Ondernemend
Ruimte voor talent
Onderscheidend
Kwaliteit
Plezier
Betrokken
Pagina 1 van 10
Inhoudsopgave
1. INLEIDING ..............................................................................................................3 2. DIENSTEN ...............................................................................................................5 3. PROJECTPLANNING EN CONTACTPERSONEN .................................................................7 4. INVESTERINGSOVERZICHT, CONDITIES EN ONDERTEKENING .........................................9
Pagina 2 van 10
1. Inleiding (informatie is fictief) Feenstra Projecten BV (hierna: Feenstra Projecten) is een middelgrote aannemer. In Nederland heeft de organisatie momenteel vele opdrachten lopen. Met een centraal kantoor en 4 regionale vestigingen heeft Feenstra Projecten landelijke dekking. 1.1 Huidige situatie De ambitie van Feenstra Projecten is helder: de komende jaren een forse groei realiseren. De salesafdeling is hiervoor inmiddels ingericht: met 15 commercieel medewerkers buitendienst en 20 commercieel medewerkers binnendienst heeft de organisatie een groot team. Een belangrijk onderdeel in het verkoopproces zijn de voorstellen (offertes) die uitgebracht worden. Bij benadering maakt Feenstra Projecten jaarlijks 700 voorstellen en doet het mee aan 20 aanbestedingstrajecten. De algemene opinie in de organisatie is dat de voorstellen en presentaties nog niet goed genoeg aansluiten bij de lezer(s)/ gesprekspartner(s). Dit komt mede doordat teksten veelal technisch geschreven zijn zonder concreet resultaat, gewerkt wordt met meerdere versies van documenten, er geen vaste werkwijze is (aanbestedingstrajecten) en te weinig ‘Feenstra Projecten’ uitstraalt. 1.2 Toekomstige situatie Feenstra Projecten wil daarom een professionalisatieslag maken, zodat enerzijds de kwaliteit van voorstellen verbetert en anderzijds volgens een vaste aanpak sneller gewerkt wordt. Naar aanleiding van de uitgevoerde nulmeting hebben wij vastgesteld dat de professionalisatieslag gerealiseerd kan worden door onderstaande acties: A1: optimaliseren van de offerte opbouw, powerpoint presentatie en documenten (teksten); A2: verhogen van de kennis en vaardigheden van de medewerker(s) op het gebied tender- en aanbestedingstrajecten; A3: verhogen van de vaardigheden van de medewerker(s) op het gebied van het maken, schrijven en opbouwen van teksten en presentaties. Na de professionalisatieslag ligt het bewaken van de continuïteit in handen van een medewerker van Feenstra Projecten. 1.3 De bijdrage van Appalti Appalti biedt een alomvattende dienstverlening aan die Feenstra Projecten ondersteunt bij het maken van het perfecte voorstel. Wij hebben bovenstaande acties gekoppeld aan onze diensten: Onderdeel
Onze diensten
A1
opbouw documentenbibliotheek (2.1)
A2
workshop aanbesteden (2.2) aanbesteding begeleiding (2.3)
A3
programma commercieel denken en schrijven (2.4) fieldcoaching (2.5)
In de volgende hoofdstukken beschrijven wij hoe Appalti invulling geeft aan bovengenoemde diensten.
Pagina 3 van 10
Diensten en planning
“De inrichting van onze aanbestedingsprocedure heeft ervoor gezorgd dat wij direct slagvaardig met aanbestedingen zijn geweest” Richard Hooft- CSN Groep
Pagina 4 van 10
2. Diensten 2.1 Opbouw van documentenbibliotheek Binnen de opbouw van de documentenbibliotheek pakken we de onderstaande 3 activiteiten op. 2.1.1 Powerpoint maken/ aanpassen Wij maken een powerpoint presentatie die als informatief/ triggerend document gebruikt kan worden bij prospects. Om tot de juiste boodschap en opbouw van de presentatie te komen, voeren wij aanvullende gesprekken. Met deze input maken wij de powerpoint op maat. Desgewenst ontwikkelen wij aanvullende powerpoint slides, die afhankelijk van de situatie, gebruikt worden. 2.1.2 Aanpassen opbouw basis voorstel Wij optimaliseren de voorstellen die de vestigingen uitbrengen bij prospects. Hierbij zorgen we voor een logische opbouw (die aansluit bij verschillende situaties) van het voorstel en schrijven we de inhoud terug naar de verschillende gesprekspartners en kooptmotieven. In overleg kan gekozen worden om de inhoud modulair op te bouwen. Na goedkeuring implementeren we het nieuwe document als standaard offerte opbouw. 2.1.3 Maken/ aanpassen documenten en teksten Een bibliotheek met documenten en teksten is belangrijk. Wij maken op maat documenten en passen bestaande documenten aan. De documenten worden centraal geplaatst zodat elke medewerker erover kan beschikken. Wij verzoeken Feenstra Projecten om een contactpersoon in de organisatie aan te wijzen die de voortgang hieromtrent in de toekomst bewaakt. Het resultaat van de documentenbibliotheek is:
goed opgebouwde (standaard) documenten en teksten die breed inzetbaar zijn voor voorstellen, offertes, presentaties en andere uitingen; centrale bewaking van de documenten waardoor elke medewerker met de juiste versie en een zelfde opbouw van het document werkt;
2.2 Workshop aanbesteden De workshop aanbesteden bestaat uit 1 dag en kan gevolgd worden door maximaal12 deelnemers. Wij verzorgen de workshop op uw locatie in Zeist. Tijdens de workshop spreken wij uitgebreid over de facetten van aanbesteden. De volgende onderwerpen komen onder andere aan bod: begrippenkennis en feiten; proces en belangrijke elementen rondom een aanbesteding; de opbouw van een aanbesteding; inrichten van de verkoopactiviteiten rondom aanbesteden. Het resultaat voor de deelnemer is dat deze na afloop beschikt over grondige basiskennis rondom aanbesteden.
2.3 Aanbesteding begeleiding Onze aanbesteding begeleiding bestaat uit 2 onderdelen. 2.3.1 Neerzetten een vaste werkwijze De inrichting van het aanbestedingsproces is de basis van het zelfstandig werken met aanbestedingen. In het aanbestedingsproces zetten wij, volledig afgestemd op de organisatie van Feenstra Projecten, alle fasen en stappen uiteen. Daarnaast benoemen wij welke expertise (functiegebieden) in het projectteam moeten zitten. Zodoende voert u in de toekomst elke aanbesteding volgens een vast proces uit en is voor elke medewerker duidelijk wat zijn/ haar rol is. Pagina 5 van 10
2.3.2 Begeleiden bij 2 aanbestedingstrajecten Aan de hand van 2 aanbestedingstrajecten nemen wij u bij de hand. Met de overdracht van specifieke kennis en gerichte begeleiding richten wij ons op uw medewerkers (in de verschillende rollen) die betrokken zijn bij aanbestedingstrajecten. U kunt hierbij denken aan sales medewerkers, (pre-sales) consultants, financieel- en juridisch medewerkers. Het resultaat van onze aanbesteding begeleiding:
goed ingewerkte medewerkers met de juiste (basis) kennis, die in korte tijd in staat zijn zelfstandig succesvol aanbestedingen op te pakken; concrete verbeteringen in uw kwaliteitsstukken en werkwijze.
2.4 Programma commercieel denken en schrijven Het programma bestaat uit 3 onderdelen: trainingsdag (9.00- 17.00 uur), terugkom ochtend (9.0013.00 uur) en fieldcoaching. De deelnemer leert tijdens de training om de vraag/ behoefte van de gesprekspartner centraal te stellen en concreet te vertalen naar een logisch opgebouwd stuk (tekst, offerte of presentatie), met een goede structuur en juiste argumentatie. Uiteraard in een mooie lay-out en met sterk taalgebruik. De training bestaat uit theorie en praktijkopdrachten die individueel of in groepen worden uitgevoerd. Tijdens de terugkom ochtend worden praktijksituaties besproken, de theorie van de trainingsdag in hoofdlijnen herhaald en gerichte schrijfoefeningen gemaakt. Wij geven de training aan groepen met een groepsgroottte van maximaal 8 deelnemers. Dat betekent dat wij voor Feenstra Projecten 2 groepen maken (uitgaande van de reeds opgegeven 15 deelnemers). U heeft dus de mogelijkheid een 16de deelnemer aan het programma toe te voegen. De training wordt op locatie van Feenstra Projecten gegeven. Wij verzoeken u om presentatie materiaal en lunch bechikbaar te stellen. Alle overige zaken zijn voor rekening van Appalti. 2.5 Fieldcoaching De ervaring leert dat na het programma commercieel denken en schrijven deelnemers graag ‘sparren’ over praktijksituaties. Daarom bieden wij extra aanvulling fieldcoaching aan. Dit betekent dat wij de deelnemer helpen bij eigen situaties, bijvoorbeeld wanneer een voorstel of presentatie gemaakt gaat worden. Zo worden de geleerde vaardigheden echt verankerd. Wij adviseren Feenstra Projecten hiervoor 2 uur per deelnemer beschikbaar te stellen. Deze uren kunnen tot 1 jaar na het programma worden ingezet. In overleg is het mogelijk ook vaste fieldcoaching dagen met elkaar af te spreken. Het resultaat van ons programma. De deelnemer weet/ kan: wat van belang is bij het opstellen van een tekst, offerte of presentatie; een goede structuur in de documenten, voorstellen en presentaties aanbrengen; pakkende teksten schrijven die aansluiten bij de doelen/ vragen van de lezer.
Pagina 6 van 10
3. Projectplanning en contactpersonen 3.1 Projectplanning Hieronder beschrijven wij de planning (doorlooptijden) per onderdeel voor de komende periode. In overleg valt er uiteraard een en ander te schuiven. Projectplanning 2012
Februari
Maart
April
Mei
Opbouw documentenbibliotheek
Workshop aanbesteden Aanbesteding begeleiding Programma commercieel denken en schrijven (incl. fieldcoaching)
3.2 Contactpersonen Appalti benoemt Feenstra Projecten tot focus- account. Dat betekent dat Feenstra Projecten tijdens de gehele samenwerking gebruik kan maken van een vast team van Appalti medewerkers. Zo zijn de communicatielijnen kort en duidelijk. Het team staat onder leiding van accountmanager/ projectleider XXXX
Pagina 7 van 10
Investering en condities
bestaat het team uit XXXX (back up contactpersoon), XXXX (tekstschrijver)
“De training commercieel denken en schrijven heeft een goede mix van theorie en praktijkopdrachten, waarmee ik nu sneller een pakkende tekst kan schrijven” Lydia Aben- Subito
Pagina 8 van 10
4. Investeringsoverzicht, condities en ondertekening 4.1 Investeringsoverzicht Onderdeel
Tijdeenheid
Tarief
4.2 Condities en ondertekening
de betalingstermijn is 30 dagen na de factuurdatum; meerwerk wordt, na overleg, in rekening gebracht; de reiskostenvergoeding bedraagt € 0,19 per kilometer; de opgegeven bedragen zijn in euro’s en exclusief 19% BTW; op dit samenwerkingsvoorstel zijn de Algemene Voorwaarden van Appalti BV, gedeponeerd onder nummer 30274880, en Nederlands recht van toepassing; dit voorstel is geldig tot 30 dagen na dagtekening.
Aldus getekend, Utrecht d.d. 9 februari 2012, Feenstra Projecten BV
Appalti BV
XXXXX
XXXXX
Pagina 9 van 10
