Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied
Eindrapportage 2014 Jaarverslag en -rekening
Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied
Eindrapportage 2014 Jaarverslag en -rekening
2
Inhoud
3
1 Voorwoord
5
2 Sfeerbeeld
6
3 Programma verantwoording
8
3.1 Vergunningen
9
3.2 Toezicht en handhaving
10
3.3 Advies en expertise
11
3.4 (Landelijke) Projecten
13
3.5 Vijf ambities op weg naar 2020
14
3.6 Financiële effecten
15
4 Verplichte paragrafen BBV
17
Paragraaf 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
18
Paragraaf 2 Onderhoud kapitaalgoederen
23
Paragraaf 3 Financiering
24
Paragraaf 4 Bedrijfsvoering
25
5 Financiële jaarrekening
37
Overzicht baten en lasten
37
Toelichting baten en lasten
39
Informatie wet normering bezoldiging topfunctionarissen
43
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
44
Toelichting op de balans
48
Bijlage 1 overzicht baten per deelnemer
53
Bijlage 2 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
54
Gezaghebbend Betrouwbaar Transparant Flexibel Efficiënt Toegankelijk
Werkgebied: Noordzeekanaalgebied.
1 Voorwoord Met veel genoegen bied ik u het eerste jaarverslag en de jaarrekening van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (OD NZKG) aan. Het Bestuur van de OD NZKG vraagt de betrokken Raden en Staten vervolgens om zienswijzen op deze jaarverantwoording 2014, in samenhang met de begroting voor 2016. Onze opdrachtgevers (bevoegde gezagen) ontvangen ook een opdrachtgeversrapportage over het hele jaar 2014 waarin, behoudens een klein algemeen deel, specifieke informatie over de uitvoering van het werk door de OD NZKG voor de betreffende opdrachtgever is opgenomen. Het eerste jaar van de OD NZKG stond in het teken van het opbouwen van de organisatie en het plaatsen van de medewerkers, terwijl de omgeving waarin dit plaatsvond volop in beweging was. Ik constateer dat niet alleen ‘de winkel open is gebleven’, maar dat de productie merendeels is gehaald en de jaarrekening kan worden afgesloten met een positief resultaat van 494k euro. Een bijzondere prestatie, mogelijk gemaakt door een grote inzet van alle medewerkers en een constructieve samenwerking met onze opdrachtgevers en eigenaren. De officiële start van de OD NZKG op 6 februari 2014 werd opgeluisterd door de aanwezigheid van staatssecretaris Mansveld. Vervolgens is de ontwikkelopgave in volle gang gezet, met als hoofdkoers het behalen van de vijf ambities zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur in de Kaderbrief 2015-2020. Ook is de samenwerking met de Omgevingsdienst IJmond geïntensiveerd, in januari 2015 zijn we gestart met twee pilots. En de samenwerking in landelijk BRZO verband heeft verder vorm gekregen, waarin de OD NZKG in het PGS 29 dossier (tankveiligheid) een trekkende rol vervult. De reguliere bespreking van Risico- en Aandachts-dossiers met verantwoordelijke bestuurders werkt goed en wordt gewaardeerd. In 2015 zal dit instrument verder ontwikkeld worden. Ook op het domein van bouw en tunnels heeft de OD NZKG mooie resultaten gehaald zoals het Coentunnelcomplex en de bijdragen aan bijvoorbeeld Schiphol en de Zuid-As. Innovatie zie ik in onze bijdragen aan het Zaans Proeflokaal en het Amsterdamse duurzaamheidprogramma met z’n inzet op o.a. energiebesparing bij supermarkten en datacenters. Onze resultaten dragen bij aan een leefomgeving waarin duurzaam, veilig en gezond gewoond en gewerkt kan worden. Het is ‘vol’ in het Noordzeekanaalgebied. Met een professionele en innovatieve uitvoering van het omgevingsrecht, in goed overleg met het bedrijfsleven, kan de economie zich hier duurzaam ontwikkelen. En voor 2014 kan iedereen terugkijken op een indrukwekkend jaar!
Emmy Meijers Algemeen Directeur Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied
5
2 Sfeerbeeld De Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (OD NZKG) is als zelfstandige organisatie gestart op 1 januari 2014, door samenvoeging van onderdelen van de gemeenten Amsterdam, Haarlemmermeer en Zaanstad en van de provincie Noord-Holland, met deelname van de Amstel- en Meerlandgemeenten. Deze acht gemeenten en de provincie Noord-Holland zijn zowel opdrachtgevers als eigenaren van de OD NZKG. Op het gebied van BRZO (Besluit Risico’s Zware Ongevallen) is de OD NZKG tevens een landsdelige dienst. Dit betekent dat ook de provincies Utrecht en Flevoland en alle gemeenten in provincie Flevoland, Noord-Holland en Utrecht met een BRZO bedrijf aangesloten zijn middels aparte dienstverleningsovereenkomsten. Zij vervullen daarin een opdrachtgevende rol. De OD NZKG bewaakt en bevordert namens alle aangesloten gemeenten en provincies de kwaliteit van de fysieke leefomgeving. Uiteraard voor zover bepaald door grotere bedrijven en bouwprojecten, waar de OD NZKG het omgevingsrecht uitvoert (met name vergunningverlening, toezicht en handhaving). Het spreekt voor zich dat de OD NZKG de opgedragen taken professioneel en kwalitatief hoogwaardig uitvoert. De transitiefase, om na het ontstaan per 1 januari 2014 uit de samengevoegde onderdelen uit verschillende organisaties ook echt één professionele OD NZKG te smeden, vond en vindt plaats onder turbulente omstandigheden qua economische ontwikkelingen, veranderende maatschappelijke behoeften, veranderende wet- en regelgeving en de nieuwe relatie met onze opdrachtgevers. Het jaar 2014 heeft in het teken gestaan van de inrichting en ontwikkeling van de organisatie; het huis op orde krijgen (van kapstokken tot bedrijfsauto’s tot rapportagesystemen) en de rollen en relatie met opdrachtgevers vorm geven. De transitie
6
naar de volledige inrichting van OD NZKG is inmiddels bijna afgerond. De organisatie heeft zijn vorm gekregen en zal zich verder moeten doorontwikkelen. Een mooie taak die voor ons ligt en die de nieuwe directeur, Emmy Meijers, per 1 oktober 2014 op zich heeft genomen. Het werken binnen één gemeenschappelijk dienst heeft al in 2014 tot mooie resultaten geleid en geeft velen inspiratie en energie. Iedereen was en is bereid zich in te zetten om de OD NZKG tot de professionele en robuuste dienst te maken die we met z’n allen voorstaan. Daarvoor is in 2014 erg veel gebeurd en zijn grote stappen gezet. Hoewel alle medewerkers sinds 1 januari 2014 in dienst zijn bij de Omgevingsdienst werkte iedereen nog in de systemen van de latende organisaties (verlengde kabels principe), waar zij uit afkomstig waren: Ronduit een suboptimale manier van werken binnen één organisatie. Het programma Bedrijfsprocessen en Informatievoorziening (B&I) is daarom in 2014 in volle gang gezet, zodoende zo snel mogelijk naar standaardisatie en eenduidigheid toe te groeien. De vooruitzichten zijn dat er halverwege 2015 gewerkt kan worden binnen eenduidige OD werkprocessen en de daarbij behorende systemen. Een flinke investering op meerdere vlakken die op termijn zijn vruchten zal afwerpen. Meer over het programma B&I treft u verder in deze jaarverantwoording aan. Niet alleen de interne bewegingen en transitie hebben in 2014 veel gevraagd van (en ook gegeven aan) de organisatie, maar ook landelijk zijn er ontwikkelingen die de OD NZKG als organisatie raken. De decentralisatie van de Wabo heeft zowel werkinhoudelijk als financieel significante consequenties voor de organisatie die al in 2014 merkbaar werden. Ook heeft de OD NZKG de eerste efficiencyslag gemaakt van 2013 naar 2014, door geen inflatiecorrectie door te voeren, terwijl aan de andere kant ook investeringen nodig waren om de doorontwikkeling kracht bij te zetten. Externe ontwikkelingen en landelijke veranderingen op het gebied van wet- en regelgeving zullen in de toekomst effect hebben op de OD NZKG en de bevoegde gezagen. Risicobeheersing en flexibel inspelen op de veranderende context verdient de komende jaren veel aandacht.
7
3 Programma verantwoording De OD NZKG is een uitvoeringsorganisatie die een van te voren afgesproken takenpakket uitvoert voor de opdrachtgevers, zijnde gemeenten en provincies. Hierbij geldt dat de gemeenten en de provincie verantwoordelijk zijn voor de beleidsvorming. Zij doen dat aan de hand van landelijke kaders, landelijke regelgeving en aanwezige eigen beleidsruimte. De eigen beleidsruimte wordt ingevuld aan de hand van gemeentelijke en provinciale bestuurlijke ambities. Het totaal aan landelijke en eigen regelgeving wordt vertaald in een set vastgestelde beleidskaders. De uitvoering van deze beleidskaders wordt voor een deel belegd bij de OD NZKG. In 2014 zijn de overeenkomsten en verschillen op het punt van uitvoeringsbeleid op de domeinen luchtkwaliteit, geluid, externe veiligheid, geur en gedoogbeleid in kaart gebracht. Op het terrein van gedoogbeleid is een eenduidige praktijk ontwikkeld. De OD NZKG zorgt daardoor dat de uitvoering zo veel als mogelijk geüniformeerd verloopt waarbij de beleidskaders voor de VTH taken van de opdrachtgevers gerespecteerd worden. Er wordt transparant gewerkt en er is sprake van steeds beter wordende afstemming en verbinding met de bevoegde gezagen en ketenpartners vanuit een duidelijke positiebepaling. Wij zijn gemandateerd tot het uitoefenen van de bevoegd gezag rol in het Wabo-domein. Enerzijds betekent dat dat voor ons eenzelfde politiek primaat geldt als voor medewerkers van onze opdrachtgevers. Anderzijds zijn wij niet voor niets ‘op afstand’ gezet. Dat betekent dat wij de ruimte hebben om met gezag te kunnen optreden en doorpakken waar dat nodig is. Er zijn in 2014 zaken door de OD NZKG aangepakt, die soms, vanwege diverse redenen, (te) lang zijn blijven liggen bij de latende organisaties. Ook hebben in 2014 gesprekken plaatsgevonden over vraagstukken met betrekking tot aard, omvang en kwaliteit van overgekomen werkvoorraden (o.a. bedrijvenbestanden die niet compleet zijn overgekomen en voor 2015 dienen te worden geactualiseerd). Met opdrachtgevers wordt gesproken over hoe deze werkvoorraden kunnen worden weggewerkt.
8
Wij hebben in 2014 aangetoond dat we in staat zijn om adequaat te reageren op de steeds complexere milieuwet- en regelgeving en slagvaardiger op te treden, m.n. voor complexe, risicovolle bedrijven. Wij zijn aanspreekbaar en benaderbaar met oog voor de maatschappelijk en politiek-bestuurlijke context en de economische en ruimtelijke opgaven en reageren met de vereiste expertise en uniforme, heldere en professionele standaarden. Onze opdrachtgevers zijn in de loop van 2014 over het algemeen contenter gebleken over de wijze waarop wij de dienstverleningsovereenkomsten uitvoeren. Dit heeft onder andere te maken gehad met opstart perikelen waardoor voortgangsrapportages en actualisatie van DVO’s pas laat in 2014 gerealiseerd konden worden. Later in het jaar zijn deze problemen opgelost en afgehandeld. Alle medewerkers van de OD NZKG hebben zich in 2014 meer dan 100% ingezet als betrokken professionals om een gewaardeerde bijdrage aan de productie en de realisatie van de doelen van onze organisatie te leveren. Zij hebben dat gedaan vanuit hun eigen verantwoordelijkheid voor hun werk en hun persoonlijke ontwikkeling. Persoonlijke ontwikkeling in de vorm van opleiding is wel lager geweest dan verwacht in 2014. Dit heeft te maken gehad met de hoge werkdruk waardoor er weinig ruimte was voor opleiding. Wel hebben er veel in-company trainingen plaatsgevonden rondom de nieuwe uniforme werkwijze en is het middenmanagement gestart met een stevig leiderschapsprogramma waarin ook begeleiding van verandering en ontwikkeling een plek heeft gekregen.
3.1 Vergunningen Bij vergunningverlening is in 2014 een tendens waarneembaar geworden waarbij de vergunningenprocedures gemiddeld gezien complexer zijn dan voorgaande jaren. De overgang van vergunningplicht naar meldingsplicht als gevolg van de derde tranche van het Activiteitenbesluit is hier zeker debet aan; de vergunningen die resteren betreffen immers vooral de zwaardere en complexere bedrijvencategorieën. In 2014 is duidelijk geworden dat complexere vergunningen vaker meer overleg en afstemming vergen dan verwacht. Enerzijds heeft dit te maken met de positionering van de OD NZKG op grotere afstand van de opdrachtgevers, anderzijds is ook sprake van ingewikkelde afwegingen bij intensief ruimtegebruik, zoals de weging van economische belangen van opdrachtgever en die van ruimtegebruikers. Tevens blijkt dat zaken die onder de meldingsplicht vallen vaak ook aandacht behoeven. De meer complexe bedrijven die onder het Activiteitenbesluit vallen vergen vaker maatwerkvoorschriften om recht te doen aan de behoeften van deze bedrijven en hun omgeving. Het opstellen van maatwerkvoorschriften op verzoek van initiatiefnemers en op basis van onze eigen inventarisatie van de Derde Tranche, lopen door naar het volgend jaar. Op het gebied van bouwvergunningen en de inzet van bouwconstructeurs is in 2014 sprake van een stijging van aanvragen en capaciteitsinzet (t.o.v. 2013); dit lijkt verband te houden met een toename van grotere bouwprojecten.
9
Daarnaast is in 2014 met regelmaat sprake geweest van wensen van vergunningaanvragers die, gegeven de ruimtelijke context, lastig binnen de wettelijke kaders zijn in te passen. Gevolg hiervan is dat druk is komen te staan op de doorlooptijden. In 2014 is sprake geweest van 3,1% overschrijdingen van fatale termijnen, afgezet tegen de totale omvang afgegeven beschikkingen. Het monitoringsysteem binnen verlengde kabels is hier mede debet aan. Er zijn passende beheersmaatregelen genomen met als doel binnen de termijnen te vergunnen. De inzet op gedoogverzoeken is iets stijgend, het betreft veelal complexe afwegingen waarbij maatschappelijke en economische urgentie moet worden afgewogen tegen de formele kaders. In alle gevallen wordt het landelijk gedoogbeleid gehanteerd. De portefeuille Vergunningverlening is in 2014 als eerste directie gestart met het herinrichten van het werkproces en de uitrol/implementatie daarvan. Reguliere capaciteit is ingezet op de ontwikkeling van de nieuwe manier van werken. Derhalve is druk komen te staan op de productie, en dat was ook de verwachting. Er zijn maatregelen getroffen om zowel management als uitvoerend niveau te ondersteunen. Tevens is zowel bij de uitlijning van het nieuwe werkproces als in de mogelijke beheermaatregelen ook kwaliteitsborging meegenomen. Een risico- en informatiegestuurde aanpak wordt ook bij vergunningverlening als een opwikkelopgave en kans gezien die in de komende jaren vorm zal krijgen.
3.2 Toezicht en handhaving Binnen de portefeuille Toezicht & Handhaving worden de toezichttaken adequaat uitgevoerd. Er wordt deels al risico gestuurd gewerkt, wat ook als sturingsmechanisme zal gaan werken voor opdrachtgevers en zal leiden tot een efficiënter handhavingsprogramma. In 2014 zijn de verschillende werkprocessen van de latende organisatie geüniformeerd naar één werkproces waarbij het uitgangspunt van risico en informatie gestuurd werken ook centraal heeft gestaan. Daarmee is een level playing field gecreëerd in de uitvoeringspraktijk van gedogen, het werkproces onvoorziene voorvallen, en de afhandeling van klachten. Met de opdrachtgevers zijn procedurele afspraken gemaakt over de inning van dwangsommen, en wijze van toezicht op overheidsinstellingen. De door de founding Fathers overgedragen Milieu en bouwpikketten zijn al deels omgevormd naar een gebiedsbrede consignatiedienst.
10
Alle BRZO bedrijven zijn volgens de landelijke maatstaven en werkwijze jaarlijks ten minste een maal gecontroleerd. Ook is in 2014 de landelijke BRZO handhavingsstrategie geïmplementeerd, zoals vastgesteld in het Bestuurlijk Omgevingsberaad. Er toestemming gegeven door bestuurlijke opdrachtgevers om te starten met het openbaar maken van inspectiedata van BRZO bedrijven in 2015. In het kader van de uitvoering van het strafrecht is een structurele overlegstructuur met het Openbaar Ministerie en met de ketenpartners ingericht. Een mooi voorbeeld van de intensivering van de samenwerking met ketenpartners is de handhavingsestafette, die in oktober 2014 plaatsvond. De OD NZKG en ketenpartners waaronder Rijkswaterstaat, Waternet, waterschappen, de politie en de Haven Amsterdam hebben in twee dagen 66 controles uitgevoerd, waarbij 78 overtredingen zijn geconstateerd, waarvan 4 processen-verbaal. Deze integrale controles bevorderen een schone en veilige leefomgeving en geven de samenwerking tussen ketenpartners (en het belang daarvan) een boost. De OD NZKG heeft zich in 2014 op een aantal dossiers echt onderscheidend opgesteld. Het motto “Wij zijn streng waar het moet en begripvol waar het kan” was hierbij leidend. In goed overleg met de desbetreffende opdrachtgevers is er in sommige gevallen harder opgetreden dan voorheen. Het op afstand plaatsen van de toezicht- en handhavingstaken heeft derhalve in 2014 al zijn vruchten afgeworpen.
3.3 Advies en expertise In de grote complexiteit die ons regio kent als meest verdichte en multifunctionele van Nederland, waar hoogwaardige functies van wonen, werken en recreëren in een klein gebied gebundeld worden en de druk op ieder van die functies groot is, is de expertise van de OD op het terrein van toepassing van milieu- bodem- en bouwregelgeving essentieel en wordt in toenemende mate ingezet. Binnen de portefeuille advies en expertise wordt veel hoogwaardige kennis gebundeld op de terreinen van o.a. externe veiligheid, constructieve veiligheid, tunnelveiligheid, juridische expertise, bouw, bodem, luchtkwaliteit, geluid, geur en energiebesparing. In 2014 heeft er zowel kwalitatief en kwantitatief ontwikkeling plaatsgevonden als ook intern op de primaire processen van Vergunningverlening en Toezicht en Handhaving en extern in het zaakgebonden advies. Daar ligt ook de prioriteit. Vanwege de hoge werkdruk in 2014 zijn een aantal projecten als kennismanagement, databeheer (digitaal kaartmateriaal) en uniformering uitvoeringsbeleid getemporiseerd. In 2015 zullen deze zaken verder vorm krijgen. Zowel de opdrachtgevers als de Rijksoverheid blijken gaarne gebruik te maken van adviezen van deskundigen van de OD op diverse terreinen, vanwege haar kennis van de inhoud en van de uitvoeringspraktijk. Daar waar relevant en door opdrachtgevers gewenst (bijvoorbeeld bij de totstandkoming Omgevingswet) wordt daar ruimte voor gemaakt. Ook zijn er in 2014 convenanten
11
afgesloten met ziekenhuizen, supermarkten en met ketenpartners en opdrachtgevers op het gebied van duurzaamheid. Bij enkele opdrachtgevers is een toenemende vraag om in complexe situaties gebiedsgericht advies te hebben voorafgaand aan de VTH-werkzaamheden van de OD. Voorbeeld hiervan is het Havenbedrijf Amsterdam. Van belang is hierbij om als OD de verschillende rollen goed van elkaar te scheiden. Dit vroeg en vraagt continue om alertheid en reflectie. De OD NZKG is de Omgevingsdienst met de meeste kennis en ervaring op het gebied van tunnelveiligheid van alle omgevingsdiensten in den lande. De opgedane kennis en ervaring met de rond 15 ‘Amsterdamse’ tunnels - rijks en gemeentelijk - is daar debet aan. In 2014 heeft het proces rondom de Risico en Aandachtdossiers (R&A dossiers) veel aandacht gekregen, zodoende dat deze nu regulier met de bevoegde gezagen kunnen worden besproken. De betreffende bestuurders weten hierdoor goed wat er speelt en zij kunnen eventueel in hun opdrachtgevende rol aangeven waarop zij extra inspanning zouden willen op de betreffende dossiers. Vanuit de opdrachtgeverskant is er waardering uitgesproken voor de manier waarop de OD NZKG deze relevante informatie in bespreking brengt.
12
3.4 (Landelijke) Projecten De OD NZKG wordt kwalitatief stevig “aan de lat gezet” door de sterke opwaartse beweging bij de kwaliteitseisen die landelijk aan het BRZO (Besluit Risico Zware Ongevallen 1999) toezicht worden gesteld, zoals bestuurlijk vastgesteld door het Bestuurlijk OmgevingsBeraad. Dit mede naar aanleiding van de Odfjell casus. De landelijke prioriteiten werken door naar de landsdelige Omgevingsdiensten. Zo heeft de OD NZKG te maken met landelijk beleid rond transparantie, sanctie- en gedoogstrategie, kwaliteit van vergunningverlening. Dit moet intern geïmplementeerd en gewaarborgd worden en wordt gespreksonderwerp met de opdrachtgevers. De OD NZKG is verantwoordelijk, als trekker, voor een intensieve landelijke aanpak van de inbedding van PGS29 in de vergunningen van risicovolle tankopslagen. Met als doel het level playing field te vergroten. In 2014 zijn ook vervolg stappen gezet in nauwere samenwerking met de Omgevingsdienst IJmond. Hierover zijn de raden en staten eind 2014 geïnformeerd in een voortgangsbericht over het Bestuurlijk Akkoord 2012. Twee pilots starten begin 2015 om de complementariteit van de twee organisaties nader te onderzoeken. Overigens wordt de samenwerking op de terreinen waar de diensten elkaar al tijden zeer succesvol treffen, zoals asbest en vuurwerkcontroles, gewoon doorgezet. Vanaf 2015 zal de samenwerking met de andere Noord-Hollandse Omgevingsdiensten, op initiatief van de OD NZKG, structureel ingebed zijn. De OD NZKG is een belangrijke (landelijke) motor achter de intensivering van de Wet Milieubeheer en energiebesparing, één van de onderdelen van het SER Energieakkoord. Begin 2015 wordt daartoe ook een overeenkomst gesloten met het Rijk. De expertise-inbreng van de OD NZKG wordt door het Rijk gewaardeerd waar het gaat om kleine en grote wijzigingen in regelgeving. De OD NZKG werkt daarin samen en/of in opdracht van de opdrachtgevers. Een majeur voorbeeld daarvan is de bijdrage van de OD NZKG bij de totstandkoming van de Omgevingswet.
13
3.5 Vijf ambities op weg naar 2020 Begin 2014 is door het Algemeen Bestuur de Kaderbrief 2015-2020 vastgesteld waarin vijf ambities zijn beschreven op weg naar 2020, om de maatschappelijke opgave waar te maken en professioneel, gezaghebbend, transparant en aanspreekbaar te zijn. Deze ambities vormen het fundament van onze ontwikkelagenda voor de periode 2015-2020 die uitwerking vindt in onze directies Vergunningverlening, Handhaving & Toezicht, Advies & Expertise en Bedrijfsvoering. Deze agenda beschrijft acties die moeten bijdragen aan het realiseren van onderstaande top vijf. In 2014 is veel aandacht uitgegaan naar de inrichting van de organisatie op de gebieden van integratie van medewerkers uit verschillende organisaties binnen teams, het opzetten van processen voor bedrijfsvoering, het functioneel inrichten van de inbestedingscontracten van financiën, HR, facilitair en ICT en het draaiende houden van het werken binnen de systemen van opdrachtgevende partijen volgens het zogenoemde verlengde kabels principe. In de tussentijd hebben we de voortgang van het toezicht en de vergunningverlening voor onze opdrachtgevers gewaarborgd. In de loop van 2014 heeft de OD prioriteit gegeven aan het oplossen van opstartproblemen rondom de voortgangsrapportages over de dienstverleningsovereenkomsten. Er zijn formats ontwikkeld waardoor verzamelen en duiden van gegevens voor de tertaalrapportage aanzienlijk sneller kan. Het streven is om de tertaalrapportages en actualisatie DVO’s in 2015 binnen de Planning en Control cyclus te produceren. Ook is het streven om vanaf volgend jaar in de rapportages meer aandacht te besteden aan risico en aandachtsdossiers. Bestuurlijk gevoelige zaken zullen tijdig met opdrachtgevers worden overlegd in de reguliere opdrachtgevers overleggen alvorens deze in de rapportages worden vermeld. Tijdens de rapportage besprekingen met de opdrachtgevers wordt steeds duidelijker waar voor de verschillende opdrachtgever de focus ligt. De OD NZKG leert daarbij ook op welke wijze beheersmaatregelen het beste kunnen worden gepresenteerd en dat impactanalyses nodig zijn om situaties en consequenties te kunnen duiden. In 2014 zijn we gestart met onze focus op twee van de vijf ambities zoals beschreven in de Kaderbrief 2015-2020 , namelijk “Financiële en procesmatige transparantie en sturing” en “Accountmanagement op orde”. Hierdoor zijn grote sprongen gemaakt. Dat niet wil zeggen dat deze twee ambities als gerealiseerd kunnen worden beschouwd. In 2015 en 2016 zal de integratie naar één organisatie nog veel van ons vergen. Dit zou mogelijk effect kunnen hebben op de productiviteit. De nog lopende acties vallend onder de noemer “basis op orde” zullen ook in 2015 blijvend aandacht vragen en krijgen. Wel zullen we trachten de focus in de loop van 2015 te verschuiven naar de ambitie “Professionele kwaliteit en gezag”. De kernwaarden gezaghebbend, betrouwbaar, transparant, flexibel, efficiënt en toegankelijk zullen verankerd en uitgedragen worden bij de ontwikkeling en realisatie van de ambities.
14
3.6 Financiële effecten In onderstaande tabel zijn de financiële effecten 2014 van het programma weergegeven. Het is de eerste verantwoording van de OD NZKG omdat de OD NZKG per 1 januari 2014 operationeel geworden is. Hierdoor zijn geen historische gegevens beschikbaar en is het lastig een juiste raming te maken. De OD NZKG sluit het jaar af met een positief resultaat van 494k. In onderstaande tabel zijn baten en onttrekkingen met een min weergegeven en lasten en dotaties met een plus. Bij het resultaat betekent een min een positief resultaat (minder lasten of meer baten) en een plus een negatief resultaat (meer lasten of minder baten). Tabel 1: financiële verantwoording OD NZKG jaarrekening 2014 (bedragen x € 1.000,-)
Primaire begroting
Begroting wijzigingen
Actuele begroting
Realisatie
Resultaat
Baten
-35.393
-1.381
-36.774
-37.145
-372
Lasten
35.392
1.006
36.398
36.276
-123
Personele kosten
25.121
1.164
26.285
26.132
-152
Materiele kosten
9.516
-1.826
7.691
8.316
625
Projecten
0
2.279
2.279
1.827
-452
Ontwikkelagenda
0
500
500
319
-181
Programma B&I, exploitatie
0
935
935
933
-2
Externe Veiligheid
0
575
575
378
-198
PGS 29
0
268
268
197
-71
Onvoorzien
755
-611
144
0
-144
Saldo
-1
-375
-376
-870
-494
Onttrekkingen
0
-935
-935
-935
0
Toevoegingen
0
1.310
1.310
1.310
0
SALDO
0
0
0
-494
-494
Reserves
Toelichting tabel Op de baten is een positief resultaat van 372k zichtbaar. Dit wordt veroorzaakt door actualisatie van de DVO’s en correctie op de lumpsum. Het positieve resultaat op de lasten van 123k bestaat vooral uit lagere lasten dan geraamd op het algemeen personeelsbudget, op projecten en op onvoorzien. Bij de reserves doet zich geen resultaat voor. De onttrekking betreft het project B&I. De dotatie is een optelling van een dotatie van 935k voor B&I en een dotatie aan het weerstandsvermogen van 375k.
15
Algemene dekkingsmiddelen De OD NZKG heeft geen andere algemene dekkingsmiddelen dan de dienstverleningsovereenkomsten (DVO’S) met de opdrachtgevers. Er zijn DVO’s afgesloten met de founding fathers (gemeente Amsterdam, gemeente Zaanstad, gemeente Haarlemmermeer en de provincie Noord-Holland), de AM-gemeenten (Amstelland-Meerlanden) en de (overige) Contractpartners. In deze DVO’s zijn ook posten opgenomen voor projectgebonden kosten. Daarnaast is er sprake van betaalde dienstverlening in de vorm van losse opdrachten van de opdrachtgevers. Het afsluiten van DVO’s is een ontwikkelproces. Zowel de deelnemers als de OD NZKG zijn nog zoekende welke zaken in de DVO’s opgenomen moeten worden en welke onderwerpen als aparte opdrachten opgenomen moeten worden. Dit heeft tot gevolg dat in 2014 veel DVO’s pas laat in het jaar getekend zijn. In de kolom begroting in deze tabel is de stand tweede tertaalrapportage opgenomen. Ten tijde van de tweede tertaalrapportage waren nog niet alle DVO’s getekend. Deels betreft de kolom begroting dus een inschatting.
Tabel 2: Algemene dekkingsmiddelen Deelnemer (bedragen x € 1.000,-)
Begroting
Realisatie
Resultaat
-33.010
-33.802
-793
AM-gemeenten
-770
-755
15
Contractpartners
-672
-513
159
-34.452
-35.070
-618
Inbreng Partners Founding Fathers
Totaal
In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de baten per deelnemer.
16
4 Verplichte paragrafen BBV (NB: de paragrafen lokale heffingen/verbonden partijen/ grondbeleid zijn voor de OD NZKG niet van toepassing)
17
Paragraaf 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Inleiding Met ingang van 2015 wil de OD NZKG het risicomanagement op een andere wijze gaan vormgeven. Een nieuwe nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen wordt tegelijkertijd met deze jaarstukken aan het bestuur aangeboden. Deze nota voorziet in een methodische onderbouwing van de weerstandscapaciteit vanaf 2015, in plaats van het nu gehanteerde plafond in de vorm van een percentage. Het voorstel kent een aantal stappen die stelselmatig en consequent doorlopen zullen worden bij het inventariseren en actualiseren van de risico’s: a. Identificeren b. Prioriteren c. Kwantificeren d. Beheersen Voor de beoordeling van het weerstandsvermogen zal vervolgens gebruik gemaakt worden van een ratio: Beschikbare weerstandscapaciteit = ratio weerstandsvermogen Benodigde weerstandscapaciteit Deze ratio wordt gewaardeerd conform de systematiek van het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement. Het AB van de OD NZKG zal de gewenste hoogte van de ratio vaststellen. Ook zal expliciet aandacht besteed worden aan de inbedding van risicomanagement in de organisatie. De rollen, taken en verantwoordelijkheden worden uitgewerkt. Bij het identificeren en beheersen van risico’s is input uit de hele organisatie nodig. Tot slot zullen de stappen van het risicomanagement worden gekoppeld aan vaste momenten in de P&C-cyclus. In 2014 gold de nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen uit begin 2013 nog als kader. Dat is dan ook het uitgangspunt in deze paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Weerstandscapaciteit (inventarisatie en beleid) Voor de weerstandscapaciteit wordt een onderscheid gemaakt in de benodigde weerstandscapaciteit (de bekende risico’s in een bedrag uitgedrukt) en de beschikbare weerstandscapaciteit (de beschikbare middelen om de risico’s af te dekken). Het verschil tussen beide wordt het weerstandsvermogen genoemd. Het weerstandsvermogen is dus een indicator voor de mate waarin binnen een duurzaam meerjarig sluitende begroting substantiële financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen zonder aantasting van het bestaande beleid. Dit houdt in dat mogelijke nadelige effecten waarmee in de begroting al rekening is gehouden (bijvoorbeeld in een voorziening), niet meer als risico worden aangemerkt (er is immers al dekking voor).
18
Bij de jaarrekening 2013 is vanuit het resultaat een bedrag van 255k aan het weerstandsvermogen gedoteerd. (De dotatie was in de jaarrekening 2013 vastgesteld op 301k maar bij het opstellen van de jaarrekening 2014 is geconstateerd dat dit 46k te hoog is vanwege een te hoog bedrag aan materiële vaste activa in 2013). Voor de jaren daarna werd uitgegaan van een jaarlijkse dotatie van 1% van de baten. Voor de vorming van het ontwikkelbudget is de dotatie aan de Weerstandscapaciteit in de jaren 2014, 2015 en 2016 verlaagd met 75k. Het plafond van de weerstandscapaciteit is voor de OD NZKG in de Nota weerstandsvermogen en risicomanagement (2013) bepaald op 7,5% van de baten. Wanneer er geen beroep wordt gedaan op de Weerstandscapaciteit voor onvoorziene kosten, dan zal het plafond van de weerstandscapaciteit, conform de huidige systematiek, in 2019 worden bereikt. In de nieuwe systematiek wordt een vereist niveau van weerstandsvermogen (uitgedrukt in de ratio weerstandsvermogen) aan het bestuur voorgesteld. Inventarisatie van de risico’s Bij opstellen begroting 2014 In de begroting 2014 zijn diverse risico’s benoemd. Bij het actualiseren van deze risico’s is vastgesteld dat deze nu niet meer als risico aangemerkt hoeven te worden. In de meeste gevallen is namelijk voorzien in dekking van de kosten. Bij het inventariseren en actualiseren van de risico’s is tevens gekeken naar de risico’s waaraan in de financiële verordening aandacht besteed is. Dit zijn: tegenvallende renteontwikkelingen op de kapitaalmarkt en dreigend faillissement van derden bij wie de OD NZKG vorderingen heeft uitstaan. Op dit moment worden deze onderwerpen niet als risico aangemerkt. Dit omdat de OD NZKG geen risicovolle financiële producten in bezit heeft en geen vorderingen heeft bij private partijen. Actuele stand Op dit moment is een aantal risico’s in beeld. Hieronder worden ze kort toegelicht. Vervolgens is in een tabel weergegeven hoe groot de kans op ieder risico wordt ingeschat en welke financiële gevolgen het risico heeft. Risico’s met een zeer kleine kans van optreden (5%) zijn niet meegenomen in de toelichting. Wabo-decentralisatie: In de meerjarenbegroting wordt rekening gehouden met 1.268k minder baten vanwege de Wabo decentralisatie. Hierbij is er vanuit gegaan dat de bijdragen van gemeenten gecontinueerd zullen worden en dat de provincie Noord Holland in 2015 net als in 2014 een tijdelijke tegemoetkoming van 655k bijdraagt. Er is echter een risico dat de baten nog verder zullen afnemen. Indien de gemeenten het bedrag van 1.900k niet of niet volledig doorzetten naar de OD leidt dat tot minder inkomsten. De uit te voeren taken komen dan verder onder druk te staan. Wabo-decentralisatie, tweede orde effect Indien de decentralisatie Wabo inderdaad gepaard gaat met minder omzet, dan treedt een tweede orde effect op. Er kunnen dan ontslagen vallen, met extra kosten tot gevolg. De kans dat dit tweede orde effect zich zal voordoen is klein.
19
Actualisatie DVO’s: De DVO’s worden jaarlijks geactualiseerd. Deze actualisatie leidt tot een aanpassing van de baten en de lasten in de begroting. Het vaststellen van de meerjarenbegroting moet binnen wettelijke termijnen. Dat betekent dat de meerjarenbegroting 2016 in maart 2015 in het DB wordt besproken en daarna aan het AB wordt aangeboden. Op het moment dat de meerjarenbegroting behandeld wordt, is nog niet bekend hoe de DVO’s 2016 er uit gaan zien en kunnen eventuele financiële gevolgen voor lasten en baten nog niet verwerkt worden. Hierbij kan het bijvoorbeeld ook gaan om effecten van een nieuw provinciaal bestuur in 2015. De kans dat dit risico zich voordoet is groot. Veranderingen in wetgeving met een negatief effect op de omzet van de OD De komende jaren zijn diverse wetswijzigingen te verwachten die een effect kunnen hebben op de taken van de OD. De kans dat deze wijzigingen leiden tot verschuivingen in taken en dus een effect kunnen hebben op de omzet, wordt als gemiddeld ingeschat. Het financiële effect van het totaal van de wetswijzigingen wordt geschat op maximaal vijf procent van de jaaromzet. Het gaat om de volgende wetswijzigingen: • Vierde tranche Activiteitenbesluit: Met de vierde tranche van de tweede fase van het Activiteitenbesluit komen meer vergunningplichtige activiteiten onder het Activiteitenbesluit te vallen. Voor bepaalde groepen bedrijven komt in de meeste gevallen de omgevingsvergunning milieu te vervallen en in plaats daarvan krijgen zij een meldingsplicht. In eerste instantie betekent dit meer maatwerkvoorschriften maar het zou ook een verschuiving kunnen betekenen van taken bij vergunningverlening naar toezicht en handhaving. De kans dat de wetswijziging leidt tot verschuiving in taken wordt als gemiddeld ingeschat. • Wet Vergunningverlening Toezicht en Handhaving (VTH): De wet VTH legt de taakverdeling tussen het bevoegd gezag (provincies en gemeenten) en de omgevingsdiensten vast. Ook wordt het stellen van kwaliteitsvoorschriften mogelijk gemaakt en worden regels vastgesteld over de informatievoorziening. Dit kan gevolgen hebben voor de kwaliteitseisen aan medewerkers en IT. • Omgevingswet: De Omgevingswet integreert een groot aantal wetten op het gebied van de fysieke leefomgeving. Door de regelgeving op het gebied van omgevingsrecht te bundelen en te vereenvoudigen moet er meer samenhang in het beleid ontstaan. Daarnaast moet er meer ruimte voor maatwerk komen, kwaliteit van de besluitvorming worden verbeterd en moet de wet leiden tot minder regels, planvormen en procedures, minder onderzoekslasten en toetsingskaders.
20
Overdracht Brzo van gemeenten naar provincies: De overdracht van gemeentelijke Brzo/RIE4-bedrijven (bedrijven die onder de richtlijn industriële emissies, categorie 4 vallen) van gemeenten naar provincies (Brzo-recentralisatie) zal waarschijnlijk per 1 januari 2016 plaatsvinden. In de komende maanden zal duidelijk moeten worden met welke financiële overheveling vanuit gemeentefonds naar provinciefonds dit gepaard gaat en welke verdeelsleutel er tussen de provincies gehanteerd zal worden. Het risico bestaat dat onvoldoende middelen worden overgeheveld of dat negatieve herverdelingseffecten ontstaan. Nieuwe financieringsmethode: In de loop van 2015 zullen scenario’s ontwikkeld worden die zorgen voor een toekomstbestendige financieringsmethodiek. Bij het bepalen van het te volgen scenario zal aandacht worden besteed aan het beperken van financiële risico’s. Eventuele financiële gevolgen van nieuwe bestuurlijke akkoorden provincies: De verkiezingen in maart 2015 zullen leiden tot een nieuw provinciaal bestuur. Dit zou financiële gevolgen kunnen hebben voor de OD NZKG. Afhankelijkheid automatisering Organisaties zijn steeds meer afhankelijk van geautomatiseerde systemen waarmee bedrijfsprocessen worden ondersteund en uitgevoerd. Het uitvallen van deze systemen (bijvoorbeeld door stroomuitval) leidt tot productieverlies en daarmee tot een lagere omzet. Als inschatting voor de financiële effecten is uitgegaan van gemiddeld een werkdag per jaar verlies aan productie. Dit komt neer op 220k (300 medewerkers x 8 uur x € 91,50). Als beheersmaatregel moet een draaiboek/protocol worden opgesteld wat te doen ingeval van stroomuitval bij kritische systemen. Onrechtmatige aanbestedingen Onrechtmatige aanbestedingen kunnen leiden tot een schadeclaim/boete, met een negatief financieel effect voor de OD NZKG. In het nog op te stellen intern controleplan worden de voorwaarden en controles op inkoop vastgelegd. Periodiek dient dit geanalyseerd te worden. Fraude De kans op fraude is, hoewel klein, altijd aanwezig. Frauduleuze handelingen door eigen of ingehuurd personeel, kunnen een negatief financieel effect hebben. Via het interne controleplan en interne audits wordt de kans verkleind. Functiescheiding is hierbij van belang.
21
Vertraging Bedrijfsprocessen & Informatisering Vertraging in het project B&I kan ertoe leiden dat de Verlengde Kabels langer gebruikt gaan worden dan gepland. De totale jaarkosten voor het gebruik van de Verlengde Kabels zijn 1.200k. Cao De OD NZKG volgt de cao voor provincies. Deze cao loopt in 2016 af. De nieuw af te sluiten cao zal gevolgen hebben voor de begroting van de OD NZKG. Op dit moment is nog niet in te schatten of dit risico’s met zich meebrengt. In de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit is het onderwerp cao dan ook nog niet meegenomen. Indien nodig zal dat alsnog gebeuren. Tabel 3 Risico’s: kans en financieel effect Risico
Kans
Geschat financieel effect
Wabo decentralisatie
gemiddeld
1.900k
Wabo decentralisatie, 2e orde effect
klein
2.250k
Actualisatie DVO’s
zeer groot
700k
Veranderingen in wetgeving
gemiddeld
1.050k
Overdracht Brzo naar provincies
gemiddeld
750k
Nieuwe financieringsmethode
groot
700k
Afhankelijkheid automatisering
gemiddeld
220k
Onrechtmatige aanbestedingen
gemiddeld
50k
Fraude
klein
100k
Vertraging Bedrijfsprocessen & Informatisering
klein
1.200k
De stand van de weerstandscapaciteit per 2014 is 630k, en loopt op tot 2.674k in 2019. Veel van de genoemde risico’s golden nog niet voor 2014 maar pas in 2015 of later. Vanuit een meerjarig perspectief is de weerstandscapaciteit de eerste jaren nog niet hoog genoeg om alle risico’s (kans * gevolg) te kunnen opvangen. Vanaf 2018 is de weerstandscapaciteit naar verwachting hoog genoeg om de nu bekende risico’s af te kunnen dekken. Beheersing van de risico’s Als de nieuwe nota weerstandsvermogen en risicomanagement is vastgesteld, zal het beheersen van de risico’s bij zowel inventariseren als actualiseren van de risico’s een expliciete stap in het proces zijn. De beheersmaatregelen voor de nu bekende risico’s bestaan vooralsnog uit het nauwgezet blijven volgen van ontwikkelingen en zodra er meer duidelijkheid is bijsturen of bezien of de begroting zodanig kan worden bijgesteld dat de gevolgen kunnen worden opgevangen. Verder zal in de eerste helft van 2015 een intern controleplan worden vastgesteld. Het regelmatig uitvoeren van audits die in dit controleplan worden afgesproken, draagt ook bij aan het beheersen van de risico’s.
22
Paragraaf 2 Onderhoud kapitaalgoederen De kapitaalgoederen die de OD NZKG in bezit heeft, bestaan uit apparatuur, automatisering, meubilair en de verbouwing van het gehuurde pand Ebbehout in Zaandam. Als afschrijvingstermijn wordt de economische levensduur als uitgangspunt genomen (conform de financiële verordening). In 2015 zal een onderhoudsplan worden opgesteld. Daarin zullen de onderhoudslasten voor de komende jaren (met dekkingsvoorstel) gepresenteerd worden.
23
Paragraaf 3 Financiering De OD NZKG werkt volgens het treasurystatuut dat is vastgesteld op 26 februari 2013. Het treasurystatuut is de uitwerking van de kaders die gesteld zijn in de wet financiering decentrale overheden (fido) en de ministeriële regelingen uitzettingen en derivaten decentrale overheden (ruddo). Eén van de doelstellingen van het statuut is het beschermen van vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s. Om het renterisico te beperken is vastgelegd dat de kasgeldlimiet (grens aan korte financiering) en de renterisiconorm niet worden overschreden. Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting worden zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie. Valutarisico’s worden door de Omgevingsdienst uitgesloten. Leningen worden uitsluitend aangegaan in de Europese geldeenheid (de euro). Er is een lening opgenomen bij de Bank Nederlandse Gemeenten van 1.050k met een looptijd van vijf jaar en een rente van 1,45%. In 2014 is hier 210k op afgelost. De lening dient als financiering van investeringen in meubilair die in tien jaar worden afgeschreven. De Omgevingsdienst beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een adequate liquiditeitsplanning. Doordat overtollige liquide middelen moeten worden aangehouden in de schatkist (op een rekening courant bij het agentschap van het ministerie van Financiën) zijn er geen kredietrisico’s. Overtollige middelen zijn middelen die decentrale overheden niet direct nodig hebben voor hun publieke taak. Deze middelen mogen niet meer aangehouden worden bij private partijen, zoals banken. Er is een bankrekening geopend die automatisch wordt afgeroomd (bij positief saldo) of aangezuiverd (bij een negatief saldo) vanuit de rekening courant bij het ministerie van Financiën. Het treasurystatuut zal in 2015 worden aangepast voor het schatkistbankieren.
24
Paragraaf 4 Bedrijfsvoering Het jaar 2014 was het eerste volle jaar dat de OD NZKG actief was. Het jaar stond dan ook in het teken van de inrichting en ontwikkeling van de organisatie. Dit rechtvaardigt een uitgebreide terugblik op de bedrijfsvoering in 2014. In deze paragraaf wordt achtereenvolgens aandacht besteed aan: • Bedrijfsvoering nieuwe stijl; • Personeel en organisatie; • Financieel beheer en administratieve organisatie; • Btw; • Uniformeren van de primaire processen; • Huisvesting. 1. Bedrijfsvoering nieuwe stijl In het eerste volle jaar dat de OD NZKG actief was, is een aantal verbeterpunten op het gebied van de bedrijfsvoering zichtbaar geworden. Het algemene beeld is dat de bedrijfsvoering noodgedwongen nog te veel bezig is met administratieve taken en het oplossen van ‘incidenten’. Daardoor komen we te weinig toe aan meer strategische en ‘business’ control. Eind 2014 is daarom besloten tot een transitieproces in de bedrijfsvoering. Er zal gewerkt gaan worden in een drietal samenwerkingsverbanden (strategie & control, procesontwikkeling & beheer en advies & ondersteuning), waarmee de strategische en beleidsfunctie specifiek worden gepositioneerd. 2. Personeel en organisatie Er is veel gebeurd op personeelsgebied in 2014: de plaatsing van alle medewerkers bij de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (OD NZKG), afhandeling van ingediende bezwaarschriften en rechten vanuit het Sociaal Plan, inregelen van procedures in-, door- en uitstroom, gegevensinvoer in de salaris- en personeelsadministratie, afstemming met de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR, nu OR) en Provincie Noord-Holland, invulling van vacatures, het vullen van de personeelsdossiers, aanbesteding voor bedrijfsarts, integriteitsbeleid, informatievoorziening naar medewerkers en advisering aan directie en leidinggevenden. Hiernaast is de afdeling HR ook zelf nog volop in ontwikkeling. Een jaar na de formele start van de OD NZKG is er op HR vlak dus veel bereikt in zaken die de dienst in de basis nodig heeft. In het kader van de verdere ontwikkeling van de OD en de visie op HR, is er in het najaar 2014 gewerkt om de aansluiting tussen organisatieontwikkeling en HR verder uit te werken, waarbij meer aandacht besteed zal worden aan de bijdrage aan strategische advisering. Installatie OR Ten tijde van de oprichting van de OD NZKG was een zogenaamde Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) opgericht. In deze BOR waren de 4 Ondernemingsraden van de founding fathers (gemeenten Amsterdam, Zaanstad, Haarlemmermeer en Provincie Noord-Holland) vertegenwoordigd. Na de oprichting heeft de BOR tot aan het uitschrijven van de OR verkiezingen gefungeerd als OR van de OD NZKG. Zaken die in de BOR (2013-2014) aan de orde zijn gekomen betreffen onder meer het Sociaal Plan met betrekking tot
25
overgang van medewerkers van de founding fathers naar de OD NZKG, de inrichting van de fijnstructuur en verdeling in teams, selectieprocedures van de teammanagers en de concern controller, inbesteding operationele bedrijfsvoeringstaken, huisvesting, het vervoersbeleid en het Besluit mandaat, volmacht en machtiging. In deze tussenliggende periode is met de BOR een OR reglement, waarin ook de wijze en procedure bij OR verkiezingen staat beschreven, overeengekomen. Conform dit reglement zijn in maart 2014 verkiezingen uitgeschreven, is vervolgens de BOR opgeheven en de OD OR officieel geïnstalleerd. Conform de WOR, hoofdstuk 23 en 24, worden zowel overlegvergaderingen georganiseerd (gemiddeld circa één keer per maand) als (twee keer per jaar) algemene vergaderingen waarin de algemene gang van zaken van de onderneming wordt besproken door de bestuurder en de voltallige OR. Hiernaast worden er situationeel technische overleggen georganiseerd. Voor technische overleggen wordt een afvaardiging van de OR (veelal in lijn met de ingestelde OR commissies) en deskundigen op het betreffende onderwerp vanuit de dienst uitgenodigd. Technische overleggen kennen bij langdurende programma’s, zoals de uitrol van de nieuwe werkprocessen, een periodiek technisch overleg. Voor advies- of instemmingsplichtige onderwerpen wordt, indien de situatie daarom vraagt, ook een éénmalig technisch overleg georganiseerd. In 2014 is onder meer overleg gevoerd en advies of instemming gevraagd op de beloningsronde in 2014, aanbesteding arboarts, integriteitsbeleid en vertrouwenspersonen, ICT-protocol, opleidingsbeleid, spelregels competenties 2015, meenemen van verlofrechten, oprichting interne bezwarencommissie en beleid (voorkomen van) ongewenst gedrag. Oprichting Georganiseerd Overleg (GO) In het Sociaal Plan OD NZKG d.d. 21 mei 2013 is in artikel 2.1 vastgelegd dat de OD NZKG de arbeidsvoorwaarden van de Provincie Noord-Holland en de toekomstige wijzigingen hierin volgt, met uitzondering van het functiegebouw, het functiewaarderingssysteem en het Sociaal Statuut. Hiernaast is in dit eerste jaar geconstateerd dat er een klein aantal onderwerpen is dat dusdanig specifiek is voor de OD NZKG of de Provincie Noord-Holland dat aanpassing of aanvullende afspraken gewenst zijn. Om deze redenen wordt momenteel een ‘Regeling Georganiseerd Overleg (GO)’ opgesteld. Zodra de ‘Regeling Georganiseerd Overleg’ met relevante vakbonden is overeengekomen wordt deze ter instemming aan het bestuur van de OD NZKG voorgelegd. Na instemming door het bestuur is de oprichting een feit en kan op onderwerpen, zoals het omzetten van de indicatieve schalen naar definitieve schalen en een OD eigen sociaal statuut, het GO met de bonden formeel gestart worden. Bezwaren overgang naar de OD In totaal zijn er 50 bezwaren ingediend ten gevolge van het plaatsingsbesluit/overgang naar de OD. De meeste bezwaren gingen over taken en functie, inschaling, onderlinge cao verschillen en gebruik van dienstauto’s. De Bezwarencommissie van de OD heeft bij zes dossiers het bezwaar als gegrond geadviseerd. Drie van deze zes dossiers zijn identiek, het gaat inhoudelijk dus om vier verschillende zaken. De bezwaren zijn inmiddels allemaal afgerond. Het gegronde advies heeft in één geval geleid tot een gewijzigd aanstellingsbesluit en er lopen nog twee beroepszaken.
26
In de blauwe kolommen staat het percentage bezwaren (van het totaal aantal bezwaren), in de rode kolom het percentage ingebrachte medewerkers (van het totaal aantal ingebrachte medewerkers, exclusief de overige partners). Opleiding en ontwikkeling Met een goed opleidingsbeleid zorgt de OD NZKG ervoor dat medewerkers efficiënter, langer en flexibeler inzetbaar blijven. Voor een wendbare organisatie waar taakpakketten kunnen fluctueren, is een verdergaande flexibilisering van inzet van medewerkers nodig. Vanuit het oogpunt van werkzekerheid (in plaats van baanzekerheid) zal het leren niet alleen gericht zijn op functiegebonden scholing en training, maar ook op het vergroten van mogelijkheden om andere taken binnen en buiten de organisatie op te pakken. Begin 2014 is een inventarisatie van de opleidingsbehoefte gehouden. Opleidingen worden, aansluitend bij de Uitvoeringsregeling Opleiding en Ontwikkeling 2010 (Provincie Noord-Holland) onderverdeeld in verplichte opleidingen (volgens OD/leidinggevende vereist/noodzakelijk geacht in belang van de OD) voor het vervullen van de huidige functie of voor een andere (passende) functie die is opgedragen en nietverplichte opleidingen (door een medewerker gewenst in het kader van een toekomstige functie binnen de OD). Hiernaast is er aandacht voor opleidingen, ter vergroting van de loopbaanmogelijkheden. In 2014 is prioriteit gegeven aan de verplichte opleidingen. Afspraken omtrent ontwikkeling en te volgen opleidingen worden gedurende de gesprekscyclus tussen medewerker en leidinggevende besproken en vastgelegd. In 2014 is gestart met de ontwikkeling van een OD-breed trainingsaanbod. Zo is er voor twee groepen een training Bestuurlijke Sensitiviteit georganiseerd, en een training Persoonlijke Effectiviteit voor medewerkers ontwikkeld (start begin 2015). Tevens is in 2014 de start gemaakt met een leiderschapstraject voor alle teammanagers, waar ook negen geselecteerde senior generalisten aan deelnemen. Na diverse sessies met directieleden, teammanagers en een aantal adviseurs van de OD is het Kompas OD NZKG voor 2015 opgesteld. In dit Kompas zijn vijftien strategische ambities en projecten benoemd, afkomstig uit de vijf eerder bepaalde strategische acties voor 2013, het projectoverzicht en de organisatieontwikkelagenda. De nog verder te benoemen doelstellingen, resultaten en acties zullen ook meer duidelijkheid en richting gaan geven aan het algemeen opleidingsplan voor 2015 (en verder). Verdere invulling van het OD-brede aanbod zal dan ook gedurende 2015 plaatsvinden, in afstemming met de diverse ambassadeurs. Hierbij
27
zal met name aangesloten worden bij het OD-brede aanbod bij ambitie “ontwikkelen medewerkers”, “persoonlijk leiderschap”, “standaardisatie van werkprocessen” (programma Bedrijfsprocessen & Informatisering (B&I) en personele en organisatorische consequenties t.g.v. nieuwe werkprocessen), “kwaliteit” en “cultuur en identiteit van OD”. Vanuit de nieuw afgesloten cao gaan partijen werken aan een nieuwe regeling ter bevordering van loopbaan en mobiliteit van medewerkers, ter vervanging van het Persoonlijk Ontwikkelbudget (POB; momenteel afgeschaft bij de provincies). Medio 2015 maken zij afspraken over maatregelen in de volgende cao. Jaarlijks wordt een budget voor opleidingen gereserveerd van minimaal twee procent van de loonsom. Dit is conform de cao-norm. Uit het opleidingsbudget worden zaken vergoed met betrekking tot opleidingen, trainingen, workshops e.d., de faciliteiten die hierbij behoren, bezoeken aan congressen en symposia (voor zover benodigd voor functie en/of vakgebied), en kosten met betrekking tot loopbaan en mobiliteit (als opleidingen, coaching en intervisie). Voor 2014 was het opleidingsbudget 525k. Hiervan is in 2014 347k uitgegeven. Verder is voor programma B&I nog 13k (o.a. Leantraining) uitgegeven en vanuit subsidiegeld Externe Veiligheid aan opleidingen 71k. De relatief hoge onderschrijding op het opleidingsbudget is te verklaren door de opbouwfase waarin de OD in 2014 verkeerde. Er moesten veel productieve uren gedraaid worden, en de werkdruk lag hoog. Hierdoor was er minder tijd voor opleidingen. Daarbij was de opleidingsbehoefte nog niet voor iedere medewerker aan de hand van de uit te voeren taken goed te bepalen. Prioriteit is hierbij gegeven aan de verplichte opleidingen, en minder aan niet verplichte opleidingen (buiten de huidige functie) en loopbaanactiviteiten (buiten de OD). Kwaliteitscriteria Om tot verbetering van de uitvoeringskwaliteit te komen, zijn er in 2009 tussen Rijk, IPO en VNG afspraken gemaakt. Een deel van de afspraken ging over het hebben van VTH-kwaliteitscriteria voor de uitvoering. De kwaliteitscriteria gaan over vakmanschap (kritieke massa), transparantie en bestuurlijke vastlegging (procescriteria) en de minimale ondergrens binnen werkprocessen (inhoudelijke eisen en prioriteitstelling). In mei 2014 is bij de OD als start van de gehele implementatie van de kwaliteitscriteria een pragmatische rudimentaire nulmeting uitgevoerd om een eerste inzicht te krijgen op het gebied van gevolgde opleidingen en werkervaring per medewerker. Aan de hand van een opgesteld format, ingevuld door de teammanagers, zijn de eerste opleidingsleemten ten opzichte van de landelijke Kwaliteitscriteria 2.1 geïnventariseerd. Hoewel de wettelijke status van de Kwaliteitscriteria 2.1 vooralsnog onduidelijk blijft, heeft de OD kwaliteit van medewerkers hoog op de agenda staan. De komende tijd zal worden uitgewerkt hoe de OD hieraan invulling gaat geven, en worden niveaus van deskundigheid voor medewerkers beschreven. Op basis van deze verdere invulling kan het zijn dat een aantal medewerkers in de loop van 2015 nog opleidingen moet volgen.
28
Gesprekscyclus en beloningsronde 2014 Bij de OD is ervoor gekozen de (digitale) gesprekscyclus zorgvuldig in te voeren. De OD NZKG volgt de systematiek van beoordelen bij de Provincie Noord-Holland en de op de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies (CAP) gebaseerde regeling Jaargesprekken. Begin 2014 zijn hiervoor startgesprekken gevoerd door leidinggevenden met alle medewerkers. Voor sommige medewerkers met een nieuwe leidinggevende was dit tevens een kennismakingsgesprek. Aan de orde kwamen kennis, werkervaring en competenties, aanvullende taken en belangstelling, nevenactiviteiten en ontwikkeling en wensen. Om de digitale gesprekscyclus, zoals ook gebruikt bij de Provincie Noord-Holland en het beoordelingssysteem succesvol, met voldoende kwaliteit en tijdig te kunnen implementeren, is in 2014 onvoldoende tijd en gelegenheid beschikbaar gebleken. In veel gevallen waren ook nog geen uitgewerkte jaar- en teamplannen aan de hand van bepaalde organisatiedoelstellingen beschikbaar, die vertaald konden worden naar te maken afspraken met medewerkers omtrent te behalen (werk)resultaten en beoogde ontwikkeling. Ook de aansluiting op het personeelssysteem van de PNH moest nog plaatsvinden, alsmede het bekend worden met de systematiek en methodiek. De directieraad heeft het besluit genomen om, conform het sociaal plan, medewerkers die vanuit de latende organisatie recht hadden op een structurele verhoging, vergelijkbaar met een periodiek bij de gemeenten, deze per 1-1-2015 toe te kennen. Vanaf 2015 wordt gestart met het volgen van de (digitale) gesprekscyclus. Te starten met het planningsgesprek, waarin leidinggevende en medewerker afspraken maken over de te bereiken werkresultaten in dat jaar, de ontwikkeling van de competenties en de eventuele daartoe benodigde middelen en faciliteiten. Competenties 2015 De OD heeft te maken met een aantal belangrijke organisatie-ontwikkelingen, als veranderende VTH-wetgeving, programma B&I, inbreng van nieuwe taken, traject Milieudienst IJmond etc. Naar verwachting kristalliseren de takenpakketten van medewerkers zich in 2015 verder uit en kan dan gestart worden met het uitwerken van competentieprofielen per functie. In de beoordeling wordt bekeken in hoeverre de gemaakte afspraken over werkresultaten en competentie-ontwikkeling, zoals vastgelegd in het planningsgesprek, zijn gerealiseerd. Beide componenten worden in het beoordelingsgesprek afzonderlijk beoordeeld. Bij de OD NZKG wordt vooralsnog gewerkt met het competentiewoordenboek van PUMA (Project Uitvoering met Ambitie). Dit woordenboek is gebaseerd op de kwaliteitscriteria en beschrijft voor 4 essentiële functies binnen het Wabo werkveld, zijnde Vergunningverlener, Handhaver, Casemanager en Adviseur, de daarbij behorende competenties. In 2015 zijn voor het werken met competenties tijdelijke spelregels opgesteld.
29
Formatie 2014 Tabel 4: Overzicht formatie / bezetting d.d. 31-12-2014 Directie
formatie
Staf
bezetting
verschil
7,5
5,75
1,75
85,5
68,81
16,69
113,5
100,72
12,78
Advies & Expertise
90,5
88,74
1,76
Bedrijfsvoering
33,5
29,78
3,72
330,5
293,79
36,71
Vergunningverlening Toezicht & Handhaving
Totaal fte
Tabel 5: Verhouding man / vrouw aantal
percentage
Man
207
66%
Vrouw
109
34%
Totaal
316
Tabel 6: Aantal parttime / fulltime naar man en vrouw
Man Vrouw
fulltime
parttime
Totaal
167
40
207
47
62
109
Tabel 7: Leeftijd man / vrouw in cohorten Leeftijd
man
vrouw
25-29
3
2
30-35
13
7
36-39
23
10
40-45
33
31
46-49
30
28
50-55
47
18
56-59
37
11
60-67
21
2
207
109
Totaal
In 2014 zijn er drie stagiaires bij de OD aan de slag gegaan, waarvan twee bij team Juridische Expertise en één bij team Communicatie.
30
Capaciteitsbuget 2014 De veranderende marktomgeving veroorzaakt een soms ‘grillige’ vraag naar werk en bijbehorende inzet van capaciteit. Dit is de reden dat de OD NZKG de kosten voor eigen personeel (EP) en de flexibele schil beschouwt als één capaciteitsbudget. De vacatureruimte in fte’s was in 2014 circa 37 fte, dit is 11,5% van de totale formatie van 330,5 fte. Door strakke sturing op de inzet van eigen personeel en flexibel personeel, zijn de kosten net aan binnen het capaciteitsbudget gebleven. Tabel 8: capaciteitsbudget Begroot
Werkelijk
Verhouding EP/Flex
23.748
21.236
89,4%
2.515
10,6%
23.751
100,0%
Capaciteitsbudget, waarvan: - eigen personeel - flexibele schil Totaal
23.748
Resultaat capaciteitsbudget
3
(‘min’- bedragen = positief resultaat, ‘plus’- bedragen = negatief resultaat) Vacatures De OD heeft eind 2014 voor ongeveer 35 fte aan vacatureruimte. Een groot deel van de vacatureruimte wordt vooralsnog ingevuld met externe inhuur. Binnen de OD is begin 2014 een vacaturestop ingesteld, gezien de vele ontwikkelingen, zowel in- als extern, die op de OD afkomen. Gedacht kan worden aan onder meer het programma Bedrijfsprocessen en Informatisering (B&I) en de integratie naar één manier van werken, veranderende VTH-wetgeving, inbreng van nieuwe taken vanuit opdrachtgevers, traject en samenwerking Milieudienst IJmond etc. Voor het uitzetten en invullen van nieuwe vacatures, is het van belang eerst een beter zicht op de effecten van deze ontwikkelingen op de takenpakketten van medewerkers te krijgen, en een verdere visie te ontwikkelen op de verhouding tussen de vaste kern van medewerkers en de flexibele schil. Slechts in de meest noodzakelijke gevallen is een uitzondering gemaakt en is een functie vacant gesteld. In totaal zijn er in 2014 vijf functies vacant gesteld. Dit is gedaan conform de in het Sociaal Plan vastgestelde wijze. Dit betekent dat bij vacatures interne medewerkers bij de OD en de medewerkers van de latende partijen eerst konden reageren alvorens de vacature extern werd uitgezet. Hiernaast zijn er nog enkele medewerkers (vast en tijdelijk) in dienst getreden, in totaal vier. Dit was in drie gevallen het gevolg van de nasleep van het plaatsingsproces en in één geval ging het om een tijdelijke aanstelling voor een promotie onderzoek. Per 1 oktober 2014 heeft de OD een nieuwe algemeen directeur. Door vertrek van de algemeen directeur, de heer R. Woittiez, die gedurende 2,5 jaar de organisatie heeft opgebouwd en van start heeft laten gaan is een opvolgster benoemd met nadrukkelijk een profiel als doorontwikkelaar, Mevrouw E. Meijers. De algemeen directeur is voorzitter van de directieraad en het boegbeeld van de organisatie in de externe en bestuurlijke contacten.
31
Nieuwe cao Provincies In de nieuwe provinciale cao, met een looptijd van 1 juni 2012 tot 1 januari 2016, is onder andere een structurele loonsverhoging afgesproken van 2% per 1 januari 2015 en van 1% per 1 juli 2015. Daarnaast is er eenmalig € 450,-- (bruto, op basis van voltijdsdienstverband) uitgekeerd in de maand december 2014. IKB per 1-1-2015 Iedere medewerker van de OD NZKG krijgt, maandelijks, naast het salaris, een vrij besteedbaar budget van 21,3% van het salaris: het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB bestaat uit vakantiegeld, de eindejaarsuitkering, de werkgeversbijdrage levensloop en de in geld omgerekende waarde van het bovenwettelijk verlof (36 uur bij voltijds dienstverband). Door middel van een nieuwe digitale module kan ervoor gekozen worden het IKB niet maandelijks maar op een of meer momenten gedurende het jaar uit te laten betalen. Verder kan het IKB gebruikt worden om extra verlof bij te kopen, of ingezet worden voor het uitruilen van vakbondscontributie of de aanschafkosten van een fiets. Taak- en Matchingpunt (TMP) De werkgroep organisatorische en personele gevolgen nieuwe werkprocessen heeft op 31 oktober 2014 een advies uitgebracht aan de DR om een matchingpunt in te richten waarmee regie wordt gevoerd over de tijdelijke gevolgen van de invoering van de nieuwe werkprocessen en andere ontwikkelingen in de organisatie met gevolgen voor taken van medewerkers. Doelstelling van het Taak en Matching Punt (TMP) is om, tijdens de uitrol van de nieuwe werkprocessen en andere veranderingen in de organisatie, overzicht te houden en te regisseren op invulling van vrijkomende of gewenste taken. Het TMP zal in 2015 verder uitgewerkt worden en van start gaan. Integriteit In 2014 is bij alle medewerkers die in dienst zijn getreden bij de OD NZKG de ambtseed afgenomen. Er zijn twee interne vertrouwenspersonen integriteit benoemd voor de duur van twee jaar. Van de gedragscode is een toegankelijke brochure voor medewerkers gemaakt. Deze “handreiking gedragscode” is in concept gereed en zal in 2015 worden geïmplementeerd in de organisatie. Verder is een Integriteitscommissie geïnstalleerd, die toeziet op een goede naleving van het integriteitsbeleid en tevens als klankbord dient voor directie, bestuur en de integriteitscoördinator. Alle medewerkers hebben een formulier over nevenwerkzaamheden voorgelegd gekregen. De medewerkers die nevenwerkzaamheden verrichten hebben dit ingevuld en besproken met hun leidinggevende. In 2015 zal een centraal register binnen de organisatie aangelegd worden om een totaal overzicht te krijgen van alle nevenwerkzaamheden die binnen de organisatie verricht worden. Om medewerkers meer vertrouwd te maken met integriteit en te ondersteunen bij hun oordeelsvorming worden in 2015 dilemmatrainingen georganiseerd. De integriteitscoördinator zal in overleg met de integriteitscommissie prioriteiten voor het integriteitsbeleid voor 2015 vaststellen.
32
Arbozaken Begin 2014 is de aanbesteding voor een bedrijfsarts afgerond ten behoeve van de verzuimbegeleiding medewerkers OD NZKG. De bedrijfsarts houdt elke woensdagmiddag spreekuur bij de OD, zowel op verzoek van leidinggevenden, als (preventief) op verzoek van medewerkers zelf. Waar nodig worden 3-gesprekken tussen leidinggevende, medewerker en bedrijfsarts ingepland, en de HR adviseur geconsulteerd. Registratie van verzuim in het digitale verzuimsysteem wordt door leidinggevenden zelf gedaan, en is niet in alle gevallen consequent doorgevoerd. Momenteel wordt gewerkt aan invoer van verzuimgegevens in de module Wet Verbetering Poortwachter, waardoor een betere registratie en signalering kan plaatsvinden m.b.t. de acties die volgens deze wet moeten worden uitgevoerd in het kader van verzuimbegeleiding. Verder is een contract afgesloten met een bedrijfsmaatschappelijk werker, waar medewerkers ook direct en op eigen verzoek terecht kunnen. De OD heeft ervoor gekozen verder geen apart bedrijfszorgpakket aan te schaffen. Bij arbo-aanvragen inzake de werkplek worden deze per geval bekeken, waar nodig met ondersteuning van de bedrijfsarts of een werkplekdeskundige. De OD biedt als werkgever haar medewerkers de mogelijkheid om met korting een zorgverzekering af te sluiten. Hiervoor zijn contracten gesloten met IZA en Zilveren Kruis. Met Loyalis zijn contracten gesloten waardoor het mogelijk is met korting voor medewerkers een nabestaandenverzekering af te sluiten. Voor medewerkers is een ongevallenverzekering afgesloten, waarbij sprake is van een zogenaamde 24-uurs dekking. Dat betekent dat er 24 uur per dag dekking is, ongeacht waar de medewerker zich bevindt. Dit staat los van het verrichten van werkzaamheden. Het beleid (voorkomen van) ongewenst gedrag bij medewerkers van de OD NZKG is aan de OR aangeboden ter instemming, alsmede ter informatie de klachtenregeling en invulling van de klachtencommissie, waarbij de OD aansluit bij de bestaande klachtenregeling en klachtencommissie van de PNH. Begin 2015 volgt instemming. Begin 2015 zal verder het beleid Agressie en Geweld aan de OR voor instemming worden aangeboden, alsmede een voorstel voor inrichting van de (verplichte en preventieve medische) keuringen / onderzoeken en taken van de preventiemedewerker(s). Tevens is afgesproken in het tweede kwartaal 2015 te starten met de uitvoering van een medewerkerstevredenheidsonderzoek. Verzuim Met betrekking tot verzuimzaken zal door de bedrijfsarts van de OD een apart verslag over 2014 worden opgesteld. In de eerste maanden van de oprichting heeft door systeem- en transitieproblemen van de latende organisaties naar de OD geen correcte ziekteverzuimregistratie plaatsgevonden. Hoewel dit zoveel mogelijk hersteld is zal het reële verzuimcijfer hoger liggen dan het geregistreerde. Reëel is dat de OD in het eerste jaar een verzuimpercentage kent van rond de vijf procent. In 2014 is een bijeenkomst met alle directeuren, teammanagers, HR, de bedrijfsarts en de bedrijfsmaatschappelijk werker gehouden, met bijzondere aandacht voor werkdruk en werkstress.
33
Bedrijfshulpverlening 2014 stond in het teken van de opbouw van de BHV-organisatie. Diverse hulpmiddelen zijn aangeschaft, zoals AED’s en evac chairs, de opleidingen zijn gehouden en de BHV-instructies geschreven. De BHV organisatie bestaat uit 18 collega’s die allen de benodigde opleidingen hebben gevolgd om het BHV-diploma geldig te houden. Het trainingsprogramma is in samenwerking met de BHV-coördinator van de gemeente Zaanstad tot stand gekomen en uitgevoerd. In 2014 is er een aantal BHV-incidenten geweest, gelukkig allen met een goede afloop. De inzetten varieerden van snijwonden verbinden in de keuken, het koelen en behandelen van een brandwond, tot het alarmeren van 112 bij een collega die onwel werd.
3. Financieel beheer en administratieve organisatie In 2014 zijn op het gebied van financieel beheer en administratieve organisatie stappen gezet. Er zijn enkele audits uitgevoerd, onder andere een quick scan BRZO, een legal audit, een audit op de rechtmatigheid van de inhuur en een audit op het programma Bedrijfsprocessen en Informatisering. Na een onderhandse aanbesteding voor een accountant is de interne accountant van de gemeente Amsterdam (Acam) aangesteld als accountant voor de jaren 2014 en 2015 voor de OD NZKG. In het najaar van 2014 heeft de accountant voor het eerst een interimcontrole gedaan. In deze controle is met name aandacht besteed aan het vaststellen van de administratieve organisatie en de interne beheersing, zoals die vanaf 1 januari 2014 gewerkt heeft. In de managementletter die de accountant heeft opgesteld, is ingezoomd op enkele (financiële) processen: geautomatiseerde gegevensverwerking, personele kosten en inkopen, en zijn enkele algemene onderwerpen behandeld.
34
Op basis van (onder andere) de bevindingen uit de interimcontrole heeft de OD NZKG een plan van aanpak opgesteld met acties die uitgevoerd moeten worden. Op 28 januari 2015 heeft het AB een controleverordening en controleprotocol met rechtmatigheidsmatrix vastgesteld. Een aantal zaken loopt in 2015 door, zoals het opstellen van een intern controleplan. In 2015 zal ook een evaluatie plaatsvinden met de provincie Noord Holland over het contract voor de uitvoering van de administratie. Ook zal de OD NZKG een nieuwe nota risicomanagement en weerstandsvermogen aan het AB aanbieden. Zie hiervoor ook de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Tot slot zullen de financiële verordening en de treasuryverordening in de loop van 2015 worden aangepast, onder andere op basis van ervaringen en bevindingen bij het opstellen van de eerste jaarrekening van de OD NZKG. 4. Btw Bij de start in 2013 heeft de OD NZKG richting de belastingdienst het standpunt ingenomen dat de OD NZKG haar prestaties volledig verricht als btw-ondernemer. Om die reden is over de bijdragen van de founding fathers steeds btw in rekening gebracht door de OD NZKG. Op basis van nader overleg met de belastingdienst is in 2014 echter besloten dat de OD NZKG voor haar reguliere activiteiten, waarbij zij feitelijk niet in concurrentie treedt met derden, niet optreedt als btwondernemer. Dit betekent dat de OD NZKG over de bijdragen van de founding fathers geen btw mag factureren. Daarnaast kan de OD NZKG de btw op haar kosten niet in aftrek brengen op basis van de Wet op de omzetbelasting 1968. De OD NZKG kan de btw op de kosten echter wel op basis van de zogenoemde transparantiemethode, naar rato van de financiële bijdragen, doorschuiven aan de deelnemers. De deelnemers kunnen deze doorgeschoven btw vervolgens volledig terugvorderen bij het btw compensatiefonds (BCF). De OD NZKG kan dus niet zelf btw op haar kosten in aftrek brengen of btw compenseren. De btw op de kosten van de OD NZKG wordt via de Opgaaf BCF van de deelnemers gecompenseerd. De OD NZKG zal de btw op haar kosten derhalve moeten financieren uit de reguliere bijdrage. De bijdrage van de deelnemers dient hiervoor te worden verhoogd. Deze verhoging leidt echter niet tot een kostprijsverhoging aangezien de deelnemers de btw op de kosten van de OD NZKG gecompenseerd krijgen via het btw Compensatiefonds. Voor 2013 en voor de eerste helft van 2014 waren al facturen inclusief btw verstuurd. Deze zijn gecorrigeerd. 5. Uniformeren van de primaire processen (Programma Bedrijfsprocessen & Informatisering) In de omslag naar een uniforme werkwijze zijn in 2014 belangrijke stappen gezet. Het in november 2013 in gang gezette en door het bestuur bekrachtigde startbesluit van het programma Bedrijfsprocessen en Informatievoorziening is voor een belangrijk deel conform planning doorlopen. De eerste uniforme processen zijn geïmplementeerd en de OD NZKG heeft na het doorlopen van een aanbestedingsprocedure een zaaksysteem aangekocht waarmee voldaan kan worden aan de bestuurlijk vastgestelde wens om digitaal, lean en zaakgericht te kunnen werken. Op procesniveau zijn door capaciteits- en technische problemen wel een aantal activiteiten van het vierde kwartaal 2014 naar het eerste en tweede kwartaal 2015 doorgeschoven waardoor er wel een grote druk ligt op de planning en de benodigde capaciteit in 2015. De ontvlechting van de huidige Verlengde Kabel-processen vindt plaats in goed overleg met de
35
founding fathers. Binnen de Change Advisory Board worden alle relevante ontvlechtingsissues besproken met de founding fathers zodat zij de noodzakelijke maatregelen kunnen nemen om de voor de uitvoering noodzakelijke data uit de systemen beschikbaar te houden. In maart 2014 is een audit uitgevoerd op het programmaplan. Het bestuur is geïnformeerd over de uitkomsten van deze audit. Waar nodig zijn de aanbevelingen uit de audit opgevolgd en zijn beheersmaatregelen getroffen. De kosten van het programma zijn in 2014 binnen het budget gebleven. In de eerste helft van 2015 komt het programma in de afrondende fase terecht. Zoals gezegd ligt er wel druk op de planning en de benodigde capaciteit. Er zijn echter geen risico’s geïdentificeerd met een grote kans van optreden en een grote impact op het programma waardoor de deadline van het programma in gevaar komt. De verwachting is dat conform planning op 1 juli 2015 een belangrijk deel van de primaire processen geüniformeerd en gedigitaliseerd is en dat vanaf deze datum de Verlengde Kabels beëindigd kunnen worden. Dit wordt nog steeds realistisch geacht, het risico op vertraging is klein. Wel is in 2014 duidelijk geworden dat het van belang is om met alle betrokken partijen strikt vast te houden aan de inrichtingsprincipes om resultaat en planning veilig te stellen. 6. Huisvesting Sinds eind 2013 zijn alle medewerkers gehuisvest in de hoofdvestiging aan het Ebbehout in Zaandam. Daarnaast zijn nog enkele werkplekken beschikbaar bij de gemeente Haarlemmermeer. In 2014 hebben aan het pand in Zaandam enkele kleine verbouwingen plaatsgevonden en zijn veranderingen aan de inrichting geweest. Zo zijn extra lockers geplaatst en extra werkplekken ingericht. Ook zijn extra parkeerplaatsen gehuurd omdat bleek dat meer medewerkers recht hadden op een parkeerplaats dan aanvankelijk verwacht. In 2014 is het rapport ‘Ons Ebbehout’ verschenen. Dit rapport is de uitwerking van een opdracht om na te gaan of er mogelijkheden zijn tot verdere verduurzaming van het kantoor en de bedrijfsvoering van de OD NZKG. In het rapport zijn diverse maatregelen voorgesteld. Een aantal verbeteringen wordt de komende periode nog doorgevoerd.
36
5 Financiële jaarrekening Overzicht baten en lasten In onderstaande tabel zijn de gerealiseerde lasten en baten 2014 vergeleken met de actuele begrotingsstand 2014. Bij het resultaat betekent een -/- een positief resultaat (er is minder uitgegeven of meer ontvangen dan verwacht) en een +/+ een negatief resultaat (er is meer uitgegeven of minder ontvangen dan verwacht). Aangezien 2014 het eerste jaar was waarin de OD NZKG actief was, zijn er geen historische gegevens beschikbaar. Zoals in de tertaalrapportage al is aangegeven is het hierdoor lastig een goede eindejaarsverwachting op te stellen. De komende jaren kan de begroting steeds nauwkeuriger worden. Resultaat De OD NZKG sluit 2014 af met een positief resultaat van 494k. Dit is een optelling van een positief resultaat van 372k op de baten en een positief resultaat van 123k op de lasten. De belangrijkste oorzaken van het positieve resultaat zijn hogere ontvangsten dan begroot vanwege correctie op de lump sum en actualisatie DVO’s en lagere lasten op het algemeen personeelsbudget, projecten en vrijval van de post onvoorzien. Op de materiële lasten is per saldo juist meer uitgegeven dan begroot.
37
Tabel 9: resultaat 2014 In de toelichting worden afwijkingen van groter dan 50k verklaard.
OD NZKG jaarrekening 2014 (bedragen x € 1.000,-)
Primaire begroting
Begroting wijzigingen
Actuele begroting
Realisatie
Resultaat
Baten
-35.393
-1.381
-36.774
-37.145
-372
Lasten
35.392
1.006
36.398
36.276
-123
Personele kosten
25.121
1.164
26.285
26.132
-152
Materiele kosten
9.516
-1.826
7.691
8.316
625
Projecten
0
2.279
2.279
1.827
-452
Ontwikkelagenda
0
500
500
319
-181
Programma B&I, exploitatie
0
935
935
933
-2
Externe Veiligheid
0
575
575
378
-198
PGS 29
0
268
268
197
-71
Onvoorzien
755
-611
144
0
-144
Saldo
-1
-375
-376
-870
-494
Onttrekkingen
0
-935
-935
-935
0
Toevoegingen
0
1.310
1.310
1.310
0
SALDO
0
0
0
-494
-494
Reserves
38
Toelichting baten en lasten Baten
372k pos
Op de baten treedt een positief resultaat van 372k op. De baten zijn in de loop van het jaar onderhevig aan fluctuaties. De opdrachtgevers actualiseren de DVO’s aan de hand van met name externe ontwikkelingen. De actuele begrotingsstand van de baten is de stand tweede tertaalrapportage 2014 en deze is nog gebaseerd op de concept DVO’s 2014, dus nog zonder de laatste actualisatie van de DVO’s. Met name in het werkgebied bouw zijn diverse extra projecten opgestart. Dit heeft in 2014 geleid tot extra baten. De inbreng-begrotingen van de opdrachtgevers zijn in 2014 getoetst op realisatie. Deze toetsing heeft geleid tot een correctie op de lumpsum begroting. Deze correctie is bestuurlijk afgesproken bij de oprichting van de Omgevingsdienst. Bij de overige baten en contractpartners heeft na balansdatum nog een verrekening plaatsgevonden van uren. Het gaat om een per saldo gering bedrag (10k) en dit is daarom niet meer in de jaarrekening verwerkt. Voor 2015 wordt nagegaan of de verrekening naar voren gehaald kan worden.
Lasten
123k pos
Personele kosten (152k pos) De personele kosten bestaan uit een budget voor vervoerskosten en algemene personeelskosten (met een resultaat van -136k), het capaciteitsbudget (resultaat 3k) en het algemene inhuurbudget (resultaat -12k). Vervoer/algemene personeelskosten Op dit budget doet zich per saldo een positief resultaat van 136k voor. Dit bestaat uit enerzijds een positief resultaat op het opleidingsbudget, doordat opleidingen in het startjaar van de OD NZKG pas laat in het jaar op gang zijn gekomen en op het budget voor abonnementen (303k pos). Anderzijds is er een negatief resultaat (166k) op het vervoersbudget door hogere kosten voor de mobiliteitskaart en de overname van leaseauto’s. Capaciteitsbudget De veranderende marktomgeving veroorzaakt een soms ‘grillige’ vraag naar werk en bijbehorende inzet van capaciteit. Dit is de reden dat de OD NZKG de kosten voor eigen personeel (EP) en de flexibele schil beschouwt als één capaciteitsbudget. De vacatureruimte in fte’s was in 2014 circa 37 fte, dit is 11,5% van de totale formatie van 330,5 fte. Door strakke sturing op de inzet van eigen personeel en flexibel personeel, zijn de kosten net aan binnen het capaciteitsbudget gebleven. In onderstaande tabel is de verdeling te zien tussen de kosten voor eigen personeel en de flexibele schil. Tabel 10: capaciteitsbudget Begroot
Werkelijk
Verhouding EP/Flex
23.748
21.236
89,4%
2.515
10,6%
23.751
100,0%
Capaciteitsbudget, waarvan: - eigen personeel - flexibele schil Totaal Resultaat capaciteitsbudget
39
23.748
3
Materiële kosten (625k neg) De materiële kosten bestaan uit huisvesting en exploitatie, ICT, overige materiële kosten en materieel voor het primair proces. Op huisvesting en exploitatie treedt een negatief resultaat van 389k op onder andere door huur van extra werkplekken en parkeerplaatsen en kosten voor de eindafrekening gas/licht/water die niet in de huur zijn opgenomen. Op ICT doet zich een negatief resultaat van 485k voor dat veroorzaakt wordt door extra kosten Verlengde Kabels door extra gebruikers. De overige materiële kosten laten een positief resultaat zien van 108k omdat de kosten voor audits en accountantscontrole door de opstartende activiteiten van de OD NZKG lager zijn geweest dan verwacht. Ook het materieel op het primair proces laat per saldo een voordelig resultaat zien van 141k, met name doordat er minder bouwvergunningen zijn aangevraagd en afgegeven dan verwacht. Projecten (452k pos) Onder projecten worden het ontwikkelbudget en diverse subsidieprojecten verantwoord. Ontwikkelbudget Het resultaat op het budget voor de ontwikkelagenda is 181k positief. Zoals bij de 2e tertaalrapportage reeds is aangegeven, heeft dit te maken met het temporiseren van het ambitieniveau. De directie van de OD NZKG heeft deze keuze gemaakt om de balans tussen ambities en mensen & middelen te verbeteren. Daarom is ervoor gekozen om in 2014 het accent te leggen op de twee ambities die congruent zijn met het “op orde krijgen van het huis”, namelijk op de ambities “Financiële en procesmatige transparantie en sturing” en “Accountmanagement op orde”. Subsidieprojecten De lasten van de subsidieprojecten Externe Veiligheid en PGS29 bestaan uit kosten inhuur en opleidingskosten. Bij beide geldt dat het positieve resultaat, totaal 269k, wordt aangewend als dekking van de gerealiseerde uren van het eigen personeel. Per saldo doet zich op deze projecten dus geen resultaat voor. Post onvoorzien (144k pos) Zoals in de tweede tertaalrapportage verwacht, is de post onvoorzien niet aangesproken in 2014.
40
Incidentele baten en lasten Het Besluit begroting en verantwoording (BBV) schrijft voor dat inzicht gegeven moet worden in de incidentele baten en lasten. In de begroting 2014 was geen raming opgenomen voor incidentele baten en lasten. Onder incidentele baten en lasten wordt verstaan: baten en lasten die zich gedurende maximaal drie jaar voordoen. Het gaat dan bijvoorbeeld om subsidies of bijdragen en om dotaties en onttrekkingen aan reserves. Tabel 11: incidentele baten en lasten
Incidentele baten en lasten
BATEN Programma B&I (uit reserve)
-935
Subsidie Externe Veiligheid (DVO Provincie Noord Holland)
-235
Subsidies Externe Veiligheid (niet in DVO Provincie Noord Holland)
-332
Subsidie PGS 29
-268
Bijdrage IJmond luchtmeetnetten Bijdrage founding fathers in aanvulling op lumpsum
-75 -697
Bijdrage IPO samenwerkende BRZO’s
-50
Bijdrage Amsterdam crisisbeheerorganisatie
-46
Bijdrage decentralisatie WABO (in DVO Provincie Noord-Holland)
-614
LASTEN Dotaties reserves
41
1.310
Structurele toevoegingen en onttrekkingen aan reserves De OD NZKG heeft afgezien van de algemene reserve (weerstandsvermogen) geen reserves waar structurele dotaties of onttrekkingen aan voorzien zijn. Tabel 12: dotaties en onttrekkingen aan reserves
Stand per 31/12/2014
Mutaties 2015
Mutaties 2016
Mutaties 2017
Mutaties 2018
Mutaties 2019
Saldo per 31/12/2019
Totaal reserves
705
300
375
450
450
450
2.730
Algemene reserve
630
375
375
450
450
450
2.730
Bestemmingsreserve programma B&I
-
-
-
-
-
-
-
Bestemmingsreserve luchtmeetnetten
75
-75
-
-
-
-
-
(bedragen x € 1.000,-)
Nb: In deze tabel is nog geen rekening gehouden met de eventuele dotatie van het resultaat over 2014 aan de algemene reserve en met eventuele onttrekkingen uit de meerjarenbegroting 2016 – 2019 omdat hiertoe nog geen formeel besluit genomen is.
42
Informatie wet normering bezoldiging topfunctionarissen Op grond van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) dienen in het financieel verslaggevingsdocument verschillende gegevens van topfunctionarissen, en, indien de maximale bezoldiging wordt overschreden, ook van niet-topfunctionarissen, gepubliceerd te worden. Dit geldt ook voor (eventueel onbezoldigde) bestuursleden. De gegevens over topinkomens worden bij het ministerie van BZK gemeld via de website www.topinkomens.nl Topfunctionarissen Bij de OD NZKG zijn in 2014 twee topfunctionarissen in dienst geweest. Tot en met 31 augustus was dhr. R.D. Woittiez algemeen directeur en vanaf 1 oktober heeft mw E.M.J. Meijers deze functie vervuld. De gegevens van beide personen staan in onderstaande tabel. De grens voor 2014 is 130 procent van een ministerssalaris. Deze grens is niet overschreden. Met ingang van 2015 is de grens bepaald op 100 procent van een ministerssalaris (178k). Tabel 13: inkomens topfunctionarissen OD NZKG (in euro’s) Dhr R.D. Woittiez Algemeen directeur 01.01 - 31.08 Omvang dienstverband (in fte)
Mw E.M.J. Meijers Algemeen directeur 01.10 - 31.12
1
1
1
Beloning
-
87.994,70
27.311,79
Belastbare onkostenvergoedingen
-
-
-
Beloningen betaalbaar op termijn (aanspraken)
-
Bezoldiging
13.974,24
4.875,72
101.968,94
32.187,51
153.649,33
57.618,50
Motivering indien overschrijding
Geen overschrijding
Geen overschrijding
Motivering indien overschrijding
nvt
nvt
Totaal bezoldiging Toepasselijk WNT-maximum
230.474
Niet-topfunctionarissen De OD NZKG had in 2014 geen niet-topfunctionarissen in dienst van wie de bezoldiging het maximum heeft overschreden. Bestuursleden De leden van het Algemeen Bestuur van de OD NZKG zijn onbezoldigd. Uit hoofde van hun functie als bestuurder bij deelnemende gemeenten/provincie zijn zij lid van het AB. Het gaat om onderstaande personen: Gemeente Haarlemmermeer Burgemeester T. Weterings, Voorzitter Gemeente Aalsmeer Wethouder G. van der Hoeven Gemeente Amstelveen Wethouder H. Raat Gemeente Amsterdam Wethouder Mw. K. Ollongren Gemeente Diemen Wethouder R. P. Grondel Gemeente Ouderamstel Burgemeester Mw. M. T.J. Blankers-Kasbergen Gemeente Uithoorn Burgemeester Mw. D. H. Oudshoorn-Tinga Gemeente Zaanstad Wethouder D. Emmer, vice voorzitter Provincie Noord-Holland Gedeputeerde Tj. P.J. Talsma
43
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft. Deze voorschriften zijn verder uitgewerkt in de financiële verordening van de OD NZKG. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. De activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.
ACTIVA Vaste activa Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa zijn gewaardeerd op basis van verkrijgings- of vervaardigingsprijs en worden lineair afgeschreven in vijf jaar. Materiële vaste activa met economisch nut De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs en worden lineair afgeschreven. De afschrijving start in het jaar volgend op aanschaf of ingebruikname van het activum. In de financiële verordening is de tekst niet erg duidelijk waardoor het lijkt of afschrijving in het jaar van aanschaf/ ingebruikname start. Dat is niet de bedoeling. De verordening wordt hier in 2015 op aangepast. Tevens wordt dan het minimumbedrag voor activeren (10k) duidelijker in de verordening vermeld. Vlottende activa Vorderingen De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Aangezien de debiteuren alleen publieke en geen private partijen zijn, is de kans op oninbaarheid klein. Er is dan ook geen voorziening dubieuze debiteuren gevormd. Liquide middelen De liquide middelen zijn tegen de nominale waarde opgenomen en omvatten het banksaldo plus het Rekening courant saldo in de schatkist bij het Ministerie van Financiën. Overige liquide middelen Kruisposten worden slechts gebruikt ter vereffening van het betalingsverkeer tussen bank en schatkist. Overlopende activa Dit zijn de transitoria tegen nominale waarde ter vereffening van de jaarovergang.
44
PASSIVA Vaste passiva Bestemmingsreserve Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve, waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Algemene reserve De algemene reserve wordt gebruikt voor de vorming van een weerstandsvermogen om risico’s op te kunnen vangen. Nog te bestemmen rekeningresultaat Het nog te bestemmen rekeningresultaat is het resultaat in het boekjaar. Het nog te bestemmen rekeningresultaat wordt ter bestemming voorgelegd aan het algemeen bestuur. Voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. Langlopende schulden Langlopende schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen. Deze schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Vlottende passiva Kortlopende schulden De kortlopende schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde en hebben een looptijd van minder dan één jaar. Overlopende passiva Zie onder overlopende activa.
45
Omgevingsdienst NZKG Eindbalansbalans per 31-12-2014 (bedragen x € 1.000)
Activa
31-12-2014 31-12-2013
Vaste Activa:
Immateriële Activa: Bijdrage aan activa in eigendom derden 0 0 Overige immateriële activa 817 0 Totaal Immateriële Activa 817 0 Materiële Vaste Activa: Investeringen 906 1.050 Totaal Materiële Activa 906 1.050 Financiële Vaste Activa: Deelnemingen 0 0 Leningen aan 0 0 Totaal Financiële Vaste Activa: 0 0
Totaal Vaste Activa
1.723
1.050
Vlottende Activa:
Voorraden Voorraden 0 0 Totaal voorraden 0 0 Vorderingen op korte termijn: Rekening-courant (niet-fin.instel.) 0 0 Debiteuren 2.284 0 Totaal Vorderingen op korte termijn 2.284 0 Overige vorderingen Af te dragen OB (omzetbelasting 21%) -2.068 0 Voorheffing BTW OD NZKG (21%) 0 0 Voorheffing BTW OD NZKG (6%) 0 0 Compensabele BTW exploitatie uitgaven 2.690 0 Totaal overige vorderingen 622 0 Totaal vorderingen 2.906 Liquide Middelen: Banken Kas 0 0 ABN-Amro NL78ABNA0554603349 12 10.312 Ministerie van Financiën schatkistbankieren 10.938 0 Totaal Banken 10.950 10.312 Overige liquide middelen overige liquide middelen (kruisposten) 390 0 Totaal overige liquide middelen 390 0 Totaal liquide middelen 11.340 10.312 Overlopende activa: Vooschotten salarissen 0 0 Vooruitbetaalde bedragen 82 2.532 Nog te ontvangen bedragen 67 0 Totaal Overlopende Activa 150 2.532
Totaal Vlottende Activa
14.396
12.845
Totaal Activa
46
16.119
13.895
Passiva
31-12-2014 31-12-2013
Vaste Passiva
Eigen vermogen: Algemene Reserves 630 0 Bestemmingsreserve 75 1.010 Saldo Jaarrekening 494 302 Totaal Eigen Vermogen 1.199 1.312 Vreemd Vermogen: Voorzieningen: Voorziening invoering IKB regeling 761 0 voorziening latente belasting 35 0 Totaal Voorzieningen 796 0 Langlopende schulden: Lening 1 840 1.050 Totaal Vreemd Vermogen 840 1.050
Totaal Vaste Passiva
2.835
2.362
Vlottende Passiva
Kortlopende schulden: Crediteuren Crediteuren 27 0 Crediteuren bestellingen 2014 2.765 0 Betalingen onderweg 0 0 Totaal crediteuren 2.792 0 Overige schulden Rekening Courant 0 2.649 Af te dragen loonheffing 1.152 0 Af te dragen aan ABP premie pensioen OP 242 0 Af te dragen aan ABP IP/AP premie 3 0 Af te dragen aan ABP AP premie 3 0 Af te dragen aan ABP FPU premie en VUT 55 0 Af te dragen aan ABP partner plus pensioen 1 0 Totaal overige schulden 1.455 2.649 Totaal Kortlopende Schulden 4.247 2.649 Overlopende Passiva Nog te betalen bedragen 786 1.638 Vooruitontvangen 8.252 7.246 Nog te verantwoorden ontvangen bedragen 0 0 Totaal Overlopende passiva 9.038 8.884
Totaal Vlottende Passiva
13.285
11.533
Totaal Passiva
47
16.119
13.895
Toelichting op de balans ACTIVA Vaste activa Immateriële vaste activa
817k
Met ingang van 2014 is het programma Bedrijfsprocessen & Informatievoorziening (B&I) gestart om te komen tot een eigen zaaksysteem voor de OD NZKG en de Verlengde Kabels met de latende organisaties af te schaffen. In 2014 is voor dit programma een bedrag van 817k geïnvesteerd. Het gaat om ontwikkelkosten. De afschrijvingen zullen in 2016 starten. Materiële vaste activa
906k
In 2013 is voor de inrichting van het kantoor Ebbehout 31 meubilair en overige kantoorinrichting aangeschaft voor een bedrag van 900k. Verder zijn activa zoals hardware en software van de latende organisaties, Amsterdam en Zaanstad, overgenomen voor 104k. Deze kosten zijn geactiveerd op de balans en in 2014 is een bedrag van 142k afgeschreven. Dit is opgebouwd uit 90k voor de aangeschafte activa (afschrijving in tien jaar) en 52k voor de overgenomen activa (afschrijving in twee jaar). In 2014 is wederom meubilair aangeschaft, voor een bedrag van 43k. De materiële vaste activa vallen in de categorie ‘overige materiële vaste activa’. Nr
Investering
Aanschaf Jaar
1
Meubilair
2013
900.000
0
0
900.000
2
Overname diversen FF
2013
150.000
0
0
150.000
3
Meubilair
2014
Aanschaf- ververwaarde meer- minBegin Jaar dering dering
Aanschafwaarde Einde Jaar
Correctie Boekbeginwaarde balans Begin Jaar
-46.000
Aanschaf
900.000
90.000
810.000
104.000
52.000
52.000
0
43.000
142.000
905.000
0 1.050.000
0
0
1.050.000
AfBoekschrijving waarde Einde Jaar
1.004.000
43.000
Op de eindbalans 2013 stond een bedrag van 1.050k. Een bedrag van 46k bleek echter ten onrechte geactiveerd te zijn. In 2013 was er vanuit gegaan dat er voor een bedrag van 150k aan activa van de founding fathers was overgenomen. Het bleek echter te gaan om een bedrag van 104k, zodat een correctie op de beginbalans van -46k is verwerkt. Vlottende activa Kortlopende Vorderingen Debiteuren 2.285k Het saldo van de vorderingen per 31-12-2014 bedraagt 2.285k. De debiteuren groter dan 100k zijn: Gemeente Haarlemmermeer
1.190k DVO 1e kw. 2015
DRO Amsterdam
406k Correctie lump sum
Gemeente Haarlemmermeer
167k Correctie lump sum
Prov. Zuid-Holland
173k Bijdrage PGS 29
De vorderingen van Haarlemmermeer voor de DVO en van de provincie Zuid – Holland voor PGS 29 zijn in de eerste week van januari 2015 ontvangen.
48
Overige vorderingen Af te dragen omzetbelasting en Compensabele btw
622k
Het saldo van de btw bestaat uit drie posten: 1. De ten onrechte ontvangen btw op de DVO van het tweede kwartaal en de inrichtingskosten ICT ten bedrage van 1.937k, deze is in februari 2015 gerestitueerd aan de Founding Fathers. 2. De af te dragen (131k) en ontvangen (38k) btw op betaalde dienstverlening, hiervan is eind januari aangifte gedaan en het verschuldigde bedrag is afgedragen. 3. De doorschuif btw ten bedrage van 2.692k, hiervan is een verdeling gemaakt over de partners van de OD (Founding Fathers, AM-gemeente en Contractpartners). Deze is aan hun doorgegeven zodat zij hiermee rekening kunnen houden in de afrekening met het btw compensatiefonds en het bedrag kunnen verrekenen met de OD. Liquide middelen ABN-AMRO Bank
12k
Het saldo op de ABN-AMRO rekening per 31 december 2014 is 12k. De ABN-AMRO rekening wordt alleen gebruikt als betaalrekening. Saldo regulering vindt plaats via de schatkist rekening courant bij het ministerie van Financiën. Ministerie van Financiën – schatkistbankieren
10.938k
De OD is verplicht de overtollige liquide middelen aan te houden in de schatkist bij het Ministerie van Financiën – schatkistbankieren. Overtollig betekent dat de middelen niet onmiddellijk nodig zijn voor de publieke taak. Per 31 december 2014 gaat het om een bedrag van 10.938k. Dit bedrag wordt voor het grootste gedeelte veroorzaakt door het vooruit ontvangen van de bijdrage over het eerste kwartaal van de DVO’s 2015 voor een bedrag van 7.062k (Amsterdam, Prov. Noord-Holland en Zaanstad) en de te restitueren btw voor een bedrag van 1.937k. Overige liquide middelen (Kruisposten)
390k
Per balansdatum is een bedrag van 390k overgeboekt naar de schatkist dat nog niet is verwerkt. Overlopende activa Vooruitbetaalde bedragen
82k
De facturen die vooruitbetaald zijn hebben betrekking op cursussen en licentiekosten. Nog te ontvangen bedragen
67k
Per balansdatum is een bedrag van 67k nog te ontvangen. Dit bedrag wordt veroorzaakt door facturatie van betaalde dienstverlening die niet meer in de debiteurenstand 2014 kon worden opgenomen omdat de sub administratie debiteuren was gesloten.
49
PASSIVA Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve
630k
Conform de begroting 2014 is een storting in het weerstandvermogen gedaan van 375k. De beginstand van deze reserve was 255k (resultaat 2013) waardoor er nu 630k in de reserve zit. Op de eindbalans 2013 stond een bedrag van 301k in plaats van 255k. Het verschil van 46k is de tegenhanger van de correctie op de beginbalans die bij de vaste activa verwerkt is. Bestemmingsreserve 75k Bij de jaarrekening 2013 is een bedrag van 75k toegevoegd aan de bestemmingsreserve voor luchtmeetnetten. Dit bedrag zal naar verwachting in 2015 worden uitgegeven. In onderstaand overzicht is de opbouw per reserve opgenomen: Reserves (bedragen x € 1.000)
eind-
resultaat-
correctie
begin-
stand
verdeling
beginbalans stand
2013
Totaal reserves
onttrek- eind-
2014*
kingen
stand
2014
2014
2014
1.236
-46
1.265
375
Algemene reserve
301
-46
255
375
Bestemmingsreserve programma B&I
935
-
935
-
75
Bestemmingsreserve luchtmeetnetten
75
dotaties
75
935
705 630
935
75
* het bedrag van 935 staat in de balans per 31-12-2013 al onder bestemmingsreserves. Formeel is het bedrag echter pas na besluitvorming jaarrekening aan de reserve gedoteerd.
Resultaat Dienstjaar Het jaar 2014 is afgesloten met een positief resultaat van 494k. Vreemd vermogen Voorzieningen In 2014 zijn twee voorzieningen getroffen: - Voorziening invoering IKB regeling 761k - Voorziening latente belastingen 35k
50
0
494k
Voorziening invoering IKB regeling
761k
De voorziening invoering IKB regeling is nodig omdat de invoering van het Individueel Keuzebudget per 1 januari 2015 tot een wijziging van de bestendige gedragslijn in het vakantiegeld leidt. Medewerkers van de OD hebben voortaan de keuze of ze hun vakantiegeld in maandelijkse delen of in één keer willen ontvangen. Het vakantiegeld over de periode juni tot en met december 2014 wordt echter nog gewoon in mei 2015 uitgekeerd en moet daarom via een voorziening in 2015 beschikbaar zijn. Voorziening Latente belastingen
35k
De OD heeft in 2014 IPads verstrekt aan een aantal medewerkers. Ipads worden door de belastingdienst gezien als computers en daarmee is er loonbelasting verschuldigd over Ipads. De OD NZKG was aanvankelijk van plan deze loonbelasting mee te nemen in de eindheffing. Op basis van de uitspraak in september 2014 van het gerechtshof in Amsterdam dat een IPad gezien moet worden als een communicatiemiddel en niet als computer en daarmee belastingvrij verstrekt kan worden aan medewerkers, is met de belastingdienst afgestemd geen aangifte te doen. De belastingdienst is echter in beroep gegaan tegen deze uitspraak. Om het risico te dekken dat de Hoge Raad anders besluit, is een voorziening opgenomen. In onderstaand overzicht is de opbouw per voorziening opgenomen. Voorzieningen (bedragen x 1.000)
beginstand 2014
dotatie 2014
eindstand 2014
Totaal voorzieningen
0
796
796
Voorziening invoering IKB
0
761
761
Voorziening latente
0
35
35
belastingclaim
Langlopende schulden Lening BNG
840k
Om de investeringen te kunnen financieren is in 2013 een 5-jarige lening bij de Bank Nederlandse Gemeenten afgesloten van 1.050k. Er is in 2014 een bedrag van 210k afgelost, zodat nu nog een schuld van 840k resteert.
51
Vlottende passiva Kortlopende schulden Crediteuren 27k Het saldo van de Crediteuren per 31-12-2014 bedraagt 27k. Crediteuren bestellingen 2014
2.764k
De post Crediteuren bestellingen 2014 is de post die bestaat uit de verplichtingen die nog te betalen stonden per 31-12-2014 maar waarvan nog geen factuur was ontvangen. Per 31 januari 2015 resteert nog een bedrag van 1.965k, dit bedrag zal in het eerste kwartaal van 2015 worden verrekend. Overige schulden Af te dragen Loonheffing en premies ABP
1.455k
Aan de hand van de salarisbetaling van december dient nog een afdracht van de loonheffing en premies ABP van 1.455k te worden gedaan, dit gebeurt altijd een maand later. De betaling is gedaan op 31 januari 2015. Overlopende passiva Nog te betalen bedragen
786k
Per balansdatum is een bedrag van 786k opgenomen als nog te betalen. Dit bedrag wordt veroorzaakt door te betalen facturen die niet in de verplichtingen administratie zijn opgenomen en die na het sluiten van de sub administratie crediteuren zijn ontvangen en door opgenomen bedragen waarvan de afspraak is gemaakt en de werkzaamheden zijn gedaan in 2014, maar waarvan geen verplichting kon worden opgenomen. Per 31-01-2015 resteert nog een bedrag van 469k, dit bedrag zal in het eerste kwartaal van 2015 worden verrekend. Vooruitontvangen bedragen
8.252k
Het bedrag voor vooruitbetaalde bedragen betreft de bijdragen van de founding fathers voor het eerste kwartaal 2015, die als voorschot zijn betaald.
52
Bijlage 1 Overzicht baten per deelnemer (bedragen x 1.000,- euro) Onderstaande tabel is een detail overzicht van de tabel 2 in paragraaf 3.6 (pagina 16).
Tabel Algemene dekkingsmiddelen Begroting2014 na wijziging
jaarrekening 2014
TOTAAL
34.452
35.070
Founding Fathers:
33.010
33.802
Gemeente Amsterdam
20.177
20.629
Provincie Noord-Holland
6.120
6.254
Gemeente Zaanstad
1.956
1.996
Gemeente Haarlemmermeer
4.757
4.924
AM-gemeenten:
770
755
Gemeente Aalsmeer
167
167
Gemeente Amstelveen
159
143
Gemeente Diemen
152
152
Gemeente Ouderamstel
120
120
Gemeente Uithoorn
171
171
Contractpartners:
672
513
Provincie Flevoland
39
39
Provincie Utrecht
182
72
Gemeente Heiloo
18
14
Gemeente Den Helder
33
33
Gemeente Medemblik
16
16
Gemeente Utrecht e.o.
67
67
Gemeente Almere e.o.
14
14
Gemeente Rhenen
14
14
Gemeente Hilversum
35
9
Gemeente Nieuwegein
14
14
Gemeente Woudenberg
32
32
Gemeente Weesp
56
-
Gemeente Veenendaal
42
63
Gemeente Stichtste Vecht
34
34
Gemeente Ronde Venen
37
37
Gemeente Haarlemmerliede
14
-
Gemeente Lelystad
28
58
Deelnemer
53
Bijlage 2 Bezoekadres Jodenbreestraat 25 1011 NH Amsterdam Postbus 1018 1000 BB Amsterdam Telefoon 020 254 9000 www.amsterdam.nl
Nr. 664.000.14-A Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de jaarrekening 2014 van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2014 met de toelichting daarop (zie bladzijde 37 tot en met 44), de rekening van baten en lasten over 2014 (zie bladzijde 31 tot en met 35) en verantwoordingsinformatie over topinkomens (zie bladzijde 36), waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving. Het algemeen bestuur heeft voor de jaarrekening 2014 met het vaststellen van het ‘controleprotocol Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied voor de accountantscontrole op de jaarrekeningen 2014 en 2015’ de invulling van het begrip ‘rechtmatige totstandkoming’ bevestigd. Het algemeen bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied voor de accountantscontrole op de jaarrekeningen 2014 en 2015 en het Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.
ACAM is bereikbaar per metro, sneltram (lijn 51, 53 en 54) en tram (lijn 9 en 14) halte Waterlooplein Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl
54
55
56
Risico’s beperken, leefbaarheid vergroten.
www.odnzkg.nl
Ebbehout 31 1507 EA Zaandam Postbus 209 1500 EE Zaandam www.odnzkg.nl
