Notitie: privégebruik auto van de zaak Hebt u een personenauto of een bestelauto tot uw bedrijfsvermogen gerekend? En wordt deze auto door u of uw personeel ook privé gebruikt? U kunt dan de btw op de aanschaf, onderhoud en gebruik aftrekken, voor zover de auto wordt gebruikt voor belaste omzet. Dit geldt ook voor leaseauto’s. Omdat de auto ook privé wordt gebruikt, moet u voor het privégebruik btw betalen. Hierbij geldt woon-werkverkeer voor de btw als privégebruik. Zie bijlage 1 voor een toelichting wat valt onder woon-werkverkeer.
Voor het bepalen van het privégebruik maakt het uit of u een kilometeradministratie bijhoudt.
Kilometeradministratie U betaalt btw over het werkelijke privégebruik. Om dit privégebruik te bepalen moet u een sluitende kilometeradministratie bijhouden. Met behulp van deze kilometeradministratie kunt u dan berekenen wat de verhouding is tussen zakelijk gebruik en privégebruik. Hoe u met die gegevens de te betalen btw berekent, leest u bij Voorbeeld privégebruik auto van de zaak met kilometeradministratie (bijlage 2). In dit voorbeeld leest u ook hoe u het privégebruik berekent als de auto voor zowel belaste als vrijgestelde omzet wordt gebruikt. Houdt u geen kilometeradministratie bij? Lees dan hieronder hoe u het privégebruik uitrekent.
Geen kilometeradministratie Hebt u geen kilometeradministratie? Dan stelt u de btw die u moet betalen voor het privégebruik vast op 2,7% van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm. Zie bijlage 3 voor een toelichting wat valt onder catalogusprijs. Voorbeeld U hebt een auto gekocht met een catalogusprijs van € 45.000, inclusief btw en bpm. U hebt de btw op de aanschaf, het onderhoud en gebruik van deze auto volledig afgetrokken. U gebruikt de auto ook privé, maar u hebt geen sluitende kilometeradministratie. Voor het privégebruik moet u dan 2,7% x € 45.000 = € 1.215 btw betalen.
Gebruikt u de auto ook voor vrijgestelde omzet? Dan kunt u het bedrag evenredig verlagen. Als u de auto bijvoorbeeld voor 50% gebruikt voor vrijgestelde omzet, wordt het bedrag 50% van € 1.215 = € 607. U hebt in zo’n geval namelijk de btw op de aanschaf, het onderhoud en gebruik ook maar voor de helft afgetrokken. U betaalt de btw bij de laatste aangifte van het boekjaar. Let op!
Is uw boekjaar langer dan 1 jaar? Dan moet u de btw voor het privégebruik opnemen in de laatste aangifte van het kalenderjaar waarin het privégebruik plaatsvindt. Vindt het privégebruik plaats later dan 4 jaar na het jaar van ingebruikname van de auto? Dan neemt u 1,5% in plaats van 2,7% van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm.
Auto gekocht zonder aftrek van btw Hebt u bij aankoop van een auto geen btw afgetrokken (bijvoorbeeld bij aanschaf van een marge-auto of een auto die u van een particulier hebt gekocht)? Dan gebruikt u voor de berekening van het privégebruik 1,5% in plaats van 2,7%. Verder blijven de berekeningen hetzelfde.
Maatschappen en vof’s Maakt u deel uit van een samenwerkingsverband, zoals een maatschap of vof? En hebt u privé een auto gekocht? Dan mag de maatschap of vof de 2,7 of 1,5%-regeling toepassen. Daarvoor gelden wel voorwaarden.
Eigen bijdrage werknemers Brengt u uw personeel voor het privégebruik een bedrag in rekening dat niet-kostendekkend is? Dan moet u btw betalen over de uitgaven die u hebt gemaakt voor het privégebruik van de auto. U mag er echter ook voor kiezen om voor het privégebruik 2,7 of 1,5% van de cataloguswaarde (inclusief btw en bpm) op te nemen in de aangifte over het laatste belastingtijdvak van het jaar. In dat geval betaalt u geen btw over de aan het personeel in rekening gebrachte bedragen. Is de btw die u moet betalen over het bedrag dat u aan uw personeel in rekening brengt meer dan de btw die u moet betalen volgens de 2,7 of 1,5%-regeling? Dan moet u btw betalen over de in rekening gebrachte bedragen. U kunt dan de 2,7 of 1,5%-regeling niet toepassen.
Zakelijk gebruik privéauto van de werknemer Gebruiken uw werknemers hun eigen auto voor uw onderneming? En ontvangen zij hiervoor van u een vergoeding? Dan kunt u hierover geen btw aftrekken.
Bijzondere regelingen
Woon-werkverkeer Bestaat het privégebruik alleen uit woon-werkverkeer? Dan kunt u de btw ook op een andere manier berekenen. Lees hierover meer bij Woon-werkverkeer (bijlage 1) Auto(verhuur)bedrijven Bent u een auto(verhuur)bedrijf? Dan kunt u gebruikmaken van een bijzondere regeling.
Bijlage 1: Woon-werkverkeer
Woon-werkverkeer Met woon-werkverkeer wordt bedoeld het heen en weer reizen van de woon- of verblijfplaats naar een vaste werkplaats. Heeft uw werknemer een arbeidsovereenkomst waarin geen vast
werkadres staat? Dan gelden alle reizen van de woon- of verblijfplaats naar een bedrijfsadres van u als woon-werkverkeer. Hieronder valt ook het af en toe reizen van de woon- of verblijfplaats naar het bedrijfsadres om daar bijvoorbeeld materialen op te halen. Reizen van en naar andere plaatsen dan de hiervoor bedoelde vaste werkplaats of het bedrijfsadres gelden niet als woon-werkverkeer. Als bijvoorbeeld een bouwvakker of een onderhoudsmonteur reist naar de bouwplaats of het adres van een klant, dan is dat geen woon-werkverkeer.
Gebruik (bestel)auto alleen voor woon-werkverkeer Bestaat het privégebruik van een (bestel)auto door u of uw personeel alleen uit woonwerkverkeer? En hebt u geen sluitende kilometeradministratie? Dan mag u de regeling van 2,7% of 1,5% toepassen. U kunt in deze situatie echter ook de afstand woon-werk uitrekenen. Vermenigvuldig dit met het aantal malen dat die afstand wordt gereden. Deze privékilometers vergelijkt u aan het einde van het jaar met het totale aantal kilometers dat in dat jaar met de auto is gereden. De verhouding hiertussen gebruikt u om de btw te berekenen die u voor het privégebruik moet betalen. Voorbeeld Voor aanschaf en gebruik van een (bestel)auto is op jaarbasis € 1.500 btw in aftrek gebracht. Het totaal aantal gereden kilometers is 30.000. Privé is er op 250 dagen 20 (= 5000) kilometer woon-werk gereden. In uw laatste aangifte van het jaar vermeldt u voor privégebruik van de auto 5000/30000 x € 1.500 = € 250 btw. U mag ook uitgaan van 214 werkdagen op jaarbasis. Bij dit aantal is rekening gehouden met bijvoorbeeld vakantie, ziekte en incidenteel thuiswerken. Het aantal van 214 past u naar evenredigheid toe als er minder dan 5 dagen per week wordt gewerkt, of wanneer het privégebruik gedurende het jaar begint of eindigt (bijvoorbeeld nieuw of vertrekkend personeel).
Bijlage 2: Voorbeeld privégebruik auto van de zaak met kilometeradministratie
Voorbeeld privégebruik auto van de zaak met kilometeradministratie U hebt een accountants- en advieskantoor. U koopt op 1 mei 2013 een auto die u zowel zakelijk als privé wilt gebruiken. De auto kost € 30.000 (excl. btw en bpm). De overige kosten in 2013 zijn:
U houdt een sluitende kilometeradministratie bij. Uit deze administratie blijkt dat u 60.000 kilometer rijdt in 2013, waarvan 15.000 kilometer privé. In 2013 hebt u alle btw over de kosten van de auto afgetrokken. U moet voor uw privégebruik in 2013 op uw btw-aangifte over het laatste tijdvak van 2013 21% btw betalen over: 15.000/60.000 x (€ 6.000 (dit is 1/5 van € 30.000) + € 4.000 + € 500). De btw over het privégebruik in 2013 bedraagt dus € 551. Als u in de auto blijft rijden, gaat de berekening in 2014 tot en met 2017 op dezelfde manier. Ook in die jaren moet u dan 1/5 deel van de aanschafprijs (excl. btw en bpm) meenemen in de berekening. Als u in 2018 nog in deze auto rijdt, tellen de aanschafkosten vanaf dat jaar niet meer mee voor de berekening van de kosten van het privégebruik. Stel dat u de auto op 1 april 2015 verkoopt of inruilt. Dan worden de aanschafkosten van de verkochte of ingeruilde auto voor 2015 bepaald op 3/12 x 1/5 x € 30.000. De herzieningsperiode die ná de verkoop of inruil ligt, beschouwen wij als zakelijk en is dus belast met btw. Koopt u op 1 april 2015 weer een nieuwe auto? Dan moet u de aanschafkosten van die nieuwe auto weer voor 1/5 deel meenemen.
Gebruik auto voor belaste en vrijgestelde omzet Gebruikt u de auto ook voor vrijgestelde omzet? Dan hebt u geen recht op aftrek van de btw die betrekking heeft op uw vrijgestelde omzet. U berekent de btw die u kunt aftrekken en de btw die u moet betalen over het privégebruik als volgt: U verwacht op het moment van de aankoop dat de auto voor 25% gebruikt gaat worden voor vrijgestelde prestaties. Dan trekt u in de aangiften die u over 2013 doet, 75% van de btw op de aanschaf, het onderhoud en gebruik af. Aan het eind van 2013 blijkt uit uw kilometeradministratie dat u in dat jaar 60.000 kilometer hebt gereden, waarvan 15.000 kilometer voor vrijgestelde omzet, 30.000 kilometer voor belaste omzet en 15.000 kilometer privégebruik. U betaalt dan over het privégebruik 21% btw over: 15.000/60.000 x (€ 4.500 (dit is 1/5 van € 22.500) + € 3.000 + € 375). De btw over het privégebruik in 2013 is dus € 413.
Bijlage 3: catalogusprijs
Catalogusprijs De catalogusprijs is de officiële nieuwprijs van de (bestel)auto die geldt op de datum dat het kenteken deel 1 is afgegeven. Deze prijs is inclusief:
btw bpm accessoires die door of namens de fabrikant of importeur zijn aangebracht voordat deel 1 van het kenteken is afgegeven
Voor de meeste auto’s die via officiële importeurs Nederland zijn binnengekomen na 1 juli 2007 en voor alle auto’s die na 1 januari 2010 op kenteken zijn gezet, vindt u de catalogusprijs op de internetsite van de RDW.
