Offective > Projecten > Projecten
Projecten kunnen ongelimiteerd worden aangemaakt > klik op het menu item Projecten > Projecten. U ziet vervolgens onderstaand scherm > klik op de button “start nieuw project”
Om een project aan te maken dienen eerst een aantal “basis” gegevens van het project vastgelegd te worden, onderstaand de verschillende tabbladen welke zichtbaar worden nadat u op “nieuw” project klikt. Onderstaand als eerste de invulling van het tabblad “project gegevens” (leest u ook de tekst in het screenshot aub)
Aan een project kunt u medewerkers binnen uw organisatie koppelen. Selecteer het tabblad “betrokken personen” en klik vervolgens op “koppel persoon”. In dit zelfde scherm kunt u een betrokken persoon weer ontkoppelen of wijzigen.
Vervolgens dient u de rechten en de rol van deze “betrokken persoon” te configureren. De persoon kan indien gewenst “projectmanager” gemaakt worden (lees helptekst).
Tevens kunt u de “rol” van de betrokken persoon selecteren, uiteraard kunt u deze “rollen” eerst zelf aanmaken middels de button “Nieuwe rol”.
Een project kunt u opdelen in verschillende fases. In onderstaande weergave kunt u fases aanmaken, bewerken of verwijderen.
In onderstaand voorbeeld geven we de fase een naam (Voorbereiding), en een start en einddatum. Omdat dit de eerste fase is kan deze niet afhankelijk zijn van een voorgaande fase.
Aan deze fase willen we vanzelf ook een medewerker koppelen, alleen medewerkers worden getoond welke als “betrokken persoon” aan dit project zijn toegevoegd, klik op “nieuw”. Hier kunnen ook medewerkers worden verwijderd of gewijzigd.
Selecteer de medewerker (betrokken persoon), geef eventueel aan welke dagen deze persoon beschikbaar is. Standaard wordt de van/tot datum hier overgenomen van de hiervoor ingevoerde fase en gaat Offective ervan uit dat de medewerker 5 werkdagen beschikbaar is.
In onderstaand scherm ziet u dat inmiddels voor dit project 4 fases zijn aangemaakt
De oplevering van het werk kan niet plaats vinden zonder dat het werk is uitgevoerd, de oplevering is dus afhankelijk van de uitvoering.
In het tabblad documenten kunt u bestanden of foto’s toevoegen, bewerken, bekijken of verwijderen.
In het scherm “lopende projecten” is uw project nu toegevoegd, met het “vergrootglas” kunt u de instellingen zoals hiervoor omschreven wijzigen.
Nu de basis van het project staat, kunt u taken koppelen aan de fases, klik op het “schrijfblok” (project collaboratie) om de fases verder te bewerken, subtaken te maken of te communiceren met collega’s binnen dit project/fase.
Het volgende scherm komt, u ziet nu dat u in de (huidige)fase “Voorbereiding” bent, u dient hier tenminste 1 taak aan te maken maar kan indien gewenst de fase “Voorbereiding” opsplitsen in meerdere “taken”. Middels “wijzig fase” kunt u van fase wijzigen, mits de datum van “vandaag” valt binnen de start en einddatum van een fase.
In een fase kunnen taken worden aangemaakt, de volgende buttons zijn beschikbaar. Groene plus > maak een taak aan in een fase Potlood > bewerk een taak in een fase Rode min > verwijder een taak in een fase Groen pijl > verplaats een taak naar een andere fase
Klik op “nieuw”, onderstaand scherm komt, waarna u een taak binnen een fase kunt aanmaken.
Binnen de fase voorbereiding (links kant van het scherm) zijn nu 5 verschillende taken aangemaakt, aan elke taak is een “duur” verbonden. Als u links een regel selecteert, zijn rechts de specificaties van deze (hoofd)taak binnen een fase zichtbaar. Door rechtsonder te klikken op de 3 punten veranderd de status van een taak.
Onderstaand ziet u dat de eerste taak is afgehandeld en de tweede taak op “running” staat.
Aan de rechtse kant van het scherm kunt u binnen de hoofdtaak (binnen een fase) subtaken aanmaken. In onderstaande weergave ziet u dat we aan de taak “bevestiging aan klant” 4 subtaken hebben toegevoegd. Van deze 4 taken zijn er twee voltooid, de derde staat op running. Omdat van de subtaken er twee zijn voltooid staat het percentage “gereed” van de hoofdtaak op 50% en is de status “running”.
n.b Het aanmaken van subtaken(aan de rechtse kant) onder een hoofdtaak is niet noodzakelijk. Indien geen subtaken worden aangemaakt wordt automatisch de hoofdtaak welke onder de fase is aangemaakt overgenomen. Status wijziging van een hoofdtaak moet altijd aan de rechtse kan van het scherm plaats vinden.
Aan een taak kunt u naar wens één of meerdere labels toevoegen, deze maakt u aan in het rechtse scherm conform onderstaande weergave, na het aanmaken klikt u op de groene +
In de tabbladen “Volgende fase” en “Langere termijn” heeft u dezelfde mogelijkheden zoals hiervoor omschreven. In “subtaken” (rechtse kant) heeft u de mogelijkheid om met collega’s te communiceren, documenten toe te voegen of opmerkingen te plaatsen.
U kunt taken verplaatsen naar andere fases, maar ook naar “taken backlog”, hier kunt u (ook) nieuwe taken aanmaken om deze later in “fases” in te delen. Indien een fase nog niet geheel is afgerond maar de “tijd” is verstreken zal de fase worden verplaatst naar het tabblad “Historische fases”. Eventueel openstaande taken op een fase kunnen worden verplaatst naar de volgende fase, backlog of worden genegeerd. Offective zal hiervan op enig moment melding doen middels onderstaande weergave.
Door te klikken op onderstaand icoon kan van het project een “Gantt” weergave worden worden getoond.
Gant weergave van het project
Door te klikken op het kruisje wordt een project afgesloten en verplaatst naar “Afgeronde projecten”.
In het tabblad “planning” wordt een totale planning weergegeven van alle projecten waaraan wordt deelgenomen.
