1 Offective > Facturatie > Verkoopfacturen Facturen kunnen ongelimiteerd worden aangemaakt. Klik op Facturatie > Verkoopfacturen In onderstaand scherm...
Facturen kunnen ongelimiteerd worden aangemaakt. Klik op Facturatie > Verkoopfacturen In onderstaand scherm ziet u een overzicht van “alles”. U kunt hier zelf selecties maken op klantnummer, relatienaam of binnen een bepaalde periode. Gebruik hiervoor de zoekvelden. Na eventueel invoer van uw zoekcriteria ziet u de relatie gegevens, de bedragen excl./incl. BTW. U ziet ook of de factuur wel of niet is voldaan, in de laatste kolom ziet u of de factuur per mail een de relatie is verzonden (In onderstaand voorbeeld zijn relatie gegevens verwijderd).
Het tablad “Openstaand” geeft hetzelfde weer als hiervoor benoemd, het overzicht betreft echter alleen de openstaande (nog niet ontvangen) facturen.
Een factuur kan na het opmaken als definitief of concept worden opgeslagen. Het tabblad concepten geeft de concept facturen weer, deze zijn nog niet doorgeboekt in de boekhouding. In het tabblad Beheer > Administratie instellingen > Boekhouden > verkoop heeft Offective de grootboekrekening nummers reeds geselecteerd, indien gewenst kunt u deze hier wijzigen. In de module “Boekhouding” kunt u deze eventueel aanmaken.
In het tabblad ‘Te versturen’ staan alle nog te verzenden facturen welke door de module “Periodieke facturatie’ zijn gegenereerd
Terug naar het eerste scherm, hier kan gekozen worden om een nieuwe factuur te maken, of een geselecteerde factuur te wijzigen/verwijderen.
Om te kunnen factureren heeft u uiteraard producten/diensten nodig, indien u deze nog niet hebt aangemaakt dient u dit eerst te doen. Klik op “nieuw” waarna onderstaand scherm zich opent. Selecteer uw relatie door direct in het veld te typen, middels het vergrootglas te zoeken of middels de + button aan te maken. De factuurdatum kunt u indien gewenst wijzigen. Het factuurnummer zal automatisch ophogen ten opzichte van eerdere facturen. Indien u wilt beginnen met een bepaalde range kunt u hier zelf een getal invoeren (bijvoorbeeld 9010), deze factuur zal dan nummer 9010 hebben, de volgende 9011.
Indien gewenst kunt u opmerkingen plaatsen in het opmerkingen veld, deze opmerkingen worden op deze factuur weergegeven.
Klik op “nieuw” in het onderste deel van het facturatie scherm om factuur regels toe te voegen.
Onderstaand scherm zal dan komen, waarna u het product of de dienst kan selecteren of zoeken. Indien uw producten correct zijn aangemaakt zullen alle velden na selectie gevuld zijn en dient u alleen het aantal correct in te voeren. Indien eenmalig een andere prijs berekend of omschrijving weergegeven dient te worden kunt u dit direct in de velden wijzigen. Deze wijzigingen hebben alleen betrekking op “deze” factuur.
Na invoer van de factuurregels kunt u opslaan zonder inboeken > de factuur wordt dan geplaatste in de eerder benoemde concepten. Indien u opslaan selecteert wordt de factuur op de achtergrond doorgeboekt in de administratie.
Indien u ook gebruik maakt van de module boekhouding zal na het opslaan voor voornoemde factuur een extra tabblad “Grootboekmutaties” zichtbaar worden. Hier kunt u direct zien hoe deze factuur in de administratie is geboekt. Een grootboekmutatie kunt u zelf wijzigen; hiervan is een uitleg beschikbaar: Grootboek mutaties wijzigen/spreiden.
In het tabblad “bijlagen” kunt u documenten toevoegen welke separaat bij de factuur worden verzonden, denk hierbij aan een folder, flyer of uren specificatie e.d.
Een template van een factuur kunt u zelf maken, ga naar het menu item Beheer > Administratie instellingen > Documententemplates. Lees indien nodig de uitleg: Factuur instellingen.
Onderstaand (links) kunt u nu kiezen of u een factuur wilt aanmaken (exporteer) met of zonder achtergrond. Na uw keuze wordt van de factuur een pdf gemaakt en kunt u deze in het rechtse gedeelte bekijken en printen.
Vanuit Offective kan de factuur met eventuele bijlages direct aan uw relatie worden gemaild. U kunt dan weer kiezen voor een .pdf document met of zonder achtergrond. Een template van een e-mail kunt u zelf maken, ga naar het menu item Beheer > Administratie instellingen > E-mailtemplates. Lees indien nodig de uitleg: E-mailtemplates
Onderop in bovenstaand scherm klikt u op verzenden. Eventueel kunt u nog bijlages die worden meegezonden per e-mail bericht bekijken of weghalen. Van de verzonden factuur wordt in dit geval een “log” aangemaakt bij de relatie. In CRM zult u het nu verzonden e-mail bericht bij de relatie terugvinden. Vanzelf zijn de facturen altijd bij een relatie zichtbaar.
In het tabblad “Bijbehorende ontvangsten” zullen betalingen zichtbaar worden zodra deze handmatig of per bank zijn geboekt als betaling. Dit overzicht geeft met name inzicht indien facturen in termijnen worden voldaan of deelbetalingen zijn geboekt.
In het tabblad ‘Aanmaningen’ kunt u alleen voor deze factuur de standaard instellingen en aanmaken van aanmaningen aan of uitzetten, u kunt de termijn voor de eerste aanmaning alleen voor deze factuur wijzigen en u ziet alle verzonden aanmaningen op deze factuur. Indien u niets wijzigt aan deze pagina worden de standaard aanmaningsinstellingen gebruikt welke u onder Beheer > Administratie instellingen > Facturatie/Aanmanen kan configureren.
