 2014 4.1 Opbrengsten Bijdrage Rijk De bijdrage van het Rijk voor 2014 valt C 47.198 hoger uit dan begroot vanwege een niet-begrote indexatie voor de jaren 2013 (die ook doortelt in 2014) en 2014. Bijdrage gem eente Haarlem /gem eente
Velsen
De indexatie van het Rijk wordt ook toegepast op de bijdragen van de gemeenten Haarlem en Velsen. Daarnaast heeft de gemeente Haarlem een bedrag van C 84.291 extra betaald als vergoeding voor eenzelfde bedrag aan nagekomen huurkosten voor de Janskerk over de periode 2009-2014. Bijdrage gem eenten en
waterschappen
De bijdrage overige gemeenten en waterschappen is C 19.538 hoger dan begroot door een stijging van het inwonertal van de verschillende aangesloten gemeenten en en de toename van het aantal meters archief dat wordt beheerd. Depotverhuur De opbrengsten uit depotverhuur zijn C 27.799 lager dan begroot door het wegvallen van enkele huurders van depotruimte. Overige
opbrengsten
De overige opbrengsten vallen C 23.061 lager uit dan begroot, onder meer door minder verhuur van de Commandeurszaal en door het wegvallen van de verhuur van kantoorruimte aan medewerkers van de provincie Noord-Holland. Dienstverlening De opbrengst uit dienstverlening is C 29.795 hoger dan begroot. Dit bedrag is het gevolg van een archiefbewerkingsproject voor de gemeente Aalsmeer. Onderverhuur Kleine Houtweg De servicekosten die Hart betaalt als onderhuurder van het voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg waren niet begroot. Dat geldt ook voor de aflossing van de lening die Hart heeft afgesloten bij het Noord-Hollands Archief. De onderverhuur levert hierdoor C 26.522 meer op dan begroot. Projectopbrengsten/bijdragen De niet-begrote projectopbrengsten/bijdragen bedragen C 99.886. Deze bijdragen betreffen een bijdrage van het Nationaal Archief van C 62.000 voor het project e-Depot, een bijdrage van de gemeente Haarlem van C 16.500 voor het project e-Depot en bijdragen van diverse subsidieverstrekkers ter grootte van C 21.386 voor de zomertentoonstelling en een digitaliseringsproject. 4.2 Kosten Formatieve m edewerkers De uitgaven voor formatieve medewerkers vallen C 175.982 lager uit dan begroot door het niet vervullen van enkele vacatures. Wet Norm ering
bezoldiging Topfunctionarissen
publieke en sem ipublieke
sector
Het dienstverband van de directeur van het Noord-Hollands Archief, de heer L. Zoodsma, betreft 36 uur, zijnde 1,0 fte. Over 2014 ontving de heer Zoodsma hiervoor een beloF C 94.422,67. Voor voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar d Zoodsma in 2014 C 15.946,68 ontvangen. De vergoeding van de leden van het algemeen bestuur en het dagelijks beļstuur w Ernst S Yoi/n
Et
A c c o u n t a n t s LLP
Building a better working World
6
Niet-formotieve medewerkers In verband met archiefverpakkingsprojecten werden enkele medewerkers van Paswerk ingehuurd. Hierdoor is C 27.243 meer uitgegeven voor niet-formatieve medewerkers dan begroot. Bijkomende personeelskosten De overschrijding van de begroting voor bijkomende personeelskosten met C 116.879 is het gevolg van kosten voor woon-werkverkeer (foutieve inschatting begroting) en van personeelskosten in rekening gebracht door derden voor een specialist op het gebied van het e-Depot. Deze laatste kosten (C 85.825) worden gedekt door aanvullende bijdragen van de gemeente Haarlem en het Nationaal Archief. Digitaal zichtbaar
maken
Er is C 25.119 meer uitgegeven dan begroot aan de digitalisering van prenten, tekeningen en kranten. Acquisitie Aan de reguliere aanschaf van boeken en beeldmateriaal is C 6.187 meer uitgegeven dan begroot. Daarnaast is nog C 12.708 besteed aan restauratie van glasnegatieven uit de fotocollectie die is aangekocht van Poppe de Boer. Deze laatste kosten worden gedekt door een bestemmingsreserve. ( Educatie De begroting voor de post educatie is met C 30.086 overschreden. Voor circa C 10.000 betreft dit de zomertentoonstelling. Deze overschrijding wordt gedekt door specifiek voor de zomertentoonstelling verstrekte subsidiegelden. De overige C 20.000 hangt samen met de afronding van het project digitaal geschiedenislokaal. Dit bedrag wordt gedekt door een bestemmingsreserve. Overige materiële kosten In verband met archiefverpakkingsprojecten (zie ook hierboven bij Niet-formatieve medewerkers) is C 19.562 meer dan begroot uitgegeven aan verpakkingsmateriaal. PR «S Communicatie De uitgaven voor PR â Communicatie zijn C 5.028 meer dan begroot. Dit hangt samen met de uitbesteding van de eindredactie van 'Uitgelicht'. Huisvestingskosten De huisvestingskosten vallen C 349.121 lager uit dan begroot. Dit is het resultaat van onder meer C 84.270 hogere huurkosten voor de Janskerk (waar een hogere bijdrage van de gemeente Haarlem voor hetzelfde bedrag tegenover staat) en een vrijval van gereserveerde energiekosten voor de kantooretage Jansstraat ten bedrage van C 40.014. Het RijksVastgoedBedrijf heeft bovendien een bedrag van C 383.894 voor onderhoudskosten aan het pand Kleine Houtweg niet in rekening gebracht. Het ligt in de bedoeling dat het Noord-Hollands Archief dit onderhoud zelf gaat uitvoeren. De kosten voor dit onderhoud dienen te worden gedekt uit een nog te vormen voorziening groot onderhoud. Organisatiekosten De organisatiekosten zijn C 26.038 hoger dan begroot. Dit is vooral het gevolg van hogere automatiseringskosten ten bedrage van C 14.111. Afschrijvingskosten De afschrijvingskosten zijn C 29.494 hoger dan begroot. Hierin zit een bedrag van C 20.000 voor de afschrijving van de verbouwingskosten die zijn gemaakt ten behoeve van Facilitaire kosten De facilitaire kosten vallen C 6.723 hoger uit dan begroot.
m
Ter identificátie
E r n s t S Young A c c o u n t a n t s Lŷ.1
EY
Building a / ÿ t t e i working \
Bijzondere baten De vrijval van de subsidie van het Metamorfozeproject levert een bijzondere baat van C 39.248 op. 4.3 Dotatie/onttrekking eigen vermogen Egalisatiereserve De vrijval van de egalisatiereserve is lager dan begroot. Ten tijde van het opstellen van de begroting was het resultaat 2013 nog niet bekend en kon de vrijval van de jaarlaag niet exact berekend worden. Bestemmingsreserve In de begroting is geen rekening gehouden met dotaties aan en onttrekkingen van bestemmingsreserves. In 2014 zijn kosten gemaakt die onttrokken zijn aan de bestemmingsreserves ter uitvoering van verschillende projecten. In de bestuursvergadering van 26 november 2014 heeft het bestuur besloten om bestemmingsreserves te vormen voor een aantal projecten om uitvoering te kunnen geven aan het meerjarenbeleidsplan. Op basis van het resultaat is C 178.337 aan de bestemmingsreserves toegevoegd. 4.4 Exploitatieresultaat 2014 Het exploitatieresultaat bedraagt C 383.894. In hoofdstuk 8 is een voorstel geformuleerd ter besteding van dit resultaat.
Ter identifîcatïļ
Ernst 8 Young Acyb / n t a n t s L L P
5 Balans per 31 december 2014
Balans 31-12-2014
31-12-2013
1.373.182
1.502.165
31-12-2013
Eigen vermogen
Vaste activa Materiële vaste activa
31-12-2014
Egalisatiereserve Bestemmingsreserves
35.849
93.372
480.993
344.505
Resultaat lopend boekjaar
383.894
22.916-
totaal eigen vermogen
900.735
414.961
Voorziening Voorziening personeel
61.500
Langlopende leningen
Vlottende activa 583.721
Vorderingen op openbare lichamen
421.571
Debiteuren
Voorraden Liquide middelen Totaal activa
771.470
818.474
Lening gemeente Haarlem
180.000
200.000
Vlottende passiva
Schatkistbankieren
Overige activa
Leningen Rabobank
Schulden aan openbare lichamen 125.910
2.665
11.533
44.982
62.704
2.485
439.850
30.848
80.523
93.053
103.031
529.371
2.475.609
2.148.206
Crediteuren Overige passiva
-
47.004
445.894
2.475.609
2.148.206
Totaal passiva
Ter Identificatie
Ernst S Young A c c é ŭ n t a n t s LLP 9
EY
Buildna a bettey wo k G v/cfltí r
n
6 Toelichting op de bal ans
Vaste activa Inrichting
Overige
kantoor/depot
ICT
activa
Totaal
Stand oer 1 j a n u a r i : Aanschafwaarde
1.747.118
798.941
417.124
2.963.183
675.056-
575.920-
414.798-
1.665.774-
Cumulatieve afschrijvingen B o e k w a a r d e 1/1/2014
1.072.062
223.021
2.326
1.297.409
nog t e o n t v a n g e n f a c t u r e n 1/1/2014 i . v . m . v e r b o u w i n g Kleine H o u t w e g
204.756
B o e k w a a r d e balans
1.502.165
Mutaties door aanschaffingen/afstotingen: O n t v a n g e n f a c t u r e n 1/1/2014 i.v.m. v e r b o u w i n g Kleine H o u t w e g * Investeringen Desinvesteringen Saldo
204.756-
191.061
60.281
85.040-
488.556-
410.576-
984.172-
106.020
428.274-
410.576-
937.586-
110.623-
66.423-
251.342
Mutaties doorafschriivingen: A f s c h r i j v i n g e n op i n v e s t e r i n g e n A f s c h r i j v i n g e n op d e s i n v e s t e r i n g e n
1.280-
178.325-
84.997
491.868
410.064
986.928
25.626-
425.445
408.784
808.603
1.853.138
370.667
6.548
2.230.353
150.475-
6.014-
Stand per 31 d e c e m b e r : Aanschafwaarde
700.682-
Cumulatieve afschrijvingen
1.152.456
B o e k w a a r d e 31-12-2014
534
220.192
857.1711.373.182
* B e t r e f f e n d e f a c t u r e n zijn in 2014 o p g e n o m e n o n d e r i n v e s t e r i n g e n
Vlottende activa Schatkistbankieren Per 13 februari 2014 draagt het Noord-Hollands Archief conform overheidsbeleid zijn overtollige middelen af aan het ministerie van Financiën. Het minimum drempelbedrag van C 250.000 wordt gehanteerd. In de tabel hieronder is per kwartaal het bedrag aan middelen opgenomen dat gemiddeld op dagbasis buiten 's Rijks schatkist is aangehouden. kwartaal
I
ruimte onder drempelbedrag
-
ruimte boven drempelbedrag
123
Vorderingen op openbare lich amen
II
III
62 -
IV 22
27 C 421.571
De vorderingen op openbare lichamen bestaan uit: «
nog te ontvangen bijdragen van de gemeente Velsen, gemeente Haarlem en het Rijk;
«
terug te ontvangen BTW van de belastingdienst;
»
een vordering op de provincie Noord-Holland inzake beheer;
»
een bijdrage ter grootte van C 62.000 die door het Nationaal Archief is toegezegd, maar nog niet ontvangen
Ter ìdentif ĩcatî Debiteuren C 2.665 Dit bedrag betreft diverse kleinere vorderingen. Per 5 februari 2015 staalļ nog C 500 open.
PK
r
Ernst S Young A c c o u n t a n t s LLP mm W mm m
Bui ll d na a betti working worl d
Overige activa C 44.982 Onder de post 'Overige activa' zijn opgenomen de vooruitbetaalde kosten voor het jaar 2015 alsmede nog te ontvangen bijdragen ad C 10.000. Voorraden
C
2.485
Onder voorraden zijn opgenomen verjaardagskalenders en boeken 'Historische atlas van Kennemerlanď. Liquide middelen Bedragen in euro's. 31 december 2014 Kas
31 december 2013
966 46.038 * 47.004
Bank Totaal liquide middelen
1.736 444.158 4445.894
De liquide middelen staan ter vrije beschikking. Eigen vermogen Egalisatie-
Bestemmings-
Resultaat
reserve
reserve
lopend boekjaar
93.372-
344.505-
Stand ljanuari 2014:
Totaal 2014
22.916
414.961-
Mutaties: - dotatie bestaand in 2014 - dotatie nieuw in 2014 - onttrekking in 2014 - afroming op egalisatiereserve
34.607
- winstbestemming 2013
22.916
178.337-
178.337-
41.850
41.850 34.607
- resultaat 2014 Stand 31 december 2014
35.849-
480.993-
22.916-
0-
383.894-
383.894-
383.894-
900.735-
Egalisatiereserve 2010 resultaat in jaar:
6.526
2011 119.651
2012 42.427
2013 22.916saldo egalisatiereserve totaal afroming
per31-12
2009
26.000
66.717-
2010
31.000
57.402-
32.500
31.428-
51.330
99.749-
a f r o m i n g in jaar:
2011
1.500
2012
1.700
29.913
2013
1.600
29.913
10.607
48.805
93.372-
2014
1.726
29.913
10.607
7.639-
34.607
35.849-
29.912
10.607
7.639-
32.880
2.967-
10.606
7.639-
2.967
0-
2015 2016
Ter identificatie Ernst 8i Young A ^ o u n t a n t s LLP
EY
Building a bev. working worlé]
Bestemmingsreserves Opbouw
beginstand
gedoteerd
onttrokken
eindstand
2011 - educatieve en erfgoedprojecten v o o r d e jeugd
22.500-
19.720
2.780-
2012 - f o t o c o l l e c t i e P o p p e de B o e r
22.005-
12.708
9.298-
2013 - e - D e p o t , v i r t u e l e s t u d i e z a a l , a d v i s e r i n g
300.000-
2014 - p r o j e c t e n c o n f o r m m e e r j a r e n b e l e i d s p l a n
totaal b e s t e m m i n g s r e s e r v e s
344.505-
300.000178.337-
9.422
168.915-
178.337-
41.850
480.993-
Toelichting: 2011 - Educatieve en erfgoedprojecten
voorde
jeugd
Momenteel wordt gewerkt aan het project 'Digitaal Geschiedenislokaaľ: een digitale leeromgeving voor leerlingen in het voortgezet onderwijs. In januari 2015 is dit project afgerond. 2012 - Fotocollectie
Poppe de Boer
In 2014 zijn kosten gemaakt voor het bewerken van glasnegatieven. Dit project wordt in het voorjaar van 2015 afgerond. 2013 - e-Depot, virtuel e studiezaal ,
advisering
De dotatie volgt uit de verdeling van het resultaat van 2012. De bestemming van deze reserve beslaat een periode van vier jaar. 2014 - Projecten conform
meerjarenbe l eidsp l an
In het meerjarenbeleidsplan zijn projecten opgenomen waaraan vanaf 2014 uitvoering wordt gegeven. Om deze projecten te financieren heeft het bestuur in november 2014 besloten om een bestemmingsreserve te vormen, indien het resultaat dit toelaat. De onttrekking in 2014 heeft betrekking op de digitalisering van registers van de burgerlijke stand. In 2015 worden diverse projecten in gang gezet. Voorziening De voorziening personeel is eind 2013 gecreëerd in verband met de afvloeiing van personeel. In 2014 heeft deze afvloeiing plaatsgevonden en het restant is vrijgevallen ten gunste van het resultaat. Langlopende leningen Lening
Stand 1 januari 2014: kortlopend deel afgelost
Lening
Rabobank
Lening
gemeente
2006
Rabobank 2007
Haarlem 2013
615.000
203.474
200.000
Totaal 2014 1.018.474
36.000
11.004
20.000
67.004
langlopend deel
579.000
192.470
180.000
951.470
Stand 31 december 2014:
579.000
192.470
180.000
951.470
36.000
11.004
20.000
67.004
kortlopend deel 2015:
De lening uit 2006 heeft een hoofdsom van C 900.000. Er wordt in 25 j
T^ŕŵetítfficatřevast
rentepercentage van 4,0^..
E r n s t S Young A o & u n t a n t s L L P ļ
EY
Building a betk working world
2
De lening uit 2007 heeft een hoofdsom van C 275.000. Er wordt in 25 jaar afgelost tegen een vast rentepercentage van 5,1^.. De lening uit 2013 heeft een hoofdsom van C 200.000. Er wordt in 10 jaar afgelost tegen een vast rentepercentage van 5,0^.. Vlottende passiva Schulden aan openbare l ichamen C 439.850 Aan de gemeente Haarlem dient nog een nabetaling van huur vanaf 2009 plaats te vinden. Deze nabetaling wordt via de bijdrage ook weer teruggevorderd van de gemeente. Voorts is de te betalen loonheffing over december aan de belastingdienst onder deze post opgenomen. De investeringssubidie van het Nationaal Archief ten behoeve van de aanschaf van archiefstellingen bedraagt C 326.000, hiervan is C 150.000 in 2014 geïnvesteerd. Het saldo is als schuld op de balans opgenomen en wordt in 2015 besteed. Crediteuren C 80.523 De crediteuren hebben een looptijd korter dan een jaar. Per 5 februari 2015 staat nog een klein bedrag open. Overige passiva De post 'Overige passiva' bestaat uit:
C103.031
terugbetaling teveel betaalde servicekosten door Stichting Hart nog te betalen energiekosten C 27.000 af te dragen loonheffing ABP diverse kleinere schulden
C 23.000
C 30.000 C 23.031
Niet uit d e balans blijkend e verplichtingen Het NoordHollands Archief heeft per 1 mei 2014 voor één auto een leasecontract met Spaarnelanden afgesloten ter waarde van C 16.116. De looptijd bedraagt vier jaar.
Ter id entificatie
Ihtt Ernst 8. Young
EY
Building a ŭfįer working WOÍ
o u n t a n t s LLP 13
Hl O v e r i g e g e g e v e n s
7 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Materiële vaste activa De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de aanschafwaarde of vervaardigingwaarde en verminderd met de afschrijvingen bepaald op basis van de geschatte economische levensduur. De afschrijvingen bedragen een vast percentage van de aanschafwaarde. De afschrijvingspercentages zijn: »
Inventaris
2,S Zo- 20 Z ;
»
Machines, apparaten en installaties
5,0^.-20^.
0
0
0
Vorderingen De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde zo nodig onder aftrek van een voorziening wegens oninbaarheid. Overlopende activa en netto vlottende schulden Alle overige posten in de balans worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Eigen vermogen Het eigen vermogen wordt gewaardeerd tegen nominale waarde. Dotaties aan de egalisatiereserve vinden plaats na besluitvorming door het bestuur. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserves worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Het creëren van bestemmingsreserves vindt plaats na besluitvorming door het bestuur. Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bijdragen van de deelnemers, de overige opbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen lasten. De lasten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde waarderingsgrondslagen. Resultaten worden verantwoord in het jaar waarin de goederen zijn geleverd c.q. de diensten zijn verricht. Verliezen, die op het moment dat de jaarrekening werd samengesteld voorzienbaar waren, zijn ten laste van het resultaat gebracht.
Ter identificatie
Ernst S Young Accoi Acco KSM
j F Building a better m working world
ntsLLP 14
8 Bestemming van h et 'resultaat voor bestemming' 2014 Voordelig bedrijfsresultaat 2014
C 446.526
Bijzondere baten/lasten Resultaat voor bestemming
C 39.248* C 485.774
Egalisatiereserve - afroming jaarlaag
C
Bestemmingsreserve - dotatie Bestemmingsreserve-onttrekking Voordelig exploitatieresultaat 2014
C 178.337 -fC 41.850 * C 383.894
34.607 +
In 2014 is bericht van het ministerie ontvangen dat het overweegt om de regionale historische centra zelf te laten zorgdragen voor het groot onderhoud aan panden en de vervanging van installaties. Tot op heden is nog niet duidelijk of deze plannen doorgang vinden. Omdat de plannen niet duidelijk zijn en er ook geen meerjarenonderhoudsplan beschikbaar is, wordt aan het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Noord-Holland voorgesteld om het bedrag van C 383.894 ten gunste van een bestemmingsreserve te brengen. De hoogte van dit bedrag is gelijk aan het bedrag dat het RijksVastgoedBedrijf in 2014 niet aan het Noord-Hollands Archief in rekening heeft gebracht. In het overzicht hieronder is de afloop van de egalisatiereserve in de komende jaren opgenomen, indien het bestuur akkoord gaat met bovenstaand voorstel: 2010
2011
2012
2013
2014
mutatie Egalisatiereserv
6.526
119.651
42.427
22.916saldo egalisatiereserve totaal a f r o m i n g
per 31-12
2009
26.000
66.717-
2010
31.000
57.402-
32.500
31.428-
51.330
99.749-
48.805
93.372-
a f r o m i n g in jaar:
2011
1.500
2012
1.700
29.913
2013
1.600
29.913
10.607
2014
1.726
29.913
10.607
7.639-
34.607
29.912
10.607
7.639-
32.880
10.606
7.640-
2.966
2015 2016
[
35.8492.9660
2017
0
2018
Ter identificatie
Hf Ernst S Youn/jkccountants
EY
Building IŕWer working world
LļLŷ
EY
Building a better working world
Ernst S Young Accountants LLP Cross Towers, Antonio Vivaldistraat 150 1083 HP Amsterdam Postbus 7883 1008 AB Amsterdam
Tel: + 3 1 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 10 05 ey.com
limoi; nr.
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: de directie van het Regionaal Historisch Centrum Noord-Holland
Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit verslag opgenomen jaarrekening 2 0 1 4 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Noord-Holland te Haarlem gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 3 1 december 2 0 1 4 en de exploitatierekening over 2 0 1 4 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van de directie De directie is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens. Tevens is de directie verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. De directie is daarnaast verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 2 1 3 , tweede lid, van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de van toepassing zijnde wet- en regelgeving waaronder de gemeenschappelijke regeling zoals aan ons bevestigd met de opdrachtbevestiging d.d. 10 november 2 0 1 4 en is vastgesteld door de directie van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Noord-Holland. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.
EY
Pagina 2
Building a better working world
Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Noord-Holland. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door de directie van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Noord-Holland gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten Ĵ.% en voor onzekerheden 3Vo van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Deze goedkeuringstolerantie is vastgesteld door de directie van de gemeen schappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum NoordHolland en aan ons bevestigd met de opdrachtbevestiging d.d. 10 november 2 0 1 4 . Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controleinformatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum NoordHolland per 3 1 december 2 0 1 4 en van de baten en lasten over 2 0 1 4 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balans mutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder de gemeenschappelijke regeling.
Verklaring betreffend e overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Op grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 2 1 3 , lid 3d Gemeentewet melden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.
Amsterdam, 8 april 2 0 1 5
Ernst S Young Accountants L L P
w.g. R. Ellermeijer RA
noord-hollands archief
a
GEMEENTE VELSEN
ÇtÌFf G e m e e n t e r a a d van V e l s e n Postbus 465 1970 A L I J M U I D E N
Datum: Onderwerp: Uw k e n m e r k : Ons kenmerk:
21 APK. 2015
Doclnfo
17 april 2 0 1 5 Ontwerpbegroting 2016 Z-15-07505 I UIT-15-05663
G e a c h t e leden v a n de R a a d , V o l g e n s artikel 18 v a n de g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m in N o o r d - H o l l a n d stelt het (dagelijks) bestuur v a n het N o o r d - H o l l a n d s A r c h i e f jaarlijks v o o r 1 m e i e e n o n t w e r p b e g r o t i n g m e t e e n toelichting o p v o o r het v o l g e n d e k a l e n d e r j a a r . De partners, in dit g e v a l het Rijk en d e g e m e e n t e n H a a r l e m e n V e l s e n , w o r d e n v e r v o l g e n s in de g e l e g e n h e i d g e s t e l d o m b i n n e n e e n p e r i o d e v a n 6 w e k e n h u n z i e n s w i j z e o v e r de o n t w e r p b e g r o t i n g n a a r v o r e n te b r e n g e n . Uiteindelijk stelt het ( a l g e m e e n ) b e s t u u r v a n het N H A de b e g r o t i n g m e t toelichting v a s t uiterlijk op 1 juli v o o r a f g a a n d a a n het j a a r w a a r v o o r d e begroting dient. Bij d e z e n bied ik u n a m e n s het b e s t u u r v a n het N o o r d - H o l l a n d s A r c h i e f de o n t w e r p b e g r o t i n g 2 0 1 6 a a n m e t het v e r z o e k o m b i n n e n e e n t e r m i j n van 6 w e k e n u w z i e n s w i j z e over d e z e b e g r o t i n g naar v o r e n te b r e n g e n .
end groet M e / ^ r i ìendelijke
drs. L i e u w e Z o o d s m a secretaris b e s t u u r N H A
bijlage: O n t w e r p b e g r o t i n g 2 0 1 6
Noord-Hollands Archief
Locatie Jansstraat
L o c a t i e K l e i n e Houtweg
Postbus 3 0 0 6 2 0 0 1 DA H a a r l e m
Jansstraat 40
K l e i n e Houtweg 18
I B A N : N L 4 6 R A B O 0 1 9 2 3261 71
www.noord-hollandsarchief.nl
2011 RX H a a r l e m
2012 CH Haarlem
KvK: 5 7 5 8 1 6 6 5
[email protected]
( 0 2 3 ) 517 2 7 0 0
( 0 2 3 ) 517 2 7 0 0
BTW:
NL00815115714B01
O CM c 0» LO O
çOl
g
Ol
Įįo
İ O s
1
O
3
Ol 8
ir
i
s
CM O S S LO N O CN CÒ OJ CM LD Ol CD CO CD - - W If
ĩ ž « S
z
C N 1 ~ cn
•İ
CN O
cn
*
i t i n is iŭ m m m ĉ
8
S
5
5
8
SOOCOfN
"tf O I O
S
8
CO
Iĵ O
cq
co
S
E
O) ^
I
ÿ aÒĎi a ÕûOÎlo
o
LD
O
s
5
co
n
S
S
"O ^
co , o E 3 O O O
Lí! ri
1
^ I -- CM I - CO O CN Ol CN
S
CM
ö
O
LO
2
K C O
Ol c
3 ^ cn
oi Ol
•t m 1
CM CO CN O
CN
t r-Oİ CN
r~- i Oİ
O
O •~ *— S N lil CN CO C T- Ol CO CM CO CO CM Ol cq *-; cq cq r-OS CO CO Ö LO ^ CD co
v * c ģ X ţ,
I1
S ÍS ï
gs
I i
-
a ui O a
I-
Ò O o
351.014 |
40.519-
40.519-1
40.519
40.519-1
Ş
p
S Ş
1
o
ćq
r-. 8 ř ĩ co" CN r*. co «-
O O
6
p
o
Ŝ
p O
Ol O O O O r- O O O O CO O O O O CS
CO CO
O LO O LO
CO CM *-
ri
Tt
T
O
s o
r— t^-
O O CO ui CO CO CO
6
o
co
•f
t CO Tco r- -»
5
į
O
o
t
rļ
LD r~ r 1
ş CO T rCM h-
i
o
ó
-T
ņ E c E
O
O co 8
s ÍŐ CM
CO
o
4 o
" S ï
cl
ċo
CM
g
-2
9
c
O
5
Q
1
CL'
į
1
2
J. į
•š -í
ĻO
8
Ol
Ĺq
ö
-íï
351.014-
O
t
o
351.014 ļ
'
8
O -"í
3 s
o o O o
T
o O
cc cc
86.014-1
o
J
40.519 |
. 8
1
32 880 383.894265.000
8 5 8 8 cq CM » -
265.000-1
Ol O O O O r- o o o o CD O O O O
40.519
5.525.178
30.000 1
. . ..
o O o
5.260.178 |
ţe
d ÇO
o
2.358.625 1
T
3
' 8 O
t
5.540.698 |
O Q O O O O O O O O O O O O O o s m oi o T - s CO ^ CM O LO LO CO o
306.000 190 000 35.000 20 ŨOO
Q
1 837 625
8
2.221 540 276.000 150 000 35000 20.000 2.702.540 |
O O O O O O O O O O O O O O O ŌS«1010ľS co — r CM O ui to co o CO CO *J - - CN - - - ~
1 837 625 276.000 190 000 35.000 20.000
ÌD. I UU 53.700
E3
•142.900
r*- o o f~co o o C-l CO O lO co
135.000
I CN
307.900 j
O
52.000
O
40.000
co
O
63.000 170.700 52 500 10.900 77 000
«O r- r(N
33.000 10.000
a co
co
63.000 137.700 42 500 10 900 25 000 15 100 1 3 70C
O K oo
63.000 137.700 20 000 10 900 25 000 15.100 13.700 285.400 I
1
O
s
1 2
3 "JL.
8 8 8
I
o
r- O
34.607 178 33741 850
LO
o
r-j CD
2.570.653 14.000 1 OQ non
E I S 5 «
100.000
8 CO
8 s
5.611.192 |
ŝ
5.540.698 |
S LO CO
cc rtŕVl
T
ŝ
2.221.540 276.000 150 000 35.000 20.000 2.702.540 |
LD LO 5
cl co ui
1.776 493 306 038 179 494 34 489 21.323 2.317.837 I
t
i o
O
o
O
63.000 137 700 20 000 10 900 25000 15.100 13.700 285.400
T o
O O LO 8
668.555
CM CM
o o O
O CO
59.911 162 819 38 895 10.727 55 086 34 662 : 8 728
CM
2 470.653 14.000 109.000
õ
2 429 758 14.000 109.000
CM
o ui o CO
2.429.758 14.000 109.000 2.552.758 1
CO CM
8 S
2.274 917 37 843 202.179 2.514.939 ļ
s co Ol LO
5.611.192
Ţļį
5.500.179 ì
O CO oi n o *ī V CO O Ol ĻO CO O CN *"~ cq r-
668.555
CO LO » " CM
125.000 143 055 53000 82.500 200.000
CO
8
125.000 143055 53.000 82 500 200.000 65.000
CO CO O O — t CM oi t» o m CM co 7 - q co co ui
125.000 143 055 53 000 82 500 200 000
T^
4.942.637 I
ril 201
CN ? " - »"
n CM 1
125.000 143 055 53.000 82 500 200 000
2 155 498 1.826 635 50.000 192 949 284973 432 582
1 ćõ
2.109 485 1 826 635 50.000 192.949 284.973 432 582
3 131 o ui o o o o m o o o O O O CO O
io T T *— CO CN r0) oi
122.201 143 055 44.439 109 295 194.022 99.886 712.898 I
2 109 485 1.826.635 50.000 192.949 284.973 432 582 4.896.624
igrotini Ė O O t- CN oi oi o LO CM co T - - O (O O «1
:kin:
LD
õ
1.827.277 50.000 192.940 288.938 432.582
O
bestemm. reserves
c
regulier
O
regulier
Herziene begroting 2015, april 2015 a a. a
bestemm. reserves
Herziene begroting 2015, nov 2014
CO CO
•i 2
a:
cq
o
co cq
I
ó
ï
1 8
2
ó
ö
T
s
š K
CO
T
t
CM
C O
C N
C Ñ
C N
5
1Iç
O
c/l
s ĩ dì "Ú
a ċj: c e E E E
w
SS
T o e l i c h t i n g o p de herziene b e g r o t i n g 2015 (versie april 2015) De u i t k o m s t e n van de Jaarrekening 2014 en het gegeven d a t kosten die g e d e k t w o r d e n d o o r de bestemmingsreserve via de w i n s t - en verliesrekening m o e t e n l o p e n , zijn aanleiding v o o r het ( o p n i e u w ) bijstellen van de begroting v o o r 2015. De wijzigingen w o r d e n h i e r o n d e r t o e g e l i c h t . Opbrengsten Bijdrage
Rijk
De bijdrage van het Rijk is gebaseerd o p de Budgetbrief 2015 van het Nationaal Archief. Projectopbrengsten/bijdragen Vanaf 2015 o n t v a n g t het Noord-Hollands Archief een jaarlijkse bijdrage van C 65.000 van de Provincie N o o r d - H o l l a n d voor aankopen t e n behoeve van en p r o m o t i e van de Provinciale Atlas. Kosten Forrnatieve
medewerkers
Aan de bestemmingsreserve 'e-Depot, v i r t u e l e studiezaal, advisering' w o r d t in 2015 een bedrag van C 100.000 o n t t r o k k e n v o o r de i n h u u r van tijdelijke m e d e w e r k e r s v o o r deze p r o j e c t e n . Van de b o v e n g e n o e m d e bijdrage van C 65.000 v o o r de Provinciale Atlas is C 42.500 bestemd v o o r loonkosten. Materieel
directe
kosten
Aan de bestemmingsreserve ' p r o j e c t e n c o n f o r m m e e r j a r e n b e l e i d s p l a n ' w o r d t in 2015 een bedrag van C 33.000 o n t t r o k k e n v o o r digitalisering van de burgerlijke stand en b e e l d m a t e r i a a l , een bedrag van C 50.000 v o o r het project 'De Janskerk en de d o d e n g e d a c h t e n i s in H a a r l e m ' e n een bedrag van C 40.000 v o o r de v e r n i e u w i n g van de w e b s i t e . Ook de resterende C 2.000 uit de bestemmingsreserve 'educatieve en e r f g o e d p r o j e c t e n v o o r de j e u g d ' w o r d t In 2015 besteed. Van de b o v e n g e n o e m d e bijdrage van C 65.000 v o o r de Provinciale Atlas is C 22.500 b e s t e m d v o o r acquisitie in de v o r m van aankoop en een f o t o - o p d r a c h t . Daarnaast zit er nog een kleine C 10.000 in de bestemmingsreserve 'fotocollectie Poppe de Boer', die in 2015 aan deze collectie zal w o r d e n besteed. Materieel
indirecte
kosten
In 2015 w o r d t een bedrag van C 383.894 gereserveerd v o o r g r o o t o n d e r h o u d aan h e t g e b o u w e n c o m p l e x Kleine H o u t w e g 18 en v o o r de vervanging van installaties. H i e r d o o r dalen de huisvestingskosten. Aan de bestemmingsreserve ' p r o j e c t e n c o n f o r m m e e r j a r e n b e l e i d s p l a n ' w o r d t in 2015 een bedrag van C 15.000 o n t t r o k k e n v o o r het project 'Inventarisatie o v e r h e i d s a r c h i e v e n ' en C 15.000 v o o r de 'Haalbaarheidsstudie presentatie collectie Enschedé'. De afschrijvingskosten n e m e n t o e als gevolg van de afschrijving van de v e r b o u w i n g s k o s t e n die zijn g e m a a k t t e n behoeve van Hart en als gevolg van investeringen in h a r d w a r e . Egalisatiereserve De in 2015 vrijvallende jaarlaag kan nu de Jaarrekening 2014 is vastgesteld exact w o r d e n berekend.
T o e l i c h t i n g o p d e c o n c e p t - b e g r o t i n g 2016 De Jaarrekening 2014 en de Herziene b e g r o t i n g 2015 (versie april 2015) h e b b e n als basis gediend v o o r het opstellen v a n de c o n c e p t - b e g r o t i n g 2016. Opbrengsten Bijdrage
Rijk
De bijdrage van het Rijk is gebaseerd op het vastgestelde b e d r a g v o o r 2015. Bijdrage
gemeente
Haarlem
De bijdrage van de g e m e e n t e Haarlem is gebaseerd op het vastgestelde bedrag v o o r 2015 v e r m e e r d e r d m e t de indexering die het Rijk h e e f t toegepast v o o r 2014 en een 2,59*0 hogere h u u r v e r g o e d i n g v o o r de Janskerk (gelijk aan de jaarlijkse h u u r v e r h o g i n g ) . Bijdrage
Bibliotheek
Zuid-Kennemerland
De bijdrage die het N o o r d - H o l l a n d s Archief o n t v a n g t in v e r b a n d m e t het beheer en de beschikbaarstelling v a n de Oude Boekerij en het huisvesten e n facilîteren van een m e d e w e r k e r van de Bibliotheek Z u i d - K e n n e m e r l a n d w o r d t in 2016 m e t C 10.000 v e r m i n d e r d in het kader van g e m e e n t e l i j k e bezuinigingen op de g r o t e c u l t u u r i n s t e l l i n g e n . Bijdrage
gemeente
Velsen
De bijdrage van de g e m e e n t e Velsen is gebaseerd op het vastgestelde bedrag voor 2015 v e r m e e r d e r d m e t de indexering die het Rijk h e e f t toegepast v o o r 2014. Bijdrage
gemeenten
en
waterschappen
De bijdrage van de aangesloten g e m e e n t e n en w a t e r s c h a p p e n is het gerealiseerde bedrag v o o r 2014 v e r m e e r d e r d m e t de c o n s u m e n t e n p r i j s i n d e x 2014 van Wo. Bijdrage
provincie
Noord-Holland
De bijdrage v a n de provincie N o o r d - H o l l a n d is gebaseerd op het ' R a p p o r t van b e v i n d i n g e n validatie basisgegevens v e r d e l i n g provincies aan RHC's' v a n het Interprovinciaal Overleg (IPO) d.d. 5 d e c e m b e r 2012. Depotverhuur De o p b r e n g s t e n uit d e p o t v e r h u u r zijn v o o r 2016 op hetzelfde niveau b e g r o o t als v o o r 2015. Bijdragen
derden in
kapitaallasten
De kapitaallasten zijn vaste bedragen die w o r d e n d o o r b e r e k e n d aan de aangesloten g e m e e n t e n . Ze vloeien v o o r t uit de b o u w en inrichting van de d e p o t k e l d e r op de locatie Jansstraat. Overige
opbrengsten
De begrotingspost Overige o p b r e n g s t e n b e t r e f t o n d e r m e e r de o p b r e n g s t v a n de kantine en de v e r h u u r van de Commandeurszaal in de Janskerk. Deze is gelijk g e h o u d e n aan het niveau van 2015. Dienstverlening De o p b r e n g s t e n uit d i e n s t v e r l e n i n g zijn voor 2016 op hetzelfde niveau b e g r o o t als v o o r 2015. Onderverhuur
voorgebouw
Kleine
Houtweg
Het begrote bedrag is inclusief de servicekosten.
Projectopbrengsten/bijdragen Vanaf 2015 o n t v a n g t het Noord-Hollands Archief een jaarlijkse bijdrage van C 65.000 van de Provincie N o o r d - H o l l a n d v o o r aankopen t e n behoeve van en p r o m o t i e van de Provinciale Atlas. Kosten Personeelskosten Bij het b e g r o t e n van de post Formatieve m e d e w e r k e r s is uitgegaan van de toegestane f o r m a t i e . Aan de bestemmingsreserve 'e-Depot, virtuele studiezaal, advisering' w o r d t in 2016 een bedrag van C 200.000 o n t t r o k k e n v o o r de inhuur van tijdelijke m e d e w e r k e r s v o o r deze p r o j e c t e n . Van de b o v e n g e n o e m d e bijdrage van C 65.000 v o o r de Provinciale Atlas is C 42.500 b e s t e m d v o o r loonkosten. De post N i e t - f o r m a t i e v e m e d e w e r k e r s o m v a t de kosten v o o r een m e d e w e r k e r die is aangesteld via de W e t sociale w e r k v o o r z i e n i n g en de kosten v o o r stagiaires. Materieel
directe
kosten
Van de b o v e n g e n o e m d e bijdrage van C 65.000 v o o r de Provinciale Atlas is C 22.500 bestemd v o o r acquisitie in de v o r m van aankoop en een f o t o - o p d r a c h t . De materieel directe kosten zijn o p hetzelfde niveau g e h o u d e n als in 2015. Materieel
indirecte
kosten
In 2016 w o r d t w e d e r o m een bedrag van C 383.894 gereserveerd v o o r g r o o t o n d e r h o u d aan het g e b o u w e n c o m p l e x Kleine H o u t w e g 18 en v o o r de vervanging van installaties. Aan de bestemmingsreserve ' p r o j e c t e n c o n f o r m m e e r j a r e n b e l e i d s p l a n ' w o r d t in 2016 een bedrag van C 15.000 o n t t r o k k e n v o o r het project 'Inventarisatie overheidsarchieven'. Egalisatiereserve De egalisatiereserve vloeit v o o r t uit positieve saldi van v o o r g a a n d e j a r e n .
