E-facturatie Vragen & antwoorden
Algemene vragen
•
Heeft de elektronische factuur dezelfde juridische waarde als een elektronische factuur ? Ja. De vorm van de factuur, hetzij op papier, hetzij in een elektronisch formaat, heeft geen belang meer, aangezien alle facturen aan dezelfde regels zijn onderworpen en op dezelfde wijze moeten worden behandeld. De juridische waarde van een elektronische factuur is dus volledig gelijkwaardig aan die van een papieren factuur
•
Hoe veilig is een elektronische factuur ? De veiligheid van de factuur is afhankelijk van de gebruikte technologie, bedrijfscontroles en/of de tussen partijen gemaakte afspraken.
•
Kun je elektronische facturen ook naar particulieren (consumenten) sturen ? Ja.
•
Mogen elektronische en papieren facturen naast elkaar gebruikt worden ? Ja. Ondernemingen mogen de vorm van hun uitgereikte en/of ontvangen facturen vrij kiezen in samenspraak respectievelijk met hun klant of leverancier. Een leverancier kan dus voor een deel van zijn klanten elektronische facturen opmaken, terwijl voor de andere klanten nog steeds een papieren factuur wordt uitgereikt.
•
Wanneer wordt een factuur als elektronisch beschouwd op gebied van BTW ? Een elektronische factuur inzake BTW wordt slechts als een geldige factuur beschouwd als er aan onderstaande voorwaarden is voldaan: • Alle verplichte factuurgegevens dienen aanwezig te zijn op de elektronische factuur. • Het moet gaan over een ‘elektronische’ factuur. Dit houdt in dat het document in elektronische vorm uitgereikt en ontvangen moet worden.
•
Wat bedoelt men met "controlespoor" of "bedrijfscontrole"? De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert. In de boekhouding kan een controlespoor worden beschreven als een met stukken gestaafde transactiestroom vanaf de aanvang, het brondocument, bijvoorbeeld een kooporder, tot de voltooiing, bijvoorbeeld de uiteindelijke registratie in de jaarrekening, en omgekeerd, met koppelingen tussen de verschillende documenten in het proces. Een controlespoor omvat brondocumenten, verwerkte transacties en verwijzingen naar het verband tussen beide. Een controlespoor is betrouwbaar wanneer het verband tussen bewijsstukken en verwerkte transacties gemakkelijk te volgen is (doordat men beschikt over voldoende gegevens om de documenten met elkaar in verband te brengen), wanneer het de vermelde procedures naleeft en de processen weerspiegelt die werkelijk hebben plaatsgevonden. Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt met documenten van derden, bv. bankafschriften, documenten van de afnemer of leverancier/dienstverrichter (documenten van de tweede partij) en interne controles, bv. functiescheiding. Voor de btw moet het controlespoor een controleerbaar verband opleveren tussen een factuur en een levering van goederen of een verstrekking van diensten om te kunnen nagaan of een factuur weerspiegelt dat goederenleveringen of diensten zijn verricht. De middelen aan de hand waarvan een belastingplichtige het verband tussen een factuur en een goederenlevering of dienst kan aantonen, mogen door die belastingplichtige zelf worden gekozen. De lidstaat mag richtsnoeren uitgeven die de belastingplichtige helpen bij de totstandbrenging van een betrouwbaar controlespoor, maar deze richtsnoeren mogen geen verplichte voorschriften omvatten. Het kan bijvoorbeeld gaan om een reeks uiteenlopende documenten, zoals een kooporder, vervoersdocumenten en de factuur zelf met het resultaat
van de vergelijking van die documenten of zelfs het loutere feit dat de drie documenten werkelijk met elkaar overeenstemmen. Net zoals bij bedrijfscontroles het geval is, geldt ook hier dat een betrouwbaar controlespoor aangepast moet zijn aan de omvang, activiteit en het type van de belastingplichtige en dat het rekening moet houden met het aantal transacties, de waarde van die transacties, evenals met het aantal en type leveranciers/dienstverrichters en afnemers. Waar nodig, moeten ook andere factoren in aanmerking worden genomen, bijvoorbeeld voorschriften voor financiële verslaglegging en controle.
•
Wat bedoelt men met de ‘authenticiteit’ van de factuur? Onder "authenticiteit" wordt verstaan het waarborgen van de identiteit van diegene die de goederenlevering of de dienst heeft verricht of van diegene die de factuur heeft uitgereikt. De authenticiteit van de herkomst van een factuur is zowel een verplichting voor de belastingplichtige die de goederenlevering of de dienst heeft ontvangen als voor de belastingplichtige die de goederenlevering of dienst heeft verricht. Beiden kunnen onafhankelijk van elkaar de authenticiteit van de herkomst waarborgen. Hierbij dienen vier elementen in aanmerking te worden genomen. 1. Waarborging door de leverancier De leverancier moet kunnen waarborgen dat de factuur werkelijk door of namens hem is uitgereikt. Dit kan worden gerealiseerd door de factuur te registreren in de boekingsstukken. Bij facturering door de afnemer of een derde kan de uitreiking van de factuur worden bewezen aan de hand van bewijsstukken. 2. Waarborging door de afnemer De belastingplichtige die de levering of dienst ontvangt, moet kunnen waarborgen dat de ontvangen factuur afkomstig is van de leverancier/dienstverrichter of van degene die de factuur heeft uitgereikt.
Dit biedt de belastingplichtige twee alternatieven. Het eerste alternatief betreft de controle van de juistheid van de op een factuur vermelde gegevens betreffende de identiteit van de leverancier/dienstverrichter. Het tweede alternatief betreft de waarborging van de identiteit van degene die de factuur heeft uitgereikt. a) Waarborging van de identiteit van de leverancier/dienstverrichter De identiteit van de leverancier/dienstverrichter is een gegeven dat altijd op de factuur moet worden vermeld. Dit is op zich echter niet voldoende om de authenticiteit van de herkomst te waarborgen. De afnemer moet in dit geval nagaan of de op de factuur vermelde leverancier/dienstverrichter werkelijk de goederenlevering of de dienst heeft verricht waarnaar de factuur verwijst. Om te voldoen aan deze verplichting kan de belastingplichtige gebruikmaken van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert. b) Waarborging van de identiteit van degene die de factuur heeft uitgereikt De belastingplichtige kan zich vergewissen van de identiteit van degene die een factuur heeft uitgereikt aan de hand van bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening of EDI. Dit laat echter overweging 10 van Richtlijn 2010/45/EU onverlet die bovenal bepaalt dat facturen een weergave moeten zijn van een feitelijke prestatie. Waarborging van de identiteit van degene die de factuur heeft uitgereikt, kan op dezelfde manier van toepassing zijn in gevallen waarin de leverancier/dienstverrichter de factuur heeft uitgereikt als in gevallen waarin een derde de factuur heeft uitgereikt en in het geval van facturering door de afnemer.
•
Wat bedoelt men met de ‘integriteit’ van de factuur Onder "integriteit " wordt verstaan dat inhoud van de factuur geen wijzigingen heeft ondergaan.
De inhoud van de factuur waarvan de integriteit moet worden gewaarborgd, is de inhoud die in de btw-richtlijn is vastgesteld. De integriteit van de inhoud van een factuur is zowel een verplichting voor de belastingplichtige die de levering/dienst verricht als voor de belastingplichtige die de levering/dienst ontvangt. Zij kunnen elk onafhankelijk van elkaar de manier kiezen waarop ze aan deze verplichting zullen voldoen, of ze kunnen samen overeenkomen om hieraan te voldoen via bijvoorbeeld een welbepaalde technologie zoals EDI of een geavanceerde elektronische handtekening, om te waarborgen dat de inhoud ongewijzigd blijft. De belastingplichtige kan kiezen of hij bijvoorbeeld bedrijfscontroles toepast die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie opleveren dan wel specifieke technologieën om aan deze verplichting te voldoen. Het feit dat de inhoud van de factuur niet gewijzigd is (integriteit van de inhoud) heeft geen betrekking op het formaat van een elektronische factuur. Op voorwaarde dat de door de btw-richtlijn vereiste inhoud van de factuur niet gewijzigd wordt, mag het formaat waarin die inhoud gegoten is, worden omgezet in andere formaten. Zo kan de afnemer of een dienstverrichter die in diens naam optreedt de elektronische gegevens omzetten of op een andere wijze presenteren zodat ze passen in zijn eigen IT-systeem of om ze aan te passen aan technologische wijzigingen. Ingeval de belastingplichtige ervoor gekozen heeft om het voorschrift inzake de integriteit van de inhoud na te leven met behulp van een geavanceerde elektronische handtekening, moet die wijziging in een controlespoor worden geregistreerd wanneer er sprake is van omzetting van het ene formaat naar het andere.
•
Wat bedoelt men met de ‘leesbaarheid’ van de factuur? Leesbaarheid van een factuur betekent dat de factuur leesbaar moet zijn voor mensen. Dat moet zo blijven tot het einde van de bewaartermijn. De factuur moet worden getoond in een stijl waarin alle btw-gegevens van de factuur duidelijk leesbaar zijn, op papier of op een
scherm, zonder dat daarvoor buitensporig veel onderzoek of interpretatie nodig is, bv. EDIberichten, XML-berichten of andere gestructureerde berichten in het originele formaat worden niet beschouwd als leesbaar voor mensen (na een omzettingsproces kunnen ze wel als leesbaar voor mensen worden beschouwd – zie verderop). Voor elektronische facturen wordt deze voorwaarde vervuld geacht als de factuur op verzoek binnen een redelijke termijn in een voor mensen leesbare vorm op het scherm of via afdrukken kan worden voorgelegd ook na een omzettingsproces. Het moet mogelijk zijn om na te gaan of de gegevens van het originele elektronische bestand en die van het voorgelegde leesbare document niet van elkaar verschillen. Om de leesbaarheid te waarborgen, moet tijdens de volledige bewaartermijn een geschikte en betrouwbare viewer voor het elektronische formaat van de factuur beschikbaar zijn. De leesbaarheid van een elektronische factuur vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn kan door eender welk middel worden gewaarborgd, maar geavanceerde elektronische handtekeningen en EDI, volstaan op zich niet om de leesbaarheid te waarborgen.
•
welke regelgeving is van toepassing voor grensoverschrijdende handel ? De vuistregel is dat de lidstaat waar de levering of de dienst plaatsvindt, de factureringsregels bepaalt. Er zijn echter twee uitzonderingen op deze algemene regel. Zo gelden voor de facturering de regels van de lidstaat waar de leverancier of de dienstverrichter gevestigd is, wanneer: 1. het gaat om levering of dienst voor btw gelocaliseerd in een andere lidstaat en waarvoor de btw wordt verlegd naar de klant en 2. leveringen of diensten die niet in de EU belastbaar zijn.
Van welke Lidstaat worden de regels voor facturatie toegepast?
Lidstaat van vestiging
Lidstaat van levering*
Algemene regel
Uitzondering
x
Plaats van levering is buiten de EU
X
De leverancier is niet gevestigd in de lidstaat van levering en de persoon die de BTW moet betalen is de klant (niet van toepassing bij self-‐billing)
X
*Indien de lidstaat van levering verschillend is van de lidstaat van vestiging.
Versturen van e-facturen
•
Zal elektronische facturatie verplicht worden ? Neen. De regelgeving voorziet een gelijkschakeling tussen papieren en elektronische facturen, maar verplicht niemand om de één of de andere vorm van facturen te gebruiken. Het is wel zo dat er geleidelijk aan meer elektronische facturen zullen gebruikt worden en dat die manier van factureren op termijn de meest gebruikelijke vorm zal worden.
•
Zal er één uniek formaat voor elektronische facturen zijn? Neen. Eenieder is vrij om het formaat (PDF, PDF/A, EDI, XML, QR-code...) te kiezen. Binnen de factuur dienen er een aantal specifieke elementen voor te komen. De wetgeving schrijft echter niets voor over de plaats binnen het document waar die elementen zich moeten bevinden. Net zoals er verschillende mogelijkheden zijn om op een papieren document een bedrag te plaatsen (boven, onder, links, rechts, ...), kan de gebruiker kiezen wáár in zijn factuur hij de gevraagde informatie plaatst - zolang ze maar aanwezig is.
Zijn facturen in PDF-formaat wettelijk ?
•
Ja. De vorm van de factuur is niet van belang. Een factuur, op papier of in om het even welk elektronisch formaat moet aan dezelfde voorwaarden voldoen. Een factuur in een pdfformaat dat aan deze wettelijke vereisten voldoet is dus volledig juridisch in orde.
•
Als de factuur via EDI wordt verstuurd, moeten de bestellingen en de verzendnota’s dan ook via EDI verlopen? Neen. Dat is geen voorwaarde, maar u haalt wel het meest voordeel uit het elektronisch op elkaar afstemmen van de 3 handelsdocumenten (Order to Cash). Op die manier creëert u een efficiënte en transparante berichtenstroom.
•
Ben ik in orde met mijn verplichtingen als ik mijn originele facturen in PDF formaat verstuur ? De vorm van de factuur is niet van belang. Elke factuur, op papier, of in om het even welk elektronisch formaat (bijvoorbeeld pdf) moet aan dezelfde voorwaarden voldoen.
•
Biedt het versturen van een factuur per mail evenveel zekerheid als het versturen van een factuur met de post? Ja. Als je facturen gewoon via mail verstuurd kunt u in uw mailprogramma aangeven dat u een afleveringsbericht wenst. Werkt u met boekhoudsoftware of via een serviceprovider dan worden daarin ook afleveringsberichten voorzien. Vooraleer u met uw klant afspreekt om voortaan elektronische facturen te versturen, kunt u altijd met testberichten werken en samen een goede regeling uitwerken.
•
Hoe kun je weten of een elektronische factuur goed ontvangen werd? Het ontvangstbericht kan verschillende vormen aannemen en is afhankelijk van de technologische oplossing die gekozen werd. Bijvoorbeeld: bij verzending van de factuur per mail kan een ontvangstbewijs worden gevraagd, men kan gebruik maken van een facturatieplatform, met EDI of Zoomit krijgt men een message delivery notification.... Uiteraard geldt de betaling van de factuur altijd als bewijs van ontvangst.
•
Is er altijd een tussenpersoon nodig voor het versturen van elektronische facturen? Neen. Het is een mogelijkheid om op de diensten beroep te doen van een service provider. Het is wel steeds de belastingplichtige die verantwoordelijk is voor het uitreiken en/of bewaren van de geldige factuur. Het is dus aan te raden om duidelijke afspraken te maken met en garanties te vragen aan de service provider.
•
Is het mogelijk om documenten bij een factuur te voegen (bijvoorbeeld: algemene voorwaarden) ? Ja. Bijlagen inherent aan de factuur dienen te worden toegevoegd zoals voor een papieren factuur.
•
Is het toegelaten om gescande stukken toe te voegen bij een elektronische factuur? Ja. Iedere factuur mag bijlagen bevatten. Bijlagen zijn enkel een toelichting of detaillering bij een factuur en kunnen dus in om het even welke vorm bij een factuur gevoegd worden.
•
Kan een klant achteraf de manier waarop een factuur verstuurd is in vraag stellen? Neen. Om elektronische facturen naar uw klant te sturen heeft u zijn toestemming nodig. Dat betekent dat u met uw klant vooraf een afspraak moet maken over hoe de factuur zal gestuurd worden. Als u met papieren facturen werkt, kan uw klant ook niet eisen dat u hem een elektronische factuur stuurt.
•
Mag ik tegelijkertijd een papieren en een elektronische factuur uitreiken voor dezelfde klant ? Neen. Principieel mag voor éénzelfde handeling slechts één factuur, elektronisch of papier, worden uitgereikt. Indien toch twee facturen uitgereikt worden, moet één van beide facturen (de papieren of de elektronische) de vermelding 'dubbel' bevatten of enige andere vermelding die duidelijk maakt dat het andere exemplaar het 'origineel' is en enkel dat kan gebruikt worden voor het recht op aftrek.
•
Moet een elektronische factuur die per mail gestuurd worden, altijd een PDF zijn? Neen. Er is een vrije keuze in welk formaat men wenst te factureren.
•
Moet je vooraf de toestemming van de administratie vragen om elektronische facturen te kunnen versturen? Neen. Er is geen voorafgaandelijke goedkeuring nodig door de fiscale administratie. Met uitzondering van de bijkomende aanvaarding door de klant, zijn de wettelijke vereisten voor een elektronische factuur volledig gelijk aan die voor papieren facturen.
•
Wat gebeurt er als de mailbox van een klant vol is of als een bericht niet doorgestuurd kan worden (filter) ? Als de mailbox van uw mailprogramma vol is, wordt dat door het mailprogramma aangegeven. Het is een goede praktijk om ervoor te zorgen dat mailboxen op tijd worden opgeschoond, zodat u geen belangrijke mails mist. Als u met uw leveranciers afspraken maakt over het ontvangen van facturen per mail is dat des te belangrijker. Om er zeker van te zijn dat dergelijke mails niet in de spambox terecht komen is het aangewezen om uw leverancier te vragen u vooraf een aantal testmails te sturen zodat u de nodige maatregelen kunt nemen. Niettemin moet u als verzender van een mail met een factuur ook de nodige maatregelen nemen. Als u bericht ontvangt dat de mail niet is ontvangen neemt u best contact op met uw klant om de juistheid van het mailadres enz. te checken (net zoals u zou doen als de papieren factuur door de post terug aan u wordt bezorgd omdat het postadres niet correct is).
•
Welke voorwaarden zijn er om elektronische facturen naar klanten te sturen? Er is slechts één voorwaarde. Het gebruik van een elektronische factuur is toegestaan mits aanvaarding door de klant. Dit wordt opgelegd omwille van de technische middelen die nodig zijn om een elektronische factuur te kunnen ontvangen en de mogelijkheid van de afnemer om de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur te waarborgen. Aangezien papieren en elektronische facturen gelijk moeten worden behandeld, kan de aanvaarding van een elektronische factuur door de afnemer op dezelfde manier worden bepaald als zijn aanvaarding van een papieren factuur. Het kan hierbij dus gaan om een schriftelijke, al dan niet formele aanvaarding, of stilzwijgende aanvaarding, bijvoorbeeld door de verwerking of betaling van de ontvangen factuur door de klant.
Zijn er specifieke verplichtingen voor documenten die bij een factuur gevoegd worden ?
•
Neen. Er zijn geen bijkomende verplichtingen opgelegd. Deze zijn dezelfde als voor een papieren factuur.
Facturen aanvaarden
•
Kan men weigeren om een elektronische factuur uit te reiken of te ontvangen ? Ja. De elektronische facturatie als middel is onderworpen aan het akkoord van de verzender en de ontvanger van de factuur. U kan steeds een elektronische factuur van één van uw leveranciers weigeren als u bijvoorbeeld niet beschikt over de noodzakelijke informaticamiddelen op de facturen te lezen en te archiveren.
•
Moet men vooraf een akkoord sluiten met zijn klant en/of leverancier alvorens over te schakelen op elektronische facturatie? Ja. De aanvaarding door de klant/leverancier om elektronisch te factureren is noodzakelijk. De aanvaarding van een elektronische factuur door de afnemer kan op dezelfde manier worden bepaald als zijn aanvaarding van een papieren factuur. Het kan hierbij dus gaan om een schriftelijke, al dan niet formele aanvaarding, of stilzwijgende aanvaarding, bijvoorbeeld door de verwerking of betaling van de ontvangen factuur door de klant.
•
Welke zijn de regels rond het aanvaarden van elektronische facturen ? Aangezien papieren en elektronische facturen gelijk moeten worden behandeld, kan de aanvaarding van een elektronische factuur door de afnemer op dezelfde manier worden bepaald als zijn aanvaarding van een papieren factuur. Het kan hierbij dus gaan om een schriftelijke, al dan niet formele aanvaarding, of stilzwijgende aanvaarding, bijvoorbeeld
door de verwerking of betaling van de ontvangen factuur door de klant. Uiteraard zijn partijen vrij om hun contractuele relaties zelf te regelen.
Ontvangen van facturen
•
Ben je verplicht om met een tussenpersoon (service provider) te werken voor het ontvangen van een elektronische factuur? Neen. Het is een mogelijkheid om op de diensten beroep te doen van een service provider. Het is wel steeds de belastingplichtige die verantwoordelijk is voor het uitreiken en/of bewaren van de geldige factuur. Het is dus aan te raden om duidelijke afspraken te maken met en garanties te vragen aan de service provider.
•
Is een factuur in PDF-formaat een wettelijke elektronische factuur? Ja. Het formaat en de vorm van de factuur is niet van belang. Elke factuur, op papier, of in om het even welk elektronisch formaat (bijvoorbeeld pdf) moet aan dezelfde voorwaarden voldoen.
•
Kan ik aan een leverancier vragen om tegelijkertijd een papieren en een elektronische factuur te sturen? Principieel mag voor éénzelfde handeling slechts één factuur, elektronisch of papier, worden uitgereikt. Indien toch twee facturen uitgereikt worden, moet één van beide facturen (de papieren of de elektronische) de vermelding 'dubbel' bevatten of enige andere vermelding dat duidelijk maakt dat het andere exemplaar het 'origineel' is en enkel dat kan gebruikt worden voor het recht op aftrek.
•
Kan ik de inhoud van een elektronische factuur op dezelfde manier betwisten als bij een papieren factuur? Ja. Een elektronische factuur is op alle vlakken gelijkwaardig aan een factuur op papier. Een elektronische factuur kan dus worden geweigerd op dezelfde wijze en gronden als een papieren factuur.
•
Kan ik weigeren om elektronische facturen te ontvangen en verder werken met papieren facturen? Ja. Aangezien het gebruik van een elektronische factuur steeds afhankelijk is van de aanvaarding ervan door de afnemer, kan een leverancier/dienstverrichter het gebruik van een elektronische factuur nooit opleggen.
Moet je altijd een ontvangen factuur die je per mail (bijvoorbeeld : word
•
document, pdf) hebt ontvangen, printen? Neen. Het mag maar het moet niet (zie ook vraag "mag je een elektronische factuur in papiervorm bewaren"?).
•
Worden de facturen die op een site van een leverancier moeten gedownload worden erkend door de BTW-administratie ? Ja. Facturen die ter beschikking worden gesteld aan de afnemer op de website van de leverancier/dienstverrichter worden door de BTW-administratie aanvaard als elektronische facturen. Dergelijke factuur wordt geacht te zijn uitgereikt op het moment dat hij beschikbaar wordt gemaakt, zodat deze door de afnemer kan ontvangen en bewaard worden.
Betalen van facturen
•
Moet ik een specifiek softwarepakket hebben om een elektronische factuur te betalen? Neen. Er is geen specifieke software nodig om een elektronische factuur te kunnen betalen.
Bewaren van e-facturen
•
De BTW-administratie zegt dat de BTW-plichtige moet kunnen aantonen dat de factuur origineel is. Wat riskeert men bij nietnaleving? Net zoals bij de papieren factuur, kan het recht op BTW-aftrek geweigerd worden als men niet kan aantonen dat de garanties op authenticiteit en integriteit gewaarborgd zijn. Een administratieve boete kan trouwens zowel aan de klant als aan de verkoper opgelegd worden.
•
Hoe kan ik de leesbaarheid, authenticiteit en integriteit van elektronische facturen garanderen, rekening houdend met het snel verouderen van informaticaoplossingen?
Aangezien de bedrijfspraktijken kunnen evolueren gedurende de periode waarin de leesbaarheid moet worden gewaarborgd – vanaf de uitreiking van de factuur tot het einde van de bewaringstermijn – kan de wijze waarop de belastingplichtige tracht deze voorwaarden na te leven eveneens wijzigen. Om te voldoen aan de wettelijke vereisten, moet dus onder meer elke mogelijke manipulatie van de facturen achteraf worden vermeden en moet de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn worden gewaarborgd. Dit betekent niet dat de vorm of het formaat van facturen niet mag worden
gewijzigd, maar alleen dan als de waarborgen van authenticiteit en integriteit behouden blijven. Indien belastingplichtigen er aldus voor kiezen om facturen te bewaren in een andere vorm of een ander formaat als dat waarin ze werden uitgereikt of ontvangen, dan moeten ze er over waken dat geen afbreuk wordt gedaan aan de vereisten van authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur. De belastingplichtige bepaalt zelf hoe hij aan deze verplichting voldoet.
•
Hoe moet ik mijn facturen bewaren ? Facturen mogen zowel op papier als elektronisch worden bewaard, ongeacht het oorspronkelijke formaat (papier of elektronisch) van de ontvangen factuur. De bewaring moet wel de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen kunnen waarborgen. Dit betekent dat elke mogelijke manipulatie achteraf van de facturen moet worden vermeden en dat de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn moet worden gewaarborgd. Dit betekent niet dat de vorm of het formaat van de facturen niet mag worden gewijzigd, maar wel alleen dan als de waarborgen van authenticiteit en integriteit behouden blijven. De wijze waarop deze waarborgen worden verschaft, mag vrij gekozen worden.
•
Hoelang moet ik mijn e-facturen bewaren ? Er is geen verschil met de papieren facturen.
•
Als je zowel papieren als elektronische facturen ontvangt, kan je ze dan op eenzelfde manier archiveren? Ja. Als onderneming bespaar je trouwens het meest als je alle facturen elektronisch bewaard, zowel binnenkomende als uitgaande facturen. Papieren facturen kun je heel makkelijk inscannen.
•
Is de keuze van de wijze van archiveren van facturen onderworpen aan een voorafgaande toelating van de fiscale administratie? Nee, er is geen enkele verplichting om een voorafgaande toelating van de fiscale administratie te vragen.
•
Is het archiveren via « cloud-computing » toegestaan ? Ja, als de wettelijke bepalingen gerespecteerd worden.
•
Kan ik beroep doen op de diensten van een tussenpersoon (service provider) voor de archivering? Ja.
•
Kan ik eenvoudigweg de e-mails met de factuur bewaren? Strikt juridisch gezien is dit mogelijk. De authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur moet echter worden gewaarborgd gedurende de bewaartermijn. Je moet bijgevolg kunnen aantonen dat aan die drie voorwaarden is voldaan met deze bewaarmethode.
•
Kan men een elektronische factuur archiveren op papier? Ja.
•
Kan men een papieren factuur elektronisch archiveren ? Ja.
•
Moet ik de gedownloade facturen van de website van een leverancier bewaren of kan ik eenvoudigweg de e-mails met de linken bewaren? Ja. Aangezien elke belastingplichtige gehouden is de door hem ontvangen (papieren en elektronische) facturen te bewaren, dient de afnemer de hem via de website van zijn leverancier/dienstverrichter ter beschikking gestelde elektronische facturen steeds te downloaden en te bewaren. Niets belet uiteraard dat ook de e-mailberichten met de hyperlink wordt bewaard (als aanvullend bewijs van herkomst).
•
Waar moet ik mijn facturen bewaren ? Voor btw-doeleinden mag de plaats van bewaring van facturen vrij gekozen worden, voor zover de facturen op ieder verzoek en zonder onnodig uitstel ter beschikking van de administratie kunnen gesteld worden. Een belastingplichtige gevestigd in België moet zijn facturen echter in België bewaren, tenzij hij ze elektronisch bewaart met een gewaarborgde online toegang tot deze facturen in België.
Plaats van archivering
Lidstaat van vestiging
Lidstaat van levering*
Verplichting om te melden indien bewaard in een andere lidstaat
Aankoopfactuur
Verkoopfactuur
Facture de
Verbod om te bewaren in het buitenland als er geen volledige on line toegang in
Aankoopfactuur
Verkoopfactuur
Beperkingen of verbod om te bewaren in derde landen
Aankoopfactuur
Verkoopfactuur
*Indien de lidstaat van levering anders is dan de lidstaat van vestiging van de onderneming die factureert.
•
Wat kunnen de gevolgen zijn van een informaticaprobleem ? De gevolgen zijn dezelfde als in het geval van de vernietiging van papieren archieven (bijv . door een brand). U moet dus een back-up voorzien (bijv. een eenvoudige kopie).
•
Wat moet ik doen als een derde persoon (bijvoorbeeld bij centrale archivering binnen een groep) zich niet in de mogelijkheid bevindt om de Belgische, wettelijke verplichtingen voor archivering te respecteren (bijvoorbeeld minimale bewaartermijn) Als de derde persoon niet in staat is te voldoen aan uw wettelijke verplichtingen, is het aan u om zelf een alternatieve oplossing of een andere leverancier te vinden.
•
Welke zijn mijn verplichtingen bij een fiscale controle? Er is geen verschil in vergelijking met de papieren factuur. De factuur moeten in beide gevallen kunnen worden voorgelegd in een leesbaar formaat gedurende de volledige bewaartermijn.
Outsourcing •
Is het verplicht om via een tussenpersoon (service provider) te werken voor het uitreiken, ontvangen, verwerken en/of bewaren van elektronische facturen? Neen. Het is een mogelijkheid om op de diensten beroep te doen van een service provider. Het is wel steeds de belastingplichtige die verantwoordelijk is voor het uitreiken, ontvangen, verwerken en/of bewaren van de geldige factuur. Het is dus aan te raden om duidelijke afspraken te maken met en garanties te vragen aan de service provider.
•
Voor welke diensten kan ik beroep doen op een service provider (dienstverlener) ? Er bestaat een mogelijkheid om op diensten van een service provider een beroep te doen zowel voor het uitreiken, ontvangen, verwerken en/of bewaren van de factuur. In dergelijk geval is het aan te raden om duidelijke afspraken te maken met en garanties te vragen aan de service provider.
•
Zal er een uitwisselingsplatform voor leveranciers en klanten ter beschikking gesteld worden door de overheid? ? Neen.
Voordelen (of nadelen) •
Kan elektronische facturatie de administratieve lasten verlagen ? Inderdaad. De besparing is het grootst als je een elektronische factuur automatisch in je boekhoudpakket kan inlezen en je de gegevens van de factuur niet meer manueel hoeft over te tikken.
Laat elektronische facturatie toe om beter te controleren of de vervaldag gerespecteerd wordt?
•
Ja, als elektronische facturatie geïntegreerd is in een toepassing die de vervaldagen opvolgt, zoals een boekhoudtoepassing of een pc-bankingtoepassing. De regelmatige opvolging van de budgettaire situatie, in voorkomend geval, is trouwens vergemakkelijkt door een volledige elektronische behandeling van het hele proces.
Wat zijn de kosten van een tussenpersoon?
•
Het aanbod van diensten is bij iedere service provider verschillend en bijgevolg ook de prijs die je betaalt voor hun diensten. Je kan bij een service provider terecht om je documenten in te scannen, ze om te zetten in gestructureerde dataformaten, ze te versturen met gecertificeerde handtekening, ze te bewaren enz…
