OCMW KALMTHOUT OVERZICHTSLIJST MET BESLISSINGEN VAN DE ZITTING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN 20 OKTOBER 2014. Openbare zitting PERSONEEL EN INTERNE ORGANISATIE 1. INTERNE ORGANISATIE – Kennisname aanstelling en eedaflegging van dhr. Wilfried Verhaert, raadslid. De raad voor maatschappelijk welzijn nam tijdens zijn zitting dd. 22-09-2014 kennis van het ontslag van dhr. Michel Billen als raadslid. Dhr. Michel Billen werd tijdens de gemeenteraad dd. 02-01-2013 aangesteld als opvolger van mevr. Joanna Peeters. Aangezien er voor dhr. Michel Billen geen opvolger aangesteld werd, schrijft het OCMW-decreet dd. 19-12-2008 voor dat alle gemeenteraadsleden die nog in functie zijn en de voordracht van het te vervangen lid getekend hebben, een nieuw kandidaat-werkend lid en één of meer kandidaatopvolgers kunnen voordragen. In de voordrachtakte, bezorgd aan de gemeentesecretaris dd. 19-09-2014 werd dhr. Wilfried Verhaert vermeld als kandidaat-werkend lid en mevr. Sarah Gohr als kandidaat-opvolger. Tijdens de gemeenteraad dd. 29-09-2014 werden de geloofsbrieven van dhr. Wilfried Verhaert en mevr. Sarah Gohr goedgekeurd. Tevens werd dhr. Wilfried Verhaert verkozen als werkend lid en mevr. Sarah Gohr als opvolger voor de raad voor maatschappelijk welzijn namens de sp.a-fractie. Dhr. Wilfried Verhaert heeft op 14-10-2014 de eed afgelegd in handen van de voorzitter van de gemeenteraad. 2. INTERNE ORGANISATIE – Goedkeuring personeelsbeleidsplanontwerp (HRM-plan). De raad voor maatschappelijk welzijn nam kennis van het ontwerp van personeelsbeleidsplan (HRM-plan). De secretaris en mevr. Krista Van Aert, deskundige personeel en organisatie, lichtten het ontwerp van personeelsbeleidsplan mondeling toe. De strategische nota 2014-2019 van het OCMW van Kalmthout omschrijft dat het OCMW wil evolueren van een personeelsbeleid naar een duurzaam en dynamisch HRM-beleid. Het uitwerken van een duidelijk personeelsmanagement werd als prioritaire doelstelling voorop gesteld. Het is door de dagelijkse inzet van het personeel dat de missie van het OCMW van Kalmthout kan worden bereikt. De kwaliteit van de dienstverlening is afhankelijk van de inzet van alle personeelsleden. Het beleid dient stimulerende en voedende omstandigheden te creëren met als doel het verbeteren van de efficiëntie en de effectiviteit van de werknemer. Het OCMW van Kalmthout heeft de laatste jaren reeds een hele weg afgelegd op vlak van organisatieontwikkeling en het investeren in voldoende en goed personeel als kapitaal van onze organisatie. Het OCMW van Kalmthout staat voor grote maatschappelijke uitdagingen op het vlak van personeelsbeleid zoals de schaarste op de arbeidsmarkt, de nood aan innovatie, de kwaliteitseisen op vlak van klantvriendelijkheid, enzovoort. Ook binnen de organisatie hebben zich nieuwe uitdagingen aangeboden. Het OCMW van Kalmthout is de laatste jaren enorm gegroeid, de organisatiestructuur werd hertekend, het management werd ingevuld, enzovoort. Om een antwoord te kunnen bieden aan al deze uitdagingen dient het OCMW van Kalmthout het strategisch kader van het personeelsbeleid verder te ontwikkelen. Er dient een weldoordachte en breed gedragen visie te zijn op de aanpak van deze uitdagingen. Deze visie is een essentiële leidraad voor beleid, management en medewerkers op vlak van HRM (Human Resources Management)-beleid.
Een strategisch HRM-beleid sluit altijd aan bij de doelstellingen van de organisatie. Dit eerste HRM-beleidsplan maakt zichtbaar welke resultaten het OCMW van Kalmthout wenst te boeken en welke personeelsinstrumenten het hiervoor zal inzetten. Het geeft tevens een gemeenschappelijk referentiekader voor wat betreft de belangrijke aspecten van het personeelsbeleid. Dit kader vertrekt vanuit de waarden van de organisatie op het vlak van personeel zijnde: het koesteren van talent, het streven naar een groot engagement, klantgericht en kwaliteitsvol werken, streven naar een hoge professionaliteit, permanent verbeteren en het bevorderen van resultaats- en oplossingsgericht samenwerken, kritisch en alert blijven als organisatie. Het voorliggende beleidsplan is tijdsgebonden. Het werd opgesteld voor de komende zes jaar en wordt concreet vertaald in een jaarlijks actieplan. Het tijdsgebonden karakter van dit plan betekent niet dat het HRM-beleid niet zal inspelen op nieuwe uitdagingen. Verder biedt het beleidsplan enkel een kader waarbinnen op een flexibele wijze met voldoende ruimte voor een creatieve, dynamische en innovatieve invulling kan worden gewerkt. Het OCMW van Kalmthout wil als lerende organisatie zich voortdurende verbeteren en aanpassen aan nieuwe uitdagingen om de organisatiedoelstellingen te bereiken. Om dit optimaal te kunnen realiseren is het belangrijk dat men weet wat men wenst te bereiken op vlak van strategisch personeelsmanagement. Dit is dan ook de ambitie van het voorliggende HRM-beleidsplan. Samengevat zijn de doelstellingen van deze beleidsnota: 1. Te komen tot een gedragen duurzaam HRM-beleid voor het OCMW van Kalmthout voor de komende zes jaar. 2. Een basis aanreiken om consistente HRM-instrumenten te ontwikkelen voor deze periode. 3. Het bieden van een kader met ruimte voor maatwerk aan het managementteam en de lijnmanagers om het HRM-beleid te implementeren binnen hun taak als leidinggevenden. 4. Het bieden van een gemeenschappelijk referentiekader voor alle medewerkers waarbij inzichten worden geboden op vlak van de ontwikkelingsmogelijkheden voor elke medewerker binnen de organisatie. De raad voor maatschappelijk welzijn verleende zijn goedkeuring aan dit ontwerp van personeelsbeleidsplan (HRM-plan). 3. INTERNE ORGANISATIE – Goedkeuring samenstelling stuurgroep en projectgroep HRM-beleid. De raad voor maatschappelijk welzijn nam kennis van het voorstel tot oprichting van een projectgroep voor het personeelsbeleid (HRM-plan). De OCMW-secretaris is eindverantwoordelijke voor het functioneren van het OCMW van Kalmthout en het implementeren van het strategische beleid dat door het bestuur werd vastgelegd. De OCMW-secretaris is dan ook projectverantwoordelijke. Belangrijke ambassadeur binnen dit project is de dienst personeel en organisatie (HRM-dienst). Zij worden betrokken in de werkgroep en begeleiden het ganse project. De dienst personeel en organisatie zorgt samen met het management voor de integratie en coördinatie van de verschillende HRM-processen. De dienst personeel en organisatie is ook samen met de secretaris verantwoordelijk voor het ondersteunen, coachen en begeleiden van de leidinggevenden en staat in voor de zorg voor het personeel. Verder is de dienst ook rechtstreeks aanspreekpunt voor personeelsleden wanneer zij concrete vragen hebben betreffende personeelszaken. Belangrijke ambassadeurs zijn eveneens de leden van het managementteam en de leidinggevenden. Zij dienen het proces mee te ondersteunen en te
faciliteren. Zij geven het HRM-beleid concreet vorm en voeren de HRM-instrumenten in de praktijk uit. Samenvattend zijn volgende medewerkers opgenomen in de stuurgroep: Het beleid, vertegenwoordigd door de voorzitter en een lid van het vast bureau; De OCMW-secretaris; De verantwoordelijke van de dienst personeel en organisatie; De overige leden van het managementteam : financieel beheerder, diensthoofd maatschappelijke dienstverlening, hoofd maatschappelijk werker; De overige leidinggevenden: diensthoofd thuisdiensten, dienstencentrumleider. Tevens dient een projectgroep samengesteld te worden. De stuurgroep rapporteert driemaandelijks aan de projectgroep die mee instaan voor de evaluatie en bijsturing van het project. De stuurgroep maakt het verslag hiervan op en legt dit voor aan de projectgroep. Nadien wordt dit voorgelegd aan het vast bureau en aan de raad voor maatschappelijk welzijn. Zij bepalen mee het jaaractieplan. Om een draagvlak te creëren en om inhoudelijke feedback te krijgen betreffende de acties die worden uitgevoerd, werd er geopteerd om vertegenwoordigers van het personeel op te nemen in de projectgroep. Hierbij wordt gekozen voor een samenstelling waarbij de verschillende personeelscategorieën aan bod komen. In de praktijk wordt er gekozen voor: Vertegenwoordigers vanuit de dienst thuiszorg (verzorgende en schoonmaakster); Een vertegenwoordiger vanuit de externe diensten (dienstencentrum, kinderopvang, strijkatelier); Een vertegenwoordiger vanuit de sociale diensten (maatschappelijk werker); Een vertegenwoordiger van de administratie. De raad voor maatschappelijk welzijn verleende zijn goedkeuring aan het oprichten van de stuurgroep en de projectgroep. MAATSCHAPPELIJKE DIENSTVERLENING 4. SOCIALE DIENST – Beslissing hervestiging van vluchtelingen in het kader van het LOI (lokaal opvanginitiatief). De POD Maatschappelijke Integratie lanceerde een oproep aan de OCMW’s om zich kandidaat te stellen voor de hervestiging van vluchtelingen. Indien het OCMW instapt in het programma 2014-2015 zal het een forfaitair bedrag ontvangen, welke onvoldoende is om alle kosten te dekken. Fedasil meldt in zijn schrijven dd. 01-10-2014 dat in het najaar van 2014 en voorjaar 2015 een nieuwe toestroom van kandidaat-vluchtelingen verwacht wordt uit o.a. Irak en Syrië. Omwille van volgende redenen : - de jaarlijkse vergoeding dekt geenszins de extra (directe en indirecte) kosten; - de huidige LOI-plaatsen zijn nodig voor de nakende toestroom van nieuwe kandidaatvluchtelingen. besliste de raad voor maatschappelijk welzijn om niet in te stappen in het programma 20142015 van de POD Maatschappelijke Integratie en de huidige LOI-plaatsen ter beschikking te houden voor de nakende toestroom van nieuwe kandidaat-vluchtelingen. THUISDIENSTEN – MMC (Minder Mobielen Centrale) – Beslissing minimale vergoeding chauffeurs. Verschillende Minder Mobielen Centrales werken met een minimumvergoeding voor de chauffeurs voor korte afstanden. Men vermeldt dan op het afrekenblad de werkelijk gereden afstand, maar rekent een minimumafstand af. Zo willen sommige centrales bewerkstelligen dat de chauffeurs passend worden gewaardeerd voor elke rit, ook voor de korte ritten. In de
5.
omliggende gemeenten wordt een minimumbijdrage van € 1,50 - € 3,10 gevraagd, afhankelijk van de gemeente. De raad voor maatschappelijk welzijn verleende zijn goedkeuring aan het invoeren van een minimumvergoeding van € 2,70 voor alle ritten tot en met 9 kilometer. PROJECTEN – Universiteit Antwerpen – Kennisname geselecteerd projectvoorstel ‘Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen – faculteit Toegepaste Economische Wetenschappen’ , academiejaar 2014 – 2015. De raad voor maatschappelijk welzijn nam kennis van de beslissing van de universiteit van Antwerpen, faculteit Toegepaste Economische Wetenschappen, academiejaar 2014 – 2015 om het door het OCMW ingediende projectvoorstel te selecteren. De raad voor maatschappelijk welzijn nam tijdens zijn zitting dd. 22-09-2014 kennis van het ingediende projectvoorstel. Het doel van dit project is om het imago van de aangeboden dienstverlening van het OCMW te verbeteren door het uitwerken van een traject rond klantvriendelijkheid. Deze doelstelling werd tevens opgenomen in de strategische doelstellingen binnen het OCMW. De studenten zorgen tevens voor inspiratie door hun frisse kijk op de aangeboden diensten van het OCMW. Bijkomend voordeel is dat het OCMW op deze manier beroep kan doen op externe consulting zonder dat hier een kostprijs tegenover staat. 6.
PROJECTEN – Huistaakbegeleiding - Kennisname convenant tussen de Provincie Antwerpen en de OCMW’s van Kapellen en Kalmthout. De raad voor maatschappelijk welzijn nam tijdens zijn zitting dd. 24-03-2014 kennis van de ingediende projectaanvraag ‘Huistaakbegeleiding’ bij de Provincie Antwerpen voor een bedrag van € 31 950,00. De Provincie Antwerpen keurde een ‘impulssubsidie voor innovatieve projecten in de welzijns- en gezondheidssector’ goed ten bedrage van € 25 000,00 van de. De OCMW’s van Kapellen en Kalmthout zullen zelf verder instaan voor het resterende bedrag welke nodig is om het project uit te voeren. De afspraken tussen de Provincie Antwerpen, OCMW’s van Kapellen en Kalmthout werden in een convenant opgenomen waarvan de raad voor maatschappelijk welzijn kennis nam tijdens huidige zitting. 7.
EXTERNE SAMENWERKING 8. IGEAN dienstverlening - Kennisname jaarverslag 2013. De raad voor maatschappelijk welzijn nam kennis van het jaarverslag van IGEAN dienstverlening 2013. 9. IGEAN milieu en veiligheid – Kennisname jaarverslag 2013. De raad voor maatschappelijk welzijn nam kennis van het jaarverslag van IGEAN milieu en veiligheid 2013. 10. IGEAN dienstverlening – Kennisname uitnodiging buitengewone algemene vergadering dd. 17-12-2014. De raad voor maatschappelijk welzijn nam kennis van het schrijven van IGEAN dienstverlening betreffende de buitengewone algemene vergadering welke plaatsvindt op 17-12-2014 te Wommelgem. Tijdens de raad voor maatschappelijk welzijn dd. 19-05-2014 werd dhr. Iman Dekeulener, raadslid, aangesteld als vertegenwoordiger voor de raad voor maatschappelijk welzijn. Tijdens huidige zitting werd het mandaat vastgesteld voor de vergadering van 17-12-2014.
11. IGEAN milieu en veiligheid – Kennisname uitnodiging buitengewone algemene vergadering dd. 17-12-2014. De raad voor maatschappelijk welzijn nam kennis van het schrijven van IGEAN milieu en veiligheid betreffende de buitengewone algemene vergadering welke plaatsvindt op 17-12-2014 te Wommelgem. Tijdens de raad voor maatschappelijk welzijn dd. 19-05-2014 werd mevr. L. Peeters raadslid, aangesteld als vertegenwoordiger voor de raad voor maatschappelijk welzijn. Tijdens huidige zitting werd het mandaat vastgesteld voor de vergadering van 17-12-2014. 12. Samenwerkingsovereenkomst VDAB, gemeente Kalmthout en OCMW van Kalmthout. De raad voor maatschappelijk welzijn nam kennis van het voorstel van de samenwerkingsovereenkomst tussen VDAB, gemeente Kalmthout en OCMW van Kalmthout. Tijdens het tewerkstellingsforum van 10-12-2013 werd deze vraag gesteld. Tijdens de gemeenteraadszitting dd. 27-10-2014 zal deze overeenkomst ter goedkeuring geagendeerd worden. De raad voor maatschappelijk welzijn verdaagde zijn beslissing en wenst de samenwerkingsovereenkomst aan te passen zodat het onderwijs hierin een grotere rol krijgt alvorens een beslissing te nemen. Hiervoor zal terug met VDAB contact worden opgenomen. 13. Tewerkstellingsforum Essen, Kalmthout, Wuustwezel – Kennisname schrijven dd. 04-09-2014. De raad voor maatschappelijk welzijn nam kennis van het schrijven van de voorzitter van het tewerkstellingsforum Essen, Kalmthout en Wuustwezel betreffende de reorganisatie binnen de VDAB (Vlaams Dienst voor Arbeidsbemiddeling). Het tewerkstellingsforum uit in dit schrijven zijn bezorgdheid voor de dienstverlening van de VDAB bij werkzoekenden n.a.v. de reorganisatie. Het tewerkstellingsforum ijvert voor een plaatselijke samenwerking tussen VDAB (Vlaams Dienst voor Arbeidsbemiddeling), PWA (Plaatselijk Werkgelegenheidsagentschap), ATB (arbeidstrajectbegeleiding), OCMW en gemeente. De raad voor maatschappelijk welzijn deelt deze bezorgdheid en zal het tewerkstellingsforum en de VDAB hiervan schriftelijk op de hoogte brengen. ALLERLEI 14. Kennisname afschakelplan n.a.v. het risico op elektriciteitsschaarste tijdens de winter van 2014 – 2015. De raad voor maatschappelijk welzijn nam kennis van het afschakelplan betreffende het risico op elektriciteitsschaarste tijdens de winter van 2014 – 2015. FOD Binnenlandse Zaken heeft een afschakelplan opgesteld waarin een lijst van steden en gemeenten werden opgenomen die zonder stroom gezet kunnen worden tijdens de winter van 2014 – 2015 in geval van elektriciteitsschaarste. Aangezien Kalmthout in deze lijst werd opgenomen in schijf 5 en de kans op elektriciteitsschaarste zeer reëel is, bereidt de gemeente Kalmthout zich in samenwerking met het OCMW voor op een mogelijke afschakeling. 15. Wijziging netwerk ‘Sociale Infopunten’ tot één ‘Sociaal Huis’. Het Decreet van 19-03-2004 betreffende het lokaal sociaal beleid reikte lokale besturen een kader aan voor de uitbouw van een geïntegreerd lokaal sociaal beleid. Lokaal sociaal beleid wordt gezien als het resultaat van een lokale dynamiek die door acties van OCMW én gemeentebestuur én lokale actoren is ontstaan. Centraal in de omschrijving van het lokaal sociaal beleid in het decreet staat het begrip ‘toegang’. Een belangrijk instrument waarmee
een lokaal bestuur maximale toegankelijkheid van de sociale dienstverlening kan verzekeren, is het Sociaal Huis. Het Sociaal Huis wordt in Kalmthout vormgegeven als een netwerk van vijf sociale infopunten: gemeentehuis (meer bepaald de dienst bevolking en het woonloket), OCMW, dienstencentrum De Groten Uitleg, Driesprong en Werkwinkel. De doelstelling van de sociale infopunten is een doelgerichte en efficiënte werking en een maximale toegankelijkheid van de dienstverlening verzekeren, zodat iedereen zo snel mogelijk zijn weg vindt in het aanbod van sociale dienst- en hulpverlening. Uit evaluatie blijkt dat er op cliëntniveau een duidelijke vraag vanuit de bevolking is naar één centraal informatiepunt. Het huidige netwerkconcept van Sociaal Huis wordt door het doelpubliek als verwarrend ervaren. Op voorzieningenniveau blijkt verder dat het netwerk niet optimaal werkt. De bedoeling van deze wijziging is het concept bijsturen en één enkel sociaal infopunt in te stellen, met name dienstencentrum De Groten Uitleg. De raad voor maatschappelijk welzijn verdaagde zijn beslissing en wenst het project eerst verder concreet uit te werken alvorens een beslissing te nemen. FINANCIEN 16. FINANCIEN – Goedkeuring tot samenaankoop van koffie, thee en toebehoren met fairtradekeurmerk en huur van koffiezetautomaten voor de periode van november 2014 – oktober 2016 (48 maanden). De gemeentebesturen Kalmthout, Essen en Wuustwezel, en de OCMW’s van Essen en Wuustwezel wensen een raamovereenkomst af te sluiten met één firma voor een periode van november 2014 – oktober 2016 (48 maanden) voor de levering van koffie, thee en toebehoren met Fairtradekeurmerk en huur van koffiezetautomaten voor de periode van november 2014 – oktober 2016 (48 maanden) waarbij de gemeente Essen als opdrachtgevend bestuur fungeert. De overheidsopdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en de effectieve bestellingen gebeuren door de afzonderlijke lokale besturen op afroep. Prijsherzieningen enkel mogelijk zijn via volgende formule: Prijsherziening = Herzieningscoëfficiënt (k) * herzienbaar gedeelte K = cpi/CPI CPI = consumptieprijsindex op de dag van de opening van de offertes. cpi = dezelfde index op de [VAR]. De raad voor maatschappelijk welzijn verleende zijn goedkeuring aan de samenaankoop van koffie, thee en toebehoren met fairtradekeurmerk en huur van koffiezetautomaten voor de periode van november 2014 – oktober 2016 (48 maanden). 17. FINANCIEN – Goedkeuring offerte DELL eQuote 1011112264532 voor de aankoop van een nieuw type pc DELL. De raad voor maatschappelijk welzijn nam kennis van de offerte van DELL eQuote 1011112264532 voor de aankoop van een nieuw type pc DELL ten bedage van € 714,94 incl BTW. Alvorens een aantal pc’s te vervangen wenst de dienst ICT voorgesteld toestel te evalueren door één toestel aan te kopen. De raad voor maatschappelijk welzijn verleende zijn goedkeuring aan de offerte ten bedrage van € 714,94 incl. BTW van DELL eQuote 1011112264532 voor de aankoop van een nieuw type pc DELL.
