Offective > Beheer > Templates Om een offerte, opdrachtbevestiging of factuur te kunnen versturen dient u eenmalig uw lay-out, sjabloon (template) aan te maken. Klik op Beheer > Administratie instellingen
Klik vervolgens op het tabblad documenttemplates
U kunt hier een nieuwe template aanmaken of een bestaande selecteren en bewerken, tevens kan een template hier worden verwijderd of een template kan als standaard template worden geselecteerd, u kunt ongelimiteerd templates aanmaken.
Klik op “Nieuw” het volgende scherm komt, geef een naam voor de template (veld 1) selecteer het template type (veld 2) en selecteer het basistemplate.
In het veld (2) templatetype heeft u de keuze uit factuur, offerte of opdrachtbevestiging. U kunt per type een onbeperkt aantal templates aanmaken. Indien u bij type “factuur” selecteert zal deze template alleen bij facturatie zichtbaar zijn, indien u Offerte als type selecteert zal deze template alleen bij het maken van een offerte (module verkoop) zichtbaar zijn etc.
Als basistemplate maakt u een keuze uit venster links of venster rechts (envelop). Klik hierna links onder op opslaan en volgende. De NAW (naam, adres, woonplaats) gegevens van uw relatie komen naar keuze links of rechts te staan. Direct ziet u een voorbeeld van het sjabloon in het scherm.
Het volgende scherm komt, waarbij het eerste tabblad waarschijnlijk al compleet is op basis van uw voorgaande keuzes, eventueel kunt u wijzigingen aanbrengen.
In tabblad 2 (Wijzig template) kunt u de lay-out en document indeling verder inrichten.
Met het “potloodje” kunt u de titel van het element wijzigen, tevens kunt u aangeven of de titel wel of niet getoond moet worden op het document.
Voorbeeld: In bovenstaand blok worden de factuur gegevens getoond, standaard staat op het document nu boven dit blok de titel met de naam: “Factuur gegevens”. In het geval van een factuur is dit correct, wilt u de template gebruiken voor een (opdracht)bevestiging of offerte zou hier “Opdrachtbevestiging” of “Offerte” kunnen worden gebruikt. Het opslaan van meerdere sjablonen is mogelijk.
Het volgende scherm komt nadat u heeft geklikt.
Door te klikken op de onderstaande button kunt u de gegevens selecteren welke in dit blok getoond moeten worden
U kunt de keuze maken uit onderstaande mogelijkheden, het vakje wat u selecteert wordt in het blok volgens een vast format weergegeven.
Let op: Op regelniveau heeft u de mogelijkheid om te kiezen voor een uitgebreide weergave of eenvoudige weergave. Het verschil is dat bij eenvoudige weergave alleen het totaal wordt vermeld op regelniveau en de andere keuze ook het aantal maal de stuksprijs laat zien.
Als u gekozen heeft voor de button tekst element zal in het blok welke u aan het wijzigen bent een tekst regel verschijnen > zie onderstaand. Middels het “potloodje” kunt u een vaste tekst toevoegen aan de template, denk hierbij aan een banknummer, naam, adres en/of woonplaats gegevens.
Na het klikken zoals voorgaand omschreven komt onderstaand scherm, hier kunt u vaste tekst invoegen, eventueel een foto, alle soorten teksten, hyperlink etc. Zodra gereed klikt u links onder op opslaan.
Het volgende scherm komt, met nu de tekst zoals deze op de template aanwezig. Indien u gereed bent op het tweede tabblad (Wijzig template) klikt u links onder op Opslaan.
In het derde tabblad kunt u een achtergrond toevoegen, denk hierbij bijvoorbeeld aan een .pdf bestand waarop uw logo staat. Digitale facturen worden nu geprint met uw logo en/of NAW gegevens. Lees zorgvuldig de meldingen welke op het scherm worden weergegeven. Indien gereed klik op “opslaan” links onder in het scherm.
Opmerking: Bij het maken van een factuur of bevestiging kunt u alsnog kiezen om het document met of zonder achtergrond aan te maken.
In het vierde tabblad heeft u nog de mogelijkheid om door Offective gedefinieerde instellingen zoals de margins te wijzigen. Klik op opslaan links onder in het scherm indien uw instellingen correct zijn. Per template geeft u aan of bij de document gegevens (dus op uw print) wel of niet het BTW nummer van uw relatie vermeld dient te worden. Als voorbeeld: bij een Offerte zal dit meestal niet worden gedaan maar bij een factuur vaker wel. Instellingen kunnen op elk moment (alsnog)worden aangepast. Indien gereed klik links onder “Opslaan”
In het vijfde tabblad kunt u een voorbeeld bekijken zoals deze in deze template door u zijn geconfigureerd.
Afhankelijk van uw “pc” weergave instellingen kan deze visueel anders worden weergegeven dan een geprinte versie. Alvorens nu te gaan wijzigen adviseren wij een “demo” factuur te maken en te printen.
