Notulen jaarvergadering Oranje Vereniging Klarenbeek 9 maart 2011 Aanvang 20.00, stukken ter inzage 19.30 uur Aantal aanwezige leden: 9 (buiten de aanwezige leden uit het bestuur)
1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. De voorzitter geeft aan dat tijdens de vergadering koffie en thee zal worden geschonken en na de vergadering iedereen een consumptie aan de bar kan nuttigen.
2. Notulen vergadering 9 februari 2010 De notulen van vorig jaar worden na wijziging van de tekst onder ‘penningmeester’ op pagina 2 (omdraaien uitgaven en inkomsten) vastgesteld, met dank aan de notulist.
3. Ingekomen stukken Er zijn drie afmeldingen voor vanavond binnengekomen, Ferdinand Koers, Jaap Schroven en Haiko Leisink. De heren Koers en Schroven hebben aangegeven in te stemmen met het voornemen om het ledengeld te verhogen met € 1,-.
4. Terugblik 2010 De voorzitter vraagt de aanwezigen of er vragen zijn naar aanleiding van de stukken die ter inzage liggen. Dit blijkt niet het geval te zijn. De voorzitter vervolgt de vergadering daarom met een terugblik op verenigingsjaar 2010. Het jaar 2010 was een mooi en bewogen jaar voor de vereniging. De eerste activiteit van het jaar was de viering van Koninginnedag. Een concept wat in het verlengde lag van het programma van 2009. In de ochtend een fietstocht waar c.a. 60 sportievelingen aan hebben deelgenomen. Daarna het hijsen van de vlag met aansluitend de lunch, welke zeer druk bezocht werd en menigeen van een kroketje heeft genoten. De lunch verliep redelijk hectisch, dit zullen we dit jaar verbeteren. Tijdens de lunch werd gestart met de kinderactiviteiten, ook dit jaar weer goed bezocht. Het middagprogramma werd gevuld door een zeer professioneel optreden van de Brandweer, dit heeft indruk gemaakt op de bezoekers. Ook de brandweer heeft nieuwe leden naar aanleiding van Koninginnedag. Een mooi resultaat. De muzikale invulling was perfect te noemen! Een mooie mix met de band Trigger en Ronnie Ruysdael, de sfeer was uitbundig op het terrein. Om 20.00 uur tijdens het opruimen konden wij als bestuur terugkijken op een geslaagde dag. Na de Koninginnedag gingen de pijlen weer op de kermis, maar tussendoor werd er ook nog even een opslag opgeknapt en spullen verhuisd, waardoor de groene vrachtwagen overbodig werd. Inmiddels is de huur weer opgezegd van deze opslag, omdat we nu een perfecte locatie hebben gevonden onder de molen in het hart van Klarenbeek. Een plek waar we ontzettend blij mee zijn, en vooruit kunnen met onze organisatie. Wij zijn inmiddels druk bezig met de verbouwing en wij hopen deze locatie te kunnen betrekken voor de Koninginnedag 2011. De kermis van dit jaar was er één met grote verschillen. Wat hadden we slecht weer met het opbouwen en afbreken, maar wat was het mooi weer tijdens de kermis zelf! De donderdag avond blijkt een succes te zijn voor de vrijwilligers, sponsoren en de buurt. Een gezellig intiem samenzijn in de kleine tent, dit zullen we voorlopig blijven handhaven op deze wijze. De vrijdagmiddag was weer één groot feest voor de mensen met een verstandelijke beperking, een lange polonaise bij Peter Arends , zelfs Cor (Verbeek) deed mee. De vrijdagavond was gezellig druk met 168 deelnemers aan het vogel schieten.
Ondertekening: 1
De zaterdag was weer goed gevuld in de ochtend met de jeugd en in de middag een grote deelname met de volksspelen. ‘s Avonds was het weer een volle bak en een goede sfeer, ook gelukkig aan het einde van de avond, laten we dat vooral zo houden. Een compliment voor de buren is hier zeker op zijn plaats. De zondag begon met een overvolle kerkdienst, dit is ook een blijk van waardering voor de werkgroepen van beide kerken en de OVK, die er veel tijd in steken om dit te regelen. Hierna was de beurt aan het shantykoor. Zij wisten wederom een goede sfeer te creëren, die niet meer zou verslappen deze dag. Sterker nog, het zou alleen maar beter worden. De middag was echt bomvol te noemen en iedereen genoot zichtbaar van het optreden van de Stihl timberland demonstratie en natuurlijk het optreden van Blaas of Glory en Scrum. En oh wat was het een mooi weer! De stamppotten waren ook in een mum van tijd uitverkocht waarna de avond kon beginnen. Fragment wist de zaal goed te boeien en Peter Beense deed daar nog een schepje bovenop, hij zong zelfs een half uur te lang. Daarna met zijn allen met een goed gevoel en honger naar huis. Het enige minpuntje van dit weekend was dat de horecatenten dicht waren na afloop en men dus met ‘honger’ naar huis moest. Om dit in de toekomst te voorkomen hebben we hier maatregelen voor getroffen. Al met al kijken we terug op een geweldig feestweekend! Evaluatie kermis Tijdens het weekend is gebleken dat de beveiliging rondom de kassa unit en vrijwilligerstent te kort schoot. Hiervoor zullen wij komende kermis passende maatregelen treffen. De gebroeders van Rooij hebben we benaderd voor het organiseren van de kermis attracties en aanverwante wagens. Wij hebben gemeend dat na het aflopen van het contract van de heer Meijer, de kans te gunnen aan een Klarenbeekse onderneming. Na enkele prettige gesprekken zijn wij tot elkaar gekomen en hebben afgesproken om het een jaar te proberen om vervolgens na de evaluatie tot concrete afspraken te komen. Ik wil nog zeker benadrukken dat wij prettig hebben samen gewerkt met de heer Meijer, en dat er voor de toekomst ook zeker nog mogelijkheden zijn. Ook hebben wij afscheid genomen van onze horeca-exploitant die al jaren de catering verzorgde. Ook dit contract liep af. Als bestuur hebben we gemeend een nieuwe exploitant te benaderen, omdat er toch enkele wrijvingen waren en de relatie te eigen werd. Wij hebben John Ensing van Westerik catering bereid gevonden om de catering te verzorgen. Een partij waar wij alle vertrouwen in hebben. Tijdens de schoonmaak en het inpakken van de munten bleken er valse munten tussen de originele munten te zitten. Deze waren moeilijk van de echte te onderscheiden en hoeveel er in omloop zijn weten we niet. Bij navraag bij de drukkers in Nederland blijkt dat er nooit minder dan 1000 stuks worden gedrukt. Dit heeft ons doen besluiten om nieuwe munten aan te schaffen voor 2011, een kostenpost waar we op voorhand geen rekening mee hebben gehouden van c.a. € 4000,00. In november hebben wij de statutenwijzigingen kunnen afronden. Van het nieuwe exemplaar is er één hier aanwezig. Al met al een stevig OVK jaar. De penningmeester zal nader ingaan op de cijfers van 2010.
5. Penningmeester Onze penningmeester geeft aan dat de OVK het jaar 2010 positief heeft afgesloten. In het jaar 2010 is er een omzet gerealiseerd van € 158.219,- (excl. BTW) en bedragen de kosten € 152.519,-. In de kosten is het bedrag dat niet begroot was voor de nieuwe munten al opgenomen. Dit betekent dat de OVK het boekjaar 2010 met een positief resultaat van € 5.700,- heeft kunnen afsluiten. De penningmeester geeft aan dat hij contact heeft gezocht met een accountant om de boekhouding (specifiek de aangiftes van de BTW) van de OVK te controleren, zodat bij een eventueel boekenonderzoek door de fiscus de OVK de administratie in orde heeft.In het verleden is ons namelijk de informatie verschaft dat een aantal posten van onze omzet BTW vrijgesteld zouden zijn. Echter bij navraag bleek dit niet het geval te zijn waardoor
Ondertekening: 2
wij naar alle waarschijnlijkheid alsnog BTW hierover moeten afdragen. De penningmeester heeft daarom voor het jaar 2010 nog een extra post opgevoerd van € 15.000,- i.v.m. deze eventuele naheffing. Per saldo betekent dit dat de OVK het jaar 2010 met verlies afsluit, namelijk zo’n € 9.300,-. De begroting voor 2011 is vastgesteld op € 156.000,-. Er wordt gevraagd wat de vereniging op dit moment aan geld ‘in kas’ heeft. De penningmeester geeft aan dat de vereniging € 2.600,- in kas heeft, Op de lopende rekening staat op dit moment € 95,-, op de tweede lopende rekening staat een bedrag van € 212,-. Op de spaarrekening van de OVK staat een bedrag van € 61.500,-. In totaal betekent dit een positief saldo van € 64.175,-.
6. Kascommissie Hennie Diks is bij de vergadering aanwezig namens de kascommissie. Hij geeft aan dat hij samen met Gerard Verbeek de controle heeft gedaan over het boekjaar 2010. Hij geeft aan dat het er keurig uitzag en dat hij het interessant vond om eens een kijkje in de OVK-keuken te nemen. In de vergadering wordt vastgesteld dat de kascommissie over het boekjaar 2011 bestaat uit Gerard van Beek en Marty Kleverwal. Jan Roodink zal als reserve fungeren.
7. Decharge bestuur Aan het bestuur wordt door de vergadering decharge verleend.
8. Samenstelling bestuur Aftredend en herkiesbaar zijn: Dit jaar zijn er geen aftredende en/of herkiesbare bestuursleden. De Voorzitter staat kort stil bij het afscheid van Michel Kremer. Hij dankt Michel voor zijn inzet en overhandigt hem als dank een bos bloemen. Het bestuur zal later dit jaar nog op persoonlijke wijze afscheid van Michel nemen. Verder geeft de voorzitter aan dat dit jaar twee ‘stagiaires’ aan het bestuur worden toegevoegd, namelijk Andre Terbijhe en Laurens Holtrigter. Beiden zullen dit jaar bepalen of en zo ja, welke functie ze binnen het bestuur kunnen/willen bekleden. De voorzitter geeft aan dat er altijd ruimte is voor geïnteresseerde vrijwilligers. Zij kunnen zich melden via
[email protected].
9. Vooruitblik 2011 Verhoging ledengeld Er wordt gestemd over de verhoging van het ledengeld. Deze verhoging is noodzakelijk i.v.m. de afdracht van BTW. Er zijn geen stemmen tegen. Het voorstel wordt derhalve unaniem aangenomen. De contributie bedraagt vanaf het verenigingsjaar 2011 derhalve € 6,- per persoon. De voorzitter werpt alvast een blik vooruit op de belangrijke zaken in 2011 en de (concept) programma’s voor de viering van Koninginnedag en het kermisweekend. Het jaar kon niet mooier beginnen. In januari kregen wij de ruimte te huur aangeboden onder de molen in Klarenbeek. Het betreft een kantoor met vergaderruimte en opslag, eigenlijk precies wat we nodig hadden. Wij als bestuur hebben gemeend om tot huur over te gaan van deze ruimte, we zijn momenteel volop bezig om er ons clubhuis van te maken en hopen voor 30 april as. klaar te zijn. Waarom is deze ruimte zo belangrijk voor de OVK? We kunnen er onze opslag hebben, en de vergaderingen van het bestuur en de commissies kunnen er plaatsvinden, maar ook andere overleggen die met regelmaat nu nog elders plaats vinden. Denk aan overleg met politie, leveranciers e.d. Het zal ook het centrale punt worden waar de administratie gedaan kan worden en geprint kan worden. Een ruimte waar we de toekomst mee in kunnen gaan en we nog veel plezier aan kunnen beleven. Introductie van de nieuwe munten zal plaats vinden vanaf Koninginnedag. Er zullen geen oude munten meer worden aangenomen aan de bar. Wij begrijpen dat er nog diverse munten onder de bevolking zit en zullen daarom ook een omruilactie houden. Tijdens Koninginnedag kunnen de gehele dag door oude munten voor nieuwe worden ingeleverd. Tijdens de kermis
Ondertekening: 3
zal op iedere kermis dag op een vast gestelde tijd en voor een vast gestelde periode, een locatie zijn waar oude munten nog kunnen worden omgeruild. Dus nogmaals, oude munten worden niet meer ingenomen. Er wordt gevraagd of er ook valse munten door de OVK in omloop zijn gebracht, zodat nu ‘onschuldige’ leden wellicht met (een paar) valse munten zitten. De voorzitter geeft aan dat er in theorie een kans is dat er valse munten zijn uitgegeven, maar dat dit nooit kan gaan om grote aantallen. De valse munten worden in iedereen geval niet ingenomen. Er wordt gevraagd of er veel valse munten binnen zijn gekomen. De voorzitter geeft aan dat het precieze aantal onbekend is. Nadat de eerste valse munten zijn gevonden, is het zoeken al snel gestopt omdat dit zoeken was naar een speld in een hooiberg. Er wordt vervolgens gevraagd of er aangifte is gedaan. Dit is inderdaad het geval. Tot slot wordt er gevraagd of de nieuwe munten beter ‘beveiligd’ zijn? De voorzitter geeft aan dat ze kleiner zijn, groen, voorzien van het logo van de OVK (waar niet iedereen aan kan komen) en met tekst. We vertrouwen erop hiermee een goede beveiliging te hebben. Koninginnedag Dit jaar gaan we weer fietsen en aansluitend een lunch, echter is het voor de fietsers mogelijk om een lunch pakketje mee te nemen. Om 12 uur gaan we weer vlag hijsen waarna het feest kan losgaan. Het kindercomité heeft weer een prachtig programma in elkaar gezet met o.a een vrijmarkt en de draaimolen is ook van de partij. Het terrein zal vol staan met allerlei bezigheden, en in de middag treedt de band Plebz op. Nieuw is dit jaar de gouden bierpul waarover op de dag meer informatie volgt. Voor een volledig programma verwijs ik naar de site. Medio mei zal er een ‘open huis’ zijn voor alle commissieleden in onze nieuwe locatie onder de molen. Iedereen zal dan alvast kunnen gaan wennen aan de nieuwe werkplek onder genot van een hapje en een drankje. Dit komt in plaats van de ‘feestvergadering’ die we normaliter altijd hadden. Nog voor de kermis zal er een zeecontainer worden aangeschaft. Deze zal worden ingericht voor de grove materialen, die benodigd zijn voor de kermis. De voorzitter vraagt of er een dergelijke container beschikbaar is onder de leden. In dat geval kan er contact opgenomen worden met de OVK. De container mag op het terrein bij de molen gestald worden. Kermis De donderdag avond zal weer een alvast dank je wel avond gaan worden voor iedereen die een steentje bijdraagt aan de OVK, altijd erg gezellig. De vrijdag middag zal weer voor de mensen met een beperking zijn. Ook dit jaar weer vrij in de attracties en als afsluiter een aardigheidje van de gebroeders van Rooij. Het rode kruis heeft zich aangeboden om met hun auto mensen op te halen die geen vervoer hebben. Wij zijn momenteel al aan het inventariseren of er meerdere mensen behoefte hebben aan vervoer, mocht dit het geval zijn dan zullen wij onze uiterste best doen om hier vervoer te regelen. Want hoe meer zielen hoe meer vreugd! Daarnaast zoeken we ook nog vrijwilligers om rolstoelen te duwen. Vrijdagavond de Klarenbeekse avond met vogelschieten voor volwassenen en de jeugd. Deze avond zal Trigger optreden, dit is de band van afgelopen Koninginnedag 2010. Op de zaterdag hebben we buiten het reguliere programma een nieuw gedeelte. Vanaf 13.00 uur zal er een demonstratie zijn van oude tractoren met tevens een defilé en een rond rit. De organisatie is in samen werking met OTMV afdeling Gelderland. Wij hopen dat dit het aantal bezoekers zal doen toe nemen op de zaterdag middag. Als extraatje hebben we deze middag van 16.00 tot 18.30 uur “GRATIS BIER”. ‘s Avonds staat in het teken van de jeugd, we starten met een DJ optreden van radio 538 en aansluiten zal ‘Brother in arms’ optreden. We willen hiermee proberen om de jeugd vroeger naar de tent te krijgen. De zondag zal inhoudelijk niet veranderen we starten met een kerkdienst waarna aansluitend de diverse artiesten weer zullen optreden. Het volledige programma van de Kermis zal met Koninginnedag bekend gemaakt worden.
Ondertekening: 4
Zoals gezegd worden de attracties verzorgd door de gebroeders van Rooij, mijn complimenten voor de snelle samenstelling van de kermis. Het is voor de eerste keer dat wij nu al de invulling van de kermis kunnen presenteren. Jan Peter van Rooij presenteert de kermis van 2011 voor de aanwezigen. Hij geeft aan dat de wensen van de OVK met hem besproken zijn en dat ze op basis daarvan een kermis hebben weten neer te zetten. Het worden niet de grootste attracties, maar wel voor iedere leeftijd wat. Hij geeft verder aan dat in de kermiskrant kortingsbonnen opgenomen zullen worden voor de vrijdagavond. Een geheel nieuw concept in Klarenbeek dus. Site OVK Er wordt op dit moment gewerkt aan het vernieuwen van de OVK site. Het programma en de attracties van de kermis zullen op de site vermeld worden. Verder zal de site toegankelijker worden.
10. Rondvraag en sluiting Er zijn geen punten voor de rondvraag. De voorzitter sluit de vergadering om 20.44 uur.
Ondertekening: 5
