Facturatie > Aanmanen Let op: voordat u aanmaningsregels kunt toevoegen, kunt u het beste eerst een documenttemplate en e-mailtemplate aanmaken. Dit kunt u doen in respectievelijk de tabbladen 'Documenttemplates' en 'E-mailtemplates' onder het menu item ‘Beheer’ > ‘Administratie instellingen’
We beginnen met ‘Documenttemplates’ > ‘Aanmaning’ > klik op ‘Nieuw’
Het volgende scherm komt > geef de template een naam en selecteer een basistemplate > klik op opslaan en volgende.
U kunt vervolgens de template samenstellen. Handel de tabbladen 1 t/m 5 af, en volg de instructies en helpteksten op het scherm.
In tabblad 2 bepaald u welke elementen of informatie u getoond wilt hebben in welk blok.
Indien u een tekstelement aan een blok toevoegt krijgt u de beschikking over verschillende “tokens”. U kunt meerdere elementen aan een blok toevoegen.
Nadat u in tabblad 3 een achtergrond hebt toegevoegd, in tabblad 4 eventueel geavanceerde instellingen hebt ingeregeld kunt u in tabblad 5 een voorbeeld bekijken. Let op de achtergrond moet een .pdf bestand zijn met daarop bijvoorbeeld uw logo. Na voltooiing klikt u links onder op ‘Opslaan’
Nadat u een documenttemplate hebt aangemaakt kunt u een e-mailtemplate aanmaken. Klik vanuit de beheer module op de nummervolgorde zoals onderstaand weergegeven. Deze template is nodig om vanuit Offective een e-mail te kunnen versturen. Door het systeem wordt bij het verzenden van een aanmaning per e-mail het document conform uw documenten template toegevoegd. Let op: Voor elke soort aanmaning dient u aan aparte template aan te maken, dus 1e aanmaning, 2e aanmaning, deurwaarder.. etc.
Na het klikken op ‘Nieuw’ kunt u in onderstaand voorbeeld scherm uw e-mail template (voor aanmaningen) samenstellen. Na voltooien klikt u links onder > ‘Opslaan’
Ga nu naar het beheer item Facturatie / Aanmanen
Belangrijk om te weten is dat u hier het systeem gaat configureren, u gaat bepalen hoe en wanneer welke aanmaning binnen uw administratie moet worden verzonden, hoeveel dagen na de vorige aanmaning een tweede etc. Er is altijd een handmatige actie noodzakelijk om aanmaningen te genereren en vervolgens te verzenden. Dit configuratie zijn standaard instellingen en kunnen later bij het maken van een factuur of debiteur alsnog worden uitgeschakeld/gewijzigd. Het volgende scherm komt, leest u vooral goed de teksten in het vraagteken. In onderstaand voorbeeld de instellingen voor de 1e aanmaning. Na voltooien klikt u op ‘opslaan’ links onder.
Onbeperkt kunt u templates voor volgende aanmaningen aanmaken. Ook hier weer erg belangrijk om de teksten te lezen in het vraagteken. Klik op ‘opslaan’ links onder.
Het voorgaande scherm sluit zich, u dient nogmaals linksonder de gegevens op te slaan.
In dit voorbeeld zijn de instellingen nu (vrij basis) geconfigureerd, en kunt u naar wens verder uitbreiden. Klik nu op Facturatie > Aanmaningen > Genereer aanmaningen
Op basis van uw instellingen worden de aanmaningen gegenereerd. Het volgende scherm komt, u kunt nu een aanmaning bekijken, aanmaningen e-mailen etc.
Belangrijk om te weten is dat de aanmaningen worden gegenereerd als u op de knop ‘Genereer aanmaningen’ klikt > Pas vanaf dat moment gaat de datum teller lopen. Stel dat u een week lang niet werkt kan het dus voorkomen dat de eerste aanmaningen welke u ingesteld heeft op 5 dagen na factuurdatum pas na 10 dagen worden verzonden.
In CRM bij uw relatie ziet u alle verzonden aanmaningen aan deze relatie. Hier kunt u aanmaningen voor deze relatie ook uit- of weer inschakelen. Tevens kunt u de termijn wijzigen voor de eerste aanmaning.
U heeft ook de mogelijkheid om per factuur af te wijken van de standaard aanmaningsinstellingen. Per factuur kunt u aanmanen uitschakelen of de termijn voor de eerste aanmaning wijzigen, in de specificatie ziet u de aanmaningen welke verzonden zijn op deze factuur.
