On line inschrijven. Pedro De Bruyckere. Katy Goeminne, Veerle Vanoverberghe, Willy Hanssens, Jan De Doncker

VOL019/ICT3 /79-94

voorbeelden

08-04-2003

universiteit gent

11:30

Pagina 79

1

On line inschrijven Pedro De Bruyckere Lector pedagogische wetenschappen Arteveldehogeschool

Katy Goeminne, Veerle Vanoverberghe, Willy Hanssens, Jan De Doncker Praktijkassistenten Universiteit Gent, Faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen, Dienst studieondersteuning

1. Inleiding 2. Beginsituatie: waarom een on line inschrijvingssysteem? 2.1. Situatieschets 2.2. Randvoorwaarden 2.3. Aan welke vereisten moest dit on line inschrijvingssysteem voldoen? 2.3.1. Gebruiksvriendelijk 2.3.2. Makkelijk toegankelijk 2.3.3. Veilig 2.3.4. Betrouwbaar 3. Ontwerpen: hoe ziet het on line inschrijvingssysteem eruit? 3.1. Inschrijvingsadministratie 3.2. Studentengedeelte 3.2.1. Overzicht van het activiteitenaanbod 3.2.2. Inschrijven 3.2.3. Aanpassen van een inschrijving 3.2.4. Nieuwsbrief 3.2.5. Zoekfunctie 3.3. Databankbeheersysteem 3.4. (Hoe) voldoet dit systeem aan de vooropgestelde vereisten? 3.4.1. Gebruiksvriendelijk 3.4.2. Makkelijk toegankelijk 3.4.3. Veilig 3.4.4. Betrouwbaar 4. Uitvoeren: hoe werd het on line inschrijvingssysteem ingezet? 5. Evaluatie: hoe verliep het eerste jaar on line inschrijven? 6. (Her)ontwerpen: hoe ziet het inschrijvingssysteem eruit in het academiejaar 2001-2002?

ict en onderwijsvernieuwing

afl. 3, maart 2003, 79 schoolorganisatie

VOL019/ICT3 /79-94

08-04-2003

11:30

Pagina 80

voorbeelden

universiteit gent

2

6.1. Inschrijvingsadministratie 6.2. Studentengedeelte 6.3. Databankbeheersysteem 6.4. Aandachtspunt 6.5. ‘Open source’ 7. Conclusie 8. Hyperlinks 9. Literatuur

Krachtlijnen In dit artikel wordt beschreven hoe het monitoraat of de dienst studieondersteuning van de faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen van de Universiteit Gent gebruikmaakt van het internet als hulp bij de organisatie en administratie van haar activiteiten. Het monitoraat organiseert studieondersteunende activiteiten voor de studenten van de eerste kandidatuur. Om aan deze activiteiten deel te nemen, moeten studenten zich vooraf inschrijven. Aanvankelijk werd hiervoor gebruikgemaakt van intekenlijsten waarop studenten hun naam en studierichting noteerden. Wegens een aantal praktische problemen met deze intekenlijsten werd geopteerd om in het academiejaar 2000-2001 te werken met een on line inschrijvingssysteem. Een eerste versie werd ontwikkeld. Er werd een systeem ontworpen dat bestaat uit drie delen: een inschrijvingsadministratie, een gebruikersgedeelte en een databankbeheersysteem. Op het einde van het academiejaar 2000-2001 werd deze inschrijvingsvorm zowel door monitoren als door studenten geëvalueerd. De resultaten gaven aan dat het on line inschrijven positief werd beoordeeld. Uit de evaluatie bleek echter ook dat een aantal systeemkenmerken voor verbetering vatbaar waren.



VOL019/ICT3 /79-94

voorbeelden

08-04-2003

universiteit gent

11:30

Pagina 81

3

1. Inleiding functies van ICT in het onderwijs

website = digitale informatiebron met méér dan basisinformatie

interactieve gebruiksmogelijkheden van ICT nog verder integreren

Informatie- en communicatietechnologieën (ICT) kunnen in het onderwijs een aantal functies vervullen. Zo onderscheidt Vermunt (2000) zes functies voor ICT in de begeleiding van het studieproces: inhoudsfunctie, informatiefunctie, communicatiefunctie, diagnostische functie, leerfunctie en toetsfunctie. Op welke functie(s) de klemtoon wordt gelegd, zal afhankelijk zijn van de soort actor binnen de onderwijscontext. Binnen de werking van het monitoraat, een studieondersteunende dienst voor studenten uit de eerste kandidatuur van de faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen van de Universiteit Gent, gaat de aandacht in eerste instantie uit naar de informatieve en communicatieve functie. De website van het monitoraat is een digitale informatiebron waar niet alleen een aantal basisgegevens over de dienst terug te vinden zijn (bijv. locatie, spreekuren, overzicht van de activiteiten, …), maar ook vakinhoudelijke informatie (bijv. slides, examenvragen, FAQ, …). Het gebruik van e-mail faciliteert in geruime mate de communicatie tussen de medewerkers en de studenten. Ondanks de inspanningen om het internetgebruik in de werking van het monitoraat te optimaliseren, blijft een verdere integratie van de interactieve gebruiksmogelijkheden van ICT tot de opdracht behoren. Vooral met betrekking tot het organisatorisch, administratief en beheersaspect kon aan ICT een meer functionele rol worden toebedeeld. Een door de studenten en monitoren vastgesteld tekort betrof de inschrijvingsprocedure voor de activiteiten. Dit op de werkvloer vastgesteld tekort illustreert treffend wat Mirande (2000) schrijft over de websites van heel wat onderwijsinstellingen. We citeren: “Veel websites richten zich meer naar binnen dan naar buiten, en voor communicatie, laat staan voor transacties (zoals inschrijving voor cursussen), is nauwelijks plaats”. Andere mogelijkheid: het internet voornamelijk/uitsluitend beschouwen c.q. gebruiken als een informatiekanaal is helaas vaak nog te sterk aanwezig.

experiment met on line inschrijvingssysteem


In het academiejaar 2000-2001 heeft het monitoraat intensief geëxperimenteerd met een on line inschrijvingssysteem. Het relaas van dit experiment vormt dan ook de inhoud van deze bijdrage. Het artikel is opgebouwd aan de hand van de verschillende stappen van het volgende ontwikkelingsmodel (zie Figuur 1):


VOL019/ICT3 /79-94

08-04-2003

11:30

Pagina 82

voorbeelden

universiteit gent

4

Figuur 1: ontwikkelingsmodel

2. Beginsituatie: waarom een on line inschrijvingssysteem? 2.1. Situatieschets vooraf inschrijven voor deelname aan monitoraat via intekenlijsten

Om aan de activiteiten van het monitoraat te kunnen deelnemen, moeten studenten zich vooraf inschrijven. Aanvankelijk gebeurde dit op de ‘klassieke’ manier, nl. door het noteren van naam en studierichting op een intekenlijst.

problemen

Bij deze manier van werken deden zich o.a. de volgende problemen voor: • moeilijk te verifiëren dubbele inschrijvingen; • geen overzichtelijke/alfabetische lijsten die automatisch of op een snelle, eenvoudige manier konden worden gegenereerd, opgeslagen en geconsulteerd; • geen vlotte gegevensverwerking omdat alle gegevens manueel moesten worden ingebracht.

controle spelregels

Door bovenstaande problemen waren vooraf vastgelegde spelregels (bijv. ‘deelnemen kan enkel na inschrijving’) niet te controleren. Een bijkomend nadeel voor de studenten was het feit dat men zich veelvuldig moest verplaatsen om zich te kunnen inschrijven. Door de grootte van de groep studenten vinden de meeste hoorcolleges immers plaats op een andere locatie dan waar het monitoraat gehuisvest is.

nagenoeg onmogelijk veel verplaatsingen

on line inschrijvingssysteem als oplossing?

Hoe konden de problemen worden opgelost? Via een on line inschrijvingssysteem? Eerst worden de randvoorwaarden bekeken die nodig zijn om een dergelijk systeem te implementeren. Vervolgens zetten we de eisen op een rijtje waaraan het systeem zou moeten voldoen.



VOL019/ICT3 /79-94

voorbeelden

08-04-2003

universiteit gent

11:30

Pagina 83

5

2.2. Randvoorwaarden

hardware

software expertise

Er zijn minstens drie verschillende soorten randvoorwaarden te onderscheiden die noodzakelijk zijn om een on line inschrijvingssysteem in te voeren. 1 De beschikbare hardware: we denken hierbij aan een eigen server of webhosting, maar ook aan voldoende pc’s voor de studenten om zich in te schrijven. 2 De beschikbare software: m.a.w. het eigenlijke systeem dat al dan niet zelf moet worden ontwikkeld. 3 Expertise: mensen in huis hebben die de nodige kennis bezitten van zowel soft- als hardware is meegenomen.

2.3. Aan welke vereisten moest dit on line inschrijvingssysteem voldoen? vier vereisten

Bij de ontwikkeling van de software werden vanuit het monitoraat de volgende vereisten aan het inschrijvingssysteem gesteld: • gebruiksvriendelijk; • makkelijk toegankelijk; • veilig; • betrouwbaar. 2.3.1. Gebruiksvriendelijk Het systeem moest gebruiksvriendelijk zijn, zowel voor de studenten als voor de medewerkers van het monitoraat. Gebruiksvriendelijk in de betekenis van eenvoudig, duidelijk, niet verwarrend en niet omslachtig. 2.3.2. Makkelijk toegankelijk Een andere vereiste waaraan het on line inschrijvingssysteem moest voldoen, was maximale toegankelijkheid. De invoering van een dergelijk systeem mocht niet betekenen dat de studenten uitgebreid nieuwe netwerkvaardigheden moesten aanleren. 2.3.3. Veilig Veiligheid situeerde zich op twee gebieden: enerzijds de nood aan privacy, anderzijds het voorkomen van frauduleuze praktijken. Met privacy bedoelen we dat de persoonlijke informatie van de student enkel door hemzelf geraadpleegd kan worden. Het voorkomen van fraude slaat o.a. op het onmogelijk kunnen veranderen van gegevens van medestudenten.



VOL019/ICT3 /79-94

08-04-2003

11:30

Pagina 84

voorbeelden

universiteit gent

6

2.3.4. Betrouwbaar Betrouwbaarheid was de laatste vereiste van het systeem. Studenten die zich inschreven, moesten effectief ook ingeschreven zijn.

3. Ontwerpen: hoe ziet het on line inschrijvingssysteem eruit? driedelig

Het inschrijvingssysteem bestaat uit drie delen: • een inschrijvingsadministratie; • een gebruikersgedeelte (omdat op het monitoraat de gebruikers studenten zijn, wordt verder in de tekst gesproken over ‘het studentengedeelte’); • een databankbeheersysteem.

3.1. Inschrijvingsadministratie vier onderdelen

De inschrijvingsadministratie is beveiligd en bestaat uit vier onderdelen: 1 het beheer van de inschrijvingen; 2 het inbrengen en aanpassen van de activiteiten; 3 een mailomgeving waarmee en de nieuwsbrief verstuurd kan worden en elke ingeschrevene gemaild kan worden. Dit laatste is handig om bijvoorbeeld bij verandering van tijdstip en/of locatie van een bepaalde activiteit alle deelnemers voor die activiteit te kunnen verwittigen. 4 de ‘bouw’omgeving: hiermee worden alle pagina’s van het studentengedeelte bijgewerkt. Voorts heb je in deze omgeving de mogelijkheid om alle pagina’s, gebruikt in het studentengedeelte, aan te passen alsook alle mails die door het systeem automatisch verstuurd worden.



VOL019/ICT3 /79-94

voorbeelden

08-04-2003

universiteit gent

11:30

Pagina 85

7

Figuur 2: onderdelen van de inschrijvingsadministratie

3.2. Studentengedeelte Daarnaast is er uiteraard het studentengedeelte dat studenten in staat stelt om zich on line in te schrijven voor een door hen gekozen activiteit. Figuur 3: componenten van het studentengedeelte



VOL019/ICT3 /79-94

08-04-2003

11:30

Pagina 86

voorbeelden

universiteit gent

8

3.2.1. Overzicht van het activiteitenaanbod Als de studenten de inschrijvingspagina openen, krijgen zij een overzicht van de activiteiten waarvoor zij zich kunnen inschrijven. Op deze pagina’s vinden de studenten informatie over het tijdstip en de locatie van de activiteiten, de te kennen hoofdstukken voor een proefexamen, ... 3.2.2. Inschrijven Figuur 4 is de afbeelding van het inschrijvingsformulier. Figuur 4: het inschrijvingsformulier

automatische controle van de gegevens

identificatienummer en paswoord ingeven

bijkomende of nieuwe monitoraatactiviteiten bekendmaken

Tijdens het inschrijven controleert het systeem of de verschillende opgegeven data wel kunnen kloppen. Is het e-mailadres valide, kan het stamnummer bestaan? Is dit niet in orde, dan krijgt de student onverbiddelijk de opdracht om zijn gegevens aan te passen. Zodra alles in orde is, kan de inschrijving gevalideerd worden. 3.2.3. Aanpassen van een inschrijving Vooraleer een student zijn inschrijving kan aanpassen, moet hij het identificatienummer en het paswoord behorende bij de inschrijving intikken (zie ook 3.4.3). Is de student deze gegevens vergeten of verloren, dan kan hij ze via het systeem opnieuw opvragen door gewoon zijn e-mailadres in te vullen. Zijn persoonlijke gegevens worden dan naar zijn mailbox gestuurd. 3.2.4. Nieuwsbrief Een bijkomende service van het on line inschrijvingssysteem is een nieuwsbrief. Studenten die graag op de hoogte blijven van bijkomende of nieuwe monitoraatactiviteiten, kunnen zich gratis en op een heel een-



VOL019/ICT3 /79-94

voorbeelden

08-04-2003

universiteit gent

11:30

Pagina 87

9

voudige manier inschrijven op een mailinglist. Inschrijven gebeurt via het invullen van een inschrijvingsformulier dat doorgestuurd wordt naar het monitoraat. De gegevens worden opgeslagen in een databank en uitsluitend gebruikt voor het verlenen van informatie over het monitoraat.

inschrijving of tijdstip checken

3.2.5. Zoekfunctie Als studenten niet meer zeker zijn of ze zich reeds voor een activiteit hebben ingeschreven of als ze het tijdstip vergeten zijn, dan kunnen ze dit zelf verifiëren door naar de inschrijvingspagina te gaan en te klikken op de rubriek ‘Zoeken’. Nadat ze hun stamnummer hebben ingetikt, wordt hen een overzicht gegeven van de door hen gekozen activiteiten met bijbehorende tijdstippen.

3.3. Databankbeheersysteem het hart van het inschrijvingssysteem

Het databankbeheersysteem (zie Figuur 5) vormt het hart van het inschrijvingssysteem. De databanken waarop dit systeem steunt, zijn de lijm tussen de inschrijvingsadministratie en het studentengedeelte. Laatstgenoemde delen zijn de vensters waarlangs de software wordt aangesproken die de eigenlijke bewerkingen uitvoert. Figuur 5: het databankbeheersysteem

perlscript

De software, een perlscript om databanken aan te maken, werd oorspronkelijk ontleend aan Gossamer © (http://www.gossamerthreads.com) maar onderging veel en uitgebreide modificaties door Pi-online © (http://pion.rug.ac.be) omdat de originele software een totaal andere bedoeling had.

drie databanken


Het huidige systeem houdt drie databanken bij: • een databank van de inschrijvingen; • een databank van de activiteiten; • een databank van e-mailadressen voor de nieuwsbrief.


VOL019/ICT3 /79-94

08-04-2003

11:30

Pagina 88

voorbeelden

universiteit gent

10

De databestanden zijn eenvoudige txt-bestanden. Hierdoor wordt het importeren in andere software (zoals in een Excel-rekenblad) zeer eenvoudig. Dit biedt o.a. de mogelijkheid om statistische bewerkingen op de door het systeem geleverde data uit te voeren.

3.4. (Hoe) voldoet dit systeem aan de vooropgestelde vereisten? Vooraf werden de vereisten geschetst waaraan het systeem zou moeten voldoen. Samenvattend worden nu de verschillende antwoorden weergegeven.

eenvoudige navigatie en snelle laadtijd

integratie in bestaande website

gebruikersnaam en paswoord

verplicht paswoord bij inschrijven

3.4.1. Gebruiksvriendelijk Het werd als belangrijk geacht om de navigatie zo eenvoudig mogelijk te houden. Elk onderdeel van het systeem kan met maximaal 3 klikken worden bereikt (zie ook 3.4.2). Door figuren en foto’s te weren, wordt ook gewaakt over een snelle laadtijd van de verschillende pagina’s. 3.4.2. Makkelijk toegankelijk Een makkelijke toegang wordt gegarandeerd door het studentengedeelte te integreren in de bestaande website van het monitoraat en het systeem bijvoorbeeld niet te beperken tot het interne netwerk of het intranet. Door een simpele klik op de knop ‘Inschrijven’ krijgen de studenten een inschrijvingsformulier. Het makkelijk toegankelijk maken van het inschrijvingssysteem heeft zijn consequenties op het vlak van de veiligheid (zie 3.4.3). 3.4.3. Veilig Een middel om een on line inschrijvingssysteem te beveiligen is het afschermen van de toegang tot de website via een gebruikersnaam en een paswoord. In het on line inschrijvingssysteem van het monitoraat gebeurt dit enkel voor de inschrijvingsadministratie. Voor het studentengedeelte gebeurt het niet om de maximale toegankelijkheid (zie 3.4.2) te garanderen. Een gebruikersnaam/paswoord invoeren om de site te betreden zou de drempel kunnen verhogen. Wel is het zo dat, als studenten zich inschrijven voor een activiteit, ze een paswoord moeten opgeven. Het paswoord mogen ze zelf kiezen. Dit paswoord hebben ze nodig wanneer ze hun inschrijving eventueel wensen te wijzigen. Het beveiligen van het aanpassen van een inschrijving is nodig om te voorkomen dat studenten de inschrijving van een medestudent zomaar kunnen wijzigen ten voordele van zichzelf.



VOL019/ICT3 /79-94

voorbeelden

08-04-2003

universiteit gent

telkens bevestiging door middel van een e-mail back-up

11:30

Pagina 89

11

3.4.4. Betrouwbaar Het systeem genereert behoorlijk wat e-mails. Elke belangrijke stap, zowel het aanmelden van een inschrijving als het valideren ervan, wordt door mails bevestigd en dit zowel naar de student als naar de administratie. Op deze manier is een dubbele controle mogelijk. Een extra troef is bovendien dat er een back-up gemaakt wordt van alle databanken. Dit gebeurt automatisch en telkens het eerste moment van de dag waarop men de inschrijvingsadministratie gebruikt.

4. Uitvoeren: hoe werd het on line inschrijvingssysteem ingezet? demo over het gebruik van het inschrijvingssysteem

alleen via het web inschrijven

Bij het begin van het academiejaar werd aan de studenten de kans gegeven om een demo over het gebruik van het inschrijvingssysteem bij te wonen. Deze demo werd georganiseerd in de pc-klas van de faculteit zodat de studenten zelf reeds het inschrijvingssysteem konden uitproberen. Van meet af aan konden de studenten (ongeveer 800) zich enkel nog via het web inschrijven. Uit praktische overwegingen werd er geen andere inschrijvingsmogelijkheid voorzien. In de loop van het academiejaar konden de studenten zich inschrijven voor twee soorten activiteiten: proefexamens en feedbacksessies bij deze proefexamens.

proefexamens

Via proefexamens krijgen studenten de kans om hun leerstofbeheersing te toetsen. Proefexamens geven studenten een goed beeld van het echte examen. Bovendien leren ze omgaan met de veelgebruikte examenvorm ‘multiple choice’.

feedbacksessies

Bij elk proefexamen is er feedback voorzien. Feedback kan zowel door het monitoraat zelf als door de lesgever georganiseerd worden. De feedbacksessies van het monitoraat zijn kleine groepssessies waarin oplossingsmogelijkheden, veelvoorkomende fouten en studietips worden besproken. Uiteraard komen ook de juiste antwoorden aan bod.

proefexamens

In Tabel 1 wordt, per activiteit, een overzicht gegeven van het aantal ingeschreven studenten.



VOL019/ICT3 /79-94

08-04-2003

11:30

Pagina 90

voorbeelden

universiteit gent

12

Tabel 1: aantal ingeschreven studenten per activiteit

Activiteit

Aantal ingeschreven studenten

Proefexamens Algemene pedagogiek Algemene psychologie Fysiologie I en II Methodologie I Onderwijskunde

699 573 590 470 610

Ontwikkelingspsychologie I Sociologie Statistiek I Feedbacksessies proefexamens Onderwijskunde Ontwikkelingspsychologie Statistiek

607 600 591 337 328 266

Omdat een aantal studenten in de loop van het academiejaar signaleerden dat ze moeilijk toegang hadden tot een pc met internetaansluiting, werd een computer ter beschikking gesteld in het spreeklokaal van het monitoraat. Dit was een bijkomende manier om de vereiste ‘makkelijk toegankelijk’ te realiseren.

5. Evaluatie: hoe verliep het eerste jaar on line inschrijven?

open en gesloten vraag ter evaluatie

Na elk academiejaar kunnen de studenten de werking van het monitoraat evalueren. Op het einde van het academiejaar 2000-2001 werd het on line inschrijvingssysteem voor beoordeling opgenomen in de evaluatievragenlijst. Via zowel een gesloten als een open vraag over het nieuwe inschrijvingssysteem konden de studenten hun ‘mate van tevredenheid’ uiten. De gesloten vraag “Wat is je globale beoordeling over het online inschrijvingssysteem?” moest beantwoord worden op een 5-puntenschaal waarbij 1 = slecht en 5 = zeer goed betekende. De resultaten tonen aan dat er een gemiddelde beoordeling is van 4.07 (met een SD van 0.97). Daarnaast konden studenten het systeem beoordelen aan de hand van de open vraag “Wat zijn jouw bevindingen met het online inschrijven voor de activiteiten?”. Samenvattend geven we hier de belangrijkste opmerkingen weer.



VOL019/ICT3 /79-94

voorbeelden

08-04-2003

universiteit gent

11:30

Pagina 91

13

I.v.m. het concept van het on line inschrijven Als voordelen worden genoemd: • je hoeft je niet meer te verplaatsen om je in te schrijven; • je kunt het tijdstip van inschrijven kiezen; • er kan niet worden “vals gespeeld” (namen schrappen bijvoorbeeld). Als nadeel wordt vermeld: • als je niet gemakkelijk toegang hebt tot internet, dan word je benadeeld (je moet je dan wel verplaatsen of wachten met inschrijven totdat je een pc met internetaansluiting ter beschikking hebt). I.v.m. het concrete inschrijvingssysteem van het monitoraat Positief punt: • de procedure van het inschrijven (hoe men zich moet inschrijven) is duidelijk, niet verwarrend en niet omslachtig. Negatieve punten: • het tijdstip waarop men voor een nieuwe activiteit kon inschrijven (kon pas vanaf 21 uur); • de tijd tussen de inschrijving en de bevestiging ervan duurt te lang (de bevestiging zou onmiddellijk op de inschrijving moeten volgen); • het feit dat men zich niet kan uitschrijven (enkel een inschrijving aanpassen kon); • het niet kunnen zien van het aantal reële open plaatsen.

6. (Her)ontwerpen: hoe ziet het inschrijvingssysteem eruit in het academiejaar 2001-2002? bijsturing

Op basis van de evaluatie werd het inschrijvingssysteem bijgestuurd. De nieuwe versie is een verdere evolutie, weg van het oorspronkelijke gossamerscript, met tal van nieuwe kenmerken.

6.1. Inschrijvingsadministratie Bij de inschrijvingsadministratie werden de volgende functies toegevoegd: 1 De deelnamelijsten kunnen vanuit de inschrijvingsadministratie bekeken en uitgeprint worden. 2 Het beheer van de verschillende databestanden alsook van het volledige inschrijvingssysteem is nu ook mogelijk vanuit de inschrijvingsadministratie.



VOL019/ICT3 /79-94

08-04-2003

11:30

Pagina 92

voorbeelden

universiteit gent

14

Figuur 6: extra functies bij de inschrijvingsadministratie: lijsten en files

6.2. Studentengedeelte

automatische validering van inschrijving

on line opvragen van resultaten bevestiging van inschrijving nieuwsbrief uitschrijven is mogelijk

Bij het studentengedeelte werden de volgende wijzigingen doorgevoerd. 1 Validering van inschrijvingen en eventuele aanpassingen gebeurt vanaf nu volledig automatisch. Voordeel voor de studenten: • ze krijgen onmiddellijk een zicht op het ‘exact’ aantal vrije plaatsen. Voordelen voor het monitoraat: • het opvolgen van de inschrijvingen is minder arbeids- en tijdsintensief; • ‘discussies’ met studenten over wel of niet ingeschreven zijn worden vermeden. (Sommige studenten gingen er namelijk van uit dat ze, na het invullen van het inschrijvingsformulier, ingeschreven waren; ze gingen niet meer kijken naar het mailtje ter bevestiging.) 2 On line opvragen van punten (bijv. van proefexamens) is mogelijk. De studenten geven hun e-mailadres in en automatisch krijgen ze hun resultaat toegestuurd. 3 Inschrijving op de nieuwsbrief wordt automatisch bevestigd met een e-mailberichtje. 4 De studenten kunnen zich nu ook uitschrijven.

6.3. Databankbeheersysteem Behalve de talrijke modificaties door Pi-online © die hierboven vermeld werden, zijn de eigenlijke dataroutines nagenoeg niet veranderd. Het systeem heeft zijn degelijkheid bewezen: zonder enig probleem waren soms



VOL019/ICT3 /79-94

voorbeelden

08-04-2003

universiteit gent

overstap naar SQLdataformaat gepland

11:30

Pagina 93

15

meer dan honderd studenten tegelijk aan het inschrijven. Er zijn wel concrete plannen om in een verdere evolutie van de software over te schakelen naar het SQL-dataformaat i.p.v. de txt-bestanden.

6.4. Aandachtspunt tijdstip van openverklaring van de inschrijvingen

Een aandachtspunt voor het academiejaar 2001-2002 is het tijdstip waarop de inschrijvingen worden “open verklaard”. Als dit ’s avonds gebeurt (wat het geval was in het academiejaar 2000-2001), worden studenten die niet over een pc met internetaansluiting beschikken (thuis of op kot) benadeeld.

6.5. ‘Open source’ systeem ook bruikbaar voor derden

Een belangrijk verschil tussen de eerste versie en het herontwerp is dat het systeem nu ruimer inzetbaar is, ook buiten het monitoraat. De software is een heel pak kneedbaarder geworden, waardoor derden zonder veel problemen hetzelfde systeem kunnen gebruiken voor andere doeleinden. Dit laatste wordt nog gemakkelijker gemaakt door de verschillende scripts ‘open source’ te houden. Dit betekent dat iedereen vrije toegang heeft tot de broncode en het programma kan aanpassen aan eigen wensen. Zo gebruikt de vakgroep Data-analyse (RUG) momenteel een licht gewijzigde versie van het script om studenten te laten inschrijven voor practica en examens.

7. Conclusie succes

algemene tevredenheid bij de studenten


Het eerste jaar on line inschrijven mag een succes genoemd worden. De problemen waarmee het monitoraat geconfronteerd werd bij de klassieke manier van inschrijven zijn van de baan. Een essentiële voorwaarde om tot dit resultaat te komen was de keuze voor slechts één systeem, nl. het on line inschrijvingssysteem tijdens de uitvoeringsfase. Ook door de studenten wordt het on line inschrijvingssysteem beschouwd als een stap voorwaarts. De algemene tevredenheid bij de studenten is zeker te danken aan het feit dat zowel tijdens de ontwerpfase als tijdens de uitvoeringsfase de initiële vereisten ‘gebruiksvriendelijk’ en ‘makkelijk toegankelijk’ niet uit het oog werden verloren.


VOL019/ICT3 /79-94

08-04-2003

11:30

Pagina 94

voorbeelden

universiteit gent

1 16

De gunstige resultaten met het on line inschrijvingssysteem tijdens het eerste jaar zijn een stimulans om zowel het systeem zelf als de integratie ervan in de werking van het monitoraat verder uit te bouwen en te optimaliseren. Bovendien heeft dit experiment aangetoond dat op het transactionele niveau internet een zeer praktisch medium is om studenten te ondersteunen in hun studieproces.

8. Hyperlinks Het studentengedeelte van het on line inschrijvingssysteem kan je bekijken op http://allserv.rug.ac.be/~kgoeminn/Monitoraat.

9. Literatuur Mirande, M., Stilstaan bij een haastig medium. Over de betekenis van het Internet in het onderwijs, Bussum, Coutinho, 2000, p. 24. Terlouw C., Procedure voor onderwijsontwikkeling, in Ten dam, G., van Hout, H., Terlouw, C. en Willems, J. (red.), Onderwijskunde Hoger Onderwijs, Assen, Van Gorcum, 2000, p. 128. Vermunt, J., Openingslezing op de Studiedag “Onderwijsvernieuwing aan de K.U.Leuven” op 17 mei 2000.



On line inschrijven. Pedro De Bruyckere. Katy Goeminne, Veerle Vanoverberghe, Willy Hanssens, Jan De Doncker

Recommend Documents