Occupier Special Productiviteitsverbetering door werkplekinnovaties

Occupier Special 2012 Productiviteitsverbetering door werkplekinnovaties

3  Occupier Special 2012 – Productiviteitsverbetering door werkplekinnovaties

Voorwoord

Meer dan ooit is huisvesting voor organisaties een manier om zich te manifesteren. Het is de fysieke plek van waaruit doelen worden gerealiseerd en waarde wordt gecreëerd. Huisvesting is niet langer het managen van een kostenpost. Het is een bedrijfskritische, strategische investering die geoptimaliseerd moet worden en die direct bijdraagt aan het succes en de levensvatbaarheid van een organisatie. Het afgelopen jaar zijn veel organisaties actief aan de slag gegaan met Het Nieuwe Werken. Dit heeft geresulteerd in het opnieuw organiseren van werkprocessen en manieren van samenwerken. Technische infrastructuren zijn op een hoger niveau gebracht en ook qua huisvesting is er veel veranderd. Per saldo heeft het geresulteerd in een reductie van de benodigde kantoorruimte en is er bespaard op huisvestingskosten. In deze Occupiers Special pleiten we voor verdere investering in huisvesting. Om zo de productiviteit en het succes van organisaties verder te versterken. Het gaat daarbij niet primair om kostenbesparing, maar juist om het stimuleren van groei en het verbeteren van kwaliteit, prestaties en efficiency.

Eric Martens Head of Corporate Solutions

Investeren in huisvesting is ook belangrijk voor het aantrekken en behouden van talent. De komend jaren zijn daarbij twee ontwikkelingen van belang. Allereerst zullen binnen organisaties de generatieverschillen groter zijn dan ooit. Passende werkplekconcepten moeten recht doen aan de verschillende werkstijlen van die generaties. Een tweede ontwikkeling waarop nu al geanticipeerd moet worden, is het op termijn krimpen van de beroepsbevolking. Organisaties die talent weten aan te trekken en te binden zullen een duidelijke voorsprong hebben. Daarnaast zullen organisaties steeds meer en steeds vaker gebruikmaken van ZZP´ers en flexibele medewerkers. Een belangrijke ontwikkeling op het gebied van huisvesting is de opkomst van flexkantoren. Het voordeel hiervan is flexibele beschikbaarheid van kantoorruimte zonder dat investeringen nodig zijn. Daarbij is het voorzieningen- en serviceniveau hoog en wordt direct ingespeeld op de meest recente (technische) ontwikkelingen. Bovendien heeft het gebruiken van flexkantoren door de veranderende lease accounting regels binnen IFRS ook boekhoudkundige voordelen. Steeds meer organisaties zullen wat huisvesting betreft de omslag maken van kostenpost naar strategische investering. Het is daarbij belangrijk dat huisvestingsdeskundigen, HRM-functionarissen en ICTspecialisten nauw samenwerken om zogenoemde „Winning Workplaces‟ - nieuwe werkplekconcepten en werkprocessen - te ontwikkelen en te introduceren in de organisatie. Verder investeren in huisvesting kan alleen succesvol zijn als het (top)management dit ondersteunt en als het huisvestingsbeleid verder wordt geprofessionaliseerd. Die professionalisering kan op veel manieren vorm krijgen. Door het versterken van het eigen Corporate Real Estate (CRE) team of het uitbesteden van huisvestingstaken. Samen met u kijken we graag naar de mogelijkheden en hoe we u daarbij kunnen ondersteunen.

Michael Hesp Head of Research


Huisvesting als strategische investering

Juist op dit moment loont het voor kantoorgebruikers om te investeren in de huisvesting. Dit draagt namelijk direct bij aan het verhogen van de productiviteit en het binden van talent. Volgens het CBS hebben veel bedrijven ondanks onzekere economische omstandigheden een behoorlijk sterke kaspositie. Dit rapport is een pleidooi om deze financiële ruimte in te zetten voor langetermijninvesteringen in huisvesting. Nú investeren in huisvesting geeft bedrijven een voorsprong in het verbeteren van de productiviteit. Bovendien creëren ze zo een voorsprong bij het aantrekken en binden van talent. Inzetten op productiviteit betekent niet alleen kostenbesparing en efficiencyverbetering, maar het is ook gericht op het bevorderen van groei en het verbeteren van kwaliteit en prestaties. Organisaties hebben de laatste jaren fors bezuinigd op huisvestingskosten. Door flexwerken, thuiswerken en het introduceren van nieuwe werkplekconcepten is het aantal vierkante meters per medewerker afgenomen. Dat betekent vaak een forse afname van het totale aantal vierkante meters kantoorruimte en soms ook minder vestigingen. Hiermee is het laaghangende fruit geplukt en komen de grenzen van kostenbesparing in huisvesting in zicht. Verdergaande kostenreducties op vierkante meters zijn in veel gevallen niet meer te behalen. Wel valt er nog flinke winst te boeken op productiviteit. De omschakeling van kostenreductie naar productiviteitsverbetering, vraagt wel een andere manier van denken. Overlevingstactieken op de korte termijn moeten worden verruild voor strategische initiatieven gericht op de middellange termijn.

Jones Lang LaSalle ziet dat kantoorgebruikers zich in toenemende mate oriënteren op de vastgoedmarkt. Gebruikers stellen andere eisen aan hun huisvestingssituatie met productiviteitsverhoging als belangrijkste drijfveer. In bestaande gebouwen kunnen gebruikers vaak moeilijk invulling geven aan de veranderde huisvestingsbehoefte. Daardoor concentreert de vraag zich vooral op nieuwe kwalitatief hoogwaardige kantoorgebouwen, maar het aanbod hiervan is schaars en het aantal transacties binnen dit segment is daardoor beperkt. Illustratief is dat de gemiddelde gerealiseerde huurprijzen momenteel hoger liggen dan de gemiddelde vraaghuurprijzen (figuur 1). Dit geldt voor zowel nieuw als bestaand vastgoed. Dat lijkt een paradox, maar is goed verklaarbaar omdat de transacties die nog plaatsvinden betrekking hebben op hoogwaardig vastgoed. Dit toont aan dat gebruikers momenteel bereidt zijn te investeren als dat leidt tot productiviteitsverhoging. Figuur 1 Gerealiseerde huurprijs hoger dan vraaghuurprijs duidt op transacties aan bovenkant van de markt

Bron: Jones Lang LaSalle, 2012

Door gebrek aan financieringsmogelijkheden op de vastgoed(ontwikkelings)markt is er weinig nieuw aanbod beschikbaar en zijn gebruikers grotendeels aangewezen op bestaande voorraad. Nieuwbouw is in veel gevallen niet mogelijk, herontwikkeling en verduurzaming wel. Om de productiviteit van huisvesting te verhogen, moeten gebruikers inventief en onconventioneel te werk gaan. Een belangrijk argument om juist nu te investeren in huisvesting is de ‘war for talent’: de noodzaak om nu, maar vooral ook in de toekomst, de juiste medewerkers aan te trekken, te boeien en te binden. Daarnaast hebben we steeds duidelijker te maken met een ‘multigenerational workforce’. Dit komt doordat mensen langer zullen doorwerken; deze ontwikkeling wordt de komende jaren verder versterkt door de verhoging van


de pensioenleeftijd. De manier waarop medewerkers binnen een kantooromgeving de werkzaamheden aanpakken, verschilt steeds sterker per ‘generatie’. De kantooromgeving moet hier nadrukkelijker op aansluiten door Winning Workplaces te bieden, werkplekken waarin iedere generatie een werkomgeving heeft die past bij de eigen behoeften. Dit vraagt wel om een volgende stap in het denken, de opzet en de functie van huisvestingsbeleid. Of dit nu wordt gedaan door een eigen CRE-team, een HRfunctionaris, is uitbesteed aan derden via de inzet van tenant representation of nog anders wordt ingevuld.

“Ons doel is altijd geweest om de individuele prestaties te verbeteren, samenwerking te bevorderen en aan het welzijn van onze medewerkers bij te dragen. Het creëren van interactieve werkruimten, ondersteund door veranderingen in de manier van werken stelt ons in staat om dit te doen. Philips Workplace Innovation is een concept ontwikkeld om te voldoen aan de behoeften van een dynamische en veranderende cultuur – de verscheidenheid aan open werkplekken ondersteunt actief de samenwerking en empowerment van mensen. We creëren een radicale verandering in onze cultuur - we bouwen aan een wereldwijd personeelsbestand van flexibele ondernemers. Dat is een spannende uitdaging en de mensen hier zijn echt enthousiast over de mogelijkheden die voortvloeien uit het maken van stimulerende en creatieve werkplekken.” Jana Belyusova, Head of HR, Philips Corporate Center

Tetris Nomadenkantoor Het Tétris Nomadenkantoor is een conceptkantoor waar vijf kantoorinrichtingsconcepten worden getoond in een werkende omgeving. De gehanteerde concepten zijn; Innovatief, Formeel, Functioneel, Creatief en Duurzaam. De concepten sluiten aan bij de verschillende stijlen die organisaties kunnen kenmerken. De stijlen hebben een hoge communicatieve waarde en worden gebruikt om invulling te geven aan de behoeften van kantoorgebruikers op de bovenste drie niveaus in de piramide van Maslow. In het Tétris Nomadenkantoor krijgt de bezoeker een hedendaagse totaal beleving van hoe kantoorinrichting en servicegerichte kantoorelementen toegepast kunnen worden. Van meubels tot vloerbedekking, van kunst tot IToplossingen en van schoonmaak tot koffievoorziening. Tétris Turnkey Solutions is een dochteronderneming van Jones Lang LaSalle en specialist op het gebied van totaalinrichting en projectmanagement.


Behoeftepiramide van Maslow en de ‘War for Talent’

De Maslow-piramide is als volgt toe te passen op de werkomgeving: 1.

2.

3.

Toegepast op de werkplek geeft de behoeftepiramide van Maslow verrassende inzichten in wat huisvesting moet bieden om talent aan te trekken. In onze kennis- en diensteneconomie is de kwaliteit van medewerkers de belangrijkste onderscheidende factor. Het risico dat een onderneming onvoldoende talent aan zich weet te binden is groot en neemt de komende decennia fors toe. De beroepsbevolking veroudert en krimpt, medewerkers willen op elke plaats en op elk tijdstip kunnen werken om zo invulling te geven aan de juiste work-life balance, jongeren veranderen steeds sneller van baan en werkgevers stellen steeds hogere eisen aan het opleidingsniveau van werknemers. Huisvesting en de inrichting van werkprocessen spelen hierbij in toenemende mate een rol, net als bij het aantrekken en behouden van talent. De behoeftepiramide van Abraham Maslow is ook op het gebied van huisvestingsbeleid van belang. De piramide geeft inzicht in de behoeften van mensen en de hieraan ten grondslag liggende waarden, drijfveren en prioriteiten. Deze kunnen vervolgens worden vertaald in de eisen die nieuwe talentvolle generaties stellen aan de werkomgeving.

4.

5.

Fysieke behoeften – Allereerst hebben kantoorgebruikers behoefte aan fysiek comfort. Dat betekent adequate verwarming, koeling, ventilatie, verlichting, drinkwater en toiletten. Veiligheid en zekerheid – De werkomgeving en de routes er naartoe moeten veilig zijn. Dat betekent een gezonde werkomgeving, bescherming van kritische data en van de eigendommen van bedrijf en medewerkers. Sociaal contact – Het is belangrijk dat de werkomgeving contacten bevordert en samenwerking stimuleert. Het gaat hierbij om zowel ‘horizontale’ als ‘verticale’ samenwerking tussen werknemers. Een werkomgeving is daarom idealiter toegankelijk en transparant en heeft verschillende vergaderruimten en ‘break-out areas’ waar mensen elkaar formeel en informeel kunnen ontmoeten. Waardering en erkenning – De huisvesting straalt uit dat werknemers deel uitmaken van een boeiende bedrijfscultuur en lid zijn van een begerenswaardig team. Zowel de kwaliteit van de kantoorruimte als de -locatie zijn daarbij van belang. Op die manier zijn medewerkers er trots op te horen bij een bepaalde organisatie. De huisvesting is onderdeel van de beloning voor de inspanning die medewerkers leveren. De uitstraling die organisaties kiezen met bepaalde ‘landmark buildings’ en de kantoorinrichting motiveert de medewerkers. Zelfontplooiing – Kantoorgebruikers willen dat de huisvesting, als aan de voorgaande criteria is voldaan, creativiteit en innovatie stimuleert en zo bijdraagt aan zelfontplooiing. Kantoorgebruikers willen Winning Workplaces zodat de organisatie zich kan onderscheiden, talent beter kan aantrekken, boeien en binden en tegelijkertijd de productiviteit verhogen. Een goed voorbeeld is Googleplex, het hoofdkantoor van Google in Mountain View, Californië. Voorbeelden van voorzieningen op dit terrein zijn een zwembad, beachvolleybalveld, 19 (gratis) restaurants, massagesalon, fitnessruimte, moestuin, pooltafels, elektrische steps en fietsen, wasserette en replica’s van een dinosaurus en SpaceShipOne. Bovendien zijn honden van medewerkers altijd welkom op kantoor.

Traditioneel is het huisvestingsbeleid gericht op de eerste twee niveaus van de werkplekpiramide. Om de ‘war for talent’ succesvol het hoofd te bieden moet het huisvestingsbeleid zich ook op de bovenste drie niveaus van de behoeftepiramide van Maslow gaan begeven.


ZZP-strategie om talent te binden Nu de groep vaste medewerkers gestaag afneemt en het aantal ZZP’ers toeneemt, staan ondernemingen voor een nieuwe uitdaging. Dit betekent onder meer dat HR-managers nieuwe manieren zoeken om mensen, waaronder ZZP’ers, aan hun organisatie te binden. Steeds meer bedrijven passen hun HR-beleid en -processen hierop aan. Om zo beter aan te sluiten bij de behoefte aan onafhankelijkheid, flexibiliteit en afwisseling. Bovendien is een levenslange carrière bij een werkgever niet langer de ambitie. Organisaties moeten ook ZZP’ers (tijdelijk) aan zich kunnen binden. Voor ondernemingen is het van groot belang een goede mix te vinden tussen het aantal flexwerkers en het aantal vaste medewerkers. Volgens diverse bronnen heeft circa 30% van de Nederlandse beroepsbevolking geen vast arbeidscontract. Dit aandeel zal alleen maar toenemen.

Duurzaam Een unieke werkomgeving waaraan volledige aandacht wordt geschonken aan toegepaste duurzame materialen.

De perceptie dat flexwerkers slechts voor een korte tijd bij een onderneming werkzaam zijn, zal vervagen. Een belangrijke reden is dat het hoge kosten met zich meebrengt om steeds nieuwe flexwerkers wegwijs te maken binnen de organisatie. De werkgever die flexwerkers en ZZP’ers niet aan zijn organisatie weet te binden, ziet zich onherroepelijk geconfronteerd met extra kosten en mogelijk ook met gaten in de bezettingsgraad. ‘Outer circle’ Het is voor organisaties belangrijk om een vaste groep flexwerkers en ZZP’ers in te kunnen zetten. Dat biedt maximale flexibiliteit tegen minimale kosten. Bij het binden en behouden van deze ‘outer circle’, spelen de inrichting van werkplekken en –processen sterk mee. De ‘outer circle’ moet zich welkom voelen, snel kunnen inhaken op veranderingen en steeds een nieuwe plek kunnen vinden binnen een bestaand team. Hier geldt nog sterker dat het cruciaal is dat ondernemingen in staat zijn talent aan te trekken en/of te behouden en dat ze diverse generaties kunnen laten samenwerken. Dit zal bijdragen aan een sterkere binding van flexwerkers en ZZP‘ers op het moment dat zij fysiek aanwezig zijn.

“Een goed doordachte inrichting, met voldoende ruimte om te ontmoeten en het ondersteunen van focus blijkt echt positief uit te pakken op het vlak van communicatie. Informele ruimtes bieden de mogelijkheid anders te communiceren met collega‟s, het zorgt voor een meer spontane informatie uitwisseling. Door voldoende informele ruimtes te creëren ontstaat er meer begrip tussen verschillende generaties en worden hiërarchische afstanden tussen medewerkers kleiner.” Florence Peronnau, Director Real Estate, Sanofi


Generatie-proof inrichten

Bij het ontwerpen van werkplekken staat de mens centraal. Nieuw is dat daarbij ook rekening wordt gehouden met vier generaties die ieder een eigen werkstijl hebben. Voor het eerst in de geschiedenis werken vier generaties medewerkers samen binnen dezelfde kantooromgeving. Het gaat om senioren, babyboomers, generatie X en generatie Y. Zij hebben compleet verschillende achtergronden, werkstijlen en ambities. Per generatie enkele steekwoorden die kenmerkend zijn:  Senioren: traditioneel, schaarste, gedisciplineerd, hiërarchie, radio.  Babyboomers: protestgeneratie, wederopbouw, idealen, ondernemend, televisie.  Generatie X: pragmatisch, economische depressie, geen toekomst, zelfstandig, kleurentelevisie.  Generatie Y: positief, welvaart en groei, goede toekomst, netwerkers, internet. Elke generatie heeft eigen behoeften en werkstijlen. De mentaliteitsverschillen zijn ontstaan door verschil in economisch klimaat en opvoedingscultuur in de jaren dat een generatie opgroeit. Generatieverschillen zijn een fantastische voedingsbodem voor het creëren van waardevolle producten en diensten. Want juist diversiteit leidt tot creatieve en innovatieve ideeën. Jonge mensen hebben de vak- en organisatorische kennis van de oudere generatie nodig om tot innovaties te komen. Ze moeten daarbij wel gestimuleerd en aangemoedigd worden, zodat ze hun frisse ideeën ook daadwerkelijk uitspreken en uitwerken. Samenwerking tussen generaties komt vooral tot zijn recht als elke generatie gestimuleerd wordt zichzelf te blijven en als generaties er voor openstaan om van elkaar te leren. De werkplek speelt hierin een belangrijke faciliterende rol.

Het ontwerpen voor verschillende generaties begint bij het onderkennen van de verschillen. Bij het ontwikkelen en uitvoeren van huisvestingsbeleid is het belangrijk daadwerkelijk te begrijpen wat werknemers beweegt en motiveert en hoe groepen van elkaar verschillen. De werknemer moet centraal staan, niet de functieomschrijving. Leidend moet zijn wat personen nodig hebben om zo productief mogelijk te zijn.

“Het is voor ons een uitdaging om samenwerking en kennisoverdracht tussen verschillende generaties te stimuleren en te bevorderen ten behoeve van het aantrekken en behouden van toptalent. Wij realiseren ons in toenemende mate dat de fysieke werkomgeving een belangrijke rol heeft bij het behalen van de HR-doelstellingen.” Yann Beauvinon, Facilitair manager, Ubisoft

Formeel De formele werkomgeving kenmerkt zich door een strakke inrichting. Bij dit type werkomgeving zijn comfort en rust belangrijk. De werkzaamheden hebben vaak een vertrouwelijk karakter. Medewerkers hebben meestal een eigen werkplek of een eigen kamer.


De verschillen hebben vooral te maken met de manier waarop een generatie omgaat met de werkplek, de werkstijl en manier van samenwerken en met het gebruik van technologie. Samen met IT- en HRafdelingen kan het huisvestingsbeleid generatie-proof worden gemaakt.



De werkplek: het kantoor is een ineengevlochten verzameling van werkplekconcepten. Er zijn bijvoorbeeld werkcellen, afgewisseld met groepsruimtes en meervoudig te benutten ruimtes met flexibel meubilair. De ruimtes moeten zo zijn ingericht dat ze tegemoetkomen aan de wensen van verschillende generaties. Informele ontmoetingsplekken, teamkamers, vergaderkamers, brainstormruimtes en een restaurant zijn zeer geschikt om leeftijdsgroepen bij elkaar te brengen. Ook werkplekken buiten de eigen kantooromgeving, zoals satellietkantoren, kunnen deel uitmaken van dit concept. Activiteitgerelateerd ontwerpen van werkplekken leidt tot het juiste programma van eisen.

Creatief Een inrichting die bijdraagt aan communicatie en ontmoeting, gericht op individuele eigenheid van de werkplek, waarbij uitstraling, gemak en gebruik sfeerbepalend zijn.





De werkstijl: elke generatie heeft een eigen werkstijl en manier van samenwerken. Jonge generaties zijn uitmuntend in het verzamelen van informatie via internet of hun netwerk. Ouderen zijn juist goed in het analyseren en verwerken van informatie. Slechte communicatie tussen generaties zullen de samenwerking en het uiteindelijke resultaat nadelig beïnvloeden. HR- en huisvestingsdeskundigen hebben de taak om samen ‘best practices’ te ontwikkelen en uit te dragen die leiden tot effectievere samenwerking, besluitvorming en overleg. Technologie: voor jongere generaties is het vanzelfsprekend om geavanceerde technologieën in te zetten. Zij geven de voorkeur aan ‘instant messaging’ en sms. Moeilijke kwesties handelen ze makkelijk per e-mail af, terwijl een babyboomer graag eerst persoonlijk overlegt. Jongere generaties werken virtueel samen, ze zijn mobieler en flexibeler, gebruiken virtuele netwerken als LinkedIn, Facebook en blogs voor zakelijk én privécontact. Samen met de IT-afdeling moeten huisvestingsdeskundigen de verschillende generaties ondersteunen met up-to-date technologieën en richtlijnen voor het gebruik.

“Wij streven naar het bevorderen van intergenerationele samenwerking en een horizontale organisatiestructuur met weinig hiërarchie. De fysieke werkomgeving is van belang ter ondersteuning van onze bedrijfscultuur. Van de 600 werknemers in een vestiging hebben slechts 4 werknemers een eigen kantoor. Om aan te geven dat alle meningen tellen zijn de overige werkplekken identiek en wordt er geen onderscheid gemaakt naar leeftijd of hiërarchie. Managers zijn gepositioneerd in het midden van hun teams. Ons model is gebaseerd op transparantie, teamwork en co-creatie.” Sophie-Jeanne Hales, Director Real Estate France/Belgium, Google


Flexkantoren als onderdeel van de huisvestingstrategie

   

beschikbaar stellen van gedeelde voorzieningen en ontmoetingsplaatsen voor gebruikers; verhuur aan zowel grotere bedrijven als aan ZZP’ers; creëren van digitale en fysieke kennisnetwerken; beschikbaar stellen van verschillende typen werkplekken voor verschillende soorten werkzaamheden.

Figuur 2 Omvang flexkantoren is circa 100.000 m² toegenomen sinds 2004 (o.b.v. opname transactiecijfers)

De kantorenmarkt biedt steeds meer concepten voor flexibel gebruik van huisvesting. Deze ontwikkeling is niet alleen interessant voor het groeiende aantal ZZP’ers, ook grotere bedrijven kiezen steeds vaker voor de voordelen van een flexibel kantoor. Er zijn steeds meer partijen die flexibele kantoorruimte aanbieden. Sinds 2005 heeft Jones Lang LaSalle bijna 100.000 vierkante meter aan kantoortransacties geregistreerd door ondernemingen die een kantoorconcept aanbieden (figuur 2). Dit aantal is in werkelijkheid waarschijnlijk groter, omdat deze professionele vastgoedpartijen hun transacties niet altijd melden in de pers. Aanbieders van flexkantoren zijn onder meer MatchOffice/BusinessCenter.nl, Regus, Regardz, Spaces en Seats2meet. De opname voor flexkantoren, gemiddeld bijna 1% van het totaal aan kantoor-transacties, werd de afgelopen twee jaar gedomineerd door Seats2meet en Spaces. Zij spelen heel direct in op de drie bovenste niveaus van de Maslow-piramide om kantoorgebruikers aan zich te binden. Flexibele kantoorruimte of de zogeheten plug & play kantoren zijn enorm in opkomst. Dergelijke kantoorconcepten onderscheiden zich duidelijk van traditionele aanbieders van kantoorruimte. Centraal staat het faciliteren van een werkomgeving voor diverse doelgroepen en die optimaal bijdraagt aan productiviteit en synergie bevordert. Dit wordt bewerkstelligd door onder meer:  verhuren van plug & play werkplekken in plaats van kantorenmeters;  aanbieden van flexibele huur wat betreft omvang en contractduur;

Bron: CBS en Jones Lang LaSalle, 2012

Voor kantoorgebruikers die vernieuwend willen werken en de productiviteit willen verhogen bieden flexkantoren een alternatief voor het traditioneel aanhuren van kantoren. Het huren van werkplekken binnen een flexibel kantoorconcept biedt de volgende voordelen:  geen investeringskosten voor inrichting en de technische uitrusting van de werkplek;  constante aanwezigheid van benodigde voorzieningen;  flexibiliteit, wat de toekomstige groei en/of krimp van de organisatie vereenvoudigt;  boekhoudkundige voordeel door de veranderende lease accounting regels binnen IFRS. In de nieuwe regels moeten huurcontracten op de balans van organisaties worden geplaatst. Kortere/ flexibelere huurcontracten hebben een kleinere impact op de balans dan een lange termijnhuurcontract. De vraag naar flexibele kantoorruimte neemt naar verwachting alleen maar toe. Niet alleen vanwege het groeiende aantal ZZP’ers, ook grotere bedrijven kiezen steeds vaker voor de voordelen van een flexibel kantoor. Bovendien is er sprake van dat de regering per 1 januari 2013 de kilometervergoeding voor woonwerkverkeer gaat doorbelasten aan werknemers. Dit is nadelig voor forenzen omdat werkgevers er weinig voor


zullen voelen deze lasten aan hun werknemers te vergoeden. De vraag naar flexkantoren zal hierdoor nog verder toenemen omdat de huurlasten van een flexplek voor de werkgever wel aftrekbaar zijn. Ook past de beperking van het woon-werkverkeer goed bij maatschappelijk verantwoord ondernemen. Beleggers zijn momenteel nog relatief terughoudend in het ombouwen en aanbieden van flexibele kantoorruimte. Contracten met een kortere looptijd hebben immers een negatief effect op de beleggingswaarde: er is namelijk minder garantie op toekomstige cashflow. Het voordeel dat met korte contracten gebruikers minder geneigd zijn hun huisvestingssituatie periodiek tegen het licht te houden, wordt vaak niet beseft. Bij de huidige structuur van vijfjarige contracten zal de gebruiker tegen het einde van de contractduur een uitgebreide stay-or-go analyse (laten) uitvoeren, er hangt immers veel van deze huisvestingsbeslissing af. Bij kortere contracten valt dit allesbepalende moment weg, waardoor er minder druk ligt op het uitvoeren van een stay-or-go analyse en de kans groter is dat de huurder (steeds voor korte duur) het contract verlengt. Al is het maar omdat verhuizen vaak hoge kosten met zich meebrengt. Eerdergenoemde voorbeelden van aanbieders van flexibele kantoren treden nu vaak op als tussenpartij tussen belegger en eindgebruiker. Zij nemen het risico en de operationele werkzaamheden over van de belegger en zorgen zo voor een veilige huurkasstroom en garanderen een hoge serviceverlening. Beleggers zullen steeds vaker hun gebouw verhuren aan een kantooraanbieder of zelf een flexibel concept in de markt zetten. Voor kantoorgebruikers is het hierdoor steeds interessanter om zich serieus te oriënteren op de markt van flexkantoren en het gebruik hiervan te integreren in de huisvestingsstrategie. Kantooraanbieders worden immers steeds bereidwilliger en creatiever in het voldoen aan de veranderende behoeftes van de markt. Functioneel Deze werkomgeving stimuleert de productiviteit. De werkprocessen staan centraal. Werken in grotere ruimten.

“Met meer mensen op een kleiner oppervlak werken, levert theoretisch een kostenbesparing op tot wel 50 procent. Maar bij ons is dat wel minder vanwege de hogere exploitatiekosten. Als je kiest voor het Nieuwe Werken of „Smart Working‟ zoals we dat bij Logica noemen, dan gaat het om meer dan alleen huisvesting en technische oplossingen. We steken ook energie in een andere organisatie van het werk, met een belangrijke rol daarin voor HR. Maar dat heeft ook gevolgen voor de huisvesting. Zo hebben we in onze nieuwbouw zogenoemde flexvlekken, waarbij teams bij elkaar kunnen zitten. Dat kost misschien wel wat meer ruimte, maar je versterkt wel de sociale cohesie.” Leo van Duijn, Director Facilities & Real Estate, Logica


Resumé

Voor een toekomstbestendige huisvestingsstrategie moet een organisatie inzicht hebben in de samenstelling en de werkvoorkeuren van het personeelsbestand nu en in de toekomst. De huisvestingsstrategie is daarom maatwerk, gericht op het aantrekken en behouden van talent, en zorgt ervoor dat talent zo productief mogelijk is. Winning Workplace Een van de sleutels tot succes bij het verhogen van productiviteit is het benutten van de diversiteit van generaties binnen een organisatie. Waarbij frisse ideeën worden gekoppeld aan ervaring. De huisvesting met daarbinnen verschillende werkplekconcepten is dan het antwoord op de verscheidenheid aan voorkeuren ten aanzien van werkplek, werkstijl en technologie. Het is daarom belangrijk om nu al te kijken naar de volgende generatie werkmilieus en werkconcepten. Wat voor nieuwe ontwikkelingen kunnen we verwachten, wat zijn de effecten daarvan op werknemers, wat moeten werkgevers bieden om het talent van werknemers optimaal te vertalen in productiviteit, creativiteit en innovatie? Voor kantoorgebruikers zijn er diverse mogelijkheden om aan de veranderende vraag van werknemers te voldoen, in of buiten het eigen kantoor. Dat vraagt wel om een ander benadering van huisvestingsbeleid. Waarbij huisvesting niet langer wordt gezien als een kostenpost maar als een bedrijfskritische, strategische investering die geoptimaliseerd moet worden. Gelukkig is de kaspositie van bedrijven gemiddeld genomen goed waardoor dit hét moment is om te investeren in een huisvestingsstrategie voor de lange termijn.

“Criteo is een ondernemende en innovatieve organisatie. We zijn een snel groeiend, wereldwijd bedrijf en hebben ervoor gekozen om dat vanuit Spaces te doen. Bij Spaces vinden we een ondernemende cultuur die past bij het succes dat we nastreven. Het contact met andere gebruikers inspireert ons en de gastvrijheid en sociale omgeving zorgen ervoor dat we ons er thuis voelen.” Pepijn Breijder, Commercial Director Benelux, Criteo

Innovatief Een inspirerende omgeving die vernieuwing uitstraalt en voorwaardenscheppend werkt voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Sterk accent op techniek en nieuwe technologieën.

Business Contact Eric Martens Head of Corporate Solutions +31 (0)20 5 405 405 [email protected] Report Contact Michael Hesp Head of Research +31 (0)20 5 405 405 [email protected]

Occupier Special 2012 – Productiviteitsverbetering door werkplekinnovaties Advance publications are topic-driven white papers from Jones Lang LaSalle that focus on key real estate and business issues. Kijk voor meer informatie op www.winningworkplaces.nl of op www.joneslanglasalle.nl

COPYRIGHT © JONES LANG LASALLE IP, INC. 2012. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or by any means without prior written consent of Jones Lang LaSalle. It is based on material that we believe to be reliable. Whilst every effort has been made to ensure its accuracy, we cannot offer any warranty that it contains no factual errors. We would like to be told of any such errors in order to correct them.

Occupier Special Productiviteitsverbetering door werkplekinnovaties

Recommend Documents