Notulen jaarvergadering tennisvereniging t Gouwtje 16 februari 2015

CONCEPT

Notulen jaarvergadering tennisvereniging ’t Gouwtje 16 februari 2015 Aanwezig: Jan Bakker, Mirjam Bakker, Carla Benjamins, Anita Bontekoning, Theo van Doorn, Rob Graumans, Mariet Knijn, Gea Matel, Eduard Offerhaus, Agnes Ritmeester, Gert Ritmeester, Sonja Ruiter, Cees Schaap, Tineke Sijm, Marijke Sparnaaij, Carina Stam, Atie Veer, Bert v.d. Ven, Frieda Vries, Jaap Vries, Sjaak van Vuure, Rob Weijmer, Ger de Wit. Afwezig met bericht: Lida Chattillon, René van Groenigen, Cock Mooy, Joke van Petten, Ria Spil, Henny v.d. Ven, Carin Zwagerman en Richard Zwagerman.

1. Opening en vaststellen agenda Bij afwezigheid van onze voorzitter René van Groenigen zit bestuurslid Anita Bontekoning de vergadering voor. Zij opent de vergadering en heet een ieder van harte welkom. Er zijn 23 Gouwtjeleden aanwezig, dit is voldoende quorum. De agenda wordt vastgesteld. 2. Notulen van de Algemene Jaarvergadering van 20 januari 2014 Naar aanleiding van punt 10 vraagt Ger de Wit hoe het staat met de samenwerkingsplannen met onze buurverenigingen Nibbixwoud en Abbekerk. Rob Graumans antwoordt dat we volgende maand een tweede afspraak gepland hebben. De verwachting is dat nu beide clubs hun bestuur wat beter op orde hebben, nu wat concrete plannen gemaakt kunnen worden. Voor wat betreft een zomerlidmaatschap gaan we niet met de voetbalclub in zee, maar aan de campinggasten (‘Vrije Vogels’) gaan we waarschijnlijk wel wat aanbieden; in beperkte mate, en zodanig dat Gouwtje activiteiten en spelers niet in het gedrang komen. De notulen worden goedgekeurd en vastgesteld. 3. Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken. We doen dit jaar weer mee met ‘Jantje Beton’ (9-15 maart); er zijn nog collectanten nodig! Opgeven kan bij Anita Bontekoning of Inge van Groenigen. 4. Jaarverslag 2014 van bestuur & commissies Het jaarverslag 2014 wordt gepubliceerd in het Gouwschrift. Daarom in dit verslag niet alle details; Anita benoemt de belangrijkste punten:  Zorgelijk blijft het teruglopende leden aantal  Ook zorgelijk is dat we geen jeugdcommissie hebben.  Het invullen van de bardiensten blijft soms lastig  Kantinecommissie draait goed, enkele wisselingen voor het nieuwe jaar, maar voldoende ondersteuning  Aantal toernooien ging niet door, waaronder het Maarten Ossebaartoernooi  Storm in februari heeft veel extra werk opgeleverd voor de baan/parkcommissie

CONCEPT    

 

Er zijn eigenlijk te weinig mensen voor de baan/parkdiensten; gelukkig is er extra ondersteuning. Aantal sponsoren is ongeveer gelijk gebleven. Actie met sponsorborden werkt goed. Gouwschrift heeft nieuwe impuls gekregen, website gaat beter aansluiten Bij de competitie waren helaas een paar teams door de KNLTB niet goed ingedeeld. De wintercompetitie leverde 1 kampioen op. Bij grasbanencompetitie werd de Abbekerk/Gouwtjecombinatie net geen hekkensluiter. Aantal activiteiten voor de jeugd georganiseerd (rackettrekken, knakworstentoernooi, Grand Slam) Acties van de activiteitencie. waren succesvol; de rommelmarkt leverde ruim 1500 euro op.

De aanwezigen hebben naar aanleiding van het jaarverslag geen vragen. 5. Financieel jaaroverzicht en balans 2014 Rob Graumans heeft, voor diegene die het nog niet gelezen hebben, kopieën gemaakt zodat een ieder kan meekijken. Het is een duidelijk verhaal. Wat opvalt is dat de inkomsten uit de kantine 2000 euro lager zijn uitgevallen dan begroot. De oorzaak is dat een aantal activiteiten niet doorgingen (clubkampioenschappen enkel, Maarten Ossebaartoernooi) en er minder competitieteams thuis speelden. Overigens: door een scherp inkoopbeleid is er wel meer dan 100 % winst gemaakt! Jan Bakker vraagt naar aanleiding van waarom er geen er geen bijdrage aan de tennislessen jeugd is opgevoerd. Dit is inmiddels wel gedaan (nog geen 500 euro) maar komt op de balans van 2015. 6. Verslag kascontrolecommissie en benoeming nieuwe commissie Gea Matel is samen met Deepak Luthra op zoek gegaan naar onvolkomenheden in de boekhouding maar heeft geen enkele onregelmatigheid aangetroffen. Zoals we gewend zijn, is er alleen maar lof voor onze penningmeester en de manier waarop alles inzichtelijk op papier staat. Een groot applaus! Gea heeft twee jaar in de kascontrolecommissie gezeten en Atie Veer meldt zich spontaan als haar opvolger. Samen met Deepak vormt zij de nieuwe kascontrolecommissie. 7. Rooster van aftreden Anita Bontekoning treedt af en stelt zich niet meer herkiesbaar. Helaas zijn er geen kandidaten voor een bestuursfunctie, zodat er een vacature ontstaat. 8. a. Samenstelling bestuur en commissies Marijke Sparnaaij wordt secretaris van het bestuur. Behalve van Anita nemen we ook afscheid van twee leden van de kantinecommissie: Deepak Luthra en Afra Bot. Er komen gelukkig 3 nieuwe leden voor in de plaats. Dat zijn Cobi Koetsier, Atie Veer en Gert Ritmeester. Bert vd Ven wordt voorzitter van deze commissie.

CONCEPT Franka Brouwer legt haar taak als Verenigingscompetieleider (VCL) neer en wordt opgevolgd door Sonja Ruiter en Marijke Sparnaaij. b. De vergadering moet decharge verlenen aan het bestuur Zoals in de nieuwe statuten is vastgelegd moeten de leden decharge verlenen aan het bestuur. Dit doen zij in de vorm van een warm applaus. Korte pauze. 9. Uitloten obligaties Tijdens de jaarvergadering wordt een deel van de obligaties uitgeloot. De volgende obligaties worden uitgeloot:  Atie Veer 100,- Martijn Evers euro 25,- Ans Aerts euro 100,- Marijke van Putten euro 100,- Gerda Wijdenes 50,- Ellen Brouwer euro 25,- Frieda Vries euro 50,- Ali de Boer euro 50,- Paul Vleerlaag euro 25,- Carla Benjamins euro 100,-Deze personen worden door de penningmeester geïnformeerd, conform het reglement. Ook meldt hij volgend jaar welk bedrag is geschonken en welk bedrag is uitbetaald. 10. Beleidsplan 2015 Bij afwezigheid van de voorzitter komt het beleidsplan niet aan de orde, maar zal in het Gouwschrift en op de website gepubliceerd worden. 11. Begroting 2015 De begroting 2015 is in grote lijnen gelijk aan die van 2014. De opbrengst van de contributie moest wel naar beneden bijgesteld worden (17.000 euro> 15.500 euro) en ook de opbrengsten van de kantine 1000 euro minder dan voor 2014. Ger de Wit heeft een vraag over de telefoonkosten, hiervoor is minder begroot dan vorig jaar. Dit heeft ermee te maken dat we het (zakelijke) vaste KPN abonnement gaan opzeggen en er een goedkope mobiele telefoon in de plaats komt. In enkele gevallen kan dit iets lastiger zijn dan voorheen, Maar bijna iedereen heeft tegenwoordig een mobiele telefoon en het spaart veel geld uit. Het KPN abonnement kost jaarlijks bijna 80 euro tegenover nog geen 25 euro belkosten. De internetverbinding ivm het VJD- en het BWFK-toernooi is op te lossen, bijv. door een kopietje mee naar huis te nemen, zoals bij het BWFK al gebeurt. Een andere bezuiniging is die van het ophalen van afval. De HVC container moet per kwartaal vooruit betaald worden en kost 60 euro per 4 weken. Er is een goedkopere firma die 30 euro per keer rekent. We moeten dan zelf bellen als de container vol is. De baanpark- en de kantinecommissie zouden een rooster kunnen maken om dit goed te regelen.

CONCEPT 12. Voorstel contributie 2016 Het bestuur stelt voor om de contributie in 2016 niet te verhogen. De vergadering kan zich hierin vinden. 13. Activiteitenkalender  Ger de Wit wil het Maarten Ossebaartoernooi in november organiseren; het moet alleen niet gelijktijdig met het snertpopfestival. Definitieve datum volgt.  Bert van de Ven: invitatietoernooi graag op 21 juni. Er moet even gechekt worden of dan niet de finales van het Grand Slam toernooi gespeeld worden. Marijke Sparnaaij koppelt dit terug.  Op 7 maart a.s. staat de grote klussendag gepland.  En de rommelmarkt (Miriam Bakker) bevalt goed op de 1ste Pinksterdag, dit jaar 24 mei.  Seniorentoernooi graag op vrijdag 10 april (en eventueel in september). Als All-In de indeling van de training heeft zal Rob Graumans dit terugkoppelen.  Clubkampioenschappen: dit is nog niet besloten, maar gedacht wordt aan de dubbels in april door de week, en de mixed dubbel in augustus tot begin september. De kantinecommissie wil het zo gauw mogelijk weten ivm de barbezetting. Het nadeel van een lange tijd nemen voor de kampioenschappen is dat er dan relatief weinig wedstrijden gespeeld worden op een avond. Bezetting door twee bardiensten kost dan weer te veel mensen. Het kan met 1 dienst, bijv. Van 8-11. Dan moet je de tijd vóór 8 uur flexibel oplossen, zoals bijv. ook bij het VJD toernooi gebeurt. De TTC gaat zich hierop beraden en komt voor half maart met de tijden. 14. Afscheid commissieleden Van de 4 scheidende commissieleden is alleen bestuurslid Anita Bontekoning aanwezig; zij ontvangt een heel gezellige waardebon en natuurlijk heel veel dank van de rest van het bestuur. Ook de andere vertrekkende commissieleden worden zeer gewaardeerd. De twee leden van de kantinecommissie, Afra Bot en Deepak Luthra, en onze VCL Franka Brouwer zullen hun bon en doosje ‘Merci’-bonbons zo spoedig mogelijk ontvangen. 15. Rondvraag  Bert van der Ven vraagt zich af hoe het komt dat de lekkage tussen het clubhuis en de overkapping nog steeds niet opgelost is. Sjaak van Vuure licht toe dat er al diverse acties hebben plaatsgevonden, echter zonder het gewenste resultaat. Bert adviseert nog meer druk uit te oefenen en dat was ook al het plan. Verder doet Bert de suggestie om de bestuurskamer (‘Wedstrijdleiding’) af te schermen van de rest van de kantine, zodat het wat minder rommelig oogt. Tot slot vindt hij dat de competitie, ook de grasbanencompetitie, voor meer leden toegankelijk moet worden. Nu is het niet duidelijk wie er mee kunnen doen en hoe je ervoor kunt opgeven. Alle punten zullen worden besproken/opgepakt.

CONCEPT  Eduard Offerhaus vraagt zich af hoe het met de clubkampioenschappen gaat als we dit gezamenlijk met 1 of 2 andere verenigingen gaan organiseren. Komt er dan een ‘open en een gesloten’ versie van de kampioenschappen? Als we dit samen met andere clubs gaan doen moet dat nog helemaal uitgewerkt worden. In elk geval is het dit jaar nog niet aan de orde.  Sjaak van Vuure vraagt nogmaals aandacht voor de klussendag op zaterdag 7 maart. Verder zou hij graag beschikken over de ledenlijst ivm. de vrijwilligers voor de baan/parkdiensten.  Geja van Vuure spreekt haar teleurstelling uit over het feit dat er geen damesteam voor de vrijdagavond voorjaarscompetitie kon worden ingeschreven. Dit is inderdaad jammer, maar het kon niet ivm de lessen en het feit dat er al 2 jeugdteams meedoen, op vrijdagmiddag. Volgend jaar kunnen de lessen misschien anders georganiseerd worden, zodat het wel mogelijk is.  Jan Bakker vraagt serieuze aandacht voor de iets verdere toekomst van onze club en noemt een fusie met een of twee andere clubs als mogelijkheid. Het bestuur neemt dit punt mee.  Gert Ritmeester vraagt zich af hoe het gesprek met de gemeente verlopen is inz. het onderhoud van het park; hij geeft aan dat er nog veel moet gebeuren! Het bestuur heeft helaas nog geen antwoord gehad (gesprek was al 2 maanden geleden). Wel zijn er een paar opties: er ligt een offerte van een hoveniersbedrijf plm. 4100 euro voor een onderhoudsbeurt (snoeien, ontwortelen etc). En andere mogelijkheid is dat gemeente misschien de eigen plantsoenendienst kan inschakelen. Wordt vervolgd.  Agnes Ritmeester wil 7 maart graag ook inzetten voor de bardiensten. Rob Graumans wil wel een mail maken mits tijden etc. aan hem worden doorgegeven.  Tineke Sijm brengt nogmaals de rommelmarkt onder de aandacht. Spullen en vrijwilligers zijn nodig voor dit lucratieve evenement. Men kan contact opnamen met haar of met mirjam bakker.  Bert van der Ven (nogmaals) grijpt de gelegenheid aan om zowel het 55+ toernooi (10 april) als het invitatietoernooi (waarschijnlijk 21 juni) te promoten en legt nog even de spelregels van het laatstgenoemde toernooi uit. (Gouwtje-dames vragen een man van buiten, en de Gouwtje-heren een dame)  Atie Veer doet de suggestie om de clubkampioenschappen wat compacter te maken: dubbels en mixen tegelijk, in zo mogelijk één week; dat kan het een stuk gezelliger maken! 16. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 21.50 uur en bedankt iedereen voor haar/zijn komst.