Novell GroupWise levelező rendszer alapok Kiadványunk célja, hogy a Nemzeti Közszolgálati Egyetemen használt Novell GroupWise (a továbbiakban GW)

‐ 1 ‐   

Novell GroupWise levelező rendszer alapok Kiadványunk célja, hogy a Nemzeti Közszolgálati Egyetemen használt Novell GroupWise (a továbbiakban GW) levelező rendszer 8. verziójának alap szolgáltatásait ismertesse a felhasználókkal. A felhasználók rendelkezésére áll a GW magyar nyelvű súgója is, amely teljeskörűen tájékoztat a beállítási kezelési lehetőségekről. Kiadványaink egy-egy folyamatot ölelnek fel teljes egészében, míg a GW súgója az adott tevékenység egy részletéhez nyújt segítséget. A Novell GroupWise nem csak egy levelező rendszer a sok közül, hanem biztonságos és megbízható csoportmunka rendszerként is használható, amely a levelező komponesen kívül, naptár-, névjegy-, dokumentum- és feladatkezelőt is tartalmaz. Könnyen elsajátítható lehetőségeinek alkalmazásával növelhető az együttműködés és kommunikáció hatékonysága. Névjegyek és kapcsolatok segítségével részletes információkat rögzíthetünk azokról, akikkel kapcsolatot tartunk, a fényképük mellé a fontos személyi adataikat is eltárolhatjuk. A határidő naplóban, és a feladatkezelőben figyelemmel kísérhetjük az előttünk álló feladatok állapotát. Saját személyes projektmenedzser áll rendelkezésünkre. Részfeladatokat is megadhatunk, amelyek a projekt megvalósításához szükséges valamennyi lépést mutatják és nyomon követhetjük az előrehaladást. Fontossági sorrendbe állíthatjuk és kategóriákba rendezhetjük feladatainkat. Különösen nagyobb feladatok végrehajtása során nyújthat hathatós segítséget a postafiók tartalmának biztonságos megosztása a munkacsoportok tagjai között. Szükség esetén megoldható a munkahelyi okostelefonnal, tabelettel történő oda-vissza adatcsere, levelek, kapcsolatok, feladatok szinkronizációja. A GroupWise-ban tárolt adatok, levelek között könnyen és gyorsan visszakereshető bármilyen korábbi adat. A levelező rendszer szolgáltatásai elérhetők az egyetemi hálózaton és az egyetemi hálózaton kívülről, az Egyetem internetes honlapjáról bárhonnan, ahol internetes kapcsolat áll rendelkezésre. A levelező egyetemi hálózaton és a külső, internetes (WebAcces) megjelenése között láthatunk némi különbséget, de a használata között nincs lényeges eltérés. Jelen kiadvány a GW egyetemi hálózatról történő megjelenését, elérését írja le, a GW WebAccess megjelenési felületének ismertetésére egy külön kiadványban kerül sor. A GW megjelenésében, szolgáltatásaiban széleskörűen paraméterezhető. A GW alapbeállításai lehetővé teszik az általános felhasználói igények szinte teljes körű kielégítését. A kiadványainkban leírjuk az alapvető szolgáltatások és beállításaik módosításának módszereit. A GW felhasználók saját igényeinek megfelelő beállításához nyújtanak segítséget kiadványaink, hogy a mindennapos használata során megismerhessék és a lehető leghatékonyabban kihasználhassák a GW széleskörű lehetőségeit.  

‐ 2 ‐   

Belépés a GroupWise levelező rendszerbe Ha a Novell hálózatba történt belépés után nem indult el a GroupWise levelező szolgáltatás vagy csak a számítógépre jelentkeztünk be és szükségünk van az egyetemi levelező rendszerre, akkor a többnyire a Windows asztalon, vagy tálcán látható ikonra (piros nyíllal megjelölve) történő kattintás után az alábbi ablak lesz látható:

GroupWise jelszó

Amennyiben más felhasználó névvel kell a GroupWise-ba bejelentkezni, az Esc billentyű vagy a „Mégse” gomb leütésével az alábbi menü jelenik meg:

GroupWise jelszó

 

TesztUser

GroupWise felhasználónév 

‐ 3 ‐   

Figyelem! Ha a jelszót egymásután háromszor tévesen adtuk meg, akkor a következő 1 órára a levelező rendszer kizár bennünket. Azaz még a helyes jelszó megadása esetén sem enged belépni. Sikeres bejelentkezés (felhasználónév és hozzátartozó jelszó megadása) után elérhető lesz a felhasználó e-mail fiókja, a GW főablaka, itt kezelhetők a GW szolgáltatásai, az üzeneteink, naptárunk bejegyzései, dokumentumaink: Címsor

Főmenü

Navigációs sor

Eszköztár

P a n e l 

Mappa lista 

Betekintő A főablak rövid leírása • Címsor: A Novell GroupWise és a Navigációs sorban kijelölt mappa megnevezése, és rendszerüzenetek láthatók. • Főmenü: A főmenüből érhetjük el a GW összes szolgáltatását. (Elrejthető.) • Navigációs sor: A Mappa listában található mappák gyors elérésére szolgál. Alapértelmezésben a Navigációs sor a felhasználói alapkönyvtár, a postafiók, a naptár, a kimenő tételek, és a napi kapcsolatok mappákat tartalmazza. A navigációs sor igény szerint testre szabható, így a leggyakrabban használt mappákat felvehetjük a Navigációs sorba. Minimálisan egy elemet kell tartalmaznia. A Panelben a Navigációs sorban kijelölt mappa tartalma jelenik meg. A Navigációs sorban – az elem nevének hosszától függően - legfeljebb kb. 12 elem jeleníthető meg. Fölösleges lehet a Mappa lista különálló megjelenítése, ha kevesebb, mint 12 mappát (elemet) tartalmaz, mivel ilyen esetben az összes elférhet a Navigációs sorban.  

‐ 4 ‐   

• Eszköztár: Gyakran használt GW feladatok (címjegyzék megnyitása, új levél, új feladat készítése, naptár megnyitása stb.) kiválasztására szolgál. Az eszköztár igény szerint testre szabható. Ha az egér mutatót valamelyik ikon fölé visszük, megjelenik a feladat, szolgáltatás megnevezése. • Mappa lista: A mappa listában rendszerezhetjük a kapott és küldött üzeneteket, egyéb tételeket, illetve különböző tematikus mappákat hozhatunk létre. A levelező és a felhasználó által létrehozott mappákat tartalmazza. (Lásd a Navigációs sornál leírtakat! Elrejthető.) Megjelenő tételek: Alapkönyvtár: A felhasználónévvel jelzett könyvtár. Ez alá került besorolásra az összes többi rendszer és felhasználói könyvtár/mappa, amely a felhasználóval kapcsolatos bármely adatot tartalmazza. Postafiók: A levelezés megjelenítésének, a beérkező üzenetek (levelek) alapértelmezett helye. Rendszermappa (a GW hozza létre.). Közös ügyek: Megosztott tételek. Itt láthatók azok a mappák és tételek, amelyeket más felhasználók is láthatnak, használhatnak. Meghatározhatjuk, hogy más felhasználók milyen hozzáférési (írási, olvasási) jogosultságokkal rendelkezhetnek az adott tétel felett. A rendszermappák, azaz az Irattár, a Lomtár és a Folyamatban mappa, nem oszthatók meg. Kimenő tételek: Az elküldött levelek (válaszok) mappája. Naptár: Naptár nézet, a Naptárban lévő összes találkozó, feljegyzés, tennivaló helye. Ez akkor hasznos, ha egy adott munkához kapcsolódóan minden találkozót és egyéb tételt egyetlen mappában gyűjtünk össze. Rendszermappa (a GW hozza létre). Napi kapcsolatok: A rendszer itt tárolja a napi kapcsolatok során, gyakrabban használt e-mail címeket. A windowsos kliens automatikusan hozzáadja a gyakrabban használt e-mail címeket, de kézzel is hozzáadhatunk e-mail címeket. A WebAccess verzió nem bővíti automatikusan a címjegyzéket, csak kézzel bővíthető. Dokumentumok: Csak dokumentumhivatkozásokat tartalmazhat. E hivatkozásokkal könnyíthető a GW rendszerben hivatkozott számítógépen vagy hálózaton tárolt dokumentumok megtalálása. Tennivalók: Saját magunknak kitűzött vagy másoknak kiadott vagy másoktól elfogadott feladatlisták. A tennivalók mappa egy rendszermappa (a GW hozza létre), ahol a tennivalókat, valamint egyéb, konkrét cselekvést igénylő tételeket lehet tárolni. Bármely tételtípust (levél, találkozó, feladat, emlékeztető feljegyzés, telefonüzenet) átmozgathatunk ebbe a mappába. Minden tétel, amelyet áthúztunk a tennivalók közé egy jelölőnégyzetet kap, amelyet bejelölve végrehajtottnak nyilváníthatjuk azt. Hozzárendelhetünk határidőket, prioritásokat, és egyéb tételeket a tennivalók közül. Amikor kitűzünk vagy elfogadunk egy feladatot, az automatikusan megjelenik a tennivalók mappában. Például emlékeztetésül elhelyezhető egy e-mail a tennivalók mappában, hogy valami konkrét feladat, határidő kapcsolódik hozzá. Folyamatban: A még el nem küldött levelek tárolási helye. A rendszer ide menti a befejezetlen leveleket. Irattár: Saját könyvtárak alapértelmezett helye. Rendszermappa (a GW hozza létre.). Lomtár: A törölt leveleket ide helyezi a rendszer. Végleges törlésük határideje beállítható. Rendszermappa (a GW hozza létre.).

 

‐ 5 ‐   

• Panel (vagy tétellista): A GroupWise egy egyéni információnézete. Itt jelenik meg a kívánt mappa (üzenetek, naptár bejegyzések, tennivalók, stb.) tartalma. A Panel bal felső sarkában látható a megjelenített tartalom (pl. Postafiók) megnevezése. A jobb sarokban a gyors kereső mezőben lehet megadni a keresendő szöveget. A keresés helye alapértelmezésben a megnyitott mappa. Amennyiben máshol akarunk keresni, akkor a Keresés fület lenyitva választhatjuk ki a keresés helyét. A megjelenített tételek rendezettsége a Panel második sorában az oszlop fejlécében látható feliratokra, ikonokra kattintva, az oszlopok sorrendje egérrel (fogd és vidd) módosítható. Ha az egér jobb billentyűvel a fejlécre kattintunk a legördülő menü segítségével is módosíthatjuk a megjelenő adatokat. • Betekintő: A panelben (tétellistában) a kurzorral megjelölt tétel gyors áttekintésére szolgál anélkül, hogy megnyitnánk azt. (Elrejthető.) A Betekintő megjeleníthető a Panel alatt vagy a Panel mellett jobbra. A Főablakból elérhető menük, ikonok részletesebb leírására további kiadványainkban kerül sor A főablak megjelenése igény szerint alakítható, testre szabható: • A navigációs sor jobb oldalán látható ikonokkal kapcsolható ki és be a Főmenü, a Betekintő illetve a Mappa lista.

• A Navigációs sor elején látható nyílra történt kattintás után megjelenő legördülő menü megfelelő sorát választva elrejthető a Főmenü illetve testre szabható a Navigációs sor.

• Ha elrejtettük a Főmenüt, akkor az almenüpontjai a Navigációs sor elején látható nyílra történt kattintás után megjelenő legördülő menüből érhetők el.

 

‐ 6 ‐   

• Az alábbi menüben jelölhetjük ki a Navigációs sorban megjelenítendő mappákat.

Színséma: a legördülő menüből választhatjuk ki a GW megjelenésének színsémáját A Navigációs sorban megjeleníteni kívánt tételeket az előtte lévő négyzetre kattintással (pipával) jelöljük meg. Az „OK” gomb leütésével zárjuk le a kijelölést. A „Mégse” vagy a billentyűzet „Esc” gomb leütésével az előző kijelölést hagyjuk érvényben. Ha a kijelölt tételek mennyisége nem teszi lehetővé az összes megjelenítését, akkor a Navigációs sor jobb oldalán megjelenő ikonok előtt látható jelre történt kattintás után látható legördülő menüből választva jeleníthető meg a kívánt tartalom. Amennyiben az összes tétel elől kivesszük a pipát és úgy zárjuk le („OK” gomb leütésével), akkor az utolsó kijelölés marad érvényben. Minimum 1 tétel megjelenik (meg kell jeleníteni) a Navigációs sorban.

 

‐ 7 ‐   

GroupWise belépési jelszó módosítása

régi jelszó új jelszó új jelszó ismételt beírása

Jelszó módosítása: 1. lépés: a régi jelszót beírjuk az „Régi jelszó” mezőbe; 2. lépés: az új jelszót beírjuk a „Új jelszó” mezőbe; 3. lépés: az új jelszót ismét beírjuk a „Új jelszó megerősítése” mezőbe; 4. lépés: az „OK” billentyű leütésével jóváhagyjuk az új jelszót; A jelszavak az alábbi karaktereket tartalmazhatják: • a…z (abc kis betűi, a magyar ékezetes karakterek használata nem javasolt) • A…Z (abc nagy betűi, a magyar ékezetes karakterek használata nem javasolt) • 0…9 (számok) • írásjelek: a billentyűzetről közvetlenül megadható karakterek (§ ? ! / stb.) A jelszavak használatáról a Nemzeti Közszolgálati Egyetem informatikai és kommunikációs hálózata használatának és üzemeltetésének szabályai, abban a 9.§ 25.§ 26.§ rendelkeznek. (Elérhetősége: http://uni-nke.hu/uploads/media_items/informatikai-es-kommunikacioshalozat-hasznalatanak-es-uzemeltetesenek-szabalyai_-hataly-2013_-vii_-26-tol.original.pdf )

 

‐ 8 ‐   

Különösen az alábbiakat kell figyelembe venni: • érvényes felhasználó azonosító (név) és jelszó nélkül senki nem kapcsolódhat sem a hálózatra, sem a különálló számítógépekre. • ha jogosulatlan hozzáférés történt, vagy a jogosulatlan hozzáférés gyanúja merül fel, a jelszót azonnal meg kell változtatni A felhasználónak kötelessége: • a hálózati szolgáltatások igénybe vételéhez használatos jelszavait titkosan kezelni, előírt gyakorisággal változtatni, a Szabályzat jelszóhasználattal kapcsolatos előírásait betartani (Tilos a hozzáférési jogosultságok, jelszavak kölcsönadása, átruházása, mások jelszavának elkérése, a hálózat, levelezési szolgáltatás más nevében történő igénybevétele!) • felelősséget vállalni az általa vagy a neki felróható módon (például a belépési jogosultság nem megfelelő kezelése) a felhasználói azonosítójával elkövetett szabályellenes cselekedetért • az általa, vagy a neki felróható módon a nevében okozott kárt, az esetleges működési zavar, adatvesztés utáni (pl. a jelszó kölcsönadása vagy nem biztonságos kezelése, informatikai eszköz szándékos vagy gondatlan rongálása) helyreállítás költségeit megtéríteni A felhasználói jelszavak generálásának, átadásának bizalmasan kell történnie. A jelszavak kiválasztásánál a következő alapvető szabályokat kell betartani: • tilos könnyen kitalálható jelszavakat választani; • tilos a felhasználónevet jelszóként használni; • tilos a vezetéknevet és a keresztnevet jelszóként használni; • tilos azonos számokból, vagy betűkből álló jelszót használni; • a jelszó hossza nem lehet rövidebb nyolc karakternél, tartalmaznia kell legalább kettő számjegyet, valamint legalább kettő betűt. Ajánlott a számok, kis és nagybetűk keverése jelszavak használatakor; • tilos a jelszót nyilvános helyen kiírva tartani (például: monitorra ragasztva); • kötelező a jelszót legalább 90 naponta újra cserélni.

 

‐ 9 ‐   

A tételek mellett látható ikonok azonosítása A postafiók, az elküldött elemek mappája, és a naptár tételei mellett megjelenő ikonok az adott tételről adnak tájékoztatást. Az alábbi táblázat leírást tartalmaz az egyes ikonokról. Ikon Leírás Távoli vagy tárolt üzemmódban jelzi, ha a tétel várakozási sorba lett állítva, de a sor nem került feltöltésre. A tétel feltöltése után ez az ikon azt jelzi, nem érkezett állapotinformáció arról, hogy a rendszer kézbesítette-e a tételt a célpostafiókba, vagy továbbította-e az internetre. A kimenő tételek mappa mellett látható ikon azt jelzi, hogy legalább egy olyan tétel van a mappában, amelyet a program sorba állított, de még nem töltött fel. Egy kimenő tételt legalább egy személy megnyitott. Az ikon addig van megjelenítve, amíg minden címzett 1) meg nem nyitotta a levelet, telefonüzenetet vagy feljegyzést; 2) el nem fogadta a találkozót; vagy 3) végre nem hajtotta a tennivalót. A Naptár mappa melletti ikon jelzi, hogy arra a napra van egy találkozója. Egy elküldött tétel mellett az ikon jelzi, hogy a tételt nem lehetett a célként megjelölt postahivatalhoz továbbítani, vagy nem lehetett az internetre továbbküldeni. Találkozó vagy tennivaló esetében ez az ikon azt jelzi, hogy legalább egy címzett elutasította vagy törölte a tételt. Levél, telefonüzenet vagy emlékeztető feljegyzés esetében az ikon azt jelzi, hogy legalább egy címzett megnyitás nélkül törölte a tételt. A tételhez egy vagy több melléklet tartozik. Vázlattétel. Elküldött tétel. Megválaszolt tétel. Továbbított tétel. Átruházott tétel. Megválaszolt és továbbított tétel. Megválaszolt és átruházott tétel. Továbbított és átruházott tétel. Megválaszolt, továbbított és átruházott. Kitűzött tétel. Aláírt tétel Titkosított tétel Aláírt és titkosított tétel Dokumentum megadott változata Dokumentum hivatalos változata Olvasatlan levél Ráér, Normál vagy Sürgős besorolással. Elolvasott levél Ráér, Normál vagy Sürgős besorolással. Meg nem nyitott, és megnyitott találkozó Ráér, Normál vagy Sürgős besorolással.

 

‐ 10 ‐   

Ikon

Leírás Meg nem nyitott, és megnyitott tennivaló Ráér, Normál vagy Sürgős besorolással. Meg nem nyitott, emlékeztető feljegyzés Ráér, Normál vagy Sürgős prioritással. Megnyitott emlékeztető feljegyzés Ráér, Normál vagy Sürgős prioritással. Meg nem nyitott, telefonüzenet Ráér, Normál vagy Sürgős prioritással Megnyitott telefonüzenet Ráér, Normál vagy Sürgős prioritással Válaszkérés erre a Ráér, Normál vagy Sürgős besorolással rendelkező tételre. Időpontkeresés esetén az ikon jelzi, hogy rákattinthat egy ütemezett időpontra a felhasználónév vagy erőforrás mellett, ezzel további adatokat megjelenítve a találkozóval kapcsolatban. Azonban az ikon csak akkor jelenik meg, ha a felhasználó vagy az erőforrás tulajdonosa Olvasási jogot adott önnek a találkozóhoz a Hozzáférési listán. Ehhez a Naptártételhez egy figyelmeztetés kapcsolódik. Csoportos találkozó, feljegyzés vagy tennivaló. Egy tétel a személyes naptárban. Egy naptártétel, amely visszautasításra került, de törlésre nem. Meg nem nyitott dokumentumhivatkozás. Megnyitott dokumentumhivatkozás. Értesítés közös mappáról. Megosztott címjegyzékre vonatkozó figyelmeztetés. Meg nem nyitott kitűzött tétel (megosztott mappa). Megnyitott kitűzött tétel (megosztott mappa).

 

‐ 1 ‐ 

Levél olvasása, műveletek a levelekkel Üzeneteink legegyszerűbb és leggyorsabb áttekintésére a Betekintőt használhatjuk. Segítségével időt spórolhatunk meg, mert nem szükséges minden egyes tételt megnyitni, csak a tételre történő pozicionálás után máris olvasható a tartalma, és a mellékleteket is megnyithatjuk. A választott üzenetet megnyithatjuk és teljes képernyőn láthatjuk a tartalmát a Főmenü/Megnyitás parancsával, a CTRL+O billentyűkombiáció leütésével, vagy az egér bal billentyű duplakattintásával. A csatolt mellékleteket megnyithatjuk, a számítógépünk vagy a hálózat egy kiválasztott könyvtárába letölthetjük. Az alábbiakban a válasz levél írásával, illetve az üzenetek továbbításával kapcsolatos, míg az egyéb (levél áthelyezése a tennivalók mappába, határidők, spam kezelés, archiválás, személyre szabás, stb.) lehetőségek később kerülnek bemutatásra. Az új levél, válasz levél vagy levél továbbításával, írásával kapcsolatos tevékenységek alapvetően megegyeznek, ezért itt csak a különbségek, a jellemző tevékenységek kerülnek bemutatásra. Az érkezett levél megnyitása után az alábbi képernyőt láthatjuk:

 

‐ 2 ‐ 

A „Levél” fül mellett további 3 fül látható melyek tartalma: • „Jellemzők” fül: A levél (üzenet, tétel) címzetteiről, beállításairól, jellemzőiről nyújt tájékoztatást, tartalma nem módosítható. Hasznos lehet, az üzenetünk nyomon követésekor, vagy pl. a rendszergazdák számára, hibaelhárítási céllal.

• „Személyre szabás” fül: Szmélyes megjegyzéseket fűzhetünk az érkezett levélhez (tételhez). Ezeket a megjegyzéseket csak mi láthatjuk.

Az érkezett levél tartalmát nem módosíthatjuk. - Saját tárgy: az üzenet tárgyával kapcsolatos megjegyzés; - Saját megj: az üzenet tartalmával kapcsolatos megjegyzés;

 

‐ 3 ‐ 

- Kategória: kategorizálhatjuk az üzenetet, és újabb kategóriákat hozhatunk létre, módosíthatjuk a meglévőket (a kategorizálásról lásd részletesebben a Küldési beállításoknál Levélírás GroupWise-ban dokumentumban) ; - Kapcsolatok: a címjegyzékből kiválaszthatjuk az üzenettel kapcsolatba hozható személyeket (az itt kiválasztott személyek nem kapnak semmilyen értesítést, figyelmeztetést erről, csak a mi számunkra egy emlékeztető). • Beszélgetés: Az adott témában folytatott elektronikus levelezést (beszélgetést), az eredeti tételt (üzenetet) és az arra érkezett válaszokat tekinthetjük meg időrendi sorrendben. Alapértelmezés szerint csak a beérkezett tételek lesznek egy hierarchiában/a beszélgetés folyamatában megjelenítve. Az adott levélre történő kattintás után olvashatjuk a tartalmát, és a mellékleteket is. A levelek tartalma nem módosítható.

 

‐ 4 ‐ 

További lehetséges műveletek a beérkezett levelekkel

• Áthelyezés archívumba Ha a postafiókunkban összegyűlt leveleink már átláthatatlan, kezelhetetlen halmazzá váltak, de nem törölni, hanem inkább megőrizni szeretnénk őket, akkor érdemes archiválni legalább egy részét. Az archivált tételek a postafiókunkban már nem foglalják a helyet, de bármikor megtekinthetők, és eredeti állapotukba is visszaállíthatók, viszont ha egy elküldött tételt archiváltunk, akkor az állapota nem követhető tovább. Az archivált tételek nem törlődnek, csak akkor, ha manuálisan belépünk az archívumba, és töröljük azokat. Archivált tételek tárolási helyének megadása 1. Kattintsunk az Eszközök menü Beállítások parancsára. 2. Kattintsunk kétszer a Munkakörnyezet pontra, majd kattintsunk a Fájlok helye lapfülre. 3. Ha nem felel meg az alapértelmezetten beállított hely, akkor az „Archiválási könyvtár” mezőben adjuk meg az archiválási könyvtár helyét. 4. Kattintsunk az OK gombra. Tétel áthelyezése az archívumba 1. A Postafiókban válasszuk ki az archiválni kívánt tételeket. Az archiválandó tételeket egyenként jelölhetjük ki a CTRL+Egér bal billentyű kombináció egyidejű leütésével. A tételek egy nagyobb összefüggő csoportját jelölhetjük ki, ha az első tétel kijelölése után a SHIFT+Egér bal billentyű kombinációt egyidejűleg ütöttük le a csoport utolsó elemén. 2. Kattintsunk a főmenüben „Műveletek/Áthelyezés archívumba” parancsra. Archivált tételek megtekintése 1. A Főablakban kattintsunk a Fájl menü Archívum megnyitása parancsra, vagy a mappalista fejlécén található legördülő listára majd az Archívum parancsra.

 

‐ 5 ‐ 

Tételek archiválásának megszüntetése 1. Kattintsunk a Fájl menü Archívum megnyitása parancsára, vagy a mappalista fejlécén található legördülő listára, majd az Archívum parancsra. 2. Kattintsunk arra a tételre, amelynek eredeti állapotát vissza szeretnénk állítani, majd a „Műveletek/Áthelyezés archívumba” parancsra. 3. Az archívum lezárásához és a főablakhoz való visszatéréshez kattintsunk ismét a Fájl menü Archívum megnyitása parancsára, vagy kattintsunk a mappalista fejlécének (a mappalista fölött található, Archív feliratú) legördülő listájára, majd a (saját nevünkkel ellátott) felhasználói mappára a GroupWise előzőleg futtatott üzemmódjába való visszatéréshez. Azok az üzenetek, amelyeknek visszaállítottuk az eredeti állapotát, visszakerülnek abba a mappába, ahol az archiválás előtt voltak. Ha a mappát azóta töröltük, a GroupWise ismét létrehozza azt a mappát. Ha az automatikus archiválás be lett állítva, a nem archivált üzenetek az archívumba helyezés előtt a meghatározott napig a postafiókunkban maradnak. Tételek automatikus archiválása 1. Kattintsunk az Eszközök menü Beállítások parancsára. 2. Kattintsunk duplán a Munkakörnyezet ikonra, és válasszuk a Lomtalanítás lapot. 3. A kívánt tétel csoportjában jelöljük be az Automatikus archiválás pontot. 4. Adjuk meg, hogy tétel kézbesítése, illetve befejezése után hány nappal kerüljön sor az archiválásra. 5. Kattintsunk az OK gombra. Ha a rendszergazda megadta, hogy a tételek időnként automatikus archiválásra kerüljenek, ezt a beállítást nem tudjuk megváltoztatni. Ha beállítottuk, vagy a rendszergazda beállította a Postafiókban az automatikus archiválást, a Tennivalók tételei szintén archiválásra kerülnek, mégpedig a fogadásuk eredeti dátuma és nem a hozzárendelt esedékességi dátum alapján.

• Magánjellegű/F8 A kijelölt tételt magánjellegűvé nyilvánítjuk. A magánjellegű tételek esetében korlátozható a helyettesítő személyek hozzáférési lehetősége. Például egy szabály segítségével a családtagjainktól kapott összes levelet a magánjellegű kategóriába sorolhatjuk. A minősítést a Műveletek/Magánjellegű menüpont kiválasztásával vagy az F8 funkcióbillentyű leütésével végezhetjük el.  

‐ 6 ‐ 

• Olvasás később/CTRL+R Ha egy tételt megnyitottunk olvasáshoz, de úgy döntöttünk, hogy mégis később akarjuk elolvasni, megjelölhetjük későbbi olvasásra. A tétel későbbi olvasásra jelölésével a tétel félkövérré (még nem olvasottá), a tétel ikonja pedig megnyitatlan állapotúvá változik. Így később tudni fogjuk, hogy még el kell olvasnunk az adott tételt. Ha egy tételt megnyitottunk, majd ezt követően későbbi olvasásra jelöltük be, ez nem módosítja a tétel állapotát a Jellemzőkön belül. Ha például a megnyitott tételt későbbi olvasásra jelöltük be, a tétel feladója továbbra is megnyitottként látja azt a Jellemzők ablakban. A minősítést a Műveletek/Olvasás később menüpont kiválasztásával vagy a CTRL+R billentyű kombináció egyidejű leütésével végezhetjük el. • Áthelyezés a Tennivalók mappába Tétel áthelyezése a Tennivalók mappába másik mappából A tételeknek a Tennivalók mappába történő elhelyezésének legáltalánosabb módja az adott tételek áthelyezése vagy megjelenítése más mappákból. Például egy levéllel további teendőink, határidős feladataink is vannak. Ezt a levelet áthúzhatjuk a Tennivalók mappába, így biztosan nem felejtjük el a vele kapcsolatos teendőinket, követhetővé tehetjük a megvalósítás folyamatát, állapotát. A tétel áthelyezése azt jelenti, hogy az eredeti helyéről töröljük azt, míg a megjelenítéssel itt is ott is láthatóvá tesszük. 1. Nyissuk meg azt a mappát, amely a tennivalóvá átalakítandó tételt tartalmazza, és válasszuk ki. 2. A kiválasztott tételt húzzuk át a Tennivalók mappába, vagy válasszuk a „Műveletek/Áthelyezés a Tennivalók mappába” menüpontot. 3. Nyissuk meg az áthelyezett tételt és kattintsunk a Tennivalók fülre. A tennivalóhoz sorszámot is rendelhetünk, amivel a feladatlistánkon a fontosságát is meghatározhatjuk. 4. Határozzuk meg a határidőt. 5. A „%kész:”-ban állíthatjuk a tennivaló készültségi fokát. 6. Kattintsunk a Bezárás gombra. Megjelenítés a Tennivalókban A tétel az eredeti helyén és a Tennivalók mappában is látható. Válasszuk a „Műveletek/Megjelenítés a Tennivalókban” menüpontot.

 

‐ 7 ‐ 

A Tennivalók mappában a tételektől balra egy-egy jelölőnégyzet jelenik meg. Amikor elkészültünk az tennivalók valamelyik tételével, megjelölhetjük készként a mellette levő négyzet bejelölésével.

 

‐ 1 ‐ 

Belépés a GroupWise levelező rendszerbe az Internet felől A GroupWise levelező szolgáltatás web felelületről, az Internet felől az Egyetem honlapjáról is elérhető, az alábbi linken: www.uni-nke.hu

WEBMAIL-NKE GroupWise levelező

A legfelső sorban a „WEBMAIL” kiválasztása után kell megadni a felhasználónevet és jelszót:

GroupWise felhasználónév GroupWise jelszó 

 

‐ 2 ‐ 

Figyelem! Ha a jelszót egymás után háromszor tévesen adtuk meg, akkor a következő 1 órára a levelező rendszer kizár bennünket. Azaz még a helyes jelszó megadása esetén sem enged belépni. Sikeres bejelentkezés (felhasználónév és hozzátartozó jelszó megadása) után elérhető lesz a felhasználó e-mail fiókja, a GW webaccess főablaka, itt kezelhetők a GW szolgáltatásai, az üzeneteink, naptárunk bejegyzései, dokumentumaink: Főmenü

Eszköztár

Mappa lista 

P a n e l 

A főablak rövid leírása • Főmenü: A főmenüből érhetjük el a GW webaccess összes szolgáltatását. A Mappa listában található mappák gyors elérésére szolgál. A Főmenü a felhasználói alapkönyvtár, a postafiók, a naptár, a kapcsolatok és a Dokumentumok mappákat tartalmazza, megnyithatjuk a Súgót, megváltoztathatjuk a beállításokat, kiléphetünk a WebAccessből. A Főmenüben kijelölt mappa tartalma jelenik meg a Panelben. • Főmenü/Dokumentumok: Csak dokumentumhivatkozásokat tartalmazhat. E hivatkozásokkal könnyíthető a GW rendszerben hivatkozott számítógépen vagy hálózaton tárolt dokumentumok megtalálása. • Eszköztár: Gyakran használt GW feladatok (címjegyzék megnyitása, új levél, új feladat készítése, naptár megnyitása stb.) kiválasztására szolgál. Az eszköztár igény szerint testre szabható. Ha az egér mutatót valamelyik ikon fölé visszük, megjelenik a feladat, szolgáltatás megnevezése.

 

‐ 3 ‐ 

• Mappa lista: A mappa listában rendszerezhetjük a kapott és küldött üzeneteket, egyéb tételeket, illetve különböző tematikus mappákat hozhatunk létre. A levelező és a felhasználó által létrehozott mappákat tartalmazza. (Lásd a Főmenüben leírtakat!) Megjelenő tételek: Alapkönyvtár: A felhasználónévvel jelzett könyvtár. Ez alá került besorolásra az összes többi rendszer és felhasználói könyvtár/mappa, amely a felhasználóval kapcsolatos bármely adatot tartalmazza. Postafiók: Beérkező üzenetek (levelek) alapértelmezett helye. Rendszermappa (a GW hozza létre.). Az Eszköztár jobb sarkában a gyors kereső mezőben lehet megadni a beérkezett levelekben keresendő szöveget. Amennyiben máshol akarunk keresni, akkor a Keresés menüpontra kattintva választhatjuk ki a keresés helyét. Meg nem nyitott tételek: A beérkező üzenetek (levelek) közül a még el nem olvasott tételeket tartalmazza. Rendszermappa (a GW hozza létre.). Közös ügyek: Megosztott tételek. Itt láthatók azok a mappák és tételek, amelyeket más felhasználók is láthatnak, használhatnak. Meghatározhatjuk, hogy más felhasználók milyen hozzáférési (írási, olvasási) jogosultságokkal rendelkezhetnek az adott tétel felett. A rendszermappák, azaz az Irattár, a Lomtár és a Folyamatban mappa, nem oszthatók meg. Kimenő tételek: Az elküldött levelek (válaszok) mappája. Naptár: Naptár nézet, a Naptárban lévő összes találkozó, feljegyzés, tennivaló helye. Ez akkor hasznos, ha egy adott munkához kapcsolódóan minden találkozót és egyéb tételt egyetlen mappában gyűjtünk össze. Rendszermappa (a GW hozza létre). Napi kapcsolatok: A rendszer itt tárolja a napi kapcsolatok során, gyakrabban használt e-mail címeket. A windowsos kliens automatikusan hozzáadja a gyakrabban használt e-mail címeket, de kézzel is hozzáadhatunk e-mail címeket. A WebAccess verzió nem bővíti automatikusan a címjegyzéket, csak kézzel bővíthető. Tennivalók: Saját magunknak kitűzött vagy másoknak kiadott vagy másoktól elfogadott feladatlisták. A tennivalók mappa egy rendszermappa (a GW hozza létre), ahol a tennivalókat, valamint egyéb, konkrét cselekvést igénylő tételeket lehet tárolni. Bármely tételtípust (levél, találkozó, feladat, emlékeztető feljegyzés, telefonüzenet) átmozgathatunk ebbe a mappába. Minden tétel, amelyet áthúztunk a tennivalók közé egy jelölőnégyzetet kap, amelyet bejelölve végrehajtottnak nyilváníthatjuk azt. Hozzárendelhetünk határidőket, prioritásokat, és egyéb tételeket a tennivalók közül. Amikor kitűzünk vagy elfogadunk egy feladatot, az automatikusan megjelenik a tennivalók mappában. Például emlékeztetésül elhelyezhető egy e-mail a tennivalók mappában, hogy valami konkrét feladat, határidő kapcsolódik hozzá. Folyamatban: A még el nem küldött levelek tárolási helye. A rendszer ide menti a befejezetlen leveleket. Irattár: Saját könyvtárak alapértelmezett helye. Rendszermappa (a GW hozza létre.). Lomtár: A törölt leveleket ide helyezi a rendszer. Végleges törlésük határideje beállítható. Rendszermappa (a GW hozza létre.). • Panel (vagy tétellista): A GroupWise egy egyéni információnézete. Itt jelenik meg a kívánt mappa (üzenetek, naptár bejegyzések, tennivalók, stb.) tartalma. A Panel bal felső sarkában látható a megjelenített tartalom (pl. Postafiók) megnevezése.  

‐ 4 ‐ 

A jobb sarokban a gyors kereső mezőben lehet megadni a keresendő szöveget. A keresés helye alapértelmezésben a megnyitott mappa. Amennyiben máshol akarunk keresni, akkor a Keresés fület lenyitva választhatjuk ki a keresés helyét. A megjelenített tételek rendezettsége a Panel második sorában az oszlop fejlécében látható feliratokra, ikonokra kattintva, az oszlopok sorrendje egérrel (fogd és vidd) módosítható. Ha az egér jobb billentyűvel a fejlécre kattintunk a legördülő menü segítségével is módosíthatjuk a megjelenő adatokat. Időtúllépés a GroupWise WebAccessben Olyan műveletek, mint például egy tétel megnyitása, üzenet küldése kérést generál a webszervernek, míg a tétellista görgetése, a Súgó olvasása nem. Abban az esetben, ha nem használjuk a WebAccesst, vagy olyan műveleteket hajtunk benne végre, amelyek nem generálnak kérést, egy központilag meghatározott időintervallumot (20 percet) túllépve a háttérben - nagyobb biztonság érdekében - a GroupWise kiléptet a postafiókból. Ha újra akarjuk használni a levelezőt, ismét be kell lépni. A Főmenü jobb sarkában látható ikonra kattintás után módosíthatók a Beállítások (jelszó, stb.), illetve nyithatjuk meg a Súgót és kérhetjük le a Névjegyet.

 

‐ 5 ‐ 

A Beállítások menüpontban módosítható a jelszó:

 

‐ 1 ‐ 

Levélírás GroupWise-ban Eszköz tár

P a n e l 

Bete kintő

A Navigációs sorban vagy a Mappa listában a Postafiókra történt kattintás után a Panelben megjelennek a kapott e-mailjeink (elektronikus leveleink). A Postafiók után a zárójelben látható szám, illetve a Panelben félkövér betű jelzi az olvasatlan leveleinket. Alapbeállításban a levél feladója, tárgya és a levél érkezésének dátuma, ideje látható a Panel második sorában. A tételek mellett látható ikonok jelzik a tételek, üzenetek típusát, állapotát, prioritását (azonosításuk alább található). Ha a Betekintőt bekapcsoltuk és egy üzenetre rákattintottunk vagy a kurzort odamozgattuk, akkor a Betekintőben megjelenik a tartalma és elolvashatjuk azt. Ha egy tételre Enter billentyűvel (vagy egérrel duplán) rákattintunk, külön ablakban jelenik meg a tartalma. Az ikonokat tartalmazó első oszlop nem távolítható el, nem mozgatható másik helyre. A megjelenés formátuma és rendezettsége (az ikonokat tartalmazó első oszlop kivételével) módosítható: • Az egér bal billentyűvel az adott oszlop fejlécére kattintva a levelek az oszlop tartalma szerint növekvő vagy csökkenő sorrendben jelennek meg. • Az oszlopok sorrendje, szélessége az egér bal billentyűvel a „fogd meg és vidd” módszerrel módosítható. • Az egér jobb billentyűvel a Panel fejlécének második sorára történt kattintás után megjelenő menüből a „További oszlopok” menüpont választása után módosíthatjuk (bővíthetjük, szűkíthetjük) a megjeleníthető oszlopok számát (levél jellemzőket) vagy az oszlopszélességet.

 

‐ 2 ‐ 

A Panel jobb sarkában, a gyors kereső mezőben lehet megadni a keresendő szöveget. A keresés helye alapértelmezésben a megnyitott mappa. Amennyiben máshol akarunk keresni, akkor a Keresés fület lenyitva választhatjuk ki a keresés helyét. A GroupWise levelező lehetőségeit ahol lehet, elsősorban az Eszköztárakban megjelenő ikonok használatával mutatjuk be, mivel azokkal lehet a leggyorsabban és leghatékonyabban kihasználni a rendszer lehetőségeit, pl. üzeneteket, naptári bejegyzéseket stb,. létrehozni, szerkeszteni. A menürendszerben bővebb szolgáltatásokat lehet találni, de a mindennapi használathoz maximális segítséget nyújtanak az ikonok is. Eszköztár Az eszköztár elemei, az ikonok jelentése: Ikon Leírás Az Egyetem GroupWise felhasználóinak elérhetősége, személyes címjegyzékek, a Napi kapcsolatok, a rendszergazda által elérhetővé tett más rendszerek (LDAP) címjegyzéke. A kurzorral megjelölt mappa, üzenet, tennivaló, naptári tétel, stb. rendszerjellemzőik tekinthetjük meg és szükség szerint módosíthatjuk őket. A Naptár mappa tartalmát többféle formátum szerint nyomtathatjuk. A saját postafiók elemei között kereshetünk. A kereső mezőben összetett, speciális keresési igények is megadhatók. Név megadásával egy e-mail címet (kapcsolatot) kereshetünk meg a kijelölt mappában. Új levél vagy kitűzött üzenet (tennivaló) hozható létre. A levél lehet HTML formátumban történő készítéséhez az eszközsorban is rendelkezésre állnak a szokásos szövegszerkesztő eszközök (A betűtípus, az aláhúzás, a dőlt betűk és más szokásos szövegjellemzők az igazítással, behúzással, képek és táblázatok hozzáadásával és más funkciók) Egyszerű szöveges üzenetben módosíthatjuk a betűk típusát, méretét és színét. Használhatunk félkövér, dőlt és aláhúzott betűket. Azonban, az Egyszerű szöveg létrehozási nézetben nem lehet igazítani a szöveget, illetve nem lehet hiperhivatkozásokat vagy vízszintes vonalakat beilleszteni.  

‐ 3 ‐ 

Ikon

Leírás Találkozó értekezlet összehívása esetén személyeket hívhatunk meg (és erőforrásokat ütemezhetünk megbeszélésekre vagy eseményekre). Ütemezhető a találkozó dátuma, időpontja és helye. A kitűzött találkozókkal személyes programjainkat ütemezhetjük, például egy adott időpontban telefonálni kell és így tovább. A találkozók megjelenítődnek a naptárban. Tennivalók lista létrehozására a Tennivalók mappát használhatjuk. Bármilyen tételt (levél üzenet, telefonüzenet, emlékeztető feljegyzés, tennivaló, találkozó) áthelyezhetünk ebbe a mappába, és a kívánt sorrendbe (fogd és vidd módszerrel) rendezhetjük őket. Minden tétel mellett megjelenik egy jelölőnégyzet, amely a tétel befejezésekor bejelölhető, kipipálható. A Tennivalót kioszthatjuk önmagunknak (Kitűzött tennivaló - figyelmeztetés) vagy másnak, beállítható és követhető a készültségi foka. Az Egyetemen a dokumentum kezelés nem került telepítésre a GroupWise rendszerben. A Betekintőt használhatjuk a tételek tartalmának gyors átnézéséhez. Segítségével időt spórolhatunk meg, mert nem szükséges minden egyes tételt megnyitni, csak a tételre történő pozicionálás után máris olvasható a tartalma. A kiválasztott Panel nézeteit, megjelenési formáit állíthatjuk be. A Panelek menüt választva az alapbeállítástól különböző, új típusú Paneleket alakíthatunk ki. A postafiókban a Beszélgetések menüt választva az üzenet témakörében váltott üzenetek csoportosítva láthatóak (egyfajta történetiség válik láthatóvá).

A GroupWise használatát bemutató angol nyelvű oktatóprogram. http://www.brainstorminc.com/gw8-demo A Törlés paranccsal áthelyezzük a Lomtárba az adott tételt, ahol szükség esetén még megtalálhatjuk, helyreállíthatjuk azt. A Törlés és ürítés paranccsal véglegesen, helyreállíthatatlanul töröljük az adott tételt. A Betekintőben látható levél megtekintése teljes méretben. Csak a levél megtekintésére, átnézésre szolgál. A levél a formázásokkal együtt jelenik meg a betekintő ablakban.

 

‐ 4 ‐   

Ikon

Leírás A levél a formázásoktól megtisztítva, egyszerű szövegként jelenik meg a betekintő ablakban. Elektronikus határidő napló. Többféle nézetben lehet megjeleníteni a kívánt időszak találkozóit, tennivalóit, feljegyzéseit, egy adott projekt eseményeit, ütemezhetjük azokat. A naptárunkat megoszthatjuk másokkal (láthatóvá tehetjük), láthatjuk mások naptárait

Válasz küldése a levél küldőjének, feladónak. Az ikonra történt kattintás után megnyíló ablakban írhatjuk a választ, a válaszlevél alatt látszik az eredeti üzenet. A válasz küldemény címzettjei (másolat, titkos másolat) módosíthatók. Válasz küldése a levél küldőjének (feladójának) és összes címzettjének. Az ikonra történt kattintás után megnyíló ablakban írhatjuk a választ, a válaszlevél alatt látszik az eredeti üzenet. A címzett sorban a levél feladójának és az eredeti levél címzettjének a címe, a másolat sorban azok címe olvasható, akik az eredeti levelet másolatként kapták meg. A válasz küldemény címzettjei (másolat, titkos másolat) módosíthatók. Az ikonra történt kattintás után a levelet újabb címzetteknek továbbíthatjuk. Az üzenetet az új levél mellékleteként is továbbíthatjuk, vagy a válaszlevélhez hasonlóan az új levélrész alatt lesz olvasható az eredeti üzenet tartalma. A Betekintőben a csatolmányként továbbított levél mellékletéből lépés egy szinttel fentebbre, azaz a csatolt mellékletet feladó személy levelébe. A Betekintőben láthatóvá tehetjük, vagy zárhatjuk a melléklet ablakot. A Betekintőben látható levél megnyitása.

 

‐ 5 ‐ 

Új levél írása 1.

2.

3. 4. 5.

 

Új levél írását kezdeményezhetjük a Főmenü „Fájl/Új/Levél” menüpontjában vagy az ikonra kattintás után. Alapértelmezésben az új (üres) levél HTML formátumban nyílik meg. Azaz teljes körű szöveg formázási lehetőségeink lesznek. A HTML formátumban nemcsak a betű típusát, méretét és színét módosíthatjuk, hanem a levél hátterét is, továbbá a szöveget különböző bekezdésekbe, felsorolásokba stb. rendezhetjük hiperhivatkozásokat, víszintes vonalat szúrhatunk be. Az Új levél ikon mellett található le-nyílra kattintva egy másfajta levélnézetet is választhatunk. A Címzett mezőbe írjunk be egy felhasználónevet, majd nyomja le az Enter billentyűt. Ha több felhasználót szeretnénk beírni, ismételjük meg az eljárást. Ha több azonos vagy közel azonos nevű felhasználó található a címtárban, akkor a lefele nyíl segítségével választhatjuk ki azt a személyt, akinek küldeni akarjuk a levelet. A választáshoz segítséget nyújt a név mellett megjelenő ablak, amelyben a kurzorral megjelölt felhasználó adatai (e-mail cím, beosztás, munkahely, telefonszám) láthatóak. vagy Ha az Eszköztár ikonjára kattintunk, akkor a címzetteket (a másolat és titkos címzetteket is) listáról választhatjuk ki. Miután megtaláltuk, duplán kattintsunk a kívánt felhasználókra, és ha az összes címzettet kijelöltük kattintsunk az OK gombra. Amennyiben egy adott körhöz tartozó személyeknek gyakrabban írunk levelet, akkor mielőtt az OK-ra kattintunk a saját vagy a Napi kapcsolatok közé csoportként elmenthetjük a címzetteket. Így legközelebb nem kell egyenként kiválasztani a címzetteket, hanem csak a csoportot. A Címzett és a Másolat mezőkben megadott felhasználókat mindenki láthatja, aki megkapta a levelet, míg a Titkos mezőben megadott felhasználókat senki sem. A Titkos másolat nem jelent titkosítást, hanem csak egy figyelemfelkeltés a címzett számára az üzenet tartalmának kezelésére vonatkozóan. Levél írásakor a Feladóhoz - automatikusan - a postafiók tulajdonosa kerül beírásra. A Feladó mezőben megjelenő név megváltoztatásához (másik fiók vagy egy helyettesítő nevére) kattintsunk a Feladó: elemre, majd egy névre. Adjuk meg az üzenet tárgyát. Írjuk be az üzenetet. A levélírásához használhatjuk a HTML vagy Egyszerű szöveg formátumban rendelkezésre álló formázási lehetőségeket.

6.

ikonjára kattintva a számítógépünkről vagy a hálózati meghajtóról Az eszköztár mellékleteket csatolhatunk a levelünkhöz.

7.

Az elkészült levelet az eszköztár ikonjára történt kattintással küldhetjük el. A GroupWise Főmenü/Eszközök/Beállítások/Küldés menüpont Küldési beállítások fülön több beállítás is megadható (pl. sürgős üzenetet, válaszkérés, osztályozás, strb.). Ezek a beállítások megjelennek a címzetteknél a levél elején. Az itt megadott beállítások a következőleg megírt és elküldött összes levélre fog vonatkozni. Ha csak az aktuálisan írt levélre szeretnénk kezelési útmutatást adni, akkor azt az eszköztár alatt a „Küldési beállítások” fülre kattintás után tehetjük meg. Az Osztályozásnál megadott titkos, kizárólagos betekintésre stb. jelzés nem jelent semmiféle titkosítást, csak figyelemfelkeltést az üzenet tartalmának kezeléséhez.

‐ 6 ‐ 

Levél írása HTML formátumban A HTML formátumú levélírás a népszerűbb szövegszerkesztőknél megszokott széleskörű formázási lehetőségeket nagy részét nyújtja. Az ikonok által nyújtott szolgáltatások leírása lentebb található. Képernyő:

Levél írása egyszerű szöveg formátumban Egyszerű szöveges üzenetben módosíthatja a betűk típusát, méretét és színét. Használhat félkövér, dőlt és aláhúzott betűket. Azonban, az Egyszerű szöveg létrehozási nézetben nem tudja igazítani a szöveget, illetve nem tud hiperhivatkozásokat (linkeket) vagy vízszintes vonalakat beilleszteni. Képernyő:

 

‐ 7 ‐ 

Körüzenet írása, levél köröztetése A Körüzenet parancs segítségével tennivalót vagy levelet küldhetünk egymás után több személynek. Mi határozhatjuk meg a köröztetési útvonal bejárási sorrendjét. Ha egy felhasználó a körözvényt Készként jelöli meg, úgy azt a program elküldi a körözvény/körüzenet következő címzettjének. Ha a körözvénynek mellékletei is vannak, a bejárási út bármelyik felhasználója megtekintheti, és megjegyzéseivel láthatja el azokat. Ha a melléklethez megjegyzéseket fűznek, az útvonal következő felhasználói megtekinthetik azokat. Az útvonal legutolsó felhasználója az összes megjegyzést látja majd. Egy köröztetett tétel állapota a tétel jellemzőinek megtekintésével követhető nyomon. Ha egy köröztetett tételt külső címre küldjük el, a tétel automatikusan Kész megjelölést kap (hiszen a külső címzett nem tudja majd beállítani azt), és a program továbbküldi az útvonal következő felhasználójához. Ha meg akarjuk akadályozni, hogy egy helyettesítő felhasználó Készként jelölje meg a köröztetett tételeket, jelszóhasználatot (a fiók eredeti tulajdonos jelszavának megadását) írhatunk elő (a Küldési beállítások fülön, lásd lentebb) a köröztetett tétel készként való megjelöléséhez. Ha azt akarjuk, hogy a körüzenet, a körözvény eredménye (az üzenethez fűzött megjegyzések, a feldolgozott mellékletek) visszakerüljön hozzánk, akkor az útvonalban utolsó címzettként önmagunkat kell megadni. Körüzenet létrehozása Körüzenetet létrehozhatunk levélírásakor a Műveletek/Körüzenet menüpont kiválasztásával vagy a címzettek kiválasztásánál a Címválasztó ablak Körüzenet kijelölésével.

 

‐ 8 ‐ 

A címzettek kiválasztásának sorrendjével határozzuk meg a körüzenet útvonalát (bejárási sorrendjét), azaz ki kapja elsőként, másodikként stb az üzenetet. Az alábbi képernyőn látható, hogy a Címzett sor helyett Útvonal sor jelenik meg a levélírás képernyőn.

Figyelem! A Körüzenetben nem küldhetünk Másolat és Titkos üzenetet. A címzettek mindnyájan látják ki kapta/kapja a körüzenetet. Ha írás közben módosítjuk körüzenetre a levelünket a Másolat és Titkos mezőkben megadott címeket a rendszer beilleszti az útvonalba. Körüzenet készre jelölése, továbbítása Az útvonalon a Készként megjelölt üzenetet kerülhet továbbküldésre, ellenkező esetben hibaüzenetet kapunk.

 

‐ 9 ‐ 

1.

Miután megkaptunk és végeztünk a köröztetett tételhez kapcsolódó feladatokkal, ismét nyissuk meg a tételt. 2. Ha egy köröztetett tétel mellékletét kell megtekinteni és szerkeszteni, akkor nyissuk meg a mellékletet a hozzárendelt alkalmazásban, végezzük el a változtatásokat, majd mentsük el a fájlt. Figyelem! A program a fájlt a számítógép ideiglenes fájlok könyvtárába menti. Ne módosítsuk az elérési útvonalat, mert akkor a program nem tudja elküldeni változtatásainkat a köröztetett tétellel, amikor továbbküldi azt a következő címzetthez. Zárjuk be az alkalmazást. Ha nem tudjuk egy menetben végrehajtani a mellékletek módosításait, akkor a az üzenet bezárásával a rendszer elmenti az üzenetet az eddig elvégzett módosításokkal együtt, és következőleg folytathatjuk a módosításokat. 3. A tételen belül válasszuk a Műveletek menüpont Megjelölés készként parancsot, majd kattintsunk az OK gombra vagy tétel fejlécén is bejelölhetjük a Kész négyzetet. 4. Amennyiben a feladó jelszót igényelt a tétel elvégzéséhez, adjuk meg a GroupWise jelszavunkat, majd kattintsunk az OK gombra. A tétel postázásra kerül az útvonal következő felhasználójához. 5. Zárjuk be a tételt. A körüzenet küldője a Kimenő tételek mappában a kiküldött üzenetének Jellemzők fülén kísérheti figyelemmel a körözvény állapotát, hogy a meghatározott útvonalon kinél jár az üzenet, ki dolgozik rajta.

 

‐ 10 ‐ 

Magánjellegű üzenet A kijelölt tételt magánjellegűvé nyilvánítjuk. A magánjellegű tételek esetében korlátozható a helyettesítő személyek hozzáférési lehetősége. Például egy szabály segítségével a családtagjainktól kapott összes levelet a magánjellegű kategóriába sorolhatjuk. A minősítést a Műveletek/Magánjellegű menüpont kiválasztásával vagy az F8 funkcióbillentyű leütésével végezhetjük el.

 

‐ 11 ‐ 

Levél küldési beállítások kezelése A küldési beállítások megadhatóak az összes levélre (A GroupWise Főmenü/Eszközök/Beállítások/Küldés menüpont Küldési beállítások fülön) vagy csak az aktuális levélre a levélírás eszköztár alatt a „Levél” fül mellett látható „Küldési beállítások” fülön. Ezek a beállítások megjelennek a címzetteknél a levél elején, illetve részletesebben olvashatók az elküldött és érkezett üzenetek „Jellemzők” fülön. Küldési beállítások/Általános

• Négy alapértelmezett kategória (Nyomkövetés, Nem sürgős üzenetek, Személyes és Sürgős) egyikét rendelhetjük hozzá egy elküldendő levélhez/tételhez, amely ugyanezzel a kategóriával fog megérkezni a címzett postafiókjába. Szükség esetén saját kategóriát hozhatunk létre. A saját kategória elküldendő tételhez történt hozzárendelésekor, az adott tétel ugyanezzel a kategóriával érkezik meg a címzett postafiókjába • Kapcsolatok. Az ide beírt vagy a címjegyzékből kiválasztott e-mail címekre az üzenet nem kerül elküldésre. Ez egyfajta emlékeztető, hogy az üzenettel, a tartalmával kik hozhatók kapcsolatba. Az üzenetben foglaltak feldolgozásához, tennivalók, feladatok kiosztásához nyújthat segítséget. Ha a Kapcsolatok mappában lekérdezzük az ott nyilvántartott személyekkel folytatott levelezési előzményeket, ezek az üzenetek is megjelennek. • Módosíthatjuk egy adott tétel prioritását. A postafiókban piros ikon jelzi, ha a tétel sürgős, fehér, ha normál és szürke, ha nem sürgős tételről van szó. • Az osztályozás egy olyan adatvédelmi beállítás, amelynek révén a címzett értesülhet arról, hogy a kapott tétel bizalmas, szigorúan titkos stb. minősítésű. Ez az információ a tétel felső részén látható, vagy az első sorában jelenik meg. Az osztályozás nem biztosít további adatvédelmet vagy titkosítást. Csak arra szolgál, hogy tájékoztassa a címzettet a tételben található információ különlegességéről. • Sok nyelv használ különböző karakterkódolásokat bizonyos karakterek helyes megjelenítéséhez. A GroupWise-ban a küldött tételeknél módosíthatjuk ezt a kódolást. Ez alapértelmezésben UTF-8, amelyet ebben a környezetben nem kell módosítani.

 

‐ 12 ‐ 

Amennyiben az üzenet címzettje nem látja megfelelően a tételt, az esetleges módosítás szükségességéről a rendszergazdákat kell megkérdezni. • Ha beállítjuk egy elévülési dátumot egy másik GroupWise felhasználónak küldendő elektronikus levél (tétel) számára, az üzenet az elévülésekor automatikusan vissza lesz hívva (törölve) a címzett GroupWise postafiókjából, attól függetlenül, hogy a címzett megnyitotta vagy sem az üzenetet. • Ha egy adott tétel kézbesítését késleltetni szeretnénk (pl. a címzett szabadságon van, de nem szeretnénk elfelejteni az üzenet megírását és zavarni sem a pihenése idején, ezért megírjuk és „elküldjük” az üzenetet). A mezőben megadhatjuk, hány nappal szeretnénk késleltetni az üzenet kézbesítését. Beállíthatjuk a késleltetés határidejét (év, hónap, nap, óra, perc pontossággal is. • Ha egy adott tétel címzettjeit értesíteni szeretnénk a küldeményről, akkor kell bejelölnünk (alapértelmezés). Ebben az esetben üzenet érkezésekor a képernyő jobb alsó sarkában látható a GroupWise értesítő ikon formájú ikonra módosul és egy ablak is megjelenik az üzenet (tétel) küldőjének nevével, az üzenet tárgyával, és elküldésének dátumával. Amennyiben letiltottuk a figyelmeztetések és értesítések fogadását, nem kapunk értesítést az elküldött üzeneteinkről. Más GroupWise felhasználók helyett csak akkor kaphatunk értesítést, ha az illető ellátott bennünket helyettesi és megfelelő hozzáférési jogokkal a GroupWise programban a saját Hozzáférési listáján. A Helyettesítés használatával más felhasználók postafiókját és naptárát kezelhetjük. A helyettesítés során különféle műveleteket, például tételek olvasását, elfogadását vagy elutasítását hajthatjuk végre a másik felhasználó helyett, a másik felhasználó által megszabott határokon belül. Helyettesítő felhasználóként nincs szükségünk a postafiók tulajdonosának jelszavára, mivel a postafiók tulajdonosa biztosította azokat a hozzáférési jogokat, amelyekkel rendelkezhetünk a postafiókban. Csak ugyanabban a GroupWise rendszerben meglévő felhasználókat helyettesíthetünk. Más GroupWise rendszerben dolgozó felhasználót nem helyettesíthetünk. Küldési beállítások/Állapot követés

 

‐ 13 ‐ 

Értesítést kérhetünk és kaphatunk, ha a címzett megnyitja vagy törli az üzenetet, elutasítja a találkozót, vagy befejezi a feladatot. • A Nyugtázás csoportban adjuk meg a kívánt visszajelzés típusát. - Nincs: Nem történt művelet. Az információk az elküldött tételekben lesznek nyomon követve. - Válaszlevél: Kap egy e-mailt. - Értesítő: Egy figyelmeztetés kap az Értesítőben. - Értesítés és levél: Egy e-mailt és egy figyelmeztetés kap az Értesítőben. A GroupWise Főmenü/Eszközök/Beállítások/Munkakörnyezet/Általános fül „Értesítő elindítása indításkor” pont választásával szabályozhatjuk az Értesítő indítását. Ha nem akarunk értesítéseket kapni, akkor tiltsuk le az Értesítő indítását a GroupWise ikonra történt kattintás után indulásakor vagy az egér jobb billentyűvel az válasszuk a kilépés menüpontot. • Ha a tételt internetes címre (saját GroupWise rendszeren kívülre) küldjük, akkor az „Internetes elektronikus levelek” csoportban jelezhetjük a visszaigazolás kérést. Amennyiben a fogadó internetes elektronikus levelező rendszere támogatja az állapotkövetést, értesülhetünk az elküldött tétel állapotáról. Küldési beállítások/Adatvédelem

Bizalmas információk esetén a tárgy elrejthető. A tárgy csak akkor válik láthatóvá, ha a címzett megnyitja az elemet. 

Ha meg akarjuk akadályozni, hogy egy helyettesítő felhasználó Készként jelölje meg a köröztetett tételeket, jelszóhasználatot (a fiók eredeti tulajdonos jelszavának megadását) írhatunk elő a köröztetett tétel készként való megjelöléséhez. A titkosításhoz és digitális tanúsítványok nem kerültek beszerzésre,  telepítésre. 

 

‐ 14 ‐ 

Levélírás képernyő eszköztárában látható ikonok és jelentésük: Ikon

Leírás Levél címzettekhez történő elküldése Levél mentés nélküli bezárása Címlista megnyitása, címzettek kiválasztása Melléklet csatolása Levél mentése A GroupWise 30 másodpercenként automatikusan menti az éppen létrehozás alatt álló tételt (levelet). Ez akkor igazán hasznos, ha a GroupWise váratlanul leáll. A GroupWise újraindulásakor a program felajánlja a tételhez kapcsolódó különböző visszaállítási lehetőségeket. Ha a levél írását valamilyen oknál fogva nem tudjuk befejezni, akkor az ikonra történt kattintás után az alábbi képernyőn kiválasztott (alap értelmezésben a Folyamatban) mappába elmenthetjük a levelet és a megfelelő időben folytathatjuk a levél (tétel) írását. A levél utolsó formátumát (HTML vagy Egyszerű szöveg) őrzi meg.

Az aktuálisan írt levél (vagy tétel) típusát módosíthatjuk. A „Levél (egyszerű)” választásával itt csak az ablak megjelenése változik egyszerűbbre nem a formátuma. Az Egyszerű szöveg formátum az ikonnal vagy a főmenüben választható (módosítható).

 

‐ 15 ‐ 

Ikon

 

Leírás A Helyesírás-ellenőrzőt külön futtathatjuk kézi indítással vagy kiválaszthatjuk, hogy gépelés közben ellenőrizze a begépelt szöveget vagy/és a Küldés gombra történő kattintáskor fusson. Az elírt szavak a helyesírás-ellenőrző által javasolt szóra cserélhetők vagy kézzel javíthatók, illetve figyelmen kívül hagyhatók. A kijavított szavak felvehetők egy egyéni szójegyzékbe, emellett a gyakran hibásan írt szavakhoz az a helyes szóalak is megadható, amelyre a program azt automatikusan lecseréli. Az Eszközök menü, Beállítások/Munkakörnyezet parancs Általános fülön beállíthatjuk, hogy a GroupWise gépelés közben és/vagy elküldés előtt végezze a helyesírás ellenőrzését. Javasolt a gépelés közbeni ellenőrzés. Titkosítás. Az Egyetem nem rendelkezik a tikosításhoz szükséges tanúsítvánnyal. Digitális aláírás. Az Egyetem nem rendelkezik a digitális aláíráshoz szükséges tanúsítvánnyal. HTML formátumú levél írása. Ha a HTML formátumú levél formátumát írás közben Egyszerű szöveg formátumra módosítjuk és így mentjük el, akkor minden formázást elveszítünk. A formátum levélírás közbeni módosításaival nem veszítjük el a formázásokat. Levél írása „Egyszerű szöveg” formátumban. Ebben az esetben csak a betűtípust, a betű megjelenését tudjuk módosítani, más szöveg formázási lehetőségek nem fognak rendelkezésre állni. HTML formátumú levél írásakor a betű típusát és mértét módosíthatjuk. HTML formátumú levél írásakor a bekezdés stílusát módosíthatjuk.

‐ 16 ‐   

Ikon

Leírás HTML formátumú levél írásakor a betűk stílusát módosíthatjuk (félkövér, dőlt, aláhúzott) HTML formátumú levél írásakor a betűk színét módosíthatjuk. HTML formátumú levél írásakor a bekezdés stílusát módosíthatjuk (sorszámozás, felsorolás, behúzás növelése, csökkentése) HTML formátumú levél írásakor a bekezdést balra, középre vagy jobbra igazíthatjuk. HTML formátumú levél írásakor egy vízszintes vonallal választhatunk el két bekezdést. HTML formátumú levél írásakor a legördülő listából választható típusú hivatkozást (linket) szúrhatunk be, pl egy internetes honlap címét.

HTML formátumú levél írásakor egy képet szúrhatunk be, helyezhetünk el a számítógépünkről a levelünkben.

HTML formátumú levél írásakor a levelünk hátterét módosíthatjuk.

HTML formátumú levél írása írásakor a levelünk hátterének színét módosíthatjuk. HTML formátumú levél írásakor táblázatot szúrhatunk be a levelünkbe. Egyszerű szöveg formátumú levél írásakor Egyszerű szöveg formátumú levél írásakor a betű típusát, méretét, stílusát (félkövér, aláhúzott, dőlt) módosíthatjuk.

 

‐ 17 ‐ 

Keresés a GroupWise fiókunkban

A keresés funkcióval kereshetünk a postafiókunkban. A Panel jobb felső sarkába írhatjuk be a megtalálni kívánt tétel azonosításához szükséges szöveget vagy egy részletet belőle. Ezen a helyen csak a mappa listában aktuálisan kijelölt/megnyitott mappában kereshetünk. A legördülő menü pontjaiból választva a megnyíló űrlap kitöltésével a postafiók egészében vagy tetszőleges mappájában kereshetünk.

 

‐ 1 ‐ 

Válasz írása, levél továbbítása GroupWise Főmenüből a Műveletek legördülő menüből, vagy a Betekintő megfelelő ikonjának kiválasztásával:

Megnyitott levélből: A Főmenü/Műveletek legördülő menüből, vagy az Eszköztár megfelelő ikonjának kiválasztásával:

• Válasz…: A megjelenő menüben állíthatjuk be a válasz jellemzőit.  

‐ 2 ‐ 

• Válasz a feladónak, : Válasz küldése csak a levél feladójának (az általa megcímzett többi személy nem kapja meg a válaszunkat), a feladó üzenete elhelyezésre kerül a válaszlevelünkben, a küldött melléklet nem kerül visszaküldésre. • Válasz mindenkinek, : Válasz küldése a levél feladójának, az összes címzettjének és a másolatban kiválasztott címzetteknek (a titkos másolatban kiválasztott személyek nem kapnak választ), a feladó üzenete elhelyezésre kerül a válaszlevelünkben, a küldött melléklet nem kerül visszaküldésre. • Továbbítás, : A feladó üzenete elhelyezésre üzenetünkben és a küldött melléklet is továbbításra kerül. • Továbbítás mellékletként, : Az mellékletének továbbítása az új üzenet mellékleteként.

üzenet

kerül

az

tartalmának

és

A „Válasz” menüpontok vagy ikonok választásával alapértelmezésben az üzenet feladójának és címzettjeinek küldünk válasz levelet. A Címzett sorban az eredeti üzenet Feladójának és Címzettjeinek, a Másolat sorban az eredeti üzenetben másolatként megcímzett személyek címei jelennek meg. A feladó által a Titkos sorban megcímzett személyeket nem láthatjuk és nem is kapják meg a válasz üzenetünket. A válasz üzenet Címzett, Másolat, Titkos címsoraiban új személyeket választhatunk ki, vagy törölhetünk a felsoroltak közül. A válasz üzenet tárgya „Vá:” kezdetű lesz, de szükség szerint módosíthatjuk is azt. A „Továbbítás” menüpontok vagy ikonok választásával az általunk választott személyeknek küldjük tovább az üzenetet mellékletként vagy eredeti formájában. A továbbított üzenet tárgya „Tov:” kezdetű lesz, de szükség szerint módosíthatjuk is azt. A válaszként vagy a nem mellékletként továbbított üzenetekben az általunk írt üzenet rész és az eredeti üzenetet feladó személy azonosítóját és a feladás dátumát, idejét tartalmazó sor: pl. „>>> Elek Teszt 2014.09.15. 12:38 >>>” után olvasható az eredeti üzenet (Figyelem: amelybe akár bele is javíthatunk!). Javaslat: Ha a címzettet a továbbított üzenet eredetiségéről, változatlanságáról akarjuk biztosítani, akkor mellékletként küldjük tovább azt. A „Főmenü/Mellékletek/Fájl csatolása” parancs választása vagy a ikonra történő kattintás után megjelenő ablakban a válasz és továbbított üzenetekhez mellékleteket csatolhatunk a számítógépünkről vagy az elérhető hálózati meghajtókról. Ha a feladó mellékletet is küldött és azt módosításainkkal vissza is szeretnénk küldeni, vagy továbbítani akkor teendőink: 1. a Főmenüben a Műveletek/Válasz… menüpont választása, 2. a megjelenő ablakban kiválasztjuk a válasz címzettjeit (válasz a feladónak vagy mindekinek), 3. kiválasztjuk „A feladótól kapott mellékletek elhelyezése a válaszban” pontot. 4. az OK gomb leütésével jóváhagyjuk a választást. vagy 1. a Főmenüben a Műveletek/Továbbítás vagy a

nyíl választása után megjelenő menüből Továbbítás menüpont választása.  

ikon lefelé mutató

‐ 3 ‐ 

Ha pl. a „Válasz mindenkinek/A feladótól kapott üzenet elhelyezése a válaszban/ A feladótól kapott mellékletek elhelyezése a válaszban” pontokat jelöltük meg akkor az alábbi képernyő fog megjelenni:

Teendőink: 1. Pontosítjuk a címzetteket (Címzett, Másolat, Titkos), az üzenet tárgyát és szövegét. 2. Az egér bal billentyű dupla kattintásával megnyitjuk a mellékletet a hozzárendelt alkalmazásban, elvégezzük a változtatásokat, majd elmentjük a fájlt. Figyelem! A program a fájlt a számítógép ideiglenes fájlok könyvtárába menti, amely a levelező program bezárása után törlésre kerül. Ne módosítsuk az elérési útvonalat, mert akkor a levelező program nem tudja elküldeni változtatásainkat az üzenettel. Zárjuk be az alkalmazást. Ha nem tudjuk egy menetben végrehajtani a mellékletek módosításait, akkor a dokumentumok mentése után, a fentebbi képernyőn látható mentés ikonra kattintva elmenthetjük az üzenetet az eddig elvégzett módosításokkal együtt a Tennivalók, Folyamatban, Irattár mappák egyikébe, és következőleg folytathatjuk a módosításokat. Elmenthetjük a mellékleteket saját könyvtárba is, és a módosítások végleges elvégzése után küldjük vissza vagy tovább az érintett dokumentumot. Ebben az esetben, a saját könyvtárban is rendelkezni fogunk az általunk végzett módosításokkal kiegészített dokumentummal. 3. Ha szükséges a „Küldési beállítások” Levélírás GroupWise-ban dokumentumban fülön végezzük el az üzenet kézbesítésével, állapot követésével, védelmével kapcsolatos beállításokat. ikonra. Az üzenet elküldése 4. Az üzenet elkészítése után kattintsunk a után a „Kimenő tételek” mappában találjuk meg az elküldött üzenetet a mellékletekkel együtt.

 

-1-

Fő me nü

Tételek törlése, lomtár kezelése a GroupWise-ban Eszköz tár

P a n e l

Bete kintő

A GroupWise fiókunkban található tételeket (leveleket, naptári elemeket, tennivalókat, napi kapcsolatokat) törölhetjük egyesével vagy csoportosan:  az Eszköztárban, Betekintőben található: A Törlés paranccsal áthelyezzük a Lomtárba az adott tételt, ahol szükség esetén még megtalálhatjuk, helyreállíthatjuk azt. A Törlés és ürítés paranccsal véglegesen, helyreállíthatatlanul töröljük az adott tételt. ikonra történő kattintással;  a Panelben a kurzorral kijelölt tételen a „Del” billentyű leütésével vagy a kijelölt tételen az egér jobb billentyűjének leütése után megjelenő menüben a „Törlés” vagy a „Törlés és ürítés” parancsok választásával:

-2-

 a Főmenü/Szerkesztés legördülő menüben a „Törlés/Del” vagy a „Törlés és ürítés/Shift+Del” parancs választásával vagy a billentyű kombináció leütésével:

 a tétel megnyitása után a Főmenü/Műveletek legördülő menüben a megfelelő parancs választásával vagy billentyű kombináció leütésével „Törlés/Alt+Del”, „Törlés és ürítés/Shift+Del” törölhetjük a tételt:

Figyelem: A „Törlés/Del/Alt+Del” parancs választásakor nem jelenik meg a Tétel törlése párbeszédpanel, hanem rögtön a Lomtárba kerül a tétel. „Törlés és ürítés/Shift+Del” parancs választása után megjelenő párbeszédpanelen választhatjuk a kívánt utasítást és az Igen gomb leütésével véglegesítjük azt.  a Panelből a megjelölt tétel az egér bal billentyűvel megfogva és megtartva áthelyezzük a „Lomtárba” („Fogd és vidd”);

-3-

Tételek (tétel tartományok) kijelölése:  Kurzor vezérlő billentyűk használatával: a „Shift/Ctrl+le/fel nyilak” vagy a „Shift/Ctrl+PageUp/Down” billentyű kombinációk használatával tételeket vagy tétel tartományokat jelölhetünk ki: - miután kijelöltük az első tételt (inverzben látható) - amit törölni, áthelyezni akarunk – a Ctrl billentyű folyamatos nyomva tartása mellett a kurzor vezérlő billentyűt a következő törlendő/áthelyezendő tételhez mozgatjuk és itt a Shift + kurzor vezérlő billentyűk együttes leütésével jelölhetjük ki a többi tételt.  Az egér bal billentyű és a Shift, Ctrl billentyűk együttes leütésével jelölhetjük ki a tétel tartományokat, amelyeken a kívánt műveletet akarjuk elvégezni. A Shift + bal billentyű leütésével tartományokat, míg a Ctrl+bal billentyűvel tételeket jelölhetünk ki. Lomtár kezelése A már szükségtelen, aktualitásukat veszített tételeket törölhetjük. A törlés történhet véglegesen (vissza nem vonhatóan), vagy a „Lomtár”-ba helyezéssel, ahonnan még vissza lehet helyezni őket az eredeti helyükre, azaz vissza lehet vonni a törlésüket. A tételek kezelését a „Lomtárban” ugyanúgy lehet végezni, mint az eredeti helyükön, azaz pl. a leveleket meg lehet tekinteni, válaszolni, továbbítani, jellemzőiket módosítani, áthelyezni azokat, vagy keresni közöttük. A tételek a „Lomtár”-ban addig maradnak, amíg azokat egyesével, csoportosan vagy az összeset véglegesen nem töröljük. A „Lomtár” ürítése történhet kézzel vagy automatikusan. Tételek kézi törlése történhet egyesével vagy a „Lomtár” teljes tartalmát is törölhetjük:  a Főmenü/Szerkesztés legördülő menüben a „Törlés” parancs választásával vagy a „Del” billentyű leütése után:

 a „Lomtár ürítése” parancs választásával véglegesen töröljük a „Lomtár” teljes tartalmát;  a „Törlés visszavonása” parancsot választva vagy az egérrel („Fogd és vidd”, az egér bal billentyűvel megfogva és megtartva) visszahelyezhetjük a megjelölt tételt/tételeket az eredeti vagy kívánt helyre;

-4-

Tételek, Lomtár automatizált törlése, ürítése A Főmenüben: 1. Kattintsunk az Eszközök menü Beállítások parancsára. 2. Válasszuk a Munkakörnyezet ikont, majd a Lomtalanítás lapot. 3. A „Lomtár ürítése” mezőben jelöljük be az „Automatikusan” választókapcsolót, majd adjuk meg az automatikus ürítések közötti napok számát. 4. Az OK gomb leütésével menthetjük a beállítást.

Az egér jobb billentyű leütése után: 1. Válasszuk a Jellemzők parancsot, majd a Lomtalanítás lapot. 2. A „Lomtár ürítése” mezőben jelöljük be az „Automatikusan” választókapcsolót, és adjuk meg az automatikus ürítések közötti napok számát. 3. Az OK gomb leütésével menthetjük a beállítást.

-5-

Ha a rendszergazda megadta, hogy a Lomtár időnként automatikusan ürítésre kerüljön, akkor előfordulhat, hogy ezt a beállítást nem tudjuk megváltoztatni. Ugyanezen a „Lomtalanítás” lapon, a megfelelő mezőkben adhatjuk meg a különböző tétel csoportok (levelek és telefon, vagy a találkozók, tennivalók, emlékeztetők) eredeti könyvtárból történő automatikus törlésére vonatkozó szabályt. A megfelelő mezőben az „Automatikus törlés” választókapcsoló bejelölése után adhatjuk meg, hogy tétel kézbesítése, illetve befejezése után hány nappal kerüljön sor az automatikus törlésre, lomtárba történő helyezésre. A télek archiválásának menete „A levél olvasása, műveletek a levelekkel” részben (a 4. oldalon) került ismertetésre.

-1-

Kéretlen levelek, levélszemét, spamek kezelése a GroupWise-ban

Fő me nü

Az Egyetem GroupWise levelező rendszerébe irányuló levelek közül az értéktelen levélszemét szűrése központilag történik. Azonban az ilyen levelek készítésének a technikája is módosul, és előfordulhat, hogy mégis átjutnak az igen kifinomult szűrőrendszeren, illetve az is előfordulhat, hogy bizonyos e-mail címekről nem szeretnénk leveleket kapni. Ezek beállításában, a levelek szűrésében segítenek a GroupWise felhasználó szintű beállításai. Eszköz tár

P a n e l

Bete kintő

-2-

Levélszemét kezelési lista használatának engedélyezése Első lépésként a Főmenü „Eszközök/Levélszemét kezelés…” menüpontjában a „Beállítások” lapon engedélyeznünk kell a levélszemét kezelési lista használatát, aminek eredményeként a GroupWise létrehozza a mappát, ahová gyűjteni fogja a kéretlen e-maileket (spameket). Ugyanitt beállíthatjuk, hogy: - a levélszemét-kezelési listán szereplő címekről érkező leveleket a GroupWise a „Levélszemét” mappába helyezze; - a személyes (Napi kapcsolatok vagy más) címjegyzékekben nem szereplő címekről érkező leveleket, feladatokat, találkozó megkereséseket a GroupWise a Levélszemét mappába helyezze; - engedélyezzük a letiltott feladók listájának használatát (az itt szereplő címekről érkező leveleket a GroupWise nem kézbesíti); - a Levélszemét mappában található tételek mennyi nap után kerüljenek áthelyezésre (törlésre) a Lomtár mappába. Előbb az „Alkalmaz” majd az „OK” gomb leütésével hagyhatjuk jóvá a kijelöléseket. A Levélszemét-kezelési lista és a Letiltott feladók listája egyaránt maximum 1000 bejegyzést tartalmazhat. Ha több, mint 1000 bejegyzés lett hozzáadva, a legritkábban használt bejegyzések el lesznek dobva.

Levélszemét mappa A GroupWise a levélszemét-kezelési listán szereplő címekről és internetes tartományokból érkező összes elektronikus levelet a levélszemét mappába helyezi. Ez a mappa csak akkor jön létre a mappa listában, ha a levélszemét-kezelési beállítás engedélyezve van. A mappa nem törölhető, amíg bármelyik levélszemét-kezelési beállítás engedélyezve van. A mappa azonban ekkor is átnevezhető vagy áthelyezhető a mappalista más helyére. Ha letiltjuk a levélszemét-kezelést, a mappa törölhetővé válik. A mappát akkor is törölhetjük, ha a rendszergazda letiltja a levélszemét-kezelési funkció használatát.

-3-

Egy adott felhasználótól érkező összes e-mail letiltása vagy Levélszemét-mappába helyezése Figyelem! A GroupWise az egyetemi levelező rendszeren belül, a „uni-nke.hu” tartományból érkező levelekre a levélszemét kezelési szabályokat nem alkalmazza, csak az internet felől érkező elektronikus levelekre.

-4-

Amennyiben nem az egyetemi levelező rendszerből, hanem egy külső internetes címről érkezett levélre akarjuk alkalmazni a levélszemét kezelési szabályokat: 1. Kattintsunk az internetes címről érkezett tételre az egér jobb oldali gombjával, majd válasszuk a legördülő menü Levélszemét parancsát. 2. A megjelenő menüben kattintsunk a megfelelő pontra: a) Feladó megjelölése megbízhatóként… A GroupWise ezentúl mindig kézbesíti a „Beérkezett üzenetek” mappába az erről az internetes címről (pl. [email protected]) vagy internetes tartományból (levelek.com) érkező leveleket.

A „Ne vegye fel a listára” pont megjelölésnek akkor van jelentősége, ha kivételesen nem megbízhatóként akarjuk megjelölni a [email protected] címről érkező elektronikus leveleket, holott korábban a levelek.com internetes tartományt megbízhatóként jelöltük meg. Azaz a [email protected] címről küldött leveleket továbbra sem akarjuk megkapni. b) Feladó megjelölése levélszemétküldőként… A GroupWise ezentúl a „Levélszemét” mappába helyezi az erről az internetes címről (pl. [email protected]) vagy internetes tartományból (pl. levelek.com) érkező leveleket.

A „Ne vegye fel a listára” pont megjelölésnek akkor van jelentősége, ha kivételesen megbízhatóként akarjuk megjelölni a [email protected] címről érkező elektronikus leveleket, holott korábban a levelek.com internetes tartományt nem megbízhatóként jelöltük meg (az innen érkező levelek a „Levélszemét” mappába kerültek). Azaz a [email protected] címről küldött leveleket továbbra is meg akarjuk kapni.

-5-

„A tétel áthelyezése a Levélszemét mappába” jelölőnégyzetben meghatározhatjuk, hogy már ez a levél is bekerüljön-e a „Levélszemét mappába” vagy sem. Ha nem kivételként jelöltük meg, akkor ettől fogva, minden erről a címről vagy tartományból érkező levél oda fog kerülni. „A levélszemét-kezelési lista engedélyezése” jelölőnégyzetben - ha eddig még nem tettük meg - engedélyezhetjük a lista használatát. c) Feladó letiltása... A GroupWise ezentúl nem kézbesíti az erről az internetes címről (pl. [email protected]) vagy internetes tartományból (pl. levelek.com)érkező leveleket.

A „Ne vegye fel a listára” pont megjelölésnek akkor van jelentősége, ha kivételesen megbízhatóként akarjuk megjelölni a [email protected] címről érkező elektronikus leveleket, holott korábban a levelek.com internetes tartományt nem megbízhatóként jelöltük meg (az innen érkező leveleket a GroupWise nem kézbesítette). Azaz a [email protected] címről küldött leveleket továbbra is meg akarjuk kapni. „A tétel áthelyezése a Lomtár mappába” jelölőnégyzetben meghatározhatjuk, hogy ezt a levelet még meg akarjuk tartani vagy kerüljön a „Lomtár” mappába. Ha nem kivételként jelöltük meg, akkor ettől fogva, az erről a címről vagy tartományból levelek nem kerülnek kézbesítésre. „A letiltott feladók listájának engedélyezése” jelölőnégyzetben - ha eddig még nem tettük meg - engedélyezhetjük a lista használatát. d) Levélszemét-kezelés Ha ezt a menüpontot választjuk, akkor ugyanaz az ablak jelenik meg, mint amelyet a Főmenü „Eszközök/Levélszemét kezelés…” menüpontjában lehet választani az alábbi lapok közül:  Levélszemét-kezelési lista Itt adhatjuk meg, szerkeszthetjük, törölhetjük azokat a nem megbízható címeket és tartományokat, ahonnan érkező elektronikus leveleket a „Levélszemét” mappába kell helyezni. A címek és tartományok közül a kijelölteket áthelyezhetjük a „Letiltott” vagy a „Megbízható feladók listájára”. Az ablakban látható, hogy mely címről, tartományból mikor érkezett utoljára küldemény és összesen hányszor, illetve eddig összesen mennyi ilyen címet, tartományt vettünk fel (max 1000 lehet). Ezek a küldemények a „Levélszemét” mappában találhatók.

-6-

 Letiltott feladók listája lapon Itt adhatjuk meg, szerkeszthetjük, törölhetjük azokat a tiltott címeket és tartományokat, ahonnan érkező elektronikus leveleket nem kézbesíti a GroupWise. A címek és tartományok közül a kijelölteket áthelyezhetjük a „Levélszemét-kezelési listára” vagy a „Megbízható feladók listájára”. Az ablakban látható, hogy mely címről, tartományból mikor érkezett utoljára küldemény és összesen hányszor, illetve eddig összesen mennyi ilyen címet, tartományt vettünk fel (max 1000 lehet). Ezek a küldeményeket a GroupWise nem kézbesítette.

 Megbízható feladók listája lapon Itt adhatjuk meg, szerkeszthetjük, törölhetjük azokat a megbízható címeket és tartományokat, ahonnan érkező elektronikus leveleket a másik két listától függetlenül mindig kézbesíti a GroupWise. A címek és tartományok közül a kijelölteket áthelyezhetjük a „Levélszemét-kezelési listára” vagy a „Letiltott feladók listájára”. Az ablakban látható, hogy mely címről, tartományból mikor érkezett utoljára küldemény és összesen hányszor, illetve eddig összesen mennyi ilyen címet, tartományt vettünk fel. Ezeket a küldeményeket a GroupWise a „Postafiókban” helyezte el.

-7-

Kéretlen levelek, levélszemét, spamek kezelése az internetről (GroupWise WebAccess) Szabadságunk, távollétünk idején az internet felől érhetjük el a GroupWise fiókunkat. Alább röviden bemutatjuk a levélszemét kezelését a GroupWise WebAccess felületén, amely részletesen leírásra került a „Belépés a GroupWise levelező rendszerbe az Internet felől”dokumentumban. A levélszemét Groupwise WebAccess felületén történő kezeléséhez nem állnak rendelkezésre ugyanazok az eszközök, mint az egyetemi hálózaton elérhető kliens programban. Ezért célszerű - könnyebb elvégezni - az ilyen tevékenységeket a kliens program, mint a WebAccess felületén. Az esetlegesen szükséges módosításokhoz (e-mail címek, internetes tartományok listára helyezéséhez, törléséhez) első lépésként az Egyetem GroupWise rendszerében (a kliens felületen) engedélyezni kell a levélszemét kezelést, azaz a GroupWise-nak létre kell hoznia a mappát. A kliens felületen beállított levélszemét szabályok (és a többi szabály is) a saját teljes GroupWise e-mail fiókunkra vonatkozik, függetlenül attól, hogy a kliens vagy WebAccess felületen kezeljük a tételeinket. Ugyanígy a WebAccess felületen létrehozott szabályok a kliens felületen is érvényesek, kezelhetők és módosíthatók. E-mailek letiltása vagy levélszemétként kezelése a GroupWise WebAccess felületén A WebAccess felelületen nem érhető el a 2. oldalon tárgyalt „Levélszemét kezelés” ablak, helyette a elektronikus levelek letiltásához vagy levélszemétként való kezeléséhez szabályokat kell létrehoznunk, hasonlóan a Távollét, szabadság szabály létrehozása, kezelése a GroupWise-ban című dokumentumban leírtakhoz.

Létrehozhatunk egy „Törlés” szabályt, amely egy adott e-mail címről vagy internetes tartományból érkező tételeket automatikusan a Lomtár mappába továbbítja. Vagy létrehozhatunk egy „Áthelyezés mappába” szabályt, amely egy adott e-mail címről vagy

-8-

internetes tartományból érkező (vagy az adott tárgyú) tételeket automatikusan a Levélszemét vagy egy másik általunk megjelölt mappába továbbítja. Törlés szabály létrehozása

1. A WebAccess főoldalán kattintsunk a Beállítások ikonra , majd a Beállítások menüpontra és a Szabályok lapra. 2. Típus mező legördülő menüjében válasszuk a Törlés parancsot, és kattintsunk a Létrehozás gombra. 3. Írjunk be egy nevet a Szabály neve mezőbe (pl. Tiltott cím1 feladó üzeneteinek törlése). Egy törlési szabályban csak egy - a megadott feltételnek megfelelő - e-mail címről vagy egy internetes tartomány összes e-mail címéről küldött üzeneteket tilthatunk le. Mivel előfordulhat, hogy több ilyen törlési szabályt is létre kell hoznunk, ezért a szabály nevét is úgy célszerű megadni, hogy a megnevezéséből is kiderülhessen a tartalma, vagy következtetni tudjunk rá.

-9-

4. A Feltételek megadása gombra kattintva tovább finomíthatjuk a törlési szabályt.  Az első feltétel mezőben: válasszuk a Feladó lehetőséget.  A második feltétel mezőben, annak megfelelően, hogy mennyire akarjuk szűkíteni vagy bővíteni azt a kört, amelyre vonatkozik a törlés, válaszuk: - Az Egyezik lehetőséget, ha a harmadik mezőbe karakterre pontosan be tudjuk írni az érkező üzenetekben megjelenő feladó nevet (pl. Feladó ). - A Tartalmazza lehetőséget, ha egy internetes tartomány összes e-mail címéről érkező küldeményt szeretnénk letiltani (pl. levelek.com). Ez tűnik a legcélszerűbb változatnak, ha csak annyit tudunk, hogy az internet mely tartományából várhatóak az üzenetek, vagy nem tudjuk karakterre pontosan beírni az érkező üzenetekben megjelenő feladó nevet, vagy több hasonló nevű üzenet küldőt (pl. Feladó11, Feladó12, Feladó35 üzenetküldők nevéből elad részlet alapján) szeretnénk letiltani. - A Nem tartalmazza lehetőséget akkor használjuk, ha egy internetes tartomány egy bizonyos e-mail címe kivételével a tartomány összes többi e-mail címét le akarjuk tiltani. - A Kezdete lehetőséget, akkor használjuk, ha az érkező üzenetekben megjelenő feladó nevének néhány kezdő karakterét (pl. Feladó [email protected]ől a Felad részt) ismerjük, vagy több olyan üzenetküldő van, akiknek a neve megegyezik vagy hasonló (pl. Feladó11, Feladó12, Feladó35: Felad) és az üzeneteiket le akarjuk tiltani.  Az utolsó feltétel mezőbe a második feltétel mezőben megadott feltételnek megfelelően karakterre pontosan írjuk be a letiltandó e-mail cím (pl. Felado1 ) vagy internetes tartomány részletét, vagy teljes egészét. A beírt cím (vagy cím-részlet) pontosságára ügyelnünk kell, máskülönben a létrehozott szabályunk nem lesz eredményes. 5. Kattintsunk a Mentés gombra. 6. Ellenőrizzük, hogy a létrehozott szabály mellett található jelölőnégyzet be lett-e jelölve, és kattintsunk a Mentés majd a Bezárás gombra.

- 10 -

Áthelyezés mappába szabály létrehozása

1. A WebAccess főoldalán kattintsunk a Beállítások ikonra , majd a Beállítások menüpontra és a Szabályok lapra. 2. Típus mező legördülő menüjében válasszuk az Áthelyezés mappába parancsot, és kattintsunk a Létrehozás gombra. 3. Írjunk be egy nevet a Szabály neve mezőbe (pl. Tiltott cím1 feladó üzeneteinek áthelyezése). Egy áthelyezési szabályban csak egy - a megadott feltételnek megfelelő - e-mail címről vagy egy internetes tartomány összes e-mail címéről küldött üzeneteket helyezhetjük át. Mivel előfordulhat, hogy több ilyen áthelyezési szabályt is létre kell hoznunk, ezért a szabály nevét is úgy célszerű megadni, hogy a megnevezéséből is kiderülhessen a tartalma, vagy következtetni tudjunk rá.

- 11 -

4. A Feltételek megadása gombra kattintva tovább finomíthatjuk az áthelyezési szabályt.  Az első feltétel mezőben: válasszuk a Feladó lehetőséget.  A második feltétel mezőben, annak megfelelően, hogy mennyire akarjuk szűkíteni vagy bővíteni azt a kört, amelyre vonatkozik az áthelyezés, válaszuk: - Az Egyezik lehetőséget, ha a harmadik mezőbe karakterre pontosan be tudjuk írni az érkező üzenetekben megjelenő feladó nevet (pl. Feladó ). - A Tartalmazza lehetőséget, ha egy internetes tartomány összes e-mail címéről érkező küldeményt szeretnénk letiltani (pl. levelek.com). Ez tűnik a legcélszerűbb változatnak, ha csak annyit tudunk, hogy az internet mely tartományából várhatóak az üzenetek, vagy nem tudjuk karakterre pontosan beírni az érkező üzenetekben megjelenő feladó nevet, vagy több hasonló nevű üzenet küldőt (pl. Feladó11, Feladó12, Feladó35 üzenetküldők nevéből elad részlet alapján) szeretnénk letiltani. - A Nem tartalmazza lehetőséget akkor használjuk, ha egy internetes tartomány egy bizonyos e-mail címe kivételével a tartomány összes többi e-mail címét le akarjuk tiltani. - A Kezdete lehetőséget, akkor használjuk, ha az érkező üzenetekben megjelenő feladó nevének néhány kezdő karakterét (pl. Feladó [email protected]ől a Felad részt) ismerjük, vagy több olyan üzenetküldő van, akiknek a neve megegyezik vagy hasonló (pl. Feladó11, Feladó12, Feladó35: Felad) és az üzeneteiket le akarjuk tiltani.  Az utolsó feltétel mezőbe a második feltétel mezőben megadott feltételnek megfelelően karakterre pontosan írjuk be a kezelendő e-mail cím (pl. Felado1 ) vagy internetes tartomány részletét, vagy teljes egészét. A beírt cím (vagy cím-részlet) pontosságára ügyelnünk kell, máskülönben a létrehozott szabályunk nem lesz eredményes.

- 12 -

5. Jelöljük ki a célmappát, az e-mail fiókunk feltétel mezők alatt látható könyvtárstruktúrájában, ahová át kell helyezni a kéretlen, tiltott üzeneteket. Ez a mappa értelemszerűen a kéretlen levelek tárolására létrehozott Levélszemét mappa lehet, de a WebAcces felületen más mappát is kijelölhetünk erre a célra, akár úgy is, hogy különböző e-mail címekről vagy internetes tartományokból érkező üzeneteket különböző mappákba helyeztetünk át a levelező rendszerrel. 6. Kattintsunk a Mentés gombra. 7. Ellenőrizzük, hogy a létrehozott szabály mellett található jelölőnégyzet be lett-e jelölve, és kattintsunk a Mentés majd a Bezárás gombra.

A WebAccess felületen létrehozott levélszemét (Törlés, Áthelyezés) szabályok kezelése a Groupwise kliens felületén A Groupwise WebAccess felületén a levélszemét, a tiltott e-mail címek, internetes tartományok kezelésésére létrehozott szabályok érvényesek a saját Groupwise e-mail fiók kliens felületén is, viszont nem jelennek meg a jelen dokumentum 2-6. oldalán tárgyalt pontokban. A szabályok működésének engedélyezése, tiltása, kezelésük a Főmenü/Eszközök/Szabályok pontban lehetséges:

-1-

Távollét, szabadság szabály létrehozása, kezelése a GroupWise-ban

Fő me nü

A távollétek, szabadságok idején nem tudjuk folyamatosan ellenőrizni az emailjeinket, vagy legalábbis a kapcsolatos tevékenységeket nem tudjuk olyan hatékonyan végezni, nem tudunk olyan gyorsan reagálni az e-mailekre, mint amikor dolgozunk. Ez fennakadást okozhat az ügyintézésben. Éppen ezért sok esetben jó, hogyha tájékoztatást adunk a távollétünkről, az időtartamáról, kit lehet keresni az adott témában, stb. Hasonló funkciót tölt be a GroupWise „Helyettesítés” menüjében a helyettesítő személyek kijelölése, azzal a különbséggel, hogy a helyettesítő személyeket a postafiókunk kezelési jogaival ruházzuk fel. (Lásd a XXXXXXXX-ban) Eszköz tár

P a n e l

Bete kintő

-2-

Erre szolgál a „Szabadság szabály” parancs alkalmazása: 1. A főmenüben kattintsunk az Eszközök/Szabadság szabály menü pontra. 2. A „Szabadság szabályom aktiválása” jelölő négyzetre történő kattintással aktiválhatjuk a szabályt. Itt tudjuk érvényteleníteni is a szabályt. 3. Írjuk be az automatikus válasz tárgyát, pl. Nem vagyok elérhető. 4. Írjuk be az üzenetet, amelyet meg szeretnénk jeleníteni az automatikus válaszban. 5. Amennyiben azt szeretnénk, hogy ne csak az Egyetem levelezőrendszerén („@uninke.hu”) belüli felhasználók leveleire menjen automatikus válasz üzenet, akkor jelöljük be a „Válasz külső felhasználóknak” jelölő négyzetet. Ha nem jelöljük be, akkor csak az egyetemi e-mail címmel rendelkezők kapnak értesítést, automata válasz üzenetet a távollétünkről. 6. Adjuk meg a távollét kezdő és záró napját, azaz a szabály érvénybe lépésének és befejeződésének dátumát (órát nem). Az automatikus válaszüzenetet a levelező rendszer csak a megadott időpontok között küldi, a lejárta után már nem. 7. A „Mentés” gombra történő kattintással mentjük és aktiváljuk a szabályt.

A válaszüzenet küldését kiváltó szabályok (ilyen a távollét, szabadság ideje alatt érvényes szabály is) számon tartják, hogy mely feladók kapták már meg az automatikus választ, így biztosítják, hogy mindenki csak egyszer kapja meg a távollétünkről szóló üzenetet. Figyelem! A távollét kezdő és záró időpontjaként csak a dátumot lehet beállítani, az órát nem, tehát egész napos eseményként kerül ütemezésre. Az automatikus válaszüzenetbe nem kerül bele a távollét időtartama, hacsak mi nem írjuk bele. Biztonsági okokból alaposan meg kell fontolnunk, hogy az automatikus üzenetbe mit írunk bele, ugyanis lehet, hogy olyan személyek is megkapják akikkel más esetben nem közölnénk a távollétünk idejét, és okát (Pl. semmiképpen sem javasolt beírni, hogy ez idő alatt nem leszünk otthon…).

-3-

A „Szabadság szabály” aktiválása idejére a GroupWise blokkolja a naptár azonos időszakát is, azaz erre az időtartamra a naptárunkban senki nem tud találkozót, teendőket, egyéb eseményeket tervezni, a meghívókat elutasítja a levelező rendszer. Távollétünk ideje alatt érkező leveleket visszaérkezésünk után megtaláljuk a postafiókunkban, illetve az automatikus válaszüzenetek küldésének ideje alatt is hozzáférünk a fiókunkhoz, akár válaszolhatunk is a küldeményekre. Az automatikus üzenetek a megadott időpontig lerülnek kiküldésre. Az üzenetek küldésének időtartamát, tartalmát módosíthajuk, vagy akár meg is szüntethetjük az automatikus üzenetek küldését, érvényteleníthetjük a szabadság szabályt. Szabadság szabály kezelése az internetről (GroupWise WebAccess) Szabadságunk, távollétünk idején az internet felől érhetjük el a GroupWise fiókunkat. Alább röviden bemutatjuk a „Szabadság szabály” kezelését a GroupWise WebAccess felületén, amely részletesen leírásra került a „Belépés a GroupWise levelező rendszerbe az Internet felől”dokumentumban. 1. Az egér bal billentyűvel a GroupWise WebAccess főoldalán a ikonra kattintunk és a Beállítások menüpontot választjuk. 2. A megjelenő ablakban a „Szabályok” lapot és a legördülő menüben a típusok közül a „Szabadságot” választjuk.

-4-

3. A „Létrehozás” gomb leütése után kitöltjük a megjelenő táblázatot. Meg kell adni:  a szabály nevét, pl. Távollét;  az üzenet tárgyát, és tartalmát;  a „Mentés” gomb leütésével aktualizáljuk a szabályt.

Összehasonlítva az Egyetem hálózatán elérhető kliens programmal, az internetes WebAccess felületen sokkal egyszerűbb kezelési, beállítási lehetőségek állnak rendelkezésünkre. Itt nem tudjuk beállítani az üzenet küldés időtartamát, nem tudjuk módosítani a tartalmát és nem tilthatjuk le az üzenet küldést a külső, nem egyetemi e-mail címmel („@uni-nke.hu”) rendelkező, felhasználók felé, hanem mindenki megkapja az automatikus üzenetet. A WebAccess felületen az automatikus üzenet küldés leállítására csak egy lehetőségünk van, a szabadság szabály törlése:

-5-

Az Internetes WebAccess felületen létrehozott szabadság szabályt az egyetemi hálózaton a GroupWise kliens programban, a Főmenüben az Eszközök/Szabályok menüpontban érhetjük el:

A megjelenő ablakban választhatjuk a szabály szerkesztését/törlését/letiltását. A törléssel töröljük a szabadság szabályt, míg a letiltással csak letiltjuk az automatikus üzenetküldést, amelyet szükség esetén - egy később időpontban – újra érvényesíthetjük. A „Szerkesztés…” gomb választása után megjelenő ablakban az „Új művelet” gomb választása után letilthatjuk, leállíthatjuk az automatikus üzenetküldést:

Vagy a „Művelet szerkesztése” gomb választásával az automatikus üzenet tárgyának és szövegének módosításait végezhetjük:

A GroupWise internetes WebAccess felületén létrehozott szabadság szabály automatikus üzenetküldés időtartamát beállítani és módosítani nem lehet.

-1-

Helyettesítés kezelése a GroupWise-ban

Fő me nü

A távollétek, szabadságok idején nem tudjuk folyamatosan ellenőrizni az emailjeinket, vagy legalábbis a kapcsolatos tevékenységeket nem tudjuk olyan hatékonyan végezni, nem tudunk olyan gyorsan reagálni az e-mailekre, mint amikor dolgozunk. Ez fennakadást okozhat az ügyintézésben, legfőképpen olyankor, amikor folyamatos munkavégzés szükséges, és váratlanul (betegség miatt) valaki a munkatársak közül kiesik. Éppen ezért sok esetben jó, hogyha távollétünkről szóló tájékoztatás mellett (lásd Távollét, szabadság szabály létrehozása, kezelése a GroupWise-ban leírást) valakit megbízunk a helyettesítésünkkel, aki olvashatja az e-mailjeinket és szükség esetén reagálhat is azokra (és végezheti is a kapcsolatos feladatokat helyettünk). A Helyettesítéssel részben vagy egészében megosztjuk a postafiókunkkal kapcsolatos jogokat egy általunk megbízott felhasználóval (vagy akár több felhasználóval is), aki a megadott jogosultságok mértékében használhatja a postafiókunkat, leveleinket olvashatja, a nevünkben válaszolhat rájuk, naptárunkat, tennivalóinkat, feljegyzéseinket kezelheti. De akár a postafiókunk jellemzőit is módosíthatja. Más és más jogokat biztosíthatunk a naptárhoz és a levelezéshez való hozzáféréshez. Ha például lehetővé szeretnénk tenni, hogy más felhasználók időpontkereséskor használni tudják a naptárunkban található, már beütemezett találkozóink időpontjait, adjunk nekik olvasási jogot a találkozókhoz. A helyettesek nem láthatják a Kapcsolatok mappánkat. A helyettesítő felhasználóknak nincs szükségük a jelszavunkra, mivel biztosítottuk azokat a hozzáférési jogokat, amelyekkel rendelkezhetnek a postafiókunkban. Eszköz tár

P a n e l

Bete kintő

-2-

Figyelem! Mivel széleskörű jogosultságokat adhatunk a helyettesítő felhasználónak, így ő akár teljes mértékben sajátjaként kezelheti a fiókunkat, amihez mi továbbra is (vele egyidejűleg) hozzáférünk. Saját biztonságunk és az esetleges későbbi kellemetlenségek elkerülése érdekében, csak olyan személynek adjunk hozzáférést, akiben teljes mértékben megbízunk. A hozzáférési jogosultságok közül csak a szükséges minimumot adjuk meg a helyettesítő személynek. Ugyanis a közös fiók használat során a levelek címzettjei nem, vagy csak hosszas utánjárással tudják megállapítani, hogy ki küldte az adott levelet. Csak azonos, az egyetemi GroupWise rendszerben található felhasználót bízhatunk meg a helyettesítésünkkel. A helyettesítő személy(ek) kiválasztása, a hozzáférési jogok megadása: 1. A főmenüben kattintsunk az Eszközök/Beállítások, 2. Válasszuk az „Adatvédelem” menüpontot. 3. Válasszuk a „Helyettesítési hozzáférési lista” lapot, 4. A „Helyettesítési hozzáférési lista” lapon a „Név” mezőbe írjuk be a helyettesítésünkkel megbízni kívánt személy nevét, majd ha a teljes név látható, kattintsunk az „Új felhasználó” gombra, vagy a ikonra kattintva a „Címválasztó” lapon a már a „Levélírás GroupWise-ban” (5. oldal) megismert módon választhatjuk a helyettesítő személyeket. Egyszerre akár több személyt is megbízhatunk a helyettesítésünkkel. 5. A Hozzáférési lista mezőben kattintsunk az egyik felhasználóra (helyettesítőnkre) és jelöljük be az adni kívánt minimálisan szükséges jogokat. „Olvasás”: Olvashatja a beérkező tételeinket. „Írás”: (Figyelem!) Tételeket hozhat létre és küldhet a nevünkben, valamint használhatja az aláírásunkat is (amennyiben megadtunk ilyet). Ha megadjuk az írási jogokat, akkor a felhatalmazott helyettesítő személy akár törölheti a leveleinket és ürítheti a Lomtárat is. Kategóriákat rendelhet az elemekhez, módosíthatja az elemek tárgyát, valamint ellenőrzőlista-beállításokat adhat meg az elemekre. „Megkapja a nekem szóló figyelmeztetéseket”: Ugyanazokat a figyelmeztetéseket kapja, mint mi. „Megkapja a nekem szóló értesítéseket”: Értesítést kap, ha tétel érkezett a fiókunkba. „Módosíthatja a beállításokat/szabályokat/mappákat”: A helyettesítő személy fiókunk bármelyik beállítását módosíthatja, többek között a más felhasználóknak adott jogokat is, vagy hozzáférési jogokat is kioszthat a fiókunkhoz. Ha a helyettesnek levelezési joga is van, szabályokat és mappákat is módosíthat vagy hozhat létre. „Magánjellegű tételeimet elolvashatja”: Elolvashatja a magánjellegűnek nyilvánított tételeinket. Ha a helyettesnek nem adunk Személyes jogokat, a postafiók magánjellegűnek nyilvánított tételei rejtve maradnak előle. 6. Az 5. lépés ismétlésével jogokat adhatunk a „Hozzáférési lista” mezőben szereplő valamennyi felhasználónak. A „Hozzáférési lista” „Az összes felhasználói hozzáférés” elemét választva a listában felsorolt összes felhasználó számára ugyanolyan jogokat adhatunk meg. Ha például valamennyi felhasználó számára engedélyezni kívánjuk postánk elolvasását, az Összes felhasználói hozzáféréshez olvasási jogot rendelhetünk. 7. Egy felhasználó „Hozzáférési listából” való törléséhez válasszuk ki a felhasználót, majd kattintsunk az „Eltávolítás” gombra.

-3-

8. Az OK gombra kattintással véglegesíthetjük a választást, a jogok megadását vagy helyettesítő(k) törlését. Helyettesítő felhasználók kiválasztásának, jogosultságok megadásának képernyői: (Bemu Tato fogja helyettesíteni Teszt Eleket)

-4-

A helyettesítés más felhasználó fiókjában: 1. A Főmenüben válasszuk a „Fájl” menü „Helyettesítés…” parancsát. vagy Kattintsunk az üzemmód-választóra, majd a „Helyettesítés…” parancsra. 2. A helyettesíteni kívánt felhasználó hozzáadásához gépeljük be a felhasználó nevét a „Név” mezőbe, majd kattintsunk az OK gombra. A program megnyitja a helyettesítendő felhasználó postafiókját. A mappalista tetején annak a személynek a neve látható, akit helyettesítünk, akinek hozzáférünk a fiókjához. A név akkor is felkerül a helyettesítési listánkra, ha az adott felhasználó saját hozzáférési listáján még nem adta meg nekünk a helyettesítési jogokat. Ebben az esetben a rendszer nem nyitja meg a helyettesíteni kívánt felhasználó postafiókját. 3. Amennyiben már nem kell (nem akarjuk) helyettesíteni az adott felhasználót, akkor az eltávolításához válasszuk ki a nevet, majd kattintsunk az Eltávolítás gombra. 4. A saját postafiókunkba való visszatéréshez kattintsunk a ikonra, majd a legördülő listában a saját nevünkre. Figyelem: Egyszerre több megnyitott Postafiókkal is dolgozhatunk. (Kattintsunk a Főmenü/Ablak/Új főablak pontra, és a fentebb leírt módon váltsunk át arra a postafiókra, amelyikre szeretnénk.) A postafiókokat tulajdonosaik neve alapján lehet megkülönböztetni egymástól, ami az egyes postafiókok gyökérmappájának (Mappa lista) címkéjén látható. Amikor egy felhasználót eltávolítunk a „Helyettesítési listáról”, nem szűnik meg a helyettesítési jogunk ahhoz a felhasználóhoz. Az általunk elérhető postafiók tulajdonosának saját Hozzáférési listáján kell módosítania (törölnie) a nekünk adott jogokat. Helyettesítendő személy kiválasztása a Főmenü/Helyettesítés menüben: (Teszt Eleket helyettesíti Bemu Tato)

-5-

Helyettesítendő személy kiválasztása az üzemmód-választó/Helyettesítés menüben: (Teszt Eleket helyettesíti Bemu Tato)

Figyelem! A helyettesítés folyamán az üzemmód-választó felirata

-ról

-re változik! A saját postafiókunkba való visszatéréshez kattintsunk a legördülő listában a saját nevünkre. (Bemu Tato visszatér Teszt Elek fiókjából a sajátjába)

ikonra, majd a

-6-

Egyszerre több felhasználó postafiókját is megnyithatjuk a Főmenü/Ablak/Új főablak menüben:

-7-

Helyettesítések kezelése az internetről (GroupWise WebAccess) Szabadságunk, távollétünk idején az internet felől érhetjük el a GroupWise fiókunkat. Alább röviden bemutatjuk a helyettesítések kezelését a GroupWise WebAccess felületén, amely részletesen leírásra került a „Belépés a GroupWise levelező rendszerbe az Internet felől”dokumentumban. A helyettesítő személy(ek) kiválasztása, a hozzáférési jogok megadása: 1. Az egér bal billentyűvel a GroupWise WebAccess főoldalán a ikonra kattintunk és a Beállítások menüpontot választjuk. 2. A megjelenő ablakban a „Helyettesítési hozzáférési lista” lapon az „Új bejegyzés” gombot választjuk.

3. A megjelenő ablakban vagy beírjuk a „Név” mezőbe a megbízni kívánt helyettesítő nevét vagy (a már e dokumentumban fentebb leírt) „Címválasztó”-ban jelöljük ki.

-8-

4. A helyettesítő személy kiválasztása után megadjuk a (már e dokumentumban fentebb leírt) minimálisan szükséges jogokat. A „Mentés” gombra történő kattintással fejezzük be a kijelölést. A 3., 4. lépést annyiszor ismételjük, amennyi személyt szeretnénk a helyettesítésünkkel megbízni.

5. Fentebb a 2. pontban „Helyettesítési hozzáférési listában” felsorolt személyek nevére kattintva módosíthatjuk a hozzárendelt jogokat, vagy a „Felhasználó törlése” gombra kattintva törölhetjük a helyettesítéssel megbízott személyek közül. A „Mentés” gombra kattintva mentjük az adott személynek megadott jogokat.

6. A „Helyettesítési hozzáférési lista” „Bezárás” gombjára kattintva fejezhetjük be a kijelölés folyamatát.

-9-

A helyettesítés más felhasználó fiókjában: 1. A főképernyő „Eszköztár”-on látható „Helyettesítés” gombra kattintva megjelenik azon személyek listája, akik helyettesítéssel bíztak meg bennünket. A felsorolásban a kezelni kívánt postafiók tulajdonosának nevére kattintva, egy új ablakban megjelenik a postafiókjának tartalma. Eszköztár Főmenü

Az ablakok közötti tájékozódást segíti postafiók tulajdonosának neve, ami a „Mappa lista” fejlécében látható.

Mappa lista

A „Kijelentkezés” vagy az internetes böngésző Fájl/Kilépés (Alt+F4) parancsát használva az összes megnyitott postafiók ablakot bezárhatjuk.

-1-

Naptár kezelése a GroupWise-ban A GroupWise levelező rendszer naptára ( ) egy elektronikus határidőnapló, ahol, mint a hagyományos határidőnaplókban tárolhatjuk az összes találkozóink idejét, helyét, feljegyzéseinket, tennivalóinkat. A naptár egy rendszermappa, amelyet a GW hoz létre. Igen széles körű lehetőségeket biztosít a GroupWise, többek között betekintést engedhetünk másoknak a naptárunkba (megoszthatjuk velük), láthatjuk mások naptárait (ha megosztották velünk), mobil eszközünkkel szinkronizálhatjuk, több naptárt is kezelhetünk. Fő me nü

Eszköztár Naptár eszköztár Feljegyzések panel Találkozók panel

Tennivalók panel

-2-

A Naptár beállításai Első lépésként a Főmenü „Eszközök/Beállítások…/Naptár” menüpontjában végezhetjük el a naptárunk alapértékeinek beállítását:

Naptárunknak egyéni megjelenést alakíthatunk ki, saját alapértelmezett értékek megadásával: a munkahét első napját (hétfő), találkozók alapértelmezett hosszát (1 óra), különböző eseményekhez különböző háttérszíneket rendelhetünk

az általános munkarendet, munkanapokat, az elérhetőségek napjait (mindig vagy csak a kijelölt munkanapokon)

-3-

találkozó időpontkersésének időintervallumát, napjait

dátum és idő megjelenítési formátumokat állíthatunk be.

Naptárunkat a „Naptár eszköztár” ikonjaira:

vagy az „Eszköztár/Naptár” legördülő menü menüpontjaira kattintva számos nézetben (formátumban) jeleníthetjük meg:

-4-

A jobb egér billentyűvel a „Naptár eszköztárra” történő kattintás után a megjelenő menüben elvégezhetjük a „Naptár” nézet testre szabását:

További beállításokat végezhetünk, ha a naptár valamely napjára kattintunk a jobb oldali egérgombbal:

Válthatunk a Grafikus és a Szöveges megjelenítő között, a naptár időközét, háttérszíneit módosíthatjuk, új tételeket (a kattintás helyétől függően találkozót, tennivalót vagy feljegyzést/emlékeztetőt) vehetünk fel. Jelen dokumentumban csak a feladatainkat a legjobban támogató beállítási lehetőségek kerültek bemutatásra, további finomhangolásokat a minden napos használat során lehet felfedezni.

-5-

Találkozók létrehozása, ütemezése A létrehozható találkozóknak kettő típusa van:  találkozó (értekezlet vagy csoportos), amelyre több személyt hívhatunk meg,  kitűzött találkozó, ami gyakorlatilag nem több mint egy figyelmeztetés (önmagunknak és másoknak szóló), hogy az adott időpontban nem leszünk elérhetőek. A találkozók megjelennek a GroupWise naptárában és az időpontkereső foglaltságot fog jelezni a megjelölt időszakban, ennek ellenére újabb találkozót is tervezhetünk önmagunknak a naptárban. Találkozó ütemezése saját részre, kitűzött találkozó

Amennyiben egy adott időszakban nem tudunk részt venni találkozókon, megbeszéléseken, akkor ütemezzünk be egy kitűzött találkozót arra az időszakra, és amikor egy másik felhasználó szeretne meghívni bennünket egy találkozóra, és időpontkeresést végez, látni fogja, hogy a megadott időpontokban nem érünk rá, foglaltak vagyunk. A kitűzött találkozó létrehozása:

1. Kattintsunk az „Eszköztár” gombján lévő nyílra, majd a Kitűzött találkozó parancsra, vagy a Naptárban kattintsunk a kívánt dátumra, majd azon a napon, a Találkozók panelen, kattintsunk duplán egy időpontra, vagy a Találkozók panelen az egér jobb billentyűvel kattintsunk a keresett időpontra és a megjelenő menüben válasszuk az „Új/Kitűzött találkozó” menüpontot,

-6-

vagy kattintsunk a Főmenüben a Fájl/Új/Találkozó menüpontra, vagy a „Ctrl+Shift+A” billentyű kombináció leütésével. 2. Írjuk be a találkozónk tárgyát és egy helyét. (Nem kötelező.) 3. Adjuk meg a kezdő dátumot (alapértelmezésben a választott naptári dátum olvasható), vagy A gombra kattintva is megadhatjuk a találkozó dátumát, illetve - ismétlődés esetén - dátumait. Ismétlődő kitűzött találkozó létrehozásához lásd lentebb az „Ismétlődő találkozók ütemezése” pontban vagy egész napos esemény esetén jelöljük be az „Egész napos esemény” lehetőséget. 4. Adjuk meg a kezdő időpontot és az időtartamot (alapértelmezésben: a naptárban kijelölt kezdő időpont, az időtartam a Főmenü „Eszközök/Beállítások…/Naptár” menüpont „Általános” lapján megadott érték, pl. 1 óra olvasható). Az időtartamot percben, órában vagy „Egész napos eseményként” adhatjuk meg. A gombra kattintva a zöld (kezdet) piros (befejezés) csúszkák segítségével állíthatjuk be a találkozó kezdetét és végét (időtartamát). Amennyiben a találkozó külföldön és nem a saját időzónánkban fog történni, akkor azt is meghatározhatjuk, hogy mely időzónában fog történni a találkozó. Lásd lentebb az „Időzóna megadása egy találkozó számára” pontban.

5. A Megjelenítés menü segítségével adjuk meg, hogy a találkozó hogyan kerüljön megjelenítésre. 6. Írjunk be egy üzenetet, és ha szükséges mellékletet is csatolhatunk. (Nem kötelező.) A Beállítások fülre kattintva több más beállítást is elvégezhetünk, mint pl. a találkozó magas prioritásúvá minősítése (részletesen lásd a „Levélírás GroupWise-ban” dokumentumban a „Levél küldési beállítások kezelése” fejezetet a 11. oldalon). 7. Szükség esetén a találkozót „Műveletek” menüben vagy az „F8” funkció billentyűvel megjelölhetjük magánjellegűként is. 8. Kattintsunk az eszköztár Kitűzés gombjára.

-7-

Találkozók ütemezése több ember számára

Találkozók ütemezése több ember számára 1. Kattintsunk az Eszköztár gombjára vagy a mellette lévő nyílra, majd az „Értekezlet*” parancsra, vagy a Találkozók panelen az egér jobb billentyűvel kattintsunk a keresett időpontra és a megjelenő menüben válasszuk az „Új/Találkozó” menüpontot. 2. A Címzett mezőbe írjuk be a találkozóra meghívni szándékozott személyek felhasználóneveit, majd nyomjuk le az Enter billentyűt. Igény szerint adjunk meg további felhasználóneveket a Másolat és a Titkos másolat mezőkbe (a címzettek kiválasztásának leírását részletesen lásd a „Levélírás GroupWise-ban” dokumentum 5. oldal 2. pontjában). Ha a Főmenü „Eszközök/Beállítások…/Naptár” menüpont „Általános” lapján bejelöltük az „Én is részt veszek az új találkozókon” jelölőnégyzetet, akkor a címzettek között a mi felhasználónevünk automatikusan megjelenik. 3. A Feladó mezőben megjelenő név megváltoztatásához (másik fiók vagy egy helyettesítő nevére) kattintsunk a Feladó gombra, majd a megfelelő névre. 4. A Hely mezőben adjuk meg a találkozó helyszínét. 5. Adjuk meg a kezdő dátumot (alapértelmezésben a választott naptári dátum olvasható), vagy A gombra kattintva is megadhatjuk a találkozó dátumát, illetve - ismétlődés esetén - dátumait. Ismétlődő kitűzött találkozó létrehozásához lásd lentebb az „Ismétlődő találkozók ütemezése” pontban. vagy egész napos esemény esetén jelöljük be az „Egész napos esemény” lehetőséget. 6. Adjuk meg a kezdő időpontot és az időtartamot (alapértelmezésben: a naptárban kijelölt kezdő időpont, az időtartam a Főmenü „Eszközök/Beállítások…/Naptár”

-8-

menüpont „Általános” lapján megadott érték, pl. 1 óra olvasható). Az időtartamot percben, órában vagy „Egész napos eseményként” adhatjuk meg. A gombra kattintva a zöld (kezdet) piros (befejezés) csúszkák segítségével állíthatjuk be a találkozó kezdetét és végét (időtartamát). Amennyiben a találkozó külföldön és nem a saját időzónánkban fog történni, akkor azt is meghatározhatjuk, hogy mely időzónában fog történni a találkozó. Lásd lentebb az „Időzóna megadása egy találkozó számára” pontban.

7. A Megjelenítés menü segítségével adjuk meg, hogy a találkozó hogyan kerüljön megjelenítésre. A Másolat és a Titkos másolat mezőkben lévő címzettek a találkozót Nem foglaltként kapják meg. 8. Írjuk be az üzenet tárgyát és szövegét, ha szükséges mellékletet is csatolhatunk. (Nem kötelező.) A Beállítások fülre kattintva több más beállítást is elvégezhetünk, mint pl. a találkozó magas prioritásúvá minősítése (részletesen lásd a „Levélírás GroupWise-ban” dokumentumban a „Levél küldési beállítások kezelése” fejezetet a 11. oldalon). Ha szeretnénk meggyőződni arról, hogy a személyek a találkozó idején szabadok, használjuk az időpontkeresést az Eszköztár gombjára kattintva. További információkért lásd lentebb az „Időpontkeresés használata a rendelkezésre állás ellenőrzésére” pontban. 9. Szükség esetén a találkozót „Műveletek” menüben vagy az „F8” funkció billentyűvel megjelölhetjük magánjellegűként is. 10. Kattintsunk az eszköztár Küldés gombjára. Ismétlődő találkozók ütemezése Amennyiben egy találkozó rendszeres pl. heti értekezlet, vagy előre megállapított fix időpontokban kerül megtartásra stb, akkor lehetőség van a találkozókra szóló meghívók ütemezett küldésére: 1. Kattintsunk a „Művelet/Ismétlődő dátumkijelölés…” menüpontra vagy

a dátumkijelölő ablakban kattintsunk az „Ismétlődés beállítása…” 2. A megjelenő ablakban a megfelelő dátumokra kattintva jelölhetjük ki a találkozók dátumait. Figyelem: A Naptárban az összes dátumot meg kell jelölni, még azt is, amelyre a Naptárban vagy a gombon először kattintottunk. Lehetőség van képlet alapján történő kijelölésre is. De bonyolultsága miatt ennek ismertetésére jelen dokumentumban nem térünk ki.

-9-

3. Az „OK” gomb leütésével véglegesíthetjük a kijelölést. Ha ismétlődő találkozóról van szó, akkor a találkozó kezdő időpontjaként szöveg fog megjelenni. Az időpontokat a gombra kattintva láthatjuk. Ismétlődő találkozók jelölése Az ismétlődő találkozókat a következőképpen jelöli meg a GroupWise: Az elküldött üzenetben:

Aktuális találkozó dátuma, ideje

A kimenő tételek mappában az üzenet előtti +/- jel

A találkozók dátumai

- 10 -

Időzóna megadása egy találkozó számára Az Időzóna szolgáltatás segítségével különböző időzónákban tartózkodó címzettek számára ütemezhetünk értekezletet. Ez olyankor lehet fontos, ha egy munkatárs hivatalos úton külföldön, más időzónában tartózkodik, és fontos lenne a „jelenléte” vagy az utazást érintő jelentése az értekezleten. A Groupwise a címzettek időzónája alapján automatikusan korrigálja az értekezletek időpontjait. Mivel a GroupWise beállítja az időt, a konferenciabeszélgetés minden ütemezett felhasználója egyszerre kap hívást, függetlenül attól, hogy náluk mennyi a helyi idő. Az Időzóna szolgáltatás segítségével beállíthatjuk azt is, hogy a GroupWise ne korrigáljon az időzónák alapján. Az Időzóna szolgáltatás biztosítja, hogy a különböző időzónákban dolgozó résztvevők naptárában és postafiókjában a találkozó mellett a saját időzónának megfelelő idő álljon. 1. Kattintsunk a „Műveletek/Időzóna kiválasztása…” parancsra, majd az Időzóna legördülő listára és válasszuk ki a találkozó helyének időzónáját. Alapértelmezett a helyi, magyar időzóna. Ha módosítani akarjuk, akkor az „Időpont megadása” ikonra történt kattintás után az „Időzóna” legördülő menüből jelölhetjük ki a megfelelő időzónát.

2. A kijelöléshez kattintsunk az OK gombra. Amikor az Időzóna szolgáltatással ütemezett felhasználók megkapják a találkozót, és az megjelenik a postafiókjukban, a találkozó tárgya után egy időbejegyzést találnak. Ha például az értekezlet témája „Rektori értekezlet”, és az Időzóna GMT értékű, a felhasználók ezt a következőképpen látják: Rektori értekezlet (GMT). A felhasználók naptáraiban általában a hely van megjelölve az időzónával, nem a tárgy.

- 11 -

Időpontkeresés használata a rendelkezésre állás ellenőrzésére Ha szeretnénk meggyőződni arról, hogy a személyek a találkozó idején szabadok, az Eszköztár gombjára kattintva használjuk az időpontkeresést. Időpontkeresés végrehajtása 1. A találkozó összehívásához írjuk be a Címzett mezőbe a meghívottak felhasználói nevét. 2. A Kezdő dátum mezőben adjuk meg a találkozó lehetséges legkorábbi időpontját. 3. Határozzuk meg a találkozó időtartamát. 4. Kattintsunk az eszköztár

gombjára.

5. Az Időpontkeresés párbeszédpanel alján olvasható jelmagyarázat mutatja a naptárban a rácson látható, találkozót jelölő minták jelentését. Amennyiben megjelenik az ikon a felhasználó neve előtt, a naptárban a beütemezett időpontra kattintva további információ jeleníthető meg a találkozóról az „Egyéni ütemtervek” lap alján található mezőben. Az ikon azonban csak akkor látható, ha a felhasználó az „Eszközök/Beállítások/Adatvédelem/Helyettesítési hozzáférési lista” menüpontban hozzáférési (legalább olvasási) jogot adott nekünk a „Találkozók”-hoz. Részletesebben lásd a „Helyettesítés kezelése a GroupWise-ban„ dokumentumot. Ha a keresésből törlés nélkül szeretnénk kizárni egy felhasználót, az „Igénybe vehető idő” lapon kattintással töröljük a jelölést a felhasználó neve melletti négyzetből. Személyek kizárása a keresésből akkor lehet hasznos, amikor egy (például a Másolat mezőben szereplő) felhasználót meg kell ugyan hívni a találkozóra, de részvétele nem feltétlenül szükséges. A kizárt személy újbóli felvételéhez kattintással jelöljük be a neve melletti jelölőnégyzetet.

- 12 -

6. Az Automatikus gombra kattintva kijelölhetjük a legkorábbi lehetséges időpontot. Ezután az OK gombra kattintva átadhatjuk a megadott felhasználóneveket, a kiválasztott időpontot és az időtartamot az éppen ütemezett találkozónak, vagy használjuk addig az „Automatikus” gombot, amíg a kívánt időpont meg nem jelenik. Ezután az „OK” gombra kattintva átadhatjuk a megadott felhasználóneveket, a kiválasztott időpontot és az időtartamot az éppen ütemezett találkozónak, vagy az „Igénybe vehető idő” fülre kattintva megnézhetjük a lehetséges időpontokat. Kattintsunk a megfelelő időpontra, majd az „OK” gombra kattintva adjuk át a tervezett találkozónak a felhasználókat, a kiválasztott időpontot és az időtartamot. 7. Ha a keresés után egy felhasználót szeretnénk eltávolítani a „Meghívás értekezletre” listából, kattintsunk az „Igénybe vehető idő” fülre, kattintsunk az eltávolítandó felhasználó nevére, nyomjuk meg a „Törlés” billentyűt, majd kattintsunk az „Igen” gombra. Ez akkor hasznos, ha több felhasználóról szeretnénk információt kapni, majd el szeretnénk vetni a nem kívánt személyek meghívását. 8. Fejezzük be az ütemezést, és küldjük el a találkozóra szóló meghívást. Ha az időpontkeresést még a találkozó létrehozása előtt szeretnénk elvégezni, a „Naptár” nézetben kattintsunk az „Eszközök/Időpontkeresés” menüpontra. Az „Időpontkeresés” párbeszédpanelen adjuk meg a meghívott személyek felhasználói nevét, a keresési kezdő dátumot, az átnézendő napok számát, majd a keresés megkezdéséhez kattintsunk az OK gombra.

A megjelenő „Találkozó időpontjának kiválasztása” lapon miután megtaláltuk a megfelelő időpontot, (az „OK” gomb helyén) a „Találkozókérés” gombra kattintva átvihetjük az adatokat egy új találkozóablakba, majd befejezhetjük a találkozóra szóló üzenetet. A keresési tartományt megváltoztathatjuk, ha a találkozó ütemezését az Eszközök/Időpontkeresés parancsra kattintva végezzük el (lásd fentebbi képernyő), és az

- 13 -

Átnézendő napok száma mezőben módosítjuk az ott látható értéket, amelyet az „Eszközök/Beállítások/Naptár/ Időpontkeresés” menüben is megtehetünk. Találkozó címzetteinek módosítása 1. Nyissuk meg az Kimenő tételek mappát. 2. Keressük meg a módosítani kívánt találkozót. 3. Kattintsunk a jobb egérgombbal a találkozóra, majd válasszuk a Címzettek módosítása pontot. 4. Módosítsuk a címzetteket a megfelelő mezőkben (Címzett, Másolat és a Titkos) mezőkben. 5. Kattintsunk az OK gombra.

- 14 -

Találkozó törlése a kimenő tételek mappában A találkozó akkor törölhető, vonható vissza, ha mi ütemeztük be, vagy ha rendelkezünk a szükséges helyettesi jogokkal a beütemező felhasználó Postafiókjához. 1. Nyissuk meg az Kimenő tételek mappát. 2. Keressük meg a módosítani kívánt találkozót. 3. Kattintsunk a jobb egérgombbal a találkozóra, majd válasszuk a Törlés pontot, vagy a billentyűzeten üssük le a „Delete” billentyűt. 4. Ha a törölni kívánt találkozó ismétlődő találkozó volt (ha nem ismétlődő találkozót törlünk, ez a lépés kimarad), akkor megjelenő ablakban értelemszerűen kattintsunk:  az „Ezt” billentyűre, ha csak az aktuálisan kijelölt,  a „Mindet” billentyűre, ha a kapcsolódó összes ismétlődő,  az „Ezen előfordulás utániakat” billentyűre, ha az aktuális találkozót meg akarjuk tartani, és az ismétlődő többi, találkozót kívánjuk törölni; 5. A megjelenő ablakban értelemszerűen kattintsunk:  ha csak a saját naptárunkból akarjuk törölni (pl. a mi részvételünk már nem fontos, vagy már zsúfolt, túl sok bejegyzés van a naptárunkban és megjegyeztük az időpontot), akkor a „Saját postafiókból”  ha nem akarjuk megtartani a találkozót és visszavonjuk a meghívásokat és a saját naptárunkban a bejegyzést valamilyen célból meg akarjuk tartani, akkor „A címzett postafiókjából”  ha találkozóról szóló összes naptári bejegyzést törölni akarjuk, akkor a „Minden postafiókból” jelölőgombra. 6. (Nem kötelező) Írjunk be egy üzenetet a lemondás okáról. 7. Kattintsunk az OK gombra.

- 15 -

Találkozó törlése 1. A Naptárban keressük meg a törölni kívánt találkozót. 2. Kattintsunk a jobb egérgombbal a találkozóra, majd válasszuk a Törlés pontot, vagy a billentyűzeten üssük le a „Delete” billentyűt. 3. Ha találkozóról szóló összes naptári bejegyzést törölni akarjuk, akkor kattintsunk a „Tétel törlése a többi címzett postafiókjából is.” jelölőnégyzetre. 4. (Nem kötelező) Írjunk be egy üzenetet a lemondás okáról. 5. Kattintsunk az OK gombra. 6. Ha a törölni kívánt találkozó ismétlődő találkozó volt (ha nem ismétlődő találkozót törlünk, ez a lépés kimarad), akkor megjelenő ablakban értelemszerűen kattintsunk:  az „Ezt” billentyűre, ha csak az aktuálisan kijelölt;  a „Mindet” billentyűre, ha a kapcsolódó összes ismétlődő  az „Ezen előfordulás utániakat” billentyűre, ha az aktuális találkozót meg akarjuk tartani, és az ismétlődő többi; találkozót kívánjuk törölni;

- 16 -

Találkozók újraütemezése Szükség esetén a már elküldött és a meghívottak által elfogadott egyszeri vagy ismétlődő találkozókat is átütemezhetjük: 1. A „Kimenő tételek mappában” vagy a „Naptárban” kattintsunk az egér jobb oldali gombjával az újraütemezni kívánt találkozóra, majd az Újraküldés parancsra vagy a megnyitott találkozó tételben kattintsunk a „Műveletek/Újraküldés” menüpontra.  Ha ismétlődő találkozókat vagy azok egyikét szeretnénk átütemezni, akkor az alábbi képernyőn kattintsunk a megfelelő gombra:

„Ezt” – Az ismétlődő találkozók közül csak a megjelölt találkozót akarjuk átütemezni, a többit nem. Ebben az esetben, ez a találkozó kikerül a találkozók ismétlődő sorából, a többi találkozó dátuma változatlan marad. „Mindet” – Az ismétlődő találkozók mindegyikét át akarjuk ütemezni.  Ha egyedi találkozók szeretnénk átütemezni, akkor az „Újraküldés” menüpont választása után szerkesztő nézetben megnyílik a találkozó tétel. 2. A megnyitott tételben végezzük el a szükséges módosításokat, kattintsunk az eszköztár Küldés gombjára. 3. A megjelenő ablakban az eredeti tétel visszahívásához kattintsunk az Igen gombra.

Ha a találkozót ugyanannak a napnak egy másik időpontjára szeretnénk átütemezni, akkor az egérrel húzzuk át a tételt a Naptárban az új időpontra.

- 17 -

Találkozó elfogadása vagy elutasítása 1. Nyissuk meg a találkozót. 2. Kattintsunk az eszköztár „Elfogadás” vagy „Elutasítás” gombjára. vagy Kattintsunk a gomb jobb oldalán látható nyílra, majd válasszunk a legördülő listáról. 3. Ha az „Elfogadás/Elutasítás beállításai” lehetőséget választjuk, beírhatunk egy megjegyzést is (nem kötelező), mielőtt az OK gombra kattintunk. A küldő, a találkozót kezdeményező személy automatikus - a GroupWise rendszer által küldött - üzeneteket is kérhet a találkozó elfogadásáról/elutasításáról. A találkozók jobb követhetősége érdekében célszerű elvégezni az alábbi beállításokat a Főmenüben az „Eszközök/Beállítások/Küldés/Találkozó” lapon. A „Nyugtázás” részen beállíthatjuk a találkozó kéréséről szóló üzenet megnyitása, elfogadása, elutasítása után a GroupWise rendszer által küldendő üzeneteket, a „Nincs/Válaszlevél/Értesítő/Értesítés és levél” lehetőségek egyikét. Döntésünket az „Alkalmaz” és az „OK” billentyűk leütésével hagyhatjuk jóvá.

- 18 -

4. Ha ismétlődő találkozóra érkezett a meghívás, akkor az „Ezt” gombra kattintva az adott találkozót, a „Mindet” gombra kattintva pedig valamennyi találkozót elfogadhatjuk, illetve elutasíthatjuk.

Találkozó átruházása Előfordulhat, hogy egy találkozón nem tudunk részt venni, és valakit elküldünk a képviseletünkben. Ebben az esetben a GroupWise „Átruházás” funkciója segít: 1. A Naptár nézetben keressük meg azt a találkozót, amelyet át akarunk ruházni. 2. Kattintsunk az egér jobb oldali gombjával az átruházni kívánt találkozóra, majd az Átruházás parancsra vagy a megnyitott találkozó tételben kattintsunk a „Műveletek/Átruházás” menüpontra.  Ha ismétlődő találkozókat vagy azok egyikét szeretnénk átütemezni, akkor az alábbi képernyőn kattintsunk a megfelelő gombra:

„Ezt” – Az ismétlődő találkozók közül csak a megjelölt találkozót akarjuk átruházni, a többit nem. Ebben az esetben, ez a találkozó kikerül a találkozók ismétlődő sorából, a többi találkozó dátuma változatlan marad. „Mindet” – Az ismétlődő találkozók mindegyikét át akarjuk ruházni. „Ezen előfordulás utániakat” –A kijelölt találkozót követő találkozókon való részvételt akarjuk átruházni.  Ha egyedi találkozót szeretnénk átruházni, akkor az „Árruházás” menüpont választása után szerkesztő nézetben megnyílik a találkozó tétel. Az üzenet Tárgy sora módosul: 3. A Címzett mezőbe írjuk be annak a személynek vagy személyeknek a felhasználónevét, akire/akikre át akarjuk ruházni a részvételt.

- 19 -

4. Írjuk be a címzetteknek szánt esetleges megjegyzéseket. 5. Kattintsunk az eszköztár Küldés gombjára. 6. A megjelenő ablakban kattintsunk az „Igen” gombra, ha azt szeretnénk, hogy a tétel megmaradjon naptárban, ellenkező esetben a „Nem” gombra. A találkozó létrehozója, feladója a tétel jellemzőire tekintve meg tudja állapítani, hogy kire ruháztuk át a részvételt, illetve a „Kimenő tételek” mappában is láthatjuk azt, hogy kinek küldtük el a találkozóra szóló meghívót. Találkozózók átruházásához hasonlóan lehet átruházni tennivalókat és a feljegyzéseket is. Figyelmeztetés/riasztás beállítása Az ikonra kattintva figyelmeztetés állíthatunk be magunkban, hogy az elfogadott találkozó előtt mennyi idővel küldjön riasztást a GroupWise. Naptárbeállítások párbeszédpanelen megadhatunk egy olyan alapértelmezett beállítást, melynek hatására a GroupWise minden elfogadott találkozóra automatikusan figyelmeztetést jelenít meg. 1. A főmenüben kattintsunk az „Eszközök/Naptár/Általános” pontra. 2. Válasszuk ki a Találkozó és/vagy az Egész napos esemény lehetőséget a Beállítások elfogadása mezőben. 3. Állítsuk be azt az időt, amennyivel a találkozó és/vagy az egész napos esemény előtt a figyelmeztetést akarunk kapni. 4. Az érvényesítéshez kattintsunk az OK gombra. A fenti beállítások hatására az alábbi riasztás fog megjelenni:

A „Törlés” gombra kattintva törölhetjük a riasztást. Az „Olvasás” gombra kattintva megnyitjuk találkozóra szóló értesítést és elolvashatjuk azt. Az „Elhalasztás” gombra kattintva újabb időre elhalaszthatjuk és újabb riasztást kérhetünk.

- 20 -

Tennivalók kezelése a GroupWise-ban Az előttünk álló feladataink rendszerezéséhez, figyelemmel kíséréshez nyújt segítséget a GroupWise a „Tennivalók” rendszermappával ( ), amelyet egy gyűjtőlistaként kezelhetünk, ahol bármely konkrét cselekvést igénylő (általunk önmagunknak vagy másoknak meghatározott vagy mások által nekünk kiosztott) feladatainkat és hozzátartozó feljegyzéseinket tarthatjuk számon. Amikor kitűzünk vagy elfogadunk egy feladatot, az automatikusan megjelenik a tennivalók mappában. Bármely GroupWise tételtípus (levél, találkozó, feladat, emlékeztető feljegyzés) elhelyezhető a „Tennivalók” mappában. Minden tétel mellett megjelenik egy jelölőnégyzet ( ), amely a tétel befejezésekor, végrehajtásakor bejelölhető, kipipálható ( ). Például elhelyezhetünk egy e-mailt a „Tennivalók” mappában saját magunk emlékeztetésére, hogy valami konkrét feladat kapcsolódik hozzá. A tennivalók mappa elemei nem feltétlenül jelennek meg a naptárban. A naptárba csak az esedékességi dátummal rendelkező tételek kerülnek. Ha a tennivalók mappa egy elemét a naptárban is szeretnénk megjeleníteni, meg kell határoznunk hozzá egy esedékességi dátumot, azaz határidőt. A tennivalóknak kettő típusa van:  egy vagy több személynek kiosztott,  kitűzött, ami gyakorlatilag nem több mint egy figyelmeztetés egy általunk végrehajtandó feladatról. Miután egy tételt a „Tennivalók” mappába helyeztünk:  a fontossága alapján a kívánt sorrendbe rendezhetjük őket, módosíthatjuk a helyüket a tennivalóink között,  végrehajtási határidőt rendelhetünk hozzá,  végrehajtását kioszthatjuk más személyeknek, megoszthatjuk közöttük,  a tennivalókat teljes egészében átruházhatjuk,  nyomon követhetjük előrehaladását egy készenléti arány meghatározásával,  végrehajtása után megjelölhetjük befejezettként. Mint az előzőekből látható egy egyszerűbb projektkezelő áll a rendelkezésünkre, amellyel kevésbé összetett feladatok végrehajtását irányíthatjuk, felügyelhetjük. A tennivalók létrehozása, kezelése sok hasonlóságot mutat a találkozók létrehozásával, kezelésével. A hasonló, megegyező tevékenységeknél csak utalást teszünk a találkozóknál ismertetett részekre és csak a kezelésbeli különbségek kerülnek részletesebben ismertetésre. Tennivalók nyugtázásának beállításai A tennivalók állapotának jobb követhetősége érdekében célszerű beállítani, hogy a GroupWise rendszer automatikus nyugtázó üzeneteket küldjön a tennivaló elfogadásáról/elutasításáról/elkészültéről: 1. Keressük meg a Főmenüben az „Eszközök/Beállítások/Küldés/Tennivaló” lapot. 2. A „Nyugtázás” részen beállíthatjuk, hogy a tennivalóról szóló értesítések megnyitása, elfogadása, elutasítása vagy a végrehajtás után a GroupWise rendszer automatikus üzeneteket küldjön (alapértelmezésben nincsenek ilyen üzenetek). 3. Választásunkat az „Alkalmaz” és az „OK” billentyűk leütésével hagyjuk jóvá.

- 21 -

Tennivalók létrehozása A létrehozás lépései: 1. Nyissuk meg a Tennivalók ( ) mappát, és a „Tennivalók” panelen az egér jobb billentyű leütése után megjelenő menüben válasszuk az „Új/Tennivaló” menüpontot, vagy Kattintsunk az „Eszköztár” gombján lévő nyílra, majd a „Tennivaló/Kitűzött tennivaló” menüpont egyikére, vagy a Főmenüben kattintsunk a „Fájl/Új/Tennivaló” menüpontra vagy a „Ctrl+Shift+T” billentyű kombináció leütésével vagy „Naptár” nézetben (mappában) a „Tennivalók” panelban az egér jobb billentyű leütése után megjelenő menüben válasszuk az „Új” menüpontot majd a „Tennivaló/Kitűzött tennivaló” menüpont egyikét. 2. Ha csak önmagunknak „Kitűzött tennivaló”-t szeretnénk létrehozni, amelyet nem küldünk el más GroupWise felhasználóknak, adjuk meg a:  tennivaló tárgyát,  kezdő dátumát,  végrehajtás határidejét,  leírását,  csatoljuk a szükséges mellékleteket és végül kattintsunk a

gombra.

- 22 -

3. Ha olyan „Tennivaló”-t szeretnénk létrehozni, amelyet elküldünk más GroupWise felhasználóknak, adjuk meg a:  tennivaló címzettjeit, a végrehajtókat, Ha azt szeretnénk, hogy a másoknak kiosztott tennivaló a saját „Tennivalók” listánkban is megjelenjen, akkor önmagunkat is vegyük fel a címzettek közé, ellenkező esetben csak a „Kimenő tételek” mappában láthatjuk, ahonnan szintén áthelyezhetjük a „Tennivalók” mappába a következő módszerek egyikével: - Az áthelyezni kívánt tennivaló tételre kattintunk és az egér bal billentyűt lenyomva tartva helyezzük át („fogd és vidd” módszer). - Az egér jobb billentyűvel rákattintunk a tételre és a legördülő menüben a „Megjelenítés a Tennivalókban” menüpontot választjuk. Az így kijelölt tétel változatlanul az eredeti mappában marad, csak egy másolata jelenik meg a „Tennivalók” mappában. Ha a tételt akár a „Kimenő tételek” akár a „Tennivalók” mappájából töröljük, a másik mappából is törlődni fog, és a „Lomtár”-ban fog megjelenni (egy példányban).  kezdő dátumát,  végrehajtás határidejét,  tennivaló tárgyát,  leírását,  csatoljuk a szükséges mellékleteket és végül kattintsunk a gombra. 4. Az új tennivaló - alapértelmezésben - a „Tennivalók” listájának utolsó helyére kerül felvételre. Ha szükséges, meghatározhatjuk az új tennivaló helyét a listában. Kattintsunk a Tennivalók azon helyére, amely mögé az új tételt szeretnénk felvenni. Ha például az új tételt a negyedik helyre szeretnénk felvenni, akkor kattintsunk a jelenlegi harmadik tételre, majd folytassuk a tennivaló tétel létrehozását.

- 23 -

A Tennivalók mappa szervezése, altennivalók (részfeladatok) A jobb áttekinthetőség, kezelhetőség érdekében a nagyobb feladatokat célszerű részfeladatokra bontani. A GroupWise-ban erre szolgálnak az altennivalók, amelyeket Tennivalók tételeihez rendelhetünk hozzá. Ha a fő tennivalót készként jelöltük meg, az altennivalók is készként lesznek megjelölve. Hasonlóképpen, ha az összes altennivalót készként jelöltük meg, a fő tennivaló is készként lesz megjelölve. Altennivaló létrehozása a Tennivalók egy tételéhez: 1. Nyissuk meg a „Tennivalók” mappát. 2. Kattintsunk a jobb egérgombbal arra tennivalótételre, amelyet részfeladatokra szeretnénk bontani, majd az „Új altétel” menüpontra. 3. Írjunk be egy tárgyat az új altennivaló (részfeladat) számára, majd nyomjuk meg az Enter billentyűt. 4. További információk hozzáadásához kattintsunk duplán az újonnan létrehozott altételre. Létező tétel áthelyezése egy altennivalóba: 1. Nyissuk meg a „Tennivalók” mappát. 2. Válasszuk ki azt a tételt, melyet altennivalóvá - részfeladattá - szeretnénk tenni. 3. Az egérrel húzzuk a tételt az alá a tennivalótétel alá, melyhez az altennivaló (részfeladat) tartozni fog. Egy behúzott nyíl mutatja azt a helyet, ahová a tétel el lesz helyezve. -

nyíl mutatja ha tennivalóként új helyre helyezzük a tételt,

nyíl mutatja ha altennivalóként helyezzük el a tételt pl. a Tennivaló5 alá, A tétel átkerül a lista megadott helyére. Az egérrel átrendezhetjük a tennivalók sorrendjét is. Egy altennivalót ugyanígy áthelyezhetünk egy másik tennivaló altennivalói, vagy a tennivalók közé az altennivalók közül. A tennivaló, altennivalói a következőképpen jelennek meg: -

A +/- jelre kattintva nyithatjuk, zárhatjuk a tennivalók struktúráját. Tennivaló elfogadása/elutasítása/átruházása A tennivalók elfogadásának/elutasításának/átruházásának a menete megegyezik a találkozók hasonló tevékenységeivel, lásd fentebb a „Találkozó elfogadása vagy elutasítása” (17. oldal) és a „Találkozó átruházása” (18. oldal) részekben.

- 24 -

Tennivalók készültségi fokának megadása, követése, befejezetté nyilvánítása Készenléti arány megadása: 1. A Tennivalók mappában nyissuk meg azt a tételt, amelyre vonatkozóan meg akarjuk adni a készenléti arányt. 2. Kattintsunk a Tennivalók fülre. 3. A „%Kész” mezőben adjuk meg a készenléti arányt. Ha készre szeretnénk jelenteni a tennivalót, akkor a tennivalók panelen jelöljük be az adott tennivaló mellett található jelölőnégyzetet. Ha szeretnénk visszavonni a készre jelölést, töröljük a jelet a tennivaló melletti jelölőnégyzetből. 4. Ha a tennivalók sorrendjén szeretnénk módosítani, akkor a „Sorrend” ablakban állíthatjuk a megfelelő sorszámot, vagy a „Lista elejére”, „Lista végére” gomb leütésével jelölhetjük a tennivaló helyét. A módosítássokat a tétel bezárásakor automatikusan menti a program.

- 25 -

A készenléti arány megjelenítése a Tennivalók mappában 1. Nyissuk meg a „Tennivalók” mappát. 2. Kattintsunk a jobb oldali egérgombbal a „Tennivalók” mappa oszlopfejlécére, és válasszuk a További oszlopok lehetőséget. 3. A „Létező oszlopok” listában keressük meg és kattintsunk a „%Kész”, majd a Hozzáadás parancsra. 4. A „Tennivaló” készre jelentése dátumának megjelenítéséhez a „Létező oszlopok” listában keressük meg és kattintsunk a „Kész”, majd a Hozzáadás parancsra. 5. Kattintsunk a Fel vagy Le gombokra az oszlop kívánt pozícióba helyezéséhez. 6. Kattintsunk a Kisebb vagy Nagyobb gombokra az oszlopszélesség beállításához. 7. A jóváhagyáshoz kattintsunk az OK gombra. Az oszlop megjelenik a Tennivalók mappában. Figyelem! Az elküldött, kiosztott, feladatok készenléti aránya itt nem jelenik meg! Azok ellenőrzését lásd lentebb!

- 26 -

Egy elküldött tennivaló készenléti állapotának ellenőrzése 1. Nyissuk meg a „Tennivalók” mappát. 2. Nyissuk meg az ellenőrizni kívánt tennivalót. 3. Kattintsunk a „Jellemzők” fülre. 4. A „Stílus” menüben válasszuk a „Speciális jellemzők”-et. A megjelenő ablakban a Főmenü az „Eszközök/Beállítások/Küldés/Tennivaló” lapon megadott „Nyugtázási” beállítások függvényében láthatjuk az elküldött, kiosztott tennivalók készenlétét.

- 27 -

Feljegyzések kezelése a GroupWise-ban Meghatározott napon a saját naptárunkba vagy más személy naptárába különböző feladatokra, határidőkre, szabadságokra, szabadnapokra stb. vonatkozó feljegyzést, emlékeztetőt küldhetünk. A feljegyzéseknek kettő típusa van:  egy vagy több személynek kiosztott,  kitűzött, ami gyakorlatilag nem több mint egy figyelmeztetés önmagunknak. A kitűzött feljegyzések a megadott napon jelennek meg a naptárban. Ezek nem kerülnek be sem a saját, sem más felhasználó postafiókjába. Feljegyzések nyugtázásának beállításai A feljegyzések állapotának jobb követhetősége érdekében célszerű beállítani, hogy a GroupWise rendszer automatikus nyugtázó üzeneteket küldjön a feljegyzés megnyitásáról/elfogadásáról/elutasításáról: 1. Keressük meg a Főmenüben az „Eszközök/Beállítások/Küldés/Feljegyzés” lapot. 2. A „Nyugtázás” részen beállíthatjuk, hogy a feljegyzésről szóló értesítések megnyitása, elfogadása, elutasítása után a GroupWise rendszer automatikus üzeneteket küldjön (alapértelmezésben nincsenek ilyen üzenetek). 3. Választásunkat az „Alkalmaz” és az „OK” billentyűk leütésével hagyjuk jóvá.

- 28 -

Feljegyzés létrehozása

A létrehozás menete: 1. A naptárban nyissunk meg egy olyan nézetet, amely tartalmazza a „Feljegyzések” panelt (ilyen például a Nap nézet), vagy a Hét nézetben kattintsunk egy dátumra, majd duplán a „Feljegyzések” panel egyik üres helyére, vagy a Főmenüben kattintsunk a „Fájl/Új/Emlékeztető” menüpontra, más valakinek szóló emlékeztető készítéséhez, vagy a „Ctrl+N” billentyű kombináció leütésével, más valakinek szóló emlékeztető készítéséhez, vagy „Naptár” nézetben (mappában) a „Feljegyzések” panelen az egér jobb billentyű leütése után megjelenő menüben válasszuk az „Új” menüpontot majd a „Feljegyzés/Kitűzött emlékeztető feljegyzés” menüpont egyikét. 2. Ha csak önmagunknak „Kitűzött emlékeztető feljegyzés”-t szeretnénk létrehozni, amelyet nem küldünk el más GroupWise felhasználóknak, adjuk meg a:  feljegyzés tárgyát,  kezdő dátumát (alap értelmezésben az aktuális dátum), vagy a ikonra kattintva megadhatjuk a feljegyzés esedékességének dátumát, illetve ismétlődés esetén - dátumait.  leírását,  csatoljuk a szükséges mellékleteket és végül kattintsunk a

gombra.

- 29 -

3. Ha olyan „Feljegyzést”-t szeretnénk létrehozni, amelyet elküldünk más GroupWise felhasználóknak, adjuk meg a:  feljegyzés címzettjeit, Ha azt szeretnénk, hogy a másoknak elküldött feljegyzés a saját „Feljegyzések” panelunkon is megjelenjen, akkor önmagunkat is vegyük fel a címzettek közé, ellenkező esetben csak a „Kimenő tételek” mappában láthatjuk,  kezdő dátumát (alap értelmezésben az aktuális dátum), vagy a ikonra kattintva megadhatjuk a feljegyzés esedékességének dátumát, illetve ismétlődés esetén - dátumait.  leírását,  csatoljuk a szükséges mellékleteket és végül kattintsunk a

gombra.

A Beállítások lapon minősíthetjük az üzenetet, választ kérhetünk a címzettektől, stb (részletesebben lásd a „Levélírás GroupWise”-ban dokumentum „Levél küldési beállítások kezelése” részben, 11. oldal). Ha később szeretnénk megnézni az információt, nyissuk meg a Naptárt, és jelöljük ki a megjelenés napját. A „Feljegyzések” panelen kattintsunk duplán a feljegyzésre. Feljegyzés elfogadása/elutasítása/átruházása A feljegyzések elfogadásának/elutasításának/átruházásának a menete megegyezik a találkozók hasonló tevékenységeivel, lásd fentebb a „Találkozó elfogadása vagy elutasítása” (17. oldal) és a „Találkozó átruházása” (18. oldal) részekben.