Offective > Verkoop > Offertes Met Offective kunt u ongelimiteerd offertes maken, na het klikken op het menu item Verkoop > Offertes komt onderstaand scherm, hier heeft u direct overzicht van de verschillende soorten offertes middels de verschillende tabbladen.
Klik op de button nieuw om een Offerte te maken.
Om een offerte te kunnen heeft u uiteraard producten/diensten nodig, indien u deze nog niet hebt aangemaakt dient u dit eerst te doen. Klik daarna op “nieuw” waarna onderstaand scherm zich opent.
Selecteer uw relatie door direct in het veld te typen, middels het vergrootglas te zoeken of middels de + button aan te maken. De offertedatum kunt u indien gewenst wijzigen. Het offertenummer zal automatisch ophogen ten opzichte van eerdere offertes. Indien u wilt beginnen met een bepaalde range kunt u hier zelf een getal invoeren (bijvoorbeeld 9010), deze offerte zal dan nummer 9010 hebben, de volgende 9011. Indien gewenst kunt u opmerkingen plaatsen in het opmerkingen veld, deze opmerkingen worden op de offerte weergegeven (u kunt in de template zelf bepalen waar u deze opmerkingen geplaatst wilt hebben op de offerte. Ga naar Beheer > Administratie instellingen > Documententemplates Indien gewenst kunt u een aanhef plaatsen, deze aanhef wordt op de offerte weergegeven (u kunt in de template zelf bepalen waar u deze aanhef geplaatst wilt hebben op de offerte. Ga naar Beheer > Administratie instellingen > Documententemplates. Onderin het offerte scherm kunt u kiezen voor een Offerte of een opdrachtbevestigingen template, indien niet wordt gewijzigd zal voor deze offerte de standaard template worden gebruikt. De offerte heeft in dit geval de status concept en kan worden gewijzigd naar definitief. Deze status dient u altijd zelf en handmatig (bewust) te wijzigen.
Klik op “nieuw” in het onderste deel van het offerte scherm om offerte regels toe te voegen. De toegevoegde offerte regels worden op alfabetische volgorde afgedrukt, mits dat u zelf de volgorde wijzigt middels de pijltjes.
Onderstaand scherm zal dan komen, waarna u het product of de dienst kan selecteren of zoeken. Indien uw producten correct zijn aangemaakt zullen alle velden na selectie gevuld zijn en dient u alleen het aantal correct in te voeren. Indien eenmalig een andere prijs berekend of omschrijving weergegeven dient te worden kunt u dit direct in de velden wijzigen. Deze wijzigingen hebben alleen betrekking op “deze” offerte. Indien u van een product waarin een beknopte en uitgebreide omschrijving aanwezig is gebruik wilt maken van de beknopte of uitgebreide naam of omschrijving kunt u dit bij het aanmaken van het document (toevoegen van regels) op regelniveau aangeven of wijzigen. Bij een document of i.d dient u (product) regels toe te voegen, het producten scherm wat dan komt zal standaard in het omschrijvingen veld weergeven datgene wat u bij het product hebt ingesteld. Als u klikt op de buttons zoals onderstaand aangeduid kunt u deze weergave op regelniveau wijzigen. Datgene wat zichtbaar is in het veld omschrijving zal op het document worden getoond.
Na invoer van de offerteregels kunt u de offerte opslaan, indien u niet zelf de status wijzigt blijft deze offerte een concept en kunt u op een later moment verder werken aan deze offerte.
Aan een offerte kunt u diverse bijlages toevoegen, deze worden indien de offerte per mail wordt verzonden meegezonden aan uw relatie, voeg zoveel documenten toe als noodzakelijk zijn voor uw offerte, bekijk de bijlages door deze te selecteren en gebruik te maken van de button “Bekijk” of verwijder bijlages.
Nadat er geklikt is op de status button van de Offerte is deze gewijzigd naar definitief, vanzelf kan de offerte nu alleen nog worden geaccepteerd of afgewezen. Het is mogelijk om in een definitieve of geaccepteerde offerte nog wijzigen aan te brengen.
Nadat uw offerte voor u “definitief” is, moet deze aan uw relatie worden verzonden en is deze ook geplaatst onder het menu item “Definitief”. Dit verzenden kan per e-mail en/of per brief. Zowel de email als de document template dient u eenmalig zelf te configureren. Ga hiervoor naar het menu item Beheer > Administratie instellingen Selecteer uw definitieve offerte en klik op bewerken.
Het volgende scherm komt, selecteer nu het menu item “Acties” in het onderste schermdeel. U kunt hier overigens ook direct na de status wijziging acties ondernemen.
U kunt de offerte nu Exporteren (aanmaken) met of zonder template achtergrond, of u kunt de offerte per e-mail aan uw relatie verzenden. De offerte wordt door het systeem gegenereerd en direct opgeslagen, indien u later wijzigingen aanbrengt en opnieuw verzend, worden oude versies van de offerte gearchiveerd.
Nadat de offerte de status “definitief” heeft gekregen kan in het actie scherm een opportunity worden aangemaakt zodat opvolging hiervan middels de Offective applicatie (module verkoop) kan plaats vinden.
Hierna kan de status middels het gebruik van de buttons worden gewijzigd naar Geaccepteerd of Afgewezen.
Nadat de status is gewijzigd (1) heeft u in het actieveld van deze offerte nu de mogelijkheid om een opdrachtbevestiging(2) te exporteren (aan te maken) met of zonder template achtergrond, of u kunt de bevestiging per e-mail aan uw relatie verzenden, en u kunt een concept factuur aanmaken(3). De bevestiging wordt door het systeem gegenereerd en direct opgeslagen, indien u later wijzigingen aanbrengt en opnieuw verzend, blijven oude versies van de offerte gearchiveerd.
Afhankelijk van de door u gekozen templates en beknopte of uitgebreide product omschrijving kunt u met dezelfde eenmalige ingevoerde gegevens een uitgebreide offerte/bevestiging of beknopte factuur aanmaken, geheel conform de door u gewenste stijl, layout en indeling.
Aan een offerte kunnen taken worden verbonden, klik op het tabblad “Taken”. Voor verder instructie over het aanmaken van taken leest u de uitleg Offective > Taken > Eigen taken
